ORIENTAÇÕES PARA ESCRITURAÇÃO

ESCOLAR E ORGANIZAÇÃO

Esta documentação é parte integrante dos arquivos da

Secretaria Escolar.
SUPERVISÃO/DPE/SEDUC

Cubatão/SP - Outubro/2013

PREFEITURA MUNICIPAL DE CUBATÃO

SECRETARIA DE EDUCAÇÃO

SUPERVISÃO DE ENSINO
Memo.: 010/2013/SEDUC/DPE/SUPERVISÃO/

21 de outubro de 2013

DPE-SEDUC

Profª Rosa Apolinário.

Diretora.

Assunto: Padronização de impressos da Secretaria Escolar

1. Em razão da diversidade de modelos de documentos de uso comum na

Secretaria Escolar das Unidades Municipais de Ensino e da necessidade de ajustes e
atualização das informações constantes nesses documentos, a Supervisão de Ensino teve a
iniciativa de estudar e propor uma padronização de impressos e procedimentos desse setor.

2. No início do primeiro semestre solicitamos às Unidades de Ensino que fossem

enviados os modelos correntes na Secretaria Escolar. Foram constatados os documentos de
maior uso e os erros comuns na expedição de históricos escolares, por exemplo.

3. Com o intuito de simplificar e melhor elaborar os documentos, ainda no primeiro

semestre, pesquisamos os documentos, os procedimentos e a legislação adotados em outras
prefeituras e estados.

4. Em reuniões agendadas, os Supervisores de Ensino, discutiram e analisaram a

proposta de padronização elaborada pelo relator. Ajustes foram efetuados e os arquivos
digitais com essa primeira proposta foram enviados às Unidades de Ensino para análise e
contribuições dos Secretários Escolares e da Equipe Gestora.

5. No começo do segundo semestre foi realizada reunião com os Secretários

Escolares que tiveram a oportunidade de tirar dúvidas, confirmar procedimentos e oferecer
sugestões que posteriormente foram incorporadas na edição do presente documento.

6. Nessa oportunidade alguns Diretores da Educação Infantil e Secretários

solicitaram alguns documentos que já se encontravam disponíveis na padronização do
Serviço de Orientação Escolar, também realizada pela Supervisão de Ensino. Para atender a
essa necessidade, já que nas creches não contamos com orientadores educacionais,
separamos os documentos pertinentes. Também foram elaborados outros documentos de
escrituração específicos para a Educação Infantil e montou-se uma pasta específica desse
segmento, excluindo-se os documentos que não fossem necessários.

7. Os dois documentos foram reelaborados com as contribuições dos envolvidos e

agora seguem para o DPE para apreciação e posterior envio dos arquivos digitais às Unidades
de Ensino para utilização.

8. Sem mais para o momento, colocamo-nos à sua disposição para quaisquer

esclarecimentos.
 Atenciosamente,

Supervisão de Ensino

ÍNDICE

1 – PRINCIPAIS ROTINAS DA SECRETARIA

2 – COMPETES DO SECRETÁRIO ESCOLAR
3 – ORGANIZAÇÃO DA VIDA ESCOLAR
4 – FICHA DE CADASTRO DE MATRÍCULA DE ALUNOS
5 – GDAE
6 – MATRIZ CURRICULAR
7 – HISTÓRICO ESCOLAR
8 – ATAS DE CONSELHO COM RESULTADO BIMESTRAL E FINAL
9 – ATAS DE RESULTADOS FINAIS
10 – INTERPOSIÇÃO DE RECURSO - PRAZOS E INSTÂNCIAS
11 – RECLASSIFICAÇÃO
12 – CLASSIFICAÇÃO
13 – ARQUIVO ESCOLAR
14 – A ESCRITURAÇÃO NA EDUCAÇÃO INFANTIL
15 – A ESCRITURAÇÃO NO ENSINO FUNDAMENTAL
16 – OFÍCIO
17 – MEMORANDO
18 – DIÁRIO DE CLASSE E REGISTRO DE TURMA

ÍNDICE DE IMPRESSOS

 ATA DE CONSELHO DE CLASSE

 ATA DE RESULTADOS FINAIS
 CIP - FALTAS ABONADS E OUTRAS
 COMUNICAÇÃO DE MATRÍCULA NOVA
 CONTROLE DE FALTA DOS ALUNOS
 CONTROLE DE MEMORANDOS E OFÍCIOS
 CONVOCAÇÃO PARA REMATRÍCULA
 DECLARAÇÃO DE ACÚMULO (ATIVOS)
 DECLARAÇÃO DE ACÚMULO (INATIVO)
 DECLARAÇÃO DE COMPARECIMENTO À REUNIÃO
 DECLARAÇÃO DE CONCLUSÃO DO ENSINO FUNDAMENTAL E ENCAMINHAMENTO PARA
O ENSINO MÉDIO
 DECLARAÇÃO DE ESCOLARIDADE EDUCAÇÃO INFANTIL
 DECLARAÇÃO DE ESCOLARIDADE EJA
 DECLARAÇÃO DE ESCOLARIDADE DO ENSINO FUNDAMENTAL
 DECLARAÇÃO DE ESTUDO - ESCOLA PÚBLICA
 DECLARAÇÃO DE GUARDA
 DECLARAÇÃO DE TRANSF. - ENSINO FUNDAMENTAL
 DECLARAÇÃO PARA CONCLUINTES DE 1980 A 2000
 DECLARAÇÃO PARA CONCLUINTES ATÉ 1979 - VISTO-CONFERE
 DECLARAÇÃO PARA CONCLUINTES PENDENTES DE PUBLICAÇÃO NO GDAE
 DECLARAÇÃO PARA FINS DE CONTAGEM DE TEMPO DE SERVIÇO PARA PROFESSORES
 FICHA CADASTRAL DE MATRÍCULA
 FICHA CADASTRAL DE PROFESSORES E FUNCIONÁRIOS
 FICHA INFORMATIVA DO ALUNO PARA USO NO CONSELHO DE CLASSE
 HISTÓRICO ESCOLAR DA EJA
 HISTÓRICO ESCOLAR DA EJA - TRANSFERÊNCIA
 HISTÓRICO ESCOLAR DO ENSINO FUNDAMENTAL
 HISTÓRICO ESCOLAR DO ENSINO FUNDAMENTAL – TRANSFERÊNCIA
 IMPRESSO PADRÃO COM BRASÃO
 IMPRESSO PARA SOLICITAÇÃO DE FALTA ABONADA OU JUSTIFICADA
 IMPRESSO PARA ABONO NATALÍCIO
 IMPRESSO PADRÃO COM BRASÃO DE CUBATÃO
 IMPRESSO PARA DISPENSA DE EDUCAÇÃO FÍSICA
 JUSTIFICATIVA DE FALTAS NA EDUCAÇÃO INFANTIL
 MEMORANDO – MODELO DE IMPRESO
 OFÍCIO – MODELO DE IMPRESSO
 MERENDA – IMPRESSO PARA CONTROLE DE ESTOQUE
 PAPELETAS PARA CONCEITOS BIMESTRAIS
 PAPELETAS PARA SÍNTESE FINAL
 RECLASSIFICAÇÃO – MODELO DOS IMPRESSOS
 REGISTRO DE TURMA DO CICLO DE ALFABABETIZAÇÃO 2013
 REQUERIMENTO DE RECURSO SOBRE RESULTADO FINAL
 RESPOSTA À SOLICITAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA - CV
 SOLICITAÇÃO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS
 SOLICITAÇÃO DE MUDANÇA DE PERÍODO
 SOLICITAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA – ANEXO V - CV
 TABELA DE CÓDIGOS DE HABILITAÇÕES DO SISTEMA DE CADASTRO DE ALUNOS - GDAE
 TERMO DE DESISTÊNCIA DE VAGA NA EDUCAÇÃO INFANTIL
 TERMO DE DEVOLUÇÃO DO NOTEBOOK
 ÍNDICE DE LEGISLAÇÃO

