UNIVERSITE D’ANTANANARIVO

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FACULTE DE DROIT, D’ECONOMIE,
DE GESTION, ET DE SOCIOLOGIE
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DEPARTEMENT GESTION
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Option : Audit et Contrôle

MEMOIRE DE MAITRISE EN GESTION

Présenté par : RANDRIAMAMPIANINA Herilalao

Sous l’encadrement de :

ENCADREUR PEDAGOGIQUE ENCADREUR PROFESSIONNEL

RAZAFIMBELO Florent Daniel CHAILLOT

Enseignant chercheur à l’université
d’Antananarivo Gérant de société

A.U : 2009/2010
Date de soutenance : 06 Décembre 2010
 AVANT PROPOS

A l’issue de l’étude universitaire de second cycle, en quatrième année de la filière

gestion de l’option ‘‘Audit et contrôle’’, chaque étudiant est amené à effectuer un stage au
sein d’une entreprise et d’en réaliser un mémoire de fin d’étude pour l’obtention du diplôme
de maîtrise.

Au terme de cette formation, l’étudiant met en pratique les acquis théoriques par le
biais de ce stage afin d’acquérir progressivement, le savoir-faire et le savoir-être après le
savoir octroyé durant les cours académiques.

C’est pour se conformer à cette exigence qu’après quatre années d’étude, nous nous
sommes rapprochée de la société Heidelberg Intergraph Madagascar qui nous a accordé un
stage au cours duquel le choix de notre thème s’est porté sur la ‘‘Mise en place d’audit interne
pour l’élaboration de manuel de procédure : cas de la société Heidelberg Intergraph
Madagascar’’.
 REMERCIEMENTS
Nous tenons à exprimer nos vifs remerciements à ceux qui ont apporté leur
contribution à la réalisation de ce mémoire, en particulier :

• Monsieur ANDRIATSIMAHAVANDY Abel, Professeur titulaire, Président de

l’université d’Antananarivo ;
• Monsieur RANOVONA ANDRIAMARO, Maître de conférences, Doyen de la
Faculté de droit, d’Economie, de Gestion et de Sociologie de l’université
d’Antananarivo ;
• Monsieur ANDRIAMASIMANANA Origène, Maître de conférences, Chef de
département Gestion ;
• Madame ANDRIANALY Saholiarimanana, Professeur, Enseignant chercheur,
Directeur du centre d’études et de recherche en gestion ;
• Monsieur RAZAFIMBELO Florent, Enseignant chercheur à l’Université
d’Antananarivo, Encadreur pédagogique ;
• Tous les Enseignants du département Gestion ;
• Monsieur Daniel CHAILLOT, Gérant de la société Heidelberg Intergraph
Madagascar, Encadreur professionnel ;
• Tous les Personnels de la société Heidelberg Intergraph Madagascar ;

A nos familles et proches, nous adressons notre plus profonde gratitude pour le soutien
qu’ils n’ont pas cessé de manifester tout au long de l’élaboration de ce mémoire.
 SOMMAIRE
LISTE DES ABREVIATIONS
LISTE DES SCHEMAS
INTRODUCTION
PARTIE I : PRESENTATION DE LA SOCIETE ET THEORIE
CHAPITRE I : PRESENTATION DE LA SOCIETE
SECTION 1 : Généralite et historique de l’entreprise
SECTION 2 : La structure et activite de l’entreprise
CHAPITRE II : THEORIE SUR L’AUDIT INTERNE ET LE MANUEL DE PROCEDURE
SECTION 1 : Notions des concepts
SECTION 2 : Mise en œuvre
Conclusion de la première partie
PARTIE II : ANALYSE ET DIAGNOSTIC DE LA SITUATION EXISTANTE
CHAPITRE I : ANALYSE DE CONTEXTE DE HEIDELBERG
SECTION 1 : Etat de l’audit
SECTION 2 : Existance de manuel de procedure
CHAPITRE II : DIAGNOSTIC DE LA DISPOSITION ACTUELLE
SECTION 1 : Fondement de la carence de l’audit interne et de non formalisation de procédure
SECTION 2 : Avantages d’introduction d’un audit interne et de manuel de procédure
Conclusion de la deuxième partie
PARTIE III : PROPOSITIONS ET RECOMMANDATIONS
CHAPITRE I : PROPOSITIONS
SECTION 1 : Instauration d’audit interne
SECTION 2 : Procédure de vente et stock
CHAPITRE II : RECOMMANDATIONS
SECTION 1 : Recommandations sur l’audit interne
SECTION 2 : Recommandations sur les procédures
Conclusion de la troisième partie
CONCLUSION
BIBLIOGRAPHIE
ANNEXES
 LISTE DES ABREVIATIONS

AICPA : American Institute of Certified Public Account

BC : Bon de Commande
BL : Bon de Livraison
BP : Bon à Payer
BRE : Bordereau de remise d’Effet
BVC : Bordereau de versement Chèque
CMUP : Coût Moyen Unitaire Pondéré
DCD : Diagramme de Circulation de Document
CAF : Cost, Assurance and Fret
CNCC : Compagnie Nationale des Commissariats aux Comptes (France)
COEC : Conseil de l’Ordre des Experts Comptables (France)
FA : Facture
FOB : Free On Board
FP : Facture Pro forma
HT : Hors Taxes
IAT : Institute Internal Auditor
IFACI : Institut Français de l’Audit et du Contrôle Interne
LC : Lettre de Crédit
NIF : Numéro d’Identification Fiscale
N° STAT : Numéro Statistique
PCG : Plan Comptable Général
PEPS : Premier Entré premier Sorti
RIB : Relevé d’Identité Bancaire
SARL : Société A Responsabilité Limitée
SCI : Système de Contrôle Interne
SMGI : Société Minière de la Grande Ile
TTC : Toutes Taxes Comprises
TVA : Taxes sur valeur Ajoutée
 LISTE DES TABLEAUX

Tableau n° 01 : Répartition des parts sociales .................................................................. - 5 -

Tableau n° 02 : Grille d’analyse des fonctions dans le cycle vente de Heidelberg ..... - 45 -
Tableau n° 03 : Questionnaire de contrôle interne du cycle vente ............................... - 46 -
Tableau n° 04 : Grille d’analyse des fonctions dans le cycle stock de Heidelberg ...... - 53 -
Tableau n° 05 : Questionnaire de contrôle interne du cycle stock................................ - 54 -
Tableau n° 06 : Feuille d’évaluation du cycle vente ....................................................... - 59 -
Tableau n° 07 : Feuille d’évaluation du cycle stock ....................................................... - 60 -
Tableau n° 08 : Modèle de cahier d’enregistrement de trésorerie ............................... - 79 -
Tableau n° 09 : Modèle d’échéancier .............................................................................. - 80 -
Tableau n° 10 : Modèle d’évaluation PEPS .................................................................... - 93 -
Tableau n° 11 : Modèle d’évaluation de Coût Moyen Unitaire Pondéré ..................... - 93 -
 LISTE DES SCHEMAS

Schéma n° 01 : Organigramme de “HEIDELBERG Intergraph MADAGASCAR’’ .. - 7 -

Schéma n° 02 : DCD du cycle de vente de Heidelberg ................................................... - 44 -
Schéma n° 03 : DCD du cycle stock de Heidelberg ........................................................ - 52 -
Schéma n° 04 : Modèle de lettre de change ..................................................................... - 73 -
Schéma n° 05 : Modèle d’écriture de vente..................................................................... - 82 -
Schéma n° 06 : Modèle d’écriture de règlement............................................................. - 83 -
Schema n° 07 : Cycle vente ............................................................................................... - 86 -
Schéma n° 08 : Modèle de fiche casier............................................................................. - 89 -
Schéma n° 09 : Cycle stock ............................................................................................... - 98 -
 -1-

INTRODUCTION

Une entreprise est une entité, une organisation réunissant des ressources humaines,
matérielles, intellectuelles, financières en vu d’atteindre ses objectifs qui est de produire des
biens ou services destinés à être vendus dans un marché quant à la réalisation des profits.

L’entreprise est évolutive et constamment en relation avec de nombreux partenaires

vers lesquels elle s’échange des biens, des services, des hommes, des informations…. Elle est
donc une organisation très complexe créée et animée par des hommes ouverts à son
environnement qui connaît de perpétuels changements.

Il n'est pas toujours facile de maîtriser les activités d'une entreprise : dans ces
conditions d'incertitude, le risque est omni présent. C'est pourquoi l'audit interne dont les rôles
consistent en la gestion des risques et le contrôle des activités de l’entreprise est
particulièrement important dans ce secteur. Le contrôle interne est un ensemble des sécurités
contribuant à la maitrise de l’entreprise. L’un des dispositifs de contrôle interne est le manuel
de procédure qui est un document de référence écrit, fournissant les instructions et indications
des opérations quotidiennes et donc qui apporte des solutions à des problèmes courants. A cet
effet, la question de départ est de savoir : “pourquoi mettre en place un audit interne et un
manuel de procédure au sein d’une société ?’’

Le défi pour toute entreprise est d’être efficace dans sa gestion, indiquée en terme de
performance (valeur ajoutée ou résultat spécifique) et l’audit interne participe à cette création
de valeur ajoutée pour l’entreprise. Et le manque ou l’inexistence de l’audit interne en sus
d’un manuel de procédure au sein de l’entreprise HEIDELBERG Intergraph
MADAGASCAR a influencé le choix du thème “MISE EN PLACE DE L’AUDIT INTERNE
POUR L’ELABORATION D’UN MANUEL DE PROCEDURE’’.

La réalisation de ce mémoire a nécessité la collecte de données et d’informations, ainsi

que des recherches bibliographiques et web graphiques, les bases théoriques acquises à
l’université, les entretiens avec les dirigeants et responsables de l’entreprise pendant la durée
du stage, et surtout les heures de travail accordées par nos deux encadreurs professionnel et
pédagogique.
 -2-

Le travail se divise en trois parties :

La première partie abordera la présentation de la société et les théories sur l’audit
interne et le manuel de procédure et elle comportera à cet égard deux chapitres distincts qui
exposeront la généralité, l’historique, la structure et l’activité de la société HEIDELBERG
Intergraph MADAGASCAR dans le premier chapitre. Le second chapitre traitera les notions
et la mise en œuvre des concepts clés sur l’audit interne et le manuel de procédure.
La deuxième partie sera consacrée au constat et examen des circonstances demeurant
à l’entreprise. Elle sera composée par deux chapitres. Le premier étudiera l’état de l’audit et
l’existence de manuel de procédure de ventes et stock au sein de l’entreprise. Le second
chapitre analysera la disposition actuelle et invoquera ainsi les avantages des implantations
d’audit et de procédures.
La troisième et dernière partie apportera les propositions et recommandations. Elle
sera partagée en deux chapitres à cet égard.
 PREMIERE PARTIE :
PRESENTATION DE LA SOCIETE
ET THEORIE
 -4-

CHAPITRE PREMIER : PRESENTATION DE LA SOCIETE

En premier lieu, la présentation de la société et la définition des concepts sur l’audit
interne et le manuel de procédure s’avère nécessaire pour mieux cerner l’étude. La structure et
l’organisation de l’entreprise se dessinent à travers le premier chapitre suivies de l’aperçu des
notions et concepts clés dans le second chapitre.

La société HEIDELBERG INTERGRAPH MADAGASCAR existe plus de deux

décennies, et a traversé tous les moments forts que le pays a subit, grâce à la motivation, et à
l’ambition du gérant et de son personnel.

SECTION 1 : GENERALITE ET HISTORIQUE DE L’ENTREPRISE

1.1 : GENERALITE
La société HEIDELBERG Intergraph Madagascar est une société à responsabilité
limitée qui s’est implantée à Antananarivo et se décrit comme suit :
Dénomination sociale : HEIDELBERG Intergraph MADAGASCAR
Adresse : Zone Lone II Ankeniheny Soavina Tanjombato
BP : 672 Antananarivo 101 Madagascar
Téléphone : (261-20) 22 467 95 / 468 95
Fax : (261-20) 22 468 96
E-mail : [email protected]
[email protected]
Site web : www.e-intergraph.com
Forme juridique : S.A.R.L.
Capital : 10.000.000 Ar
Rég Com : 2003B795
Numéro Statistique : 515 14 11 1990 010022
Numéro d’Identification Fiscal : 105004729

Heidelberg est une Société à Responsabilité Limitée au capital de 10.000.000 Ariary,

divisé en 500 parts sociales de 20.000 Ariary chacune. Elle est partagée entre deux associés
qui sont : Monsieur Daniel CHAILLOT et la société Heidelberg Océan Indien sise à Maurice.
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La répartition des parts entre les associés se résume dans le tableau suivant :

Tableau n° 01 : Répartition des parts sociales

Propriétaires Parts
Monsieur Daniel CHAILLOT 375

Société HEIDELBERG OCEAN INDIEN 125

TOTAL 500
Source : Direction de la société, 2010

1.2 : HISTORIQUE
Créée vers septembre 1990 sous la dénomination “INTERGRAPH
MADAGASCAR’’, la société est une SARL avec un capital de 5.000.000 Fmg soit 1.000.000
Ariary et située dans l’enceinte du bâtiment de SMGI à Ankorondrano.

Les deux actionnaires fondateurs de la société sont de nationalité Française : Monsieur

“Daniel CHAILLOT’’ et Monsieur “Jean Paul SERRE’’, qui sont donc copropriétaires de la
société. Le premier étant propriétaire de “ INTREGRAPH La réunion et Maurice ’’ voulait
s’investir à Madagascar du temps où le marché de matériels et fournitures d’imprimerie prend
son élan ; et l’autre un résident à la tête de quelques sociétés à Madagascar. Opportuns, où le
besoin en papier s’affluait beaucoup dans l’île avec un nombre restreint de concurrents,
d’autant plus que c’est le premier support pour tous travaux d’imprimerie qui était le secteur
innovant de ce temps, ils décidèrent donc de créer “Intergraph Madagascar’’.

En 1993, la société endurait son premier changement. Saisissant l’occasion de la

création de nouvelle zone industrielle implantée à Tanjombato, elle s’est instaurée au
“Module G Château d’Eau Forrello Tanjombato’’.

Vers 1995, la création du département technique s’est implantée dans la société pour
mieux soutenir la maintenance des machines afin de mieux garantir ainsi leur service après
vente. Car antérieurement, la société faisait appel à des techniciens de l’extérieur notamment
de La Réunion pour fournir les divers entretiens et maintenances des machines.
 -6-

En 1998, la société a pris l’appellation de “ HEIDELBERG Intergraph

MADAGASCAR ’’ suite à la demande du fournisseur de matériels d’imprimerie qui n’est
rien d’autre que “ HEIDELBERG ’’ situé en Allemagne pour être le représentant exclusif de
la marque à Madagascar. Le nom “ Intergraph’’ a été maintenue pour son renom et notoriété
auprès de la clientèle et des habitués de la société.

En 2003, l’actionnaire Monsieur “Jean Paul SERRE’’, l’un des fondateurs, a cédé sa
part à Monsieur “Daniel CHAILLOT’’ qui devient seul gérant de la société à Madagascar.

En 2004, conformément à la nouvelle législation malgache qui stipule que pour toute
société à responsabilité limitée à Madagascar, le capital minimum est de 10.000.000 Ar, la
société se voit donc dans l’obligation de ramener son capital à cette somme.

Depuis 2007, l’entreprise a adopté le régime d’exercice clôturée le 30 juin (année

chevauchée) de chaque année, soit du 01 juillet N jusqu’au 30 juin N+1, suite au jugement
judicieux du gérant.

A la fin de 2008, l’entreprise a décidé d’aménager dans la Zone Lone, plus

précisément à la Zone Lone II Soavina Ankeniheny Tanjombato, pour un espace beaucoup
plus vaste étant donné le volume du stock énorme que possède l’entreprise.

SECTION 2 : STRUCTURE ET ACTIVITES DE L’ENTREPRISE

L’aspect historique de l’entreprise démontre son évolution depuis sa création et la
seconde section étalera sa structure et son activité qui relatera son organigramme et la
répartition de ses ressources, de ses produits, de ses clients, de ses fournisseurs et de ses
concurrents.

2.1 : STRUCTURE

Le terme structure désigne l’organisation générale de l’entreprise, représentée

schématiquement par l’organigramme. La structure de Heidelberg comporte quatre
départements à savoir le département commercial, technique, administration et finance-
comptabilité. Ces départements sont encadrés par le directeur général.
 -7-

2.1.1 : Organigramme
L’organisation interne de la société est représentée par sa structure qui se
définit comme la mise en place des
de différentes fonctions retenues pour être exercées au
sein de la société ainsi que les liaisons entre ces fonctions.
fonctions

L’organigramme actuel de la société se présente comme-suit

it :
Schéma n° 01
0 : Organigramme de “HEIDELBERG
HEIDELBERG Intergraph
MADAGASCAR’’

Directeur
Général

Responsable
Responsable Responsable Responsable
Finance et
Commercial Technique Administratif
comptabilité

Assistant Personnel Assistant

Techniciens Import Magasinier
Commercial d'entretien comptable

Source : Direction de l’entreprise,

l’entreprise 2010

L’organigramme de l’entreprise est composé d’une

d’un Direction Générale
Général et de quatre
départements, à savoir :

le Département Commercial ;

le Département Technique ;

le Département Administration ;

Et le Département Finance et Comptabilité.

Etant le gérant de la société, le Directeur Général, prend toutes les décisions

fonctionnelles concernant l’entreprise et détermine par ailleurs, les objectifs généraux de
l’entreprise et veille à ce qu’ils soient
soie atteints. Il élabore également la politique et les
stratégies globales de l’entreprise. En tant que tel il est le seul signataire pour le compte de la
société.
 -8-

Le Département Commercial attribue deux commerciaux, qui sont les premiers

responsables des ventes des produits de la société et qui s’occupent :

des prospections, des négociations et des transactions commerciales ;

de la gestion des portefeuilles des clients sur les études des risques clientèles,
encaissement et recouvrement des ventes.
Les commerciaux sont secondés par une assistante « Assistante commerciale » qui se
consacre à l’accueil des clients et à la facturation.

Le Département Technique, assuré par un responsable et des techniciens, est dédié à :

la réparation et maintenance des machines et pièces détachées;

la réparation et maintenance des matériels informatiques ;

la vente de machines due à la maitrise de ses spécificités techniques ;

et aussi donner des propositions, conseils pour l’emploi des machines auprès des
consommateurs.
Ce département est mis à la disposition des services après vente des machines et pièces
détachées vendues par la société. Les techniciens sont affectés aux interventions sur terrain
effectuées chez les clients.

Le Département Administratif voué à :

la gestion des personnels depuis l’acquisition, passé par la rémunération jusqu’à la
socialisation des ressources humaines de la société ;

la relation avec l’Administration de l’Etat comme les ministères et autres
établissements publics ;

la gestion d’approvisionnement surtout concernant les imports qui constituent la
majeur partie du Service Approvisionnement;
Le département est composé par un Responsable, une personne assignée pour le service
import à fin d’une meilleure gérance et son suivi, des magasiniers qui garantissent l’état des
stocks, des chauffeurs qui assurent la livraison des marchandises, un manutentionnaire, un
coursier et un technicien de surface.

Le Département Finance et Comptabilité assure :

la gestion de la trésorerie de l’entreprise du point de vue décaissement pour
paiement des différents fournisseurs et encaissement pour dégager la situation
bancaire de l’entreprise (elle travaille avec quatre banques locales) ;
 -9-

la tenue de la comptabilité de la société comme le suivi des états impayés des

fournisseurs et leurs règlements.
Le département est constitué d’un responsable qui est secondé par une assistante Comptable
qui assume la saisie des opérations, les rapprochements bancaire et caisse, et les différents
classements des pièces comptables.

2.1.2 : Répartition des ressources humaines

A sa création, l’entreprise n’employait que cinq personnes, de par la simplicité de sa
structure à cette époque, de la polyvalence des employés et l’activité de l’entreprise étant
limitée comme simple revente. C’est depuis 1995 que l’entreprise a adopté et développé sa
technique de vente, améliorant ainsi son approche client en intégrant un service après vente
pour le cas des machines. A cet effet, le recrutement de techniciens s’avère nécessaire pour la
création d’un nouveau département “ Technique ’’. Maintenant, l’effectif du personnel est au
nombre de vingt et un.
La répartition s’effectue à partir du profil pour chaque poste et qui est établi par la
tenue de fiche pour chaque agent en fonction de ses compétences et de ses expériences. La
société offre aussi des avantages à ses employés. Mentionnant à titre d’exemples l’affiliation à
la “CNaPS et OSTIE’’, l’octroi d’indemnités de déplacement, l’équipement d’ordinateur
connecté à l’internet dans tous les bureaux, le paiement du 13émé mois, et les cadeaux de noël.

2.2 : ACTIVITE
Selon son statut, la société a pour objet la commercialisation de fournitures, produits,
matériels et pièces détachées d’imprimerie, et tous travaux connexes comme le service après
vente (livraison et maintenance). A noter que la société est le représentant exclusif de la
marque “HEIDELBERG’’ et “ POLAR’’ à Madagascar.

2.2.1 : Les produits

Les marchandises vendues par la société sont essentiellement constituées par les
accessoires nécessaires à l’imprimerie, à savoir : les fournitures, produits, matériels et pièces
détachées d’imprimerie.
 - 10 -

Les fournitures sont les encres, les papiers, les films, les plaques, et les blanchets.
Encres : Il existe deux grandes sortes d’encres qui sont l’encre primaire et l’encre
pantone.
Une encre primaire ne peut être mélangée avec d’autre couleur. Et on distingue quatre
différentes couleurs d’encre primaire : le noir, le jaune, le rouge ou magenta, et le bleu ou
cyan.
Par contre l’encre pantone peut être mélangée avec d’autre couleur pour obtenir des variances.
Telles que : le blanc, le rouge, le marron, le noir, le violet, l’orange, le jaune, le bleu.
Les papiers peuvent être de différentes sortes:
On distingue le papier mat, le papier offset, le papier journal, le papier satin, le papier calque,
le papier couché, le papier brillant, et le papier couché brillant.
Films et plaques dépendent du type de machine d’imprimerie

Les produits d’imprimerie sont formés par les rouleaux, eau de mouillage, huile,
alcool, colles, laque ou gomme ou résine, révélateurs, fixateurs,…

Les matériels et pièces détachées sont les équipements nécessaires à l’imprimerie

comme les diverses machines. Certaines sont des occasions rénovées et garanties pour un an
en rapport avec le pouvoir d’achat des malgaches. Dans le processus d’imprimerie, on
distingue trois phases :
o la prépresse ou encore appelé “Photoshop’’
o la presse ou l’impression
o la post-presse

A cette occasion, les machines diffèrent selon les phases dans le processus.
Les machines utilisées durant la période de “Prépresse’’ sont les flasheuses qui
servent au traitement des images sur l’ordinateur et d’en titrer ses images. Après, les
développeuses pour développer les films, et les isolateurs pour transposer les films sur les
plaques qui sont prêtes à être posées sur les machines d’imprimerie.
Les machines d’imprimerie sont diverses selon sa modernité. A remarquer que les
“Platines“ sont les premières que l’inventeur “Gutenberg’’ avait créée et qui sont des
machines à caractère typographique. De nos jours les “Offset’’ sont plutôt modernisés avec
l’emploi des plaques. Mais la technologie ne cesse d’avancer pour devancer ces machines.
Les “Offset’’ sont les machines produites par “HEIDELBERG’’.
 - 11 -

Les machines “ Post-presse’’ sont désignées pour le traitement après l’impression qui
peuvent être multipliées selon le produit qu’on veut obtenir comme les cartes, ou les
journaux, ou encore les calendriers, ou également les livres, etc.…Les “Massicot’’ pour le
découpage en chaîne, les piqueuses pour agrafer, les plastifications pour plastifier, les
vibrateurs pour aligner. Les “Massicot“ sont les machines que produit “POLAR’’.

