EOAE Niveau : 1ère année Bac SEG

Chapitre 3 : La démarche d’organisation d’une activité

Mise en situation :
Le traitement des commandes
L’entreprise « BLOUCUIR » fabrique des blousons en cuir pour hommes. Les commandes
reçues des clients pour le mois de février sont au nombre de 6 commandes. Elles ont été triées par le
coursier parmi le courrier reçu par l’entreprise.
Le 1er février, ces commandes sont remises à l’assistante de direction. Cette dernière les classe
par date de livraison et en rend compte au directeur.
Le 2 février, l’assistante de direction répartit les commandes entre les responsables des deux
ateliers de l’entreprise. Chaque atelier ne peut traiter que deux commandes.
Il a été décidé donc de commencer par les commandes dont la date de livraison est la plus proche.
Du 4 à 5 février, chaque responsable, après la planification et l’ordonnancement des tâches de
la production, répartit les tâches entre les différents employés de chaque atelier pour une meilleure
implication de ces derniers dans le travail.
Le 6 février, avant de lancer l’activité, chaque responsable essaye de rechercher et de recueillir
les informations sur la façon et la manière dont doit être procédée la production (surtout si la
commande prévoit des conditions et des critères spécifiques) et aussi sur les moyens à mettre en
œuvre pour réaliser la commande.
Du 7 au 9 février, réalisation des commandes qui s’effectuent parallèlement à un suivi de
réalisation qui permet de suivre la production le jour au jour et d’effectuer des corrections si celle-ci
n’est pas conforme aux prévisions.
A la fin de la production, un contrôle final est effectué pour s’assurer de la conformité du
produit final à chaque commande.
A la date de livraison, le magasinier prépare les colis des blousons et le bon de livraison. Ce
dernier, une fois signé par le client, il est envoyé au service commercial qui établit la facture et
l’envoie au client.
T.A.F :
1. Combien de commandes ont été reçus par l’entreprise?
2. Quelles sont les étapes par lesquelles passe le traitement des commandes ?
3. Quelles sont les contraintes prises en compte pour la réalisation des commandes ?
4. En s’appuyant sur le document, relever les principales étapes d’organisation des activités ?
Réponses :
1. ………………………………………………………………………………………………………………………………………
2. ………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………..
3. ………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………..
4. ………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………….

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La démarche d’organisation d’une activité.

Définition de l’activité
Chaque activité se compose de plusieurs tâches bien déterminées, pour l’organiser il faut d’abord la
définir en se servant de la méthode QOQQC :
 qui organise l’activité ?et pour qui il est organisée ?
 où : aura lieu cette activité ?
 quoi ? : en quoi consiste-t-elle ? qu’est ce qu’on veut obtenir ?
 quand ? : sa date et sa durée.
 Comment ? : avec quelle manière ?et quels moyens ?
L’activité étant définie, il faut suivre les étapes ci-après :
1) La décomposition de l’activité en tâches ordonnées dans le temps
2) la planification et l’ordonnancement des tâches
3) la répartition des tâches au sein d’un petit groupe
4) la recherche d’informations et choix des moyens
5) Le suivi et le contrôle des résultats obtenus

I- Décomposition d’une activité en tâches :

Une fois l’activité est définie,il faut décomposer sa préparation et sa réalisation en une suite de
tâches ordonnées chronologiquement. Cette liste de tâches doit être établie avec précision en déterminant
pour chacune la durée de réalisation, elle doit être écrite. C’est ce qu’on appelle la check-list.il faut
ensuite ordonnancer ces tâches dans le temps et donc se servir des techniques de planification.
Exemple: Activité = Construction d’une salle de réunion.
Liste de contrôle ou check-list
Activité : construction d’une salle de réunion
Délai Opération ou tâche Date d’exécution
Prévue Réelle
15 j Etude et plan 1/1/2014
15 j Demande d’autorisation de construire et son obtention 16/1/2014
1j Travaux d’implantation 17/1/2014
15 j Travaux de fondation 02/2/2014
30 j Travaux d’élévation 4/3/2014
30 j Travaux de finition 4/4/2014
1j Réception des travaux 05/4/2014
II- Planification et ordonnancement des tâches :
Il s’agit de répartir les taches nécessaires à la réalisation de l’activité en tenant compte :
Du délai imposé ;
Des contraintes matérielles ;
Des contraintes humaines ;
Selon l’exemple précédent la planification se fait comme suit :
Exemple 1: Planning d’avancement des opérations de construction d’une salle de réunion
Opération janvier février mars Avril Les moyens humains Les moyens
2021 2021 2021 2021 nécessaires matériels
nécessaires
Etude et plan 2 ingénieurs et dessinateur Table de dessin
Demande d’autorisation 1 employé 1 Voiture
de construire et son
obtention
Travaux d’implantation 1 chef de travaux et 2 Matériel
ouvriers d’implantation
Travaux de fondation 10 maçons et 30ouvriers 1 Niveleuse
Travaux d’élévation 11maçons et 30 ouvriers Grue, 04malaxeur
Travaux de finition 11 mains d’œuvres qualifiés Matériels de
finition
Réception des travaux 2 ingénieurs
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Exemple 2: Activité occasionnelle (Organisation d’une réunion)

