Appliquez l'Email Marketing en toute légalité

Appliquez l'Email Marketing en toute légalité

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  BONNE PRATIQUE : Novembre 2008 Appliquez l’email marketing en toute légalité ! La loi LCEN BONNE PRATIQUE : Appliquez l’email marketing en toute légalité ! La loi LCEN V1.0 Cabestan 4-6 rue Gambetta 93583 Saint-Ouen Cedex - Tél. : 01 49 21 95 00 / Fax : 01 49 21 94 36 [email protected] - société du groupe
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  BONNE PRATIQUE : Novembre 2008 Appliquez l’email marketing en toute légalité ! La loi LCEN INTRODUCTION Parce que l’email marketing appelle à collecter des données à caractère personnel et que la vie privée et la transparence des informations sont deux choses à respecter dans le cadre d’une communication online, différentes mesures ont été prises visant à protéger l’internaute et à instaurer un climat de confiance. Toute une série de questions peuvent se poser : de la collecte de données personnelles en passant par la déclaration officielle de la base jusqu’à la différenciation juridique de l’envoi d’un email à un prospect ou client, particulier ou professionnel… Cette fiche rassemble l’ensemble des questions que vous vous posez et auxquels Cabestan tente de répondre. Elle réunit l’ensemble des aspects juridiques et les règles de bonne conduite à respecter pour déployer votre stratégie email en toute légalité. CONSTITUEZ VOTRE BASE DE DONNEES EN TOUTE LEGALITE Par définition, la base de données est un ensemble des données disponibles sur vos contacts qui permettent de personnaliser votre communication et d’établir une relation one to one avec eux. La CNIL, Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, précise que « L’information ne doit porter atteinte ni à l’identité humaine, ni aux droits de l’homme, ni à la vie privée, ni aux libertés individuelles ou publiques. ». Organisme incontournable dans la communication on et off line, la CNIL vérifie que les informations collectées sont utiles, pertinentes et adéquates par rapport aux finalités du message : recevoir des offres promotionnelles, commerciales, recevoir la newsletter...Tout fichier doit avoir un objectif précis et comporter des informations cohérentes par rapport à la finalité du traitement de données. De cette manière, certaines mentions doivent être précisées sur les formulaires de collecte : - la mention dédiée à la loi Informatique, fichiers et libertés du 6 janvier 1978 - l’identité du responsable du traitement de données ou de son représentant - les finalités de traitement auxquelles les données sont destinées Cabestan 4-6 rue Gambetta 93583 Saint-Ouen Cedex - Tél. : 01 49 21 95 00 / Fax : 01 49 21 94 36 [email protected] - société du groupe
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  BONNE PRATIQUE : Novembre 2008 Appliquez l’email marketing en toute légalité ! La loi LCEN DECLAREZ VOTRE BASE DE DONNEES A LA CNIL La déclaration est-elle obligatoire ? La déclaration est obligatoire. Tout traitement de données à caractère personnel doit faire l’objet d’une déclaration auprès de la CNIL en conformité avec les différentes listes des noms et adresses qui ne peuvent être utilisés en vue de prospection commerciale. Que faut –il déclarer ? Toute information relative à une personne physique : - les informations directes : nom, prénom… - Ies informations indirectes : numéro de sécurité sociale, numéro de carte bancaire - les informations qui lui sont propres : initiales du nom et prénom, date de naissance, adresse email, adresse postale, numéro de téléphone… Egalement à déclarer : Cabestan 4-6 rue Gambetta 93583 Saint-Ouen Cedex - Tél. : 01 49 21 95 00 / Fax : 01 49 21 94 36 [email protected] - société du groupe
