11 01 25 hcp mode opératoire outil de consolidation v2 2

Mode d’emploi de l’outil de consolidation HCPJanvier 2011

2SommaireIntroductionImporter les grillesVisualiser les basesExploiter les résultatsMettre à jour les informations

4IntroductionL’outil de consolidation se base sur les grilles de risques réalisées lors de l’approche top down.Cet outil permet de centraliser l’ensemble des risques recensés dans un même document. Cet outil fournit plusieurs synthèses et visualisations des risques.

5IntroductionPour utiliser les fonctionnalités de cet outil, il convient de respecter les directives d’enregistrement des fichiers Excel (grilles par direction) : Enregistrez dans un seul dossier l’ensemble des grilles sur votre poste informatique ou sur votre réseau, à l’emplacement que vous souhaitez.Veillez au nom des fichiers : chaque nom de grille doit comprendre le mot « TD ».Veillez au format des fichiers : toutes les grilles doivent être enregistrées en format (.xlsm)  il s’agit du format prenant en charge les macrosAttention à ne pas le placer sous une arborescence trop longue (multiplicité des sous dossiers), cela risque de provoquer des dysfonctionnements au niveau de l’import des données.

6IntroductionVeiller à ce que les macros soient activées :Vous pouvez modifier les paramètres de sécurité des macros dans le Centre de gestion de la confidentialité (bouton Microsoft Office , bouton Options Excel, catégorie Centre de gestion de la confidentialité, bouton Paramètres avancés du Centre de gestion de la confidentialité, catégorie Sécurité des macros.)

7Ergonomie générale de l’outilCet outil est un outil simple d’utilisation développé sous Excel.Il se présente sous la forme d’un ensemble de menus et écrans avec des fonctionnalités généralement présentées sous la forme de boutons.Il suffit de cliquer UNE FOIS sur les boutons pour que la fonctionnalité soit activée.La plupart des fonctions habituelles d’Excel restent actives et possibles à chaque étape.

8Sommaire généralA l’ouverture de l’outil de consolidation, le sommaire général s’affiche.Un clic sur l’un des boutons, permet d’afficher l’un des 3 sous menu

10Importer des grillesVous devez utiliser le bouton « Importer des grilles » à la première utilisation de l’outil de consolidation, lors de l’ajout ou de la mise à jour de risques.Puis suivez les instructions présentes sur l’outil de consolidationNotes : Assurez vous que toutes les grilles Excel sont dans un seul et même dossierAssurez vous que toutes ces grilles Excel contiennent le mot « TD »Assurez-vous que toutes ces grilles sont en format « .xlsm »Il est conseillé d’avoir un dossier par année (exemple : à chaque revue des risques, créez un nouveau dossier avec les dernières versions des grilles)

11Importer des grillesCliquez ici pour indiquer le chemin du répertoire dans lequel sont stockées les grilles.

Cliquez sur la première puis sur « Ouvrir »

Le chemin s’affiche automatiquement dans la zone grisée en dessousUne fois le chemin choisi, cliquez ici pour lancer l’importation.Remarque : ce bouton est présent sur toutes les pages de l’outil de consolidation. Il permet de revenir au sommaire le plus proche.

12Importer des grillesAprès un clic sur le bouton « Consolider », l’application disparaît et vous informe du nombre de grilles à importer. Cliquez sur OK pour ces deux informations.Puis un message apparaît pour vous informer que l’application est en cours. Le traitement peut être un peu long. La base de consolidation « reviendra » toute seule à l’écran. Si vous ouvrez un autre fichier ou un autre programme pendant ce temps d’attente, vous risquez de bloquer le traitement.

3.Visualiser la base des risques

14Visualiser la base des risquesLa grille est verrouillée, si vous souhaitez l’utiliser pour faire des extractions ou des calculs, vous pouvez l’exporter par ce bouton : un autre document se crée avec cette grille non verrouilléeExempleLa base des risques est constituée d’une ligne par risque. Les informations présentes pour chaque risque sont : Direction interviewéeRisque générique ou dédiéTypologiesEvaluation du risque brutEvaluation du risque résiduelActions à planifierActions de maîtrise existantes

15Visualiser les basesNe modifiez AUCUNE information dans la base des risques.Si une information doit être modifiée, il faut mettre à jour la grille d’origine et importer à nouveau l’ensemble des grilles.

18La répartition des typologies représente la répartition des 4 grandes typologies sur le graphique des risques bruts et des risques résiduelsRépartition des typologiesExemple

19Répartition des sous typologiesLa répartition des sous typologies représente la répartition des sous typologies des 4 grandes typologies sur le graphique des risques bruts et des risques résiduelsExempleUtilisez le menus déroulants pour choisir une grande typologie (les graphiques se mettent à jour automatiquement)

Choisissez « Tous » pour voir l’ensemble des typologies.20Utilisez le menus déroulants pour filtrer selon le critère choisi (les graphiques se mettent à jour automatiquement)

Choisissez « Tous » pour voir l’ensemble des risques.Synthèse du nombre de risquesLa synthèse du nombre de risques représente la répartition du nombre de risques dans chacune des 25 cases des risques bruts et des risques résiduelsExemple

21Répartition des directionsLa répartition des directions représente la répartition de chaque direction sur le graphique des risques bruts et des risques résiduelsExempleUtilisez le menu déroulants pour choisir une direction (les graphiques se mettent à jour automatiquement)

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