cterrier.
com 5/16 28/09/2009
Organisation et planification
des activités administratives
Auteur : C. Terrier ; mailto:[email protected] ; http://www.cterrier.com
Utilisation : Reproduction libre pour des formateurs dans un cadre pédagogique et non commercial
32. Rechercher les causes (2 h)
Problématique : Il ne peut y avoir de bonnes solutions sans causes clairement définies.
Cette étape est importante car elle conditionne directement la qualité des solutions qui seront proposées dans
l’étape suivante. Cette réflexion doit être faite sans a priori.
- Elle doit faire ressortir les points négatifs et les points positifs,
- Les faits doivent être appréciés objectivement et à leur source directement auprès des personnes concernées,
afin d’éviter les déformations d’informations et les jugements de valeur.
- Les causes doivent être recherchées à partir des effets.
Cette étape doit être complète. Elle repose sur une réflexion rigoureuse basée sur les questions suivantes :
- Qui ? Question orientée sur l'exécutant (Qualification, aptitudes, etc.)
- Quoi ? Question orientée sur l'opération elle même, (de quoi s'agit-il ?)
- Ou ? Question orientée sur le lieu d'exécution.
- Quand ? Question orientée sur le moment de la procédure.
- Comment ? Question orientée sur la méthode, la manière de faire le travail et sur les moyens utilisés.
- Pourquoi ? Question orientée sur le coût la cause d’une opération.
- Combien ? Question orientée sur le coût
Rechercher les causes et pas les coupables, pour cela, rester objectif, et s’ en tenir au fait sans quoi les
personnes peuvent mentir ou à dissimuler des informations pour se protéger ou protéger des collègues.
Pour mener à bien cette tâche l'analyste peut recourir aux statistiques, aux graphiques ou autres modes de
visualisation (arbre des causes, diagramme causes-effet) etc.
L'étude commence par l'observation des faits. Différentes techniques sont utilisables :
L’étude des documents
Cette étude est faite à partir des différents documents élaborés lors de la mise en œuvre de l’organisation actuelle :
instructions, modes opératoires, procédures, organigrammes, imprimés, descriptions de postes ...
Ce type d'étude est souvent difficile dans les petites et moyennes organisations qui ont une forte tradition orale et
peu d'écrits. Les documents sont révélateurs du degré d'organisation de la société et des dérives qui ont put
intervenir.
Les questionnaires
Ce mode d'observation est délicat à utiliser car la qualité des réponses dépend de la qualité des questions posées.
Chaque question doit être mûrement réfléchi, chaque mot a son importance et doit être pesé.
Il est indispensable de tester le questionnaire sur un échantillon de personnes représentatives avant de
l’administrer. C'est seulement après cet essai qu'il sera possible de rédiger le questionnaire définitif.
Utiliser de préférence un questionnaire pour connaitre des faits précis et chiffrés. Pour connaître des motivations,
des attitudes ou des comportements préférer l'interview, qui permet de mieux « sentir » la subjectivité des
réponses.
Les interviews
A la différence du questionnaire, dans l'interview la communication est directe.
Il faut avoir conscience des phénomènes psychologiques qui interviennent durant l'entretien. (Préjugés, cadres de
référence, systèmes de valeurs, caractère...). L'interviewer doit savoir analyser chaque réponse - verbale ou non
verbale - et en tenir compte dans ses questions. Il doit s'adapter aux personnalités de chacun tout en gardant à
l'esprit le but de l'interview et en prenant garde de n'induire aucune réponse. L'interviewer doit être totalement
neutre
C'est un travail difficile qui demande une grande concentration, aussi un entretien ne doit pas dépasser deux
heures.
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Outils 1 - L’arbre des causes
Un problème a rarement une cause unique, il résulte fréquemment d’un enchainement de causalités. L’arbre des
causes visualise la chronologie des dysfonctionnements. Il est utilisé pour l’étude des accidents du travail.
Méthodologie : - Recueillir auprès des personnes concernées les faits identifiés et certains
- Construire l’arbre des causes
Exemple : Le client Dujardin s’approvisionnait depuis 5 ans auprès de la société. Il passait un contrat pluriannuel
avec des livraisons cadencées chaque mois. Le client vient d’annoncer qu’il changeait de fournisseur.
Il ressort de vos interviews auprès du représentant, du client et du SAV, un ensemble de causes qu’il est possible
de visualiser de la façon suivante :
Pas de bilan préalable à
l’envoi cadencé
3 semaines avant le Manque de suivi du
recontacte suite au dossier
problème
Pas d’enquête de Perte du client
satisfaction
Prix supérieurs à la Proposition commerciale
concurrence inadaptée
Délai de payement trop
court
Outils 2 - Diagramme causes-effet (Ishikawa)
Le diagramme d’Ishikawa visualise les causes possibles d’un problème et permet donc de déterminer les moyens
pour y remédier. Il se présente sous la forme d’arêtes de poisson. Les causes du problème sont analysées selon la
loi des 5 M (Matière, Main d’œuvre, Matériel, Méthode, Milieu).
Remarque : certains auteurs raisonnent sur 6 voir 9 M, nous nous limiterons aux 5 M traditionelles)
Méthodologie
Enoncer clairement et de façon précise le problème et ses effets
Lister toutes les causes susceptibles de concerner le problème.
