Relatório final (Consultoria em empresa de agronegócios)
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O documento apresenta um relatório final sobre uma prestação de serviços de consultoria em uma empresa de agronegócios do sul de Minas Gerais. O relatório descreve o uso do método MAMP para diagnosticar problemas e propor soluções, incluindo brainstorming, diagrama de Ishikawa, matrizes de preferência e planejamento de implementação de soluções. As principais causas identificadas foram falta de metas comerciais, falta de parceria entre departamentos e acúmulo de funções. As principais soluções propostas foram definir metas por cliente, melhorar
Relatório final (Consultoria em empresa de agronegócios)
- 1. ADRIANO ALVES DE AQUINO PATRÍCIA APARECIDA TOMAZ PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS DE CONSULTORIA EM UMA EMPRESA DE AGRONEGÓCIOS DO SUL DE MINAS GERAIS RELATÓRIO FINAL DEZEMBRO/2014
- 2. SUMÁRIO INTRODUÇÃO.................................................................................................. 3 CAPÍTULO 1..................................................................................................... 4 BRAINSTORMING COM ÊNFASE NOS PROBLEMAS.................................... 4 CAPÍTULO 2..................................................................................................... 6 DIAGRAMA DE CAUSA E EFEITO................................................................... 6 CAPÍTULO 3..................................................................................................... 7 MATRIZ DE PREFERÊNCIA COM ÊNFASE NOS PROBLEMAS..................... 7 CAPÍTULO 4..................................................................................................... 8 PROPOSTAS DE SOLUÇÕES ......................................................................... 8 CAPÍTULO 5................................................................................................... 10 MATRIZ DE PREFERÊNCIA COM ÊNFASE NAS SOLUÇÕES ..................... 10 CAPÍTULO 6................................................................................................... 13 PLANEJAMENTO E IMPLEMENTAÇÃO DE SOLUÇÕES.............................. 13 CAPÍTULO 7................................................................................................... 16 CRONOGRAMA ............................................................................................. 16 CONCLUSÃO................................................................................................. 18
- 3. 3 INTRODUÇÃO O presente trabalho tem como objetivo aumentar o lucro e o faturamento de uma empresa do ramo de agronegócios, no seguimento de nutrição animal de bovinos, através da prestação de serviços de consultoria. A prestação de serviços de consultoria é uma grande aliada para a eficácia na gestão de negócios, pois contam com profissionais atuantes em vários tipos mercados e com grande conteúdo e experiências técnicas que contribuem para o sucesso das organizações que atendem. A metodologia utilizada para esse diagnóstico será o MAMP (Método de análise e melhoria de processos) que possui como propósito diagnosticar e propor soluções empresariais. O MAMP é composto de 8 etapas, que serão apresentadas a seguir: 1. Conhecimento do processo; 2. Identificação e seleção do problema (Brainstorming e Matriz de preferência); 3. Busca e avaliação das causas (Diagrama de Ishikawa); 4. Geração de alternativas de solução (Brainstorming); 5. Avaliação das alternativas (Matriz de Preferência); 6. Planejamento de ações (5W2H/4Q1POC); 7. Padronização (Cronograma); 8. Implantação e avaliação. A etapas são compostas por ferramentas administrativas que contribuirão para um conhecimento mais detalhado dos problemas em diferentes pontos de vista, tratando as soluções com mais eficácia. Esta prestação de serviços de consultoria agrega grande valor para os consultores, devido a vivência e conhecimento de novos desafios e aos empresários, que estão recebendo uma intervenção técnica especializada em gestão de negócios.
