Stakeholder Problem Decision

Response Solving Making

Understanding Business 
Communication in  Professional Effective 
Productivity
Image Communication 
Today’s Workplace 

Promotional Business
Work Flow
Materials Relationships

© Prentice Hall, 2007  Business Communication Essentials, 3e  Chapter 1 ­ 1  © Prentice Hall, 2007  Business Communication Essentials, 3e  Chapter 1 ­ 2

Today’s Dynamic Workplace  The Communication Process

Step 1  Feedback also needs to be  Step 6 

Advances in  Globalization  encoded, transmitted, and decoded 
Technology  and Diversity  Sender  Receiver 
Has  An Idea Sends Feedback 

Step 2  Step 3  Step 4  Step 5 

The Age of  Team­Based  Channel 
Information  Organizations  Sender  Sender  Receiver  Receiver 
Encodes Idea Transmits Message Gets Message Decodes Message

© Prentice Hall, 2007  Business Communication Essentials, 3e  Chapter 1 ­ 3  © Prentice Hall, 2007  Business Communication Essentials, 3e  Chapter 1 ­ 4 

Building Business  Committing to Ethical 
Communication Skills  Communication 

Ethical  Audience­Centered  Unethical Practices

Considerations  Approach 

Selective Misinterpreting Distorting

Intercultural  Workplace  Communication  Plagiarism
Misquoting Numbers Visuals
Sensitivity  Sensitivity  Technology 

© Prentice Hall, 2007  Business Communication Essentials, 3e  Chapter 1 ­ 5  © Prentice Hall, 2007  Business Communication Essentials, 3e  Chapter 1 ­ 6 

1 
Recognizing Ethical Choices  Making Ethical Choices 
Individual  Corporate 
Ethical Dilemma  Ethical Lapse  Employees  Code of Ethics  Management 

Stakeholders  Business Pressures 

Conflicting Loyalties  Illegal Choices 

Difficult Tradeoffs  Unethical Choices  Policies and Structures 

© Prentice Hall, 2007  Business Communication Essentials, 3e  Chapter 1 ­ 7  © Prentice Hall, 2007  Business Communication Essentials, 3e  Chapter 1 ­ 8 

Audience­Centered  Improving Intercultural 
Approach  Sensitivity 
Symbols  Attitudes 
Focus on Audience  Culture Is A Shared System 

Thought Patterns 
Be Respectful  Values  Norms 
Behaviors 

Communication 
Observe Etiquette 
Beliefs  Expectations 

© Prentice Hall, 2007  Business Communication Essentials, 3e  Chapter 1 ­ 9  © Prentice Hall, 2007  Business Communication Essentials, 3e  Chapter 1 ­ 10 

Cultural Differences  Cultural Differences

Contextual
Social Customs
Issues

Legal and Nonverbal

Ethical Issues  Communication 

© Prentice Hall, 2007  Business Communication Essentials, 3e  Chapter 1 ­ 11  © Prentice Hall, 2007  Business Communication Essentials, 3e  Chapter 1 ­ 12 

2 
 Cultural Context  Legal and Ethical Behavior 

High  High  Seek Mutual Ground 

Context  Decision Making Practices  Context 

Withhold Judgment 
Problem Solving Techniques 
Respect Differences 

Low  Negotiating Styles  Low 

Context  Context  Send Honest Messages 
© Prentice Hall, 2007  Business Communication Essentials, 3e  Chapter 1 ­ 13  © Prentice Hall, 2007  Business Communication Essentials, 3e  Chapter 1 ­ 14 

Social Values and Customs  Nonverbal Communication 

Work and Success 
Gestures 
Roles and Status 
Style of Dress 
Use of Manners 

Concept of Time  Facial Expressions 
© Prentice Hall, 2007  Business Communication Essentials, 3e  Chapter 1 ­ 15  © Prentice Hall, 2007  Business Communication Essentials, 3e  Chapter 1 ­ 16 

Negative Cultural Attitudes  Overcoming Ethnocentrism 

Ethnocentrism  Cultural Pluralism 

Avoid Assumptions
Xenophobia 
Avoid Judgments 

Stereotyping  Acknowledge Distinctions 

© Prentice Hall, 2007  Business Communication Essentials, 3e  Chapter 1 ­ 17  © Prentice Hall, 2007  Business Communication Essentials, 3e  Chapter 1 ­ 18 

3 
Written Intercultural Skills  Written Intercultural Skills 

Use Plain English  Strive for Brevity 

Strive for Clarity  Use Transitions 

Use Proper Addresses  Avoid Slang and Idioms 

Cite Numbers Carefully  Keep Paragraphs Short 
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Oral Intercultural Skills  Oral Intercultural Skills 
Minimize “Noise”  Don’t Patronize 

Obtain Feedback  Use Accurate Language 

Speak Slowly  Learn Foreign Phrases 

Clarify Intent  Listen Carefully 
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Improving 
Oral Intercultural Skills 
Workplace Sensitivity 
Adapt Your Style  Assume Differences 

Take Responsibility 
Confirm Understanding 
Withhold Judgment 
Clarify the Next Step 
Show Respect 

Watch Body Language  Practice Empathy
© Prentice Hall, 2007  Business Communication Essentials, 3e  Chapter 1 ­ 23  © Prentice Hall, 2007  Business Communication Essentials, 3e  Chapter 1 ­ 24 

4 
 Improving  Improving 
Workplace Sensitivity  Workplace Sensitivity 
Tolerate Ambiguity  Seek Common Ground 

Look Past the Surface  Send Clear Messages 

Be Patient and Persistent  Deal with the Individual 

Admit Cultural Biases  Learn When to Be Direct 

Stay Flexible  Observe and Learn 
© Prentice Hall, 2007  Business Communication Essentials, 3e  Chapter 1 ­ 25  © Prentice Hall, 2007  Business Communication Essentials, 3e  Chapter 1 ­ 26 

Communication Technology  Using Technological Tools
Internet
Voice Technologies 
Maintain Perspective 

Virtual Agents 

Voice Mail
E­mail

Boost Productivity 
Mobile Communication 

Reconnect with People 
Networking Advances 
Mobile Computing
© Prentice Hall, 2007  Business Communication Essentials, 3e  Chapter 1 ­ 27  © Prentice Hall, 2007  Business Communication Essentials, 3e  Chapter 1 ­ 28 

Reviewing Key Points 

•  Effective communication 

•  Today’s dynamic workplace 

•  The communication process 

•  Business communication skills

© Prentice Hall, 2007  Business Communication Essentials, 3e  Chapter 1 ­ 29 

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