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PHARMA INVEST SPA

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FORMATION
OUTLOOK
Animé par:
SELMA KEZAI
  La zone de navigation:
 Elle s'affiche juste au-dessous et regroupe les principales sections de Outlook.
Car au cas où vous l'ignoreriez encore, ce client ne se contente pas de gérer
uniquement le courrier mais est également un excellent gestionnaire de
contacts, de tâches, d'emploi du temps, de notes…
Pour basculer d'une section à une autre, c'est donc à ce niveau que ça se
passera :
 Créer un rendez vous :
 Cliquer sur calendrier  je choisis l’emplacement de mon rendez vous je clique sur l’onglet Nouveau
rendez-vous au dessous de ma fenêtre.
 Une fenêtre s’ouvre ou je peut identifier mon rendez vous (Objet ,
Emplacement, et Horaire)
 Quand je termine je clique sur Enregistrer et Fermer
  Création une réunion:
 Les même étapes que création rendez-vous sauf que je clique sur Nouvelle
réunion
 Je remplis le formulaire (destinataire , objet , emplacement, duré de réunion
+ (des autres astuce favorable..)
 Envoie d’un message :
 Courrier  Nouveau message électronique
 La formulaire de message s’ouvre  je remplis les informations nécessaire de
mon message.
  Remarque:
Dans tout client de messagerie (Microsoft Outlook, Mozilla
Thunderbird, Eudora Mail, Pegasus Mail, etc.) il est possible d'envoyer un mail à un grand
nombre de destinataires tout en masquant à chacun d’entre-eu la liste des personnes à qui
vous écrivez.

Pour ce faire, il suffit de saisir la liste de vos destinataires non pas dans le champ "A" (en
anglais "To") ou "Cc" (copie carbone), mais dans le champ "CCi" (Copie Carbone Invisible,
appelée également copie cachée) ou en anglais Bcc (Blind Carbon Copy).

Ce champ "CCi" n'est toutefois pas toujours affiché par défaut dans la fenêtre de rédaction du
message. Pour l'afficher sous Outlook, il suffit de sélectionner "Affichage" dans le menu puis
"Tous les en-têtes".

Le champ CCi permet de respecter la vie privée de vos contacts (diffusion non voulue des
adresses e-mail). Par exemple, si tous les noms des destinataires sont affichés, A va récupérer
l'adresse de B alors que B ne souhaitait pas parler à A.
 Modifier l'apparence de votre message électronique :
 Ajouter une couleur d'arrière-plan, un dégradé, une texture, un motif ou une image
1.Sous l'onglet Options du message, dans le groupe Thèmes, cliquez sur Couleur de page.
2.Cliquez sur une couleur dans la palette Couleurs du thème ou Couleurs standard. Pour
supprimer la couleur, cliquez sur Aucune couleur.

3.Si vous désirez ajouter un dégradé, une texture, un motif ou une image, cliquez sur Motifs et textures.
4.Sélectionnez les options souhaitées.
  Changer de police de caractères:
 Pour remplacer la police de caractères utilisée dans votre message, vous pouvez procéder de
plusieurs manières différentes :
 Sous l'onglet Message, dans le groupe Texte de base, vous pouvez sélectionner la police, sa taille, son
style (gras, italique et souligné), sa couleur ainsi que sa couleur de surbrillance.
 Sous l'onglet Format du texte, dans le groupe Police, vous pouvez sélectionner la police et sa taille,
augmenter ou diminuer la taille de la police par incréments d'une unité ou encore modifier son style
(gras, italique, souligné, barré, indice, exposant). Vous avez également la possibilité de modifier la
casse et la couleur de la police, de lui appliquer une couleur de surbrillance et de supprimer toute
mise en forme précédemment appliquée au texte.
 Dans la mini barre d'outils qui apparaît lorsque vous sélectionnez du texte, vous pouvez sélectionner
une police, augmenter ou diminuer la taille de celle-ci par incréments d'une unité, sélectionner un
thème, utiliser le bouton Reproduire la mise en forme, sélectionner le style (gras, italique et souligné)
et appliquer une couleur de surbrillance au texte

 Sous l'onglet Format du texte, le groupe Style vous permet de sélectionner des styles
  Ajouter un tableau:
 Un tableau est constitué de lignes et de colonnes de cellules destinées à accueillir du texte et
des graphismes. Les tableaux sont souvent utilisés pour structurer et pour présenter
l'information.

