Implementação de um PMO
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O documento descreve a criação de um escritório de gerenciamento de projetos (PMO) em Goiânia, com o objetivo de capturar 5% do mercado local em um ano, utilizando uma equipe multidisciplinar. É apresentado um termo de abertura de projeto que detalha a justificativa, objetivos, estrutura organizacional e expectativas financeiras. O projeto inclui análise de viabilidade, definições de escopo, requisitos e um cronograma com marcos principais para implementação do PMO.
Implementação de um PMO
- 1. 1 IMPLEMENTAÇÃO DE UM PROJECT MANAGEMENT OFFICE GERENCIAMENTO DE ESCOPO – GP29 – GOIÂNIA
- 2. 2 MEMBROS DO PROJETO •Antonio Albino de Magalhães Neto •Arthur de Oliveira Matos •Bruno Penna Barbosa de Almeida •Claudio Alessandro Araujo •Lhiego Rodrigues de Paula •Maisa Ferreira Bozzola
- 3. 3 TERMO DE ABERTURA DO PROJETO - TAP Objetivos deste documento Autorizar o início do projeto, designar o GP e demais responsáveis, documentar requisitos iniciais, principais entregas, estimativas de orçamento e prazo, premissas e restrições. Justificativas do projeto Para sobreviver ao cenário atual do mercado, as organizações necessitam planejar muito bem o futuro através de seus projetos. O alinhamento entre o planejamento estratégico e o portfólio de projetos das empresas deve ser, então, muito bem realizado. Aproveitando a conjuntura econômica do país, aliada ao o conhecimento técnico multidisciplinar da equipe e a carência do mercado por profissionais especializados em gerenciamento de projetos, enxerga-se uma oportunidade para a criação de um escritório de projetos para atuar em uma das áreas mais afetadas pela situação presente: a indústria. Objetivo Criação de um Escritório de Projetos para obter 5% do mercado goiano em 1 ano de operação utilizando do conhecimento multidisciplinar da equipe.
- 4. 4 TERMO DE ABERTURA DO PROJETO - TAP Produto PMO em Goiânia com a equipe multidisciplinar já descrita para atuação em consultoria em projetos. Orçamento do Projeto Previsão orçamentária para o projeto: R$ 50.000,00 Designação • O Sr. Antonio, será o único sponsor do projeto. Este integrante do projeto não será responsável, porém, da gestão dos recursos financeiros. • O Sr. Arthur será o Gerente do Projeto. Terá total autonomia na gestão de recursos humanos e financeiros. Projeto Criação e implementação de um Project Management Office (PMO).
- 5. 5 TAP – MAIN MILESTONES Main Milestones 2015 2016 06 07 08 09 10 11 12 01 1Definição da equipe de projeto Início das operações 1.5.2 Implementação do escritório 1.4.4.6 Estudo de viabilidade Milestone Estudo conceitual 1.3.3 Project Charter e escopo aprovados 1.1.1 1.2.3 Concluded PlannedComments: Final Conclusion Legend :
- 6. 6 IDENTIFICAÇÃO DE STAKEHOLDERS - ISH Stakeholders Posição Papel no projeto Poder Interesse Influência Classificação PMO’s na região No mercado Concorrência Baixo Baixo Negativa Monitorar PMI - GO No mercado Fornecedor Baixo Alto Positiva Manter Informado Órgãos reguladores Serviços públicos Licenças Legais Alto Baixo Neutra Manter Satisfeito Especialistas de mercado No mercado Fornecedor Baixo Alto Neutra Manter Informado Equipe do projeto Organograma da empresa Colaborador Alto Alto Positiva Gerenciar de perto Antônio Organograma da empresa Sponsor Alto Alto Positiva Gerenciar de Perto Empresas goianas No mercado Clientes Alto Alto Positiva Gerenciar de Perto
- 7. 7 DECLARAÇÃO DE REQUISITOS DO PRODUTO Stakeholders Requisito detalhado Entregável ok PMO’s no mercado Não atuar no mesmo nicho de mercado. Incapacidade de operação. Baixa ou nenhuma ameaça nas suas atividades. Resistência competitiva PMI - GO Seguir as melhores práticas de gerenciamento de projetos segundo metodologias específicas (PMBOK, PRINCE2, IPMA, ISO 10006) Certificação RPM Certificação PMP Certificação PgMP Certificação CAPM Órgãos reguladores Operação segundo tributação compatível com o escritório PMO. Certidões (documentos legais) Especialistas de mercado Retorno financeiro, alta demanda do mercado. Consultoria na área específica do projeto em questão. Equipe de projetos Retorno financeiro, alta demanda do mercado. Consultoria especializada nos projetos do escritório. Empresas goianas Consultoria em seus projetos. Contratos de serviço.