 LEI 6.503-1977 - Dispõe sobre a dispensa de Educação Física em todos os graus e

ramos de ensino.
 LEI 9.394-1996 – Lei de Diretrizes e Bases da Educação.
 LEI 11.114-2005 - Torna obrigatório o início do Ensino Fundamental aos seis anos.
 LEI 11.274-2006 - Dispõe sobre a duração de nove anos para o Ensino Fundamental.
 RESOLUÇÃO CNE-CEB Nº 3=2010 - Institui as Diretrizes Curriculares da EJA.
 RESOLUÇÃO CNE-CEB nº 07-2010 - Diretrizes Curriculares Nacionais para o Ensino
Fund. de 9 anos.
 DECRETO 7.510-1976 - Reorganiza a Secretaria de Estado da Educação. (fragmento)
 DELIBERAÇÃO CEE 04-1995 - Identificação necessária em documentos escolares.
 DELIBERAÇÃO CEE N.º 15-1985 - Dispõe sobre a transferência de alunos do 1º e 2º
graus.
 RESOLUÇÃO SEE 5-1981 - Competência para a verificação da regularidade e
autenticidade da vida escolar.
 RESOLUÇÃO SEE 107-2002 - Institui o sistema GDAE.
 RESOLUÇÃO SEE 108-2002 - Dispõe sobre a informatização do sistema de publicação
de nomes de alunos concluintes em SP - GDAE.
 COMUNICADO COGSP-CEI-1998 - Procedimentos relativos à verificação de
documentos escolares e à publicação de concluintes no ano de 1997 - Laudas DOE.
 GDAE - FAQ - 2003 - Duvidas mais frequentes - aplicável às escolas estaduais.
 MANUAL DO SISTEMA DE CADASTRO DE ALUNOS - GDAE 2013.
 REGIMENTO ESCOLAR DA REDE MUNICIPAL DE ENSINO DE CUBATÃO.
 DECRETO PMC 9819-2012 - Estabelece a política educacional de alfabetização e dá
outras providências.
 INSTRUCAO NORMATIVA SGS 003-2013 - Estabelece as normas relativas ao
Registro de Turma do Ciclo de Alfabetização.
 INSTRUÇÃO NORMATIVA SEDUC-GS Nº 003-2013 - Anexo de orientações.
 DELIBERAÇÃO CME Nº 02/10 - Institui o Ciclo de Alfabetização no Sistema Municipal
de Ensino de Cubatão.
 DELIBERAÇÃO CME 6-2009 – Regulamenta a reclassificação de alunos no Sistema
Municipal de Ensino.
 RESOLUCAO GS 001-2011 - Estabelece normas para a organização das Turmas de
Progressão.
 RESOLUCAO GS 004-2010 - Dispõe sobre a operacionalização do Ciclo De
Alfabetização nas Escolas Municipais De Cubatão.
  RESOLUÇÃO CME 8-2010 - Dispõe sobre Criação, Autorização e o Credenciamento de
Instituições de Ensino no Sistema Municipal de Ensino de Cubatão.

1 - PRINCIPAIS ROTINAS DA SECRETARIA

ROTINA MENSAL E PAGAMENTO

Os documentos referentes aos pagamentos devem ser enviados à SEDUC no

primeiro dia útil de cada mês, sendo:
MAPA DE MOVIMENTO MENSAL - Mapa com quantificação de alunos da unidade
e suas flexibilidades (Entregar e protocolar junto a Central de Vagas)
CIPS - Todas as CIPS devem ser protocoladas e enviadas juntamente com os
seus anexos correspondentes (Entregar e protocolar junto ao SCCP)
RELATÓRIO DE FREQUÊNCIA – Constar todas as faltas de funcionários e
professores no mês e destacar suas justificativas (Entregar e protocolar junto ao
SCCP)
RELATÓRIO DE EVENTUAL – Refere-se a professores que substituíram os desta
unidade (Entregar uma cópia, e protocolar a outra que deve retornar a UME)
CARTÕES DE PONTO – Devem ser retirados no RH juntamente com os holerites
no fim do mês. Contudo, os cartões dos professores que são de carga complementar e
os não titulares da UME devem ser retirados no SCCP. Orientar professores e
funcionários a assinar o cartão diariamente. Ao final do mês protocolar a entrega de
todos os cartões no SCCP, verificando se estão devidamente assinados e com o
carimbo e assinatura da direção.
Memorandos com referência aos professores que não receberam cartões de
ponto (Protocolar junto ao SCCP)
Para ABONO NATALÍCO é necessário protocolar o documento junto ao SCCP com
no mínimo 72 horas de antecedência à data de aniversário do servidor, e, quando
professor, informar substituto. A falta injustificada no ano anterior impede o gozo
desse direito. O servidor solicita a falta dentro do prazo, mas pode gozá-la em dia
diverso da data do seu aniversário.
Os impressos desses documentos, bem como a pasta de memos enviados e
memos recebidos devem constar da pasta UME .... 2013, por exemplo, criada ou a
criar na área de trabalho do computador da Secretaria.

ROTINA SEMANAL

O único envio semanal é a planilha de MOVIMENTO SEMANAL que destaca todos

os movimentos dos alunos, ou seja, admissões, transferências, remanejamentos,
entre outros. O envio pode ser feito por Skype ou e-mail à Central de Vagas, todas as
terças-feiras.

ROTINA DIÁRIA

Diariamente deve-se acompanhar o e-mail e Skype da escola baixando os

documentos enviados para a subpasta RECEBIDOS dentro da pasta MEMOS 2013 em
UME... 2013.
Deixar em uma pasta todos os documentos a serem arquivados, separando os
que irão para o prontuário de alunos e/ou funcionários e os que serão arquivados
como documentos.
Anotar todas as ocorrências de faltas de professores e funcionários a fim de
alimentar o relatório a ser enviado no próximo mês.
Somente realizar transferências com documento (ANEXO V) enviado pela SEDUC
constando a nova escola e para isso tirar cópia do anexo e solicitar ao responsável
que assine os termos de compromisso e desistência de vaga, tais formulários estão
disponíveis nos arquivos digitais e com cópia no armário da secretaria.
Ao receber transferências de novos alunos devemos seguir o mesmo critério
anteriormente descrito, mas neste caso ficaremos com o anexo e averiguaremos se
há também o documento de transferência da escola de origem destacando a aptidão
do aluno para o ano/série, sendo inviável efetivarmos a matrícula sem tais
documentos.
ANEXO V, somente para transferência, para o projeto as emissões estão
suspensas até segunda ordem. Para solicitação o responsável deve trazer as devidas
cópias de certidão de nascimento da criança e do comprovante de endereço
atualizado e em seu nome, destacar o protocolo do formulário e entregar ao
responsável. Posteriormente emitir memorando destinado à Central de Vagas
protocolando a entrega.
Ao irem à SEDUC sempre passar pela Central de Vagas e constatar se há anexos
a serem retirados, caso haja, entrar em contato com os responsáveis para o retirarem
na escola.
HISTÓRICO ESCOLAR – Caso sejam solicitados históricos já digitados, procurar
no arquivo da secretaria e fornecer uma via ao responsável que assinará uma cópia
do histórico a título de protocolo de retirada, devendo a mesma ser arquivada junto
ao prontuário do aluno, dispensando-se o uso de livro para esse fim. Para casos do
ano letivo atual ou do arquivo passivo, anotar pedido e conceder prazo para a retirada
posterior.
As Fichas de Cadastro de Matrícula, CIPS, Relatórios e outros tipos de impressos
devem ser mantidos em pastas no armário da secretaria, bem como na área de
trabalho do computador da secretaria dentro da pasta UME... 2013, através de suas
subpastas que servirão futuramente para a elaboração de novos documentos.

