TimeTrex  
User  Guide    
 

 
Table  of  Contents    
Chapter  1  :  Introduction   4  
1.1   What  is  TimeTrex?   4  
1.2   Getting  Help   4  
Chapter  2  :  Overview   6  
2.1   User  Interface   6  
2.2   Search  Panel   6  
2.2.1   Saving  a  search   7  
2.2.2   Updating  or  deleting  a  search   8  
2.2.3   Choosing  a  view   8  
2.3   Changing  the  Display  of  a  Drop-­‐down  Menu   8  
2.4   Context  Menu   9  
Chapter  3  :  TimeTrex  Main  Features   11  
3.1   Attendance   11  
3.1.1   In/Out   11  
3.1.2   Timesheets   12  
3.1.3   Punches   13  
3.1.4   Exceptions   13  
3.1.5   Accrual  Balances   13  
3.1.6   Accruals   14  
3.1.7   Schedules   15  
3.1.8   Scheduled  Shifts   15  
3.1.9   Recurring  Schedules   16  
3.1.10   Recurring  Schedule  Templates   17  
3.1.11   Jobs   18  
3.1.12   Tasks   19  
3.1.13   Job  Groups   20  
3.1.14   Task  Groups   21  
3.2   Employee   22  
3.2.1   Employees   22  
3.2.2   Preferences   23  
3.2.3   Wages   25  
3.2.4   Bank  Accounts   26  
3.2.5   Job  Titles   27  
3.2.6   Groups   28  
3.2.7   New  Hire  Defaults   28  
3.3   Company   29  
3.3.2   Pay  Period  Schedules   30  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     2  

 3.3.3   Branches   33  
3.3.4   Departments   34  
3.3.5   Hierarchy   35  
3.3.6   Second  Wage  Groups   37  
3.3.7   Stations   38  
3.3.8   Permission  Groups   40  
3.3.9   Currencies   42  
3.3.10   Bank  Account   43  
3.3.11   Import   43  
3.4   Payroll   45  
3.4.1   Processing  Payroll   45  
3.4.2   Pay  Stubs   Error!  Bookmark  not  defined.  
3.4.3   Pay  Periods   45  
3.4.4   Pay  Stub  Amendments   46  
3.4.5   Recurring  Pay  Stub  Amendments   49  
3.4.6   Pay  Period  Schedules   51  
3.4.7   Pay  Stub  Acccounts   54  
3.4.8   Taxes  /  Deductions   56  
3.5   Policy   61  
3.5.1   Policy  Groups   61  
3.5.2   Schedule  Policies   62  
3.5.3   Rounding  Policies   64  
3.5.4   Meal  Policies   66  
3.5.5   Break  Policies   69  
3.5.6   Overtime  Policies   70  
3.5.7   Premium  Policies   72  
3.5.8   Exception  Policies   77  
3.5.9   Accrual  Policies   78  
3.5.10   Absence  Policies   81  
3.5.11   Holiday  Policies   83  
3.5.12   Recurring  Holidays   86  
3.6   Invoicing   89  
3.6.1   Clients   89  
3.6.2   Client  Contacts   90  
 

 
 

  TimeTrex  User  Guide     3  

Chapter  1:  Introduction  
1.1 What  is  TimeTrex?  
Welcome  to  the  TimeTrex  User  Guide.    This  guide  describes  the  TimeTrex  Payroll  and  Time  
Management  web  application  and  how  to  make  best  use  of  its  features.  TimeTrex  is  a  
comprehensive  system,  offering  an  extensive  array  of  options  for  configuring  and  managing  
employees,  company  attributes,  policies,  and  attendance.  After  following  the  easy-­‐to-­‐follow  
steps  in  this  guide,  you’ll  find  that  payroll  processing  is  an  easy  task.  If  necessary,  you  also  
have  the  flexibility  to  make  changes  and  quickly  find  information  to  assist  you  in  analysis  or  
management  reporting.  

With  TimeTrex,  you  can:  

• Create  and  manage  attendance  elements  for  all  employees,  including  timesheets,  
punches,  schedules,  and  jobs.    
• Create  and  manage  employee  data  such  as  personal  data,  wages,  bank  accounts,  and  
job  titles.  
• Create,  edit,  and  save  all  of  the  information  specific  to  your  company,  such  as  pay  
period  schedules,  branches,  departments,  wage  groups,  currencies,  and  bank  
accounts.    
• Configure  and  process  your  payroll  by  managing  pay  stubs,  pay  periods,  
amendments,  pay  period  schedules,  and  taxes/deductions.    
• Setup  meal,  overtime,  premium,  accrual,  absence,  and  holiday  policies.  
• With  the  invoicing  feature,  easily  manage  clients,  client  contacts,  payment  methods,  
invoices,  and  view  transaction  reports.  
 

1.2 Getting  Help  

If  you  have  a  problem  that  cannot  be  solved  by  following  the  procedures  in  this  guide,  
please  contact  technical  support  for  assistance  using  any  of  these  methods:  

Telephone   800-­‐714-­‐5153  

Email   [email protected]  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     4  

 Website   http://www.timetrex.com/contactus.php  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     5  

Chapter  2:  Overview  
2.1 User  Interface  
Once  you  login  to  TimeTrex,  you’ll  encounter  the  main  user  interface:  

 
There  are  three  major  sections:  

  Menu  Bar  –  simply  click  any  of  the  items  here  to  navigate  to  that  feature.  
Initially,  the  Attendance  feature  is  shown.  You  can  move  to  the  Payroll  feature  
 
  by  clicking  that  menu  item.  
Icons  –  Click  these  to  perform  specific  functions.  Usually,  there  are  several  
  groups  of  icons.  Also,  these  icons  will  often  change  when  you  chose  a  different  
item  in  the  Menu  Bar.  
Listing/Details  –  This  section  will  often  contain  a  listing  or  a  set  of  fields  which  
  correspond  to  the  selections  you  make  in  the  Menu  Bar  and  the  Icons.  
 

2.2 Search  Panel  

Just  below  the  icon  groups,  you  can  reveal  the  Search  panel  by  clicking  the  Basic  Search  tab:    

 
 

  TimeTrex  User  Guide     6  

  
This  is  the  search  panel  for  the  Employees  feature.  Here,  as  with  all  search  panels,  you  will  
find  a  number  of  options  that  correspond  to  search  criteria  for  this  feature.  The  example  we  
display  above  is  the  Basic  Search  tab  for  the  Employee  >  Employees  feature.  You  can  
choose  an  employee  Status,  enter  all  or  part  of  the  First  Name  or  Last  Name,  and  choose  
from  several  other  options.  

Each  additional  option  that  you  specify  is  a  AND  search,  which  cause  the  search  to  be  more  
restrictive.    That  is,  as  you  select  more  options,  the  number  of  matching  results  will  tend  to  
be  smaller  since  each  match  must  contain  the  values  of  all  options.  This  feature  might  be  a  
bit  confusing,  since  the  search  criteria  will  still  apply  even  if  you  collapse  the  search  panel.  
Remember  to  click  the  Clear  Search  button  when  you  no  longer  need  to  restrict  the  results  
in  the  listing.  

NOTE:    Click  the  small  arrow  in  the  upper  left  corner  of  the  Search  panel  to  
hide  it.  

2.2.1 Saving  a  search  

You  can  save  a  search  so  that  you  can  readily  apply  it  in  the  future.  To  save  a  search,  do  the  
following:  

1. In  the  Basic  Search  tab,  choose  a  value  from  at  least  one  drop-­‐down  menu.  
2. Click  the  Saved  Search  &  Layout  tab,  just  below  the  top  menu.  
3. In  the  Save  Search  As  field,  enter  the  name  for  the  saved  search.    
4. Click  the  Save  button.  
 
 

 
 

  TimeTrex  User  Guide     7  

  
 

2.2.2 Updating  or  deleting  a  search  

You  can  edit  or  delete  a  saved  search.  To  save  a  search,  do  the  following:  

1. Click  the  Saved  Search  &  Layout  tab,  just  below  the  top  menu.  
2. In  the  Previously  Saved  Search  drop-­‐down  list,  choose  the  search  that  you  want  to  
edit  or  delete.  
3. To  edit  the  search,  make  changes  on  the  Basic  Search  or  Advanced  Search  tabs,  then  
return  to  the  Saved  Search  &  Layout  and  click  the  Update  button.  
4. To  delete  a  saved  search,  click  the  Delete  button.  

2.2.3 Choosing  a  view  

After  saving  a  search,  the  title  of  that  search  will  appear  in  the  Current  View  listing.  This  
drop  down,  found  to  the  right  of  the  Saved  Search  &  Layout  tab,  allows  the  user  to  switch  
between  their  saved  searches  and  layouts,  or  "views".  

2.3 Changing  the  Display  of  a  Drop-­‐down  Menu  

In  the  previous  section,  we  became  familiar  with  the  drop-­‐down  menus  in  the  Search  panel.  
Throughout  the  application,  you  will  find  a  small  button  adjacent  to  many  of  the  drop-­‐down  
menus  that  looks  like  this:    .  Click  this  button  to  display  a  panel  in  which  you  may  change  
the  listing  for  the  drop-­‐down  menu:  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     8  

  

In  the  left  red  panel,  Unselected  Items,  you  will  see  the  fields  from  which  you  may  choose.  
The  right  green  panel,  Selected  Items,  lists  those  fields  already  shown  in  the  drop-­‐down  
listing.  Follow  these  steps  to  modify  the  contents  of  the  drop-­‐down  listing:  

1. To  add  a  field,  select  it  with  the  mouse  pointer  and  then  click  the  small  right  arrow.  
For  convenience,  you  may  click  either  of  the  Select  All  or  Deselect  All  buttons.  
Instead  of  using  the  arrows,  you  may  also  drag-­‐and-­‐drop  items  from  either  the  left  or  
right  side.  
2. To  remove  a  field,  select  it  with  the  mouse  pointer  and  then  click  the  small  left  
arrow.  Again,  instead  of  using  the  arrows,  you  may  also  drag-­‐and-­‐drop  items  from  
either  the  left  or  right  side.  
3. To  restrict  the  number  of  rows  that  will  appear  when  the  drop-­‐down  listing  appears,  
choose  a  value  from  the  Rows  Per  Page  drop-­‐down.  
4. To  save  you  changes,  click  the  Save  and  Close  button;  otherwise  click  Close.    
 

IMPORTANT:    If  you  don’t  click  the  Save  and  Close  button,  you  will  lose  
any  of  your  changes.  

2.3.2 Selecting  Multiple  Items  

As  we  note  in  the  first  step  of  the  previous  section,  you  may  drag-­‐and-­‐drop  items  from  
either  the  left  or  right  side  (instead  of  clicking  the  item  and  then  clicking  one  of  the  small  
arrow  buttons).    
Another  convenience  that  you  may  find  useful  throughout  the  application  is  multiple  
selection  of  items.  By  holding  down  the  CTRL  key  or  the  SHIFT  key  on  the  keyboard,  you  may  
then  click  on  another  item  to  include  it  in  your  selection.  You  can  continue  holding  the  CTRL  
or  SHIFT  key    and  clicking  more  items  in  succession.  After  you  have  chosen  all  the  items  you  
want  to  move,  you  may  use  the  small  arrows  or  perform  a  drag-­‐and-­‐drop  to  move  the  entire  
set  of    chosen  items.    

2.4 Context  Menu  

Many  functions  are  also  available  with  the  context  menu,  which  you  can  display  by  right-­‐
clicking  with  the  mouse  pointer  hovering  over  the  Listing/Details  section  of  the  interface.  
See  section  User  Interface.  Here  is  the  context  menu  that  appears  if  you  right-­‐click  over  the  
the  listing/details  section  in  the  Attendance  >  Timesheet  screen:  
 
 

  TimeTrex  User  Guide     9  

  

Many  of  the  items  in  the  top  section  of  this  menu  correspond  to  the  icons  in  the  icon  bar.  
We  will  learn  more  about  the  remaining  functions  in  the  chapters  below.  
 
   

 
 

  TimeTrex  User  Guide     10  

Chapter  3:  TimeTrex  Main  Features  
3.1 Attendance  
The  Attendance  features  help  you  manage  the  scheduling  and  tracking  of  employee  work  
time.  You  can  view  the  timesheets  and  schedules  of  employees,  and  makes  changes  as  
necessary  within  the  restrictions  you  may  have  set  elsewhere  within  TimeTrex  (such  as    

 
 

  TimeTrex  User  Guide     11  

Policy).  You  can  monitor  accrual  accounts  (vacations  or  sick  time),  and  add  or  subtract  time  
from  these  accounts  when  necessary.  You  may  also  create  branches,  departments,  jobs  and  
tasks.  You  may  assign  employees  to  any  of  these  and  have  them  charge  their  time  against  
any  or  all  of  them.    

Before  we  explain  how  to  use  each  feature,  let’s  cover  a  few  definitions:  

Transfer  punches  are  a  means  for  the  employee  to  switch  between  a  branch,  department,  
job,  or  task  in  a  single  operation  without  having  to  punch  out  first.  

Punch  pairing:  To  capture  a  period  of  work  time  for  which  an  employee  can  receive  pay,  
Timetrex  always  looks  for  punches  in  pairs.    In  punches  represent  time  the  employee  is  
working  or  on  the  clock  (receiving  pay),  while  out  punches  represent  time  the  employee  is  
not  working  or  off  the  clock  (not  receiving  pay).  For  every  In  punch  there  must  be  a  
corresponding  Out  punch.  For  example,  when  employee  leaves  work  to  go  for  lunch,  they  
would  first  punch  Out  for  lunch,  then  when  they  return  they  would  punch  In  from  lunch.  
Naturally,  the  employees  can  think  of  this  as  “going  to  lunch.”    

Good  and  bad  quantity:  For  employees  that  produce  or  inspect  goods,  you  can  track  the  
number  of  items  that  meet  a  standard  (good)  or  fail  to  meet  that  standard  (bad).  You  can  
enter  the  values  for  Good  and  Bad  in  the  punch  record.  

3.1.1 In/Out  
In  addition  to  the  time  clock  integrations  and  other  hardware  devices  that  TimeTrex  offers  
(http://www.timetrex.com/hardware.php),  an  employee  can  use  the  web  interface  to  
punch  in  and  out.    

To  punch  in  our  out  in  the  TimeTrex  web  interface,  do  the  following:  
1. Click  Attendance  in  the  menu  bar,  and  then  click  In/Out  in  the  icon  bar.  
2. An  inset  page  will  appear,  on  which  you  will  edit  the  information  necessary  for  the  
punch  event.  
3. The  Time  and  Date  correspond  directly  to  the  present  system  time,  so  neither  is  
editable.  
4. Check  the  box  if  this  is  a  Transfer  punch.  
5. Choose  the  Punch  Type:  Normal,  Lunch,  or  Break.    
6. Choose  whether  this  Punch  is  In  or  an  Out.    
7. Also  choose  the  Branch  and  Department.  Learn  more  in  Branches  and  Departments.  
8. Optionally,  choose  a  Jobs  or    Tasks.  
9. If  applicable,  specify  the  values  for  Good  and  Bad  Quantity  and  optionally  enter  a  
Note.  
 
 

  TimeTrex  User  Guide     12  

 10. After  entering  all  of  the  information,  click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  
click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 

3.1.2 Timesheets  
If  you  are  a  supervisor  or  TimeTrex  administrator,  you  can  view  employee  timesheets.  If  an  
employee  is  given  access  to  TimeTrex,  then  that  employee  may  view  his/her  timesheets  
only-­‐unless  given  broader  access  to  view  the  timesheets  of  other  employees.  
To  access  a  timesheet:  

1. Click  Attendance  in  the  menu  bar,  and  then  click  TimeSheet  in  the  icon  bar.  
2. Just  above  the  timesheet  listing,  choose  the  Start  Date  and  Employee.  
 
 

3. The  timesheet  beginning  with  the  Start  Date  will  appear,  listing  all  the  In  and  Out  
punches  for  that  period.    
4. You  can  edit  the  punches  on  the  timesheet  by  clicking  the  punch  and  then  clicking  
Edit  in  the  icon  bar.  From  that  same  context  menu,  you  can  conveniently  access  the  
underlying  Schedules,  Employees,  or  Pay  Periods.  
 
Below  the  current  timesheet,  you’ll  find  summary  data  for  Accumulated  Time  including  any  
overtime  and  lunchtime.  Below  this  summary,  you’ll  find  other  summaries  that  delineate  
the  time  spent  in  different  Branches,  Departments,  Jobs,  or    Tasks.  The  last  summary  lists  
any  Absence  time.  
 

3.1.3 Punches  
To  the  extent  that  you  have  the  correct  permissions  as  an  administrator  or  supervisor,  
TimeTrex  provides  you  with  a  tool  to  view  and  search  all  punches  within  the  system.  To  do  
so:  

1. Click  Attendance  in  the  menu  bar,  and  then  click  Punches  in  the  icon  bar.  
2. You  will  likely  encounter  a  large  list  of  punches.  Use  the  Search  Panel  feature  to  
narrow  the  results.  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     13  

 3. To  view  or  edit  a  specific  punch,  choose  Edit  in  the  icon  bar  or  right-­‐click  over  that  
punch  in  the  listing  and  choose  Edit  from  the  context  menu.    
4. You  can  also  Delete  or  add  New  punches  by  using  the  corresponding  icon  in  the  icon  
bar.  
 

3.1.4 Exceptions  
Having  the  correct  permissions  as  an  administrator  or  supervisor,  you  can  view  and  search  
all  exception  punches  within  TimeTrex.  To  do  so:  

1. Click  Attendance  in  the  menu  bar,  and  then  click  Exceptions  in  the  icon  bar.  
2. You  will  likely  encounter  a  large  list  of  exception.  Use  the  Search  Panel  feature  to  
narrow  the  results.  
3. To  view  or  edit  the  timesheet  containing  the  exception,  choose  View  in  the  icon  bar.  
You  can  then  follow  the  instructions  in  the  Timesheets  section  to  edit  the  punches  
that  may  be  causing  the  exceptions.    
 

3.1.5 Accrual  Balances  

Employees  can  accumulate  time  in  their  accrual  accounts.  Examples  are  sick  time,  paid  time  
off  and  bank  time.  TimeTrex  governs  the  time  that  adds  or  subtracts  from  these  accounts  by  
examining  the  Accrual  Policies  that  apply  to  the  employee.  

To  view  the  accrual  balances  of  the  employees  to  which  you  have  access,  do  the  following:  

1. Click  Attendance  in  the  menu  bar,  and  then  click  Accrual  Balances  in  the  icon  bar.  
2. You  may  encounter  a  large  listing  of  employees/balances.  If  so,  use  the  Search  Panel  
feature  to  narrow  the  results.  
3. To  view  more  details,  choose  View  in  the  icon  bar  or  right-­‐click  over  the  employee  in  
the  listing  and  choose  View  from  the  context  menu.    
4. You  can  apply  a  positive  or  negative  adjustment  to  the  accrual  balance  by  clicking  
New  in  the  icon  bar  (or  right-­‐click  over  the  employee  in  the  listing  and  choose  New  
from  the  context  menu).  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     14  

3.1.6 Accruals  
Accrual  balances  result  from  the  accumulation  of  individual  amounts.  An  accrual  may  be  
positive,  such  as  an  incremental  amount  of  additional  sick  time  each  pay  period.  Conversely,  
an  accrual  adjustment  may  also  be  a  deduction  of  an  entire  day  worth  of  sick  time—8  hours.  
All  of  these  accruals  reside  in  the  TimeTrex  system,  and  are  accessible  to  administrators  and  
supervisors.  

There  are  several  types  of  accruals:  

• Initial  Balance  –  choose  this  type  when  entering  initial  balances  from  other  records  
into  TimeTrex.  For  example,  if  your  company  starts  with  TimeTrex  half  way  through  
the  year  and  an  employee  has  accrued  1  week  of  vacation,  you  may  enter  that  as  the  
value  for  the  Initial  Balance;  TimeTrex  will  add  future  accrual  amounts  to  this  initial  
amount.  
• Gift/Awarded/Unawarded  –  Use  this  type  to  award  employees  with  additional  
accrual  as  a  bonus.  You  may  deduct  from  the  accrual  balance  using  Unawarded.  
• Paid  Out  –  with  this  type,  you  may  manually  withdraw  time  from  an  accrual  when  it  
is  paid  out.  Typically,  you  would  use  absence  policies  and  entering  time  on  
schedules/timesheets  to  automatically  withdraw  time  from  an  accrual  balances.  
• Rollover  Adjustment  –  this  type  is  available  for  manually  adjusting  accruals  at  the  
end  of  the  year  or  a  specific  term.  For  example,  many  companies  give  employees  2  
weeks  of  vacation  per  year,  but  do  not  permit  carryovers  into  the  next  year.  In  this  
example,  a  manual  rollover  adjustment  can  be  made  to  remove  the  extra  time  for  
the  start  of  the  next  year.  

