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Activité 3.1. Gestion administrative du personnel de la PME

Compétences Assurer le suivi administratif du personnel Classe : BTS GPME
2 -ème année
S313 Les dossiers du personnel

Table des matières

I) Pourquoi créer un dossier du personnel................................................................................................................... 1
II) Contenu du dossier du personnel ................................................................................................................................. 3
III) Modalités d’archivage.................................................................................................................................................. 4
3.1 Élaborer un plan de classement .............................................................................................................................. 5
3.2 Nommer les fichiers ................................................................................................................................................ 5
3.3 Organiser les dossiers de sauvegarde ..................................................................................................................... 5
3.3 Gestion électronique des documents (GED) ........................................................................................................... 6
IV) Législations et conventions en vigueur ....................................................................................................................... 7
V) La médecine du travail.................................................................................................................................................. 7
VI) Le compte professionnel de prévention (C2P) ............................................................................................................ 8
VII) Pour aller plus loin ...................................................................................................................................................... 9
Bibliographie ..................................................................................................................................................................... 9

I) Pourquoi créer un dossier du personnel

Le dossier du salarié contient de nombreuses informations qui ont trait notamment à ses affiliations
auprès des différents organismes sociaux chargés de gérer :
• la protection maladie et la retraite du régime général
• les complémentaires santé ou retraite
• la prévoyance
• le chômage
• le décès…
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Urssaf Maladie
Sécurité sociale
Urssaf Retraite

Complémentaire maladie Maladie

ARRCO (non cadre)

Complémentaire retraite
AGIRC (Cadre)
Organismes
France Travail (Pôle
Chômage
emploi)

Médecine du travail

Association des cadres APEC

Assurance incapacité,
Prévoyance, assurance, etc.
décès

La déclaration et le suivi du salarié auprès des organismes génèrent de nombreux documents qui
doivent être classés, archivés et protégés dans le dossier du salarié.
• Inscriptions et déclarations auprès de chaque • Contrat de travail ou lettre d’embauche
organisme
• Relevé des heures et des absences
• Suivi mensuel des cotisations et versements
• État des congés
auprès de chaque organisme
• Fiches de travail
• CV, lettre de motivation
• Suivi médecine du travail
• Titres et diplômes
• Fiches d’évaluation
• Certificats de travail
• Etc.
• Fiche récapitulative des informations
personnelles

Ces documents peuvent être sous forme papiers (formulaire manuscrit) ou dématérialisés
(numériques) lorsqu’ils sont conçus sur des applications bureautiques (texteur, tableur…), sur un
PGI ou une autre application dédiée à la gestion des ressources humaines ou de la paie.
La plupart de ces documents sont essentiels à la vie du salarié et certains peuvent être
réclamés par les organismes de gestion ou de contrôle du travail (médecine du travail, inspection
du travail, URSSAF, complémentaire, France Travail).
=> Ils doivent être archivés et classés de façon rationnelle et sécurisée.
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II) Contenu du dossier du personnel

Aucune règle juridique n’indique le contenu d’un dossier du personnel.

La loi impose cependant des délais de conservation des documents.
Durée de conservation des documents fixée par la loi

Durées Documents
1 an Comptabilisation des horaires, heures d'astreinte et de compensation

3 ans Dossiers des salariés après leur départ, feuilles de présence,

5 ans Documents fiscaux, relatifs au droit social : solde de tout compte, bulletins de paie,
registre du personnel, compte individuel, registre de présence. Il est conseillé de porter
cette durée à 10 ans.
10 ans Documents comptables : livres de paie, journaux et pièces justificatives.

30 ans Fiches de répartition de la participation et de l'intéressement

50 ans Les bulletins de salaires doivent rester accessibles

Documents à conserver dans le dossier du personnel

Source Contrat de travail

du Fiche de poste, fiche de fonction, éventuellement fiche ROME correspondante
contrat Immatriculations auprès des différents organismes sociaux : URSSAF, France travail,
complémentaires, prévoyance, APEC, ARRCO, AGIRC, etc.
Récépissé de la DPAE qui atteste de l’immatriculation du salarié auprès des différents
organismes
Documents fournis pour l’embauche : CV, lettre de motivation, certificat de travail
Selon les besoins du poste : extrait de casier judiciaire, photocopie du permis de
conduire, brevets, certificats attestant ou validant des compétences
Etc.
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Documents à conserver dans le dossier du personnel
Exécution Relevé des heures et des absences, feuilles de présence
du contrat État des congés
Fiches de travail
Suivi médecine du travail
Fiches d’évaluation
Bulletins de salaire et documents annexes
Déclarations d’arrêts pour maladie et accidents du travail
Documents concernant la participation et l’intéressement
Etc.

