SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LA EMPRESA PARTE II
- 1. PREGUNTAS SOBRE SISTEMAS DE INFORMACIÓN 1. ¿Bajo qué criterios se puede clasificar los sistemas de información que se aplican en las empresas? Según la función a la que vayan destinados o el tipo de usuario final del mismo; las empresas deben tomar en consideración los siguientes criterios para la clasificación de los sistemas de información. • El procesamiento de transacciones.- Gestiona la información referente a las transacciones producidas en una empresa u organización. • La información gerencial.- Orientados a solucionar problemas empresariales en general. • El soporte a decisiones.- Herramienta para realizar el análisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones. • La información ejecutiva.- Herramienta orientada a usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un área o unidad de la empresa a partir de información interna y externa a la misma. • La Automatización De Oficinas.- Aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una empresa u organización. • La Planificación de Recursos.- Integran la información y los procesos de una organización en un solo sistema. Estos criterios surgieron simultáneamente en el mercado.
- 2. 2. ¿Cuáles son los principales sistemas de información de una organización funcional? Dar ejemplos de cada uno Los tipos de sistemas de información se han clasificado de acuerdo a las funciones básicas que se realizan en una empresa, por lo tanto, tenemos los siguientes: SISTEMAS DE VENTAS Y MARKETING Los sistemas de ventas y marketing tienen como función “vender losservicios o productos de la organización” Ayudan a las empresas a promover productos, contactar clientes, distribuir productos físicamente, registrar las ventas y acompañar las ventas. Una empresa usa un Sistema de Ventas interconectado por Internet, con EJEMPLOS una línea básica, que registra la información por cada tienda. Le permite reportes consolidados sobre el estado global de la empresa a determinada hora. Mejora la asignación y el control de los clientes potenciales: promocione fácilmente a los clientes potenciales cualificados a nuevas oportunidades con un solo clic. Asigna automáticamente el cliente potencial correcto a la persona adecuada según los productos, zonas, importes o cualquier otro criterio. Gestione ofertas y pedidos: cree fácilmente ofertas, conviértalas en pedidos y, a continuación, realice el seguimiento y gestiónelas durante todo su ciclo de vida desde propuestas hasta facturas.
- 3. SISTEMAS DE PRODUCCIÓN La función de producción en la organización consiste en producir los bienes y servicios de la organización. De manera tal que los sistemas de información de producción resuelven problemas relacionados con la tecnología de producción y planeamiento de la producción, desenvolvimiento de productos y operaciones y control de flujo de producción Sistema DBR: Sistema de producción Drum Buffer Rope o Tambor Amortiguador Cuerda; El sistema que EJEMPLOS inició todo, ahora utilizado solamente en ambientes muy complejos para programar la planta S-DBR.- Tambor Amortiguador Cuerda Simplificado o TAC-S; el más utilizado por su simplicidad y robustez El asistente entiende cómo funcionan los diferentes tipos de planta, cuales son los problemas que impiden aprovechar al máximo la capacidad de la planta y la solución para hacer programas de producción realistas, calcular fechas de entrega factibles de cumplir y como controlar la planta.
- 4. SISTEMA DE FINANZAS Y CONTABILIDAD Como se sabe la función de las finanzas es administrar los activosfinancieros de la organización así como el efectivo, acciones, bonos entre otras inversiones. Mientras que la contabilidad tiene como función mantener y administrar el registro financieros de la organización. Este tipo de sistema de información controla los activos financieros de la firma y los flujos de caja. Una empresa puede a través de este sistema agilizar la gestión de sus EJEMPLOS finanzas orientadas a: • Registro de clientes • Programación de pagos • Cobranzas • Calendarización • Amortizaciones • Refinanciamiento reportes del ejercicio
- 5. SISTEMAS DE RECURSOS HUMANOS Este tipo de sistema de información nos ayuda a definir los requerimientos de personal, los tipos y número de personal requerido, el reclutamiento, dirección y cese de personal, y además registran la selección y colocación del personal. EJEMPLOS Se pueden sistematizar procesos como control del kardex, ausentismo, control de plazas y head count, cartas y contratos, evaluaciones, eventos y aniversarios, aumentos de sueldos así como módulos de capacitaciones o de incidencias.
- 6. 2. ¿Cuáles son los diferentes tipos de sistemas de información de acuerdo a los niveles de organización que apoyan? opina sobre sus principales características y su importancia para cada nivel SISTEMAS DE NIVEL OPERACIONAL Los sistemas de información dan apoyo y vigilancia a las actividades cotidianas o una transacción que es una operación básica realizada, como por ejemplo solicitar una cuenta de correo electrónico o llenar un formulario de reclamo. Este nivel se encarga de captura, registro y consolidación de datos en transacciones y procesamiento rutinario de transacciones. Los sistemas de este nivel deben ayudar a que se determine rápidamente la respuesta a preguntas como las siguientes: • ¿Qué formulario hay que llenar para solicitar una renovación de contrato? • ¿Qué tengo que colocar en el campo XX? • ¿A quién debo dirigirlo? • ¿En cuánto tiempo me responden? • ¿Cómo me responden? • ¿Por dónde anda mi trámite?, ¿se atascó?.
