Organisation du travail et gestion du temps

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Cabinet ARIEL ASSISTANCE
Formation - Communication globale – Evènementiel - Etudes et montage de projets - Prestations
diverses
PRESENTE PAR

CONSULTANT-FORMATEUR
Docteur KARAMOKO Abraham Mory
ENSEIGNANT DES UNIVERSITES ET DES GRANDES
ECOLES
En:
Management – Leadership – Gestion des Ressources
Humaines – Développement personnel et humain –
Communication – Art oratoire – Andragogie –
Marketing--TVN – Technique d’expression écrite et
orale – Organisation et gestion d’ entreprise –
Logistique/Transport
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Formation-Communication globale-Evènementiel- Etudes et montage de projets-
Prestations diverses

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Formation-Communication globale-Evènementiel- Etudes et montage de
projets-Prestations diverses

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I - REMEDIER AUX CROQUE TEMPS :
Planifier votre temps et vos projets
♦ Apprendre à faire régulièrement ses bilans d’activités et à
les analyser (jour, semaine, mois, trimestre, semestre, an),
♦ Prévoir les emplois de temps et établir les plans de travail
(jour, semaine, mois, trimestre, semestre, an..),
♦ Se doter d’indicateurs et d’outils de mesure (tableau de
bord, échéanciers…).
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II – ANALYSER LA MANIÈRE DONT ON OCCUPE
SON TEMPS
a- Le cadre logique
 Quels sont les objectifs généraux d'ensemble auxquels
l'action va contribuer ?
 Quel objectif spécifique l'action doit-elle atteindre comme
contribution aux objectifs globaux ?
 Les résultats sont les réalisations qui vont permettre
l'obtention de l'objectif spécifique. Quels sont les résultats
attendus ? (Numérotez ces résultats)
 Quelles sont les activités-clefs à mettre en œuvre, et dans
quel ordre, afin de produire les résultats attendus ? (Groupez
les activités par résultats).
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- Bilan hebdomadaire ( Rappel de l’objectif, Les
résultats obtenus, Écarts constatés )
- Préparer et gérer les réunions et les entretiens
- Faire respecter son propre temps
- Organiser son temps avec les autres
- Faire respecter son propre temps
- Préparer et gérer les réunions et les entretiens.
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b- Fiche d’analyse journalière
- Programme prévu, Programme réalisé, Interruptions

III- APPLIQUER LES LOIS DE LA GESTION DU TEMPS
• 1 - Connaissance réelle de l’être
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La vue (les yeux)
Le toucher (la peau)
Le goûter (la langue)
L’odorat (les narines)
L’ouïe (les oreilles)
La volonté
L’intelligence
Les sentiments
(émotions)
La conscience
Religion
Participant de
la nature divine

2 - les lois de la gestion du temps
a- Loi de PARETO ou loi des 20/80
L’essentiel prend peu de temps, l’accessoire beaucoup de temps
• Principes de concentration sur l’essentiel:
- Classez par ordre d’importance décroissante vos activités,
- Distinguez en permanence l’essentiel de l’accessoire, les
activités stratégiques des activités moins importantes,
- Préservez du temps pour l’essentiel, économisez sur
l’accessoire.
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b - Loi de CARLSON ou loi des séquences homogènes
de travail
Tout travail interrompu sera moins efficace et prendra plus de
temps que s’il était effectué de manière continue.
• Principes de lutte contre les interruptions:
- Évitez les interruptions en terminant, si possible un travail
entamé,
- Limitez les interruptions externes.
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c - Loi de PARKINSON ou loi de l’auto inflation du
temps dépensé
Le temps investi dans un travail varie en fonction du temps
disponible.
• Principes de contrôle de la rentabilité du temps investi:
- Raisonnez en termes de temps nécessaire pour une activité
et non en fonction du temps disponible,
- Fixez-vous des échéances, des dates limites à ne pas
dépasser.
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d - Loi d’ILLICH ou loi de la contre productivité
du temps investi au-delà d’un certain seuil.
• Principes de l’équilibre personnel:
- Au-delà d’un certain seuil horaire, sachez-vous arrêter pour
faire autre chose,
- Sachez persévérer sans vous obstiner, refusez l’activisme et
le perfectionnisme,
- Soyez conscient de vos limites.
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e - Loi de l’Ecclésiaste ou loi de l’alternance »
Il y a un moment pour tout et un temps pour chaque chose
sous le ciel »
• Principes d’opportunité:
- Trouvez l’activité qui convient à chaque moment,
- Ne faites qu’une chose à la foi, et faites-la bien, en vous y
donnant totalement,
- Sachez faire des choses différentes, et même opposées, à
des moments différents.
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f - Loi de SWOBODA-FLIES-TELTSCHER ou loi
des rythmes biologiques.
Chaque Homme est traversé de multiples rythmes
biologiques: (physique, émotionnel, intellectuel). Les trois
biorythmes démarrent ensemble à la naissance et se
perpétuent chacun avec sa périodicité, tout au long de la vie.
• Principes d’opportunité:
- Découvrez vos rythmes personnels et soyez à l’écoute de
vos horloges internes,
- Programmez les activités stratégiques ou de réflexion aux
moments de haute forme et les activités de routine au
moment de récupération.
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h - Loi de FRAISSE ou loi de la dimension subjective
du temps
Le temps a une double dimension objective et subjective ou
psychologique, qui est fonction de l’intérêt qu’on porte à
l’activité exercée: « plus une activité est morcelée, plus elle
paraît durer longtemps », « plus une activité est intéressante,
plus elle paraît brève », « le temps d’une attente est toujours
trop long »
• Principes de prise en compte de la dimension subjective du
temps:
- Méfiez-vous de la tendance spontanée de faire d’abord ou
plus longuement ce qui plaît le plus et non ce qui est le
plus important,
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- Méfiez-vous de votre estimation subjective du temps passé
et confrontez la à une évaluation objective,
- Gérez votre temps comme vous l’entendez, mais restez
lucide sur vos choix personnels.
IV- UTILISER LES OUTILS EFFICACES POUR
GERER SON TRAVAIL
1- La gestion du temps par les objectifs:
 Identification des objectifs personnels
Gestion du temps par les objectifs:
a . Sur le plan personnel:
- Qu’est ce que je recherche dans l’existence?
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 Identification des objectifs professionnels
b. Sur le plan professionnel:
- Quelle est ma fonction et quelles sont mes activités?
- Quels sont les résultats que je dois atteindre et quand?
- Qu’est ce qui est essentiel et important dans mon travail?
Les objectifs donnent aux gens :
• Le but et le sens
• La motivation
• La sécurité
• La curiosité
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- Quels sont mes buts ?
- Quels sont mes désirs et mes motivations ?