- 8. 8 DECLARAÇÃO DE REQUISITOS DO PROJETO Stakeholders Requisito detalhado Entregável ok PMO’s no mercado Falha na implementação deste projeto. - PMI - GO Busca por capacitação e certificação e filiação ao PMI – GO. Capacitação por meio de cursos. Serviço de filiação e consultoria em projetos. Órgãos reguladores Registro CNPJ, razão social, lista de associados, dentre outros. Certidões (documentos legais) Especialistas de mercado Serem relacionados na lista de fornecedores para futuramente prestarem serviço. - Empresas goianas Implementação do PMO Informações para estudos de mercado. Especialistas em projetos Envolvimento entre os membros da equipe do projeto, alinhamento estratégico, cumprimento de restrições e prazos. PGP e todos seus documentos intrínsecos.
- 9. 9 DECLARAÇÃO DE ESCOPO . Escopo do Produto O produto deste projeto é um PMO composto por uma equipe de projetos multidisciplinar, que prestará serviços de consultoria em projetos para as empresas goianas. A razão social da empresa será “PMO GP29”. Os integrantes deste projeto serão também integrantes do escritório em operação, os quais devem buscar profissionalização oriunda do PMI-GO para o exercício da consultoria. O escritório deve procurar consultoria de especialistas de mercado caso a equipe de projetos não tenha o conhecimento específico para o projeto em questão. Além disso, o escritório deve operar com registro CNPJ e contrato social de contratações para a equipe de projetos e demais profissionais que serão listado no Plano de Gerenciamento de Aquisições. O escritório deve buscar, como foi citado no TAP, obter 5% do market share goiano em até 1 ano de operação. Escopo do Projeto O projeto deve resultar no PMO GP29 implementado, ou seja, com escritório físico, CNPJ e contratos com a equipe de projetos e demais associados para que o escritório esteja em operação. Os integrantes do projeto, já listados no TAP, devem estar alinhados com as premissas e restrições de projetos que serão listadas.
- 10. 10 DECLARAÇÃO DE ESCOPO . Premissas • A equipe de projetos deve também atuar como especialistas de mercado, sempre que a demanda do PMO GP29 se refletir em um projeto relacionado a área de conhecimento dos integrantes do escritório, dispensando assim a prestação de serviço de um especialista da área em questão; • Pelo menos um membro da equipe e projetos citada no TAP deve obter as certificações fornecidas pelo PMI-GO em até 1 ano de operação do escritório, muito embora esta premissa não restrinja qualquer membro de exercer sua atividade de consultoria; • Todo projeto que o PMO GP29 realizar em seu exercício deve gerar receita para o escritório em si, refletindo em lucros para toda a equipe, ainda que as porcentagens de lucro para os especialistas de projetos e especialistas de mercado envolvidos sejam diferenciadas; • O escritório, quando em operação, deve considerar prestar serviço para empresas fora do estado de Goiás e também do Brasil, caso seja identificado que o retorno financeiro associado justifique os gastos para esta consultoria; • O sponsor, sendo também um especialista de projetos, deve ter seu capital investido no escritório restituído em até 3 anos de operação do mesmo.
