Unit 9: Job Evaluation 

Structure: 
9.1  Introduction 
Objectives 
9.2  Concept of Job Evaluation 
SAQ’s 
9.3  Objectives of Job Evaluation 
SAQ’s 
9.4  Job Evaluation Methods 
SAQ’s 
9.5  Advantages and Limitations of Job Evaluation 
SAQ’s 
9.6  Job Satisfaction 
SAQ’s 
9.7  Promotion & Transfers 
9.8  Summary 
9.9  TQ’s 
9.10  Answers to SAQ’s and TQ’s 

9.1 Introduction 
Some form of job evaluation is invariably part of a formal wage and salary programme. The 
objective  of  job  evaluation  is  to  price  the  job  rather  than  the  man.  Job  evaluation  is 
concerned with assessing the value of the job in relation to another for it is only when each 
job  has  been  properly  evaluated  that  a  sound  wage  structure  can  be  built.  The  British 
Institute  of  Management  has  defined  job  evaluation  as  the  process  of  analysis  and 
assessment of jobs to ascertain reliably their relative worth, using the assessment as a basis 
for a balanced wage structure. 

Objectives: 
After studying this chapter you will be able to
1. Understand the concept of job evaluation. 
2. State the objectives of job evaluation. 
3. Evaluate the job evaluation methods. 
4. Understand the need to transfer or promote the employees. 
5. Find out the importance of job satisfaction. 

9.2 Concept of Job Evaluation 

All job evaluation systems depend heavily on job analysis and job description. Job analysis 
indicates  the  specific  duties  to  be  performed  by  the  worker  and  the  circumstances  under 
which these duties  are to be performed. A job description  is a written record of the duties, 
responsibilities  and  conditions  of  the  job.  The  job  description  provides  '  the  essential 
information  on  which  each  job  is  evaluated.  The  resulting  measures  of  values  are  then 
translated into wage and salary rates. 

"Job analysis is the process of getting information about jobs; specifically, what the worker 
does;  how  he  gets  it  done;  why  he  does  it;  skill,  education  and  training  required; 
relationships to other jobs; physical demands and environmental conditions". 

Job  analysis  and  job  evaluation  do  not  replace,  judgement  in  the  administration  of  pay 
structure. They merely provide facts in so far as facts can be obtained through observation on 
which management and employees my base their decisions. Decisions thus made, should be 
far sounder than those based upon general impressions. 

Self Assessment Questions I 

1.  A _____________is a written record of the duties, responsibilities and conditions of 
the job. 
2.  Job analysis is the process of_________________________; specifically, what the 
worker does; how he gets it done; why he does it; skill, education and training 
required; relationships to other jobs; physical demands and environmental conditions 
3.  Job analysis and job evaluation do not replace, judgment in the …………………

9.3 Objectives of Job Evaluation 
The  decision  to  measure or  rate  jobs  should  only  be  made  with the  intent  to  reach  certain 
objectives  which  are  important  to  both  management  and  the  worker.  Although  there  are 
many bye­products of job evaluation, the purpose is to work towards a solution of the many 
wage and salary administrative problems which confront the industry. The below­mentioned 
are some of the important objectives of a job evaluation programme: 
1.  Establishment of sound wage differentials between jobs. 
2.  Discovery and elimination of wage inequities. 
3.  Establishment of sound wage foundation for incentive and bonus. 
4.  Maintenance of a consistent wage policy. 
5.  Creation of a method of job classification, so that management and union officials may 
deal  with  major  and  fundamental  wage  issues  during  negotiations  and  grievance 
meetings. 
6.  Installation of an effective means of wage control. 
7.  Collection  of  job  facts  to  air  (a)  Selection  of  employees,  (b)Promotion  and  transfer  of 
employees,  (c)  Training  of  new  workers,  (d)  Assignment  of  tasks  to  jobs,  (e)Accident 
prevention,  (f)  Improving  working  conditions,  (g) Administrative  organization,  and  (h) 
Work simplification. 

A four­fold system of classifying evaluation systems is presented here. Two are described as 
non­quantitative and two as quantitative. 
1.  Non­quantitative evaluation measures, 
a.  The ranking system. 
b.  The job­classification system. 
2.  Quantitative evaluation measures. 
a.  The point system. 
b.  The factor­comparison system. 

Self Assessment Questions II 

1.  ______________________is the purpose is to work towards a solution of the many wage and 
salary administrative problems which confront the industry. 
2.  _______________________systems are the ranking system and the job­classification system. 
3.  Quantitative job evaluation measures are...........................................
9.4 Job Evaluation Methods 
Ranking Method: Jobs are compared one with another and arranged or valued in the order 
of  their  importance  or  their  difficulty  or  their  value  to  the  firm.  It  is  a  highly  subjective 
method and depends upon the experience of the people doing the ranking. 
Grade  Description  Method:  This  method  depends  upon  recognition  that  there  are 
differences in the levels of duties, responsibilities and skills required for the performance of 
different  jobs.  These  differences,  once  recognized,  can  be  expressed  as  grades  or  levels. 
These grades can then be defined and jobs classified by the selection of a particular grade or 
each job to correspond to its worth. 