- 4. 4 CAPÍTULO 1 BRAINSTORMING COM ÊNFASE NOS PROBLEMAS Brainstorming é uma palavra em inglês cuja tradução é “tempestade mental”. É uma metodologia de exploração de ideias, visando a obtenção das melhores soluções de um grupo de pessoas. Está etapa foi desenvolvida entre o consultor e o colaboradores da empresa de agronegócios, totalizando aproximadamente cinco horas de diálogos que geraram grande quantidade de informação relacionadas as causas de problemas e potenciais soluções. Segue abaixo os problemas principais problemas que foram relatados no Brainstorming com ênfase nos problemas: Causas Efeitos 1 Falta de espaço Resultado baixo em bovinos 1 2 Centralização no chefe Baixa Lucratividade 2 3 Estoque rotativo 4 Estoque obsoleto 5 Produto que vende pouco compra muito (vice-versa) 6 Falta produto de estoque 7 Falta capacitação 8 Falta treinamento 9 Falta de metas comerciais 10 Acumulo de funções 11 Comunicação entre departamentos 12 Falta qualificação no manejo (clientes) 13 Falta de feedback 14 Aprender utilizar o sistema, conceitos básicos 15 Falta de motivação/incentivos 16 Dificuldade em abrir novos clientes 17 Foco em clientes específicos 18 Baixa qualidade de informação 19 Funcionários acomodados 20 Descontos sem critérios 21 Falta parceria técnico/comercial 22 Falta foco no mercado 23 Gerência não é flexível
- 5. 5 24 Falta relacionamento com cliente 25 Falta de benefícios dos fornecedores 26 Falta análise nos clientes 27 Visitas técnicas muito rápidas 28 Fluxo de caixa apertado 29 Produto vencendo 30 Falta controle de estoque eficaz 31 Falta de planejamento 32 Preço do produto é alto 33 Perda de clientes 34 Falta parcerias externas 35 Falta de comprometimento 36 Dificuldade para passar pedidos 37 Falta sistema financeiro integrado 38 Falta bolsa de suínos na cidade 39 Demora na entrada de notas fiscais 40 Falta sistema de contingência 41 Não há logística de entrega 42 Falta sistema integrado 43 Controle de pedidos/faturamento 44 Concorrência interna 45 Falta suporte Nutron 46 Falta pesquisa de mercado 47 Falta organizar agenda de visita 48 Falta divulgação dos produtos/serviços 49 Falta estratégia comerciais 50 Divergência tabela de preços 51 Falta de padrões (técnicas em comum) 52 Falta responsável pela expedição 53 Falta plano de carreira 54 Mercado de bovino é muito variável
- 6. 6 CAPÍTULO 2 DIAGRAMA DE CAUSA E EFEITO O Diagrama de Causa e Efeito, também chamado de “Diagrama de Ishikawa” ou “Diagrama Fishbone”, tem como objetivo facilitar a identificação das causas de problemas que devem ser sanados ou mesmo os fatores que levam a determinado resultado que desejamos obter através da representação gráfica. Após análise detalhada das informações adquiridas no Brainstorming com ênfase nos problemas, foi desenvolvido o diagrama de causa e efeito abaixo. Método (23) Máquina (4) Mão de Obra (10) 1 Baixas Vendas 2 Baixa Lucratividade Medida (1) Material (3) Meio Ambiente (13) CAUSAS EFEITOS 2-5-10-11- 13-16-17- 20-22-23- 26-30-31- 36-37-39- 41-42-43- 49-50-51- 53 3-4-6-29 1-24-25-33- 34-38-45-46- 48-54 40 9-28-32 7-8-12-14- 15-18-19-21- 27-35-44-47- 52
- 7. 7 CAPÍTULO 3 MATRIZ DE PREFERÊNCIA COM ÊNFASE NOS PROBLEMAS A Matriz de Preferência é uma ferramenta que permite organizar as ideias priorizando-as de forma rápida e precisa segundo uma certa ordem ou grau de preferência. Nesta etapa foi selecionado um problema de cada causa do diagrama de Ishikawa, visto no capítulo anterior. Abaixo pode ser visto a matriz de referência com as causas consideradas mais relevantes, que tiveram suas importâncias definidas seguindo o critério de menor prazo e investimento. 1 2 3 4 5 6 CAUSAS ACUMULO DE FUNÇÕES PRODUTOS VENCENDO FALTA PARCERIAS FALTA SISTEMA DE CONTINGENCIA FALTA METAS COMERCIAIS FALTA PARCERIAS TECNICO/COMERCIAL 1 ACUMULO DE FUNÇÕES X 2 PRODUTOS VENCENDO 1 X 3 FALTA PARCERIAS 1 3 X 4 FALTA SISTEMA DE CONTINGENCIA 1 2 3 X 5 FALTA METAS COMERCIAIS 5 5 5 5 X 6 FALTA PARCERIAS TECNICO/COMERCIAL 6 6 6 6 5 X FREQUÊNCIA 3 1 2 0 5 4 PRIORIDADE 3ª 5ª 4ª 6ª 1ª 2ª MATRIZ DE PREFERÊNCIA
