Enjeux et tendances de la dématérialisation
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La dématérialisation est un processus clé qui remplace les supports papier par des fichiers numériques au sein des entreprises, engendrant des améliorations de suivi, traçabilité et automatisation des informations. Elle impacte particulièrement les secteurs des achats et des ressources humaines en réduisant les coûts et en optimisant le traitement documentaire. Le marché de la dématérialisation en France connaît une forte croissance, avec des avantages financiers et opérationnels significatifs pour les organisations.
Enjeux et tendances de la dématérialisation
- 2. 2 La dématérialisation Table des matières RH : des avancées inégales 16 Optimisation du parcours de l’adhérent 17 Dématérialiser le processus achat 18 Comment ? 19 Bonnes pratiques 20 Dématérialisation et BPM 21 BPM en France : état des lieux et perspectives 22 Dématérialisez… vos achats avec le BPM 23 Dématérialisation de processus achat avec Bonita BPM 24 Lexique de la dématérialisation 25 Sources 26 De quoi parle-t-on ? 3 Définitions et enjeux 4 Dématérialisation dans les organisations 5 Du plus simple au plus complexe 6 Le vrai coût du papier 7 Tendances 9 La dématérialisation en France 10 Facturation et secteur public, moteurs de la dématérialisation 11 Factures électroniques en Europe 12 Pourquoi dématérialiser ? 13 Dématérialiser, mais quoi ? 14 Dématérialisation des processus RH 15
- 3. 3 La dématérialisation De quoi parle-t-on ? Plus qu’un “Buzz word”, la dématérialisation présente un ensemble de concepts et de méthodes parfois complexes à maîtriser
- 4. 4 La dématérialisation Définitions et enjeux Dématérialisation nom féminin Action de dématérialiser ; fait d’être dématérialisé. Suppressiondesformulesimpriméesreprésentant les valeurs mobilières (titres, coupons, etc.), au profit d’une inscription en compte. (La dématérialisation est entrée en vigueur en France en 1984.) Disparition prétendument paranormale d’un objet matériel. La dématérialisation est le remplacement dans une entreprise ou une organisation de ses supports d’informations matériels (souvent en papier) par des fichiers informatiques et des ordinateurs, jusqu’à la création de « bureau sans papier » ou « zéro papier » quand la substitution est complète. La dématérialisation, en matière de marchés publics,c’estlapossibilitédeconcluredesmarchés par voie électronique, soit par l’utilisation de la messagerie électronique, soit par l’emploi d’une plateforme en ligne sur internet. « L’Etat s’engage à réduire ses délais de paiement à vingt jours d’ici 2017 grâce à l’optimisation des processus internes et à la dématérialisation des factures. » Marylise Lebranchu Ministre de la Réforme de l’État, de la Décentralisation et de la Fonction publique, Mai 2013. Un projet informatique qui ne “dématérialise” pas n’a plus droit de citer. Pourtant si le terme est entré dans le language courant, que signifie-t-il vraiment ? Les définitions sont aussi nombreuses que les auteurs…
- 5. 5 La dématérialisation Gestion Electronique de Documents • Information d’origine non structurée • Passage du papier au numérique • Peu d’automatisation • Structuration de la donnée dématérialisée limitée • Factures, courrier, fond documentaire… Services en ligne • Transformation de formulaires papiers en formulaires numériques • Meilleure accessibilité du service • Traitement automatisé • Structuration des données semi-structurées • Self-service, télédéclaration, e-admnistration, e-commerce Gestion dématérialisée des processus • Mise en place d’un flux d’information structuré • Projets techniques aux implications métier fortes • Automatisation optimale • Sécurité et traçabilité • Facturation EDI, virements bancaires, plateforme de commande… Plus qu’un simple concept, la dématérialisation est aujourd’hui une préoccupation majeure pour les entreprises et les administrations. L’un des principaux enjeux de la déma- térialisation est de pouvoir assurer le suivi, la traçabilité et l’automatisation des informations circulant dans l’en- treprise sous format électronique. Dans le monde de l’entreprise,trois ac- tivités génèrent un volume d’échanges considérable : • Les achats et les relations avec les fournisseurs • La relation et le suivi des clients • L’administration Dématérialisation dans les organisations Mais au-delà de la simple numérisation de documents papier, la dématérialisation présente un véritable levier lorsqu’elle s’attaque à l’ensemble des processus de l’entreprise.
