Recherche et organisation des données
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Le document traite de l'importance de l'organisation dans le travail pour réduire le stress et améliorer l'efficacité. Il présente les différentes sources d'information nécessaires pour prendre des décisions éclairées et décrit plusieurs méthodes de classement et d'archivage des documents. Enfin, il souligne les délais légaux de conservation des archives pour les entreprises et les moyens de destruction sécurisée des documents obsolètes.
Recherche et organisation des données
- 2. • Savoir s’organiser, est une qualité qui permet d’être compétent et efficace dans son travail et de trouver un équilibre personnel en éliminant les causes de tension et d’anxiété. C’est pour cela chacun de nous doit organiser sa vie, soit son temps ou ses activités dans de nombreuses et différentes circonstances de vie. Une recherche des informations adaptées aux besoins de l’utilisateur, ainsi qu’une gestion rationnelle de son temps contribuent à la réussite des actions à entreprendre. • Les personnes ont besoin de détenir des informations qui permettent la prise de décision adaptée à la situation. Il faut rechercher et rassembler des données dispersées à l’intérieur ou à l’extérieur de l’entreprise. Mais avant de se lancer dans la recherche, cette personne doit définir avec précision de quelles informations elle a besoin.
- 3. Quand il s’agit de produire un bien ou un service, il est nécessaire de rassembler des informations concernant: 1) Les fournisseurs: Qui sont-ils? Sont-ils fiables? Livrent-ils dans les délais convenus?.... 2) Le matériel: est – il en bon état? Quelles sont les innovations technologiques récentes? Quels sont les matériels des concurrents?.... 3) Les techniques: Les procédures sont-elles appliquées correctement? y a- t-il une démarche qualité?.... 4) Les produits: Quelles sont leurs caractéristiques et leur désignation? Les stocks?.... 5) Les clients: Qui sont-ils? Quelles sont leurs besoins? Délais de leurs règlements?.... 6) Le personnel: Qui sont les salariés? Les stagiaires? Quelles sont les postes à pourvoir? Les compétences nécessaires? 7) La situation financière: L’entreprise est-elle en bonne santé? A-t-elle besoin de fonds? A-t-elle des dettes?.... 8) L’environnement: Quelle relation entretient-on avec la Chambre de Commerce? Est- on en règle avec les lois sur la pollution? Avec la règlementation sociale, fiscale?....
- 5. Le demandeur d’informations peut trouver des informations dans son environnement. C’est-à-dire à l’extérieur de l’entreprise (organismes officiels, les fournisseurs de produits et services industriels et commerciaux) source externe et au sein de l’entreprise (éléments matériels, immatériels) source interne. Ces sources peuvent avoir ou non des relations directes avec l’entreprise.
- 6. Internationales Ex: O.N.U, C.E.E…. Nationales Ex: Entreprise de presse nationale Régionales et locales Ex: Mairie, chambre de commerce….
- 7. Éléments matériels: Rapports, fichiers, documents… en provenance des différentes services de l’entreprise: commercial, financier, productif et humain. Éléments immatériels: Expérience professionnelle niveau de qualification, formation des individus.
- 9. On a sept sortes de classifications des dossiers
- 11. Classement numérique Avantages: Simple, sûr, discret. Inconvenients: Nécessité d’un répertoire alphabétique
- 12. Classement idéologique Avantages: Adaptation parfaite à la recherche Inconvénients: Organisation longue, Manque de sécurité
- 13. Classement Chronologique Avantages: Simple et visible. Inconvénients : Recherche très difficile.
- 14. Classement alphanumérique Avantages: Rapide, discrétion Inconvénients: Lent, nécessite un répertoire alphabétique.
- 15. Classement géographique Avantages: Simple, précis, Extensible. Inconvénients: Consulation fréquente de références géographiques.
- 16. Classement décimal Avantages: Simple, facile, extensible Inconvénients: Organisation longue, emploi délicat, peu sûr.