2.2.2 : Les fournisseurs

Les fournisseurs des marchandises sont généralement des étrangers et varient selon le
type de marchandises. Pour les papiers : les “Papier de Mascareignes’’, “Deluxe’’, “Stitcher’’,
“Graphicontact’’, “Radior France’’ ; pour les encres : “MicroInks’’, “Policrom’’, “Sun
Chemical’’. Pour les produits : “Sun Chemical’’, “Agfa’’, “Vital Solution’’.Tandis que pour
les matériels, “Heidelberg Druckmachinery’’ et “POLAR’’ sont les premiers fournisseurs.
Et la plupart des fournisseurs de service sont locaux : “Ftl’’, “Dhl’’, “Sdv’’ pour les
transits ; “Blueline’’ pour la connexion internet ; “Telma’’, “Orange’’ pour la
communication ; “Assurance Union’’ pour l’assurance et “Salone’’ pour l’immobilier, pour
l’eau et l’électricité.

2.2.3 : Les clients

Les clients sont principalement des imprimeurs comme : “Graphoprint’’, “Msm’’,
“Newprint’’, “Imprimerie Catholique’’, “Imprimerie Luthérienne’’, “Imprimerie Adventiste’’,
“Imprimerie de Madagascar’’, “Niag’’, “Ecoprim’’, “Print Précision’’, “Ediprinter’’….
Presque toutes les imprimeries existant à Madagascar sont présent à titre de clients de la
société même l’“Imprimerie Nationale’’ et “Cnapmad’’. De plus, des maisons d’édition,
notamment “Midi Madagascar’’, “Vidy Varotra’’ entrent aussi parmi la clientèle, sans parler
d’“Afoma’’, de “Cnaps’’, de “Ftm’’, d’“Homeopharma’’. Néanmoins les divers et petits
consommateurs peuvent se procurer de leurs besoins dans la société. La majorité d’entre eux
est concentrée à Antananarivo, quoique qu’on peut aussi en citer dans d’autres régions (région
Boeny : Majunga, région Antsinanana : Tamatave, région Haute Matsiatra : Fianarantsoa).
Pour satisfaire ses fidèles clients, l’entreprise leur offre deux modes de paiement soit cash
c’est à dire au comptant, soit à crédit en fonction de leur crédibilité, de leur taille et de leur
situation financière.
 - 12 -

2.2.4 : La concurrence
La société connait quelques concurrents dans le secteur. A invoquer “Sipromad’’,
“Sodim’’, “Idl’’, “Saukari’’,… Cependant, sa capacité à satisfaire ses clients en étant à
l’écoute de leurs besoins, l’adoption d’une stratégie de maintien des clients comme l’octroi de
crédits et bien d’autres, et l’existence du service après vente qui améliore et garantie l’atteinte
des satisfactions et exigences de sa clientèle sont des atouts pour la force de l’entreprise.

2.2.5 : La relation bancaire

La société a ouvert ses comptes auprès de quatre banques nationales qui sont : BNI
CA ; BFV SG ; BMOI ; MCB. Ces diverses banques sont surtout utilisées à des fins de
gestion et emploi de lignes bancaires qu’elles offrent comme les crédits ou les emprunts
(bail). Et, les salaires du personnel sont aussi réglés par virement bancaire.
 - 13 -

CHAPITRE II : THEORIE SUR L’AUDIT INTERNE ET LE MANUEL DE

PROCEDURE
L’aspect des divers concepts sur l’audit interne et le manuel de procédure est un atout
majeur pour mieux appréhender l’étude. Il étale le pourquoi et sa mise en œuvre.

SECTION 1 : NOTIONS DES CONCEPTS

Les concepts retenus dans l’étude sont l’audit interne, le management des risques, le
contrôle interne et le manuel de procédure. Les indications de ses historiques, définitions,
objectifs, spécificités et composants admettent l’utilité et le fonctionnement de chaque
concept.

1.1 : L’AUDIT INTERNE

1.1.1 : Historique
L’Audit, anglicisme que l’on peut remplacer par contrôle ou vérification ou également
expertise, etc., étymologiquement vient du latin “Audire’’ qui signifie littéralement
“écouter’’ ou encore “entendre’’.

A l’origine l’auditeur était envoyé par les suzerains auprès des vaisseaux pour
enquêter sur les problèmes financiers. Il écoutait les explications fournies et les rapportait à
son maître.

Les Romains employaient ce terme “Audit’’ pour désigner un contrôle au nom de

l’empereur sur la gestion des provinces.

Il fut introduit par les Anglo-Saxons au début du 13e siècle pour la gestion. Le premier
cabinet d’audit fut fondé au 14e siècle à Londres.

Le concept est donc très ancien et la première forme d’audit est celle de l’audit
comptable et financier ou bien le commissariat aux comptes. Le développement des pratiques
de contrôle des comptes a accompagné l’évolution générale des structures économiques et des
grandes organisations administratives et commerciales qui à partir du 19e siècle se sont
accrues de manière systématique avec l’émergence de l’entreprise moderne. Et c’est à cette
époque que remonte l’apparition progressive de l’audit sous la forme actuelle.

L’audit comptable et financier a connu une évolution au niveau méthodologique. Au

début, l’auditeur faisait un pointage de toutes les écritures passées au niveau du journal.
 - 14 -

Toutefois, le problème d’exhaustivité se posait, d’où le passage à l’approche par les

systèmes. Celle-ci consistait à évaluer les systèmes de contrôle interne avec l’idée que tout
dysfonctionnement à ce niveau engendrerait un mauvais enregistrement comptable et par
conséquent une mauvaise qualité des comptes.

Dans le souci de réduire le coût de mission, les auditeurs se devaient de trouver une
approche qui concilie entre maximisation de l’assurance et coût faible des missions. Ce
double défi a pu être atteint avec l’approche par les risques qui décompose la mission d’audit
comptable et financier en trois phases principales : Phase de prise de connaissance, Phase
d’évaluation du contrôle interne, et Phase d’examen des comptes.

Dans ce souci de minimisation du coût, les entreprises ont pensé à former des
comptables salariés pour prendre en charge une grande partie des tâches effectuées par les
commissaires aux comptes. Ainsi, ces derniers passent moins de temps à auditer générant
moins d’honoraires.

Le rôle qu’a joué ce comptable salarié ou bien cet auditeur interne au niveau de la
fonction comptable et financière a été apprécié, ce qui a poussé l’entreprise à faire appel à ces
services au niveau de toutes les autres fonctions, d’où l’apparition de l’audit interne au vrai
sens du terme.

Il faut noter que la différence entre l’audit comptable financier et l’audit interne se
manifeste dans le fait que pour le premier l’évaluation du contrôle interne est un moyen pour
cadrer l’étendu de ses investigations tandis que pour le deuxième, c’est une fin en soi.

Au niveau historique, l’audit interne se justifie par le souci de minimiser le coût des
missions du commissariat aux comptes, notamment au niveau des grandes entreprises.

1.1.2 : Définitions
1
Proposée par R. OBERT “généralement, les définitions de l'audit données par les
auteurs convergent vers une mission d'opinion :
- Confiée à un professionnel « indépendant » (audit interne ou externe) ;
- Utilisant une méthodologie spécifique ;
- et justifiant un niveau de diligence acceptable par rapport à des normes ’’.

1
R. OBERT dans “synthèse droit et comptabilité ’’ édition Dunod, 1998
 - 15 -

Wilkipedia2 énonce que “ L'Audit est une activité de contrôle et de conseil qui
consiste en une expertise par un agent compétent et impartial et un jugement sur
l'organisation, la procédure, ou une opération quelconque de l'entité ’’.

L'audit interne est régi par les Normes professionnelles de l’audit interne publiées par
l’“Institute of Internal Auditors’’ (IIA)3.
Celle-ci définit l’audit interne comme “ une activité indépendante et objective qui
donne à une organisation une assurance sur le degré de maîtrise de ses opérations, lui apporte
ses conseils pour les améliorer, et contribue à créer de la valeur ajoutée. Il aide cette
organisation à atteindre ses objectifs en évaluant, par une approche systématique et
méthodique, ses processus de management des risques, de contrôle, et de gouvernement
d'entreprise, et en faisant des propositions pour renforcer leur efficacité ’’.

L’ISO / 19011 : 20014 détermine l’audit interne comme un “processus systématique,

indépendant et documenté permettant d'obtenir des preuves et de les évaluer de manière
objective pour déterminer dans quelle mesure les critères d'audit sont satisfaits ’’.

Selon “qualité online“, l’audit interne est “un examen méthodique et indépendant en
vue de déterminer si les activités et résultats relatifs à la qualité satisfont aux dispositions
préétablies et si ces dispositions sont mises en œuvre de façon effectives et sont aptes à
atteindre les objectifs’’.

1.1.3 : Les spécificités de l'Audit Interne

L’audit interne met en évidence ses spécificités qui sont :
- la notion d'indépendance : bien que pratiquée en entreprise, par des salariés de celle-
ci, il est attendu de ces derniers une conduite, une moralité, un professionnalisme, une éthique
à toute épreuve. C'est la raison pour laquelle certaines entreprises font signer aux auditeurs
internes un code de déontologie pour les astreindre au respect des valeurs sus citées. Par
ailleurs, l'entreprise peut (voire doit) diffuser une charte d'audit signée par la plus haute
autorité de l'entreprise afin de définir et faciliter les interventions des auditeurs internes;

2
wilkipedia est une encyclopédie libre
3
Traduction de la définition internationale adoptée par l'IIA ou Institute of Internal Auditors’’ le 29
juin 1999 et approuvée le 21 mars par le Conseil d'Administration de l'IFACI, dans le site de l’IIA.
4
Normes iso, dans le site des normes ISO
 - 16 -

- la notion d'assurance : la pratique de l'audit interne ne permet pas de garantir à elle

seule la maîtrise des opérations par l'entreprise, en raison notamment des techniques qui sont
mises en œuvre dans le cadre des missions d'audit interne (l'échantillonnage par exemple).

- la notion de conseil et de création de valeur ajoutée : l'audit interne porte un regard

neutre sur les activités déroulées et constitue une forte proposition pour le management
opérationnel de l'entreprise. Il participe ainsi à une meilleure maîtrise des activités par les
opérationnels et par conséquent à la création de valeur par l'entreprise.

- l'évaluation du dispositif mis en place par l'entreprise pour atteindre ses objectifs par
une approche systématique et méthodique : une méthodologie rigoureuse est mise en œuvre
afin de s'assurer que les objectifs de l'entreprise peuvent être atteints par le management et
l'ensemble du personnel de l'entreprise.

1.1.4 : Les objectifs de l’Audit Interne

Il s'agit notamment pour le professionnel d'évaluer la qualité du dispositif de contrôle
interne.
Les objectifs de l’Audit sont de:
- S’assurer la protection des actifs et le respect des directives de l’organisation ;
- Evaluer le système et procédure de contrôle interne et ainsi de déterminer la
conformité ou la non conformité des éléments du système de contrôle interne aux exigences
prescrites que de déterminer l'efficacité du système de contrôle interne mis en œuvre ;
- Donner à l'audité l'occasion d'améliorer son système de contrôle interne et de le
réviser ;
- Satisfaire aux exigences réglementaires ;
- Permettre l'enregistrement du système de contrôle interne de l'organisme audité.

L'audit interne doit évaluer la pertinence et l'efficacité du dispositif de contrôle choisi

pour faire face aux risques relatifs au gouvernement d'entreprise, aux opérations et systèmes
d'information de l'organisation. Cette évaluation doit porter sur les aspects suivants :
• la fiabilité et l'intégrité des informations financières et opérationnelles ;
• l'efficacité et l'efficience des opérations ;
• la protection des actifs ;
• le respect des lois, règlements et contrats.
 - 17 -

Aujourd'hui, nous devons mesurer l'efficacité (atteinte des objectifs) voir l'efficience
atteinte des objectifs et consommation minimum de ressources).
* Efficience = rapport Ressources / Efficacité

1.2 : LE MANAGEMENT DES RISQUES

1.2.1 : Définition
D’après l’IFACI5 le management de risque est un processus visant à identifier,
évaluer, gérer et piloter les événements éventuels et les situations pour fournir une assurance
raisonnable quant à la réalisation des objectifs de l’organisation.

L’Institut Français de l’Audit et du Contrôle Interne définie aussi le risque comme

étant “la possibilité que se produise un événement qui aura un impact sur la réalisation des
objectifs. Le risque se mesure en termes de conséquences et de probabilité’’.

En effet les dirigeants doivent mettre en place des dispositifs face à un risque.

Le processus d’évaluation de risque c’est le recensement et l'analyse des risques

internes et externes susceptibles d'affecter la réalisation des objectifs du Groupe qui sont de la
responsabilité du Comité exécutif, assisté à cet effet du Comité risques, des fonctions de
contrôle interne et de contrôle de gestion et de l'audit interne. Cette démarche s'inscrit dans le
cadre d'un processus continu au sein des entités et branches concernées.

1.2.2 : Typologie de risques

Plusieurs types de risques sont généralement classés selon leur origine, leur
activité, leur nature et leur niveau.

 Classification selon l'origine

Les risques selon leur origine peuvent être regroupés en deux catégories :

> Le risque interne : c'est le risque résultant de l'organisation et du fonctionnement

de l'entreprise ; ses facteurs sont en grande partie maîtrisables.

> Le risque externe : c'est le risque indépendant de l'organisation et du

fonctionnement de l'entreprise et ses facteurs sont difficilement maîtrisables.

5
IFACI ou Institut Français de l’Audit et du Contrôle Interne, dans le site de l’IFACI.
 - 18 -

 Classification selon l’activité

Selon l'activité, on distingue le risque économique et financier, le risque social, le
risque environnemental, le risque opérationnel.

> Le risque économique et financier : il englobe les risques qui menacent les flux
liés au titre financier et qui relèvent du monde économique ou réel (risques
politiques, naturels, d'inflation et d'escroquerie...).

> Le risque social : c'est l'ensemble des facteurs internes ou externes à l'entreprise
d'origine humaine, sociale, économique, législative, politique, liés à la
communication de l'entreprise ou des médias susceptibles d'affecter temporairement,
durablement, voire définitivement le fonctionnement de l'entreprise concernée.

> Le risque environnemental : c'est l'ensemble des facteurs internes et externes liés à
l'environnement dans lequel fonctionne l'entreprise et susceptibles d'empêcher
l'atteinte de ses objectifs.

> Le risque opérationnel : c'est le risque de pertes qui proviennent des erreurs du
personnel au sens large, des systèmes ou processus, ou des évènements externes.

 Classification selon la nature

Il existe quatre types de risques selon la nature :

> Le risque inhérent : Pour OBERT, c'est le risque qu'une erreur significative se
produise compte tenu des particularités de l'entreprise révisée, de ses activités, de
son environnement, de la nature des comptes et de ses opérations. Le risque inhérent
d'une entreprise correspond dans son ensemble à la probabilité selon laquelle ses
résultats se développent de manière imprévisible. C'est le risque lié au secteur
d'activité de l'entreprise ; ce risque ne dépend pas du dispositif de contrôle mis en
place par l'entreprise.

> Le risque de non contrôle : Pour OBERT, c'est le risque que le système de contrôle
interne de l'entreprise ne prévienne pas ou ne détecte pas de telles erreurs. C'est le
risque lié aux insuffisances du dispositif de contrôle mis en place au sein d'une
entreprise.
 - 19 -

> Le risque de non détection : C'est le risque résiduel après le passage de l'audit
interne. Ce risque est dû soit à une mauvaise interprétation des conclusions d'une
mission d'audit, soit à une insuffisance d'investigation lors des travaux d'audit.

> Le risque résiduel : C'est le risque qui subsiste après l'application des politiques de
maîtrise des risques.

 Classification selon le niveau

Selon le niveau du risque, on distingue trois types de risques :

> Le risque potentiel : C'est un risque commun à toutes entreprises qui est
susceptible de se produire si aucun contrôle n'est exercé pour l'empêcher ou le
détecter et corriger les erreurs qui pourraient en résulter. Ce risque est identifié à
partir des guides professionnels et de l'expérience de l'auditeur.

> Le risque matériel : C'est un risque qui s'est déjà matérialisé dans l'entreprise et
son impact doit être évalué afin de définir une politique efficace pour sa maîtrise.

> Le risque possible : C'est le risque potentiel contre lequel une entreprise donnée ne
s'est pas dotée de moyens pour le limiter ou le détecter et le corriger. Ce risque est
identifié à toutes les étapes de la mission par les diligences mises en oeuvre par
l'auditeur.

1.3 : LE CONTROLE INTERNE

1.3.1 : Définitions
Selon la Compagnie Nationale des Commissaires aux Comptes6,“ le contrôle
Interne est constitué par l’ensemble de mesures de contrôle comptable et autres que la
direction définie, applique et surveille sous sa responsabilité afin d’assurer : la protection du
patrimoine, la régularité et la sincérité des enregistrements comptables et des comptes annuels
qui en résultent, la conduite ordonnée et efficace des opérations des entreprises, la conformité
des décisions avec la politique de la direction’’.

6
Compagnie Nationale des Commissaires aux Comptes (CNCC France), selon les cours
théoriques dispensés à l’université d’Antananarivo
 - 20 -

D’après AICPA7, américain, “ le Contrôle Interne est formé de plan d’organisation et

de toutes les méthodes et procédures adoptées à l’intérieur de l’entreprise pour la protection
de ses actifs, pour le contrôle de la précision et du degré de confiance de ses documents
comptables pour promouvoir l’efficacité des opérations et pour que soient suivies les
politiques prescrites par la direction’’.

Selon le Conseil de l'Ordre des Experts Comptables (C.O.E.C) des Autorité des
Marchés Financiers, le dispositif de contrôle interne8 :
“ Le contrôle interne est l'ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de
l'entreprise. Il a pour but d'un côté, d'assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la
qualité de l'information, et de l'autre l'application des instructions de la direction et de
favoriser l'amélioration des performances. Il se manifeste par l'organisation, les méthodes et
les procédures de chacune des activités de l'entreprise pour maintenir la pérennité de celle-
ci’’.

1.3.2 : Les objectifs du Contrôle Interne

L’Institute Internal Auditors formule que : “ Les objectifs principaux du système de
contrôle interne sont d’assurer :
- La fiabilité et l’exhaustivité de l’information ;
- Le respect des politiques, plans, procédures, lois et règlements ;
- La sauvegarde des biens ;
- L’utilisation économique et efficace des ressources ;
- La réalisation des objectifs et des buts attribués à une activité ou programme’’.

Le contrôle interne est donc un ensemble de moyens, de comportements, de

procédures et d'actions, adaptés aux caractéristiques propres à chaque société. Il vise à
protéger la conformité aux lois et règlements, l'application des instructions et des orientations
fixées par la Direction Générale, le bon fonctionnement des processus internes de la société
notamment ceux concourant à la sauvegarde de ses actifs, la fiabilité des informations
financières.

7
AICPA ou American Institute of Certified Public Account ,selon cours théoriques dispenses à
l’université d’Antanananrivo.
8
Cadre de référence, donnée en 1977 par Le C.O.E.C, page 3.
 - 21 -

1.3.3 : Les composants du Contrôle Interne

Le contrôle interne implique les éléments suivants, étroitement liés entre eux :

- Un environnement d'entreprise qui encourage une attitude positive à l'égard du

contrôle.
La mise en œuvre d'un dispositif de contrôle interne doit reposer sur des principes
fondamentaux mais aussi sur : une organisation appropriée qui fournit le cadre dans lequel les
activités nécessaires à la réalisation des objectifs sont planifiées, exécutées, suivies et
contrôlées ; des responsabilités et pouvoirs clairement définis qui doivent être accordés aux
personnes appropriées en fonction des objectifs de la société ; une politique de gestion des
ressources humaines qui devrait permettre de recruter des personnes possédant les
connaissances et compétences nécessaires à l'exercice de leur responsabilité et à l'atteinte des
objectifs actuels et futurs de la société.

- L'élaboration de normes et de procédures destinées à maîtriser les risques afin

de permettre la réalisation des objectifs fixés.
En raison de l'évolution permanente de l'environnement ainsi que du contexte
réglementaire, les sociétés doivent mettre en place des méthodes pour recenser, analyser et
gérer les risques d'origine interne ou externe auxquels elles peuvent être confrontées et qui
réduiraient la probabilité d'atteinte des objectifs. L'application des normes et procédures
contribue à garantir la mise en œuvre des orientations émanant du management. Ces
opérations permettent de s'assurer que les mesures nécessaires sont prises en vue de maîtriser
les risques susceptibles d'affecter la réalisation des objectifs de l'entreprise. Les activités de
contrôle sont menées à tous les niveaux hiérarchiques et fonctionnels de la structure et
comprennent des actions aussi variées qu'approuvées et autorisées, vérifiées et rapprochées,
appréciant les performances opérationnelles, la protection des actifs ou la séparation des
fonctions.

- La mise en place de système d'information et de communication afin de

permettre la divulgation et le suivi des objectifs en matière de contrôle interne au sein de
l'entreprise.
La société devrait disposer de processus qui assurent la communication d'informations
pertinentes, fiables et diffusées en temps opportun aux acteurs concernés de la société afin de
leur permettre d'exercer leurs responsabilités.
 - 22 -

- Un reporting tant interne qu'externe corrige à temps, en recourant à des systèmes

d'informations adéquates.
Le reporting informe sur la situation déjà passée ou existante et il est un outil qui aide
le gestionnaire à l’atteinte des objectifs fixés.

- La surveillance et l'évaluation régulières des mesures prises.

Comme tout système, le dispositif de contrôle interne doit faire l'objet d'une
surveillance permanente. Il s'agit de vérifier sa pertinence et son adéquation aux objectifs de
la société. Mise en œuvre par le management sous le pilotage de la Direction Générale, cette
surveillance prend notamment en compte- l'analyse des principaux incidents constatés, -le
résultat des contrôles réalisés ainsi que les travaux effectués par l'audit interne, lorsqu'il
existe. Cette surveillance s'appuie notamment sur les remarques formulées par les
commissaires aux comptes et par les éventuelles instances réglementaires de supervision.

1.3.4 : Les acteurs de Contrôle Interne

Le contrôle interne est l'affaire de tous, des organes de gouvernance à l'ensemble des
collaborateurs de la société.

-Le Conseil d'Administration ou de Surveillance

Le niveau d'implication des Conseils d'Administration ou de Surveillance en matière
de contrôle interne varie d'une société à l'autre. Il appartient à la Direction Générale de rendre
compte au Conseil (ou à son Comité d'audit lorsqu'il existe) des caractéristiques essentielles
du dispositif de contrôle interne.
En tant que besoin, le Conseil peut faire usage de ses pouvoirs généraux pour faire
procéder par la suite aux contrôles et vérifications qu'il juge opportuns ou prendre toute autre
initiative qu'il estimerait appropriée en la matière.

-La Direction Générale

La Direction Générale est chargée de définir, d'impulser et de surveiller le dispositif le
mieux adapté à la situation et à l'activité de la société. Dans ce cadre, elle se tient
régulièrement informée de ses dysfonctionnements, de ses insuffisances et de ses difficultés
d'application, voire de ses excès, et veillent à l'engagement des actions correctives
nécessaires.
 - 23 -

-Le service audit interne

Lorsqu'il existe, le service d'audit interne a la responsabilité d'évaluer le
fonctionnement du dispositif de contrôle interne et de faire toutes recommandations pour
l'améliorer, dans le champ couvert par ses missions. Il sensibilise et forme habituellement
l'encadrement au contrôle interne mais n'est pas directement impliqué dans la mise en place et
la mise en œuvre quotidienne du dispositif.
Le responsable de l'audit interne rend compte à la Direction Générale et, selon des
modalités déterminées par chaque société, aux organes sociaux, des principaux résultats de la
surveillance exercée.