- 11. 11 DECLARAÇÃO DE ESCOPO . Restrições • O escritório, em seu exercício de consultoria, não pode realizar projetos que envolvam transgressão às leis da federação, sejam trabalhistas, ambientais ou de quaisquer natureza; • Não pode haver, de maneira alguma, o uso de diferentes metodologias de projeto por parte da equipe do PMO GP29 quando na prestação de serviços. Apenas uma metodologia deve ser usada, podendo obviamente ser adaptada ao serviço no que se refere à complexidade; • Caso haja necessidade de extrapolar o orçamento previsto no TAP na execução deste projeto, a designação do sponsor deve ser revista, bem como os meios de obtenção deste recurso adicional; • A autonomia do GP está restrita até o milestone caracterizado como inicio das operações. A designação responsabilidades desse profissional deve ser revista assim que o PMO GP29 estiver implementado; • A equipe de projeto jamais pode usar dos cadastros de clientes para exercer consultoria para benefício próprio, excluindo a participação e o nome do escritório. Caso isto ocorra, este membro do PMO GP29 deve ser imediatamente desligado.
- 12. 12 WORK BREAKDOWN STRUCTURE - WBS
- 13. 13 WORK BREAKDOWN STRUCTURE - WBS
- 14. 14 WORK BREAKDOWN STRUCTURE - WBS Índice Nome da Tarefa Descrição da tarefa Entrega Critério(s) de Validação Critério(s) de aceitação Responsável pela aceitação OK 1 Implementação de um PMO 1.1 Gerenciamento do projeto Plano de Gerencamento de Escopo Feito em template apropriado Assinatura do GP GP Definição do Escopo Utilização das boas práticas Assinatura do Sponsor e do GP Sponsor e GP Plano de gerênciamento de tempo Feito em template apropriado Assinatura do GP GP Cronograma Utilização das boas práticas sugerida no PMBoK Assinatura do Sponsor e do GP Sponsor e GP Plano de gerenciamento dos custos Feito em template apropriado Assinatura do departamento financeiro Dpto. Financeiro Orçamento Utilização das boas práticas sugerida no PMBoK Assinatura do Sponsor e do GP Sponsor e GP Plano de gerenciamento da qualidade Feito em template apropriado Assinatura do departamento de qualidade Dpto. De qualidade Parâmetro de qualidade Utilização das boas práticas sugerida no PMBoK Assinatura do Sponsor e do GP Sponsor e GP 1.1.5 Eventos de comunicação 1.1.5.1 Kick-off Realizar eveno de abertura Evento realizado Na data, hora e local planejados Aceite do RH Dpto. RH 1.1.5.2 Reuniões de reporte Realizar reuiniões periódicas de acompanhamento Atas de reunião Assinatura dos participantes Assinatura do GP GP 1.1.1 Escopo Execução dos processos relacionados ao escopo Tempo Execução dos processos relacionados ao tempo Execução dos processos relacionados ao custoCusto1.1.3 1.1.2 Qualidade1.1.4 Execução dos processos relacionados a qualidade
- 15. 15 WORK BREAKDOWN STRUCTURE - WBS Índice Nome da Tarefa Descrição da tarefa Entrega Critério(s) de Validação Critério(s) de aceitação Responsável pela aceitação OK 1.2 Viabilidade 1.2.1 Análise de mercado 1.2.1.1 Concorrência Análise dos possíveis concorrentes ou subustitutos, seu posicionamento no cenário atual e projeção futura. Relatório de Market share Assinado pelo Representante da consultoria externa Assinado pelo departamento comercial Dpto. Comercial Relatório de potecialidade econômica Assinado pelo Representante da consultoria externa Assinado pelo departamento financeiro Dpto. Financeiro Análise de pay-back Assinado pelo Representante da consultoria externa Assinado pelo departamento financeiro Dpto. Financeiro 1.2.1.3 Clientes potenciais Análise dos clientes em potencial, levantamento de suas necessidades, anseios e desejos. Relatório de clientes potenciais Assinado pelo Representante da consultoria externa Assinado pelo departamento comercial Dpto. Comercial 1.2.2 Análise interna 1.2.2.1 Recusos financeiros Levantamento do capital disponível pelos sócios e possibilidades de obteção de de empréstimos e