2 - COMPETES DO SECRETÁRIO ESCOLAR SEGUNDO O REGIMENTO

Do Núcleo Administrativo
Artigo 52 - O Núcleo Administrativo terá a função de dar apoio ao processo educacional,
auxiliando a direção nas atividades relativas a:
I - documentação e escrituração escolar e de pessoal;
II - organização e atualização de arquivos;
III - expedição, registro e controle de expedientes;
IV - registro e controle de bens patrimoniais e recursos financeiros.
Parágrafo Único - O Núcleo Administrativo é constituído pela Secretaria da Escola.
Subseção I
Da Secretaria
Artigo 53 - A Secretaria é o órgão administrativo onde se concentra toda a escrituração
escolar.
Artigo 54 - O Secretário de Escola será profissional qualificado conforme legislação vigente,
investido em suas funções e subordinado à direção da Escola.
Artigo 55 - A Secretaria será organizada de modo a permitir a verificação da autenticidade e
regularidade da vida escolar dos alunos, bem como a qualificação do pessoal docente,
técnico, administrativo e do pessoal em geral.
Artigo 56 - São arquivados na Secretaria:
I - fichas individuais dos alunos;
II - pastas- prontuários de alunos, ex-alunos, professores, pessoal técnico e administrativo;
III - pastas contendo decretos, portarias, autorizações e demais publicações legais referentes
ao Sistema Municipal de Ensino;
IV - pastas para arquivo do Regimento Escolar, Planos de Curso, Proposta Pedagógica, Plano
de gestão e Planos de Ensino;
V - livro ou arquivo de termos de visita de supervisores de ensino e outras autoridades de
ensino;
VI - registro de matrícula por níveis de ensino, série, classe e/ou termo;
VII - registro de atas de resultados finais por classe, série e/ou termo;
VIII - livro de atas de reuniões do Conselho de Escola;
IX - registro de atas do Conselho de Classes, Séries e/ou Termos;
X - livro de atas de incineração de documentos da Secretaria;
XI - livros de ponto do pessoal da Escola;
XII - livro de certificados expedidos.
Artigo 57 - Compete ao Secretário:
I - Planejar, coordenar e verificar o andamento dos serviços da Secretaria, bem como a
aplicação de métodos racionais de trabalho, visando ao contínuo aperfeiçoamento dos
mesmos;
II - responder perante o Diretor pelo expediente e pelos serviços gerais da Secretaria;
III - organizar, no início do período letivo, a agenda de serviços e fazer a designação de
atribuições a cada um de seus auxiliares, supervisionando constantemente o seu trabalho;
IV - subscrever, juntamente com o Diretor, quando for o caso, papéis e documentos da Escola;
V - organizar e ter sob sua guarda os fichários e arquivos da Secretaria, zelando por sua
ordem e conservação;
VI - encaminhar e expedir a correspondência;
VII - atender aos elementos do corpo docente, discente e administrativo, prestando-lhes
informações e esclarecimentos sobre a escrituração e a legislação;
VIII- cumprir e fazer cumprir, no âmbito de sua jurisdição, as determinações legais;
IX- verificar a regularidade da documentação referente à matrícula, transferência,
classificação e reclassificação de aluno, encaminhando os casos especiais à deliberação do
Diretor;
X - cumprir e fazer cumprir as determinações do Diretor;
XI – autenticar cópias de documentos quando apresentadas as devidas vias originais.
Artigo 58 - Ao Secretário cabem as seguintes atribuições:
I - Quanto à documentação escolar:
a) organizar e manter atualizados prontuários e documentos de alunos, procedendo ao
registro e escrituração relativos à vida escolar, especialmente no que se refere a matrícula,
freqüência e histórico escolar;
b) elaborar certificados de conclusão de série e de cursos e outros documentos relativos à
vida escolar dos alunos;
c) preparar e afixar, em locais próprios, quadros, horários de aula e controlar o cumprimento
da carga horária anual;
d) preparar relatórios, comunicados, resultados finais e editais relativos à matrícula
e demais atividades escolares.
II - Quanto à Administração Geral:
a) registrar a frequência do pessoal docente, técnico e administrativo da Escola;
b) preparar atestados ou boletins relativos à frequência do pessoal docente, técnico e
administrativo;
c) organizar e manter atualizado assentamento dos servidores em exercício na Escola;
d) organizar e manter atualizados documentos de leis, decretos, regulamentos, resoluções,
portarias e comunicados de interesse da Escola;
e) providenciar o levantamento de dados e informações educacionais, encaminhando-os aos
órgãos competentes.
Artigo 59 - Nas suas férias ou impedimentos, o secretário de Escola será substituído por
funcionário designado pelo Diretor.
3 - ORGANIZAÇÃO DA VIDA ESCOLAR SEGUNDO O REGIMENTO

TÍTULO IV
DA ORGANIZAÇÃO DA VIDA ESCOLAR
Capítulo I
Da Caracterização
Artigo 75 - A organização da vida escolar implica em um conjunto de normas que visam
garantir o acesso, a permanência e a progressão nos estudos, bem como a regularidade da
vida escolar do aluno, abrangendo, no mínimo, os seguintes aspectos:
I - formas de ingresso, reclassificação e classificação;
II - freqüência e compensação de ausências;
III- promoção e recuperação;
IV - expedição de documentos de vida escolar.
Capítulo II
Das Formas de Ingresso, Reclassificação e Classificação
Artigo 76 - As matrículas nos estabelecimentos públicos municipais devem obedecer
cronograma fixado pela Secretaria Municipal de Educação de Cubatão e divulgado à
comunidade.
Artigo 77 - A matrícula na Escola será efetuada pelo pai ou responsável ou pelo próprio aluno,
quando maior de idade.
Artigo 78 - São documentos necessários para a matrícula:
I - Certidão de Nascimento ou RG;
II - documento que comprove habilitação nas etapas anteriores;
III – comprovante de residência;
IV - foto 3x4;
V -carteira de vacinação, para alunos da Educação Infantil.
Artigo 79 - Para a matrícula na etapa inicial do Ensino Fundamental, deverá ser dada
prioridade aos alunos que completam 6 (seis) anos até o início das aulas.
Artigo 80 - A matrícula no Ensino Fundamental, na modalidade Educação de Jovens e Adultos,
deverá ser compatibilizada com os períodos letivos a serem cursados, de modo que a
conclusão não ocorra antes de o aluno completar 15 (quinze) anos.
Artigo 81 - A escola poderá reclassificar alunos, inclusive quando se tratar de transferências
entre estabelecimentos situados no país e no exterior, observando para tanto a legislação
pertinente e, especialmente, a finalidade de diminuir os índices de defasagem idade/série.
Artigo 82 -A reclassificação ocorrerá em qualquer época do período letivo.
Artigo 83 - A classificação em qualquer série ou etapa, exceto na primeira do Ensino
Fundamental de oito anos e nas 3 (três) primeiras etapas do Ensino Fundamental de nove
anos de duração, pode ser feita:
I - por promoção, para alunos que cursaram com aproveitamento a série ou fase anterior, na
própria Escola;
II - por transferência, para candidatos procedentes de outras escolas;
III - independentemente de escolarização anterior, mediante avaliação feita pela Escola, que
defina o grau de desenvolvimento e experiência do candidato e permita sua inscrição na
etapa adequada, nos termos da Lei.
Artigo 84 - Para reclassificação ou classificação a Escola adotará os seguintes procedimentos:
I - a direção da Escola nomeará comissão composta por, no mínimo, três membros, dentre
docentes e especialistas, que avaliarão a condição do aluno levando em conta os critérios de
idade, desenvolvimento de habilidades, competências e experiências anteriores;
II - a comissão emitirá parecer sobre o período letivo adequado para matrícula, apontando as
adaptações eventualmente necessárias;
III - o parecer da comissão deverá ser submetido à aprovação do Conselho de Classes, Séries
ou Termos.
Seção I
Da Transferência
Artigo 85 - A transferência do aluno para outro estabelecimento de ensino far-se-á a pedido
do mesmo ou seu responsável, se menor.
Seção II
Da Adaptação
Capítulo III
Da Freqüência e Compensação de Ausências
Seção I
Da Educação Infantil
Artigo 86 - Serão abonadas as faltas das crianças matriculadas em creches mediante
solicitação dos pais ou responsáveis que estejam em situação de gozo de férias, licença
gestante ou folgas.
Seção II
Do Ensino Fundamental e da Educação Profissional
Artigo 87 - O aluno deverá registrar frequência de no mínimo 75 % (setenta e cinco por cento)
do total de horas letivas.
Artigo 88 - Caberá compensação de ausências e/ou de aprendizagem quando o levantamento
bimestral de faltas acusar índices inferiores aos indicados no artigo anterior.
§ 1º - A compensação de ausências e/ou de aprendizagem poderá ser realizada utilizando um
dos seguintes critérios:
I - freqüência, em outro período, em série ou componente curricular correspondente;
II - participação em eventos culturais, desde que o professor da classe ou das disciplinas
julgue conveniente.
§ 2º - As atividades de compensação de ausências e/ou da aprendizagem serão programadas,
orientadas e registradas pelo professor da classe ou das disciplinas, com a finalidade de sanar
as dificuldades de aprendizagem provocadas por frequência irregular às aulas.
§ 3º - A compensação de ausências não exime a Escola de adotar as medidas previstas no
Estatuto da Criança e do Adolescente e nem a família e o próprio aluno de justificar suas
faltas.
Artigo 89 - Será admitida a progressão parcial somente para Educação Profissional,
preservada a sequência do currículo e a obediência aos pré-requisitos nas disciplinas.
Parágrafo Único – Todos os procedimentos da Progressão Parcial deverão constar do Plano de
Curso.
Capítulo IV
Da Promoção e da Recuperação
Artigo 90 - Será considerado apto para a etapa subsequente, ou promovido no caso das séries
finais de um nível de ensino, o aluno que preencher simultaneamente o requisito descrito no
inciso I e uma das situações previstas nas alíneas do inciso II, infra-citados:
I – frequência de no mínimo 75% (setenta e cinco por cento) do total de horas letivas
ministradas no período;
II – desempenho:
a) obtiver nota síntese final igual ou superior a 5,0 (cinco), ou conceito S ou PS em todos os
componentes curriculares;
b) não alcançar a condição descrita na alínea anterior em apenas um componente curricular;
c) não obtiver a condição descrita na alínea “a” em até 3 (três) componentes curriculares –
caso em que deverá, obrigatoriamente, ser encaminhando a decisão em nível de Conselho de
Classes, Séries e/ou Termos que definirá pela promoção ou retenção do aluno.
§ 1º - A nota e/ou conceito-síntese adotará critério qualitativo acima de qualquer outro
critério, não podendo ser inferior às notas ou conceitos originais que lhe servem de base;
§ 2º- não obtendo aproveitamento mínimo em mais do que 3 (três) componentes curriculares,
o aluno poderá ser aprovado, em nível de Conselho de Classe, Série e/ou Termo, desde que
este colegiado disponha de documentação comprovando a excepcionalidade do caso;
§ 3º - Para os registros de histórico escolar, a proposta curricular adotará o sistema de
conceitos para o Ensino Fundamental de nove anos, gradativamente a partir do 1º ano e
notas para as demais séries, até a universalização do uso de conceitos.
§ 4º – Os critérios acima descritos deverão ser observados independentemente do
desempenho ou comparecimento do aluno a períodos de recuperações finais.
Artigo 91 - A decisão sobre retenção ou promoção deve ocorrer ao término de período letivo
pré-determinado e deve levar em consideração o aproveitamento do aluno no decurso do
período, com prevalência dos aspectos qualitativos sobre os quantitativos.
Parágrafo Único – A primeira etapa do Ensino Fundamental de 9 (nove) anos de duração,
dedicada ao letramento, terá promoção automática, sendo as suas avaliações destinadas
exclusivamente a fins diagnósticos.
Artigo 92 - A decisão pela retenção só pode ser tomada pelo Conselho de Classe, Série e/ou
Termo, composto por docentes que participaram do processo educativo do aluno, por maioria
de votos, salvo nos casos de insuficiência de frequência.
Parágrafo Único – Ao aluno promovido pelo Conselho de Classe, Série e/ou Termo, será
atribuída nota final 5,0 (cinco) ou o conceito S (satisfatório), conforme o caso.
Artigo 93 - As atividades de recuperação da aprendizagem serão parte constitutiva do
processo de ensino e aprendizagem, devendo ser realizadas de forma contínua, cumulativa e
paralela, ao longo do período letivo, na ação permanente em sala de aula, por meio das
atividades e instrumentos de avaliação trabalhados durante o processo e, nos casos em que
se detectar necessidade de atendimento diferenciado, em horário diverso ao das aulas
regulares.
Capítulo V
Da Expedição de Documentos Escolares
Artigo 94 - Caberá à Escola a responsabilidade pela expedição de históricos escolares,
declarações de conclusão de séries ou termo e certificados de conclusão de cursos, com
especificações que assegurem a clareza , a regularidade e a autenticidade da vida escolar dos
alunos, em conformidade com a legislação vigente.
Parágrafo Único - Em caso de transferência, a Escola emitirá documento com informações
detalhadas, as quais revelem o conhecimento da vida escolar do aluno.