- 7. • ¿Qué le pasó o por donde anda el pago del Prof. o del proveedor X? • ¿Está inscrito el estudiante P? EJEMPLOS DE SISTEMAS DE NIVEL OPERACIONAL: trámites de personal y compras, mantenimiento, reservación de aulas, laboratorios y equipos, traslado de material, nómina, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, planes formación de personal, control de asistencia, préstamos de biblioteca, entrega de beneficios) Estos sistemas son críticos para el buen funcionamiento de los demás niveles es muy importante ya que encontramos las diversas actividades cotidianas para la producción. SISTEMAS DE NIVEL GERENCIAL Permite monitorear, controlar y, en general, gerenciar los procesos institucionales. Son sistemas de apoyo para las personas y equipos que tienen que estar pendientes de si las “cosas están funcionando bien”. Características: • Requieren plantear y resolver decisiones semi-estructuradas, • Desempeñar la gestión de riesgos bajo diversos escenarios • Llevar a cabo la planificación con un horizonte en la escala de meses, trimestres o un año. Algunas preguntas como las siguientes en este nivel son: • ¿Los costos totales en HCM exceden lo presupuestado?,
- 8. • ¿Qué pasaría si admitiéramos 10% más estudiantes este año?, • ¿En cuánto hay que aumentar las tarifas este verano para que los costos sean cubiertos por los ingresos?, • ¿Qué efectos tendría demorar la compra de papel en dos meses? • ¿Debe diseñarse un curso único introductorio de Cálculo Numérico para las carreras de Ingeniería o sería preferible un curso distinto por carrera? Esto tiende a obligar a nuestras autoridades bajas y medias a tomar decisiones en base a la “intuición” y la experiencia, a micro-controlar los procesos y en general a inmiscuirse rutinariamente, y no excepcionalmente, en el nivel operativo. Dentro de estas tenemos a dos tipos que dan soporte: Sistemas de información gerencial (SIG); Dan un resumen sobre las operaciones básicas. Proporcionan informes y consultas sobre el desempeño actual y registros históricos de la empresa. Sistemas de apoyo a las decisiones (SAD); Tienen por objetivo dar apoyo a las decisiones menos rutinarias y estructuradas y son fácil de predecir. Además dan soporte computacional interactivo durante un proceso de toma de decisiones. SISTEMAS DE NIVEL ESTRATÉGICO La preocupación principal que se atiende en este nivel es poder determinar la capacidad organizacional para hacer frente a cambios previsibles en el entorno como la detección de tendencias a largo plazo, planificación estratégico para hacer frente a tales tendencias o contexto institucional-
- 9. regional-nacional-internacional. Las preguntas típicas que se hacen pueden ser: • ¿Cuál debe ser la remuneración de un web-máster en los próximos cinco años para hacer frente a la demanda en el mercado de este tipo de empleado? • ¿Qué demanda habrá en la carrera “x” en 5-10 años? • ¿Qué tipo de carreras/postgrados debemos abrir en los próximos 5 años? ¿Cuáles deberíamos ir cerrando? Características: • Facilidad de uso • Manipular una variedad de datos internos y externos, cuantitativos y cualitativos, • Ejecutar sofisticados análisis de datos, etc. Mediante la información de nivel estratégico podemos hacer frente a las amenazas del entorno y estar previstos ante los cambios que se puedan dar. SISTEMAS DE NIVEL DE CONOCIMIENTO Hay grandes diferencias en este nivel según la empresa se conciba o no como una empresa del conocimiento. Características: • Son el apoyo al conocimiento y trabajo con datos en la empresa • El propósito de esos es ayudar al negocio integrar nuevos conocimientos en el y controlar el flujo de trabajo
- 10. • En este sistema entran las estaciones de trabajo y los sistemas de oficinas Dentro de estas tenemos a dos tipos de sistemas: Sistemas de Trabajo del conocimiento (STC): Son aquellos sistemas que auxilian los procesos de de creación de información. Sistemas de automatización de Oficinas (SAE): Son sistemas colaborativos que aumentan las comunicaciones y la productividad de equipos y grupos de trabajo. 4. ¿Cuáles son los tipos sistemas de información en la clasificación de acuerdo con su cobertura en la organización? Dar un ejemplo de cada uno Los tipos de sistemas de información según su cobertura en la organización se han clasificado de acuerdo a las funciones básicas que se realizan en una empresa, por lo tanto, tenemos los siguientes: SISTEMAS DE INFORMACIÓN PERSONALES El sistema de información personal es un sistema que proporciona una interface a la consulta de datos personales por medio de filtros pre- establecidos. Qué esperar de este sistema: • Filtros de Consulta. Las consultas pueden realizarse
