LATEC - UFF. PALESTRA - GESTÃO DO TEMPO E PRODUTIVIDADE

GESTÃO DO TEMPO E
PRODUTIVIDADE
Davi Rocha
oladavirocha@gmail.com

Contextualização
O que é Gestão do Tempo?
Gerir o tempo é saber usá-lo para realizar
as atividades que você considera
prioritárias, profissional ou pessoalmente.
Quem administra o tempo, aumenta sua
produtividade. Ser produtivo é fazer
aquilo que consideramos importante e
prioritário com a menor quantidade de
recursos possível.

Contextualização
Quanto tempo é necessário para
gerar resultados concretos?
Quanto tempo um bom consultor
dedica à realização de suas
atividades junto ao seus
clientes?

Contextualização
Pense em um ou dois dos maiores seres
humanos que, na sua opinião, viveram nessa
terra. Aquela ou aquelas pessoas que são
referência para você...

Contextualização
Quantas horas ele ou eles tinham tinham em
seu dia para atingir seus objetivos?

Contextualização

Contextualização
A Gestão do Tempo impacta diretamente no
desenvolvimento do trabalho e, consequentemente,
maximiza a sua produtividade e melhora o seu resultado.

Contextualização
"A vida já é curta e nós a encurtamos
ainda mais desperdiçando o tempo."
(Victor Hugo)

Quanto vale 86.400?
O Valor do Tempo
Reflexão

Quanto vale um ano?
•  Para entender o valor de um ano, pergunte ao
estudante que foi reprovado.
•  Para entender o valor de um mês, pergunte à mãe
que teve um bebê prematuro.
•  Para entender o valor de uma semana, pergunte ao
editor de um jornal semanal.
•  Para entender o valor de uma hora, pergunte aos
amantes que estão esperando para se encontrar.
Reflexão

Reflexão
Quanto vale um ano?
•  Para entender o valor de um minuto, pergunte a
alguém que perdeu o trem, o ônibus ou avião.
•  Para entender o valor de um segundo, pergunte ao
sobrevivente de um acidente.
•  Para entender o valor de um milésimo de segundo,
pergunte a alguém que ganhou a medalha de
prata nos Jogos Olímpicos.

O ontem é história. O amanhã é mistério. O hoje é uma
dádiva. Por isso é chamado presente.
Valorize cada momento que você tem! Valorize mais
ainda porque você o compartilhou com alguém
especial, especial o suficiente para dividir o seu
tempo. Lembre-se de que o tempo não volta.
O Valor do Tempo
Reflexão

Mitos em relação à Gestão do
Tempo
1. Quem administra o tempo se
torna escravo dele
A verdade é que quem administra o
tempo coloca-o sob controle, torna-se
senhor dele.
Quem não o administra é por ele
dominado, pois acaba fazendo as coisas
ao sabor das pressões do momento, não
na ordem e no momento em que
desejaria.

Esse mito se alimenta do fato de que muitas pessoas
que tentam administrar o tempo acreditam (pelo menos
no início) que é possível programar 100% do seu
tempo. Administrar o tempo, para elas, é como
vestir uma camisa de força e não mais tirá-la.
A verdade é que administrar o tempo não é programar
a vida nos mínimos detalhes: é adquirir controle
sobre ela.
Tempo
1. Quem administra o tempo se
torna escravo dele

2. Só se trabalha melhor, ou se produz mais,
sob pressão
Esse é um mito criado para racionalizar a
preguiça, a indecisão, a tendência à
procrastinação.
Não há evidência que o justifique, até porque
os que assim agem poucas vezes tentam
trabalhar sem pressão para comparar os
resultados - sobre si mesmos e sobre os que
os circundam.
Tempo

3. Administrar o tempo serve apenas na vida
profissional
Falso.
É de certo que há muitas coisas em
nossa vida pessoal e familiar que
reconhecemos desejar ter mais tempo
para fazer mais certas atividades ou
lamentamos pelo fato de não termos
mais tempo para nada além do trabalho.
Tempo

4. Ter tempo é questão de Querer ter Tempo
Verdade... de certo modo.
Normalmente damos um jeito de arrumar tempo para fazer aquilo
que realmente queremos fazer. Mas a afirmação não diz tudo.
Não basta simplesmente querer ter tempo para ter tempo. É
preciso também querer o meio indispensável de obter mais tempo
- e esse meio é a Administração do Tempo.
Tempo

Gestão do Tempo
A Gestão do Tempo consiste no ato de registrar,
acompanhar e incrementar a utilização do tempo de um
indivíduo.
Para uma boa Gestão do Tempo, é necessário:
•  Entender como você organiza o seu tempo hoje;
•  Conhecer o tipo de problema que confrontamos;
•  Identificar as fontes desse problema;
•  Definir o método de utilização do tempo.

