REPUBLIQUE  DU  SENEGAL  
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MINISTERE  DE  L’ENSEIGNEMENT  SUPERIEUR  ET  DE  LA  RECHERCHE      

   

 
UNIVERSITE GASTON BERGER DE SAINT-LOUIS

Charte des Examens

de l'Université Gaston Berger

de Saint-Louis
 

Charte  des  examens  de  l’UGB   1  

 Préambule

La charte des examens a pour but d'assurer la standardisation et la régularité

dans la forme des examens de l'Université, afin de garantir la qualité du point de
vue de la procédure des diplômes décernés. A cette fin, elle énonce des principes et
énumère des droits et devoirs pour les enseignants, les étudiants et les personnels
administratifs de l'Université.

Elle s'applique à tous les établissements (UFR et Instituts) de l'Université.

Elle concerne toutes les évaluations (contrôles continus et examens terminaux) de
la formule d'examen standard et de tout autre enseignement délivré au sein de
l'université.

Cette charte a été adoptée par l’Assemblée de l’Université en sa séance du 19

décembre 2013.

Charte  des  examens  de  l’UGB   2  

 Table des matieres

   

A.   Organisation  des  examens  .....................................................................................................................  4  

A.1.  Conditions  Générales  .........................................................................................................................  4  

Convocation  et  Calendrier  .....................................................................................................................  4  

Déroulement  des  épreuves  ...................................................................................................................  4  

A.2.  Les  enseignants  ..................................................................................................................................  6  

A.3.  Les  étudiants  ......................................................................................................................................  7  

A.4.  Le  personnel  administratif  .................................................................................................................  8  

B.   Validation  et  résultats  ............................................................................................................................  9  

B.1.  Transmission  et  traitement  des  notes  ................................................................................................  9  

B.2.  Les  jurys  ..............................................................................................................................................  9  

Composition  et  fonctionnement  ...........................................................................................................  9  

C.   Communication  des  résultats  et  contentieux  ......................................................................................  10  

D.   Fraudes  aux  examens  ..........................................................................................................................  10  

D.1.  Prévention  des  fraudes  ....................................................................................................................  10  

D.2.  Conduite  à  tenir  en  cas  de  fraude  ....................................................................................................  11  

D.3.  Instruction  de  la  fraude  ....................................................................................................................  11  

Charte  des  examens  de  l’UGB   3  

A. Organisation  des  examens  

A.1.  Conditions  Générales  

Convocation et Calendrier
a. La convocation aux épreuves des examens partiels et/ou de contrôle continu sera faite au
moins une semaine avant les épreuves, réalisée par voie d'affichage, avec indication de la
date, de l'heure et du lieu d'examen sous panneaux fermant à clé réservés à cet effet.
b. Le calendrier des épreuves et la liste des candidats devront être publiés dans un délai d'au
moins une semaine avant le début des examens terminaux; par voie d'affichage, avec
indication de la date, de l'heure et du lieu d'examen sous panneaux fermant à clé réservés
à cet effet.
c. Le délai entre la première session et la deuxième session est fixé en application des textes
en vigueur.

Déroulement des épreuves

d. Gestion des salles d’examen :

• Il ne faut pas programmer dans une même salle des examens de durée et de natures
différentes ;
• L'information sur les conditions particulières dont bénéficient certains étudiants est
donnée aux surveillants avant le début des épreuves ;
• Les enseignants de la discipline surveillent en priorité leurs épreuves d'examen ;
• La salle comprend obligatoirement un minimum de deux surveillants dont l'un sera
désigné à défaut comme responsable de salle (mention en sera faite sur le procès verbal
d'examen) ;
• Au delà de cent étudiants, il faudra prévoir trois surveillants au minimum.

Charte  des  examens  de  l’UGB   4  

 e. Autres obligations des surveillants :

• Etre présents dans la salle d'examen trente (30) minutes au moins avant le début de
l'épreuve ;
• Vérifier la préparation matérielle de la salle et la numérotation des places ;
• Vérifier l'identité des candidats à l'entrée de la salle ou au cours de l’épreuve, en pointant
la liste d'appel sur la base de la carte d'étudiant ;
• Vérifier avant sa sortie la copie de chaque étudiant (identification, nombres de feuilles) et
le faire émarger sur la liste d’appel ;
• Etablir un procès-verbal d'examen.

f. Accès des candidats aux salles d'examen :

