LAPORAN AKTUALISASI

PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL

GOLONGAN II ANGKATAN III TAHUN 2022

DIGITALISASI PENGARSIPAN
SURAT PERTANGGUNGJAWABAN (SPJ)
DI KELURAHAN PADUROSO KECAMATAN PURWOREJO
KABUPATEN PURWOREJO TAHUN 2022

Disusun oleh :
Nama : Devi Puspitasari, A.Md
NIP 19921224 202012 2 004
Jabatan : Verifikator Keuangan
Instansi : Kelurahan Paduroso
Kecamatan Purworejo

KEMENTERIAN KESEHATAN RI
DIREKTORAT JENDERAL TENAGA KESEHATAN
BALAI PELATIHAN KESEHATAN SEMARANG
TAHUN 2022
 i

LEMBAR PERSETUJUAN LAPORAN AKTUALISASI

DIGITALISASI PENGARSIPAN SURAT PERTANGGUNGJAWABAN (SPJ)

DI KELURAHAN PADUROSO KECAMATAN PURWOREJO
KABUPATEN PURWOREJO TAHUN 2022

Disusun oleh
Nama : Devi Puspitasari, A.Md.
NIP : 19921224 202012 2 004
Jabatan : Verifikator Keuangan
Instansi : Kelurahan Paduroso - Kecamatan Purworejo
No. Presensi : 12

Telah disetujui sebagai bahan Ujian / Seminar Laporan Aktualisasi

Semarang, 21 Juli 2022
Mentor Coach

Wan Iman Setiyawan, S.E, M.M. Suwarlin, SKM, M.Pd.

NIP. 19730417 200901 1 004 NIP.19730101200003 2 001
 LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN AKTUALISASI

DIGITALISASI PENGARSIPAN SURAT PERTANGGUNGJAWABAN (SPJ)

DI KELURAHAN PADUROSO KECAMATAN PURWOREJO
KABUPATEN PURWOREJO TAHUN 2022

Disusun oleh :
Nama Devi Puspitasari, A.Md.
NIP 19921224 202012 2 004
Jabatan Verifikator Keuangan
Instansi Kelurahan Paduroso - Kecamatan Purworejo
No. Presensi 12

Telah disahkan pada Seminar Laporan Aktualisasi

Pelatihan Dasar Golongan II Angkatan III
Tahun 2022

Semarang, 21 Juli 2022

Penguji Mentor Coach

Rasa Wan Iman Setiyawan, S.E, M.M Suwarlin, SKM, M.Pd.

NIP. NIP. 19730417 200901 1 004 NIP. 19730101 200003 2 001

Mengetahui,
 iii

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur semata-mata hanya untuk Allah SWT, karena atas segala
rahmat, hidayah dan bantuan-Nya maka akhirnya Laporan Aktualisasi dengan judul
“Digitalisasi Pengarsipan Surat Pertanggungjawaban (SPJ) di Kelurahan Paduroso
Kecamatan Purworejo Kabupaten Purworejo Tahun 2022” ini telah selesai disusun. Tujuan
penulisan Laporan Aktualisasi ini adalah sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan
Pendidikan Pelatihan Dasar CPNS sesuai dengan Laporan Aktualisasi yang berisi nilai-nilai
dasar ASN (BerAKHLAK) serta peran dan kedudukan ASN. Telah banyak bantuan yang
Penulis peroleh selama pelaksanaan aktualisasi dan penulisan laporan aktualisasi ini, untuk
itu tak lupa Penulis ucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak R.H. Agus Bastian, S.E, M.M selaku Bupati Kabupaten Purworejo yang telah
mendukung berjalannya Latsar CPNS 2022.
2. Bapak Asep Zaenal Mustofa, SKM, M. Epid selaku Kepala Bapelkes Semarang
beserta jajarannya yang telah memberikan dukungan serta fasilitas terhadap
terselenggaranya Latsar CPNS 2022.
3. Bapak Fitri Edhi Nugroho, S.E, M.M selaku Kepala BKPSDMD Kabupaten Purworejo
beserta jajarannya yang telah mendukung pelaksanaan Latsar CPNS 2022.
4. Bapak Rasa Harbakti, SKM, M.Kes selaku penguji yang telah memberikan saran,
masukan serta ilmu yang bermanfaat saat seminar Laporan Aktualisasi.
5. Ibu Suwarlin, SKM, M.Kes selaku coach yang dengan sabar memotivasi,
membimbing, dan membekali ilmu dalam setiap pembelajaran hingga terciptanya
Laporan Aktualisasi ini.
6. Bapak Wan Iman Setiyawan, S.E, M.M selaku Lurah Paduroso sekaligus Mentor yang
telah memberikan dukungan, masukan, dan motivasi kepada penulis dalam proses
penyusunan Laporan Aktualisasi ini.
7. Keluarga besar Pegawai Kelurahan Paduroso atas doa, motivasi dan kerjasamanya.
8. Teman-teman seperjuangan Latsar Bapelkes Semarang Golongan II Angkatan III
Tahun 2022 atas dukungan dan kerjasamanya.
9. Teman-teman kelompok B peserta Latsar Golongan II Angkatan III Tahun 2022 atas
kerjasama dan kekompakannya.
 iv

10. Keluarga tercinta yaitu orang tua, suami, dan keluarga besar atas doa, dukungan, dan
motivasinya.
Penulis mohon maaf atas segala kekurangan dalam penulisan Laporan Aktualisasi ini dan
berharap adanya masukan yang membangun dari berbagai pihak guna membuat Laporan
Aktualisasi ini menjadi lebih baik serta bermanfaat bagi semua pihak yang membutuhkan.

Purworejo, 21 Juli 2022

Penulis

Devi Puspitasari, A.Md.

 v

ABSTRAK

Aktualisasi bertujuan untuk mengaktualisasikan nilai-nilai BerAKHLAK (Berorientasi

Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, dan Kolaboratif) di lingkungan
kerjanya. Sebagai Verifikator Keuangan Kelurahan Paduroso, Kecamatan Purworejo, maka
penulis mengangkat isu tentang “Belum Efektifnya Pengarsipan Surat Pertanggungjawaban
(SPJ) di Kelurahan Paduroso Tahun 2022”. Di Kelurahan Paduroso pengarsipan dokumen
SPJ masih menggunakan pengarsipan manual, dimana proses pengarsipan ini tidak efektif
karena terlalu memakan banyak tempat. Untuk mengatasi hal itu penulis berinisiatif untuk
mengubah metode pengarsipan di Kelurahan Paduroso menjadi lebih baik yaitu dari
pengarsipan manual menjadi pengarsipan digital dengan memanfaatkan teknologi aplikasi
CamScanner dan Google. Aktualisasi dan habituasi mulai tanggal 31 Mei – 12 juli 2022
dengan 4 kegiatan yang dilakukan yaitu : 1. Membuat Standar Operasional Prosedur (SOP)
Pengarsipan Manual dan Digital, 2. Melakukan diseminasi terkait SOP pengarsipan digital dan
tata cara penggunaan media digital menggunakan aplikasi CamScanner dan Google Drive
kepada Pegawai Kelurahan Paduroso, 3. Melakukan pengarsipan digitalisasi dokumen Surat
pertanggungjawaban (SPJ), 4. Melakukan penataan dan pengelolaan arsip Surat
Pertanggungjawaban (SPJ) dengan baik dan benar. Output yang dihasilkan adalah
terlaksananya pengarsipan digitalisasi dokumen Surat Pertanggungjawaban (SPJ) di
Kelurahan Paduroso. Rencana Tindak Lanjut (RTL) dari kegiatan ini yaitu monitoring
pelaksanaan digitalisasi pengarsipan dokumen Surat Pertanggungjawaban (SPJ) di
Kelurahan Paduroso, memberikan pendampingan kepada Bendahara Pengeluaran
Pembantu untuk melakukan pengarsipan digital dokumen Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
dan mengusulkan pengadaan pembelian filling cabinet untuk penyimpanan fisik dokumen
SPJ. Hasil kegiatan ini kemudian dilaporkan dalam bentuk Laporan Aktualisasi sebagai syarat
kelulusan LATSAR CPNS Golongan II Tahun 2022.

Kata Kunci : Pengarsipan, Digitalisasi, Surat Pertanggungjawaban (SPJ).

 vi

DAFTAR ISI

Lembar Persetujuan ............................................................................................................ i

Lembar Pengesahan .......................................................................................................... ii
Kata Pengantar ................................................................................................................. iii
Abstrak............................................................................................................................... v
Daftar Isi ........................................................................................................................... vi
Daftar Tabel ..................................................................................................................... vii
Daftar Gambar ................................................................................................................ viii

BAB I PENDAHULUAN
A. Latar belakang........................................................................................................1
B. Tujuan .................................................................................................................... 2

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Profil Kelurahan Paduroso ...................................................................................... 3
B. Visi Misi Kebupaten Purworejo dan Nilai-nilai Organisasi........................................5
C. Profil Peserta ..........................................................................................................9
D. Nilai-nilai Dasar PNS ............................................................................................10
E. Kedudukan dan Peran PNS untuk mendukung terwujudnya Smart Governance
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan ...................................12
F. Landasan Teori ....................................................................................................16

BAB III LAPORAN AKTUALISASI

A. Pelaksanaan Kegiatan Aktualisasi ........................................................................18
B. Pembahasan Hasil Kegiatan Aktualisasi ...............................................................27
C. Rekapitulasi Aktualisasi Nilai-Nilai Dasar PNS......................................................58
D. Evaluasi Capaian Kegiatan ................................................................................... 58
E. Manfaat Hasil Aktualisasi dalam Rangka Pemecahan Isu .....................................59
F. Rencana Tindak Lanjut (RTL) Aktualisasi ............................................................. 60

BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan...........................................................................................................63
B. Saran....................................................................................................................64

REFERENSI ....................................................................................................................65
LAMPIRAN ......................................................................................................................66
 vii

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Tenaga Pegawai Kelurahan Paduroso Tahun 2022 ............................................5

Tabel 3.1 Rekapitulasi Kegiatan ....................................................................................... 21
Tabel 3.2 Rekapitulasi Aktualisasi Nilai-Nilai Dasar PNS.................................................. 58
Tabel 3.3 Rancangan Tindak Lanjut (RTL) Aktualisasi ..................................................... 60
 viii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Kelurahan Paduroso Tampak Depan .............................................................. 3

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Kelurahan Paduroso ........................................................ 7
Gambar 3.1 Diagram Fishbone ........................................................................................ 20
 1

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Undang-Undang No. 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara
mengamanatkan Instansi Pemerintah Untuk wajib memberikan Pendidikan dan
Pelatihan terintegrasi bagi Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) selama satu (satu)
tahun masa percobaan. Tujuan dari Pelatihan terintegrasi ini adalah untuk
membangun integritas moral, kejujuran, semangat dan motivasi nasionalisme dan
kebangsaan, karakter kepribadian yang unggul dan bertanggungjawab, dan
memperkuat profesionalisme serta kompetensi bidang. Dengan demikian UU ASN
mengedepankan penguatan nilai-nilai dan pembangunan karakter dalam mencetak
PNS. Lembaga Administrasi Negara menterjemahkan amanat Undang-Undang
tersebut dalam bentuk Pedoman Penyelenggaraan Pelatihan yang tertuang dalam
Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 21 Tahun 2016 tentang
Pedoman Penyelenggaraan Pelatihan Dasar Calon PNS Golongan III dan Nomor
22 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pelatihan Dasar Calon PNS
Golongan I dan II. Pelatihan ini memadukan pembelajaran klasikal dan non-klasikal
di tempat Pelatihan serta di tempat kerja, yang memungkinkan peserta mampu
untuk menginternalisasi, menerapkan, dan mengaktualisasikan, serta membuatnya
menjadi kebiasaan (habituasi), dan merasakan manfaatnya, sehingga terpatri dalam
dirinya sebagai karakter PNS yang professional.

Dalam sistem pembelajaran Pelatihan Dasar Calon PNS pada kurikulum yang
menekankan pada pembentukan karakter PNS, setiap peserta pelatihan dituntut
untuk mampu mengaktualisasikan substansi materi pembelajaran yang telah
dipelajari melalui proses pembiasaan diri yang difasilitasi dalam pembelajaran
agenda Habituasi. Pembelajaran Agenda Habituasi memfasilitasi peserta
melakukan kegiatan pembelajaran aktualisasi mata-mata Pelatihan khususnya
pada pembelajaran agenda kedudukan dan peran PNS dalam NKRI dan
pembelajaran agenda nilai-nilai dasar PNS yang telah dipelajari. Pengalaman
belajar pada agenda habituasi dirancang agar peserta mendapatkan pemahaman
tentang konsepsi habituasi melalui kegiatan pembelajaran aktualisasi di tempat
kerja dan penjelasan tentang kegiatan pembelajaran aktualisasi sehingga peserta
akan memiliki kemampuan mensintesakan substansi mata Pelatihan ke dalam
laporan aktualisasi.

1
 2

Dalam pelaksanaan aktualisasi peserta mengambil isu “Belum Efektifnya

Pengarsipan Surat Pertanggungjawaban (SPJ) di Kelurahan Paduroso Tahun
2022”. Untuk mengatasi isu tersebut maka peserta berinisiatif untuk melakukan
“Digitalisasi Pengarsipan Surat Pertanggungjawaban (SPJ) di Kelurahan Paduroso”
dengan memanfaatkan aplikasi CamScanner dan Google Drive. Dalam setiap
kegiatan tentunya terdiri dari beberapa tahapan kegiatan di dalamnya. Dengan
adanya kegiatan ini diharapkan peserta mampu menyusun laporan aktualisasi yang
bersubstansi mata-mata pelatihan agenda III, kedudukan dan peran PNS dalam
NKRI, serta nilai-nilai dasar PNS.

B. Tujuan
1. Tujuan Umum
Menyelesaikan isu “Belum Efektifnya Pengarsipan Surat
Pertanggungjawaban (SPJ) di Kelurahan Paduroso Tahun 2022” dengan
mengaktualisasikan nilai-nilai dasar ber-AKHLAK dalam pelaksanaan
kegiatan aktualisasi.
2. Tujuan Khusus:
a. Mendalami isu pengarsipan dokumen pertanggungjawaban keuangan
Kelurahan Cangkrep Kidul yang belum digitalisasi.
b. Melaksanakan kegiatan-kegiatan dalam rangka menyelesaikan isu.
c. Melaksanakan setiap tahapan kegiatan dengan mengaktualisasikan nilai-
nilai dasar PNS.
d. Mendeskripsikan kontribusi output setiap kegiatan terhadap pencapaian
visi dan misi organisasi.
e. Mendeskripsikan kontribusi setiap output kegiatan terhadap penguatan
nilai-nilai organisasi.
f. Mendeskripsikan manfaat kegiatan aktualisasi dalam rangka
menyelesaikan isu.
g. Membuat rencana tindak lanjut aktualisa

2
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

A. Profil Kelurahan Paduroso

Gambar 2.1 Kelurahan Paduroso Tampak Depan

Berdasarkan Perbup Kabupaten Purworejo No. 108 Tahun 2021 tentang

Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Tata Kerja Kelurahan di Lingkungan
Kabupaten Purworejo, kelurahan berkedudukan sebagai perangkat kecamatan yang
berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Camat. Kelurahan Paduroso dipimpin
oleh seorang Lurah yang mempunyai tugas membantu camat dalam :
a. Melaksanakan kegiatan pemerintahan kelurahan
b. Melaksanakan kegiatan evaluasi kelurahan
c. Melaksanakan pemberdayaan masyarakat di kelurahan
d. Melaksanakan pelayanan masyarakat
e. Memelihara ketenteraman dan ketertiban umum
f. Memelihara sarana dan prasarana serta fasilitas pelayanan umum
g. Melaksanakan peningkatan partisipasi masyarakat dalam forum musyawarah
perencanaan pembangunan di Kelurahan
h. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Camat
i. Melaksanakan tugas lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan

3
Adapun rincian profil Kelurahan Paduroso sebagai berikut:
1. Luas dan Batas Wilayah
a. Luas Desa : 73.445 M2
b. Batas Wilayah
1. Sebelah Utara : Kelurahan Mranti
2. Sebelah Selatan : Kelurahan Sindurjan
3. Sebelah Barat : Kelurahan Lugosobo
4. Sebelah Timur : Kelurahan Sindurjan
2. Kondisi Geografis
a. Ketinggian Tanah dari permukaan laut : 16 - 22 M
b. Banyaknya curah hujan : 4.075 mm/th
c. Tofografi (dataran rendah/tinggi/pantai) : Dataran rendah
d. Suhu udara rata-rata : 280C
3. Orbitasi (Jarak dari Pusat Pemerintahan Desa)
a. Jarak dari Pusat Pemerintahan Kecamatan : 10 Km
b. Jarak dari Pusat Pemerintahan Kota Adm. : - Km
c. Jarak dari Ibukota Kabupaten Dati II : 3 Km
d. Jarak dari Ibukota Propinsi Dati I : 108 Km
e. Jarak Ibukota Negara : 504 Km
4. Jumlah Penduduk Menurut
a. Jenis Kelamin
1. Laki-laki : 587 orang
2. Perempuan : 610 orang
Jumlah : 1.197 orang
b. Kepala Keluarga : 423 orang
5. Pembinaan RT dan RW
a. Jumlah RT : 6 unit
b. Jumlah RW : 3 unit
6. Jumlah Pegawai
Pegawai PNS : 6 orang
Pegawai CPNS : 1 orang
Tenaga kontrak : 2 orang

4
 Tabel 2.1 Tenaga Pegawai Kelurahan Paduroso tahun 2022
NO NAMA NIP PANGKAT JABATAN PENDIDIKAN
Wan Iman
Penata Tk.
1 Setiyawan, S.E, 19730417 200901 1 004 Lurah Paduroso S2
I/IIId
M.M
Kukuh Endah Budi Penata Tk.
2 19680614 199003 1 005 Sekretaris Lurah S1
hartono, S. Sos. I/IIId
Agus Siswantoro, Kasi Tata
3 19680817 199003 1 015 Penata/IIIc S1
S.E Pemerintahan
Kasi
4 Wahyuningsih, S. IP 19691027 199403 2 005 Penata/IIIc Pemberdayaan S1
dan Kesra
Pengatur Tk. Pengadministrasi
5 Suharto 19660125 200701 1 018 SMA
I/IId Umum
Devi Puspitasari, Verifikator
6 A.Md. 19921224 202012 2 004 Pengatur/IIc Keuangan D3
Pengatur Pengadministrasi
7 Robaniyati 19801105 201406 2 006 SMK
Muda Tk. I/IIb Umum
Tenaga
8 Sumadi - - SMP
Kebersihan
Tenaga
9 Suyono - - SD
Keamanan

B. Visi Misi Kabupaten Purworejo dan Nilai-nilai Organisasi

1. Visi Misi Kabupaten Purworejo
Berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Purworejo Nomor 11 tahun
2021 tentang Rencana Pembangunan Daerah Jangka Menengah RPJMD
Kabupaten Purworejo Tahun 2021-2026, Visi Rencana Pembangunan Daerah
Jangka Menengah Kabupaten Purworejo Tahun 2021-2026, yaitu “ Purworejo
Berdaya Saing 2025 ”
Adapun perwujudan visi pembangunan diwujudkan dengan 5 (lima) Misi
Rencana Pembangunan Daerah Jangka Menengah Kabupaten Purworejo Tahun
2021-2026 yaitu :
a. Meningkatkan daya saing sumber daya manusia yang unggul dalam arti luas,
mengedepankan kompetensi keahlian dan keilmuan yang berbasis pada
religiusitas masyarakat
b. Meningkatkan daya saing sektor pertanian dalam arti luas yang sinergi
dengan pengembangan UMKM, perdagangan dan industri
c. Meningkatkan daya saing pertumbuhan ekonomi daerah berbasis UMKM,
perdagangan, industri serta potensi pariwisata dan seni budaya
d. Meningkatkan daya saing kualitas pelayanan publik dan menyelenggarakan
pemerintahan yang baik (good governance)
e. Meningkatkan daya saing sarana prasarana dan infrastruktur yang didukung
kemajuan teknologi

5
2. Nilai-nilai organisasi
Berdasarkan Peraturan Bupati Purworejo Nomor 36 Tahun 2014 tentang
Pedoman Pengembangan Budaya Kerja di Lingkungan Pemerintah Kabupaten
Purworejo, nilai budaya kerja di lingkungan Pemerintah Kabupaten Purworejo
yaitu bersih, ikhlas, melayani, akuntabel, dan professional yang disingkat
“BERIMAN-PROFESIONAL”, yang mengandung maksud sebagai berikut :
a. Bersih, mengandung arti bersih dalam berpikir, bertindak, dan bekerja,
mentaati peraturan perundang-undangan yang berlaku;
b. Ikhlas, yaitu dalam norma etika dan agama dapat diartikan rela sepenuh hati,
dating dari lubuk hati, tidak mengharapkan imbalan atau balas jasa atau
suatu perbuatan, khususnya yang berdampak positif pada orang lain, dan
semata-mata karena menjalankan tugas/amanah demi Yang Maha Kuasa;
c. Melayani, yaitu memberikan pelayanan kepada publik secara jujur, tanggap,
cepat, akurat, berdaya guna dan berhasil guna yang memenuhi kepuasan
pemangku kepentingan;
d. Akuntabel, yaitu dalam melaksanakan tugas dapat
mempertanggungjawabkan baik segi proses maupun hasil
e. Profesional, yaitu dalam melaksanakan tugas selalu menyelesaikan secara
baik, tuntas dan sesuai kompetensi/keahlian, orang yang terampil, andal dan
sangat bertanggungjawab dalam menjalankan profesinya.

