Advanced  Excel  
Formulas  :  Functions    
 
Being  able  to  work  with  Excel  Formulas  can  take  your  experience  with  the  program  to  a  new  
level.  Formulas  are  the  basic  foundation  of  Excel.  For  the  beginning  of  the  class,  we  are  going  to  
review  the  basics  of  formulas.  Formulas  are  the  ways  you  can  calculate  cells,  numbers,  etc.  in  
your  workbooks.    
 
Formula  Operations:        
+   Addition   =1+1  
-­‐   Subtraction   =1-­‐1  
*   Multiplication   =3*3  
/   Division   =6/2  
^   Exponent   =3^4  
%   Percent   =20%  (Divides  by  100)  
=SUM   Prefix   Variety  of  prefixes  to  perform  a  function  
 
Order  of  Operations    
1.  Parentheses  (Everything  in  parentheses)   =1+1(2+2)  
2.  Percent   =1+1/20%  
3.  Exponents   =1+1*2^3  
4.  Division/Multiplication   =1+1+2*3  
5.  Addition/Subtraction   =1+1  
 
Relative  vs.  Absolute      
Relative   =A1   Information  can  change  
Absolute   =$A$1   Information  cannot  change  
Mixed   =$A1   Only  column  A  does  not  change  
Use  absolute  when  format  in  a  cell  has  to  stay  the  same  when  copied.  For  example,  when  
you  need  to  keep  $1.50  use  the  $  in  the  formula.    
     
 
Functions  are  the  built-­‐in  algorithms  that  are  incorporated  into  formulas  (usually  in  a  form  of  
prefixes)  to  perform  a  variety  of  calculations.    
 
Function  Ranges    
Comma  ,   Separates  more  than  one  cell.  For  example,  use  A1,  B5,  C4  
Colon  :   Creates  a  range  of  cells  from  top-­‐left  to  bottom-­‐right.  For  example,  B1:C3  
Space     Find  cells  that  are  common  to  two  or  more  difference  cell  ranges.  B1:B3  
C4:C6  

1  
 
Foundation  Functions  &  Formulas  
Basic  Function  Argument  
A  formula  prefix  is  essentially  a  function  argument.  Being  able  to  use  the  correct  prefix  is  the  
biggest  challenge  for  many  Excel  users.  For  this  exercise,  let’s  use  the  PRODUCT  prefix.  This  
argument  is  simple  multiplication.    
1.  Enter  9  in  cell  B3,  15  in  cell  B5,  and  25  in  cell  B7.    
2.  Click  any  empty  cell.    
3.  Click  Formulas  -­‐>  Insert  Function  
4.  In  the  Insert  Function  dialogue  box,  select  Math  &  Trig.  
5.  In  the  Select  a  function  menu,  select  Product.    
6.  Click  on  the  first  RefEdit  control  button.  This  is  the  
spreadsheet  looking  button  at  the  end  of  the  box.    
7.  Click  on  cell  B3.  You  will  see  B3  enter  into  the  Number  1  box.    
8.  Repeat  this  for  Numbers  2  &  3.    
9.  Once  done,  click  Ok.    You  should  get  the  results  in  the  
selected  cell.  *The  prefix  PRODUCT  is  a  function  that  multiplies  
data  from  multiple  cells  throughout  a  spreadsheet  or  even  workbooks.  We  will  visit  the  Insert  
Function  box  later.    
 
Nesting  Functions    
Nesting  functions  allows  you  to  insert  at  least  two  functions  within  one  formula.  A  huge  
majority  of  nesting  functions  are  used  for  conditional  and  IF  formulas.    
1.  Place  a  set  of  random  numbers  in  cells  C1:C5  and  D1:D5.    
2.  For  this  exercise,  we  are  going  to  find  the  average  of  the  numbers  in  cell  C1:C5  and  D1:D5.  
3.  In  a  blank  cell,  type:  =AVERAGE(MAX(C1:C5),MAX(D1:D5))  
4.  Press  the  Enter  key  to  get  the  answer.    
5.  The  MAX  function  is  nested  within  the  AVERAGE  formula  in  this  example.    
 
