I- GESTION DU SECRETARIAT

A- Présentation du secrétariat
Le secrétariat se présente comme :
1. Un emploi, une fonction de secrétaire ;
2. Un métier de secrétaire : apprendre le secrétariat ;
3. Lieu où se fait le travail du secrétaire / un bureau où un ou plusieurs
secrétaires travaillent à des écritures, à des expéditions, des
enregistrements, des classements ;
4. Un ensemble des tâches concernant la gestion, l’organisme de quelque
chose
Par conséquent, Le secrétariat est un métier de bureau qui consiste à s'occuper,
pour le compte d'un autre employé ou agent, de son courrier, de ses
communications téléphoniques, de la rédaction des comptes rendus de réunions,
de la gestion de son emploi du temps. Il allège de certaines activités notamment
en contribuant à l'organisation de ses actions, etc. d’où la nécessité d’avoir une
personne à cette fonction communément appelé secrétaire*.
Bien que le secrétariat soit vu sous un angle global, il est indéniable que ce
dernier en fonction de la qualification se repartie en plusieurs losanges, sans
perdre de vu que son point focal est la gestion administrative.
C’est ainsi que dans une entreprise comme la nôtre, dotée de plusieurs directions
auxquelles sont greffés des départements/divisions et services, nous devons
rencontrer des secrétariats englobant…………..bien que pas respecté.
- Le secrétariat comptable
- Le secrétariat juridique
- Le Secrétariat technique
- Le Secrétariat médical etc…
Définition de La secrétaire :
Ce mot a plusieurs définitions mais celle que nous retenons est une/un
employé(e) qui s'occupe du secrétariat d'une entreprise, d'un organisme, d'un
bureau ou d'un privé. Bref une symétrie du mot secrétariat
Quelle est l'importance/rôle d'une/un secrétaire ?
Une/un secrétaire occupe un rôle clé au sein d'une entreprise, d'un cabinet
ou d'une administration.

Elle/il a pour rôle réceptionner, rédiger et transmettre les courriers et les e-

mails, gérer l'agenda de son (ses) responsable(s), préparer les voyages et
 déplacements, organiser des réunions, prendre en notes les échanges et
rédiger les comptes rendus, trier et organiser le classement de documents et
dossiers, organiser, par exemple, le travail de votre supérieur ou de tout un
département.
En tant que secrétaire, vous avez un rôle de soutien et vous êtes en charge de
tout le travail de secrétariat, bref jonglant en multitude en fonction de
l’importance et le volume des tâches que lui accorde sa hiérarchie.

Les qualités d’une bonne secrétaire :

Une/un secrétaire doit avant tout être organisé et minutieux. Elle/Il doit en
outre posséder de très bonnes qualités rédactionnelles et doit savoir faire
preuve de rigueur au quotidien. Un esprit d'analyse et de synthèse est
également très important dans ce métier où les comptes
rendus sont nombreux. Elle/il se doit donc d'avoir une très bonne capacité
d'écoute, de compréhension et de réaction. De plus, les secrétaires
doivent être en mesure de relayer avec précision les messages et les
informations. De ce fait, des compétences excellentes en communication sont
essentielles pour pouvoir assurer la mission, d’où :
 Une bonne capacité d'organisation et de gestion des priorités.
 Une bonne capacité d'adaptation.
 Un sens du contact.
 L'esprit d'initiative.
 Sans oublier la discrétion qui en demeure la règle d’or.
Sens du « quiproquo »

Aujourd’hui le mot secrétaire connait une évolution dans certaines entreprises.

Cette dernière est fonction des niveaux de responsabilités, bien que l’appellation
« secrétaire » tant à disparaitre pour faire place à celle de « assistante », il n’en
demeure pas moins que la base reste la même. À ne pas confondre avec assistant
RH, assistant médical, assistant comptable etc….
Ainsi nous pouvons avoir une :
 Secrétaire/bureautique,
 Secrétaire de direction,
 Assistante de direction,
 Attaché de direction.

Par ailleurs, qu’on vous appelle « secrétaire » ou « assistante » ceci n’a rien à
voir avec la catégorie ou le poste que vous occupez mais plutôt des
responsabilités

qui vous sont assignées. Toujours est-il que quel que soit la thèse que vous
défendez, il est sans doute reconnu qu’il existe bel et bien une différence entre
une/un secrétaire et une /un assistante de direction et ceci à plus d’un niveau,
ainsi de suite…...
Chaque entreprise ayant ses réalités, il sera déconseillé de venir plaquer une
logique parisienne à celle de notre société.