- 6. 6 La dématérialisation Numérisation des documents papier Numérisation de documents sans valeur légale, archivage des originaux et travail à l’aide de copies numérisées. C’est une forme courante d’utilisation pour faciliter la transmission de documents par messagerie électronique par exemple. Du plus simple au plus complexe Transmission des documents numérisés Transmission sous forme de données structurées d’informations contenues dans des documents papier. Seule la version papier a une valeur légale et fiscale, ce qui force sa conservation. Ce type de dématérialisation est le plus utilisé dans les entreprises aujourd’hui.Dématérialisation à la source Transmission de données structurées uniquement, sans échange de papier. Dans ce cas, aucun document papier n’est nécessaire, et c’est le mode de dématérialisation avancé le plus simple à mettre en place dans le cas où les informations à transmettre n’ont pas de valeur légale. Dématérialisation à valeur probante Transmission de données numérisées, structurées ou non, signées electroniquement et archivées dans un «coffre fort numérique». C’est l’étape la plus avancée de la dématérialisation, permettant de dématérialiser totalement les documents à valeur légale et fiscale. La mise en œuvre de la dématérialisation peut avoir plusieurs niveaux, tant en termes de niveau de papier conservé qu’en termes de valeur légale. 1 2 3 4 Mode de dématérialisation des factures privilégié par les PME En PDF simple par e-mail En mode EDI (Echange de données Informartisées) En PDF signé par un certificat électronique par e-mail Via une plateforme de factures électroniques du marché Autre 83% Baromètre Sage 2013
- 7. 7 La dématérialisation Le vrai coût du papier 5 000tonnesde papier consommées en 2009 par les collectivités locales soit Pour comprendre l’engouement des projets de dématérialisaiton dans les organisations, il suffit de se pencher sur le coût des processus “papier”. En savoir plus 280 hectares de forêts 3%du chiffre d’affaires des entreprises est consacré aux impressions de documents 5 à 15% est consacré à la gestion de documents papier DGFP - IDC - Arthur D. Little 1,8€ 1,5€ 2,8€ 5,4€ 1,4€ 0,9€ 2,0€ 2,4€ 0,8€ 0,8€ 2,0€ 1,2€ 0,3€ 1,0€ 1,2€ 0,4€ 0,2€ 0,2€ 0,9€ 1,1€ 2,0€ Traitementcourrier Saisie Validation Paiement Archivage Gestion deslitiges PréparationFacturationComptabilisation Envoi Raprochement paiements Gestion des relances Gestion des litiges Coûts de trésorerie Facture reçue Facture émise Traitementcourrier Saisie Validation Paiement Archivage Gestion deslitiges 3€9,5€ 4€13,8€ Papier Dématérialisée Papier Dématérialisée Archivage PréparationFacturationComptabilisation Envoi Raprochement paiements Gestion des relances Gestion des litiges Coûts de trésorerie Archivage Au-delà de la suppression des étapes de manipulation du papier, les processus de traitement des factures entièrement dématérialisés présentent également une optimisation sensible de l’ensemble des étapes de traitement. The Legend Of The Paperless Office
- 8. La dématérialisation “Editer des copies papiers de tout et n’importe quoi constitue un usage primitif des machines, et va totalement à l’encontre de l’esprit dans lequel elles ont été conçues” Alvin Toffler, futurologue, 1970
- 9. 9 La dématérialisation Tendances Qui dématérialise, et pourquoi ?
