Gestion de temps - aperçu pour collaborateur
Télécharger en tant que PPTX, PDF2 j'aime1,650 vues
Le document aborde la gestion de soi, du stress et du temps, en identifiant des problèmes liés à la productivité personnelle et des solutions pratiques pour y remédier. Il propose des stratégies telles que la priorisation des tâches, la structuration du quotidien et l'établissement d'une vision claire pour réussir. Enfin, il souligne l'importance de la technologie, de la communication efficace et de l'automatisation pour optimiser la gestion du temps.
Gestion de temps - aperçu pour collaborateur
- 1. Gestion de soi, gestion de stress, Gestion de temps
- 3. copyright 2014 metcom Steve Jobs (1955 - 2011) Albert Einstein (1879 – 1955) Mère Teresa (1910 – 1997) Gustave Eiffel (1832 – 1923) Richard Branson (1950 - …) Leonardo Da Vinci (1452 – 1519) Barack Obama (1961 - …) Conscience de soi: les problèmes identifiés
- 4. copyright 2014 metcom Identifier son rapport au temps
- 5. • Avoir et prendre trop de projets en même temps (apprendre à dire non); • Aucune démarcation nette entre vie privée et vie professionnelle (travail); • Trop de missions à faible valeur ajoutée (tâches à 8€/l’heure) • L’addiction aux technologies! • Excès de liberté! copyright 2014 metcom Conscience de soi: les problèmes identifiés
- 6. • Se connaître: connaître son rapport au temps; connaître ses forces et ses faiblesses. Comment perdons nous du temps? Pouvons nous y remédier et comment? A quel moment suis-je le plus productif? • Identifier ses faiblesses et travailler dessus pour s’en débarrasser. • Briser le cercle vicieux (ex: internet! sms je vérifie mes mails, puis facebook, puis le figaro, le point… je me mets au travail puis je recommence le cercle vicieux). Se trouver des stratégies pour y faire face et en sortir. (ex: s’imposer des horaires précis pour la navigation et ne pas en faire une addiction). copyright 2014 metcom Feuille de route: structurer son quotidien
- 7. • Réduire au maximum l’assassin silencieux. • L’ultime faiblesse: la technologie (internet, mail, réseaux sociaux) copyright 2014 metcom Feuille de route: structurer son quotidien
- 8. Comptabilité Temps de transition Temps de transition Prospection Vente TT copyright 2014 metcom
- 9. Nouvelles technologies Sitederencontresetde chat Jeux, shopping, magazine etc... L e s ré se a u x so c ia u x M ails exces s ifs copyright 2014 metcom
- 10. • Cris/priorités v/s Murmures: se focaliser sur les cris et non les murmures. • Nous définissons notre emploi du temps! • Nous choisissons notre travail! • Une seule personne à blâmer. • Liberté oui mais à bonne dose. copyright 2014 metcom Rectifier le tir
- 11. Au quotidien Photocopies Appels imprévus Mauvaise gestion de soi Gestion de courriers Pauses café copyright 2014 metcom
- 12. 1. Priorisation des objectifs et vision du succès; 2. Structurer sa vie pour obtenir des résultats; 3. Etablir des stratégies efficaces. copyright 2014 metcom Attitude des vainqueurs: optimiser sa gestion du temps
- 13. Créer sa vision
- 14. 1. Se projeter 5 ans en avant; décrire chaque aspect de la vie telle qu’elle est perçue: image homme rêveur Ma vie professionnelle (son entreprise), Ma vie de famille, Mon état de santé, Ma vie sociale. 2. Partager sa vision et l’affiner si nécessaire; 3. Quel sera l’issue du match? Ce qui nous rendra véritablement heureux? copyright 2014 metcom Créer sa vision
- 15. 4. Décrire et écrire ce que nous ne voudrions pas faire? S’assurer de bien délimiter les frontières. 5. Ce qui importe le plus est ce qui est le plus important à nos yeux. copyright 2014 metcom Créer sa vision: le plan d’amorçage
- 16. • La (seule et unique) chose devant arriver au cours de ces douze prochains mois qui fera de cette année une année de réalisation ou de percée? copyright 2014 metcom Créer sa vision: le plan d’amorçage
- 17. Horaire de sommeil régulier Je limite ma consommation de café Je mange équilibré Activité physique régulière Je gère mes mails Je gère les appels copyright 2014 metcom
- 18. Lister les choses à faire pour le jour suivant Trouver du temps pour la famille Du temps pour les loisirs Gérer efficacement les conflits copyright 2014 metcom Je rectifie le tir!
