Kit de survie en travail a distance (petite contribution d'une équipe d'agilistes)
- 1. KIT DE SURVIE POUR RESTER LIÉS ET EFFICACES LORSQUE NOUS TRAVAILLONS À DISTANCE Nous, agilistes, préférons toujours réunir physiquement les personnes. Cependant, nous aidons tous les jours des équipes dont les membres travaillent à distance à réussir des projets complexes. La situation exceptionnelle liée à l’épidémie de COVID-19 vous invite à repenser notre manière de travailler ensemble. Cette situation pouvant durer, nous partageons avec vous nos meilleures pratiques et outils pour : ● Conserver votre efficacité malgré le travail distant ; ● Respecter votre équilibre de vie et prévenir le risque d’isolement en maintenant du lien / de la convivialité. Rien de révolutionnaire. Juste notre petite contribution en espérant vous être utiles si le travail à distance ne fait pas partie de vos habitudes.
- 2. QUELQUES OUTILS POUR BIEN TRAVAILLER À DISTANCE Voici une liste d’outils éprouvés pour bien travailler à distance : POURQUOI FAIRE LES OUTILS AVONS-NOUS LES LICENCES ? Effectuer vos daily meetings Slack / Skype / Jitsi Oui / Oui / Open source Suivre vos tâches au quotidien Trello / Jira Oui / Oui Communiquer en équipe Slack / Microsoft Teams Oui / Oui e-breaks / lunchs / apéros Slack / Google Meet / Skype / Jitsi Oui / Oui / Oui / Open source Mener des visioconférences Slack / Slack (With Zoom) / Google Meet / Skype / Jitsi Oui / Oui (/zoom help) / Oui / Oui / Open source Mener vos rétrospectives Google Jamboard / iObeya / Funretro Oui / N/A / Gratuit Mener des ateliers agiles Miro Freemium Effectuer un sondage de votre équipe Google Forms / Slack Oui / Oui (/poll help)
- 3. LE LIEN ET LA CONVIVIALITÉ AVANT TOUT ! Travailler à distance ne veut pas dire travailler en isolement. Les interactions informelles du quotidien et la convivialité sont clés pour la vie de l’équipe, et nous encourageons de les maintenir au maximum ! Quelques moments de partage que nous vous proposons de mettre en place sans tarder dans vos équipes, au choix et selon votre rythme : e-break (Proposition 10h-10h20 / 16h-16h20) Deux fois par jour (en matinée et en milieu d’après-midi), faire des “pauses café” en visioconférence. e-lunch (Proposition 12h30-13h30) Le midi, créer des channels de visioconférences au sein des équipes ou à plus large échelle, soit pour manger ensemble, soit pour passer la fin de repas ensemble avant de reprendre. e-apéro (Proposition 18h30-19h) Le soir, en visioconférence, pour aborder les mille et un sujets que la situation fait naître dans nos organisations.
- 4. KIT DE SURVIE FOCUS SUR LE TRAVAIL EN ÉQUIPE La situation est exceptionnelle. Elle nous donne l’impression que nous devons ralentir ou mettre en stand-by la plupart de nos projets. Et ce sera le cas pour certains d’entre eux. Mais c’est aussi une opportunité : ● Celle de reconsidérer notre manière de travailler ensemble et de prendre de bonnes habitudes que nous conserverons même après cette période particulière ; ● Et celle de travailler à des sujets de fond que nous avions tendance à déprioriser, par manque de temps : l’amélioration continue, l’onboarding des nouveaux arrivants, l’automatisation de process chronophages, etc. Pour bien passer cette période, quelques conseils qui, on l’espère, vous serviront.
- 5. RÈGLES DE BONNE CONDUITE Afin de maintenir la relation de confiance entre les membres de l’équipe et afin de compenser les désagréments dus à l’éloignement et aux échanges à distance, nous vous proposons quelques règles de bonne conduite encourageant la qualité de la communication entre vous et permettant de maintenir un bon équilibre de vie. Je suis confortable et serein ● Si possible, j’aménage un espace dédié exclusivement au travail à distance afin de dissocier travail et maison ● Je me fixe des plages horaires où je suis complètement concentré sur mon travail à distance. ● Je m’autorise des pauses, en équipe, en famille, individuellement. Toutes les 2 heures au maximum. ● Je me déconnecte à l’issue de ma journée de travail à distance. Je suis joignable ● Je m’assure que mon équipe et mon management savent comment me joindre. ● J’organise mes journées en prenant en compte les horaires, contraintes, objectifs de mon équipe de travail. ● Je partage à mon équipe : ○ Un message de début de journée ○ Mes créneaux d’indisponibilité pour raison personnelle ○ Un message de fin de journée Je suis communiquant ● Je m’engage à être connecté et présent sur les outils collaboratifs choisis par l’équipe ● Pendant mes plages de disponibilité, je m'engage à répondre rapidement ● J’ai conscience que la communication par écrit laisse place à l’interprétation, et j’y suis attentif ● En cas d’incompréhension ou de frustration, je choisis immédiatement l’appel téléphonique ou la visioconférence, plus adaptés pour l’explication
- 6. ADOPTEZ LA BONNE ATTITUDE Je suis organisé ● Chaque jour, durant le daily meeting (cf. slide ci-après), je partage mes objectifs de la journée et je mets l’accent sur les interactions que j’envisage avec le reste de l’équipe. ● Je m’assure que l’équipe est en mesure de suivre mon avancement au sein des outils choisis par l’équipe. Je suis épaulé et bienveillant ● En cas de difficulté dans ce contexte, quelle qu'elle soit, je peux prendre contact avec mon manageur (ou mon scrum master si vous travaillez dans un contexte agile) afin de trouver communément une solution au problème que je rencontre. J’informe mon management des solutions que je peux être amené à prendre en autonomie. ● J’accepte que ces personnes ou les membres de mon équipe ne soient pas disponibles immédiatement pour répondre à mon besoin, eux aussi ont des contraintes. ● En toute circonstance, je tente de garder une attitude enthousiaste, positive et proactive, ayant bien conscience que la distance ne facilite pas les interactions. ● Je fais attention à mon moral et à celui des autres, et suis attentif au possible sentiment d'isolement de mes collègues.
