RAPPORT DE FORMATION DU 07/02/2024 AU 19/02/2024
POSTE : CAISSE DE PLEROMA FINANCE S.A
Le 07 février 2024 marque mon arrivée à PLEROMA FINANCE S.A où j’ai
eu le privilège d’être présentée au personnel de l’agence de Ndokoti et d’accéder à son
fonctionnement.
I- DEROULEMENT DE LA FORMATION
Admise au sein de la micro finance PLEROMA où j’ai été recrutée au poste de
caissière dans le but d’assurer la charge dans la nouvelle et seconde agence de
PLEROMA BONABERI., mon rôle sera donc d’assurer les transactions financières de
ladite agence. J’ai alors pu apprendre les procédures de traitement des opérations de
caisse :
- L’ouverture de la caisse ;
- Les opérations de dépôt ;
- Les opérations de retrait par chèque et par bordereau de retrait ;
- Le traitement des pièces comptables de caisse ;
- La fermeture de la caisse ;
- Le change de monnaie du système ;
- Le transfert et la récupération des fonds.
1- Ouverture de la caisse
Elle s’effectue en deux étapes :
- L’ouverture de caisse manuelle : elle consiste au contrôle des espèces physiques
restées en caisse. Il s’agit de s’assurer que le montant physique et le billetage de la
veille sont restés les mêmes le jour suivant dans la caissette ;
- L’ouverture de caisse informatique : elle consiste à insérer dans le système le billetage
de la veille et à faire une vérification des valeurs laissées en caisse et d’ouvrir la caisse.
2- Opération de dépôt
Elle consiste à créditer le compte client du montant qu’il remet en espèce.
Avant d’effectuer l’opération en machine, la caissière doit s’assurer de la conformité
des éléments suivants : le billetage, le montant en chiffre et le montant en lettre, le
numéro de compte, l’intitulé de compte, etc. Ensuite de vérifier la véracité des billets
au détecteur de faux billets, procéder à l’encaissement informatique, et enfin remet le
reçu au client qui signe et prend la souche.
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3- Opération de retrait
Elle consiste à débiter le compte client du montant mentionné sur son bordereau
de retrait ou chèque. Avant d’effectuer tout retrait, la caissière doit procéder à la
vérification de la conformité du bordereau de retrait ou du chèque (carte nationale
d’identité ou équivalent du bénéficiaire, signature, endossements, le montant en chiffre
et en lettre, procuration au cas où le bénéficiaire n’est pas le propriétaire du compte,
etc.), et suite par l’enregistrement systématique et le décaissement des fonds.
Le bénéficiaire doit procéder à la confirmation de ces fonds devant la caissière,
signé son reçu de retrait et récupérer son reçu avant de quitter la caisse.
4- La gestion des pièces comptables de caisse
Il s’agit ici de débiter le compte charge de l’entreprise par le « non Customer »
utilisé de manière provisoire en attendant la régularisation de ce compte en charge
(compte de la classe 6).
La caissière doit se rassurer que la pièce comptable est remplie et signée par le
bénéficiaire puis validée par le Directeur Général et portant la mention « ok saisie »
pour signifier sa confirmation et sa saisie par la responsable des opérations avant de
procéder au traitement de l’opération de retrait dont le reçu devra être signé par la
caissière et le bénéficiaire. A chaque pièce comptable, on attribue un numéro ; celui-ci
sera par la suite enregistré dans un registre de pièces comptables de caisse.
Dès que la charge est effectuée, la caissière doit se rassurer que le jusficatif de
la charge est agrafé sur la pièce comptable.
5- La fermeture de la caisse
Elle s’effectue après avoir servi le dernier client de la journée et saisi toutes les
pièces comptables en machine. Il est donc interdit, en ce moment, à quiconque d’entrer
ou de sortir de l’agence sans avis du chef d’agence. Elle s’effectue par une fermeture
manuelle qui consiste à compter les espèces physiques en caisse, à faire le billetage du
jour sur la fiche de fermeture manuelle, de remplir le registre de caisse et enfin la
fermeture systématique qui consiste à introduire le billetage dans le système, le
vérifier, ensuite faire une vérification du solde en machine et enfin la fermeture
informatique de la caisse proprement dite.
Après la clôture de la journée, la caissière doit pointer toutes ses pièces de
caisse sur le journal de sa caisse pour se rassurer de l’exactitude de ses opérations.