IF  Formulas  
IF  formulas  are  set  up  to  provide  a  true  or  false  statement  after  a  calculation  is  performed.  With  
IF  statements,  you  can  add  multiple  arguments  to  produce  different  results.        
Exercise  1:    
1.  In  any  blank  cell,  type:  =IF(D1<=100,  “True”,  “False”)  
2.  Press  the  Enter  key  to  run  the  formula.  
3.  What  we  are  doing  here  is  creating  an  argument  that  if  the  number  in  cell  D1  is  less  than  or  
equal  to  100,  then  display  true.  Display  false  if  the  number  in  D1  is  greater  than  100.    
Exercise  2:    
1.  In  any  blank  cell,  type:  
=IF(D1>100,"A",IF(D2>200,"B",IF(D3>300,"C",IF(D4>400,"D","Incomplete"))))  
2.  This  IF  statement  is  saying  if  the  number  in  D1  is  greater  than  100  put  “A”  in  the  blank  cell.  If  
none  of  the  argument  is  correct,  put  “Incomplete”  in  the  blank  cell.  
3.  In  the  cell  with  the  formula,  type:  140  in  Cell  D1.      
4.  Change  D1  to  14  and  D2  to  411.    

2  
 
5.  You  may  notice  that  the  argument  will  try  to  find  the  true  statement  before  defaulting  to  the  
Incomplete.    
 
IF/AND  Formulas  
Now  let’s  say  you  want  to  add  an  additional  argument  to  an  IF  statement.  
Exercise  1:      
1.  In  any  blank  cell,  type:  =IF(AND(D1<100,D2<=300),  "Yes","No")  
2.  What  we  are  saying  here  is  if  D1  is  greater  than  100  and  D2  is  greater  than  or  equal  to  300,  
then  yes.  If  not,  no.    
Exercise  2:    
1.  In  the  same  formula,  change  AND  to  OR.    
2.  Press  the  Enter  key.    
3.  What  we  are  saying  here  is  that  at  least  one  argument  has  to  be  true  to  result  with  the  Yes  
answer.  
 
IF  Conditions    
You  can  add  conditions  to  your  spreadsheets  that  act  like  IF  statements.  In  this  exercise,  let’s  
add  a  condition  to  cells  C1:D5.    
1.  Highlight  cells  C1:D5.    
2.  Click  the  Conditional  Formatting  button  in  the  Home  tab  on  the  Ribbon.  
3.  Select  New  Rule.    
4.  The  New  Formatting  Rule  dialogue  box  will  appear.  Pay  close  attention  to  the  
options  in  this  box.  You  can  set  up  a  rule  based  on  a  cell  value,  duplicate  values,  and  even  use  a  
formula  to  determine  which  cells  to  format!    
5.  For  this  exercise,  click  on  Format  all  cells  based  
on  their  values.    
6.  Select  2-­‐Color  Scale  in  the  Format  Style.    
7.  Minimum:  Choose  Number.  Value  50.  Color:  
Red.    
8.  Maximum:  Choose  Number.  Value  50,  Color:  
Green.    
9.  Click  Ok.    What  we  are  doing  here  is  telling  
Excel  if  the  values  in  each  selected  cell  is  fewer  
than  50  then  fill  it  red.  If  it  is  50  or  above,  color  
the  cell  green.    
10.  Change  a  cell  with  a  number  lower  than  50  to  
300.  It  should  change  green.    
 