 Les tableaux permettent de réaliser des mises en page attrayantes et d'intégrer des textes et
des graphismes dans des présentations élaborées.

1.Cliquez à l'endroit où vous souhaitez insérer un tableau.

2.Sous l'onglet Insertion, dans le groupe Tableaux, cliquez sur Tableau.
3.Effectuez l'une des procédures suivantes :
1. Pointez sur Tableaux rapides, puis cliquez sur le tableau de votre choix. Remplacez les
données figurant dans le tableau par vos propres données.
2. Cliquez sur la grille du tableau pour spécifier le nombre de lignes et colonnes dont le
nouveau tableau doit être constitué.
  Rappelé et remplacer des messages envoyées:
 Si vos destinataires et vous utilisez tous Microsoft Exchange, vous pouvez rappeler le
message (c’est-à-dire, essayer de supprimer le message dans la Boîte de réception du
destinataire) ou remplacer le message (c’est-à-dire, essayer de supprimer le message
d’origine et le remplacer par un nouveau).
 Ouvrir le message voulu Fichier Renvoi ou Rappel  Rappeler ce message.
 Je coche l’un des deux choix , et je fait modifier mon message  envoyer
 Envoyer des messages automatiquement d’absence du
bureau:
 Fichier Réponse automatique
 Je coche :Envoyer des réponses automatiques , je défini la période de la
réponse automatique ,comme je peut définir le message qui sort lors de mon
absence du bureau  ok
  Créer une signature:
 Créez un message électronique.
 Dans l’onglet Message, dans le groupe Inclure, cliquez sur Une signature, puis sur Signatures.

1.Sous Sélectionner la signature à modifier, cliquez sur Nouvelle, puis tapez un nom pour la signature dans la
boîte de dialogue Nouvelle signature.
2.Sous Choisir une signature par défaut, définissez les options suivantes pour votre signature :

 Dans la liste Compte de messagerie, cliquez sur le compte de messagerie auquel vous voulez associer la
signature. Vous pouvez avoir des signatures différentes pour chaque compte de messagerie.
 Dans la liste Nouveaux messages, sélectionnez la signature que vous voulez ajouter automatiquement à
tous les nouveaux messages. Si vous ne voulez pas automatiquement signer vos nouveaux messages
électroniques, acceptez l’option par défaut, (aucune).
 Dans la liste Réponses/transferts, sélectionnez la signature à ajouter automatiquement (signature
automatique) lorsque vous répondez à des messages ou les transférez. Sinon, acceptez l’option par
défaut, (aucune).
Sous Modifier la signature, tapez la signature, puis cliquez sur OK.
  Partager calendrier et ses contacts:
 Calendrier  dans le menu partager  Partager le calendrier
  Tiqueté un message:
 Cliquer sur le message Dans le menu indicateur Cliquer sur Classer on choisis
une des catégories proposé ;(Je peux classé un message par plus qu’une catégorie.
  Filtrer E-mail:
 Fichier  Dans le menu rechercher  Filtre de courrier  puis je clique sur le
critère qui me correspond
  Trier Email:
 Courrier Affichage  Organiser par je choisis selon mon choix (Par date,
destinataire, Catégories ,Taille …etc.)
  Concevoir et utiliser un modèle:
 Courrier Accueil nouveau message Fichier  Enregistrer sous  Type
 On choisis modèle.
 Ou : Dans nouveaux éléments message en utilisant
Davantage de papier à lettre …
 Suivre des emails par des rappels automatiques :
 Le message Assurer un suivi Ajouter un rappel  je remplis mes informations
 ok
 Filtrer automatiquement les courriers indésirables:

