Tk05 Le Bureau Mobile 2.0 Fr
- 1. Mardi 17 Novembre 2009 Paris, la Défense Le Bureau 2.0 Pascal OGNIBENE, Directeur Technique Valtech Technology [email protected] Frédéric TREMEAU, Consultant Sénior Valtech Technology [email protected]
- 2. AVERTISSEMENT Cette présentation adopte un point de vue radical sur certains aspects technico- organisationnels qui peut choquer les personnes les plus sensibles. Les spectateurs sont invités à vérifier lors de la projection qu'elle convient à tous les publics.
- 3. Sommaire Introduction Nous nous posons des questions L'organisation au bureau aujourd'hui Analysons le processus et les outils Ajoutons un peu de Cloud Computing La tête dans les nuages... Ça ne marchera jamais! L'aspect sécurité Secouons le processus Conclusion
- 4. Introduction MegaTech est une société de plus de 2000 employés: Implantation en Europe, en Inde, en Asie, aux États-Unis Plusieurs secteurs d'activité: Les activités de conseil La réalisation de projets informatiques L'édition et la personnalisation de logiciels Nous essayons constamment d'augmenter notre efficacité: réduction des coûts, optimisation de la marge amélioration des conditions de travail de nos salariés (éventuellement)
- 5. Nous nous posons des questions Dans les médias, nous entendons parler dans le désordre de Cloud Computing, Client RIA, Web 2.0 voir Web 3.0, ERP, méthodes agiles, Scrum, Lean, Smartphone, Outils collaboratifs, SOA... Nous avons organisé une enquête en interne Pour mesurer notre compréhension de tout ce jargon Afin d'en évaluer l'utilité pour atteindre nos objectifs
- 6. Tout ceci n'est pas très clair Quelle valeur peuvent nous apporter ces nouvelles technologies et ces nouvelles méthodes de travail? Quelle peut-être l'influence sur nos pratiques quotidiennes? Quels sont les risques identifiés?
- 7. L'organisation au bureau aujourd'hui Du personnel administratif qui est 100% du temps dans les locaux Différentes branches (opérationnelles, techniques, marketing) qui se partagent entre les actions internes et externes Une population de consultant qui n'est presque jamais au bureau Une équipe pour l'édition de logiciel qui est 100% du temps au bureau Une équipe dédiée pour l'insfrastructure informatique Bureautique, serveurs de fichiers et de mails, gestion intranet et extranet
- 8. Analysons le processus et les outils Prenons un sous-ensemble représentatif des employés! Processus RH Processus commercial Processus de gestion/comptabilité Processus journalier des consultants
- 9. Processus RH Rédaction de documents (contrats de travail) Conformité à la législation Gestion de carrière Outils : ordinateur, mail, web, suite bureautique, téléphone, imprimante, salle de réunion
- 10. Processus commercial Rédaction de documents (propositions commerciales) Rendez-vous clientèle Recevoir et écrire des mails Réunions internes Outils : ordinateur, mail, web, suite bureautique, smartphone, imprimante, salle de réunion, transports
- 11. Processus de gestion/compta Gestion des notes de frais Facturation et recouvrements Contrôle de gestion Outils : ordinateur, mail, web suite bureautique, logiciel de gestion, téléphone, imprimante, salle de réunion
- 12. Processus journalier des consultants Aller chez un client Outils société : WEB, VPN, téléphone, éventuellement laptop
- 13. Ajoutons un peu de Cloud Nous allons commencer en douceur avec: Email et calendrier sur le Cloud Passage au stockage en ligne et suppression du VPN Remplacement des documents bureautiques partagés par des documents « dans le Cloud »
- 14. Email et calendrier À l'heure actuelle vous utilisez Exchange Plusieurs serveurs dédiés en interne Avec des clients Outlook mais pas seulement (quelques Mac, Linux) Avec un accès WEB externe dégradé pour les autres navigateurs que IE
- 15. Email et calendrier sur le Cloud Passer de Exchange à un outil de mail « sur le Cloud » Valeur : ROI financier directement mesurable Synchronisation mail et calendrier accessible de n'importe quel client et OS (Mac, Windows, Linux, Smartphone) Grande capacité de stockage Plusieurs modèles possibles Location (gmail, Lotus Live) Open Source avec hébergement sur infrastructure Cloud type EC2 (OBM, Zymbra) Gratuit (gmail, yahoo mail). Mais non sécurisé.