6
3. Struktur Organisasi Kelurahan Paduroso

LURAH

Wan Iman Setiyawan, S.E, M.M.

NIP. 19730417 200901 1 004

SEKRETARIS LURAH

Kukuh Endah Budi Hartono, S.Sos.

NIP. 19680614 199003 1 005

VERIFIKATOR KEUANGAN PENGADMINISTRASI UMUM PENGADMINISTRASI UMUM

Devi Puspitasari, A.Md Robaniyati Suharto

NIP. 19921224 202012 2 004 NIP. 19801105 201406 2 006 NIP. 19660125 200701 1 018

KASI PEMBERDAYAAN DAN KESRA KASI TATA PEMERINTAHAN KASI EKONOMI DAN PEMBANGUNAN

Wahyuningsih, S.IP. Agus Siswantoro, S.E. -

NIP. 19691027 199403 2 005 NIP. 19680817 199003 1 015

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Kelurahan Paduroso

7
 Berdasarkan Perbup Kabupaten Purworejo No. 108 Tahun 2021 tentang
Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Tata Kerja Kelurahan di Lingkungan
Kabupaten Purworejo, susunan organisasi kelurahan, terdiri atas:

a. Lurah
Lurah mempunyai tugas memimpin pelaksanaan tugas kelurahan yaitu :
1. Melaksanakan kegiatan pemerintahan kelurahan
2. Melaksanakan kegiatan evaluasi kelurahan
3. Melaksanakan pemberdayaan masyarakat di kelurahan
4. Melaksanakan pelayanan masyarakat
5. Memelihara ketenteraman dan ketertiban umum
6. Memelihara sarana dan prasarana serta fasilitas pelayanan umum
7. Melaksanakan peningkatan partisipasi masyarakat dalam forum
musyawarah perencanaan pembangunan di Kelurahan
8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Camat
9. Melaksanakan tugas lain sesuai dengan ketentuan peraturan
perundangundangan.
b. Sekretariat yang dipimpin oleh Sekretaris Kelurahan
Sekretariat mempunyai tugas mengoordinasikan perumusan kebijakan teknis
dan menyelenggarakan tugas-tugas Seksi secara terpadu, pelayanan dan
pengendalian administrasi, yang meliputi program, keuangan, umum dan
kepegawaian di lingkungan kelurahan, serta tugas lain yang diberkan oleh
Lurah sesuai dengan tugas dan fungsi.
c. Seksi Pemerintahan yang dipimpin oleh Kepala Seksi
Seksi Pemerintahan dipimpin oleh Kepala Seksi yang berkedudukan di bawah
dan bertanggung jawab kepada Lurah. Seksi Pemerintahan mempunyai tugas
meyiapkan bahan perumusan dan melaksanakan kebijakan teknis, serta
melakukan pembinaan di bidang pemerintahan yang meliputi :
1. Melaksanakan kegiatan pemerintahan kelurahan.
2. Melaksanakan kegiatan evaluasi kelurahan.
3. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Lurah sesuai
dengan tugas dan jabatannya.
d. Seksi Pembangunan yang dipimpin oleh Kepala Seksi
Seksi Pembangunan mempunyai tugas meyiapkan bahan perumusan dan
melaksanakan kebijakan teknis, serta melakukan pembinaan dan bimbingan
di bidang pembangunan yang meliputi :
1. Melaksanakan pembangunan sarana dan prasarana kelurahan

8
 2. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Lurah sesuai
dengan tugas dan jabatannya
e. Seksi Pemberdayaan Masyarakat yang dipimpin oleh Kepala Seksi
Seksi Pemberdayaan Masyarakat mempunyai tugas meyiapkan bahan
perumusan dan melaksanakan kebijakan teknis, serta melakukan pembinaan
dan bimbingan di bidang pemberdayaan masyarakat yang meliputi:
1. Melaksanakan peningkatan partisipasi masyarakat dalam forum
musyawarah perencanaan pembangunan di kelurahan
2. Melaksanakan pemberdayaan masyarakat di kelurahan
3. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Lurah sesuai
dengan tugas dan jabatannya
f. Jabatan Fungsional.
Pejabat fungsional berkedudukan sebagai pelaksana teknis fungsional pada
Kelurahan, yang berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab secara
langsung kepada Pejabat Pengawas yang memiliki keterkaitan dengan
pelaksanaan tugas Jabatan Fungsional.

C. Profil Peserta
Tugas jabatan penulis dalam menjalanken tugas sebagai ASN yaitu sebagai
Verifikator Keuangan di Kelurahan Paduroso Kecamatan Purworejo. Menurut
Permenpan No. 41 Tahun 2018 tentang Nomenklatur Jabatan Pelaksana Bagi
Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Instansi Pemerintah, Tupoksi Jabatan
Verifikator Keuangan adalah “Melakukan kegiatan verifikasi terhadap dokumen
usulan pencairan anggaran”. Dimana uraian tugas verifikator keuangan yaitu
sebagai berikut :
1. Terlaksananya proses verifikasi bukti pengeluaran administrasi umum
Kelurahan ke Kecamatan sesuai dengan mata anggaran
2. Terlaksananya proses verifikasi kelengkapan permintaan panjar sub kegiatan
Pemberdayaan Masyarakat sesuai dengan mata anggaran
3. Terlaksananya proses verifikasi bukti pengeluaran SPJ sub kegiatan
Pemberdayaan Masyarakat sesuai dengan laporan realisasi keuangan dan
buku kas
4. Terlaksananya proses verifikasi bukti pengeluaran SPJ sub kegiatan Sarana
dan Prasarana sesuai dengan laporan realisasi keuangan dan buku kas
5. Terlaksananya proses verifikasi kelengkapan SPM LS Sub Kegiatan Sarana
dan Prasarana Kelurahan
6. Terlaksananya proses verifikasi kelengkapan SPM LS Insentif RT RW
9
 7. Terlaksananya proses verifikasi penghitungan, pemotongan, dan penyetoran
pajak.
8. Terlaksananya proses perhitungan ranwal Kelurahan.
9. Terlaksananya proses perhitungan pergeseran anggaran Kelurahan.

D. Nilai-Nilai dasar PNS

1. Nilai-Nilai Berorientasi pelayanan
Definisi dari pelayanan publik sebagaimana tercantum dalam UU
Pelayanan Publik adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka
pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundang-
undangan bagi setiap warga negara dan penduduk atas barang, jasa, dan/atau
pelayanan administratif yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan publik.
Panduan perilaku/kode etik nilai berorientasi pelayanan sebagai pedoman bagi
ASN dalam pelaksanaan tugas sehari-hari, yaitu :
a. Memahami dan memenuhhi kebutuhan masyarakat,
b. Ramah cekatan solutif dan dapat diandalkan,
c. Melakukan perbaikan tiada henti.
2. Nilai-nilai Akuntabel
Dalam konteks ASN Akuntabilitas adalah kewajiban untuk
mempertanggungjawabkan segala tindak dan tanduknya sebagai pelayan
publik kepada atasan, lembaga pembina, dan lebih luasnya kepada publik
(Matsiliza dan Zonke, 2017). Panduan perilaku/kode etik nilai akuntabel
meliputi:
a. Kemampuan melaksanaan tugas dengan jujur, bertanggung jawab,
cermat, disiplin dan berintegritas tinggi,
b. Kemampuan menggunakan kekayaan dan barang milik negara secara
bertanggung jawab, efektif, dan efisien,
c. Kemampuan menggunakan Kewenangan jabatannya dengan berintegritas
tinggi .
3. Nilai-Nilai Kompeten
Dalam konteks ASN pengertian kompetensi adalah deskripsi
pengetahuan, keterampilan dan perilaku yang diperlukan dalam melaksanakan
tugas jabatan (Pasal 1 Permenpan RB Nomor 38 Tahun 2017), dan kompetensi
menjadi faktor penting untuk mewujudkan pegawaiprofesional dan kompetitif.
Kompeten yaitu terus belajar dan mengembangkan kapabilitas. Panduan
perilaku (kode etik) kompeten yaitu :

10
 a. Meningkatkan kompetensi diri untuk menjawab tantangan yang selalu
berubahi,
b. Membantu orang lain belajar,
c. Melaksanakan tugas dengan kualitas terbaik.
4. Nilai-Nilai Harmonis
Harmonis yaitu saling peduli dan menghargai perbedaan. Salah satu kunci
sukses kinerja suatu organisasi berawal dari suasana tempat kerja. Suasana
harmoni dalam lingkungan bekerja akan membuatkan kita secara individu
tenang, menciptakan kondisi yang memungkinkan untuk saling kolaborasi dan
bekerja sama, meningkatkan produktifitas bekerja dan kualitas layanan kepada
pelanggan. Panduan perilaku (kode etik) harmonis yaitu :
a. Menghargai setiap orang apapun latar belakangnya,
b. Suka mendorong orang lain,
c. Membangun lingkungan kerja yang kondusif.
5. Nilai-Nilai Loyal
Loyal, merupakan salah satu nilai yang terdapat dalam Core Values ASN yang
dimaknai bahwa setiap ASN harus berdedikasi danmengutamakan kepentingan
bangsa dan Negara. Panduan perilaku (kode etik) loyal yaitu :
a. Memegang teguh ideologi Pancasila, Undang-Undang Dasar Negara
Republik Indonesia tahun 1945, setia kepada Negara Kesatuan Republik
Indonesia serta pemerintahan yang sah,
b. Menjaga nama baik sesama ASN, pimpinan, instansi, dan Negara,
c. Menjaga rahasia jabatan dan negara.
6. Nilai-nilai Adaptif
Adaptif yaitu terus berinovasi dan antuasias dalam menggerakkan serta
menghadapi perubahan. Panduan perilaku (kode etik) adaptif yaitu :
a. Cepat menyesuaikan diri menghadapi perubahan,
b. Terus berinovasi dan mengembangakkan kreativitas,
c. Bertindak proaktif.
7. Nilai-nilai Kolaboratif
Kolaboratif yaitu membangun kerja sama yang sinergis. Semua ASN
Kementerian/ Lembaga/ Pemerintah Daerah kemudian akan bekerja dengan
satu tujuan yaitu kemajuan bangsa dan negara Indonesia. Whole-of-
Government (WoG) adalah sebuah pendekatan penyelenggaraan
pemerintahan yang menyatukan upaya-upaya kolaboratif pemerintahan dari
keseluruhan sektor dalam ruang lingkup koordinasi yang lebih luas guna

11
 mencapai tujuan-tujuan pembangunan kebijakan, manajemen program dan
pelayanan publik. Panduan perilaku (kode etik) kolaboratif yaitu :
a. Memberi kesempatan kepada berbagai pihak untuk berkontribusi,
b. Terbuka dalam bekerja sama untuk menghasilkan nilai tambah,
c. Menggerakan pemanfaatan berbagai sumber daya untuk tujuan bersama.

E. Kedudukan dan Peran PNS untuk mendukung terwujudnya Smart

Governance sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan
1. Manajemen ASN
ASN adalah pengelolaan ASN untuk menghasilkan Pegawai ASN yang
professional, memiliki nilai dasar, etika profesi, bebas dari intervensi politik,
bersih dari KKN. Berdasarkan Undang-Undang No. 5 Tahun 2014 Pasal 11
tentang ASN, tugas pegawai ASN adalah sebagai berikut :
a. Pelaksana kebijakan publik (Melaksanakan kebijakan publik yang dibuat
oleh Pejabat Pembina Kepegawaian sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan).
b. Pelayan publik (Memberikan pelayanan publik yang profesional dan
berkualitas).
c. Perekat dan pemersatu bangsa (Mempererat persatuan dan kesatuan
Negara Kesatuan Republik Indonesia).
Dalam UU ASN disebutkan bahwa ASN sebagai profesi berlandaskan
pada kode etik dan kode perilaku. Kode etik dan kode perilaku ASN bertujuan
untuk menjaga martabat dan kehormatan ASN. Berikut kode etik dan kode
perilaku Pegawai ASN :
a. Melaksanakan tugasnya dengan jujur, bertanggungjawab, dan berintegritas
tinggi.
b. Melaksanakan tugasnya dengan cermat dan disiplin.
c. Melayani dengan sikap hormat, sopan, dan tanpa tekanan.
d. Melaksanakan tugasnya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan.
e. Melaksanakan tugasnya sesuai dengan perintah atasan atau pejabat yang
berwenang sejauh tidak bertentangan dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan dan etika pemerintahan.
f. Menjaga kerahasian yang menyangkut kebijakan Negara.
g. Menggunakan kekayaan dan barang milik Negara secara
bertanggungjawab, efektif, dan efisien.
h. Menjaga agar tidak terjadi konflik kepentingan dalam melaksanakan
12
 tugasnya.
i. Memberikan informasi secara benar dan tidak menyesatkan kepada pihak
lain yang memerlukan informasi terkait kepentingan kedinasan.
j. Tidak menyalahgunakan informasi intern Negara, tugas, status, kekuasaan,
dan jabatannya untuk mendapat atau mencari keuntungan atau manfaat
bagi diri sendiri atau untuk orang lain.
k. Memegang teguh nilai dasar ASN dan selalu menjaga reputasi dan
integritas ASN.
l. Melaksanakan ketentuan peraturan perundang-undangan mengenai disiplin
Pegawai ASN.
Fungsi dari kode etik itu sendiri yaitu :
a. Pedoman, panduan birokrasi public/aparatur sipil negara dalam
menjalankan tugas dan kewanangan agar tindakannya dinilai baik
b. Sebagai standar penilaian sifat, perilaku, dan tindakan birokrasi
public/aparatur sipil negara dalam menjalankan tugas dan kewenanganny

2. Smart ASN
a. Literasi Digital
Smart ASN merupakan pegawai dengan kompetensi, kinerja, serta
profesionalisme yang tinggi sehingga mampu beradaptasi dan semakin
responsif terhadap perubahan dan pencapaian tujuan organisasi.
Terdapat 8 (delapan) karakter Smart ASN yakni: (1) integritas, (2)
nasionalisme, (3) profesionalisme, (4) wawasan global, (5) IT dan bahasa
asing, (6) hospitality, (7) networking, dan (8) enterpreneruship.
Setidaknya, 8 (delapan) karakter smart ASN tersebut dapat ditanamkan
untuk menghadapi era literasi digital. Menurut UNESCO (2011), literasi
digital adalah kecakapan (life skills) yang tidak hanya melibatkan
kemampuan penggunaan perangkat teknologi, informasi dan komunikasi,
tetapi juga melibatkan kemampuan untuk pembelajaran dalam
bersosialisasi, sikap berpikir kritis, kreatif, serta inspiratif sebagai
kompetisi digital.
Empat pilar literasi digital yang terdiri dari etika, keamanan, budaya,
dan kecakapan dalam bermedia digital. Dalam hal ini, Digital Ethics (Etika
Bermedia Digital) sebagai panduan berperilaku terbaik di ruang digital
membawa individu untuk bisa menjadi bagian masyarakat digital, berada
di domain ‘kolektif, informal’; Digital Culture (Budaya Bermedia Digital)
sebagai wujud kewarganegaraan digital dalam konteks keindonesiaan
13
 berada pada domain ‘kolektif, formal’ di mana kompetensi digital individu
difungsikan agar mampu berperan sebagai warga negara dalam batas-
batas formal yang berkaitan dengan hak, kewajiban, dan tanggung
jawabnya dalam ruang ‘negara’; Digital Safety (Aman Bermedia Digital)
sebagai panduan bagi individu agar dapat menjaga keselamatan dirinya
berada pada domain ‘single, formal’ karena sudah menyentuh instrumen-
instrumen hukum positif; dam Digital Skills (Cakap Bermedia Digital)
merupakan dasar dari kompetensi literasi digital, berada di domain ‘single,
informal’. Keempat pilar tersebut digunakan untuk mengetahui tingkat
kompetensi kognitif dan afektif masyarakat dalam menguasai teknologi
digital.
b. Pilar Literasi Digital
Tantangan dalam menimbang urgensi penerapan etika bermedia digital:
1) Penetrasi internet yang sangat tinggi dalam kehidupan sehari-hari
masyarakat Indonesia.
2) Perubahan perilaku masyarakat yang berpindah dari madia
konvensional ke media digital.
3) Intensitas orang berinteraksi dengan gawai semakin tinggi.
c. Etika Bermedia Digital
Prinsip etika menjadi ujung tombak self-control setiap individu dalam
mengakses, berinteraksi, berpartisipasi, dan berkolaborasi
1) Etika sebagai sistem nilai dan norma moral yang menjadi pegangan
bagi seseorang atau sekelompok orang dalam mengatur tingkah
lakunya.
2) Etiket yang didefinisikan sebagai tata cara individu berinteraksi
dengan individu lain atau dalam masyarakat.
d. Budaya Bermedia Digital
Sebagai bangsa Indonesia diwajibkan untuk memiliki sikap dan perilaku
yang menjunjung nilai nilai Pancasila dan Bhinneka Tunggal Ika. Keduanya
menjadi landasan yang kuat dalam bersosialisasi di masyarakat baik secara
tatap muka maupun melalui kegiatan dalam jaringan (daring). Nilai-nilai
Pancasila dan Bhinneka Tunggal Ika yang dimasukkan dalam kerangka
literasi digital dapat diklasifikasikan menjadi dua pokok besar, yaitu :
a. Pemahaman Nilai-Nilai Pancasila dan Bhinneka Tunggal Ika sebagai
Landasan Kecakapan Digital Dalam Kehidupan Berbudaya,
Berbangsa dan Bernegara. Adapun kompetensi yang dibutuhkan
adalah Cakap Paham.
14
 b. Internalisasi (Penerapan) Nilai-Nilai Pancasila dan Bhinneka Tunggal
Ika di Ruang Digital. Adapun kompetensi yang dibutuhkan adalah
Cakap Produksi, Cakap Distribusi, Cakap Partisipasi dan Cakap
Kolaborasi.
e. Aman Bermedia Digital
Membahas tentang keamanan digital berarti membahas berbagai aspek
keamanan, mulai dari menyiapkan perangkat yang aman hingga
menyediakan panduan untuk berperilaku di media digital yang rendah risiko.
Ada lima indikator atau kompetensi yang perlu ditingkatkan dalam
membangun area kompetensi keamanan digital,
yaitu :
a. Pengamanan perangkat digital
b. Pengamanan identitas digital
c. Mewaspadai penipuan digital
d. Memahami rekam jejak digital
e. Memahami keamanan digital bagi anak
f. Cakap Bermedia Digital
Dalam cakap bermedia digital, terdapat indikator dan subindikator
kecakapan digital yang diambil dari Kominfo, Siberkreasi, dan Deloitte tahun
2020, yaitu sebagai
berikut :
a. Pengetahuan dasar menggunakan perangkat keras digital (HP, PC)
b. Pengetahuan dasar mengoperasikan piranti lunak (software) serta
aplikasi
c. Pengetahuan dasar tentang mesin telusur (search engine) dalam
mencari informasi dan data, memasukkan kata kunci, dan memilah
berita benar
d. Pengetahuan dasar tentang beragam aplikasi chat dan media sosial
untuk berkomunikasi dan berinteraksi, mengunduh dan mengganti
setting
e. Pengetahuan dasar tentang beragam aplikasi dompet digital dan e-
commerce untuk memantau keuangan dan bertransaksi secara digital
Masing-masing sub indikator yang membentuk pilar kecakapan bermedia
digital yaitu kecakapan terkait penggunaan perangkat keras dan lunak,
mesin pencarian informasi, aplikasi percakapan dan media sosial, serta
dompet digital, loka pasar, dan transaksi digital. Walaupun terlihat cukup
sepele, peningkatan kecakapan mendasar dalam bermedia digital ini dapat
15
 memberi pengaruh yang luas di tengah masyarakat. Sama halnya dengan
pengembangan modul untuk keperluan pendidikan dan pelatihan, keempat
kecakapan dapat diajarkan kepada kelompok masyarakat spesifik dengan
pertimbangan penekanan yang berbeda-beda. Selain itu, perlu diperhatikan
juga tantangan yang harus dihadapi dalam usaha untuk terus
memperbaharui kecakapan bermedia digital, mengingat betapa cepat dan
dinamisnya perkembangan dunia digital baik dari segi perangkat maupun
sistem
g. Prinsip Praktik Digital
1. Menyediakan pelayanan inklusif dan responsif yang mendorong
pekerjaan digital maupun aktivitas pembelajaran.
2. Menyertakan aspek kesejahteraan digital dalam kebijakan yang sudah
ada, khususnya yang berkaitan dengan kebijakan aksesibilitas dan
inklusi.
3. Menyediakan lingkungan fisik dan daring yang aman. Prinsip ini
termasuk penyediaan pencahayaan ruangan yang memadai, akses
WiFi, dsb dan memastikan setiap individu mematuhi peraturan
mengenai kesehatan dan keselamatan.
4. Mematuhi petugas yang bertanggung jawab mengenai aktivitas digital
(misalnya penanggung jawab aktivitas digital di kantor maupun dalam
aktivitas belajar di sekolah).
5. Penuhi tanggung jawab etik dan hukum yang berhubungan dengan
aksesibilitas, kesehatan, kesetaraan, dan inklusi (misalnya peraturan
ketenagakerjaan mengenai lembur, UU ITE, dsb).
6. Menyediakan pelatihan, kesempatan belajar, pendampingan, dan
bantuan partisipasi dalam kegiatan digital (misalnya 26 peningkatan
kapasitas kemampuan digital bagi pekerja maupun siswa).
7. Memahami potensi dampak positif maupun negatif dari aktivitas digital
pada kesejahteraan individu.
8. Menyediakan sistem, perlengkapan, dan konten digital yang inklusif
dan mudah diakses.