To  view  the  individual  accrual  amounts  of  the  employees  to  which  you  have  access,  do  the  
following:  

1. Click  Attendance  in  the  menu  bar,  and  then  click  Accruals  in  the  icon  bar.  
2. If  you  encounter  a  large  list  of  accruals,  use  the  Search  Panel  feature  to  narrow  the  
results.  
3. To  edit  an  accrual,  choose  Edit  in  the  icon  bar  or  right-­‐click  over  the  employee  in  the  
listing  and  choose  Edit  from  the  context  menu.  Make  your  changes  and  then  click  
Save  in  the  icon  bar.  
4. You  can  add  a  new  accrual  by  using  the  New  icon  in  the  icon  bar.  Choose  the  
Employee,  select  the  Accrual  Policy  and  Type,  enter  the  Amount  and  choose  a  Date.  
Make  your  changes  and  then  click  Save  in  the  icon  bar.  Click  Cancel  to  exit.  
5. Need  the  text  for  the  following,  or  a  telephone  call  to  explain:  [Explain  the  accrual  
types,  specifically  Initial  Balance  (used  when  migration  existing  accrual  balances  to  
 
 

  TimeTrex  User  Guide     15  

 TimeTrex).  Types  that  withdraw  from  the  accrual  (unawarded,  paid  out)  must  be  
negative,  and  types  that  add  to  the  accrual  (awarded,  gift)  must  be  positive)  

3.1.7 Schedules  
At  a  glance,  you  can  view  a  table  that  lists  the  schedules  of  many  employees  at  once.  To  
view  the  schedules  of  the  employees  to  which  you  have  access,  do  the  following:  

1. Click  Attendance  in  the  menu  bar,  and  then  click  Schedules  in  the  icon  bar.  
2. Just  above  the  schedule  listing,  choose  the  Start  Date  for  the  schedule  range.  You  
may  also  check  the  boxes  to  display  Daily  Totals  and  Weekly  Totals,  and  decide  if  
you  want  to  change  the  calendar  display  to  Day,  Week,  Month,  or  Year.  
 

3. You  may  encounter  a  large  list  of  schedules.  If  so,  use  the  Search  Panel  feature  to  
narrow  the  results.  
4. To  edit  an  accrual,  choose  Edit  in  the  icon  bar  or  right-­‐click  over  the  employee  in  the  
listing  and  choose  Edit  from  the  context  menu.  Make  your  changes  and  then  click  
Save  in  the  icon  bar.  
5. You  can  conveniently  add  a  new  schedule  for  an  employee  by  clicking  an  Employee  
name  in  the  listing  and  then  clicking  the  New  icon  in  the  icon  bar.  Make  your  
changes  and  then  click  Save  in  the  icon  bar.  Click  Cancel  to  exit.  
6. If  you  want  to  delete  a  schedule,  click  an  Employee  name  in  the  listing  and  then  click  
the  Delete  icon  in  the  icon  bar.  Click  Yes  to  confirm;  otherwise  click  No.  

3.1.8 Scheduled  Shifts  

You  can  manage  the  scheduled  shifts  for  an  employee.  If  any  have  been  setup,  you  can  
choose  the  Schedule  Policies  to  which  the  schedule  must  conform.    

IMPORTANT:    We  provide  this  function  to  search  through  schedules  or  
viewing  them  in  a  listing—as  a  search  alternative  the  Schedule  view  in  the  
previous  section.  In  practice,  you  may  find  that  you  rarely  use  this  
function.    

 
 
 

  TimeTrex  User  Guide     16  

To  view  the  scheduled  shifts  of  the  employees  to  which  you  have  access,  do  the  following:  

1. Click  Attendance  in  the  menu  bar,  and  then  click  Scheduled  Shifts  in  the  icon  bar.  
2. You  may  encounter  a  large  list  of  schedule  shifts.  If  so,  use  the  Search  Panel  feature  
to  narrow  the  results.  
3. To  edit  a  scheduled  shift,  choose  Edit  in  the  icon  bar  or  right-­‐click  over  the  employee  
in  the  listing  and  choose  Edit  from  the  context  menu.  Make  your  changes  and  then  
click  Save  in  the  icon  bar.  
4. You  can  add  a  new  scheduled  shift  by  using  the  New  icon  in  the  icon  bar.  Choose  the  
Employee,  select  the  Status,  Date,  and  the  In  and  Out  times.  You  may  optionally  
choose  a  Schedule  Policy,  Branch,  Department,  Job  and/or  Task.  Make  your  changes  
and  then  click  Save  in  the  icon  bar.  Click  Cancel  to  exit.  
5. If  you  want  to  delete  a  scheduled  shift,  click  an  Employee  name  in  the  listing  and  
then  click  the  Delete  icon  in  the  icon  bar.  Click  Yes  to  confirm;  otherwise  click  No.  

3.1.9 Recurring  Schedules  

As  with  individual  Scheduled  Shifts,  you  can  manage  the  recurring  schedules  for  an  
employee.  To  view  the  recurring  schedules  of  the  employees  to  which  you  have  access,  do  
the  following:  

1. Click  Attendance  in  the  menu  bar,  and  then  click  Recurring  Schedules  in  the  icon  
bar.  
2. You  may  encounter  a  large  list  of  schedules.  If  so,  use  the  Search  Panel  feature  to  
narrow  the  results.  
3. To  edit  a  recurring  schedule,  choose  Edit  in  the  icon  bar  or  right-­‐click  over  the  
employee  in  the  listing  and  choose  Edit  from  the  context  menu.  Make  your  changes  
and  then  click  Save  in  the  icon  bar.  
4. You  can  add  a  new  recurring  schedule  by  using  the  New  icon  in  the  icon  bar.  Choose  
a  recurring  schedule  Template,  and  then  enter  the  Start  Week,  Start  Date,  End  Date.  
You  may  leave  the  End  Date  blank  so  that  the  the  schedule  continues  on  indefinitely.  
5. Check  the  Auto-­‐Pilot  box  to  have  the  system  automatically  punch  the  employees  in  
and  out  in  correspondence  with  their  respective  schedules—they  won't  have  to  do  it  
manually.  This  is  useful  for  cases  in  which  you  want  to  track  hours  and  absences  for  
salary  employees  or  other  employees  that  may  not  have  access  to  a  computer  or  any  
other  method  for  punching  in  and  out.      
6. From  Employees,  select  the  employees  to  which  you  want  to  apply  this  schedule.    
7. Make  your  changes  and  then  click  Save  in  the  icon  bar.  Click  Cancel  to  exit.  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     17  

If  you  want  to  delete  a  recurring  schedule:  

1. Click  an  Employee  name  in  the  listing.  

2. Click  the  Delete  icon  in  the  icon  bar.  
3. Click  Yes  to  confirm;  otherwise  click  No.  
 

3.1.10 Recurring  Schedule  Templates    

For  convenience  in  configuring  Recurring  Schedules,  you  can  prepare  a  recurring  schedule  
template.  Recurring  schedule  templates  are  used  to  define  specific  shifts  or  shift  rotations  
that  employees  may  common  work.  Examples  may  include  a  morning  shift,  afternoon  shift,  
evening  shift,  or  even  shift  rotations  such  as  one  week  on  mornings,  one  week  on  
afternoons  and  one  week  on  evenings.  

To  manage  recurring  schedule  template,  do  the  following:  

1. Click  Attendance  in  the  menu  bar,  and  then  click  Recurring  Templates  in  the  icon  
bar.  
2. You  can  add  a  new  recurring  schedule  template  by  using  the  New  icon  in  the  icon  
bar.  Enter  a  Name  and  Description.  Then,  choose  the  days  of  the  week  and  enter  In  
and  Out  times.  Optionally,  choose  a  Schedule  Policies,  Branches,  Departments,  Jobs,  
and  Tasks.    
3. With  respect  to  schedule  templates,  a  week  defines  a  shift  rotation  or  different  shift  
times  for  each  day  of  the  week.  You  may  add  additional  weeks  with  a  different  
number  for  each  week  rotation,  or  use  the  same  week  number  for  daily  rotations  
and  different  shift  hours  for  specific  days  in  the  week.  To  add  another  week  to  the  
template,  choose  the  small  +  button  on  the  far  right  and  repeat.  Make  your  changes  
and  then  click  Save  in  the  icon  bar.  Click  Cancel  to  exit.  
4. To  edit  a  template,  choose  Edit  in  the  icon  bar  or  right-­‐click  over  the  template  in  the  
listing  and  choose  Edit  from  the  context  menu.  Make  your  changes  and  then  click  
Save  in  the  icon  bar.  
5. If  you  want  to  delete  a  template,  click  a  template  in  the  listing  and  then  click  the  
Delete  icon  in  the  icon  bar.  Click  Yes  to  confirm;  otherwise  click  No.  
 

 
 

  TimeTrex  User  Guide     18  

3.1.11 Jobs  
You  can  create  and  manage  a  large  number  of  jobs,  to  which  you  may  then  assign  
employees.  After  creating  some  jobs,  you  may  combine  them  into  Job  Groups.  

To  add  a  job,  do  the  following:  

1. Click  Attendance  in  the  menu  bar,  and  then  click  Jobs  in  the  icon  bar.  
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  several  tabs:  Job,  Employee  Criteria,  and  
Audit.  Since  this  is  a  new  entry,  you  will  be  unable  to  access  the  Audit  tab.  
3. On  the  Job  tab,  there  are  many  self-­‐explanatory  settings  that  you  may  configure.  
4. Optionally,  move  to  the  Employee  Criteria  tab,  where  you  may  configure  the  
Employee  Groups,  Branches,  and  Departments  that  may  or  may  not  participate  in  
this  job.  You  may  also  specify  whether  to  Include  Employees  or  Exclude  Employees.    
 

IMPORTANT:    By  default,  all  employees  may  work  on  the  job.  You  only  
need  to  change  these  settings  if  you  need  to  apply  restrictions.    

 
5. You  may  also  choose  to  configure  the  options  on  the  Task  Criteria  tab.  There  you  
may  specify  which  Task  Groups  may  or  may  not  participate  in  this  job.  You  may  also  
specify  whether  to  Include  Tasks  or  Exclude  Tasks.  
6. After  entering  all  of  the  information,  click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  
click  the  Cancel  icon  to  discard.  

To  edit  a  job,  do  the  following:  

1. In  the  listing,  select  a  job  from  the  listing  and  then  click  the  Edit  icon.    
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  several  tabs:  Job,  Employee  Criteria,  and  
Audit.  
3. Edit  the  fields  that  you  want  to  change,  remembering  that  some  of  the  fields  may  be  
mandatory.    
4. For  convenience,  you  may  click  the  drop-­‐down  list  in  the  upper  right  to  edit  another  
job.  
5. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
To  delete  a  job,  do  the  following:  
1. In  the  listing,  select  the  job  from  the  listing  and  then  click  the  Delete  icon.  
2. Click  Yes  to  confirm;  otherwise  click  No  to  cancel.  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     19  

 3. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  

3.1.12  Tasks  
You  can  create  and  manage  tasks,  to  which  you  may  then  assign  employees.  After  creating  
some  task,  you  may  combine  them  into  Task  Groups.  

To  add  a  task,  do  the  following:  

1. Click  Attendance  in  the  menu  bar,  and  then  click  Jobs  in  the  icon  bar.  
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  two  tabs:  Task  and  Audit.  Since  this  is  a  
new  entry,  you  will  be  unable  to  access  the  Audit  tab.  
3. On  the  Task  tab,  there  are  many  self-­‐explanatory  settings  that  you  may  configure.  
 

IMPORTANT:    By  default,  all  employees  may  work  on  the  task.  You  only  
need  to  change  these  settings  if  you  need  to  apply  restrictions.    

 
4. After  entering  all  of  the  information,  click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  
click  the  Cancel  icon  to  discard.  

To  edit  a  task,  do  the  following:  

1. In  the  listing,  select  the  task  from  the  listing  and  then  click  the  Edit  icon.    
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  two  tabs:  Task  and  Audit.    
3. Edit  the  fields  that  you  want  to  change,  remembering  that  some  of  the  fields  may  be  
mandatory.    
4. For  convenience,  you  may  click  the  drop-­‐down  list  in  the  upper  right  to  edit  another  
job.  
5. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
To  delete  a  job,  do  the  following:  
1. In  the  listing,  select  the  job  from  the  listing  and  then  click  the  Delete  icon.  
2. Click  Yes  to  confirm;  otherwise  click  No  to  cancel.  
3. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 

 
 

  TimeTrex  User  Guide     20  

3.1.13 Job  Groups  
You  may  group  Jobs  into  classifications  that  are  sensible  for  your  company.  Examples  might  
be  Internal  Projects  and  External  Projects.  Below,  we  explain  how  manage  job  groups.  

To  add  a  job  group,  do  the  following:  

1. Click  Attendance  in  the  menu  bar,  then  click  Job  Groups  in  the  icon  bar,  and  then  
right-­‐click  over  the  listing  at  the  bottom  of  the  page  and  select  New  from  the  context  
menu.  
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  only  one  tab,  Job  Group.    
3. If  this  is  your  first  group  entry,  you  will  only  be  able  to  choose  Root  from  the  Parent  
drop  down.  Later,  as  you  add  job  groups,  you  can  choose  to  have  one  group  be  the  
Parent  for  another.  You  can  continue  to  add  and  nest  these  groups  beneath  one  
another  to  reflect  your  organization.  You  can  also  drag-­‐and  drop  the  groups.  
4. Enter  the  Name  of  the  group.  
5. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 

To  edit  a  job  group,  do  the  following:  

1. In  the  listing,  select  the  group  from  the  listing  and  then  click  the  Edit  icon.    
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  only  one  tab,  Job  Group.  
3. For  convenience,  you  may  click  the  drop-­‐down  list  in  the  upper  right  to  edit  another  
group.  
4. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
To  delete  a  job  group,  do  the  following:  
1. In  the  listing,  select  the  group  from  the  listing  and  then  click  the  Delete  icon.  
2. Click  Yes  to  confirm;  otherwise  click  No  to  cancel.  
3. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 

3.1.14 Task  Groups  

You  may  group  Tasks  into  classifications  that  are  sensible  for  your  company.  Examples  might  
be  Estimating  and  Costing.  Below,  we  explain  how  manage  task  groups.  

To  add  a  task  group,  do  the  following:  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     21  

 1. Click  Attendance  in  the  menu  bar,  then  click  Task  Groups  in  the  icon  bar,  and  then  
right-­‐click  over  the  listing  at  the  bottom  of  the  page  and  select  New  from  the  context  
menu.  
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  only  one  tab,  Task  Group.    
3. If  this  is  your  first  group  entry,  you  will  only  be  able  to  choose  Root  from  the  Parent  
drop  down.  Later,  as  you  add  job  groups,  you  can  choose  to  have  one  group  be  the  
Parent  for  another.  You  can  continue  to  add  and  nest  these  groups  beneath  one  
another  to  reflect  your  organization.  You  can  also  drag-­‐and  drop  the  groups.  
4. Enter  the  Name  of  the  group.  
5. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 

To  edit  a  task  group,  do  the  following:  

1. In  the  listing,  select  the  group  from  the  listing  and  then  click  the  Edit  icon.    
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  only  one  tab,  Task  Group.  
3. For  convenience,  you  may  click  the  drop-­‐down  list  in  the  upper  right  to  edit  another  
group.  
4. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
To  delete  a  task  group,  do  the  following:  
5. In  the  listing,  select  the  group  from  the  listing  and  then  click  the  Delete  icon.  
6. Click  Yes  to  confirm;  otherwise  click  No  to  cancel.  
7. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 

   

 
 

  TimeTrex  User  Guide     22  

3.2 Employee  
The  Employee  feature  allows  you  to  manage  employee  data  such  as  personal  data,  wages,  
bank  accounts,  and  job  titles.  Since  this  information  supports  so  many  other  features,  we  
recommend  that  you  make  it  an  early  step  in  your  overall  payroll  configuration.  It’s  
important  that  this  information  be  kept  current  and  accurate  so  that  time  and  payroll  
processes  will  run  properly.    

3.2.1 Employees  
There  are  many  elements  of  information  available  for  each  employee  profile.  Many  of  these  
elements  are  selections  that  are  driven  by  other  features  within  TimeTrex.    

To  add  an  employee,  do  the  following:  

1. Click  Employee  in  the  menu  bar,  then  click  Employees  in  the  icon  bar,  and  then  
right-­‐click  over  the  listing  at  the  bottom  of  the  page  and  select  New  from  the  context  
menu.  
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  several  tabs:  Employee,  Contact  Info,  
Hierarchy,  Wage,  Tax,  Attachments,  and  Audit.  Since  this  is  a  new  entry,  you  will  be  
unable  to  access  the  Audit  tab.  
3. On  the  Employee  tab,  you’ll  see  that  the  company  name  is  shown.  
4. The  default  selection  for  Status  is  Active,  which  is  the  typical  setting  for  a  new  
employee.  Later,  you  might  return  to  change  the  status  to  one  of  the  Leave  settings,  
or  Terminated.  
5. Next,  choose  a  Permission  Groups,  Pay  Period  Schedules,  Policy  Groups,  and  
Currenciesy.    
6. Enter  a  Username  and  Password,  and  confirm  the  password.    
7. Enter  an  Employee  Number.  
8. Enter  a  First  Name,  Last  Name,  Quick  Punch  ID,  and  Quick  Punch  Password.  
9. Choose  a  Branches,  Departments,  Group,  and  Title.    
10. Choose  a  Hire  Date.    
11. Later,  it  may  be  necessary  to  choose  a  Termination  Date.  
12. Enter  any  Tag  that  might  help  further  identify  this  employee  and  facilitate  a  search  in  
the  future.  
13. In  the  Contact  Info  tab,  enter  all  the  personal  and  contact  information  for  this  
employee.  
14. Later,  when  any  Hierarchy  have  been  setup,  you  can  view  them  in  the  Hierarchy  tab.  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     23  

 15. To  add  a  wage  for  this  employee,  click  the  Wage  tab  and  then  click  New  in  the  icon  
bar.  Edit  the  information  and  then  click  Save.  The  new  wage  will  appear  in  the  listing  
on  the  Wage  tab.  
16. To  add  applicable  taxes  for  this  employee,  click  the  Tax  tab  and  then  click  New  in  the  
icon  bar.  Choose  an  item  from  the  Taxes/Deductions  drop-­‐down.  The  items  here  
have  been  setup  in  the  Taxes  /  Deductions  feature.  Click  Save  and  then  look  for  the  
new  tax  to  appear  in  the  listing  on  the  Tax  tab.  
17. To  add  a  document  attachment  to  the  profile  for  this  employee,  click  the  
Attachment  tab.  Enter  a  Name  and  Revision  for  the  document,  then  click  the  
Choose  File  button  to  locate  the  file  on  your  computer.  Optionally,  enter  the  other  
information  and  then  click  Save.  
18. After  entering  all  of  the  information  for  the  employee,  click  the  Save  icon  to  commit  
your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 

To  edit  an  employee,  do  the  following:  

1. In  the  listing,  select  the  employee  from  the  listing  and  then  click  the  Edit  icon.    
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  several  tabs:    Employee,  Contact  Info,  
Hierarchy,  Wage,  Tax,  Attachments,  and  Audit.  
3. Edit  the  fields  that  you  want  to  change,  remembering  that  some  of  the  fields  may  be  
mandatory.    
4. For  convenience,  you  may  click  the  drop-­‐down  list  in  the  upper  right  to  edit  another  
employee.  
5. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
To  delete  an  employee,  do  the  following:  
1. In  the  listing,  select  the  employee  from  the  listing  and  then  click  the  Delete  icon.  
2. Click  Yes  to  confirm;  otherwise  click  No  to  cancel.  
3. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  

3.2.2 Preferences  
You  can  configure  a  number  of  other  settings  for  the  employee,  such  as  language,  time  
zone,  email  notifications,  and  schedule  synchronization  with  external  calendars  or  mobile  
devices.  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     24  

 IMPORTANT:  Preferences  only  affects  a  specific  employee  and  how  that  
employees  views  data.  These  settings  do  not  affect  any  other  employee.  

