Comment organiser des dossiers d'employés en 20 jours
- 1. Comment organiser des dossiers d’employés en 20 jours ? Par Carole Aubé, Noémie Delarosbil et Audrey Tardif
- 2. Ce projet a été réalisé du 9 avril au 4 mai 2018 au Collège Saint- Sacrement de Terrebonne
- 3. Situation initiale 6 classeurs contenant des documents de toutes sortes 25 boîtes contenant des dossiers d’employés Beaucoup de doublons Aucun moyen de repérage
- 4. Les grandes étapes 2 1 3 4 5 6 7 Analyse des besoins du milieu Création de la solution Rencontre avec le milieu Modification de la solution Mise en place de la solution Ce que nous laissons derrière nous Conseils pratiques Formation ou conférence 8
- 5. Étape 1 : Analyse des besoins C’est votre première étape à franchir Avant de mettre une solution en place, il faut penser aux besoins qui vous ont été soumis Les questions suivantes (et d’autres) devront vous venir à l’esprit : de quoi votre milieu a-t-il besoin ? Pour combien de documents ? De quel espace dispose-t-il ? Ici, le milieu avait besoin d’un outil de repérage, d’un ménage des dossiers ainsi qu’une façon de repérer facilement le dossier qu’ils cherchaient Gardez en tête la mission du milieu ! 1 h
- 6. Étape 2 : Création d’une solution ½ journée Création d’un outil de repérage : Utilisation du logiciel Excel Traitement des dossiers : Utilisation du calendrier de conservation du milieu Création d’étiquettes uniformes : Utilisation du logiciel Word Création d’un guide pour leur permettre de s’y retrouver et de poursuivre l’ordre lorsque nous serons parties : Utilisation du logiciel Word et du document Google
- 7. Étape 3 : Rencontre avec le milieu À cette étape, vous savez ce que vous allez faire pour régler les problèmes du milieu. Il ne s’agit que d’exposer aux responsables du milieu ce que vous voulez faire et de leur demander s’ils ont des objections ou des commentaires à vous donner sur ce que vous voulez faire. Il faut être ouvert aux suggestions et aux oppositions qu’exposent les responsables du milieu! Vous faites ce travail pour eux et s’ils ne sont pas d’accord avec votre solution ils risquent de ne pas continuer votre travail une fois que vous ne serez plus là ! La rencontre vous permet aussi de savoir si vous êtes dans la bonne voie ou si vous êtes passé à coter des besoins du milieu. 30 minutes ou 1 heure
- 8. Étape 4 : Modification de la solution ½ journée Suite à la rencontre, vous allez surement avoir des modifications à faire à votre solution initiale. C’est ici qu’elles doivent être faites ! Les erreurs peuvent avoir plusieurs provenances : Il se peut aussi que vous n’ayez aucune modification à faire !! Si c’est le cas, cette étape est inutile pour vous !!!! Mauvaise compréhension des besoins Solution trop poussée et le milieu ne veux pas s’embarquer dans un projet aussi gros La solution ne résout pas les problèmes exposés par le milieu Le milieu est incapable d’utiliser, ne connaît pas ou ne comprend pas les outils que vous avez choisi d’utiliser
- 9. Étape 5 : Mise en place de la solution 20 jours C’est ici que tout se passe ! Vous allez passer 20 jours dans le milieu à mettre en place la solution que vous avez montée et faite approuvée par le milieu.
- 10. Étape 6 : Formation ou conférence 30 minutes Une partie du projet doit aussi être consacré à enseigner ce que vous avez fait au milieu. Vous devez être en mesure de leur donner tous les outils dont ils auront besoin pour continuer votre projet ou au moins pour maintenir l’ordre que vous avez fait ! La rencontre peut se faire sous forme de formation si vous avez utilisé un logiciel peu connu du milieu ou sous forme de petite rencontre où vous allez pouvoir exposer ce que vous avez fait.
- 11. Étape 7 : Résultats finaux 3 classeurs remplis de dossiers d’employés classés en ordre alphabétique Un outil de repérage Excel pour minimiser les déplacements inutiles du personnel et leur permettre de savoir ce qu’ils possèdent Un guide de gestion des dossiers d’employés contenant toutes les procédures que nous avons suivies
- 12. Étape 8 : Conseils pratiques Poser des questions ! Voici quelques conseils à garder en tête lors de la réalisation d’un tel projet : Des questions, des questions et encore des questions !! Vous aurez certainement plusieurs questions ou insécurités durant la réalisation de votre projet. Il n’y a pas de gêne à avoir posé toutes vos questions aux professeurs, à vos collègues ou à vos coéquipiers !
- 13. Étape 8 : Conseils pratiques (suite) La communication c’est la clé Il est tout à fait normal de ne pas avoir réponse à tout et de se poser des questions. Vous n’êtes pas seul dans ce projet. Informer vos équipiers de vos doutes ou de vos questions ! Ils ne pourront pas deviner et ils ont surement déjà eu le même questionnement sans vous en parler. Si vous ne communiquez pas votre façon de faire, cela peut causer des frictions et nuire au projet.
- 14. Étape 8 : Conseils pratiques (suite) Séparation des tâches Si votre équipe est nombreuse, vous DEVEZ séparer les tâches. Pour cela, il faut s’entendre sur ce qui doit être fait, sur ce que chacun veut faire et sur les forces de chacun. Si tout le monde veut faire la même tâche pendant 20 jours, il n’y a pas de problèmes à condition que personne ne soit malheureux dans la tâche qu’il fait puisque cela peut nuire au projet.
- 15. Étape 8 : Conseils pratiques (suite) Création d’outils Créer des outils OK, mais comment ? Suivez le lien pour voir le guide que nous avons fourni à notre milieu. Inspirez-vous-en un peu… ou beaucoup ! https://docs.google.com/document/d/1JYoS57Z4jdML5EL3nFz6PMTS5uL785ZgRnlbU_L NZSc/edit?usp=sharing
- 16. Étape 8 : Conseils pratiques (suite) Amusez-vous ! L’essentiel est de mener votre projet le plus loin possible. Toutefois, rien ne vous empêche de vous amuser en le faisant ! Le projet ne devrait pas être pénible et long si c’est le cas quelque chose cloche !
- 17. Remerciement Nous voudrions remercier les responsables du Collège Saint- Sacrement de nous avoir accueillis et de nous avoir permis de vivre une expérience de gestion documentaire.