F. Landasan Teori
Menurut Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan disusun
untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, menjamin
pelindungan kepentingan Negara dan hak-hak keperdataan rakyat, serta
mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang
16
sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan
oleh suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang andal. Dengan
adanya peraturan tersebut maka dibutuhkan sistem pengarsipan yang sesuai
dengan standar kearsipan.
Pengarsipan Dokumen Surat Pertanggungjawaban (SPJ) di Kelurahan
Paduroso menggunakan pengarsipan manual dinilai belum efektif dalam
pelaksanaanya. Nyatanya masih banyak arsip yang penempatanya tercecer
dimana-mana, selain karena keterbatasan ruang dan tempat juga SDM yang belum
memungkinkan dalam pengelolaan dan penataan arsip. Kesulitan dalam mencari
data juga menjadi salah satu faktor ketidakefektifan pengarsipan manual ini. Oleh
karena itu untuk mengatasi pengarsipan agar efektif dalam penggunaannya maka
dibutuhkan suatu sistem yang modern yaitu pengarsipan dengan media digitalisasi,
dengan keuntungan dan keunggulan yang jauh lebih banyak daripada pengarsipan
manual.

17
 BAB III
HASIL AKTUALISASI

A. Pelaksanaan Aktualisasi
1. Belum Efektifnya Pengarsipan Surat Pertanggungjawaban (SPJ) di Kelurahan
Paduroso Tahun 2022
Surat Pertanggungjawaban (SPJ) secara umum adalah bukti surat yang
berkaitan dengan kelengkapan administrasi pertanggungjawaban penatausahaan
keuangan dan/atau hasil realisasi kegiatan yang bersifat teknis dan khusus. SPJ
pengeluaran itu sendiri merupakan buku besar pembantu pengeluaran kas yang
dilengkapi dengan bukti – bukti pengeluaran (Bastian, 2007:370). Bentuk
pertanggungjawaban Kelurahan Paduroso terhadap Surat Pertanggungjawaban
(SPJ) salah satunya adalah melakukan pengarsipan dokumen SPJ. Di Kelurahan
Paduroso pengarsipan dokumen SPJ masih menggunakan pengarsipan manual,
dimana proses pengarsipan ini tidak efektif karena terlalu memakan banyak tempat
dengan tumpukan SPJ yang penataannya kurang rapi dan dibiarkan menumpuk
karena kurangnya filling cabinet. Hal ini yang mengakibatkan kesulitan dalam
mencari dan memilah dokumen yang dibutuhkan. Seiring berjalannya waktu
pengarsipan manual juga akan menimbulkan masalah dimana dokumen SPJ bisa
rusak karena sering dibuka-buka, atau bahkan hilang karena letak pengarsipannya
masih bercampur dengan arsip dokumen lain. Ketika ada pengecekan dari BPK
terkait dokumen SPJ, jika ada yang hilang atau rusak akan menimbulkan masalah
dan mencoreng nama baik instansi juga kepercayaan masyarakat dengan kinerja
Kelurahan Paduroso. Untuk mengatasi hal itu penulis berinisiatif untuk mengubah
metode pengarsipan di Kelurahan Paduroso menjadi lebih baik yaitu dari
pengarsipan manual menjadi pengarsipan digital dengan memanfaatkan teknologi
aplikasi CamScanner dan Google.
CamScanner adalah aplikasi scanner modern yang dapat diinstal melalui
handphone sehingga memudahkan pengguna dalam melakukan scan dokumen
tanpa membutuhkan waktu yang lama. Google drive merupakan suatu media
penyimpanan digital online sehingga dapat diakses dimanapun dan kapanpun saat
dibutuhkan, dengan kapasitas penyimpanan 15 GB. Fungsi pengarsipan digital
sendiri memberikan kemudahan bagi para SDM dalam pengelolaan data dan
pertukaran informasi sehingga dapat menunjang kegiatan administratif secara lebih
optimal. Belum adanya pengarsipan digitalisasi di Kelurahan Paduroso disebabkan
oleh beberapa faktor yaitu rendahnya SDM, belum adanya media edukasi tentang
pengarsipan digital, dan belum adanya SOP pengarsipan baik manual ataupun
18
digital. Oleh karena itu dibutuhkan diseminasi dan SOP yang mengatur tentang
pengarsipan manual dan digital untuk melakukan tata kelola kearsipan sesuai
sistem dan prosedur yang berlaku agar tercapai tujuan yang diharapkan.
Dampak – dampak yang terjadi dari isu tersebut adalah :
1. Pengarsipan SPJ secara manual memakan banyak tempat dan membutuhkan
ruang tersendiri supaya tidak tercampur dengan arsip yang lain.
2. Kesulitan dalam mencari arsip SPJ yang dibutuhkan karena penataannya yang
kurang rapi dan tidak beraturan.
3. Memerlukan waktu yang relatif lama karena harus mencermati lembar per
lembar apabila akan mencari data yang dibutuhkan.
4. Memungkinkan dokumen SPJ menjadi rusak karena sering dibuka-buka dan
juga faktor alam seperti banjir.
5. Mencoreng nama baik Instansi ketika ditemukan SPJ yang hilang saat
dilakukan pemeriksaan dan mengurangi kepercayaan masyarakat terhadap
kinerja Kelurahan Paduroso.
Pihak yang terkait dari isu tersebut adalah :
1. Instansi Kelurahan Paduroso
2. Pegawai Kelurahan (Lurah, Sekretaris Lurah, Kasi, Verifikator Keuangan,
Bendahara Pengeluaran Pembantu, dan Staf Administrasi)
3. BPK
4. Masyarakat
Dari deskripsi di atas, dapat disimpulkan bahwa isu ini memenuhi aspek
Aktual, Problematik, dan Kekhalayakan. Oleh karena itu isu ini layak, logis dan
relevan untuk didalami dan ditemukan solusinya. Hal ini dikarenakan jika isu ini tidak
ditangani, maka akan menyebabkan dampak yang lebih komplek lagi.

19
 2. Analisis Penyebab masalah

Money Man

Pegawai tidak
dapat membuat
arsip digital

Terbatasnya
anggaran Pegawai tidak Tidak ada
untuk fotocopy menganggap penting keinginan belajar
arsip digital Belum
Efektifnya
Pengarsipan
SPJ di
Kelurahan
Belum adanya Paduroso
Belum adanya
media edukasi Tahun 2022
SOP pengarsipan
manual dan digital

Tata kelola ruang

terkait penyimpanan Belum adanya aplikasi
arsip belum rapi digital CamScanner
Kurangmya
dan Google Drive
Filling Cabinet
Keterbatasan tempat

Method Machine

Gambar 3.1 Diagram Fishbone

3. Rencana Kegiatan
Berdasarkan analisis fishbone diagram yang telah dilakukan, terdapat empat
rencana kegiatan sebagai usaha untuk menyelesaikan masalah isu ”Belum
Efektifnya Pengarsipan Surat Pertanggungjawaban (SPJ) di Kelurahan Paduroso
Tahun 2022”. Rencana kegiatan tersebut yaitu :
a. Membuat Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengarsipan Manual dan Digital
b. Melakukan diseminasi terkait SOP pengarsipan digital dan tata cara
penggunaan media digital menggunakan aplikasi CamScanner dan Google
Drive kepada Pegawai Kelurahan Paduroso
c. Melakukan pengarsipan digitalisasi dokumen Surat pertanggungjawaban (SPJ)
d. Melakukan penataan dan pengelolaan arsip Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
dengan baik dan benar

20
4. Rekapitulasi Kegiatan
Tabel 3.1 Rekapitulasi Kegiatan
No. Kegiatan Tahapan Output Kendala Cara mengatasi
1. Membuat Standar Operasional Konsultasi dengan Mendapatkan arahan, a. Mencari sumber a. Mengumpulkan
Prosedur (SOP) pengarsipan manual mentor terkait sistem bimbingan, dan referensi terbaik beragam referensi
dan digital dan prosedur masukan dari mentor dan terpercaya. dan memilih yang
pengarsipan manual terkait sistem dan terbaik.
dan digital yang baik prosedur pengarsipan b. Membuat bagan b. Mencari panduan
dan benar. manual dan digital alur kerja (flow pembuatan flow
yang baik dan benar. chart) chart yang benar.
Mencari informasi dan Tersedianya informasi
membuat rancangan terkait sistem dan
SOP pengarsipan prosedur pengarsipan
manual dan digital. manual dan digital.
Menyusun dan Tersedianya SOP
evaluasi alur kerja pengarsipan manual
(flow chart). dan digital dokumen
SPJ.
Evaluasi dan Tersedianya lembar
perbaikan SOP. notulensi hasil
konsultasi dengan
atasan terkait
pembuatan SOP.

21
 SOP disetujui dan Tersedianya lembar
disahkan oleh atasan. notulensi hasil
konsultasi dengan
atasan terkait
persetujuan SOP.
2. Melakukan diseminasi terkait SOP Membuat tema dan Tersedianya materi a. Beberapa a. Membantu
pengarsipan digital dan tata cara materi mengenai diseminasi pegawai kesulitan memecahkan
penggunaan media digital diseminasi pengarsipan digital. dalam pengisian masalah dengan
pengarsipan digital. kuisioner karena mengajari cara
Konsultasi dengan Menerima masukan tidak bisa pengisian google
mentor terkait dan saran dari mentor menggunakan form yang benar.
diseminasi terkait kegiatan aplikasi google
pengarsipan digital. diseminasi form.
pengarsipan digital b. Kesulitan dalam b. Berdiskusi untuk
Surat pembuatan jadwal mencapai mufakat
Pertanggungjawaban karena ada bersama mengenai
(SPJ). beberapa pegawai jadwal kegiatan
Menentukan jadwal Tersedianya jadwal yang sedang diseminasi.
dengan berdiskusi pelaksanaan dinas luar.
dengan pegawai diseminasi
Kelurahan. pengarsipan digital

22
 Membuat undangan Tersedianya
dan form kuisioner undangan diseminasi
terkait pelaksanaan dan form kuisioner.
diseminasi.
Menyampaikan dan Tersampaikannya
menjelaskan materi materi mengenai SOP
mengenai SOP pengarsipan digital
pengarsipan digital dan tata cara
dan tata cara penggunaan media
penggunaan media digital menggunakan
digital menggunakan aplikasi CamScanner
aplikasi CamScanner dan Google Drive.
dan Google Drive
kepada Pegawai
Kelurahan Paduroso
serta pengisian
kuisioner terkait
pelaksanaan
diseminasi
3. Melakukan pengarsipan digitalisasi Mempelajari informasi Tersedianya informasi - -
dokumen Surat pertanggungjawaban tentang aplikasi terkait aplikasi
(SPJ) CamScanner dan CamScanner dan
Google Drive terkait Google Drive.

23
manfaat dan cara
penggunaannya
melalui media
elektronik.
Mengunduh aplikasi Terunduhnya aplikasi
CamScanner di CamScanner di
handphone dan handphone, dan
membuat akun Google tersedianya akun
Drive. Google Drive.
Melakukan scan Tersedianya soft copy
dokumen SPJ SPJ dalam bentuk
menggunakan aplikasi pdf.
CamScanner dan
menyimpannya dalam
bentuk pdf.
Login masuk ke Tersedianya soft copy
google drive, lalu SPJ dalam media
membuat folder per penyimpanan
bulan dan elektronik Google
mengupload file Drive.
dokumen SPJ yang
telah di scan ke dalam

24
 folder yang telah
dibuat.
Mengeshare folder Rekapan data
agar semua data di dokumen SPJ di akun
folder tersebut dapat google drive pegawai
diakses oleh pegawai kelurahan.
Kelurahan Paduroso
yang membutuhkan.
4. Melakukan penataan dan pengelolaan Konsultasi dengan Menerima masukan Saat memisahkan Memisahkan arsip aktif
arsip Surat Pertanggungjawaban (SPJ) mentor terkait tata dan saran dari mentor arsip SPJ dengan dan inaktif lalu
dengan baik dan benar letak dan pengelolaan terkait tata letak dan arsip dokumen lain dikelompokkan dan
SPJ. pengelolaan dokumen harus teliti karena disimpan masing-
SPJ. takut ada dokumen masing.
Memisahkan dan Terlaksananya arsip yang hilang.
memindahkan arsip yang rapi dan
lain supaya tidak beraturan.
tercampur dengan
arsip dokumen SPJ.
Memindahkan Terlaksananya
dokumen SPJ dalam penataan arsip SPJ di
satu filling cabinet filling cabinet.
yang sama.

25
Menata dan Terlaksananya arsip
mengelompokka n yang beraturan.
arsip SPJ urut tahun
dan bulan pembuatan.

26
B. Pembahasan Hasil Aktualisasi
1. Membuat Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengarsipan Manual dan
Digital (31 Mei – 10 Juni 2022)
Dalam hal pengarsipan di Kelurahan paduroso baik pengarsipan manual
dokumen SPJ belum memiliki standar pengarsipan yang sesuai prosedur hukum
yang berlaku. Dengan adanya ide kreatif membuat pengarsipan manual menjadi
pengarsipan digital maka keduanya harus memiliki pedoman pelaksanaan sesuai
dengan sistem dan prosedur yang berlaku dengan cara pembuatan SOP. Tujuan
dari pembuatan SOP ini yaitu sebagai standar baku dan acuan untuk melakukan
sebuah proses kerja terkait pelaksanaan pengarsipan manual dan digital agar
seiring sejalan sesuai sistem dan prosedur hukum yang berlaku. SOP ini dibuat
penulis dengan berkoordinasi dengan rekan kerja dan disahkan oleh atasan
langsung untuk dipatuhi dan dilaksanakan oleh pegawai Kelurahan Paduroso yang
terkait.
A. Tahapan Kegiatan :
1. Konsultasi dengan mentor terkait sistem dan prosedur pengarsipan manual dan
digital yang baik dan benar
 Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan
a. Berorientasi Pelayanan (Ramah, cekatan, solutif dan dapat diandalkan)
Saya berpakaian rapi, menyapa dan memberi salam dengan mentor,
menyampaikan materi dengan sopan dan jelas, menerima masukan dari
mentor dan berterimakasih setelah berkonsultasi.
b. Akuntabel (Kemampuan melaksanakan tugas dengan jujur,
bertanggungjawab, cermat, disiplin, dan berintegritas tinggi)
Hasil notulen konsultasi saya tulis dengan jujur sesuai dengan saran dan
masukan dari mentor untuk menghasilkan SOP yang sesuai dengan tujuan
pengarsipan digital.
c. Kompeten (Melaksanakan tugas dengan kualitas terbaik)
Saya berkonsultasi dengan Mentor terkait penyusunan SOP pengarsipan
digital dan manual dokumen SPJ dengan memberikan ide-ide yang kreatif.
d. Harmonis (Menghargai setiap orang apapun latar belakangnya dan
membangun lingkungan kerja yang kondusif)
Mendengarkan dan menghargai perbedaan pendapat dalam musyawarah
untuk mencapai mufakat antara saya dengan mentor agar tidak terjadi
kesalahpahaman dikemudian hari.
e. Loyal (Menjaga nama baik sesame ASN)

27
 Dalam berkonsultasi saya menghargai hasil konsultasi dan tidak menjelek-
jelekkan rekan kerja/ atasan pada orang lain saat menerima masukan dari
mentor.
f. Adaptif (Bertindak proaktif)
Saat saya berkonsultasi saya berdiskusi dengan mentor terkait pemahaman
serta penemuan saya tentang informasi SOP pengarsipan manual dan
digital yang efektif dan mudah dipahami.
g. Kolaboratif (Memberi kesempatan kepada berbagai pihak untuk
berkontribusi)
Saya berkonsultasi dengan mentor agar diperoleh keputusan yang sesuai
tujuan pengarsipan digital dan menerima masukan dari rekan kerja guna
mendapatkan manfaat yang maksimal untuk instansi Kelurahan Paduroso.
 Output Tahapan Kegiatan
Dari tahapan kegiatan konsultasi dengan mentor, maka output yang
dihasilkan dari kegiatan tersebut adalah mendapatkan arahan, bimbingan, dan
masukan dari mentor terkait sistem dan prosedur pengarsipan manual dan
digital yang baik dan benar. Konsultasi dilakukan pada hari pertama aktualisasi
yaitu selasa, tanggal 31 Mei 2022 di ruang Lurah Kelurahan Paduroso. Lama
konsultasi kurang lebih 30 menit yang dihadiri saya dengan mentor (Lurah). Pak
Lurah memberikan masukan terkait rencana pemubatan Standar Operasional
Prosedur (SOP) baik pengarsipan manual maupun pengarsipan digital. Kedua
SOP harus saling berhubungan dan sesuai kaidah hukum yang ada, karena
pengarsipan yang baik dan benar berpengaruh terhadap proses keuangan di
Instansi. Pak Lurah sebagai mentor juga atasan sangat berantusias juga
mendukung terhadap kegiatan pembuatan SOP sebagai dasar panduan dalam
melakukan pengarsipan Surat Pertanggungjawaban (SPJ) secara digital.