4 – FICHA DE CADASTRO DE MATRÍCULA DE ALUNOS

Anteriormente havia uma ficha de cadastro para o Ensino Fundamental, outra para a EJA,
outra para a Educação Infantil e outra para a Educação Especial. Agora uma mesma ficha
atende a esses quatro segmentos. Não há mais a necessidade de outra ficha para matricula
do aluno na Sala de Recursos, basta indicar na própria ficha de matrícula a deficiência do
mesmo. Indicada a deficiência, matricula-se o aluno também na Sala de Recursos no sistema
GDAE/PRODESP da Secretaria de Educação do Estado de São Paulo (SEE/SP).
Modelo anterior Novo modelo

Essa nova ficha foi pensada para facilitar a inserção do aluno no GDAE e evitar erros comuns
nesse tipo de cadastro informatizado.
Os dados para preenchimento do cadastro devem ser obtidos com base no RG ou na Certidão
de Nascimento do Aluno. Para o preenchimento dos campos quadriculados da ficha, iniciar
sempre da esquerda para direita, colocando-se uma única letra ou número em cada
quadrícula.
Código CIE da Escola: Utilize o código CIE da Escola para o Cadastro de Alunos.
Tipo de Ensino:
01 – ENSINO FUNDAMENTAL 09 – EDUCAÇÃO ESPECIAL – DM
02 – ENSINO MÉDIO 10 – EDUCAÇÃO ESPECIAL – DV
03 -- EJA CICLO I -- ENSINO FUNDAMENTAL 12 – EDUCAÇÃO PROFISSIONAL
04 -- EJA CICLO II – ENSINO FUNDAMENTAL 13 – CURSO NORMAL
05 -- EJA ENSINO MÉDIO 14 – CICLO INICIAL DE 9 ANOS
06 – EDUCAÇÃO INFANTIL 15 – CEL – CENTRO DE ENSINO DE LINGUAS
07 – EDUCAÇÃO ESPECIAL – DA 16 – ED. ESPECIAL – DMU – DEFICIÊNCIA MÚLTIPLA
08 – EDUCAÇÃO ESPECIAL – DF 20 – RECUPERAÇÃO DE FÉRIAS

Habilitação: utilizar tabela de códigos de Habilitações do Sistema de Cadastro de alunos

ENSINO
FUNDAMENTAL ENSINO
/ MÉDIO / FUNDAMENTA
CURSO NORMAL L EJA I EJA II
01 – 1ª 05 – 5ª
09 – 1° ETAPA 10 – 3ª ETAPA
SÉRIE/ANO SÉRIE/ANO
02 – 2ª 06 – 6ª
10 – 2° ETAPA 12 – 4ª ETAPA
SÉRIE/ANO SÉRIE/ANO
03 – 3ª 07 – 7ª
SÉRIE/ANO SÉRIE/ANO
04 – 4ª 08 – 8ª
SÉRIE/ANO SÉRIE/ANO
09 – 9º ANO

Número de Inscrição Social do aluno (NIS): Coloque o NIS do aluno, caso possua. É um
número de cadastro atribuído pela Caixa às pessoas que serão beneficiadas por algum
projeto social e ainda não possuem cadastro no PIS.
Número do Cartão Nacional de Saúde (CNS): Coloque o CNS do aluno, caso possua.
Nome completo do aluno: copie, sem abreviar, do R.G ou da Certidão de Nascimento ou
Casamento.
Data de Nascimento do aluno: preencha com dois algarismos para o dia e o mês e
quatro para o ano. Ex.: |0|1| |0|8| |1|9|8|5|
U.F.: preencha com a sigla do estado a que pertence o município de nascimento do aluno
brasileiro. Ex.: |S|P|.
Nome completo da mãe: copie, sem abreviar, da Certidão de Nascimento ou R.G. Caso
não conste o nome da mãe no documento, repetir o nome do pai.
Nome completo do pai: copie, sem abreviar, da Certidão de Nascimento ou R.G. Se não
consta o nome do pai no documento, deixar o espaço sem preenchimento (Não escrever
nada!).

Endereço: informe o tipo do logradouro (Rua, Avenida, Praça, etc.) e, sem abreviar, o nome
completo do logradouro do aluno.
Número: preencha com o número do logradouro; quando não existir, colocar S/N.
CEP: preencha com o código de endereçamento postal do logradouro do aluno.

R.G. do aluno: Para o aluno que possua RG., preencha a partir da primeira quadrícula à
esquerda com o número da cédula de identidade, deixando os demais campos em branco.
Não utilizar ponto, traço, espaço, asterisco ou caracteres especiais e não acrescentar o dígito
de controle neste campo. Caso o aluno não possua RG., deixe este campo em branco.
Ex.:“Cédula de identidade Nº 21.777.098” = |2|1|7|7|7|0|9|8| | |
DC: preencha a partir da primeira quadrícula com o dígito de controle do número do RG. (se
tiver). Ex.: |2| | ou |X| |
U.F. e data de emissão do RG: anote a sigla do Estado expedidor do RG. do aluno. Ex.: |
S|P| e a data de expedição

Entrega de documentos: assinale os documentos entregues pelo aluno ou responsável

conforme as necessidades do tipo de ensino.

Raça / Cor: 1 = branca; 2 = preta; 3 = parda; 4 = amarela; 5 = indígena e 6 = não

declarada.

Necessidade Educacional Especial: Marcar com S (sim) ou N (não). Caso S (sim), usar a
tabela de Necessidades Especiais:
Có Nome da NEE Có Nome da NEE Có Nome da NEE Có Nome da NEE
d. d. d. d.
SEE SEE SEE SEE
1 Deficiência Múltipla 5 Surdez 20 Autismo
 leve/moderada
Altas habilidades/
2 Cegueira 6 Surdocegueira 21 Síndrome de Asperger 30
Superdotação
3 Baixa visão 7 Deficiência física 22 Síndrome de Rett
Surdez Transt. Desint. Da
4 11 Deficiência Mental 23
severa/profunda Infância

Com base na CERTIDÃO DE NASCIMENTO OU CASAMENTO, os campos abaixo DEVEM

SER obrigatoriamente INFORMADOS, exceto para alunos estrangeiros e nascidos fora do
Brasil ou com informação de RG:
Tipo de Certidão: 1 – se Certidão de Nascimento ou 2 – se Certidão de Casamento.
Número da Certidão/ Termo: copie o número do Registro do Nascimento ou Casamento,
constante na Certidão. Ex.: “Nascimento Nº 272” = |2|7|2| | | |
Livro: copie o número do Livro de Registro, que consta na Certidão, porém sem hífen ou
outros sinais, apenas números e letras.
Ex.: “do livro A-209” = |A|2|0|9|
Folha: copie o número da Folha do Livro, que consta na Certidão, porém sem hífen ou outros
sinais, apenas números e letras.
Ex.: “às fls. 190-v” = |1|9|0|V|
Município da Comarca da Certidão de Nascimento: copie o nome do Município da
Comarca, que consta na Certidão .
Ex.: “Estado de São Paulo, Comarca de Piracaia” = |P|I|R|A|C|A|I|A| | | | | | | | | | | | |
|
UF: sigla da UF da Comarca da Certidão
Distrito da Certidão de Nascimento: copie o nome do Distrito que consta na Certidão, se
houver.
Ex.: “Distrito de Joanópolis” = |J|O|A|N|O|P|O|L|I|S| | | | | | | | | | | | |