SUMIF/SUMIFS  
The  SUMIF  function  tells  Excel  to  add  only  cells  that  meet  criteria  you  choose.  For  example,  let’s  
open  your  budget  spreadsheet.    
1.  Click  in  a  blank  cell.  Type:  =SUMIF(C7:C10,  "Jewel",B7:B10)  

3  
 
2.  This  will  give  us  the  amount  we  spent  at  Jewel  for  the  month  of  February.  In  other  words,  we  
are  using  the  SUMIF  function  to  tell  Excel  to  add  all  the  values  in  Column  B  where  Column  C  
contains  “Jewel.”  
The  SUMIFS  allows  you  to  use  two  or  more  “if”  conditions  to  the  SUM  function.    
1.  In  a  blank  cell,  type:  =SUMIFS(B3:B18,  A3:A18,"<4/1/2014",C3:C18,  "Jewel")  
In  this  exercise,  we  are  saying  to  give  us  the  sum  of  how  much  we  spent  at  Jewel  before  
4/1/2014.  The  B3:B18  is  the  SUM  that  will  be  added.  The  A3:A18  is  the  date  criteria  we  are  
setting  telling  Excel  we  want  the  dates  before  4/1/2014.  The  C3:C18  has  the  categories  or  
criteria  we  want  results  from.    
 
Common  Functions  &  Formulas  
Arrays!  
Arrays  are  methods  on  completing  a  function  on  a  whole  set  of  values.  In  other  words,  arrays  
allow  you  to  run  a  function  on  multiple  cells  at  the  same  time.  Most  arrays  will  have  the  {  and  }  
in  the  formula.    
Simple  Array  
1.  Click  in  cell  G10  in  the  array  worksheet.  
2.  Type  =SUM(  *Note  you  do  not  type  {    
3.  Click  on  cell  D3  and  drag  your  mouse  down  to  D7.  Your  formula  should  look  like  =SUM(D3:D7  
4.  Type  *  
5.  Click  on  cell  E3  and  drag  your  mouse  down  to  E7.  Your  formula  should  look  like  
=DUM(D3:D7*E3:E7  
6.  Close  the  formula  with  the  )  
7.  Press  Cntl+Shift+Enter  to  run  the  array.  *Note,  you  do  not  press  the  Enter  Key  to  run  the  
array.  Your  formula  should  now  look  like:  {=SUM(D3:D7*E3:E7)}  
   
Array  with  Functions  
You  can  use  arrays  to  work  with  functions.  Perhaps  the  most  popular  function  with  an  array  is  
the  TRANSPOSE  function.  In  this  exercise,  let’s  transpose  the  Function  Array  data  in  the  Array  
spreadsheet.    
1.  Highlight  cells  B24:G26.  When  working  with  TRANSPOSE,  make  sure  you  highlight  enough  
cells  to  fit  the  data  you  want  to  flip.    
2.  In  cell  B24,  type:  =TRANSPOSE(  
3.  Click  on  cell  B16  or  the  left  corner  of  the  table.    
4.  Drag  your  mouse  down  to  D21  to  highlight  the  entire  table.    
5.  Type  the  )  to  close  the  formula.  
6.  Press  Cntl+Shift+Enter.    
The  formula  should  look  like:{  =TRANSPOSE(B16:D21)}  
 
Array  with  Functions  Part  2  
Now  what  if  you  want  to  change  data  in  your  array?  For  example,  try  changing  the  15  to  25.  You  
will  be  prompted:  You  cannot  change  part  of  an  array.    
1.  Press  the  ESC  key  to  release  the  cell  for  editing.    
2.  Highlight  the  entire  table  that  was  created  by  the  array.    
4  
 
3.  Press  the  ESC  key.  This  will  release  the  entire  table  so  you  can  edit  or  even  delete  the  table.    
 
 
VLOOKUP  
VLOOKUP  is  vertical  lookup.  VLOOKUP  is  a  useful  function  when  you  need  to  perform  
calculations  that  reference  a  table  with  a  range  of  values.  VLOOKUP  searches  down  the  first  
column  of  a  table  to  find  a  value  you  want.  Then  it  moves  across  a  specified  number  of  columns  
and  returns  the  value  in  the  target  cell.  This  feature  is  frequently  used  when  cross  referencing  
incomes  with  income  tax  ranges  or  cross  referencing  sales  revenues  with  commission  ranges.    
*Note:  when  entering  a  VLOOKUP  formula  remember  you  will  need:  
1.  A  specified  value  in  the  leftmost  column  
2.  A  range  or  area  that  is  named  
3.  Column  offset  from  the  leftmost  column  
4.  A  logical  statement,  or  in  other  words  a  true  or  false  value  
For  this  exercise,  go  to  the  Lookup  spreadsheet  and  click  in  cell  C11:    