2. Mencari informasi dan membuat rancangan SOP pengarsipan manual dan

digital
 Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan
a. Berorientasi Pelayanan (Memahami dan memenuhi kebutuhan masyarakat,
ramah, cekatan, solutif, dan dapat diandalkan)
Saya berusaha memahami mengenai informasi tentang SOP pengarsipan
manual dan digital agar data yang disajikan memberikan solusi terhadap
permasalahan yang ada.
b. Akuntabel (Kemampuan melaksanakan tugas dengan jujur, bertanggung
jawab, cermat, disiplin, dan berintegritas tinggi)
28
 Dalam menerima saran/ masukan terkait informasi pengarsipan dokumen
dari atasan dan rekan kerja, saya melakukannya dengan cermat dan teliti
untuk menambah referensi dalam penyusunan SOP.
c. Kompeten (Meningkatkan kompetensi diri untuk menjawab tantangan yang
selalu berubah)
Saya mencari informasi terbaik dalam penyusunan SOP dari media internet
yaitu google untuk mendapatkan info terupdate mengenai pengarsipan
dokumen SPJ sesuai aturan yang berlaku.
d. Harmonis (Menghargai setiap orang apapun latar belakangnya)
Dalam mencari informasi selain melalui media sosial saya juga berdiskusi
dengan rekan kerja dalam menambah referensi penyusunan SOP,
menghargai pendapat dengan menerima masukan dan saran yang
diberikan untuk kebaikan penyusunan SOP.
e. Loyal (Menjaga nama baik sesama ASN, pimpinan, instansi, dan negara)
Saya rela berkorban menghabiskan waktu untuk mencari informasi yang
konkrit dan bertanggungjawab atas kebenaran informasi yang disampaikan
ke orang lain.
f. Adaptif (Terus berinovasi dan mengembangkan kreativitas)
Saya mencari referensi SOP sebanyak mungkin dari internet dan dipilah
yang terbaik dengan menuangkan ide-ide kreatif dalam penyusunannya.
g. Kolaboratif (Memberi kesempatan kepada berbagai pihak untuk
berkontribusi dan terbuka dalam bekerjasama dan menghasilkan nilai
tambah)
Saya berdiskusi dan bekerjasama dengan rekan kerja dalam mencari
referensi informasi pembuatan SOP serta meminta saran dan masukan agar
tujuan pengarsipan ini bisa tersampaikan.
 Output Tahapan Kegiatan
Dari tahapan kegiatan mencari informasi dan membuat rancangan SOP
pengarsipan manual dan digital, maka output yang dihasilkan dari kegiatan
tersebut adalah tersedianya informasi terkait sistem dan prosedur pengarsipan
manual dan digital. Kegiatan dilakukan pada tanggal 2 – 3 Juni 2022 di kantor
Kelurahan Paduroso. Pencarian informasi dari media internet google untuk
menambah referensi pembuatan SOP. Dari beberapa referensi yang diperoleh
maka dikumpulkan untuk menghasilkan SOP yang baik sesuai aturan yang
berlaku.

29
3. Menyusun dan evaluasi alur kerja (flow chart)
 Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan
a. Berorientasi Pelayanan (Melakukan perbaikan tiada henti)
Dalam melakukan penyusunan SOP pengarsipan manual dan pengarsipan
digital saya melakukan perbaikan sesuai informasi yang saya peroleh agar
tercipta SOP yang sesuai dan mudah dipahami.
b. Akuntabel (Kemampuan melaksanakan tugas dengan jujur, bertanggung
jawab, cermat, disiplin, dan berintegritas tinggi)
Saya dalam penyusunan SOP melakukannya dengan cermat dan disiplin
sesuai langkah-langkah pengarsipan digital yang baik dan benar sehingga
hasil yang diperoleh lebih maksimal.
c. Kompeten (Melaksanakan tugas dengan kualitas terbaik)
Saya membuat alur kerja SOP pengarsipan sebaik mungkin agar mudah
dipahami dan dilakukan oleh pembaca.
d. Harmonis (Membangun lingkungan kerja yang kondusif)
Saat menyusun SOP saya melakukannya sebaik mungkin berdasarkan
sumber referensi yang telah saya dapatkan sebelumnya untuk mewujudkan
lingkungan kerja yang kondusif.
e. Loyal (Memegang teguh ideology Pancasila, Undang-Undang Dasar
Negara Republik Indonesia tahun 1945, setia kepada Negara Kesatuan
Republik Indonesia serta pemerintahan yang sah)
Dalam membuat SOP saya menggunakan landasan hukum yang sesuai
dengan tema pembuatan SOP yaitu PP/UU tentang pengarsipan baik digital
maupun manual sebagai acuannya.
f. Adaptif (Terus berinovasi mengembangkan kreativitas)
Saya menuangkan ide-ide kreatif dalam menyusun alur kerja SOP agar
berjalan sesuai tujuan dan tepat sasaran.
g. Kolaboratif (Terbuka dalam bekerjasama untuk menghasilkan nilai tambah)
Dalam penyusunan SOP saya mempertimbangkan masukan-masukan dari
rekan kerja dan mengkombinasikan dengan referensi yang telah saya
dapatkan sebelumnya agar SOP tercipta sebaik mungkin.
 Output Tahapan Kegiatan
Dari tahapan kegiatan menyusun dan evaluasi alur kerja (flow chart), maka
output yang dihasilkan dari kegiatan tersebut adalah tersedianya SOP
pengarsipan manual dan digital dokumen SPJ. Kegiatan ini berlangsung tanggal
6 – 7 Juni 2022 di kantor Kelurahan Paduroso. SOP disusun berdasarkan alur
kerja pengarsipan manual dan digital dokumen SPJ di Kelurahan Paduroso.
30
 Untuk selanjutnya SOP ini dijadikan pedoman dalam penerapan dan
pelaksanaan pengarsipan SPJ sesuai dengan sistem dan prosedur yang
berlaku.

4. Evaluasi dan perbaikan SOP

 Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan
a. Berorientasi Pelayanan (Ramah, cekatan, solutif dan dapat diandalkan serta
melakukan perbaikan tiada henti)
Saya melakukan perbaikan SOP dengan menerima masukan dari atasan,
sopan santun dalam berkonsultasi, berterimakasih setelah selesai dan
berusaha memperbaiki kesalahan dalam pembuatan SOP.
b. Akuntabel (Kemampuan melaksanakan tugas dengan jujur, bertanggung
jawab, cermat, disiplin, dan berintegritas tinggi)
Saya mencatat semua masukan dan saran dari mentor untuk perbaikan
SOP dengan jujur dalam menulis notulen dan berantusias untuk segera
memperbaikinya.
c. Kompeten (Melaksanakan tugas dengan kualitas terbaik)
Saat berkonsultasi saya menyampaikan informasi sesuai sepengetahuan
saya berdasarkan hasil diskusi dengan rekan kerja.
d. Harmonis (Menghargai setiap orang apapun latar belakangnya)
Saya mendengarkan dan menghargai perbedaan pendapat dan
bermusyawarah untuk mendapatkan keputusan yang diinginkan semua
pihak dalam berkonsultasi.
e. Loyal (Menjaga nama baik ASN)
Saya menghargai semua hasil konsultasi terkait perbaikan SOP dan tidak
menjelek-jelekkan masukan dari rekan kerja/ atasan pada orang lain.
f. Adaptif (Cepat menyesuaikan diri menghadapi perubahan)
Saat melakukan evaluasi dengan mentor terkait penyusunan SOP maka
dengan sigap langsung melakukan revisi SOP sesuai masukan dari mentor.
g. Kolaboratif (Memberi kesempatan kepada berbagai pihak untuk
berkontribusi)
Saya berkonsultasi dengan mentor agar diperoleh keputusan terkait
evaluasi dan perbaikan SOP yang sesuai tujuan agar tidak terjadi selisih
paham dikemudian hari.
 Output Tahapan Kegiatan
Dari tahapan kegiatan evaluasi dan perbaikan SOP, maka output yang
dihasilkan dari kegiatan tersebut adalah tersedianya lembar notulensi hasil
31
 konsultasi dengan atasan terkait pembuatan SOP. Kegiatan ini dilakukan pada
tanggal 8 – 9 Juni 2022 di Kelurahan Paduroso. Perbaikan SOP ini atas koreksi
dan rekomendasi dari mentor supaya tercipta SOP yang baik dan benar agar
tujuan dari kegiatan ini dapat tercapai.

5. SOP disetujui dan disahkan oleh atasan

 Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan
a. Berorientasi Pelayanan (Ramah, cekatan, solutif, dan dapat diandalkan)
Saya berpenampilan rapi saat berkonsultasi, sopan santun dalam berbicara,
menjelaskan maksud dan tujuan konsultasi dengan baik terkait meminta
persetujuan SOP dari mentor karena telah melakukan perbaikan SOP, dan
berterimakasih setelah selesai.
b. Akuntabel (Kemampuan melaksanaan tugas dengan jujur, bertanggung
jawab, cermat, disiplin dan berintegritas tinggi)
Dalam membuat notulensi hasil konsultasi saya bersikap jujur dengan
menuliskan apa adanya sesuai hasil konsultasi.
c. Kompeten (Melaksanakan tugas dengan kualitas terbaik)
Dalam berkonsultasi saya menyampaikan informasi terkait SOP dan
menjawab semua pertanyaan yang diajukan atasan sesuai sepengetahuan
saya.
d. Harmonis (Membangun lingkungan kerja yang kondusif)
Saya mendengarkan dan menghargai perbedaan pendapat dan
bermusyawarah untuk mendapatkan keputusan yang diinginkan semua
pihak dalam berkonsultasi.
e. Loyal (Menjaga nama baik sesama ASN, pimpinan, instansi, dan negara)
Saat berkonsultasi meminta persetujuan SOP dari atasan saya menjaga
nama baik atasan dengan tidak menjelek-jelekkannya kepada rekan karja
lain apabila dalam penyusunan SOP ada perbedaan pendapat.
f. Adaptif (Bertindak Proaktif)
Memberikan argumen yang dapat dipercaya dan dipertanggungjawabkan
saat meminta persetujuan SOP sehingga dapat segera terealisasikan
penerapan SOPnya.
g. Kolaboratif (Bekerjasama untuk menghasilkan nilai tambah)
Saya berkonsultasi dan meminta persetujuan SOP terhadap atasan agar
bisa segera ditindaklanjuti pelaksanaannya untuk mendapatkan nilai
tambah.

32
  Output Tahapan Kegiatan
Dari tahapan kegiatan SOP disetujui dan disahkan oleh atasan, maka
output yang dihasilkan dari kegiatan tersebut adalah tersedianya lembar
notulensi hasil konsultasi dengan atasan terkait persetujuan SOP. Kegiatan ini
dilakukan pada tanggal 10 Juni 2022 di ruang Lurah Kelurahan Paduroso.
Dengan adanya pengesahan SOP pengarsipan SPJ baik manual maupun
digital diharapkan segera terlaksana kegiatan pengarsipan sesuai dengan
sistem dan prosedur yang berlaku di Kelurahan Paduroso.

B. Pihak-Pihak yang Terkait

1. Lurah Paduroso (mentor)
Peran Lurah/ mentor dalam hal ini yaitu sebagai pengamat, pembimbing, dan
pemberi masukan serta saran yang baik terhadap kegiatan-kegiatan yang
dilakukan terkait pembuatan SOP dokumen Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
juga sebagai pemantau penerapan dan terlaksananya SOP dalam tata kelola
arsip SPJ di Kelurahan Paduroso.
2. PPTK
Peran PPTK/ Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan dalam hal ini adalah sebagai
pihak yang mengoreksi dan mengecek kesesuaian penyusunan SOP apakah
sudah sesuai dengan aturan yang berlaku atau belum.
3. Verifikator Keuangan
Peran verifikator dalam kegiatan ini sebagai pembuat SOP pengarsipan
manual dan pengarsipan digital dokumen SPJ yang akan diterapkan di Instansi
Kelurahan Paduroso.
4. Bendahara Pengeluaran Pembantu
Peran bendahara sebagai pemberi masukan juga nantinya sebagai pelaksana
pengarsipan SPJ sesuai SOP yang berlaku.

C. Manfaat Output Kegiatan :

1. Bagi Instansi Kelurahan Paduroso
Dengan adanya kegiatan pembuatan SOP pengarsipan manual dan digital
Surat Pertanggungjawaban (SPJ) sebagai dasar dan pedoman dalam
menyusun serta mengelola arsip dengan baik dan benar. SOP akan
meningkatkan mutu dan kualitas SDM Kelurahan Paduroso sehingga
menjadikan Instansi yang maju dan unggul dalam teknologi pengarsipan
digital.

33
 2. Bagi Lurah Paduroso
Kegiatan pembuatan SOP pengarsipan manual dan digital Surat
Pertanggungjawaban (SPJ) memudahkan Lurah sebagai atasan dalam
mengawasi dan memantau proses pelaksanaan pengarsipan Surat
Pertanggungjawaban (SPJ) sesuai sistem dan prosedur yang berlaku.
3. Bagi Penulis
SOP memudahkan penulis dalam proses edukasi terkait pelaksanaan
pengarsipan SPJ secara digitalisasi, sehingga apa yang menjadi tujuan penulis
untuk mewujudkan terlaksananya pengarsipan digital tersebut dapat tercapai.

D. Keterkaitan dengan Agenda III

Manfaat dan output dari tahapan kegiatan membuat Standar Operasional
Prosedur (SOP) pengarsipan manual dan digital menunjukkan bahwa tahapan
kegiatan ini berkaitan dengan manajemen ASN yaitu melakukan tugasnya sesuai
dengan perintah atasan atau pejabat yang berwenang sejauh tidak bertentangan
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan etika pemerintahan.
Pembuatan SOP sebagai dasar/pedoman dalam pelaksanaan pengarsipan SPJ
baik pengarsipan manual ataupun pengarsipan digital yang telah disetujui oleh
atasan yang berwenang sesuai peraturan yang berlaku. Selain itu juga sesuai
dengan Smart ASN yaitu digital culture karena dengan adanya SOP digitalisasi
pengarsipan SPJ, menambah kebudayaan bermedia digital pegawai dalam
pengarsipan dokumen SPJ.

E. Kontribusi Terhadap Visi dan Misi Organisasi

Terlaksananya pembuatan Standar Operasional Prosedur (SOP)
pengarsipan manual dan digital sebagai panduan dasar terlaksananya
pengarsipan digital untuk meningkatkan kualitas pengarsipan dokumen yang
digitalisasi sehingga akan mendukung tercapainya visi kepala daerah Kab.
Purworejo yaitu “Purworejo Berdaya Saing 2025”, dan sesuai dengan misi ke 5
yaitu “Meningkatkan daya saing sarana prasarana dan infrastruktur yang didukung
kemajuan teknologi”.

F. Penguatan Nilai Organisasi

Dengan terlaksananya pembuatan SOP pengarsipan manual dan digital
baik manfaatnya untuk meningkatkan kualitas pengarsipan dokumen yang
digitalisasi. Sehingga dapat dijadikan pedoman dalam melakukan kinerja kaitanya

34
 dengan pengarsipan digital. Hal ini sejalan dengan nilai organisasi yaitu ikhlas
akuntabel, dan professional.

2. Melakukan diseminasi terkait SOP pengarsipan digital dan tata cara

penggunaan media digital (13 – 20 Juni 2022)
Kegiatan diseminasi dilakukan dengan berbagai tahapan kegiatan. Dari
setiap tahapan tersebut dilakukan dalam waktu yang relatif singkat. Tujuan dari
kegiatan diseminasi ini sebagai ajang pembelajaran terkait pelaksanaan
pengarsipan yang lebih efektif dan efisien sesuai SOP. Mengingat rendahnya SDM
tentang teknologi digital dan kurangnya pemahaman akan pentingnya pengarsipan
dokumen SPJ maka diseminasi ini sangat dibutuhkan untuk penerapan
pengarsipan yang baik dan benar. Kegiatan diseminasi diikuti oleh semua pegawai
dan dilaksanakan di Aula Kelurahan Paduroso. Proses penyampaian materi
diseminasi menggunakan power point yang berisi tentang SOP pengarsipan baik
manual maupun digital dan tata cara pelaksanaannya. Kegiatan ini berjalan lancar
dan materi tersampaikan dengan baik. Setelah selesai penyampaian materi penulis
membagikan link kuisioner terkait pendapat peserta diseminasi untuk mengukur
seberapa besar tingkat pemahaman peserta mengenai pengarsipan itu sendiri.
A. Tahapan Kegiatan :
1. Membuat tema dan materi mengenai diseminasi pengarsipan digital
 Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan
a. Berorientasi Pelayanan (Memahami dan memenuhi kebutuhan masyarakat)
Dalam membuat materi diseminasi saya berusaha memahami dan
memenuhi kebutuhan informasi yang akan dibutuhkan oleh pegawai
Kelurahan.
b. Akuntabel (Kemampuan melaksanakan tugas dengan jujur,
bertanggungjawab, cermat, disiplin, dan berintegritas tinggi)
Dalam membuat materi saya menulisnya dengan jelas, lengkap, dan mudah
dipahami agar tercapai tujuan untuk membangun kinerja di Kelurahan
Paduroso yang lebih baik dengan adanya pengarsipan digital ini.
c. Kompeten (Melaksanakan tugas dengan kualitas terbaik)
Sebelum membuat materi saya mencari referensi dari berbagai sumber dan
memilih yang terbaik supaya materi yang saya buat menjadi berkualitas.
d. Harmonis (Membangun lingkungan kerja yang kondusif)
Saat membuat materi sosialisasi saya melakukan dengan tenang dan tidak
gaduh sehingga tidak mengganggu rekan kerja lain bekerja.
e. Adaptif (Terus berinovasi dan mengembangkan kretivitas)
35
 Saya menentukan tema dan materi yang akan disampaikan selengkap dan
semenarik mungkin agar menarik minat pembaca untuk belajar mengenai
pengarsipan digital.
 Output Tahapan Kegiatan
Dari tahapan kegiatan membuat tema dan materi mengenai diseminasi
pengarsipan digital, maka output yang dihasilkan dari kegiatan tersebut adalah
tersedianya materi diseminasi pengarsipan digital. Membuat materi diseminasi
dilakukan pada tanggal 13-14 juni 2022 di kantor Kelurahan Paduroso dengan
mencari dan memilah referensi materi dari berbagai sumber kemudian
menyesuaikannya dengan judul dan tujuan dari kegiatan diseminasi ini. Dalam
proses pembuatan materi diseminasi ini dibuat semenarik mungkin, dengan
materi yang jelas dan mudah dipahami agar memudahkan peserta diseminasi
dalam mempraktekkannya di dunia kerja.