Classer les causes en 5 familles (5M) = Matière, Main d’œuvre, Matériel, Méthode, Milieu
Matière : Problème liées aux produits et matières utilisés.
Main d’œuvre : Problème de compétence, d’organisation, de management.
Matériel : Problèmes provenant des machines et équipements utilisés.
Méthode : Problème provenant des procédures ou modes opératoires utilisés.
Milieu : Problèmes provenant de l’environnement : lumière, bruit, poussière, lieu, signalétique etc.
Construction du diagramme
1. Placer une flèche horizontalement, pointée vers le but
recherché.
2. Regrouper les causes potentielles en familles (les 5 M)
3. Tracer les flèches secondaires horizontales correspondant
causes potentielles identifiées pour chaque famille
Exemple : Source :
http://www.azaquar.com/qsa/outils_qualite/outils_images/ishikawa1.gif
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Travail 3 : Diagramme de causes à effets - individuel (20’)
La société Orchis Parfum est confrontée à un nombre croissant de retours de savons et savonnette. Mme Cevrero a réalisé une
enquête auprès des clients et du personnel, les causes suivantes sont apparues :
Machine de production mal nettoyées
Qualité de la glycérine utilisée insuffisante
Les températures dans l’atelier de fabrication sont trop hautes
Portes de l’atelier ne ferment pas
Temps de mise en sachet trop long
Le personnel n’est pas assez formé
L’absentéisme => Intérimaire
La machine à ébavurer est en panne
Deux qualités d’essence pour parfumer les parfums
Les étiquettes sur les savons ne collent pas
Les étiquettes n’ont pas la compostions des produits
Les caisses de stockage sont inadaptées
Les sachets d’emballages des savons sont souvent abimés
Manque de ventilation dans les locaux
L’empaquetage est trop complexe
Travail à faire :
Classez ces causes dans 5 familles puis créez le diagramme d’Ishikawa
MILIEU METHODE
MACHINE MAIN d’ŒUVRE
MATIERES
Milieu Méthode Machine
Problème
Main Matière
d’œuvre
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Travail 4 Diagramme cause-effet individuel (40’)
Une compagnie de transport routier est confrontée à un nombre croissant de plaintes des clients. Il ressort d’une
étude auprès des clients et du personnel que les disfonctionnements suivant sont souvent cités.
Fatigue du personnel des entrepôts
Nombre de camionneur insuffisant
Entrepôt chaud l’été et froids l’hiver
Saisie des commandes trop longues.
Faiblesse du SAV qui répond avec retard.
Fenwick souvent en panne.
Manque de personnel au service commercial
Nettoyage des quais de chargement insuffisant.
Qualité des cartons insuffisants qui se déchirent.
Impression des bons de livraison trop long
Mauvaise manutention des colis qui sont abimés.
Bon de livraison non joint au colis
Les étiquettes sur les colis se décollent
Pas de salle de détente, pas de boisson, pose
Panne sur les camions.
insuffisante
Travail à faire :
1. Classez ces plaintes dans 5 familles
2. Créez le diagramme d’Ishikawa sur Word
MILIEU METHODE
MACHINE MAIN d’ŒUVRE
MATIERES
Travail 5 : Arbre des causes - individuel (5’)
Les faits :
1. Le robinet d’eau est resté ouvert
2. La baignoire déborde
3. Le siphon est bouché
4. Le tapis de salle de bain est plein d’eau
Travail à faire
Numéroter l’enchainement des causses dans le diagramme causes-effet correct :
Solution 1
Solution 2
Solution 3
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Travail 6 : Arbre des causes (15’)
Parce que le cariste titulaire était absent et qu’il n’y avait pas de cariste remplaçant disponible, alors qu’il fallait
effectuer un chargement urgent, le chef d’équipe a conduit lui-même le chariot automoteur et à eu un accident.
Les faits
A : Cariste titulaire absent
B : Le chef d’équipe conduit le chariot
C : Travail de chargement urgent
D : Pas de cariste remplaçant disponible
Travail à faire
Quel est le problème, quelles en sont les causes
Représenter l‘arbre des causes
Travail 7 : Arbre des causes (15’)
Le système d’aération étant tombé en panne dans le local A, un dépanneur est intervenu mais du gaz s’était
accumulé faute d’aération, comme le dépanneur ne portait pas d’appareil respiratoire, il fut intoxiqué.
Travail à faire
Lister les causes et le problème
Représenter l‘arbre des causes
Travail 8 : Arbre des causes (30’)
Les faits
- Mme Gerbier décide de changer une ampoule d’éclairage qui ne fonctionne plus dans son bureau
- Sous la lampe se trouve une armoire de rangement
- Elle a emprunté un escabeau qu’elle accole contre l’armoire pour pouvoir atteindre la lampe
- L’escabeau repose donc contre l’armoire et non contre le mur
- Mme Berbier monte sur l’escabeau, mais celui-ci glisse et entraine mme Gerbier au sol
- Lors de la chute Mme Gerbier tombe sur la tête et doit être hospitalisé pour une commotion cérébrale
Travail à faire
Lister les causes et le problème
Représenter l‘arbre des causes sur Word