• L'accès de la salle d'examen reste autorisé à tout candidat retardataire qui se présente
après l'ouverture des enveloppes contenant les sujets uniquement si ce retard n'excède pas
un quart (1/4) de la durée de l'épreuve. Aucun temps supplémentaire de composition ne
sera donné au candidat concerné. La mention du retard et des circonstances sera portée sur
le procès verbal de l'examen ;
• Seuls sont admis à entrer dans la salle et à composer, les étudiants inscrits à l'épreuve. Si
un étudiant affirme devoir composer et ne figure pas sur la liste d'émargement, il y est
autorisé sous réserve de vérification et son nom est ajouté à la liste d'émargement. Au cas
où l'étudiant aurait composé à tort, la note obtenue à cette composition ne sera pas prise
en compte ;
• Aucun candidat n'est autorisé à quitter momentanément ou définitivement la salle
d’examen dans un délai inférieur à un quart (1/4) de la durée de l’épreuve, après le début
de celle-ci;
• Les candidats qui demandent à quitter provisoirement la salle ne pourront y être autorisés
qu'un par un. Ils devront remettre leurs copies et leur sujet au surveillant, qui les leur
restituera à leur retour.

g. Etablissement du procès-verbal d'examen

A l'issue de l'épreuve, les surveillants doivent obligatoirement:

• Remplir le procès-verbal d'examen sur lequel figurent en particulier : le nombre

d'étudiants présents, présents non inscrits, absents ; le nombre de copies remises et les
observations ou incidents constatés pendant l'examen ;

Charte  des  examens  de  l’UGB   5  

 • Remettre au responsable du service chargé des examens : le procès-verbal renseigné et
signé par les surveillants, la liste d'appel et / ou d'émargement.

h. Anonymat des copies

• Les copies des épreuves écrites des examens sont rendues anonymes avant la correction ;
• A chaque copie, sera associé un numéro d'anonymat attribué par le service chargé des
examens. Sont exclus du champ de cette disposition les épreuves d'évaluation de TP,
rapports de stage, mémoires de recherche.
• L'anonymat ne peut être levé qu'après la collecte des notes et la délibération du jury.

i. Etudiants empêchés

Les étudiants empêchés avant ou pendant une épreuve d’examen doivent fournir à
l’administration une pièce justificative. La commission pédagogique doit se réunir pour
statuer sur les pièces justificatives.
Si l’empêchement s’est produit au cours de la première session d’examen, l’étudiant est
autorisé à subir la seconde session.

A.2.  Les  enseignants  

a. Les enseignants doivent, pour les unités d'enseignement (UE) ou composantes d’UE dont
ils ont la responsabilité, fournir deux sujets (un sujet principal et un sujet de
remplacement), en précisant le nom, la durée et la date de l'épreuve, la modalité et, s'il y a
lieu, les documents et matériels autorisés pour cette épreuve ainsi que leurs modes
d'utilisation. En l'absence de toute mention, il sera considéré qu'aucun document ou
matériel n'est autorisé.
b. Ils sont responsables de la forme, de la nature et de l'acheminement des sujets qu'ils
donnent. Le sujet est remis soixante douze heures au moins avant la date de l'examen au
secrétariat pédagogique concerné.
c. L’enseignant responsable doit impérativement être disponible au moins durant une demi-
heure au début et à la fin de l'examen. Il est tenu d'être présent sur le campus pédagogique
pendant l'épreuve. En cas d'empêchement, il désigne un représentant qui doit être un
enseignant qualifié de l’UFR et indique les coordonnées (adresse, numéro de téléphone)
permettant de le joindre, et les modalités pour lui remettre les copies à la fin de l'épreuve.

Charte  des  examens  de  l’UGB   6  

 d. L’enseignant doit indiquer un barème de notation indicatif sur le sujet et peut
éventuellement proposer plusieurs sujets au choix. Après l’épreuve, et dans la mesure du
possible, ils doivent mettre à la disposition des étudiants un corrigé.
e. Après correction des copies, l’enseignant doit reporter les notes sur les documents
adéquats et participer aux délibérations de jury rendant ces notes définitives.
f. L’enseignant doit recevoir les étudiants qui en font la demande jusqu'à 72 h après la
délibération. L'étudiant a le droit de consulter sa copie d'examen après correction, en
présence d'un membre du personnel enseignant ou du personnel administratif dans un
délai de 72 h après la délibération.