2. Konsultasi dengan mentor terkait diseminasi pengarsipan digital

 Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan
a. Berorientasi Pelayanan (Ramah, cekatan, solutif dan dapat diandalkan)
Dalam berkonsultasi dengan mentor saya berpakaian dengan rapi,
menyapa dan memberi salam sebelum memulai konsultasi, menyampaikan
tujuan konsultasi terkait konsep diseminasi yang akan dilakukan, serta
menerima masukan-masukan dari mentor dan berterimakasih setelah
melakukan konsultasi.
b. Akuntabel (Kemampuan melaksanakan tugas dengan jujur,
bertanggungjawab, cermat, disiplin, dan berintegritas tinggi)
Saya menulis hasil notulen konsultasi dengan jujur terkait masukan apa saja
yang disampaikan oleh mentor mengenai kegiatan diseminasi pengarsipan
digital yang akan dilakukan.
c. Kompeten (Melaksanakan tugas dengan kualitas terbaik)
Saya berkonsultasi dengan Mentor terkait pelaksanaan diseminasi
pengarsipan digital dan manual dokumen SPJ dengan memberikan ide-ide
yang kreatif.
d. Harmonis (Menghargai setiap orang apapun latar belakangnya dan
membangun lingkungan kerja yang kondusif)
Dalam berkonsultasi dengan mentor saya menerima saran dan masukan
dari mentor terkait terselenggaranya kegiatan diseminasi agar berjalan
dengan lancar dan sesuai dengan harapan.

36
 e. Loyal (Menjaga nama baik sesame ASN)
Saat berkonsultasi saya tidak menjelek-jelekan masukan dari rekan kerja
lain di depan atasan walaupun masukan yang diberikan tidak sesuai dengan
harapan saya.
f. Adaptif (Bertindak proaktif)
Saat saya berkonsultasi saya berdiskusi dengan mentor terkait pelaksanaan
diseminasi pengarsipan manual dan digital yang efektif.
g. Kolaboratif (Memberi kesempatan kepada berbagai pihak untuk
berkontribusi)
Saya berkonsultasi untuk bekerjasama dan menerima masukan serta saran
dari atasan dan rekan kerja mengenai kegiatan yang akan saya lakukan
yaitu diseminasi pengarsipan digital SPJ.
 Output Tahapan Kegiatan
Dari tahapan kegiatan berkonsultasi dengan mentor terkait diseminasi
pengarsipan digital, maka output yang dihasilkan dari kegiatan tersebut adalah
menerima masukan dan saran dari mentor terkait kegiatan diseminasi
pengarsipan digital Surat Pertanggungjawaban (SPJ). Konsultasi dilakukan
pada tanggal 15 Juni 2022 di ruang Lurah Kelurahan Paduroso. Lama
konsultasi kurang lebih 30 menit yang dihadiri saya dengan mentor (Lurah).
Mentor memberikan saran dan masukan mengenai kegiatan diseminasi
pengarsipan digital SPJ yang akan dilakukan tanggal 20 Juni 2022 di Aula
Kelurahan Paduroso. Beberapa masukan dari mentor yaitu pelaksanaan
kegiatan sebaiknya dilakukan pagi hari ketika pelayanan masih sepi dan
perangkat masih lengkap, jadwal berdiskusi juga dengan perangkat lain, dan
persiapkan undangan serta perlengkapan yang dibutuhkan dalam kegiatan
diseminasi sebaik mungkin. Pak Lurah sebagai mentor juga atasan sangat
berantusias juga mendukung terhadap kegiatan diseminasi ini, salah satunya
meningkatkan skill SDM dengan menarik minat perangkat lain untuk belajar
bermedia digital.

3. Menentukan jadwal dengan berdiskusi bersama pegawai Kelurahan

 Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan
a. Berorientasi Pelayanan (Ramah, cekatan, solutif, dan dapat diandalkan)
Dalam menentukan jadwal diseminasi saya berdiskusi dengan pegawai
Kelurahan Paduroso dengan ramah dan sopan terkait kesediaannya
mengikuti kegiatan diseminasi supaya meluangkan waktunya.

37
 b. Akuntabel (Kemampuan melaksanakan tugas dengan jujur,
bertanggungjawab, cermat, disiplin, dan berintegritas tinggi)
Saya bertanggungjawab dengan jadwal yang telah saya buat dengan hasil
dari berdiskusi bersama atasan dan pegawai lain dengan cermat dan teliti.
c. Kompeten (Melakukan tugas dengan kualitas terbaik)
Saya meminta saran dan masukan dari pegawai Kelurahan terkait
pembuatan jadwal pelaksanaan diseminasi tanpa menyinggung dan
memaksa agar hasil sesuai yang diharapkan.
d. Harmonis (Menghargai setiap orang apapun latar belakangnya)
Dalam berdiskusi dengan pegawai lain saya menghargai perbedaan
pendapat dalam menentukan jadwal kegiatan untuk mencapai mufakat
bersama dalam melaksanaan diseminasi pengarsipan digital.
e. Loyal (Menjaga nama baik sasama ASN, pimpinan, instansi, dan negara)
Dalam menentukan jadwal diseminasi saya tidak menjelek-jelekkan
pegawai lain apabila ada yang tidak setuju dengan jadwal yang telah saya
tentukan karena urusan
f. Adaptif (Bertindak proaktif)
Saya bersikap proaktif menerima perubahan jadwal jika terdapat pegawai
Kelurahan yang ingin mengganti jadwal diseminasi sesuai waktu senggang
mereka.
g. Kolaboratif (Memberikan kesempatan kepada berbagai pihak untuk
berkontribusi)
Dengan adanya diskusi maka saya butuh konfirmasi dari masing-masing
pegawai Kelurahan dalam menentukan jadwal agar bersedia mengikuti
diseminasi pengarsipan digital SPJ.

 Output Tahapan Kegiatan

Dari tahapan kegiatan menentukan jadwal dengan berdiskusi bersama
pegawai Kelurahan, maka output yang dihasilkan dari kegiatan tersebut adalah
tersedianya jadwal pelaksanaan diseminasi pengarsipan digital. Kegiatan ini
berlangsung tanggal 16 Juni 2022 di Kantor Kelurahan Paduroso bersama
dengan perwakilan pegawai yang tidak berdinas luar. Dari hasil diskusi dengan
pegawai secara langsung dan sebagian melalui handphone maka diperoleh
kesepakatan untuk kegiatan diseminasi dilakukan pada hari Senin, 22 Juni 2022
di Aula Kelurahan Paduroso pukul 09.00 WIB. Dengan dilakukannya diskusi ini
diharapkan pegawai yang terkait dapat meluangkan waktu untuk mengikuti
acara kegiatan diseminasi tanpa kendala suatu apapun.
38
4. Membuat undangan dan form kuisioner pelaksanaan diseminasi
 Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan
a. Berorientasi Pelayanan (Memahami dan memenuhi kebutuhan masyarakat)
Dalam membuat undangan saya menyesuaikan dengan jadwal yang telah
saya buat sebelumnya berdasarkan masukan dan saran setelah berdiskusi
dengan pegawai Kelurahan.
b. Kompeten (Melaksanakan tugas dengan kualitas terbaik)
Supaya memperlancar kegiatan diseminasi ini saya membuat undangan
untuk mempermudah proses pelaksanaan kegiatan dan menyediakan
kuisioner untuk mengetahui apakah materi yang disampaikan sudah sesuai
dan mencapai sasaran.
c. Harmonis (Menghargai setiap orang apapun latar belakangnya)
Saya menerima perbedaan pendapat saat membuat undangan mengenai
waktu pelaksanaan diseminasi agar tidak ada pihak lain yang dirugikan.
d. Adaptif (Terus berinovasi dan mengembangkan kreativitas)
Saya membuat kuisioner bertujuan untuk mengukur seberapa berartinya
kegiatan yang saya lakukan terkait program pengarsipan digital dan
menjadikan koreksi apabila ada yang masih kurang dari setiap tahapan-
tahapannya agar menjadi lebih baik.
e. Kolaboratif (Memberikan kesempatan kepada berbagai pihak untuk
berkontribusi)
Saat membuat undangan saya bersedia menerima masukan baik dari
atasan maupun pegawai Kelurahan mengenai konsep dan realisasi
pelaksanaan kegiatan diseminasi.

 Output Tahapan Kegiatan

Dari tahapan kegiatan Membuat undangan dan form kuisioner
pelaksanaan diseminasi, maka output yang dihasilkan dari kegiatan tersebut
adalah tersedianya undangan diseminasi dan form kuisioner. Kegiatan ini
dilakukan pada tanggal 17 Juni 2022 di Kantor Kelurahan Paduroso. Dengan
adanya undangan diseminasi ini diharapkan pegawai yang bersangkutan dapat
menghadiri tepat waktu sesuai dengan jadwal kesepakatan yang telah
disepakati bersama. Sedangkan form kuisioner ini dibuat untuk mengukur
seberapa besar antusias pegawai terkait kegiatan diseminasi pengarsipan
digital SPJ di Kelurahan Paduroso.

39
5. Menyampaikan dan menjelaskan materi SOP pengarsipan digital dan tata cara
penggunaan media digital menggunakan aplikasi CamScanner dan Google
Drive kepada pegawai Kelurahan Paduroso serta pengisian kuisioner terkait
pelaksanaan diseminasi.
 Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan
a. Berorientasi Pelayanan (Ramah, cekatan, solutif, dan dapat diandalkan)
Dalam melakukan diseminasi saya berpenampilan dengan rapi, ramah
dalam menyampaikan materi, dan menjawab setiap pertanyaan dari peserta
diseminasi dengan jelas dan tepat.
b. Akuntabel (Kemampuan melaksanakan tugas dengan jujur,
bertanggungjawab, cermat, disiplin, dan berintegritas tinggi)
Saat bersosialisasi menyampaikan materi saya menjawab semua
pertanyaan dengan jujur dan penuh tanggungjawab agar kepuasan peserta
diseminasi dapat terpenuhi.
c. Kompeten (Membantu orang lain belajar) diseminasi
Saya menyampaikan materi dengan jelas dan mudah dipahami saat
melakukan diseminasi sehingga memudahkan peserta/pegawai dalam
mempraktekkannya di dunia kerja.
d. Harmonis (Membangun lingkungan kerja yang harmonis)
Dalam kegiatan diseminasi antara saya dengan peserta diseminasi
dibutuhkan sikap saling menghargai satu sama lain selama kegiatan
berlangsung agar berjalan dengan lancar.
e. Loyal (Menjaga rahasia jabatan dan Negara)
Dalam menyampaikan diseminasi antara saya dan pegawai lain saling
berkomitmen untuk menjaga rahasia karena dokumen SPJ adalah dokumen
yang penting terkait keuangan instansi bukan untuk konsumsi publik
walaupun penyimpanannya sudah digital.
f. Adaptif (Bertindak proaktif)
Dalam melakukan kegiatan diseminasi menjawab pertanyaan yang ada
dengan cepat dan tepat agar segera ditemukan solusi setiap
permasalahannya.
g. Kolaboratif (Memberi kesempatan kepada berbagai pihak untuk
berkontribusi)
Butuh kerjasama yang baik saya dengan pegawai lain dalam diseminasi ini
agar tercapai tujuan yang diharapkan demi kebaikan bersama memajukan
Kelurahan Paduroso.

40
  Output Tahapan Kegiatan
Dari tahapan kegiatan menyampaikan dan menjelaskan materi SOP
pengarsipan digital dan tata cara penggunaan media digital menggunakan
aplikasi CamScanner dan Google Drive kepada pegawai Kelurahan Paduroso
serta pengisian kuisioner terkait pelaksanaan diseminasi, maka output yang
dihasilkan dari kegiatan tersebut adalah tersampaikannya materi mengenai
SOP pengarsipan digital dan tata cara penggunaan media digital menggunakan
aplikasi CamScanner dan Google Drive. Kegiatan diseminasi ini dilakukan pada
tanggal 20 Juni 2022 di Aula Kelurahan Paduroso dengan dihadiri oleh seluruh
pegawai Kelurahan Paduroso yang terkait. Kegiatan diseminasi ini bertujuan
untuk memberikan edukasi terkait pengarsipan digital Surat
Pertanggungjawaban (SPJ) di Kelurahan Paduroso. Setelah kegiatan
diseminasi ini selesai diharapkan mampu diterapkan oleh pegawai yang
bersangkutan dalam dunia kerja, sehingga tujuan dari pengarsipan digital ini
dapat terpenuhi.

B. Pihak-Pihak yang Terkait

1. Lurah Paduroso (mentor)
Peran Lurah/ mentor dalam hal ini yaitu sebagai pengarah, pembimbing, dan
pemberi masukan serta saran yang baik terhadap kegiatan-kegiatan yang
dilakukan terkait kegiatan diseminasi mengenai SOP pengarsipan digital dan
tata cara penggunaan media digital kepada pegawai Kelurahan. Beliau sangat
mendukung dengan adanya diseminasi ini karena kegiatan ini sebagai media
edukasi untuk meningkatkan kualitas SDM di Kelurahan Paduroso mengenai
pentingnya bermedia digital terutama dalam hal pengarsipan dan
penerapannya di dunia kerja dengan beragam manfaat yang diperoleh.
2. PPTK
Peran PPTK/ Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan dalam hal ini adalah sebagai
pendukung kelancaran kegiatan diseminasi karena dengan adanya kegiatan ini
akan mempermudah dalam pemantauan kegiatan SPJ kaitannya dengan
pekerjaan lain yang membutuhkan data keuangan.
3. Verifikator Keuangan
Peran verifikator dalam kegiatan ini sebagai pelaksana kegiatan diseminasi
dengan memberikan edukasi bermedia digital kepada pegawai Kelurahan
Paduroso karena jika kegiatan berjalan sesuai rencana akan mempermudah
dalam kinerja verifikator dalam melakukan verifikasi dokumen SPJ.

41
 4. Bendahara Pengeluaran Pembantu
Peran bendahara sebagai pemberi saran dan masukan sesama rekan kerja
agar kegiatan diseminasi ini bisa segera terealisasikan untuk mempermudah
pengarsipan dokumen SPJ.
5. Pegawai Kelurahan lain
Sebagai team pendukung terlaksananya proses kegiatan diseminasi agar
berjalan dengan lancar dan sesuai tujuan diseminasi yaitu menciptakan
pengarsipan digital dokumen SPJ yang sesuai dengan sistem dan prosedur
pengarsipan.

C. Manfaat Output Kegiatan :

1. Bagi Instansi Kelurahan Paduroso
Dengan adanya kegiatan diseminasi tentang SOP pengarsipan digital dan tata
cara penggunaan media digital maka akan tersampaikan materi diseminasi
kepada peserta diseminasi yaitu pegawai Kelurahan. Dengan begitu akan
membantu meningkatkan kemampuan dan kualitas SDM pegawai dalam hal
pengarsipan sehingga menjunjung nama baik Instansi.
2. Bagi Lurah Paduroso
Dengan adanya kegiatan diseminasi pengarsipan SPJ diharapkan benar-benar
mengedukasi pegawai yang terkait untuk segera menerapkannya dalam
pengarsipan SPJ. Dengan adanya media digital memudahkan Lurah dalam
memantau perkembangan pencairan SPJ secara mudah dimanapun dan
kapanpun.
3. Bagi Pegawai Kelurahan Paduroso
diseminasi pengarsipan digital sangat bermanfaat bagi pegawai Kelurahan
karena memberikan edukasi, menambah wawasan dan pengetahuan pegawai
akan pentingnya digitalisasi pengarsipan.
4. Bagi Penulis
Tersampaikannya materi diseminasi pengarsipan digital maka sesuai dengan
tujuan kegiatan diseminasi, dengan begitu tujuan penulis untuk mewujudkan
sistem pengarsipan digital SPJ di Kelurahan Paduroso bisa segera diterapkan
di dunia kerja.

D. Keterkaitan dengan Agenda III

Manfaat dan output dari tahapan kegiatan diseminasi terkait SOP
pengarsipan digital dan tata cara penggunaan media digital menunjukkan bahwa
tahapan kegiatan ini berkaitan dengan manajemen ASN yaitu memberikan
42
 informasi secara benar dan tidak menyesatkan kepada pihak lain yang
memerlukan informasi terkait kepentingan kedinasan. Dengan adanya diseminasi
sebagai media pembelajaran dan edukasi mengenai pengarsipan digital kepada
pegawai Kelurahan Paduroso sesuai dengan panduan SOP yang telah disetujui
oleh atasan. Selain itu juga sesuai dengan Smart ASN yaitu digital skill karena
dengan adanya diseminasi SOP pengarsipan SPJ menambah keahlian pegawai
dalam pengarsipan dokumen SPJ.

E. Kontribusi Terhadap Visi dan Misi Organisasi

Tersampaikannya materi diseminasi pengarsipan SPJ secara digital
kepada pegawai Kelurahan Paduroso akan meningkatkan kualitas pengarsipan
dokumen yang digitalisasi, sehingga akan mendukung pencapaian visi kepala
daerah yaitu “Purworejo Berdaya Saing 2025”, dan sesuai dengan misi ke 5
“Meningkatkan daya saing sarana prasarana dan infrastruktur yang didukung
kemajuan teknologi”.

F. Penguatan Nilai Organisasi

Tersampaikannya materi diseminasi pengarsipan pertanggungjawaban
keuangan secara digital kepada pegawai Kelurahan Paduroso bertujuan untuk
menambah wawasan/pengetahuan dan keahlian pegawai Kelurahan Paduroso
yang selama ini kurang memahami pengarsipan secara digital. Hal ini sejalan
dengan nilai organisasi yaitu ikhlas akuntabel, dan profesional.

3. Melakukan pengarsipan digitalisasi dokumen Surat Pertanggungjawaban

(SPJ) (21 – 30 Juni 2022)
Dalam kegiatan ini aplikasi yang digunakan yaitu CamScanner dan
penyimpanan Google Drive. Tujuan dari kegiatan pengarsipan digital ini adalah
memelihara dan menjaga dokumen dari kerusakan dan kehilangan serta
menjadikannya dapat diakses oleh pihak-pihak terkait yang membutuhkan,
sehingga dapat menunjang kegiatan administratif dokumen SPJ secara lebih
optimal. Kegiatan dilakukan dengan cara mengumpulkan berkas fisik dokuman SPJ
terlebih dahulu sebelum memprosesnya. Arsip dokumen SPJ yang akan diproses
yaitu SPJ selama tahun 2022 yang mencakup SPJ sarana dan prasarana di
Kelurahan dan SPJ pemberdayaan masyarakat di Kelurahan. SPJ sarpras selama
tahun 2022 dibagi menjadi 4 paket kegiatan pembangunan dan SPJ pemberdayaan
dibagi menjadi 5 kegiatan yang masing-masing kegiatan tersebut antara bulan
Januari-Desember 2022.
43
A. Tahapan Kegiatan :
1. Mempelajari informasi tentang aplikasi CamScanner dan Google Drive terkait
manfaat dan cara penggunaannya melalui media elektronik
 Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan
1. Berorientasi Pelayanan (Memahami dan memenuhi kebutuhan
masyarakat, ramah,cekatan, solutif, dan dapat diandalkan)
Saya berusaha memahami mengenai informasi tentang aplikasi
CamScanner dan Google Drive agar data yang disajikan memberikan
solusi terhadap permasalahan yang ada.
2. Akuntabel (Kemampuan melaksanakan tugas dengan jujur, bertanggung
jawab, cermat, disiplin, dan berintegritas tinggi)
Saya mempelajari tentang aplikasi CamScanner dan Google Drive melalui
media elektronik dengan cermat dan mengecek kebenarannya dari
berbagai sumber agar informasi yang diperoleh lebih valid dan bisa
dipertanggungjawabkan.
3. Kompeten (Meningkatkan kompetensi diri untuk menjawab tantangan yang
selalu berubah)
Sumber informasi yang saya cari harus dipastikan kebenarannya dan
akurat sehingga mampu memecahkan masalah terkait penggunaan
aplikasi CamScanner dan Google Drive.
4. Harmonis (Membangun lingkungan kerja yang kondusif)
Saya mencari informasi selengkap mungkin agar mudah dipahami dan
dipraktekkan oleh Bendahara Pengeluaran Pembantu nantinya.
5. Loyal (Menjaga nama baik sesama ASN, pimpinan, instansi, dan Negara)
Dalam menggali informasi, saya rela berkorban menghabiskan waktu
dengan penuh tanggungjawab akan kebenaran informasi yang saya
sampaikan kepada orang lain.
6. Adaptif (Terus berinovasi dan mengembangkan kreativitas)
Dengan banyak sumber informasi yang saya dapatkan maka semakin
banyak ide-ide kreatif yang dihasilkan mengenai aplikasi CamScanner dan
Google Drive.
7. Kolaboratif (Memberi kesempatan kepada berbagai pihak untuk
berkontribusi)
Saya berdiskusi dan bekerjasama dengan rekan kerja dalam mencari
referensi informasi tentang aplikasi CamScanner dan Google Drive terkait
manfaat dan cara penggunaannya melalui media elektronik serta meminta

44
 saran dan masukan agar kegiatan pengarsipan digitalisasi ini berjalan
dengan baik.
 Output Tahapan Kegiatan
Dari tahapan kegiatan mempelajari informasi tentang aplikasi
CamScanner dan Google Drive terkait manfaat dan cara penggunaannya
melalui media elektronik, maka output yang dihasilkan dari kegiatan tersebut
adalah tersedianya informasi terkait aplikasi CamScanner dan Google Drive.
Pencarian informasi ini dilakukan pada tanggal 21-22 Juni 2022 di Kantor
Kelurahan Paduroso. Media elektronik yang digunakan yaitu google dan
youtube. Tujuan dari tahapan kegiatan ini adalah untuk menambah referensi
terbaru terkait tata cara penggunaan dan pemanfaatan aplikasi CamScanner
dan media penyimpanan Google Drive, sehingga memudahkan penulis dalam
mempelajari updatean terbaru aplikasi tersebut dan mempraktekkannya dalam
pengarsipan digital.

