Department of Posts: Nizamabad Dn

A guide for

CSI Operations

Prepared by Published by
P Shravan Sr Supdt of Post Offices,
OA DO Nizamabad Division
 INDEX

1. Daily Routine 1
2. POS Back Office 1-2
3. POS Counter 2
4. Booking Accountable Mail (RL/ PL/SpeedPost) 3
5. Duplicate Receipt 4
6. Cancel Transaction 4
7. BNPL article Booking 4
8. DPMS (Delivery Postman Management System) 5
9. Bag Receive 5
10. Bag Open 6
11. Issue to Postman 6
12. Issue Articles to BO 6
13. To change the Type of an Article 7
14. ఏదైనా Article ని Deposit లోఉంచుట కొరకు. 7

15. Missent Articles 8

16. eMO View and Print 8
17. eMO Issue to Postman 8
18. eMO Supervisor approval 9
19. eMO cash to Postman 9
20. eMO issue to BOs& Supervisor approval 9
21. Missent EMO 10
22. Window Delivery for Accountable Mail 10
23. Window Delivery for Money Order 11
24. Unpaid (Postage Due) 11
25. BO EMO Return 12
26. BO Articles Return 12
27. Taking Postman Return (Articles) 13
28. Taking Postman Return (EMO) 13
29. Taking Postman Return (Unpaid) 14
30. BEAT EOD 14
31. Cash Return from Postman 15
32. Return to Sender Articles of Postman and BOs 15
33. After Taking Return from All Postmen and BOs (EMO) 16
34. Return and Redirect చేసిన eMOs 16

35. VPMO Booking 17

36. Reports of DPMS 17
37. Postman Performance Report (Articles) 17
38. Postman Performance Report (EMO) 17
39. Deposit articles కొరకు 18

40. IPVS (India post Visibility System) 18

41. Closing of Bag (RL, SP, PL) 18
42. Dispatch of bag 19
43. After counter Timings 19
44. PO END 20
45. F&A (Finance & Accounting) 21
46. Cash Request from SO to HO 21
47. Excess Cash Transfer from SO to HO 24
48. Cash Request from BO to SO 25
49. Excess Cash Transfer from BO to SO 27
50. Cash Drawn from Bank 28
51. Remittance to Bank 30
52. Voucher Posting (F-02) for each voucher 31
53. F-02 for Bulk voucher Posting 35
54. Using CSI utility tool for bulk voucher Posting 37
55. Cheque Request from SO to HO 39
56. TCB and Daily Account 43
57. HO to SO Stamps supply 44
58. SO to BO Stamps supply 45
59. Stamp Balance Register View 46
60. Important T Codes 47
 Work Flow in CSI
Morning:

Run 3 clients (Start database server, daily and high)

Back Office> PO Operations

PO Begin

Counter Allocation

Receive Cash from F&A

Supply to Counter

POS Counter

Daily Operation> Shift Begin

Accept Allocation

Select Cash> Accept

Proceed for daily transactions (Finacle, Mccamish and Counter)

If it is a delivery office

Log into SAP

DOP Main Screen (ZDOP_MAIN)

Delivery and Postman Management System

Bag Receive

Bag Open

Issue to Postman and BOs

If any article data is missing or type of the articles is not correct

Use ZART_UPLOAD in SAP Login

For Missent Articles use Redirection Option

View/Update Money Order

i
Invoice to Postman and BOs

Supervisor Verification for EMO issued to BOs and Postman

Treasury> Cash Payment to Postman

For Missent EMOs use Redirection Option

In the Evening
SAP Login

DOP Main Screen> Delivery and Postman Management System

Take Returns from Postman and BOs (Articles and EMOs)

Use Return (Under Accountable Mail) option for Returned to Sender Articles (Postman
and BOs)

Do Beat EOD in SAP (Path: DOP Main Screen> DPMS Transactions and Reports>
End of Day Supervisor Confirmation)

Take Cash Returns from Postman

Use “Supervisor Approval for Redirected and return EMO” for Returned and Redirected
EMOs

Take Appropriate Reports of DPMS (In SAP> DPMS Transactions and Reports)

POS Counter

Daily Operation > Balance Transfer

Enter Cash> Submit

Back Office> PO Operations---Supervisor Approval

Use PO Opearations> Money Order Approval for Counter Booked eMOs

POS Counter > Take Reports

Submit accounts

Back Office> PO Operations---Supervisor Approval

POS Counter > Shift End

ii
Print Submit Accounts

Back Office > IPVS

Use Return and Redirect option to fetch DPMS returned articles

Close bag > Print Manifest

Dispatch Bag> Print Mail list

IPVS> In “Mark Pending Articles” no articles should be there in right side, if articles are
present either close them in a bag or Mark them as pending

PO Operations> Send cash to F&A

PO Account Submission

PO End

Use F-02 Bulk voucher Posting or CSI Utility Tool for Voucher posting of Finacle,
Mccamish and Treasury Transactions

After voucher Posting See if POS cash (4867100011) is “0” (T code: ZFBL3N)

If the POS cash Closing Balance is 0 , Tally Physical cash of office with Dop Cash
(4867100010) (T Code : ZFBL3N)

After Tallying DOP cash note it. It should be tallied with Daily Account Closing Balance.

Prepare Daily Account (ZFR_DAY_NEW)

Prepare BO Daily account for each office, Tally it with BPMs manual daily account

Do HISCOD in Finacle.

iii
Daily Routine

Run 3 communications in Server System:

In the before starting any module run these 3 communications

1. Start_Database_Server
2. Run_Mobilink_Client_DAILY
3. Run_Mobilink_Client_HIGH

Log into POS Back Office (Red color icon on Desktop)

Back Office లో లాగిన్ అవ్వండి.

PO OPERATION మెనులో PO BEGIN పై క్లిక్ చేయండి.

Last bussiness date మరియు Current Bussiness date confirm చేసుక్ ండి.

Save పై క్లిక్ చేయండి.

Message: ‘PO begin Successful’ అనే మెసేజ్ వ్సుతంది.

PO OPERATION మెనులో COUNTER ALLOCATION పై క్లిక్ చేయండి.

ADD పై క్లిక్ చేయండి. USER సలెక్్ చేసుక్ ండి. Counter No. సలెక్్ చేసుక్ ండి.

TO DATE ని 19 HRS AND 00 MIN క్ల మార్చండి.

Assign పై క్లిక్ చేయండి.

Message : User is assigned for __hr__min from current time అని మెసేజ్ వ్సుతంది.

PO OPERATION మెనులో RECEIVE CASH FROM F&A పై క్లిక్ చేయండి.

Denomination సలెక్్ చేసుక్ొని Quantity ఎంటర్ చేయండి.

Page 1
Add పై క్లిక్ చేయండి. / Submit పై క్లిక్ చేయండి

అలాగే Stamps, IPO and Stationery క్ావాలంటే PO OPERATION మెనులో RECEIVE IPO,

STAMP & STATIONERY FROM F&A పై క్లిక్ చేసి క్ావ్లసిన STAMPS AND

STATIONERY తీసుక్ ండి.

PO OPERATION మెనులో SUPPLY TO COUNTER పై క్లిక్ చేయండి.

User Name సలెక్్ చేసుక్ొని Denomination మరియు Quantity ఎంటర్ చేయండి.

Add Cash పై క్లిక్ చేసి Submit పై క్లిక్ చేయండి.

Cash confirm క్ొర్కు yes పై క్లిక్ చేయండి.

STAMPS, IPO AND STATIONERY క్ొర్కు కూడా ఇలాగే చేయండి.

LOG INTO POS COUNTER (Blue color icon on Desktop)

Daily operation పై క్లిక్ చేయండి.

