REPUBLIQUE DU CAMEROUN REPUBLIC OF CAMEROON

Paix – Travail – Patrie Peace-Work-Fatherland

---------- ----------
MINISTERE DE L’EMPLOI ET DE LA FORMATION MINISTRY OF EMPLOYMENT AND VOCATIONAL
PROFESSIONNELLE TRAINING
---------- ----------
SECRETARIAT GENERAL SECRETARIAT GENERAL
---------- ----------
DIRECTION DE LA FORMATION ET DE L’ORIENTATION DEPARTEMENT OF VOCATIONAL TRAINING AND
PROFESSIONNELLES GUIDANCE

REFERENTIEL DE DIPLOME

Spécialité :

Année 2010

1
 CARTE SYNOPTIQUE

1. Spécialité : Secrétariat bureautique (SB)

N° Rubriques Renseignements
Présentation du programme de formation
1 Nom de la formation Secrétariat bureautique
2 Secteur Secrétariat
3 Filière Techniques de la communication
4 Spécialité Secrétariat bureautique
5 Branche d’activité de référence Service
6 Nature de la formation Initiale
7 Age d’accès 18 ans au moins
8 Expérience professionnelle requise Aucune
BEPC ou 4e année secondaire 1er cycle, GCE OL ou Form
9 Diplôme ou niveau académique minimum requis
IV
10 Lieux de la formation Centre de formation et milieu professionnel
11 Sanction en fin de formation Diplôme de qualification professionnelle
Volumes horaires
1 Durée totale ou période de la formation 10 mois y compris le stage
2 Durée présentielle (au Centre de formation) 08 mois
3 Durée de stage 2 mois
4 Volume horaire total 1090 h
Tâches et modules
1 Nombre de tâches (compétences) 07
2 Nombre total de modules 12
3 Nombre total de modules de formation générale 05
4 Nombre total de modules de formation spécifique 07
Eléments de la certification
1 Nombre total d’épreuves 7
2 Nombre total d’épreuves de connaissance générale 3
Nombre total d’épreuves de connaissances spécifiques
3 4
(technologiques)
4 Nombre total d’épreuves pratiques 3
Note éliminatoire des épreuves de connaissances
5 < 05/20
générales
6 Note éliminatoire des épreuves pratiques < 12/20
7 Note éliminatoire de l’épreuve orale < 12/20

2
Sommaire
REMERCIEMENTS ........................................................................................................................4
1. DESCRIPTION DU MÉTIER......................................................................................................7
1.1 Définition.................................................................................................................................7
1.1.1 Types d’entreprise ..............................................................................................................7
1.1.2 Emplois concernés ..............................................................................................................7
1.1.3 Place dans l’organisation ...................................................................................................7
1.1.4. Environnement économique et technique des emplois .......................................................8
1.2 Responsabilités........................................................................................................................8
1.3. Conséquences de l’évolution technologique sur le métier .....................................................8
1.4 Perspectives d’emploi..............................................................................................................8
2. TABLEAU DES TÂCHES ET DES OPÉRATIONS ...................................................................9
3. CONDITIONS D’EXÉCUTION ET CRITÈRES DE PERFORMANCE.................................11
4. HABILETÉS ET ATTITUDES EXIGÉES ................................................................................13
4.1 Habiletés cognitives................................................................................................................13
4.1.1 Connaissance de la langue première .................................................................................13
4.1.2 Compétence en langue seconde ........................................................................................13
4.1.3 Connaissance des logiciels ...............................................................................................13
4.1.4 Connaissance de notions de mathématiques .....................................................................14
4.1.5 Notions de droit, de législation du travail .........................................................................14
4.2 Habiletés motrices .................................................................................................................14
4.3 Habiletés liées à la communication interpersonnelle ............................................................14
4.4 Habiletés personnelles ..........................................................................................................14
4.5 Suggestions relatives à la formation ......................................................................................15
5. RÉFÉRENTIEL DE CERTIFICATION ..................................................................................16
5.1. Définitions des épreuves .......................................................................................................16
5.1.1 Les épreuves écrites..........................................................................................................16
5.1.2 Les épreuves pratiques .....................................................................................................19
5.1.3 Les épreuves orales..........................................................................................................21
5.2 Règlement d’examen .............................................................................................................23
5.3. Rapport de stage en milieu professionnel .............................................................................23
5.3.1 Identification du candidat.................................................................................................23
5.4. Fiche d’évaluation du stagiaire ..............................................................................................25

3
 REMERCIEMENTS
Ce référentiel de formation professionnelle selon l’Approche Par Compétences (APC) a été
élaboré sous la supervision de Monsieur Zacharie PEREVET, Ministre de l’Emploi et de la
Formation Professionnelle.
L’Analyse de la Situation du Travail (AST), exercice indispensable à la réalisation des
contenus desdits référentiels selon l’APC, aura été impossible sans le concours de nombreuses
personnes et entreprises. La liste ci-dessous reprend les noms des entreprises, leur localisation
et les fonctions des personnes consultées. Qu’ils trouvent ici l’expression de nos sincères
remerciements pour leur disponibilité et leur apport précieux à la conception de ce référentiel
de formation.

NOM DE L’ENTREPRISE VILLE FONCTION

CAMTEL Yaoundé Direction des ressources humaines
MAETUR Yaoundé Responsable de l’informatique
BAT Yaoundé Direction des ressources humaines
C.F.T.I Yaoundé Directeur
FEICOM Yaoundé Chef, Informatique
Centre d'Art Appliqué Mbalmayo Directeur
Collège Père Monti Mfou Directeur
Communauté Urbaine de Yaoundé Yaoundé Chef, Unité Informatique
Afriland First Bank Yaoundé Direction des ressources humaines
CPDB Yaoundé Chef, Département Informatique
Crédit Foncier Yaoundé Chef, Département Informatique
CreoLink Cameroon Yaoundé Direction du Marketing
ELIM info Décor Yaoundé Directeur
Groupe Anatole Cameroun Yaoundé Chef, Service Informatique
HGOPY Yaoundé Chef, Service Informatique
Hôpital St Luc Mbalmayo Infirmière en Chef
Imprimerie Adventiste Yaoundé Chef d'équipe
Imprimerie Paul Etoga Mbalmayo Directeur
Intek Yaoundé Directeur
Lycée Bilingue de Yaoundé Yaoundé Censeur
Lycée de Ngousso Yaoundé Surveillant général
MINFOF Yaoundé Chef, Cellule Informatique
MINTP Yaoundé Chef, Cellule Informatique
CNPS Yaoundé Chef, Cellule Informatique
SIPTIC Yaoundé Directeur
Société Immobilière du Cameroun Yaoundé Chef, Cellule Informatique
SOHO MATAT Yaoundé Directeur
SOPECAM Yaoundé Chef, Cellule Informatique
Supermarché DOVV Yaoundé Responsable du Marketing
ORANGE Yaoundé Responsable régional
MTN Yaoundé Responsable Régional
MICOM Yaoundé Information en ligne
Centre Pilote Yaoundé Chargé d'études 2
ESSTIC Yaoundé Chef, Service Informatique
ISTDI Douala Responsable du Marketing
MERIDIEN Douala Chef, Service de marketing