- 16. Stockage des fichiers Les fichiers sont stockés sur des partages Windows De l'extérieur ils ne sont accessibles que via un VPN Serveurs de fichier dédiés
- 17. Stockage en ligne Supprimer le VPN Coûteux, trop lent En profiter pour supprimer les serveurs de fichier Stocker les documents en ligne Amazon S3, Web Dav... Valeur Facturation en fonction de ce qui est utilisé. Réplication automatique des données Accessible de partout et depuis n'importe quel OS Permet aussi de partager les documents bureautiques
- 18. Documents partagés Les fichiers partagés sont sur des lecteurs réseaux Le verrouillage et partage des documents est fait par la suite bureautique Verrouillage de facto avec une seule suite Le partage par le VPN est très problématique Beaucoup trop lent pour être vraiment utilisable
- 19. Documents partagés sur le Cloud remplacer tous les documents bureautiques partagés par des documents « sur le cloud » Google Docs, Microsoft Cloud Office Suffisant pour les feuilles de calcul simples, les fichiers texte draft Insuffisant pour des documents complexes (Excel avec macros, powerpoint) Plus rapide que le VPN, accessible de partout Supporte les accès concurrents (pour Google Doc)
- 20. Récapitulons Je gagne quelques dizaines de K€ en gérant mes emails et mes calendriers dans le Cloud Je gagne quelques dizaines de K€ en supprimant le VPN, les serveurs de stockage, et en stockant mes fichiers dans le Cloud En utilisant une suite bureautique « sur le Cloud », je peux facilement partager des documents simples Tout ceci est fort beau, mais: Pour l'instant, nous avons simplement fait quelques économies de licence et d'administration Est-ce vraiment tout ce qu'on peut espérer de cette montagne de concepts?
- 21. La tête dans les nuages Nous n'avons fait qu'effleurer ce qu'il est possible de faire. Maintenant, nous allons examiner les différents outils informatiques et voir s'il est possible de les optimiser. Ce qui nous donne la liste suivante: Gestion des congés Gestion des feuilles de temps Gestion des frais Gestion CRM Contrôle de gestion, comptabilité, facturation Gestion RH
- 22. De nombreuses options A l'heure actuelle, vous utilisez Excel et Word pour gérer de nombreux processus : demandes de congés, frais, feuilles de temps, gestion RH, CRM... Vous pouvez: Soit garder ce mode de travail en utilisant des documents partagés sur le WEB Google Docs, MS Cloud Office, ou stockage dans le Cloud Soit industrialiser un peu plus le processus avec des outils en mode SAAS Software As A Service : renommage « à la mode Cloud » de l'ASP Donc une application accessible via le WEB, hébergée à l'extérieur du SI Exemple : Gmail, Google docs, Salesforce
- 23. CRM en mode SAAS Salesforce, leader en offre SAAS Modèle de location mensuelle Mais pourquoi pas aussi Sugar CRM, EGG ou Compiere en Open Source Mais dans ce cas, il vous faut gérer l'hébergement... Pourquoi ne pas déployer sur une offre IAAS? Infrastructure As A Service Comme une machine virtuelle, mais où vous ne payez que les ressources consommées (Heure CPU, Go transféré, Go stocké) Administration réduite
- 24. Pour les autres applications Pour le contrôle de gestion, la comptabilité, la facturation, vous utilisez une des nombreuses solutions du marché qui s'installent sur un poste bureautique Fonctionne uniquement sur un poste bureautique mais pas à distance. Il existe quelques solutions en accès ASP/SAAS: Itool compta NetExco Et si vous avez besoin d'un ERP, là aussi il existe des solutions SAAS: Eyes ERP Compiere Cloud Edition (basé sur Amazon EC2)
- 25. Pourquoi vouloir tout passer au Cloud? Depuis tout à l'heure, vous remplacez toutes les briques logicielles de l'entreprise par des solutions sur le WEB ou le Cloud Pour certaines, le ROI est calculable Pour d'autres, il n'est vraiment pas évident Pourquoi s'obstiner à rendre les applications accessibles depuis le WEB, puisque mes employés viennent au bureau tous les matins? Où est la valeur ajoutée?
- 26. On en déduit... Que les employés passent 80% de leur temps devant un ordinateur 10% de leur temps au téléphone Environ une demi journée par semaine en réunion interne Le reste à l'extérieur
- 27. Voici votre nouvelle infrastructure
- 28. Voici le bureau 2.0... C'est peut-être plus de bureau du tout! Les taches des employés peuvent en majorité s'effectuer à l'extérieur grâce au passage au Cloud et aux terminaux mobiles Locaux d'entreprise au minimum – Location de salles de réunions à la demande Infrastructure informatique ultra-réduite – Gestion d'un petit réseau local, laptops, abonnements aux solutions Cloud
- 29. Ça ne marchera jamais! J'ai besoin d'avoir mon personnel au bureau! Comment contrôler que le travail est fait et bien fait? On a déjà du mal à communiquer en étant au même endroit. Alors en travaillant à distance... Et que dire de la sécurité des données?