- 17. Les dossiers et les classeurs: Les dossiers et les classeurs sont utilisés pour faciliter le classement et protéger les documents.
- 18. Les dossiers Simples Les dossiers à plats inégauxLes chemises
- 19. Les dossiers spéciaux Dossiers à sangles Dossiers à bandes élastiques Dossiers suspendus Dossiers à rabats latéraux
- 20. Les Corbeilles Les couleurs différentes des corbeilles facilitent la répartition et l’accès au travail.
- 21. Les formes des classeurs Classeurs à pinces Classeurs à tirettes Classeurs à deux anneaux Classeurs à tiges
- 22. L’indexation: Indexer un dossier, c’est porter en clair sur la partie visible le titre du dossier. L’indexage peuvent être portée soit Sur des guides Sur des onglets à fenêtres
- 23. La signalisation La signalisation est le moyen visuel de mettre en évidence certains caractères communs à un groupe de dossiers. EtiquettesPastilles
- 24. 1.Horizontal 2.Debout 3.Vertical : -ordinaire -suspendu à visibilité supérieur -suspendu à visibilité latérale -suspendu à visibilité oblique
- 25. Classement horizontal Armoire à clapets superposables Les meubles pour plans Casiers aménagés pour les fournitures de bureau
- 26. Classement debout Le classement debout consiste à classer les dossiers ou les documents les uns à côté des autres sur leur arête la plus petite
- 27. Classement vertical Ordinaire Dossiers rangés le dos en bas, les uns derrière les autres
- 28. Suspendus à visibilité supérieure Dossiers suspendus à des tringles par des crochets.
- 29. Suspendus à visibilité latérale Il consiste à ranger les dossiers ou les documents dans des hamacs coulissant sur des tringles.
- 30. Suspendus à visibilité oblique Le classement verticale Suspendus à visibilité oblique, consiste à ranger les dossiers ou les documents dans des hamacs coulissant sur des tringles de 30°.
- 31. L’archivage L'archivage est défini par l'ensemble des actions qui ont pour objectif de gérer les archives, à savoir: ranger; trier, organiser, classer; conserver, sécuriser. La gestion des archives inclut donc : le traitement des documents, de leur émission à leur destruction ; le choix du support d'archivage; la traçabilité et la mise en sécurité des archives. L'archivage des documents est une activité qui concerne toutes les entreprises et qui doit être strictement encadrée.
- 32. Catégories d’archives Tout document ou dossier produit par un organisme ou entreprise est appelé archive courante ou archive vivante lorsqu'il est utilisé pour le traitement des affaires en cours (1er âge). Il devient archive intermédiaire ou semi-active lorsqu'il a cessé d'être un document courant mais que son intérêt administratif ou juridique ne permet pas de l'éliminer (2ème âge). Quant aux archives définitives (3ème âge), ce sont celles qui présentent un intérêt historique, elles sont conservées sans limitation de durée. Les archives définitives peuvent être versées dans un service d'archives institutionnel par l'organisme producteur.
- 33. Délai de conservation des archives •Documents commerciaux et comptables: 10ans •Documents fiscaux. 6 ans •Documents relatifs au droit de travail . 10ans •Documents fiscaux. 6 ans •Documents relatifs au droit de travail . 5 ans •Documents divers . 30 ans •Livres de paie . 30 ans •Registres du personnel . 100 ans
- 34. L’entreprise, obligée légalement de conserver ses documents pendant des délais plus ou moins longs dans un endroit salubre afin qu’ils ne dégradent pas.
- 35. Le papier La micrographie Les supports magnétiques Les supports optiques
- 36. L’utilisateur peut enregistrer et compulser ses documents sur CD (plus besoin de sortir une page d’une chemise …) L’utilisateur consulte le document à l’écran peut l’imprimer , le transmettre par télécopieur.
- 37. Destruction des documents Certains documents peuvent être détruits lorsque le temps légal de conservation est passé . Il existe à cet effet des machines à détruire les documents.