4
NOM DE L’ENTREPRISE VILLE FONCTION
CNPS Douala Chef, Cellule Informatique
Ports Autonome Douala Chef, Service des ressources humaines
CAMAIR Douala Service Marketing
CCIMA Douala Chef, Cellule Informatique
GICAM Douala Chef, Service Informatique
CAMLAIT Douala Chef du personnel
GUINESS Douala Direction des ressources humaines
Brasseries du Cameroun Douala Chef Service Informatique
SAWA Douala Direction du Marketing

Ont également participé aux rencontres portant sur la situation de travail (focus group) les
institutions suivantes :

 Centre de formation professionnelle Public Investments, Yaoundé

 Powerbache, Yaoundé
 Tame Computer, Yaoundé
 Institut Mbenty-ICT, Yaoundé
 CAMI, Yaoundé
 Centre de formation Microtech, Yaoundé
 Centre de formation professionnelle Microlog, Yaoundé
 Centre de formation informatique Campub, Yaoundé
 Centre de formation CFTI, Yaoundé
 Centre de formation professionnelle des Employés de Bureau, Yaoundé
 Centre de formation Don Bosco de Mimboman, Yaoundé

Nous tenons à exprimer notre reconnaissance envers les personnes suivantes, ainsi que les
institutions où elles travaillent, dont l’appui nous a permis de compléter le Référentiel de
certification à même ce document :

NOM INSTITUTION QUALIFICATIONS

Mme BELOMO EDOA Alphonsine CFPREB – Yaoundé PLET/TA ; techniques administratives
M. BOUANLA Alain Méga-ique Microbiologiste ; webmestre/ graphiste
Maîtrise en gestion des entreprises ;
Centre professionnel
M. DJEUKOA Albert formateur, comptabilité informatisée et
Don Bosco
gestion
M. DZEPA YABEUN Charles Méga-ique DEA Informatique ; Administrateur réseaux
M. NANA Eddy Merlin Méga-ique DUT en informatique de gestion
Professeur des lycées techniques en génie
M. ESSOMBA ATANGANA Marcel MINEFOP
électrique ; informaticien
M. FONILECK Kingsley COVICOM Diploma, A Levels ; informaticien
M. FRUL NDE Linus COVICOM BAC + 3 ; informaticien
M. GUIFFO Éric Microlog Masters en informatique ; MCDBA
M. HEU NDJOU Aurélien Méga-ique Ingénieur informaticien ; DLA/BCS
M. PAYON KEMAYOU Roland Powerbache Maîtrise d’informatique ; enseignant
Centre professionnel BACC C ; technicien de maintenance
M. KEMGANG Hervé
Don Bosco informatique
Mme KOUNOU NAMBA Rose Centre professionnel
Licence en droit ; formatrice de bureautique
Félicité Épse Lam Don Bosco
M. MBOG Martin Méga-ique BTS en Informatique de gestion ;

5
 Webmaster/ Graphiste
M. Sc. en Business Administration, option
M. MOUICHE Josué Alain Powerbache Social Marketing ; technicien supérieur de
commerce, cadre commercial
M. NDONGO ELOUNDOU Jean- Centre professionnel
Communicateur ; graphiste
Philippe Don Bosco
Centre professionnel DUT Électronique ; technicien de
M. MEKA David
Don Bosco maintenance des dispositifs électroniques
Brevet de technologie supérieure ;
Mme NGANSOU Valérie Microlog
Webmestre
Mme NGUEMENGUE Viviane Centre professionnel
BTS ; formatrice de comptabilité
Laurice Épse Kom Don Bosco
Licence en informatique, Niveau 4 en
informatique ; technicien en maintenance,
M. NKOUEDJEU Yotat Powerbache
développeur d’applications, administrateur
de réseau
BTS en informatique de gestion ; technicien
M. NZIE Roger CFPREB, Yaoundé supérieur en informatique de gestion
(instructeur)
Centre professionnel Gestion des ressources humaines ;
M. OLAMA Achille
Don Bosco formateur bureautique
Maîtrise en informatique, niveau 5 ;
M. TCHUTCHOUA Jules Powerbache
Webmestre et analyste programmeur
Centre professionnel BACC C ; technicien de maintenance
M. TCHOUNDOU Jean Spyros
Don Bosco informatique
Diplôme de professeur d’enseignement
M. WADANG M. MINEFOP technique, 2e grade (DIPET II) ;
informatique industrielle

6
1. DESCRIPTION DU MÉTIER

Cette première section du Référentiel du diplôme – Secrétariat bureautique définit le champ

des activités professionnelles auxquelles prépare le Diplôme de Qualification
Professionnelle(DQP). Souvent intitulée Référentiel d’activités professionnelles, elle décrit les
activités et les tâches que sera appelée à exercer la personne titulaire du diplôme dans les
premières années de sa vie professionnelle.

La description du métier s’appuie sur l’analyse des situations de travail correspondant à la

cible du diplôme, suite à une enquête de terrain et des consultations auprès d’employeurs, de
formateurs et d’employés. Elle tient également compte des évolutions prévisibles des activités
et du métier tel quel.

1.1 Définition

Les tâches et le salaire de secrétaire bureautique varient d’une entreprise à l’autre et, de plus
en plus, certaines personnes titulaires du diplôme s’installent à leur propre compte. Après
l’analyse de la situation du travail, on peut dire que le secrétariat bureautique demande qu’une
personne, au sein d’une équipe de travail de bureau et avec un haut degré d’autonomie,
accomplisse différentes tâches administratives et aide les gestionnaires et les professionnels
dans leur travail de bureau. Le champ d’action comprend entre autres l’exécution de tâches de
secrétaire telles que la saisie et la présentation de documents (lettres, notes, rapports),
l’ouverture et la distribution du courrier, l’organisation des réunions etc.