Documents à conserver dans le dossier du personnel

Dossier Sanctions
disciplinaire Convocations à des entretiens
Courriers de licenciement
Etc.
Fin de Certificat de travail
contrat Attestation France travail (Ex. Pôle emploi)
Reçu pour solde de tout compte
Dossier de retraite
Etc.
Les informations qui ont trait à la gestion du personnel, la paie et les ressources humaines
constituent le système d'information des ressources humaines (SIRH).
Des progiciels gèrent ces opérations et ces documents :
• les opérations : recrutement, embauche, formation, évaluation, absences, horaires,
maladie, paie, retenues IRPP, congés, médecine, départs...
• les documents : CV, contrat, fiche de travail, attestations et déclarations diverses, bulletins
de paie, registre du personnel…
Les PGI gèrent au minimum le personnel et la paie. Il peut être enrichi de modules complémentaires
qui prennent en charges le recrutement, les évaluations, l’archivage électronique des documents
(GED)… et les diverses opérations liées à la gestion des salariés dans l’entreprise.

III) Modalités d’archivage

L’employeur doit pouvoir retrouver rapidement les informations et documents administratifs,
juridiques ou comptables qui concernent un salarié.
Le dossier du personnel est éclaté en trois espaces matériels et dématérialisés.
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Dossier du personnel

Documents papiers Documents générés par

Documents numériques
les applications RH
Ils sont archivés dans un Ils sont créés sur des
classeur ou une pochette Ils sont souvent au format
applications au format PDF,
par salarié. Ils sont de plus PDF et gérés par
puis enregistrés dans un
en plus numérisés au format l’application le PGI ou une
espace numérique dédié,
PDF, dans un espace application RH
avec un sous-dossier par
numérique dédié (bulletins de salaire, RTT,
salarié.
arrêts, etc.)

3.1 Élaborer un plan de classement

Chaque entreprise organise le classement en imposant des règles et des procédures qui devront
être partagées lors de la création, lors de la sauvegarde et lors de l’archivage des documents.

3.2 Nommer les fichiers

Le nommage des fichiers doit respecter des règles communes.

3.3 Organiser les dossiers de sauvegarde

Un dossier informatique est un espace de rangement destiné à recevoir des fichiers. L’ensemble
des dossiers et sous-dossiers constitue l’arborescence des dossiers.
• Il n’existe pas d’arborescence idéale. un système est efficace lorsqu’il permet de
retrouver rapidement les documents et lorsque qu’il est compréhensible par tous les
utilisateurs.
• Les dossiers peuvent être structurés par thèmes, par services, par personnes, par types de
document, par dates, par natures, par fonctions, etc. Cette organisation doit être
partagées et acceptées par tous.
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Quelques règles à respecter
• L’architecture des dossiers et sous-dossiers doit être partagé et contrôlé.
• Au-delà de trois niveaux une arborescence devient difficile à comprendre et à mémoriser.
• Les noms des dossiers doivent être logiques et codifiés comme les noms de fichiers.
• La création de nouveaux dossiers et sous-dossiers ne doit pas être libre et doit respecter une
procédure.
• Les fichiers élémentaires ou brouillons doivent être purgés lorsqu’ils sont devenus inutiles ou
archivés dans des sous-dossiers spéciaux afin de ne pas encombrer les dossiers et le
système informatique.
Exemple : arborescence des dossiers du personnel d’une entreprise