2. Mengunduh aplikasi CamScanner di handphone dan membuat akun Google

Drive
 Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan
1. Berorientasi Pelayanan (Memahami dan memenuhi kebutuhan
masyarakat)
Scanner yang saya gunakan bukan scanner manual yang menggunakan
alat melainkan dengan aplikasi CamScanner yang bisa diunduh melalui
handphone sehingga memudahkan dalam melakukan scan dokumen SPJ.
2. Akuntabel (Kemampuan melaksanaan tugas dengan jujur, bertanggung
jawab, cermat, disiplin dan berintegritas tinggi)
Saya melakukannya dengan cermat sehingga setiap tahapan
pengunduhan aplikasi Camscanner dan pembuatan akun Google Drive
dapat dilakukan sebagaimana mestinya.
3. Kompeten (Melaksanakan tugas dengan kualitas terbaik)
Saya menggunakan media/ alat yang sesuai dengan tujuan untuk
meningkatkan mutu pengarsipan yaitu dengan mengunduh aplikasi
CamScanner dan Google Drive sebagai media pengarsipan digital SPJ.
4. Harmonis (Membangun lingkungan kerja yang kondusif)
Dengan mengunduh dan memanfaatkan teknologi CamScanner dan
Google Drive saya telah memberikan solusi terhadap permasalahan yang
ada sehingga tercipta suasana kerja yang kondusif.

45
 5. Adaptif (Cepat menyesuaikan diri menghadapi perubahan dan bertindak
proaktif)
Dengan mengunduh aplikasi CamScanner dan Google Drive saya harus
bisa mempelajari teknologi terkini secara cepat dan tepat terkait update
aplikasi terbaru dengan fitur-fitur yang didapatkan.

 Output Tahapan Kegiatan

Dari tahapan kegiatan mengunduh aplikasi CamScanner di handphone
dan membuat akun Google Drive, maka output yang dihasilkan dari kegiatan
tersebut adalah terunduhnya aplikasi CamScanner di handphone, dan
tersedianya akun Google Drive. Kegiatan ini dilakukan pada tanggal 23 Juni
2022 di Kantor Kelurahan Paduroso. Dengan terunduhnya aplikasi
CamScanner ini melalui playstore di handphone memudahkan proses scanner
dokumen SPJ yang berlembar-lembar menjadi lebih cepat dan praktis.
Pembuatan akun google drive juga cukup mudah hanya login menggunakan
akun email maka otomatis bisa langsung terhubung dengan Google Drive.

3. Melakukan scan dokumen SPJ menggunakan aplikasi CamScanner dan

menyimpannya dalam bentuk pdf
 Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan
1. Berorientasi Pelayanan (Memahami dan memenuhi kebutuhan masyarakat
dan melakukan perbaikan tiada henti)
Saya melakukan scanning dokumen dengan berusaha memahami dan
memenuhi kebutuhan pemakai informasi, dengan melakukan scan
dokumen yang terbaca dengan jelas, serta melakukan scanning ulang jika
terdapat dokumen yang kurang jelas terbaca.
2. Akuntabel (Kemampuan melaksanakan tugas dengan jujur,
bertanggungjawab, cermat, disiplin, dan berintegritas tinggi)
Saya melakukan scan dokumen dengan teliti dan jelas sehingga dapat
dipertanggungjawabkan kebenarannya.
3. Kompeten (Melaksanakan tugas dengan kualitas terbaik)
Saat menscan dokumen SPJ saya harus fokus supaya tidak blur dan
hasilnya bagus.
4. Adaptif (Cepat menyesuaikan diri menghadapi perubahan dan bertindak
proaktif)
Saya harus cepat beradaptasi untuk update dalam pembaharuan aplikasi
terkait penggunaan CamScanner.
46
 Output Tahapan Kegiatan
Dari tahapan kegiatan Melakukan scan dokumen SPJ menggunakan
aplikasi CamScanner dan menyimpannya dalam bentuk pdf, maka output yang
dihasilkan dari kegiatan tersebut adalah tersedianya soft copy SPJ dalam
bentuk pdf. Kegiatan ini berlangsung tanggal 24-28 Juni 2022 di Kantor
Kelurahan Paduroso. Proses scanner dimulai dari dokumen SPJ bulan Januari
tahun 2022 sampai sekarang yang meliputi kegiatan sarana dan prasarana
kelurahan serta kegiatan pemberdayaan masyarakat. Tujuan dari kegiatan ini
yaitu untuk memudahkan dalam penyimpanan dokumen SPJ dalam bentuk
soft copy dengan format pdf sebelum menguploadnya dalam Google Drive.

4. Login masuk ke google drive, lalu membuat folder per kegiatan dan
mengupload file dokumen SPJ yang telah di scan ke dalam folder yang telah
dibuat
 Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan
1. Berorientasi Pelayanan (Memahami dan memenuhi kebutuhan
masyarakat)
Menyimpan arsip dokumen SPJ ke Google Drive dengan membuat folder
untuk memudahkan pengguna dalam mencari dokumen yang dibutuhkan
2. Akuntabel (Kemampuan melaksanakan tugas dengan jujur,
bertanggungjawab, cermat, disiplin, dan berintegritas tinggi)
Saya melakukan tahapan kegiatan dengan cermat dan serius agar tidak
terjadi kesalahan dalam mengupload dokumen di Google Drive.
3. Kompeten (Melakukan tugas dengan kualitas terbaik)
Tekun dan teliti dalam mengupload dokumen SPJ supaya tidak salah
masuk folder.
4. Harmonis (Membangun lingkungan kerja yang kondusif)
Dengan membuat folder per kegiatan dalam Google Drive saya membantu
pegawai kelurahan dalam mengakses dokumen SPJ sehingga tidak
mengganggu pekerjaan lain.
5. Adaptif (Terus berinovasi dan mengembangkan kreativitas)
Saya membuat folder dalam Google Drive guna memudahkan
pengelompokan SPJ agar tersimpan rapi.
 Output Tahapan Kegiatan
Dari tahapan kegiatan login masuk ke akun google drive, lalu membuat
folder per kegiatan dan mengupload file dokumen SPJ yang telah di scan ke
dalam folder yang telah dibuat, maka output yang dihasilkan dari kegiatan
47
 tersebut adalah tersedianya soft copy SPJ dalam media penyimpanan
elektronik Google Drive. Kegiatan ini dilakukan pada tanggal 29 Juni 2022 di
Kantor Kelurahan Paduroso.

5. Mengeshare folder agar semua data di folder tersebut dapat diakses oleh
pegawai Kelurahan Paduroso yang membutuhkan
 Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan
1. Berorientasi Pelayanan (Ramah, cekatan, solutif, dan dapat diandalkan)
Dengan saya share dokumen SPJ di Google Drive kepada pegawai lain
berarti telah memberikan solusi untuk memudahkan pencarian data/
dokumen yang dibutuhkan.
2. Akuntabel (Kemampuan melaksanakan tugas dengan jujur,
bertanggungjawab, cermat, disiplin, dan berintegritas tinggi)
Dokumen SPJ yang saya share dibuat dengan jujur dan bertanggungjawab
sehingga data yang dikirim sesuai kebenarannya.
3. Kompeten (Membantu orang lain belajar)
Saya membantu penggunaan google drive kepada pegawai lain terkait cara
pencarian data di folder.
4. Harmonis (Suka mendorong orang lain)
Dengan mengeshare dokumen SPJ itu berarti telah mendorong orang lain
untuk bermedia digital dalam mencari data yang dibutuhkan.
5. Loyal (Menjaga rahasia jabatan dan negara)
Mengeshare folder dokumen SPJ dalam Google Drive hanya pada pegawai
tertentu yang berkaitan dan tidak memberikan akses kepada khalayak
umum dengan cara membatasi akun tersebut agar tetap terjaga
kerahasiaannya.
6. Adaptif (Bertindak proaktif)
Bertindak aktif dalam memilah-milah dokumen apa saja yang bisa dishare
ke pegawai lain sesuai kebutuhannya.
7. Kolaboratif (Memberi kesempatan kepada berbagai pihak untuk
berkontribusi)
Saya menerima masukan dari berbagai pihak terkait kesulitan yang
dihadapi dalam penggunaan aplikasi pengarsipan digital ini.
 Output Tahapan Kegiatan
Dari tahapan kegiatan mengeshare folder agar semua data di folder
tersebut dapat diakses oleh pegawai Kelurahan Paduroso yang membutuhkan,
maka output yang dihasilkan dari kegiatan tersebut adalah rekapan data
48
 dokumen SPJ di akun google drive pegawai kelurahan. Kegiatan ini dilakukan
pada tanggal 30 Juni 2022 di Kantor Kelurahan Paduroso.

B. Pihak-Pihak yang Terkait

1. Lurah Paduroso (mentor)
Peran Lurah/ mentor dalam hal ini yaitu sebagai pendukung terlaksananya
digitalisasi pengarsipan Surat Pertanggungjawaban (SPJ) di Kelurahan
Paduroso supaya mudah dalam memonitoring kegiatan SPJ.
2. PPTK
Peran PPTK/ Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan dalam hal ini adalah sebagai
pendukung kelancaran kegiatan digitalisasi pengarsipan digital SPJ dan
sebagai pihak yang menyetujui apabila dokumen digital SPJ sudah diverifikasi
oleh verifikator keuangan.
3. Verifikator Keuangan
Peran verifikator dalam kegiatan ini yaitu mengecek kesesuaian data digital
berupa soft copy dokumen SPJ dengan dokumen manual untuk meminimalisir
apabila ada kekeliruan dalam menscan dokumen SPJ.
4. Bendahara Pengeluaran Pembantu
Peran bendahara sebagai pelaksana pengarsipan digital dokumen Surat
Pertanggungjawaban (SPJ) lalu kemudian menguploadnya dalam Google
Drive.

C. Manfaat Output Kegiatan :

1. Bagi Instansi Kelurahan Paduroso
Pelaksanaan pengarsipan digital Surat Pertanggungjawaban (SPJ) di
Kelurahan Paduroso meningkatkan kemampuan SDM pegawainya sehingga
menjunjung nama baik instansi dalam hal pengarsipan.
2. Bagi Lurah Paduroso
Dengan adanya kegiatan pelaksanaan pengarsipan digital Surat
Pertanggungjawaban (SPJ) maka akan tersedia soft copy SPJ dalam
penyimpanan Google Drive. Hal ini sangat membantu Lurah selaku atasan
untuk bisa memonitoring perkembangan laju keuangan Kelurahan Paduroso
secara online kapanpun data dibutuhkan.
3. Bagi Pegawai Kelurahan Paduroso
Terlaksananya kegiatan pengarsipan digital Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
akan memudahkan pegawai dalam mengakses file-file yang dibutuhkan terkait
data keuangan secara mudah dan cepat.
49
 4. Bagi Penulis
Dengan tersedianya soft copy SPJ berarti tujuan penulis untuk mewujudkan
sistem pengarsipan digital SPJ sudah terlaksana. Selanjutnya untuk
penerapannya dalam kehidupan sehari-hari agar membantu memudahkan
pencarian data keuangan dan melindungi arsip dokumen SPJ manual dari
kerusakan dan kehilangan.

D. Keterkaitan dengan agenda III

Manfaat dan output dari tahapan kegiatan melakukan pengarsipan
digitalisasi dokumen Surat Pertanggungjawaban (SPJ) menunjukkan bahwa
tahapan kegiatan ini berkaitan dengan manajemen ASN yaitu menggunakan
kekayaan dan barang milik Negara secara bertanggungjawab, efektif, dan efisien.
Selain itu tahapan kegiatan ini juga berkaitan dengan smart ASN yaitu digital skill.
Hal ini ditunjukkan dengan penggunaan media elektronok seperti CamScanner
dan Google drive dalam proses pelaksanaan pengarsipan.

E. Kontribusi Terhadap Visi dan Misi Organisasi

Tersedianya aplikasi CamScanner dan Google Drive untuk pengarsipan
dokumen SPJ akan meningkatkan kualitas pengarsipan digitalisasi, sehingga akan
mendukung pencapaian visi kepala daerah Kab. Purworejo yaitu “Purworejo
Berdaya Saing 2025”, dan sesuai dengan misi ke 5 yaitu “Meningkatkan daya saing
sarana prasarana dan infrastruktur yang didukung kemajuan teknologi”.

F. Penguatan Nilai Organisasi

Tersedianya aplikasi CamScanner dan Google Drive untuk pengarsipan
dokumen SPJ bertujuan sebagai sarana untuk melakukan pengarsipan dokumen
menggantikan sistem pengarsipan secara manual yang tidak efektif dan memiliki
banyak kekurangan menjadi pengarsipan digital yang lebih aman, mudah, dan
praktis. Hal ini sejalan dengan nilai organisasi yaitu ikhlas akuntabel, dan
profesional.

4. Melakukan penataan dan pengelolaan arsip dokumen Surat

Pertanggungjawaban (SPJ) dengan baik dan benar (01 – 06 Juli 2022)
Sesuai dengan SOP pengarsipan manual dokumen SPJ maka perlu adanya
kegiatan penataan dan pengelolaan arsip dokumen SPJ. Tujuan kegiatan ini agar
penyimpanan arsip lebih rapi dan beraturan dalam satu tempat yang sama (tidak
berceceran dimana-mana), sehingga meminimalisir terjadinya kehilangan
50
 dokumen SPJ serta memudahkan dalam pencarian dokumen yang dibutuhkan
ketika ada pemeriksaan BPK/Inspektorat. Proses penataan dokumen SPJ
diurutkan per tahun dan tanggal pembuatannya. Dari tahun terlama ke tahun
terbaru yaitu tahun 2022. Dalam pengelolaan ini juga diklasifikasikan menjadi 2
kelompok pengarsipan yaitu arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip yang disimpan dalam
filling cabinet yaitu arsip aktif yang datanya masih dibutuhkan dan digunakan
sampai sekarang, sedangkan arsip inaktif disimpan dalam kardus dimana data
sudah tidak diperlukan lagi karena terlewat waktu yang sangat lama. Untuk
jumlahnya sendiri dokumen SPJ sangat banyak jika digabung antara arsip aktif
dan inaktif karena memang pembuatan SPJ ada setiap bulannya, yang terdiri dari
beberapa kegiatan tergantung dari anggaran kas yang telah direncanakan.
A. Tahapan Kegiatan :
1. Konsultasi dengan mentor terkait tata letak dan pengolahan SPJ
 Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan
1. Berorientasi Pelayanan (Ramah, cekatan, solutif, dan dapat diandalkan)
Dalam berkonsultasi dengan mentor saya berpakaian rapi, menyapa dan
memberi salam, menyampaikan tujuan terkait penataan dan pengelolaan
arsip yang akan dilakukan dengan jelas, serta menerima masukan yang
diberikan mentor dan berterimakasih setelah berkonsultasi.
2. Akuntabel (Kemampuan melaksanaan tugas dengan jujur, bertanggung
jawab, cermat, disiplin dan berintegritas tinggi)
Hasil notulen dari konsultasi ditulis dengan jujur dan apa adanya sesuai
masukan dari mentor .
3. Kompeten (Melaksanakan tugas dengan kualitas terbaik)
Saya berkonsultasi dengan Mentor terkait penataan dan pengelolaan
pengarsipan fisik dokumen SPJ dengan memberikan ide-ide yang kreatif.
4. Harmonis (Menghargai setiap orang apapun latar belakangnya dan
membangun lingkungan kerja yang kondusif)
Dalam berkonsultasi saya menerima saran dan masukan dari atasan terkait
penataan dan pengelolaan arsip yang baik dan benar sesuai prosedur
pengarsipan yang ada.
5. Loyal (Menjaga nama baik sesama ASN)
Saat berkonsultasi saya tidak menjelek-jelekan masukan dari rekan kerja
lain di depan atasan atau sebaliknya.

51
 6. Adaptif (Bertindak proaktif)
Saat saya berkonsultasi dengan mentor saya berdiskusi terkait penataan
dan pengelolaan pengarsipan fisik dokumen SPJ yang baik dan benar
sesuai SOP dan aktif dalam menerima masukan.
7. Kolaboratif (Memberi kesempatan kepada berbagai pihak untuk
berkontribusi dan terbuka dalam bekerja sama untuk menghasilkan nilai
tambah)
Saya bekerjasama dengan atasan dan pegawai kelurahan mengenai
masukan yang diberikan tentang tata kelola peletakan arsip agar tujuan
kegiatan tercapai dan tidak merugikan pihak lain.
 Output Tahapan Kegiatan
Dari tahapan kegiatan melakukan konsultasi dengan mentor maka
diperoleh output dari kegiatan tersebut yaitu menerima masukan dan saran dari
mentor terkait tata letak dan pengelolaan dokumen SPJ. Tahapan kegiatan ini
dilakukan pada tanggal 01 Juli 2022 di Ruang Lurah Kelurahan Paduroso.
Mentor memberikan masukan dan saran-saran mengenai tata letak dan
pengelolaan arsip dokumen SPJ sesuai SOP manual pengarsipan SPJ yang
telah dibuat agar memudahkan dalam pencarian data fisik dokumen SPJ jika
dibutuhkan sewaktu-waktu. Dalam proses perapian arsip karena sebelumnya
bercampur dengan arsip pegawai lain mentor menyarankan untuk
berkoordinasi terlebih dahulu dengan pegawai yang bersangkutan agar tidak
terjadi kesalahpahaman. Kedepan diharapkan pengarsipan SPJ terus
diterapkan sesuai sistem dan prosedur pengarsipan yang ada untuk
memudahkan jika sewaktu-waktu ada pemeriksaan data keuangan dari
BPK/Inspektorat.