Mas como controlamos melhor o nosso
tempo?
O primeiro passo é mensurar até
aonde você consegue controlar o
seu tempo disponível atualmente.
“Conhece-te a ti mesmo e conhecerás o
universo e os deuses”.
Sócrates
Gestão do Tempo

Mas como controlamos melhor o nosso
tempo?
Enquanto profissional, a gestão do tempo
otimiza o planejamento de atividades,
visto que, ao listar e visualizar o que tem
que ser feito, torna-se possível controlar
melhor as demandas e cumprir horários
e prazos com sucesso.
Gestão do Tempo

Além disso, a Gestão do Tempo possibilita:
•  Antecipar atividades;
•  Definir o grau de importância dessas atividades;
•  Focar esforços com maior efetividade;
•  Gerenciar melhor o estresse;
•  Reagir com maior prontidão a eventos inesperados
•  Aproveitar melhor o tempo para desenvolvimento
pessoal (leituras, reciclagens, lazer etc).
Gestão do Tempo

Escreva um diário!
A melhor maneira de coletar informações sobre como
você controla o seu tempo é através da criação de um
diário de atividades.
Com ele você poderá analisar a Necessidade,
Adequabilidade e Eficiência das tarefas realizadas.
Dicas para uma Melhor Gestão do
Tempo

Escreva um diário!
A melhor maneira de coletar informações sobre como
você controla o seu tempo é através da criação de um
diário de atividades.
Dessa forma, você poderá identificar facilmente qual
o método ou tecnologia que mais a adequa às suas
necessidades de Gestão do Tempo.
Tempo

Defina o seu “Horário Nobre”
Algumas pessoas operam melhor no período da manhã,
enquanto outras desempenham melhor suas atividades
no início da tarde, ou, até mesmo à noite e na
madrugada.
Busque sempre adaptar o seu tempo de trabalho ao
seu “horário nobre”.
Tempo

Defina o seu “Horário Nobre”
Qual o seu horário nobre?
Ele “bate” com sua hora de estudo
e/ou trabalho?
Tempo

Apps para uma boa gestão do tempo
•  Any.do (iOS, Android, Windows, Mac)
•  Things (iOS, Android, Mac)
•  Astrid Tasks (iOS, Android, Windows, Mac)
•  Evernote (iOS, Android, Windows, Mac)
Tempo

Tempo
Estabeleça Prioridades
O estabelecimento de prioridades é um processo de
compreende duas etapas distintas:
1.  Crie uma lista das tarefas que você necessita
realizar (sejam elas corriqueiras ou não)
2.  Ordene-as por prioridade (Sistema ABC de
prioridades)

Estabeleça Prioridades: Sistema ABC
Prioridade A: É aquela tarefa que precisa ser feita
imediatamente, pois é de importância crítica.
Prioridade B: É aquela tarefa que é importante, mas que
não precisa ser feira imediatamente. É importante, mas
menos sensível ao prazo.
Prioridade C: É aquela que não existe urgência, mas que
deve ser feita.
Tempo

Tempo
Disponível para iOS

Tempo
Disponível para Android

Escolha um tipo e implemente um plano de atividades
•  Planos Semanais
•  Planos Diários
•  Plano de Conferência (reunião)
Tempo

Planos Semanais
São planos que se propõem a descrever aquilo que
se pretende realizar até o final da semana e as
tarefas necessárias para o seu cumprimento.
Mesmo após concluídos, os Planos Semanais
servem como ferramenta de consulta e
referência.
Tempo

Planos Diários
São, muitas vezes, a melhor maneira de focar a
atenção naqueles objetivos mais importantes, ou de
curto prazo.
Busque colocar, além da tarefa a ser cumprida, o tempo
médio em que você você deseja cumprí-la.
Utilize o Sistema ABC para definir a ordem de
prioridade das tarefas.
Tempo

Plano de Conferência
Um Plano de Conferência possibilita a obtenção de
informações por meio do contato com outras pessoas
sem que haja interrupções ou distrações no trabalho.
Tempo