5  
 
Select  the  cell  of  the  first  commission  rate,  select  the  Formulas  ribbon  and  then  Insert  Function.      
In  the  search  field,  type  VLOOKUP  and  select  it  from  the  search  results.    Click  OK.  In  the  
Lookup_value  field,  select  the  cell  with  revenue  amount.  
 

6  
 
In  the  Table_array  field,  highlight  A3  through  C7  in  the  table.  You  can  also  just  type  A3:C7  in  the  
Table_array  field.  *Note,  don’t  highlight  the  table  headers.    
 

 
 
Important:    The  “Table_array”  range  must  then  be  converted  to  absolute  values  by  entering  a  $  
before  each  column  letter  and  each  row  number.  However,  lookup  functions  must  use  
Absolute  functions.  In  the  Table_array  field,  change  the  data  to:  $A$3:$C$7  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

7  
 
In  the  Col_index_num  field,  enter  the  relative  column  number  of  the  Commission  data.    This  
table  has  three  columns  and  the  Commission  data  is  in  the  third  column,  so  enter  3.    
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Excel  then  cross  references  the  salesperson’s  revenue  with  the  revenue/commission  table  and  
determines  the  appropriate  commission  rate.  Select  OK  in  the  Function  Arguments  box.    
 

8  
 
This  will  calculate  the  Vlookup  function  for  Salesperson:  Cynthia  Roberts.  You  may  also  use  the  
AutoFill  function  to  determine  the  commission  rates  of  the  other  salespersons.  
 

 
 
 
VLOOKUP  with  OFFSET  (part  2)  
Now  that  we  walked  through  the  Function  Argument  from  the  dialogue  box,  let’s  now  type  out  
a  VLOOKUP.  In  page  two  of  the  Revenue  spreadsheet,  let  find  the  price  for  the  Apple  iPad.    Click  
in  cell  H13.  The  formula  we  will  type  here  is:    
=VLOOKUP("Apple  iPad",OFFSET(Vendor,0,1),3,FALSE)  
 
1.  The  =VLOOKUP(  starts  off  the  formula.    
2.  The  “Apple  iPad”    is  what  we  are  looking  for  within  the  table.    
3.  OFFSET(Vendor,0,1)  is  a  bit  difficult  to  explain.  The  OFFSET  is  telling  Excel  that  we  are  
searching  for  the  Apple  iPad  that  is  not  in  column  A  or  to  the  first  far  left  column.  I’ve  already  
named  the  table  “Vendor”.  (To  name  a  table:  just  go  to  the  Design  Tab  -­‐>  Under  Table  Name,  
type  Vendor  and  press  the  Enter  key.)  The  zero  is  saying  to  not  start  the  search  from  the  first  
column  but  the  1  is  saying  to  start  on  the  second  column.  Here  is  helpful  website  to  explain  
OFFSET:  http://www.myonlinetraininghub.com/excel-­‐offset-­‐function-­‐explained    
4.  The  3  will  pull  the  information  to  place  in  the  selected  cell  from  the  third  column  relative  to  
the  ITEM  column  where  VLOOKUP  is  performing  its  search.  
5.  The  last  part  of  the  formula  is  either  True  or  False.  True  will  find  an  approximate  match  in  the  
lookup.  False  will  find  an  exact  match  in  the  VLOOKUP.  (Check  your  spelling!)      
 

