THEME 2 : L’ORGANISATION DES DOSSIERS
Leçon 1 : Les dossiers
Objectifs du cours
A la fin de cette leçon, l’élève doit être capable de :
Définir dossier ;
Identifier les différentes catégories (simple et à système) ou types de dossiers.
I- DEFINITION
Dossier c’est une chemise en carton mince ou gros contenant les documents se
rapportant à une personne ou à un même sujet. Il désigne à la fois le contenu et le contenant.
II- DIFFERENTS CATEGORIES OU TYPES DE DOSSIERS
On distingue plusieurs types de dossiers :
1- Chemise simple ou ordinaire
C’est une feuille de carton mince comportant deux plats et un pli. Il existe également
des chemises à deux plis. La chemise est un classeur en carton ayant 2 ou 3 plis ou avec
rehaussement et dont le grammage varie de 150 à 250 g. la sous chemise en papier léger (60 à
80g) est utilisée pour séparer les documents d’un dossier volumineux.
Sa signalisation peut-être la couleur de la sous-chemise ou le rehaussement.
Son indexage peut-être des étiquettes ou papillons gommés peuvent aussi être utilisés.
Exemple
2 plis
1 pli
2- Chemise à rabat
C’est une chemise dont la fermeture est faite sur les 4 côtés permettant d’éviter la chute
des documents.
Exemple
3- Chemise à sangle
C’est une chemise dont le plat est en carton entoilé, le dos est extensible et se développe
en fonction de l’épaisseur du contenu.
Exemple
4- Chemise à tirettes
C’est une chemise comportant un dispositif de serrage manœuvré par deux languettes
entoilés qui permettent d’éviter la chute la chute des documents.
Exemple
5- Chemise à pince
Les documents sont serrés à l’intérieur de la chemise entre deux barres au moyen d’un
ressort manœuvre par levier.
Exemple
6- Classeur à anneaux ou à levier (biblorhapte)
C’est une chemise en carton très fort et à dos large comportant des anneaux qui
reçoivent des feuilles préalablement perforées.
Exemple
Tous ces autres dossiers ont une contenance plus importante que celle des dossiers
ordinaires. Ils permettent de classer de la documentation.
Sa signalisation est la couleur du dossier.
Son indexage est le papillon gommé.
7- Dossiers à broches
C’est un livret perforé des deux cotés du dossier. Il est utilisé pour les documents
perforés (quittances, factures, lettres…)
Leçon 2 : Indexage et signalisation
Objectifs du cours
A la fin de cette leçon, l’élève doit être capable de :
Définir indexage et signalisation ;
Citer les types et les moyens de signalisation ;
Constituer et organiser un dossier ;
Indexer et signaler une caractéristique de dossier.
I- DEFINITIONS
1- Indexage ou jalonnement
L’indexage est l’indication visuelle des tranches de classement.
Indexer un dossier, c’est porter en claire sur la partie visible le titre du dossier.
Indexer un classement, c’est indiquer visuellement les tranches de ce classement.
2- Signalisation
La signalisation est l’indication visuelle des caractéristiques fixes ou mobiles.
II- TYPES ET MOYENS D’INDEXAGE
On utilise les étiquettes et des onglets.
B
Ab
Onglet simple Onglet indexé
Onglet à fenêtre
III- DIFFERENTES CARACTERISTIQUES DE SIGNALISATION
1- Caractéristiques fixes
Ce sont des renseignements permanents c'est-à-dire invariables. Ex : la profession ; le
sexe.
Les moyens utilisés sont :
La couleur ;
Les cases coloriées ;
Les gommettes de couleur ou papillon gommé ;
Les perforations ;
Les onglets.
2- Caractéristiques mobiles
Il s’agit des renseignements temporaires ou variables. Ex : chiffre d’affaires ; dossier
incomplet.
Les moyens utilisés sont les cavaliers et les onglets.
IV- DECLASSEMENT ET RECLASEMENT
1- Le guide « sortie »
Pour retrouver rapidement un dossier, il faut des repères sur les dossiers et sur les
meubles de classement. C’est ce qu’on appelle indexage.
Le guide « sortie » est un imprimé qui permet de signaler la sortie d’un dossier du
meuble.
Exemple de tracé
Emprunteur Service Dossier sorti Date de sortie Date de remise Observation
2- La fiche de substitution
La fiche de substitution est un imprimé qui permet de signaler la sortie d’un document
à l’intérieur d’un dossier.
Exemple de tracé
Document Sortie Remise
Emprunteur Service Observation
sorti Date Heure Date Heure
V- EXERCICE D’APPLICATION
1- Indexer et signaler les dossiers suivants :
2- Enregistrer le document suivant sorti du classement la semaine dernière
Il a été emprunté par M. FANKA Jean du service commercial, le document emprunté
est une facture N°43 le 17 octobre 2022 à 10h 32 et remis le 20 octobre 2022 à 15h 20 ;
Deuxième document qui est le dossier client FOSSO retiré par le responsable GRH M.
MOTEMPE Calvin retiré le 14 novembre 2022 à 8h56 et remis le 5 décembre 2022 à
14h20, nous avons constaté un manquant d’une pièce dans son document qui est le plan
de localisation.
VI- CORRECTION DE L’EXERCICE D’APPLICATION
1- Indexer et signaler les dossiers suivants :
2- Enregistrer le document suivant sorti du classement la semaine dernière
Document Sortie Remise
Emprunteur Service Observation
sorti Date Heure Date Heure
FANKA Facture 20
Commercial 17 oct 10h32 15h20 /
Jean N°43 oct
Plan de
Dossier localisation
14 5
MOTEMPE GRH client 8h56 14h20 manquant
nov dec
Clavin FOSSO dans le
document
VII- EXERCICE DE CONSOLIDATION
Enregistrer le dossier sorti du meuble : emprunter par M. MALOUMBA François du service
du contentieux par rapport à ENEO sorti le 22 novembre 2022 et remis le 14 décembre 2022
VIII- CORRECTION DE L’EXERCICE DE CONSOLIDATION
Emprunteur Service Dossier Date de Date de Observation
sorti sortie remise
MALOUMBA Contentieux ENEO 22 nov 14 dec
François