2. Memisahkan dan memindahkan arsip lain supaya tidak tercampur dengan

dokumen SPJ
 Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan
1. Berorientasi Pelayanan ( Ramah, cekatan, solutif, dan dapat diandalkan)
Dalam menerapkan pengarsipan dokumen SPJ saya memberikan solusi
terkait permasalahan penataan arsip dengan memisahkan dan
memindahkan SPJ dengan arsip dokumen lain.
2. Akuntabel (Melaksanakan tugas dengan jujur, bertanggungjawab, cermat,
disiplin, dan berintegritas tinggi)

52
 Saat saya melakukan pemisahan dokumen lain saya melakukannya
dengan cermat dan bertanggungjawab dengan tidak memindahkannya ke
sembarang tempat.
3. Kompeten (Membantu orang lain belajar)
Saya melakukan penataan dan pengelolaan arsip yang benar sesuai
prosedur sehingga dapat menjadikan contoh pegawai lain dalam
melakukan pengarsipan dokumen lain.
4. Harmonis (Membangun lingkungan kerja yang kondusif)
Dengan saya melakukan penataan arsip yang rapi membuat suasana
kantor menjadi kondusif.
5. Loyal (Menjaga nama baik sesama ASN)
Saat memindahkan arsip saya memilah arsip pegawai lain dengan sopan
dan tanpa menjelek-jelekkan arsip sesama pegawai.
6. Adaptif (Terus berinovasi dan mengembangkan kreatifitas)
Saya memisahkan arsip dalam arsip aktif dan inaktif agar mudah dalam
penyimpanan dan perawatannya.
7. Kolaboratif (Menggerakkan pemanfaatan berbagai sumberdaya untuk
tujuan bersama)
Saya bekerjasama dengan pegawai kelurahan lain dalam tata kelola arsip
supaya memudahkan dalam pencarian data/dokumen yang dibutuhkan.
 Output Tahapan Kegiatan
Dari tahapan kegiatan memisahkan dan memindahkan arsip lain
supaya tidak tercampur dengan dokumen SPJ, maka output yang dihasilkan
dari kegiatan tersebut adalah terlaksananya arsip yang rapi dan beraturan.
Kegiatan ini dilakukan pada tanggal 04 Juli 2022 di Kantor Kelurahan
Paduroso. Tujuan dari kegiatan ini yaitu menjaga kelengkapan dokumen SPJ
dan memudahkan pegawai agar arsip tidak hilang karena tercampur dengan
dokumen lain.

3. Memindahkan dokumen SPJ dalam satu filling cabinet yang sama

 Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan
1. Berorientasi Pelayanan (Melakukan perbaikan tiada henti)
Dalam melakukan pengarsipan manual dokumen SPJ saya mengubah tata
pengelolaan dari yang tidak beraturan menjadi rapi dan enak dipandang
mata.
2. Akuntabel (Menggunakan kelayakan dan barang milik negara secara
bertanggung jawab, efektif, dan efisien)
53
 Saya melakukan penataan arsip dokumen SPJ dengan memanfaatkan
aset daerah yaitu filling cabinet agar memudahkan pengarsipan yang
efektif dan efisien.
3. Kompeten (Melaksanakan tugas dengan kualitas terbaik)
Saya memberikan solusi dengan menyatukan arsip dokumen SPJ secara
totalitas agar SOP manual pengarsipan SPJ dapat diterapkan dengan
semestinya.
4. Harmonis (Membangun lingkungan kerja yang kondusif)
Proses menyatukan arsip dokumen SPJ dalam satu tempat yang sama
memudahkan saya dan pegawai lain dalam melakukan pencarian fisik
dokumen SPJ sewaktu-waktu.
5. Loyal (Menjaga rahasia jabatan dan negara)
Saya melakukan kegiatan menjaga arsip SPJ dengan cara menyatukan
dalam satu filling cabinet yang sama agar dokumen tidak terselip atau
hilang.
6. Adaptif (Terus berinovasi dan mengembangkan kreativitas)
Dengan penataan dokumen SPJ saya telah memberikan ide kreatif terkait
masalah tata kelola pengarsipan SPJ yang selama ini menjadi kendala di
Kelurahan Paduroso.
7. Kolaboratif (Terbuka dalam bekerja sama untuk menghasilkan nilai
tambah)
Dalam melakukan penataan arsip SPJ saya menerima saran dan masukan
dari rekan kerja lain terkait pengelolaan arsip untuk kebaikan bersama.
 Output Tahapan Kegiatan
Dari tahapan kegiatan memindahkan dokumen SPJ dalam satu filling
cabinet yang sama, maka output yang dihasilkan dari kegiatan tersebut adalah
terlaksananya penataan arsip SPJ di filling cabinet. Kegiatan ini berlangsung
tanggal 05 Juli 2022 di Kantor Kelurahan Paduroso. Tujuan dari tahapan
kegiatan ini yaitu mengumpulkan semua arsip SPJ dalam satu tempat agar
tidak tersebar dimana-mana dan hilang tertimpa arsip dokumen lain. Jadi filling
cabinet terlihat bersih dan rapi.

4. Menata dan mengelompokkan arsip SPJ urut tahun dan bulan pembuatannya
 Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan
1. Berorientasi Pelayanan (Ramah, cekatan, solutif, dan dapat diandalkan)

54
 Saya melakukan penataan arsip SPJ sesuai SOP untuk mengatasi
permasalahan pengarsipan fisik SPJ yang tidak rapi dan tidak beraturan
untuk meminimalisir kehilangan dokumen SPJ.
2. Akuntabel (Melaksanakan tugas dengan jujur, bertanggungjawab, cermat,
disiplin dan berintegritas tinggi)
Saya melakukan kegiatan pengelolaan arsip dengan cermat dan teliti
sesuai tahun dan bulan pembuatannya sehingga dapat
dipertanggungjawabkan keberadaannya.
3. Kompeten (Membantu orang lain belajar)
Dengan saya melakukan penataan dan pengelolaan arsip fisik dokumen
SPJ memberikan pembelajaran kepada pegawai lain untuk lebih
menghargai arsip dan memperhatikan penataannya.
4. Harmonis (Membangun lingkungan kerja yang kondusif)
Saya melakukan arsip dokumen SPJ dengan rapi dan beraturan sehingga
membuat nyaman dalam bekerja.
5. Loyal (Menjaga rahasia jabatan dan negara)
Saya melakukan penataan arsip SPJ karena rasa peduli dengan perawatan
arsip mengingat arsip adalah dokumen penting yang harus dijaga dan
dilindungi sehingga dapat dipertanggungjawabkan..
6. Adaptif (Terus berinovasi dan mengembangkan kreativitas)
Dengan mengurutkan sesuai tahun dan bulan pembuatannya saya telah
memunculkan ide-ide baru terkait tata pengelolaan arsip yang baik dan
benar.
7. Kolaboratif (Menggerakkan pemanfaatan berbagai sumber daya untuk
tujuan bersama)
Saya melibatkan Bendahara Pengeluaran Pembantu dalam melakukan
penataan dan pengelolaan arsip SPJ agar memudahkan kinerja demi
kebaikan dan kepentingan bersama.
 Output Tahapan Kegiatan
Dari tahapan kegiatan menata dan mengelompokkan arsip SPJ urut
tahun dan bulan pembuatannya, maka output yang dihasilkan dari kegiatan
tersebut adalah terlaksananya arsip yang beraturan. Kegiatan ini dilakukan
pada tanggal 06 Juli 2022 di Kantor Kelurahan Paduroso. Tujuan dari kegiatan
ini adalah memudahkan dalam pencarian fisik dokumen SPJ sesuai tahun dan
bulan pembuatannya agar menghemat waktu dan tenaga.

55
B. Pihak-Pihak yang Terkait
1. Lurah Paduroso (mentor)
Peran Lurah/ mentor dalam hal ini yaitu sebagai pemberi saran dan masukan
terkait tata letak dan pengelolaan dokumen SPJ sesuai sistem dan prosedur
pengarsipan yang baik dan benar.

2. Kepala Seksi dan PPTK

Peran Kepala Seksi dan PPTK/ Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan dalam hal
ini adalah sebagai pendukung dan memberi saran mengenai kelancaran
kegiatan penataan pengarsipan dokumen SPJ demi kebaikan bersama di
Instansi Kelurahan Paduroso.
3. Verifikator Keuangan dan Bendahara Pengeluaran Pembantu
Peran verifikator dan bendahara pengeluaran pembantu dalam kegiatan ini
yaitu sebagai pelaksana kegiatan penataan dan pengelolaan serta tim sukses
terlaksananya pengarsipan manual dokumen SPJ agar terlihat rapi dan
beraturan.

C. Manfaat Output Kegiatan :

1. Bagi Instansi Kelurahan Paduroso
Pelaksanaan penataan dan pengelolaan arsip dokumen Surat
Pertanggungjawaban (SPJ) dengan baik dan benar di Kelurahan Paduroso
yaitu membentuk citra baik instansi dalam hal pengarsipan yang sesuai dengan
SOP.
2. Bagi Lurah Paduroso
Dengan adanya kegiatan pelaksanaan penataan dan pengelolaan arsip
dokumen Surat Pertanggungjawaban (SPJ) dengan baik dan benar maka
membawa nama baik lurah selaku pimpinan di Kelurahan Paduroso di depan
audit keuangan yaitu BPK/Inspektorat.
3. Bagi Pegawai Kelurahan Paduroso
Terlaksananya kegiatan pelaksanaan penataan dan pengelolaan arsip
dokumen Surat Pertanggungjawaban (SPJ) dengan baik dan benar sangat
bermanfaat bagi pegawai yang membutuhkan dokumen SPJ dalam melakukan
pekerjaan lain kaitannya dengan data keuangan.
4. Bagi Penulis
Dengan terlaksananya kegiatan pelaksanaan penataan dan pengelolaan arsip
dokumen Surat Pertanggungjawaban (SPJ) dengan baik dan benar maka
tujuan penulis untuk menciptakan pengarsipan SPJ dengan rapi dan beraturan
56
 dapat terwujud sesuai tujuan utama dari kegiatan ini. Hal ini dilakukan penulis
untuk kebaikan bersama demi menunjang kinerja yang lebih baik.

D. Keterkaitan dengan Agenda III

Manfaat dan output dari tahapan kegiatan melakukan penataan dan
pengelolaan dokumen Surat Pertanggungjawaban (SPJ) menunjukkan bahwa
tahapan kegiatan ini berkaitan dengan manajemen ASN yaitu menjaga
kerahasiaan yang menyangkut kebijakan Negara. Mengingat SPJ adalah dokumen
keuangan yang penting dan rahasia maka harus dijaga, bukan sebagai konsumsi
publik. Hal ini adalah wujud tanggung jawab kita terhadap Negara kaitanya
dengan keutuhan dokumen keuangan.

E. Kontribusi Terhadap Visi dan Misi Organisasi

Terlaksananya penataan dan pengelolaan arsip dokumen Surat
Pertanggungjawaban (SPJ) yang bertujuan melindungi dokumen penting Negara
sehingga akan mendukung tercapainya visi Kepala Daerah Kab. Purworejo yaitu
“Purworejo Berdaya Saing 2025”, dan sesuai dengan misi ke 5 yaitu
“Meningkatkan daya saing sarana prasarana dan infrastruktur yang didukung
kemajuan teknologi”.

F. Penguatan Nilai Organisasi

Terlaksananya penataan dan pengelolaan arsip dokumen Surat
Pertanggungjawaban (SPJ) diharapkan mampu meningkatkan keamanan dan
keutuhan dokumen dari kerusakan dan kehilangan, serta memudahkan pencarian
bila suatu saat data dibutuhkan. Hal ini sejalan dengan nilai organisasi yaitu ikhlas
akuntabel, dan profesional.

57
 C. Rekapitulasi Aktualisasi Nilai-Nilai Dasar PNS
Berikut rekapitulasi nilai-nilai Ber-AKHLAK yang akan diaktualisasikan
didalam setiap kegiatan sebagai berikut:

Tabel 3.2 Rekapitulasi Aktualisasi Nilai-Nilai Dasar PNS

Kegiatan Rencana jumlah
No Mata Pelatihan Ke-1 Ke-2 Ke-3 Ke-4 aktualisasi/ MP
R1 R2 R1 R2 R1 R2 R1 R2 R1 R2
1 Berorientasi Pelayanan 3 5 3 5 1 5 3 4 10 19
2 Akuntabel 4 5 4 4 4 4 2 4 14 17
3 Kompeten 2 5 4 5 5 5 1 4 12 19
4 Harmonis 1 5 3 4 1 4 4 4 9 17
5 Loyal 2 5 2 3 1 2 2 4 7 14
6 Adaptif 2 5 1 4 3 5 2 4 8 18
7 Kolaboratif 4 5 4 4 1 2 2 3 11 14
Jumlah MP yang 18 35 21 29 16 27 16 27 71 118
diaktualisasikan per kegiatan

Keterangan :
R1 : Rancangan Aktualisasi
R2 : Aktualisasi

D. Evaluasi Capaian Kegiatan

Dalam masa habituasi, penulis telah mengaktualisasikan semua kegiatan
yang telah direncanakan sebelumnya. Akan tetapi, dari kegiatan-kegiatan yang
telah dilaksanakan belum mampu menyelesaikan isu yang ada. Capaian dalam
penyelesaian isu ini baru sekitar 60%. Hal tersebut dikarenakan belum terjawab
penyebab masalah pada fishbone yakni masih kurangnya fasilitas filling cabinet dan
belum terlaksananya SOP pengarsipan dokumen Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
dengan baik dan benar. Oleh karena itu perlu dilakukan monitoring pelaksanaan
SOP pengarsipan dokumen Surat Pertanggungjawaban (SPJ) dan juga
pendampingan terkait tatacara pelaksanaan pengarsipan digital SPJ apabila
hasilnya tidak seperti yang diharapkan. Kegiatan tersebut dijadikan penulis sebagai
rencana tindak lanjut agar semua tahapan kegiatan dapat terealisasikan dengan
baik.

58
E. Manfaat Hasil Aktualisasi dalam Rangka Pemecahan Isu
1. Bagi Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS)/ Penulis
a. Penulis dapat mengetahui, mempelajari, dan menerapkan nilai-nilai dasar
PNS (berAKHLAK), Manajemen ASN, dan SMART ASN dan dapat
mengimplementasikannya dalam dunia kerja yang sesungguhnya di
Instansi Kelurahan Paduroso.
b. Penulis ikut serta andil dan berinovasi untuk memecahkan isu terkait
pengelolaan pengarsipan yang ada di Kelurahan Paduroso.
2. Bagi Pegawai Kelurahan Paduroso
Manfaat bagi pegawai Kelurahan Paduroso dengan adanya kegiatan
Aktualisasi terkait pengarsipan digitalisasi yaitu menambah wawasan,
mengasah kemampuan SDM, menambah pengetahuan serta ilmu baru dalam
dunia pengarsipan dengan metode digital.
3. Bagi Kelurahan Paduroso
a. Meningkatkan mutu kinerja organisasi menjadi lebih optimal dalam
pengarsipan dan menjadikan pegawainya memiliki SDM yang berkualitas.
b. Mendapatkan alternatif kegiatan-kegiatan yang efektif dan inovatif untuk
menyelesaikan masalah yang ada.

59
F. Rancangan Tindak Lanjut (RTL) Aktualisasi

Tabel 3.3 Rancangan Tindak lanjut Aktualisasi

No Kegiatan dan keterkaitan Output Keterkaitan dengan nilai-nilai dasar PNS Waktu Para Pihak yang Sumber Ket
dengan MP Agenda III Terlibat Biaya
1. Monitoring pelaksanaan Terlaksananya SOP a. Berorientasi Pelayanan (Memahami dan memenuhi 6 bulan PPTK, - -
SOP pengarsipan pengarsipan manual kebutuhan masyarakat) Bendahara
manual dan pengarsipan dan digital dokumen Monitoring pelaksanaan SOP baik pengarsipan Pengeluaran
digital dokumen Surat Surat manual maupun pengarsipan digital SPJ sebagai Pembantu, dan
Pertanggungjawaban Pertanggungjawaban dasar panduan dalam pelaksanaan pengarsipan agar Verifikator
(SPJ) di Kelurahan (SPJ) di Kelurahan sesuai dengan sistem dan prosedur yang berlaku Keuangan.
Paduroso. Paduroso guna memudahkan penerapanya dalam dunia kerja.
b. Akuntabel (Melaksanakan tugas dengan jujur,
Keterkaitan dengan bertanggung jawab, cermat, disiplin, dan berintegritas
agenda 3: tinggi)
Manajemen ASN yaitu Dalam melakukan monitoring pengarsipan manual
melaksanakan tugasnya dan pengarsipan digital dilakukan dengan cermat dan
dengan jujur, disiplin sesuai SOP agar dapat
bertanggungjawab, dan dipertanggungjawabkan kebenarannya.
berintegritas tinggi, dan c. Kompeten (Melaksanakan tugas dengan kualitas
melaksanakan tugasnya terbaik)
sesuai dengan perintah Dalam melaksanakan monitoring pengarsipan
atasan atau pejabat yang dokumen pertanggungjawaban keuangan dilakukan
berwenang sejauh tidak dengan memerhatikan ketentuan dan tata cara dalam
bertentangan dengan SOP digitalisasi pengarsipan dokumen SPJ sehingga
ketentuan peraturan pengarsipan dokumen dapat terealisasikan seperti
perundang-undangan yang diharapkan.
dan etika pemerintahan. d. Harmonis (Membangun lingkungan kerja yang
kondusif)
Dengan melakukan monitoring SOP pengarsipan
dokumen SPJ memastikan terlaksananya SOP
dengan baik dan benar guna memberikan manfaat
kemudahan bagi pengguna data keuangan sehingga
menciptakan lingkungan kerja yang kondusif.
e. Loyal (Menjaga rahasia jabatan dan negara)
Dengan monitoring pelaksanaan SOP pengarsipan
dokumen SPJ yang merupakan dokumen penting

60
 milik negara berati telah melindungi dan menjaga
dokumen tersebut dari kerusakan, kehilangan, serta
musibah alam lainnya.
f. Adaptif (Cepat menyesuaikan diri menghadapi
perubahan)
Kegiatan monitoring pelaksanaan SOP yang telah
disetujui oleh atasan sebagai bentuk menghormati
dan menghargai peraturan yang berlaku dengan
cepat tanggap melakukan perubahan dari
pengarsipan yang apa adanya menjadi pengarsipan
yang sesuai dengan sistem dan prosedur.
g. Kolaboratif (Memberi kesempatan kepada berbagai
pihak untuk berkontribusi)
Bekerjasama dengan pegawai lain dalam monitoring
penerapkan SOP pengarsipan dokumen SPJ agar
berjalan sesuai harapan dan saling menguntungkan
satu sama lain dalam hal pekerjaan.
2. Memberikan Terlaksananya a. Berorientasi Pelayanan (Ramah, cekatan, solutif, 3 bulan Bendahara - -
pendampingan kepada pengarsipan dan dapat diandalkan) Pengeluaran
Bendahara Pengeluaran dokumen SPJ secara Menjunjung tinggi etika sopan santun yaitu dengan Pembantu
Pembantu untuk digital. menggunakan pakaian yang rapi, menyampaikan
melakukan pengarsipan langkah-langkah digitalisasi pengarsipan SPJ dengan
digital dokumen Surat bahasa yang baik dan mudah dipahami.
Pertanggungjawaban b. Akuntabel (Melaksanakan tugas dengan jujur,
(SPJ). bertanggung jawab, cermat, disiplin dan berintegritas
tinggi)
Katerkaitan dengan Dalam melakukan pendampingan kepada bendahara
agenda 3: Manajemen pengeluaran pembantu dengan cermat dan teliti
ASN yaitu melaksanakan sesuai prosedur pengarsipan digital.
tugasnya dengan cermat c. Kompeten (Membantu orang lain belajar)
dan disiplin dan Smart Pendampingan sebagai media pembelajaran dengan
ASN Digital Skill yaitu membantu Bendahara agar tidak salah dalam
cakap bermedia digital. berdigitalisasi pengarsipan dokumen SPJ.
d. Harmonis (Suka mendorong orang lain)
Dengan pendampingan pengarsipan digital telah
mendorong Bendahara untuk menerapkan digitalisasi
pengarsipan SPJ secara baik dan benar.