Point  Method:  Jobs  show  characteristics  which  are  common  to  all  or  most.  These 
characteristics,  called  factors,  generally  fall  under  the  four  headings­  skill,  effort, 
responsibility  and  conditions.  To  each  factor  is  attached  a  number  of  points,  the  number 
varying according to the 'degree' of the  factor involved. The sum of all the points for a  job 
permits its comparison with other jobs and thus a scale of pay is arrived at. 

Factor­Comparison  Method:  This  is  associated  with  the  name  of  E.J.Benge.  Each  factor 
(as in the point method) is ascribed a money value. Key jobs, representing the various levels 
or grades  are ranked factor by  factor and upon this ranking,  a  scale of pay/money  value  is 
prepared. The sum of the values for each factor is taken to be the money value of job. 

Time­Span Method: It was propounded by Professor Jaques that the higher in the hierarchy 
of organizational  structure of jobs the  longer the  period before the results of a decision are 
scrutinized for adequacy. An  analysis of time­spans  for different  jobs  yields  a scale of pay 
felt to be fair. 
Guide­Chart  Profile  Method:  This  is  associated  with  the  name  of  Dr.  E.N.Hay.  Three 
factors,  know­how  (education/experience),  problem­solving,  and  accountability 
(responsibility)  are  each  divided  into  eight  degrees  or  levels  and  these,  qualified  by  a 
second, or 'breadth' dimension, each factor and breadth being concerned with some aspect of 
decision­making.  Points  are  awarded  for  each  degree  as  it  is  qualified,  and  the  sums  for 
different jobs are compared. 

Self Assessment Questions III 

1.  The __________________________depends upon recognition that there are differences in 
the levels of duties, responsibilities and skills required for the performance of different jobs. 
2.  In the__________________________, each factor (as in the point method) is ascribed a 
money value. 
3.  In the _____________________to each factor is attached a number of points, the number 
varying according to the 'degree' of the factor involved.
 9.5  Advantages and Limitations of Job Evaluation 
Advantages: 
1.  Job  evaluation  is  a  logical  and  an  objective  method  of  ranking  jobs  relatively  to  each 
other.  It  may  thus  help  in  removing  inequities  in  existing  wage  structures  and  in 
maintaining sound and consistent wage differences in a plant or an industry. 
2.  The method replaces accidental factors occurring in less systematic procedures of wage 
bargaining by more impersonal and objective standards, thus establishing a clearer basis 
for negotiation. 
3.  The  method  may  lead  to  greater  uniformity  in  wage  rates  and  simplify  the  process  of 
wage administration. 
4.  Information  collected  in  a  process  of  job  description  and  analysis  can  be  used  for 
improvement  of  selection,  training,  transfer  and  promotion,  procedures  on  the  basis  of 
the comparative job requirement. 

Limitations: 
1.  Though  there  are  many  ways  of  applying  job  evaluation  in  a  flexible  manner,  rapid 
changes  in  technology  and  in  the  supply  of  and  demand  for  particular  skills,  create 
problems of adjustment that may need further study. 
2.  When  job  evaluation  results  in  substantial  changes  in  the  existing  wage  structure,  the 
possibility of  implementing these changes  in a relatively short period may be restricted 
by the financial limits within which the firm has to operate. 
3.  When there are a large proportion of incentive workers, it may be difficult to maintain a 
reasonable and acceptable structure of relative earnings. 
4.  The  process  of  job  rating  is,  to  some  extent,  inexact  because  some  of  the  factors  and 
degrees can be measured with accuracy. 
5.  Job  evaluation  takes  a  long  time  to  complete,  requires  specialized  technical  personnel 
and is quite expensive. 

Self Assessment Questions IV 

1.  ___________________is a logical and an objective method of ranking jobs relatively 
to each other. 
2.  Information collected in a process of _________________________can be used for 
improvement of selection, training, transfer and promotion, procedures 
3.  When there are a large proportion of incentive workers, it may be difficult to maintain 
a reasonable and acceptable structure of________________________.
9.6 Job Satisfaction 
Job satisfaction is determined by a set of personal and job factors, personal factors relate to 
worker's  age,  length  of  service,  intelligence,  skill,  and  other  personality  or  temperamental 
factors. R. Hoppock has made pioneering studies on job satisfaction and mentions six factors 
as major determinants of job satisfaction, namely: 
1.  The manner in which the individual reacts to unpleasant situations. 
2.  The facility with which he adjusts himself to other persons. 
3.  His relative status in the social and economic group with which he identifies himself. 
4.  The nature of work in relation to the man's abilities, interests and training. 
5.  Security. 
6.  Loyalty. 