- 10. 10 La dématérialisation La dématérialisation en France Le marché de la dématérialisation en France est en pleine expansion, avec des perspectives de croissance fortes à court et moyen termes. Cela s’explique entre autre par la prise de conscience liée aux coûts de traitement des documents papier. Le marché de la dématérialisation en France doit croître de 12,5%par an d’ici 2017. 1,9 milliard de factures sont émises en France chaque année. Une entreprise Française émet en moyenne 70 000 factures par ans des PME évoluant dans le B2B émettent déjà des factures électroniques 5,4 Mds€ Flux entrant circulant44% Flux sortant 30% Sécurisation des échanges 19% Archivage électronique7% 28% Etude Xerfi-Precepta
- 11. 11 La dématérialisation Facturation et secteur public, moteurs de la dématérialisation Naissance de la facture dématérialisée en France. « les factures transmises par voie télématique constituent des documents tenant lieu de factures d’origine » Obligation, pour les services de l’Etat, d’accepter toute facture dématérialisée fiscalement qui lui serait envoyée L’AIFE indique que Il est possible d’adresser des factures dématérialisées à l’Etat sous forme de PDF signés électroniquement. LOLF L’administration électronique reconnue d’intérêt général La Révision Générale des Politiques Publiques Généralisation de la déclaration et du paiement des impôts et taxes sur internet La Loi de Modernisation de l’Economie Raccourcissement des délais de paiement, encourageant le recours aux factures dématérialisées La dématérialisation s’inscrit dans l’ensemble des politiques de modernisation de l’état enclenchées ces 10 dernières années 201320122008200720011990 « L’État a mis en place une politique très efficace d’incitation à la dématérialisation, (…). Les solutions de gestion des processus métier, (…), permettent également de revoir les processus dans leur ensemble, de dynamiser le traitement des demandes et de rendre un service plus rapide à l’administré. » Miguel Valdés Faura PDG et co-fondateur, Bonitasoft
- 12. La dématérialisation Factures électroniques en Europe Europe 40 000 M€ d’économies Norvège 160 M€ d’économies Finlande 270 M€ d’économies Danemark 150 M€ d’économies Voici les économies annuelles estimées ou réalisées dans plusieurs pays européens par la mise en place de la facturation électronique pour le secteur public
- 13. 13 La dématérialisation Si l’aspect financier déjà présenté est présent au moment de décider du démarrage d’un projet de dématérialisation, il ne faut pas oublier les autres avantages que ce type de projet apporte. Pourquoi dématérialiser ? 46%de gain dégagé par la mise en place d’un SI dématérialisé pour le traitement des factures 41%des organisations interrogées constatent un ROI entre 9 et 12 mois suivant leur projet de dématérialisation. A combien estimez-vous le coût moyen de traitement d’une facture dans votre organisation ? (de la réception à l’émission du « Bon à payer ») Moins de 5€ Entre 5€ et 10€ Entre 10€ et 15€ Entre 15€ et 20€ Plus de 20€ Je ne sais pas 15,4% 27,7% 20,2% 11,7% 7,5% 17,5% Motivations pour dématérialiser Exigence client Productivité Simplicité Traçabilité Autre raison 13% 43% 20% 15% 8% Aberdeen, serdaLAB
- 14. 14 La dématérialisation Dématérialiser, mais quoi ? Quelques exemples de processus dématérialisés