Les objectifs doivent être SMART:
- spécifiques;
- mesurables;
- accessibles;
- réalisables;
- temporels;
- négociables.
2 - La gestion du temps par les plans d’action
Le plan d’action permet:
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• Sentiment d'accomplissement
• Mesure du succès
• Mesure de la croissance

3- Démarche de gestion du temps
Il faut savoir que l’utilisation de mon temps dépend de :
- Ma personnalité: ma vision de l’existence,
- Ma fonction,
- Mes méthodes personnelles de travail,
- Mes méthodes de travail avec autrui.
Gérer son temps, c’est mettre en place une démarche en
essayant de répondre aux questions suivantes:
 Qu’est ce que je fais?
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- une visualisation concrète des actions,
- l’anticipation des problèmes et contraintes,
- le suivi des réalisations
- La maîtrise des temps d’exécution (délais).

4- La démarche de gestion du temps en milieu
professionnel
Cette démarche a pour but :
- D’aider à gérer, au mieux, la ressource temps en vue de la
réalisation des tâches dans les délais impartis;
- D’améliorer sa satisfaction.
5- Démarche d’optimisation de la gestion du temps
professionnel
- Analyser ses priorités
- Comparer avec la réalité
- Identifier les écarts
- Organiser 20
 Comment je le fais?
 Comment je pourrais mieux le faire?

6- Démarche de gestion du temps
J’analyse:
- qu’est ce que j’ai à faire? (lister tout ce que vous devez
faire)
- Quel est mon temps disponible? (évaluer le temps dont
vous disposez)
7- Diagnostic de gestion de temps
8- Résultats probables de la phase d’analyse
L’observation du temps passé sur une période donnée
permettra de relever les dysfonctionnements en matière de
sa gestion de temps:
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- Agir et contrôler.

9- La phase de planification:
• définition des priorités,
• Respect des contraintes,
• Suppression des causes de dysfonctionnement,
• Choix d’outils appropriés.
10- Comment établir des priorités?
À partir de la liste des activités à effectuer:
- Définir l’urgence et l’importance
- L’identification des tâches essentielles
- Ordonner la liste
- Évaluer la durée prévisible.
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11- Hiérarchisation des tâches
- Lister toutes les tâches à réaliser pendant une journée,
- Identifier les priorités en utilisant les critères
d’importance et d’urgence,
- classer les tâches par ordre d’importance de 1(la plus
importante) à n (la moins importante),
- et les classer par ordre d’urgence de 1(la plus urgente) à
n (la moins urgente).
• Grouper les tâches en 4 catégories:
 Tâches urgentes et importantes A
 Tâches urgentes et non importantes C
 Tâches importantes et non urgentes B
 Tâches non importantes et non urgentes D.
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La communication non verbale concerne toutes les réactions
humaines qui ne s’expriment pas par les mots ; elle concerne
également les signes caractéristiques contenus dans
l’environnement.
En clair, la communication non verbale concerne tout facteur
entrant dans le phénomène communicatif qui ne concerne pas
directement l’oral et l’écrit.
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IV- MIEUX COMMUNIQUER, SAVOIR DIRE NON

1- Mieux se connaître avec l’Analyse Transactionnelle
C'est une méthode d'analyse de la structure de la Personnalité,
de la communication entre les gens, des règles qui sont
instituées dans les relations de groupe.
L’Analyse Transactionnelle étudie nos comportements, nos
attitudes, nos paroles, nos réactions physiques et émotionnelles
à l'aide de paramètres analytiques tels que les états du moi et
les positions de vie.
Ainsi il a été établi une relation entre ce qui est appelé l'état du
moi et le langage particulier correspondant à cet état du moi.
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2- La Structure de l'individu ou les états du moi :
La personnalité de chacun d'entre nous est composée de 3
systèmes d'attitudes et de comportements, les états du moi.
En Analyse Transactionnelle la structure de l'individu (les 3
États du Moi) se représente ainsi :
 PARENT
 ADULTE
 ENFANT
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♦ L'état du moi PARENT : est le domaine de l'acquis. Il
contient tous les messages qu'on nous a enseignés de la
vie.
♦ L'état du moi ADULTE : est le domaine du pensé et du
réfléchi. C'est l'ordinateur que nous avons en nous. Notre
rationalité. Notre système de saisie et de traitement de
l'information.
♦ L'état du moi ENFANT : est le domaine du senti. Il
contient tous les messages ressentis de la vie. Il recouvre le
domaine du ressenti, de l'émotion, du sentiment, des
besoins et aspirations.
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TEL / FAX : 22 42 98 43
Cocody – Angré, Bld Latrille (RCI)
13 BP 687 Abidjan 13
Immeuble N’ZI, 2è étage, porte A 12
Face agence BICICI. Feu du 22è
arrondissement

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