Excel 2007

Modulul 3

DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ
2011
S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

Bibliografie:
Excel 2000 – Nicoleta DOICHIŢĂ – specialist instruire-dezvoltare, Divizia de Instruire şi Dezvoltare,
2000
Excel 2007 – Georgeta PEŞTEAN – specialist instruire-dezvoltare senior, Departament Instruire
Tehnică şi Managementul Cunoaşterii, octombrie 2009
http://office.microsoft.com/
MCSI – Bazele utilizării aplicaţiilor de calcul tabelar

Data elaborării:
Mai 2010

Updatare: iulie 2011

Autor:
Georgeta PEŞTEAN – specialist instruire - dezvoltare senior - Departament Instruire Tehnică şi
Managementul Cunoaşterii

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 2

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

CUPRINS
1. UTILIZAREA PROGRAMULUI EXCEL 2007 PENTRU BAZELE DE 7
DATE 7

1.1 Cum să ne organizăm o bază de date? 7

1.2 Ce trebuie să ştim despre configurarea unei baze de date? 8

1.3 Greşeli care trebuie evitate 8

1.4 Cel mai simplu mod de a crea o bază de date 9

1.5 Căutarea înregistrărilor cu ajutorul formularului de date 10

1.6 Cum se editează o înregistrare 11

1.7 Adăugarea unei înregistrări în baza de date 11

2. CONSOLIDAREA DATELOR 11

3. PRELUCRĂRI DE TIP BAZE DE DATE 15

3.1 Formatarea condiţională a datelor 15

3.2 Sortarea datelor 26

3.2.1 Sortarea având drept criteriu o singură coloană 26
3.2.2 Sortarea utilizând mai multe criterii (pe coloane diferite şi/sau pe aceeaşi coloană) 29
3.2.3 Ordinea de sortare 31
3.2.4 Liste definite de utilizator. Sortarea după liste definite de utilizator 31

3.3 Filtrarea datelor 33

3.3.1 Filtrarea folosind Auto Filter 33
3.3.2 Filtrare prin selecţie 34
3.3.3 Filtrare cu operator de comparaţie 35
3.3.4 Filtrarea particularizată (Custom Filter) 36
3.3.5 Filtrarea cu Advanced Filter. 37

3.4 Subtotaluri 39

4. CREAREA TABELELOR ŞI A DIAGRAMELOR PIVOT 41

4.1 Crearea unui Pivot Table 41

4.2 Moduri de lucru cu un raport PivotTable 49

4.3 Configurarea opţiunilor pentru un PIVOT TABLE 50

4.3.1 Numirea tabelului pivot 50
4.3.2 Adăugarea totalurilor 51
4.3.3 Aplicarea formatărilor automate 51
Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 3
S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

4.3.4 Afişarea etichetelor 51

4.3.5 Controlarea machetei 52
4.3.6 Gestiunea erorilor şi a celulelor fără conţinut 52
4.3.7 Opţiuni referitoare la sursa de date 53
4.3.8 Utilizarea tab-ului PivotTable Tools 54
4.3.9 Ștergerea unui câmp dintr-un tabel pivot 55
4.3.10 Adăugarea unui câmp într-un tabel pivot 55
4.3.11 Schimbarea ordinii câmpurilor într-un tabel pivot 56
4.3.12 Schimbarea funcției de centralizare 56
4.3.13 Ordinea de sortare într-un tabel pivot 57
4.3.14 Lucrul cu subtotaluri 59
4.3.15 Moduri de afișare a tabelelor pivot 60
4.3.14 Crearea unui rezumat rapid 62

4.4 Rapoarte PivotChart 63

4.4.1 Comparaţie între un raport PivotTable şi un raport PivotChart 64

5. PARTAJAREA UNUI REGISTRU DE CALCUL CU ALŢI UTILIZATORI 65

6. NOŢIUNI GENERALE DESPRE VISUAL BASIC 67

6.1 Ce este Visual Basic ? 67

6.2 Ce este un macro ? 67

6.3 Înregistrarea unei macrocomenzi 68

6.4 Rularea unei macrocomenzi 71

6.5 Editarea unei macrocomenzi 73

6.6 Asignarea unei macrocomenzi unui buton 75

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 4

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

OBIECTIVE

La sfârşitul parcurgerii acestui modul cursanţii vor fi capabili să:

 Creeze o listă;
 Organizeze o listă;
 Folosească Excel-ul ca o bază de date;
 Caute înregistrări cu ajutorul formularului de date;
 Sorteze înregistrările după una sau mai multe chei;
 Calculeze subtotaluri;
 Creeze tabele pivot şi diagrame pivot;
 Înregistreze macrocomenzi;

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 5

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

EXCEL 2007

rodusul Microsoft Excel 2007 este un program performant de calcul tabelar

P pe care îl puteţi folosi pentru stocarea şi prelucrarea eficientă a listelor de

date, pentru efectuarea calculelor numerice şi pentru crearea rapoartelor şi a
diagramelor.

De ce am nevoie de Excel 2007?

Vă puteţi gândi ca la un calculator nemaipomenit de puternic, dar în acelaşi timp uşor de

folosit. Excel 2007 primeşte nişte informaţii dezordonate, le organizează, le analizează
şi le prezintă clar şi frumos. Rezolvă problemele fără greşeală. De fapt, în ceea ce
priveşte organizarea datelor, Excel 2007 face o treabă mult mai bună decât aţi putea
dumnevoastră să faceţi vreodată. Nu numai că veţi avea mai mult timp pentru a analiza
datele, dar le veţi vedea mult mai clar.

O astfel de prezentare vă poate ajuta să priviţi lucrurile în profunzime. Componentele

programului Excel 2007 sunt destul de numeroase, şi la prima vedere, pot părea uşor
misterioase. Dar totul este foarte clar etichetat. Mai mult, ele merg foarte bine împreună.
Exploataţi diverse faţete ale programului, chiar fără să vă daţi seama. Pe măsură ce vă
construiţi o foaie de calcul, culegeţi de aici o funcţie, de dincolo un format, adăugaţi,
eventual, o diagramă pentru a sintetiza datele, iar la sfârşit constataţi că Excel 2007 şi-a
făcut treaba pas cu pas, fără vreun efort din partea dumneavoastră. În felul acesta, vă
puteţi concentra asupra rezultatelor pe care vreţi să le obţineţi, fără să vă preocupe
modul în care programul îşi îndeplineşte sarcinile.

Programul Excel 2007, operează cu conceptul de registru de lucru, numită Workbook

iar ca pagini, întâlnim foile de lucru (calcul) numite Worksheet, sau Sheet. O foaie de
calcul este ca o foaie de hârtie pe care vă scrieţi lucrarea. Un fişier Excel 2007 constă
dintr-un teanc de foi incluse într-un registru de lucru (Workbook).

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 6

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

1. UTILIZAREA PROGRAMULUI EXCEL 2007 PENTRU BAZELE DE

DATE

În Excel 2007, trebuie să stabilim ce fel de informaţii sunt cele care trebuie organizate;
programul va face restul. De la aranjarea unei coloane în ordine alfabetică şi până la
extragerea unor detalii dintr-o înregistrare obscură a unei baze de date gigantice, Excel
2007 face ca informaţiile să fie cât mai accesibile.

O bază de date este, în fond, o foaie de calcul ca oricare alta: cu linii şi coloane, numere
şi text. Este suficient să respectăm câteva reguli simple pentru ca Excel 2007 să trateze
foaia respectivă ca pe o bază de date.

Ce se poate trece într-o listă? Orice fel de informaţii: datele personale ale salariaţilor,
numere de telefon, adrese şi orice alt fel de informaţii. Orice informaţie care poate fi
stocată, sortată, totalizată şi regăsită este nimerită pentru a fi inclusă într-o bază de date.

1.1 Cum să ne organizăm o bază de date?

Sunt trei elemente care stau la baza unei baze de date:

 Înregistrările (records). Fiecare înregistrare trebuie să conţină toate informaţiile

pentru un anumit element.
 Câmpurile (fields) sunt informaţiile distincte din cadrul unei înregistrări. Este
recomandabil să despărţim înregistrarea în cât mai multe câmpuri; cu cât numărul
câmpurilor este mai mare, cu atât lista este mai flexilbilă.
 Linia de antet (Header row) – capul de tabel constă din titlurile de coloane de la
începutul listei. Aceste titluri constituie etichetele fiecărui câmp pe care Excel 2007
le foloseşte la sortarea şi căutarea informaţiilor, precum şi la generarea rapoartelor.
Linia de antet poate conţine titluri ca: nume, prenume sau an de fabricaţie. Este bine
să formatăm această line într-un mod care să o deosebească de înregistrări şi de
câmpuri.

Într-o listă Excel 2007 fiecare coloană este un câmp, fiecare linie este o înregistrare, iar
linia de antet apare la începutul bazei de date.

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 7

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

1.2 Ce trebuie să ştim despre configurarea unei baze de date?

Deşi baza de date arată ca orice altă foaie de calcul, trebuie să ştim nişte lucruri care ne
ajută să o utilizăm mai eficient:
 Folosiţi un alt font pentru linia de antet;
 Creaţi înregistrări care au datele de acelaşi tip în câmpurile corespunzătoare;
 Pentru a uşura citirea listei, formaţi coloanele (sau câmpurile) în mod diferit. Puteţi
formata liniile alternativ, adăgându-le, de exemplu, un fond gri;
 Folosiţi majuscule atunci când este necesar. Excel 2007 poate sorta şi căuta ignorând
sau nu diferenţa dintre literele mari şi cele mici, în funcţie de opţiunea noastră;
 Puteţi folosi în baza de date şi formule.

Dacă ţinem cont de aceste sfaturi, Excel 2007 se va comporta ca un adevărat program
pentru baze de date, cu posibilitatea de analiză şi gestionare automată a datelor introduse
de noi.