3.3 Gestion électronique des documents (GED)

La Gestion Electronique des Documents (GED) organise la gestion des documents numériques.
Elle organise leur cycle de vie en les classant, en réduisant les temps de recherches, les coûts de
stockage et en facilitant le partage des informations.
• La GED organise et rationnalise le système d’information (SI).
• C’est un outil collaboratif qui facilite le partage et l’échange de documents numériques.
• Elle réduit les coûts de stockage en dématérialisant les documents.
• Elle facilite les recherches de documents qui sont classés et indexés.
• Elle sécurise l’archivage des documents.
• La numérisation des documents réduit les coûts d’impression et l’impact carbone de la
société.
• Les applications GED sont interfacées avec les applications bureautiques (Microsoft 365 par
exemple) et fonctionnent en mode Saas et en Cloud.
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IV) Législations et conventions en vigueur

l’affichage d’informations concernant les droits des salariés, l’hygiène

et la sécurité et la protection contre les risques professionnels ou
sanitaires

Le droit social un droit d’accès au dossier professionnel détenu par l’employeur, qu'il
impose soit sur support informatique ou sur support papier

l’information et la consultation des instances représentatives du

personnel (CSE, délégués syndicaux) dans certains cas définis par la
loi : modification de l’organisation, licenciement économique, etc.

La protection des données personnelles des employés est principalement régie depuis 2018 par le
RGPD en Europe.
• Les employeurs doivent respecter plusieurs principes clés, notamment le consentement
éclairé, la transparence et la finalité légitime lors de la collecte et du traitement des données
des salariés.
• Les données personnelles, telles que les informations sur la paie, les dossiers médicaux et
les évaluations, doivent être protégées et traitées de manière confidentielle.
• En France, la Loi Informatique et Libertés (1978, modifiée en 2018), complète le RGPD et
renforce les protections.
Elle confie à la CNIL le rôle de surveiller son application.
Les employeurs doivent également veiller à ne collecter que les données strictement nécessaires à
des fins précises, et les employés disposent de droits comme le droit d'accès, de rectification et de
suppression de leurs données.
Les manquements peuvent entraîner des sanctions importantes.

V) La médecine du travail
Au cours de sa vie professionnelle,
le salarié fait l’objet d’un suivi régulier par la médecine du travail.
=> C’est une obligation pour l’employeur, dont les manquements peuvent être sanctionnés.
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Il conseille les salariés et l'employeur.

Il surveille la santé des salariés et évite qu'elle ne se détériore du fait du travail.

Le médecin du travail
a un rôle préventif
Il porte attention aux conditions d'hygiène.

Il conseille l'employeur en matière d'hygiène, de conditions de travail, de

prévention.

Tout salarié embauché est obligatoirement déclaré auprès de la médecine du travail par
l’intermédiaire de la DPAE (déclaration préalable à l’embauche).
Ils sont soumis à des visites médicales périodiques effectuées par le médecin du travail.

Visite d'embauche dans les 3 mois qui suivent l’embauche

Visite avec une périodicité de 5 ans maximum

Visite individuelle renforcée en cas de risques particuliers tous les 2 ans

Visite de reprise après un arrêt pour maladie ou accident du travail

VI) Le compte professionnel de prévention (C2P)

Le compte professionnel de prévention permet aux salariés qui sont exposés à des facteurs de
risques d’accumuler des points dont le nombre dépend de la durée d’exposition aux risques.
Ces points peuvent être utilisés
• pour trouver un travail moins pénible par le biais de la formation professionnelle ;
• pour exercer un travail à temps partiel sans perte de salaire ;
• pour bénéficier d’un départ anticipé à la retraite.
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Six facteurs de pénibilité

le travail de nuit

le travail en équipes successives alternantes

le travail répétitif

le travail exercé en milieu hyperbare (hautes pressions)

Le travail en températures extrêmes

Le bruit

Lorsqu’un salarié est exposé à certains facteurs de risques au-delà de seuils fixés par décret
• L’employeur doit reporter ces informations dans la déclaration sociale nominative (DSN).
• Sur la base de cette dernière, les salariés acquièrent des points sur leur compte professionnel
de prévention.

VII) Pour aller plus loin

Voir :
https://www.ameli.fr/entreprise
https://www.ameli.fr/entreprise/modalites-de-contact-assurance-maladie

Bibliographie
BTS GPME, Gestion des Risques Nathan technique
La gestion des Risques, Cterrie, Delagrave,
https://www.service-public.fr