One  of the  objectives of  an  enlightened  personnel  policy  is  to  increase  job  satisfaction.  To 
achieve  the  objective  of  job  satisfaction  of  the  worker,  the  management  must  have  a  clear 
idea as to what the workers want from their job. 
Determinants of job satisfaction can be enumerated as: (1) Recognition as an individual; (2) 
A  meaningful  task;  (3)  Job  security;  (4)  Fair  wages  (5)  Opportunity  to  advance  (6) 
Avoidance of arbitrary action (7) Good working conditions (8) Reputation of the concern (9) 
A voice in matters affecting him (10) Competent leadership and (11) Congenial association. 

Self Assessment Questions V 

1.  The major determinants of job satisfaction are (name 3 of them)............. 
2.  One of the objectives of an enlightened personnel policy is to 
increase___________________. 
3.  Determinants of job satisfaction can be enumerated as (name any 3)......................

9.7 Promotion & Transfers 
From a general point of view, selection involves the following types of problems: 
1.  Selection from within or outside the company 
2.  Hiring new employees from outside the company. 
3.  Promotion with in the company 
4.  Discharge of old employees. 
Promotion:  A  few  companies  do  have a  clear  cut policy  while  certain  organisations  issue 
circulars  as  and  when  they  need.  Many  companies  develop  policies  over  a  period  of  time 
through settlements and agreements with the workers/unions. 

In promoting employees consideration should be given for establishment of the horizontal or 
vertical  promotion.  The  desirability  of  securing  assistants  who  complement  rather  than 
supplement their superiors is the major point in a successive plan which is an integral part of 
manpower planning. 

Let  us  understand  only  two  types  of  promotion­  Vertical  &  Horizontal  promotion.  In 
Vertical  Promotion,  employees  are  promoted  from  one  rank  to  the  next  higher  rank  in  the 
same department or division. This is based on the belief that this leads to effective utilization 
of experience gained in the same department. It also gives an opportunity to the employees 
to go up while increasing their specialization in their area of operation. However, it has got 
one disadvantage. The vacancies may be very few in a department. E.g. In a big University, 
a Lecturer working  in a particular Department may not become a Professor or the  Head of 
the  Department  unless  his  superiors  die/retire/resign.  This  makes  the  person  frustrated. 
Besides, this type of promotion limits a person's contact with other departments and does not 
permit  him  to  enhance  his  knowledge/expertise  with  each  year's  experience.  Because  his 
experience would be one or two year's knowledge multiplied by 10 to 15 years rotation. If he 
does not get his promotion at the right time since the room at the top is limited he will also 
start disliking his job / organisation. As a result, he becomes counter­productive. 

Horizontal promotions are considered an alternative to this by certain organisations.  Under 
this policy, an employee may be transferred from a position in one department to a position 
of  higher  rank  in  another  department  or  to  the  same  rank  in  a  different  department  if  the 
transfer gives him an opportunity to acquire greater knowledge and wider experience. E.g. if 
a Senior  Lecturer cannot  get promotion  in a particular  Department  for obvious reasons,  he 
may  be  transferred  as  Registrar  of  the  University  or  as  Controller  of  Examinations  or 
Director of Distance Education. However, there is one difficulty. Unless the person is quite 
dynamic and intelligent, he may find the new assignment a tough one and irksome. To some, 
it may be a cause for frustration. 

However, for many, Horizontal promotion even if it is only a paper promotion is a challenge 
since it allows them job rotation.
The  Next  question  to  be  answered  is  the  type  of  man  to  be  promoted.  There  is  a  natural 
tendency for an executive to select as his assistant one who has the same or similar abilities 
as his own. This may  not result  in most efficient combination. It  is often observed that the 
assistant may imbibe the weaknesses of the Boss. 

Promotion is a part of the general problem of selection. Promotion is also closely linked with 
Training,  Post­training  Placement,  development  and  incentives.  Promotions  and  transfer 
make employees flexible. 