1.3 Greşeli care trebuie evitate

Iată şi câteva lucruri pe care NU TREBUIE să le facem:

 Nu utilizaţi linii de tabel goale sau întrerupte pentru a separa linia de antet de
înregistrările propriu-zise - Excel 2007 nu acceptă astfel de separatori. De asemenea,
nu separaţi titlurile de coloane din linia de antet prin coloane goale.

 Puteţi folosi spaţii în interiorul câmpurilor, dar nu începeţi niciodată un câmp cu un

spaţiu: aceasta vă poate crea probleme la sortarea şi căutarea în listă.

 Evitaţi să introduceţi alte date pe aceeaşi foaie cu lista. Dacă nu aveţi altă soluţie,
înconjuraţi lista cu linii şi coloane goale, pentru ca Excel 2007 să ştie unde se termină
lista şi începe altceva. De asemenea, este indicat ca fiecare listă să se afle pe o foaie
separată.

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 8

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

1.4 Cel mai simplu mod de a crea o bază de date

Etapele de creare a unei liste ordonate:

 Introduceţi titlurile de antet. În fiecare coloană scrieţi eticheta câmpului respectiv.

 Executaţi click în orice celulă din linia de antet. Comanda Form nu există în panou,
aşa că va trebui s-o adăugaţi în linia de Quick Access:

 Va apărea un formular care conţine câte o casetă de text pentru fiecare câmp (titlu de
coloană) pe care l-aţi creat.
 Introduceţi datele corespunzătoare fiecărui câmp. Pentru a trece de la o casetă la alta
în cadrul formularului, folosiţi tasta Tab. După ce aţi completat toate câmpurile,
executaţi click pe New; datele vor fi plasate fiecare în coloana corespunzătoare şi veţi
putea începe să introduceţi o nouă înregistrare. Când o terminaţi de completat şi pe
aceasta, executaţi click din nou pe New, pentru a plasa înregistrarea respectivă la
sfârşitul bazei de date (Vezi figura de mai jos).

Butoanele de comandă din dreapta formularului de introducere a datelor vă oferă un

control total asupra bazei de date.

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 9

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

1.5 Căutarea înregistrărilor cu ajutorul formularului de date

Dacă acţionaţi butonul Criteria, formularul se transformă într-un instrument de căutare.
În caseta corespunzătoare câmpului după care doriţi să faceţi căutarea scrieţi criteriul de
căutare (criteriul începe cu semnul egal). Puteţi utiliza casetele de text pentru a căuta pe
baza oricărui câmp sau combinaţie de câmpuri. După completarea criteriului acţionaţi
butoanele Fiind Next şi Fiind Prev pentru a vizualiza înregistrările care îndeplinesc
criteriul respectiv:

Pentru a introduce alte criterii, executaţi click pe Clear şi luaţi-o de la capăt. În cazul în
care căutaţi grupuri de înregistrări, puteţi folosi criterii de comparaţie. Astfel puteţi
utiliza operatori de comparaţie cum ar fi =, < şi > pentru a găsi submulţimile de
înregistrări care îndeplinesc criteriile.

UTILIZAȚI PENTRU A GĂSI

? (semnul întrebării) Orice caracter simplu

De exemplu, m?re găsește „mere” și „mure”

* (asterisc) Orice număr de caractere

De exemplu, *est găsește „Nord-est” și „Sud-est”

~ (tilda) urmată de ?, *, sau ~Semnul întrebării, asterisc sau tilda.

De exemplu, af91~? găsește „af91?”

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 10

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

1.6 Cum se editează o înregistrare

Trebuie să aducem înregistrarea respectivă în formular (ne poziţionăm în tabel şi
acţionăm butonul Form) şi edităm câmpurile sale prin intermediul casetelor de text. În
acest mod, nu veţi putea putea însă edita formule; rezultatul este afişat în formular, dar
nu într-o casetă de text. La fel se întâmplă şi cu celule protejate.

1.7 Adăugarea unei înregistrări în baza de date

Formularul de date plasează înregistrările noi la sfârşitul listei. Dacă doriţi să includeţi
înregistrarea în altă parte a listei, inseraţi o linie deasupra liniei curente. Toate
înregistrările care urmeză vor fi împinse în jos.

2. CONSOLIDAREA DATELOR

Dacă aţi construit mai multe liste sau tabele cu configuraţii similare, este posibil să doriţi
să combinaţi anumite seturi de date din acestea într-o singură listă sau tabel
centralizator. Excel 2007 vă permite să centralizaţi tabele cu ajutorul comenzii
Consolidate (Centralizare) din tab-ul Data, grupul Data Tools. Centralizarea vă
permite analiza tabelelor sau a listelor cu funcţiile oferite în caseta de dialog
Consolidate.
Cea mai bună cale de centralizare a datelor unui tabel sau a unei liste este să configuraţi
tabelul care să aibă formatul tabelelor originale. Centralizarea nu este limitată la o
singură foaie sau un singur registru de calcul; puteţi centraliza date de pe aceeaşi foaie
de calcul, de pe o altă foaie de calcul, dintr-un alt registru de calcul sau chiar din fişiere
Lotus.

Pentru a crea un tabel centralizator aveţi de parcurs următorii paşi:

1. Selectaţi destinaţia datelor centralizate.
2. Executaţi secvenţa tab-ul Data, grupul Data Tools pentru a deschide caseta de
dialog Consolidate.
3. Din lista Function selectaţi tipul de analiză pe care doriţi să o efectuaţi.

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 11

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

4. Din lista Reference (Referinţe) selectaţi primul document pe care doriţi să-l
includeţi în centralizare. Pentru a selecta domeniul direct din foaia de calcul,
folosiţi butonul Collaps Dialog sau mută caseta şi efectuaţi click în foaia de
calcul. Dacă foaia utilizează domenii denumite, puteţi introduce în această casetă
numele de domeniu.
5. După ce aţi stabilit domeniul, efectuaţi click pe butonul Add pentru a-l adăuga în
caseta All References.
6. Dacă doriţi ca tabelul centralizator să fie automat actualizat atunci când se
modifică datele sale sursă, selectaţi opţiunea Create Links to Source Data
(creare legături la datele sursă).

Observaţie

Consolidarea datelor între diferite foi de calcul se poate face în două moduri:
 După poziţie: datele sunt grupate şi adunate din aceeaşi locaţie în fiecare foaie de
calcul.
 După categorie: datele sunt grupate şi adunate după titlul lor de coloană sau rând.
 De exemplu, dacă titlul de coloană cu numele Salariu brut este în coloana B în
foaia de calcul Ianuarie şi în coloana F în foaia de calcul Februarie puteţi
consolida datele după categorie dacă este bifată caseta Use labels in Top row din
caseta de dialog Consolidate.
Dacă titlurile sunt pe coloană, bifaţi caseta Use labels in Left Column.

Consolidarea datelor între foi de calcul se numeşte consolidarea datelor folosind

referinţe 3D.

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 12

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

7. Efectuaţi click pe OK.

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 13

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

Rezultatul centralizării este dat de adunarea tabelelor, deoarece în analiză a fost folosită
funcţia Sum.

Programul Excel 2007 vă permite să schimbaţi funcţia cu care se analizează datele.

Deschideţi din nou caseta Consolidate, modificaţi opţiunea din caseta Function şi
efectuaţi click pe OK.

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 14

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

3. PRELUCRĂRI DE TIP BAZE DE DATE

Sortarea reprezintă ordonarea înregistrărilor unui tabel în ordine alfabetică, numerică sau
cronologică, după culoarea de umplere a celulelor, culoarea fonturilor, după simboluri
grafice, ascendent sau descendent, după unul sau mai multe criterii de sortare.

Observaţie
Microsoft Excel 2007 permite aplicarea de până la 64 de criterii de sortare într-un tabel.

3.1 Formatarea condiţională a datelor

Reprezintă aplicarea unor caracteristici de formatare doar acelor celule dintr-o selecţie
care se supun unei sau mai multor condiţii (restricţii) precizate de utilizator, ceea ce
facilitează analizarea informaţiilor, compararea lor, identificarea tendinţelor, a punctelor
critice. Prin formatarea condiţională se pot evidenţia valorile supuse condiţiei cu ajutorul
scalelor de culori, a barelor, a pictogramelor sau prin formate create de utilizator.

Pentru aplicarea formatelor condiţionale: se selectează celulele care vor fi evaluate prin
condiţie, apoi urmaţi secvenţa: tab-ul Home, grupul Styles, butonul Conditional
Formatting, şi, în funcţie aspectul ce se doreşte evidenţiat, se poate folosi:

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 15

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

Formatarea celulelor folosind scale de culoare

Această metodă de evidenţiere permite compararea celulelor utilizând un gradient de

două sau trei culori. Prima culoare a schemei este atribuită celulelor cu valoare mare, iar
ultima celor cu valoare mică (exemplu: scara Albastru – Galben - Roşu) va atribui
nuanţe de albastru valorilor mari, nuanţe de galben valorilor medii şi nuanţe de roşu
valorilor mici).

Tab-ul Home, grupul Styles, butonul Conditional Formatting, comanda Color Scales.
Se alege o schemă de două/ trei culori)

Formatarea celulelor folosind bare de date

Această metodă de evidenţiere permite compararea valorilor celulelor utilizând bare de

date de diverse lungimi ce se afişează în celule. Lungimea unei bare sugerează valoarea
numerică din celulă.

Tab-ul Home, grupul Styles, butonul Conditional Formatting, comanda Data Bars: se
alege o culoare pentru bare).

Formatarea celulelor folosind seturile de pictogramele

Această metodă de evidenţiere permite clasificarea informaţiilor din celulele supuse

evaluării în trei sau cinci categorii, prin atribuirea de pictograme. Dintr-un set de
pictograme, prima va fi asociată valorilor mari, în vreme ce ultima se va asocia valorilor
mici.

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 16

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

Tab-ul Home, grupul Styles, butonul Conditional Formatting, comanda Icon Sets: se
alege un set de pictograme, în funcţie de nevoile de evidenţiere.

