Verslag observatieweek
- 1. 6 Business Yoni Lagneaux Verslag observatieweek 1 1 Verslag observatieweek 1.1 Montag 20 Oktober 2014 Heute war mein erster Tag in der Firma. Ich war eigentlich ein bisschen nervös, weil dies das erste Mal ist. Um 08:00 uhr wurde ich von dem Empfang des Unternehmens begrüßt. Frau Martine (Sekretärin) ließ mich sofort anfangen und zeigte mir, wo ich mich sich hinsetzen durfte. Das erste, das ich tun musste, war ziemlich einfach, Hefte und Pfeffer Clips von CMR und Lieferscheine abrufen. Dann musste ich die CMR’s und Lieferscheine scannen. Frau Martine gab mir die Aufgabe um die Post zu ordnen, unter das heutige 'Datum'. Danach durfte ich mich mit den CMR’s und Lieferscheinen beteiligen. Mittagpause bis zweite hälfte. Ich setzte mich wieder an meinen Schreibtisch. Ich arbeitete noch einige zeit am CRM. Frau Martine rief mich dann und fragte, ob ich lernen wollte eine Datei formatieren und Verkaufsrechnung zu lernen. Ohne Zweifel sagte ich "Ja". Ich steckte die Rechnungen in einen Ordner. 1.2 Mardi 21 octobre 2014 Aujourd'hui, c'était ma deuxième journée, et je dois dire que c'est beaucoup plus amusant qu'hier. Aujourd'hui, monsieur Norbert (mon responsable de travail) est présent, Je s’occupe du dans l'entreprise. Monsieur Norbert m'a appris à calculer les heures de travail des employés et les employés intérimaires. Quand les heures ont été calculés, nous avons controlé les contrats des employés intérimaires renvoyes au bureau (Accent Job). Monsieur Norbert m’a aussi appris a travailler avec le programme ‘Isabel’. C’est un programme des paiements, et avec les chiffres correcte que nous avons vérifiés avec ‘Isabel’, puis nous avons inscrit des factures d’achat. Pause déjeuner jusqu’a une heure et demi. L'après-midi, j'ai fait avec monsieur Norbert quelque travail financière de deux jours passes (envoyer des rappels à les clients pour payer leur la facture). Puis, monsieur Norbert m’a appris a travailler avec le programme ‘Top Account’. Jusqu’a seize heures. Quand on était prêts (vers seize heures quarante cinq), j’ai eu le temps de travailler pour l’école.
- 2. 6 Business Yoni Lagneaux Verslag observatieweek 2 1.3 Mercredi 22 octobre 2014 Aujourd’hui, c’était une demi-journée de travail, et je dois dire que cela a passé très vite. J’ai commencé la journée avec une commande que j’ai dû apprendre hier. J’ai sorti les factures des six derniers mois des clients et des fournisseurs sortir d’une farde et puis je les ai introduites dans une boîte a trieur. Je ne pouvais pas oubliér le numéro de la farde noté sur le côté de la boîte, ne si c’était des factures des clients ou des fournisseurs. 1.4 Thursday 23 October 2014 We started the day with checking the holidays of the workers and clerks and completed it in the program ‘BAG’. Then I classified purchase invoices by supplier, in an excel file and typed the necessary information: the name of the seller, invoice number, amount and date. I also had to give a format for the excel file. Then I had it checked by Mr. Norbert (mentor) and I finally delivered it to Mr. Tom (manager). The last half hour I could sit next to Mrs. Vanessa (her tasks: billing approved purchase invoices, vehicle damage, and credit management). They taught me to check the purchase invoices suppliers sent to us, and if it was necessary completed them. We had a lunch break until half past one. After the lunch break we started to make purchase invoices. When this was almost done, I personally asked Mrs Vanessa if I could try to make purchase invoices under guidance. I got the permission and began laying out a supplier invoice. At the end I was allowed to sit next to Mr. Norbert again, and together with him I completed several booking for the month-end closing September 2014 on computer, under guidance. It was a very instructive week and I would definitely want to do it again. If I had any questions, I could ask them to everybody that works in the company and I was always given a warm welcome. Later I’d also want to perform that job because that could be interesting and because there is a demand for that job (bookkeeper/office management). The great thing about the week was that I was allowed to watch, for example, making purchase invoices/sales invoices, and that I could try it myself afterwards under the guidance of my mentor. When it was the last working day, I realized how fast a week passed.
- 3. 6 Business Yoni Lagneaux Verslag observatieweek 3 1.5 Friday 24 October 2014 Friday was the last day in my observation company and I must say that the week passed fast. We started the day quietly, reordering payments with the accounting program ‘Top Account’. This was done very quickly and then we started with paying the drivers. We put an amount in an envelope and gave it to the dispatch. Then we paid the supplier via the program ‘Isabel’ and we ran over or the amounts if they are correct. The last hour I was allowed to prepare payment orders with the computer system ‘Top Account’ under guidance of Mr. Norbert. Lunch break until half past one. We started the afternoon with payments. We also did this in the morning. This was not that difficult because I also did this yesterday. It was a very instructive week and I would definitely want to do it again. If I had any questions, I could ask them to everybody that works in the company and I was always given a warm welcome. Later I’d also want to perform that job because that could be interesting and because there is a demand for that job (bookkeeper/office management). The great thing about the week was that I was allowed to watch, for example, making purchase invoices/sales invoices, and that I could try it myself afterwards under the guidance of my mentor. When it was the last working day, I realized how fast a week passed. 1.6 Gedetaileerde beschrijving van een taak 1.6.1 Opmaken verkoopfacturen 1.6.1.1 Beschrijving Voor ik mocht beginnen met het opmaken van de verkoopfacturen, moest ik eerst de CMR’s, die we ontvangen van de chauffeurs, en de leveringsbonnen inscannen. Toen dit in orde werd gebracht mocht ik de CMR’s en leveringsbonnen alfabetisch rangschikken op basis van de naam van de klant. Elke CMR en leveringsbon heeft een dossiernummer en aan de hand van dat nummer, moest ik ze stapelen op nummervolgorde. Mevrouw Martine (onthaal) toonde me daarna hoe een verkoopfactuur op te maken met behulp van het programma ‘TAS’ (Transport Adminitration System). Via de CMR’s en leveringsbonnen die ik heb ingescand kan mevrouw Martine op haar computer zien of de gegevens juist of fout zijn en indien ze fout waren, moesten we dat aanpassen in het programma ‘TAS’. Daarna vroeg ik aan mevrouw of ik het eens mocht proberen. Ze gaf mij de gemakkelijke CMR’s en leveringsbonnen en aan de hand van die documenten mocht ik verkoopfacturen opmaken. Toen ik al een paar verkoopfacturen had opgemaakt, zat er een CMR tussen waarop vermeld stond: ‘terugstuurbare paletten’. Ik heb die niet zelf mogen opmaken wegens het om aantal kilogram ging, en dat was een beetje te moeilijk voor mij. 1.6.1.2 Opmerking Ik vond dit niet zo moeilijk want de computer doet het meeste werk (de informatie van de klant weergeven, of de klant op tijd betaalt,…). Mevrouw Martine begeleidde me zeer goed en daardoor maakte ik weinig fouten.
- 4. 6 Business Yoni Lagneaux Verslag observatieweek 4 1.6.2 Sale invoice
- 5. 6 Business Yoni Lagneaux Verslag observatieweek 5 Credit note Sale invoice