La gestion

électronique des
données
1- QU’EST-CE QUE LE CLASSEMENT ?
Le classement est le processus de rangement systématique (arrangée ) et
logique d'informations ou de documents en vue d'une utilisation
ultérieure. Quels que soient les supports utilisés, tels que les dossiers
papier ou les fichiers numériques, la finalité du classement demeure la
même : stocker temporairement les informations de manière organisée
pour pouvoir les retrouver facilement.
dossiers papier fichier numérique

Par exemple, si vous avez des factures, vous pouvez les regrouper dans un
dossier "Factures". À l'intérieur de ce dossier, vous pouvez les trier par ordre
chronologique ‫ زمني‬ou par fournisseur. Cela vous permet de trouver rapidement
une facture spécifique lorsque vous en avez besoin.
➢ QUELLE EST LA DIFFÉRENCE ENTRE RANGER ET CLASSER?

Ranger se concentre sur le placement ordonné des objets ou des documents à

un emplacement précis, tandis que classer implique une organisation
systématique en regroupant les éléments similaires selon des catégories ou
des critères spécifiques.

➢ le classement est souvent un processus préalable au rangement. Une fois

que vous avez classé vos documents ou vos objets en fonction de certaines
catégories, vous pouvez ensuite les ranger dans des emplacements
appropriés.
➢ Le classement facilite le rangement en créant une structure logique qui
permet de retrouver facilement les éléments lorsqu'ils sont rangés.
LE CLASSEMENT
LE RANGEMENT
➢ QUELLE EST LA RELATION ENTRE LE CLASSEMENT ET RECORD MANAGEMENT?

Le classement des documents dans une entreprise est une étape essentielle
pour organiser, gérer et conserver efficacement l'ensemble des
informations. Lorsque les documents s'accumulent sans être correctement
classés, cela peut devenir un problème. C'est pourquoi il est important de
mettre en place des procédures de classement, également connues sous le
nom de Records Management.

✓ Le Records Management est un outil de gestion des archives qui

recommande de traiter les documents dès leur création.
✓ Son objectif principal est d'organiser et de gérer tous les documents
nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise, afin de pouvoir y
accéder facilement à tout moment.
➢ Le champ d'action du Records Management se concentre sur les archives
courantes et intermédiaires, en prenant en compte plusieurs aspects :

1. Durées légales de conservation : Il est crucial de respecter les délais

légaux de conservation des documents, en fonction des réglementations
spécifiques à chaque secteur d'activité. Par exemple, certains documents
doivent être conservés pendant un certain nombre d'années avant d'être
éliminés.
➢ En termes de normes et de réglementations ‫المعايير واللوائح‬, le Records
Management est encadré afin de garantir la conformité aux exigences
légales ‫ المتطلبات القانونية‬et aux meilleures pratiques en matière de gestion
des documents
2.La traçabilité et le classement: sont deux concepts étroitement liés dans
la gestion des documents. La traçabilité permet de suivre le cycle de vie
d'un document, tandis que le classement permet de l'organiser de
manière à faciliter sa recherche et sa consultation.

OU
LA CRÉATION
Exemple sur la traçabilité des documents :Une entreprise crée un nouveau contrat
avec un client. Le contrat est signé par les deux parties et est ensuite enregistré
dans le système de gestion des documents de l'entreprise. Le système enregistre
les informations suivantes sur le contrat :
▪ La date et l'heure de création
▪ Le nom du client
▪ Le nom du responsable du contrat
▪ Le type du contrat
Lorsque le contrat est modifié, les informations de traçabilité sont mises à jour
pour refléter les modifications apportées. Par exemple, si le contrat est modifié
pour ajouter une nouvelle clause ‫بند جديد‬, la date et l'heure de la modification, ainsi
que l'identité de l'utilisateur qui a effectué la modification, sont enregistrées.
En cas de litige ‫التقاضي‬, l'entreprise peut utiliser les informations de traçabilité pour
démontrer que le contrat est valide ‫ ساري‬et que les modifications qui y ont été
apportées ont été effectuées de manière appropriée.
TECHNIQUES POUR GARANTIR LA
TRAÇABILITÉ
3. Conservation et communication des documents archivés : Les archives
doivent être conservées dans des conditions appropriées pour préserver leur
intégrité. De plus, il peut être nécessaire de communiquer certains
documents archivés à des tiers, comme (La direction des impôts ,CNSS, Les
banques … ).