 
To  add  a  preference,  do  the  following:  
1. Click  Employee  in  the  menu  bar,  then  click  Preferences  in  the  icon  bar,  and  then  
right-­‐click  over  the  listing  at  the  bottom  of  the  page  and  select  New  from  the  context  
menu.  
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  several  tabs:  Preference,  Schedule  
Synchronization,  and  Audit.  Since  this  is  a  new  entry,  you  will  be  unable  to  access  
the  Audit  tab.  
3. On  the  Preference  tab,  you  may  choose  an  alternate  Language,  Date  Format,  and  
configure  several  time  settings.  
4. Choose  which  Email  Notifications  the  employee  should  receive.  
5. Move  to  the  Schedule  Synchronization  tab  and  edit  the  duration  for  the  alarms  that  
cover  Shifts  Scheduled  to  Work,  Shifts  Schedule  Absent,  and  Modified  Shifts.  See  
Advanced  Options  Pay  Period  Schedules  for  more  information.  
6. After  entering  all  of  the  information,  click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  
click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 

To  edit  a  preference,  do  the  following:  

1. In  the  listing,  select  the  a  preference  from  the  listing  and  then  click  the  Edit  icon.    
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  several  tabs:    Preference,  Schedule  
Synchronization,  and  Audit.  
3. Edit  the  fields  that  you  want  to  change,  remembering  that  some  of  the  fields  may  be  
mandatory.    
4. For  convenience,  you  may  click  the  drop-­‐down  list  in  the  upper  right  to  edit  another  
existing  preference.  
5. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
To  delete  a  preference,  do  the  following:  
1. In  the  listing,  select  the  preference  from  the  listing  and  then  click  the  Delete  icon.  
2. Click  Yes  to  confirm;  otherwise  click  No  to  cancel.  
3. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     25  

3.2.3 Wages  
The  first  wage  entry  for  an  employee  must  have  an  effective  date  that  occurs  on  or  before  
the  employee  hire  date.  If  a  wage  entry  does  not  cover  a  period  of  time,  the  result  will  be  
that  the  employee  will  not  be  paid  for  time  they  work  within  that  period.  
To  add  a  wage  for  an  employee,  do  the  following:  
1. Click  Employee  in  the  menu  bar,  then  click  Wages  in  the  icon  bar,  and  then  right-­‐
click  over  the  listing  at  the  bottom  of  the  page  and  select  New  from  the  context  
menu.  
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  several  tabs:  Wage,  Attachments,  and  
Audit.  Since  this  is  a  new  entry,  you  will  be  unable  to  access  the  Audit  tab.  
3. On  the  Wage  tab,  choose  the  Employee  for  whom  you  want  to  configure  the  wage.    
4. Choose  a  Wage  Group.  Learn  more  in  Second  Wage  Groups.    
5. Choose  a  Type  of  wage-­‐either  hourly  or  one  of  the  salary  types.    
6. Enter  an  amount  for  the  Wage  and  an  Average  Time  per  week.  If  you  chose  one  of  
the  salary  options  as  the  Type,  the  Annual  Hourly  Rate  field  will  display  the  
equivalent  hourly  rate  for  that  salary  amount  that  you  input  into  the  Wage  field.  
 

IMPORTANT:  It  is  critical  that  you  specify  an  hourly  rate  for  salary  
employees.  Otherwise,  TimeTrex  can't  calculate  any  adjustments  to  the  
employees  salary  

 
7. Enter  the  Labor  Burden  Percent,  choose  the  Effective  Date,  and  optionally  enter  a  
Note.  
8. To  add  a  document  attachment  to  the  profile  for  this  employee,  click  the  
Attachment  tab.  Enter  a  Name  and  Revision  for  the  document,  then  click  the  
Choose  File  button  to  locate  the  file  on  your  computer.  Optionally,  enter  the  other  
information  and  then  click  Save.  
9. After  entering  all  of  the  information,  click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  
click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 

To  edit  an  existing  wage,  do  the  following:  

1. In  the  listing,  select  the  wage  from  the  listing  and  then  click  the  Edit  icon.    
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  several  tabs:  Wage,  Attachments,  and  
Audit.  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     26  

 3. Edit  the  fields  that  you  want  to  change,  remembering  that  some  of  the  fields  may  be  
mandatory.    
4. For  convenience,  you  may  click  the  drop-­‐down  list  in  the  upper  right  to  edit  the  wage  
for  another  employee.  
5. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
To  delete  a  wage,  do  the  following:  
1. In  the  listing,  select  the  wage  from  the  listing  and  then  click  the  Delete  icon.  
2. Click  Yes  to  confirm;  otherwise  click  No  to  cancel.  
3. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  

3.2.4 Bank  Accounts  

You  can  add  a  bank  account  to  the  employee  profile,  and  the  system  will  use  this  account  
information  when  exporting  direct  deposit  transactions  for  paying  employees.  

To  add  a  bank  account,  do  the  following:  

1. Click  Employee  in  the  menu  bar,  then  click  Bank  Account  in  the  icon  bar,  and  then  
right-­‐click  over  the  listing  at  the  bottom  of  the  page  and  select  New  from  the  context  
menu.  
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  two  tabs:  Bank  Account  and  Audit.  Since  
this  is  a  new  entry,  you  will  be  unable  to  access  the  Audit  tab.  
3. On  the  Bank  Account  tab,  choose  the  Employee  for  whom  you  want  to  add  bank  
account  information.  
4. For  US  accounts,  enter  the  Routing  Number  and  the  Account  Number  for  the  
account;  for  Canadian  accounts,  enter  the  Institution  Number,  Bank  Transit  
Number,  and  Account  Number.  
5. After  entering  all  of  the  information,  click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  
click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 

To  edit  a  bank  account,  do  the  following:  

1. In  the  listing,  select  the  account  from  the  listing  and  then  click  the  Edit  icon.    
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  two  tabs:    Bank  Account  and  Audit.  
3. Edit  the  fields  that  you  want  to  change,  remembering  that  some  of  the  fields  may  be  
mandatory.    
4. For  convenience,  you  may  click  the  drop-­‐down  list  in  the  upper  right  to  edit  another  
existing  preference.  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     27  

 5. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
To  delete  a  bank  account,  do  the  following:  
1. In  the  listing,  select  the  bank  account  from  the  listing  and  then  click  the  Delete  icon.  
2. Click  Yes  to  confirm;  otherwise  click  No  to  cancel.  
3. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  

3.2.5 Job  Titles  

You  can  setup  job  titles  or  positions  to  better  categorize  employees.  Such  categorization  can  
facilitate  searches  and  reporting.  You  specify  these  titles  in  the  Title  drop-­‐down  of  the  
Employees  profile.    

To  add  a  title,  do  the  following:  

1. Click  Employee  in  the  menu  bar,  then  click  Job  Titles  in  the  icon  bar,  and  then  right-­‐
click  over  the  listing  at  the  bottom  of  the  page  and  select  New  from  the  context  
menu.  
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  two  tabs:  Job  Title  and  Audit.  Since  this  is  a  
new  entry,  you  will  be  unable  to  access  the  Audit  tab.  
3. On  the  Job  Title  tab,  enter  the  Name  for  of  the  title  (such  as  “Carpenter.”)  
4. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 

To  edit  a  title,  do  the  following:  

1. In  the  listing,  select  the  title  from  the  listing  and  then  click  the  Edit  icon.    
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  two  tabs:    Job  Title  and  Audit.  
3. For  convenience,  you  may  click  the  drop-­‐down  list  in  the  upper  right  to  edit  another  
title.  
4. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
To  delete  a  title,  do  the  following:  
1. In  the  listing,  select  the  title  from  the  listing  and  then  click  the  Delete  icon.  
2. Click  Yes  to  confirm;  otherwise  click  No  to  cancel.  
3. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     28  

3.2.6 Employee  Groups  
Groups  are  another  means  by  which  to  classify  employees.  Groups  are  different  from  
Departments,  and  are  typically  meant  to  classify  a  cross-­‐functional  type  of  employee.  
Examples  are  Executives,  Human  Resources,  or  Non-­‐Exempt.  In  TimeTrex,  you  can  place  
groups  within  other  groups.  Below,  we  explain  how  to  do  so.  

To  add  a  group,  do  the  following:  

1. Click  Employee  in  the  menu  bar,  then  click  Job  Titles  in  the  icon  bar,  and  then  right-­‐
click  over  the  listing  at  the  bottom  of  the  page  and  select  New  from  the  context  
menu.  
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  only  one  tab,  Employee  Group.    
3. If  this  is  your  first  group  entry,  you  will  only  be  able  to  choose  Root  from  the  Parent  
drop  down.  Later,  as  you  add  groups,  you  can  choose  to  have  one  group  be  the  
Parent  for  another.  You  can  continue  to  add  and  nest  these  groups  beneath  one  
another  to  reflect  your  organization.  You  can  also  drag-­‐and  drop  the  groups.  
4. Enter  the  Name  of  the  group  (such  as  “Non-­‐Exempt”).  
5. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 

To  edit  a  group,  do  the  following:  

1. In  the  listing,  select  the  group  from  the  listing  and  then  click  the  Edit  icon.    
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  only  one  tab,  Employee  Group.  
3. For  convenience,  you  may  click  the  drop-­‐down  list  in  the  upper  right  to  edit  another  
group.  
4. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
To  delete  a  group,  do  the  following:  
1. In  the  listing,  select  the  group  from  the  listing  and  then  click  the  Delete  icon.  
2. Click  Yes  to  confirm;  otherwise  click  No  to  cancel.  
3. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 

3.2.7 New  Hire  Defaults  

You  may  configure  many  of  the  default  settings  that  are  made  available  during  the  creation  
of  a  new  employee  profile.  By  doing  so,  the  process  of  data  entry  for  each  new  employee  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     29  

can  be  much  more  efficient.  Though  these  are  default  settings,  you  may  change  them  at  the  
time  of  profile  creation.  

To  edit  these  default  settings,  do  the  following:  

1. Click  Employee  in  the  menu  bar,  then  click  New  Hire  Defaults  in  the  icon  bar,  and  
then  right-­‐click  over  the  listing  at  the  bottom  of  the  page  and  select  New  from  the  
context  menu.  
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  several  tabs:  Employee  Identification,  
Contact  Information,  Employee  Preferences,  Email  Notifications  and  Employee  
Tax/Deductions.    
3. The  options  in  the  Employee  Identification  and  Contact  Information  tabs  
correspond  to  the  Employee  and  Contact  Info  tabs  in  the  Employees  profile  feature.  
Making  selections  from  the  drop-­‐downs  or  entering  default  data  into  the  fields  will  
cause  these  values  to  preload  into  the  Employee  and  Contact  Info  tabs  when  you  
create  new  employees  in  the  future.  
4. The  options  in  the  Employee  Preferences  and  Email  Notifications  tabs  correspond  to  
the  Preferences  tab  in  the  Employees  profile  feature.  Making  selections  from  the  
drop-­‐downs  or  entering  default  data  into  the  fields  will  cause  these  values  to  preload  
into  the  Preferences  tab  when  you  create  new  employees  in  the  future.  
5. The  Tax  /  Deductions  drop-­‐down  in  the  Employee  Tax  /  Deductions  tab  corresponds  
to  the  Tax  /  Deductions  drop-­‐down  in  the  Wages  tab  of  the  Employeess  profile  
feature.  Making  a  selection  from  this  drop-­‐down  will  cause  that  choice  to  preload  
into  the  Tax  /  Deductions  drop-­‐down  when  you  create  new  employees  in  the  future.  
6. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 

3.3 Company  
The  Company  feature  allows  you  to  edit  and  save  all  of  the  information  specific  to  your  
company,  including  .  It’s  important  that  this  information  be  kept  current  and  accurate  at  all  
times-­‐especially  the  contacts.  To  edit  company  information,  follow  these  steps:  

1. In  the  menu  bar,  click  Company,  and  then  click  Company  Information  in  the  icon  
bar.  
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  four  tabs:  Company,  Password  Policy,  
LDAP  Authentication,  and  Audit.  
3. As  appropriate  for  your  company,  complete  the  fields  in  each  of  these  tabs.  Some  of  
the  fields  may  be  mandatory.  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     30  

 4. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  

3.3.2 Pay  Period  Schedules  

Pay  period  schedules  are  critical  to  the  operation  of  TimeTrex,  since  they  define  when  a  pay  
period  begins  and  ends.  It  also  defines  the  transaction  date,  which  is  the  date  when  
employees  are  paid.  While  most  companies  will  use  only  a  single  pay  period  schedule,  
TimeTrex  allows  for  multiple  pay  period  schedules.  However,  it’s  important  to  realize  that  
you  may  only  assign  an  employee  to  a  single  pay  period  schedule  at  a  time.  
Pay  period  schedules  are  constantly  repeating  themselves,  very  much  like  recurring  
schedules  for  employees.  So,  when  you  add  a  new  pay  period  schedule,  all  you  need  to  do  is  
describe  one  or  two  full  pay  period  start/transaction  dates.  TimeTrex  will  then  automatically  
determine  the  schedule  pattern  and  repeat  it  in  to  the  future  indefinitely.  
In  most  cases,  if  you  pay  by  check,  we  recommend  that  you  set  at  least  one  day  between  
the  end  of  the  pay  period  and  the  transaction  date.  Or,  if  you  pay  by  direct  deposit,  we  
recommend  that  you  allow  two  business  days.  The  intent  here  is  to  give  supervisors  and  
employees  enough  time  to  submit  requests  and  complete  any  outstanding  authorizations  
before  payment  finalizes.  It’s  better  to  leave  as  much  buffer  as  possible,  to  accommodate  
weekends  and  holidays.  If  a  holiday  falls  at  the  end  of  a  pay  period,  we  recommend  a  buffer  
of  5  to  7  days.  
Let’s  consider  some  examples.  Let’s  say  you  want  to  create  a  Bi-­‐Weekly  pay  period  schedule  
that  starts  on  Monday  and  has  a  transaction  date  of  Friday  following  the  end  of  the  pay  
period.  You  would  perform  these  steps:  

1. In  the  menu  bar,  click  Company,  and  then  click  Pay  Period  Schedules  in  the  icon  bar.  
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  four  tabs:  Pay  Period  Schedule,  Advanced,  
Pay  Periods,  and  Audit.  
3. Enter  a  Name  and  Description.  
4. Choose  Bi-­‐Weekly  for  Type.  
5. For  Pay  Period  Starts  On,  choose  Monday.  
6. For  Transaction  Date,  choose  5  (days  after  end  of  pay  period).  
7. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
The  procedure  is  slightly  different  if  you  need  to  create  a  semi-­‐monthly  pay  period  schedule.  
For  this  pay  period  type,  you  need  to  tell  TimeTrex  which  day  of  the  month  the  primary  and  
secondary  pay  period  starts  on  and  which  day  the  transaction  occurs  on  for  both.  For  
example,  if  the  primary  pay  period  starts  on  the  1st  of  every  month,  and  the  transaction  
date  is  the  first  of  the  following  month,  you  would  do  the  following:    

 
 

  TimeTrex  User  Guide     31  

 1. In  the  menu  bar,  click  Company,  and  then  click  Pay  Period  Schedules  in  the  icon  bar.  
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  four  tabs:  Pay  Period  Schedule,  Advanced,  
Pay  Periods,  and  Audit.  Since  this  is  a  new  entry,  you  will  be  unable  to  access  the  
Audit  tab.  
3. Enter  a  Name  and  Description.  
4. Choose  Semi-­‐Monthly  for  Type.  
5. In  the  Primary  section,  for  Pay  Period  Start  Day  of  Month,  choose  1.  
6. For  Transaction  Day  of  Month,  choose  1.  (The  transaction  date  is  always  the  
selected  day  of  the  month  AFTER  the  pay  period  ends,  so  setting  these  both  to  1  will  
cause  the  transaction  date  to  be  the  1st  of  the  following  month.)  
7. In  the  Secondary  section,  for  Pay  Period  Start  Day  of  Month,  choose  16,  and  then  
choose  15  for  Transaction  Day  of  Month.  
8. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
Here  is  the  resulting  final  pay  period  schedule:  

Start   End   Transaction  

1-­‐NOV-­‐12   15-­‐NOV-­‐12   1-­‐DEC-­‐12  
16-­‐NOV-­‐12   30-­‐NOV-­‐12   15-­‐DEC-­‐12  
 
Optionally,  you  may  also  modify  these  settings:  
Transaction  Always  On  Business  Day  -­‐  specifies  how  to  handle  the  cases  where  the  
transaction  date  falls  on  a  weekend  or  holiday.  Make  your  selection  to  cause  TimeTrex  to  do  
nothing  (No),  or  automatically  move  the  transaction  date  to  the  Previous  Business  Day,  
Next  Business  Day  or  Closest  Business  Day.  

Employees  –  You  may  designate  some  employees  as  exceptions  by  clicking  on  the  
Employees  drop-­‐down  listing  and  moving  some  employees  into  the  Unselected  column.  

Advanced  Options  

If  you  want  more  precision  and  flexibility,  there  are  a  number  of  pay  period  schedule  
options  you  may  configure  on  the  Advanced  tab:  
Overtime  Week  -­‐  defines  the  start  and  end  of  a  week  in  with  respect  to  overtime  or  
premium  policies.  For  example,  if  an  employee  is  eligible  for  overtime  after  working  40  
hours,  this  setting  specifies  the  day  on  which  the  overtime  hours  will  begin.  This  does  not  
need  to  coincide  with  your  pay  period  dates,  unless  that  is  your  preference.  
 
 
 

  TimeTrex  User  Guide     32  

 NOTE:    This  setting  is  entirely  different  from  the  Start  Weeks  On  setting  
found  in  MyAccount  >  Preferences.  That  setting  is  simply  a  display  option  
for  each  employee,  and  it  doesn’t  affect  the  calculation  of  overtime.  

 
Time  Zone  -­‐  is  the  time  zone  used  for  this  pay  period  schedule.  TimeTrex  is  a  24-­‐hour  
system,  capable  of  operating  in  any  country  around  the  world.  This  is  important  for  a  
company  having  locations  in  different  time  zones,  in  which  they  need  to  define  the  exact  
time  that  overtime—and  each  pay  period—starts  and  ends.  

Minimum  Time-­‐Off  Between  Shifts  -­‐  specifies  the  minimum  amount  of  time  that  must  
occur  between  out  and  in  punches  before  TimeTrex  will  start  a  new  shift  for  an  employee,  
but  only  for  shifts  that  span  midnight.    
Here’s  an  example:  If  an  employee  punches  out  on  15-­‐Jan-­‐12  at  11:30  PM  for  lunch  and  
punches  back  in  on  16-­‐Jan-­‐12  (the  next  day)  at  12:30  AM,  in  order  to  combine  these  two  
sets  of  times  into  a  single  shift,  the  Minimum  Time-­‐Off  Between  Shifts  must  be  set  to  at  
least  1  hour.  If  your  employees  work  split  shifts  around  midnight,  or  leave  for  extended  
breaks,  this  setting  should  be  high  enough  to  include  the  longest  break  that  any  employee  
may  take  and  still  continue  their  shift.  
 

NOTE:    This  setting  can  significantly  affect  overtime  calculations,  so  use  it  
with  care.  