-Le personnel de la société

Chaque collaborateur concerné devrait avoir la connaissance et l'information
nécessaires pour établir, faire fonctionner et surveiller le dispositif de contrôle interne, au
regard des objectifs qui lui ont été assignés. C'est le cas des responsables opérationnels en
prise directe avec le dispositif de contrôle interne mais aussi des contrôleurs internes et des
cadres financiers qui doivent jouer un rôle important de pilotage et de contrôle.

1.4 : LE MANUEL DE PROCEDURE

1.4.1 : Définitions
Un manuel de procédure est un outil de travail qui détermine les étapes à suivre pour
la réalisation des opérations pour chaque cycle, chaque poste dans l’entreprise et doivent être
scrupuleusement respectées, de crainte que le fonctionnement normal de toute une entreprise
ne soit désarticulé.

Selon Raouf. Y9, “Le manuel de procédures comptables et administratives décrit

l'organisation comptable et administrative de l'entreprise, les méthodes de saisie et de
traitement des informations, les politiques comptables et les supports’’.
Il comprend notamment les informations ayant trait :
- à l'organisation générale de l'entreprise ;
- à l'organisation comptable de l'entreprise ;
- au plan des comptes et à la description du contenu des comptes et un guide des
imputations comptables ;

9
Raouf. Y dans le contrôle interne et organisation comptable de l'entreprise édité en 2000
 - 24 -

- à la description des procédures de collecte, de saisie, de traitement et de contrôle des

informations ;
- à l'organisation des travaux d'élaboration et présentation des états financiers.

Le manuel de procédure administrative et comptable est donc un document décrivant

l’organisation comptable et aussi les supports comptables.

- Manuel de procédure : document décrivant l’organisation comptable

Lorsque l'entreprise opte pour la méthode de centralisation mensuelle des livres et
journaux auxiliaires ou pour l'usage de l'informatique pour tenir sa comptabilité, il est établi
un document qui prévoit l'organisation comptable et comporte notamment les intitulés et
l'objet des documents utilisés pour le traitement des informations et des modalités de liaison
entre ces documents et les pièces justificatives y afférentes.

- Manuel de procédure : document décrivant les supports comptables

C’est un document identifiant les supports comptables et définissant leur contenu ainsi
que les procédures de saisie et de traitement des données dans la comptabilité. Les liens entre
pièces et livres comptables, doivent être établis particulièrement pour les entreprises qui
procèdent à la centralisation mensuelle ou qui tiennent leur comptabilité au moyen de
systèmes informatisés.

1.4.2 : Les objectifs de manuel de procédure

De manière générale, un manuel de procédures a pour but d’améliorer le
fonctionnement de l’activité et permet notamment :
- de définir les étapes à suivre dans l’exécution des activités principales de
l’institution ;
- de tracer les filières que devront emprunter les pièces justificatives tant internes
qu’externes ainsi que le cycle idéal pour la réalisation des travaux comptables ;
- de définir les attributions dévolues aux différents préposés à chaque étape
d’exécution des opérations ;
- de connaître les outils dont doivent disposer les intervenants chargés d’exécuter les
opérations ;
- d’indiquer, pour les procédures administratives, les responsabilités dans
l’engagement de l’institution, le schéma de traitement des dossiers et les modalités
de gestion des ressources humaines.
 - 25 -

- d’identifier les types fondamentaux de contrôle à effectuer à priori ou posteriori :

Contrôle journalier, hebdomadaire, mensuel ou annuel, ainsi que les différents
niveaux de contrôle : auto – contrôle, contrôle hiérarchique, audits internes et
externes et l’inspection ;

Bref, le manuel de procédures constitue un excellent et indispensable instrument de

travail dont la direction générale doit se servir pour asseoir une gestion saine et transparente et
ainsi assurer la pérennité de leurs institutions respectives.

SECTION 2 : MISE EN ŒUVRE D'AUDIT INTERNE, D'UN SYSTEME DE

CONTROLE INTERNE ET DE MANUEL DE PROCEDURE
La mise en œuvre de l’audit interne, du système de contrôle interne et de la pratique
du manuel de procédure permet de mieux orienter l’application et mise en place au sein de
l’entreprise.

2.1: LA MISSION DE L’AUDIT INTERNE

2.1.1: Définition
La mission d’Audit Interne est d’apporter une valeur ajoutée, d’améliorer le
fonctionnement de l’organisation, et de l’aider à atteindre ses objectifs. Le département
d'audit interne analyse et évalue indépendamment le système de contrôle interne, au moyen de
missions d'audit, il rédige des recommandations et des avis ou exprime des remarques sur
l'amélioration du contrôle interne.

La mission, les pouvoirs et les responsabilités de l'audit interne doivent être définis
dans une charte d’audit interne avec l’approbation de la direction générale et du Conseil.

“La charte d'audit interne est un document officiel qui précise la mission, les pouvoirs
et les responsabilités de cette activité. La charte définit la position de l'audit interne dans
l'organisation ; autorise l'accès aux documents, aux personnes et aux biens, nécessaires à la
réalisation des missions ; définit le champ des activités d'audit interne. L’approbation finale
de la charte d’audit interne relève de la responsabilité du conseil’’.
 - 26 -

La nature des missions d'assurance réalisées pour l'organisation doit être définie dans
la charte d'audit interne. S'il est prévu d'effectuer des missions d'assurance à l'extérieur de
l'organisation, leur nature doit être également définie dans cette charte.
La nature des missions de conseil doit être définie dans la charte d'audit interne. Au
cours des missions de conseil, les auditeurs internes doivent examiner les dispositifs de
contrôle relatifs aux objectifs de la mission et être attentifs à l'existence de tout problème de
contrôle significatif.

2.1.2 : La fonction d’Audit Interne

L’Auditeur détient la responsabilité du Système de Contrôle Interne et doit :
- Effectuer un audit continue de la performance du dispositif du Contrôle interne ;
- Assurer la formation et la motivation du personnel en ce domaine ;
- Contribuer au développement et à l’amélioration du contrôle interne ;
- Donner un avis dans tous les cas de mise en place ou modification d’un système ;
- Définir et mettre à jour les procédures.

Afin de garantir l’indépendance et l’efficacité de ce service, il est rattaché directement

au responsable de l’organisation et doit être octroyé de moyens suffisants.

Il est attendu des auditeurs internes qu’ils respectent et appliquent les principes
fondamentaux suivants :
• Intégrité : l’intégrité des auditeurs internes est à la base de la confiance et de la
crédibilité accordées à leur jugement.
• Objectivité : les auditeurs internes montrent le plus haut degré d’objectivité
professionnelle en collectant, évaluant et communiquant les informations relatives à
l’activité ou au processus examiné. Les auditeurs internes évaluent de manière
équitable tous les éléments pertinents et ne se laissent pas influencer dans leur
jugement par leurs propres intérêts ou par autrui.
• Confidentialité : les auditeurs internes respectent la valeur et la propriété des
informations qu’ils reçoivent ; ils ne divulguent ces informations qu’avec les
autorisations requises, à moins qu’une obligation légale ou professionnelle ne les
oblige à le faire.
• Compétence : les auditeurs internes utilisent et appliquent les connaissances, les
savoir-faire et expériences requis pour la réalisation de leurs travaux.
 - 27 -

2.1.3: Les différentes phases de la mission

Les normes d'audit interne circonscrivent le processus de déroulement d'une mission
d'audit interne à trois principales phases qui sont :

- la planification communément appelée phase d'étude,

- l'accomplissement communément appelé phase de vérification,
- la communication communément appelée phase de conclusion.

 Planification :
Le responsable de l'audit interne doit établir une planification fondée sur les risques
afin de définir des priorités cohérentes avec les objectifs de l'organisation.

La phase d’étude, encore appelée phase de planification, est l'étape la plus délicate de
la réalisation d’une mission d’audit interne. Cela tient aux raisons suivantes :
- l’orientation de la mission, à savoir, les objectifs, le périmètre d’intervention,
l'analyse des forces et faiblesses, etc. est faite durant cette phase ;

- les premiers contacts avec les audités et la hiérarchie du processus audité

s’effectuent à ce moment. La crédibilité de l’auditeur et de son entité de rattachement est donc
engagée dès cette entame.

Un plan pour chaque mission doit être conçu et précise les objectifs, le champ
d'intervention, la date et la durée de la mission, ainsi que les ressources allouées. C'est durant
cette phase que l'auditeur doit donc:
- produire la documentation suivante : lettre de mission, plan d’approche, tableau des
forces et faiblesses, programme de travail;
- mener les réunions suivantes : réunion d’ouverture, entretiens avec les responsables
ou ressources clés du processus à auditer.

C'est cette phase qui ouvre la mission d'audit. Elle exige des auditeurs une capacité
importante de lecture, d'attention et d'apprentissage. Elle sollicite l'aptitude à apprendre et à
comprendre, elle exige également une bonne connaissance de l'entreprise car il faut savoir où
trouver la bonne information et à qui la demander. C'est au cours de cette phase que l'auditeur
doit faire preuve de qualités de synthèse et d'imagination. Elle peut se définir comme la
période au cours de laquelle vont être effectués tous les travaux préparatoires avant de passer
à l'action.
 - 28 -

 Accomplissement :
Cette phase de vérification fait appel aux capacités d'observation, de dialogue et de
communication.
Se faire accepter est le premier impératif de l'auditeur, se faire désirer est le critère
d'une intégration réussie. C'est à ce stade que l'on fait appel aux capacités d'analyse et au sens
de la déduction. C'est, en effet, à ce moment que l'auditeur va procéder aux observations et
constats qui vont lui permettre d'élaborer la thérapeutique. Poursuivant notre image bucolique,
nous pouvons dire que c'est à cette phase que se réalise alors la mission d'audit.

 Communication :
Cette phase nommer parallèlement phase de conclusion exige également et avant tout
une grande faculté de synthèse et une aptitude certaine à la rédaction, encore que le dialogue
ne soit pas absent de cette dernière période. L'auditeur va cette fois élaborer et présenter son
produit après avoir rassemblé les éléments de sa récolte : c'est le temps des engagements et de
la planification.

Le responsable de l'audit interne doit rendre compte à la direction générale et au

Conseil :
• de l’exposition aux risques significatifs (y compris les risques de fraude) et des
contrôles correspondants ;
• des sujets relatifs au gouvernement d’entreprise et ;
• de tout autre problème répondant à un besoin ou à une demande de la direction
Générale ou du Conseil.

2.1.4 : La méthode de travail et type d'audit

Le service d'audit interne examine et évalue l'ensemble de l'activité de l'organisation. Il
ne peut dès lors se limiter à un seul type d'audit, mais utilise le type le plus approprié au
regard de l'objectif à atteindre.

A cet égard, il existe différents types d'audit, tels que définis ci-après :
- l'audit financier, qui a pour objet de vérifier la fiabilité de la comptabilité et des
comptes annuels qui en découlent ;
- l'audit de conformité, qui vise à vérifier le respect des lois, règlements, politiques et
procédures ;
 - 29 -

- l'audit opérationnel, qui comporte la vérification de la qualité du caractère adéquat

des systèmes et procédures, l'analyse critique des structures d'organisation et l'appréciation de
l'adéquation des méthodes et moyens utilisés par rapport aux objectifs fixés ;

L'audit de management, qui a pour objet d'apprécier la qualité de la fonction de

management dans le cadre des objectifs de l'entreprise.

o Document de travail
Les divers travaux que comporte l'exécution de la mission d'audit doivent être décrits
dans les documents de travail. Ceux-ci doivent refléter les contrôles effectués, permettre
d'étayer et le cas échéant, de justifier les appréciations formulées dans le rapport d'audit. Les
documents de travail doivent être établis selon une méthode bien déterminée.

o Le suivi
La direction générale de l'entreprise approuve sur la proposition du service d'audit
interne, une procédure permettant de donner suite aux recommandations du service d'audit
interne. Cette procédure porte une attention particulière aux responsabilités respectives des
parties concernées chargées de remédier aux manquements constatés, à l'approbation par les
directions concernées, au rôle éventuel du comité de direction lorsque subsistent des
divergences et au délai dans lequel les manquements doivent être remédiés.

Le service d'audit interne développe une méthode adéquate pour vérifier dans quelle
mesure ses recommandations sont suivies. Les constatations en la matière sont communiquées
au moins chaque semestre à la direction générale de l'entreprise.

2.2 : LE SYSTEME DE CONTROLE INTERNE

2.2.1 : Le Système de Contrôle Interne
Le système de contrôle interne est essentiel pour chaque entreprise. Il fait partie
intégrante des activités quotidiennes, de telle sorte qu'il est un processus continu qui, du reste
concerne toutes les activités de l'entreprise. Cela nécessite une évaluation et une mise à jour
régulières.
 - 30 -

Les mesures de contrôle interne comprennent, outre des principes généraux tels qu'une
description claire des fonctions et des responsabilités, l'établissement d'une séparation
suffisante des fonctions et des mesures assurant l'intégrité et la capacité du personnel, un
certain nombre de mesures spécifiques tels que le principe de surveillance mutuelle, la double
signature et les contrôles croisés.

Le système de contrôle interne doit également porter sur le respect obligatoire des
règles comptables et comprendre des mesures pour assurer la fiabilité et la continuité des
systèmes d'information électronique.

2.2.2 : Les facteurs déterminants du Système de Contrôle Interne

Il incombe à la Direction Générale de l'entreprise de mettre en place les systèmes
adéquats de contrôle interne.

Parmi les facteurs d'une importance particulière dans la mise en œuvre des systèmes
de contrôle interne on retient particulièrement :
• la protection physique des actifs et des enregistrements,
• le système de définition des pouvoirs et la séparation des tâches,
• les plans financiers et les budgets,
• l'information et la documentation, et
• l'examen indépendant et les contrôles de performance.

 Protection physique des actifs et des enregistrements

Il s'agit de la mise en place d'un système prévoyant des précautions pour empêcher les
pertes, les vols ou le détournement d'actifs et de documents officiels ainsi que les
enregistrements erronés.

 Système de définition des pouvoirs et Séparation des tâches

Il consiste généralement en la tenue d'un "manuel de définition des tâches" qui permet
à la Direction d'attribuer les pouvoirs ou de les restreindre pour accomplir ou mener des
actions ou transactions.

La structure organisationnelle de l'entreprise fournit le cadre général pour la

planification, la direction, l'exécution et le contrôle des activités.
 - 31 -

Un système satisfaisant de définition des pouvoirs doit :

• couvrir toutes les activités de l'entreprise,
• définir clairement les niveaux de pouvoir d'une personne donnée,
• correspondre au niveau de responsabilité professionnelle de la personne, et
• être mis à jour en tenant compte des changements pertinents.

Une séparation adéquate des tâches doit permettre de s'assurer que les erreurs sont
décelées et de limiter les risques de dissimulation d'irrégularités.

Il convient d'organiser les tâches de façon que, pour une même opération, une même
personne ne puisse être en mesure de commettre des omissions, des erreurs ou des fraudes et
les dissimuler dans le cours normal des tâches qui lui sont confiées.

Cette organisation doit éviter l'attribution, à une même personne, de tâches

incompatibles consistant, à la fois, en :
• la conservation des actifs,
• l'autorisation des transactions liées à ces actifs,
• la tenue des enregistrements et comptes y afférents,
• l'exécution de la tâche, et
• le contrôle.

 Plans financiers et budgets

Ils définissent les stratégies et objectifs en termes financiers et servent de point de
départ pour établir les priorités, attribuer les ressources et mesurer les performances. En raison
de la rigueur de son approche, le contrôle budgétaire facilite la détection, à temps, des écarts
par rapport aux plans, et des erreurs ou des irrégularités.

 Informations et documentation
Pour remplir les objectifs assignés à l'information financière, il convient d'entretenir
un système d’information adéquat capable d'identifier, de classer, d'enregistrer et de
communiquer les données.

Les opérations doivent être enregistrées de manière correcte en répondant aux objectifs
de contrôle pour permettre au système d'information de fournir des rapports fiables.
 - 32 -

Un "enregistrement correct" suppose un certain nombre de caractéristiques clés :

• Validité : Les transactions font l'objet des autorisations appropriées et sont reflétées
avec sincérité lors de l'enregistrement les concernant. Seules sont enregistrées les opérations
qui se sont réellement produites et susceptibles d'avoir un impact sur l'entreprise. Des pièces
justificatives doivent permettre de vérifier les opérations.
• Exhaustivité : Toutes les transactions et les effets des événements associés qui se
sont produits pendant la période concernée sont enregistrés.
• Exactitude : Les montants des opérations sont correctement énoncés ou calculés.
Les soldes sont correctement cumulés en termes de valeur, d'exercice comptable et de
classement. Les actifs et les passifs ont été correctement évalués et les montants exacts
imputés aux postes de charges et de produits de l'exercice comptable corrects.
• Enregistrement : Les enregistrements sont opérés en temps voulu, rapidement après
la survenance de l'opération. Ils sont rattachés à la bonne période et sont correctement reflétés
dans les livres et documents comptables.

 Examen indépendant et contrôle de performance

L'objectif est de vérifier si les contrôles internes fonctionnent correctement.
Les contrôles de performance visent à fournir des retours d'information indépendants
en décelant les erreurs ou les irrégularités. Normalement, ces contrôles font intervenir le
rapprochement et l'examen des enregistrements comptables internes avec des documents
externes, ou la vérification de la concordance des actifs enregistrés avec les existants réels. Ce
type de contrôle peut prendre la forme par exemple de rapprochements bancaires, de
comptages de caisse, d'examen par la direction des rapprochements bancaires et des rapports
de contrôle de crédit, ou des prises d'inventaire physique.
L'audit interne peut être, quand la taille et le secteur de l'entreprise le justifient et,
quand il répond aux critères appropriés, notamment, d'indépendance et de compétence, un
moyen d'examen des systèmes de contrôle interne à même d'améliorer leur efficacité.

2.2.3 : L’analyse du Système de Contrôle Interne

L’analyse du système de contrôle interne dépend de son processus et des supports pour
mieux l’évaluer.
 - 33 -

 Processus
Il comprend trois phases principales à évoquer :
- l’évaluation préliminaire du Contrôle Interne ;
- la vérification des forces et faiblesses du système ; et
- l’impact des faiblesses du système.
L’évaluation préliminaire du contrôle interne nécessite aussi trois étapes qui sont
premièrement la description des systèmes qui peut être narrative ou graphique, en second lieu
le test de cheminement afin que la description est la bonne et que le système n’a pas été
modifié, et en troisième étape l’évaluation du contrôle interne qui détermine l’aptitude du
système à satisfaire les objectifs du contrôle interne spécifique au cycle examiné.
La vérification des forces et faiblesses du système est accomplie par le test de
conformité qui garantie que les contrôles sont effectués convenablement et par le personnel
habilité. Trois techniques peuvent se manifester : l’examen de l’évidence de contrôle, ou la
répétition de contrôle par l’auditeur, ou encore l’observation physique.

 Supports
Les outils standards de vérification sont le diagramme de circulation de document ou
DCD appelé communément flow-chart qui est un outil utilisé lors de l’évaluation du SCI pour
décrire l’acheminement des taches et les flux de données pour une opération ou un cycle. Le
Questionnaire de Contrôle Interne est un outil complémentaire du DCD dans l’évaluation du
système de contrôle interne qui est composé de questions préétablies. La feuille de liaison est
un autre outil qui reprend les principaux éléments de forces et faiblesses identifiées dans la
description du système. Le sondage est aussi une méthode d’estimation.

2.3 : LE MANUEL DE PROCEDURE

Les procédures fournissent les instructions et indications des opérations quotidiennes
dans une organisation. Le manuel de procédure est essentiel pour assurer la cohérence et la
qualité des produits et services offerts par l’organisation. Pour la valeur ajoutée de l’entreprise
que ce soit d’un petit entrepreneur vers les moyennes entreprises ou les grandes firmes,
chaque entité doit posséder un manuel de procédure à chaque poste ou cycle comme une
description des taches et des fonctions. Il procure aussi des solutions écrites à des éventuelles
contingences ou des réponses à des problèmes courants. Les solutions assurent que les
courants problèmes doivent avoir les mêmes réponses à chaque fois.
 - 34 -

2.3.1 : Solutions et spécifiques instructions

Le manuel de procédure qui se rapporte à la condition de performance des personnels
assure que si un nouveau est recruté au sein de l’entreprise, la performance du poste est
exactement la même. Précisément pendant l’absence de la personne pour un poste donné
absent qui est due à une maladie ou à une prise de congé, d’autre employé occupant un poste
opposé est capable d’accomplir les taches avec l’aide du manuel de procédure.

2.3.2 : Référence rapide

Le manuel de procédure procure une référence rapide quand une question est posée ou
encore un problème est survenu. Le développement d’un manuel de procédure pour chaque
poste ou cycle, produit ou service acquiert les nécessaires consistances et prend la place des
mots, qui ne sont pas constamment fiables. Les révisions et modifications sont à apporter
chaque fois qu’un nouveau poste ou produit ou service est introduit dans l’organisation.

2.3.3 : Graphique
Les graphiques sont inclus dans le manuel de procédure surtout quand plusieurs étapes
sont requises pour l’exécution d’une tâche. Les instructions et directives sont mieux illustrées
par des images et graphiques.

La société HEIDELBERG INTERGRAPH MADAGASCAR existe plus de vingt ans.

C’est une société à Responsabilité limitée œuvrant dans le domaine imprimerie en
commercialisant les fournitures, produits et matériels liés à ce domaine d’activité. C’est une
entreprise compétitive et à l’écoute de sa clientèle.

Notre étude montre que la notion de l’audit est un concept très ancien et qu’elle est
une activité indépendante, objective, une activité d’assurance et de conseil qui veille surtout à
la sauvegarde du patrimoine de la société et ainsi d’apporter une valeur ajoutée et améliore
son système de contrôle interne pour un management des risques. Le manuel de procédure
étant un document de référence écrit est un outil de travail pour spécifier les parcours à suivre
pour la réalisation des opérations. D’où son utilité au sein d’une entreprise.
 PARTIE II :
ANALYSE ET DIAGNOSTIC
DE LA SITUATION EXISTANTE
 - 36 -

Apres avoir vu l’aspect théorique et la présentation de la société, l’analyse et

diagnostic de la situation actuelle sur l’audit interne et le manuel de procédure conduit à la
deuxième partie.

CHAPITRE I : ANALYSE DU CONTEXTE DE HEIDELBERG

L’analyse du contexte de la firme consiste à décrire objectivement et concrètement le
fonctionnement de l’organisation afin de réaliser une "photographie" de l’organisation. Il se
manifeste par la description de l’état de l’audit, ensuite sur l’aspect du manuel de procédure
de la société HEIDELBERG.

SECTION 1 : ETAT DE L’AUDIT

L’étude effectuée identifie la faible existence voire l’inexistence de l’audit et des
acteurs participant dans ce domaine au sein de la société Heidelberg.

1.1 EXISTENCE DE L’AUDIT DANS LA SOCIETE

La société ne possède pas encore un service s’occupant de l’audit interne .A rappeler
que l’objectif de l’audit interne est d’évaluer la maîtrise de l’activité d’une organisation. A cet
effet, l’auditeur interne veille particulièrement à la protection du patrimoine de l’organisation
et assure le management et gestion des risques liées à l’activité de l’entreprise.

Cette lacune sur l’audit ne privilégie pas néanmoins l’assurance portée sur le
management de l’entreprise par le gérant.

Par contre, l’entreprise procède à un audit externe vue l’application de la législation.

Ce dernier examine particulièrement les informations financières et a donné son opinion sur
sa régularité.

1.2 ACTEURS D’AUDIT DANS LA FIRME

L’inexistence du département d’audit interne explique le rôle du gérant et des
responsables garant à la conservation de ses actifs. Notamment, ses derniers défendent
l’intérêt de l’entreprise sur l’atteinte des objectifs fixés. Les auditeurs externes participent
aussi de par leur fonction d’audit qui est d’évaluer l’entreprise en terme de fiabilité des
informations financières.
 - 37 -

La direction générale
Le gérant détermine toutes les politiques et stratégies à adopter par l’entreprise. Il
prend tous les mesures et dispositifs pour la sauvegarde de son capital. Il se tient au courant
des dysfonctionnements et carences de l’entreprise et veille en retour à apporter des actions
correctives indispensables. Pour le bon fonctionnement de son entreprise, la direction générale
délègue une partie de ses pouvoirs sous forme de responsabilité. Toutefois, le gérant est
responsable des agissements de ses employés dans l’exercice de leurs fonctions.