Shift Begin పై క్లిక్ చేయండి.

Message : Shift Begin Successful. Shift no. is 1.

Accept Allocation పై క్లిక్ చేయండి.

Cash సలెక్్ చేసుక్ొని Accept button పై క్లిక్ చేయండి.

Cash in hand పర్ుగుత ంది.

అలాగే STAMPS, IPO AND STATIONERY తీసుక్ ండి.

Hit on Esc/Back పై క్లిక్ చేయండి.

Page 2
Booking any Accountable Article - (Ex: Register Article)

Mail పై క్లిక్ చేయండి.

Registered Letter పై క్లిక్ చేయండి.

‘*’ mark ఉననటువ్ంటి fields అనిన fill up చేయాలి.

Weight, Prepaid (In case of stamps) , Article No. scan చేయండి.

Sender Name and Address ఎంటర్ చేయండి.

PINCODE ఎంటర్ చేయండి.

Enter Mobile Number.

Addressee Name and Address

PIN code and Mobile Number ఎంటర్ చేయండి.

Payment బటన్ ఫై క్లిక్ చేయండి.

Enter (Submit) ఫై క్లిక్ చేయండి.

Print తీసుక్ ండి.

Note:

1.BO article అయినటి యితే Additional Info (Right side) లో ఉననటువ్ంటి Rebooking అనే

ఆప్ష న్ ఫై క్లిక్ చేసి ప్రకకన BO సలెక్్ చేసి OK ఫై క్లిక్ చేయండి.

2. Service article అయినటి యితే Additional Info (Right side) లో ఉననటువ్ంటి Postal service

అనే ఆప్ష న్ ఫై క్లిక్ చేయండి.

Page 3
Duplicate Receipt:

Daily Operation ప్రకకన ఉననటువ్ంటి Customer Service (F5) పై క్లిక్ చేయండి.

Duplicate Print పై క్లిక్ చేయండి. , / Reprint పై క్లిక్ చేయండి.

Print తీసుకునన తర్ువాత No ఫై క్లిక్ చేయండి.

Cancel Transation:

In 2nd page cancel Transaction పై క్లిక్ చేయండి.

Tracking No.(RL, SP and eMO) ఎంటర్ చేసి F8 పై క్లిక్ చేయండి.

Article సలెక్్ చేసుక్ ండి. / Payment (F12) పై క్లిక్ చేయండి.

BNPL article booking:

MAIL ఫై క్లిక్ చేయండి.

Inland Speed post ఫై క్లిక్ చేయండి.

Weight, Pincode , Sender address, Receiver address ఎంటర్ చేసిన తరావత

“Add customer” ఫై క్లిక్ చేయండి.

BNPL Customer ID ని ఎంటర్ చేయండి. / OK ఫై క్లిక్ చేయండి.

PAYMENT బటన్ ఫై క్లిక్ చేయండి.

Right side ఉననటువ్ంటి BNPL అనే ఆప్ష న్ ఫై క్లిక్ చేయండి.

Amount ‘౦ ’అవ్ుత ంది.

Submit ఫై క్లిక్ చేసిన తరావత Print ఇవ్వండి.

Page 4
DPMS (Delivery Postman Management System)

SAP logon icon ఫై క్లిక్ చేయండి.

ECP లో లాగిన్ అవ్వండి.

T-code /NZDOP_MAIN ఎంటర్ చేయండి. (లేదా DOP MAIN SCREEN లింక్ పైన Double

click చేయండి.)

“Delivery and postmen management system” అనే లింక్ ఫై Single క్లిక్ చేయండి.

Bag Receive:
Head: Accountable Mails Individual
Link: Bag Receive ఫై Single క్లిక్ చేయండి.

Schedule ID ని సలెక్్ చేసుక్ ండి.

Fetch ఫై క్లిక్ చేయండి.

Left side లో office క్ల రావ్లసిన bag list కనప్డుత ంది.

మనకు వ్చ్చచన Bag label ని స్ాకన్ చేయండి.

WEIGHT ఎంటర్ చేయండి.

Enter ఫై క్లిక్ చేయండి.

FROM OFFICE ID ని సలెక్్ చేసి OK పైన క్లిక్ చేయండి.

ఇలాగె అనినbags scan చేయండి.

Receive బటన్ ఫై క్లిక్ చేయండి.

‘’Total no. of bags ….receieved successfully’’ message వ్సుతంది. OK ఫై క్లిక్ చేయండి.

Internet explorer ని క్ి జ్ చేయండి.

Page 5
Bag Open:
Head: Accountable Mails Individual
Link: Bag Open ఫై Single క్లిక్ చేయండి.

Bag ID label ని స్ాకన్ చేయండి.

Scanned articles column (Right side) లో Articles వ్స్ాతయి.

Physical articles తో Tally అయినటి యితే Submit బటన్ ఫై క్లిక్ చేయండి.

Tally అవ్వకపో తే Perform QA button ఫై క్లిక్ చేసి articles one by one స్ాకన్ చేయండి.

BAG లో articles ఆటోమాటిక్ గా రానటి యితే bag లో ఉననటువ్ంటి అనిన articles స్ాకన్ చేయండి.

Submit పై క్లిక్ చేయండి.

Internet explorer ని క్ి జ్ చేయండి.

Issue to Postman:

Head: Accountable Mails Individual

Link: Issue to Postman ఫై Single క్లిక్ చేయండి.

Beat ID Search చేసి Beat No. ని సలెక్్ చేసుక్ ండి.

Article Number ఫై క్లిక్ చేసి Articles ని one by one scan చేయండి.

అనిన Articles (RL, SP, RP, COD) స్ాకన్ చేసిన తరావత Save ఫై క్లిక్ చేయండి.

Summary check చేసుక్ొని OK ఫై క్లిక్ చేయండి.

Print Delivery Manifest బటన్ ఫై క్లిక్ చేయండి. Delivery slip పిరంట్ తీసుకునన తరావత window

close చేయండి.

Internet explorer ని క్ి జ్ చేయండి.

Issue articles to BO
BO articles ఉననటి యితే

Head: BO Delivery
Link: Issue articles to BO ఫై Single క్లిక్ చేయండి.

Page 6
BO ID ని search చేసి సలెక్్ చేసుక్ ండి.

అనిన ర్క్ాల Articles (RL,PL,SP AND COD) ని scan చేయండి.

Save ఫై క్లిక్ చేయండి.

Print ఫై క్లిక్ చేయండి.

Internet explorer ని క్ి జ్ చేయండి.

To change the type of an article /Article Data రానప్పుడు (RL to VPL, Parcel to

VPP/BPCOD, SP to SPCOD)

Path: SAP---DOP MAIN SCREEN---DPMS TRANSACTIONS AND REPORTS-----

ZARTUPLOAD (or)
T code---- ZART_UPLOAD ఉప్యోగించండి.

Article number scan చేయండి. Type సలెక్్ చేసుక్ ండి.

Sender address and Receiver address update చేయండి.

VPP/COD/Insured తగిన option సలెక్్ చేసుక్ ండి.

Amount and Biller ID (For COD articles) ఎంటర్ చేయండి.

Save ఫై క్లిక్ చేయండి.

Article ని Beat or BO క్ల Invoice చేయండి.

ఏదైనా Article ని Deposit లోఉంచుట కొరకు.

Head: Accountable Mails Individual

Link: Article in Deposit ఫై Single క్లిక్ చేయండి.

Facility ID ఎంటర్ చేయండి. Article Number scan చేయండి.

Normal Article బటన్ సలెక్్ చేసుక్ొని Enter ఫై క్లిక్ చేయండి.