Formatarea folosind operatori de comparaţie

Această metodă de aplicare a formatelor condiţionale permite evidenţierea anumitor

celule dintr-o selecţie pe baza unui criteriu comparativ (exemple: valorile egale, mai
mari sau mai mici decât un termen de comparaţie, datele calendaristice dintr-un anumit
interval, textele ce conţin anumite caractere, etc.), şi de asemenea, evidenţierea valorilor
duplicate sau a celor unice.

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 17

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

Tab-ul Home, grupul Styles, butonul Conditional Formatting, comanda Highlight

Cells Rules. Se alege comanda dorită, cum ar fi:
 Between – între;
 Equal to - egal cu;
 Text that Contains - text care
conţine;
 A Date Occuring - apariţia unei date
calendaristice - se precizează
valoarea/valorile de comparaţie şi
caracteristicile de formatare de
aplicat;
 Pentru formatarea condiţională a
valorilor duplicate sau a celor unice,
comanda Duplicate Values (Valori
dublate): se alege Duplicate
(dublate) sau Unique (Unice) şi
formatarea dorită din caseta de
dialog ce va apare:

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 18

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

Formatarea celor mai mari/mici valori dintr-o listă şi a celor situate peste/sub
media valorilor supuse evaluării

Această metodă permite evidenţierea:

 Unui anumit număr de valori cele mai mari sau mai mici dintr-o listă - primele 10
elemente (Top 10 Items) şi ultimele 10 elemente (Bottom 10 Items);
 A valorilor mai mari sau mai mici de o anumită pondere din totalul valorilor
supuse evaluării - primele 10% (Top 10%) şi ultimele 10% (Bottom 10%);
 A valorilor mai mari sau mai mici decât media aritmetică a valorilor celulelor
selectate – peste medie (Above Average) şi sub medie (Below Average).

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 19

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

Tab-ul Home, grupul Styles, butonul Conditional Formatting, meniul Top/ Bottom
Rules: se alege comanda dorită, se precizează numărul de articole de evidenţiat sau
procentul de comparaţie şi caracteristicile de formatare de aplicat

Crearea propriilor reguli de formatare condiţională

Pentru a crea propriile criterii şi formate condiţionale şi pentru a le gestiona, acestea se

pot defini şi organiza în caseta de dialog Conditional Formatting Rules Manager.
Tab-ul Home, grupul Styles, butonul Conditional Formatting, comanda Manage
Rules.

Această casetă de dialog permite vizualizarea tuturor regulilor de formatare condiţională

existente în zona de celule selectată, pe anumite foi de calcul sau în întregul registru de
lucru, în funcţie de alegerea făcută în lista Show formatting rules for. Pot fi create şi
aplicate noi reguli, cu butonul New Rule, stabilindu-li-se tipul, descrierea şi
caracteristicile de formatare aferente, pot fi modificate reguli existente, cu butonul Edit
Rule, şi se pot şterge reguli, cu butonul Delete Rule.

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 20

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

Evidenţierea celulelor formatate condiţional

Într-o foaie de calcul vor putea fi identificate şi evidenţiate prin selectare celulele
formatate condiţional astfel: tab-ul Home, grupul Editing, butonul Find & Select,
comanda Conditional Formatting.

Utilizarea unei formule pentru a determina care celule să fie formatate

Formatarea condiţională a celulelor în care condiţia este "dacă au trecut 60 zile de

la data ”Data factură”.

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 21

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

Se selectează zona de celule unde dorim să apară atenţionarea după îndeplinirea

condiţiei.

Click pe butonul Conditional Formatting (Formatare Condiţională), alegeţi New

Rules.

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 22

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

 Apare Fereastra New Formatting Rule, în care se selectează Use a Formula to

determine which cells to format (1);
 În zona Edit the Rule Description: se tastează condiţia “=AND(TODAY()-
$C3>59,COUNT($C3)=1)” (Funcţia Today() returnează data din ziua respectivă,
data staţiei iar în celula C3 avem data facturării) (2);
 Click pe butonul “Format” (3).

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 23

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

Apare Fereastra Format Cells, se alege Fill, se alege Roşu, click Ok.

Click pe butonul OK. Apar colorate celulele la care avem mai mult de 60 zile de la data
Facturării.

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 24

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

Eliminarea formatării condiţionale

Pentru a elimina formatările condiţionale ale anumitor celule dintr-o foaie de calcul, se
selectează respectivele celule, apoi se execută secvenţa: tab-ul Home, grupul Styles,
butonul Conditional Formatting, comanda Clear Rules, opţiunea Clear Rules from
Selected Cells. Pentru a elimina formatările condiţionale din întreaga foaie de calcul
secvenţa este: tab-ul Home, grupul Styles butonul Conditional Formatting, comanda
Clear Rules, opţiunea Clear Rules from Entire Sheet).

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 25

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

3.2 Sortarea datelor

3.2.1 Sortarea având drept criteriu o singură coloană

1. Plasăm cursorul într-o celulă a coloanei criteriu de sortare

2. Tab-ul Home, grupul Editing, butonul Sort & Filter. În funcţie de natura
informaţiilor conţinute şi de ordinea de sortare se alege:

 Pentru informaţii de tip şir de caractere: acţionăm butonul Sort A to Z sau

Sort Z to A

 Pentru informaţii de tip numeric: Sort Smallest to Largest (Sortare de la cel

mai mic la cel mai mare) sau Sort Largest to Smallest (Sortare de la cel mai
mare la cel mai mic)

 Pentru informaţii de tip dată calendaristică/ timp: Sort Oldest to Newest

(Sortare de la cel mai vechi la cel mai nou) sau Sort Newest to Oldest (Sortare de
la cel mai nou la cel mai vechi):

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 26

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

 Sortarea după culoarea de umplere a celulelor: Custom Sort (Sortare

particularizată). Se deschide caseta de dialog Sort (Sortare) unde se precizează:

o În caseta Sort By – se alege numele coloanei criteriu de sortare;

o În caseta Sort On – se alege Cell Color;
o Caseta Order – se selectează culoarea de umplere după care se solicită
ordonarea (se alege din listă);
o On Top/ On Bottom – se alege ordinea de sortare (sus/ jos).

 Sortarea după culoarea fonturilor: Custom Sort (Sortare particularizată). Se

deschide caseta de dialog Sort (Sortare) unde se precizează:

o În caseta Sort By – se alege numele coloanei criteriu de sortare;

o În caseta Sort On – se alege Font Color;
o Caseta Order – se selectează culoarea fontului după care se solicită ordonarea
(se alege din listă);
o On Top/ On Bottom – se alege ordinea de sortare (sus/ jos).

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 27

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

 Sortarea după pictograme (rezultate în urma Formatării Condiţionale, de

exemplu): Custom Sort (Sortare particularizată). Se deschide caseta de dialog
Sort (Sortare) unde se precizează:

o În caseta Sort By – se alege numele coloanei criteriu de sortare;

o În caseta Sort On – se alege Icon (pictogramă celulă);
o Caseta Order – se selectează pictograma după care se solicită ordonarea (se
alege din listă);
o On Top/ On Bottom – se alege ordinea de sortare (sus/ jos).

Opţiunile pentru sortare se accesează din butonul Options al casetei de dialog Sort:

 Case sensitive (Sensibil la litere mari şi mici) - se face diferenţiere în privinţa

utilizării majusculelor şi minusculelor
 Orientation (Orientare) – se va alege Sort top to bottom (Sortare de sus în jos)
pentru tabele cu înregistrările organizate pe coloane şi cu primul rând antet şi se
va alege Sort left to right (Sortare de la stânga la dreapta) pentru tabele cu
înregistrările organizate pe rânduri şi cu prima coloană antet de tabel.

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 28

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

3.2.2 Sortarea utilizând mai multe criterii (pe coloane diferite şi/sau pe aceeaşi
coloană)

Un nou criteriu de sortare va fi aplicat unui tabel doar pentru acele înregistrări care, în
urma aplicării criteriului anterior, au valori / culori / pictograme identice pe coloana
criteriu de sortare. Se pot stabili mai multe criterii de sortare pentru un tabel astfel:

1. Poziţionăm cursorul mouse-ului într-o celulă oarecare a tabelului;

2. Parcurgeţi secvenţa: tab-ul Home, grupul Editing, butonul Sort & Filter,
Custom Sort. Apare caseta de dialog Sort;
3. Se stabileşte primul criteriu de sortare, completând, aşa cum s-a prezentat
anterior, casetele: Sort By, Sort On, Order, eventual On Top/ On Bottom şi
opţiunile;
4. Se adaugă un nou criteriu de sortare prin acţionarea butonului Add Level şi i se
completează corespunzător rubricile:

Nivelurile de sortare se pot reordona cu ajutorul butoanelor Move Up şi Move

Down. Un nivel (criteriu) de sortare poate fi eliminat cu butonul Delete Level.

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 29

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

Observaţii
 Pentru un tabel definit ca Table, toate operaţiile privind sortarea pot fi accesate
prin deschiderea butoanelor de filtrare ale coloanelor.
 Operaţiile de sortare pot fi accesate şi din tab-ul Data, grupul Sort & Filter,
butoanele Sort A to Z, Sort Z to A şi Sort:

Exemplu

Tabelul alăturat este sortat după

următoarele criterii:
 Departament – ascendent;
 Funcţia – descendent;
 Salariu – ascendent;
 Vechimea – pictograma
prima On Top.

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 30

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

3.2.3 Ordinea de sortare

Ordinea de sortare ascendentă aşează înregistrările în felul următor:

 Numerele de la cel mai mic negativ la cel mai mare pozitiv.
 Datele calendaristice şi timp în ordine cronologică.
 Textele cu numerele introduse mai întâi, urmate de textele obişnuite, aranjate
alfabetic.
 Valorile logice cu False întâi şi apoi cu True.
 Valorile de eroare în ordinea în care sunt găsite.
 Spaţiile (blancurile) pe ultima poziţie.