9  
 
  
HLOOKUP  
HLOOKUP  is  horizontal  lookup.  This  function  will  work  exactly  the  same  as  VLOOKUP  except  it  
will  search  across  the  first  row  in  the  cell  range  we  select.  You  can  also  use  offset  to  calculate  
data  you  need.    For  this  exercise,  let’s  stay  in  the  Revenue  spreadsheet,  page  2  that  has  the  
Vendor  table.    
What  we  want  to  accomplish  is  getting  the  total  amount  in  cell  I15.  The  formula  we  will  use  is:    
=HLOOKUP(G15,E1:H9,3)*H15  
 
 

 
 
Let’s  break  down  the  formula:    
1.  =HLOOKUP(  starts  off  the  formula.    
2.  G15  is  the  criteria  which  we  want  to  search  by.  In  other  words,  the  HLOOKUP  will  attempt  to  
find  a  cell  that  matches  what  is  G15.    
3.  E1:H9  just  tells  HLOOKUP  where  to  look.  In  this  case,  we  are  going  to  search  the  entire  table.    
4.  The  3  is  what  offsets  HLOOKUP  from  the  top  row.  In  other  words,  Excel  will  count  three  rows  
down  and  use  that  information.  In  our  table,  the  three  is  pointing  to  cell  H3.    
5.  *H15  is  what  we  are  going  to  multiple  our  number  to  get  the  end  result.    
 
Money  Functions  &  Formulas  
When  working  with  financial  functions,  you  will  encounter  a  few  functions  that  are  common  
with  these  types  of  formulas.    
PV-­‐Present  Value-­‐  the  value  of  an  object  or  investment  at  time  or  purchase.    
FV-­‐Future  Value-­‐  the  value  or  projected  value  of  an  object  or  investment  in  the  future.    
Rate-­‐The  rate  is  the  interest  rate  for  a  loan  or  investment.    
PMT-­‐Payment-­‐The  amount  of  money  going  towards  the  object  or  investment.    

10  
 
NPER-­‐Number  of  Payments-­‐The  total  number  of  payments  quarterly,  annually,  etc.  for  the  loan,  
object,  and  investment.    
 
Calculate  the  Interest  You  Pay  on  a  Loan  
You  can  figure  out  what  you  are  paying  towards  interest  on  a  loan.  For  this  exercise,  let’s  open  
the  Loan  spreadsheet  in  the  Budget  workbook.  In  this  example,  we  are  going  to  figure  out  what  
our  interest  is  on  a  mortgage  loan  for  the  10th  month  of  the  loan.    
The  function  we  are  going  to  use  is  IPMT.    
=IPMT(B4/12,10,B5,B3)  
 
1.  The  B4/12  tells  Excel  that  the  APR  is  4.30%  with  monthly  payments.    
2.  The  10  can  be  changed.  This  is  telling  Excel  which  payment  number/month  you  are  seeking  
the  interest  amount  for.  With  most  loans,  the  interest  rate  is  higher  in  the  beginning  and  lower  
towards  the  end  of  the  loan.  Excel  is  taking  this  into  account.    
3.  The  B5  and  B3  take  the  principal  and  number  of  payments  into  account  with  calculating  how  
much  you  paid  in  interest.    
 
Calculate  Payment  Towards  Principal  
Now  let’s  calculate  the  payment  towards  the  principal  for  the  10th  month  of  the  mortgage.  The  
function  we  will  use  is:  =PPMT  
The  formula  we  will  use  is:    
=PPMT(B4/12,10,B5,B3)  
1.  The  B4/12  tells  Excel  that  the  APR  is  4.30%  with  monthly  payments.    
2.  The  10  can  be  changed.  This  is  telling  Excel  which  payment  number/month  you  are  seeking  
the  principal  payment  amount.  With  most  loans,  the  interest  rate  is  higher  in  the  beginning  and  
lower  towards  the  end  of  the  loan.  Excel  is  taking  this  into  account.    
3.  The  B5  and  B3  take  the  total  principal  and  number  of  payments  into  account  with  calculating  
how  much  you  paid  in  principal.    
 