Les responsables
Etant responsable, le contrôle de ses actes et faits est de nature. Dans la société, pour
les quatre départements, quatre responsables sont affectés à chaque département :
Responsable commercial, Responsable Technique, Responsable Administratif, et Responsable
Finance et Comptabilité. Chacun doit avoir les informations et la connaissance des dispositifs
de contrôle pour les instaurer, les mettre en marche et les surveiller.

Les auditeurs externes

Les auditeurs externes certifient les comptes et les résultats de sa régularité et sa
sincérité donnant l’image fidèle de l’entreprise. Ils émettent donc des opinions sur les états
financiers. Les requérants d’audit externe sont surtout les établissements publics et donc
l’Etat.

SECTION 2 : ASPECT DU MANUEL DE PROCEDURE

L’aspect du manuel de procédure détermine la réalité sur la possession ou non de

procédure dans l’entreprise.

2.1 FORME DE MANUEL DE PROCEDURE DANS LA FIRME

L’absence du département audit interne explique aussi l’omission de manuel de

procédure. Cependant, la société possède des procédures non écrites et verbales. Ses
procédures existent pour chaque cycle demeurant au sein de l’entreprise ; à savoir : le cycle
vente, le cycle stock, le cycle achat, le cycle immobilisation, le cycle trésorerie, et le cycle
personnel.
 - 38 -

2.2 DESCRIPTION DE PROCEDURE DE L’ENTREPRISE

Même si la formalisation de procédure ne s’est pas manifestée, par le biais des
entretiens avec les responsables de la société, des méthodes et procédés sont recensés pour
chacun des cycles dans la firme.

Toutefois, l’étude est concentrée sur les cycles vente et stock par la complémentarité
entre vente / stock et par l’importance de ses deux cycles pour la firme soit sur la nature
même de l’activité de l’entreprise qu’est la commercialisation, soit sur le fonctionnement de
l’entreprise dépendant de la réalisation des besoins de la clientèle génératrice de profits.

Les procédures de vente et de stock sont ainsi illustrées selon le cycle correspondant.

2.2.1 : Cycle Vente

Le cycle vente est assuré par le département commercial et le département technique.
Le premier est détenu par cinq personnes dont deux commerciaux, une assistante, et deux
chauffeurs. Par contre, le département technique est assuré par sept personnes, ce département
est dans le cycle vente parce qu’à priori, c’est lui qui s’occupe des ventes des matériels et les
machines, mais également du service après vente de ses machines, c’est-à-dire les
interventions technique comme les entretiens et maintenances des machines et matériels
d’imprimerie.

D’après l’organisation de l’entreprise, les activités se distinguent entre la vente des

produits et papiers, et la vente des machines et pièces détachées. Néanmoins, le processus se
réalise par : - la commande ;
- la facturation ;
- le paiement ; et
- la livraison des marchandises.

Les différents départements et services participants dans le cycle vente dans la société
sont : - le département commercial comprenant les deux commerciaux (papiers et produits) et
l’assistante commerciale ;
- le département technique intervenant dans le domaine de vente des matériels ;
- le service magasinier ;
- le service comptabilité.
 - 39 -

Le déroulement de processus de vente se décrit comme suit :

La commande est établie par le client selon son besoin et peut être établie par
téléphone ou par fax ou par e-mail ou bien par le client en personne (visite chez la société).
C’est à partir de la commande que la facturation est faite par l’assistante commerciale. Le
paiement peut être soit au comptant soit à crédit en fonction de la décision des commerciales
ou du gérant même. Par la suite vient la livraison où l’assistante commerciale délivre deux
exemplaires de bon de livraison (blanc et vert) ; le blanc est à accoler avec la facture originale
(pour le client), et le vert pour le magasinier (pour livraison des marchandises).

L’acceptation de la commande se réalise par la création de compte client dans le

logiciel “gescom’’ et effectue périodiquement des relances pour solde de chaque compte.

Particulièrement, dans le département technique qui s’occupe aussi des ventes de

prestations, pour les interventions des machines, la facture pro forma est faite à la suite des
commandes des clients et ces derniers apposent leur cachet et la mention “Bon pour accord’’
pour validé leurs commandes. Par la suite, l’utilisation de “bon d’intervention’’ est requise
pour l’établissement de la facture et de son paiement par les clients. Ces derniers sont toujours
consacrés aux fonctions de commerciaux.

Le prix de vente est établi à partir du fiche de revient, avec une proposition de prix de
vente majorée du prix de revient. Et c’est après vérification et approbation du gérant qu’on
fixe le prix de vente final des marchandises. Les remises ou rabais ou ristournes sont
approuvés et acceptés par le gérant avant même d’être accordés aux clients.

La facturation est assurée par un logiciel “Gescom’’ avec une numérotation

automatique et elle doit mentionner le numéro du bon de livraison correspondant. Etant donné
que le logiciel est un outil informatique qui nécessite l’électricité, en cas de coupure de
courant, l’utilisation de Bon de livraison qui est un processus manuel est dans ce cas requis, et
la facturation se poursuit comme ultérieurement.

La livraison se manifeste après la facturation. Elle s’effectue à partir d’un Bon de

Livraison établi par le responsable qui le transmet au magasinier. Le carnet de Bon de
Livraison est pré numéroté et comprend 3 volets d’exemplaires : un blanc pour le client et
donc agrafé avec la facture originale, un vert suit la copie de facture pour le magasin et donc
pour la livraison, et un jaune pour exemplaire dans le carnet.
 - 40 -

Concernant le règlement des factures, la société donne à ses clients le choix entre le
paiement au comptant par espèce ou par chèque ou encore par virement bancaire, ou les
crédits par traite en fonction de la demande des clients. L’entreprise consent aussi des remises
à ses fidèles clients.

La facture présente les éléments qui suivent :

- L’entête de la société, “ HEIDELBERG Intergraph Madagascar “;
- La mention “Facture“ ;
- Le numéro de la facture, qui est automatique ;
- La date d’édition de la facture, automatisée ;
- La dénomination du client que ce soit d’une société ou d’un particulier
- L’adresse du client ;
- NIF et N°STAT du client
- La référence du client ;
- Le numéro du Bon de Livraison de la facture ;
- La référence de l’article ;
- La désignation de l’article ;
- La quantité de l’article ;
- Le “Prix unitaire’’ ;
- La “Remise’’ ;
- Le Montant Hors Taxe ou “Montant HT’’ ;
- Le Montant de la TVA : “code, base, taux, Montant’’;
- Le Total Hors Taxes ou “Total HT’’;
- Le Total Toutes Taxe Comprise ou “Total TT’’ ;
- L’“Acompte’’;
- Le “Net à payer’’ ;
- La mention “ Arrêté la présente facture à la somme de … (montant TTC en lettre)’’ ;
- Les différentes banque de l’entreprise avec La banque, code banque, guichet, n°
compte et la clé RIB ;
- La signature de la personne de la facturation ;
- Le cachet de la société ;
 - 41 -

Le pied de la feuille de facturation comporte aussi l’adresse, la boîte postale, les

téléphones et contacts, le fax, l’adresse e-mail, le site web, la forme juridique, le capital, le
registre de commerce, le numéro statistique, le numéro d’identification fiscale, et les comptes
bancaires de la société.

De même, la facture pro forma est numérotée et comporte les mentions suivantes :

- L’entête de la société“ HEIDELBERG Intergraph MADAGASCAR’’

- Le nom du client destinataire du Pro-forma ;
- L’adresse du client ;
- L’Attention de ou “Attn : “, le nom du personne ou service destinataire du pro forma ;
- La mention“ PROFORMA“ ;
- Le numéro de la facture Pro forma ;
- La date d’édition du Pro-forma ;
- Le référence, exemple facture ;
- Nombre de page édité ;
- La référence de l’article ;
- La désignation de l’article ;
- La quantité ;
- Le conditionnement ;
- Le Prix unitaire Hors Taxe ;
- Le Montant Hors Taxe ;
- Le “Total Hors Taxe de la facture proforma n°…“ ;
- Le cachet du service commercial avec sa signature ;
- La mention“ Nous sommes à votre disposition pour tout complément d’informations.
Nous vous prions d’agréer, cher client, nos sincères salutations’’.
 - 42 -

Les mentions dans la fiche de revient se résument comme-suit :

- Le numéro de Commande, commande effectué par la société ;
- La nature des marchandises commandées ;
- Nom et adresse du fournisseur adressé du Bon de Commande ;
- La banque domiciliaire ;
- Le numéro du crédit accordé par la banque ;
- La remise documentaire ;
- La domiciliation ;
- La date d’arrivée des marchandises ;
- Les factures des fournisseurs des marchandises, généralement des fournisseurs
étrangers, les numéros et le montant (FOB);
- Les factures du FRET, maritime ou aérien
- Les Commissions et frais bancaires pour le paiement des fournisseurs étrangers,
exemple par Remise documentaire ;
- Les factures des assureurs ;
- Les factures diverses liées à l’achat ;
- Le montant CAF de la marchandise ;
- Les factures des transporteurs de marchandises, exemple de Tamatave vers Tana ;
- Les factures de douane ;
- Les factures des transitaires pour le dédouanement des marchandises ;
- Les autres frais divers concernant les charges impliquées à l’achat des marchandises,
comme les frais de déchargement par exemple ;
- Le montant total de Revient
- La marge établie par la société

Afin de mieux s’introduire dans le sujet, le diagramme de circulation de documents et

la grille d’analyse permettent d’observer le système dans l’entreprise et de décrire
l’enchainement des taches et des flux de documents. Le diagramme de circulation de
documents fait apparaître les opérations et les acteurs dans un circuit ou processus. La grille
d’analyse ressort les fonctions assumant chaque service dans le cycle.
 - 43 -

Les significations des symboles dans le diagramme sont inscrites ci-dessous :

: Flux ou mouvement

: Documents (bon de commande, facture, bon de livraison, chèque,

traite, espèce, bordereau de remise)

: Tâches (enregistrement, contrôle ou visa, établissement, expédition)

: Document support (cahier d’enregistrement de trésorerie, fiche casier)

: Préparation (planning d’expédition)

: Stockage interne (logiciel “gescom’’et “saari’’)

N : Classement

Après les entretiens effectués avec les responsables et l’analyse du cycle vente, le
diagramme de circulation de document de vente de la société Heidelberg se manifeste donc
dans le schéma qui suit.
 - 44 -

Schéma n° 02 : DCD du cycle de vente de Heidelberg

Service commercial Service magasin-expédition Service comptabilité
Contrôle 3
FA
BC
Client FA 1

Enrg 2
FA
Traitement N
des cdes N

‘Gescom’ Tarif Visa

2
‘Gescom’ BL expéd
1
FA BL Enrg

Planning
prénum
BL de livraison
Enrg

Journal
Ventes N
ventes
‘Gescom’ ‘Saari’
Expéd
Client mses Fiche
Etablis-
Cheq/ Trt/ Contrôle casier
Client Enrg sement
Esp Enrg
Enrg

Cahier d’
Journal
enregistr Réglt
Bordereau
t bq/caisse Bordereau
Trésor ‘Gescom’ Remise
‘Saari’ Remise
Banque
 - 45 -

La grille d’analyse faisant ressortir les fonctions assumées dans le cycle de vente de la
société se traduit comme suit :

Tableau n° 02 : Grille d’analyse des fonctions dans le cycle vente de Heidelberg

Entreprise Heidelberg services assumant les fonctions
Fonctions Commercial Magasin Comptabilité
expédition
Réception de commande X
Enregistrement des commandes
(Gescom) X
Etablissement des factures (Gescom) X
Etablissement de Bon de Livraison X
Mise à jour planning expédition X
Expédition des marchandises X
Mise à jour stock (Fiche casier) X
Enregistrement comptable des
factures (Saari) X
Réception de règlements clients X
Enregistrement des règlements
clients (Cahier d’enregistrement de
trésorerie, Gescom) X
Enregistrement comptable des
règlements clients (Saari) X
Etablissement de bordereau de
remise (chèque, traite) X
Pointage des clients (Gesom,Saari) X X
Source : auteur du mémoire

Outre la non-écriture des procédures, l’existant présente des inconvénients et

faiblesses apparentes. Elles sont décrites dans le questionnaire de contrôle interne qui est un
outil complémentaire à l’évaluation de contrôle interne et aide aussi à la formulation de
procédure de base.
 - 46 -

La source du questionnaire de contrôle interne est de H.F. Steller10

Le questionnaire de contrôle interne de cycle vente se développe comme suit :

Tableau n° 03 : Questionnaire de contrôle interne du cycle vente

Questions Oui Non Faiblesses apparentes

Risque lié à l'environnement général de

contrôle interne

1. Y a-t-il un manuel de procédures ? X Les procédures sont verbales.

Risque lié au cycle vente

1. Les commandes sont-elles approuvées par

le service de crédit avant qu’elles sont
acceptées ? X

La comptabilité qui tient les

2. La responsabilité des autorisations de
comptes clients n’est pas
crédits est-elle complètement séparée des
interrogée lors de l’exécution
autres fonctions, particulièrement de la
N/A d’une commande.
gestion de trésorerie, responsabilité au niveau
des ventes, et fonction comptable ?
Le cas d’échantillon, sont
3. Des bons de livraison :
X juste sortie sans pièces
a) sont-ils utilisés ?
justificatives.
b) sont-ils utilisés pour tous les éléments qui
X
sortent de l’entreprise ?
c) sont-ils pré numérotés ? X

4. Les bons de livraison sont-ils rapprochés

des commandes du client pour le contrôle des
quantités et désignations, de façon à s’assurer
X
que tous les articles livrés sont bien ceux qui
étaient l’objet de la commande ?

10
Questionnaire de H.F. Steller
 - 47 -

5. Des factures :
a) sont-elles préparés pour toutes les ventes ?
X
b) sont-elles pré numérotées ?
X

6. Un contrôle est-il fait pour s’assurer qu’il

existe des bons de livraison pour toutes les
X
factures et inversement ?

7. Les factures sont-elles rapprochées des avis

d’expédition pour le contrôle des quantités et
X
désignations, afin de s’assurer que tous les
articles livrés ont bien été facturés ?
Pas de contrôle pour s’assurer
8. Un contrôle est-il fait pour s’assurer que
que toutes les factures sont
toutes les factures sont enregistrées et que
X enregistrées.
tous les numéros de factures font l’objet d’un
suivi comptable ?
Le mode de règlement des
9. Les factures font-elles l’objet de contrôles
clients ne sont pas inscrit
au niveau :
X dans la facture.
a) des tirages ?
X
b) des totalisations ?
X
c) des conditions ?
X
d) des prix ?

10. Les livraisons partielles sont-elles sujettes

aux mêmes procédures que les ventes
X
normales, y compris l’imputation au niveau
de l’inventaire du coût des marchandises
sorties ?

11. Les ventes diverses suivent les mêmes

N/A
procédures que les ventes normales par
exemple, ventes d’équipement, de déchets,
rebuts et ventes au personnel ?
 - 48 -

12. Des récapitulatifs des ventes sont-ils

préparés, indépendamment des documents
établis par le département comptable qui
X
peuvent être utilisés en tant qu’élément de
contrôle des ventes enregistrées ?
13. Envoie-t-on périodiquement des relevés
X
de comptes aux clients ?
14. Y a-t-il un suivi régulier de la durée du L’échéance de paiement n’est
crédit client global par un responsable pas définie et n’entraine pas
compétent et clairement défini ? X le suivi de la durée.
Non prise en compte des
15. Y a-t-il un suivi régulier de la valeur des
charges liées au retard de
retards de règlement par un responsable
X règlement.
compétent et clairement défini ?

16. Y a-t-il un suivi du montant des créances

douteuses régulièrement par un responsable
X
compétent et clairement défini ?

Pas de lettre de relance

17. Les relances sont-elles faites dans des
X périodique.
délais satisfaisants ?

18. Les éventuelles annulations de facturation

sont-elles approuvées par un responsable ? X
19. Les dossiers des clients sont-ils X Pas de dossier d’insolvabilité
périodiquement revus et mis à jour ? des clients douteux.

Source : auteur du mémoire

 - 49 -

2.2.2 : Cycle Stock

Ce cycle est géré par la direction générale elle-même surtout sur le plan
approvisionnement. Le volume de stock de l’entreprise est de quantité importante. C’est
pourquoi deux magasiniers tiennent le magasin : l’un s’occupe des produits et l’autre des
papiers. L’élaboration journalière de fiche de stock appelée “fiche casier’’ est à tenir pour un
meilleur suivi et même pour l’utilisation de “Bon de livraison’’ (souche vert).

L’entreprise emploie une “fiche casier’’ pour l’enregistrement des entrées et sorties en
stock. Le logiciel “gescom’’ est aussi utilisé dans la gestion de stock. Pour le cas d’entrée en
stock, l’introduction et la création d’article sont effectuées dans le logiciel.

Les principaux départements et services intervenant dans le cycle stock dans

l’entreprise sont :

- le service magasinier ;

- le service import ;

- le département commercial.

Les caractéristiques du cycle stock dans l’entreprise sont :

- la réception des marchandises ;

- la conservation des stocks ;

- la livraison des marchandises ;

- la tenue des stocks

Le déroulement du processus se manifeste par :

La réception des marchandises à l’arrivée des conteneurs de marchandises, en même

temps le service import prépare la liste de colisage expédiée par le fournisseur jointe avec la
facture et l’envoie au service magasin. Ce dernier effectue le dépotage des marchandises en
les déchargeant. Après, la vérification des marchandises tant sur la qualité que sur la quantité
s’impose pour le service import et le service magasin. L’inscription des quantités dans les
fiches casiers correspondant aux marchandises vient par la suite.
 - 50 -

La conservation des marchandises de l’entreprise s’extériorise par la séparation du

local en stockage des papiers et stockage des produits et matériels. Elle est maintenue par le
Zone Lone dans un vaste hangar et aussi dans une zone bien clôturée avec un barrage à
l’entrée du site.

La livraison des marchandises doit être précédée d’un bon de livraison qui est établie
par l’assistante commerciale et que le service magasin doit garder le double (vert) avec la
copie de la facture correspondante. Par la suite, le magasinier inscrit les quantités sorties à la
fiche casier pour mise à jour de la fiche.

La tenue de stock est donc gérée par l’utilisation de la fiche casier que ce soit pour
l’entrée ou pour la sortie en stock. Le logiciel “gescom’’ permet aussi d’enregistrer l’entrée et
la sortie de stock pour que la situation actuelle des stocks disponibles pour les clients soit en
quantité qu’en valeur.

Voici les descriptions du bon de livraison et la fiche casier employé par la société
sont :

Le Bon de livraison de la société se présente de la façon suivante :

- L’entête de l’entreprise, “HEIDELBERG INTERGRAPH MADAGASCAR’’;
- Le lieu et date d’édition ;
- La mention “ BON DE LIVRAISON’’ ;
- Le numéro du bon de Livraison, pré numéroté ;
- Le nom du client à qui on livre ;
- Les quantités livrées ;
- La désignation des marchandises ;
- Le prix unitaire des marchandises ;
- Le “prix total ’’;
- La mention : “Reçu de la société Heidelberg Madagascar, les marchandises ci de-sous
désignées et livrées en bonne condition…’’ ;
- Et la mention “Reçu conforme” ;
- La signature du client ;
- Les conditions de vente, qui sont au verso.
 - 51 -

Le fiche casier indique les mentions qui suivent :

- L’entête de l’entreprise “HEIDELBERG Intergraph MADAGASCAR’’ ;
- La mention “FICHE CASIER’’ ;
- La désignation de la marchandise ;
- Le prix de vente ;
- Les dates ;
- Les fournisseurs ou les clients ;
- Les quantités entrées sous la dénomination“ ENTREE’’ ;
- Les quantités sorties sous la dénomination “SORTIE’’ ;
- Les quantités en stock ou “STOCK’’ ;
- La mention “OBSERVATION’’

Ainsi le diagramme de circulation de document et la grille d’analyse des fonctions

dans le cycle stock apparaissent dans les deux schémas qui suivent, par suite des entretiens
avec les responsables.

Les significations des symboles dans le diagramme sont inscrites ci-dessous :

: Flux ou mouvement

: Documents (facture, bon de livraison)

: Tâches et opérations (réception, dépotage, enregistrement, contrôle ou

visa, expédition)

: Document support (fiche casier, liste de colisage, planning

d’expédition)

: Stockage interne (logiciel “gescom’’)

N
: Classement
 - 52 -

Le diagramme de circulation de document du cycle stock se poursuit dans le schéma suivant :

Schéma n° 03 : DCD du cycle stock de Heidelberg
Service import Service magasin Service commercial
Liste de
FA frns colisage
Fournisseur
Récep Dépotage

Fournisseur mses mses

Stock
Fiche
Enrg
entrée
casier
‘Gescom’
‘entrée’

2
N Enrg FA clt

Visa
Enrg 2
expéd
BL Enrg

Planning
de livraison Fiche
Ventes
casier
‘Gescom’
‘sortie’
Expéd
Client mses
 - 53 -

La grille d’analyse faisant ressortir les fonctions assumées dans le cycle stock de la
société se traduit comme suit :

Tableau n° 04 : Grille d’analyse des fonctions dans le cycle stock de Heidelberg

Entreprise Heidelberg services assumant les fonctions
Fonctions Importation Magasin Commercial

Réception de facture fournisseur X

Réception de la liste de colisage X
Réception des marchandises X
Dépotage des marchandises X
Vérification des marchandises X X
Mise à jour stock (entrée dans la
fiche casier) X
Enregistrement d’entrée en stock
(Gescom) X
Etablissement de facture client
(Gescom) X
Etablissement de Bon de Livraison X
Mise à jour planning expédition X
Expédition des marchandises X
Mise à jour stock (sortie dans la
fiche casier) X
Enregistrement de sortie de stock
(Gescom) X

De même pour le cycle vente, un questionnaire de contrôle interne du cycle stock

permet de dégager les faiblesses des procédures non-écrites existantes dans la société.
 - 54 -

Le questionnaire de contrôle interne du cycle stock se déroule dans le schéma suivant :

Tableau n° 05 : Questionnaire de contrôle interne du cycle stock

Oui Non Faiblesses apparentes
Questions
Risque lié à l'environnement général de
contrôle interne
1. Y a-t-il un manuel de procédures ? X Les procédures sont verbales.

Risque lié au cycle stock

1. les pièces justificatives de sortie de stock

comme les bons de livraison :
a) sont-ils utilisés ? X

b) sont-ils pré numérotés ? X

2. Y a-t-il l’existence d’inventaire

X
permanent ou de fiches de stocks ?

3. La tenue de fiches sont-elles séparées

par :
a) articles ? X

b) lieu d’entreposage ? X

4. Les stocks n’appartenant pas à

l’entreprise (consignation, dépôts, …) sont-
N/A
ils enregistrés par la tenue de fiches par
article et par bénéficiaire ?

5. La responsabilité des stocks est-elle

confiée à une personne bien précise ?
X

7. Les stocks sont-ils biens protégés

physiquement :
X
a) bâtiment, endroits clos ?
X
b) gardiens, extincteurs ?
 - 55 -

8. Des comptages physiques réguliers et un

Pas de contrôle régulier et
contrôle par une personne n’ayant pas la
inopiné
garde des stocks sont-ils respectés ?
X

9. Les procédures d’inventaire physique

Non identification précise des
sont-elles adéquates selon :
stocks obsolètes
a) l’existence de feuille le comptage ?
X
b) l’identification des stocks endommagés ?
X
c) le rapprochement des quantités réelles et
théoriques ?
X
d) l’analyse des écarts ?
X

10. Existe-t-il une méthode de valorisation

de stock adéquate (premier entré premier
X
sorti, coût moyen pondéré) ?