A.3.  Les  étudiants  

Pour pouvoir se présenter aux examens, l’étudiant doit :
• Etre régulièrement inscrit administrativement et pédagogiquement;
• Satisfaire aux conditions d’assiduité aux TD, TP et stages définies par les textes.
L’étudiant doit respecter les règles usuelles des examens (relativement aux conditions générales
de déroulement des évaluations) ainsi que celles qui sont propres à l'épreuve qui lui est proposée.
Il est notamment rappelé que:
a. Toute épreuve programmée, doit impérativement avoir lieu, sauf indication contraire
formelle de l'administration en concertation avec l'enseignant responsable de la matière.
b. L'étudiant doit composer personnellement et seul, sous réserve des dispositions
applicables aux étudiants handicapés. Il ne doit pas communiquer avec les étudiants qui
composent dans la même salle.
c. L’étudiant présentant un handicap (provisoire ou permanent) doit obligatoirement avoir
consulté le service médical des étudiants (SME) avant la période de préparation des
sessions d'examens. Le SME détermine les mesures d'aménagements spécifiques (temps
majoré, assistance technique, secrétariat...) individuelles et les communique à son
établissement.
d. L'étudiant ne doit pas conserver par-devers lui des documents relatifs à l'épreuve en cours
sauf indications contraires portées sur le sujet. Quand des documents et matériels,
nécessaires à l'épreuve, sont apportés par l'étudiant, ils sont à son usage exclusif et ne
doivent pas être communiqués à d'autres. Il ne doit disposer d'aucun matériel de
télécommunication.

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 e. L'étudiant compose sur une copie anonymable, des intercalaires et des brouillons fournis
par l'établissement. Il doit remettre une copie et une seule, même blanche. Les copies et
intercalaires, avant, durant et après l'examen sont et restent la propriété de l'Université.
f. Aucun étudiant ne peut quitter la salle d’examen durant le premier quart (1/4) de sa
durée, ni avant la formalité d'émargement.
g. Les étudiants ont droit à passer leurs épreuves dans les meilleures conditions possibles. En
particulier, ils ne doivent pas être au coude à coude et la circulation du personnel chargé
de la surveillance ou de l'émargement doit être rendue possible. Toutes les interdictions
prescrites par la loi doivent être absolues. Les étudiants ne doivent pas être gênés par des
conversations inopportunes.
h. La sortie durant l'épreuve est exceptionnelle. Elle ne peut intervenir avant le premier quart
de sa durée et ne peut être autorisée qu'à un étudiant à la fois dans le cas où la disposition
des lieux ne permet pas d'avoir des toilettes attenantes à la salle d'examen. L'étudiant sera
accompagné par un surveillant et ne devra ni emporter de sujet ou de copie, ni
communiquer, ni consulter de document ayant trait à l'épreuve. Tout manquement et toute
absence indûment prolongée, seront impérativement consignés au procès verbal de
l'épreuve.

A.4.  Le  personnel  administratif  

Sous la responsabilité du Chef des Services Administratifs, le personnel administratif concourt au

bon déroulement des épreuves d'examens qui ont lieu dans l'établissement. Il est notamment
chargé:
a. de reproduire les sujets d'examen et d'en assurer la confidentialité absolue jusqu'aux date
et heure de l’épreuve ;
b. d'organiser la préparation des salles d'examen ;
c. de fournir la liste de pointage des étudiants (liste d'émargement) et la matrice du procès-
verbal de séance ;
d. de mettre en œuvre les dispositions nécessaires et adaptées aux étudiants handicapés ;
e. de mettre en œuvre les moyens garantissant l'anonymat des copies ;
f. de vérifier le décompte des copies figurant sur le procès verbal établi par les surveillants
en fin d'épreuve ;
g. de conserver les notes et les copies des examens terminaux après délibérations.

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B. Validation  et  résultats  

B.1.  Transmission  et  traitement  des  notes  

a. Chaque responsable d’UE doit remettre l'ensemble des notes et des copies anonymées au
secrétariat du service pédagogique de l'établissement au plus tard 72 heures avant la date
des délibérations.
Ce service se charge de réaliser la levée de l'anonymat après la collecte des notes et la
délibération du jury.
b. Les notes des épreuves de la première session doivent être communiquées aux étudiants
avant les épreuves d'examens ou partiels suivants. Toute note n'est définitive qu'après
délibération du Jury.
c. Le report des notes sur le procès-verbal et la délibération du Jury sont sous la
responsabilité du Président du Jury aidé par le secrétariat.

