INTRODUCTION
Dans toute activité commerciale, l’approvisionnement est une étape très
importante. Dans le cadre d’une officine le rôle du chargé de commande est de
réapprovisionner le stock toute en veillant à éviter toute rupture de stock. Dans
le rapport qui vous suivre nous allons parcourir les différentes étapes du
réapprovisionnement dans une officine.
I- LA SUGGESTION
La suggestion consiste à éditer l’état des produits à commander.
Elle doit comporter les informations suivantes :
- Le stock disponible en rayon
- Le seuil
- La consommation ou le taux de rotation du produit
On ne passe une commande lorsque le stock disponible, est inférieur au seuil.
La suggestion peut être modifiée après analyse par le chargé de commande ou le
pharmacien.
II- LA COMMANDE PROPREMENT DITE
La commande peut se faire sur plusieurs moyens : manuel, par téléphone,
extranet ou internet.
La commande par internet présente plus d’avantage car elle est rapide et il y a
moins de risque d’erreur. A la pharmacie Magnificat les commandes sont
passées par internet avec Laborex car les quantités sont très importantes. Avec
les autres grossistes, elle se passe par téléphone.
III- LA LIVRAISON ET LA RECEPTION
1ère étape : l’identification des produits
Elle consiste à s’assurer que les bons et les bacs portent bien le nom de la
pharmacie ou du pharmacien.
2ème étape : la connaissance des produits
Il s’agit de comparer les colis reçus avec les informations qui figurent sur le
connaissement fournit par le livreur.
Ensuite, nous devrons mettre sur le connaissement la date et l’heure de la
livraison, confirmer le nombre de colis reçu et y mettre son nom, sa signature
puis le cachet de la pharmacie.
A son tour, le livreur fera une décharge dans notre cahier de transmission en y
mettant le nombre de colis, son nom, la date et l’heure.
L’intérêt de ces documents est de s’assurer que la livraison a été bien reçue.
3ème étape : l’acheminement et le déballage des différents colis et bagues
Les colis sont soigneusement déballes, après le déballage nous pouvons
procéder au contrôle.
4ème étape : le contrôle
Il existe deux types de contrôle :
1- La conformité : il consiste à s’assurer que les produits livrés sont bien
conformes au produit commandé. Au cours de ce contrôle, nous devons
tenir compte :
le libellé des produits
le conditionnement du produit (forme galénique)
le dosage
la qualité
2- Le contrôle de la qualité : cette étape consiste à vérifier que les produits
sont en bon état, et d’identifier les informations essentielles sur les boîtes
froissées et les défauts de fabrication. Il faut vérifier les dates de
péremption.
NB : Pour respecter la chaine de froid certain produits doivent être acheminés
vers le réfrigérateur pour maintenir la qualité.
IV- LA SAISIE DE LA COMMANDE EN MACHINE AU
RAYONNAGE
La saisie de la commande se fait par grossiste, à l’aide de bordereaux de
livraison.
Nous devons saisir les produits ligne par ligne.il ne faut saisir que les
produits facturés.
Au cours de la saisie nous pouvons effectuer des modifications sur la
quantité et les prix des produits s’y nécessaire.
La saisie des produits après contrôle et vérification permet de faire la mise
en machine des produits pour renforcer le stock.
1- L’étiquetage
Il s’agit de coller les étiquettes sur chaque produit. Les étiquettes peuvent être
réimprimé par le grossiste, fait à l’aide de l’imprimante ou faite à la main.
N.B : Il faut faire attention à ne pas coller les étiquettes ni sur le libellé, ni sur
le dosage, ni sur la date de péremption et le code barre.
2- Le rayonnage
Il permet de ranger les produits en rayon en tant compte de la date de
péremption et le mode de rangement des produits en les plaçant devant ou
derrière.
Il existe plusieurs modes de rangement : le rangement par tableau ou, par ordre
alphabétique, par forme galénique, par voie d’administration, par classe
thérapeutique ou laboratoire.
A la pharmacie Magnificat les produits sont rangés de façon suivante :
Il y a des produits de tableau A, tableau de sirop, tableau de vente libre, tableau
d’usage externe, tableau de céréale, le frigidaire, tableau des suppositoires et
pommade et les vitrines.
NB : Les produits du tableau A ou liste 1 sont dits toxiques. Ils présentent sur
leur emballage ou conditionnement un cadre rectangle rouge avec la
mention respecter les doses prescrites. Ils sont dispensés ou servis sur
ordonnance médicale, ils ne sont pas renouvelables sauf la mention du
médecin à renouveler. On trouve généralement les antibiotiques.
Les produits du tableau C ou liste 2 sont dits dangereux. Ils comportent
sur leur conditionnement ou emballage un cadre vert avec la mention
respecter les doses prescrites. Ils sont dispensés ou servis sur prescription
médicale, ils sont renouvelables sauf la mention du prescripteur à ne pas
renouveler. On trouve généralement les anti-inflammatoires.
V- LA CAISSE
1) Définition
La caisse était autrefois considérée comme un coffre, une grande boîte, un
tiroir où était déposé l’argent perçu de la vente ou d’entité de valeur.
Aujourd’hui la caisse désigne un enclos, un box, un guichet ou les fonds sont
encaissés ou décaissés.
2) Les différents types de caisse
Il en existe trois type : la caisse manuelle ou ordinaire, la caisse
enregistreuse, la caisse informatisée.
VI-LES QUALITES D’UN CAISSIER
En matière de caisse la présentation fait le moine. Image de marque
vivante du magasin, le caissier ou la caissière en est l’élément essentiel et le
restera, car c’est lui ou elle qui est le premier ou la première à être vu, et
également qui reçoit les clients à la fin de leurs achats. Une mise soignée
l’impressionne toujours favorablement tandis qu’une allure négligée lui laisse un
mauvais souvenir même si la qualité de la marchandise est irréprochable, ainsi
que votre qualité d’enregistrement. Donc dès à présent surveillez-vous et veillez
aux points suivants :
1- L’apparence extérieure
La coiffure
Les mains, les pieds et les ongles
Le maquillage
La tenue vestimentaire impeccable ou du moins irréprochable
2- L’apparence intérieure
3- Les moyens d’expression
Le sourire
L’attitude
4- Les aptitudes physiques.
5- Les qualités morales
La volonté
L’honnêteté
L’esprit d’appartenance
6- Les qualités intellectuelles
La mémoire
L’ordre et la méthode
7- Les qualités sociales
La maitrise de soi
La bonne humeur
L’amabilité
8- Les autres qualités
L’assiduité
La ponctualité
La discipline
L’organisation
La compétence