Articles సలెక్్ చేసుక్ొని Save ఫై క్లిక్ చేయండి.

Internet explorer ని క్ి జ్ చేయండి.

Page 7
Missent Articles
Head: Accountable Mails Individual
Link:Redirection ఫై Single క్లిక్ చేయండి.

Article ని స్ాకన్ చేయండి.

Reason- (Missent-Redirected) సలెక్్ చేసుక్ ండి.

Redirect pincode ఎంటర్ చేయండి. ENTER ఫై క్లిక్ చేయండి.

ఇలాగె అనిన ర్క్ాల articles scan చేసిన తరావత select all and save ఫై క్లిక్ చేయండి.

Internet explorer ని క్ి జ్ చేయండి.

eMO View and Print

Head: EMO Mails Individual

Link: View/Update Money Order ఫై Single క్లిక్ చేయండి.

Enter బటన్ ఫై క్లిక్ చేయండి. Office క్ల వ్చ్చచనటువ్ంటి అనిన eMO లు కనప్డుతాయి.

eMO లని సలెక్్ చేసుక్ొని Print బటన్ ఫై క్లిక్ చేసి eMO లని పిరంట్ తీసుక్ ండి.

eMO లు పిరంట్ తీసుకునన తరావత Save and Refresh బటన్ ఫై క్లిక్ చేయండి.

Internet explorer ని క్ి జ్ చేయండి.

eMO Issue to Postman:

Head: EMO Mails Individual

Link: Invoice To Postman ఫై Single క్లిక్ చేయండి.

Beat ID ని search చేసి సలెక్్ చేసుక్ ండి.

Print తీసుకుననటువ్ంటి eMO లని one by one scan చేయండి.

eMO లని అనినంటిని సలెక్్ చేసుక్ొని save ఫై క్లిక్ చేయండి.

Print ఫై క్లిక్ చేసి delivery slip పిరంట్ తీసుక్ ండి.

Internet explorer ని క్ి జ్ చేయండి.

Page 8
eMO Supervisor approval
Postman క్ల eMO cash ఇచేచముందు Supervisor approval చేయాలి.

Head: Supervisor Approval

Link: Supervisor approval EMO
ENTER ఫై క్లిక్ చేయండి. Select all and Save ఫై క్లిక్ చేయండి.

Internet explorer ని క్ి జ్ చేయండి.

eMO cash to Postman

Head: Treasury
Link: Cash Payment to Postman
ENTER ఫై క్లిక్ చేయండి.

Select all and Save ఫై క్లిక్ చేయండి. Internet explorer ని క్ి జ్ చేయండి.

eMO issue to BOs

Head: BO Delivery
Link: Issue EMO to BO ఫై Single క్లిక్ చేయండి.

BO ID ని search చేసి సలెక్్ చేసుక్ ండి.

Print తీసుకుననటువ్ంటి eMO లని one by one scan చేయండి.

Select all and save ఫై క్లిక్ చేయండి.

Print ఫై క్లిక్ చేసి delivery slip పిరంట్ తీసుక్ ండి.

Internet explorer ని క్ి జ్ చేయండి.

Supervisor approval for BO eMOs

Head: Supervisor Approval
Link: Supervisor Approval (BO) ఫై Single క్లిక్ చేయండి.

ENTER ఫై క్లిక్ చేయండి.

Select All and Approve ఫై క్లిక్ చేయండి.

Internet explorer ని క్ి జ్ చేయండి.

Page 9
Missent EMO

Head: EMO Mails Individual

Link: Redirection ఫై Single క్లిక్ చేయండి.

EMO number scan చేయండి.

Reason for Redirection సలెక్్ చేసుక్ ండి.

Redirect Address 1 ఎంటర్ చేయండి.

Redirect Pincode ని ఎంటర్ చేయండి.

Select all and Save ఫై క్లిక్ చేయండి.

Internet explorer ని క్ి జ్ చేయండి.

Window Delivery for Accountable Mail

Head: Window Delivery
Link: Window Delivery for Accountable Mail ఫై Single క్లిక్ చేయండి.

Article Number దగగ ర్ ఆరి్కల్ ని Scan చేయండి.

Enter ఫై క్లిక్ చేయండి.

Delivered to దగగ ర్ కస్ మర్ పేర్ు ఎంటర్ చేయండి.

ID Proof Document సలెక్్ చేసుక్ ండి.

ID Proof Number ఎంటర్ చేయండి.

PRINT ఫై క్లిక్ చేయండి. (Form print తీసుక్ొని కస్ మర్ సంతకం తీసుక్ ండి.)

Window ని క్ి జ్ చేయండి.

Save ఫై క్లిక్ చేయండి.

Message : Data Saved Successfully

Internet explorer ని క్ి జ్ చేయండి.

Page 10
Window Delivery for Money Order
Head: Window Delivery
Link: Window Delivery for Money Order ఫై Single క్లిక్ చేయండి.

EMO Number దగగ ర్ eMO ని Scan చేయండి.

Enter ఫై క్లిక్ చేయండి.

Delivered to దగగ ర్ కస్ మర్ పేర్ు ఎంటర్ చేయండి.

ID Proof Document సలెక్్ చేసుక్ ండి.

ID Proof Number ఎంటర్ చేయండి.

PRINT ఫై క్లిక్ చేయండి. (Form print తీసుక్ొని కస్ మర్ సంతకం తీసుక్ ండి.)

Window ని క్ి జ్ చేయండి.

Save ఫై క్లిక్ చేయండి.

Message : Data Saved Successfully

Internet explorer ని క్ి జ్ చేయండి.

Unpaid (Postage Due)

Head: Ordinary Mails
Link: Issue to Postman
Beat ID ని search చేసి సలెక్్ చేసుక్ ండి.

Count of articles దగగ ర్ no. of unpaid articles ఎంటర్ చేయండి.

Weight of Articles (Kg) దగగ ర్ Weight ఎంటర్ చేయండి.

Value of postage Due (Rs) దగగ ర్ Unpaid/Postage Due amount ఎంటర్ చేయండి.

Save ఫై క్లిక్ చేయండి.

Message : Data Saved Successfully

Internet explorer ని క్ి జ్ చేయండి.

Page 11
Returns (సాయంత్రం)

BO EMO Returns
Head: BO Delivery
Link: EMO Returned from BO ఫై Single క్లిక్ చేయండి.

BO ID ని సలెక్్ చేయండి.

Fetch ఫై క్లిక్ చేయండి.

Delivery క్ాని EMO ని సలెక్్ చేసి “Payment not Done” ఫై టిక్ చేయండి, అలాగే “Reason for

Non Delivery” , “Reason Type” సలెక్్ చేసుక్ొని “ENTER” ఫై క్లిక్ చేయండి.

Delivery అయిన EMO ని సలెక్్ చేసి “Payment Done” ఫై టిక్ చేయండి.

అనిన EMOలక్ల Returns తీసుకునన తరావత “Save & Post” ఫై క్లిక్ చేయండి.

Internet explorer ని క్ి జ్ చేయండి.

BO Articles Return
Head: BO Delivery
Link: BO Article Returns ఫై Single క్లిక్ చేయండి.

BO ID ని సలెక్్ చేయండి.

Fetch ఫై క్లిక్ చేయండి.

Delivery క్ాని Article ని Scan చేసి “Non Delivered” ఫై టిక్ చేయండి, అలాగే “Reason for Non

Delivery” , “Reason Type” సలెక్్ చేసుక్ొని “ENTER” ఫై క్లిక్ చేయండి.

Delivery అయిన Articles ని సలెక్్ చేసి “Delivered” ఫై టిక్ చేయండి.