- 15. 15 La dématérialisation Dématérialisation des processus RH La fonction RH est une de celles manipulant le plus de documents papiers dans l’entreprise. Les 6 principaux bénéfices de la dématérialisation RH Accès permanent aux documents RH archivés électroniquement1 2 3 4 5 6 Réduction des coûts d’éditique et de distribution Raccourcissement des délais de réponse Amélioration de la gestion documentaire Amélioration du contrôle des processus RH Réduction des coûts de traitement de la gestion du personnel Depuis 2009, les entreprises peuvent dématérialiser les bulletins de salaire employés, signés electroniquements et mis à disposition dans un coffre fort electronique. Au-delà de l’économie réalisée par la fin du papier, la dématérialisation des processus RH, qui comme tout projet de dématérialisation doit être accompagné d’une revue des processus, permet de beneficier des avantages d’un reporting automatisé par le traitement de données numériques. C’est également l’occasion de fluidifier les processus RH qui en grande partie impactent l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise Markess International En savoir plus 7 signes que votre gestion des congés a des absences 7 signes que vos nouvelles recrues ne se sentent pas si attendues 7 signes que votre processus de recrutement doit être amélioré 7SIGNS 7SIGNS 7SIGNS
- 16. 16 La dématérialisation RH : des avancées inégales Utilisé Utilisé partiellement, avec un autre outil ou en projet Non utilisé ou sans réponse 63% 61% 41% 39% 31% 27% 59% 27% 59% 22% 70%30% 42% 27% 10% 11% 28% 25% 34% 24% 37% 45% 24% 28% Attestations Arrêt / accident de travail Bulletin de paie employé Support d’évaluation Demande de congés Bulletin de paie employeur Catalogue de formation Déclarations Convocations 14% 13% 8% Taux de dématérialisation des documents RH Il s’agit de la durée de conservation juridique d’un bulletin de paie. Markess International
- 17. 17 La dématérialisation Optimisation du parcours de l’adhérent Dématérialisation du processus de gestion des adhérents Une nouvelle prise en charge des adhérents pour une meilleure visibilité Pour adhérer à la CFDT, un salarié doit aujourd’hui souscrire directement à la centrale qui se charge ensuite de transférer l’adhésion au syndicat pertinent selon sa région et son secteur d’activité. Grâce à Bonita BPM le syndicat a, à sa disposition, les indicateurs et outils de pilotage qui lui permettent d’avoir une meilleure vue d’ensemble de ses adhérents. Dans le même esprit, lors d’un changement d’activité ou de région géographique, le syndiqué n’a plus à résilier son adhésion pour en souscrire une nouvelle via son nouvel emploi. Le transfert de son adhésion au sein de la CFDT est désormais automatisé. Une fois l’opération terminée, il est directement mis en relation avec sa nouvelle union ou fédération. RESULTATS APRES DEMATERIALISATION • Fin des résiliations pour réadhésion • Meilleur suivi des 800 000 adhésions annuelles • Ouverture des e-adhésions À propos de la CFDT Premier syndicat français en nombre d’adhérents, la CFDT regroupe 1200 syndicats affiliés. « Nous avons fait le choix de déployer Bonita Open Solution pour gérer au mieux le flux de nos adhérents.Cette solution est évolutive, s’adapte à nos besoins et usages et nous offre la possibilité de réaliser des démonstrations de faisabilité, ce qui nous a rassurés quant au succès de notre projet. » Patrice Salsa Responsable du système d’information à la CFDT La gestion de l’e-adhésion Dans un monde connecté, la CFDT a choisi de mettre l’accent sur l’e- adhésion au moyen d’un formulaire simplifié disponible sur son site. Grâce à Bonita BPM, le syndicat peut s’assurer du bon déroulement de l’adhésion, de la connexion du salarié à la confirmation de son adhésion par l’union ou fédération concernée.