 
Maximum  Shift  Time  -­‐  the  maximum  time  that  a  single  shift  can  extend.  It  also  defines  how  
many  hours  back  TimeTrex  will  search  when  trying  to  pair  punches,  so  it  is  important  that  
this  setting  is  not  too  high,  or  too  low.  
If  this  option  is  set  too  high  (for  example  24:00),  there  could  be  confusion  in  some  
circumstances.  Consider  the  example  where  an  employee  punches  in  at  8:00  AM  and  forgets  
to  punch  out  at  5:00  PM,  then  comes  in  the  next  morning  at  8:00  AM,  TimeTrex  will  search  
back  up  to  24  hours  to  see  if  there  is  an  in-­‐punch  without  a  matching  out-­‐punch.  If  it  finds  
one,  it  would  incorrectly  think  that  the  employee  is  simply  punching  out  for  a  long  shift  and  
cause  the  timesheet  for  that  employee  to  be  incorrect.  Therefore,  it  is  important  that  
Maximum  Shift  Time  be  set  to  a  value  that  is  no  more  than  one  hour  longer  than  the  
longest  possible  shift  an  employee  may  work,  which  is  commonly  no  more  than  16  hours.    
 

A  training  suggestion:    We  recommend  a  suggestion  for  training  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     33  

 employees  concerning  punching  in/out.  At  the  point  of  making  the  punch,  
the  employee  is  are  given  the  opportunity  to  set  the  punch  type/status.  
So,  if  they  are  paying  attention,  they  could  actually  avoid  the  situation  
given  in  the  example  above  by  forcing  the  punch  status  to  In  rather  then  
leaving  the  default  that  TimeTrex  specified  as  Out.  

 
Assign  Shifts  To  –  here  you  specify  the  day  to  which  a  shift  is  assigned  when  it  spans  
midnight.  There  are  several  choices  here:  
• Day  They  Start  On  –  the  shift  is  assigned  to  the  day  on  which  the  first  in  punch  
occurs.  
• Day  They  End  On  -­‐  the  shift  is  assigned  to  the  day  on  which  the  last  in  punch  occurs.  
• Day  With  Most  Time  Worked  –  the  shift  is  assigned  to  the  day  in  which  most  of  the  
hours  worked  occurs.  
• Each  Day  (Split  At  Midnight)  –  the  shift  is  split,  such  that  any  time  worked  is  
assigned  to  the  day  in  which  it  actually  occurred.  
 

NOTE:    This  setting  can  greatly  affect  overtime  calculations,  so  use  it  with  
care.  

 
TimeSheet  Verification  –  this  is  the  time  window  inside  of  which  employees  may  verify  their  
timesheets.  You  must  first  choose  who  will  do  the  verification:  Employee,  Superior,  or  both  
Employee  &  Superior.  Next,  you  need  to  specify  the  start  and  end  of  the  window.  By  
default,  employees  may  only  verify  timesheets  after  the  pay  period  ends  and  before  it  is  
paid  (transaction  date).  However,  if  you  prefer,  you  can  specify  the  number  of  days  for  
Verification  Window  Starts  and  Verification  Window  Ends.  You  may  use  negative  values  
here  to  extend  the  window  in  either  direction.  

3.3.3 Branches  
A  Branch  identifies  the  location  in  which  employees  are  punching  in  or  out.  For  time  
recording  to  function,  TimeTrex  recommends  that  a  company  have  at  least  one  branch.  So,  
if  your  company  only  has  one  branch  or  location,  you  will  need  to  add  it.  Of  course,  you  can  
add  multiple  branches  (locations).    

To  add  a  branch,  do  the  following:  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     34  

 1. Click  Company  in  the  menu  bar,  then  click  Branches  in  the  icon  bar,  then  right-­‐click  
over  the  listing  at  the  bottom  of  the  page  and  select  New  from  the  context  menu.  
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  two  tabs:  Branch  and  Audit.  Since  this  is  a  
new  entry,  you  will  be  unable  to  access  the  Audit  tab.  
3. Complete  the  fields  in  each  of  these  tabs.  Some  of  the  fields  may  be  mandatory.    
4. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
To  edit  an  existing  branch,  do  the  following:  
1. In  the  menu  bar,  select  the  branch  from  the  listing  and  then  click  the  Edit  icon.  
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  two  tabs:  Branch,  and  Audit.  
3. Edit  the  fields,  and  remember  that  some  of  the  fields  may  be  mandatory.    
4. For  convenience,  you  may  click  the  drop-­‐down  list  in  the  upper  right  to  edit  another  
existing  branch.  
5. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
To  delete  an  existing  branch,  do  the  following:  
1. In  the  menu  bar,  select  the  branch  from  the  listing  and  then  click  the  Delete  icon.  
2. Click  Yes  to  confirm;  otherwise  click  No  to  cancel.  
 
You  may  want  to  save  time  in  creating  a  similar  branch/location.  To  copy  an  existing  branch,  
do  the  following:  
1. In  the  menu  bar,  select  the  branch  from  the  listing  and  then  click  the  Copy  icon.  
2. Find  the  item  in  the  listing  having  the  name  “Copy  of…”  
3. Select  that  item  and  click  the  Edit  icon.  
4. Follow  the  guidance  above  for  editing  branches.  
 

3.3.4 Departments  
A  Department  identifies  a  functional  unit  within  your  company.  You  can  assign  employees  
to  departments  that  match  their  work  roles.    You  may  add  one  or  more  departments.    
To  add  a  department,  do  the  following:  
1. In  the  menu  bar,  click  Departments,  then  right-­‐click  over  the  listing  at  the  bottom  of  
the  page  and  select  New  from  the  context  menu.  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     35  

 2. An  inset  page  will  appear  which  contains  two  tabs:  Department  and  Audit.  Since  this  
is  a  new  entry,  you  will  be  unable  to  access  the  Audit  tab.  
3. Enter  a  Name  and  unique  Code  for  this  department.  
4. Optionally,  add  one  or  more  Tags—which  would  help  you  search  for  this  department  
in  the  future.    
5. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
To  edit  an  existing  department,  do  the  following:  
1. In  the  listing,  select  the  department  from  the  listing  and  then  click  the  Edit  icon.    
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  two  tabs:  Department  and  Audit.  
3. Edit  the  fields,  and  remember  that  some  of  the  fields  may  be  mandatory.    
4. For  convenience,  you  may  click  the  drop-­‐down  list  in  the  upper  right  to  edit  another  
existing  department.  
5. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
To  delete  an  existing  department,  do  the  following:  
1. In  the  listing,  select  the  department  from  the  listing  and  then  click  the  Delete  icon.  
2. Click  Yes  to  confirm;  otherwise  click  No  to  cancel.  
 
You  may  want  to  save  time  in  creating  a  similar  department.  To  copy  an  existing  
department,  do  the  following:  
1. In  the  listing,  select  the  department  from  the  listing  and  then  click  the  Copy  icon.  
2. Find  the  item  in  the  listing  having  the  name  “Copy  of…”  
3. Select  that  item  and  click  the  Edit  icon.  
4. Follow  the  guidance  above  for  editing  departments.  
 

3.3.5 Hierarchy  
A  hierarchy  defines  a  relationship  between  a  superior  and  subordinates  within  your  
company.  You  may  establish  a  hierarchy  for  several  different  types  of  objects  including  
Requests,  Exception  Notifications,  Timesheet  Verification  and  Permissions.  By  establishing  
a  hierarchy,  superiors  may  only  view  data  for  subordinates  which  the  administrator  assign  
to  them.  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     36  

Here’s  an  example:  if  an  employee  submits  a  request  to  their  supervisor,  their  supervisor  
authorizes  the  request  and  it  is  then  passed  on  the  payroll  administrator  for  the  final  
approval.  In  TimeTrex,  the  supervisor  for  this  employee  is  found  in  the  hierarchy  definition.  

To  create  a  hierarchy,  do  the  following:  

1. Click  Company  in  the  menu  bar,  and  then  click  the  Add  button  that  appears.  
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  two  tabs:  Hierarchy  and  Audit.  Since  this  is  
a  new  entry,  you  will  be  unable  to  access  the  Audit  tab.  
3. Enter  a  Name  and  Description.  
4. In  the  Objects  drop-­‐down,  choose  the  items  that  will  be  part  of  the  restrictions  in  
this  hierarchy.  In  most  cases  you  will  want  to  select  all  the  objects.  
5. In  the  Subordinates  drop-­‐down,  choose  one  or  more  subordinate  employees  that  
belong  in  this  hierarchy.  Find  the  name(s)  and  move  them  to  the  Selected  Items  
column.  
6. After  choosing  subordinates,  you  need  to  define  the  structural  (tree)  layout  of  the  
superiors  in  the  hierarchy.  For  the  first  Superior,  choose  a  name  from  the  drop  
down.  If  there  are  more  superiors  to  add,  click  the  small  +  icon  next  to  the  first  drop-­‐
down.  Then  choose  a  name  for  that  superior.  
7. You  may  specify  one  or  multiple  superiors  to  be  at  the  same  Level.  For  example,  you  
might  set  one  superior  to  have  a  Level  of  1,  and  then  three  superiors  to  be  at  level  2,  
and  so  on.  
8. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 

You  might,  for  example,  setup  a  superior  hierarchy  as  follows:  

Level  =  1:    Payroll  Administrator  

Level  =  2:    Department  Manager  

Level  =  2:    Team  Supervisor  

Level  =  3:    Supervisor  

Here,  the  Payroll  Administrator  is  at  level  1,  or  the  top  level  in  the  hierarchy,  and  this  level  
will  be  the  final  authorization  level.  The  Department  Manager  and  Team  Supervisor  are  both  
sharing  responsibilities  at  level  2.  So,  if  a  subordinate  were  to  submit  a  request,  either  of  
these  two  employees  could  authorize  it.  The  Supervisor  is  at  level  3,  the  lowest  level  in  this  
hierarchy.  This  Supervisor  will  be  the  first  one  to  receive  each  request  (or  exception).  Each  
time  a  request  gets  a  lower-­‐level  of  authorization,  it  moves  up  a  level  in  the  hierarchy  until  
the  superior  at  level  one  authorizes  it.  Of  course,  the  request  may  be  declined  by  any  of  the  
superiors.  
 
 

  TimeTrex  User  Guide     37  

 NOTE:    Superiors  at  lower  levels  are  not  considered  subordinates  to  
superiors  in  the  same  hierarchy  at  higher  levels.  Therefore,  you  must  
assign  employees  to  the  subordinate  list  to  be  considered  a  subordinate.  
Remember  that  you  can  create  additional  hierarchies  to  define  the  
superior/subordinate  relationship  between  supervisors  or  managers.  

Keep  in  mind  that,  although  a  superior  may  have  subordinates  below  them  in  a  hierarchy,  
they  must  at  least  have  Supervisor  level  permissions  before  they  are  able  to  authorize  
requests.  

NOTE:    Superiors  can  be  assigned  to  multiple  hierarchies.  However,  

subordinates  can  only  be  in  one  hierarchy  with  the  same  objects  assigned  
to  it.  For  example,  you  can't  have  the  same  subordinate  assigned  to  two  
hierarchies  which  both  have  the  Request  object  assigned  to  them,  as  that  
would  cause  a  conflict.  

3.3.6 Second  Wage  Groups  

With  secondary  wage  groups,  you  can  assign  multiple  employee  Wages  for  each  wage  group  
that  you  define.  You  may  then  reference  wage  groups  directly  by  certain  policies  such  as  
Overtime  Policies,  Premium  Policies  ,  and  Absence  Policies.  Doing  so  gives  you  complete  
flexibility  in  paying  employees  precisely  for  the  time  that  they  work.  This  is  most  useful  in  
cases  where  you  might  need  to  pay  each  employee  their  own  specific  rate  that  you  can  not  
otherwise  determine  using  a  policies  Rate  multiplier  on  the  employee's  default  wage.  

NOTE:  This  is  a  potential  point  of  confusion,  since  some  tend  to  think  wage  
groups  are  like  employee  groups  for  categorizing  employees.  But  this  is  
not  the  case.  You  should  create  secondary  wage  groups  only  if  you  pay  
employees  different  rates  for  performing  different  positions  or  jobs/tasks.  

For  example,  consider  the  case  where  an  employee  gets  paid  $10/hour  for  most  of  the  time  
they  work,  but  gets  $11.27/hour  for  working  in  "Department  A"  and  $12.33/hour  for  
working  in  "Department  B."  You  could  setup  two  wage  groups,  one  for  each  department.  In  
addition  you  would  also  configure  two  shift  differential  premium  policies  that  specify  that  
when  an  employee  works  in  a  specific  department,  they  get  paid  the  rate  that  you  associate  
with  the  alternative  wage  group(s)  instead  of  the  default  wage.  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     38  

To  add  a  wage  group,  do  the  following:  
1. Click  Company  in  the  menu  bar,  then  click  Secondary  Wage  Groups  in  the  icon  bar,  
and  then  right-­‐click  over  the  listing  at  the  bottom  of  the  page  and  select  New  from  
the  context  menu.  
2. In  the  inset  page  that  appears,  enter  a  Name  for  the  wage  group.    
3. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 

3.3.7 Stations  
Stations  allow  employers  to  have  precise  control  over  the  location  in  which  their  employees  
are  able  to  punch  in  and  out.  TimeTrex  considers  a  station  to  be  any  device  on  which  a  user  
can  punch  in  or  punch  out.  Examples  of  a  stations  are  these:  a  computer  with  a  web  
browser,  iButton  readers,  fingerprint  readers,  proximity  card  readers,  barcode  readers,  
touch-­‐tone  telephone,  mobile  phones,  and  stand-­‐alone  time  clocks.  

Each  station  is  given  a  unique  Station  ID  and  a  "source"  address.  For  computers,  iButton  
readers,  fingerprint  readers,  and  stand-­‐alone  time  clocks,  the  source  is  one  or  more  Internet  
IP  addresses  separated  by  a  comma  (such  as  192.168.1.100,  192.168.1.101,  
192.168.1.102,and  so  on),  a  range  of  IP  addresses  (192.168.1.0/24  or  192.168.0.0/16),  or  an  
Internet  domain  name.  For  computers,  the  Station  ID  is  stored  in  a  browser  cookie;  for  
other  devices,  the  Station  ID  is  electronically  embedded  in  the  device  itself.  For  telephones,  
both  the  Station  ID  and  the  source  are  set  to  the  caller  ID  number  given  by  the  telephone  
company.  

NOTE:    The  use  of  stations  is  only  for  punching  in  and  out.  Employees  can  
carry  out  any  other  functions,  such  as  checking  schedules,  viewing  pay  
stubs,  submitting  requests,  from  other  locations  where  the  TimeTrex  
application  is  accessible.  

To  add  a  station,  do  the  following:  

1. Click  Company  in  the  menu  bar,  then  click  Stations  in  the  icon  bar,  and  then  right-­‐
click  over  the  listing  at  the  bottom  of  the  page  and  select  New  from  the  context  
menu.  
 

IMPORTANT:    By  default,  all  employees  are  allowed  to  punch  in  and  
out  on  any  station.  You  only  need  to  change  these  settings  if  you  need  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     39  

 to  apply  restrictions.  

 
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  three  tabs:  Station,  Employee  Criteria,  and  
Audit.  Since  this  is  a  new  entry,  you  will  be  unable  to  access  the  Audit  tab.  
3. For  Type,  choose  a  value  from  the  listing  that  matches  the  device  you  want  to  add  as  
a  station.  
4. Enter  a  Station  ID,  the  format  of  which  depends  on  the  value  you  choose  for  Type.  If  
appropriate,  you  can  enter  “ANY”.  
5. Enter  the  Source,  which  will  often  be  an  IP  address  or  a  telephone  number.  
6. Enter  a  Description,  and  then  choose  a  Default  Branch  and  Default  Department  for  
this  station.  
7. Optionally,  enter  a  Default  Job  and  Default  Task.  
8. Switch  to  the  Employee  Criteria  tab,  and  decide  what  additional  constraints  you  
want  to  apply  to  this  station.  By  default,  all  employees  may  use  a  station.  Adjust  the  
settings  in  this  tab  only  you  want  to  restrict  some  types  of  employees.  
9. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 

NOTE:    Setting  the  Station  ID  or  Source  to  "ANY"  acts  as  a  wild  card,  and  
directs  TimeTrex  to  accept  any  value.  

Here  are  some  common  scenarios  for  configuring  stations:  

You  can  create  a  "wild  card"  station,  which  allows  all  computers  behind  a  company  firewall  
or  router  to  punch  in/out without  having  to  specifically  assign  access  to  each  computer.  Add  
a  new  station  in  TimeTrex  and  set  the  Type  to  PC,  the  Station  ID  to  ANY,  and  the  Source  to  
one  or  multiple  internet  IP  address(es)  of  the  firewalls/routers  (such  as  204.174.1.1,  
204.174.1.1,  or  24.2.1.3).  Each  station  has  the  Employee  Criteria  tab,  in  which  you  may  
restrict  or  exclude  particular  employees  who  may  use  this  station.  

If,  for  example,  you  want  to  allow  all  employees  the  ability  to  punch  in  and  out  from  any  
telephone,  you  would  add  a  new  station  in  TimeTrex,  set  the  Type  to  Phone,  and  set  both  
the  Station  ID  and  Source  to  ANY.  If,  on  the  other  hand  you  want  to  restrict  employees  so  
they  can  only  punch  in/out  from  a  company  telephone,  you  would  set  both  the  Station  ID  
and  Source  to  the  company's  telephone  number—without  dashes  or  brackets  (for  example,  
?6045551234?).  

To  edit  an  existing  station,  do  the  following:  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     40  

 1. In  the  listing,  select  the  station  from  the  listing  and  then  click  the  Edit  icon.    
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  three  tabs:  Station,  Employee  Criteria,  and  
Audit.    
3. Edit  the  fields  that  you  want  to  change,  remembering  that  some  of  the  fields  may  be  
mandatory.    
4. For  convenience,  you  may  click  the  drop-­‐down  list  in  the  upper  right  to  edit  another  
existing  station.  
5. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
To  delete  an  existing  station,  do  the  following:  
1. In  the  listing,  select  the  station  from  the  listing  and  then  click  the  Delete  icon.  
2. Click  Yes  to  confirm;  otherwise  click  No  to  cancel.  
 
You  may  want  to  save  time  in  creating  a  similar  station.  To  copy  an  existing  station,  do  the  
following:  
1. In  the  listing,  select  the  station  from  the  listing  and  then  click  the  Copy  icon.  
2. Find  the  item  in  the  listing  having  the  name  “Copy  of…”  
3. Select  that  item  and  click  the  Edit  icon.  
4. Follow  the  guidance  above  for  editing  station.  
 

3.3.8 Permission  Groups  

Permission  groups  allow  employers  to  grant  or  restrict  access  to  TimeTrex  features  for  the  
employees  that  you  assign  to  that  group.    You  may  want  to  restrict  access  to  documents  so  
that  employees  can  read  them,  but  not  edit  them.  You  may  grant  edit  access  to  supervisors  
only.  

When  creating  a  permission  group,  you  may  specify  a  Level  for  that  group.  Level  is  
extremely  important  for  security,  because  any  employee  having  access  to  modify  a  
permission  group  can  change  their  permission  group  to  any  that  has  a  lower  level  than  their  
own.  For  example,  a  supervisor  having  a  permission  group  of  level  10  can  assign  their  
subordinates  to  any  level  of  10  or  less.  We  recommend  that  permission  levels  should  start  at  
level  1  for  the  lowest-­‐level  of  access  (Regular  Employee)  and  go  to  level  25  for  the  highest-­‐
level  access  (Administrator).  

TimeTrex  has  a  very  finely-­‐granular  permissions  system  with  many  hundreds  of  different  
permissions  that  all  intertwine  with  one  another.  So,  we  don’t  recommend  that  you  modify  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     41  

the  permissions  unless  you  are  speaking  with  a  support  representative.  Or,  perhaps  you  
might  venture  to  make  only  small  adjustments,  and  then  verify  the  results  to  ensure  that  
your  changes  don’t  adversely  affect  your  overall  system  configuration.  