61
 e. Adaptif (Cepat menyesuaikan diri menghadapi
perubahan)
Dengan melakukan pendampingan terhadap
Bendahara membantu dalam penyesuaian
perubahan dalam pengarsipan SPJ yang tadinya
menggunakan cara manual menjadi digital.
f. Kolaboratif (Terbuka dalam bekerja sama untuk
menghasilkan nilai tambah)
Saling bekerjasama dalam melakukan
pendampingan agar pengarsipan digital dokumen
SPJ bisa terealisasikan dengan baik.
3. Mengusulkan pengadaan Tersedianya filling a. Akuntabel`(Menggunakan kelayakan dan barang Tahun Bendahara APBD -
pembelian filling cabinet cabinet untuk milik negara secara bertanggung jawab, efektif, dan 2023 Pengeluaran
untuk penyimpanan arsip penyimpanan efisien) Pembantu,
dokumen manual Surat dokumen SPJ agar Pengadaan filling cabinet sebagai media Verifikator
Pertanggungjawaban tidak rusak. penyimpanan agar dokumen tidak rusak dan hilang Keuangan,
(SPJ). dengan memanfaatkan barang milik negara secara PPTK, Seklur,
efektif dan efisien. dan Lurah
Katerkaitan dengan b. Kompeten (Melaksanakan tugas dengan kualitas
agenda 3: terbaik)
Menggunakan Dengan mengusulkan pengadaan filling cabinet telah
kekayaan dan barang membantu Instansi dalam memecahkan masalah
kurangnya tempat penyimpanan fisik dokumen SPJ.
milik Negara secara c. Harmonis (Membangun lingkungan kerja yang
bertanggungjawab, kondusif)
efektif, dan efisien Dengan adanya pengadaan filling cabinet akan
menciptakan lingkungan kerja yang kondusif karena
membuat aman penyimpanan dokumen arsip SPJ.
d. Loyal (Menjaga rahasia jabatan dan negara)
Dengan adanya kegiatan pengadaan ini bertujuan
menjaga dan melindungi dokumen negara yaitu SPJ.

62
 BAB IV
PENUTUP

A. Kesimpulan
Adapun kesimpulan laporan aktualisasi ini sebagai berikut :
1. Isu yang diangkat dan sudah diselesaikan yaitu belum efektifnya pengarsipan
Surat Pertanggungjawaban (SPJ) di Kelurahan Paduroso tahun 2022
2. Kegiatan - kegiatan yang telah dilakukan untuk menyelesaikan isu belum efektifnya
pengarsipan Surat Pertanggungjawaban (SPJ) di Kelurahan Paduroso tahun 2022
yaitu :
a. Membuat Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengarsipan Manual dan
Digital.
b. Diseminasi terkait SOP pengarsipan digital dan tata cara penggunaan media
digital menggunakan aplikasi CamScanner dan Google Drive kepada Pegawai
Kelurahan Paduroso.
c. Melakukan pengarsipan digitalisasi dokumen Surat pertanggungjawaban
(SPJ).
d. Melakukan penataan dan pengelolaan arsip Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
dengan baik dan benar.
3. Tahapan kegiatan telah telah mengaktualisasikan nilai-nilai dasar PNS dengan
jumlah 97 poin untuk semua tahapan kegiatan dari 4 kegiatan yang telah
dilaksanakan.
4. Semua output kegiatan mendukung pencapaian visi kepala daerah Kab. Purworejo
yaitu “Purworejo Berdaya Saing 2025”, dan sesuai dengan misi ke 5 yaitu
“Meningkatkan daya saing sarana prasarana dan infrastruktur yang didukung
kemajuan teknologi”.
5. Semua output kegiatan menguatkan dan sejalan dengan nilai organisasi yaitu
ikhlas, akuntabel, dan profesional.
6. Output kegiatan memberikan manfaat bagi pegawai Kelurahan Paduroso dan
Instansi untuk melaksanakan tugas pekerjaan.
7. Rencana tindak lanjut aktualisasi terdiri dari 3 kegiatan yaitu :
a. Monitoring pelaksanaan SOP pengarsipan manual dan pengarsipan digital
dokumen Surat Pertanggungjawaban (SPJ) di Kelurahan Paduroso.
b. Memberikan pendampingan kepada Bendahara Pengeluaran Pembantu
untuk melakukan pengarsipan digital dokumen Surat Pertanggungjawaban
(SPJ).

63
 c. Mengusulkan pengadaan pembelian filling cabinet untuk penyimpanan arsip
dokumen manual Surat Pertanggungjawaban (SPJ).
B. Saran
1. Bagi Lurah Kelurahan Paduroso
Diharapkan mampu membantu kebutuhan Latsar terkait sarana dan prasarana
yang dibutuhkan agar semua tahapan kegiatan berjalan dengan lancar serta
membantu memonitoring perkembangan SPJ juga terlaksananya SOP
pengarsipan digital di Kelurahan Paduroso.
2. Bagi Pegawai Kelurahan Paduroso
Diharapkan mampu mengimplementasikan nilai-nilai dasar ASN (berAKHLAK)
dalam pekerjaan sehari-hari dan mampu menerapkan manajemen ASN juga smart
ASN dalam bermedia digital agar SOP pengarsipan berjalan sesuai harapan.

64
 REFERENSI
Republik Indonesia, 2014, Undang-Undang No. 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil
Negara, Jakarta : Presiden Republik Indonesia
Republik Indonesia, No. 41 Tahun 2018 tentang Nomenklatur Jabatan Pelaksana Bagi
Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Instansi Pemerintah, Jakarta : Peraturan Mentri
Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia
Republik Indonesia, Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, Jakarta :
Presiden Republik Indonesia
Republik Indonesia, Undang-Undang No. 6 Tahun 2021 tentang Pengelolaan Arsip
Elektronik, Jakarta : Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia.
Republik Indonesia. 1971. Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-
Ketentuan Pokok Kearsipan. Lembaran Negara RI Tahun 1971. Sekretariat Negara.
Jakarta.
Republik Indonesia, 2016, Peraturan Nomor 21 Tahun 2016 tentang Pedoman
Penyelenggaraan Pelatihan Dasar Calon PNS Golongan III dan Peraturan Nomor 22 Tahun
2016 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pelatihan Dasar Calon PNS Golongan I dan II,
Jakarta : Kepala Lembaga Administrasi Negara
Pemerintah Kabupaten Purworejo, No. 108 Tahun 2021 tentang Kedudukan, Susunan
Organisasi, Tugas dan Tata Kerja Kelurahan di Lingkungan Kabupaten Purworejo,
kelurahan berkedudukan sebagai perangkat kecamatan yang berada di bawah dan
bertanggungjawab kepada Camat, Purworejo : Bupati Purworejo
Peraturan Daerah Kabupaten Purworejo, Nomor 11 tahun 2021 tentang Rencana
Pembangunan Daerah Jangka Menengah RPJMD Kabupaten Purworejo Tahun 2021-
2026, Purworejo : Bupati Purworejo
Pemerintah Kabupaten Purworejo, No. 36 Tahun 2014 tentang Pedoman Pengembangan
Budaya Kerja di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Purworejo, Purworejo : Bupati
Purworejo
Pemerintah Kabupaten Purworejo, No. 108 Tahun 2021 tentang Kedudukan, Susunan
Organisasi, Tugas dan Tata Kerja Kelurahan di Lingkungan Kabupaten Purworejo,
Purworejo : Bupati Purworejo
LAN RI. 2019. Modul Berorientasi Pelayanan Pelatihan Dasar Calon PNS. Jakarta, LAN
RI.
LAN RI. 2019. Modul Akuntabel Pelatihan Dasar Calon PNS. Jakarta, LAN RI.
LAN RI. 2019. Modul Kompeten Pelatihan Dasar Calon PNS. Jakarta, LAN RI.
LAN RI. 2019. Modul Harmonis Pelatihan Dasar Calon PNS. Jakarta, LAN RI.
LAN RI. 2019. Modul Loyal Pelatihan Dasar Calon PNS. Jakarta, LAN RI.
LAN RI. 2019. Modul Adaptif Pelatihan Dasar Calon PNS. Jakarta, LAN RI.
LAN RI. 2019. Modul Kolaboratif Pelatihan Dasar Calon PNS. Jakarta, LAN RI.
LAN RI. 2019. Modul SMART ASN Pelatihan Dasar Calon PNS. Jakarta, LAN RI.
LAN RI. 2019. Modul Manajemen ASN Pelatihan Dasar Calon PNS. Jakarta, LAN RI.
65
LAMPIRAN – LAMPIRAN

66
Lampiran 1 – Bukti Kegiatan Aktualisasi
BUKTI KEGIATAN 1
1. Membuat Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengarsipan Manual dan Digital
A. Dokumentasi Pelaksanaan Kegiatan
 Bukti Tahapan Kegiatan 1 Konsultasi dengan mentor terkait sistem dan
prosedur pengarsipan manual dan digital yang baik dan benar (Notulen
Konsultasi)

67
 Bukti Tahapan Kegiatan 2 Mencari informasi dan membuat rancangan SOP
pengarsipan manual dan digital (Screenshot pencarian informasi di media
internet)

 Bukti Tahapan Kegiatan 3 Menyusun dan evaluasi alur kerja (flow chart)
(Foto penyusunan flow chart)

68
 Bukti Tahapan Kegiatan 4 Evaluasi dan Perbaikan SOP
(Foto konsultasi dengan mentor)

69
 Bukti Tahapan Kegiatan 5 SOP disetujui dan disahkan oleh atasan
(Foto lembar persetujuan)

70
B. Output/Hasil Kegiatan
1. SOP pengarsipan manual dokumen SPJ
https://drive.google.com/file/d/1l9AW3yBPgmXoApXhVQ05P-
0ZEycI2rL1/view?usp=sharing
2. SOP pengarsipan manual dokumen SPJ
https://drive.google.com/file/d/1t_GmBqdPsVSP-
siEIRvrhWLZMVyRGuoN/view?usp=sharing )

71
72
BUKTI KEGIATAN 2
2. Diseminasi terkait SOP pengarsipan digital dan tata cara penggunaan media
digital (13 - 20 Juni 2022)
A. Dokumentasi Pelaksanaan Kegiatan
 Bukti Tahapan Kegiatan 1 Membuat tema dan materi mengenai diseminasi
pengarsipan digital (Foto membuat PPT materi diseminasi dan Screen Shoot PPT
diseminasi)
https://docs.google.com/presentation/d/1HkKW-S-
0ravz515r4Im6EhpcmDOVe2tp/edit?usp=sharing&ouid=10662201826173194377
3&rtpof=true&sd=true

73
 Bukti Tahapan Kegiatan 2 Konsultasi dengan mentor terkait diseminasi
pengarsipan digital (Foto konsultasi dengan mentor dan notulen konsultasi)

74
75
 Bukti Tahapan Kegiatan 3 Menentukan jadwal dengan berdiskusi bersama
pegawai Kelurahan (Foto berdiskusi dengan rekan kerja dalam menentukan
jadwal diseminasi)

76
 Bukti Tahapan Kegiatan 4 Membuat undangan dan form kuisioner pelaksanaan
diseminasi (Foto undangan dan form kuisioner)

77
(https://forms.gle/BJsjGEhbvijWPaYR6)

78
 Bukti Tahapan Kegiatan 5 Menyampaikan dan menjelaskan materi SOP
pengarsipan digital dan tata cara penggunaan media digital menggunakan
aplikasi CamScanner dan Google Drive kepada pegawai Kelurahan Paduroso
serta pengisian kuisioner terkait pelaksanaan diseminasi (Foto kegiatan
diseminasi dan hasil kuisioner)

79
80
B. Output/Hasil Kegiatan
(Foto kegiatan diseminasi dan notulen diseminasi)

81
BUKTI KEGIATAN 3
3. Melakukan pengarsipan digitalisasi dokumen Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
(21 - 30 Juni 2022)
A. Dokumentasi Pelaksanaan Kegiatan
 Bukti Tahapan Kegiatan 1 Mempelajari informasi tentang aplikasi CamScanner
dan Google Drive terkait manfaat dan cara penggunaannya melalui media
elektronik (Foto mencari informasi dengan media internet dan screenshoot hasil
pencarian)

82
 Bukti Tahapan Kegiatan 2 Mengunduh aplikasi CamScanner di handphone dan
membuat akun Google Drive
https://drive.google.com/file/d/1ZqqTTjm76BCCbHyt3k8hqLxA9EgvdabI/view?us
p=sharing
1. Buka aplikasi play store di hand phone
2. Cari aplikasi CamScanner dan instal

3. Buka alamat URL www.drive.google.com

4. Masukkan alamat email dan password gmail

83
 Bukti Tahapan Kegiatan 3 Melakukan scan dokumen SPJ menggunakan aplikasi
CamScanner dan menyimpannya dalam bentuk pdf
5. Buka aplikasi CamScanner dan klik kamera
6. Ambil foto dan atur sesuai kebutuhan
7. Beri judul dan simpan dengan format pdf

84
 Bukti Tahapan Kegiatan 4 Masuk/login ke google drive, lalu membuat folder per
kegiatan dan mengupload file dokumen SPJ yang telah di scan ke dalam folder
yang telah dibuat
https://drive.google.com/file/d/1FGzSg6dOzzQRlN97BMAP6uejpuEG64Vo/view?
usp=sharing
8. Masuk/login ke Google Drive melalui email
9. Pilih NEW lalu folder

10. Tuliskan nama folder kegiatan

85
11. Dalam folder kegiatan buat folder sub kegiatan

86
12. Pilih salah satu sub kegiatan lalu klik kanan pilih file upload

13. Upload dokumen SPJ per bulan yang sudah d scan dalam bentuk pdf

87
 Bukti Tahapan Kegiatan 5 Mengeshare folder agar semua data di folder tersebut
dapat diakses oleh pegawai Kelurahan Paduroso yang membutuhkan

14. Pilih folder yang akan di share ke email pegawai lain

15. Masukkan alamat email pegawai

88
16. Setelah selesai, login menggunakan akun email pegawai yang telah di share.
Lalu cek “share with me”, maka akan muncul folder apa saja yang telah
dibagikan kepada pegawai tersebut

89
B. Output/Hasil Kegiatan
https://drive.google.com/drive/folders/1pcSyYp61WoBYa6AcPTuo7wmincwoLR28?
usp=sharing

90
BUKTI KEGIATAN 4
4. Melakukan penataan dan pengelolaan arsip dokumen Surat Pertanggungjawaban
(SPJ) dengan baik dan benar (01 - 06 Juli 2022)
A. Dokumentasi Pelaksanaan Kegiatan
 Bukti Tahapan Kegiatan 1 Konsultasi dengan mentor terkait tata letak dan
pengolahan SPJ (Foto konsultasi dengan mentor dan notulen konsultasi)

91
92
 Bukti Tahapan Kegiatan 2 Memisahkan dan memindahkan arsip lain supaya tidak
tercampur dengan dokumen SPJ (Foto memisahkan dokumen)

 Bukti Tahapan Kegiatan 3 Memindahkan dokumen SPJ dalam satu filling cabinet
yang sama (Foto memindahkan dokumen)

93
 Bukti Tahapan Kegiatan 4 Menata dan mengelompokkan arsip SPJ urut tahun dan
bulan pembuatannya (Foto mengelompokkan dokumen SPJ)

B. Output/Hasil Kegiatan
(Foto hasil penataan dokumen SPJ)

94
95
96
97
98
 Lampiran 3 – Lembar Konsultasi Coach

LEMBAR KONSULTASI COACH

Nama : Devi Puspitasari, A.Md.

NIP : 19921224 202012 2 004
Unit Kerja : Kelurahan Paduroso
Jabatan : Verifikator Keuangan
Coach : Suwarlin, SKM. M.Pd.

Hari/
NO Konsultasi Arahan/ Saran Paraf
Tanggal
Coach
1 Rabu, Laporan - Setiap kegiatan dideskripsikan secara jelas
22 Juni 2022 Aktualisasi - Pihak-pihak yang terkait ditulis
via Synchrous - Keterkaitan dengan Smart ASN jangan
lupa dikaitkan dengan 8 indikator
- Manfaat kegiatan berdiri sendiri,
tidak digabung dengan sub yang
lain.
- Output tahapan konsultasi dengan mentor.
2 Jum’at, Laporan - Tuliskan nilai-nilai BerAKHLAK yang
29 Juni 2022 Aktualisasi sudah diaktualisasikan
via - Jangan mengulang deskripsi
Synchrous - Tuliskan detail output pada tahapan
kegiatan
- Perdalam materi agenda II
3 Selasa, Laporan - pedoman sistematika laporan aktualisasi
12 Juli 2022 Aktualisasi - Perhatikan tujuan umum dan tujuan khusus
via Email - BAB III Ikuti pedomaan laporan aktualisasi
- BAB I-IV aktualisasikan nilai lain
dalam setiap tahapan kegiatan
- Kegiatan 1, sesuaikan pihak-pihak
yang terkait dengan output kegiatan
- Kegiatan 1, perjelas manfaat output
kegiatan
- BAB I-IV Sertakan Smart ASN
dalam keterkaitan agenda III
4 Selasa, Laporan - Kata kunci dalam abstrak upayakan 3 kata
19 Juli 2022 Aktualisasi - Lampiran bisa menggunakan link
via - Dalam RTL, kata-kata melakukan
Synchrous pembeliian filling cabinet diubah
dan menjadi mengusulkan pengadaan
Whatsapp filling cabinet
- RTL point 1 diubah menjadi
monitoring pelaksanaan
pengarsipan digital.

99
 Lampiran 4 – Lembar Konsultasi Mentor

LEMBAR KONSULTASI MENTOR

Nama : Devi Puspitasari, A.Md.

NIP : 19921224 202012 2 004
Unit Kerja : Kelurahan Paduroso
Jabatan : Verifikator Keuangan
Coach : Suwarlin, SKM. M.Pd.

NO Hari/ Konsultasi Arahan/ Saran Paraf

Tanggal Coach
1 Selasa, Tatap muka - Setuju pembuatan SOP pengarsipan
31 Mei 2022 dokumen SPJ baik pengarsipan manual
maupun pengarsipan digital.
- Pembuatan SOP sesuaikan dengan
kebutuhan pengarsipan dan saling
berkesinambungan satu sama lain.
- Pembuatan SOP disesuaikan dengan
kaidah pengarsipan yang berlaku.
- Koordinasi dengan bendahara dan pihak
yang terkait dalam penyusunan SOP
dokumen SPJ.
- SOP fokus pada judul Rancangan
Aktualisasi yaitu mengenai pengarsipan
SPJ.
- Tata pengelolaan pengarsipan dokumen
SPJ mempengaruhi kelancaran proses
keuangan di Instansi.
2 Rabu, Tatap muka - Mendukung kegiatan sosialisasi di
15 Juni 2022 Kelurahan.
- Sosialisasi sebaiknya dilakukan pagi hari
ketika pelayanan masih sepi dan
perangkat masih lengkap.
- Jadwal kegiatan diskusikan juga dengan
perangkat agar tidak bertabrakan dengan
kegiatan lain mengingat pelaksanaanya di
aula Kelurahan Paduroso.
- Segera buat undangan terkait kegiatan
sosialisasi.
- Persiapkan sebaik mungkin peralatan dan
perlengkapan apa saja yang dibutuhkan
dalam sosialisasi.
3 Selasa, Tatap muka - Saat scan dokumen harus fokus
21 Juni 2022 agar hasilnya tidak blur.
- Gunakan aplikasi yang mudah
dipahami dalam pengarsipan
digital.

100
4 Jum’at, Tatap muka - Mendukung kegiatan penataan dan
01 Juli 2022 pengelolaan arsip dokumen SPJ sesuai
SOP yang ada sehingga pengarsipan
manual SPJ terlihat lebih rapi dan
beraturan, mengingat SPJ adalah
dokumen penting yang harus dijaga.
- Sebelum melakukan kegiatan alangkah
baiknya koordinasi dengan pegawai lain
agar tidak terjadi kesalahpahaman dan
hilangnya dokumen, karena letak arsip
SPJ yang masih tercampur dengan arsip
pegawai lain.

101