Ordinea de sortare descendentă aranjează înregistrările în ordinea inversă

ordinii ascendente, cu excepţia faptului că spaţiile (blancurile) sunt plasate tot pe ultima
poziţie.

3.2.4 Liste definite de utilizator. Sortarea după liste definite de utilizator

În afara celor două posibilităţi prezentate mai sus, Excel 2007 ne permite să
stabilim propria noastră ordine de sortare. În acest scop, definim mai întâi una sau mai
multe secvenţe proprii de valori, numite liste definite de utilizator, astfel:
1. Parcurgem secvenţa: butonul Office, butonul Excel Options, din categoria Popular
comanda Edit Custom List. Se deschide caseta de dialog Custom Lists:

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 31

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

2. În această casetă introducem elementele propriei noastre secvenţe de valori, în

caseta List Entries.
3. Acţionăm butonul OK. Lista creată de noi va fi adăugată.

 De exemplu, vom defini secvenţa proprie următoare: financiar, vânzări,

secretariat:

Secvenţa astfel definită va putea fi utilizată pentru stabilirea unei ordini proprii de
sortare. Pentru aceasta:
 Plasăm cursorul în tabelul pe care dorim să-l sortăm;
 Parcurgem secvenţa: tab-ul Home, grupul Editing, butonul Sort & Filter şi
alegem comanda Custom Sort. Apare caseta de dialog Sort. În lista Order
alegem opţiunea Custom List. În acest moment se deschide caseta de dialog
Custom List, casetă din care selectăm lista după care se face sortarea.

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 32

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

3.3 Filtrarea datelor

Filtrarea reprezintă afişarea dintr-un tabel tip bază de date doar a acelor înregistrări care
se supun unuia sau mai multor criterii de filtrare. O operaţie de filtrare nu reorganizează
înregistrările (mutări sau sortări), ci doar le afişează pe acelea care îndeplinesc condiţia
precizată. În Excel 2007, putem să filtrăm înregistrările dintr-o listă în 2 moduri: cu
AutoFilter şi Advanced Filter.

3.3.1 Filtrarea folosind Auto Filter

Filtrarea automată (AutoFilter) pune la dispoziţie un set prestabilit de criterii şi

metode de filtrare. Acestea se stabilesc pentru una sau mai multe coloane prin
deschiderea butoanelor de filtrare. Afişarea acestor butoane în partea dreaptă a fiecărei
Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 33
S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

celule din antetul tabelului se obţine selectând orice celulă a tabelului şi folosind una din
metodele:

 Tab-ul Home, grupul Editing, butonul Sort & Filter, comanda Filter;
 Tab-ul Data, grupul Sort & Filter, butonul Filter;
 Declararea tabelului ca Tabel Excel (Table) cu tab-ul Insert, grupul Tables,
butonul Table.

În partea dreaptă a fiecărei celule din antetul tabelului apar butoanele de filtrare, care
permit stabilirea criteriilor de filtrare:

Se deschide butonul de filtrare al coloanei criteriu de filtrare şi se poate opta pentru una
din variantele:

Observaţie
Indiferent de varianta de filtrare aleasă, se va reveni la afişarea întregului tabel alegând:

 Din lista butonului de filtrare al coloanei pe care s-a stabilit un filtru → opţiunea
Select All sau Clear Filter From ... sau
 Click oriunde în tabel şi, din tab-ul Data, grupul Sort & Filter se acţionează butonul
Clear.

3.3.2 Filtrare prin selecţie

Din lista butonului de filtrare se selectează una sau mai multe dintre valorile afişate.
Aceasta va duce la ascunderea tuturor liniilor ce nu conţin pe respectiva coloană
valoarea/valorile selectate.

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 34

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

Exemplu

Afişarea doar a angajaţilor cu funcţia de economist, sau doar a anagajaţilor cu funcţia de

economist şi inginer

3.3.3 Filtrare cu operator de comparaţie

În funcţie de natura informaţiilor conţinute în coloana criteriu de filtrare, după

deschiderea butonului de filtrare se poate alege una din variantele Text Filters - pentru
şiruri de caractere, Number Filters - pentru valori numerice sau Date Filters - pentru
date calendaristice, fiecare astfel de comandă deschizând o listă cu termeni de
comparaţie specifici ce pot fi utilizaţi în construirea criteriului de filtrare:

În multe situaţii, alegerea termenului de comparaţie duce la deschiderea casetei de

dialog Custom AutoFilter, unde se precizează valorile de comparaţie.
Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 35
S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

Exemple
 Afişarea doar a clienţilor a căror adresă începe cu litera „V”;
 Afişarea doar a facturilor cu valoare mai mică decât 5000000;
 Afişarea doar a facturilor a căror valoare depăşeşte media aritmetică a valorilor;
 Afişarea doar a facturilor emise în Trimestrul 3.

Pentru valorile de tip numeric se poate realiza şi filtrarea de tip clasament dacă din lista
termenilor de comparaţie se selectează opţiunea Top 10 (primele 10). Această opţiune
permite afişarea unui număr de înregistrări (10, mai multe sau mai puţine), cele mai mari
mari (Top) sau cele mai mici (Bottom) din coloana aleasă drept criteriu de filtrare.
Acest tip de filtrare nu va face şi sortarea înregistrărilor în funcţie de criteriul ales.

Exemplu
Afişarea celor mai mici 8 (ca valoare) vechimi.

3.3.4 Filtrarea particularizată (Custom Filter)

Acest tip de filtrare se face alegând din lista termenilor de comparaţie a opţiunii de
filtrare un filtru particularizat (Custom Filter), ceea ce conduce la deschiderea casetei
de dialog Custom AutoFilter, unde se construieşte criteriul de filtrare.

Exemplu
Afişarea facturilor cu valori > 5000000 şi a acelora cu valori < 10000.

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 36

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

Observaţie
Mai multe criterii de filtrare (condiţii) pe aceeaşi coloană se leagă între ele prin
operatorii logici şi (AND) sau (OR).

Pot fi stabilite criterii de filtrare pe mai multe coloane simultan într-un tabel tip bază
de date, stabilindu-se restricţiile pentru fiecare coloană în parte.

Exemplu
Afişarea doar a acelor facturi emise către clienţii din Bucureşti, plătite şi cu valoarea >
5000000.

Este permisă şi filtrarea în funcţie de culoare (a celulelor, a fonturilor, a

pictogramelor) prin alegerea din lista butonului de filtrare a opţiunii filtrare după
culoare (Filter By Color) şi alegând în continuare culoarea de umplere, de font, sau
pictograma dorită. Dezactivarea filtrării automate, eliminarea butoanelor de filtrare şi
afişarea liniilor care eventual au rămas ascunse în urma unui filtru se face cu clic
oriunde în tabel procedând în una din variantele:

 Tab-ul Home, grupul Editing, butonul Sort & Filter, comanda Filter - pentru
dezactivare;
 Tab-ul Data, grupul Sort & Filter, butonul Filter - pentru dezactivare;
 Dacă tabelul a fost definit ca Table, atunci dezactivarea se poate face şi din tab-ul
Design, grupul Tools, comanda Convert to Range.

3.3.5 Filtrarea cu Advanced Filter.

Se copiază numele câmpului după care se face criteriu de selectare, într-o altă celulă
(folosind comenzile Copy şi Paste). Sub numele câmpului copiat, se pune condiţia
folosind operatorul relaţional (<; <=; >; >=; =) sau se trece criteriul de filtrare. Se
poziţionează cursorul pe plaja de date. Din tab-ul Data, grupul Sort & Filter se alege
comanda Advanced Filter. Apare caseta de dialog Advanced Filter:

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 37

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

În caseta List Range se va trece adresa tabelului care va fi filtrat (prin selectarea
tabelului cu ajutorul mouse-ului). În caseta Criteria Range se va trece adresa filtrului
construit de noi. Pentru a extrage doar o singură copie a fişelor se selectează Unique
Records Only. Se alege butonul OK. Excel 2007 va ascunde, automat, toate
înregistrările care nu conţin valorile selectate (vezi fig. de mai jos):

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 38

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

3.4 Subtotaluri

O metodă rapidă de rezumare a datelor dintr-o listă este introducerea unor totaluri
parţiale şi a unui total general pentru anumite câmpuri ale înregistrărilor. Acestă
facilitate este utilă, de exemplu, pentru relizarea operaţiilor de bilanţ.

 Notă: Pentru ca această metodă să funcţioneze, trebuie ca mai întâi lista să fie
sortată pe câmpul ce constituie criteriul de grupare. Vom aranja lista astfel încât
înregistrările care au ceva în comun să fie grupate, adică să fie plasate una după
alta în listă. Odată lista sortată, vom putea subtotaliza grupurile de înregistrări
pentru a rezuma informaţiile.

Se începe prin sortarea tabelului, apoi ne poziţionăm oriunde în tabel şi parcurgem

secvenţa: tab-ul Data, grupul Outline, butonul Subtotals:

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 39

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

Pentru calculul subtotalurilor se porneşte de la o bază de date, la care se cere prin

opţiunile din caseta de dialog Subtotals:

 At Each Change in - se efectuează calculele la fiecare modificare a câmpului

precizat, care trebuie să fie sortat anticipat;
 Use Function - precizarea funcţiilor de calcul ce se folosesc ca funcţii de
Subtotal;
 Add Subtotal To - se precizează câmpul la care se va calcula subtotalul, folosind
funcţia aleasă;
 Relace Current Subtotals - precizează că se înlocuiesc subtotalurile anterioare
cu subtotalurile curente; nu se selectează această opţiune când se repetă calcule de
subtotal pentru funcţii diferite;
 Page Break Between Groups - afişează pe pagini separate fiecare grup cu
subtotal;
 Summary Below Data - sub toate datele se adaugă un rând cu totalul general,
numit: grand total;
 Remove All - anulează toate subtotalurile din lista curentă.