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  BONNE PRATIQUE : Novembre 2008 Appliquez l’email marketing en toute légalité ! La loi LCEN - les modalités selon lesquelles les personnes peuvent exercer leur droit d’accès, de mise à jour et de désinscription. - les finalités du traitement des données : recevoir des offres commerciales, recevoir des newsletters… Qui déclare ? La personne qui décide de la création du fichier, des modalités et des finalités. Quand ? Préalablement à la mise en œuvre du traitement. Comment ? A la CNIL en ligne ou par courrier. (Vous pouvez accéder au formulaire de la CNIL en téléchargeant le lien suivant : http://www.cnil.fr/index.php?id=33) Durée de conservation des données : le responsable du fichier doit décider d’une durée raisonnable de conservation des données, en total cohérence avec les finalités du traitement. ENVOYEZ VOTRE CAMPAGNE EN TOUTE LEGALITE … EN FRANCE L’envoi massif d’emails est strictement encadré par la loi L’Europe a adopté en matière d’envoi d’emails, par la Directive Européenne, n°2002/58/CE du 12 juillet 2002, une approche favorable à la protection des données personnelles. Cette approche dénommée « opt-in » pose le principe du consentement préalable de l’internaute à recevoir des emails. Cela se matérialise, par exemple, par une case à cocher, non pré-cochée par défaut, « Oui, je souhaite recevoir vos offres commerciales». En France, la Directive Européenne a été transposée dans le cadre de la Loi sur la Confiance en l’Economie Numérique (LCEN) qui comprend des mesures dont certaines contre l’envoi de messages non sollicités (le SPAM). Chacun des annonceurs se doit de mettre en place ce principe. Il s’engage contractuellement à ne pas pratiquer le SPAM et également à appliquer la loi n° 2004-575 sur la Confiance en l’Economie Numérique du 21 juin 2004. Dans le cadre de cette loi, plusieurs cas de figures se dessinent : - Les adresses en base sont celles de vos clients : vous pouvez leur envoyer des offres de produits ou de services similaires à ceux qu’ils ont déjà achetés chez vous, sans avoir obtenu préalablement leur consentement. - Les adresses en base sont celles de vos prospects : vous devez avoir leur consentement préalable pour pouvoir leur faire parvenir des offres commerciales. - Les adresses en base sont professionnelles : vous pouvez communiquer sans consentement préalable si et seulement si vos offres concernent la personne morale et non la personne physique. Vos offres doivent être étroitement liées à la nature de l’activité du destinataire. Dans les 3 cas, tous vos messages doivent comporter un lien actif et valide permettant d’accéder à un formulaire de désabonnement. Cabestan 4-6 rue Gambetta 93583 Saint-Ouen Cedex - Tél. : 01 49 21 95 00 / Fax : 01 49 21 94 36 [email protected] - société du groupe
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  BONNE PRATIQUE : Novembre 2008 Appliquez l’email marketing en toute légalité ! La loi LCEN CAS OFFRES PARTENAIRES L’approche « opt-in » est également valable pour les offres de vos partenaires. L’utilisation d’une case non Pour résumer, les mentions légales et obligatoires : Utilisation de l’email marketing en BtoC : • Obtenir l’accord express de vos contacts pour leur envoyer vos campagnes quel qu’en soit la teneur • Obtenir l’accord express de vos contacts pour leur envoyer les offres de vos partenaires • Proposer à vos contacts de laisser son adresse email lors d’une transaction • Proposer systématiquement la possibilité de se désabonner • Proposer un accès à leurs données déclaratives et personnelles • Prendre en compte les données des contacts Utilisation de l’email marketing en B to B : • Pas de consentement préalable pour leur envoyer des campagnes à partir du moment où on propose systématiquement la possibilité de se désabonner • Lien de désabonnement effectif dans chaque email pré-cochée du type « Oui, je souhaite recevoir les offres commerciales de vos partenaires » est obligatoire e NOS RECOMMANDATIONS - Appliquer les mêmes règles en BtoC et en BtoB - Proposer un moyen simple et rapide de se désabonner - Mettre en évidence du lien de désabonnement - Utiliser une case à cocher et non pré-cochée - Pratiquer le « double opt-in » Cabestan 4-6 rue Gambetta 93583 Saint-Ouen Cedex - Tél. : 01 49 21 95 00 / Fax : 01 49 21 94 36 [email protected] - société du groupe