Unidades de conservacion del archivo
- 2. INFORMACIÓN Es el conjunto de datos procesados para tomar decisiones PROCESO O TRANSFORMACION DATOS INFORMACIÓN
- 3. ¿Qué es un documento? Es todo escrito, gráfico, sonido, imagen o cualquier otra clase de información que puede ser tratada en un sistema de información (archivo, digital, impreso, audio, audio-visual)
- 4. Registro de la Información en documentos. Visuales Gráficos (Escritos, Mapas, planos, Tablas, Redes, Esquemas, Diagramas)
- 5. Registro de la Información Visuales Con imagen ( Fotografías, diseños, tablas iconográficas, diapositivas, películas mudas)
- 6. Registro de la Información Sonoros. Cinta magnética, CD, etc. Audiovisuales Película, Cinta Video, Disco Video. Táctiles Escritura Braille.
- 7. CLASIFICACIÓN DE UN DOCUMENTO Por la finalidad que persigue • Documentos dispositivos: leyes, decretos, manuales • Documentos testimoniales o probatorios: actas, registros, etc • Documentos informativos: informes, telegramas, cartas, etc. Por el Grado de Accesibilidad a los Usuarios 1) Documentos reservados 2) Documentos de libre acceso 3) Documentos confidenciales 4) Por el ámbito jurídico 5) Públicos 6) Privados
- 8. Según su ente productor: Publico Privado Según su función en el tiempo: Vitales Importantes Útiles No esenciales Según su soporte: Textuales Gráficos Cinta Imagen Otros
- 9. UNIDADES DE CONSERVACIÓN En general, los documentos de un archivo no se colocan directamente sobre la estantería o en los archivadores, sino que antes se meten en unidades de conservación, el propósito de ello es que los documentos estén mas protegidos del polvo, la luz o el roce, y mantengan así una optima conservación. En el mercado se ofrecen diversos modelos en diferentes tamaños y tipos, el que se elija dependerá de: El tipo de negocio El tamaño y tipo de los papeles que se archiven (cartas, planos, grafico o dibujos) La cantidad de material que haya que archivar
- 12. Carpetas: Material: Cartulina libre de acidez (neutra), o en su defecto, cartulina bond (blanca). Diseño: Debe adaptarse al volumen y tamaño de la documentación, garantizando la adecuada protección de los bordes, cuando se los cien folios, la separación deberá hacerse respetando el contenido de cuadernos o temas. Identificación: Se realizará sobre la solapa, en la esquina superior derecha, con los siguientes datos: FONDO ________________________ SECCION ______________ SUBSECCION____________ SERIE _________________ SUBSERIE________________ N° DE FOLIOS ___________ N° DE CARPETA _________ N° DE CAJA _____________
- 14. Las carpetas pueden ser de varias clases: Carpeta para archivar Carpeta con varilla fáster C. Simple: Donde se guarda en forma ordenada la correspondencia y demás documentos relacionados con el mismo asunto. C. Múltiples: Se componen de varias hojas encuadernadas, cada uno con una pestaña. C. Colgantes: Tiene un doble soporte de plástico en la parte superior cuyo objetivo es permitir su colocación sobre las guías de un bastidor para su ordenación y movilidad Carpetas de Fuelles o de Abanico: Es un archivador manual cerrado por los costados y con varias subdivisiones. Se utilizan para guardar documentos y papeles en orden alfabéticos o numéricos antes de ser trasladados a sus carpetas definitivas de archivo. Carpetas Archivador AZ: Son carpetas de pastas hechas de material bastante grueso, dispone de dos fuertes ganchos, los cuales sirven para archivar documentos y fijarlos por medio de ganchos de presión. Carpeta de las Facturas: El documento se coloca en la carpeta correspondiente.
- 15. Carpetas Archivador con Anillos: Son carpetas con dos anillos la cual se usan para archivar documentos una vez perforados. Legajo o Carpeta Interna: Son dos tapas de cartulina o cartón que se utilizan para conservar los documentos pertenecientes a un mismo tema, código, nombre o fecha. Carpetas Corporativas: Hoy en día la presentación es muy importante para lograr ventajas competitivas, promocionar la imagen corporal de su empresa. Estos productos sirven para guardar y transportar documentos y papeles. Estos archivadores o carpetas, porta credenciales, porta documentos, porta fotos, porta CDS, cajas, accesorios, traslado de documentos y papeles, siendo a la vez, atractivos y elegantes. Porta fólder para archivador metálico vertical. Forma de colocar el folder o bolsa dentro del porta fólder. La eficiencia que si tiene las fichas puede ser acrecentada por estos los medios de señalización:
- 19. Cajas: Materiales: Elaboradas en cartón corrugado, recubierto en su cara interna por una película a base de parafina y ceras vegetales. Tamaño: Las dimensiones más generalizadas son: alto 27 cm, ancho 40 cm. y profundidad 12.5 cm. Éstas permiten el ensamblaje sin la de materiales metálicos, cintas, y/o adhesivos, fuentes de deterioro la documentación. Capacidad: Se recomienda introducir el número de carpetas necesario de manera que no queden ni muy ajustadas ni muy sueltas.
- 20. Identificación: Las cajas deben ser rotuladas en sus tapas laterales, con los siguientes datos generales: CODIGO (de la entidad)_____________________________ FONDO_______________________________________ SECCION_____________________________________ SUBSECCION_________________________________ NUMERO DE CARPETAS___________ CAJA N° __________ N° CONSECUTIVO _______________ N° CORRELATIVO _______________ FECHAS EXTREMAS DEL _________ AL __________
- 21. LAS NUEVAS TECNOLOGIAS A medida que entramos en la era electrónica de objetos digitales, es importante saber, que estamos entrando en una época donde mucho de lo que sabemos hoy, mucho de lo que está codificado y escrito electrónicamente, se perderá para siempre.
- 23. LAS NUEVAS TECNOLOGIAS Ventajas: Preservación de la imagen de deterioros físicos o químicos. Se reduce la manipulación de los originales. Rapidez y facilidad de localización. Copias impresas. Desventajas: No cubre el sector conservación, debido a la constante renovación tecnológica. Periodo de vida menor que el papel y el microfilm. Alteración de la información contenida con gran facilidad. Los equipos quedan obsoletos rápidamente.
- 24. CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS Temperatura 18º C Humedad Relativa 40% Migración 10 años Nota: La humedad es el mayor agente de deterioro. Los soportes digitales deben guardarse en forma vertical.