B.2.  Les  jurys  

Composition et fonctionnement

a. La composition des jurys d'examen est définie par arrêté, pour chaque niveau de
formation par le Directeur de l'établissement concerné. Chaque jury compte un Président
et des membres.
b. Le jury se réunit à chaque session et délibère à partir des résultats obtenus par les
candidats aux contrôles continus et aux examens terminaux. Le personnel administratif
met à sa disposition toutes les données pédagogiques et administratives utiles concernant
les candidats examinés. Le jury est seul habilité à procéder à des modifications de notes.

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C. Communication  des  résultats  et  contentieux  
a. Les notes d'examens partiels (ou de contrôle continu) devront être communiquées aux
étudiants avant la date de l’examen.
b. A l'issue de la délibération, les membres du Jury présents émargent. La liste d'émargement
et les résultats (photocopie du procès-verbal de délibération ou tableau des résultats) sont
affichés.
c. Le jury est le seul responsable de la proclamation des résultats; l'affichage des résultats est
assuré après un délai minimum permettant la vérification de la liste des étudiants admis.
Les résultats sont affichés sous panneaux fermant à clé.
d. Les documents affichés, datés et signés, ne doivent comporter aucune rature qui ne soit
contresignée par le président du jury.
e. Après l'affichage des résultats, un calendrier de consultation des copies est affiché pour
permettre aux étudiants de consulter leurs copies d'examen conformément à la
réglementation. Ils ont également le droit, sur leur demande à un entretien avec un
enseignant et/ou le Président du Jury dans un délai de 72 heures.
f. Chaque année universitaire, les taux de réussite aux examens, établis par les services de la
Scolarité au vu des Procès verbaux de Délibération qui leur ont été transmis par les
établissements, sont communiqués aux étudiants et à l'administration, ainsi que tous les
éléments statistiques disponibles à cette date.
g. Toute contestation de résultats ou rectification de note après affichage des résultats doit
être soumise à l'avis du Président du Jury.
h. L’attestation de réussite à un diplôme et le relevé de notes sont établis et délivrés
uniquement par les services habilités par la réglementation.
i. Les jurys sont informés des fraudes et tentatives de fraude et qui ont été notées durant
l'épreuve. Ils transmettent les faits à la Direction de l’établissement.

D. Fraudes  aux  examens  

D.1.  Prévention  des  fraudes  

a. Une surveillance active et continue, avec observation ferme si nécessaire, constitue un

moyen efficace de dissuasion.

b. Les surveillants rappellent au début de l'épreuve, les consignes relatives à la discipline de

l'examen: interdiction de fumer dans la salle d'examen, de communiquer entre candidats
ou avec l'extérieur, d'utiliser, ou même de conserver sans les utiliser, des documents ou
matériels non autorisés pendant l'épreuve, d'échanger du matériel de composition.

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D.2.  Conduite  à  tenir  en  cas  de  fraude  

En cas de fraude (flagrant délit ou tentative) le surveillant responsable de la salle devra :

a. Prendre toutes mesures nécessaires pour faire cesser la fraude sans interrompre la
participation à l'examen ;
b. Saisir le ou les documents ou matériel permettant d'établir ultérieurement la réalité des
faits ;
c. Dresser un procès-verbal (rapport précis et détaillé), contresigné par le ou les autres
surveillants et par le ou les auteurs de la fraude. En cas de refus de contresigner, mention
est indiquée sur le procès-verbal ;
d. Porter la fraude à la connaissance du Président de Jury et du Responsable de
l’établissement qui pourra saisir le Recteur de l'Université, lequel pourra la soumettre à la
section disciplinaire compétente de l'Assemblée de l'Université.
e. En cas de substitution de personnes ou de troubles affectant le déroulement de l'examen,
l'expulsion de la salle d'examen peut être prononcée par l'enseignant responsable.
f. Dans l'hypothèse où le candidat n'est pas exclu de la salle d'examen :
• Sa copie est traitée comme celle des autres candidats.
• Le Jury délibère sur ses résultats dans les mêmes conditions que tout autre candidat,
sans les proclamer. Aucun certificat de réussite, ni relevé de notes ne peuvent lui être
délivrés avant que l’instance de jugement n’ait statué.

D.3.  Instruction  de  la  fraude  

a. Elle relève de la section disciplinaire de l'Université.
b. Son Président est saisi de la fraude par le Recteur qui, lui-même, aura été saisi par le
Directeur de l’établissement. En effet, ce dernier doit être informé en tout premier lieu et
reçoit le rapport des faits et les pièces justificatives.
c. La suite de la procédure se fera conformément aux textes régissant le traitement des
fraudes aux examens à l'UGB.

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