 Dans l’onglet Accueil, dans le groupe Supprimer, cliquez sur Courrier indésirable, puis
sur Options du courrier indésirable
 Liste des expéditeurs approuvés Adresses de messagerie et les noms de domaine dans la
liste des expéditeurs approuvés ne sont jamais traités comme du courrier indésirable, quel
que soit le contenu du message. Vous pouvez ajouter vos Contacts et autres correspondants à
cette liste. Si vous utilisez un compte Microsoft Exchange Server, les tous les noms et adresses
dans la liste d’adresses globale (LAG) sont automatiquement considérés comme approuvés.
La limite d’expéditeurs autorisés est 1024.
 Liste des destinataires approuvés Si vous appartenez à une liste de diffusion ou une liste de
distribution, vous pouvez ajouter l’expéditeur de la liste à la liste de destinataires approuvés.
Les messages envoyés à ces adresses de messagerie ou les noms de domaine ne sont jamais
traités comme courrier indésirable, quel que soit le contenu du message.
 Liste des expéditeurs bloqués Vous pouvez facilement bloquer les messages provenant
d’expéditeurs particuliers en ajoutant leurs adresses de messagerie ou les noms de domaine
à la liste des expéditeurs bloqués. Lorsque vous ajoutez un nom ou adresse de messagerie à
cette liste, Outlook déplace les messages entrants provenant de cette source vers le
dossier Courrier indésirable. Messages provenant de personnes ou noms de domaine qui
s’affichent dans cette liste sont toujours considérés comme indésirables, quel que soit le
contenu du message. La limite de l’expéditeur bloqué est de 500.
 Liste des domaines de niveau supérieur bloqués Pour bloquer les messages électroniques
indésirables à partir d’un autre pays/région, vous pouvez ajouter des codes de pays/région à la liste
des domaines de niveau supérieur bloqués. Par exemple, vérifier le CA [Canada], US [États-Unis] et
MX [Mexique] zones dans des blocs de la liste des messages provenant d’adresses de messagerie
qui se terminent par .ca, .us et .mx.
 Liste des codages bloqués Pour bloquer les messages électroniques indésirables qui s’affichent
dans un autre jeu de caractères ou alphabet, vous pouvez ajouter des codages à la liste des
codages bloqués.
  Archivé les messages manuellement:
 Fichier  Outil de nettoyage Archiver Archiver ce dossier et tous ses sous-dossier :
  Auto archivé les messages:
 Fichier  Option Option avancé  Paramètre d’archivage automatique coché la
case archiver automatiquement tous les 15 jours par exemple ..
 Créer des propres contactes et liste de distribution:
 Personne Nouveau contact  je fait remplir le formulaire de mon contact
 C’est pas toutes les cases sont obligatoires de les remplir ,sauf le nom ..
 Je clique sur Enregistrer & Fermer ;et si j’ai un autre contact ,je clique sur
Enregistrer & Nouveau .
  Créer un groupe de contact:

 Accueil Nouveau élément Groupe de Contact  je tape le nom du groupe de

contact et je fait entrer les contact à partir des contacts Outlook ou du Carnet
d’adresse ou d’entrer nouveau contact par Ajouter des membres
 Créer des penses bêtes (Note ):
 Cliquer au dessus sur les trois points Note Nouvelle note
 On peut modifier la couleur de la note :clique droit Classer et je choisis la
catégorie (Bleu , Vert , Violet ,Orange …)
  Echanger de carte visite:

 Personne  Carte de visite  tout mes contacts sont figuré de façon des cartes visites
fait clique droit sur la carte visite qui je veux l’envoyer  Transférer un contact 
Comme carte de visite
 Je remplis les informations nécessaires de l’envoie du message et je clique
 Envoyer
 BON
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