To  add  a  permission  group,  do  the  following:  

1. Click  Company  in  the  menu  bar,  then  click  Permission  Groups  in  the  icon  bar,  and  
then  right-­‐click  over  the  listing  at  the  bottom  of  the  page  and  select  New  from  the  
context  menu.  
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  two  tabs:  Permission  Group  and  Audit.  
Since  this  is  a  new  entry,  you  will  be  unable  to  access  the  Audit  tab.  
3. Enter  a  Name  and  Description.  
4. Next,  choose  a  permission  Level.    
5. In  the  Employee  drop-­‐down,  choose  the  employees  that  belong  to  this  permission  
group.  Move  the  names  of  the  employees  into  the  Selected  Items  column.  
6. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 

To  edit  an  existing  permission  group,  do  the  following:  

1. In  the  listing,  select  the  permission  group  from  the  listing  and  then  click  the  Edit  
icon.    
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  three  tabs:  Permission  Group  and  Audit.    
3. Edit  the  fields  that  you  want  to  change,  remembering  that  some  of  the  fields  may  be  
mandatory.    
4. For  convenience,  you  may  click  the  drop-­‐down  list  in  the  upper  right  to  edit  another  
existing  permission  group.  
5. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
To  delete  an  existing  permission  group,  do  the  following:  
1. In  the  listing,  select  the  permission  group  from  the  listing  and  then  click  the  Delete  
icon.  
2. Click  Yes  to  confirm;  otherwise  click  No  to  cancel.  
 
You  may  want  to  save  time  in  creating  a  similar  permission  group.  To  copy  an  existing  
station,  do  the  following:  
1. In  the  listing,  select  the  station  from  the  listing  and  then  click  the  Copy  icon.  
2. Find  the  item  in  the  listing  having  the  name  “Copy  of…”  
3. Select  that  item  and  click  the  Edit  icon.  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     42  

 4. Follow  the  guidance  above  for  editing  permission  group.  
 

3.3.9 Currencies  
You  will  need  to  setup  at  least  one  currency  for  your  payroll.  If  you  pay  employees  in  more  
than  one  country,  you  may  need  to  add  multiple  currencies.  Currencies  also  apply  to  
invoices  and  expenses.  After  adding  a  currency,  you  can  specify  it  as  the  pay  currency  when  
you  create  a  Error!  Reference  source  not  found.  for  the  employee.  

To  add  a  currency,  do  the  following:  

1. Click  Company  in  the  menu  bar,  then  click  Currencies  in  the  icon  bar,  and  then  right-­‐
click  over  the  listing  at  the  bottom  of  the  page  and  select  New  from  the  context  
menu.  
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  two  tabs:  Permission  Group  and  Audit.  
Since  this  is  a  new  entry,  you  will  be  unable  to  access  the  Audit  tab.  
3. Choose  and  ISO  Currency  from  the  drop-­‐down  listing,  and  enter  a  Name  for  this  
currency.  
4. If  this  will  be  the  base  currency  for  your  company,  check  the  box  for  Base  Currency  
and  set  the  Conversion  Rate  to  1.00.  
5. If  this  is  not  your  base  currency,  leave  the  box  for  Base  Currency  empty  and  specify  a  
Conversion  Rate  that  is  greater  than  1.  This  is  the  constant  multiplier  that  will  go  
into  the  calculation  for  converting  from  your  base  currency  to  the  target  currency.  
NOTE:  You  need  to  establish  at  least  one  base  currency.  
6. If  you  want  this  to  be  the  currency  that  is  the  default  setting  when  setting  up  
employee  pay  stubs,  then  check  the  box  for  Default  Currency.  
7. If  you  are  configuring  multiple  currencies  (for  example,  both  US  and  Canadian),  
checking  the  box  for  Auto-­‐Update  will  cause  TimeTrex  to  automatically  download  
the  latest  currency  exchange  rate  each  day  to  keep  it  current.  
8. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 

To  edit  an  existing  currency,  do  the  following:  

1. In  the  listing,  select  the  currency  from  the  listing  and  then  click  the  Edit  icon.    
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  three  tabs:  Permission  Group  and  Audit.    
3. Edit  the  fields  that  you  want  to  change,  remembering  that  some  of  the  fields  may  be  
mandatory.    
4. For  convenience,  you  may  click  the  drop-­‐down  list  in  the  upper  right  to  edit  another  
existing  currency.  
 
 

  TimeTrex  User  Guide     43  

 5. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
To  delete  an  existing  currency,  do  the  following:  
1. In  the  listing,  select  the  currency  from  the  listing  and  then  click  the  Delete  icon.  
2. Click  Yes  to  confirm;  otherwise  click  No  to  cancel.  

3.3.10 Bank  Account  

You  will  need  to  setup  at  least  one  bank  account  so  that  you  can  provide  support  to  your  
direct  deposit  accounts.    

To  add  a  bank  account,  do  the  following:  

1. Click  Company  in  the  menu  bar,  then  click  Bank  Account  in  the  icon  bar,  and  then  
right-­‐click  over  the  listing  at  the  bottom  of  the  page  and  select  New  from  the  context  
menu.  
2. Enter  both  the  Routing  Number  and  Account  Number.    
3. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 

To  edit  an  existing  bank  account,  do  the  following:  

1. In  the  listing,  select  the  bank  account  from  the  listing  and  then  click  the  Edit  icon.    
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  three  tabs:  Bank  Account  and  Audit.    
3. Edit  the  fields  that  you  want  to  change,  remembering  that  some  of  the  fields  may  be  
mandatory.    
4. For  convenience,  you  may  click  the  drop-­‐down  list  in  the  upper  right  to  edit  another  
existing  account.  
5. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
To  delete  an  existing  bank  account,  do  the  following:  
1. In  the  listing,  select  the  bank  account  from  the  listing  and  then  click  the  Delete  icon.  
2. Click  Yes  to  confirm;  otherwise  click  No  to  cancel.  
 

3.3.11 Import  
You  may  import  data  into  TimeTrex  by  using  a  step-­‐by-­‐step  tool  that  we  call  the  Import  
Wizard.  The  source  data  must  reside  in  a  comma-­‐separated  value  (CSV)  text  file—which  you  
may  then  export  to  Excel  and  most  other  spreadsheet  software.  During  the  process,  you  will  
 
 

  TimeTrex  User  Guide     44  

need  to  know  the  location  of  the  file,  and  then  specify  how  much  of  the  data  you  want  to  
import.  

To  import  data,  do  the  following:  

1. Click  Company  in  the  menu  bar,  then  click  Import  in  the  icon  bar.  
2. An  inset  page  will  appear  containing  a  progress  bar  at  the  top  and  a  drop-­‐down  
menu  from  which  you  may  choose  which  type  of  data  to  import.  
3. After  choosing  the  type  of  data,  click  the  right  arrow  and  then  follow  the  remaining  
steps  in  the  wizard.  
 

   

 
 

  TimeTrex  User  Guide     45  

3.4 Payroll  
The  Payroll  features  allow  you  to  configure  edit  and  save  all  of  the  information  specific  to  
payroll  for  your  company.  You  can  create  and  manage  pay  stubs  and  amendments.  You  can  
enter  pay  periods  on  a  regular,  manual  schedule,  or  you  can  setup  recurring  pay  period  
schedules.    You  can  also  configure  taxes,  deductions,  and  establish  pay  stub  accounts.  After  
making  all  of  your  payroll  configurations,  you  can  use  the  Process  Payroll  wizard  to  simplify  
the  generation  of  your  payroll.  

3.4.1 Processing  Payroll  

The  most  prominent  Payroll  feature  is  processing  payroll,  so  we  place  the  icon  for  this  
feature  as  the  first  one  from  the  left  when  you  click  the  Payroll  menu.  You  process  payroll  
by  in  TimeTrex  by  using  a  step-­‐by-­‐step  tool  that  we  call  a  wizard.  Of  course,  you’ll  need  to  
ensure  that  you  configure  all  aspects  of  a  payroll  correctly  before  you  process  it.  We  discuss  
each  of  these  aspects  in  the  sections  below.  

To  process  payroll,  do  the  following:  

1. Click  Payroll  in  the  menu  bar,  and  then  click  Process  Payroll  in  the  icon  bar.  
2. An  inset  page  will  appear  containing  a  progress  bar  at  the  top  and  a  drop-­‐down  
menu  from  which  you  may  choose  which  payroll  you  want  to  process.  
3. After  choosing  the  payroll  you  want  to  process,  click  the  right  arrow  and  then  follow  
the  remaining  steps  in  the  wizard.  

3.4.2 Pay  Periods    

To  pay  your  employees  with  regularity,  we  recommend  that  you  establish  a  Pay  Period  
Schedules.  If  you  would  rather  create  pay  periods  manually,  then  it  is  critical  that  there  are  
no  gaps  between  pay  periods.  Otherwise,  any  employee  punches  that  occur  in  such  gaps  
won’t  be  assigned  to  any  pay  period  and  this  will  result  in  inaccurate  reporting.  

Here  we  guide  you  in  the  manual  creation  of  pay  periods.  A  pay  period  consists  simply  of  a  
start  date,  pay  end  date,  and  payment  date.  After  creating  a  pay  period,  you  can  then  
Processing  Payroll.    

To  add  a  pay  period,  do  the  following:  

1. Click  Payroll  in  the  menu  bar,  then  click  Pay  Periods  in  the  icon  bar,  and  then  right-­‐
click  over  the  listing  at  the  bottom  of  the  page  and  select  New  from  the  context  
menu.  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     46  

 2. An  inset  page  will  appear  which  contains  several  tabs,  Pay  Period  and  Audit.  Since  
this  is  a  new  entry,  you  will  be  unable  to  access  the  Audit  tab.  
3. Choose  dates  for  both  Start  Date  and  End  Date.  This  will  define  the  period  for  which  
the  payment  is  made.    
4. Enter  a  Transaction  Date,  the  date  on  which  the  employee  is  to  receive  the  pay.  
5. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 

To  edit  an  existing  pay  period,  do  the  following:  

1. In  the  listing,  select  the  pay  period  and  then  click  the  Edit  icon.    
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  only  one  tab,  Pay  Period.    
3. Edit  the  fields  that  you  want  to  change,  remembering  that  some  of  the  fields  may  be  
mandatory.  
4. For  convenience,  you  may  click  the  drop-­‐down  list  in  the  upper  right  to  edit  another  
existing  pay  stub.  
5. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
To  delete  an  existing  pay  period,  do  the  following:  
1. In  the  listing,  select  the  pay  period  from  the  listing  and  then  click  the  Delete  icon.  
2. Click  Yes  to  confirm;  otherwise  click  No  to  cancel.  
 
You  may  want  to  save  time  in  creating  a  similar  pay  stub.  To  copy  an  existing  paystub  
account,  do  the  following:  
1. In  the  listing,  select  the  station  from  the  listing  and  then  click  the  Copy  icon.  
2. Find  the  item  in  the  listing  having  the  name  “Copy  of…”  
3. Select  that  item  and  click  the  Edit  icon.  
4. Follow  the  guidance  above  for  editing  a  pay  stub.  
 

3.4.3 Pay  Stub  Amendments  

Pay  Stub  Amendments  provide  a  method  to  make  specific,  individual  changes  to  employee  
pay  stubs  that  you  can't  perform  automatically  with  the  The  Taxes  /  Deductions  feature  
allows  you  to  define  specific  calculations  or  formulas  apply  to  employee  pay  stubs.  Actually,  
this  feature  encompasses  more  than  taxes  or  deductions,  to  include  many  other  aspects  of  
employee  pay  stubs  such  as  earnings,  employer  deductions  and  accruals.  It  is  important  to  
realize  that,  by  default,  Taxes  /  Deductions  apply  to  every  pay  period.  However,  you  may  
 
 

  TimeTrex  User  Guide     47  

assign  them  to  individual  employees.  Also,  they  may  also  be  ignored  if  the  eligibility  criteria  
are  not  met  or  if  the  calculation  formula  results  in  a  zero  value.  feature.  Examples  of  such  
changes  are:  issuing  bonuses,  pay  advances,  employee  loans,  and  reimbursements  such  as  
petty  cash.  

To  add  a  pay  stub  amendment,  do  the  following:  

1. Click  Payroll  in  the  menu  bar,  then  click  Pay  Stub  Amendments  in  the  icon  bar,  and  
then  right-­‐click  over  the  listing  at  the  bottom  of  the  page  and  select  New  from  the  
context  menu.  
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  two  tabs:  Pay  Stub  Amendment  and  Audit.  
Since  this  is  a  new  entry,  you  will  be  unable  to  access  the  Audit  tab.  
3. In  the  Employee  drop-­‐down  list,  choose  one  or  more  names  to  which  this  pay  stub  
amendment  will  apply.  Move  names  to  the  Selected  Items  column.  
4. Choose  the  Pay  Stub  Account  that  will  be  affected  by  this  amendment.  
5. For  Amount  Type,  decide  whether  the  Amount  is  to  be  Fixed  or  a  Percentage.  
6. Specify  the  Rate  of  pay  this  amendment  will  use.  
7. Enter  Units,  which  is  value  that  will  be  multiplied  by  the  Rate  to  get  the  total  
Amount  of  this  amendment.  In  most  cases,  Units  would  usually  refer  to  hours,  but  it  
can  refer  to  anything  else,  such  as  miles  traveled  or  items  purchased.  
8. Amount  is  the  total  amount  for  this  amendment.  If  you  enter  Rate  and  Units,  then  
an  automatic  calculation  of  Amount  is  done  for  you.  Otherwise,  you  must  specify  a  
value  for  Amount.  
9. Enter  a  Description  for  this  amendment,  which  will  appear  on  the  pay  stub  of  each  
employee  chosen  in  Employee.  
10. Choose  an  Effective  Date,  which  specifies  when  this  amendment  will  become  
effective.  This  date  can  be  any  date  in  the  current  pay  period  or  the  future.    
11. Check  the  box  for  Year  to  Date  (YTD)  Adjustment  if  you  only  want  this  amendment  
to  modify  the  year-­‐to-­‐date  amount  for  the  pay  stub(s).  
12. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 

 
 

  TimeTrex  User  Guide     48  

 NOTES:      
 
1. Post  dating  "Pay  Stub  Amendments"  is  common  practice  and  can  
be  extremely  useful  as,  for  example,  when  you  enter  a  holiday  
bonus  several  weeks  or  months  in  advance.  When  generating  pay  
stubs,  any  amendments  having  effective  dates  set  between  the  pay  
period  start  and  end  date  will  be  used.  
2. Year  to  Date  Adjustment  is  most  commonly  put  to  use  when  you  
are  first  migrating  from  another  payroll  package  in  the  middle  of  
the  year  and  you  want  to  carry  over  year-­‐to-­‐date  amounts  for  tax  
or  deduction  purposes.  We  recommend  that  you  only  use  this  only  
once  for  each  employee  per  pay  stub  account.  Also  the  effective  
date  must  fall  between  the  start  and  end  date  of  the  employee's  
first  pay  period.  

WARNINGS:      
1. Anytime  you  add  or  modify  paystub  amendments,  you  must  
recalculate  employee  pay  stubs  for  those  changes  to  take  effect.  
Under  normal  circumstances,  we  recommend  that  you  enter  all  
paystub  amendments  for  all  employees  at  once  and  then  generate  
pay  stubs  when  you  finish.  However,  you  may  also  enter  them  
individually  or  generate  pay  stubs  multiple  times.  
2. Also,  since  TimeTrex  is  a  24-­‐hour  system,  we  don’t  recommend  
that  you  create  paystub  amendments  that  are  effective  on  the  first  
or  last  day  of  any  pay  period.  If  a  pay  period  starts  on  01-­‐Oct-­‐12  at  
12:01  AM  and  a  paystub  amendment  is  effective  on  01-­‐Oct-­‐12  at  
12:00  AM,  it  may  not  appear  in  the  pay  period  that  you  expect.  It  is  
important  to  be  mindful  of  employees  in  multiple  time  zones.  So,  
we  recommend  that  you  allow  at  least  one  day  after  the  start  of  
the  pay  period,  or  one  day  before  the  end  of  the  pay  period,  or  set  
it  to  a  day  in  the  middle  of  the  pay  period.        

To  edit  an  existing  paystub  amendment,  do  the  following:  

1. In  the  listing,  select  the  paystub  amendment  from  the  listing  and  then  click  the  Edit  
icon.    

 
 

  TimeTrex  User  Guide     49  

 2. An  inset  page  will  appear  which  contains  three  tabs:  Pay  Stub  Amendment  and  
Audit.    
3. Edit  the  fields  that  you  want  to  change,  remembering  that  some  of  the  fields  may  be  
mandatory.    
4. For  convenience,  you  may  click  the  drop-­‐down  list  in  the  upper  right  to  edit  another  
existing  amendment.  
5. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
To  delete  an  existing  paystub  amendment,  do  the  following:  
1. In  the  listing,  select  the  station  from  the  listing  and  then  click  the  Delete  icon.  
2. Click  Yes  to  confirm;  otherwise  click  No  to  cancel.  
 
You  may  want  to  save  time  in  creating  a  similar  paystub  amendment.  To  copy  an  existing  
station,  do  the  following:  
1. In  the  listing,  select  the  station  from  the  listing  and  then  click  the  Copy  icon.  
2. Find  the  item  in  the  listing  having  the  name  “Copy  of…”  
3. Select  that  item  and  click  the  Edit  icon.  
4. Follow  the  guidance  above  for  editing  paystub  amendment.  
 

3.4.4 Recurring  Pay  Stub  Amendments  

Recurring  paystub  amendments  are  simply  amendments  that  you  configure  to  occur  at  a  
specific  frequency-­‐most  commonly  at  each  pay  period.  They  are  especially  useful  for  
recurring  earnings  or  deductions,  such  as  employee  contributions  to  group  benefit  plans  or  
union  dues.    

NOTE:  Taxes  /  Deductions  offers  a  similar,  yet  more  advanced  calculation  

options.  However,  the  frequency  of  recurrence  is  only  each  pay  period.  

To  add  a  recurring  pay  stub  amendment,  do  the  following:  

1. Click  Payroll  in  the  menu  bar,  then  click  Recurring  PS  Amendments  in  the  icon  bar,  
and  then  right-­‐click  over  the  listing  at  the  bottom  of  the  page  and  select  New  from  
the  context  menu.  
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  two  tabs:  Recurring  PS  Amendment  and  
Audit.  Since  this  is  a  new  entry,  you  will  be  unable  to  access  the  Audit  tab.  
 
 

  TimeTrex  User  Guide     50  

 3. Enter  a  Name  and  Description  for  this  amendment,  which  will  appear  on  the  pay  
stub  of  each  employee  chosen  in  Employee.  
4. Select  a  Frequency  for  the  this  recurring  amendment.  
5. Choose  both  a  Start  Date  and  End  Date  for  this  recurring  amendment.  
6. In  the  Employee  drop-­‐down  list,  choose  one  or  more  names  to  which  this  pay  stub  
amendment  will  apply.  Move  names  to  the  Selected  Items  column.  
7. Choose  the  Pay  Stub  Account  that  will  be  affected  by  this  amendment.  
8. For  Amount  Type,  decide  whether  the  Amount  is  to  be  Fixed  or  a  Percentage.  
9. Specify  the  Rate  of  pay  this  amendment  will  use.  
10. Enter  a  value  for  Units,  which  is  value  that  will  be  multiplied  by  the  Rate  to  get  the  
total  Amount  of  this  amendment.  In  most  cases,  Units  would  usually  refer  to  hours,  
but  it  can  refer  to  anything  else,  such  as  miles  traveled  or  items  purchased.  
11. Amount  is  the  total  amount  for  this  amendment.  If  you  enter  Rate  and  Units,  then  
an  automatic  calculation  of  Amount  is  done  for  you.  Otherwise,  you  must  specify  a  
value  for  Amount.  
12. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 

NOTE:    It’s  important  to  realize  the  effect  of  choosing  each  Pay  Period  for  
the  Frequency.  In  this  case,  the  pay  stub  amendments  will  be  effective  on  
the  last  day  of  the  pay  period.  When  using  the  Monthly  frequency,  the  
effective  date  will  be  the  first  day  of  each  month.  

To  edit  an  existing  recurring  paystub  amendment,  do  the  following:  

1. In  the  listing,  select  the  recurring  paystub  amendment  from  the  listing  and  then  click  
the  Edit  icon.    
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  three  tabs:  Recurring  PS  Amendment  and  
Audit.    
3. Edit  the  fields  that  you  want  to  change,  remembering  that  some  of  the  fields  may  be  
mandatory.    
4. For  convenience,  you  may  click  the  drop-­‐down  list  in  the  upper  right  to  edit  another  
existing  recurring  paystub  amendment.  
5. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
To  delete  an  existing  recurring  paystub  amendment,  do  the  following:  
1. In  the  listing,  select  the  amendment  from  the  listing  and  then  click  the  Delete  icon.  
2. Click  Yes  to  confirm;  otherwise  click  No  to  cancel.  
 
