LES 10 ÉTAPES DE LA GESTION DE PROJET

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Éditeur Margau : Mise à jour le 06 Juin 2023

La gestion de projet rythme la vie de l’entreprise tout au long de son développement. Que ce soit
pour un client ou pour améliorer les processus internes, elle doit respecter certaines phases clés.
D’ailleurs, un projet repose sur quatre phases de conduite : le cadrage, la conception, la réalisation
et la clôture avec le suivi du projet. Durant ce cycle, vous mobilisez des ressources financières,
humaines, matérielles dans un temps défini selon un budget alloué.

Connaissez-vous les règles à suivre ? Comment éviter les pièges ? Découvrez les 10 étapes de la
gestion de projet pour garantir son succès.

Suivez le guide !

1. Définir les besoins du projet

Avant de rentrer tête baissée dans le projet, prenez le temps de définir vos besoins. Cette phase
d’avant-projet est cruciale pour le bon déroulement de la suite et le succès de la mission. Tout
d’abord, réalisez un audit de vos besoins et des raisons de ce projet. Est-ce un besoin interne ou
une demande externe à l’entreprise ? Durant cette analyse, vous passerez en revue les
performances de votre entreprise, les outils déjà utilisés, les ressources disponibles, les processus
mis en place, etc.

Avec cette première partie, vous esquissez d’ores et déjà les contours de la gestion de projet et
notamment la méthodologie à adopter.

2. Identifier les parties prenantes

Cette deuxième étape de la gestion de projet se focalise sur l’identification des ressources
humaines.
2.1 En interne
Composez une équipe de projet avec un chef de projet à sa tête. Cette équipe homogène regroupe
des individus aux compétences complémentaires pour couvrir tous les sujets. Vous disposez ainsi
de tous les moyens pour répondre à n’importe quelle sollicitation dans les meilleurs délais.

De plus, chaque membre possède un rôle précis. Cela permet :

 Placer chaque collaborateur aux bons endroits ;

 Coordonner l’avancée du projet ;

 Gérer la communication ;

 La production de livrables ;

 Savoir qui fait quoi et où.

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 2.2 En externe
Identifiez l’interlocuteur principal dans l’entreprise si la demande vient d’un client. Il sera la
personne à contacter en cas de problème et pour échanger sur l’avancement du projet. Le risque
d’une communication défaillante est grand. En effet, vous pouvez délivrer des informations au
mauvais destinataire et ralentir votre tâche. Pour aller plus loin, utilisez le même procédé avec vos
prestataires externes.

3. Fixer les objectifs

Comme pour tout projet dans une entreprise, définissez des objectifs avant de le lancer.
3.1 Les objectifs
Identifiez dans un premier temps les objectifs prioritaires et secondaires. Hiérarchisez-les selon le
degré d’urgence et d’importance pour la mission. Des objectifs pertinents vous facilitent le suivi
tout au long du processus. Pour vous aider, utilisez la matrice SMART :

 Spécifique : précise et déterminé ;

 Mesurable : avec des indicateurs de résultats ;

 Atteignable : les étapes à franchir ;

 Réaliste : des objectifs réalistes et atteignables ;

 Temporel : avec une date limite.

Consignez toute votre réflexion dans un document écrit à garder tout au long des étapes de la
gestion de projet. Faites-le bien valider par le client ou l’équipe de direction afin que tout le monde
possède la même vision.

D’ailleurs, ce document rentre dans la rédaction du cahier des charges. Ce dernier contient :

 Le besoin identifié dans la phase 1 ;

 Les objectifs ;

 Le budget alloué ;

 Les livrables escomptés avec les deadlines ;

 Le planning et la date de fin.

 Satisfaction client ;

 Budget consommé ;

 Chiffre d’affaires ;

 Taux d’utilisation des ressources.

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Chaque KPI diffère selon la vision et les attentes des parties prenantes. Ils vont vous aider à tirer
des conclusions de votre projet et évaluer son succès ou son échec de manière factuelle.

4. Identifier les risques du projet

Chaque projet comprend des menaces, car il vous est impossible de prévoir l’avenir avec certitude.
Cependant, vous possédez des chances de succès plus élevées si vous les abordez de front dès le
démarrage au lieu de faire l’autruche. Les experts identifient deux types de menaces :

 Les risques négatifs, appelés aussi menace pouvaient nuire aux objectifs du projet

 Les risques positifs ou opportunités qui peuvent profiter aux objectifs du projet.

Dans un premier temps, identifiez donc les tâches qui comportent le plus de risques pour votre
projet. Ensuite, ajoutez une deadline (date limite) plus importante ou un drapeau rouge, pour
mettre un point d’attention particulier. Certains aléas se prévoient facilement tels que les vacances
et d’autres un peu moins comme les absences inopportunes. Quelles conséquences ces
circonstances peuvent-elles avoir sur la tâche ?

Élaborez tous les scénarios comme dans un film catastrophe sans vous restreindre. Même si un
astéroïde ne risque pas de s’écraser sur la terre. Si cette situation arrive (un salarié absent pas le
cataclysme), vous connaissez déjà la solution aux problèmes.

5. Évaluer les coûts

À moins de posséder un budget illimité, des coûts sont à prévoir et à respecter lors de la gestion de
projet. Définissez donc un budget prévisionnel pour sa réalisation avec :

 Les prestataires externes ;

 Les coûts horaires des ressources humaines ;

 Déplacements et note de frais ;

 Matériel et logiciel nécessaires.