➢ l'intégrité fait référence à l'état d'un document dans lequel il n'a pas été
altéré ‫ ُمشوه‬, modifié ou corrompu. Cela signifie que le document est fidèle à
sa forme originale et qu'il contient les informations exactes qui ont été
enregistrées.
Un exemple d'intégrité des documents archivés :un contrat de vente entre deux
parties. Le contrat doit être conservé dans son état original afin que les deux
parties puissent s'assurer que les termes du contrat sont respectés. Si le
contrat est altéré, cela pourrait entraîner des problèmes juridiques pour l'une
ou l'autre des parties.
 4. Conduite efficace des systèmes et procédures d'archivage : Il est important d'établir
des systèmes et des procédures claires pour le classement et l'archivage des documents, en
veillant à ce qu'ils soient compréhensibles et suivis par tous les membres de l'entreprise.
Exemple: une entreprise reçoive régulièrement des factures électroniques de ses fournisseurs.
Pour assurer une conduite efficace des systèmes et procédures d'archivage, elle pourrait
mettre en place les étapes suivantes :
▪ Attribution d'un numéro unique : Chaque facture électronique reçue est attribuée à un
numéro unique, par exemple, en utilisant une numérotation séquentielle.
▪ Création de dossiers électroniques : Un dossier électronique est créé pour chaque
fournisseur dans le système de gestion des documents. Ce dossier servira à regrouper
toutes les factures liées à ce fournisseur.
▪ Classement dans les dossiers appropriés : Chaque facture est classée dans le dossier
électronique correspondant au fournisseur concerné. Par exemple, la facture d'un
fournisseur nommé "ABC Company" serait classée dans le dossier électronique "ABC
Company".
▪ Utilisation de métadonnées : Des métadonnées pertinentes peuvent être associées à chaque
facture, telles que la date, le montant, le numéro de bon de commande, etc. Cela facilite
la recherche et la récupération des factures ultérieurement.
▪ Formation et communication : Tous les membres de l'entreprise sont informés de ces
systèmes et procédures d'archivage. Des formations peuvent être organisées pour expliquer
comment classer et retrouver les factures de manière cohérente.
2- LES PHASES DU CLASSEMENT
Phase 1 : Mise en place d'un cadre de classement

Le plan de classement est un outil d’organisation de documents qui facilite leur classement
et leur repérage ‫ تحديد‬.
➢Structuration et hiérarchisation : Dans cette étape, vous allez structurer
et hiérarchiser les catégories de classement . Cela peut impliquer la création de sous-
catégories ou de niveaux supplémentaires pour affiner l'organisation des documents
➢Identification du fonds : Cette étape consiste à recenser ‫تحديد‬
et à identifier tous les types de documents présents dans l'entreprise.
Par exemple, il peut s'agir de factures, de contrats, de rapports, de
correspondances, etc. L'identification du fonds permet d'avoir une vue
d'ensemble des documents à classer.
➢Préparation du classement : Cela implique le tri et l'élimination des documents.
❖ Tri : Le tri consiste à examiner chaque document individuellement et à le classer en
fonction de son contenu et de sa pertinence par rapport aux catégories de
classement prévues. Par exemple, une facture sera classée dans la catégorie
"Comptabilité", tandis qu'un contrat de vente sera classé dans la catégorie
"Ventes".
❖Élimination : L'élimination concerne les documents qui ne sont plus
nécessaires; obsolètes ‫عفا عليها الزمن‬ou redondants ‫ ( زائده‬Il peut s'agir de
brouillons, de copies inutiles, de documents périmés, etc).

