Gestao do tempo
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O documento fornece dicas sobre gestão de tempo e produtividade, incluindo a Matriz de Priorização de Eisenhower, o método Getting Things Done (GTD), a técnica Pomodoro e vários truques para melhorar a produtividade no trabalho com e-mails, agenda e gestão mental.
Gestao do tempo
- 4. “Tempo sempre será escasso” Aplicar Bem Usar de forma produtiva
- 6. Aplicar Bem Usar de forma produtiva Matriz de Priorização GTD – Getting Things Done Foco – Pomodoro Dicas e aceleradores
- 8. 1 2 43 Também conhecido como matriz de Eisenhower.
- 9. 1 3 42 Nossa cultura permite que um assunto urgente seja prioridade 3?
- 10. Uma tarefa pode mudar de quadrante: • Uma atividade não urgente que você não faz se torna urgente (um e-mail sem responder a 5 dias) • Mudanças estratégicas podem fazer com que um item perca a importância. • Alinhe a classificação de uma atividade com seu chefe. Dificuldade: • Processo qualitativo (variação de uma pessoa para outra). • Dificuldade para classificar itens como “não urgente” ou “ não importante”
- 11. Na prática (urgência): • Definir a duração da atividade • Definir o tempo certo de entrega • Há espaço de negociação para o prazo? Se forem parecidos, é urgente
- 12. Na prática (importância): Dimensões Descrição Resposta Impacto O que acontece se não fizer? Alto / Médio / Baixo Detecção Alguém vai perceber se eu não fizer? Alto / Médio / Baixo Risco Qual o risco de dar problema se eu não fizer? Alto / Médio / Baixo Pelo menos uma resposta “Alto” ou 2 respostas “Médio” sinalizam que o item é importante.
- 13. 1 3 42 10% atividades 20% atividades 50% atividades20% atividades 30% tempo 70% tempo Não precisa ser preciso, ao incorporar a forma de pensar, você já começa a trabalhar corretamente
- 15. • método de gerenciamento de ações desevolvido por David Allen • pessoa precisa tirar as tarefas de sua mente e registrá-las em algum lugar. Alivio da memória para focar na execução • uma única lista de tarefas. http://gettingthingsdone.com/
- 16. Capturar todos os seus afazeres: • Pendencias de reunião • Pedidos do chefe • E-mails para responder • Tarefas de projeto • Ideias para explorar Lista única de itens Definir o que significa “feito”: • Definir quais as próximas ações para cada item • Se for preciso mais de uma ação, deixar claro qual a ordem de execução (projeto) • Se faltar insumos para executar, incluir ação para conseguir insumos Garantir atualização, atendimento aos prazos e identificar oportunidades de melhoria Definir como você vai gerenciar: • Definir destino: incubadora, lista de tarefas, lista de projetos, etc Percorrer as tarefas que podem ser executadas no momento e completá-las Na prática, ocorrem ao mesmo tempo Foco em lista de atividades Fonte: Wise Action
- 17. Verbos que indicam Projetos: Apresentar Finalizar Solucionar Tratar Submeter Projetar Completar Garantir Atualizar Instalar Implementar Verbos que indicam Próximas Ações: • Ligar ( telefonar ) • Organizar • Revisar • Comprar • Preencher • Localizar • Descartar • Pesquisar ( web ) • Colher • Imprimir • Rascunhar • Enviar ( email ) Exemplo: se você escreveu como uma atividade a ser realizada: "Submeter o formulário para aprovação", é muito provável que você tenha que sub-dividir essa atividade em outras menores. Por exemplo: (1) obter uma cópia do formulário, (2) preencher o formulário, (3) enviar o formulário para aprovação.
