Tema 6

METODOLOGIA DE LA
PLANEACION

QUE ES LA PLANEACION
Es la principal función de la teoría básica de la administración, ya
que esto Implica seleccionar las misiones, objetivos y acciones
que se quieren lograr, sean a largo .mediano o corto plazo.

La planeación es el pensamiento de un proyecto que queremos
realizar y que su propósito es entregar la informacion adecuada
para que los logros sean satisfactorios y se puedan desarrollar

Al crear una situación en donde es precisa la
colaboración de personas para el trabajo en grupo, es
necesario que estos conozcan los propósitos, los
objetivos y los métodos para lograr lo que se desea.

Selecciona misiones, objetivos
y acciones para alcanzar los
objetivos, por lo tanto se
deben tomar decisiones y
seleccionar cursos de acciones
futuras

La planeación es un proceso intelectualmente necesario y
exigente ya que las decisiones que se tomen deben
enfocarse en el propósito, el conocimiento y las
estimaciones consideradas.

TAREA PRINCIPAL DE LA
PLANEACION
Es saber donde se quiere ir, por eso los planes facilitan los estándares
de control y se pueden clasificar como:

•Propósitos o misiones
•Objetivos
•Estrategias
•Políticas
•Procedimientos
•Reglas

MODELO DE PLANEACIÓN
ESTRATEGICA

ANÁLISIS DE ESTRATEGIAS Y
SELECCIÓN DE ALTERNATIVAS

• ES EL PROCESO DE DEFINICIÓN Y SELECCIÓN DE ESTRATEGÍAS
PARA ENFRENTAR EL PROBLEMA CENTRAL.
• SE PRESENTAN PROCEDIMIENTOS PARA SELECCIONAR LA
ALTERNATIVA MÁS ADECUADA.

LAS ESTRATEGIAS
• LAS ESTRATEGIAS SON LOS MEDIOS QUE RESULTAN MÁS
ADECUADOS PARA ALCANZAR LOS OBJETIVOS.
• CONSTITUYE UNA HIPÓTESIS DERIVADA DE LAS CONCEPCIONES
QUE SUSTENTAN LAS RELACIONES CASUALES.

• PARA LA SELECCIÓN DE ESTRATEGIA; UNA VEZ DEFINIDO
EL OBJETIVO ESPECÍFICO, SE COMPARA ESTE OBJETIVO CON
LOS DEL MISMO NIVEL Y QUE PUEDEN SER ALTERNATIVAS
VIABLES PARA LOGRAR EL OBJETIVO CENTRAL O GENERAL.

PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN
DE ESTRATEGIAS

• LA ESTRATEGIA ES UNA HIPÓTESIS QUE PRIVILEGIA LA
IMPORTANCIA DE CIERTAS VARIABLES SOBRE OTRAS PARA
CAMBIAR LA SITUACIÓN PROBLEMA.

• LOS RESULTADOS DE LA INTERVENCIÓN
Y LA EVALUACIÓN DE IMPACTO QUE SE
REALICE POSTERIORMENTE
DEMOSTRARÁN LA VALIDEZ O NO DE
DICHA OPCIÓN.

ANALISIS DE ALTERNATIVAS Y
ESTRATEGIAS

ESTRATEGIAS

La definición de las estrategias es uno de los pasos,
de vital importancia en el proceso de planeación.
La definición de estas estrategias consistirá en la
determinación de líneas de acción que guíen la
ejecución de cada una de las estrategias propuestas.

Los puntos que se deben de considerar serán:

Definición del, proyecto
Definición de los objetivos
Estimación y determinación de los recursos
Organización del proyecto
Identificación de fases, tareas y actividades
Programación
Asignación de recursos

CONCEPTOS.
PLANIFICACIÓN: Establecer las actividades
que se van a realizar, darles necesidades
prioritarias o subjetivas, analizar sus
interrelaciones lógicas y ordenarlas
secuencialmente en el tiempo.
PROGRAMACIÓN: Se establecen fechas
para cada actividad, se fija un calendario
concreto para lo que era una ordenación
secuencial lógica, coherente con los que
recursos que se van a utilizar.
Para que nos sirven las Técnicas de Planeación.
Las técnicas de Planeación nos sirven para anticiparnos al futuro, minimizar
riesgos, optimizar y recursos; nos ayudará mucho a la hora de tomar decisiones.

Las técnicas usadas pueden ser:

• Diagramas de Gantt
• CPM método de la ruta critica

DIAGRAMAS DE GANTT.
Representan la duración en el tiempo de cada una de las
actividades realizables por hombres y/o máquinas en que se
divide cualquier proceso.

PROCESO DE ELABORACIÓN:
- Determinación de actividades principales.
- Estimación de duración efectiva basándose en estadísticas y/o
experiencias anteriores.
- Representación gráfica de la duración mediante una barra recta.
- Conversión de escala de tiempos efectivos a escala de días de
calendario.