11. Existe-t-il de procédure permettant de

déterminer le prix du marché ou le prix de
X
réalisation nette ?
 - 56 -

CHAPITRE II : DIAGNOSTIC DE LA DISPOSITION ACTUELLE

Apres l’analyse des circonstances dans l’entreprise, un diagnostic l’accompagne pour
évaluer l’utilité de l’audit interne et surtout du manuel de procédure qui sont absents dans
l’entreprise.

SECTION 1 : FONDEMENT DE LA CARENCE DE L’AUDIT

INTERNE ET DE NON FORMALISATION DE PROCEDURE

1.1 INSUFFISANCE D’AUDIT INTERNE

L’inexistence de l’audit interne, qui est une approche d’évaluation de risque et de
contrôle, diminue la bonne efficience du management de l’entreprise.

1.1.1 Causes de l’inexistence

La non connaissance des utilités et fonctionnement de l’audit interne à l’intérieur
d’une société. Elle constitue un frein pour les dirigeants à introduire cette fonction.

La situation actuelle, crise, désavantage aussi cette implantation dans la firme

nécessitant la mobilisation de ressources d’autant humaines que financières et la décision va à
l’encontre de ces influences.

1.1.2 Impacts liés à cette inexistence

 Faible management des risques
Dans son rôle l’audit interne doit évaluer l’efficacité de management de risque et
contribuer à son amélioration. L’évaluation de risque permet d’estimer les facteurs positifs et
négatifs qui influencent les risques.
Le monde évolue constamment tout comme la dimension, la technologie et
l’interdépendance des activités qui accroissent l’ampleur des perturbations et ainsi des risques
soit internes soit externes. Les risques mettent en danger la survie de l’entreprise, sa
compétitivité dans son secteur, sa situation financière, la qualité de ses produits, de ses
services et de son personnel11.
Cette évaluation de risques permet déjà de formuler des solutions car comme le dicton
dit “un problème identifié est résolu de moitié’’.

11
(Coopers et Lybrand, 2004 : 49).
 - 57 -

 Insuffisance de contrôle
L’auditeur interne doit aider l’organisation à maintenir un dispositif de contrôle
approprié en évaluant son efficacité et en encourageant son amélioration continue12.

La phase de contrôle interne évalue les procédures et systèmes utilisés par

l’organisation. C’est une étape indispensable pour apporter des modifications nécessaires face
au changement de l’environnement ou à des anomalies du présent dispositif employé par
l’entreprise. Les effets néfastes du manque de contrôle sont le laisser-aller, la fuite de
responsabilité et l’absence de recommandation.
Le laisser-aller provoque un gaspillage des ressources de l’entreprise qui affecte
principalement au résultat et profit de l’entreprise.
Le dispositif de contrôle étant négligé et suite à la survenance d’une erreur ou
dysfonctionnement chacun ne veuille être responsable.
Les recommandations s’expliquent par l’émergence des forces et faiblesses ainsi
d’identifier les causes des dysfonctionnements et enfin d’élaborer des solutions
d’amélioration. Ces étapes peuvent être indiquées dans un environnement de contrôle car le
mot contrôle est source de performance de l’entreprise tout autant qu’un outil d’assurance et
de protection du patrimoine de l’organisation, et non seulement une notion de vérification.

1.2 NON FORMALISATION DE PROCEDURE

L’absence de procédure met en cause l’efficacité de l’entreprise par l’omission de
règle de base pour une bonne conduite et réalisation des tâches et opérations afin d’atteindre
les objectifs fixés par la firme.

1.2.1 Causes de non formalisation de procédure

La non formalisation de procédure s’explique par l’inexistence de l’audit interne qui
évalue et améliore les procédures dans une société.

L’origine du non rédaction de la procédure dans la société se traduit par le

contentement de sa verbalisation et les actions étaient régies par l’exécution d’un savoir-faire
transmis oralement.

12
IFACI, normes d’audit interne, dans le site de l’IFACI.
 - 58 -

1.2.2 Impact de procédure non écrite

La procédure prend une portée sur la normalisation des taches et opérations courantes
dans un processus donné et constate que les étapes à suivre dans l'achèvement des activités et
les traces que doivent emprunter les pièces justificatives tant internes qu'externes soient bien
acheminées.
 Désarticulation des opérations
La non-formalisation craint que le fonctionnement normal de l'entreprise ne soit
désarticulé. En effet, de par leur exécution, une opération ou processus est amené à suivre
plusieurs étapes qui doivent être respectées pour une meilleure réalisation conduisant à une
maximisation de profit.

 Légère efficacité des opérations

En effet la procédure indique les opérations et fonctions à exécuter, en suivant ses
instructions qui permettent d’optimiser toutes les ressources à son accomplissement et
conduisant à une efficience même. L'efficacité est mesurée par l’atteinte des objectifs et
l’efficience par l’atteinte des objectifs et consommation minimum de ressources.

 Augmentation de risque d’erreurs et omissions

L’écrit peut alléger les risques d’erreurs et omissions. D’autant plus que la procédure
est un outil d’aide mémoire consultable à tout moment en cas de problème ou souci à
l’achèvement d’une opération quelconque ainsi d’apaiser ses risques.

1.2.3 Risques liés aux faiblesses de la procédure verbale existante

Dans l’analyse des procédures verbales dans l’entreprise, des faiblesses sont
énumérées. Et les risques et impacts possibles attachés sont décrits dans la feuille d’évaluation
des risques de chaque cycle.
 - 59 -

 Risques dans le cycle vente

Le schéma suivant indique les effets éventuels pour chacun des points faibles recensés.

Tableau n° 06 : Feuille d’évaluation du cycle vente

N° Question de Faiblesses apparentes Effets possibles
contrôle interne relevées

3 Le cas d’échantillon, est juste Risque d’écart entre les quantités

sortie sans pièces justificatives. théoriques et réelles dans le stock.

Pas de contrôle pour s’assurer Omission de factures même si elles

que toutes les factures sont sont enregistrées numériquement sur
8
enregistrées. le journal de ventes.

Le mode de règlement des Non suivi des règlements effectués

clients ne sont pas inscrit dans par les clients soit au comptant ou à
9
la facture. crédit. Mauvaise gestion de
trésorerie.

L’échéance de paiement n’est Certains clients peuvent avoir des

pas définie et n’entraine pas le délais de règlement supérieur aux
14
suivi de la durée. conditions normales de l’entreprise.

Risque de difficulté de recouvrement.

Non prise en compte des Gonflement des charges par la non-

charges liées au retard de récupération des coûts liés aux
15
règlement. relances effectuées.

17 Pas de lettre de relance Risque de difficulté de recouvrement.

périodique.

19 Pas de dossier d’insolvabilité Non constitution de dépréciation ou

des clients douteux. perte de valeur des comptes clients.
 - 60 -

 Risques dans le cycle stock

Les risques liés aux points faibles de l’entreprise dans le cycle stock sont représentés
dans le schéma ci-après.

Tableau n° 07 : Feuille d’évaluation du cycle stock

N° Question de Faiblesses apparentes Effets possibles
contrôle interne relevées
Risque d’écarts entre les quantités
8 Pas de contrôle régulier et
réelles et théoriques.
inopiné
Non évaluation des pertes de valeur
9 Non identification précise des
occasionnées par les stocks obsolètes
stocks obsolètes
ou endommagés.

SECTION 2: AVANTAGES D’INTRODUCTION D’UN AUDIT

INTERNE ET DE MANUEL DE PROCEDURE

L’implantation d’audit interne et de manuel de procédure présente des avantages pour

l’entreprise. Elle se transcrit par la maîtrise de risque, par un outil d’aide à la décision, et par
un facteur d’efficacité de la firme concernant l’entrée d’un audit interne. Et l’utilisation de
procédures bénéficie la société en renforçant la qualité de travail, en apportant une gestion de
risque, et en engageant un contrôle efficace concernant les procédures.

2.1 AVANTAGES D’AUDIT INTERNE

 La maitrise des risques en entreprise

L'audit interne a évolué dans le temps. Ainsi, en matière de management des risques,
alors qu'autrefois, il intervenait peu ou pas du tout, il s'implique aujourd'hui dans la
vérification du processus et apporte souvent un soutien actif et continu dans son élaboration.

L'entreprise dans sa gestion globale doit faire face à des situations imprévisibles, à des
aléas fréquents.
 - 61 -

Il n'est pas toujours facile de maîtriser les activités d'une entreprise, dans ces
conditions d'incertitude. C'est pourquoi le rôle de l'audit interne est particulièrement important
dans ce secteur. Le responsable de l'audit interne doit s'informer auprès du management et du
conseil, du rôle attendu de l'audit interne dans le processus de management des risques de
l'entreprise.

L'audit interne peut faciliter ou permettre la mise en œuvre des processus (établir une
cartographie des risques, mettre en place des équipes des gestionnaires, animer des ateliers
d'identification des risques...), mais ne doit en aucun cas, assurer la responsabilité du
management des risques identifiés.

 Un outil d'aide à la prise de décision

L'information pertinente doit être identifiée, recueillie et diffusée sous une forme et
dans des délais qui permettent à chacun d'assumer ses responsabilités. Les systèmes
d'information produisent, entre autres, des données opérationnelles, financières ou encore
liées au respect des obligations légales et réglementaires, qui permettent de gérer et contrôler
l'activité. Un concept de gestion de l'information ainsi que des outils comme les propositions
d'amélioration peuvent permettre d'améliorer l'efficacité d'un système de contrôle interne. En
ce sens, l'audit interne aide à la prise de décision par l'équipe dirigeante en mettant à sa
disposition des informations fiables et crédibles.

 Un facteur d'efficacité de l'entreprise

Lorsqu'on parle d'audit d'efficacité, on va plus simplement, englober à la fois les
notions d'efficacité et d'efficience.

Il est toutefois utile de décomposer en rappelant le sens des deux termes :

- L'efficacité, dont le critère est l'atteinte des objectifs fixés, et plus régulièrement la
réponse adéquate à l'attente ;
- L'efficience, dont le critère est de faire le mieux possible, ce qui exige la meilleure
des qualités quant aux connaissances (le savoir), aux techniques (le savoir-faire), aux
comportements (le savoir être) et à la communication (le faire savoir).
 - 62 -

L'efficience est donc très largement imprégnée par la culture. Lorsque l'entreprise est
en plein croissance et qu'il s'agit d'éliminer au maximum freins et facteurs de ralentissement,
l'appréciation d'efficacité se fait le plus souvent en terme d'allégement et de simplification en
conservant les risques considérés comme acceptables. Au contraire, lorsque l'entreprise est en
position de moindre croissance, la culture est plus qu'une conservation des acquis qu'une
culture de développement, et lorsqu'à fortiori la situation est celle de tous les dangers,
l'appréciation d'efficacité se fait en terme d'affinement des règles et procédures, de meilleures
définitions des responsabilités, voire de substitution de règles plus strictement aux
dispositions antérieures.

2.2 AVANTAGES DU MANUEL DE PROCEDURE

 Un engagement de contrôle efficace

Les procédures sont un des dispositifs de contrôle interne. Elles rendent donc le
contrôle plus dynamique. A rappeler que le contrôle interne se définie comme un ensemble
des sécurités contribuant à la maîtrise de l'entreprise. Il a pour but d'un côté, d'assurer la
protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l'information, de l'autre l'application
des instructions de la direction et de favoriser l'amélioration des performances.

L'existence d'un manuel de procédures dans une entreprise est nécessaire à la

compréhension du système de traitement et à la réalisation des contrôles.

 Un renforcement de la qualité de travail

La description des opérations dans la procédure permet d’améliorer la qualité des
travaux attendus. Le suivi des instructions inscrites emmène à une adoption de méthode de
travail plus efficace et à une minimisation des erreurs et omissions susceptibles.

Le manuel de procédure est un ensemble de règles et d'orientations permettant à tout le

personnel de remplir correctement sa fonction. Il vise à mettre en place un outil de travail
permettant la définition des tâches de chaque intervenant. L'évolution de l'organisation
nécessite la mise en place d'un tel manuel afin de définir les attributions et les missions de
chaque entité.

La rédaction des procédures permet une meilleure compréhension du processus.

 - 63 -

 Un transfert de connaissance
Cette méthode ou le manuel de procédure vise à optimiser le transfert de connaissance
au sein d’une entreprise ou d’une chaine “ auteur, document, lecteur’’. Il est applicable en tout
type de communication, dû à son caractéristique d’être un support mémoriel. Et en cas
d’absence de la personne occupant le poste d’autres peuvent prendre momentanément le poste
vacant jusqu’à l’arrivée du titulaire.
Grâce aux informations données dans la procédure, les tâches et fonctions sont faciles
à assimiler. Par les démarches à suivre, le fonctionnement, la structure, le concept, et le
principe sont définis, la compréhension est donc uniforme.
La procédure est également un outil de formation, en particulier pour les nouveaux
arrivants. Dans une perspective collective, la rédaction des procédures est une manière de
capitaliser le savoir-faire de l’entreprise.

 Un apport de gestion de risque

Les procédures sont au centre des préoccupations pour ceux qui étudient les risques,
car sans un système de suivi rigoureux, le moindre processus risque de diverger et de causer
des dommages inéluctables.

Il est possible grâce à des procédures de réduire les risques, en particulier lors
d’événements inopinés.

Les observations sur le terrain ainsi que les entretiens effectués auprès des
responsables constatent que l’audit interne est un département absent dans l’organisation. En
outre, la présence des différents départements détermine le rôle de chacun pour l’atteinte des
objectifs de l’entreprise. Le dirigeant et les responsables instaurent des mécanismes pour un
contrôle de l’activité et un management des risques qui peuvent survenir. Néanmoins, la
procédure est non rédigée et comme dit le dicton “les mots s’envole mais l’écrit demeure’’
d’autant plus que c’est un procédé efficace contre des éventuels risques.

La nécessité de se doter d’un audit interne, qui est une contribution à l’amélioration de
la gestion d’entreprise, et d’un manuel de procédure qu’est un outil de guide et de référence
apporte donc une solution et une assurance sur la cohérence et la qualité de travail. L’absence
de cet instrument est une base risquée. L’audit interne ainsi que les procédures procurent donc
une valeur ajoutée à l’entreprise.
 PARTIE III :
PROPOSITIONS ET
RECOMMANDATIONS
 - 65 -

CHAPITRE I : PROPOSITIONS
Les propositions suites à l’analyse et diagnostic de la situation de la firme se
manifestent par la proposition d’instauration d’audit interne et la proposition de procédure de
vente et stock.

SECTION 1 : INSTAURATION D’AUDIT INTERNE

La proposition de création du département audit interne se subdivise par la
présentation du département, ses missions et objectifs, ses méthodes de travail, son planning
d’audit et reporting, et ses relations.

1.1 Présentation du département Audit Interne

Le département audit interne est un service de consultant interne dans l’entreprise
pratiqué par un salarié de la firme exerçant une activité indépendante apportant une notion
d’assurance de l’efficacité des méthodes et procédures face à ces risques potentiels. Une
notion de conseil et de création de valeur ajoutée pour la performance de l’entreprise, et une
notion d’évaluation de la pertinence des dispositifs mis en place à l’atteinte des objectifs
fixés.

Sa position entant que consultant dans l’organigramme de la société est en staff. Le

département audit interne est directement rattaché à la direction générale.

1.2 Missions et objectifs

La mission d’Audit Interne est d’apporter une valeur ajoutée, d’améliorer le
fonctionnement de l’organisation, et d’aider à atteindre les objectifs.

Le département d'audit interne analyse et évalue indépendamment le système de

contrôle interne, au moyen de missions d'audit. Il rédige des recommandations et des avis ou
exprime des remarques sur l'amélioration du contrôle interne.

1.3 Méthode de travail

- Méthode d’approche systématique et méthodique
Document de travail. C’est un document décrivant les divers travaux que comporte
l’exécution de la mission d’audit. Il doit refléter les contrôles effectués, permettre de soutenir
et de justifier les appréciations formulées dans le rapport d’audit. Le document de travail doit
être établi selon une méthode bien déterminée.
 - 66 -

Enquête. Le département audit interne effectue les enquêtes au sujet d'erreurs, de plaintes
tant internes qu'externes, de situations de risques graves et de présomptions de fraude ou vol.

Avis. Le département audit interne formule des avis concernant des aspects spécifiques de
la maîtrise du risque ou des aspects opérationnels des matières qu'il contrôle, de sa propre
initiative ou à la demande des départements ou services concernés.

- Méthode d’évaluation et amélioration

L’auditeur détient la responsabilité du système de contrôle interne et l’évalue moyennant
des procédés de management de risque, de contrôle et de gouvernance d’entreprise.

A savoir que :

. Le management de risque est un processus visant à identifier, évaluer, gérer et piloter les
événements éventuels et les situations pour fournir une assurance raisonnable quant à la
réalisation des objectifs de l’organisation.

. Le contrôle interne est un ensemble de moyens, de comportements, de procédures et

d'actions, adaptés aux caractéristiques propres à chaque société. Il vise à protéger la
conformité aux lois et règlements, l'application des instructions et des orientations fixées par
la Direction Générale, le bon fonctionnement des processus internes de la société notamment
ceux concourant à la sauvegarde de ses actifs, la fiabilité des informations financières.

. Les procédures fournissent les instructions des opérations quotidiennes dans une
organisation. La procédure est un outil de travail qui détermine les étapes à suivre pour la
réalisation des opérations pour chaque cycle, chaque poste dans l’entreprise et elle doit être
scrupuleusement respectée, de crainte que le fonctionnement normal de toute une entreprise
ne soit désarticulé.
 - 67 -

1.4 Planning et reporting d’audit

Le département d'audit interne établit un programme fondé sur une analyse des risques
et tenant compte des besoins exprimés par les départements.

Après chaque mission, le département audit interne adresse un rapport contenant les
constatations, les risques et les recommandations liées à l'activité auditée.

Le rapport d'audit interne contient une description des faits et constatations, une
évaluation du système de contrôle interne. Le rapport est nécessairement complété par des
recommandations visant à améliorer le contrôle interne

Les recommandations font l'objet d'une discussion préalable avec l'audité afin que ses
réactions puissent être mentionnées dans le rapport d'audit.

La direction générale est responsable de la prise de décision concernant des actions

correctives pour la mise en œuvre des recommandations.

Le suivi de l'application de ces décisions est assuré par le département audit interne.

1.5 Relations
Dans le cadre de ses missions, le département audit interne peut accéder à toutes les
données et à tous les locaux, sous réserves de dispositions légales, conventionnelles,
réglementaires contraires.

Il peut dans le cadre de ses compétences requérir des informations de tout agent de
l'institution dans la conduite d'une mission d'audit.

SECTION 2 : PROCEDURE DE VENTE ET STOCK

2.1 PROCEDURE DE VENTE

Dans la proposition de procédure de vente, la définition de vente, différents types de
vente, les conditions de vente et le transfert de propriété sont décrits en premier avec les
objectifs du cycle vente. Par la suite les aspects opérationnels et comptable du cycle vente
vont être élaborés.
 - 68 -

2.1.1 Définition de vente

L’article 15 182 du code civil13 mentionne la “vente comme une convention par
laquelle l’un (vendeur) s’oblige à l’autre de payer (acheteur)’’, l’alinéa 2 explique “qu’elle
peut être authentique ou authentifiée’’ en d’autre terme c’est un contrat par lequel une
personne appelé vendeur transfert une chose à une autre personne appelé acheteur et lui en
garantie la propriété en contre partie l’acheteur s’oblige à verser un prix en argent au vendeur.

2.1.2 Différents types de ventes

Il existe plusieurs genres de vente à savoir : la vente au comptant, la vente à crédit, la
vente avec arrhes (débours), la vente à terme, la vente à tempérament, la vente à
l’abonnement, la location vente, la vente sous conditions suspensives.

Vente au comptant qui a un caractère instantané : l’échange des consentements, le

transfert de propriété et le paiement sont concomitants. Donc tant qu’il n’y a pas de versement
du prix les droits du vendeur restent intacts et à son égard il n’y a qu’un désaiment ou
détachement provisoire de la chose.

Vente à crédit pour laquelle le prix est fixé mais il est payable à une époque postérieur
à la livraison, elle peut être analysée comme vente avec bénéfice d’un terme au profit du
débiteur qui est l’acheteur. Le transfert de propriété est donc antérieur au paiement complet du
prix.

Vente avec arrhes qui est la somme d’argent remise par l’acheteur au vendeur qui est
la conclusion du contrat. Selon les usages commerciaux, en l’absence de clause particulière ou
différente, les arrhes sont considérées comme des acomptes sur le prix à payer.

Vente à terme pour laquelle le prix est fixé, pas lors de la conclusion du contrat mais
au moment de la livraison. Le transfert de propriété est suspendu jusqu’à l’arrivé du terme du
contrat. Cas utilisé dans la vente des récoltes ou des objets à fabriquer.

Vente à tempérament pour laquelle le paiement est échelonné sur plusieurs échéances.
En cas d’impossibilité pour l’acheteur de payer les dernières échéances, le vendeur a la
possibilité de demander la résiliation du contrat.

13
Code civil malgache, selon cours théoriques dispensés à l’université d’Antanananarivo
 - 69 -

Vente à l’abonnement conditionne avec le prix payable d’avance, mais peut également
être prévue avec un prix payé après la livraison de la marchandise comme le cas de la vente
de la chose de genre, exemple la fourniture d’eau et électricité dont le prix est déterminé après
la livraison ou consommation de la fourniture.

La location vente qui consiste à consentir la mise à disposition de la marchandise à

titre de location avec la possibilité pour le bénéficiaire de la location d’en acquérir la
propriété.

Vente sous condition suspensive qui stipule que la condition suspensive reporte la
conclusion définitive de ce type de vente au moment où la condition se réalise ; exemple la
vente à l’essai.

2.1.3 Conditions de vente et le transfert de propriété

Le transfert de propriété conditionne la comptabilisation des ventes.
Les conditions de vente de la société Heidelberg Intergraph Madagascar stipulent
que :
- Les marchandises de l’entreprise voyagent aux risques et périls des destinations
même si elles sont expédiées franco ;
- Elles sont payables à Antananarivo ;
- Les traites ou acceptation de règlement par chèque, mandat, etc. n’opèrent ni
novation, ni dérogation à ces règlements ;
- En cas de litige, le tribunal d’Antananarivo sera seul compétant ;
- Il est convenu par la présente que les marchandises restent la propriété de la
société Heidelberg Intergraph Madagascar jusqu’au règlement de leurs prix.

2.1.4 Objectifs du cycle vente

Les objectifs du cycle vente/client sont regroupés en quatre catégories en se référant à
ceux du contrôle interne :
- Optimisation des performances et efficacité opérationnelle ;
- La qualité des informations financières et non financières ;
- Le respect des lois et réglementations ;
- La sécurité et sauvegarde des actifs.
 - 70 -

2.1.5 Aspects opérationnels du cycle vente

Les aspects opérationnels et comptables comprennent l'ensemble des fonctions
opérationnelles du cycle ventes/clients.

Ces fonctions vont :

- de la définition de la politique de vente ;
- de la budgétisation des ventes ;
- d’agrément des clients ;
- de réception et acceptation des bons de commande ;
- de la fixation de prix ;
- de traitement de la commande ;
- de la livraison de la commande ;
- de la facturation ;
- d’octroi d’avoirs aux clients ;
- d’encaissement des règlements des clients ;
- au suivi des créances / recouvrement.

Description des Fonctions opérationnelles de vente

Elle décrit les opérations que l'entreprise effectue à titre principal pour l'obtention
d'un revenu qui est la vente des marchandises.
Les marchandises que la société HEIDELBERG vend constituent essentiellement les
accessoires nécessaires à l’imprimerie à savoir :
- les fournitures, produits, matériels et pièces détachées d’imprimerie.