Plano de Conferência
1.  Elenque as pessoas que você consulta com
frequência;
2.  Vá pensando nos assuntos que tem a tratar com cada
pessoa e anote-os abaixo do nome da pessoa;
3.  Quando chegar a hora de uma reunião (conferência)
reordene os itens na lista, obedecendo critérios de
prioridade (ABC)
Tempo

Desperdiçadores de Tempo
Todos nós desperdiçamos tempo. Podemos desperdiçar
tempo com atividades construtivas, que nos relaxam ou
reduzam o estresse, ou com ‘tarefas’ inúteis, sem reflexo
algum em nossas vidas.
Os desperdícios de tempo geralmente são de origem:
•  Interna (auto-gerados)
•  Externa (gerados pelo ambiente)

Autogerados Contextuais
Desorganização Visitas
Procrastinação Telefonemas
Incapacidade de dizer “Não” E-mails sem importância
Esperas desnecessárias
Reunião não-produtivas
Outros
Perfeccionismo desnecessário Conversas paralelas
Conversas demoradas durante o
café
Relatórios sem utilização prática

Autogerados Contextuais
Desorganização Visitas
Procrastinação Telefonemas
Incapacidade de dizer “Não” E-mails sem importância
Esperas desnecessárias
Reunião não-produtivas
Outros
Perfeccionismo desnecessário Conversas paralelas
Conversas demoradas durante o
café
Relatórios sem utilização prática
Alguém se identificou?

Desperdiçadores de Tempo: Desorganização
É a maior culpada do desperdício de tempo
autogerado pelo indivíduo.
Basta observar a área de trabalho para identificar, ou não,
esse tipo de desperdício de tempo.
É preciso avaliar se a área de trabalho...

Desperdiçadores de Tempo: Desorganização
•  É eficiente?
•  Está organizada para minimizar o esforço?
•  O fluxo de materiais e movimentos processa-se
livremente?
•  O espaço de trabalho está em ordem?
•  Objetos são perdidos com frequência?

Dicas para manter um espaço de trabalho atualizado:
•  Utilize pastas distintas para cada projeto que esteja
sendo realizado;
•  Busque organizar um índice para a organização das
várias pastas de projeto que possam existir;
•  Mantenha uma pasta com os e-mails, telefonemas e
demais tipos de contatos que foram estabelecidos
durante o curso de um projeto.

Dicas para manter um espaço de trabalho atualizado:
E vocês? Compartilhem suas dicas!

Desperdiçadores de Tempo: Procrastinação
Consiste no adiamento de uma ação. Resulta em stress,
sensação de culpa, perda de produtividade e vergonha em
relação aos outros, por não cumprir com a suas
responsabilidades e compromissos.
Embora a procrastinação seja considerada normal, torna-
se um problema quando impede o funcionamento normal
das ações.

Desperdiçadores de Tempo: Procrastinação
Para combater a Procrastinação:
•  Defina prazos para a conclusão de uma tarefa;
•  Crie ou adote um sistema de recompensa;
•  Combine com alguém que ajude você acompanhar o seu
andamento na conclusão das tarefas
•  Trate das tarefas logo pela manhã ou logo no início do
trabalho.

Desperdiçadores de Tempo: Incapacidade de dar um
“Não”
Busque oferecer alternativas ao invés de tentar – e talvez não
conseguir dar um “sim”. Ao invés de aceitar, tente usar as
seguintes respostas:
•  “Eu posso aceitar, mas o trabalho que estou realizando
agora sofrerá atrasos. A sua demanda é mais importante?”
•  “Adoraria atender o seu pedido, mas preciso terminar
primeiro essa demanda...”

Desperdiçadores de Tempo: Incapacidade de dar um
“Não”
Busque oferecer alternativas ao invés de tentar – e talvez não
conseguir dar um “sim”. Ao invés de aceitar, tente usar as
seguintes respostas:
•  “Agora não posso, pois estou sem tempo. Aviso assim que
estiver disponível”
•  “Obrigado pela confiança, mas, no momento, estou
impossibilitado de colocar mais uma demanda na agenda.
Desculpe”

Desperdiçadores de Tempo: Visitas
•  Quando precisar se reunir com um colega, dirija-se à mesa
dele, ao invés da sua. É mais difícil pedir uma pessoa para
sair da sua mesa do que você sair de uma.
•  Procure dialogar em pé.
•  Caso nada funcione, agradeça pela visita e informe que
você necessita finalizar uma tarefa ou projeto.