financiamentos Relatório financeiro de capital interno Assinado pelo Representante da consultoria externa Assinado pelo departamento financeiro Dpto. Financeiro 1.2.2.2 Recursos humanos Levantamento do do recurso humano já engajado no projeto e de suas capacidades técnicas Relatório de competencias da equipe Assinado pelo Representante da consultoria externa Assinado pelo RH Dpto. RH 1.2.3 Consultoria externa Contrataruma consultoria externa que possa validaros dados da análise interna e externa Resultado da análise da consultoria Assinado pela equipe de projetos Assinado pelo GP GP Análise da viabilidade econômica embasada em estudos de micro e macro economia com projeção para os próximos 5anos. Potencial econômico 1.2.1.2
- 16. 16 WORK BREAKDOWN STRUCTURE - WBS Índice Nome da Tarefa Descrição da tarefa Entrega Critério(s) de Validação Critério(s) de aceitação Responsável pela aceitação OK 1.3 Concepção 1.3.1 Legislação Realizar levantamento de todas as burocracias legais necessárias para caracterizar o negócio, bem como normativa e certificados que garantam exelência ao mesmo. Lista de órgões, competências e exigências dos orgãos legais para a legalização do PMO. Assinado pelo departamento jurídico Assinado pelo GP GP 1.3.2 Dimensionamento 1.3.2.1 Físico Realizar o dimensionamento físico da suposta estrutura mínima necessária para abrigar o recurso humano e futuras aquisições embasado na perspectiva de crescimento dos próximos 5 anos. Documento contendo área necessária e suposta alocação das áreas de trabalho. Assinado pelo departamento técnico Assinado pelo Sponsor Sponsor 1.3.2.2 Recursos humanos Realizar o dimensionamento da equipe necessária ao trabalho embasado no relatório de competências da equipe. Documento contendo a quantidade de funcionários necessários e os respectivos conhecimentos requeridos. Assinado pelo RH Assinado pelo Sponsor Sponsor 1.3.3 Estratégia Elaborar a missão, visão, valores e o posicionamento da empresa frente ao mercado Plano estratégico. Assinado pela equipe de projetos Assinado pelo Sponsor Sponsor
- 17. 17 WORK BREAKDOWN STRUCTURE - WBS Índice Nome da Tarefa Descrição da tarefa Entrega Critério(s) de Validação Critério(s) de aceitação Responsável pela aceitação OK 1.4 Implementação 1.4.1 Legal 1.4.1.1 Uso do solo Aquisição do documento permite o uso do solo para a finalidade desejada junto a prefeitura Documento Uso do solo Assinado e carimbado pela prefeitura Carimbado pelo departamento jurídico Dpto. Jurídico 1.4.1.2 Alvará de funcionamento Aquisição do documento que permite o exercício da função Documento Alvará de Funcionamento Assinado e carimbado pela prefeitura Carimbado pelo departamento jurídico Dpto. Jurídico 1.4.1.3 Conformidade CBM-GO Aquisição do documento de conformidade predial expedido pelo Corpo de Bombeiros Militar do Estado de Goiás Documento Certificado de Conformidade Assinado e carimbado pelo CBM-GO Carimbado pelo departamento jurídico Dpto. Jurídico 1.4.1.4 Licença ambiental Aquisição da licença ambiental expedida pela SEMMA. Documento Licença Ambiental Assinado e carimbado pela SEMMA Carimbado pelo departamento jurídico Dpto. Jurídico 1.4.1.5 Caracterização do CNPJ Aquisição de CNPJ Carteira CNPJ Assinado e carimbado pela SEcretaria da FAZenda Carimbado pelo departamento jurídico Dpto. Jurídico 1.4.1.6 ISO 9001 Estruturação para futura aquisição de ISO 9001 Cartilhas de práticas conssonantes com a ISO 9001 Assinado e carimbado pela externa Carimbado pelo departamento de qualidade Dpto. De qualidade 1.4.2 Instalações físicas 1.4.2.1 Análise imobiliária Análise dos imóveis disponíveis para locação ou venda e seus respectivos valores. Relatório de imóveis disponíveis Assinado pela auditoria externa Assinada pelo departamento técnico Dpto. Técnico 1.4.2.2 Estudo de localização Análise da localização dos imóveis as quais se alinham com o posicionamento estratégico da empresa Indicativo de melhores localizações Assinado pela auditoria externa Assinada pelo departamento técnico Dpto. Técnico Espaço locado/comprado Dentro dos parâmtros da análise imobiliária e do esutdo de localização Acreditado pelo departamento técnico Dpto. Técnico Contrato de locação/ Escritura de compra Assinado pelo departamento jurídico Assinado pelo GP GP Alocação do espaço Compra o locação do melhor espaço em termos de custo x localização x dimencionamento 1.4.2.3