Fixer les objectifs de la réunion ;
Etablir ma liste des participants ;
La date ;
Fixer le lieu ;
Convoquer les participants ;
Réserver la salle de réunion ;
Préparer la salle de réunion (Mobilier, matériel, décoration ; fourniture boissons….) ;
Préparer les documents el les dossiers à distribuer ;
Prévoir la prise de notes ;
Rédiger et diffuser le compte rendu de la réunion.
*

 Application: Présentation d’un exposé

Citer les contraintes que vous devez prendre en considération pour réaliser un exposé.
Pour réaliser un exposé, il faut prendre en considération les contraintes suivantes :
Du délai imposé : la présentation de l’exposé doit être faite tout en respectant un délai bien
précis
Des contraintes matérielles : les documents, un rétroprojecteur, un ordinateur, des chaises ;
le tableau ; les feutres, etc…….
Des contraintes humaines : les exposants, le professeur, élèves ou étudiants, encadrant…

III-Répartition des tâches au sein d’un petit groupe :

L’activité est une œuvre de groupe. Sa réussite demande une bonne répartition des tâches afin
que chacun se sent impliqué et que l’activité se réalise plus facilement et lus rapidement. La
définition du travail de chacun, fondamentale, doit être assez claire, pour n’être plus remise en
cause ensuite. On peut utiliser des modes opératoires ou de fiches de travail qui indiquent :

Le travail à faire (en rappelant les contraintes de qualité)

Le temps de réalisation (en rappelant les échéances)
La place de ce travail dans l’activité afin que les responsabilités soient clairement délimitées ;
Toute tâche étant en interdépendance avec les autres.

IV- Recherche des informations et choix des moyens :

La recherche d’informations peut être une recherche documentaire ou une recherche
d’informations concrètes. On peut chercher à connaître les besoins et intérêts de ceux à qui
l’on destine le projet (interview, sondage). Il est alors possible d’élaborer un dossier qui
présentera les résultats classés de cette recherche.

Le lancement de l’activité doit être précédé d’une phase de recherche d’informations :

Sur la façon de procéder ;
Sur les moyens à mettre en œuvre ;

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Schéma
Informations sur la
façon de procéder

L’activité est –
elle (ou a-t-elle Se procurer le dossier, les
été) déjà menée documents, les résultats, le bilan,
dans l’entreprise ? Interviewer les responsables, les
exécutants

Chercher comment procèdent les autres

(fournisseurs, concurrents,…etc))
Se procurer les études, les ouvrages, les
revues professionnelles sur le sujet

Informations
sur les moyens

Matériel Personnel qui peut Financement :

De quoi a-t-on besoin ? exécuter les tâches, les Quel est le budget ?
Ou le trouver ? coordonner, les suivre ? Quelles sont les
A quelle condition ? Combien faut-il de dépenses prévisibles ?
personnes ? Comment trouver le
financement ?

Pour définir les moyens, il faut :

Etablir la liste de ce dont on a besoin ;
Préciser les critères de choix ;
Comparer les solutions.
V- Suivi et contrôle des résultats :
1-Suivi de la réalisation :
L’activité a été définie en une suite de tâches définie. Le moyen le plus simple de suivi consiste à
« pointer » la réalisation sur la liste des tâches et les fiches de travail.
Afin de tenir compte de la contrainte du temps, il est utile d’avoir prévu un planning prévision -
réalisation. C’est le moyen de suivre le jour au jour si la réalisation est conforme aux prévisions et
d’effectuer alors les corrections nécessaires.
2- Contrôle et évaluation :
Il est utile, après la réalisation d’une activité, de faire une évaluation autocritique,qui peut porter
sur :
La comparaison entre le projet initial et le projet réalisé (pour rechercher les causes de non
réalisation par exemple)
Le respect des contraintes ou des critères de qualité fixés au départ.
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