Funcţiile care pot fi aplicate sunt:

 AVERAGE – media valorilor;

 COUNT – numără valorile numerice;
 COUNTA – numără toate valorile;
 MIN - întoarce valoarea minimă;
 PRODUCT – înmulţeşte valorile şi întoarce produsul;
 STDEV – estimează abaterea standard pe baza unui eşantion;
 STDEVP – calculează abaterea standard pe baza întregii populaţii de date;
 SUM – adună valorile;
 VAR – calculează dispersia pe baza unui eşantion;
 VARP - calculează dispersia pe baza întregii populaţii.

Pot fi adăugate mai multe subtotaluri unui tabel, folosind diferite funcţii rezumative.
După obţinerea subtotalurilor, în zona din stânga foii de calcul apare o bară ce conţine
butoane şi . Butoanele permit restrângerea detalierii subtotalurilor, astfel încât să
de obţină o structură a tabelului. Butoanele reafişează liniile cu detalii. Dacă se creează o
diagramă din datele unui tabel ce conţine subtotaluri, aceasta se va modifica şi actualiza
la afişarea/restrângerea detalierilor (vezi figura, unde se pot vedea numai totalurile
parţiale şi totalul general):
Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 40
S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

4. CREAREA TABELELOR ŞI A DIAGRAMELOR PIVOT

4.1 Crearea unui Pivot Table

Cea mai complexă facilitate pentru gestionarea datelor din Excel 2007 o constitue
tabelele pivot, un instrument de organizare şi analiză pentru afişarea câmpurilor şi
înregistrărilor dintr-o listă în combinaţii noi şi eventual mai utile. Un raport PivotTable
reprezintă un mod interactiv de a rezuma cantităţi mari de date. Utilizaţi un raport
PivotTable pentru a analiza datele numerice în detaliu şi a răspunde la întrebări
neanticipate despre datele dvs. Un raport PivotTable este proiectat special pentru:
 Interogarea unor cantităţi mari de date în mai multe moduri prietenoase;
 Subtotalizarea şi gruparea datelor numerice, pentru a rezuma date după categorii
şi subcategorii şi pentru a crea formule şi calcule particularizate.
 Extinderea şi restrângerea nivelurilor de date pentru a pune accentul pe rezultate
şi pentru forarea către detaliile datelor rezumative pentru zonele care prezintă
interes.
 Mutarea rândurilor în coloane sau a coloanelor în rânduri (sau „pivotare”),
pentru a vedea rezumări diferite ale datelor sursă.
 Filtrarea, sortarea, gruparea şi formatarea condiţională a celor mai utile şi
interesante subset de date, pentru a permite concentrarea pe informaţiile dorite.
 Prezentarea unor rapoarte online sau imprimate care să fie concise, interesante şi
adnotate.

Un raport PivotTable se utilizează des atunci când se doreşte analizarea totalurilor

asociate, mai ales atunci când se dispune de o listă lungă de numere de însumat și se
dorește compararea mai multor factori despre fiecare număr. În raportul PivotTable

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 41

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

ilustrat mai jos, se poate vedea cu ușurință cum se raportează vânzările la golf din
trimestrul al treilea din celula F3 la vânzările corespunzătoare altor sporturi sau
trimestre, sau la vânzările totale.

Date sursă, în acest caz, dintr-o foaie de lucru

Valorile sursă pentru rezumatul Golf Trim3 din raportul

PivotTable

Întreg raportul PivotTable

Rezumat al valorilor sursă din C2 și C8

Într-un raport PivotTable, fiecare coloană sau câmp din datele sursă devine un câmp
PivotTable care rezumă mai multe rânduri de informaţii. În exemplul de mai sus,
coloana Sport devine câmpul Sport şi fiecare înregistrare pentru Golf este rezumată
într-un singur element Golf.

Un câmp de valori, precum Total Vânzări, furnizează valorile de rezumat. Celula F3

din raportul de mai sus conține suma valorilor Vânzări din toate rândurile din datele
sursă pentru care coloana Sport conține Golf și coloana Trimestru conține Trim3. În
mod implicit, datele din zona Valori rezumă datele sursă subiacente în raportul
PivotChart astfel: valorile numerice utilizează funcția SUM, iar valorile text utilizează
funcția COUNT.

Pentru a crea un raport PivotTable, trebuie să definiți datele sursă, să specificați o

locație în registrul de lucru și să aranjați câmpurile.

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 42

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

Exemplu

 Construim tabelul de mai jos. Pentru acest tabel putem realiza grupări după
Centru, An, Lună, Săptămână etc.

 Din tab-ul Insert, grupul Tables faceţi click pe butonul PivotTable, comanda
Pivot Table:

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 43

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

 Aplicația cere să se specifice sursa de date (Choose the data that you want to
analyze?), care poate fi:
o Microsoft Office Excel or database - o listă Excel, respectiv lista curentă
sau alta ce va fi ulterior precizată. De regulă Excel 2007 alege (selectează)
în mod automat tabelul ce urmează să fie folosit.
o Use an external data source – se utilizează atunci când raportul
PivotTable se va baza pe rezultatul unei interogări a unei baze de date
externe, de exemplu o tabelă realizată în VisualFox care conține
înregistrările cu privire la situația vânzărilor. Dacă se alege această opțiune,
se porneşte programul utilitar Query Wizard şi solicită opțiuni pentru
formatul şi locația bazei de date. Apoi programul Excel utilizează această
interogare ca sursă pentru raportul PivotTable sau PivotChart. De fiecare
dată când se reîmprospătează datele din tabela pivot, Excel-ul rulează
interogarea salvată şi reactualizează raportul cu modificările intervenite în
baza de date externă utilizată ca sursă.
 Tot în cadrul acestui pas, se precizează locul în care va fi plasat tabelul pivot:
foaia de calcul curentă sau o foaie nouă:

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 44

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

 Apăsaţi OK. Excel 2007 va crea tabelul pivot. Design-ul PivotTabel-ului este
refăcut de la zero şi arată complet diferit faţă de versiunea 2003:

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 45

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

 În partea din dreapta aveţi toate coloanele după care puteţi faceţi grupări. Puteţi să
trageţi coloanele în zonele relevante (dreapta jos).

Zonele tabelului pivot sunt:

 Zona paginii – conţine câmpurile cu care construiţi un criteriu de filtrare.

Articolele acestor câmpuri se găsesc în listele ascunse.
 Zona rândurilor – conţine câmpuri ale căror articole vor deveni etichete
pentru rânduri, iar informaţiile de pe un rând se vor referi la articolul
respectiv.
 Zona coloanelor – conţine câmpuri ale căror articole vor deveni etichete
pentru coloane, iar informaţiile de pe coloană se vor referi la articolul
respectiv.
 Zona datelor - conţine câmpurile pentru care se calculează.

Trageţi (Drag&Drop) câmpul Week în caseta Row Labels. Tabelul va genera automat
atâtea rânduri câte numere de săptămâni pot fi la un moment dat:

 Trageţi câmpul Month în caseta Column Labels. Vom avea atâtea coloane în
funcţie de câte luni sunt în tabel:
Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 46
S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

 Trageţi câmpul Year în caseta Report Filter. Veţi avea posibilitatea de a filtra
tabelul după an:

 Trageţi câmpul Volum în caseta Values. Volum va deveni valoarea calculată din
tabel. Avem astfel un centralizator care afişează suma vânzărilor pentru fiecare
săptămână din fiecare lună:
Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 47
S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

Putem schimba tabelul foarte uşor, renunţând la coloana Week, şi alegând coloana
Weekday:

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 48

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

4.2 Moduri de lucru cu un raport PivotTable

După ce ați creat raportul inițial PivotTable prin definirea sursei sale de date, aranjarea
câmpurilor în lista de câmpuri PivotTable și alegerea unui aspect inițial, aveți
posibilitatea să efectuați următoarele activități când lucrați cu un raport PivotTable:

Explorarea datelor

 Extindeți sau restrângeți date și afișați detaliile subiacente care aparțin valorilor;
 Sortați, filtrați și grupați câmpuri și elemente;
 Modificați funcțiile de rezumarea și adăugați formule și calcule particularizate.

Modificarea aspectului formularelor și aranjarea câmpurilor

 Modificați forma raportului PivotTable: compactă, schițată sau tabelară;

 Adăugați, rearanjați și eliminați câmpuri;
 Modificați ordinea câmpurilor sau elementelor.

Modificarea aspectului coloanelor, rândurilor și subtotalurilor

Activați sau dezactivați anteturile de câmpuri de coloane și rânduri și afișați sau

ascundeți liniile necompletate:
 Afișați subtotalurile deasupra sau dedesubtul rândurilor lor.
 Reglați lățimea coloanelor la reîmprospătare.
 Mutați un câmp coloană în zona de rânduri sau un câmp rând în zona de coloane.
 Îmbinați sau anulați îmbinările celulelor pentru elemente de rânduri și coloane
exterioare.

Modificarea afişării celulelor necompletate şi a erorilor

 Schimbaţi modul în care se afişează erorile şi celulele goale.

 Schimbaţi modul în care se afişează etichetele şi elementele fără date.
 Afişaţi sau ascundeţi liniile necompletate.

Modificarea formatului
 Formataţi manual şi condiţional celule şi zone.
 Modificaţi stilul general de formatare PivotTable.
Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 49
S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

 Modificaţi formatul de număr pentru câmpuri.

4.3 Configurarea opţiunilor pentru un PIVOT TABLE

Odată construit tabelul pivot în ribonn-ul Options, butonul Options sunt disponibile
comenzi care vă permit să modificaţi opţiunile de formatare şi sursele de date:

Puteţi apela această casetă de dialog şi după ce aţi terminat crearea tabelului pivot prin
executarea unui click dreapta pe tabelul pivot şi selectarea comenzii Table Options din
meniul rapid.

4.3.1 Numirea tabelului pivot

Opţiunea Name (Nume) din caseta Pivot Table Options vă permite să stabiliţi un nume
pentru tabelul pivot. În mod prestabilit, Excel numeşte noile tabele Pivot Table 1, Pivot
Table 2..., dar puteţi introduce oricând alt nume.