1.1.1 Types d’entreprise

La personne titulaire du Diplôme de Qualification Professionnelle en « Secrétariat
bureautique » exerce ses activités dans tous les secteurs : entreprise privée, entreprise
publique (ministères, …), entreprise parapublique, entreprise multinationale, cabinet
d’avocat, cabinet de médecin, secrétariat public (auto-emploi), etc.

1.1.2 Emplois concernés

Étant donné la vaste gamme de secteurs où la personne titulaire du Diplôme de Qualification
Professionnelle en « Secrétariat bureautique » peut exercer ses fonctions, il n’est pas étonnant
que les appellations de poste changent d’une entreprise à l’autre, souvent en tenant compte
des responsabilités qui lui sont accordées. On parle par exemple de : secrétaire, secrétaire
réceptionniste, assistant de fonctions, assistant de direction, secrétaire publique, opérateur de
saisie, secrétaire informatique, etc.

1.1.3 Place dans l’organisation

Il s’agit donc de personnes qui travaillent pour un service ou pour un chef hiérarchique, et ce,
dans tous les secteurs d’activités professionnelles. Il peut également s’agir de personnes
installées à leur propre compte, offrant des services au grand public.

La personne titulaire du Diplôme de Qualification Professionnelle en « Secrétariat

bureautique » exerce ses activités sous l’autorité et l’encadrement du responsable du service
où elle travaille. Elle est autonome, et le degré d’autonomie et de responsabilité varie selon
l’organisation, la taille et le domaine d’activité de l’entreprise. Le contexte professionnel se
caractérise par :

- l’évolution des technologies et logiciels d’informatiques ;

- l’informatisation des services ;
- le nombre de personnes pour qui la personne doit travailler ;
7
 - les relations avec divers services internes et externes ;
- les relations avec les visiteurs et contacts professionnels ;
- les relations avec le personnel de l’entreprise.

1.1.4. Environnement économique et technique des emplois

Ce métier s’exerce avec un degré d’autonomie et de responsabilité qui varie selon
l’organisation, la taille et le domaine d’activité de l’entreprise. La majeure partie de l’activité
s’effectue en conversationnel avec un écran informatique et un clavier. Cependant, les
relations avec les autres services et les communications parfois nombreuses en provenance de
l’extérieur influent sur le rythme de travail et imposent des interruptions fréquentes de
l’activité en cours.

Ce travail exige la maîtrise de l’outil informatique et l’utilisation des équipements de bureau

et des outils de communication.

1.2 Responsabilités

Les responsabilités qui sont confiées à une personne titulaire du Diplôme de Qualification
Professionnelle en « Secrétariat bureautique » varient d’une entreprise à une autre et même
sont fonction de la taille de cette entreprise sans oublier le mode de gestion qu’emploie la
direction. Une fois que les personnes titulaires du Diplôme de Qualification Professionnelle
en « Secrétariat bureautique » ont acquis une bonne expérience de travail et ont démontré un
intérêt pour ce qu’elles font, il n’est pas rare que d’autres tâches leurs soient confiées, ce qui
les enrichit et donne des possibilités d’une plus grande responsabilité. Les secrétaires qui ont
une bonne expérience deviennent le bras droit de leur supérieur.

Quelle que soit la responsabilité, la personne se doit de montrer un intérêt au travail qui lui est
confié, d’exécuter ses tâches de façon efficace et correcte et de développer une capacité à
toujours apprendre.

1.3. Conséquences de l’évolution technologique sur le métier

Les entreprises utilisent de plus en plus l’outil informatique et de communication de plus en

plus sophistiqué. Les responsables font souvent eux-mêmes la saisie de leurs documents et
utilisent le courrier électronique (Internet, Intranet). De même, on observe que la machine à
dactylographier mécanique ou électronique n’a plus sa place.

Dans ce nouveau contexte, les personnes titulaires du Diplôme de Qualification

Professionnelle en « Secrétariat bureautique » sont parfois appelées à délaisser les prises de
notes et la saisie pour des tâches plus complexes. C’est ainsi qu’elles devront effectuer la
rédaction ou la correction de documents, ainsi que le traitement de texte, pour les rendre
agréables et sans fautes avec une langue impeccable. Elles devront également apporter un
soutien technique aux utilisateurs de l’outil informatique et savoir utiliser Internet.

Les entreprises tendent vers une exploitation maximale des divers logiciels. En développant
leur connaissance de l’outil informatique et de communication, et en se tenant à jour par
rapport aux améliorations souvent apportées aux logiciels, les personnes titulaires du Diplôme
de Qualification Professionnelle en « Secrétariat bureautique » permettent à leur supérieur
hiérarchique d’économiser du temps et de l’argent tout en enrichissant leurs tâches.

1.4 Perspectives d’emploi

8
Les perspectives d’emploi sont généralement qualifiées de moyennes et peuvent devenir
bonnes si la personne titulaire du Diplôme de Qualification Professionnelle en « Secrétariat
bureautique » maîtrise bien la langue dans laquelle elle travaille tout en faisant l’effort d’être
capable de converser dans la deuxième langue. De même, en essayant de comprendre le
fonctionnement des différents outils mis à sa disposition, la personne peut avoir d’autres
ouvertures. Toutefois, les perspectives d’emploi doivent être examinées aussi en fonction des
conditions de travail (salaires, avantages, évolution).

Le salaire offert est variable et dépend du poste occupé et de la taille de l’entreprise. L’emploi
indépendant ne devrait pas être exclu. Les personnes titulaires du Diplôme de Qualification
Professionnelle en « Secrétariat bureautique » peuvent offrir des services dans les domaines
de la saisie, la reliure, le traitement de texte, etc.

Les avantages dépendent également de la taille de l’entreprise et des possibilités que cette
dernière peut offrir à ses employés.

Dans le cadre de son évolution professionnelle, la personne titulaire du Diplôme de

Qualification Professionnelle en « Secrétariat bureautique » pourra assumer des
responsabilités accrues ou plus spécialisées dans le cadre de son service. Les compétences
acquises, éventuellement reconnues par la validation des acquis de l’expérience, pourront lui
permettre d’accéder à des responsabilités de niveau supérieur.