అనిన Articles లక్ల Returns తీసుకునన తరావత “Save & Post” ఫై క్లిక్ చేయండి.

Internet explorer ని క్ి జ్ చేయండి.

Page 12
Taking Postman Return (Articles)

Head: Accountable Mails Individual

Link: Postman Return ఫై Single క్లిక్ చేయండి.

Beat ID ని search చేసి సలెక్్ చేసుక్ ండి.

Get Data బటన్ ఫై క్లిక్ చేయండి.

Undelivered articles క్ల Reason for non-delivery and Reason Type సలెక్్ చేసి, ఆరి్కల్ స్ాకన్

చేసి ప్రకకన ఉనన Enter button పై క్లిక్ చేయండి. ఇలా ప్రతి Undelivered ఆరి్కల్ క్ల చేయండి.

Save బటన్ ఫై క్లిక్ చేయండి.

Summary చూసి Tally చేసుక్ ండి.

OK ఫై క్లిక్ చేయండి.

Internet explorer ని క్ి జ్ చేయండి.

ప్రతి Beat క్ల ఇలా రిటర్న్ తీసుక్ వాలి

Taking Postman Return (EMO)

Head: EMO Mails Individual
Link: Return from Postman ఫై Single క్లిక్ చేయండి.

Beat ID ని సలెక్్ చేసుక్ ండి.

Get data ఫై క్లిక్ చేయండి.

Delivery క్ాని EMO క్ల Reason for Non Delivery and Reason Type సలెక్్ చేసుక్ ండి.

NonDel EMO No. scan చేసి ENTER ఫై క్లిక్ చేయండి.

FINISH ఫై క్లిక్ చేయండి.

Internet explorer ని క్ి జ్ చేయండి.

Page 13
Taking Postman Return (Unpaid)
Head: Ordinary Mails
Link: Postman Returns
Beat ID ని search చేసి సలెక్్ చేసుక్ ండి.

Display Entries పై క్లిక్ చేయండి

Count of Articles Delivered దగగ ర్ ఎనిన ఆరి్కల్్ డెలివ్రీ అయయయో ఎంటర్ చేయండి

Postage Collected దగగ ర్ కలెిక్్ ఐన అమ ంట్ ఎంటర్ చేయండి

Save ఫై క్లిక్ చేయండి.

Message : Data Saved Successfully

Internet explorer ని క్ి జ్ చేయండి.

BEAT EOD (After taking returns from all Postmen (Articles, EMO and Unpaid)
అనిన Returns తీసుకునన తరావత Beat End Of The Day చేయాలి.

Path :
- Login to SAP
- DOP MAIN SCREEN
- DPMS TRANSACTION AND REPORTS
- END OF DAY SUPERVISOR CONFIRMATION
Batch ID, Shift No. and Beat No. సలెక్్ చేసుక్ ండి.

ENTER ఫై క్లిక్ చేయండి.

Details Tally చేసుక్ ండి.

Save ఫై క్లిక్ చేయండి.

Ok ఫై క్లిక్ చేయండి.

Page 14
Cash Return from Postman (After Beat EOD)
Path:
- Login to SAP
- DOP MAIN SCREEN
-Delivery Postman Management System
Head: Treasury
Link: Cash Return from Postman ఫై Single క్లిక్ చేయండి.

Cash Return చేసత ుననటువ్ంటి Postman Beat ID ని సలెక్్ చేసుక్ ండి.

ENTER ఫై క్లిక్ చేయండి.

“Total amount to be collected” లో ఉననటువ్ంటి amount ని Postman దగగ ర్ నుండి తీసుక్ వాలి.

“Receive Payment from Postman” ఫై క్లిక్ చేయండి.

Internet explorer ని క్ి జ్ చేయండి.

Return to Sender Articles of Postman and BOs

Dispatch (Return to Sender) చేసత ునన ఆరి్కల్్ ని

Head: Accountable Mails Individual

Link: Return ఫై Single క్లిక్ చేయండి.

Article No. scan చేయండి.

Reason of Return ని సలెక్్ చేసుక్ొని Enter బటన్ ఫై క్లిక్ చేయండి. (ఈ Reason – Postman

Returns Reason .. Same ఉండాలి)

One by one అనిన articles scan చేసిన తరావత Select all and Save బటన్ ఫై క్లిక్ చేయండి.

ఇదే విధంగా BO నుంచ్చ Return వ్చ్చచన ఆరి్కల్్ ని స్ాకన్ చేయండి.

Internet explorer ని క్ి జ్ చేయండి.

Page 15
After Taking Return from All Postmen and BOs (EMO)
Return to Sender చేసత ునన EMO లని

Head: EMO Mails Individual

Link: Return ఫై Single క్లిక్ చేయండి.

EMO No. scan చేయండి.

Reason for Return ని సలెక్్ చేసుక్ొని Enter బటన్ ఫై క్లిక్ చేయండి.+

ఇదే విధంగా BO నుంచ్చ Return వ్చ్చచన ఆరి్కల్్ ని స్ాకన్ చేయండి.

One by one అనిన articles scan చేసిన తరావత Select all and Save బటన్ ఫై క్లిక్ చేయండి.

Internet explorer ని క్ి జ్ చేయండి.

Return and Redirect చేసిన eMOs

Head : Supervisor Approval

Link: Supervisor Approval-Redirected and Returned eMOs ఫై Single క్లిక్ చేయండి

Redirect option సలెక్్ చేసుక్ ండి.

Enter ఫై క్లిక్ చేయండి.

Select all and Save ఫై క్లిక్ చేయండి.

అలాగే Return ఫై క్లిక్ చేయండి.

Enter ఫై క్లిక్ చేయండి.

Select all and Save ఫై క్లిక్ చేయండి.

Internet explorer ని క్ి జ్ చేయండి.

Page 16
VPMO Booking
Path: SAP---DOP MAIN SCREEN---DPMS TRANSACTIONS AND REPORTS-----
VPMO BOOKING

Article Number ఎంటర్ చేయండి.

Receiver address సరి చూసుక్ ండి.

Save/Post (Ctrl+S) ఫై క్లిక్ చేయండి.

Electronic Money Order Book అవ్ుత ంది.

VPMO form ని strike చేసి Office లోనే ఉంచండి.

Reports of DPMS
Abstract కొరకు

Path: SAP---DOP MAIN SCREEN---DPMS TRANSACTIONS AND REPORTS-----

Article Abstract Report క్లిక్ చేయండి. ఇకకడFacility ID enter చేసE
ి xecute symbol పైన లేదా

F8 press చేయండి

Postman Performance Report (Articles)

Path: SAP---DOP MAIN SCREEN---DPMS TRANSACTIONS AND REPORTS-----
Postman Performance Reports –Articles ఫై క్లిక్ చేయండి.

Facility ID type చేయండి. Date from to enter చేయండి.

Execute symbol పైన లేదా F8 press చేయండి

Postman Performance Report (EMO)

Path: SAP---DOP MAIN SCREEN---DPMS TRANSACTIONS AND REPORTS-----
Postman Performance Reports –EMO ఫై క్లిక్ చేయండి.

Facility ID type చేయండి. Date from to enter చేయండి.

Execute symbol పైన లేదా F8 press చేయండి

Page 17
Deposit articles కొరకు

Path: SAP---DOP MAIN SCREEN---Delivery and Postman Management System

Head : Reports
Articles in Deposit link పైన క్లిక్ చేయండి.

Facility ID type చేయండి.

Enter ఫై క్లిక్ చేయండి.

IPVS (India post Visibility System)

BACK OFFICE లో లాగిన్ అవ్వండి.