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 50

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

4.3.2 Adăugarea totalurilor

Opţiunea Grand Totals for Columns (Totaluri generale pentru coloane) execută
funcţiile de analiză şi asigură totaluri generale pentru fiecare coloană din tabelul pivot.
Opţiunea Grand Totals for Rows (Totaluri generale pentru rânduri) face acelaşi lucru
pentru fiecare linie din tabelul pivot. Aceste opţiuni sunt selectate implicit, însă este bine
să le deselectaţi pentru a nu aglomera tabelele pivot cu prea multe totaluri. Dacă tabelul
pivot conţine câmpuri ascunse, veţi dori, probabil, să obţineţi un subtotal pentru aceste
câmpuri, însă fără să afişaţi conţinutul câmpurilor. În astfel de cazuri, selectaţi opţiunea
Subtotal Hidden Page Item (Subtotal elemente pagină ascunsă).

4.3.3 Aplicarea formatărilor automate

Excel aplică automat un autoformat prestabilit noilor tabele pivot. Dacă preferaţi să
selectaţi un alt format, puteţi dezactiva opţiunea AutoFormat Table din caseta de
dialog Pivot Table Options sau puteţi modifica formatarea după crearea tabelului pivot.
Pentru a schimba formatarea automată aplicată, vă poziţionaţi pe tabelul pivot şi alegeţi
din ribonn-ul Design, caseta PivotTable Style formatul dorit:

O importantă caracteristică a aplicaţiei Excel 2007 este capacitatea de păstrare a

formatării unui tabel pivot atunci când actualizaţi datele sau îi modificaţi aspectul.
Opţiunea Preserve Formatting (Păstrare formatare) este selectată implicit însă o puteţi
dezactiva dacă preferaţi să reveniţi la formatul original.

4.3.4 Afişarea etichetelor

Opţiunea Merge Labels (Îmbinare etichete) vă permite să combinaţi celulele din

coloanele şi liniile perimetrului exterior al tabelului pivot. Aceasta este o caracteristică
de formatare. Un tabel pivot poate ocupa mai multe pagini.

Pentru a afişa etichetele pentru coloane şi linii se bifează opţiunea Repeat Items Labels
on Each Printed Page (Se repetă etichetele elementelor pe fiecare pagină imprimată).

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 51

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

Opţiunea Set Print Titles (Stabilire titluri de imprimare) este prin definiţie dezactivată.
Selectaţi această opţiune în cazul în care doriţi ca la imprimare să utilizaţi etichetele de
câmp şi obiect în titlurile tabelului pivot.

4.3.5 Controlarea machetei

Prin definiţie, ordinea câmpurilor în

machetă este de sus în jos şi apoi în
lateral. Dacă preferaţi ca ordinea să
fie de la stânga la dreapta şi apoi în
jos, schimbaţi parametrul Page
Layout (Aspect pagină) din caseta
de dialog PivotTable Options. În
machetă puteţi modifica numărul de
câmpuri pe coloană sau linie
precizând numărul respectiv în
caseta Report filter fields per
Columns (Câmpuri pe coloană).
Prin definiţie, numărul este zero.

4.3.6 Gestiunea erorilor şi a celulelor fără conţinut

În caseta Pivot Table Options există două opţiuni care vă permit să controlaţi ce va
afişa Excel în celulele în care nu apar datele aşteptate. Opţiunea For Error Values
Show_ (Pentru valori de eroare, se afişează_) vă permite să înlocuiţi valorile eronate cu
un caracter sau un loc gol; opţiunea For Empty Cells Show (Pentru celule goale, se
afişează) vă permite să stabiliţi un caracter sau un spaţiu pentru celulele goale. De
exemplu, dacă aveţi un raport care conţine un mesaj #ERR, veţi găsi că este util să
atrageţi atenţia asupra erorilor introducând cuvintele nume lipsă în caseta
corespunzătoare opţiunii For Error Values Show. Această configuraţie va duce la
afişarea respectivelor cuvinte în orice celulă ce conţine o eroare. În plus, puteţi aplica
formatări condiţionale pentru a folosi şi culori.

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 52

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

4.3.7 Opţiuni referitoare la sursa de date

Secţiunea Data Options (Opţiuni date) din caseta de dialog Pivot Table Options vă
oferă câteva caracteristici utile. Lista de mai jos descrie aceste opţiuni:
 Save source data with file (Salvare date) – salvează o copie a datelor provenite
dintr-o sursă externă de date. Este selectată în mod prestabilit. Deselectarea ei
reduce dimensiunea registrului de calcul, dar vă obligă să actualizaţi manual
tabelul pivot atunci când deschideţi registrul – cu excepţia cazului când este
activată opţiunea Refresh on Open (Reîmprospătare la deschidere). Dacă această
opţiune este dezactivată nu puteţi lucra cu tabele pivot până nu le reactualizaţi.
 Enable show details (Activare selecţie din listă) – prezintă detalii când efectuaţi
dublu click pe un câmp; selectată în mod prestabilit.
 Refresh data when opening the file (Reîmprospătare la deschidere) –
actualizează tabelul pivot la deschiderea registrului de calcul. Nu este selectată în
mod prestabilit.

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 53

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

4.3.8 Utilizarea tab-ului PivotTable Tools

Grup Buton Descriere

Pivot Table PivotTable Name Permite schimabarea numelui tabelului
pivot
Options Deschide caseta de dialog Pivot Table
Options care permite modificarea
tabelului conform solicitărilor
Active Filed Active Field Afişează câmpul activ în momentul
respectiv
Field Settings Permite ajustarea rezumatului datelor din
câmpul selectat
Expand Entire Field Afişează detaliile din spatele domeniilor
grupate dintr-un tabel pivot
Collapse Entire Field Ascunde detaliile unui domeniu grupat
dintr-un tabel pivot
Group Group Selection Grupează celulele selectate
Ungroup Degrupează celulele selectate
Sort A→Z Sortare crescătoare
Z→A Sortare descrescătoare
Sort Sortare
Data Refresh Reîmprospătează datele din tabelul pivot
(Reîmprospătare date) selectat
Change Data Source Permite schimbarea/modificarea sursei de
date
Actions Clear Permite ștergerea filtrelor/conținutului
Select Permite selecții
Move Pivot Table Permite mutarea tabelului pivot în zona
indicată
Tools Pivot Chart Permite schimbarea tipului de grafic
Formulas Permite introducerea/modificarea
formulelor
Show/Hide Field List Ascunde sau afişează lista cu câmpurile
tabelului pivot
Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 54
S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

Button Ascunde sau afişează butoanele de câmp

din bara de instrumente sau structurile şi
etichetele din machete tabelului pivot
Field Headers Ascunde sau afişează antetul câmpurilor

4.3.9 Ștergerea unui câmp dintr-un tabel pivot

Pentru a şterge un câmp din orice parte a machetei PivotTable:

 trageți butonul de câmp în afara machetei, iar atunci când pictograma
indicatorului se modifică, astfel încât să apară un X (Delete), eliberați butonul
mouse-ului sau
 vă poziționați pe câmpul pe care doriți să-l ștergeți, acționați butonul drept al
mouse-ului și, din meniul contextual care apare selectați comanda Remove nume
câmp:

4.3.10 Adăugarea unui câmp într-un tabel pivot

Pentru a adăuga un câmp în orice parte a machetei PivotTable:

 trageți butonul de câmp în machetă, în poziția dorită apoi eliberați butonul
mouse-ului.

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 55

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

4.3.11 Schimbarea ordinii câmpurilor într-un tabel pivot

Pentru a schimba ordinea câmpurilor din rânduri, coloane sau zona de date efectuați
click dreapta pe butonul de câmp pe care doriți să îl mutați şi apoi alegeți oricare din
opțiunile comenzii Move:

4.3.12 Schimbarea funcției de centralizare

Pentru a schimba funcția de centralizare implicită utilizată în zona de date (SUM)

efectuați click dreapta pe butonul de câmp din raportul PivotTable sau din Pivot Table
Field List şi alegeți, din meniul contextual opțiunea Value Field setings. Se deschide
caseta de dialog cu același nume:

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 56

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

Din lista Summarize value field by se alege funcția dorită, al cărui nume prestabilit se
poate schimba în caseta Custom Name.

4.3.13 Ordinea de sortare într-un tabel pivot

Ordinea de sortare prestabilită pentru rânduri şi coloane este alfanumerică. Pentru a

schimba automat ordinea de sortare, procedați astfel:
 Efectuați click dreapta pe butonul pentru rânduri sau coloane şi alegeți opțiunea
Sort:

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 57

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

 Efectuați click pe butonul More Sort Options pentru a afişa caseta de dialog
respectivă.
 Alegeți ordinea de sortare şi coloana după care veți efectua sortarea:

 Pentru a face sortarea după o listă personalizată acționați butonul More options și
alegeți lista definită anterior:

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 58

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

4.3.14 Lucrul cu subtotaluri

Într-o listă se pot adăuga subtotaluri ale rândurilor, coloanelor sau ambelor. În multe
cazuri, programul Excel le adaugă automat, chiar dacă nu sunt adecvate. Subtotalurile
pot reprezenta o modalitate utilă de prezentare a informațiilor sau pot adăuga dezordine
între rânduri şi coloane.

În funcție de concepția raportului PivotTable şi de ceea ce a adăugat automat programul

Excel, este, de multe ori, nevoie să adăugați sau să ştergeți aceste subtotaluri. În unele
cazuri, puteți şterge subtotaluri cu ajutorul meniurilor contextuale. Efectuați click de
dreapta pe oricare din subtotaluri şi alegeți opțiunea Hide.