B- Présentation du secrétariat
 L’heure au travail
 La prise de contact journalière avec son sein de travail et celui de celui
du/des chef(s)
 La courtoisie
 L’accueil
 La prise en compte
 L’usuel du courrier
Exégèses

C- Les audiences
L’audience est une entrevue accordée par une personnalité à quelqu’un qui la
sollicite.
Celle-ci se présente parfois sous la forme de rendez-vous indiquant une
rencontre prévue entre deux ou plusieurs personnes dans un lieu à une même
heure.
Les secrétaires et assistantes reçoivent tous les jours pour leurs directeurs, des
visiteurs internes et/ou externes qui souhaitent les rencontrer.
Sauf en cas de consignes particuliers, lorsque nous faisons face à une audience,
nous devons nous rassurer s’il s’agit d’un rendez-vous ou pas.
Les directeurs ayant un emploi du temps parfois très surchargé, nous ne devons
pas laisser accès ouverte à toute personne désirant les rencontrer pour tous types
de sollicitations.
Pour permettre à ces derniers de mieux gérer leur emploi du temps, nous devons
nous munir des demandes d’audience (tout dépend de la forme) mais cette
dernière devra contenir des informations nécessaires à l’identification de la
personne et à son besoin (voir pièce jointe) d’où la nécessité de savoir comment
les gérer ?
Comment gérer des audiences :
Ces dernières doivent se gérer en fonction :
 des instructions reçues de son directeur
 du temps
 des urgences

 de la personne que vous avez en face de vous.

 sur agenda.
Exégèses au cas par cas (5).
D- La gestion de l’Agenda.
Un agenda peut se définir comme :
 un registre ou carnet pré daté sur lequel on inscrit jour par jour ce qu’on
doit faire.
 un ensemble de chose à traiter dans une période donnée ; un emploi du
temps (par exemple avoir un agenda surchargé)
Littéralement « agenda » signifie donc « ce qui doit être fait » ou, mieux : «
[les choses] à faire ». En anglais, il signifie « ordre du jour ».
La gestion de ce dernier n’est pas verbale. Celle-ci se matérialise par
enregistrement calendaire ou « outlook »
En tant que secrétaire nous devons constamment renseigner notre agenda, car
celui-ci nous permet de maîtriser notre programme et celui de notre chef et
même de mieux gérer le temps. Il vous permet également de porter un rappel à
votre chef si jamais il venait à oublier une importante réunion ; rendez-vous et
de faire le suivi de ses activités.
E- Le traitement, transmission et suivi des documents
Le document peut se définir comme un texte écrit servant de preuve ou pièce
quelconque destinée à être consultée dans le cadre d'une étude, d'une recherche.
C’est également une archive numérique qui sera utilisé plusieurs fois dans le
temps, probablement par plusieurs personnes impliquées dans le projet
 Traitement du document
Le traitement du document se décompose en plusieurs étapes successives
qui peuvent varier selon la nature du document traité. Il couvre des tâches
allant de la réception du document à sa mise à disposition auprès des
intéressés
o Traitement matériel : réception et estampillage; reliure et
réparation; classement.
o Traitement technique : catalogage ; bulletinage; exemplarisation.
o Traitement intellectuel : indexation ; analyse documentaire ;
cotation.

 Transmission du document est utilisée pour envoyer des documents mis

à jour à des entreprises collaborant sur un sujet.
Si vous travaillez avec des documents qui seront modifiés au fil du temps
par des utilisateurs différents, envoyez-les en utilisant la transmission.

Lorsque vous utilisez une transmission, les documents que vous

transmettez sont mis à jour dans les registres de documents des
destinataires, assurant ainsi le suivi Aconex (de contrôle) et la trace des
 modifications. Ceci se passe automatiquement ou manuellement, selon les
paramètres mis en place par l’entreprise.
Et tous les détails du document, y compris la révision, la date de la
révision etc…sont inclus dans la transmission.
 Suivi d’un document
Le suivi d’un document est le processus systématique du recueil, de
l’analyse et de l’utilisation d’information visant à déterminer en continu
les progrès du document en vue de la réalisation de son objectif et à
guider les décisions relatives à sa gestion.
Exégèses au cas lorsque nous recevons un document….

F- Le classement
Dans tout organisme, le personnel est confronté à la problématique du
classement et de l’archivage. Il doit pouvoir retrouver les documents reçus et
produits quand il en a besoin. Le classement doit donc être vu comme un outil et
non une contrainte abstraite, pour un organisme et ses membres. Il donne une
structure logique et hiérarchique qui permet de classer tous les documents, sur
tous les supports, que les organismes produisent ou qu’ils reçoivent dans le
cadre de leurs activités. Les opérations qui participent au classement des
documents sont très souvent perçues comme contraignantes et reléguées au
second plan, le classement est cependant une tâche essentielle au sein de tout
organisme car sa bonne intégration et son utilisation adéquate détermineront la
qualité des services rendus.
Reporter à plus tard le classement n’est pas une solution durable. L’expérience
montre d’ailleurs que chaque agent consacre une part importante (parfois
excessive) de son temps de travail à retrouver des documents mal classés
(dossiers incomplets, classement parallèle, etc.). Autant d’exemples qui
conduiront inévitablement à une dégradation de l’environnement de travail
pouvant engendrer de mauvaises prises de décision.