- 8. 8 CAPÍTULO 4 PROPOSTAS DE SOLUÇÕES Nesta etapa, durante quatro horas divididas em dois encontros, foi realizado com os colaboradores um Brainstorming com ênfase nas soluções, cujo resultado foi selecionado e será apresentado a seguir. Principal Prioridade: Falta metas comerciais SOLUÇÕES 1 Funcionário define sua meta 1 2 Criar metas de clientes ao invés de metas de valores 2 3 Definir cliente e percentual de inserção 3 4 Seguir as tendências de mercado junto com a necessidade da empresa 4 Principal Prioridade: Falta parceria entre departamentos técnico/comercial SOLUÇÕES 1 Agenda mensal e sincronizada 1 2 Mais diálogo 2 3 Conhecer todas as funções técnicas e comerciais 3 Principal Prioridade: Acumulo de funções SOLUÇÕES 1 Definir funções e responsabilidades 1 2 Melhorar os processos 2 3 Desenvolver um check list semanal de rotinas 3 Principal Prioridade: Falta parcerias externas SOLUÇÕES 1 Abordagem aos laticínios 1 2 Mostrar os benefícios de adquirir seus produtos e serviços 2 3 Parcerias com produtores 3
- 9. 9 Principal Prioridade: Produtos vencendo SOLUÇÕES 1 Definir índice de perda 1 2 Melhorar compras 2 3 Melhorar controle de estoque 3 Principal Prioridade: Sistema de contingência SOLUÇÕES 1 Pedido manual 1 2 Relatórios impressos de preços 2 3 Manter a tabela de preços dos vendedores atualizados 3
- 10. 10 CAPÍTULO 5 MATRIZ DE PREFERÊNCIA COM ÊNFASE NAS SOLUÇÕES Abaixo pode ser visto a matriz de referência com as soluções consideradas mais relevantes, que tiveram suas importâncias definidas seguindo o critério de menor prazo e investimento. 1 2 3 Funcionário define própria meta Meta de clientes ao invés metas de valores Definir clientes e percentual de inserção 1 Funcionário define própria meta X ESPELHO 2 Meta de clientes ao invés metas de valores 2 X 3 Definir clientes e percentual de inserção 3 3 X 0 1 2 3º 2º 1º FREQUENCIA PRIORIDADE CAUSAS Principal Prioridade: Falta metas comerciais 1 2 3 Agenda Mensal e Sincronizada Mais diálogo Todos exercem funções técnicas e comerciais 1 Agenda Mensal e Sincronizada X ESPELHO 2 Mais diálogo 2 X 3 Todos exercem funções técnicas e comerciais 1 2 X 1 2 0 2º 1º 3º Principal Prioridade: Falta parceria entre departamentos técnico/comercial CAUSAS FREQUENCIA PRIORIDADE
- 11. 11 1 2 3 Definir funções Fazer check List periódico Melhorar processos 1 Definir funções X ESPELHO 2 Fazer check List periódico 1 X 3 Melhorar processos 1 3 X 2 0 1 1º 3º 2º Principal Prioridade: Acumulo de funções CAUSAS FREQUENCIA PRIORIDADE 1 2 3 Abordar laticínios Mostrar benefícios dos produtos e serviços Eventos em parceria com produtores 1 Abordar laticínios X ESPELHO 2 Mostrar benefícios dos produtos e serviços 1 X 3 Eventos em parceria com produtores 3 3 X 1 0 2 2º 3º 1º Principal Prioridade: Falta parcerias externas CAUSAS FREQUENCIA PRIORIDADE
- 12. 12 1 2 3 Melhorar as compras Melhorar o controle de estoque Definir um índice aceitável de perdas 1 Melhorar as compras X ESPELHO 2 Melhorar o controle de estoque 2 X 3 Definir um índice aceitável de perdas 3 2 X 0 2 1 3º 1º 2º Principal Prioridade: Produtos vencendo CAUSAS FREQUENCIA PRIORIDADE 1 2 3 Desenvolver um processo para pedido manual Lista de preços impressa periodicamente Sincronizar lista de preços entre o sistema e os vendedores 1 Desenvolver um processo para pedido manual X ESPELHO 2 Lista de preços impressa periodicamente 1 X 3 Sincronizar lista de preços entre o sistema e os vendedores 3 3 X 1 0 2 2º 3º 1º Principal Prioridade: Sistema de contingência CAUSAS FREQUENCIA PRIORIDADE