TÉCNICAS BÁSADAS
EN EL USO DE REDES
Técnicas basadas en la teoría de redes para desarrollar la programación del proyecto
con el objetivo de optimizar su tiempo de ejecución. Para ello se estudian las relaciones
y condicionantes del conjunto de actividades que integran el proyecto.

METODO DE RUTA CRÍTICA: Existen dos tipos de redes dentro del método de
la ruta crítica:

a. Diagrama de flechas.
b. Redes de precedencia.

Tanto el diagrama de flechas como las redes de precedencia nos sirven para
determinar la ruta crítica de un proyecto.

Diagrama de flechas
Este método consiste en elaborar una red o diagrama, en el que se muestran
todas las actividades pertenecientes a la elaboración de un proyecto. Dicha red
muestra una secuencia lógica en la que debe realizarse dicho proyecto, y se
especifica la interdependencia entre una actividad y otra. En este tipo de red las
actividades se representan mediante flechas, mientras que la unión entre una
actividad y otra se representa con la ayuda de nodos.

REDES DE PRECEDENCIA
Similitudes con sistema PERT:
- Técnicas con mismo planteamiento, basadas en redes.
- Proceso de elaboración similar: estimaciones de tiempo para actividades,
cálculo de tiempos más próximos y más lejanos, duración mínima del
proyecto, holguras y ruta crítica.

Diferencias:
- En esta red, las actividades se representan en los nodos. Los arcos establecen
las relaciones entre las mismas.
- Se pueden establecer relaciones complejas entre las actividades: Fin-Inicio,
Inicio-Inicio; Fin-Fin, Inicio-Fin.
- Evita la necesidad de utilizar actividades ficticias.
- En el método PERT resulta más intuitivo el esquema del proyecto si se parte
de un diagrama Gantt.
- Tiempos de tarea:

PERT (Program Evaluation Review Technique)

Esta técnica es una herramienta efectiva en el diseño, desarrollo y defensa de
proyectos. Tiene ciertas ventajas sobre el Diagrama de flechas y las Redes de
precedencia cuando el logro de los objetivos del proyecto es relativamente incierto.
Las actividades en una red tipo PERT son expresadas por eventos. Las flechas
indican la dirección de la secuencia de las operaciones, y el tiempo para realizar el
evento que le sucede. PERT permite un cálculo probabilístico de la duración de las
actividades implementando tres posibles duraciones.

Estas tres posibles duraciones son la duración óptima, la duración media, y la
duración pesimista de cada actividad. Estas duraciones son duraciones probables, en
base a los registros de proyectos similares realizados con anterioridad, de los que se
tienen distintas tiempos de duración dependiendo de si las circunstancias fueron
favorables o no.

Para elaborar la red se toma la media de estos
tres valores utilizando la fórmula siguiente:
donde

APLICACIONES INFORMÁTICAS.
FUNCIONES:
Programación temporal de las fases del proyecto.
Asignación de recursos humanos y materiales.
Análisis de costos.
Informes de desarrollo del proyecto.

VENTAJAS:
Almacenar estructuradamente las previsiones iniciales.
Recoger los datos reales y comparar.
Adopción de medidas correctoras.

SOFTWARE:

- MICROSOFT PROJECT (MICROSOFT CORP.).

SOFTWARE:

- PLANNER (PRODUCTIVITY SOLUTIONS).

Elaboración del plan de trabajo

• El plan es un instrumento que permite
llevar a cabo los fines de la organización
mediante una adecuada definición de los
objetivos y metas que se pretenden
alcanzar, de manera que se utilicen los
recursos con eficacia y economicidad .

El plan de trabajo debe contener la
siguiente información

 Definir los objetivos específicos
 Establecer las metas necesarias para alcanzar cada uno de
los objetivos específicos
 Establecer indicadores que permitan medir el logro de la
meta
 Determinar las actividades que se deben desarrollar
 Especificar el responsable de llevar a cabo las actividades
 Si se necesita coordinar la realización de alguna actividad,
se debe indicar quien será el responsable de coordinar la
actividad

Al elaborar los planes de trabajo es
importante tener en consideración:

• Cuales son los
problemas que enfrenta
la institución
• Con que recursos se
cuenta para llevar a
cavo el plan
• Cuales son los
objetivos planteados a
nivel institucional

OBJETIVOS
• Un objetivo consiste en un deseo de lo que se quiere lograr. Este
propósito debe ser ordenado en forma clara y concisa.

CARACTERÍSTICAS DE LOS OBJETIVOS:
 Precisos: de tal forma que se pueda realizar una buena planificación y
adecuada evaluación de los objetivos. Permiten que cada individuo de la
organización se identifique plenamente con su trabajo.
 Adecuados en el tiempo: Que se puedan cumplir en un periodo razonable
de trabajo.
 Flexibles: Que sean posibles de modificar cuando se presenten situaciones
inesperadas.
 Motivadores: que sean para las personas un reto posible de alcanzar. Que
los involucrados se sientan identificados con el desarrollo de actividades,
para que mejoren la labor desarrollada.
 Factibles: deben ser reales, prácticos y posibles de lograr
 Convenientes: que sus logros apoyen los propósitos y misiones básicas de
la organización
 Obligatorios : una vez establecidos debe existir una obligación razonable,
para lograr su cumplimiento.