Matrícula e Rematrícula: Colocar a informações necessárias e colher as assinaturas. Ex.:

Assinatura do responsável ou do aluno adulto Assinatura do responsável pelo preenchimento

PARA USO DA ESCOLA RESPONSÁVEL DIRETOR

ANUAL/SEMESTRAL CLASSE VESTUÁRIO ASSINATURA VISTO
ANO 1° 2° ANO/ TERMO/
ANUAL PERÍODO UNIFORME TÊNIS
SEM SEM TURMA TURMA
2013 X manhã 8° A G 42

5 – GDAE www.gdae.sp.gov.br

O sistema GDAE (Gestão Dinâmica de Administração Escolar) foi criado para

integrar as informações da escola com os órgãos da Secretaria da Educação do
Estado.
A proposta desta ferramenta é criar um canal direto entre a escola e a
comunidade, uma vez que as informações podem ser acessadas e compartilhadas de
qualquer computador a partir da internet. Com a criação do sistema GDAE, as
publicações de concluintes deixaram de ser impressas no Diário Oficial do Estado. As
unidades do Sistema de Ensino do Estado de São Paulo operam o sistema
diretamente, sem a necessidade de envio de laudas para a Diretoria de Ensino. A
inserção das informações é feita diretamente pelas escolas e os usuários podem
acessar essas informações de qualquer ponto. A publicação de concluintes no GDAE é
que garante a certificação de autenticidade dos históricos escolares expedidos no
Estado de São Paulo.

ATENÇÃO: O sistema GDAE só pode ser usado adequadamente no navegador

INTERNET
EXPLORER.
PROCEDIMENTOS DE MATRÍCULA E TRANSFERÊNCIAS NO GDAE:
Nos casos de transferências de alunos do Ensino Fundamental, a escola origem
não tem responsabilidade sobre a baixa do aluno, cuida apenas da parte documental.
A escola de destino, a que recebe o aluno transferido, é a responsável por efetivar a
intenção de matrícula e posteriormente a transferência por deslocamento do aluno,
retirando-o do nosso sistema automaticamente.
No caso da Educação Infantil temos que acessar o sistema e dar baixa dos
alunos ou exclui-los manualmente, somente após a realização deste procedimento é
que o aluno será liberado para matricula em outra unidade.
Após entrar no site do GDAE, acessar ao lado esquerdo a opção ALUNOS e
depois clicar em CADASTRO DE ALUNOS, após estas ações aparecerá um item para
selecionar o sistema, selecione com um clique a opção CADASTRO DE ALUNOS, em
seguida digite:
usuário: xxxxxxx Senha: xxxxxxx
Uma nova janela abrirá com diversas opções de acesso e para cada uma, várias
outras relacionadas como subitens, opte preferencialmente pelo item de CONSULTA,
nessa tela pode-se observar toda a vida escolar do aluno e se o mesmo está com a
matrícula ativa no Estado de São Paulo e ainda a escola que o recebeu.
Para matrículas e exclusões ou ainda remanejamentos, a opção utilizada deve
ser a tela de MATRÍCULAS do ano letivo em curso, seguindo as demais opções
apresentadas, lembrando que para facilitar estes procedimentos é importante ter
sempre acessível os números de classes (informado acima da lista de alunos) e os
respectivos R A s dos alunos.
Anexo, disponibilizamos o arquivo do Manual do Sistema de Cadastro de Alunos –
2013, que oferece orientações para efetuar o cadastro de matrícula dos alunos, passo a
passo.
As Turmas de Progressão devem ser criadas no sistema de maneira específica,
não podem ser criadas como um 3º Ano comum, os alunos dessas salas, ao final do
ano, podem prosseguir estudos no 4º ou 5º Ano, conforme o seu grau de
desenvolvimento. Se forem criadas como salas comuns de 3º Ano, o sistema não
entenderá o que houve para o prosseguimento de estudos de alguns alunos para o 5º
Ano e acusaria lacuna – ausência de estudos no 4º Ano.
Em caso de dúvidas ou necessidade de senhas, procurar o responsável pelo
GDAE no DPE/SEDUC.

LANÇAMENTO DE CONCLUINTES E OUTRAS FUNÇÕES IMPORTANTES DO GDAE:

Consultar GDAE – FAQ das dúvidas mais frequentes – 2003 (arquivo anexo) – Esse
manual de dúvidas foi pensado para escolas estaduais, alguns encaminhamentos de
dúvidas e solicitações são diferentes por sermos uma rede municipal.
O prazo para publicar os concluintes é de 90 dias, segundo as diretrizes de
implantação do GDAE. Assim, o Secretário Escolar deverá lançar os concluintes, inserindo
o nome como aparece no RG desse aluno e a numeração correta do RG, bem como a
unidade da federação de emissão do documento. É vedado inserir o número do RA ou
mesmo o nome como aparece na Certidão de Casamento, diferente do que aparece na
Carteira de Identidade (RG). O Diretor conferirá e confirmará esses lançamentos. O
Secretário Escolar avisará o Supervisor de Ensino para que este confira as informações e
valide o ato. Os concluintes devidamente lançados serão validados pelo Supervisor de
Ensino e enviados para a publicação pelo Senhor Secretário de Educação.
É obrigação da Secretaria verificar os documentos pendentes dos alunos e solicitá-
los para a correta publicação de seus nomes, por ocasião da conclusão dos estudos. De
tempos em tempos a Secretaria deve verificar se todos os alunos de 8º e 9º ano já
trouxeram a cópia legível do RG. Ao lançar os nomes dos concluintes no sistema, deixar
alunos que não tenham trazido RG na tela do Secretário Escolar, só enviar para a tela do
Diretor os concluintes que trouxeram de fato o documento. Tentar entrar em contato com
esses alunos e só com o documento (RG) no prontuário enviar para a tela do Diretor. Os
prontuários dos alunos pendentes de publicação por falta de documento devem ficar em
uma gaveta de arquivo ativo, intitulada CONCLUINTES PENDENTES. Resolvida a
pendência, os prontuários podem seguir para o arquivo passivo.

6 – MATRIZ CURRICULAR

Ensino Fundamental – 1º ao 3º Ano.

Ensino Fundamental – 4º ao 9º Ano

7 - HISTÓRICO ESCOLAR

É o documento que certifica toda a vida escolar do aluno e se destina à

transferência e à comprovação de estudos e cursos realizados pelo aluno. O referido
instrumento deverá conter: os estudos concretizados pelo aluno, com frequência, faltas,
carga horária, resultados finais obtidos em cada componente curricular, área de estudo
ou atividade e a instituição e ano em que tais estudos foram realizados.
 Na Educação Infantil utilizamos apenas uma Declaração de Conclusão de Estudos,
não se emite Histórico Escolar para alunos que concluem essa etapa da educação.
Ao receber um histórico escolar, havendo dúvidas quanto a sua legitimidade do
mesmo deverá ser efetuado contato imediato com a escola de origem, a fim de averiguar
a fidedignidade do instrumento.
A validade do histórico escolar depende do adequado preenchimento de todos os
campos necessários, obedecendo à legislação e regulamentações vigentes, sem qualquer
rasura, com aposição das assinaturas do (a) Diretor (a) e do (a) Secretário (a),
responsáveis pelo estabelecimento de ensino.
Para uma melhor identificação do histórico escolar, este deve conter os dados
relativos à regularização do estabelecimento escolar, como: nome e endereço do
estabelecimento de ensino, nome da entidade mantenedora, número, data e
nomenclatura do ato legal do poder público ou órgão que autorizou ou reconheceu o seu
funcionamento.
O preenchimento desse formulário será de responsabilidade do Secretário
Escolar nomeado para essa função. A portaria de nomeação do servidor como
Secretário Escolar dispensa qualquer ato de autorização do Secretário de Educação
para exercer a função, isto já está implícito nos poderes do cargo investido em razão
do concurso público. Modelo de Histórico Anexo.
Na inexistência de Secretário Escolar, um Agente Administrativo poderá
responder como Secretário de Escola Designado, mas há a necessidade de Portaria do
Secretário de Educação efetuando essa designação.