2. TABLEAU DES TÂCHES ET DES OPÉRATIONS

Le tableau ci-dessous des tâches et des opérations dans le métier de secrétariat bureautique est
le résultat des travaux en atelier sur les principales tâches et opérations que comporte le travail
de secrétaire bureautique. Les opérations décrites lors de l’analyse de la situation du travail
renvoient, dans la majorité des cas, au processus d’exécution de chacune des tâches.

La personne titulaire du Diplôme de Qualification Professionnelle en

« Secrétariat bureautique » intervient dans les fonctions suivantes :

9
 Tâches Opérations
1.1 1.2 1.4 1.5
1. 1.3
Apprivoiser la Faire la mise en page des Utiliser un logiciel Utiliser un logiciel de
Utiliser les outils Utiliser un chiffrier #
micro- documents (traitement de de présentation Publication Assistée
bureautiques électronique
informatique texte) électronique par Ordinateur
2.3
2.4
Utiliser les autres
2. 2.1 Distribuer et
2.2 outils de
Accueillir et Accueillir et transmettre des
Renseigner le visiteur par communication #
communiquer avec renseigner un documents et des #
téléphone (télécopie, dictaphone,
les usagers usager informations à
télescripteur,
l'interne
électrocopie, etc.)
3.6
3. 3.1 3.3 3.4 3.5
3.2 Mettre à jour
Gérer Réaliser des Remplir un imprimé Traiter des données Réaliser des comptes
Réaliser des publipostages des bases de
l’information lettres, notes rendus
données
4.1
4. 4.2 4.3 4.4
Recevoir le #
Gérer le courrier Enregistrer le courrier reçu Diffuser le courrier Préparer du courrier
courrier
5.1
5.4
5. Enregistrer des 5.2 5.3
Archiver des
Classer et archiver documents ou des Trier des documents ou des Classer des documents # #
documents ou des
les documents informations (à informations ou des informations
informations
préciser)
6.4
6.5
Veiller au respect des
6.1 6.3 Aider à la constitution 6.6
6. 6.2 principales
Planifier le Suivre l'activité de du dossier d'un usager Préparer des
Organiser les Prendre des rendez-vous, échéances de
déroulement des l'établissement ou du ou d'un membre du conférences
activités tenir des agendas l'activité de
activités service personnel (le constituer téléphoniques
l'établissement ou du
le cas échéant)
service
7.4
7.1 7.2 7.3
Proposer des 7.5
7. Participer à Transférer des compétences Assurer le contrôle des
améliorations de Coordonner l'activité
Encadrer l'équipe l'élaboration d'une à un collaborateur ou à un dépenses générées par #
procédures et d'outils d'une équipe de
de travail décision nouvel arrivant au les activités
de travail et de poste secrétariat
secrétariat ou à un stagiaire
de travail
10
3. CONDITIONS D’EXÉCUTION ET CRITÈRES DE PERFORMANCE

Pour chacune des tâches identifiées à la Section 2 de ce référentiel, le tableau ci-dessous donne des informations sur les conditions d’exécution de la tâche ainsi que
les critères de performance retenues à la suite de l’analyse de la situation du travail.

Tableau des conditions d’exécution et des critères de performance des tâches et opérations identifiées dans le métier de secrétariat bureautique

Tâche Précisions Conditions d’exécution Critères de performance

 La saisie des documents est faite rapidement et
correctement
 la mise en forme respecte les exigences de
l’établissement
 la langue utilisée est correcte et respecte l’usage
administratif
 Utilisation des fonctions de base d'un système  Le travail est exécuté à  les tableaux ou les illustrations sont insérés au
d'exploitation l’aide d’un ordinateur et des bon endroit et clairement et correctement
 exploitation des ressources internet logiciels appropriés identifiés
Utiliser les outils
 utilisation de logiciel de traitement de texte  la personne est assise  le courrier électronique est récupéré
bureautiques
 exploitation de chiffrier électronique confortablement devant régulièrement
 utilisation de logiciel de présentation électronique l’écran et le clavier de  les courriers sont acheminés aux différentes
 utilisation de logiciel de PAO. l’ordinateur. personnes, le cas échéant, rapidement et
efficacement
 les réponses sont rédigées dans les plus brefs
délais
 les courriers électroniques sont classés de sorte
qu’ils peuvent être récupérés facilement et
rapidement.
 Identification des principes directeurs à respecter  Respect des les visiteurs
au niveau du service à la clientèle  accueil souriant exécuté immédiatement
 Accueil fait en personne
 adoption des gestes qui favorisent l’accueil  efficacité dans l’orientation des visiteurs
 le travailleur, lorsqu’il est
Accueillir et  identification des conditions nécessaires à une  respect de l’interlocuteur
assis à son bureau, fait face à
communiquer avec communication téléphonique efficace
la porte  orientation et transmission des appels exécutées
les usagers  emploi correct de l’appareil téléphonique afin dans de brefs délais
 le bureau est équipé d’un
d’établir ou de recevoir un appel
appareil téléphonique.  les messages, le but de la communication ainsi
 application, au cours de diverses mises en situation que le nom et le numéro de téléphone de
d’appels tant en français qu’en anglais, de la l’interlocuteur notés
11
 Tâche Précisions Conditions d’exécution Critères de performance
terminologie appropriée afin de respecter le  les outils de communication sont parfaitement
protocole téléphonique qui s’applique au monde utilisés.
des affaires
 Utilisation efficiente des différents outils de
communications.
 Rédaction des notes (administratives et de service)  Les notes et les lettres contiennent tous les
 Le travail est exécuté à
 distinction, pendant la rédaction, entre une lettre renseignements devant être dispensés
l’aide d’un ordinateur et des
administrative à forme personnelle et une lettre  les notes et les lettres sont rédigées rapidement
logiciels appropriés
administrative entre service  les notes et les lettres ne contiennent aucune
Gérer l’information  la personne est assise
 rédaction des comptes rendus, des procès-verbaux, erreur grammaticale ou orthographique, ni de
confortablement devant
des rapports, des circulaires coquilles
l’écran et le clavier de
 rédaction des lettres d’affaires, courriels et notes  les notes et les lettres respectent le style de
l’ordinateur.
d’usage courant. rédaction et la mise en forme requise.
 Connaissance des éléments de classement  Toutes les tâches sont exécutées de façon rapide
 Le travail est exécuté soit à
 connaissance des règles essentielles à une bonne et efficace
l’aide d’un ordinateur, soit
gestion des documents selon les méthodes de  le classement respecte les normes de
en se servant de classeurs
Classer et, archiver classement traditionnel l’établissement
 le travailleur dispose du
les documents  connaissance du traitement et de la gestion des  les documents, suite à leur triage et leur
manuel de procédures
documents administratifs dès leur arrivée et lors de dépouillement, sont classés rapidement et
administratives de
leur expédition selon les méthodes manuelles et efficacement, de sorte qu’on puisse les
l’entreprise.
électroniques. récupérer facilement.
 Le travail est exécuté à  Identification des méthodes et processus
 Établissement d’un chronogramme d’activités à
l’aide d’un ordinateur d’établissement de chronogramme
mener
Organiser les  les tâches sont exécutées  priorités clairement identifiées et définies
 identification des priorités
activités soit à partir du bureau par  conception de tableau de bord clair et précis
 conception d’un tableau de bord
téléphone, soit en se  activité réalisée avec succès
 organisation et rédaction d’un compte rendu. déplaçant personnellement.  bonne structuration des documents.
 Connaissance des notions de base du travail en
équipe
 Une équipe est constituée et  Démonstration des connaissances de base de
Encadrer l’équipe  compréhension de la dynamique et des processus
le/la secrétaire est placée à leadership et des aptitudes de gestion d’une
de travail d’une équipe
sa tête équipe de travail.
 compréhension et connaissance du rôle du leader
dans une équipe.