La liste est longue et variée à chaque étape de la gestion de projet. Pour vous aider, établissez un
budget réel au fur et à mesure de l’avancement de votre projet. Vous évitez ainsi la surprise lors du
bilan si l’enveloppe explose le plafond prévu sans avoir pu l’anticiper.

6. La méthodologie de gestion du projet

La gestion de projet repose sur différentes méthodologies. Tout d’abord, la méthode agile, elle
place le besoin du client au centre des priorités de manière collaborative. Elle offre une plus
grande flexibilité et une meilleure visibilité du projet. L’équipe est donc plus réactive et plus
impliquée. La méthode Scrum est la plus utilisée aujourd’hui.

Vous retrouvez également les méthodes plus traditionnelles avec ou chaque étape doit être
terminée pour passer à la suivante comme « une cascade. »

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La méthode Prince 2, quant à elle, s’axe sur l’organisation et le contrôle dans l’intégralité du projet.

La philosophie du lean management repose sur la recherche de performance grâce à l’amélioration

7. Choisir un outil de gestion de projet

Une fois la méthodologie sélectionnée, penchez-vous sur l’outil de gestion de projet collaboratif.
Excel reste un très bon moyen de communiquer à plusieurs, néanmoins il atteint plusieurs limites.
Un outil complet vous simplifie le management de vos projets. En effet, tous les outils de gestion
se centralisent dans un même endroit accessible par toutes les parties prenantes. L’information
circule en temps réel auprès de chaque individu. De plus, les données sont mises à jour
régulièrement.

8. La planification du projet

Dans cette étape de la gestion de projet, vous restez dans la phase de planification, mais de
manière plus concrète.
8.1 La liste des tâches
Listez toutes les tâches nécessaires pour le projet. N’en laissez aucune de côté, même si elle vous
semble logique ou pleine de bon sens. Ici pas de place à l’interprétation, au risque d’oublier une
tâche et de générer des malentendus. Posez-vous la question suivante : pour exécuter ces tâches,
de quoi ai-je besoin ? Ensuite, divisez chaque tâche en sous-tâches encore plus précises. Vous
obtenez ainsi de la visibilité sur tout le travail réel à exécuter, car vous anticipez chaque
mouvement.

De plus, une tâche paraît toujours moins difficile lorsqu’elle est découpée en petite partie. La
montagne semble moins longue à gravir, car vous obtenez uniquement des petites collines.

Par ailleurs, chaque tâche ne se vaut pas en termes d’importance, établissez donc lesquelles sont
prioritaires pour bien les ordonner.
8.2 Le diagramme de Gantt
L’incontournable diagramme de Gantt vous facilite la visualisation dans le temps de votre projet.
De plus, il attribue chaque responsable à une tâche en fonction des ressources disponibles. Grâce à
cet outil vous :

 Maîtrisez la dépendance entre les tâches ;

 Pilotez le projet d’un point de vue global ;

 Établissez des jalons ;

 Définissez des dates d’échéances et des durées ;

 Validez des tâches avant de passer aux suivantes ;

 Construisez un réseau PERT (programme Evolution and Review Technic).

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Avec le diagramme de Gantt, vous pouvez donc établir un rétroplanning encore plus précis grâce
aux différentes dates d’échéances. Par ailleurs, utilisez des logiciels comme Microsoft
Excel, Elegantt ou Gantter pour Google Drive.

Le petit coup de pouce

Suivez nos conseils pour apprendre à créer un diagramme de Gantt.

9. Réaliser le projet

Vous entrez (enfin) dans le vif du sujet après toutes ces étapes de planifications. Les équipes sont
maintenant sur les starting blocks et connaissent leurs rôles tout au long du processus. Cette partie
opérationnelle se déroulera avec fluidité si toute la préparation en amont est exécutée avec
sérieux. Le chef de projet, quant à lui, coordonne les différents corps de métiers et la production
des livrables intermédiaires. De plus, il analyse régulièrement les KPI (Indicateurs clés de
performance) et le suivi des tableaux de bord.

Cette phase se solde par la transmission du livrable final aux personnes concernées.

10 . La clôture du projet

À la fin du projet, rédigez un bilan de synthèse avec les KPI observés. Pour cela, organisez une
réunion en interne ou avec votre client pour exposer les points.

Pour l’entreprise, c’est également l’heure de faire le bilan des différentes étapes de la gestion de
projet. Est-ce que vous avez atteint l’objectif fixé ? Quelles ont été les difficultés rencontrées tout
au long de la mission ? Comment les avez-vous pilotées ? Respectez-vous le budget ? Si non,
pourquoi ? Le client est-il satisfait ?

Les réponses à toutes ces questions vous aideront pour le futur. Un projet s’étale souvent sur
plusieurs mois, c’est long et éreintant, alors c’est le moment de féliciter les équipes pour leur
implication.

Le petit coup de pouce

Pour vous aider dans cet étape, découvrez comment faire un bon feedback.

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11 . En résumé...

Les étapes de la gestion de projet n’ont maintenant plus aucun secret pour vous. Prenez bien le
temps de tout mettre en place dans les règles de l’art pour éviter certains écueils. Un projet se
construit également à plusieurs grâce à une bonne coordination de l’équipe.

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