DPMS నుంచ్చ రిటర్న చేసిన ఆరి్కల్్ Fetch చేయడానిక్ల IPVS ----Return & Redirected ఫై క్లిక్

చేయండి.

Get Return and Redirected Records ఫై క్లిక్ చేయండి.

Closing of Bag (RL, SP, PL)

IPVS----Close bag ఫై క్లిక్ చేయండి.

Bag Destination and Bag Type సలెక్్ చేసుక్ొని Create bag ఫై క్లిక్ చేయండి.

Articles ని One by one scan చేయండి.

అనిన Articles ని స్ాకన్ చేసిన తర్ువాత close bag ఫై క్లిక్ చేయండి.

Weight ఎంటర్ చేయండి.

Page 18
Close bag ఫై క్లిక్ చేయండి.

Bag barcode ని స్ాకన్ చేసి OK ఫై క్లిక్ చేయండి.

Message: ‘Bag closed successfully’.

Generate manifest ఫై క్లిక్ చేసి Print తీసుక్ ండి.

ప్రతి బయయగ్ ఇదే విధముగా పిరపేర్ చేయాలి

Dispatch of bag

IPVS------ Dispatch bag ఫై క్లిక్ చేయండి.

Schedule ID సలెక్్ చేసుక్ ండి.

అనిన bags scan చేసిన తర్ువాత Dispatch ఫై క్లిక్ చేయండి.

Mail list ఫై క్లిక్ చేసి Mail list Print తీసుక్ ండి.

After counter Timings:

Pos counter లో లాగిన్ అవ్వండి.

Daily Operation పై క్లిక్ చేయండి.

BALANCE TRANSFER ఫై క్లిక్ చేయండి.

AMOUNT ఎంటర్ చేసి Submit ఫై క్లిక్ చేయండి.

Back office లో PO OPERATIONS మెనూ లో SUPERVISOR APPROVAL ఆప్ష న్ దావరా

approve చేసిన తరావత అనిన ర్క్ాల Reports ని POS counter లో తీసుక్ ండి.

Daily operation లో ఉననటువ్ంటి Submit Account ఫై క్లిక్ చేయండి.

Page 19
Submit చేయండి.

Back office లో PO OPERATIONS మెనూ లో SUPERVISOR APPROVAL ఆప్ష న్ దావరా

Submit account Approve చేసిన తరావత POS counter లో Shift End చేయండి.

Submit account Report generate అవ్ుత ంది. Print ఇవ్వండి.

Back office లో PO Operation menu లో ఉనన Send cash to F&A option దావరా Treasury క్ల

Transfer చేయండి.

PO Operation > PO Account Submission ఫై క్లిక్ చేయండి.

Submit ఫై క్లిక్ చేయండి.

PO END

PO End చేసే ముందు balance on hand ‘0’ ఉండాలి.

అలాగే IPVS> Mark pending articles లో right side articles ఉండకూడదు.

ఉంటె వాటిని close bag లేదా Mark as Pending లో ఉంచాలి.

PO Opeartion> PO END ఫై క్లిక్ చేయండి.

Yes క్లిక్ చేయండి.

Page 20
F&A (Finance & Accounting)
1. Cash Remittances
2. Voucher Posting
3. Cheque Request from SO to HO
4. TCB and Daily Account
5. Materia/Stamps Supply

1.Cash Remittances
Cash Request from SO to HO
i. SO Treasurer creates a document using Tcode ZFFV50
ii. SO PM will Release/Reject the document
iii. HO PM will Authorize the document
iv. HO Trr will Post the document
v. SO Trr will Acknowledge the cash

At SO

SO Treasurer (C Class అయితే SPM)

T code: ZFFV50

Amount ఎంటర్ చేయండి.

Enter ఫై క్లిక్ చేయండి. Save ఫై క్లిక్ చేయండి.

Document Number నోట్ చేసుక్ ండి.

Page 21
SO PM (C Class అయితే same login)

SAP Business Workplace (Ctrl+F12) ఫై క్లిక్ చేయండి.

Inbox ఫై single క్లిక్ చేయండి.

Document Number ఫై double click చేయండి.

Release ఫై క్లిక్ చేయండి.

Remarks and Text ఎంటర్ చేయండి.

At HO

HO PM

SAP Business Workplace (Ctrl+F12) ఫై క్లిక్ చేయండి.

Inbox ఫై క్లిక్ చేయండి.

Document Number ఫై double click చేయండి.

Document ఫై క్లిక్ చేసి Complete ఫై క్లిక్ చేయండి.

Text లో remarks ఎంటర్ చేయండి.

HO Treasurer

SAP Business Workplace (Ctrl+F12) ఫై క్లిక్ చేయండి.

Inbox ఫై క్లిక్ చేయండి.

Document Number ఫై double click చేయండి.

Page 22
Amount verify చేసుక్ వ్డానిక్ల ‘Parked Document’ ఫై సింగల్ క్లిక్ చేయండి.

Amount చూసుక్ ండి.

Back (F3) ఫై క్లిక్ చేయండి.

Post Document ఫై క్లిక్ చేయండి.

At SO

SO Treasurer

SAP Business Workplace (Ctrl+F12) ఫై క్లిక్ చేయండి.

Inbox ఫై క్లిక్ చేయండి.

Document Number ఫై double click చేయండి.

Back (F3) ఫై క్లిక్ చేయండి.

Yes ఫై క్లిక్ చేయండి.

Complete Work Item ఫై క్లిక్ చేయండి.

Page 23
Excess Cash Transfer from SO to HO

i. SO Trr will create a document using T code – ZFFV50

ii. SO PM will Release the document
iii. HO Trr will post the Document

At SO

SO Treasurer

T code : ZFFV50

Amount ఎంటర్ చేయండి.

Excess cash transfer ఫై క్లిక్ చేయండి.

Enter ఫై క్లిక్ చేయండి.

Save ఫై క్లిక్ చేయండి.

Document Number నోట్ చేసుక్ ండి.

SO PM

SAP Business Workplace (Ctrl+F12) ఫై క్లిక్ చేయండి.

Inbox ఫై క్లిక్ చేయండి.

Document Number ఫై double click చేయండి.

Release ఫై క్లిక్ చేయండి.

Remarks ఎంటర్ చేయండి.

HO TRR

SAP Business Workplace (Ctrl+F12) ఫై క్లిక్ చేయండి.

Page 24
Inbox ఫై క్లిక్ చేయండి.

Document Number ఫై double click చేయండి.

Parked Document ఫై క్లిక్ చేయండి.

Amount చూసుక్ ండి. Back (F3) ఫై క్లిక్ చేయండి.

Post Document ఫై క్లిక్ చేయండి.

Cash Request from BO to SO

i. SO Treasurer creates a document(On behalf BPM) using Tcode ZFFV50
ii. SO PM will Release and Authorize the document
iii. SO Trr will Post the document
iv. SO Trr will Acknowledge the cash (On behalf of BPM)

SO Treasurer

T code: ZFFV50

Profit center: By default SO Profit center ఉంటుంది. ఇకకడ BO Profit Center ని ఎంటర్

చేయండి.

Amount ఎంటర్ చేయండి.

Enter ఫై క్లిక్ చేయండి.

Save ఫై క్లిక్ చేయండి.

Document Number నోట్ చేసుక్ ండి.

SO PM

Page 25
SAP Business Workplace (Ctrl+F12) ఫై క్లిక్ చేయండి.

Inbox ఫై క్లిక్ చేయండి.

Document Number ఫై double click చేయండి.

Release ఫై క్లిక్ చేయండి.

Remarks and Text ఎంటర్ చేయండి.

Document ఫై క్లిక్ చేసి Complete ఫై క్లిక్ చేయండి.