12
4. HABILETÉS ET ATTITUDES EXIGÉES

Les différents entretiens, les enquêtes réalisées sur le terrain et les rencontres avec les
professionnels et les formateurs dans le domaine des technologies de l’information et de la
communication ont permis de recenser les connaissances nécessaires, ainsi que les habiletés et
les attitudes que l’on recherche chez la personne qui exerce le métier de secrétariat bureautique.
Souvent regroupées dans un référentiel de compétences, la lecture de ces compétences permet
de comprendre ce que la personne titulaire du Diplôme de qualification professionnelle en
« Secrétariat bureautique » requiert afin d’accomplir ses tâches de façon efficace.

Les compétences peuvent être classées de différentes façons, soit : les compétences cognitives,
les compétences motrices, les compétences interpersonnelles et les compétences personnelles.

Pour le métier de secrétariat bureautique, voici les habiletés recensées :

4.1 Habiletés cognitives

 Démontrer une bonne connaissance de la langue officielle utilisée au travail, soit le

français en région francophone, soit l’anglais, en région anglophone ;
 démontrer une capacité de communiquer dans la langue seconde, soit l’anglais en
région francophone, soit le français en région anglophone ;
 démontrer une bonne connaissance des différents logiciels nécessaires pour
l’accomplissement du travail à exécuter ;
 démontrer la capacité d’appliquer des opérations mathématiques simples ;
 démontrer la capacité d’appliquer des connaissances en matière de droit et de législation
du travail ;
 connaître et comprendre le milieu de travail, soit en tant qu’employé, soit en tant que
travailleur indépendant.

4.1.1 Connaissance de la langue première

Les employeurs estiment qu’une des carences observées chez les secrétaires bureautiques est le
niveau bas dans l’utilisation de la langue de travail, aussi bien pour l’écrit que pour l’oral. Il
s’agit du français pour les zones francophones et de l’anglais pour les zones anglophones. Il
importe de préciser l’importance de la maîtrise de la langue pour la compréhension des
documents à traiter ainsi que pour l’utilisation des modes d’emploi de certains outils de
communication. Cette maîtrise de la langue devra être perçue aussi bien au niveau de la
grammaire et de la syntaxe que de l’orthographe. Plusieurs entreprises disent d’ailleurs que le
résultat d’un test de langue tient une place d’importance lors de l’embauche.

4.1.2 Compétence en langue seconde

Pour les personnes qui sont appelées à recevoir du public, la deuxième langue a son
importance, notamment pour le renseignement, l’accueil au téléphone et l’utilisation de certains
logiciels informatiques. La compétence en langue seconde est d’autant plus importante que le
bilinguisme est un instrument d’unité et de paix sociale au Cameroun.

4.1.3 Connaissance des logiciels

Les fonctions avancées des logiciels de traitement de texte et de chiffriers électroniques doivent
être bien connues. Selon le recensement auprès des employeurs, ces deux logiciels sont très

13
utilisés au Cameroun. L’utilisation d’autres logiciels de travail, présentation électronique
(édition de diapositives) ou des logiciels d’édition, peut toujours être appréciée par un
employeur.

Les secrétaires bureautiques devraient également s’efforcer de tirer le plus grand profit des
versions nouvelles de ces logiciels dès qu’elles sont mises sur le marché.

4.1.4 Connaissance de notions de mathématiques

La connaissance de certaines notions de mathématiques peut être un atout susceptible de
donner un peu plus de polyvalence à un personnel de secrétariat. C’est pourquoi des notions
telles que le pourcentage, la moyenne, l’équation de premier degré à une inconnue sont utiles,
notamment dans les petites entreprises ou encore lorsqu’on est en emploi indépendant.

4.1.5 Notions de droit, de législation du travail

Il s’agit de notions pour l’intérêt personnel de la personne employée, qui se doit de connaître
ses droits et ses devoirs au sein de son entreprise. Elle doit aussi connaître les obligations de
l’employeur à son égard. Il est fortement recommandé d’offrir également une formation en
éducation à la citoyenneté.

4.2 Habiletés motrices

 Démontrer une vitesse minimum de saisie.

Il s’agira pour le secrétaire bureautique d’avoir une vitesse de saisie de 30 mots par minute en
utilisant le clavier d’un ordinateur (AZERTY en zone francophone, QWERTY en zone
anglophone). Les consultations auprès des employeurs, cependant, ont laissé comprendre qu’il
y a une certaine liberté quant aux attentes de ces derniers par rapport aux résultats de tests de
vitesse.