- 18. Mais importante: • Etapa de coleta é essencial: • Lista única. • Ter tudo na lista. • Etapa de processamento / organização é essencial: • Deixar claro qual é o To Do • Pronto para ação • Texto objetivo • Ter sub-listas se necessário Problema: a técnica não se preocupa muito com durações e prazos Sugestão: estabelecer prazos na etapa de organização. Percepção: se você rodar muito bem o modelo, vai começar a criar ações com durações muito parecidas
- 20. Técnica desenvolvida e registrada por Francesco Cirillo. http://pomodorotechnique.com • Pomodoro significa “tomate” em italiano. • Pomodoro é um timer de cozinha, para controlar o tempo de cozimento de alimentos. Normalmente, a contagem regressiva máxima é de 25 minutos Tecnica consiste em: • dividir o dia produtivo em intervalos de 25 minutos (1 pomodoro). • Planejar as atividades em quantidade de pomodoros. • Usar intervalos de descanso: • 5 minutos entre cada pomodoro • 20 minutos após 4 pomodoros Foco em duração e esforço
- 21. Executar atividades Selecionar atividade Ligar o pomodoro Fazer intervalos Planejar atividades Gerar lista de tarefas Priorizar tarefas Planejar atividades em pomodoros O modelo exige dizer “não” a interrupções http://tomato-timer.com/
- 23. Mente 1. Regra do 80/20: preste atenção à regra do 80/20, ou seja, quais são os 20% de trabalho que renderão 80% de resultados? 2. Foque nas coisas importantes, e suprima as urgências 3. Decida qual será o resultado antes mesmo de começar. Visualize o produto final. 4. Faça um caderno para anotar ideias geniais que você tem e com as quais não pode trabalhar no momento 5. Aprenda a ignorar. Não é preciso ter uma resposta para tudo 6. Não perca tempo: faça um mau rascunho. Afinal, você não vai poder editar uma página em branco. Além disso, o simples fato de começar faz as coisas acontecerem. 7. Melhor feito do que perfeito 8. Trate seu tempo como se ele fosse dinheiro
- 24. Agenda 1. Controle simultaneamente sua lista de tarefas e a agenda de reuniões. Se o dia está tomado de reuniões, como você vai focar na lista de tarefas? 2. Use os 10 primeiros minutos do dia para planejar suas atividades 3. Faça as coisas mais fáceis primeiro. Há especialistas que recomendam o contrário. Escolha. 4. Priorize apenas 3 coisas por dia 5. Defina a prioridade número 1 do dia 6. Evite fazer reuniões quando elas não forem sobre algum assunto realmente decisivo 7. Ao organizar reuniões, faça uma pauta bem definida, divulgue e atenha-se a ela. 8. Agende reuniões de 55 minutos, não de 1 hora. 9. Desafie-se a fazer reuniões em 30 minutos. 10. A maior parte do meu tempo está sendo investido em minhas metas? 11. Planeje somente 80% do seu tempo. 20% é gordura para atrasos e interrupções.
- 25. Truques 1. COMECE. 2. Quem veio primeiro: o ovo ou a galinha? Evite a questão ovo-galinha e comece a tarefa antes mesmo de se sentir preparado 3. Esclareça suas dúvidas com seu chefe. Se não for possível, assuma que você está com a razão quando estiver em dúvida. Decisivo é produtivo. 4. Se você não pode escrever algo, grave-o (telefone) 5. Organize sua mesa e gavetas pelo menos uma vez por semana
- 26. E-mail 1. Leia e responda e-mails somente 3 vezes por dia, durante 20 minutos. 2. Se você não consegue entender sobre o que um e-mail se trata, não responda 3. Use a mídia correta. E-mail não substitui reuniões, telefone ou contato pessoal 4. Não atenda a chamadas ou mensagens instantâneas a não ser em casos de emergência (e emergências são raras). Use o “do not distube”. 6. Desative seus alertas de e-mail, exceto para e-mails do seu chefe https://support.office.com/pt-br/article/Ativar-ou-desativar-Alertas-da-%C3%81rea-de-Trabalho-a83fe224-3109-4de0-a1ab-c33fd103a422?ui=pt-BR&rs=pt-BR&ad=BR 7. Crie regras para junk mail. https://support.office.com/pt-br/article/Gerenciar-mensagens-usando-regras-80cc1f28-533d-4879-a8cc-ef83e9af0495 7. Use atalhos de teclado para economizar tempo ao usar o PC https://support.office.com/pt-br/article/Automatizar-tarefas-comuns-ou-repetitivas-a9caf57e-0eb0-4b48-9141-a9904da0aaf9