Les constats actuels montrent l’urgence d’une prise en considération : manque

d’uniformité, de méthode et de continuité. Manque de temps et manque de
moyens (humains et logistiques) sont des causes très souvent avancées. Mais on
peut rétorquer que le temps perdu lors de recherches ultérieures est souvent plus
important : une demi-heure de classement aujourd’hui, c’est une heure de
gagnée demain.
Dans cette optique, il est utile de rappeler quelques règles de base et des
recommandations pratiques peuvent vous aider dans la mise en place d’un
système de classement simple et efficace au sein de votre organisation.
Le classement, c’est quoi ? Le classement consiste à gérer de manière organisée
et structurée des documents. En d’autres mots, il consiste à mettre dans un
certain ordre un ensemble d’éléments – des documents par exemple - ou les
mettre à leur place (par exemple : classer des lettres dans un dossier, classer des
dossiers dans une rubrique d’un classement).
Dans la pratique, le classement s’effectue en deux temps : Il faut tout d’abord,
créer un cadre général de classement sous forme de catégories structurées : c’est
l’étape qui définira une place pour chaque type de document / de dossier ;
ensuite, placer dans chacune des catégories définies dans un classement les
documents qui sont créés : c’est l’étape où chaque document est classé dans une
catégorie.
Le terme « classement » est souvent confondu avec le terme « rangement ».
Dece fait il est à noter que :
•  le classement des documents est la mise en ordre intellectuelle des
documents, leur organisation logique et rationnelle
•  le rangement est l’opération matérielle consistant à placer des documents
d’une manière ordonnée dans du matériel de conditionnement ou dans du
mobilier de rangement Il n’est possible de ranger efficacement des documents
que si l’on a mis préalablement en place un système de classement !
Exégèses sur les types de classement et celui le mieux à adapté selon la vision
de tout un chacun

II- GESTION DU COURRIER.

A- Présentation de la charte graphique.
Voir……………………………………………………………………………
……………….

B- Traitement et suivi du courrier

Le courrier se définie comme :
- Un ensemble de la correspondance reçue ou envoyée par la poste ; lettres,
paquets, imprimés reçus ou envoyés par quelqu'un, une entreprise, etc. ....
- Un ensemble des lettres et autres envois postaux envoyés (ou à envoyer)
- Ensemble de la correspondance reçue ou envoyée
Nous avons deux types de courriers : Le courrier entrant et sortant

Le courrier entrant :
Le courrier entrant est le courrier que l'entreprise/direction/département /service, reçoit de
l'extérieur de la part de ses clients, partenaires, etc. Il est aussi appelé « courrier arrivé ».

Le courrier sortant :
Le courrier sortant est le courrier que l'organisation expédie à ses différents partenaires
(correspondance administrative, lettres ou documents commerciaux, coupons publicitaires, dossiers,
etc.).

Entre autre :
Tenue et transmission des documents
 Par qui ? (Fiche de fct)
 La perte des documents
 La fuite d’informations
 Le parapheur
Registre fait de feuilles de buvard entre lesquelles on glisse le courrier avant de le présenter à la
signature.

Classeur pour les documents présentés à la signature

Classement des documents avant signature

 Moment adéquat de transmission (sauf cas urgence)
DECHARGE DES DOCUMENTS
PRISE DES NUMEROS DE DIFFERENTES LETTRES DE DECISIONS
ADMINISTRATIVE

A. Présentation des formulaires Hevecam s.a

Un formaulaire Imprimé comportant une série de questions en face desquelles on inscrit

ses réponses
Un formulaire codifié est un formulaire reconnu dans le système de management
de la qualité Hevecam s.a . celui-ci ayant un code spécifique (for DG….FOR
RH…etc…) un papier entête spécifique et donc le fond respecte les éléments
tels que définies dans la charte graphique corrie maccall (ecriture calibri light,
taille 12)

THEME : GESTION DU SECRETARIAT ET DU COURRIER

TABLE DE MATIERE

Avant-propos……………………………………………………..………………….………………..vii
Introduction……………………………………………………………………………………………….1
PARTIE I : GESTION DU SECRETARIAT
A. Présentation du secrétariat………………………………………………….…………..
B. Généralités………………………………………………………………………………..……..
C. Audiences…………………………………………………………………………………………
D. Gestion de l’Agenda………………………………………………………………………….
E. Traitement et transmission des documents………………………………………
1) Traitement……………………………………………………………………………..
2) Transmission…………………………………………………………………………..
3) Suivi………………………………………………………………………………………..
4) Classement des documents………………………………………………….…
PARTIE II : GESTION DU COURRIER
B. Présentation de la Charte graphique………………………………………………..
C. Traitement et suivi du courrier interne et externe……………………………
1) Définition du courrier………………………………………………………………….
2) Traitement et suivi du courrier interne………………………………………..
3) Traitement et suivi du courrier externe……………………………………….
La correspondance (présentation, enregistrement, corrections,
Hc-al, hc-d, hc-al, hc-ad) ; décision administrations etc……………..…
4) Présentation et gestion du parapheur………………………………………….
D. Présentation des formulaires Hevecam s.a(codification) et autres
formulaires usuelles ……………………………………………………………………..….