 

  TimeTrex  User  Guide     51  

  
You  may  want  to  save  time  in  creating  a  similar  recurring  paystub  amendment.  To  copy  an  
existing  amendment,  do  the  following:  
1. In  the  listing,  select  the  station  from  the  listing  and  then  click  the  Copy  icon.  
2. Find  the  item  in  the  listing  having  the  name  “Copy  of…”  
3. Select  that  item  and  click  the  Edit  icon.  
4. Follow  the  guidance  above  for  editing  a  paystub  amendment.  
 

3.4.5 Pay  Period  Schedules  

NOTE:    You  may  access  this  feature  either  by  choosing  Company  >  Pay  
Period  Schedules  or  Payroll  >  Pay  Period  Schedules  from  the  menu.  All  
aspects  are  the  same,  regardless  of  the  path  that  you  choose  to  access  this  
feature.  

 
Pay  period  schedules  are  critical  to  the  operation  of  TimeTrex  since  they  define  when  pay  
periods  begin  and  end.  They  also  include  the  transaction  date,  which  is  the  date  when  
employees  are  paid.  Most  companies  will  have  use  for  only  a  single  pay  period  schedule,  but  
TimeTrex  allows  for  multiple  pay  period  schedules.  However,  it’s  important  to  realize  that  
you  may  only  assign  an  employee  to  a  single  pay  period  schedule  at  a  time.  
Pay  period  schedules  are  constantly  repeating  themselves,  very  much  like  recurring  
schedules  for  employees.  So,  when  you  add  a  new  pay  period  schedule,  all  you  need  to  do  is  
describe  one  or  two  full  pay  period  start/transaction  dates.  TimeTrex  will  then  automatically  
determine  the  schedule  pattern  and  repeat  it  in  to  the  future  indefinitely.  
In  most  cases,  if  you  pay  by  check,  we  recommend  that  you  set  at  least  one  day  between  
the  end  of  the  pay  period  and  the  transaction  date.  Or,  if  you  pay  by  direct  deposit,  we  
recommend  that  you  set  allow  two  business  days.  The  intent  here  is  to  give  supervisors  and  
employees  enough  time  to  submit  requests  and  complete  any  outstanding  authorizations  
before  payment  finalizes.  It’s  better  to  leave  as  much  buffer  as  possible,  to  accommodate  
weekends  and  holidays.  If  a  holiday  falls  at  the  end  of  a  pay  period,  we  recommend  a  buffer  
of  5  to  7  days.  
Let’s  consider  some  examples.  Let’s  say  you  want  to  create  a  Bi-­‐Weekly  pay  period  schedule  
that  starts  on  Monday  and  has  a  transaction  date  of  Friday  following  the  end  of  the  pay  
period.  You  would  perform  these  steps:  

1. In  the  menu  bar,  click  Company,  and  then  click  Pay  Period  Schedules  in  the  icon  bar.  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     52  

 2. An  inset  page  will  appear  which  contains  four  tabs:  Pay  Period  Schedule,  Advanced,  
Pay  Periods,  and  Audit.  
3. Enter  a  Name  and  Description.  
4. Choose  Bi-­‐Weekly  for  Type.  
5. For  Pay  Period  Starts  On,  choose  Monday.  
6. For  Transaction  Date,  choose  5  (days  after  end  of  pay  period).  
7. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
The  procedure  is  slightly  different  if  you  need  to  create  a  semi-­‐monthly  pay  period  schedule.  
For  this  pay  period  type,  you  need  to  tell  TimeTrex  which  day  of  the  month  the  primary  and  
secondary  pay  period  starts  on  and  which  day  the  transaction  occurs  on  for  both.  For  
example,  if  the  primary  pay  period  starts  on  the  1st  of  every  month,  and  the  transaction  
date  is  the  first  of  the  following  month,  you  would  do  the  following:    

1. In  the  menu  bar,  click  Company,  and  then  click  Pay  Period  Schedules  in  the  icon  bar.  
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  four  tabs:  Pay  Period  Schedule,  Advanced,  
Pay  Periods,  and  Audit.  Since  this  is  a  new  entry,  you  will  be  unable  to  access  the  
Audit  tab.  
3. Enter  a  Name  and  Description.  
4. Choose  Semi-­‐Monthly  for  Type.  
5. In  the  Primary  section,  for  Pay  Period  Start  Day  of  Month,  choose  1.  
6. For  Transaction  Day  of  Month,  choose  1.  (The  transaction  date  is  always  the  
selected  day  of  the  month  AFTER  the  pay  period  ends,  so  setting  these  both  to  1  will  
cause  the  transaction  date  to  be  the  1st  of  the  following  month.)  
7. In  the  Secondary  section,  for  Pay  Period  Start  Day  of  Month,  choose  16.  
8. In  the  Secondary  section,  for  Transaction  Day  of  Month,  choose  15.  
9. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
Here  is  the  resulting  final  pay  period  schedule:  

Start   End   Transaction  

1-­‐NOV-­‐12   15-­‐NOV-­‐12   1-­‐DEC-­‐12  
16-­‐NOV-­‐12   30-­‐NOV-­‐12   15-­‐DEC-­‐12  
 
Optionally,  you  may  also  modify  these  settings:  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     53  

Transaction  Always  On  Business  Day  -­‐  specifies  how  to  handle  the  cases  where  the  
transaction  date  falls  on  a  weekend  or  holiday.  Make  your  selection  to  cause  TimeTrex  to  do  
nothing  (No),  or  automatically  move  the  transaction  date  to  the  Previous  Business  Day,  
Next  Business  Day  or  Closest  Business  Day.  

Employees  –  By  default,  the  payroll  schedule  setting  will  apply  to  all  of  the  employees  in  the  
company.  You  may  make  exceptions  by  click  on  the  Employees  drop-­‐down  listing  and  
moving  some  employees  into  the  Unselected  column.  

Advanced  Options  

If  you  want  more  precision  and  flexibility,  there  are  a  number  of  schedule  options  you  may  
configure  on  the  Advanced  tab:  
Overtime  Week  -­‐  defines  the  start  and  end  of  a  week  in  regard  overtime  or  premium  
policies.  For  example,  if  an  employee  is  eligible  for  overtime  after  working  40  hours,  this  
setting  specifies  the  day  on  which  the  overtime  hours  will  begin.  This  does  not  need  to  
coincide  with  your  pay  period  dates,  unless  that  is  your  preference.  
 

NOTE:    This  setting  is  entirely  different  from  the  Start  Weeks  On  setting  
found  in  MyAccount  >  Preferences.  That  setting  is  simply  a  display  option  
for  each  employee,  and  it  doesn’t  affect  the  calculation  of  overtime.  

 
Time  Zone  -­‐  is  the  time  zone  used  for  this  pay  period  schedule.  TimeTrex  is  a  24-­‐hour  
system,  capable  of  operating  in  any  country  around  the  world.  This  is  important  for  a  
company  having  locations  in  different  time  zones,  in  which  they  need  to  define  the  exact  
time  that  overtime  for  each  pay  period  starts  and  ends.  

Minimum  Time-­‐Off  Between  Shifts  -­‐  specifies  the  minimum  amount  of  time  that  must  
occur  between  out  and  in  punches  before  TimeTrex  will  start  a  new  shift  for  an  employee,  
but  only  for  shifts  that  span  midnight.    
Here’s  an  example:  If  an  employee  punches  out  on  15-­‐Jan-­‐12  at  11:30  PM  for  lunch  and  
punches  back  in  on  16-­‐Jan-­‐12  (the  next  day)  at  12:30  AM,  in  order  to  combine  these  two  
sets  of  times  into  a  single  shift,  the  "Minimum  Time-­‐Off  Between  Shifts"  must  be  set  to  at  
least  1  hour.  If  your  employees  work  split  shifts  around  midnight,  or  leave  for  extended  
breaks,  this  setting  should  be  high  enough  to  include  the  longest  break  that  any  employee  
may  take  and  still  continue  their  shift.  
 

 
 

  TimeTrex  User  Guide     54  

 NOTE:    This  setting  can  significantly  affect  overtime  calculations,  so  use  it  
with  care.  

 
Maximum  Shift  Time  -­‐  the  maximum  time  that  a  single  shift  can  extend.  It  also  defines  how  
many  hours  back  TimeTrex  will  search  when  trying  to  pair  punches,  so  it  is  important  that  
this  setting  is  not  too  high,  or  too  low.  
If  this  option  is  set  too  high  (for  example  24:00),  there  could  be  confusion.  Consider  the  
example  where  an  employee  punches  in  at  8:00  AM  and  forgets  to  punch  out  at  5:00  PM,  
then  comes  in  the  next  morning  at  8:00  AM,  TimeTrex  will  search  back  up  to  24  hours  to  see  
if  there  is  an  in-­‐punch  without  a  matching  out-­‐punch.  If  it  finds  one,  it  would  incorrectly  
think  that  the  employee  is  simply  punching  out  for  a  long  shift  and  cause  the  employee  
timesheet  to  be  incorrect.  Therefore,  it  is  important  that  Maximum  Shift  Time  be  set  to  a  
value  that  is  no  more  than  one  hour  longer  than  the  longest  possible  shift  an  employee  may  
work,  which  is  commonly  no  more  than  16  hours.    
Assign  Shifts  To  –  specifies  the  day  to  which  a  shift  is  assigned  when  it  spans  midnight.  
There  are  several  choices  here:  
• Day  They  Start  On  –  the  shift  is  assigned  to  the  day  on  which  the  first  in  punch  
occurs.  
• Day  They  End  On  -­‐  the  shift  is  assigned  to  the  day  on  which  the  last  in  punch  occurs.  
• Day  With  Most  Time  Worked  –  the  shift  is  assigned  to  the  day  in  which  most  of  the  
hours  worked  occurs.  
• Each  Day  (Split  At  Midnight)  –  the  shift  is  split,  such  that  any  time  worked  is  
assigned  to  the  day  in  which  it  actually  occurred.  
 

NOTE:    This  setting  can  greatly  affect  overtime  calculations,  so  use  it  with  
care.  

 
TimeSheet  Verification  –  this  is  the  time  window  inside  of  which  employees  may  verify  their  
timesheets.  You  must  first  choose  who  will  do  the  verification:  Employee,  Superior,  or  both  
Employee  &  Superior.  Next,  you  need  to  specify  the  start  and  end  of  the  window.  By  
default,  employees  may  only  verify  timesheets  after  the  pay  period  ends  and  before  it  is  
paid  (transaction  date).  However,  if  you  prefer,  you  can  specify  the  number  of  days  for  
Verification  Window  Starts  and  Verification  Window  Ends.  
 

 
 

  TimeTrex  User  Guide     55  

3.4.6 Pay  Stub  Accounts  
Before  you  can  generate  pay  stubs  or  properly  configure  policies,  you  must  first  setup  pay  
stub  accounts.  Pay  stub  accounts  are  similar  to  accounts  in  a  general  ledger:  employee  
earnings  are  deposited  into  earning  pay  stub  accounts  and  deductions  go  in  to  deduction  
accounts.  

As  you  prepare  to  configure  your  pay  stub  accounts,  remember  that  earning  accounts  
withdraw  from  accruals,  and  deduction  accounts  deposit  into  accruals.  This  is  commonly  
used  for  keeping  track  of  accruing  vacation  pay.  To  do  this,  you  would  simply  create  a  
Vacation  Accrual  account  of  type  Accrual  and  a  Vacation  Accrual  Release  account  of  type  
Earning  with  Vacation  Accrual  set  as  the  accrual  account.  Then  Vacation  Accrual  Release  
amounts  are  automatically  withdrawn  from  Vacation  Accrual.  This  method  can  also  be  used  
to  keep  track  of  employee  loans.  

You  will  also  need  to  enter  values  for  Debit  Account  and  Credit  Account.  These  are  the  
identifiers  for  mapping  the  TimeTrex  accounts  to  account  numbers  in  your  general  ledger  
(GL)  of  your  accounting  software.  If  you  want  to  combine  two  or  more  TimeTrex  accounts  in  
to  a  single  GL  account,  you  can  simply  enter  the  same  account  number  for  both.  For  
example,  if  you  want  Provincial/State  and  Federal  income  tax  to  be  combined  in  to  a  single  
GL  account,  you  would  give  them  the  same  account  number  (such  as  2330).  You  don’t  need  
to  map  all  TimeTrex  accounts  to  a  GL  account.  You  could,  for  example,  combine  all  the  
TimeTrex  earnings  accounts  in  to  a  single  GL  account  number  of  2300.  Simply  enter  2300  for  
the  TimeTrex  "Total  Gross"  account.  

To  add  a  pay  stub  account,  do  the  following:  

1. Click  Payroll  in  the  menu  bar,  then  click  Pay  Stub  Accounts  in  the  icon  bar,  and  then  
right-­‐click  over  the  listing  at  the  bottom  of  the  page  and  select  New  from  the  context  
menu.  
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  two  tabs:  Pay  Stub  Account  and  Audit.  
Since  this  is  a  new  entry,  you  will  be  unable  to  access  the  Audit  tab.  
3. Choose  a  Type,  which  specifies  whether  the  account  is  for  earnings,  deductions,  
totals,  or  accruals.  
4. Enter  a  Name  for  this  pay  stub  account.  
5. Enter  a  value  for  Order,  which  determines  how  the  accounts  display  on  the  pay  stub.  
The  lower  the  order,  the  higher  up  on  the  pay  stub  the  account  will  appear  in  its  own  
section.  
6. Choose  an  Accrual.  This  is  the  pay  stub  account  into  which  all  amounts  are  deposited  
or  withdrawn  for  the  purposes  of  keeping  a  running  balance.    
7. Enter  the  identifiers  for  Debit  Account  and  Credit  Account.  
8. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
 

  TimeTrex  User  Guide     56  

  

Once  you  map  the  accounts  you  want,  you  can  go  to  Report  >  Payroll  Reports  >  General  
Ledger  Summary.  There,  you  may  select  any  filter  criteria  that  you  want,  select  the  export  
format  that  you  want  at  the  bottom  of  the  screen,  and  then  press  the  Export  button.  Save  
this  file  to  your  hard  disk,  and  import  it  in  to  your  accounting  software  accordingly.  

To  edit  an  existing  paystub  account,  do  the  following:  

1. In  the  listing,  select  the  paystub  account  and  then  click  the  Edit  icon.    
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  two  tabs:  Pay  Stub  Account  and  Audit.    
3. Edit  the  fields  that  you  want  to  change,  remembering  that  some  of  the  fields  may  be  
mandatory.    
4. For  convenience,  you  may  click  the  drop-­‐down  list  in  the  upper  right  to  edit  another  
existing  paystub  account.  
5. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
To  delete  an  existing  paystub  account,  do  the  following:  
1. In  the  listing,  select  the  paystub  account  from  the  listing  and  then  click  the  Delete  
icon.  
2. Click  Yes  to  confirm;  otherwise  click  No  to  cancel.  
 
You  may  want  to  save  time  in  creating  a  similar  paystub  account.  To  copy  an  existing  
paystub  account,  do  the  following:  
1. In  the  listing,  select  the  station  from  the  listing  and  then  click  the  Copy  icon.  
2. Find  the  item  in  the  listing  having  the  name  “Copy  of…”  
3. Select  that  item  and  click  the  Edit  icon.  
4. Follow  the  guidance  above  for  editing  a  paystub  account.  
 

3.4.7 Taxes  /  Deductions  

The  Taxes  /  Deductions  feature  allows  you  to  define  specific  calculations  or  formulas  apply  
to  employee  pay  stubs.  Actually,  this  feature  encompasses  more  than  taxes  or  deductions,  
to  include  many  other  aspects  of  employee  pay  stubs  such  as  earnings,  employer  deductions  
and  accruals.  It  is  important  to  realize  that,  by  default,  Taxes  /  Deductions  apply  to  every  
pay  period.  However,  you  may  assign  them  to  individual  employees.  Also,  they  may  also  be  
ignored  if  the  eligibility  criteria  are  not  met  or  if  the  calculation  formula  results  in  a  zero  
value.  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     57  

These  taxes  and  deductions  that  you  configure  here  will  apply  to  your  employees,  and  will  
appear  in  the  Tax  tab  for  each  employee  in  the  Employees  listing  (Employee  >  Employees).  

Before  outlining  the  steps  to  configure  a  tax  /  deduction  item,  we  provide  the  definitions  of  
the  Calculation  types:  

Percent  –  a  simple  percentage,  such  as  1.00%  or  5.00%.  

Advanced  Percent  –  a  complex  calculation  with  additional  criteria.  Two  additional  factors  
will  be  necessary,  Annual  Wage  Base/Maximum  Earnings  and  Annual  Deduction  Amount:  

• Annual  Wage  Base  -­‐  The  maximum  annual  limit  that  to  which  the  percentage  will  
apply.  For  example,  setting  this  value  to  $40,000  will  cause  this  calculation  to  disable  
once  the  employee  has  earned  this  amount  during  the  year.  
• Annual  Deduction  Amount  -­‐  The  annual  amount  that  deducts  from  the  calculation.  
For  example,  if  you  set  this  value  to  $5,000,  this  calculation  will  not  apply  to  the  first  
$5,000  of  the  employee’s  earnings.  
Advanced  Percent  (Range  Bracket)  –  a  complex  percentage  calculation  that  requires  
additional  factors:  Annual  Deduction  Amount,  Annual  Amount  Greater  Than,  Annual  
Amount  Less  Than,  and  Annual  Fixed  Amount.  This  calculation  will  only  apply  when  the  
annual  amount  is  higher  than  the  value  given  in  Annual  Amount  Greater  Than  and  lower  
than  the  Annual  Amount  Less  Than  value.  You  may  employ  multiple  Advanced  Percent  
(Range  Bracket)  deductions  together  to  calculate  amounts  for  one  or  more  brackets,  such  
as:  

Greater  Than   Less  Than   Percent  

$5,000   $10,000   1%  
$10,000   $20,000   2%  
$20,000   $30,000   3%  
 

Advanced  Percent  (Tax  Bracket)  –  a  complex  percentage  calculation  similar  to  the  
Advanced  Percent  (Range  Bracket)  calculation.  The  difference  here  is  that  this  calculation  is  
always  done  as  long  as  the  value  for  Deduction  Amount  exceeds  the  value  for  Annual  
Exempt  Amount.  And  again,  you  may  employ  multiple  Advanced  Percent  (Tax  Bracket)  
deductions  to  act  as  a  complete  tax  formula.  Here  is  an  example:  

Name   Exempt   Wage  Base   Percent  

Amount   Amount  
Bracket  1   $1,000   $9,999   8.0%  
Bracket  2   $10,000   $19,999   8.5%  
Bracket  3   $20,000   $0   9.0%  
 

 
 

  TimeTrex  User  Guide     58  

This  configuration  will  cause  TimeTrex  to  forego  calculation  if  the  estimate  is  that  the  
employee  will  earn  less  than  $1,000  for  the  entire  year.  If  the  employee  actually  earns  more,  
then  a  calculation  of  8%  will  apply  against  any  amounts  between  $1,000-­‐9,999,  8.5%  on  any  
amounts  between  $10,000-­‐19,999,  and  9.0%  on  any  amounts  over  $20,000.  

Advanced  Percent  (Tax  Bracket  Alt.)  –  this  is  another  complex  tax  bracket  calculation,  which  
only  applies  when  the  calculation  amount  less  the  Annual  Deduction  Amount  is  higher  than  
the  Annual  Amount  Greater  Than  value  and  lower  then  the  Annual  Amount  Less  Than  
value.  The  value  for  Annual  Fixed  Amount  is  added  to  the  end  result.  