Definitions of promotion: 
1.  PIGORS & MEYERS: Define promotion as "the advancement of an employee to a better 
job ­ better in terms of greater respect of pay and salary. Better houses of work or better 
location  or  better  working  conditions­also  may  characterize  the  better  job  to  which  an 
employee  seeks  promotions,  but  if  the  job  does  not  involve  greater  skill  or 
responsibilities and higher pay, it should not be considered a promotion." This definition 
takes into consideration only a Vertical promotion. 
2.  DALE  YODER:  According  to  Dale  Yoder,  it  is  a  "movement  to  a  position  in  which 
responsibilities  and  presumably  the  prestige  are  increased.  Promotion  involves  an 
increase  in  rank  ordinarily;  promotion  is  regarded  as  a  change  that  results  in  higher 
earnings,  but  increased  earnings  are  essential  in  a  promotion."  This  definition  talks  of 
both vertical and horizontal promotions. 
3.  KOONTZ O'DONNEL observed that promotion is "a change within the organisation to a 
higher  position  with  greater  responsibilities  and  used  for  more  advanced  skills  than  in 
previous position. It usually involves higher status and increase in pay." 
Promotions  can  be  from  within  or  can  be  from  outside  depending  upon  the  need  of  the 
organisation as both  have certain advantages and disadvantages. So also are the  arguments 
for  and  against  the  concept  of  promotion  on  seniority  or  merit.  A  wise  policy  which  is 
followed by many organizations is a proper blending of both. 

Opposite to promotion is demotion. It is more as a punishment. In certain cases it can be on 
cost reduction considerations. 

Transfers: PIGORS & MEYERS Consider transfer as "the movement of an employee from 
one  job to another on the same occupational  level and at about the same  level of wages or 
salary"  No  appreciable  change  in  task  or  responsibility  is  expected,  SCOTT  and  others
define transfer as “the movement of an employee from one job to another. It may involve a 
promotion, demotion or no change in job status other than moving from one job to another." 

Types  of  Transfer:  Transfers  are  of  many  types.  It  may  be  a  reward  transfer  or  a 
punishment  transfer.  Transfers  can  be  classified  as  production  transfers,  Replacement 
transfers, Versatility transfers, shift transfers or remedial transfers. They can be temporary or 
permanent. 

However, it is better to have a clear­cut and flexible transfer policy. Otherwise, it may lead to 
a lot of heart­ burning among the affected employees. 

9.8. Summary
·  The term wage is commonly used for those employees whose pay is calculated according 
to the number of hours worked.
·  A job is defined as a collection or aggregation of tasks, duties, and responsibilities that, as 
a whole, is regarded as the reasonable assignment to an individual employee.
·  Job satisfaction is determined by a set of personal and job factors.
·  The  word  'salary'  is  defined  in  the  Oxford  Dictionary  as  fixed  periodical  payment  to  a 
person doing other than manual or mechanical work.
·  According  to  Subsistence  theory,  wages  tend  to  settle  at  a  level  just  sufficient  to 
maintain the workers and his family at minimum subsistence levels.
·  Francis  A.Walker  propounded  Residual  claimant  theory.  According  to  him,  there  are 
four  factors  of  production/  business  activity  viz.,  land,  labour,  capital  and 
entrepreneurship.
·  Purchasing power theory holds that the prosperity, productivity and progress of industry 
depend on there being sufficient demand to ensure the sale of its products and pocketing 
of reasonable profits.
·  A minimum wage has been defined by the Committee as "the wage which must provide 
not only for the bare sustenance of life, but for the preservation of the efficiency of the 
worker.
·  Fair Wage is the wage which is above the minimum wage but below the living wage".
·  Living  Wage  is  "one  which  should  enable  the  earner  to  provide  for  himself  and  his 
family not only the bare essentials of food, clothing and shelter but a measure of frugal 
comfort, including education for his children, protection against ill­health, requirements 
of  essential  social  needs  and  a  measure  of  insurance  against  the  more  important
 misfortunes, including old age".
·  Job evaluation is concerned with assessing the value of the job in relation to another.
·  Job analysis is the process of getting information about jobs. 

9.9 Terminal Questions 
1.  What is job satisfaction? What are the pre­requisites for job satisfaction? 
2.  Discuss two popular Job Evaluation methods. 
3.  Briefly discuss Promotions and how it serves as a job satisfaction method 

9.10. Answers to SAQs and TQs 

Self Assessment Questions I 
1­ Job description, 2­ getting information about jobs, 3­ administration of pay structure. 

Self Assessment Questions II 
1­  Job  evaluation,  2­  Non­quantitative  job  evaluation,  3­  the  point  system  and  the  factor­ 
comparison system 

1.  Self Assessment Questions III 
1­ Grade Description Method, 2­ Factor­Comparison Method, 3­ Point Method 

2.  Self Assessment Questions IV 
1­Job evaluation, 2­ job description and analysis, 3­ relative earnings 

3.  Self Assessment Questions V 
1­  The  manner  in  which  the  individual  reacts  to  unpleasant  situations,  The  facility  with 
which  he  adjusts  himself  to  other  persons,  His  relative  status  in  the  social  and  economic 
group  with  which  he  identifies  himself;  2­  job  satisfaction,  3­(1)  Recognition  as  an 
individual; (2) A meaningful task; (3) Job security; 

Answers to TQs: 
1.  Refer to 9.2 & 9.3 
2.  Refer to 9.4 
3.  Refer to 9.6 & 9.7