INSTRUÇÕES GERAIS

Cabe advertir que, sem as observações aqui referenciadas, o Histórico

Escolar não poderá ser validado pelo Supervisor de Ensino no GDAE.
O formulário que contém o Certificado de Conclusão da Educação Básica-
Histórico Escolar de Ensino Fundamental deverá ser preenchido com dados de
identificação da escola e do aluno, bem como especificações de sua vida escolar,
entre outras informações.
Esse formulário deverá ser preenchido em 02 (duas) vias. Uma via deverá ser
expedida para o aluno num prazo máximo de até 60 (sessenta dias) contados a
partir da solicitação, conforme Inciso II do Artigo 9º da Deliberação CEE 15/85, publicada no
D.O.E. em 06/09/85, e a outra via deverá ser arquivada na pasta individual do mesmo,
para comprovação dos estudos realizados.
O registro das menções (conceitos ou notas) deve estar rigorosamente de acordo
com o dos canhotos entregues pelos docentes ou conforme o constante nas Atas de
Resultados Finais. Ao aluno promovido pelo Conselho de Classe, Série e/ou Termo, será
atribuída nota final 5,0 (cinco) ou o conceito S (satisfatório), conforme o caso (Parágrafo
Único do Artigo 92 do Regimento Escolar).
O registro da carga horária deve estar de acordo com o estabelecido na Matriz
Curricular aprovada e operacionalizada.
Registrar de forma globalizada, o total de faltas /horas do aluno, referente às
disciplinas da Base Nacional Comum e as disciplinas da Parte Diversificada.
No espaço reservado às observações deve constar tudo que for necessário para
esclarecer a vida escolar do aluno, como classificação ou reclassificação, resultados
obtidos através de progressão parcial (dependência), provões e adaptação de estudos
(em cada situação deverá ser especificado o amparo legal), entre outras
excepcionalidades que constem no histórico anterior ou que se façam necessárias.
Todos os esclarecimentos adicionais sobre a vida escolar do aluno, se houver,
devem ser apostilados no verso do Histórico Escolar, contendo data e assinatura do
Secretário Escolar e do Diretor, com seus respectivos carimbos.
Todos os campos referentes à nota ou menção, carga horária, ano escolar, ano
letivo, instituição e locais não preenchidos devem ser inutilizados com um traço.
 O Histórico Escolar não deve conter rasuras, espaços em branco ou aplicação de
corretivos.

HISTÓRICO DE TRANSFERÊNCIA
Cuidados necessários com transferências recebidas:
1. No ato da recepção, conferir os dados pessoais de acordo com o documento de
identificação civil apresentado: RG ou certidão de nascimento (nome do aluno,
data, local de nascimento e filiação).
2. Verificar se o histórico escolar contém a carga horária, frequência, falta e notas de
cada componente curricular do ano escolar ou dos anos cursados.
3. Verificar se está assinado e carimbado pelo (a) Diretor (a), e Secretário (a) Escolar.
4. Verificar o ato legal de autorização ou reconhecimento do estabelecimento de
ensino.
5. Devolver à origem, caso haja lacunas ou incorreções, para as devidas correções.
6. Contatar a unidade para esclarecer outras dúvidas.

Cuidados necessários ao expedir o histórico parcial de transferência:

1. Transcrever nome, data e local de nascimento do aluno e filiação, tudo
rigorosamente de acordo com o documento de identificação pessoal.
2. Inserir o nome da escola, cidade e estado em que o aluno concluiu ou está
cursando o Ensino Fundamental.
3. Identificar os componentes curriculares por extenso.
4. Transcrever as notas e a carga horária de todos os componentes curriculares, de
acordo com a matriz curricular.
5. Inserir as notas parciais do aluno do Ciclo de Alfabetização, mesmo que ele tenha
permanecido somente um mês na Unidade Escolar, por exemplo. O professor da
turma deve fornecer essas menções, pois a avaliação do aluno é um processo
contínuo que não se realiza apenas ao final do quadrimestre. Havendo dificuldades
na obtenção dessas notas, comunicar a equipe gestora que orientará o professor a
respeito.
6. Anular os espaços em branco com traços.
7. Refazer o Histórico caso haja alguma incorreção, pois esse documento não admite
emendas ou rasuras, sob pena de nulidade.
8. Realizar todas as observações que se fizerem necessárias, datar e colher a
assinatura do (a) Diretor (a) e do (a) Secretário (a) da unidade escolar.

Toda transferência deverá ser solicitada através de um requerimento do

interessado (se for maior de idade) ou de seu responsável (quando o aluno for menor de
idade).

8 – ATAS DE CONSELHO COM RESULTADO BIMESTRAL E FINAL

 Existem escolas que ainda se utilizam do Mapa Colecionador de Canhotos,
composto por canhotos bimestrais/quadrimestrais entregues pelos professores à
Secretaria Escolar, após o encerramento de cada bimestre/quadrimestre, na data prevista
no Calendário Escolar aprovado.
Os canhotos devem conter frequência, aproveitamento do aluno, número de aulas
previstas e dadas, devidamente assinados pelo professor.
É de exclusiva competência e obrigação da Secretaria Escolar conferir as médias
dos canhotos com as lançadas nos Diários de Classe/Turma no ato de seu recolhimento,
fazendo constar data e assinatura do responsável pelo recebimento, bem como elaborar o
canhoto da Média Anual/Semestral.
O Mapa Colecionador de Canhotos deve ser organizado contendo a relação nominal
dos alunos, de acordo com o Diário de Classe/Turma.
Os Canhotos e o Mapa Colecionador de Canhotos não devem conter rasuras,
espaços em branco ou aplicações de corretivos.
As unidades que se utilizarem de outros meios informatizados para repassar as
menções e a frequência dos alunos à Secretaria devem fazê-lo juntamente com a Ata do
Conselho de Classe bimestral, quadrimestral ou final. A Ata de Conselho Final não se
confunde com a Ata de Resultados Finais. Na primeira os Professores, Equipe e
comunidade escolar registram e assinam os resultados dos alunos e das turmas aferidos
naquele ano letivo. Na segunda, que é feita pelo Secretário Escolar e assinada por este e
pelo Diretor, faz-se o registro do resultado final obtido pela turma naquele ano letivo,
inserindo a expressão PROMOVIDO ou RETIDO junto ao nome dos alunos, conforme o
verificado na Ata Final do Conselho de Classe.

9 - ATA DE RESULTADOS FINAIS

A Ata de Resultados Finais é o principal documento de escrituração escolar, onde se
registra o resultado final e a situação do aluno no ano letivo, sendo o documento que
legitima sua vida escolar e que servirá de base para expedição do Histórico Escolar,
Certificado de Conclusão e Transferência.
As Atas de Resultados Finais devem ser elaboradas ou impressas sem rasuras.
A relação nominal dos alunos deve estar de acordo com o Diário de Classe/Turma.
No espaço destinado ao lançamento do Resultado Final deverão constar as
menções obtidas pelo aluno em conformidade com as registradas nos canhotos.
A nomenclatura das áreas de conhecimento ou disciplinas deve ser registrada
conforme o estabelecido na Matriz Curricular aprovada.
A data de encerramento do processo de avaliação deve ser a data do último dia de
atividade previsto no Calendário Escolar.
Os espaços em branco devem ser cancelados.
As Atas de Resultados Finais devem ser conferidas e assinadas pelo Diretor e pelo
Secretário Escolar, cabendo-lhes inteira responsabilidade por esses atos. Após sua
impressão deverão ser encadernadas em padrão brochura ou coladas em livro próprio,
sem rasuras e abreviaturas e arquivadas na unidade escolar.
10 – INTERPOSIÇÃO DE RECURSO - PRAZOS E INSTÂNCIAS
O responsável legal ou o aluno adulto tem o direito de recorrer da decisão que
indicou a retenção do aluno na Unidade Escolar. A escola tem o dever de orientar os
pais sobre esse direito. Junto com estas orientações, fornecemos um modelo de
impresso para interposição de recurso sobre resultado final. O Artigo 104 do
Regimento indica os prazos e as instâncias desse tipo de recurso.
Artigo 104 – Caberá recurso da decisão final do Conselho de Classes, Séries e/ou Termos, de
acordo com a legislação em vigor, a ser impetrado em requerimento padrão, para análise nas
seguintes instâncias:
I - em primeira instância, à própria UME, em requerimento dirigido ao Diretor da Unidade,
observados os seguintes prazos:
a) até o segundo dia letivo subsequente ao término do período letivo, para a divulgação oficial
dos resultados finais;
b) até o segundo dia útil subsequente à divulgação dos resultados finais, para protocolo do
requerimento junto à secretaria da UME;
c) até o segundo dia letivo, subsequente ao término do prazo descrito na alínea anterior, para
divulgação da decisão tomada pelo Conselho de Classes, Series e/ou Termos, sobre os recursos
impetrados, bem como para eventuais remanejamentos decorrentes de tal decisão;
II- em segunda instância, à SEDUC/PMC, em requerimento dirigido ao Secretário Municipal de
Educação, observados os seguintes prazos:
a) até o segundo dia útil subsequente à divulgação da decisão sobre os recursos protocolados
junto à Escola, para protocolo do requerimento junto à chefia de Ensino Fundamental da
SEDUC;
b) até o segundo dia útil, subsequente ao protocolo do requerimento à SEDUC, para divulgação
da decisão tomada por esta instância.
III- em terceira e última instância, ao Conselho Municipal de Educação, em requerimento
dirigido presidente deste órgão, observados os seguintes prazos:
a) até o primeiro dia útil subsequente à divulgação da decisão sobre os recursos protocolados
junto à SEDUC, para protocolo do requerimento junto ao Conselho Municipal de Educação;
 b) até o primeiro dia útil, subsequente ao prazo para protocolo descrito na alínea anterior, para
divulgação da decisão tomada por esta instância.
§ 1º – Informada sobre decisão favorável em segunda ou terceira instância, a Escola deverá
proceder de imediato ao remanejamento decorrente de tal decisão.
§ 2º – Todos os segmentos escolares deverão empreender esforços no sentido de viabilizar, ao
beneficiado pelo instrumento de direito de que trata este artigo, a plena adaptação à etapa pra a
qual for remanejado.