Fonction « Définition de la politique de vente »

La définition d'une politique générale des ventes est nécessaire pour éviter un
pilotage à vue ; cette politique relève du domaine de la Direction Générale qui doit
l'inclure dans la politique stratégique. Les grandes lignes d'une politique de vente sont
de :
> Définir les taches de chaque unité par rapport aux objectifs fixés,
> Prendre connaissance des besoins des clients,
> Veiller à la satisfaction des bons de commande clients,
> S'assurer de la qualité et de la disponibilité des biens et/ou services fournis.
 - 71 -

Fonction « Budgétisation des ventes »

La fonction reprend les opérations de prévision des ventes (données quantitatives
et prix) mensuelles sur l'année par catégorie d’articles et de marchandises de
l’entreprise.

Le budget est établi à partir des ventes précédentes selon son évolution et
tendance durant une année, et sa variation saisonnière.

Ce budget des ventes conditionne dans une large mesure les autres budgets
(Dépenses Achats, Trésorerie,...).

Fonction « Agrément des clients »

Elle regroupe les opérations d'autorisation des crédits, par la Direction Générale et
les responsables concernés.

L’entreprise accepte de vendre à crédit considéré comme ensemble des services

que la firme offre à ses clients. Cette politique doit mettre en évidence la période de
crédit, la catégorie de risques des clients, et le mode de paiement.

La période de paiement, il est indispensable de mentionner l’échéance de

paiement sur la facture, cette durée doit être approuvée par le responsable commercial et
consentie par le directeur général (le gérant).

La catégorie de risque des clients : à l’aide des informations disponibles sur le

passé et sur la situation financière actuelle et potentielle du client, l’entreprise peut
accorder un crédit à sa clientèle selon la probabilité de remboursement de leurs
factures.

Néanmoins, les clients susceptibles d’octroyer un crédit auprès de Heidelberg sont

ceux qui ont déjà effectué des transactions ultérieurement, ses clients fidèles, avec le
consentement de la direction générale.

Le mode de paiement utilisé dans ce cas est surtout la lettre de change

communément appelée “Traite ou Effet de commerce’’.
 - 72 -

Toutefois les mentions suivantes doivent être figurées dans la lettre de change :
- la dénomination “Lettre de change’’
- le numéro de la lettre de change, “LC N°…’’ ;
- le“ Bon à Payer suivi du montant en chiffre en Ariary, “B.P. Ar : …’’ ;
- “Veuillez payer le’’ suivi de la date d’échéance de la traite, “ Veuillez payer
le….’’ ;
- ‘‘à l’ordre de Heidelberg’’ ;
- l’“adresse du bénéficiaire : Zone Lone II Soavina Tanjombato Ankeniheny’’ ;
- le“ Rib du bénéficiaire (de la société soit l’un des quatre banques)’’ ;
- “La somme en lettre :….’’ ;
- “En règlement de…..’’, numéros de la facture correspondant à la traite ;
- le “Rib du tiré :…..’’, ou Relevé d’Identité Bancaire correspondant du client ;
- “Le nom et adresse du tiré :…..’’, qui est ce du client tiré de la traite ;
- La date et lieu d’émission de la traite ;
- Les signatures : -Aval : celui qui va avaliser la traite, et peut être le tiré lui même
-Bénéficiaire : celui du gérant de Heidelberg
-Tiré : celui du client autorisant le débit
Les Relevés d’Identité Bancaire de HEIDELBERG pour les quatre banques sont :
BNI : 00005 00008 01 99 71 60 100 03
BMOI : 00004 00001 01 54 92 00 187 32
BFV : 00008 00006 02 00 10 08 009 09
MCB : 00006 00001 01 00 02 16 100 76

Exemple :

Monsieur Rabe, résidant à Behoririka, émet une lettre de change N° 01/10 le 06

janvier 2010 à Antananarivo, pour un montant de 4.800.000 Ariary pour paiement de la
facture N ° FA 889 de la société Heidelberg Intergraph Madagascar située à Zone Lone
II Soavina Ankeniheny Tanjombato. L’échéance de la traite est de 30 jours calendaire et
le RIB du bénéficiaire est BNI et celui du tiré 00005 00001 01 00 000 00 100 05 BNI.
 - 73 -

Le modèle de cet exemple se manifeste comme suit :

Schéma n° 04 : Modèle de lettre de change
LETTRE DE CHANGE
A Antananarivo Le, 06/01/2010
N° LC 0 1/10 B.P. Ar: 4 800 000,00
HEIDELBERG Intergraph
Veuillez payer le 06/02/2010 à l'ordre de
Madagascar
Adresse du bénéficiaire Zone Lone II Soavina Ankeniheny Tanjombato
RIB du bénéficiaire 00005 00008 01 99 71 60 100 03 BNI
code code
N°de compte Clé RIB
banque agence
La somme en lettre Cinq Millions Ariary
En règlement de FA 889
RIB du tiré 00005 00001 01 00 000 00 100 05 BNI
code code
N°de compte Clé RIB
banque agence Banque
Nom et adresse du tiré RABE
BEHORIRIKA
ANTANANARIVO 101

Signature Aval Signature Bénéficiaire Signature Tiré valant autorisation de débit

Fonction « Réception et acceptation des bons de commande »

Cette fonction reprend les opérations de centralisation des commandes et
d'approbation, par les responsables concernés, des montants de commandes passées par
les clients.

En effet, les clients envoient un Bon de commande (BC).

Dans le Bon de Commande, l’entreprise examine la dénomination de l’article, la
quantité par l’existence en stock, et son prix unitaire par sa mise à jour ou par accord de
remise par la direction ; après cette approbation et confirmation effectuée par le responsable
commercial, l’exécution de la commande se poursuit par l’établissement de facture.

Le Bon de Commande peut être par fax, ou par e-mail, ou encore par téléphone, ou
bien par visite chez le client comme démarcheur, ou bien même par le client en personne.
Avant le Bon de commande, les clients consultent les prix des articles qu’ils vont commander
en même temps si la quantité qu’ils veulent est disponible dans le stock de l’entreprise.
 - 74 -

L’entreprise exige vraiment cette pièce justificative qui est le Bon de Commande ou
BC, pour les clients méfiants et suspicieux.

Le Bon de commande se présente dans la plupart des cas d’un paiement à crédit, c’est
donc un contrat par le quel, le client accepte de payer les marchandises qu’il a commandées
moyennant une facture du fournisseur et ce dernier accepte de lui livrer les marchandises.

Un Bon de commande doit munir les mentions suivantes :

- La dénomination “Bon de Commande’’ ;
- L’entête de la société émettrice de la commande ;
- Le numéro du Bon de commande ;
- Le nom du fournisseur, “Heidelberg Intergraph Madagascar’’ ;
- La désignation des articles et marchandises à commander ;
- Les quantités commandées ;
- Le prix unitaire des articles et marchandises
- La signature du responsable au niveau de l’acheteur, initiateur de la commande avec
cachet de son entreprise ;

Avant la facturation, certains clients demandent une facture pro forma et à cet effet,
l’entreprise l’envoie, soit par e- mail, soit par coursier, soit encore par fax. A noter que le
numéro du pro forma et son édition sont donnés par le logiciel “gescom’’, la forme du pro
forma est à peu près la même que celle d’une facture, la différence porte sur l’intitulé qui est
“pro-forma’’ et le montant total est évalué Hors Taxe. A la délivrance de la facture pro-forma
du client, la mention “Bon pour accord’’ doit être à vérifier pour confirmation de la
commande établie par le client.

Une facture pro-forma comporte les éléments suivants :

- L’entête de la société“ HEIDELBERG Intergraph MADAGASCAR’’
- Le nom du client destinataire du Pro-forma ;
- L’adresse du client ;
- L’Attention de ou “Attn : “, le nom de la personne ou service destinataire du pro
forma ;
- La mention“ PROFORMA“ ;
- Le numéro de la facture Pro forma ;
- La date d’édition du Pro-forma ;
 - 75 -

- Le référence, exemple facture ;

- Nombre de pages édités ;
- La référence de l’article ;
- La désignation de l’article ;
- La quantité ;
- Le conditionnement ;
- Le Prix unitaire Hors Taxe ;
- Le Montant Hors Taxe ;
- Le “Total Hors Taxe de la facture pro forma N°…“ ;
- Le cachet du service commercial avec sa signature ;
- La mention“ Nous sommes à votre disposition pour tout complément d’informations.
Nous vous prions d’agréer, cher client, nos sincères salutations’’.

Fonction « fixation de prix »

Elle rassemble les opérations de la fixation de prix.
La fixation de prix se procède comme suit :

Le prix de vente est établi à partir du fiche de revient, avec une proposition de prix de
vente majoré du prix de revient. Après la vérification et approbation avec apposition de la
signature du gérant, ce dernier fixe le prix de vente final des marchandises.

Les remises ou rabais ou ristournes sont approuvés et acceptés par le gérant même
avant d’être accordés aux clients.

La liste des prix est établie à partir du logiciel “gescom’’. En effet, le prix est introduit
dans le logiciel par l’intermédiaire de la fiche de revient, en même temps que la désignation
de l’article et sa quantité entrée. Ce processus est établi en tant qu’entrée dans le stock de
“Gescom’’. Cette liste est consultable par tous.

Fonction « Traitement de la commande »

Elle regroupe toutes les opérations de préparation de la livraison : déstockage,
emballage et chargement.

En effet, après avoir accepté la commande, le déstockage des marchandises se

manifeste par la sortie physique en stock avec l’utilisation de la fiche casier en indiquant
les quantités sorties et le nom du client destinataires des marchandises.
 - 76 -

Le chargement des marchandises est pris en charge par la société par le biais des
magasiniers assistés par les manutentionnaires.

Fonction « Facturation »
Elle reprend les opérations d'établissement et de transmission des factures aux
clients et aux services concernés de l'entreprise (Service Recouvrement, Services
Comptables).

La phase de facturation, qui se manifeste après traitement de bon de commande, se

traite dans un logiciel qui se nomme “gescom’’ et qui se caractérise par une numérotation et
date automatiques. Elle est établie en trois (3) exemplaires, un original pour le client accolé
avec le bon de commande et le Bon de Livraison ; un exemplaire pour le magasin avec copie
du Bon de Livraison ; et un dernier exemplaire accompagné d’une copie de Bon de
Commande est envoyé dans le service comptabilité.

Le gescom est un logiciel utilisé par l’entreprise Heidelberg proposé par ‘‘Sage’’. Le
programme sage Gestion Commercial 30 permet de réaliser les opérations de base de gestion
simplifiée : ventes, clients, articles et familles d’articles, et gestion simplifiée des stocks.

Etant donné que le logiciel est un outil informatique qui nécessite d’électricité, et en
cas de coupure de courant, l’utilisation de Bon de livraison ou BL est nécessaire. C’est un
processus manuel et dans le cas requis, et la facturation se poursuit comme ultérieurement.

La facture doit figurer les mentions suivantes :

- L’entête de la société, “ HEIDELBERG Intergraph Madagascar “;
- La mention “Facture“ ;
- Le numéro de la facture, qui est automatique ;
- La date d’édition de la facture, automatisée ;
- La dénomination du client que ce soit d’une société ou d’un particulier (à saisir);
- L’adresse du client (à saisir) ;
- NIF et N°STAT du client (à saisir) ;
- La référence du client (à saisir) ;
- Le numéro du Bon de Livraison de la facture (manuel) ;
- La référence de l’article (à saisir);
- La désignation de l’article (à saisir);
 - 77 -

- La quantité de l’article (à saisir);

- Le “Prix unitaire’’ (automatique) ;
- La “Remise’’ ;
- Le Montant Hors Taxe ou “Montant HT’’ ;
- Le Montant de la TVA : “code, base, taux, Montant’’;
- Le Total Hors Taxe ou “Total HT’’;
- Le Total Tout Taxe Comprise ou “Total TT’’ ;
- L’“Acompte’’ (à saisir);
- Le “Net à payer’’ ;
- La mention “ Arrêté la présente facture à la somme de … (montant TTC en lettre)’’ ;
- Le mode de règlement avec échéance de paiement (à saisir) ;
- Les différentes banque de l’entreprise avec La banque, code banque, guichet, n°
compte et la clé RIB ;
- La signature de la personne de la facturation (manuel) ;
- Le cachet de la société (manuel);
- Le pied de la feuille de facturation comporte aussi l’adresse, la boîte postale, les
téléphones et contacts, le fax, l’adresse e-mail, le site web, la forme juridique, le
capital, le registre de commerce, le numéro statistique, le numéro d’identification
fiscal, et les comptes bancaires de la société.

Fonction « Octroi d'avoirs aux clients »

Elle concerne les opérations d'établissement et d'agrément des notes de crédit établies
en faveur des clients à l'occasion des retours de marchandises, pour redresser des erreurs de
facturation ou par suite de réductions accordées hors facture.

Fonction « Encaissement des règlements des clients »

C'est une fonction qui concerne les opérations d'encaissement des règlements effectués
par les clients à hauteur de leurs créances vis-à-vis de l'entreprise.

La société autorise à ses clients plusieurs manières de régler sa situation, soit le

paiement au comptant par espèce ou par cheque ou encore par virement bancaire, soit
l’entreprise dispose des crédits par traite selon le cas, à ses clients, l’entreprise consent aussi
des remises à ses fidèles clients.
 - 78 -

Ainsi, les règlements des clients s’effectuent soit partiel ou total :

Si le paiement est fait par espèce, un contrôle et vérification des espèces par le
comptage avant de le rédiger dans le “cahier d’enregistrement de trésorerie’’, de l’enregistrer
dans le logiciel “gescom’’ afin de le transférer dans le “compta saari’’. A la fin de chaque
journée, les cash sont remise dans le coffre de l’entreprise, tenue par le responsable de
trésorerie, muni d’un “bordereau interne’’ comme pièce de caisse.

Si le paiement est effectué par chèque, la vérification se porte sur le signataire du

chèque (signé ou non), sur les libellés et montant, sur la référence du paiement. Après,
l’enregistrement dans le “cahier d’enregistrement de trésorerie’’ suit. Selon la situation de la
trésorerie journalière de l’entreprise propre à chaque banque (bni, bmoi, bfv, mcb), la firme
envoie le chèque moyennant le bordereau de versement de chèque à la banque
correspondante. Après réception de la souche du bordereau de versement remise par la
banque, le transfert est requise au service commercial pour enregistrer le paiement dans le
“gescom’’ pour être transposé dans le “saari’’. La souche est classée par le service
comptabilité.

Si le paiement est opéré par traite, le contrôle et vérification de la traite sont requis sur
tous les libellés inscrits dans la traite. Après, la lettre de change est envoyée au “portefeuille
des traites’’ à l’attente de l’encaissement de l’effet qui peut être à terme ou escompté. Dans
les deux cas, au moment de l’encaissement la traite, elle est sortie du portefeuille et le
versement est enregistré dans le “cahier d’enregistrement de trésorerie’’ et un bordereau de
remise d’effet est établi et envoyé à la banque correspondant à la situation de trésorerie de
l’entreprise avec la traite. La souche du bordereau reçue de la banque est transmise au service
commercial qui enregistre le paiement dans le “gescom’’ pour être transféré dans le “saari’’.
La souche est aussi garder et classer par le service comptabilité comme en cas de paiement
par chèque.

Toutefois, dans tout règlement effectué par le client, l’indication de la référence

correspondant doit être toujours mentionnée dans toutes les pièces que ce soit dans le “cahier
d’enregistrement de trésorerie’’ ou dans les libellés des opérations dans les logiciels “gescom
et saari’’.
 - 79 -

Le cahier d’enregistrement se présente comme suit :

Tableau n° 08 : Modèle de cahier d’enregistrement de trésorerie

Nom Référence paiement Facture
Date Montant
du client n° pce caisse/chq/trt correspondante
06/01/10 Vidy Varotra Chq bni n°0045 991 524 FA 890

Le 06 janvier 2010, Vidy varotra a payé par chèque n° 0045 de bni la facture n° FA
890 de montant de 991 524,00 Ariary.
Fonction « Livraison de la commande »
Elle reprend les opérations de mise à disposition du client de marchandises ou produits
commandés, ou de fourniture de prestations de services.

C'est une fonction particulièrement importante car elle rend la vente parfaite et
consacre le transfert de propriété lorsque la vente est stipulée.

La livraison de la facture se manifeste de la manière suivante :

Après la facturation, la livraison s’effectue à partir d’un Bon de Livraison qui est
établi par celle qui s’occupe de la facturation, et que cette dernière transmet vers le
magasinier.
Le carnet de Bon de Livraison ou BL est donc tenu par celui qui s’occupe de la
facturation. Ce carnet est pré numéroté et comprend trois volets d’exemplaires : un blanc pour
le client et donc agrafé avec la facture originale et du bon de commande, un vert suivi de la
copie de facture pour le magasin et donc pour la livraison, et un jaune pour exemplaire dans le
carnet.

Un bon de Livraison mentionne les éléments suivants :

- L’entête de l’entreprise, “HEIDELBERG INTERGRAPH MADAGASCAR’’;
- Le lieu et date d’édition ;
- La mention “ BON DE LIVRAISON’’ ;
- Le numéro du bon de Livraison, pré numéroté ;
- Le nom du client à qui on livre ;
- Les quantités livrées ;
- La désignation des marchandises ;
- Le prix unitaire des marchandises ;
- Le “prix total ’’;
 - 80 -

- La mention : “Reçu de la société Heidelberg Madagascar, les marchandises ci

de-sous désignées et livrées en bonne condition…’’ ;
- Et la mention “Reçu conforme” ;
- La signature du client ;
- Les conditions de vente, qui sont au verso.

Pour le client la présentation du Bon de Livraison blanc agrafé avec la facture

originale et du bon de commande équivaut à la livraison des marchandises en sa
possession et donc le transfert de propriété a eu lieu.

Le transport des marchandises, autrement dit la livraison à domicile, est pris en

charge par la société Heidelberg Intergraph Madagascar pour un montant de la facture
supérieur à Deux Cent Mille Ariary soit à 200.000Ar.

Fonction « Suivi des créances / Recouvrements »

Elle regroupe les opérations de surveillance des échéances de règlement, de
relance des clients en cas de retard dans le paiement et de déclenchement des actions
judiciaires à l'encontre des clients particulièrement défaillants.

Un échéancier est indispensable pour un suivi de règlement des clients. Sur cet
échéancier le numéro de la facture, la date de facturation, le nom du client, la mention
payé (en cas de règlement total), le montant Hors taxe de la facture, la taxe
correspondante si exonérée, le total de la facture, le nom de la banque domiciliaire de
paiement ou la mention Ca qui signifie payé cash, et la date de valeur de la banque, et le
numéro du Bon de livraison correspondant à la facture.

L’échéancier peut être représenté de la manière qui suit :

Tableau n° 09 : Modèle d’échéancier
Banque
N° Date CLIENT Case MONTANT TVA TOTAL / Date de N°BL
Facture Payé HT Caisse Valeur
Trt01
FA889 06/01/10 RABE Payé 4000000 800 000 4800000 /10 06/02/10 903
Ch 75
FA 890 06/01/10 vidyVarotra payé 826 270 165 254 991 524 bni/bfv 08/01/10 904

La création de l’échéancier se manifeste lors de l’émission de chaque facture. La

date de valeur est celui de la banque domiciliaire lors de l’arrivée des relevés bancaires.
 - 81 -

La mention ‘payé’ ne doit y figurer qu’en cour de paiement total de la facture. En cas de
règlement partiel, inscrire le mode de règlement dans la case banque/caisse.

Le grand livre de compte clients peut soutenir l’échéancier en indiquant les

détails des soldes de chaque clients de la société.

En cas de client délinquant, l’entreprise procède à une relance. Cet acte peut
s’opérer par un coup d’appel téléphonique ou une visite personnelle auprès du client
pour lui demander de régulariser sa situation. Une lettre de relance accompagne toujours
cette première étape pour mieux appuyer l’action, néanmoins cette lettre peut être
envoyée directement chez le client par voie de courrier.

2.1.6 Aspects comptables du cycle vente

Le traitement comptable des opérations de vente est dicté par les principes
comptables en vigueur (PCG 2005). Le cycle vente fait mouvementer plusieurs
comptes; diverses écritures comptables sont alors constatées et commencent
l'engagement des clients aux règlements définitifs.

Description des fonctions comptables

Le traitement comptable des opérations de vente est particulièrement important. Nous
décrirons dans cette sous section les fonctions comptables relatives au cycle ventes/clients.

Fonction « Contrôle des factures de ventes »

Cette fonction comprend les opérations de contrôle arithmétique des factures, le
contrôle de leur séquence numérique et de vérification des éléments de facturation par rapport
aux documents d'expédition envoyés par les services de livraison.

En effet, l’échéancier est l’outil correspondant où figurent le numéro de la facture, la

date de facturation, le nom du client qui contribue à son contrôle séquentiel du numéro de la
facture.

A noter que dans l’échéancier le numéro doit être arithmétique et en cas d’erreur sur la
facture, la mention “annulée’’ doit figurer dans l’échéancier.

Fonction « Comptabilisation des factures de vente »

Elle reprend les opérations de transcription des factures dans les journaux de ventes et
dans les comptes individuels et collectifs des clients.
 - 82 -

La saisie de la facture se déroule dans l’outil “gescom’’, c’est après le transfert dans la
comptabilité que s’effectue la Comptabilisation dans le “compta Saari’’, qui est le logiciel
utilisé par la société pour le traitement comptable de ses opérations.

Cette saisie de la facture conduit automatiquement à sa comptabilisation traitée par le

logiciel “ gescom’’ lui-même qui est déjà paramétrée. Quoiqu’il en soit les comptes rattachés
aux opérations de vente sont :
- Le compte “41…’’ client
- Le compte “70…’’ vente de produits fabriqués et de marchandises
- Le compte “4457..’’ Etat, taxes sur le chiffre d’affaires

Le fonctionnement des comptes selon le Plan comptable générale 2005 se

manifeste comme suit :
- Le compte client est débité du montant des factures de ventes de biens ou de
prestation.
- Les ventes sont enregistrées au crédit des comptes par nature, pour le prix hors
taxe ou de la taxe sur la valeur ajoutée collectée.
- Le compte Etat, taxes sur la valeur ajoutée collectée correspond au montant de la
taxe de la vente effectuée. Le taux de cette taxe est établi par l’Etat par le biais de la loi de
finance en vigueur.

L’écriture dans le logiciel Saari se présent comme suit :

Schéma n° 05 : Modèle d’écriture de vente

Journal : ventes/ janv10
Jour N° pièce N°compte N°compte Libellé écriture Débit Crédit
général tiers
06 FA890 4111000 VidyVarotra FA890/ Vidyvarotra 991 524
06 FA890 4457000 TVA/FA890/Vidyvarotra 165 254
06 FA890 7070000 FA 890/ Vidyvarotra 826 270

L’exemple est que le client Vidy varotra a acheté des produits : 10 paquets de plaques
photopolymère pour une valeur de 82 627,00 Ar l’un. Le numéro de facture correspondant est
FA890.
 - 83 -

Fonction « Comptabilisation des règlements clients »

Cette fonction qui consiste en une prise en compte des règlements dans les comptes
des clients et les comptes de la trésorerie concernée, ne doit pas être cumulée avec celles de
«Comptabilisation des factures » et de « Suivi des comptes clients ».
Le règlement se poursuit avec le même processus que la comptabilisation des factures
qui suit selon la norme comptable en vigueur, celle du Plan Comptable Générale 2005, de
“gescom’’ vers “compta Saari’’.

Les comptes utilisés dans le règlement des ventes sont :

- Le compte “411…’’ client
- Le compte “ 5….’’ Trésorerie

Le fonctionnement de ses comptes se poursuit de la façon suivante :

- Le compte client est crédité par la somme réglée pour l’acquittement d’une
facture.
- Le compte de trésorerie de banque ou de caisse est débité du montant encaissé
par l’entreprise.