➢ L'élimination permet de réduire le volume de documents à classer.

Phase 2 : Classement proprement dit et mise en œuvre du classement

Dans cette deuxième phase, vous allez mettre en pratique le plan de classement établi
précédemment en plaçant les documents dans chacune des catégories créées.
Vous
. pouvez utiliser des classeurs physiques, des dossiers numériques ou des logiciels
de gestion documentaire pour organiser les documents.

Par exemple, une facture reçue sera placée dans le dossier "Factures
fournisseurs" de la catégorie "Comptabilité", tandis qu'un rapport mensuel
sera archivé dans le dossier "Rapports" de la catégorie appropriée.
Structuration et hiérarchisation des dossiers numériques
Structuration et hiérarchisation des dossiers physique
3- LES OBJECTIFS DU CLASSEMENT
Le classement des documents répond à plusieurs objectifs, dont certains sont liés aux
obligations légales et à la nécessité vitale d'une organisation
➢ Obligation légale ‫االلتزام القانوني‬: Le classement des documents est souvent une obligation
légale imposée ‫ مفروض‬aux entreprises et aux organisations. Les lois et
réglementations‫ األنظمة‬peuvent exiger la conservation et l'organisation de certains types
de documents pendant une période déterminée.
Par exemple, les entreprises peuvent être tenues de conserver les registres comptables
pendant plusieurs années afin de respecter les obligations fiscales et légales. Ainsi, l'objectif
du classement est de se conformer à ces obligations légales et de pouvoir produire les
documents demandés en cas d'audit ou de demande officielle.

➢ Nécessité vitale : Le classement des documents est également vital pour le bon
fonctionnement d'une organisation. Il permet de maintenir un environnement de travail
efficace et organisé. Les objectifs liés à la nécessité vitale comprennent :
❑ Facilité d'accès : Le classement permet de retrouver rapidement et facilement les
documents nécessaires. Cela facilite la prise de décision, les recherches d'informations
et la réponse aux demandes internes et externes.

❑ Productivité améliorée : Un système de classement bien organisé permet de gagner du

temps en évitant de chercher des documents éparpillés ‫وثائق مبعثرة‬. Les employés
peuvent se concentrer sur leurs tâches principales plutôt que de perdre du temps à
chercher des informations.

❑ Réduction des erreurs : Un classement adéquat réduit les risques d'erreurs, notamment
en évitant les confusions ‫ اللبس‬et les pertes de documents importants. Cela contribue à
maintenir l'exactitude et la fiabilité des informations au sein de l'organisation.

❑ Gestion efficace de l'espace : Le classement permet d'optimiser l'utilisation de l'espace

physique et numérique en organisant les documents de manière systématique. Cela
évite l'encombrement et facilite la gestion des flux de travail.
 4- LES FACTEURS DU CHOIX D’UN BON CLASSEMENT :
Le choix d'un bon système de classement repose sur plusieurs facteurs
importants, tels que le temps d'accès, la sécurité et le coût. Voici une explication
détaillée de ces facteurs, avec un exemple explicatif :

o Le temps d'accès : Il est essentiel de minimiser le temps nécessaire pour

accéder aux informations classées. Pour cela, plusieurs mesures peuvent être
prises :
▪ Classement régulier : Les documents doivent être classés de manière régulière
et cohérente. Cela garantit que les nouveaux documents sont intégrés au
système de classement rapidement et efficacement.