- 13. 13 CAPÍTULO 6 PLANEJAMENTO E IMPLEMENTAÇÃO DE SOLUÇÕES A ferramenta utilizada nesta etapa, 5W2H (What, Why, Where, When, Who, How, How Much) também conhecido como 4Q1POC (O quê, Porquê, Onde, Quando, Quem, Como, Quanto), é basicamente um check list de determinadas atividades que precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza possível por parte dos colaboradores da empresa. Ele funciona como um mapeamento destas atividades, onde ficará estabelecido o que será feito, quem fará o quê, em qual período de tempo, em qual área da empresa e todos os motivos pelos quais esta atividade deve ser feita. Abaixo pode ser visto as sugestões para implementação de solução seguindo suas prioridades. O que? Quando? Quem? Por que? Onde? Como? Quanto? What? When? Who? Why? Where? How? How Much? 1º Definir clientes e percentual de inserção Até 10 dias. Gerente comercial. Aumentar o faturamento em consequência de maior participação nas propriedades rurais. Sede. Definindo metas através de conversas com vendedores. R$ - 2º Meta de clientes ao invés metas de valores Até 20 dias. Gerente comercial. Para "abrir mercado". Sede. Definindo metas através de conversas com vendedores. R$ - 3º Funcionário define própria meta Até 30 dias Gerente e representantes comercial. O representante comercial se sente livre e respeitado. Sede. Através de acordo com o gerente. R$ - Principal Prioridade: Falta metas comerciais
- 14. 14 O que? Quando? Quem? Por que? Onde? Como? Quanto? What? When? Who? Why? Where? How? How Much? 1º Falta dialogo Até 10 dias Representante/ zootecnista Para melhorar a sincronização entre os setores Sede. Fazer reuniões semanais para fazer o planejamento e verificar os resultados. R$ - 2º Agenda com programação periódica e sincronizada Até 20 dias Vendedores e técnicos Para melhorar a qualidade de informação e baixar custos. Sede. Com reuniões periódicas para atualizar agendas. R$ - 3º Todos devem exercer as função técnica e comercial Até 30 dias Vendedores e técnicos Para melhorar a qualidade de informação passada para cliente, facilitando a venda. Fazendas Fazendo uma parceira entre o técnico e comercial R$ - Principal Prioridade: Falta parceria entre departamentos técnico/comercial O que? Quando? Quem? Por que? Onde? Como? Quanto? What? When? Who? Why? Where? How? How Much? 1º Definir funções Até 10 dias Gerente Para definir as pessoas responsáveis por cada processo. Sede. Analisando o perfil de cada funcionários e definido suas funções. R$ - 2º Melhorar processos Até 30 dias Assistente administrativo I Para diminuir o tempo gasto em retrabalhos e correções de falhas. Sede. Documentando e avaliando o desempenho dos processos R$ - 3º Fazer check List periódico Até 20 dias Assistente administrativo I Para que os processos sejam eficaz. Sede. Acompanhando sua execução através do check list realizado de acordo com os processos. R$ - Principal Prioridade: Acumulo de funções O que? Quando? Quem? Por que? Onde? Como? Quanto? What? When? Who? Why? Where? How? How Much? 1º Eventos em parceria com produtores 3 meses Representantes A empresa deve encurtar os canais de relacionamento com seu público alvo. Salão de eventos/campo Fazendo eventos que orientem os produtores e funcionários a trabalharem com foco na excelência. R$ - 2º Abordar laticínios 1 mês Representantes junto a gerência Para aumentar o volume de vendas (faturamento) Laticínios que atendem produtores da região. Oferecendo benefícios aos produtores, descontando os produtos adquiridos na empresa em leite pago pelo laticínios. R$ - 3º Mostrar benefícios dos produtos e serviços Até 45 dias Representantes junto a gerência Para quebrar o paradigma que os produtos fornecidos são caros. No campo Fazendo amostragem, comparando o lucro antes de utilizar nossos produtos e depois. R$ - Principal Prioridade: Falta parcerias externas