- 18. 18 La dématérialisation Dématérialiser le processus achat Dématérialiser tout ou partie du processus achat est un réel levier de performance pour les entreprises. La simplificaiton ainsi apportée au processus permet aux organisations d’optimiser à la fois le coût et les délais Saisie de l’impression de la demande d’achat Signature de la demande d’achat Saisie du bon de commande Impression du bon de commande Envoi courrier du bon de commande Réception de la commande Signature du bordereau de livraison Réception de la facture papier Saisie de la facture Validation du bon à payer Validation de la facture Rédaction du chèque Envoi du chèque Le circuit allant de la demande d’achat au paiement du fournisseur dans le cas d’un processus classique est long et complexe. Impressions, signatures, envois courrier ralentissent le traitement et augmentent les coûts. 13 12 11 08 09 10 07 06 05 02 03 04 01 Ce même processus achat, dématérialisé, permet de limiter les étapes et surtout les traite- ments manuels longs et coûteux. L’ensemble des étapes automatisable le sont, et les valida- tions se font sans transmissions de document papier non sécurisés. Dématérialiser pour simplifier Demande d’achat Validation de la demande Commande fournisseur Réception & validation commande Réception & validation facture Paiement
- 19. 19 La dématérialisation Comment ? Vous l’avez lu, tout le monde se rue vers la dématérialisation. Comment réussir vos projets, et quels sont les points à ne pas oublier ?
- 20. 20 La dématérialisation Bonnes pratiques En suivant quelques recommandations simples, et en se faisant accompagner de professionnels, il est très simple d’obtenir rapidement des résultats lors de la mise en place d’un projet de dématérialisation Pour réussir ce type de projet, il est essentiel de définir le but recherché et de focaliser son attention sur les bénéfices immédiats permettant aux entreprises de décharger leurs collaborateurs de tâches consommatrices de temps et de ressources. Le but est de les réaffecter à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Il faut ensuite déterminer les méthodes, processus et les mesures d’accompagnementquivontstructurer l’approche et permettre d’atteindre ces gains : • Dématérialiser les échanges : • temps (manipulation, classement, recherche…) • coûts de traitement associés (impression, envoi courrier…) • Dématérialiser les processus métier spécifiques: • commande industrielle, • répondre à un appel d’offre…. Quelque soit le domaine d’une organisation dans lequel on souhaite mettre en place une démarche de dématérialisation, le processus est similaire . Il faut tout d’abord modéliser le processus à dématérialiser, afin d’analyser son fonctionnement actuel. Suite à cette analyse, il est possible d’automatiser un certain nombre d’actions à l’aide des différentes formes de dématérialisation décrites précédemment. Enfin, une fois le processus dématérialisé mis en place, il doit vous fournir tous les éléments nécessaires à l’analyse des résultats de ces modifications, vous permettant d’améliorer de façon continue celui-ci en reprenant le cycle décrit. En savoir plus Qu’est-ce que le BPM Bien débuter avec la démarche BPM Le BPM expliqué à vos dirigeants
- 21. 21 La dématérialisation Dématérialisation et BPM Grande enquête sur le BPM en France : Dans 42% des cas, les démarches BPM s’inscrivent dans un contexte de dématérialisation. Les outils de Business Process Mana- gement sont régulièrement mis en oeuvre afin de répondre à ce type de besoin. Les principales réponses apportées par les outils de BPM dans les contextes de la dématérialisation sont : 1. maîtriser le dispositif de création de valeur de l’organisation autour de la dématérialisation 2. optimiser la performance opérationnelle en respectant les contraintes (économiques, réglementaires,…) de l’entreprise 3. mettre en oeuvre des démarches d’automatisation et d’amélioration continue de ces processus 4. accompagner les entreprises dans ces phases de transition et d’accompagnement liées au changement 5. renforcer l’agilité de l’organisation dans des environnements où le rythme du changement est important 6. orienter l’organisation et la culture des collaborateurs vers le tout numérique 91%des répondants jugent la gestion des processus métier stratégique ou importante pour leur entreprise. En savoir plus La gestion des processus métier en France - Enquête 2013 Contextes dans lesquels s’incrivent les démarches processus 52% 43% 42% Démarche qualité Dématérialisation Enjeux administratifs Recherche d'avantages concurrentiels Fusion / Acquisition Régulation / Mise en conformité Autres Refonte du SI métier 29% 25% 18% 15% 10%