11 – RECLASSIFICAÇÃO

Importante: Fique atento a este processo, por vezes ele é confundido com a
classificação, veja se é caso realmente de reclassificar ou se não seria o caso
de classificar o aluno. Leia com atenção os dois tópicos.

A reclassificação permite ao aluno matriculado o direito de ser avaliado para

seguir estudos em série/ano/etapa mais avançada(o). O processo de reclassificação obedecerá
ao disposto no Artigo 23, § 1º da LDB 9394/96, no Artigo 84 do Regimento Escolar do Sistema Municipal
de Ensino de Cubatão e na Deliberação CME 6/2009. Modelo de impressos anexo.
Etapas:
1. a reclassificação deverá ser solicitada, por escrito, pela Equipe Gestora, ou por um dos
professores que trabalhem com o aluno;
2. o Diretor deverá proceder à formalização de processo interno administrativo, no qual deverão
ser anexados todos os documentos relativos à reclassificação;
3. a seguir, o Diretor agendará reunião com o Conselho Escolar no intuito de indicar três membros
da Unidade Escolar para formar a Comissão de Reclassificação. Se o aluno for deficiente, haverá
necessidade de laudo realizado por professor de Educação Especial;
4. reunida, a Comissão observará os seguintes critérios para fundamentar o seu parecer
conclusivo:
a) analise das provas, relatórios e testes para aferir o grau de desenvolvimento curricular;
b) experiência e grau de amadurecimento do aluno;
c) ponderar sobre o efetivo benefício da reclassificação;
5. o parecer da Comissão deverá ser submetido à aprovação do Conselho de Classes, Séries ou
Termos com registro em ata;
6. o Secretário Escolar deverá efetuar o registro da reclassificação no GDAE (abre em 1º de março e
fecha no último dia de abril) bem como arquivar no Livro de Reclassificação: a) Portaria de
Constituição da Comissão de avaliação; b) Parecer da Comissão de Avaliação; c) Ata de
Reclassificação; d) Portaria de Reclassificação expedida pelo Diretor. As provas e atividades
utilizadas no processo devem ser arquivadas no prontuário do aluno junto com uma cópia da
Portaria de Reclassificação expedida pelo Diretor.

Prazos para conclusão do processo:

60 dias, contados a partir do início do período letivo.
O artigo 82 do Regimento Escolar apontava que a reclassificação pudesse acontecer a qualquer tempo,
entretanto em 2009 o Conselho Municipal de Educação delimitou esse tempo, fixando o prazo de 60 dias,
não prorrogáveis, contados do início do período letivo, - Deliberação CME 6/2009.
A tela de reclassificação do GDAE também tem um prazo para o registro da reclassificação no sistema, no
GDAE a tela abre a partir do dia 1º de março e fecha no último dia de abril.

Vetados da Comissão:
1. Qualquer professor que leciona para o aluno em avaliação.
2. Parentes diretos ou indiretos do aluno em avaliação
12 - CLASSIFICAÇÃO
Este processo tem como objetivo posicionar o aluno na etapa de escolaridade
compatível com sua idade, experiência, nível de desempenho ou de conhecimento.
Prazo:
Por ocasião da matrícula na Escola – matrícula inicial.
Tipos:
classificação por promoção: para aluno que cursou com aproveitamento a etapa anterior, na própria
escola;
classificação por transferência: para aluno procedente de outra escola, situada no país ou no
exterior;
classificação por avaliação: para aluno que não apresente documentação escolar anterior.

Fundamento da classificação por avaliação: Artigo 24, inciso II, alínea C da LDB 9394/96 e nos
Artigos 83, inciso III e 84 do Regimento Escolar do Sistema Municipal de Ensino de Cubatão (modelo de
impressos anexo).
Etapas:
1. o responsável legal deverá assinar a declaração de inexistência de escolaridade anterior ou
impossibilidade de comprovação da mesma, solicitando a classificação do aluno;
2. o Diretor deverá proceder à formalização de processo interno administrativo, no qual deverão
ser anexados todos os documentos relativos à Classificação;
3. a seguir, o Diretor agendará reunião com o Conselho Escolar no intuito de indicar três membros
da Unidade Escolar para compor a Comissão de Classificação. Se o aluno for deficiente, haverá a
necessidade de laudo realizado por professor de Educação Especial;
4. reunida, a Comissão observará os seguintes critérios para fundamentar o seu parecer
conclusivo:
a) analise das provas, relatórios e testes para aferir o grau de desenvolvimento curricular;
b) experiência e grau de amadurecimento do aluno;
5. o parecer da Comissão deverá ser submetido à aprovação do Conselho de Classes, Séries ou
Termos com registro em ata;
6. o Secretário Escolar deverá efetuar a matrícula do aluno no GDAE bem como arquivar no Livro
de Classificação: a) Portaria de Constituição da Comissão de Avaliação; b) Ata do Parecer da
Comissão de Avaliação; c) Ata de Classificação; d) Portaria de Classificação expedida pelo
Diretor. As provas e atividades realizadas vistas no processo devem ser arquivadas no
prontuário do aluno, junto com uma cópia da Portaria de Classificação expedida pelo Diretor.

13 – ARQUIVO ESCOLAR

Arquivo Escolar é o conjunto ordenado de papéis que documentam e comprovam os

fatos relativos à vida escolar do aluno e à vida funcional do corpo docente e
administrativo.
Os documentos constituem arquivo quando são guardados em satisfatórias
condições de segurança. Apresentam-se classificados e ordenados de modo a permitir
rapidamente a sua localização e consulta, observando: facilidade na busca de
documentos; simplificação na manipulação; acesso para qualquer pessoa; economia de
tempo e espaço; resistência ao uso constante; capacidade de extensão; disposição lógica;
arranjo que possibilite limpeza e conservação; segurança; resistência à ação do tempo,
que assegure a invulnerabilidade dos documentos. O responsável direto por tudo isso é o
Secretário de Escolar.
O Regimento Escolar e a Deliberação CME 8/2010 apontam os principais livros
de registros para escrituração escolar, bem como os documentos a constar nos
prontuários discentes.
 O Arquivo Escolar pode ser organizado como: ativo ou passivo.
Ao arquivo ativo pertencerão todas as pastas de assentamentos individuais e todos
os documentos que se referirem a alunos matriculados, a funcionários e a professores em
atividades na unidade escolar.
Ao arquivo passivo pertencerão todas as pastas de assentamentos individuais e
todos os documentos de ex-alunos, ex-professores e ex-funcionários da unidade escolar.
Assim, sempre que se elaborar um documento ou se organizar um arquivo, deverá
haver a preocupação de verificar se os servidores que vierem em futuro remoto
entenderão e saberão perfeitamente o que se escriturou e qual adequado funcionamento
do setor.
Por fim, vale ressaltar que nenhum documento pode ser retirado dos Arquivos
Escolares sem a prévia autorização do Diretor.
Documentos que compõem o arquivo escolar:
a) Arquivo Ativo
 Livro de Matrícula.
 Livro Ata para registro de transferências solicitadas e expedidas.
 Livro Ata para registro das reuniões de conselho de classe, séries e/ou termos.
 Livro Ata para registro das reuniões do Conselho Escolar.
 Livro Ata das reuniões da APM.
 Livro Ata de Resultados Finais.
 Livro Ata dos processos especiais de avaliação (classificação e reclassificação).
 Livro Ata para registro de regularização de vida escolar.
 Livro Ata de incineração de documentos da Secretaria.
 Livros de ponto do pessoal da Escola.
 Livro ou arquivo de termos de visita de supervisores de ensino e outras
autoridades de ensino.
 Documentos para o registro de frequência, conteúdo desenvolvido e avaliação,
devidamente preenchidos e assinados (Diário de Classe e Registro de Turma).
 Pasta individual do aluno.
 Prontuários de professores, pessoal técnico e administrativo.
b) Arquivo Passivo
 Toda documentação dos alunos transferidos, dos que concluíram e dos desistentes.
 Documentos para o registro de frequência, conteúdo desenvolvido e avaliação,
devidamente preenchidos e assinados (Diário de Classe e Registro de Turma).
 Prontuários de ex-professores, pessoal técnico e administrativo que deixaram a
unidade.
 Livros de registros
14 - A ESCRITURAÇÃO NA EDUCAÇÃO INFANTIL CONSTARÁ NO MÍNIMO DE:
 Livro de Matrícula, constando nome, idade, data de nascimento, filiação e
endereço dos educandos;
 Livro Ata de Resultados Finais, constando a relação de todos os educandos que
frequentaram a unidade educacional no decorrer do ano, com seus respectivos
resultados e situação finais (concluinte, transferido ou desistente);
 Livro Ata das reuniões do Conselho de Escola;
 Livro Ata das reuniões da APM;
 livros de ponto do pessoal da Escola;
 livro ou arquivo de termos de visita de supervisores de ensino e outras
autoridades de ensino;
 Pasta Individual do aluno com:
a) requerimento de matrícula preenchido, assinado e deferido pelo(a)
Diretor(a);
b) fichas individuais organizadas e preenchidas em todos os campos e
assinadas;
c) cópia do registro de nascimento;
d) comprovante de endereço;
e) cópia do cartão de vacina (renovação anual);
f) foto 3x4;
 prontuários de alunos, ex-alunos, professores, pessoal técnico e administrativo;
 pastas contendo decretos, portarias, autorizações e demais publicações legais
referentes ao Sistema Municipal de Ensino;
 pastas para arquivo do Regimento Escolar, Planos de Curso, Proposta
Pedagógica, Plano de gestão e Planos de Ensino.
Os documentos de escrituração dos anos anteriores devem ser mantidos em
arquivo passivo, devendo este ser organizado de forma segura e de modo a
permitir o fácil manuseio.
Os livros de escrituração conterão termo de abertura e encerramento,
rubricados pelo(a) Diretor(a)/Gestor(a).