4.3 Habiletés liées à la communication interpersonnelle

Adopter des comportements professionnels et respectueux envers ses collègues et d’éventuels

visiteurs ou clients :
 Répondre aux requêtes de façon rapide et courtoise ;
 faire preuve d’une capacité d’écoute attentive ;
 connaître le fonctionnement de l’entreprise afin de transmettre les renseignements
recherchés ;
 avoir une tenue décente (vêtements, coiffure).

4.4 Habiletés personnelles

 Gérer les priorités ;

 travailler en équipe ;
 faire preuve d’autonomie et d’efficacité ;
 prendre des initiatives ;
 manifester un grand sens du dévouement ;
 donner un peu plus que ce qui est demandé ;
 être discret et diplomate ;
 être ponctuel ;
 être disponible ;

14
  tenir propre le lieu du travail.

Il s’agit des habiletés qui paraissent être celles souhaitées dans le milieu du travail, la capacité à
gérer le stress, le temps. L’éthique professionnelle n’est pas à négliger. En ce qui concerne
l’éthique, le métier de secrétaire bureautique exige la confidentialité, la discrétion de même
qu’une bonne tenue vestimentaire.

4.5 Suggestions relatives à la formation

Les différentes rencontres ont permis de relever les suggestions suivantes pour la formation des
secrétaires bureautique :

 Donner aux apprenants le goût d’exploiter au maximum les logiciels. Tout ne doit pas
nécessairement être appris au cours de la formation.
 Pendant la formation, privilégier les cas pratiques et concrets que l’on peut trouver
auprès des entreprises.
 Lors de la formation, permettre aux apprenants de développer leur autonomie et leur
sens de responsabilité.
 L’environnement informatique des structures de formation n’étant pas toujours à la
pointe de la technologie, il arrive qu’on n’y enseigne pas les logiciels les plus récents
qui se trouvent sur le marché. Le complément de formation devrait être trouvé auprès
des entreprises.
 Les stages sont importants en cours de formation. Leur durée devrait être au moins de
huit semaines au cours d’une formation de douze mois, mais les apprenants bénéficient
de stages plus longs. Des conventions devraient être signées entre la structure de
formation et les entreprises pour l’accueil des stagiaires.

15
5. RÉFÉRENTIEL DE CERTIFICATION

L’examen auquel sera soumis le candidat au métier de Secrétaire bureautique comprend trois
parties :

 les épreuves écrites,

 les épreuves pratiques,
 les épreuves orales.

5.1. Définitions des épreuves

5.1.1 Les épreuves écrites

5.1.1.1 Épreuve de première langue : Français : Durée 2h Coeff. : 2

L’épreuve de français vise à vérifier :

 la capacité de comprendre les contextes, l’environnement et l’objet professionnel

véhiculés par un texte en français ;
 la qualité de l’expression et l’efficacité de l’argumentation ;
 la pertinence et la justesse de la réflexion.

L’épreuve comprend un texte d’appui portant sur un problème d’ordre général. Le texte doit
ouvrir un champ de réflexion suffisamment large de manière à ne pas contraindre le candidat à
une solution unique et préétablie.

Barème de notation

Le barème de notation de l’épreuve se présente comme suit :

 la compréhension du texte : les questions posées tendent à vérifier les aptitudes du

candidat à lire le texte, à en saisir l’idée principale, les idées secondaires et leurs
articulations. (6 pts)
 le maniement de la langue : les questions portent sur les points suivants : (6 pts)
o le vocabulaire : il s’agit d’amener le candidat à traduire dans ses propres termes
le contenu du texte à travers des questions portant sur la syntaxe (3 pts)
o la grammaire : les questions portent sur l’analyse de la langue, grammaticale,
logique, conjugaison … (3 pts)
 l’expression écrite : c’est une rédaction qui vérifie la compréhension du vocabulaire, la
connaissance et l’emploi judicieux des temps et des modes, le respect des accords, la
correction de l’orthographe. (6 pts)
 la présentation de la copie : le respect des règles de mise en page, des règles de
ponctuation, la lisibilité, la propreté de la copie. (2 pts)

Total : 20 pts
Note éliminatoire : <05/20

5.1.1.2 Épreuve de deuxième langue : English language : Durée : 2h Coeff :

2

16
L’anglais est l’une des deux langues officielles du Cameroun, et il est attendu que chaque
Camerounais puisse s’exprimer dans les deux langues.

L’épreuve d’anglais vise à vérifier les connaissances du candidat en matière de grammaire et de

vocabulaire anglais sur la base de leur cours. Ces connaissances seront démontrées par leurs
aptitudes à répondre aux questions posées sur la base d’un texte proposé.

L’épreuve se présente en quatre parties, chacune notée sur dix (10) points pour un total de
quarante (40) points.

Barème de notation

Le barème de notation de l’épreuve se présente comme suit :

 Partie A : Grammaire (10 pts)

Cette partie comportera deux séries d’exercices, 5 points par série, et portera sur la
grammaire de base, permettant de vérifier les temps de verbes ainsi que d’autres
structures grammaticales, par exemple les adverbes, les adjectifs, les conjonctions, les
prépositions, le gérondif, les pluriels et les ajouts interrogatifs.

 Partie B : Vocabulaire (10 pts)

Cette partie comportera également deux séries d’exercices, 5 points par série. Elle
portera sur le vocabulaire du domaine des études du candidat ainsi que sur celui qu’il
rencontrera dans l’exercice de sa profession.

 Partie C : Compréhension (10 pts)

Cette partie demandera au candidat d’utiliser un raisonnement déductif ainsi qu’un
raisonnement logique afin de répondre à des questions. Le candidat devra lire
attentivement un texte portant sur un sujet de son domaine professionnel avant de
répondre aux questions posées.

 Partie D : Expression écrite (10 pts)

Cette partie permettra au candidat de démontrer sa maîtrise de la grammaire et du
vocabulaire appris au cours de l’année. Il rédigera un texte, que ce soit une lettre, une
proposition de projet, un rapport, un résumé ou une rédaction (argumentation, narration,
description ou d’exposition).