- 22. La dématérialisation BPM en France : état des lieux et perspectives
- 23. 23 La dématérialisation Dématérialisez… vos achats avec le BPM Selon les études, le coût de traitement d’une facture papier est estimé autour de 14 euros. La dématérialisation de cette facture et du processus de traitement vous fera économiser jusqu’à 10 euros par facture, sans parler des délais de transmission, des gains de temps, voire de l’impact écologique. A raison de 5g par feuille ou enveloppe, ce sont plusieurs tonnes de papier qui peuvent circuler toute l’année dans les couloirs de votre entreprise. Et qui se perdent. Facture impayée, commande jamais validée, vous ne savez plus où vous en êtes et vos collaborateurs se plaignent de n’être jamais approvi- sionnés à temps. Votre processus achat est au bord de l’implosion, découvrez comment reprendre les commandes de vos pro- cessus achat grâce à Bonita BPM, qui vous permettra entre autre de: • Traitez de façon automatisée votre processus de commande et de réception des factures fournisseurs, en optimisant l’utilisation de la dématérialisation • Piloter l’ensemble de vos commandes, validations, réception de facture via un processus homogène, quels que soient les canaux de communication • Apporter la flexibilité nécessaire à toute organisation, en étendant simplement votre ERP Economisez jusqu’à 10 euros par facture En savoir plus Perdus également, vos collaborateurs ne savent pas quel processus suivre pour effectuer une commande, valider un nouveau fournisseur, ou simple- ment connaitre l’avancement d’une demande d’achat. 7 signes ... qu’il est temps d’optimiser votre processus d’achat Pilotez efficacement vos achats grâce au BPM Réussir la transformation de vos achats avec le BPM 7SIGNS PRACTICES BEST
- 24. La dématérialisation Dématérialisation de processus achat avec Bonita BPM
- 25. 25 La dématérialisation Lexique de la dématérialisation BPM : Business Process Management (Gestion des processus métiers) Coffre fort numérique : Service hautement sécurisé permettant d’archiver des fichiers numériques sensibles EDI : Echange de Données Informatisées ERP : Entreprise Resource Planning, système d’information intégré qui peut intégrer une grande partie des composantes fonctionnelles de l’entreprise GED : Gestion électronique de document Horodatage : Certification qu’un évènement s’est produit avant une date et une heure donnée. ICR : Intelligent Character Recognition, technique d’extraction d’un contenu textuel lors d’une numérisation de document, intégrant un système d’apprentissage. LAD : Lecture automatique de document, reconnaissance d’informations textuelles sur des documents numérisés eXtended Markup Language, Format d’échange d’information structurée. Numérisation : Transformation d’un document physique en image informatique. RAD : Reconnaissance automatique de document. Technique permettant d’analyser la structure d’un document pour en extraire les données structurées contenues. PDF : Portable Document Format, format de fichier informatique communément utilisé dans les solutions de dématérialisation PGI : Progiciel de Gestion Intégré, voir ERP. SEPA : Single Euro Payments Area, ou espace unique de paiement en euros, qui organise et normalise les paiement et prélèvements dans 32 pays. Signature electronique : Procédé permettant de garantir à la fois l’identité de l’auteur d’un document, ainsi que son intégrité. XML :
- 26. 26 La dématérialisation Sources http://business.lesechos.fr/directions-financieres/comptabilite-gestion/plus-d-une-pme-sur-4-utilise-deja-la-facture-electronique-5966.php http://pro.01net.com/editorial/318279/la-dematerialisation-des-factures-saccelere/ http://www.lemondeinformatique.fr/actualites/lire-les-factures-dematerialisees-acceptees-sur-le-portail-chorus-54155.html http://fr.wikipedia.org/wiki/D%C3%A9mat%C3%A9rialisation « Atouts de la dématérialisation des documents RH » de Markess International Etude Danaé SIRH 2011 http://www.guardian.co.uk/public-leaders-network/2013/jan/14/e-invoicing-public-sector-procurement-civilservice http://www.lemonde.fr/politique/article/2013/05/03/simplification-administrative-les-explications-de-lebranchu_3170878_823448.html