- 30. L'aspect sécurité Vous marquez deux points! Une approche purement technique risque d'être vouée à l'échec. Il nous faut quelque chose de plus. Comme avec le Cloud vos données ne sont plus « chez vous », il faut s'assurer de leur sécurité Commençons par l'aspect sécurité: Du transport Du stockage Du service
- 31. Sécurité de la couche transport Avec le Cloud, vos données circulent sur Internet Quelqu'un pourrait les intercepter! Mais aussi dans un réseau local... Les solutions: Chiffrage (SSL/TLS, HTTPS) Certificats (X509 sur Amazon par exemple)
- 32. Sécurité du stockage Avec le Cloud, vos fichiers ne sont pas stockés chez vous: Quelqu'un pourrait les lire ou les copier! Mais aussi dans un réseau local... Les solutions: Chiffrage des fichiers (GPG, Open PGP) Dans les cas extrêmes, sténographie Ou « comment cacher un document dans un autre document »
- 33. Disponibilité du service Que se passe-t-il si: L'accès internet est coupé, Le Cloud est en panne! Les solutions possibles: Répartir les applications sur plusieurs sites Mais pas disponible pour tous les Clouds... Panacher hébergement et Cloud Synchroniser régulièrement vos données Panacher Cloud Public et Cloud Privé
- 34. Secouons le processus À l'heure actuelle, comment pouvez vous vérifier si un employé travaille correctement? Soit vous le surveillez étroitement Soit vous êtes en mesure de suivre l'avancement de ses taches - il vous fournit de la visibilité. C'est l'atout de base des méthodes Agiles : la visibilité. Aussi, je vous propose d'ajouter un peu d'agilité dans le processus de l'entreprise.
- 35. Définissons des rôles Un Product Owner Dans notre cas, le responsable hiérarchique de l 'équipe est le « client » Il a la vision des objectifs à atteindre Un Scrum Master Facilitateur qui anime l'équipe et les réunions journalières Une équipe Concentrée sur un objectif commun (RH, recrutement, bouclage du bilan, atteinte des objectifs commerciaux...)
- 36. Utiliser un Task Backlog Un Product Backlog est une liste de fonctionnalités à réaliser dans un produit, souvent logiciel. Dans notre cas, on souhaite simplement suivre l'avancement des taches des employés de l'entreprise : on se contentera d'une liste de taches. Réaliser chaque semaine une liste priorisée des taches à faire Chaque jour, prendre autant de taches à compléter que de capacité dans la journée (environ 8 heures) Chaque jour, mettre à jour le statut des taches (à faire, en cours, terminée) En Scrum, on travaille en général avec des post-its. Mais il est aussi possible d'utiliser un outil en ligne comme Serena, GreenHopper, ou même Webnote.
- 37. Exemple de Task Board
- 38. Faire des daily meeting Un daily meeting est une courte réunion (10 à 15 minutes) qui permet: – De dire à l'équipe ce qu'on accomplit la veille – Ce qu'on pense faire aujourd'hui – Quels sont les éventuels points bloquants qui empêche de réaliser une tache – Quel est l'avancement de chaque tache Normalement les daily meetings se font avec toute l'équipe physiquement réunie. Mais on peut aussi les faire avec une webcam!
- 39. Faire des rétrospectives La rétrospective permet à chaque membre d'une équipe de donner son avis sur l'itération d'une semaine qui vient de s'écouler. C'est un outil d'amélioration continuelle Les propositions viennent de l'équipe – la mieux placée pour savoir comment optimiser son travail. La rétrospective est la seule réunion qui exige la présence physique de tous les acteurs dans le même lieu Parce qu'il est important que les points de blocage ou d'amélioration soient exprimés en « face à face ».
- 40. Conclusion En utilisant les évolutions IT comme le Cloud Computing, le WEB 2, les terminaux mobiles, En les combinant avec une transformation agile de l'entreprise, Qui apporte visibilité et transparence Qui permet de resserrer la collaboration dans une équipe délocalisée On peut arriver au bureau 2.0 : le bureau qui se trouve là où vous êtes
- 41. Convaincu? Pas du tout convaincu? Parlons-en lors d'une séance de speed consulting, aujourd'hui aux Valtech Days! Contactez Valtech! Valtech vous accompagne et vous conseille dans vos transformations agiles et IT.
- 42. Exemples Réalisé à 100% avec des outils Open Source Kino et Xvid pour le montage vidéo Audacity pour le montage audio Gimp pour les images Open Office 3.1 pour la présentation Linux Debian