- 18. 18 WORK BREAKDOWN STRUCTURE - WBS Índice Nome da Tarefa Descrição da tarefa Entrega Critério(s) de Validação Critério(s) de aceitação Responsável pela aceitação OK 1.4.3 Contratações Edital Assinado pelo RH Assinado pelo RH Dpto. RH Lista de aprovados Assinado pelo RH Assinado pelo RH Dpto. RH Contratos de experiência Assinado pelo RH Assinatura do departamento jurídico Dpto. Jurídico 1.4.3.2 Probatória Avaliação dos candidatos contratados no primeiro mê de operação . Índice de desempenho dos candidatos Assinado pelo RH Assinado pelo RH Dpto. RH 1.4.3.3 Efetivação Efetivação dos selecionados e aprovados. Contratos definitivos Assinado pelo RH Assinatura do departamento jurídico Dpto. Jurídico Ementas dos treinamentos Assinado pelo RH Assinado pelo RH Dpto. RH Realização dos treinamentos Certificado pelo RH Certificado pelo RH Dpto. RH 1.4.4 Aquisições Móveis adquiridos Aceitos pelo departamento técnico Aceitos pelo departamento técnico Dpto. Técnico Comprovantes fiscais Assinados pelo departamento financeiro Assinados pelo departamento financeiro Dpto. Financeiro Eletrônicos compros Aceitos pelo departamento técnico Aceitos pelo departamento técnico Dpto. Técnico Comprovantes fiscais Assinados pelo departamento financeiro Assinados pelo departamento financeiro Dpto. Financeiro Consumíveis adquiridos Aceitos pelo departamento técnico Aceitos pelo departamento técnico Dpto. Técnico Comprovantes fiscais Assinados pelo departamento financeiro Assinados pelo departamento financeiro Dpto. Financeiro 1.4.4.4 Publicidade Contratação de agência de marketing. Contrato de prestação de serviço Assinado pelo Sponsor e pelo departamento técnico Assinado pelo GP e departamento jurídico GP e Dpto. Jurídico 1.4.4.5 Manutenção predial Contratação de terceirizada para limpeza, segurança e manutenções periódicas. Contrato com a tercerizada Assinado pelo departamento jurídico Assinado pelo departamento financeiro e pelo GP GP. E Dpto. Financeiro 1.4.4.6 Auditoria externa Contratação de auditoria externa. Contrato com a empresa de auditoria Assinado pela equipe de projetos Assinado pelo GP GP Treinamento interno 1.4.3.4 Definição dos ciclos de treinamento iniciais baseado na matriz de competências desejadas. Compra dos consumíveis de escritório (papel, pasta, grampo). Compra do material especificado pelo TI. Compra do mboliário.Mobiliário Material de TI Material de escritório 1.4.4.1 1.4.4.2 1.4.4.3 Elaboração de edital do processo seletivo, divulgação, realização e contratação. Processo seletivo 1.4.3.1
- 19. 19 WORK BREAKDOWN STRUCTURE - WBS Índice Nome da Tarefa Descrição da tarefa Entrega Critério(s) de Validação Critério(s) de aceitação Responsável pela aceitação OK 1.5 Encerramento 1.5.1 Lições aprendidas Compilação das lições aprendidas durante o projeto. Documento lições aprendidas Assinado pelaequipe de projetos Assinado pelo GP GP 1.5.2 Termo de encerramento Termo de entregado projeto demandado. Declaração de aceite do produto. Assinado pelaequipe de projetos Assinado pelo GP e Sponsor GP e Sponsor
- 20. 20 COMO FAZER O TRABALHO - INICIAR
- 21. 21 COMO FAZER O TRABALHO - PLANEJAR
- 22. 22 COMO FAZER O TRABALHO - EXECUTAR
- 23. 23 COMO FAZER O TRABALHO – CONTROLAR E MONITORAR
- 24. 24 GRATO PELA ATENÇÃO Em caso de dúvidas, entrar em contato com o GP responsável, através do seguinte contatos: Antonio Albino De Magalhaes Neto Gerente do projeto PMO GP29 [email protected]