METAS

 Reflejan lo que se va a lograr en un tiempo determinado,
respondiendo a cuánto se desea alcanzar. La principal
característica de una meta es que debe explicar claramente: ¿
qué se quiere ?, ¿ cuánto se quiere ? Y ¿ para cuándo se quiere?

 La fijación de metas hace posible la medición de los resultados y la
evaluación del grado de cumplimiento y eficiencia logrados por el
responsable. En otras palabras la meta es la cuantificación del
objetivo específico ubicado en el tiempo y lugar.

 las metas definen la cantidad y calidad de lo que se desea alcanzar a
través de los objetivos.

LAS METAS DEBEN SER:

 Realistas: que se puedan
alcanzar con los recursos
disponibles.
 Precisas: debidamente
explícitas.
 Periódicas: definir la fecha
en que se desean alcanzar
 Medibles: señalar unidades
de medida
 Coherentes: vinculadas con
los objetivos.

INDICADORES

• Son parámetros de medida por
medio de los cuales se determina
el logro de la meta y por
consiguiente el cumplimiento de
los objetivos específicos

• Los indicadores tienen que ser
medibles en cantidad y tiempo. El
conjunto de permite analizar,
evaluar y justificar las actividades
y los resultados

ACTIVIDADES
Son todas aquellas tareas o eventos destinados al
cumplimiento de las metas previstas. Señalan los
pasos lógicos o el camino que se debe seguir para
contribuir al logro de las metas.
RESPONSABLE
Se debe señalar quien o quienes son responsables de
realizar la actividad
COORDINACIÓN
Debido a que el desarrollo de un plan de trabajo es un
proceso integral a través del cual se relacionan varias
unidades, con el fin de alcanzar los objetivos, surge la
necesidad de coordinar las actividades, esto con el
propósito de no duplicar esfuerzos y optimizar el uso
de los recursos.

PROGRAMAS
• Son esquemas en donde se establecen : la secuencia de actividades
específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el
tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos
aquellos eventos involucrados en su consecución

• Todo programa tiene una estructura propia y puede ser un fin en sí
mismo o bien, puede ser parte de una serie de actividades dentro de
un programa más general.
- El establecimiento de los programas va a depender de lo que se
requiera o necesite la empresa, así se pueden establecer programas,
para:
 Mantenimiento
 Publicidad de un producto
 Elaboración de un producto
 Desarrollo de programas educativos

La elaboración técnica de un programa debe
apegarse al siguiente procedimiento

 Identificar y determinar las actividades comprendidas
 Ordenar cronológicamente la realización de las actividades

 Interrelacionar las actividades. Es decir, determinar qué actividad
debe realizarse antes de otra, qué actividades se dan
simultáneamente, y por último, qué actividades deben efectuarse
posteriormente.

 Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración, así
como los recursos necesarios.

• Un programa establece la ejecución completa de las
actividades. Las técnicas que se puedan utilizar para
elaborar un programa son múltiples, aunque los
métodos PERT(Program evaluation review technique)
y el CPM (Critical Path Method), mejor conocido como
el método de ruta crítica, son los más aconsejables. El
éxito de un programa es directamente proporcional a la
habilidad de jerarquizar las actividades de acuerdo con
su grado de importancia y, su ejecución en cuanto a la
fecha de iniciación y terminación de cada actividad.

EJECUCION DE
PROYECTOS

La ejecución de proyectos se encarga de la
coordinación de personas y los recursos
necesarios para llevar a cabo el plan de gestión
previsto, y también integra y realiza las
actividades del proyecto de acuerdo a este
plan.

FASES DE EJECUCION

PREPARACION EJECUCION DOCUMENTACION VALIDACION

METODO PERT

Es un método que sirve para planificar
proyectos en los que hace falta coordinar un
gran número de actividades.

CONTROL Y EVALUACION DE
PROCESOS Y RESULTADOS

CONSTRUCCION DEL SISTEMA DE
INDICADORES

• En el diseño, ejecución y evaluación de
proyectos s necesario contar con un conjunto
de medidas que nos indiquen que se logrará,
cuánto se logrará, de qué calidad se logrará y
cuando se logrará.

REQUISITOS DE LOS
INDICADORES

• Validez
• Confiabilidad
• Evidencia
• Pertenencia

TIPOS DE INDICADORES

• Cualitativos
• Cuantitativos

Se pueden medir expresar de las siguientes formas

• Cifras absolutas
• Porcentaje
• Promedios y otras medidas de estadística central
• Tasas de crecimiento
• Escalas de avance de proceso

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