This  is  different  from  the  Advanced  Percent  (Tax  Bracket)  such  that  only  a  single  bracket  in  
a  group  may  apply  to  an  employee.  Each  individual  bracket  is  designed  to  be  the  entire  tax  
formula  and  essentially  function  on  its  own.  The  final  result  is  the  same  as  an  Advanced  
Percent  (Tax  Bracket),  but  it  is  just  a  different  way  to  get  there.  For  example:  

Name   Greater  Than   Less  Than   Percent   Fixed  

Amount  
Bracket  1   $0   $10,000   5.0%   $0  
Bracket  2   $10,001   $20,000   10.5%   $500  
Bracket  3   $20,001   $999,999   15.0%   $1,500  
 

In  this  example,  TimeTrex  will  calculate  5%  if  the  employee  earned  between  $0  and  
$10,000.  If  the  employee  earns  more  than  this,  there  will  be  no  calculation  for  the  first  
bracket  and  TimeTrex  moves  on  to  the  next  bracket.  If  the  employee  earns  between  
$10,001  and  $20,000,  then  10%  would  be  calculated  on  the  amount  earned  between  10,000  
and  $20,000  with  the  Fixed  Amount  being  added  at  the  end.  It’s  important  to  realize  that  
the  Fixed  Amount  is  always  the  total  tax  amount  that  would  be  calculated  from  all  previous  
brackets.  This  is  why  only  a  single  bracket  is  ever  applied,  because  the  fixed  amount  
accounts  for  all  previous  bracket  tax  amounts.  

Fixed  Amount  –  with  this  calculation  type,  you  simply  enter  an  Amount.  

Fixed  Amount  (Range  Bracket)  –  a  complex  fixed  amount  calculation.  Here,  you  enter  an  
Amount,  Annual  Deduction  Amount,  Annual  Amount  Greater  Than,  and  Annual  Amount  
Less  Than.  The  fixed  amount  only  applies  when  the  Amount  minus  the  Annual  Deduction  
Amount  is  higher  than  the  value  of  Annual  Amount  Greater  Than  and  lower  than  the  
Annual  Amount  Less  Than  value.  

Fixed  Amount  (w/Target)  –  a  complex  fixed  amount  calculation  that  only  applies  when  the  
value  of  the  year-­‐to-­‐date  for  the  included  pay  stub  accounts  does  not  equal  or  exceed  the  
value  of  Target  Balance/Limit.  This  is  useful  for  automatically  processing  of  loans,  for  
example.  If,  say,  you  want  to  deduct  $100  from  an  employees  pay  stub  until  the  Loan  
Accrual  value  reaches  $0.  Another  example  would  be  for  uniform  reimbursements,  in  which  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     59  

you  want  to  reimburse  each  employee  $10  on  each  pay  stub  until  they  have  been  paid  a  
total  of  $100.  

Federal  Income  Tax  Formula  –  a  specific  formula  based  on  the  country  that  you  choose.  
Depending  on  the  choice  of  Country,  there  may  be  additional  fields  (such  as  Marital  Status  
or  Allowances)  that  that  require  input.  However,  you  may  configure  these  fields  separately  
for  each  employee.  All  settings  such  as  filing  status  or  claim  amounts  can  be  set  separately  
for  each  employee  by  going  to  Wages.  The  values  set  here  are  used  as  defaults.  

Province/State  Income  Tax  -­‐  is  the  specific  formula  based  on  the  province  or  state  that  you  
choose.  Depending  in  the  choice  of  Province  /  State,  there  may  be  additional  fields  that  that  
require  input.  

District/County  Income  Tax  –  this  is  a  specific  formula  that  depends  on  the  choice  of  
district,  county  or  city  that  you  choose.  Depending  on  the  choice  of  District,  County  or  City,  
there  may  be  additional  fields  that  that  require  input.  

To  add  a  tax  /  deduction  type,  do  the  following:  

1. Click  Payroll  in  the  menu  bar,  then  click  Taxes  /  Deductions  in  the  icon  bar,  and  then  
right-­‐click  over  the  listing  at  the  bottom  of  the  page  and  select  New  from  the  context  
menu.  
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  several  tabs:  Taxes  /  Deductions,  Eligibility,  
Employee  Settings,  and  Audit.  Since  this  is  a  new  entry,  you  will  be  unable  to  access  
the  Audit  tab.  
3. Choose  a  Type,  which  specifies  whether  the  account  is  for  earnings,  deductions,  
totals,  or  accruals.  
4. Enter  a  Name.  
5. Choose  a  Calculation  type.  
6. Depending  on  the  Calculation  type  chosen,  there  will  be  additional  drop-­‐downs  and  
fields  to  you  will  need  to  configure.  See  the  definitions  above  for  an  explanation  of  
each.    
7. Click  on  the  Eligibility  tab.  Optionally,  enter  the  Start  Date  and  End  Date,  specify  the  
Length  of  Service  constraints,  and/or  enter  the  constraints  for  Employee  Age.  
8. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 

To  edit  an  existing  tax  /  deduction  type,  do  the  following:  

1. In  the  listing,  select  the  tax  /  deduction  type  from  the  listing,  and  then  click  the  Edit  
icon.    
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  three  tabs:  Taxes  /  Deductions,  Eligibility,  
Employee  Settings,  and  Audit.    
 
 

  TimeTrex  User  Guide     60  

 3. Edit  the  fields  that  you  want  to  change,  remembering  that  some  of  the  fields  may  be  
mandatory.    
4. For  convenience,  you  may  click  the  drop-­‐down  list  in  the  upper  right  to  edit  another  
existing  tax  /  deduction  type.  
5. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
To  delete  an  existing  tax  /  deduction  type,  do  the  following:  
1. In  the  listing,  select  the  tax  /  deduction  type  from  the  listing,  and  then  click  the  
Delete  icon.  
2. Click  Yes  to  confirm;  otherwise  click  No  to  cancel.  
 
You  may  want  to  save  time  in  creating  a  similar  tax  /  deduction  type.  To  copy  an  existing  tax  
/  deduction  type,  do  the  following:  
1. In  the  listing,  select  the  station  from  the  listing  and  then  click  the  Copy  icon.  
2. Find  the  item  in  the  listing  having  the  name  “Copy  of…”  
3. Select  that  item  and  click  the  Edit  icon.  
4. Follow  the  guidance  above  for  editing  the  tax  /  deduction  type.  
 

   

 
 

  TimeTrex  User  Guide     61  

3.5 Policy  
The  set  of  Policy  features  allows  you  to  configure,  edit,  and  save  a  variety  of  policy  types.  
We  explain  each  of  these  features  in  this  section.    

3.5.1 Policy  Groups  

You  can  employ  policy  groups  to  apply  specific  policies  to  one  or  more  employees.  Later,  
you  can  decide  to  reconfigure  the  application  of  these  policies  to  new  employees,  or  a  
different  mix  of  employees.  There  is  no  limit  to  the  number  of  policy  groups  that  you  may  
create  and  manage.  However,  you  may  only  assign  an  employee  to  a  single  policy  group  at  
any  given  time.  

For  example  if  you  had  employees  who  only  work  on  a  night  shift,  and  other  employees  who  
work  exclusively  on  the  day  shift,  you  could  create  two  separate  policy  groups,  and  define  
different  policies  (such  as  overtime  or  premium)  that  apply  to  each  distinct  group.  Another  
common  policy  group  configuration  would  be  to  designate  a  number  of  employees  exempt  
from  overtime  pay.  
 

WARNING:  Modifying  policies  or  policy  groups  will  only  affect  data  that  
users  add  or  modify  after  the  you  commit  the  policy  changes.  To  apply  
policy  changes  retroactively,  you  must  recalculate  employee  timesheets  
using  the  Attendance  >  TimeSheet,  click  on  a  punch  cell  to  bring  up  the  
context  menu  and  then  click  Recalculate  TimeSheet  item.  

To  add  a  policy  group:  

1. Click  Policy  in  the  menu  bar,  then  click  Policy  Groups  in  the  icon  bar,  and  then  right-­‐
click  over  the  listing  at  the  bottom  of  the  page  and  select  New  from  the  context  
menu.  
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  two  tabs:  Policy  Group  and  Audit.  Since  
this  is  a  new  entry,  you  will  be  unable  to  access  the  Audit  tab.  
3. From  the  Employee  drop-­‐down  list,  choose  the  employees  to  which  the  policy  group  
applies.  Move  employees  from  the  Unselected  Items  over  to  the  Selected  Items  
column.  
4. There  are  many  settings  here,  all  of  which  are  self-­‐explanatory.  For  the  remaining  
settings,  click  the  drop-­‐down  listing  and  move  the  policy  types  that  you  want  to  
apply  into  the  Selected  Items  column.  
5. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
 

  TimeTrex  User  Guide     62  

  

To  edit  an  existing  policy  group,  do  the  following:  

1. In  the  listing,  select  the  policy  group  from  the  listing  and  then  click  the  Edit  icon.    
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  three  tabs:  Policy  Group  and  Audit.    
3. Edit  the  fields  that  you  want  to  change,  remembering  that  some  of  the  fields  may  be  
mandatory.    
4. For  convenience,  you  may  click  the  drop-­‐down  list  in  the  upper  right  to  edit  another  
existing  policy  group.  
5. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
To  delete  an  existing  policy  group,  do  the  following:  
1. In  the  listing,  select  the  policy  group  from  the  listing  and  then  click  the  Delete  icon.  
2. Click  Yes  to  confirm;  otherwise  click  No  to  cancel.  
 

3.5.2 Schedule  Policies  

Schedule  policies  provide  a  means  of  restricting  employee  work  shifts.  Of  particular  
importance  is  are  meal  and  break  policies.  Any  policy  that  you  specify  here  will  override  the  
same  type  of  policies  that  may  be  setup  in  Policy  Groups.    

Here  are  the  definitions  for  the  settings  within  this  policy  type:  

Meal  Policy  –  sets  the  meal  policy  that  will  apply  to  any  shift  that  is  set  to  conform  to  this  
policy.  

Break  Policies  –  defines  one  or  more  break  policies  that  will  apply  to  any  shift  which  is  set  to  
conform  to  this  policy.  

Under  time  Absence  Policy  –  this  policy  will  trigger  the  recording  of  the  difference  between  
scheduled  time  and  recorded  work  time  when  the  scheduled  time  exceeds  the  recorded  
work  time.  For  example,  if  an  employee  was  on  the  schedule  to  work  8  hours  on  a  shift,  and  
yet  they  only  work  7  hours,  then  this  setting  would  cause  the  recording  of  the  1  hour  
difference  as  an  absence.  Consequently,  this  absence  would  be  paid,  unpaid  or  docked  
depending  on  Absence  Policies  settings.  The  primary  use  for  this  policy  is  for  salary  
employees  whose  work  time  is  less  than  their  schedule  minimum  and  such  differences  
should  result  in  a  docking  of  their  pay.  Another  use  is  for  drawing  time  drawn  from  the  
timebank  of  an  employee  who  works  less  than  what  is  on  their  schedule    

 
 

  TimeTrex  User  Guide     63  

Overtime  Policy  –  this  policy  will  trigger  the  recording  of  the  difference  between  scheduled  
time  and  actual  work  time  worked  when  the  work  time  exceeds  the  scheduled  time.  

Start/Stop  Window  –  sets  the  amount  of  time  that  TimeTrex  will  search  for  an  employee  
schedule  if  they  happen  to  punch  in  before  their  schedule  starts,  or  punch  out  after  their  
schedule  ends.  This  is  especially  important  if  employees  work  split  shifts.  We  recommend  
using  a  value  between  1  and  2  hours  if  possible.  For  example,  an  employee  might  be  on  
schedule  to  work  from  8:00  AM  to  12:00  PM  as  well  as  4:00  PM  to  8:00  PM,  and  yet  they  
punch  in  at  7:00  AM  and  punch  out  at  1:00  PM.  In  this  case,  the  Start/Stop  Window  would  
need  to  be  at  least  1  hour  for  TimeTrex  to  associate  those  punches  with  the  8:00  AM  to  
12:00  PM  scheduled  shift.  

To  add  a  schedule  policy:  

1. Click  Policy  in  the  menu  bar,  then  click  Schedule  Policies  in  the  icon  bar,  and  then  
right-­‐click  over  the  listing  at  the  bottom  of  the  page  and  select  New  from  the  context  
menu.  
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  two  tabs:  Schedule  Policy  and  Audit.  Since  
this  is  a  new  entry,  you  will  be  unable  to  access  the  Audit  tab.  
3. From  the  drop-­‐down  lists,  choose  a  Meal  Policy,  one  or  more  Break  Policies,  
Undertime  Absence  Policy,  and  Overtime  Policy.  
4. In  HH:MM  format,  enter  the  duration  for  Start  /  Stop  Window.    
5. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 

To  edit  an  existing  schedule  policy,  do  the  following:  

1. In  the  listing,  select  the  schedule  policy  from  the  listing  and  then  click  the  Edit  icon.    
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  three  tabs:  Schedule  Policy  and  Audit.    
3. Edit  the  fields  that  you  want  to  change,  remembering  that  some  of  the  fields  may  be  
mandatory.    
4. For  convenience,  you  may  click  the  drop-­‐down  list  in  the  upper  right  to  edit  another  
existing  schedule  policy.  
5. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
To  delete  an  existing  schedule  policy,  do  the  following:  
1. In  the  listing,  select  the  schedule  policy  from  the  listing  and  then  click  the  Delete  
icon.  
2. Click  Yes  to  confirm;  otherwise  click  No  to  cancel.  
 

 
 

  TimeTrex  User  Guide     64  

3.5.3 Rounding  Policies  
Rounding  policies  define  the  direction  and  interval  that  employee  punches  are  rounded  to.  
Rounding  policies  can  greatly  affect  payroll  expenses,  as  well  as  how  much  time  employees  
are  docked  for  coming  in  late,  or  leaving  early.  

Rounding  Policy  Theory  

The  theory  behind  rounding  is  to  offer  a  method  in  which  employees  are  only  paid  for  the  
time  they  are  actually  working.  If  the  shift  start  is  8:00AM,  then  walking  through  the  front  
door  at  7:59  AM  might  not  be  acceptable,  since  they  still  have  to  a  coffee  before  they  
actually  begin  work.  Employers  may  not  want  to  pay  them  for  this  non-­‐productive  time.    

WARNING:  Please  check  your  local  labor  laws  to  determine  what  if  any  
rounding  policies  are  legally  applicable.  

Here  are  the  definitions  for  the  settings  within  this  policy  type:  

Punch  Type  –  specifies  which  types  of  punches  that  TimeTrex  will  round  in  this  policy.  It’s  
important  to  realize  the  significance  of  setting  a  Punch  Type  to  Lunch  Total,  Break  Total,  or  
Day  Total.  Each  of  these  will  induce  a  total  rounding  that  applies  to  the  total  lunch,  break  or  
day  time  and  rounds  out  the  interval  between  the  punches.  This  is  especially  useful  if  it  does  
not  matter  to  the  employer  when  employees  punch  in/out  as  long  as  the  total  punch  time  is  
rounded  to  the  specified  interval.    

In  TimeTrex,  every  punch  must  pair  with  another  punch.  For  every  IN  punch,  there  must  be  
a  corresponding  OUT  punch  in  order  to  calculate  the  total  amount  of  work  time.  
Consequently,  Lunch/Break/Day  total  rounding  simply  rounds  the  last  punch  in  the  pair  so  
that  the  over  all  total  time  of  the  pair  will  round  to  the  interval  that  you  specify.    

For  example,  take  the  following  punches  with  no  rounding:  

In:  8:03AM      Out:  5:05AM              Total  Time:  9:02  (9  hours  and  2  minutes)  
 

If  you  were  to  apply  Day  Total  and  Average  rounding,  with  a  15-­‐minute  interval,  the  same  
punches  would  look  like  this:  

 
In:  8:03AM      Out:  5:03AM  <-­‐-­‐  changed  from  5:05AM  to  5:03AM  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     65  

  
Total  Time:  9:00  (9hrs  exactly)  
 
As  you  can  see,  only  the  OUT  punch  modifies  to  a  value  that  would  result  in  the  total  time  
rounding  to  the  nearest  (average)  15  minutes—in  this  case  9  hours  exactly.  However,  each  
individual  punch  can  be  a  value  that  itself  will  not  round  (5:03AM  is  obviously  not  to  the  
nearest  15  minutes).  

Round  Type  -­‐  sets  the  direction  toward  which  punches  will  round.  Average  rounding  will  
split  the  interval  in  half  and  round  values  in  the  lower  half  down  and  values  in  the  upper  half  
up  by  the  specified  Interval.  

Interval  –  defines  the  amount  of  time  by  which  punches  will  round.  For  example,  if  this  
value  is  set  to  00:01  (1  minute),  all  times  will  round  to  the  closest  minute.  If  this  value  is  set  
to  00:15  (15  minutes),  times  will  round  to  the  closest  quarter  hour.  It’s  important  to  see  the  
relation  of  Interval  with  Round  Type.  If  the  Round  Type  is  set  to  Up,  and  Interval  set  to  15  
minutes,  all  times  will  round  up  to  the  next  15-­‐minute  interval.  (For  example,  7:34  AM  will  
round  to  7:45  AM;  7:46  AM  will  round  to  8:00  AM).  Another  example:  if  you  set  Round  Type  
to  Average,  all  times  will  round  to  the  nearest  interval.  (7:34  AM  will  round  down  to  7:30  
AM;  7:41  AM  will  round  up  to  7:45  AM).  

Grace  Period  –  is  the  amount  of  time  given  to  the  employee  before  rounding  takes  place.  
For  example,  if  Round  Type  is  set  to  Up  and  Interval  is  set  to  00:15  with  a  Grace  Period  of  
00:03,  and  the  employee  punches  in  at  8:02  AM.  In  this  case,  the  punch  will  round  down  to  
8:00  AM  since  the  punch  is  within  the  Grace  Period  window.    We  recommend  that  you  set  
this  to  0  when  using  the  Average  rounding  type.  

Strict  Schedule  –  if  you  check  this  box,  punch  times  will  round  to  the  scheduled  time  of  each  
employee.  When  you  specify  this  option,  TimeTrex  will  never  record  time  that  exceeds  the  
schedule  for  any  employee.  This  is  also  known  as  pre-­‐authorized  overtime.  However,  if  the  
employee  punches  in  late,  or  punches  out  early,  those  punches  will  round  normally  
according  to  this  policy.  For  strict  rounding  to  work,  the  employee  must  be  scheduled  on  
that  day  and  also  have  a  schedule  policy  applied  to  their  schedule  that  defines  a  proper  
start/stop  window.  Here  is  an  example:  if  an  employee  is  scheduled  to  start  their  shift  at  
8:00  AM,  and  they  punch  in  at  7:48  AM,  but  Strict  Schedule  is  enabled,  TimeTrex  will  record  
the  time  as  their  schedule  time  of  8:00  AM.  If  they  punch  in  after  their  schedule  time,  then  
the  time  will  round  normally.  The  opposite  is  true  for  setting  Strict  Schedule  at  the  end  of  a  
shift:  if  an  employee  punches  out  after  their  schedule  end  time  of  5:00  PM,  TimeTrex  
records  it  as  their  scheduled  time  of  5:00  PM.  If  they  punch  out  before  their  schedule  end  
time,  4:50  PM,  TimeTrex  will  round  the  time  accordingly.  When  using  Lunch,  Break  or  Day  
Total  rounding  with  Strict  Rounding,  the  total  time  cannot  exceed  the  scheduled  total  time.  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     66  

 NOTE:    With  each  punch,  TimeTrex  also  records  the  actual  punch  time  
(before  rounding).  This  allows  supervisors  to  make  manual  adjustments  at  
a  later  time  if  the  employee  does  actually  work  overtime.  

To  add  a  rounding  policy:  

1. Click  Policy  in  the  menu  bar,  then  click  Rounding  Policies  in  the  icon  bar,  and  then  
right-­‐click  over  the  listing  at  the  bottom  of  the  page  and  select  New  from  the  context  
menu.  
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  two  tabs:  Rounding  Policy  and  Audit.  Since  
this  is  a  new  entry,  you  will  be  unable  to  access  the  Audit  tab.  
3. Enter  a  Name  for  this  policy.  
4. From  the  drop-­‐down  lists,  choose  a  Punch  Type,  and  Round  Type.  
5. In  HH:MM  format,  enter  an  Interval  and  Grace  Period.  
6. If  you  prefer,  check  the  box  for  Strict  Schedule  to  enable  this  setting.    
7. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 

To  edit  an  existing  rounding  policy,  do  the  following:  

1. In  the  listing,  select  the  rounding  policy  from  the  listing  and  then  click  the  Edit  icon.    
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  three  tabs:  Rounding  Policy  and  Audit.    
3. Edit  the  fields  that  you  want  to  change,  remembering  that  some  of  the  fields  may  be  
mandatory.    
4. For  convenience,  you  may  click  the  drop-­‐down  list  in  the  upper  right  to  edit  another  
existing  rounding  policy.  
5. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
To  delete  an  existing  rounding  policy,  do  the  following:  
1. In  the  listing,  select  the  rounding  policy  from  the  listing  and  then  click  the  Delete  
icon.  
2. Click  Yes  to  confirm;  otherwise  click  No  to  cancel.  
 