L’écriture dans le logiciel comptable, saari, se déroule comme suit :

Schéma n° 06 : Modèle d’écriture de règlement

Journal : Banque/ janv10
Jour N° pièce N°compte N°compte Libellé écriture Débit Crédit
général tiers
06 FA890 5122000 Rglt FA890/ chq bni n°045 991 524
06 FA890 4111000 VidyVarotra Rglt FA890/ chq bni n°045 991 524

Le client Vidy Varotra a payé au comptant la facture n°890 par un chèque de bni
n°0045. Le chèque a été versé à la banque bfv de l’entreprise comportant le compte 5122000.

Fonction « Suivi des comptes clients »

Cette fonction importante reprend les opérations :
· d'analyse et de justification périodiques des soldes des comptes individuels clients,
· du bien-fondé des soldes comptables par des recoupements internes et externes.
 - 84 -

Chaque client possède son propre compte dans l’entreprise. Sa création et

nomenclature peut se présenter comme suit :
4-: comptes de tiers
41- : clients et comptes rattachés
411- : clients
4111- : clients locaux
4112- : clients étrangers
4111A- : client A
416- : clients douteux
Le numéro du compte individuel de chaque client se manifeste par le nom du client
précédé du compte 4111, ceux des clients locaux.

En effet, l’utilisation du logiciel “Compta saari’’ permet de suivre les comptes des
clients individuellement dans l’option lettrage, pointage des écritures de vente et ses
règlements correspondants. Après le lettrage de chaque compte individuel des clients, les
grands livres et la balance des comptes tiers “clients’’ sont édités pour constater les soldes de
chaque client.

Le rapprochement du grand livre des tiers “clients’’ et l’échéancier nécessite la

régularité des payements effectués par les clients.

Fonction « Suivi des comptes de ventes et de TVA sur les ventes »

Le suivi consiste en des contrôles globaux de vraisemblable effectués par les services
comptables pour s'assurer du caractère exhaustif des produits comptabilisés.
L’échéancier peut être servi d’outil de base.

Fonction « Evaluation du portefeuille clients et constitution de provisions pour

dépréciation des créances ou perte de valeur sur comptes de clients»
L'évaluation effectuée en fin d'exercice a pour but de déterminer le caractère
recouvrable des créances, de constituer les pertes de valeur nécessaires.

Cette fonction est faite à partir de la fonction « suivi des créances / recouvrements ».
Suite à plusieurs relances que l’entreprise a participé sans une action favorable de la part des
clients ou après la constatation de la défaillance du client, la faillite, ou après décision du
tribunal à l’encontre d’un procès ou procédure judiciaire, l’entreprise peut constituer une
perte de valeur sur cette créance par suite d’une étude de solvabilité des clients.
 - 85 -

Après l’étude de solvabilité des clients, s’ils s’avèrent douteux, le compte 416 « clients
douteux » est crée. Le compte est débité par le crédit du compte clients correspondant pour le
montant des créances que l’entité possède à l’encontre du client.

Toutefois, la constitution de cette perte de valeur et l’étude de solvabilité doit être

visées et approuvées par la direction générale.

Selon le plan comptable Générale14, à chaque arrêté des comptes, l’entité doit
apprécier s’il existe un quelconque indice montrant qu’un actif a pu perdre de la valeur. Si un
tel indice existe, l’entité doit estimer la valeur recouvrable de l’actif.

La perte de valeur est le montant de l’excédent de la valeur comptable d’un actif sur sa
valeur recouvrable.

La perte de valeur est constatée par une écriture d’inventaire.

Les comptes utilisés sont

- Le compte “491…’’ pertes de valeur sur comptes clients ;
- Le compte “685...’’ dotations - actifs courants
- Le compte “785...’’ reprise d’exploitation - actifs courants.

Le fonctionnement des comptes se déroule comme suit :

Lors de leur constitution, les pertes de valeur sur comptes de tiers sont créditées
aux comptes 491 pertes de valeur sur comptes clients. En contrepartie, les comptes de
dotations ,685 dotations - actifs courants, sont débités.
Le compte de perte de valeur relatif à chaque compte de tiers est réajusté à la fin
de chaque exercice par :
- Le débit des comptes de dotations 685, lorsque le montant de la perte de valeur
doit être augmenté ;
- Le crédit d’un compte 785 est repris sur pertes de valeur, lorsque le montant de
la perte doit être diminué ou annulé (perte de valeur devenue, en tout ou partie,
sans objet).

14
PCG 2005, première partie, titre III, chapitre2- principes généraux d’évaluation
 - 86 -

Le schéma suivant décrit les procédures de traitement des commandes ainsi que l’octroi d’avoir et le règlement dans le cycle vente.
Schema n° 07 : Cycle vente
Traitement de commandes (Facturation/livraison)
N° Département Dépat Admin Département
PROCEDURES
PERSONNEL Commercial/Technique Magasin Finance Comptabilité
1 Enregistrement des éléments du bon de Assistante Solvabilité
commande dans le logiciel gescom pour la commerciale Client BC Compte
Clients
facturation
Tarif Cdes vente
gescom gescom saari
2 Edition de la facture pré numérotée et Assistante
répartition : commerciale
FA 1 : original – client 3
FA
2 Enrg
FA 2 : copie – magasin FA
1
FA 3 : copie – comptabilité
FA
Enrg
3 Etablissement de bon de livraison et Assistante 3
répartition : commerciale BL
2
BL
1
BL 1 : blanc – client BL N
N
BL 2 : vert – magasin Planning
BL 3 : jaune- souche de livraison

4 Organisation de planning de livraison magasinier

N Visa
expédition
5 Visa d’expédition sur le BL et FA magasinier

Fiche
casier

6 Enregistrement de sortie de stock sur la fiche magasinier

casier
Expédition
mses
Client
7 Expédition des marchandises magasinier
 - 87 -

Octroi d’avoir au client

N° Direction Département Dépat Admin Département
PROCEDURES
PERSONNEL Générale Commercial/Technique Magasin Finance Comptabilité
1 Réception des retours de marchandises Assistante
Réception Fiche
commerciale casier
Client mses

2 Agrément des marchandises retournées Assistante

commerciale Facture
gescom Agrée

3 Etablissement de facture d’avoir dans le N

gescom et répartition : Assistante FA2 av
3

FA av 1 : original - client commerciale FA1 av

Client FAav
FA av 2 : copie – magasin N
FA av 3 : copie – comptabilité
Encaissement de règlement
N° Direction Département Département
PROCEDURES
PERSONNEL Générale Commercial/Technique Magasin Finance Comptabilité
1 Réception d’espèces, de chèque, ou de traite Assistante
des clients commerciale Esp/chq/
trt
2 Vérification de conformité Assistante
Confor
commerciale mité
Signe

3 Visa de chèque ou traite de la direction Assistante

générale commerciale
Cahier rglt
Trésor gescom
4 Enregistrement de règlement dans le cahier Assistante
d’enregistrement de trésorerie et dans le commerciale
gescom
Banque Bord
5 Etablissement de bordereau de remise Comptable rem
rglt
(chèque ou traite) pour la banque saari
6 Enregistrement comptable du règlement Comptable
 - 88 -

2.2 PROCEDURE DE CYCLE STOCK

Dans la proposition de procédure de stock, la définition de stock, les objectifs du cycle
stock, et les aspects opérationnels et comptables du cycle stock sont exposés.

2.2.1 Définition de stock

Selon le plan comptable générale 200515, le stock est les actifs détenus pour être
vendus dans le cours normal de l’activité. Les stocks englobent les biens acquis et détenus
pour la revente.

2.2.2 Objectifs du cycle stock

Les objectifs du cycle stock sont, en se référant à ceux du contrôle interne :
- Optimisation des performances et efficacité opérationnelle ;
- La qualité des informations financières et non financières ;
- Le respect des lois et réglementations ;
- La sécurité et sauvegarde des actifs.

2.2.3 Aspects opérationnels du cycle stock

Les aspects opérationnels et comptables comprennent l'ensemble des fonctions
opérationnelles du cycle stock.

Ces fonctions vont :

- de la gestion de stock
- de réception des marchandises ;
- conservation des stocks ;
- de la livraison et expédition des marchandises ;

Fonction « réception des marchandises »

La fonction rassemble toutes opérations de réception des marchandises
commandées par l’entreprise Heidelberg.

La réception des marchandises commence sur le dépotage qui se porte sur le

déchargement des marchandises. En effet, les marchandises sont importées et
conditionnées dans un conteneur celé. Le dépotage doit réunir les éléments suivants : la
facture de transport, la facture des marchandises. La vérification des marchandises qui
15
Plan comptable générale 2005, première partie, annexe 3
 - 89 -

se poursuit à l’aide de la liste de colisage. Cette vérification se résulte tant sur la

quantité que sur la qualité. Elle concède aux différentes réclamations envoyées aux
fournisseurs. La création de fiche casier continue le processus en indiquant la
désignation de la marchandise, la date d’entrée en stock, le nom du fournisseur, la
quantité entrée dans la rubrique “entrée’’, la quantité en stock, le numéro de la
commande dans la rubrique “observation’’.

Une fiche casier contient les éléments suivants :

- L’entête de l’entreprise “HEIDELBERG Intergraph MADAGASCAR’’ ;
- La mention “FICHE CASIER’’ ;
- La désignation de la marchandise ;
- Le prix de vente ;
- Les dates ;
- Les fournisseurs ou les clients ;
- Les quantités entrées sous la dénomination“ ENTREE’’ ;
- Les quantités sorties sous la dénomination “SORTIE’’ ;
- Les quantités en stock ou “STOCK’’ ;
- La mention “OBSERVATION’’

Elle se présente comme suit :

Schéma n° 08 : Modèle de fiche casier

INTERGRAPH MADAGASCAR
FICHE CASIER
Désignation: Plaque photopolymère (A4), paquet de 10 feuilles

Prix de vente: 82 627,00Ar

Dates Fournisseurs- Clients Entrée Sortie Stock Observations
19/12/09 Sun Chemical 100 100 IG 401 MA( cde)
06/01/10 Vidy varotra 10 90 FA 890

L’exemple pris pour illustrer le schéma est le cas d’un produit : plaque
photopolymère A4 paquet de 10 feuilles. Le 19 décembre 2009, l’entreprise a reçu sa
commande IG401MA pour une quantité de 100 paquets. Le 06 janvier 2010, elle a livré
à son client Vidy Varotra deux paquets moyennant le bon de livraison numéro 904 et de
la facture FA 890.
 - 90 -

Après avoir reçu les marchandises, l’enregistrement dans le logiciel “gescom’’

le précède pour créer un article dans la gestion de stock de l’entreprise et constituer un
élément commercial.

Pour chaque article, la désignation indiquée dans la fiche casier et dans le logiciel
“gescom’’ doit être la même, le prix d’achat dans “gescom’’ est repris dans le fiche de
revient de l’article comme le prix de vente

Fonction « conservation de stock »

Elle collecte les démarches pour la protection et conservation des stocks et des
marchandises.
La société Heidelberg entreprend le stockage des marchandises selon qu’elles
soient des produits pour l’imprimerie ou qu’il s’agit de papiers. Conformément à ce
dispositif, deux magasiniers s’occupent l’un des produits et l’autre des papiers.

L’entreprise se trouve à l’enceinte de la zone Lone, endroit sécurisé par des

gardiens et un barrage à l’entrée de la zone.

La firme entrepose ses marchandises dans un local spacieux et sec adéquat au type
de marchandises de l’entreprise.

Fonction « livraison et expédition des marchandises »

Elle entasse les opérations de sorties en stock des marchandises dans l’entrepôt de
l’Heidelberg.

La sortie en magasin des marchandises s’explique par la présence de bon de

livraison envoyé par le service commercial avec la copie de la facture objet de la vente
des articles. Le comptage et vérifications des marchandises à livrer sont exécutés avec le
client suivi de l’inscription des quantités des articles dans la “fiche casier’’ dans le volet
“sortie’’. Enfin la livraison et expédition sont faites.

En cas d’utilisation interne des marchandises, il est à indiquer dans le bon de

livraison l’“usage interne’’ des marchandises concernées. Si dans le cas d’échantillon
donné aux clients, l’inscription “échantillon’’ doit y figurer.
 - 91 -

Un bon de livraison renferme les composants suivants :

- L’entête de l’entreprise, “HEIDELBERG INTERGRAPH MADAGASCAR’’;
- Le lieu et date d’édition ;
- La mention “ BON DE LIVRAISON’’ ;
- Le numéro du bon de Livraison, pré numéroté ;
- Le nom du client à qui on livre ;
- Les quantités livrées ;
- La désignation des marchandises ;
- Le prix unitaire des marchandises ;
- Le “prix total ’’;
- La mention : “Reçu de la société Heidelberg Madagascar, les marchandises ci de-sous
désignées et livrées en bonne condition…’’ ;
- Et la mention “Reçu conforme” ;
- La signature du client ;
- Les conditions de vente, qui sont au verso.

2.2.4 Aspects comptables du cycle stock

Le traitement comptable des opérations en stock est réglementé par les principes
comptables en vigueur dans le plan comptable général 2005. Le cycle stock engage des
fonctions comptables de valorisation jusqu’au contrôle.

Fonctions « valorisation des stocks »

La valorisation de stocks répond aux coûts de stocks, selon le plan comptable générale
200516.

Le coût de stocks comprend tous les coûts encourus pour amener les stocks à l’endroit
dans l’état où ils se trouvent :
- Les coûts d’acquisition (prix d’achat, taxes d’importation et les droits de douane,
commissions, frais de transite, frais de transport, charges directes liées à l’achat)
- Les coûts de transformation (frais de personnel et autres charges variables ou fixes, à
l’exception des charges qui pourraient être imputables à une utilisation non optimale
de la capacité de production de l’entité)
- Les frais généraux et administratifs directement imputables au stock.

16
Plan comptable général 2005, première partie, titre III, chapitre3, section3.
 - 92 -

Ces coûts sont calculés soit sur la base des coûts réels, soit sur la base de coûts
prédéterminés (coûts standards) régulièrement révisés en fonction des coûts réels.

Lorsqu’il n’est pas possible de déterminer les coûts d’acquisition ou de production par
l’application des règles d’évaluations, les stocks sont évalués au coût d’acquisition ou de
production des actifs équivalents, estimé à la date la plus proche de l’acquisition ou de la
production desdits actifs.

A leur sortie du magasin ou à l’inventaire, les biens interchangeables sont évalués soit
en considérant que le premier bien entré est le premier bien sortie (PEPS/FIFO), soit à leur
coût moyen pondéré d’acquisition, méthode acceptée par l’administration fiscale et le plan
comptable.

Premier entré - premier sorti (PEPS)

Cette méthode consiste à comptabiliser les flux sortants dans l'ordre des sorties.
Il faut donc calculer les entrées cumulées et les coûts d'achats correspondants. Quand les
quantités cumulées sont supérieures à la quantité commandée, il faut calculer le différentiel et
calculer le coût correspondant en prenant le coût unitaire et en le multipliant par la quantité
restante.

Exemple :
Nous avons ici une consommation de 1 200 unités, nous voyons qu'après la livraison du 17/10
la quantité des entrées cumulées est de 1 250.
Nous prenons donc 1 200 - les 850 qui corresponde au total des livraisons précédentes = 350
Ce qui correspond à la quantité consommée sur cette dernière livraison.
Le cout d'achat unitaire = 5 800 / 400 = 14,50
Coût d'achat total = 12 610 + (350 x 14.50) = 12 610 + 5 075.00 = 17 685.00
 - 93 -

Tableau n° 10 : Modèle d’évaluation PEPS

Coût moyen unitaire pondéré

Cette méthode, la plus simple et la plus employée, consiste à calculer le coût moyen
des entrées (coût total / quantité totale), puis à utiliser ce coût unitaire pour valoriser les
sorties et le stock final.

Le calcul du coût moyen unitaire pondéré étant arrondi, il faut recalculer le montant du
stock final.

Tableau n° 11 : Modèle d’évaluation de Coût Moyen Unitaire Pondéré

 - 94 -

Fonction « comptabilisation des stocks »

Cette fonction réunit toutes les opérations d’enregistrement dans la comptabilité
de l’entreprise.
La comptabilisation des stocks est enregistrée selon la méthode d’inventaire
utilisée (intermittent, permanent). La méthode d’inventaire intermittent est retenue par
l’administration fiscale.

Dans le cadre d’inventaire intermittent

-Au cours d’une période, les achats sont enregistrés au débit des comptes 60
achats consommés, par le crédit d’un compte de fournisseurs ou d’un compte de
trésorerie. Le compte 60 peut être subdivisé selon le même schéma par les comptes de
stocks (607 marchandises).

-A la clôture de la période, après avoir procédé à un inventaire extracomptable, il

convient :
• de procéder à l’annulation du stock de début de période (crédit des comptes 37
« marchandises » par le débit d’une subdivision du compte 60, 603 « variation
de stocks ») ;
• de constater le stock de fin de période par le débit des comptes stocks et le
crédit des sous comptes 603 « variation des stocks » correspondant.

Les stocks mis en dépôt ou en consignation, ou qui sont en voie d’acheminement

peuvent faire l’objet d’une comptabilisation dans un compte 38 « stocks à l’extérieur »
jusqu’à réception dans le magasin de l’entreprise ou jusqu’au dénouement de l’opération (en
cas de dépôt-vente).

Fonction « constatation de perte de valeur des stocks »

Une perte de valeur des stocks est comptabilisée en charge dans le compte de résultat
lorsque le coût de stock est supérieur à la valeur nette de réalisation de ce stock. En effet,
conformément au principe de prudence, les stocks sont évalués au plus faible de leur coût et
de la valeur nette de réalisation, la valeur nette de réalisation correspondant au prix de vente
estimé après déduction des coûts d’achèvement et de commercialisation. Les pertes de valeur
sur stocks sont déterminées article par article.
 - 95 -

Lors de leur constitution, les pertes de valeur constatées sur les stocks sont créditées
aux comptes 397 « pertes de valeur stocks de marchandises », en contrepartie les comptes de
dotations 685 sont débités.

Le compte de provision relatif à chaque nature d’éléments en stocks est réajusté à la

fin de chaque exercice par le débit des comptes de dotations lors d’une augmentation de la
perte de valeur, et par le crédit de compte 785 lors d’une diminution ou annulation de perte de
valeur (perte de valeur devenue, en tout ou partie sans objet).

Fonction « contrôle des stocks »

Cette fonction permet de réunir les opérations et activités de suivi et de contrôle
portant sur les stocks. Elle décrit les inventaires de stocks.

L’inventaire est l’ensemble des opérations consistant à relever, en nature, en quantité

et en valeur, tous les actifs et passifs de l’entité à la date d’inventaire, sur la base de contrôles
physiques et de recensements de pièces justificatives et au moins une fois tous les douze mois
(généralement à la clôture de l’exercice).

Le déroulement d’inventaire de stock est accompli par un inventaire physique. Il

s’étale par un préalable à l’inventaire, par le comptage et par un rapport d’inventaire.

Les préalables à l’inventaire des stocks sont : la date et période d’inventaire, les fiches
d’inventaire, les éléments à inventorier, les intervenants.

 La date et période
L’entreprise est tenue de contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze
mois, l’existence et la valeur de ses stocks. L’inventaire doit normalement être réalisé à la
date de clôture d’un exercice.
La date du début et la fin du comptage est à inscrire dans le rapport d’inventaire.

 Les fiches utilisées à l’inventaire

Les fiches sont les fiches et feuilles de comptage qui sont tirées par le logiciel
“gescom’’ faisant apparaître les références des articles, la désignation, les quantités théorique
et les quantités réelles (à remplir pendant le comptage physique), et observations.
Les fiches casier de chaque article accompagnent les feuilles de comptage. Elle est
remplie par suite du comptage physique en inscrivant la date de l’inventaire, la mention
 - 96 -

“inventaire’’, la quantité des stocks existants et les signatures des intervenants dans la case
observation.

 Les éléments à inventorier

Le recensement des quantités en stock doit porter sur l’ensemble des éléments
constitutifs des stocks faisant partie du patrimoine de l’entreprise.

L’inventaire physique ne se limite pas seulement sur les stocks dans le magasin de
l’entreprise, mais également sur les stocks détenus à titre de dépôt par des tiers. De même, les
marchandises en cours de route, en provenance d’un fournisseur ou à destination d’un client,
doivent être incluses dans l’inventaire qui est juridiquement propriétaire à la date de clôture
des comptes ; à cet effet, se rapporter aux conditions d’achat et de vente.

Les zones où se trouvent les articles et marchandises à inventorier doivent être

correctement rangées : regroupement par lots homogènes nettement isolés les uns des autres.

Les stocks appartenant à des tiers et les stocks endommagés sont à séparer.

L’arrêt de mouvement des articles et marchandises pendant l’inventaire est une

condition à respecter pour une bonne marche du dénombrement.

 Les inventoristes
Pour être un élément efficace de contrôle interne de l’entreprise, l’inventaire ne doit
pas être mené par les seules personnes ayant la charge du magasinage, le magasinier. Il est
utile de faire participer à la prise d’inventaire physique des collaborateurs d’autres services :
comptabilité, commercial, auditeurs.

Le comptage est effectué par les inventoristes en utilisant une unité de comptage
unique pour chaque article et en les transcrivant sur les feuilles de comptage.

 Les unités de comptage

Les unités de comptage des différents articles de marchandises doivent être
cohérentes avec celles retenues pour la valorisation des stocks, pour la création de fiche stock
dans le logiciel “gescom’’ et pour ce de la fiche casier. Ses unités doivent être clairement
portées à la connaissance des intervenants de l’inventaire : en unité, en mètre, en kilogramme,
en litre, en carton,….
 - 97 -

 La feuille de comptage
Les intervenants reportent les quantités recensées pour chaque article compté après
s’être assuré que tous les articlés ont été bien inventorié.
Chaque article est recensé une et une seule fois. Il est recommandé de marquer
clairement les articles comptés de façon à éviter une seconde prise en compte et à permettre
de détecter les marchandises non marquées qui n’auraient pas été recensées.

Le rapport d’inventaire évoque la conclusion de l’inventaire et indique les éléments

suivants : la dénomination “inventaire au (date de clôture), les dates de début et fin de la
période d’inventaire, les références de l’article, la désignation de l’article, les quantités
théoriques ou dans le “gescom’’, les quantités inventoriées, les écarts, la valeur théorique, la
valeur réelle en stock, la valeur des écarts.

 Les écarts
Pour les articles faisant ressortir des différences significatives, il est nécessaire
d’effectuer un recomptage afin de s’assurer de l’exactitude des quantités recensées. Si le
contre comptage et le contrôle des reports et sommations des quantités comptées sont
satisfaisants compte tenu des quantités théoriques, il convient de rechercher, dans la mesure
du possible, les raisons des écarts constatés.
 - 98 -

Le schéma suivant permet d’illustrer les procédures dans le cycle stock et ses acheminements.

Schéma n° 09 : Cycle stock

Cycle stock
Réception de marchandises
N°
PROCEDURES
PERSONNEL service Import Magasin Service Commercial
1 Réception de facture du fournisseur et la Responsable Liste
liste de colisage import FAfrns colisage
Fournisseur
2 Transfert de la liste de colisage pour Responsable
réception des marchandises import Réception
mses
Transitaire
3 Réception des marchandises Magasinier

Dépotage
mses
4 Dépotage des marchandises Magasinier
Manutentionnaire

Responsable Conformité
mses
5 Vérification de la conformité des import
marchandises Magasinier

Responsable
Signe
6 Signent la liste de colisage import Enrg Enrg
Magasinier
Fiche
7 Mise à jour de la fiche casier et Magasinier casier
Stock
gescom
enregistrement de l’entrée dans le gescom
 - 99 -

livraison de marchandises
N°
PROCEDURES
PERSONNEL service Import Magasin Service Commercial
1 Réception de facture client et de bon de magasinier
livraison du service commercial 2
Enrg FA
FA 2 : copie – magasin
BL 2 : vert – magasin BL 2

2 Organisation de planning de livraison magasinier Planning vente

N
de livraison gescom

3 Visa d’expédition sur le BL et FA magasinier Visa

expédition

4 Mise à jour de la fiche casier magasinier Fiche

casier

Client Expédition
5 Expédition des marchandises magasinier mses
 - 100 -

CHAPITRE II : RECOMMANDATIONS
Les propositions susmentionnées sont recommandées à être mises en place dans
l’entreprise soit sur l’implantation du département audit interne soit sur la formalisation de
procédure dans le cycle vente que stock.