O variantă mai ușoară de a afișa/ascunde subtotalurile este aceea în care utilizați

comenzile din meniul Subtotals din tab-ul PivotTable Tools:

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 59

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

O altă metodă de a lucra cuq subtotaluri:

 Efectuați click dreapta pe câmpul corespunzător titlului rândului sau coloanei care
conține subtotalul şi alegeți opțiunea Field Setings din meniul contextual.
Programul Excel afişează caseta de dialog prezentată mai jos:

 În secțiunea Subtotals, alegeți opțiunea Automatic, pentru a lăsa programul

Excel să crezee subtotaluri pentru toate articolele. Alegeți opțiunea Custom
pentru a adăuga unul sau mai multe tipuri specifice de subtotaluri, cum ar fi Count
sau Average. Selectați None pentru a şterge toate subtotalurile.
 Selectați butonul OK pentru a ieşi din caseta de dialog şi a salva modificările
efectuate.

4.3.15 Moduri de afișare a tabelelor pivot

După cum indică şi denumirea, macheta prestabilită pentru un raport PivotTable este în
format tabelar. Dar acest aranjament nu reprezintă întotdeauna cea mai eficientă
modalitate de a prezenta datele.
Atunci când grupați un raport PivotTable după un câmp de rânduri şi afişați datele după
al doilea câmp de rânduri, probabil este mai bun formatul de tip schiță, în care câmpul
de rânduri de pe nivelul de sus apare în primul rând urmat de fiecare grup de articole.

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 60

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

Care varianta este mai bună: tabel sau schiță? Nu există un răspuns întotdeauna corect.
El este în funcție de datele din tabel şi de considerente estetice.

Pentru a comuta între formatele disponibile pentru tabelele pivot utilizați comenzile din
lista Report Layout, grupul Layout din tab-ul PivotTable Tools:

 Pentru a utiliza o machetă compactă selectați opțiunea Show in Compact Form:

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 61

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

 Pentru a utiliza o machetă în stil schiță selectați opțiunea Show in Outline Form:

 Pentru a utiliza o machetă tabelară selectați opțiunea Show in Tabulator Form:

4.3.14 Crearea unui rezumat rapid

Dacă doriţi să obţineţi un rezumat rapid al unui set de date, efectuaţi dublu click pe
totalul general iar Excel 2007 creează un extras independent pe o foaie separată.

rezultatul executării unui dublu clic pe Grand total

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 62

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

4.4 Rapoarte PivotChart

Un raport PivotChart furnizează o reprezentare grafică a datelor dintr-un raport

PivotTable care în acest caz se numeşte raport PivotTable asociat. Pentru a modifica
aspectul şi datele care se afişează într-un raport PivotChart, modificaţi aspectul din
raportul PivotTable asociat.
Un raport PivotChart are serii, categorii, indicatori de date şi axe, la fel cum are o
diagramă standard. De asemenea, aveţi posibilitatea să modificaţi tipul diagramei şi alte
opţiuni, cum ar fi titlurile, plasarea legendei, etichetele de date, locaţia diagramei etc.
Un raport PivotChart cu vânzări de articole sportive pe trimestre arată aşa:

Aveţi posibilitatea să creaţi automat un raport PivotChart atunci când creaţi prima oară
un raport PivotTable (Insert → Pivot Chart) sau să creaţi un raport PivotChart
separat (Insert → Chart).

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 63

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

 Dacă doriţi să modificaţi tipul de diagramă efectuaţi click dreapta pe diagramă şi

alegeţi un alt tip.
 Puteţi elimina/afişa datele dintr-un PivotChart folosind instrumentele din fereastra
PivotChart Filter Pane: Report Filter, Axis Fields (Categories), Legend
Fields (Series)

Diagramele pivot pot fi formatate pe foi de calcul separate pentru reprezentarea şi

afişarea datelor în format de diagramă şi pot fi combinate cu datele din alte foi de calcul,
transformându-se într-un instrument flexibil şi foarte puternic.

4.4.1 Comparaţie între un raport PivotTable şi un raport PivotChart

Când creaţi un raport PivotChart dintr-un raport PivotTable, aspectul raportului

PivotChart, adică poziţia câmpurilor sale, este determinată iniţial de aspectul raportului
PivotTable. Când creaţi mai întâi un raport PivotChart, determinaţi aspectul diagramei
glisând câmpuri din Lista de câmpuri PivotTable în zonele specifice din foaia
diagramă.

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 64

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

Următoarele rapoarte de vânzări PivotTable şi PivotChart ilustrează relaţia dintre cele

două.
O etichetă de rând corespunde unei categorii
O etichetă de coloană corespunde unei serii

5. PARTAJAREA UNUI REGISTRU DE CALCUL CU ALŢI UTILIZATORI

Atunci când partajaţi un registru de

calcul, fiecare utilizator poate oricând
să îl deschidă şi să introducă date.
Cum procedaţi:

 În tab-ul Review, grupul Change

alegeți comand ShareWorkbook.
Se deschide caseta de dialog
ShareWorkbook:
 În pagina Editing, selectaţi caseta
de validare Allow changes by
more than one user at the same
time (permite editarea simultană de
către mai mulţi utilizatori), după
care executaţi click pe OK.
 În momentul în care sunteţi invitaţi
să confirmaţi faptul că doriţi ca
registrul de calcul să fie salvat,
efectuaţi click pe OK.

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 65

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

Registrul de calcul devine partajabil şi este pus la îndemna tuturor celorlalţi utilizatori
din reţea care au acces la acest dosar.

 În pagina Advanced putem stabili:

o Track changes – modificările
aduse documentului:
 Să se păstreze istoricul
modificărilor aduse
pentru un număr de x
zile;
 Să nu se păstreze.
o Update changes – updatarea
modificărilor să fie făcută:
 La salvarea
documentului;
 Automat la x minute să
se facă:
 Salvarea
modificărilor
proprii și
vizualizarea
modificărilor
făcute de către
ceilalți utilizatori;
 Doar vizualizarea modificărilor făcute de către ceilalți
utilizatori
o Conflict changes between users – dacă userii fac modificări pe aceleași
date:
 Userul să fie întrebat care din modificări va fi salvată sau
 Prima modificare salvată rămâne.
o Include in personal view – user-ul are acces la:
 Setările în vederea imprimării;
 Filtrări.
La închiderea casetei Share Workbook pe bara de titlu apare semnalizat faptul că este
un registru partajat:

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 66

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

6. Noţiuni generale despre VISUAL BASIC

6.1 Ce este Visual Basic ?

Visual Basic este un limbaj de programare folosit în pentru realizarea automatizării

lucrărilor zilnice, de rutină. Şi nu numai atât, Visual Basic oferă utilizatorului avansat
posibilităţi de control a mediului de lucru, la nivelul cel mai intim. Scopul pentru care
folosim acest limbaj este acela de a putea să scriem programe cu care să controlăm
comportarea obiectelor Excel 2007. Visual Basic îmbină utilizarea obiectelor cu
posibilitatea folosirii tehnicilor avansate de programare (modularizare, structurare,
folosirea instrucţiunilor de control a secvenţei de execuţie etc) în vederea realizării unor
aplicaţii complete şi comlexe, în diverse domenii de activitate.
Pentru cei mai puţin familiarizaţi cu un limbaj de programare precizăm că un program
(aplicaţie) reprezintă o secvenţă de acţiuni (operaţii) care se execută asupra unor unităţI
(valori sau obiecte). Limbajul de programare stabileşte ce entităţi pot fi prelucrate şi în
ce fel anume, dar şi modul în care să fie descrise atât entităţile, cât şi acţiunile.

6.2 Ce este un macro ?

O macrocomandă este alcătuită din mai multe comenzi şi instrucţiuni Excel 2007 care
sunt grupate şi executate împreună ca una singură.
Macrocomenzile sunt scrise într-un limbaj de programare denumit Visual Basic for
Applications sau VBA.
Programul Excel vă pune la dispoziţie aplicaţia Macro Recorder (Înregistrare
macrocomandă). Această aplicaţie funcţionează ca un videorecorder care în loc să
înregistreze imagini înregistrează comenzi.

Atenţie! Înregistrează chiar şi greşelile pe care le faceţi! De aceea este bine ca înainte
de-a înregistra macrocomanda să scrieţi toţi paşii pe care-i veţi înregistra şi chiar să
executaţi de câteva ori comenzile ca să vă convingeţi că execută ceea ce vreţi să
înregistraţi.
O macrocomandă este de fapt o procedură VBA. O procedură este un grup de
instrucţiuni VBA care fie efectuează o sarcină specifică, fie returnează un rezultat.
Există două tipuri de proceduri care pot fi create:
 Subrutinele sunt proceduri care efectuează o anumită sarcină. Acestea încep cu
SUB şi se termină cu END SUB.
 Funcţiile sunt proceduri care returnează un rezultat. Acestea încep cu
FUNCTION şi se termină cu END FUNCTION.
O macrocomandă vă poate ajuta să automatizaţi următoarele sarcini:
 Să formataţi şi să tipăriţi un raport;
Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 67
S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

 Să vă centralizaţi datele din mai multe registre de calcul într-un registru master;
 Să importaţi şi să reprezentaţi datele într-o diagramă;
 Să atribuiţi o tastă unei comenzi pe care o utilizaţi frecvent;
 Să aplicaţi automat formatarea pe un domeniu de celule;
 Să dimensionaţi automat toate coloanele din foaia curentă de calcul;
 Să creaţi o aplicaţie personalizată de calcul tabelar.
Înainte de-a începe înregistrarea va trebui să stabiliţi locul unde veţi stoca
macrocomanda. Aplicaţia Excel 2007 vă oferă trei opţiuni de stocare a
macrocomenzilor:
 Registrul de calcul curent – stochează macrocomanda în registrul de calcul activ
sau curent. În acest caz veţi putea executa macrocomanda doar când vei deschide
registrul de calcul în care aţi înregistrat-o.
 Personal Macro Workbook – aici se stochează macrocomanda pe care vreţi s-o
executaţi în orice registru de calcul Excel.
 Un alt registru de calcul – macrocomanda stocată aici o veţi putea executa doar în
momentul în care veţi deschide registrul de calcul respectiv. Această opţiune o
veţi utiliza atunci când doriţi să începeţi înregistrarea fără nici un registru de
calcul deschis, de exemplu atunci când doriţi să înregistraţi crearea unui nou
registru de calcul ca şi macrocomandă.
Orice macrocomandă poate fi înregistrată relativ sau absolut. Dacă doriţi s-o înregistraţi
relativ, întotdeauna macrocomanda se va executa de la poziţia curentă a indicatorului de
celulă. Dacă doriţi s-o înregistraţi absolut, atunci macrocomanda se va executa pe
domeniul folosit la înregistrarea ei.
De obicei, veţi înregistra relativ o macrocomandă când doriţi s-o executaţi de fiecare
dată pe alt domeniu de celule şi o veţi înregistra absolut când doriţi s-o executaţi de
fiecare dată pe acelaşi domeniu de celule.