15 - A ESCRITURAÇÃO NO ENSINO FUNDAMENTAL CONSTARÁ NO MÍNIMO DE:

 Livro de Matrícula por níveis de ensino, série, classe e/ou termo, constando
nome, idade, data de nascimento, filiação e endereço;
 Livro Ata para registro de transferências solicitadas e expedidas;
 Livro Ata para registro das reuniões de Conselho de Classe, Séries e/ou Termos;
 Livro Ata para registro das reuniões do Conselho Escolar;
 Livro Ata das reuniões da APM;
  Livro Ata de Resultados Finais, constando a relação de todos os alunos que
frequentaram a escola no correr do ano, com seu respectivo resultado final;
 Livro Ata dos Processos Especiais de Avaliação (Classificação e Reclassificação);
 Livro Ata de Registro de Regularização de Vida Escolar (Convalidação);
 livro de atas de incineração de documentos da Secretaria;
 livros de ponto do pessoal da Escola;
 livro ou arquivo de termos de visita de supervisores de ensino e outras
autoridades de ensino;
 documentos para o registro de frequência, conteúdo desenvolvido e avaliação,
devidamente preenchidos e assinados;
 Pasta Individual do educando, contendo:
a) requerimento de matrícula preenchido, assinado e deferido pelo(a) Diretor(a);
b) fichas individuais organizadas, preenchidas em todos os campos e
assinadas;
c) histórico escolar de origem ou documento comprobatório de processo de
classificação;
d) cópia do RG, de quem já possui;
e) cópia da Certidão de Nascimento ou Casamento;
f) comprovante de endereço;
g) Foto 3x4;
 prontuários de alunos, ex-alunos, professores, pessoal técnico e administrativo.
 pastas contendo decretos, portarias, autorizações e demais publicações legais
referentes ao Sistema Municipal de Ensino;
 pastas para arquivo do Regimento Escolar, Planos de Curso, Proposta
Pedagógica, Plano de gestão e Planos de Ensino.

Os documentos de escrituração dos anos anteriores devem ser mantidos em

arquivo passivo, organizado de forma segura e de fácil manuseio.
Para efeito de registro, comunicação de resultados e arquivamento, os atos de
escrituração no Ensino Fundamental serão lavrados em livros de atas e fichas
próprias, observando-se a legislação e as normas pertinentes e, em especial, o
Regimento Escolar e o Projeto Político-Pedagógico/Proposta Pedagógica.
Os livros de escrituração conterão termo de abertura e encerramento,
rubricados pelo(a) Secretário(a) Escolar e pelo(a) Diretor(a.
16 - OFÍCIO

Ofício é um texto proveniente de uma autoridade, que consiste em

comunicação de qualquer assunto de ordem administrativa ou estabelecimento de
uma ordem. Distingue-se da carta por apresentar caráter público, portanto só pode
ser emitido por órgão da administração pública. O destinatário pode ser órgão público
ou pessoa particular. Modelo anexo
Os ofícios recebem um número de ordem. Anexo segue um impresso para
controle de envio desses ofícios que deverá ser fixado em um mural da Secretaria,
nele o servidor riscará o número do ofício e, abaixo, informará o destinatário e o
assunto do ofício enviado.
A Secretaria deve ter duas pastas para arquivar os OFÍCIOS, uma para os
ENVIDOS e outra para os RECEBIDOS.

17 - MEMORANDO

O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades

administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo
nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação
eminentemente interna.
Sua característica principal é a agilidade. A tramitação do memorando em
qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos
burocráticos. Para evitar desnecessário aumento do número de comunicações, os
despachos ao memorando devem ser dados no próprio documento e, no caso de falta
de espaço, em folha de continuação. Modelo anexo.
Os memorandos recebem um número de ordem. Anexo segue um
impresso para controle de envio desses memorandos que deverá ser fixado em um
mural da Secretaria, nele o servidor riscará o número do memorando e, abaixo,
informará o destinatário e o assunto do ofício enviado.
A Secretaria deve ter duas pastas para arquivar os MEMORANDOS, uma
para os ENVIDOS e outra para os RECEBIDOS.
18 – DIÁRIO DE CLASSE E REGISTRO DE TURMA

DIÁRIO DE CLASSE
Diário de Classe é o documento fundamental para registro do diagnóstico inicial
da turma, frequência do aluno, planejamento, avaliações e relatório final do trabalho
do professor, bem como da carga horária prevista na Matriz Curricular.
O Diário de Classe é o documento de escrituração escolar coletivo, em que
devem ser registradas, sistematicamente, as atividades desenvolvidas com a turma e
o resultado do desempenho e frequência dos alunos.
Objetivos do Diário de Classe:
a) Registrar:
a frequência do aluno;
avaliação e o controle do aproveitamento do aluno;
recuperação;
os dias letivos, as aulas previstas e dadas;
a execução do currículo, por meio do conteúdo programático ministrado;
a carga horária.
b) Comprovar a veracidade e a regularidade dos atos praticados.
Compete à Secretaria Escolar fornecer ao professor a Relação Nominal dos
Alunos conforme consta na cópia do RG e, se o aluno ainda não tiver o RG, conforme
a Certidão de Nascimento ou Casamento - de forma legível e sem rasuras. Só a ela
compete fornecer o nome dos alunos matriculados no decorrer do ano letivo e as
observações referentes à transferência, cancelamento, remanejamento, classificação
e reclassificação.
A escrituração do Diário de Classe é de exclusiva competência e
responsabilidade do professor, que deverá mantê-lo atualizado e organizado,
registrando a frequência e notas dos alunos, o conteúdo, as aulas previstas e dadas,
observando o Calendário Escolar aprovado. Quando ocorrer reposição de aulas, as
mesmas devem ser registradas, também, no espaço destinado às observações.
Compete à direção/coordenação verificar e visar os Diários de Classe e não
permitir a sua retirada da unidade escolar, pois os mesmos devem estar sempre à
disposição para a localização imediata das informações necessárias. A mesma deve
orientar os professores quanto à escrituração do Diário de Classe de forma correta e
contínua, esclarecendo que é de sua exclusiva competência e responsabilidade
mantê-lo atualizado e organizado, conforme o disposto no Regimento Escolar, no
Calendário e na Matriz Curricular.
Devem-se evitar quaisquer tipos de rasuras. Caso haja necessidade, as rasuras
devem ser devidamente observadas e assinadas por quem as efetuou.
É dever do professor entregar na Secretaria Escolar toda documentação exigida
pela Unidade de Ensino.
Ao final do período letivo a direção/coordenação da unidade, recolherá os
Diários de Classe dos professores e, após verificar a correção do preenchimento, os
encaminhará para a Secretaria Escolar para que os mesmos sejam empacotados,
identificados por ano ou semestre letivos e levados ao arquivo passivo.
Quando os diários forem digitais, como no caso das turmas do Ciclo de
Alfabetização, ao final do período letivo a direção/coordenação verificará a correção
dos registros e encaminhará os arquivos digitais para arquivo na Secretaria Escolar. A
Secretaria deverá copiar em um CD todos os Registros Digitais de Turma da unidade.
Este CD deverá ser levado ao arquivo passivo devidamente etiquetado com a
identificação do seu conteúdo, as turmas e o período letivo a que se refere. No caso
específico do Ciclo de Alfabetização, a Secretaria Escolar deverá também enviar cópia
dos Registros de Turma para a escola municipal de destino daquela turma, a fim de
que os novos professores dessas turmas possam acompanhar o processo educativo
anterior, através do estudo das pautas de observação constantes do documento.