SECTION 1 : RECOMMANDATIONS SUR L’AUDIT INTERNE

La mise en place d’un audit interne offre un atout pour l’entreprise grâce à son apport
de valeur ajoutée en contribuant à l’efficacité, à la maitrise de risque et en apportant de l’aide
à la prise de décision.

L'audit interne permet aux salariés de garder leur place au sein de l'entreprise ; à l'Etat
d'envisager la récupération des impôts ; aux établissements financiers de procéder au
recouvrement de leur créance, aux actionnaires ou associés de s'assurer de la rentabilité de
leur investissement.

L'audit interne qui correspond à un besoin de contrôle permet également aux différents
partenaires de l'entreprises (actionnaires ou associés, salariés, établissements financiers, l'Etat,
les tiers,...) de s'assurer de la qualité ou de la fiabilité des informations fournies qui est
difficilement dissociable de l'activité économique.

Cependant, Il faut veiller à ce que l'audit ne devienne pas :

• une mesure d'écart,
• une occasion de considérer les relations inter-services sous un autre angle et de façon
objective,
• une formation continue à la démarche qualité et son système de management,
• une implication concrète de l’ensemble des services de l’entreprise dans la vie du
système de gestion de la qualité.
• un super contrôle,
• une surveillance déguisée,
• une occasion de régler ses comptes,
• une expertise technique ou un diagnostic au cœur du métier,
• une occasion de refaire des contrôles.
 - 101 -

SECTION 2 : RECOMMANDATIONS SUR LES PROCEDURES

Les suggestions proposées procurent des privilèges pour l’entité due aux
avantages sus citées. Cependant, des mises à jour, des procédures pour les autres cycles dans
l’entreprise, et dans l’informatisation s’avèrent nécessaires. De plus, une mesure
d’accompagnement est toujours nécessaire pour la mise en place de procédure. La mise en
œuvre de ces procédures doit aussi intégrer une formation du personnel pour la prise de
connaissance de l’outil et de son fonctionnement.

La mise à jour est requise à l’encontre des progrès des techniques, ou des insertions de
nouveaux outils même de processus, produit ….
Les procédures pour les autres cycles sont indispensables pour accéder à la
formalisation de toutes les procédures de l’entreprise, constituant un manuel de procédure
complet.

La modernisation consent que ces documents soient informatisés et chacun peut

consulter sur son écran ce qui se rapporte à son activité. La mise à jour s'en trouve d'autant
plus facilitée. Les procédures deviennent ainsi l'outil vivant qu'elles n'auraient jamais dû
cesser de l'être.

Les mesures d’accompagnement peuvent être des tableaux de bord ou des reportings
pour le suivi de la mise en place. Le tableau de bord est un outil pour mesurer la performance
et faciliter la prise de décision, les fondements du pilotage "proactif". Il est un instrument
incontournable multi fonctions garant de la mise en œuvre de la démarche de progrès.

Le reporting de gestion est l’outil de gestion interne de l’entreprise. Il permet l’analyse de

l’activité et le pilotage de l’entreprise. Il intègre les données financières et données
opérationnelles et comprend l’ensemble des dimensions d’analyse nécessaires à la bonne
compréhension des résultats.

La formation amène les participants à intégrer, de façon positive, dans leur vie
professionnelle, les évolutions et changements de leur environnement de travail et les aide à
construire un projet personnel d’évolution. Elle permet aux participants de comprendre et
d’accepter les changements, qui sont l’introduction des procédures. Elle contribue aussi à
réactiver et à développer leurs capacités d’apprentissage, à acquérir des méthodes de travail et
 - 102 -

être ainsi acteurs dans leur vie professionnelle en développant et en affirmant leurs
compétences techniques et comportementales.

Face aux problématiques découlant de l’analyse et du diagnostic qui se traduisent par

le manque d’audit interne et de procédures écrites, des propositions et suggestions sont
avancées comme la mise en place du département d’audit, l’offre de procédure de vente et
celle du stock. Ces divers points présentent des opportunités pour la firme comme Heidelberg
Intergraph Madagascar conduisant à une démarcation de l’entreprise vis-à-vis des clients en
sa compétitivité grâce à l’usage des méthodes de travail efficace et entreprenant.

Les recommandations formulées accumulent les propositions énoncées amenant à la

recherche de maximisation des profits et en dynamisant l’activité de la société pour l’atteinte
de ses objectifs. L’audit interne contribue à l’efficacité de l’entreprise mais ne doit pas être
perçu comme un super contrôle. Le manuel de procédure est à usage interne qui enrichit
constamment. Toutefois, ce ne sont là que des propositions et recommandations, la décision
finale de leur mise en place dépend du volontarisme et de l’enthousiasme du dirigeant.
 - 103 -

CONCLUSION
L'audit interne, de nos jours, est perçu comme un instrument de gestion incontournable
pour tout manager qui désire atteindre des résultats optimums dans un contexte où le contrôle
de l'environnement est quasi impossible. Cependant, l'audit interne permet ainsi à l'entreprise
d'atteindre ses objectifs dans la mesure où il évalue par une approche systématique et
méthodique, ses processus de management des risques, de contrôle et de gouvernement
d'entreprise en faisant des propositions pour renforcer leur efficacité, sa finalité étant de
contribuer à la création de valeur ajoutée de l'entreprise.

De plus, quelle que soit l’activité ou la taille de l’entreprise, les activités d’audit et de
contrôle interne y sont incontournables. Comme précédemment évoqué, l’audit s’intéresse à la
question de savoir si les procédures en vigueur sont strictement et systématiquement
respectées. Cette activité d’audit ne peut donc être envisagée en l’absence d’une organisation
administrative formelle. Il est possible d’énumérer, à titre indicatif, l’audit des procédures
(contrôle interne), l’audit des comptes (audit financier), l’audit qualité (production ou
prestation de service), l’audit social (gestion des aspects humains et sociaux) ou encore l’audit
énergétique (procédures de préservation et d’économie de l’énergie).

Dans toutes les organisations, l'existence de procédures écrites devient une nécessité.
Le manuel de procédure a pour essentielles finalités de capitaliser le savoir-faire au sein d'une
société et faciliter son transfert ; de favoriser la formation et l'encadrement du personnel ; de
poser les principes généraux de travail et enfin de définir les obligations des différents acteurs
et leurs méthodes de travail. Au fur et à mesure de son développement, toute organisation doit
veiller à maîtriser sa complexité et sauvegarder sa cohésion, car, comme de nombreux
instruments de gestion, les procédures sont associées à la modernisation des entreprises et à la
complexité de leur activité, d'où la nécessité de multiplier les supports écrits formalisant les
procédures de travail. L'existence d'un manuel de procédures dans une entreprise est
nécessaire à la compréhension du système de traitement et à la réalisation des contrôles.
Rédiger des procédures, c’est aussi permettre la réalisation d’audits ce qui permet de
maintenir l’efficacité, l’efficience et la pertinence de la structure en place.
 - 104 -

En outre, la mise en place de la gestion du système documentaire peut trouver des

arguments qui sont nettement en opposition ou qui traduisent des réserves pour les opérateurs
qui peuvent être opposés à la rédaction de procédures, tout d’abord parce qu’ils considèrent
que la procédure est une manière de les "désapproprier" de leur savoir-faire tacite, de leurs
connaissances, de leur tour de main. De même, la stricte application des procédures peut être
perçue comme une dérive bureaucratique qui contribue à alourdir le fonctionnement de
l’organisation et à allonger les délais de réponse de l’entreprise. Enfin, dans les entreprises qui
fonctionnent relativement longtemps selon une structure informelle, les cadres supérieurs et
intermédiaires s’habituent à une gestion dominée par le flou et perçoivent la formalisation de
la structure comme un changement qui leur est défavorable (rendre compte, être évalué,
sanctionné, etc.). Les limites d’application de manuel de procédure doivent être pris en
compte, ainsi d’apporter des mesures d’accompagnement comme des tableaux de bord ou
encore des reportings différents.

L’importance de l’audit interne et de manuel de procédure requiert leur mise en place

et leur élaboration dans la société. Aussi pour la firme Heidelberg Intergraph Madagascar,
l’instauration de département audit interne présente une aubaine, et à l’aide des procédures de
vente et stock, sa rédaction admet une meilleure compréhension de ses processus. Les deux
cycles vont éventuellement être le reflet pour l’établissement de procédures pour les autres
cycles. Ainsi la question est : comment se passe la mise en œuvre des procédures des autres
cycles comme les achats, les immobilisations, le personnel, et la trésorerie ?
 - 105 -

BIBLIOGRAPHIE
OUVRAGES
Jacques RENARD, Théorie et Pratique de l'audit interne, 6ème Edition d'Organisation, 2006,
479 pages
Yves DUPUY et Gérard ROLLAND, Contrôle de gestion, DUNOD, 1994, 278 pages
Nabil T.KHOURY, Gestion des disponibilités, Les presses de l’université LAVAL, 1975, 210
pages
R. OBERT, Synthèse droit et comptabilité, DUNOD, 1998

Raouf. Y, Contrôle interne et organisation comptable de l'entreprise , 2000

Documentations
Cours théoriques dispenses à l’université d’Antanananrivo.

Cadre de référence, donnée en 1977 par Le C.O.E.C,

Plan comptable générale 2005
Gestion commerciale 30, prise en main logiciel gescom
Sage saari, référence comptabilité 30,

WEB GRAPHIE
www.yahoo.fr
www.google.fr
 ANNEXES

ANNEXE I : RISQUES LIES AU CYCLE VENTE ..………………………………….. I

ANNEXE II : DESCRIPTION DE LA FICHE CASIER ………………………………. II

ANNEXE III : LES DIAGRAMMES DE CIRCULATION DES DOCUMENTS OU

FLOW CHART ………………………………………………………………………….... III
 I

ANNEXE I : LES RIQUES LIEES AUX VENTES

Les principaux risques de module de vente sont :
- Que certaines ventes réalisées (et les créances correspondantes) n’aient pas été
enregistrées en comptabilité (atteinte à l’exhaustivité des enregistrements) ;
- Que des veilles (ou avoirs sur ventes) enregistrées ne correspondent pas à une
opération réelle (atteinte à la réalité) le bilan faisant alors apparaitre des créances qui
n’existent pas ;
- Que les ventes ne soient pas rattachés à leur exercice d’exécution, mais soient au
contraire minorés (ou majorées) au bénéfice (ou au détriment) de l’exercice suivant ;
- Que les créances au bilan soient mal évaluées ; en particulier que les dépréciations
éventuellement nécessaires ne soient pas constatées.

L’exhaustivité des enregistrements

Pour les ventes, une omission d’enregistrement résulte des faits qui suivent :
-Prestation effectuées (ventes de marchandises ou services) sans facturation ou retour
de marchandises sans émission d’un avoir ;
-Non enregistrement de facture ou avoir émis ;
-Non enregistrement de certains encaissements sur ventes.

La réalité des enregistrements

Les risques éventuels dans la réalité couvrent les enregistrements fictifs, enregistrement d’une
opération irrégulière ou non autorisée. Ces risques peuvent se traduire par :
-La facturation de ventes non effectuées ;
-Les ventes effectuées à des conditions non autorisées ;
-Emission d’avoir non justifiée ;
-Non détection des erreurs d’enregistrement éventuelles.

Non coupure des enregistrements

Le décalage de résultats d’un exercice sur un autre qui conduit à une surévaluation ou sous
estimation du résultat.

Evaluation des soldes

La proposition d’évaluation recouvre le risque d’une évaluation inexacte des soldes des
comptes clients.
 II

ANNEXE II : DESCRIPTION DE LA FICHE CASIER

La fiche casier est une fiche de stock de l’entreprise Heidelberg Intergraph Madagascar.

Elle comporte les éléments suivants :

- L’entête de l’entreprise “HEIDELBERG Intergraph MADAGASCAR’’ ;
- La mention “FICHE CASIER’’ ;
- La désignation de la marchandise ;
- Le prix de vente ;
- Les dates ;
- Les fournisseurs ou les clients ;
- Les quantités entrées sous la dénomination“ ENTREE’’ ;
- Les quantités sorties sous la dénomination “SORTIE’’ ;
- Les quantités en stock ou “STOCK’’ ;
- La mention “OBSERVATION’’

Elle se présente comme suit :

INTERGRAPH MADAGASCAR
FICHE CASIER
Désignation: Plaque photopolymère (A4), paquet de 10 feuilles

Prix de vente: 82 627,00Ar

Dates Fournisseurs- Clients Entrée Sortie Stock Observations
19/12/09 Sun Chemical 100 100 IG 401 MA( cde)
06/01/10 Vidy varotra 10 90 FA 890

La fiche casier est conservée pour chaque article existant en stock de l’entreprise. Elle
est donc une fiche individuelle tenue par le responsable des stocks. Elle doit être à jour.

Elle se caractérise par sa simplicité et minimise le risque de vol. Le contrôle est surtout
favorisé soit inopinément soit à l’inventaire à fin de minimiser les écarts d’inventaire
éventuels.

Dans la case observation, le responsable de la fiche casier mentionne la provenance

des marchandises précisément le numéro de la commande correspondant, et le numéro de la
facture et à défaut du bon de livraison concernant l’expédition des marchandises vers les
clients destinataires de la livraison. En cas d’inventaire, la date, les quantités en stock, la
mention inventaire et les signatures des intervenants de l’inventaire sont obligatoirement
inscrits.
 III

ANNEXE III : LES DIAGRAMMES DE CIRCULATION DES DOCUMENTS OU

FLOW CHART
Le diagramme de circulation des documents est une représentation graphique d’une
suite d’opérations dans laquelle les différents documents, sur les postes de travail, les
décisions, les responsabilités, les opérations sont représentés par des symboles reliés les uns
aux autres suivant les flux effectifs de l’entreprise.

Le diagramme permet de dessiner et de visualiser la procédure étudiée. Son

élaboration permet pour celui qui l’établit :
- de mieux cerner la procédure dans ses détails
- de se donner une vue complète de l’articulation des opérations
- de dégager les forces et faiblesses.

A cet égard le diagramme n’est pas seulement un outil de description, il est aussi un
outil de pré analyse.

Le diagramme est établi à l’aide de symboles représentatifs des documents, de leur

circulation ainsi que des opérations, traitements et contrôles effectués.

Symboles usuels

Symboles Significations

Document : facture, carte de pointage,

bulletin de paie, pièce de caisse, etc.…

Etablissement d’une liasse

Document récapitulatif : état, tableau, feuille

journalière de caisse.

Classement définitif. La lettre dans le

triangle définit le mode de classement
N -a : alphabétique
-n : numérique
-c : chronologique
 IV

Classement provisoire

Base de données

Alternative ou test ou choix à faire ou

décision

Opération de contrôle / vérification

Données

Stockage interne

Préparation
 TABLE DES MATIERES

INTRODUCTION ............................................................................................................... -1-

PREMIERE PARTIE : PRESENTATION DE LA SOCIETE ET THEORIE ............ -3-
CHAPITRE PREMIER : PRESENTATION DE LA SOCIETE …………………………... -4-
SECTION 1 : GENERALITE ET HISTORIQUE DE L’ENTREPRISE ………………... -4-

1.1 : GENERALITE ……………………………………………………………………….. -4-

1.1 : HISTORIQUE ……………………………………………………………………….. -5-

SECTION 2 : STRUCTURE ET ACTIVITES DE L’ENTREPRISE …………………… -6-

2.1 : STRUCTURE ………………………………………………………………………. -6-

2.1.1 : Organigramme ………………………………………………………………………. -7-

2.1.2 : Répartition des ressources humaines ……………………………………………….. -9-

2.2 : ACTIVITITE …………………………………………………………………………. -9-

2.2.1 : Les produits …………………………………………………………………………. -9-

2.2.2 : Les fournisseurs ……………………………………………………………………. -11-

2.2.2 : Les clients …………………………………………………………………………. -11-

2.2.4 : La concurrence …………………………………………………………………….. -12-

2.2.5 : La relation bancaire ………………………………………………………………... -12-

CHAPITRE II : THEORIE SUR L’AUDIT INTERNE ET LE MANUEL DE PROCEDURE

................................................................................................................................................-13-
SECTION 1 : NOTIONS DES CONCEPTS ……………………………………………… -13-

1.1 : L’AUDIT INTERNE ………………………………………………………………… -13-

1.1.1 : Historique ………………………………………………………………………….. -13-

1.1.2 : Définitions ………………………………………………………………………… -14-

1.1.3 : Les spécificités de l'Audit Interne …………………………………………………. -15-

1.1.4 : Les objectifs de l’Audit Interne ……………………………………………………. -16-

1.2 : LE MANAGEMENT DES RISQUES ………………………………………………. -17-

1.2.1 : Définitions ………………………………………………………………………… -17-

1.2.2 : Typologie de risques ……………………………………………………………… -17-

1.3 : LE CONTROLE INTERNE …………………………………………………………. -19-

1.3.1 : Définitions ………………………………………………………………………… -19-

1.3.2 : Les objectifs du Contrôle Interne ………………………………………………….. -20-

1.3.3 : Les composants du Contrôle Interne ………………………………………………. -21-

1.3.4 : Les acteurs de Contrôle Interne ……………………………………………………. -22-

1.4 : LE MANUEL DE PROCEDURE …………………………………………………… -23-

1.4.1 : Définitions …………………………………………………………………………. -23-

1.4.2 : Les objectifs de manuel de procédure ……………………………………………... -24-

SECTION 2 : MISE EN ŒUVRE D'AUDIT INTERNE, D'UN SYSTEME DE CONTROLE

INTERNE ET DE MANUEL DE PROCEDURE ………………………………………... -25-

2.1: LA MISSION DE L’AUDIT INTERNE …………………………………………….. -25-

2.1.1 : Définitions ………………………………………………………………………… -25-

2.1.2 : La fonction d’Audit Interne ……………………………………………………….. -26-

2.1.3 : Les différentes phases de la mission ……………………………………………… -27-

2.1.4 : La méthode de travail et type d'audit ……………………………………………… -28-

2.2 : LE SYSTEME DE CONTROLE INTERNE ……………………………………… -29-

2.2.1 : Le Système de Contrôle Interne …………………………………………………… -29-

2.2.2 : Les facteurs déterminants du Système de Contrôle Interne ………………………. -30-

2.2.3 : L’analyse du Système de Contrôle Interne ………………………………………… -32-

2.3 : LE MANUEL DE PROCEDURE …………………………………………………… -33-

2.3.1 : Solutions et spécifiques instructions ………………………………………………. -34-

2.3.2 : Référence rapide …………………………………………………………………… -34-

2.3.3 : Graphique ………………………………………………………………………….. -34-

Conclusion de la première partie ………………………………………………………….. -34-

PARTIE II : ANALYSE ET DIAGNOSTIC DE LA SITUATION EXISTANTE ....... -35-

CHAPITRE I : ANALYSE DU CONTEXTE DE HEIDELBERG ………………………. -36-

SECTION 1 : ETAT DE L’AUDIT ……………………………………………………… -36-

1.1 EXISTENCE DE L’AUDIT DANS LA SOCIETE ………………………………….. -36-

1.2 : ACTEURS D’AUDIT DANS LA FIRME ………………………………………….. -36-

SECTION 2 : ASPECT DU MANUEL DE PROCEDURE ………………………………. -37-

2.1 : FORME DE MANUEL DE PROCEDURE DANS LA FIRME ……………………. -37-

2.2 : DESCRIPTION DE PROCEDURE DE L’ENTREPRISE…………………………... -38-

2.2.1 : Cycle Vente ………………………………………………………………………... -38-

2.2.2 : Cycle Stock ………………………………………………………………………... -49-

CHAPITRE II : DIAGNOSTIC DE LA DISPOSITION ACTUELLE .............................. -56-

SECTION 1 : FONDEMENT DE LA CARENCE DE L’AUDIT INTERNE ET DE NON
FORMALISATION DE PROCEDURE ………………………………………………….. -56-

1.1 : INSUFFISANCE D’AUDIT INTERNE …………………………………………….. -56-

1.1.1 : Causes de l’inexistence ……………………………………………………………. -56-

1.1.2 : Impacts liés à cette inexistence ……………………………………………………. -56-

1.2 : NON FORMALISATION DE PROCEDURE ……………………………………… -57-

1.2.1 : Causes de non formalisation de procédure ………………………………………… -57-

1.2.2 : Impact de procédure non écrite …………………………………………………… -58-

1.2.3 : Risques liés aux faiblesses de la procédure verbale existante …………………….. -58-

SECTION 2 : AVANTAGES D’INTRODUCTION D’UN AUDIT INTERNE ET DE

MANUEL DE PROCEDURE ……………………………………………………………. -60-

2.1 : AVANTAGES D’AUDIT INTERNE ………………………………………………. -60-

2.2 : AVANTAGES DU MANUEL DE PROCEDURE …………………………………. -62-

Conclusion de la deuxième partie ………………………………………………………… -63-

PARTIE III : PROPOSITIONS ET RECOMMANDATIONS ...................................... -64-

CHAPITRE I : PROPOSITIONS .......................................................................................... -65-
SECTION 1 : INSTAURATION D’AUDIT INTERNE …………………………………. -65-

1.1 : PRESENTATION DU DEPARTEMENT AUDIT INTERNE ……………………... -65-

1.2 : MISSIONS ET OBJECTIFS ………………………………………………………… -65-

1.3 : METHODE DE TRAVAIL …………………………………………………………. -65-

1.4 : PLANNING ET REPORTING D’AUDIT …………………………………………. -67-

1.5 : RELATIONS ……………………………………………………………………….. -67-

SECTION 2 : PROCEDURE DE VENTE ET STOCK ………………………………….. -67-

2.1 : PROCEDURE DE VENTE ………………………………………………………….. -67-

2.1.1 : Définition de vente ………………………………………………………………… -68-

2.1.2 : Différents types de ventes …………………………………………………………. -68-

2.1.3 : Conditions de vente et le transfert de propriété …………………………………… -69-

2.1.4 : Objectifs du cycle vente …………………………………………………………… -69-

2.1.5 : Aspects opérationnels du cycle vente ……………………………………………… -70-

2.1.6 : Aspects comptables du cycle vente ………………………………………………... -81-

2.2 : PROCEDURE DE CYCLE STOCK ………………………………………………... -88-

2.2.1 : Définition de stock ………………………………………………………………… -88-

2.2.2 : Objectifs du cycle stock …………………………………………………………… -88-

2.2.3 : Aspects opérationnels du cycle stock ……………………………………………… -88-

2.2.4 : Aspects comptables du cycle stock ………………………………………………... -91-

CHAPITRE II : RECOMMANDATIONS ………………………………………………. -100-

SECTION 1 : RECOMMANDATIONS SUR L’AUDIT INTERNE …………………… -100-

SECTION 2 : RECOMMANDATIONS SUR LES PROCEDURES …………………… -101-

Conclusion de la troisième partie ...……………………………………………………… -102-

CONCLUSION .................................................................................................................. -103-

BIBLIOGRAPHIE ............................................................................................................ -105-
ANNEXES .......................................................................................................................... -106-
ANNEXE I : Les riques liées aux ventes ................................................................................ -I-
ANNEXE II : Description de la fiche casier .......................................................................... -II-
ANNEXE III : Les diagrammes de circulation des documents ou flow chart ...................... -III-