- 15. 15 O que? Quando? Quem? Por que? Onde? Como? Quanto? What? When? Who? Why? Where? How? How Much? 1º Melhorar o controle de estoque 1 mês Assistente administrativo II Porque existem muitas divergências. Sede. Definindo horários para as tarefas. R$ - 2º Definir um índice aceitável de perdas 1 mês Gerência Para sabemos se é tolerável ou prejudicial as perdas de mercadorias. Sede. Analisando o valor de vendas e definindo um percentual de perdas que será embutido no custo do produto. R$ - 3º Melhorar as compras Até 15 dias Gerência Para diminuir a falta de alguns produtos e perda de outros devido sua validade. Sede. Analisando o estoque e definindo a quantidade mínima necessária. R$ - Principal Prioridade: Produtos vencendo O que? Quando? Quem? Por que? Onde? Como? Quanto? What? When? Who? Why? Where? How? How Much? 1º Sincronizar lista de preços entre o sistema e os vendedores Até 10 dias Gerente e o assistente administrativo I A muita divergência de preços entre funcionários e clientes. Sede. Definindo uma data de atualização da tabela para todos. R$ - 2º Desenvolver um processo para pedido manual 2 meses Representantes e gerência Será uma maneira alternativa de vendas na ausência do sistema. Campo/Sede . Desenvolvendo um modelo de pedido impresso, com o auxilio dos vendedores. R$ - 3º Lista de preços impressa periodicamente Imediatamente Assistente administrativo I e o II Maneira de consultar o estoque e preços na ausência do sistema. Sede. Fazendo a impressão semanal. R$ - Principal Prioridade: Sistema de contingência
- 16. 16 CAPÍTULO 7 CRONOGRAMA Esta ferramenta é utilizada para monitorar os passos para implementação de acordo com o planejamento, verificando o previsto e o realizado. Segue abaixo o cronograma previsto para implementação na empresa de agronegócios.
- 17. 17 Prazos Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5 Semana 6 Semana 7 Semana 8 Semana 9 Semana 10 Semana 11 Semana 12 Atividades Prev. Real. Prev. Real. Prev. Real. Prev. Real. Prev. Real. Prev. Real. Prev. Real. Prev. Real. Prev. Real. Prev. Real. Prev. Real. Prev. Real. 1 Definir clientes e percentual de inserção X 2 Meta de clientes ao invés metas de valores X 3 Funcionário define própria meta X 4 Falta dialogo X 5 Agenda com programação periódica e sincronizada X 6 Todos devem exercer as função técnica e comercial X 7 Definir funções X 8 Melhorar processos X 9 Fazer check List periódico X 10 Eventos em parceria com produtores X 11 Abordar laticínios X 12 Mostrar benefícios dos produtos e serviços X 13 Melhorar o controle de estoque X 14 Definir um índice aceitável de perdas X 15 Melhorar as compras X 16 Sincronizar lista de preços entre o sistema e os vendedores X 17 Desenvolver um processo para pedido manual X 18 Lista de preços impressa periodicamente X CRONOGRAMA - FERRAMENTA DE MONITORAMENTO DA IMPLEMENTAÇÃO
- 18. 18 CONCLUSÃO A disponibilidade e participação ativa do empresário e dos colaboradores da empresa de agronegócios foi fundamental para o sucesso com qualidade deste trabalho. Os pontos de vista e as experiências únicas de cada integrante foram agrupadas e filtradas, possibilitando um melhor entendimento do negócio, e em virtude disso, gerando sugestões para solução dos problemas com ênfase na eficácia dos processos. Novas experiências e pontos de vista sem precedentes foram adquiridos pelos consultores que se empenharam com excelência para conclusão deste trabalho, tornando-os profissionais mais capacitados para futuros desafios. Enfim, as técnicas aqui utilizadas foram adquiridas por formação específica na área, ampla experiência profissional, aperfeiçoamento contínuo e paixão pela gestão de negócios.