Text లో remarks టెైప్ు చేయండి

SO Treasurer

SAP Business Workplace (Ctrl+F12) ఫై క్లిక్ చేయండి.

Inbox ఫై క్లిక్ చేయండి.

Document Number ఫై double click చేయండి.

Parked Document ఫై క్లిక్ చేయండి.

Amount చూసుక్ ండి.

Back (F3) ఫై క్లిక్ చేయండి.

Post Document ఫై క్లిక్ చేయండి.

SO Treasurer

Update/Refresh ఫై క్లిక్ చేయండి.

Page 26
Document Number ఫై double click చేయండి.

Back (F3) ఫై క్లిక్ చేయండి.

Yes ఫై క్లిక్ చేయండి.

Complete Work Item ఫై క్లిక్ చేయండి.

Excess Cash Transfer from BO to SO

i. SO Trr will create a document using T code – ZFFV50 (On behalf of BPM)
ii. SO PM will Release the document
iii. SO Trr will post the Document

SO Treasurer

T code : ZFFV50

Profit Center : BO Profit center ఎంటర్ చేయండి.

Amount ఎంటర్ చేయండి.

Excess cash transfer ఫై క్లిక్ చేయండి.

Enter ఫై క్లిక్ చేయండి.

Save ఫై క్లిక్ చేయండి.

Document Number నోట్ చేసుక్ ండి.

SO PM

SAP Business Workplace (Ctrl+F12) ఫై క్లిక్ చేయండి.

Page 27
Inbox ఫై క్లిక్ చేయండి.

Document Number ఫై double click చేయండి.

Release ఫై క్లిక్ చేయండి.

Remarks and Text లో OK/OK ఎంటర్ చేయండి.

SO TRR

SAP Business Workplace (Ctrl+F12) ఫై క్లిక్ చేయండి.

Inbox ఫై క్లిక్ చేయండి.

Document Number ఫై double click చేయండి.

Document ఫై క్లిక్ చేసి Post ఫై క్లిక్ చేయండి.

Complete Work Item ఫై క్లిక్ చేయండి.

Cash Drawn from Bank

I. HO Trr will create a document using T code- ZFFV50
II. HO PM will authorize the document
III. HO Trr will issue a manual cheque.

HO Treasurer

T code: ZFFV50

Amount ఎంటర్ చేయండి.

Cash withdraw from Bank ఫై క్లిక్ చేయండి.

Enter ఫై క్లిక్ చేయండి.

Page 28
Save ఫై క్లిక్ చేయండి.

Document Number నోట్ చేసుక్ ండి.

HO PM

SAP Business Workplace (Ctrl+F12) ఫై క్లిక్ చేయండి.

Inbox ఫై క్లిక్ చేయండి.

Document Number ఫై double click చేయండి.

Document ఫై క్లిక్ చేసి Post ఫై క్లిక్ చేయండి.

Remarks ఎంటర్ చేయండి.

HO Treasurer

T Code: FCH5

Document Number ఎంటర్ చేయండి.

Fiscal Year-2017

Company Code- DOPI

Bank Code టెైప్ు చెయయండి

Account Number టెైప్ు చెయయండి.

Cheque number ని Search చేసుక్ొని last issued cheque number ని select చేసుక్ ండి.

Cheque number ని Next available cheque number క్ల మార్చండి.

Hit Enter

Title: Mr

Page 29
Name : Postmaster

City: Give city name

Post (Ctrl+S) ఫై క్లిక్ చేయండి.

Message: Cheque Number ******* created manually

Remittance to Bank
1. HO Treasurer creates document using Tcode-ZFFV50
2. HO PM will Post the document
3. HO Treasurer will create Remittance Memo (ACG 11)

HO Treasurer

T code: ZFFV50

Amount ఎంటర్ చేయండి.

Cash Remittance to Bank ఫై క్లిక్ చేయండి.

Enter ఫై క్లిక్ చేయండి.

Save ఫై క్లిక్ చేయండి.

Document Number నోట్ చేసుక్ ండి.

HO PM

SAP Business Workplace (Ctrl+F12) ఫై క్లిక్ చేయండి.

Inbox ఫై క్లిక్ చేయండి.

Page 30
Document Number ఫై double click చేయండి.

Document ఫై క్లిక్ చేసి Complete ఫై క్లిక్ చేయండి.

Value Date టెైప్ు చెయయండి (ఇవావలి్ తేది)

తరావత,Back(F3) పై click చెయయండి.

మర్ల, Document ఫై క్లిక్ చేసి Complete ఫై క్లిక్ చేయండి.

HO TRR

To generate Remittance Memo (ACG 11),

Use TCODE “ZMEMO_REMIT” – Enter Document number and all the details along
with Denomination and click on Execute (F8)

2.Voucher Posting
Voucher Posting ని ముఖ్యంగా 3 ర్క్ాలుగా చేయవ్చుచ

i. Using F-02 for each voucher separately

ii. Using F-02 for all the vouchers of same type (in bulk)
iii. Using CSI Utility Tool and Uploading file in SAP Logon

2.(i) Voucher Posting (F-02) for each voucher

Customer కి Payment ఇస్ుుననటల యితే ఈ Procedure Follow అవ్వండి.

T code: F-02

For Ex: SB withdrawal, PLI payment and Cash conveyance etc….

Page 31
40-----Payment G/L(For ex: SB wdl)----Amount-----profit center

50----4867100010(Dop cash) for SK and 4867100011 (POS Cash) for PB and PL types -
----Amount-----profit center

Detailed procedure

Document Date: Today’s Date

Type: Cash payments and Receipts క్ొర్కు ‘SK’ అని, Finacle Transactions క్ొర్కు ‘PB’ అని,

Mc-camish Transactions క్ొర్కు ‘PL’ అని టెైప్ు చేయండి.

Company Code: DOPI

Period : April అయితే 1 అని , May అయితే 2 అని, June అయితే 3 అని, July (4), August (5),

September (6), October (7), November (8),December (9), January (10), February (11),
March (12) అని టెైప్ు చేయాలి.

Currency: INR

Pst Key: 40(Debit)

Account: For Ex: Cash Conveyance, Enter GL Account 4866102370

Keyboard ఫై ఉననటువ్ంటి Enter ఫై క్లిక్ చేయండి.

Amount టెైప్ు చేయండి.

More ఫై క్లిక్ చేసి మీ Profit Center ID ని ఎంటర్ చేయండి.

Keyboard ఫై ఉననటువ్ంటి Enter ఫై క్లిక్ చేయండి.

Next Line Item:

Pst Key: 50(Credit)

Account: 4867100010 (Dop Cash) for SK Type and 4867100011 (POS Cash) for PB and
PL types

Page 32
Keyboard ఫై ఉననటువ్ంటి Enter ఫై క్లిక్ చేయండి.

Amount టెైప్ు చేయండి.

More ఫై క్లిక్ చేసి మీ Profit Center ID ని ఎంటర్ చేయండి.

Keyboard ఫై ఉననటువ్ంటి Enter ఫై క్లిక్ చేయండి.

Document ఫై క్లిక్ చేసి Simulate ఫై క్లిక్ చేయండి.

Enter చేసినటువ్ంటి Entries Tally చేసుక్ ండి.

Document ఫై క్లిక్ చేసి Post ఫై క్లిక్ చేయండి.

Document Number నోట్ చేసుక్ ండి.

Customer నుండి డబ్బులు తీస్ుకుననటల యితే ఈ Procedure Follow అవ్వండి.

T code: F-02

For Ex: SB Deposit, PLIDeposit and Unpaid etc….