Double  Check:  Calculate  the  Total  Monthly  Payment    
Let’s  double  check  our  work.  If  we  add  up  the  totals  for  the  Interest  Payment  and  Principal  
Payment,  it  should  total  the  amount  for  the  Monthly  Payment.  That  is  the  number  we  will  be  
paying  out  every  month.  The  function  we  will  use  for  this  formula  is:  PMT.    
=PMT(4.3%/12,360,250000)  
 

 
11  
 
Net  Present  Value  vs.  Present  Value    
The  Net  Present  Value  (NPV)  is  the  difference  between  the  present  value  of  cash  inflows  and  
outflows  for  an  investment  for  a  specific  amount  of  time.  In  other  words,  what  would  the  value  
of  a  mutual  fund,  or  bond  be  worth  after  maturity?  The  Present  Value  (PV)  formula  will  return  
the  current  value  of  a  particular  investment.  So  the  difference  between  these  two  functions  is  
an  investment’s  timeframe.    
 
Net  Present  Value  
In  the  Loan  spreadsheet,  the  NPV  table  is  set  up  with  an  ETF  with  a  3%  rate  with  a  $30,000  
initial  investment.  Change  your  data  type  to  “Accounting”  in  the  Home  Tab  in  the  Ribbon.  In  
cell:  
Year  1:  -­‐5000  
Year  2:  7000  
Year  3:  2000  
Cell  A18:  the  formula  is  as  follows:  =NPV(3%,  B19,  C19,  D19)+E19  
 
Present  Value  
The  Present  Value  (PV)  will  return  the  present  value  on  an  investment  or  loan.  In  cell  B12,  the  
formula  for  the  value  of  the  mortgage  is:    
=PV(B4/12,B5,B8)    
 
Future  Value  
In  most  cases,  when  calculating  the  present  value,  you  may  want  the  future  value.  The  Future  
Value  (FV)  returns  the  future  value  of  an  investment.  This  is  highly  used  for  IRAs  values  at  time  
of  retirement.    
Age:  20  
Retirement  Age:  65  
Annual  Payments  to  IRA:  $2000  with  rate  of  average  rate  of  return  3%  
Formula:  =FV(3%,45,-­‐2000)  
 
What  if  you  roll  over  the  IRA  due  to  a  new  job?  That  means  the  new  IRA  will  have  a  cash  value  
when  you  begin  the  new  IRA  with  your  new  job.  Let’s  assume  you  roll  over  $10500.  The  formula  
will  change:    
=FV(3%,45,-­‐2000,-­‐10500,1)  
The  1  at  the  end  of  the  formula  is  the  “Type”  field.  You  can  only  put  0  or  1  into  this  field.  0  
means  that  your  first  annual  deposit  was  at  the  end  of  the  period.  The  1  indicates  that  you  
made  the  deposit  at  the  beginning  of  the  period.  If  you  leave  this  field  blank,  Excel  will  assume  
the  value  is  0.    
 
 
 
 
 
 

12  
 
Depreciation  
There  are  four  fields  to  know  how  to  operate  when  looking  a  deprecation  in  Excel.    
Life:  the  number  of  periods  of  time  (years,  months,  etc.)  which  the  object  loses  its  value.  
Salvage:  the  value  of  the  object  after  it  stops  depreciating  in  value.  In  other  words,  the  lowest  it  
can  fall  in  value.    
Cost:  how  much  did  the  object  cost  when  it  was  first  purchased  
Per/Period:  The  period  of  time  or  timeframe  in  which  the  object  depreciates.  For  example,  a  car  
will  depreciate  10  years  then  stop.  The  Per/Period  here  is  10  years.    
 
There  are  four  functions  in  Excel  that  are  used  to  calculate  depreciation.    
Straight  Line  Depreciation  (SLN)  –  estimate  the  salvage  of  the  object  at  the  end  of  the  
depreciation  term  to  determine  use  to  produce  revenues.    
Sum  of  Years  by  Digits  Depreciation  (SYD)  –  an  accelerated  depreciation  which  depreciation  is  a  
fractional  part  of  a  sum  of  all  years  in  the  Per/Period.    
Declining  Balance  Depreciation  (DB)  –  the  original  asset  or  object  goes  through  an  accelerated  
depreciation  during  the  first  few  years  of  the  Per/Period.    
Double  Declining  Balance  (DDB)  –  depreciation  counts  twice  the  object  or  asset’s  book  value  
each  year  compared  to  straight  line  depreciation.    
 