6- Le change de monnaie du système
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C’est une opération de caisse qui consiste à échanger des grosses coupures de
monnaies en petites coupures pour un montant total égal reçu d’un client ou d’un tiers.
Ce changement de monnaie physique est directement suivi d’un changement de
monnaie informatique car ceux-ci doivent être équivalents.
7- Le transfert et la récupération des fonds
Lorsque le solde en caisse ne permet pas de satisfaire au besoin du client c’est-
à-dire d’effectuer un ou plusieurs retraits au cours d’une période de la journée, la
caissière est tenue d’informer au plus vite le chef d’agence pour un approvisionnement
en fond physique et numérique suffisant pour gérer les opérations de retrait en caisse.
Toutefois, la caissière devra approuver, confirmer, imprimer en machine cette
opération puis la signer et la faire signer par les autres concernés entre autre : la
caissière principale et le chef d’agence, remplir la fiche de transfert de fonds qui sera
aussi signée par les trois intervenants.
Cependant, lorsque le solde en caisse dépasse le plafond de fonds recommandé
par la direction générale soit 500 000 F CFA ; en ce moment, la caissière devra
informer rapidement le chef d’agence pour le décongestionnement de l’excèdent de
fonds. Celle-ci devra également approuver, confirmer, imprimer l’opération, puis
signer et faire signer par les mêmes concernés cités plus haut, tout en remplissant la
fiche de récupération de fonds visée par les mêmes intervenants pour le transfert au
coffre-fort.
Voilà ainsi présenter les différentes attributions d’une caissière à son poste au
sein de PLEROMA FINANCE, il sera donc question pour moi d’effectuer un travail
minutieux, rigoureux, organisé et rapide. A ceci s’ajouteront les opérations Mobile
money et Orange money qui font partie des opérations de caisse.
Cependant ma formation ne s’est pas juste limitée au traitement des opérations
de caisse, j’ai aussi pu acquérir une formation dans le traitement des opérations du
guichet qui consiste à l’accueil et orientation des clients ; ouverture et la fermeture des
comptes, le suivi du traitement des opérations de guichet. Dans l’attente de l’ouverture
définitive de notre agence, je poursuis ma formation à PLEROMA FINANCE S.A par
des descentes sur le terrain avec des collecteurs pour prospecter de nouveaux clients.
II- DIFFICULTES RENCONTREES ET SUGGESTIONS
1- Disfonctionnement du logiciel d’application Global Bank
Plusieurs fois nous avons été obligées d’interrompre notre travail et à fermer
totalement l’application Global Bank, puis à le redémarrer afin de continuer avec notre
exercice dû à la défaillance du logiciel d’application (Camtel), ceci entrainant une
lourde perte en temps, en énergie et un grand risque d’erreurs. Pour résoudre ce
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problème, nous suggérons l’utilisation d’un opérateur de télécommunication plus fiable
et efficace (mtn ou orange).
2- La gestion des excédents et/ou des manquants de caisse dans le système
informatique de gestion
Il peut arriver que le solde physique de clôture soit supérieur ou inférieur au
solde informatique de caisse, ce surplus ou ce déficit doivent normalement être
enregistré de manière automatique dans le système ce qui n’est pas le cas. Il sera donc
judicieux de faire la mise à jour du système afin de résoudre ce type de problème.
3- Le manquement dans le respect des procédures de caisses
Nous notons quelques manquements dans le respect des procédures de caisse,
entre autre : lors de l’arrêt de la journée comptable à PLEROMA FINANCE S.A, il a
été dit que nul n’a le droit, sauf sous autorisation du Chef d’Agence ou du PCA, d’entrer
ou de sortir de l’agence, ce qui n’est pas respecté. Il sera donc judicieux de prendre des
mesures nécessaires, de manière à faire respecter cette procédure par tous ou en publiant
une note de services à cet effet.
Ainsi ce termine mon rapport de formation. Je remercie le Président du Conseil
d’Administration Monsieur TCHEWE TANKO YVES MARTIAL, pour m’avoir
donné l’opportunité d’intégrer son entreprise ; Madame MPACKO Vanessa, Caissière
qui a assurée ma formation de caissière et présentement responsable des opérations et
tous les membres de l’administration de PLEROMA FINANCE S.A. Cette intégration
m’a permis de me familiariser avec les métiers de la banque, et d’acquérir des attitudes
et aptitudes professionnelles.
Stagiaire
TCHATCHOU Chantal