50-----Receipt G/L (for Ex: PLI Deposit) ----Amount-----profit center

40----4867100011 (POS Cash ) for PB and PL types -----Amount-----profit center

Document Date: Today’s Date

Type: Cash payments and Receipts క్ొర్కు ‘SK’ అని, Finacle Transactions క్ొర్కు ‘PB’ అని,

Mc-camish Transactions క్ొర్కు ‘PL’ అని టెైప్ు చేయండి.

Company Code: DOPI

Page 33
Period : April అయితే 1 అని , May అయితే 2 అని, June అయితే 3 అని, July (4), August (5),

September (6), October (7), November (8),December (9), January (10), February (11),
March (12) అని టెైప్ు చేయాలి.

Currency: inr

Pst Key: 40(Debit)

Account: 4867100010 (Dop Cash) for SK Type and 4867100011 (POS Cash) for PB and
PL types

Keyboard ఫై ఉననటువ్ంటి Enter ఫై క్లిక్ చేయండి.

Amount ఎంటర్ చేయండి.

More ఫై క్లిక్ చేసి మీ Profit Center ID ని ఎంటర్ చేయండి.

Keyboard ఫై ఉననటువ్ంటి Enter ఫై క్లిక్ చేయండి.

Next Line Item:

Pst Key: 50(Credit)

Account: For Ex: SB Deposit use G/L 8800100010

Keyboard ఫై ఉననటువ్ంటి Enter ఫై క్లిక్ చేయండి.

Amount ఎంటర్ చేయండి.

More ఫై క్లిక్ చేసి మీ Profit Center ID ని ఎంటర్ చేయండి.

Keyboard ఫై ఉననటువ్ంటి Enter ఫై క్లిక్ చేయండి.

Document ఫై క్లిక్ చేసి Simulate ఫై క్లిక్ చేయండి.

Enter చేసినటువ్ంటి Entries Tally చేసుక్ ండి.

Page 34
Document ఫై క్లిక్ చేసి Post ఫై క్లిక్ చేయండి.

Document Number నోట్ చేసుక్ ండి.

2.(ii) F-02 for Bulk voucher Posting

Example: SB dep -10000, RD dep-200, NSC -500, SSA-3000 Total=13700

SB Wdl- 5000, RD Wdl-6000, RD Int-1289, MIS Int- 330 Total=12619

The difference is +1081 (It is Finacle Teller balance) i.e. POS cash submitted to Back
office then to F&A .

Statement 1: Receipt Side ఉననటువ్ంటి అనిన G/L accounts కి PST Key 50

Stament 2: Payment Side ఉననటువ్ంటి అనిన G/L accounts కి PST Key 40

Statement 3: If the difference(Receipt - Payments) is (+) POS cash G/L pst key should
be 40 and if the difference is (-)POS cash G/L pst key should be 50.

మొదటగా ఎంటర్ చేయవ్లసినవి

T code : F-02

Document Date: Today’s date

Type: PB

Company Code: DOPI

Period:

Currency: INR

Receipts తో Bulk Voucher Posting మొదలుపడితే

First line item

PST key దగగ ర్ 50-account No. SB Deposit G/L (8800100010) hit on enter

Page 35
Enter amount--- click on more---enter profit center---hit on enter----

Second line item

PSt key-50---RD dep G/L (8800100030) hit on enter

Enter amount--- click on more---enter profit center---hit on enter----

PSt key-50---NSC issue G/L () hit on enter

Enter amount--- click on more---enter profit center---hit on enter----

PSt key-50---SSA Dep G/L () hit on enter

Enter amount--- click on more---enter profit center---hit on enter----

Now for Payments

PSt key-40---SB Wdl G/L (4800100010) hit on enter

Enter amount--- click on more---enter profit center---hit on enter----

PSt key-40---RD Wdl G/L (4800100030) hit on enter

Enter amount--- click on more---enter profit center---hit on enter----

PSt key-40---RD Int G/L (4800800120) hit on enter

Enter amount--- click on more---enter profit center---hit on enter----

PSt key-40---MIS Int G/L () hit on enter

Enter amount--- click on more---enter profit center---hit on enter----

At last

If the difference (Receipt - Payments) is (+) Pos cash G/L pst key should be 40 and if it is
(-)Pos cash G/L pst key should be 50

In this case it is + , So

Pst key---40---Pos cash G/L ---hit on enter----Enter Amount (or) enter * and then hit
enter

Amount automatically populates-----more-----enter profit center----hit on enter

Page 36
Document --- Simulate (Shift+F2) ఫై క్లిక్ చేయండి.

Post (Ctrl+S) ఫై క్లిక్ చేయండి.

Document Number నోట్ చేసుక్ ండి.

ఇదే విధంగా PLI/RPLI(Use POS cash4867100011) and Bills Paid (Use Dop cash

4867100010 as contra) vouchers Bulk entry చేయవ్చుచ.

2.(iii)Using CSI utility tool for bulk voucher Posting

అనిన ర్క్ాల (SB, PLI/RPLI and BILLS) transactions ని bulk గా upload చేయడానిక్ల CSI

utility tool లో Text file generate చేసి, SAP లో ఈ text file ని upload చేయండి.

Procedure:

Desktop పైన ఉననCSI Utility tool Open చేయండి.

Accept పైన click చేయండి

CSI Data Entry పైన click చేయండి

Example : All Finacle entries క్ల Category SB అని, PLI/RPLI క్ల Category PLI/RPLI అని,

మిగత వాటిక్ల Category BILLLS అని సలెక్్ చేయండి.

(ముఖ్య గమనిక : NREGS/SSP Payments క్ొర్కు Category BILLS సలెక్్ చెయాయలి)

Page 37
Category Select చేసి, Office select చేసి Receipt/Payment select చేసి, Transaction type

(eg:SB Deposit) సలెక్్ చేసుక్ొని amount enter చేసి ADD పైన క్లిక్ చేయండి (ఇలా అనిన ర్క్ాల

Vouchers ని Category wise ఎంటర్ చేయండి)

అనిన Entries చేసిన తరావత, క్లంర ద ఉనన “Export to Text File” పైన క్లిక్ చేయండి.

Total Receipts and Total Payments అమ ంట్ సరిగా Tally చేసి Yes పైన క్లిక్ చేయండి.

File Save చేయడానిక్ల open అయియన window lo, Desktop (left side of window) select

చేయండి. File Name, by default ఇవావలి్ తేది ఉంటుంది.

Save పైన క్లిక్ చేయండి.

SAPLogon లో లాగిన్ అవ్వండి.

T Code – ZBF07

Save చేసుకుననటువ్ంటి Text fileని Search (F4) చేసి సలెక్్ చేసుక్ ండి.

Background అనే Radio button ఫై క్లిక్ చేయండి.

Execute symbol లేదా F8 ఫై క్లిక్ చేయండి.

Allow ఫై క్లిక్ చేయండి.

Document Numbers నోట్ చేసుక్ ండి.

Page 38
3.Cheque Request from SO to HO
1. SO Trr will create a liability Document
2. SO Trr will forward the document to inbox of SO PM through T code-ZF110
3. SO PM will approve the document
4. HO Trr will post the document
5. HO Trr will issue a cheque for the document
6. SO Trr will acknowledge the cheque

At SO

SO Treasurer

T code: F-02

EX: RD wdl-60000 and RD Interest-12890 Total=72890

Document Date: Today’s date

Type: PB

Company code: DOPI

Period: Ex: For September it is ‘6’

Currency: INR

Pst Key---40----account----RD Wdl G/L (4800100020) hit enter

Enter amount (60000)----more----profit center---hit enter---

Next line item

Pst key----40----Account ----RD Interest G/L (4800800120) hit enter

Enter amount (12890)---more----enter profit center----hit enter

Next line item

Pst Key---11----Telangana one time customer (7000000260)---hit enter

Enter Amount (72890) or * enter ---- hit enter

Customer details

Page 39
Title—MR/MRS

Name: Enter Name

City: enter city

Hit Enter

Click on Document---Simulate(Ctrl+F2)

Post (Ctrl+S) ఫై ఎంటర్ చేయండి.