Straight  Line  (SLN):    
Click  in  cell  D9:  =D8-­‐SLN($D$3,$D$5,$D$4)  
Sumof  Years  (SYD):  
Click  in  cell  E10:  =E8-­‐SYD($D$3,$D$5,$D$4,$C$9)  
Declining  Balance  Depreciation  (DB):  
Click  in  cell  F10:  =F8-­‐DB($D$3,$D$5,$D$4,$C$9)      
Double  Declining  Balance  (DDB):    
Click  on  cell  G10:  =G8-­‐DDB($D$3,$D$5,$D$4,$C$9)  
 
 
Date  Formulas  &  Functions    
Planning  Ahead  
The  most  commonly  used  date  function  is  the  =TODAY()  function.  In  a  blank  cell  in  the  Date  
spreadsheet,  type:    
=TODAY()  
You  should  get  today’s  date  after  pressing  the  Enter  key.    
However,  what  if  you  wanted  to  enter  the  date  seven  days  from  today?  The  formula  you  will  
use  is:    
=TODAY()+7  
Note*  The  TODAY  function  is  not  static.  Excel  will  update  the  function  with  the  current  date  
that  you  open  the  spreadsheet.  A  static  function  is  the  =NOW()  function.    
Go  ahead  and  try  =NOW()  
 
The  DATE  Function  

13  
 
The  =DATE  function  will  calculate  the  date  either  by  serial  or  by  a  formula.  *Serial:  Excel  starts  
its  dates  from  January  1,  1900.      
In  cell  E2,  type:    
=DATE(C2,A2,B2)  
To  sort  and  filter  dates,  you  have  to  use  the  serial  numbers  to  calculate  the  filters.  In  cell  E2,  
press  F2.  This  will  reformat  the  cell  into  edit  mode.  Then  press,  F9  to  get  the  value.  Press  the  
Enter  key  in  the  formula  bar  to  activate  the  serial  date.    
 
Date  Serials  
Date  serials  are  the  number  of  days  since  1/1/1900.  This  is  needed  to  sort  and  use  other  date  
functions.    
Click  into  cell  A17  and  select  the  General  option  from  the  “Date”  drop  down  in  the  Home  Tab.  
You  will  see  the  date  serial  for  this  particular  cell.  Click  back  on  the  General  drop  down  and  
select  Short  Date.  This  will  return  the  date  back  to  a  readable  format,  but  it  will  keep  the  serial  
underneath  the  cell.    
 
In  cell  B17,  let’s  put  in  the  day  of  the  month.  Type  the  formula:    
=DAY(A17)  
To  get  the  text  date,  in  cell  C17,  type:    
=TEXT(A17,”dddd”)  [The  four  d’s  represent  Excel  format.  dd=10  ddd=Tue  dddd=Tuesday]  
To  see  months  as  a  number  between  1  and  12,  in  cell  D17,  type:    
=MONTH(A17)  
To  get  months  spelled  out,  in  cell  E17,  type:  
=TEXT(A17,”mmmm”)  
For  year,  type  in  F17:  =YEAR(A17)  
First  day  of  the  month,  type  in  G17:  =EOMONTH(A17,0)  [The  month  is  represented  by  the  0,  try  
changing  it  to  1]  (End  of  month  formula:  =DATE(YEAR(A17),MONTH(A17)+1,0)  
To  determine  a  vest  date,  let’s  assume  A17  is  the  start  date  and  it  takes  5  years  to  vest.  The  
formula  is:  =EDATE(A17,5*12)  This  will  get  the  serial  number.  Home  Tab,  change  to  Short  Date.      
 

14