Aula 3 - Dimensão 1 - Estrutura Organizacional

RELEMBRANDO... Para analisar corretamente uma organização, é necessário identificar: Seu Negócio Seu(s) Objetivo(s) Seu Modelo de Gestão Sua Imagem Organizacional Sua Dimensões

Parabéns! Você é mais novo empreendedor de Curitiba. Você acabou de abrir sua empresa de Consultoria. Você já alugou uma casa de 102 m2; já contratou seus 23 colaboradores; Já comprou todo o mobiliario; Investiu em tecnologia e divulgação; Já conseguiu o recurso financeiro apropriado; ....MAS... CASO

1) As tarefas serão subdivididas? Em cargos distintos? 2) Em que base os trabalhos serão agrupados? 3) A quem se reportam os indivíduos e os grupos? 4) Quantos colaboradores você pode liderar com eficiência e eficácia? 5) Quem toma as decisões? As decisões são tomadas em que base? Visão global ou fatos? 6) Qual a medida de regras e regulamentos para comandar os funcionários e gerentes? 7) Como serão os fluxos de comunicação e relacionamentos entre departamentos, processos e pessoas? ...VOCÊ JÁ SABE COMO....?

A estrutura Organizacional é um projeto de sistemas que definem como são formalmente divididos, agrupados e coordenados os componentes da organização . Compreende a disposição das diversas unidades que compõem a empresa (departamentos, divisões, seções etc), as relações entre superiores e subordinados e abrange os deveres, responsabilidades, os sistemas de autoridade e de comunicações existentes. (Cury, 2000) Estrutura organizacional

Conceito de Estrutura organizacional (2) Forma pela qual as atividades e recursos de uma organização são divididas, organizadas e coordenadas (Stoner, 1992, p.230). “ É a forma como a organização se organiza”

Funções básicas da estrutura organizacional Produzir produtos organizacionais e atingir as suas metas; Minimizar as variações individuais sobre a organização Estabelecer o contexto no qual o poder é exercido Identificar as tarefas que devem ser executadas. Disponibilizar recursos e informações aos funcionários. Estabelecer medidas de desempenho e condições motivadoras. ...Organizar funções e responsabilidades.

Funções básicas da estrutura organizacional Melhorar os fluxos internos da organização; Propiciar maior comunicação entre os setores e processos; Propiciar a consolidação das redes formais da organização; Propiciar maior equilíbrio aos níveis de decisão; Racionalizar os fluxos de informação; Melhorar a relação custo x benefício; ...Otimizar as atividades e tarefas

TIPOS DE ESTRUTURA ORGANIZACIONAL FORMAL Deliberadamente planejada e formalmente instituída com a intenção de organizar a corporação, em aspectos relacionados a responsabilidade, autoridade, comunicação, e atribuição das atividades. INFORMAL É a rede de relações sociais e pessoais que não é estabelecida ou requerida por diretrizes ou normas. Surge da interação social das pessoas, o que significa que se desenvolve espontaneamente quando as pessoas se reúnem.

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL FORMAL Características Ênfase a posições e cargos em termos de autoridade e responsabilidade; É estável; Está sujeita a comando e controle; Baseia-se em padrões e critérios específicos; Líder formal é instituído e formalizado O poder é delegado Autoridade hierárquica. Vem de fora dos grupos Canais de Comunicação formais etc

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL INFORMAL Características Vinculada as pessoas; Autoridade flui, na maioria das vezes, de forma horizontal; Dinâmica e mais flexível; Não tem foco no controle; Trabalha com a inteligência emocional; Liderança informal pela influência e afinidade; Autoridade vem de dentro do grupo; É alicerçada por fluxos e canais informais; Pode motivar o trabalho;