Total : 20 pts
Note éliminatoire : <05/20

5.1.1.3 Insertion et vie professionnelles : Durée : 2h Coeff. : 2

Cette épreuve vise à évaluer les connaissances du candidat sur les modules de formation
susceptibles de l’aider à s’insérer dans le marché du travail en emploi salarié ou en emploi
indépendant. L’épreuve porte sur :
 La connaissance des services de l’emploi publics et privés,
 l’entreprenariat,
 le montage des projets,

17
  la création et la gestion d’une TPE (Très Petite Entreprise), d’une PME ou PMI (Petites
et Moyennes Entreprises/Industries),
 la rédaction et la gestion des correspondances administratives (demande d’emploi,
compte rendu, rapport d’activités ou de réunion, procès verbal, note, contrat.),
 la vie professionnelle (risques, sécurité, conditions de travail, orientation
professionnelle, perspectives d’évolution, le perfectionnement, la promotion,
l’éducation ouvrière et les droits syndicaux).

Des questions portant sur au moins 75% des aspects cités plus haut seront posées au candidat.

Total : 20 pts
Note éliminatoire : <05/20

18
 5.1.2 Les épreuves pratiques

5.1.2.1 Pratique de secrétariat : Durée : 6h Coeff. : 6

C’est une étude de cas professionnel qui vise à vérifier le niveau de compétence du candidat
dans la rédaction et la présentation des correspondances administratives et commerciales. Cette
épreuve vise également à vérifier les aptitudes du candidat dans les techniques de classement
(ordres et procédés) ainsi que celles de l’utilisation des différents outils de communication
qu’on peut retrouver dans un secrétariat moderne.

Cette épreuve comprend deux (2) parties :

 une partie écrite à faire en salle surveillée (5h)

 une partie pratique en salle spécialisée (1h)

Barème de notation :

Le barème de notation de l’épreuve se présente comme suit :

Première partie (15 pts) :

Des questions seront posées au candidat à travers un cas professionnel où il fera appel à tous les
enseignements reçus dans le domaine du secrétariat. Les questions porteront sur :

o la correspondance (questions de cours, rédaction d’une ou plusieurs correspondances

administratives ou commerciales) (5 pts)
o le classement (questions de cours, modes de classement, comparaison, exercice de
classement sur des cas concrets, etc. (5 pts)
o l’utilisation des outils de communication et les techniques de communication. Ici, des
questions seront posées au candidat sur la définition des termes techniques en OTC, la
rédaction des rapports techniques d’une conversation, la maîtrise du fonctionnement des
outils de communication tels que le téléphone, le fax, Internet, le photocopieur, le
risographe, scanner, etc. (5 pts)

Deuxième partie (5 pts) :

Pour cette partie qui est pratique, le candidat devra passer après un tirage au sort, dans au plus
trois (3) parmi les ateliers suivants : téléphonie, Internet, scanner, photocopie, fax, etc.
L’épreuve précisera pour chaque atelier, ce qui est attendu du candidat et précisera, sur une
fiche d’évaluation, le barème à utiliser par les examinateurs.

Consigne particulière :

 Pour la deuxième partie de l’épreuve, il sera remis au candidat une feuille double de
composition qu’il remplira et dans laquelle la fiche d’évaluation sera insérée.

Total : 20 pts
Note éliminatoire : <12/20

19
 5.1.2.2 Bureautique : Durée : 2h Coeff. : 3

C’est une épreuve pratique sur machine, notamment un microordinateur disposant d’un logiciel
de traitement de texte et un chiffrier électronique. Elle vise à vérifier les capacités du candidat
dans l’utilisation d’un logiciel de traitement de texte et d’un logiciel de calcul. Le principal
outil étant le logiciel de traitement de texte, c’est lui qui pourra intégrer les fichiers venant
d’autres logiciels.

Dans cette épreuve, il s’agira essentiellement de reproduire un document et de l’imprimer soit

directement, soit après enregistrement sur un support électronique. Tous les aspects du
traitement de texte sont susceptibles d’être évalués notamment : la lettre, le publipostage, les
cartes de visite, l’impression des enveloppes, l’intégration d’une feuille de calcul ou d’une
image.

L’épreuve pourra donc comporter des éléments tels que : texte, image, légende, autres formes
que l’on peut rencontrer sur un document informatique dans la vie professionnelle.

Barème de notation

Le barème de notation sera fait en fonction des degrés de difficulté. Par exemple, on pourrait
avoir :

 Correction (texte sans faute) (3 pts)

 Insertions d’objets (5 pts)
 Qualité générale du produit (2 pts)
 Exactitude des calculs sur la feuille de calcul (2 pts)
 Organisation de la feuille (2 pts)
 Respect des consignes (2 pts)
 Rapidité (4 pts).

Consigne particulière :

 Pour cette épreuve pratique il sera remis au candidat une feuille double de composition
qu’il remplira et dans laquelle la fiche d’évaluation sera insérée.

Total : 20 pts
Note éliminatoire : <12/20

5.1.2.3 Edition de diapositives : Durée : 2h Coeff. : 2

C’est une épreuve pratique sur machine, notamment un microordinateur disposant d’un logiciel
d’édition de diapositives. Elle vise à vérifier les capacités du candidat dans l’utilisation d’un
logiciel d’édition de diapositives.

Il s’agira d’une épreuve composée sur les fonctions de base d’un éditeur de diapositives et sur
les règles en la matière (écriture, disposition, présentation graphique, etc.). Dans cette épreuve,
il sera demandé au candidat de réaliser des diapositives avec des animations éventuelles. Toutes
les caractéristiques demandées au candidat seront clairement inscrites dans le sujet de
composition.

20
Dans l’épreuve, il pourra être demandé au candidat d’imprimer le travail fait ou tout
simplement de l’enregistrer sur un support électronique. Pour l’impression, on veillera à
préciser toutes ses caractéristiques.

Barème de notation

Le barème de notation sera fait en fonction des degrés de difficultés. Par exemple, on pourrait
avoir :

 la rapidité de l’exécution ;
 le respect des consignes ;
 la présentation du produit fini ;
 etc.

Consigne particulière :

 Pour cette épreuve pratique il sera remis au candidat une feuille double de composition
qu’il remplira et dans laquelle la fiche d’évaluation sera insérée.

Total : 20 pts
Note éliminatoire : <12/20

5.1.3 Les épreuves orales

5.1.3.1 Soutenance du rapport de stage : Durée : 30 mn Coeff. : 2

C’est une épreuve orale au cours de laquelle le candidat fait face à un jury et où il doit soutenir,
en argumentant, un rapport de stage ou un projet réalisé en entreprise. Le rapport est toujours
préalablement lu par les membres du jury qui ne doivent en aucun cas poser au candidat des
questions qui sont hors du rapport. Toutefois, des questions portant sur le lien entre le travail
fait et les milieux socioéconomiques et professionnels sont nécessaires.