▪ Recherche rapide : Un bon système de classement permet de localiser

rapidement les documents recherchés. Par exemple, si un document est
classé dans une catégorie clairement
 Exemple : Dans une entreprise, les factures fournisseurs sont classées par
ordre chronologique dans des dossiers mensuels étiquetés. Lorsqu'un
employé a besoin de retrouver une facture spécifique, il peut accéder
rapidement au dossier correspondant au mois pertinent ‫ ذات الصلة‬et localiser
la facture en question.

o La sécurité : Un système de classement efficace doit garantir la sécurité

des documents. Cela implique deux aspects importants :

✓ Présence des documents : Le système de classement doit s'assurer que

tous les documents sont présents et correctement classés. Cela évite
les pertes et les oublis de documents importants.
✓ Protection contre les dommages : Les documents doivent être stockés de manière à
éviter leur détérioration ‫تدهور‬, par exemple en utilisant des classeurs résistants à l'eau ou
des disques durs sécurisés pour les fichiers numériques.

Exemple : Dans un cabinet d'avocats, les dossiers clients sont conservés dans une armoire
ignifuge ‫ خزانة مقاومة للحريق‬verrouillée ‫مقفل‬. Cela garantit que les documents sont protégés
contre les incendies et les accès non autorisés ‫ دخول غير مسموح‬.

classeur DISQUE DUR SECURISE

armoire ignifuge
➢ Le coût : Le choix d'un système de classement doit prendre en compte le coût global,
en tenant compte à la fois des coûts de mise en place initiaux et des coûts de gestion
continue. Voici quelques aspects à considérer :
o Coût de classement : Il peut inclure le temps et les ressources nécessaires pour trier,
organiser et étiqueter les documents, ainsi que l'achat de fournitures de classement
appropriées.

o Coût de recherche : Un système de classement efficace réduit les coûts de recherche,

c'est-à-dire le temps et les efforts nécessaires pour retrouver un document spécifique.

Exemple : Une entreprise décide d'adopter un système de classement

numérique pour ses documents. Bien que cela nécessite un investissement
initial pour l'achat de logiciels de gestion documentaire et la formation du
personnel, cela permet de réduire considérablement les coûts de recherche à
long terme, car les documents peuvent être facilement recherchés et
récupérés grâce aux fonctionnalités de recherche avancées.
Pour choisir un système de classement efficace et rentable, il faut tenir compte de
quelques éléments clés :

❑ Nature des documents : Classez les documents en fonction de leur catégorie

spécifique, tels que contrats, rapports financiers, ressources humaines, etc.

❑ Volume des documents : Choisissez un système adapté au volume de documents à

classer, comme un système numérique pour gérer de grandes quantités de fichiers ou
des classeurs physiques pour un volume plus restreint.

❑ Fréquences et consultations ‫ وثيرة االستعمال‬: Organisez les documents en fonction de

leur fréquence de consultation, en plaçant les documents fréquemment utilisés à
portée de main et en archivant les documents moins consultés.

❑ Durée de conservation : Établissez des politiques de conservation appropriées et

organisez le classement en conséquence, en tenant compte des périodes légales de
conservation.
 5- QUAND CLASSER ?
❖À la réception : Lorsque vous recevez un document, qu'il s'agisse d'un courrier postal, d'un e-
mail ou d'un fichier numérique, prenez l'habitude de le classer immédiatement. Cela évite
de laisser s'accumuler des documents non triés et facilite la recherche future.

❖Après la création : Si vous créez des documents ou des fichiers, prenez le temps de les
classer dès leur création. Cela vous permet de les organiser dans le système de classement
approprié et vous évite de perdre du temps à les rechercher ultérieurement.

❖De manière régulière : Planifiez des moments réguliers pour traiter et classer les documents
accumulés. Cela peut être une fois par jour, par semaine ou par mois, en fonction du volume
de documents que vous gérez. Le classement régulier maintient votre système organisé et
facilite la recherche rapide d'informations.

❖Avant le partage ou la transmission : Avant de partager des documents avec d'autres

personnes ou de les transmettre à un service ou une organisation, assurez-vous de les
classer correctement. Cela garantit que les documents sont accessibles et identifiables pour
les parties concernées, réduisant ainsi les erreurs et les retards.