6.3 Înregistrarea unei macrocomenzi

După ce aţi hotărât ce vreţi să înregistraţi, cum faceţi înregistrarea şi unde stocaţi
macrocomanda veţi putea începe procesul de înregistrare.
Pentru a înregistra o macrocomandă se parcurg următorii paşi:
1. Alegeţi tab-ul View, grupul Macros, lista
Macros, comanda Record Macro.

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 68

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

2. Se va deschide caseta de dialog Record Macro:

3. În caseta de text Macro Name (Nume macrocomandă) veţi introduce un nume cât
mai sugestiv pentru ceea ce execută macrocomanda. Numele poate fi alcătuit din
litere, cifre, caractere de subliniere, dar nu poate conţine spaţii. Obligatoriu
numele unei macrocomenzi începe cu o literă.
4. În caseta Shortcut Key (Taste de comenzi rapide) veţi introduce litera pe care o
veţi folosi ca parte a comenzii rapide. Pentru a fi sigur că nu folosiţi o combinaţie
de taste care lansează o comandă incorporată în Excel folosiți combinaţia de litere
CTRL + SHIFT + Literă.
5. În caseta Store Macro In ( Memorare macrocomandă în ) veţi selecta locul în
care se stochează macrocomanda. În mod implicit apare opţiunea This
Workbook (Acest registru ). Dacă doriţi să stocaţi macrocomanda în alt loc veţi
desfăşura lista ascunsă care vă permite s-o stocaţi fie în Personal Macro
Workbook (registru personal de macrocomenzi ), fie în alt registru de calcul.
6. În caseta de text Description (Descriere) veţi introduce o scurtă descriere a
acţiunilor executate de macrocomandă. Această descriere o veţi vedea în timpul
executării macrocomenzii în caseta de dialog Macros.

Când aţi terminat de completat caseta de dialog Record Macro aceasta trebuie să arate
ca în figura de mai jos:

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 69

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

7. Alegeţi butonul OK pentru a închide caseta de dialog Record Macro. Pe bara de

stare o să vă apară bara de unelte Stop Recording (Oprire înregistrare).

8. Efectuaţi fiecare pas component al sarcinii pe care o înregistraţi (Exemplu:

inserați în Sheet-ul1, celula B3 funcția TODAY()).
9. Efectuaţi click pe butonul Stop Recording (Oprire înregistrare ) din bara de
stare. Macro 1 a fost înregistrat.

EXEMPLU

O macrocomandă simplu de înregistrat este cea care dimensionează adecvat fiecare

coloană dintr-o foaie de calcul. Această macrocomandă va selecta toate coloanele din
foaia curentă de calcul, le va dimensiona automat şi apoi va selecta celula A1. Pentru a
înregistra această macrocomandă veţi urma paşii:
 Deschideţi un nou registru de calcul şi verificaţi dacă pe ecran este vizibilă celula
A1.
 Alegeţi tab-ul View, grupul Macros, lista Macros, comanda Record Macro.
Stocaţi macrocomanda în Personal Macro Workbook pentru a fi disponibilă în
orice registru de calcul. Denumiţi macrocomanda „Fitcell” şi atribuiţi combinaţia

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 70

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

de taste CTRL+q acestei macrocomenzi. În caseta de text Description editaţi :

„Dimensionare automată coloane”:

 Efectuaţi click pe butonul OK pentru a începe înregistrarea;

 Executaţi combinaţia de taste CTRL + A pentru a selecta toate celulele din foaia
curentă;
 Alegeţi tab-ul Home / grupul Cells / comanda AutoFit Column Width;
 Selectaţi celula A1 de pe foaia curentă;
 Apăsaţi butonul Stop pentru a opri înregistrarea.

Deoarece aţi stocat macrocomanda în Personal Macro Workbook aceasta va rula în

orice registru de calcul nou creat.

6.4 Rularea unei macrocomenzi

Aplicaţia Excel 2007 vă oferă mai multe soluţii pentru rularea unei macrocomenzi:
 Selectaţi macrocomanda din lista afişată de caseta de dialog Macro;
 Atribuiţi macrocomenzii taste de comenzi rapide;
 Ataşaţi-o la un buton de pe o bară de instrumente;
 Atribuiţi-o unui meniu;
 Atribuiţi-o unui buton.
În continuare veţi afla cum să rulaţi o macrocomandă utilizând caseta de dialog Macro.
Această metodă necesită efort minim, dar este cea mai lungă metodă de rulare a unei
Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 71
S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

macrocomenzi. O veţi utiliza mai ales în faza de testare a unei macrocomenzi. Urmează
paşii de mai jos pentru a rula macrocomanda:
 Pentru rularea macro-ului mergeți tab-ul View, grupul Macros, lista Macros,
comanda View Macros. Se deschide caseta de dialog Macro:

 Această casetă de dialog vă va afişa o listă a macrocomenzilor din toate registrele

de calcul deschise pentru a le putea rula sau edita.
 Efectuaţi click pe numele macrocomenzii dorite din lista Macro Name pentru a o
selecta. Efectuaţi click pe butonul Run sau apăsaţi tasta Enter pentru a rula
macrocomanda.
 Această casetă de dialog vă mai pune la dispoziţie următoarele butoane :
o Step Into - acest buton va deschide aplicaţia Visual Basic.
o Edit - acest buton vă va permite să editaţi macrocomanda.
o Delete- acest buton vă va permite să ştergeţi macrocomanda selectată.
o Options - acest buton va deschide caseta de dialog Macro Options în
care veţi atribui o combinaţie de taste rapide macrocomenzii dacă nu aţi
făcut-o atunci când aţi creat macrocomanda, sau veţi putea modifica
litera care intră în alcătuirea combinaţiei.
o Cancel - acest buton anulează rularea macrocomenzii şi închide caseta
de dialog Macro.

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 72

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

Dacă doriţi să efectuaţi macrocomanda fără să deschideţi caseta de dialog Macros este
suficient să executaţi combinaţia de taste rapide. Dacă vreţi să modificaţi sau să adăugaţi
descrierea macrocomenzii deschideţi caseta de dialog Macro, efectuaţi click pe butonul
Options, modificaţi combinaţia de taste rapide sau descrierea macrocomenzii, alegeţi
OK şi închideţi caseta de dialog Macros.

6.5 Editarea unei macrocomenzi

Macrocomenzile sunt un grup de instrucţiuni editate în limbajul Visual Basic for

Applications. Acest program conţine mai multe ferestre şi vă va ajuta să faceţi
modificări minore asupra unei macrocomenzi pe care aţi înregistrat-o. Pentru a edita o
macrocomandă deschideţi caseta de dialog Macro şi acționați butonul Edit. În acest
moment se deschide editorul Visual Basic.

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 73

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

În partea dreaptă a casetei este afişată fereastra Code. Aici editaţi macrocomenzile. Cele
mai simple modificări pe care le puteţi face fără să aveţi cunoştinţe superioare de Visual
Basic sunt:
 Să schimbaţi ortografia textului introdus greşit în timpul înregistrării
macrocomenzii;
 Să eliminaţi o comandă ce a fost înregistrată accidental;
 Să corectaţi un număr incorect înregistrat;
 Să modificaţi adresele când măriţi sau micşoraţi numărul de coloane sau de
rânduri înregistrate iniţial în macrocomandă.

Exemplu

 Editaţi macrocomanda în fereastra Code. Schimbaţi adresa celulei din A1 în A3 la

instrucţiunea Range ( domeniu ).
 Închideţi Visual Basic Editor din meniul File opţiunea Close and Return to
Microsoft Excel sau executaţi combinaţia de taste ALT + Q. Aceasta va avea ca
efect închiderea aplicaţiei Visual Basic şi întoarcerea în registrul de calcul.

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 74

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

 Salvaţi registrul de calcul.

6.6 Asignarea unei macrocomenzi unui buton

Pentru a ataşa o macrocomandă unui buton dintr-o bară de instrumente sau unei comenzi
din meniu se parcurg paşii următori:

 Acționați butonul Office,

apoi butonul Excel
Options;
 Se deschide fereastra de
dialog Excel Options.

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 75

S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

 Alegem în meniul din stânga opțiunea Customize.

 În caseta Choose commands from selectăm opţiunea Macros din lista
Categories (Categorii).
 Se afișează macro-urile construite anterior.
 Selectați macro-ul pentru care vreți să
adăugați un buton pe Quick Access Toolbar și
acționați butonul Add. Numele macro-ului
ales se va copia în panelul drept, acolo unde
sunt comezile existente pe bara de acces
rapid.
 Dacă vrem să alegem și altă imagine pentru
buton mergem pe butonul Modify. Se
deschide o fereastră cu icon-uri de unde
putem alege modelul dorit.
 Tot din această fereastră putem atribui și un
nume butonului (Din caseta Display Name).
 Se închide fereastra prin acționarea butonului
OK.
Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 76
S.C. ROMTELECOM S.A.
DIVIZIA DEZVOLTARE ORGANIZAŢIONALĂ

 Butonul va fi inserat pe bara de acces rapid:

Microsoft Excel 2007 – Modulul 3 77