Desperdiçadores de Tempo: Reuniões
O tempo desperdiçado com reuniões tem duas origens:
•  Reuniões marcadas por você e;
•  Reuniões para as quais você é chamado.

Quando você for marcar uma reunião:
•  Limite ao máximo o número de participantes;
•  Clarifique os pontos da agenda e avance o quanto
antes para os objetivos da reunião;
•  Estabeleça um tempo limite;
•  Mantenha a discussão na pauta dos objetivos;
•  Seja aquele que conclui a reunião.

Quando você for chamado a uma reunião:
•  Certifique-se de que sua presença é realmente
necessária;
•  Seja pontual;
•  Esteja disposto a participar da reunião;
•  Evite prologar-se em um debate;
•  Se esforce para tornar a reunião produtiva.

Metodologias de Gestão do Tempo
Contexto
Pensamento Industrial (processos) ≠ Rapidez do mundo
pós-Internet
Nova relação de ‘tempo-espaço’: um novo espaço exige
uma nova maneira de gerir o tempo.

Contexto
A Vida e o Trabalho no “Mundo 2.0”
Alegoria da cozinha: aprenda a
“arrumar a cozinha”

Contexto
No papel: Um processo linear
Demanda
Demanda
Demanda
A B
Resultado

Contexto
Na realidade: Fluxo contínuo e adaptação
Demanda
Demanda
Demanda
Demanda
Demanda
Demanda
Demanda
Demanda
Demanda
Surpresa
Surpresa
Surpresa

Contexto
Na realidade: Fluxo contínuo e adaptação
Contas a pagar
Cuidado c/ saúde
Relacionamentos
Consertos
Pepinos a resolver
Estudo
Problemas familiares
Lazer

O que fazer?
GDT, SCRUM, POMODORO e TDD
Ferramentas que ajudam de maneira prática e simples a
organizar melhor esse ‘caos’ e facilitar o cumprimento de
tarefas com um melhor aproveitamento de tempo e
energia.

(Elo) Contas a pagar
(Elo) Cuidado c/ saúde
(Elo) Relacionamentos
(Elo) Consertos
(Elo) Pepinos a resolver
(Elo) Estudo
(Elo) Problemas familiares
(Elo) Lazer
GTD – Get Things Done (David Allen)
Compromissos = Elos Abertos

Compromissos = Elos Abertos
Esses elos abertos nos distraem, pois tentamos erroneamente
dar atenção a mais de um ao mesmo tempo e, com isso não
conseguimos desempenhar nenhuma tarefa inteiramente.
Além disso, quando chega a hora de resolver o compromisso
pendente, acabamos esquecendo por conta de outras
pendências que chegam à mente.

Solução do GTD: Sistema de Organização Externa de
Elos Abertos
Todos os elos abertos devem ser alocados em um
sistema externo.
Deve-se confiar no sistema em relação à resolução de
todas as pendências. Assim, consegue-se maior
tranquilidade para tratar do problema da vez.

Caixa de Entrada de
Elos
(compromissos)
Calendário
(lembretes)
Ação
Fazer
Revisar

Caixa de Entrada de
Elos (compromissos)
Calendário
(lembretes)
Análise da demanda
Decisão:
•  Alocar no calendário
•  Descartar
•  Arquivar
Se a demanda for levar 2
minutos ou menos para ser
realizada
NÃO AGENDE.
FAÇA LOGO!

Decidir
Calendário (lembretes)
Deferir Delegar
Alocação da demanda no
calendário de atividades
Alocação da demanda em
uma lista de delegação para
poder controlar o
cumprimento das tarefas por
outras pessoas
ou
Alocação da demanda
em uma lista de
atividades (to-do list)

Hábitos necessários para implementar bem o GTD
•  Coletar informações
•  Processar informações (quem e quando)
•  Revisar e melhorar continuamente o processo

SCRUM (Jeff Sutherland – SCRUM Fundation)
Metodologia bastante conhecida.
Utilizada para gerir o tempo de equipes.
Preferível em projetos de alto risco ou volatilidade.
•  Iterações de tamanho fixo
•  Pequenas entregas (‘quebradas’)
•  Ciclos PDCA contínuos

P Do C A PC A
Planejamento
Pequena Entrega
Ciclo PDCA (Plan, do, check, act)

Na fase de Planejamento “P”:
•  Criação de lista de tarefas
•  Definição de prioridades
•  Montagem de um kanban de desenvolvimento e
atribuição de tarefas aos membros da equipe (plano de
ação).
P