- 19. • Se coucher et se réveiller à la même heure tous les jours de la semaine, week-end compris. • Etablir une routine matinale quotidienne (ex: faire du sport, se détendre, marcher ou lire paisiblement puis s’efforcer à prendre un petit déjeuner complet!). • Aucun mail avant une heure déterminée (8h,9h ou 10h). • Aucun appel imprévu. Tous les appels à effectuer ou à prendre doivent être planifiés. • Faire une liste des activités à effectuer pour le lendemain (planning). • Eviter les confrontations inutiles; gérer les conflits comme il se doit. copyright 2014 metcom Philosophies personnelles v/s conseils pratiques
- 20. • Il n’y a rien de dramatiquement grave!!! • Ce sera bientôt fini • Je suis entièrement responsable de tout ce qui m’arrive • Je ne serai pas la personne que je ne veux pas être • Je pratiquerai une communication efficace copyright 2014 metcom Philosophies personnelles v/s conseils pratiques
- 21. copyright 2014 metcom Gestion des mails
- 22. • Erreur n°1: Relever ses mails au réveil; week-ends compris! copyright 2014 metcom Optimiser le traitement des mails
- 23. • Erreur N°2: Vérification systématique des mails copyright 2014 metcom Optimiser le traitement des mails
- 24. • Erreur N°3: traiter les e-mails comme des sms • NPRSVP ou « Dans un effort de réduire le volume de mails, veuillez répondre uniquement si nécessaire s’il-vous-plaît. Merci » copyright 2014 metcom Optimiser le traitement des mails
- 25. • Erreur N°5: envoi de trop d’e-mails copyright 2014 metcom Optimiser le traitement des mails
- 26. • Erreur N°6: excès de souscription copyright 2014 metcom Optimiser le traitement des mails
- 27. • Répertorier les activités que je suis seul(e) capable d’effectuer et dans lesquelles j’excelle (ex: communiquer avec les clients ou vendre ou créer du contenu pour du marketing etc…) • Identifier mes « 5% » et déléguer les 95 autres (tâches à 8€ de l’heure) telles les tâches administratives fastidieuses ne faisant pas partie de mes domaines de compétences. (Emploi de secrétaire à distance, de cabinet d’expert comptable compétent, de commerciaux en freelance etc…) copyright 2014 metcom Mes forces/capacités ultimes
- 28. • Documenter toutes les missions à effectuer • Créer un manuel d’opération (protocole) pour ses activités. • Si possible, accompagner les missions et activités documentés de vidéos instructifs dans le cas de collaboration à distance avec un cabinet de secrétariat ou secrétariat à domicile (qui reviendra à moins cher) copyright 2014 metcom L’assistant personnel
- 29. Faire ce que l’on fait de mieux au moment où on le fait le mieux! copyright 2014 metcom L’arme fatale
- 30. V/S V/S 10h26 : Heure de produc- tivité maximale permet- tant de doubler voire trip ler sa productivité 14h55 : Début de période de non productivité 16h16 : Heure de panique Regain de productivité de 26 minutes Déconnexion mentale les 18 mins restantes Exemple d ’horaire de 9 - 5 copyright 2014 metcom
- 31. Muscler sa communication pour s’affirmer et se faire respecter copyright 2014 metcom
- 32. 1. Comprendre quels sont les éléments complexes du pouvoir et la façon dont le langage peut entraver une carrière (découvrir et apprendre à reconnaître les aspects du langage qui sapent la puissance (l’autorité) et le succès, la grammaire du faible.) 2. Se défaire du style de la faiblesse et tisser le langage du pouvoir. copyright 2014 metcom Le langage du pouvoir pour s’affirmer: objectifs
- 33. • Apprendre à dire non fermement mais gentiment. • Trouvez des arguments simples et efficaces pour expliquer un refus de tâche supplémentaires ou déléguées. • Contrôler le sujet et la distance permet de rester courtois et d’empêcher les attaques personnelles, d’éviter l’usage du « je » et de gagner en efficacité et en autorité copyright 2014 metcom Défier sa tendance naturelle à dire oui