Barème de notation

Rubriques et barème

1. La forme : (8 Pts)
a) Présentation du candidat et du thème (04 Pts)
b) La structure du rapport (04 Pts)
2. Le fond : (12 Pts)
a) Maîtrise du sujet (hors ou dans) (04 Pts)
b) Rédaction (04 Pts)
c) Argumentation (04 Pts)

Temps mis d’un candidat (30 mm)

 Présentation du candidat et du barème : 10 mm

 Échanges avec le jury : 15 mm
 La délibération : 05 mm
21
La composition du jury 03 personnes

Un Président + deux Membres

Total : 20 pts
Note éliminatoire : <12/20

22
5.2 Règlement d’examen

L’ensemble des épreuves est résumé dans le tableau suivant qui constitue le Règlement
d’examen.

N° Épreuves Durée Coeff Note élim

1 Français 2h 2 <05/20

2 Anglais 2h 2 <05/20

3 Insertion et vie professionnelles 2h 2 <05/20

4 Pratique de secrétariat 6h 6 <12/20

5 Bureautique 2h 3 <12/20

6 Édition de diapositives 2h 2 <12/20

7 Soutenance du rapport de stage 30 mn 2 <12/20

5.3. Rapport de stage en milieu professionnel

Chaque apprenant produit, à l’issue du stage, un rapport de vingt (20) pages dactylographiées
(police : Arial Narrow ou Times New Roman – Taille : 12) maximum, décrivant son séjour
dans l’entreprise, les activités menées et les nouvelles connaissances et compétences apprises et
éventuellement les observations diverses susceptibles d’améliorer soit le travail en entreprise,
soit les activités pédagogiques au Centre de Formation. Ce rapport fera l’objet d’une
soutenance dans le cadre de l’évaluation de fin de formation.

Les rapports de stages devront être déposés à temps auprès des responsables de la structure de
formation afin que ces derniers les acheminent au centre d’examen que le Ministère a défini. Le
nombre d’exemplaires est défini par le chef de centre d’examen en tenant compte du nombre
des membres du jury de soutenance.

Il est souhaité que des conventions de partenariat soient établies avec les structures de
formation ainsi qu’une bonne programmation des stagiaires.

5.3.1 Identification du candidat

A l’issue de l’oral les notes du candidat sont portées sur la fiche ci-après avec l’identification et
la signature des membres du jury.

23
 SOUTENANCE

MINEFOP/DFOP Session : _______________________

Centre de : _____________________

IDENTIFICATION DU CANDIDAT

NOM ET PRÉNOM DU CANDIDAT : ……………………………………………………………..

DATE ET LIEU DE NAISSANCE : ……………………………………………………………….

THÈME :…………………………………………….……………………………………………….

La forme

Présentation du candidat et du thème : ……………………/4 Pts

La structure du RAPPORT :…………………………..………../4 Pts

Observations : …………………………………………… …………………………………………….

……………………………………………………………..……………………………………………..
……………………………………………………………..……………………………………………..

Note : …………….. /08

Le fond

Maîtrise du sujet : …………….… ………………………..… /4 Pts

Rédaction : …………….…….……………………………….../4 Pts
Argumentation : ……………………………..……………… /4 Pts

Observations : ..…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………..……………………………………………..
………………………………………………………………...………………………………………….

Note : ……………/12

Lieu et Date : …………………………………………

Note définitive :……………./20

Signature du Membre 1 Signature du Membre 2 Signature du Président

24
5.4. Fiche d’évaluation du stagiaire

Le tuteur de stage joue un rôle clé dans la formation professionnelle de l’apprenant. Il évaluera
l’apprenant à l’issu du stage sur les plans du comportement et des compétences. Il se servira
pour cela de la fiche suivante. Après les appréciations, il est demandé que l’entreprise
transmette sous pli confidentiel la note attribuée au stagiaire. La formation ou l’information des
tuteurs des stagiaires sur l’objet du stage est très importante.

L’appréciation consiste à mettre une croix dans la case qui convient pour une rubrique donnée.

FICHE D'ÉVALUATION DU COMPORTEMENT ET DES COMPÉTENCES DU

STAGIAIRE
Entreprise : ______________________________________________________________________

Nom du Tuteur : __________________________________________________________________

Nom du stagiaire : _________________________________________________________________

Indiquer votre degré d'appréciation sur chacun des critères suivants en cochant dans le carreau du chiffre
approprié sur une échelle graduée de 1 à 5.
L'échelle 1 représente le niveau le moins satisfaisant. L'échelle 5 représente le niveau le plus satisfaisant.

NOTES
CRITÈRES
N° 1 2 3 4 5
Habiletés professionnelles
1 Application des connaissances de sa spécialité
2 Exactitude dans les travaux accomplis
3 Capacité d'effectuer un travail en un temps raisonnable
4 Efficacité de sa méthode de travail
5 Qualité de communication avec son entourage
6 Capacité de surmonter les contraintes et les difficultés
7 Adaptation au travail d'équipe
Attitudes professionnelles
8 Assiduité
9 Ponctualité
10 Disponibilité
11 Tenue et habillement adéquats
12 Attitude positive vis à vis des compagnons de travail
13 Réaction face aux critiques
14 Intérêt porté au travail à faire
15 Curiosité et désir d'apprendre de nouvelles choses
16 Esprit d'initiative
Somme des critères évalués /80
Moyenne de l'évaluation /20

Sur le plan de sa spécialité, quels sont :

Les points forts :
a.
1
b.

25
 c.

Les points faibles :

a.

2 b.

c.

Sur le plan personnel, quels sont :

Les points forts :
a.

1 b.

c.
Les points faibles :
a.

2 b.

c.

Évaluation globale
A Si vous aviez à donner une appréciation globale du stagiaire, quelle serait-elle ?

a. Excellente
b. Très satisfaisante
c. Satisfaisante
d. Pas assez satisfaisante
e. Médiocre

B Si vous aviez à recommander une affectation du stagiaire dans votre entreprise ?

a. Il serait la bienvenue
b. Il faudrait qu'il se perfectionne un peu plus
c. Il n'a pas encore la formation souhaitée

Signature du Tuteur :

Date :

Sceau de l'entreprise :

26