A estrutura formal pode ainda se dividir em 3 tipos: LINEAR (LINHA) Simples e antiga, baseada na organização militar . Segue uma hierarquia única e vertical . significa que quem está em um nível acima tem autoridade única e absoluta sobre os níveis inferiores, com o direito de exigir o cumprimento de ordens e execução de tarefas em uma cadeia escalar FUNCIONAL Aplica o princípio funcional ou princípio da especialização das funções. Cria-se o staff ou assessoria . Não existe apenas um único supervisor ou nível superior, mas sim mais de um. Cada um responsável apenas pela atividade/função a que é especialista. LINHA-STAFF Uma estrutura que apresenta tanto a linha quanto o staff simultaneamente. Quem trabalha nas atividades fim da empresa (órgãos de execução) está dentro de uma hierarquia de comando única e vertical. E quem trabalha com atividades que complementam as atividades fim (órgãos de apoio) estão fora da cadeia escalar. TIPOS DE ESTRUTURA FORMAL

CARACTERÍSTICAS: Autoridade única Linhas formais de comunicação Decisões centralizadas em um único ponto Aspecto piramidal Simples e de fácil compreensão Jurisdição precisa Facilidade de implantação, controle e disciplina Identificado mais facilmente em pequenas empresas TIPOS DE ESTRUTURA FORMAL: LINEAR(OU LINHA)

LINEAR OU LINHA PRESIDÊNCIA VICE-PRESIDÊNCIA DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DIVISÃO DIVISÃO DIVISÃO DIVISÃO DIRETORIA SETOR SETOR SEÇÃO SEÇÃO

CARACTERÍSTICAS: Autoridade por função ou especialidade Mais de um supervisor ou nível superior Linhas diretas de comunicação Decisões delegadas em vários pontos Responsabilidades divididas Proporciona foco na atividade desenvolvida Melhor supervisão técnica Identificado mais facilmente em empresas com processos mais complexos TIPOS DE ESTRUTURA FORMAL: FUNCIONAL

FUNCIONAL Setor 1 Setor 2 Setor 3 Setor 4 Chefe de Manutenção Hidráulica Chefe de Manutenção Elétrica Gerente de Produção

CARACTERÍSTICAS: Maior relacionamento com os objetivos da organização Jurisdição de autoridade bem definida Decisões estão mais ligadas os objetivos e são formadas mediante apoio do staff Co-existência de hierarquia e especialização Mantém controle e disciplina sem dividir autoridade Staff não tem autoridade, pode apenas apoiar Atividades de execução e apoio conjuntas Identificado mais facilmente em médias e grandes empresas TIPOS DE ESTRUTURA FORMAL: LINHA-STAFF

LINHA-STAFF PRESIDÊNCIA DIRETORIA INDUSTRIAL DIRETORIA COMERCIAL DIRETORIA ADMINISTRATIVA/ FINANCEIRA ASSESSORIA DE PLANEJAMENTO ASSESSORIA DE ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS & MÉTODOS GERÊNCIA ADMINISTRATIVA GERÊNCIA FINANCEIRA

Elementos da Estrutura Organizacional Formal Robbins (2000, p. 171) apresenta seis elementos fundamentais a serem considerados na definição da estrutura organizacional Formal. Especialização do trabalho Se refere à divisão das tarefas em trabalhos ou processos Departamentalização Se refere ao agrupamento das atividades fim da organização Cadeia de comando Se refere à linha de autoridade e quem se reporta a quem Margem de controle Se refere à quantidade de níveis e grupos coordenados na organização Centralização e Descentralização Se refere à distribuição de poder na organização Formalização Se refere ao grau de normas e procedimentos na organização

Elementos de acordo com outros autores MINTZBERG (1983) Especialização do trabalho; Formalização do comportamento; Treinamento e doutrinação; Agrupamento das Unidades; Tamanho das Unidades; Sistema de Planejamento e Controle; Dispositivos de Ligação; Descentralização Vertical; E Descentralização Horizontal

Nível estratégico; O nível estratégico de influência considera a estrutura organizacional de toda a empresa e a melhor interação desta com o ambiente. Exemplo: necessidade de criação de uma nova divisão da empresa para melhor adequação de um produto a seu mercado Nível tático O nível tático de influência considera determinado conjunto de aspectos homogêneos da estrutura organizacional da empresa. Exemplo: divisão de uma área industrial em duas áreas (produção e técnica) para ter melhor administração dos recursos da empresa. Nível operacional. O nível operacional considera uma parte bem específica da estrutura organizacional da empresa. Exemplo: alteração da estrutura organizacional da área de sistemas com a criação de uma unidade organizacional responsável pelas 46 atividades de organização e métodos. Níveis de influência da estrutura organizacional