Na fase de Execução “Do”:
•  Execução do que foi definido no planejamento
•  Realização de reuniões diárias de acompanhamento
(checkpoints)
•  Realização de pequenos ajustes na execução
Do

Na fase de Checagem “Check”:
•  Verificação do resultado das tarefas executadas
•  Acompanhamento dos indicadores
C

Na fase de Ação “A”:
•  Ação corretiva no insucesso
•  Ação de padronização e aperfeiçoamento do sucesso
A

•  Fácil compreensão por parte da equipe
•  Difícil implementação
§  Necessita-se de bastante disciplina
§  Necessita uma mudança de pensamento e
atitude da equipe de trabalho

POMODORO (Francesco Cirillo)
Iniciou-se como técnica de estudo.
Hoje, é pode ser aplicada tarefas que exijam esforço
mental e concentração.
•  Ciclos curtos de trabalho (30 min)

Concentração Absoluta Descanso
25min 5min
ConcentraçãoDescanso
•  Utilização de Timer para controle do tempo
•  Utilização de uma lista simples (plano) que determine a exponha a
sequência de atividades

•  Simples compreensão, difícil implementação.
•  Foco na redução da zona de conforto do indivíduo.
•  Grandes vantagens após a fase de adaptação
•  Presença constante de momentos de relaxamento
•  Não há preocupação na gestão do tempo (o timer
fica encarregado disso)

Relação entre as 3 metodologias
Pomodoro
GTD
Scrum
NÓS NOW
EU
Você está aqui

Princípio comum: Metafísica da Qualidade
segundo Robert Pirsig
Metafísica da Qualidade
Qualidade DinâmicaQualidade Estática
Aquilo que
É BOM
Aquilo que
TORNA-SE BOM

Qualidade DinâmicaQualidade Estática
Força de resistência
Tradicionalismo
Conservação
Força de mudança
Inovação
Disrupção

Exemplo:
Núcleo
da
Célula
membrana celular
Uma célula

Exemplo: Grupos Sociais
•  Traços culturais
•  Costumes
•  Marginalização dos
subversivos
•  Combate às ameaças à
tradição do grupo
Eventualmente, um
indivíduo vai criticar os
costumes atuais com tanta
propriedade e paixão que
vai conseguir mudar todo o
sistema.
Força Estática Força Dinâmica

Exemplo: Grupos Sociais
Os líderes tendem a representar nas
sociedades essa Força Dinâmica, de
Transformação.

Relação com o tema:
Sinônimos da Dicotomia “Dinâmico e Estático”
Dinâmico Estático
Pensamento Criativo Pensamento Mecânico
Planejamento Execução
Decisão Ação
Tático Técnico
Inovação Amadurecimento

EQUILÍBRIO
O segredo está no
EQUILÍBRIO!

EQUILÍBRIO
O segredo está no
EQUILÍBRIO!
Dinâmico Estático
Aprendizado Progresso

“Arrumando a Cozinha”
Pomodoro
GTD
Scrum
NÓS NOW
EU
Você está aqui
Dinâmico Estático
Planejamento
Dinâmico
Aprendizado
Execução
Estático
Progresso
EQUILÍBRIO
A Metafísica da Qualidade e as 3 metodologias
de Gestão de Tempo apresentadas

P Do C A PC A
Ciclo PDCA

P Do C ADo C A
Ciclo PDCA

P Do C ADo C A
Ciclo PDCA
EstáticoDinâmico
Planejamento
Decisão
Tático
Inovação
Execução
Ação
Técnico
Amadurecimento

Caixa de Entrada de
Elos
(compromissos)
Calendário
(lembretes)
Ação
Fazer
Revisar
GTD Dinâmico
Estático

SCRUM Dinâmico
Estático
P Do C A PC A

POMODORO Dinâmico
Estático
Concentração Absoluta Descanso
25min 5min
ConcentraçãoDescanso

LATEC - UFF. PALESTRA - GESTÃO DO TEMPO E PRODUTIVIDADE

Mais conteúdo relacionado

Mais procurados (20)

Destaque (20)

Semelhante a LATEC - UFF. PALESTRA - GESTÃO DO TEMPO E PRODUTIVIDADE (20)

Mais de LATEC - UFF (20)

Último (20)

LATEC - UFF. PALESTRA - GESTÃO DO TEMPO E PRODUTIVIDADE