- 11. por medio de los siguientes filtros: Nombre, apellido paterno, apellido materno, calle, colonia, municipio, estado, código postal. • Información y datos actualizados. Los datos contenidos en la base de datos estan actualizados de manera constante. Más de 1 gigabyte de información a su disposición. • Simple pero efectivo. El formato de consulta y de despliegue de resultados es simple, y da la habilidad de exportar los resultados a los formatos mas comunes como XML, Excel, PDF. OWENS-CORNING FIBERGLASS CORPORACION, el productor más grande de EJEMPLO aislamiento de hogar de los Estados Unidos. Para estimular las ventas esta compañía concientizo a los dueños de casa, constructores y contratistas de las ventajas de las técnicas de diseño de casas con energía eficiente. OWERS desarrollo una base de datos de la eficiente energía de una gran variedad de nuevos y viejos diseños como parte de su esfuerzo para desarrollar materiales de aislamiento. Desarrollo un sistema para llevar estadísticas de los nuevos diseños y estimar los ahorros de energía en los cambios de viejas casas. La compañía ofreció diseños gratis a constructores, contratistas y arquitectos para sus diseños de casas si ellos compraban materiales aislantes a OWERS. SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE GRUPOS Son sistemas que facilitan el trabajo en grupo, aplicaciones a grupos que comparten hardware, promueven las comunicaciones, permiten el
- 12. análisis y apoyan a tener un mejor control de los documentos como también monitorean el trabajo een grupo. Estas aplicaciones que comparten hardware permiten a los miembros de un grupo de trabajo compartir equipamientos caros como por ejemplo, impresoras laser o unidades de almacenamiento de datos de alta capacidad. Las aplicaciones para comunicación incluyen correo electrónico, conferencia de grupo, videoconferencias. SEARS es una empresa que usa una variedad de sistemas de información EJEMPLO como columna vertebral de su estrategia para llegar a ser líder o solamente en tienda vendedora sino en servicios financieros a clientes. Una base de datos de 40 millones de clientes es continuamente minada para buscar grupos específicos como por ejemplo compradores de herramientas, aficionados a la jardinería, futuras mamas para enfocar su publicidad. Esta información es usada también por otras compañías pertenecientes a SEARS como compañías de seguro, etc. SISTEMAS DE INFORMACIÓN CORPORATIVOS Es uno de los sistemas más avanzado para editar, gestionar y difundir información y contenido multimedia desde un PC central a cualquier pantalla conectada al mismo. La Información se puede transmitir en tiempo real o programada a pantallas o grupos de Pantallas situadas en cualquier parte del mundo, desde su escritorio.
- 13. En la práctica, esta nueva herramienta de comunicación obra maravillas en sitios muy diversos: cadenas de tiendas, centros comerciales, estaciones y aeropuertos, Hospitales, bancos, farmacias, universidades, edificios públicos, hoteles, museos, clubes deportivos, centros médicos, cines y otros lugares públicos donde la comunicación pueda ser útil y/o rentable. Algunas empresas que cuentan con diversos establecimientos comerciales utilizan las pantallas de publicidad dinámica como herramientas de comunicación interna. El EJEMPLO director comercial de una cadena de electrodomésticos, por ejemplo, puede grabar y transmitir una sesión de formación simultánea para todos los vendedores antes de que el local abra sus puertas. A partir de esa hora, la pantalla se convierte de nuevo en un soporte publicitario que recomienda al cliente uno u otro producto, o que retransmite demostraciones de uso de ciertos electrodomésticos para atraer la atención de los clientes. SISTEMAS DE INFORMACIÓN INTERORGANIZACIONALES Un Sistema de Información Interorganizacional se define como la automatización del flujo de información entre organizaciones para alcanzar un sistema de administración de la cadena de suministros deseado. Este proyecto plantea el problema de integrar flujos de información entre empresas afines para establecer sistemas que interconecten los procesos de negocios entre ellas. Los cuestionamientos que esta investigación abordan si se podrá establecer ese vínculo, y responder a los requerimientos de las negociaciones comerciales, cambiando la cultura organizacional y evitando volver a las prácticas cotidianas de utilizar mecanismos manuales. Es posible establecer como una conclusión del caso de estudio que se puede integrar a las empresas de manera que puedan comunicarse de manera eficiente a pesar de sus diferencias tecnológicas y culturales, y que se pueden reconocer las condiciones administrativas y técnicas para lograr la interrelación y establecer las condiciones de colaboración entre empresas
- 14. A principios de los 80 General Motors implementó un sistema EJEMPLO que enlazaba sus sistemas CAD/CAM y de entrada de pedidos con los sistemas de producción de sus proveedores. 5. Relaciona las columnas de la derecha con la izquierda A. Planificación de recursos empresariales (C)Simplificar y agilizar las transacciones – ERP. entre empresas, clientes y proveedores. B. Gestión de relación con el cliente – CRM (E)Solución de problemas específicos, la captura de know – how. C. gerenciamiento de cadena de requerimientos – SCM (A) sistemas – funcional, la integración de procesos que operan a nivel corporativo. D. inteligencia organizacional – BI. (F) la interfaz gráfica, con referencia a los E. expertos en sistemas. datos geográficos, el apoyo a la toma de F. sistemas de información geográfica – decisiones GIS.
- 15. (D) herramientas para el almacenamiento y análisis de datos, apoyo a la toma de decisiones. (B) la integración de los procesos de atención y apoyo del consumidor.