Objetivos e estratégias; Quando os objetivos e estratégias estão bem definidos e claros, é mais fácil se organizar e Conhecendo a razão de ser da empresa, onde ela quer chegar e como chegar lá, é mais fácil saber o que esperar de cada um dentro da organização Ambiente; A incerteza ambiental, a mudanças externas, às variáveis e todas as contingencias que fazem com que uma organização esteja pronta a se adaptar com maior rapidez Tecnologia A quantidade e qualidade da tecnologia e de conhecimento (Know-how) empregada para a transformação dos insumos em produtos e serviços é um fator importante para considerar na definição da estrutura organizacional Recursos humanos. A empresa funciona por meio de pessoas, a eficiência depende da qualidade intrínseca e do valor e da integração dos homens que ela organiza. Ao desenvolver uma estrutura organizacional deve-se levar em consideração o comportamento e o conhecimento das pessoas que irão desempenhar funções. Condicionantes da estrutura organizacional.

Sistemas e Fluxos Sistemas de Autoridade Sistemas de Responsabilidade Sistemas de Comunicações Sistemas de Decisões* Fluxo de Trabalho (atividades e processos) Fluxo de Informações (dados e conhecimentos) Fluxo de Relações * (estrutura informal, cultura e comportamento ) (Vasconcelos e Hemmel) – (Drucker) – (outros)

Sistemas de Autoridade Cadeia de comando Margem de controle Descentralização/Centralização É o direito de se cobrar o que deve ser feito, cobrar resultados , dar ordens, tomar decisões, dirigir, requerer obediência, ou simplesmente o direito de desempenhar um trabalho que foi designado.

Sistemas de Responsabilidade Departamentalização Formalização Especialização do trabalho Refere-se à obrigação que uma pessoa tem de fazer alguma coisa para outra. Ao assumir determinada obrigação, deve-se prestar contas à pessoa que lhe atribuiu a responsabilidade Alocação das atividades inerentes a esta obrigação.

Sistemas de Comunicações O que comunicar Como comunicar De quem vem a comunicação Para quem vai a comunicação O sistema de comunicação é a rede por meio da qual as informações, que permitem o funcionamento da estrutura de forma integrada e eficaz, tramitem.

Fluxos de Informação Trabalho de dados, Conhecimento (Know-How) Manuais, formulários, relatórios e documentos Fluxos de Trabalho Mostra os direcionamentos e os caminhos que as atividades e os processo seguem . Como, onde, quando, quanto tempo, quem entrega, quem recebe, etc Fluxos de Relações Os relacionamentos informais, os comportamentos e atitudes, a cultura organizacional e os ambientes internos e externos são significativos em qualquer organização

Sistemas e fluxos Os sistemas são apresentados pelo ORGANOGRAMA Os fluxos são apresentados pelo FLUXOGRAMA

Relembrando... Cadeia de comando Se refere à linha de autoridade e quem se reporta a quem Margem de controle (Amplitude de controle) Se refere à quantidade de níveis e grupos coordenados na organização Centralização e Descentralização Se refere à distribuição de poder na organização Formalização Se refere ao grau de normas e procedimentos na organização Especialização do trabalho Se refere à divisão das tarefas em trabalhos ou processos Departamentalização Se refere ao agrupamento das atividades fim da organização

Tarefa portfólio 2 Analisando a empresa estudada pela sua equipe de consultoria, analise e aponte: Qual o tipo de estrutura formal utilizada? Como você chegou a esta conclusão? Na sua análise, o tipo de estrutura identificada é a melhor para esta empresa? Explique porque sim ou não. Quais dos níveis de influencia é mais forte na empresa estudada? Por que? Qual dos 4 condicionantes tem mais relevância na empresa estudada? Por que? Identifique na empresa estudada os 6 elementos da Estrutura Organizacional, divididos pelos sistemas de autoridade e de responsabilidade

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