- 34. Ne jamais commencer une phrase par le pronom « JE » à moins de parler de soi. • Toujours se poser les questions suivantes: De quoi suis-je en train de parler? Quel est le sujet? • Commencer ensuite la phrase par le sujet! copyright 2014 metcom Le « Je » indécis
- 35. • Phrases trop longues; • Ecrits trop longs. • Véhiculent un message négatif (que nous ne savons pas organiser nos idées=faible capacité de synthèse) • Prêtent à confusion. • Chaque phrase écrite doit comporter environ 17 mots; • Avoir une variation, phrase longue suivie de phrase courte etc… • 53 – 70 mots par phrase trop longue. Cela peut impliquer que trop de clauses sont utilisées et pas uniquement des mots • Se limiter à une clause indépendante et une dépendante, c’est-à-dire une idée principale et une idée subordonnée copyright 2014 metcom Les phrases prolixes
- 36. • Savoir résister fermement mais gentiment. • Contrôler le sujet et la distance permet de rester courtois, d’endiguer/d’empêcher les attaques personnelles, d’éviter l’usage du « je » et de gagner en efficacité et en autorité S’affirmer: savoir dire non efficacement copyright 2014 metcom
- 37. S’organiser pour plus d’efficacité copyright 2014 metcom
- 39. L’ordre et la propreté véhicule le calme et l’organisation copyright 2014 metcom Entrave à la bonne gestion du temps: L’espace de Travail encombré
- 40. • Alimentation saine et équilibrée. • Exercice physique régulier. • Dormir, dormir, dormir! • Dates limites à respecter: la loi de Parkinson « la tâche s’étend dans le temps qui lui est imparti »! • Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place copyright 2014 metcom L’automatisme et la magie de la régularité: conseils supplémentaires
- 41. Fournit 80% des résultats 20 % de l’effort • Stipule que 80% des effets sont le produit de 20% des causes ou plus simplement on obtient 80% des résultats avec 20% de l’effort. • Le principe de Pareto met l’accent sur l’importance de la priorisation des tâches. • Permet de se poser les bonnes questions afin d’optimiser ses efforts pour atteindre les résultats souhaités. Ex: quelle est l’utilisation optimale que je peux faire du temps que j’ai à disposition? copyright 2014 metcom Le principe de Pareto ou la théorie du 80:20
- 42. copyright 2014 metcom La matrice d’Eisenhower
- 43. 1. Prioriser l’importance sur l’urgence En classant les tâches en fonction de l’importance et de l’urgence, on met la priorité sur ce qui est réellement important et on sort du joug de l’urgence. 2. Les 3 principaux voleurs de temps en entreprise sont reliés à la communication Palmarès des principaux voleurs de temps sont: copyright 2014 metcom La matrice d’Eisenhower
- 44. Palmarès des principaux voleurs de temps sont: Les réunions Gérer les communications provenant des autres Communiquer avec les autres Votre supérieur qui fait de la micro-gestion avec vous et qui sous-évalue vos capacités Des outils et processus conçus pour le succès de la compagnie, mais pas nécessairement le vôtre. * Étude menée par Jensen Group « search for simpler way » et effectuée auprès de plus de 40000 personnes copyright 2014 metcom La matrice d’Eisenhower
- 45. copyright 2014 metcom 3. La gestion du temps se décline en 3 composantes: Réaliser un ensemble de tâches Dans une contrainte de temps Pour atteindre un but. La matrice d’Eisenhower
- 46. • « Le travail s’étend dans le temps qui lui est imparti! » • Course contre la montre pour se surpasser. Bien choisir ses mots pour se motiver et exceller. copyright 2014 metcom La loi de Parkinson
- 47. Le temps, c’est de l’argent! copyright 2014 metcom J’évalue mon coût horaire
- 48. Gestion de soi, gestion de stress, Gestion de temps copyright 2014 la metcom