Document Number నోట్ చేసుక్ ండి.

SO TRR

T code: ZF110

Customer : 7000000260

Fiscal Year: 2017 (Calendar Year)

Document no. : Doc No. ఎంటర్ చేయండి.

Submit ఫై ఎంటర్ చేయండి.

Message: “Workflow initiated successfully”

SO PM

SAP Business Workplace (Ctrl+F12) ఫై క్లిక్ చేయండి.

Inbox ఫై క్లిక్ చేయండి.

Document Number ఫై double click చేయండి.

Approve ఫై క్లిక్ చేయండి.

HO Treasurer

Page 40
SAP Business Workplace (Ctrl+F12) ఫై క్లిక్ చేయండి.

Inbox ఫై క్లిక్ చేయండి.

Document Number ఫై double click చేయండి.

Approve ఫై క్లిక్ చేయండి.

Inbox లో refresh button (Update)ఫై క్లిక్ చేయండి.

మీకు క్ొరతత గా జనరేట్ అయిన Document కనప్డుత ంది.

దానిని నోట్ చేసుక్ ండి.

HO Treasurer

T code: FCH5

Payment Document no. : క్ొరతత డాకుయమెంట్ నంబర్ ఎంటర్ చేయండి.

Paying Company Code: DOPI

Fiscal Year: 2017 (Calendar Year)

House Bank : బయయంకు క్ డ్ టెైప్ు చెయయండి

Account ID : టెైప్ు చెయయండి

Cheque number ని Search చేసుక్ొని last issued cheque number ని select చేసుక్ ండి.

Cheque number ని Next available cheque number క్ల మార్చండి.

Hit Enter

Title: Mr/Mrs

Page 41
Save/Post (ctrl+S) ఫై క్లిక్ చేయండి.

SO Treasurer

SAP Business Workplace (Ctrl+F12) ఫై క్లిక్ చేయండి.

Inbox ఫై క్లిక్ చేయండి.

Document Number ఫై double click చేయండి.

Back (F3) ఫై క్లిక్ చేయండి.

Yes ఫై క్లిక్ చేయండి.

Complete Work Item ఫై క్లిక్ చేయండి.

Page 42
4.TCB and Daily Account
To view Treasurer Cash Book (TCB)
T code: /nZFBL3N

Profit center టెైప్ు చేయండి.

Execute symbol లేదా F8 ఫై క్లిక్ చేయండి.

Closing balance తో physical cash tally చేసుక్ ండి.

Precautions to be taken before generating Daily account

POS balance should be ‘0’ at the end of the day

TCode : /nzfbl3n

G/L Account 4867100011

Profit center టెైప్ు చేయండి

Execute symbol or F8 క్లిక్ చేయండి.

PO account submission should be done in POS back office

EOD of all beats should be done.

Daily Account (/Nzfr_day_new)

T code: /nZFBL3N

Profit center ఎంటర్ చేయండి.

Date ఎంటర్ చేయండి. Execute (F8) ఫై క్లిక్ చేయండి.

Print Preview (F8) ఫై క్లిక్ చేయండి.

Print (Ctrl+P) ఇవ్వండి. క్ావాలంటే Save కూడా చేసుక్ వ్చుచ.

Page 43
5.Material/Stamps Supply
HO to SO Stamps supply
SO will raise manual indent to HO. HO will transfer materials physically to SO along
with Document Number.

SO Treasurer

T code: MIGO

Select “Place in Storage” option

Document Number టెైప్ చేయండి.

Hit enter

Stamp ని సలెక్్ చేయండి.

Item OK ఫై క్లిక్ చేయండి.

ఇలాగే అనిన Stamps క్ల చేయండి.

Check (F7) ఫై క్లిక్ చేయండి.

Post (Ctrl+S) ఫై క్లిక్ చేయండి.

Message: PO Item 00000 belongs to past years.

ఫై క్లిక్ చేయండి.

Page 44
SO to BO Stamps supply
BO will raise manual indent to SO. SO will transfer materials physically to BO and
verifies on behalf of BPM.

SO Treasurer

T code: MIGO

Select “Remove from Storage” option

Movement Type : 313

Doc. Header Text దగగ ర్ BO name ఎంటర్ చేయండి.

From

Material : Stamp name enter చేయండి.

For Ex: Sardar vallabhai patel క్ొర్కు Sardar* ఎంటర్ చేయండి.

Plant : మీ HO Code టెప్

ై చేయండి.

Stor. Loc. : మీ Office Storage location code టెైప్ చేయండి.

Dest

BO Storage location టెైప్ు చేయండి.

Qnty IN UnE లో Quantity ఎంటర్ చేయండి.

Check (F7) ఫై క్లిక్ చేయండి.

Post (Ctrl+S) ఫై క్లిక్ చేయండి.

Message: PO Item 00000 belongs to past years.

ఫై క్లిక్ చేయండి.

Page 45
Message : Material Document ***** Posted

Document Number నోట్ చేసుక్ ండి.

SO Treasurer (On behalf of BPM)

T code: MIGO

Select “Place in Storage” option

Document Number టెైప్ చేయండి.

Hit enter

Stamp ని సలెక్్ చేయండి.

Item OK ఫై క్లిక్ చేయండి.

ఇలాగే అనిన Stamps క్ల చేయండి.

Check (F7) ఫై క్లిక్ చేయండి.

Post (Ctrl+S) ఫై క్లిక్ చేయండి.

Message: PO Item 00000 belongs to past years.

ఫై క్లిక్ చేయండి.

Stamp Balance Register View

T Code: MB52

Plant : మీ HO Code టెప్

ై చేయండి.

Stor. Loc. : మీ Office Storage location code టెైప్ చేయండి.

Execute (F8) ఫై క్లిక్ చేయండి.

Page 46
 Important T -CODES
/N - Directs to the first page
/NEX -to log off from SAP
ZDOP_MAIN - DOP MAIN SCREEN
ZMODPMS - DPMS MAIN SCREEN
ZBF07 - Upload Bulk Vouchers
ZBFL3N - to view DOP Cash (TCB)/POS cash
ZFFV50 - Cash remittances
ZFR_DAY_NEW -Daily Account
ZART_UPLOAD -Change the type of an Article
MB52 -Stamp Balance Register
MIGO -Stamps transfer
FB03 - Document details
F-02 - Voucher Posting

Page 47
SO Stamp Sales

SO Stamp sales కొరకు మ ుందుగా Back office లో F&A నుుండి PO Operations> Receive

stamps, IPO and stationery ద్వారా stamps receive చేసుక ుండి. ఆ stamps ని Supply to

Counter option ద్వారా Counter కి పుంపుంచుండి.

POS Counter లో Daily operation> Accept Allocation ద్వారా Stamps Receive చేసుక ుండి.

POS counter లో Product Sales option ద్వారా SO Stamp sales చేయుండి.

BO Stamp Sales

BPM పరతి రోజు తన దగ్గ ర sale అయినటువుంటి stamps ని BO Daily Account లో రాస పుంపాలి.

POS counter లో Miscellaneous Label లో ఉననటువుంటి BO_BOOK_ITEM option ద్వారా

BO సెలెక్ట్ చేసుకొని ఆ BO కి సుంబుంధుంచిన stamps ని deduct చేయుండి.

48