- 7. DES RÉUNIONS EFFICACES Lorsque j’organise une réunion en ligne ● Je m’assure qu’elle est indispensable et qu’elle a un objectif clair. Si ce n’est pas le cas, je ne l’organise pas. A distance, plus encore que d’habitude, évitons les “points” sans objet. ● Je limite la durée de la réunion au strict minimum. Notre conseil : évitez de dépasser 35’, sauf exception. Au-delà, il sera difficile de maintenir l’attention des participants à distance. ● Je n’invite que les participants indispensables à la réunion. ● Je choisis un outil adapté à l’objectif de la réunion. ● Je démarre et termine la réunion aux horaires prévus. ● Je diffuse un compte-rendu efficace de la réunion. Lorsque je participe à une réunion en ligne ● Je suis à l’heure par respect pour les autres participants. ● Lorsque je ne parle pas, je coupe mon micro. ● Je ne coupe pas la parole lorsque quelqu’un parle et je le laisse terminer. ● Je suis proactif. Lorsque quelqu’un propose une action ou pose un question, j’interviens et je me propose aussi souvent que je peux.
- 8. UNE EQUIPE, UN DAILY MEETING Chaque jour, nous conseillons de sacraliser un temps court pour permettre à votre équipe re rester en contact et de se coordonner : ● Toujours le même horaire, c’est tellement plus facile pour s’organiser. ● Durée : 15’ (pas moins, pas plus). ● Avec tous les membres de l’équipe (pas plus de 9 personnes car au-delà, il sera compliqué de se coordonner). ● Chacun prend la parole et répond à 3 questions ○ Qu’est-ce que j’ai fait hier ? ○ Qu’est-ce que je vais faire aujourd’hui ? ○ Quels sont les problèmes que je rencontre ? ● Et s’il y a un sujet à creuser, les personnes concernées se retrouvent ensuite, le temps qu’il faut pour le traiter.
- 9. KIT DE SURVIE FOCUS MANAGER Vous trouvez compliqué d’être manager à distance ? Il est certain que la situation nous oblige à remettre en question une partie de nos habitudes. Mais c’est peut-être pour le bien de l’ équipe. Par exemple, la distance rend le micro-management difficile et nous pousse à trouver d’autres moyens d’être leader d’équipe. Nous vous partageons donc notre conception du management, qui s’accommode parfaitement du travail à distance. Et nous vous encourageons à prendre l’habitude, si vous ne l’avez pas déjà, d’organiser des rétrospectives d’équipe, pour trouver les moyens d’améliorer en continu la collaboration à distance.
- 10. JE SUIS MANAGER, MON RÔLE ? Nous sommes tous à distance. Mais un manager à distance, ça sert à rien, non ? En fait, votre équipe a plus que jamais besoin de vous. Et votre rôle est le même que lorsque l’équipe est sur son plateau de travail : ● Vous communiquez la vision pour votre équipe. Où va-t-on ? Quel est notre cap ? En quoi cette période constitue pour nous une menace ou une opportunité ? ● Vous poser et ajustez le cadre de travail de votre équipe : quels outils utilisons-nous ? Quand nous retrouvons-nous ? Comment adaptons nous les rites et rythmes de l’équipe maintenant que nous sommes à distance ? ● Vous faites en sorte que chacun dispose des moyens de faire son travail dans les meilleurs conditions (outils collaboratif, numéros de conf call, matériel, etc) ● Vous vous souciez des conditions de travail de chacun(e) et vous assurez que personne ne souffre de l’isolement. ● Vous vous assurez pour que le travail de l’équipe ne soit pas “pollué” par des demandes venues de l’extérieur et qui ne correspondent pas aux priorités que vous avez fixé ensemble. ● Vous posez sur la table les tâches et problèmes prioritaires que l’équipe doit résoudre et vous leur faites confiance pour les résoudre.
- 11. UNE RÉTROSPECTIVE D'ÉQUIPE Toutes les deux semaines, réunissez votre équipe dans son ensemble pour : ● Faire le bilan de ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas dans le travail à distance ● Prioriser les principaux points de douleur de l’équipe ● Et proposer des actions concrètes pour les atténuer ou les faire disparaître Vous trouverez tout le détail pour préparer et animer votre rétrospective sur notre blog*. L’objectif est de faire rentrer votre équipe dans un dynamique d’amélioration continue et de la responsabiliser pour rendre son quotidien et ses performances meilleurs. Notre conseil : gardez cette habitude, même une fois que nous aurons tous regagné nos bureaux. *Blog Publicis Sapient Engineering : https://blog.engineering.publicissapient.fr/2017/11/08/agile-a-chaque-sprint-sa-retrospective-les-classiques/
- 12. ET SI VOUS AVEZ BESOIN D’AIDE NOUS SOMMES LÀ ! Nous nous sommes donnés pour mission d’aider les organisations à repenser leurs pratiques et leur culture de travail. Nous serons heureux de vous aider à vous organiser pour vivre sereinement cette période particulière. Et, au-delà de l’organisation de la continuité de l’activité, vous permettre ainsi qu’à votre équipe de profiter de ce temps particulier faire évoluer votre culture de travail. Votre contact : [email protected]