3.5.4 Meal  Policies  

Meal  policies  may  serve  several  purposes.  The  primary  purpose  is  to  define  when  to  expect  
an  employee  to  take  lunch,  so  it  knows  to  set  the  default  Punch  Type  to  Lunch.  The  second  
 
 

  TimeTrex  User  Guide     67  

purpose  is  to  specify  the  duration  of  the  mealtime,  or  if  the  mealtime  should  automatically  
add  to  or  subtract  from  the  shift  time  for  the  employees  to  which  the  meal  policy  applies.  

Here  are  the  definitions  for  the  settings  within  this  policy  type:  

Type  –  specifies  either  (a)  if  this  meal  policy  defines  a  default  window  for  Punch  Types  =  
Lunch,  or  (b)  if  it  will  be  used  to  modify  the  total  time  for  the  day  for  employees  to  whom  
the  policy  applies.    

Setting  Type  to  Auto-­‐Deduct  type  will  automatically  deduct  the  meal  time  from  employees  
time  once  their  shift  exceeds  the  Active  After  interval;  this  is  useful  in  cases  where  
employees  are  not  paid  for  lunch  and  they  won't  be  punching  in  or  out  for  lunch  either.  
Setting  Type  to  Auto-­‐Add  will  cause  an  automatic  addition  of  the  Meal  Time  to  the  
employee  time  once  their  shift  exceeds  the  Active  After  interval,  which  is  useful  for  cases  
where  employees  are  paid  for  lunch  but  you  also  want  to  have  them  punch  in/out  for  
tracking  purposes.  Setting  Type  to  Normal  simply  means  that  meal  policies  are  simply  used  
to  determine  the  lunchtime  an  employee  is  expected  to  take  for  scheduling  purposes.    

Setting  Type  to  either  Auto-­‐Deduct  or  Auto-­‐Add  will  also  reveal  two  other  settings:  

• Include  Any  Punched  Time  for  Meal  –  checking  this  box  will  cause  TimeTrex  to  adjust  
the  mealtime  by  the  difference  between  what  an  employee  punches  and  what  the  meal  
policy  defines.  This  is  useful  for  cases  where  you  pay  employees  for  a  30-­‐minute  lunch,  
but  still  have  them  punch  in  and  punch  out  so  you  can  track  if  they  take  more  then  30  
minutes  but  do  not  want  to  pay  them  for  any  time  that  exceeds  the  30-­‐minute  interval.  
Consider  this  example:  you  want  to  pay  employees  for  a  maximum  30-­‐minute  lunch.  
With  a  30-­‐minute  Auto-­‐Add  meal  policy,  when  an  employee  punches  out  for  a  30-­‐
minute  lunch,  they  will  not  (by  default)  be  paid  for  that  time.  However,  TimeTrex  will  
then  add  30  minutes  to  their  total  paid  time,  so  that  they  are  paid  for  a  lunch.  
Subsequently,  if  the  employee  punches  out  for  separate  45-­‐minute  lunch,  TimeTrex  will  
still  only  add  30  minutes  of  paid  time,  so  they  will  not  be  paid  for  an  extra  15  minutes  
that  they  took  for  lunch.  
• Deduction/Addition  Time  –  this  is  the  amount  of  time  that  will  Auto-­‐Add  or  Auto-­‐
Deduct.  
 

Active  After  –  this  is  the  amount  of  time  that  a  shift  must  exceed  before  this  meal  policy  is  
activated.  For  example,  an  employee  might  punch  in  for  only  4  hours  and  then  punch  out  to  
go  home  sick,  you  may  not  want  to  deduct  the  usual  1-­‐hour  lunch  from  their  shift.  In  such  as  
case,  you  could  set  the  Active  After  to  5:00  (5  hours),  so  that  a  lunch  deduction  won't  occur  
unless  an  employee  works  at  least  5  hours.  As  with  an  Overtime  Polic,  you  can  also  specify  
multiple  meal  policies,  each  having  a  different  Active  After  interval.  You  can  configure  it  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     68  

such  that  employees  who  work  4-­‐hour  shifts  will  only  receive  a  30-­‐minute  lunch,  and  
employees  who  work  6-­‐hour+  shifts  may  receive  a  1-­‐hour  lunch.  

Meal  Time  –  when  Type  is  set  to  Auto-­‐Add  or  Auto-­‐Deduct,  this  interval  defines  the  length  
of  time  that  will  add  or  deduct  from  the  total  shift  time  for  all  employees  to  whom  this  
policy  applies.  

Auto-­‐Detect  Meals  By  –  this  setting  determines  how  TimeTrex  will  attempt  to  auto-­‐detect  
meals.  Choosing  Punch  Time  means  that  TimeTrex  will  use  a  minimum  and  maximum  value  
to  constrain  the  interval  that  an  employee  may  take  for  a  meal.  You  must  then  specify  two  
additional  values,  Minimum  Punch  Time  and  Maximum  Punch  Time.  Choosing  Time  
Window  will  cause  a  meal  deduction  relative  to  the  first  punch  of  the  shift  for  an  employee.  
You  must  then  specify  two  additional  values:  

• Start  Window  –  is  the  amount  of  time  that  must  elapse  after  the  employees'  first  punch  
before  their  next  punch  is  defaulted  to  lunch.  For  example  if  an  employee  punches  in  at  
8:00  AM  and  usually  goes  for  lunch  between  11:00  AM  and  1:00  PM,  setting  the  start  
window  to  03:00  (3  hours)  would  cause  TimeTrex  to  interpret  any  punch  that  happens  3  
hours  after  the  first  punch  as  being  a  Lunch  type.  
• Window  Length  –  this  is  the  length  of  time  after  the  Start  Window  that  TimeTrex  
continues  to  default  punches  to  lunch.  Once  outside  this  window,  punches  will  default  
to  "Normal".  For  example  if  an  employee  normally  starts  their  lunch  within  a  2-­‐hour  
window  (say,  between  11:00  AM  and  1:00  PM),  then  you  would  set  this  value  to  02:00  (2  
hours).  

To  add  a  meal  policy:  

1. Click  Policy  in  the  menu  bar,  then  click  Meal  Policies  in  the  icon  bar,  and  then  right-­‐
click  over  the  listing  at  the  bottom  of  the  page  and  select  New  from  the  context  
menu.  
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  two  tabs:  Meal  Policy  and  Audit.  Since  this  
is  a  new  entry,  you  will  be  unable  to  access  the  Audit  tab.  
3. Enter  a  Name  for  this  policy.  
4. From  the  drop-­‐down  list,  choose  a  Type.  
5. From  the  drop-­‐down  list,  choose  a  Type.  If  you  leave  Type  as  Normal  then,  in  
HH:MM  format,  enter  values  for  Active  After  and  Break  Time.  
6. If  you  choose  Auto-­‐Deduct  or  Auto-­‐Add  for  Type,  then,  in  HH:MM  format,  enter  
values  for  Active  After  and  Deduction/Addition  Time.  
7. From  the  drop-­‐down  list,  make  a  selection  for  Auto-­‐Detect  Meals  By.  
8. In  HH:MM  format,  enter  values  for  Start  Window  and  Window  Length.  
9. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     69  

  

To  edit  an  existing  meal  policy,  do  the  following:  

1. In  the  listing,  select  the  meal  policy  from  the  listing  and  then  click  the  Edit  icon.    
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  three  tabs:  Meal  Policy  and  Audit.    
3. Edit  the  fields  that  you  want  to  change,  remembering  that  some  of  the  fields  may  be  
mandatory.    
4. For  convenience,  you  may  click  the  drop-­‐down  list  in  the  upper  right  to  edit  another  
existing  meal  policy.  
5. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
To  delete  an  existing  meal  policy,  do  the  following:  
1. In  the  listing,  select  the  meal  policy  from  the  listing  and  then  click  the  Delete  icon.  
2. Click  Yes  to  confirm;  otherwise  click  No  to  cancel.  
 

3.5.5 Break  Policies  

Break  Policies  have  several  uses.  Among  these,  the  primary  use  is  to  indicate  when  the  
TimeTrex  system  should  expect  an  employee  to  take  one  or  more  breaks,  and  then  it  will  set  
the  Punch  Type  to  Break.  The  second  use  for  break  policies  is  to  determine  how  long  the  
break  time  should  be,  or  specify  that  the  break  time  will  automatically  add  or  deduct  from  
the  shift  time  for  employees  to  whom  the  policy  applies.  

Break  policies  function  almost  identically  to  Meal  Polic.  The  one  difference  is  this:  if  you  
specify  multiple  break  policies,  each  one  activates  once  actual  break  time  matches  the  
Active  After  interval.  (With  multiple  meal  policies,  TimeTrex  will  only  use  the  one  that  
exceeds  the  Active  After  time.)  This  feature  gives  you  the  flexibility  of  configuring  multiple  
breaks,  each  having  a  different  interval.  

Please  see  the  Meal  Polic  section  for  more  details  on  each  settings,  all  of  which  have  an  
explanation  in  that  section.  

To  add  a  break  policy:  

1. Click  Policy  in  the  menu  bar,  then  click  Break  Policies  in  the  icon  bar,  and  then  right-­‐
click  over  the  listing  at  the  bottom  of  the  page  and  select  New  from  the  context  
menu.  
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  two  tabs:  Break  Policy  and  Audit.  Since  this  
is  a  new  entry,  you  will  be  unable  to  access  the  Audit  tab.  
3. Enter  a  Name  for  this  policy.  
 
 

  TimeTrex  User  Guide     70  

 4. From  the  drop-­‐down  list,  choose  a  Type.  If  you  leave  Type  as  Normal  then,  in  
HH:MM  format,  enter  values  for  Active  After  and  Break  Time.  
5. If  you  choose  Auto-­‐Deduct  or  Auto-­‐Add  for  Type,  then,  in  HH:MM  format,  enter  
values  for  Active  After  and  Deduction/Addition  Time.  
6. Also  make  a  selection  for  Auto-­‐Detect  Meals  By.  
7. In  HH:MM  format,  enter  values  for  Start  Window  and  Window  Length.  
8. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 

To  edit  an  existing  break  policy,  do  the  following:  

1. In  the  listing,  select  the  break  policy  from  the  listing  and  then  click  the  Edit  icon.    
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  two  tabs:  Break  Policy  and  Audit.    
3. Edit  the  fields  that  you  want  to  change,  remembering  that  some  of  the  fields  may  be  
mandatory.    
4. For  convenience,  you  may  click  the  drop-­‐down  list  in  the  upper  right  to  edit  another  
existing  break  policy.  
5. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
To  delete  an  existing  break  policy,  do  the  following:  
1. In  the  listing,  select  the  break  policy  from  the  listing  and  then  click  the  Delete  icon.  
2. Click  Yes  to  confirm;  otherwise  click  No  to  cancel.  

3.5.6 Overtime  Policies  

Overtime  policies  define  the  number  of  hours  or  consecutive  days  that  an  employee  can  
work  before  they  are  paid  at  a  different  rate.  

Here  are  the  definitions  for  the  settings  within  this  policy  type:  

Type  –  specifies  the  interval  in  which  the  overtime  calculations  are  done.  For  instance,  if  you  
set  a  Daily  overtime  policy,  TimeTrex  only  looks  at  the  work  time  in  a  single  24-­‐hour    day.  If  
it  is  a  Weekly  policy,  TimeTrex  will  calculate  against  a  7-­‐day  week.  

Active  After  –  the  amount  of  time  an  employee  must  work  within  the  interval  set  in  Type  
before  this  overtime  policy  triggers.  For  a  Type  =  Daily  policy,  if  you  want  any  work  time  that  
exceeds  8  hours  to  count  as  overtime,  you  would  set  this  value  of  Active  After  to  8:00  (8  
hours).  For  a  Weekly  policy,  you  might  set  this  value  to  40:00  (40  hours).  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     71  

 NOTE:  If  you  set  Type  to  Weekly  overtime  policy,  the  overtime  week  (such  
as    Sun-­‐Sat,  or  Mon-­‐Sun)  is  defined  in  the  Pay  Period  Schedules  as  
Overtime  Week.  

Rate  –    the  pay  rate  that  the  employee  will  receive  for  any  hours  matching  the  overtime  
policy  criteria.  Examples:  1.00  is  their  regular  rate,  1.50  is  time  and  half,  2.00  is  double  time.  

Wage  Group  –  specifies  the  wage  group  to  use  when  calculating  the  overtime  rate  for  cases  
in  which  you  may  want  to  specify  a  custom  rate  for  each  employee,  or  a  rate  completely  
separate  from  the  default  rate  for  an  employee.  

Pay  Stub  Account  –  this  is  Pay  Stub    that  supports  the  pay  stub  for  any  hours  that  match  this  
overtime  policy.  If  you  have  multiple  overtime  policies,  we  recommend  that  you  use  
different  accounts  for  each  so  they  clearly  itemize  on  pay  stubs  and  reports.  

Deposit  to  Accrual  Policy  –  sets  the  Accrual  Policies  by  which  overtime  hours  will  deposit,  
which  is  especially  important  where  time  banks  are  in  place.  Overtime  can  be  
simultaneously  paid  out  and  deposited  into  an  accrual  policy.  If  you  only  want  to  deposit  
overtime  hours  to  an  accrual  policy,  simply  set  the  Rate  to  0,  which  will  cause  TimeTrex  to  
not  pay  out  any  overtime  that  might  match  this  criteria.  

Accrual  Rate  –  the  rate  in  which  hours  deposit  to  the  accrual  policy.  To  bank  time  at  double  
time  (instead  of  paying  it  out),  you  would  set  Accrual  Rate  to  2.00  and  set  Rate  to  0.00.  

To  add  an  overtime  policy:  

1. Click  Policy  in  the  menu  bar,  then  click  Overtimes  Policies  in  the  icon  bar,  and  then  
right-­‐click  over  the  listing  at  the  bottom  of  the  page  and  select  New  from  the  context  
menu.  
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  two  tabs:  Overtime  Policy  and  Audit.  Since  
this  is  a  new  entry,  you  will  be  unable  to  access  the  Audit  tab.  
3. Enter  a  Name  for  this  policy.  
4. From  the  drop-­‐down  list,  choose  a  Type.    
5. In  HH:MM  format,  enter  a  value  for  Active  After.  
6. Enter  a  Rate  in  XX.XXXX  format.  
7. Make  choices  from  the  drop-­‐down  lists  for  Wage  Group,  Pay  Stub  Account,  and  
Deposit  to  Accrual  Policy.  
8. Enter  a  Accrual  Rate  in  XX.XXXX  format.  
9. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 

 
 

  TimeTrex  User  Guide     72  

To  edit  an  existing  overtime  policy,  do  the  following:  
1. In  the  listing,  select  the  overtime  policy  from  the  listing  and  then  click  the  Edit  icon.    
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  two  tabs:  Overtime  Policy  and  Audit.    
3. Edit  the  fields  that  you  want  to  change,  remembering  that  some  of  the  fields  may  be  
mandatory.    
4. For  convenience,  you  may  click  the  drop-­‐down  list  in  the  upper  right  to  edit  another  
existing  overtime  policy.  
5. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
To  delete  an  existing  overtime  policy,  do  the  following:  
1. In  the  listing,  select  the  overtime  policy  from  the  listing  and  then  click  the  Delete  
icon.  
2. Click  Yes  to  confirm;  otherwise  click  No  to  cancel.  
 

3.5.7 Premium  Policies  

Premium  policies  provide  a  method  for  tracking  time  separately  according  to  specific  
critertia,  usually  for  the  purposes  of  paying  employees  at  a  different  rate.  Such  criteria  can  
be  specific  days  of  the  month,  the  time  of  day  that  an  employee  may  work,  or  specific  
branches,  departments,  jobs  and  tasks  that  an  employee  may  work  on.  A  common  example  
of  premium  policies  is  paying  employees  who  work  evening  or  weekend  shifts  more  for  
special  circumstances  or  work  types,  such  as  hazard  or  danger  pay.  
 

NOTE:  Unlike  overtime  policies,  where  overtime  evaluates  exclusively  

against  a  single  overtime  policy  at  a  time,  premium  policies  are  non-­‐
exclusive.  For  example,  if  you  have  a  weekend  premium  policy  and  an  
evening  premium  policy,  and  if  an  employee  works  an  evening  shift  on  a  
weekend,  then  they  could  have  double  the  number  of  premium  time  hours  
than  they  actually  work.  

Below  we  will  explain  the  different  Types  of  premium  policies  and  the  settings  for  each.  
Here  are  the  definitions  for  the  settings  on  the  Premium  Policy  tab:  

Minimum  Time  –  The  minimum  amount  of  premium  time  that  the  employee  will  receive.  
For  example  if  you  set  the  minimum  to  04:00  (4  hours)  and  an  employee  only  punches  in  for  
2  hours,  they  will  still  receive  4  hours  of  premium  time.  
 
 

  TimeTrex  User  Guide     73  

Maximum  Time  –  The  maximum  amount  of  premium  time  that  the  employee  will  receive.  
For  example  if  you  set  this  to  01:00  (1  hour)    and  an  employee  punches  in  for  4  hours,  they  
will  only  receive  1  hour  of  premium  time.    

Include  Meal  Policy  in  Calculation  –  Check  this  box  to  specify  that  any  meal  policy  time  will  
be  part  of  the  premium  time  calculation.  For  example,  if  you  enable  this  option  and  a  meal  
policy  automatically  deducts  30  minutes  of  lunchtime  from  each  employee,  that  30  minutes  
will  also  deduct  from  any  premium  time  that  the  employee  receives.  

Include  Break  Policy  in  Calculation  –  Check  this  box  to  specify  that  any  break  policy  time  will  
be  part  of  the  premium  time  calculation.  

Pay  Type  –  Here  you  can  choose  the  formula  to  use  when  paying  employees  for  premium  
time.  If  you  choose  Pay  Multiplied  By  Factor,  you  also  enter  a  Rate  that  is  the  multiplier  for  
the  regular  hourly  rate  of  the  employee.  If  instead  you  choose  Pay  +  Premium,  you  also  
enter  a  Premium  amount  that  adds  to  the  regular  hourly  rate  of  the  employee.  Choosing  
Flat  Hourly  Rate  will  mean  that  a  flat  hourly  rate  will  replace  the  regular  rate  for  the  
employees  to  which  this  policy  applies.  Since  employees  always  get  their  regular  rate  
regardless  of  premium  time,  the  flat  hourly  rate  is  relative  to  their  regular  rate.  So,  if  you  set  
this  value  to  be  less  than  the  regular  rate,  there  may  be  a  negative  line  item  amount  on  their  
pay  stub  to  account  for  the  difference.  If  this  is  set  to  a  value  higher  than  regular  rate,  the  
premium  line  item  on  the  employees  pay  stub  will  only  show  the  difference  between  the  
two  rates.  For  example,  if  the  employee  is  paid  $10/hour  as  their  regular  rate  and  the  flat  
hourly  rate  for  the  premium  is  $15/hour,  TimeTrex  will  calculate  $5/hour  as  the  premium  
rate.  For  the  Flat  Hourly  Rate  setting,  you  will  also  need  to  choose  a  Wage  Group.  

Pay  Stub  Account  –  This  is  where  you  set  the  account  for  the  pay  stub  to  cover  any  hours  
that  match  this  premium  policy.  We  recommend  that  you  use  a  different  pay  stub  account  
for  each  premium  policy  that  uses  a  different  rate  of  pay.  

Accrual  Policy  –  You  can  choose  an  accrual  policy  that  governs  the  depositing  of  premium  
hours.  This  is  primarily  useful  for  time  banks.  Premium  time  can  both  pay  out  and  deposit  to  
an  accrual  policy  at  the  same  time.  If  you  wish  to  only  deposit  premium  hours  to  an  accrual  
policy,  simply  set  the  Rate  to  0,  which  will  cause  TimeTrex  to  cancel  the  pay  out  of  any  
premium  time  that  matches  this  criteria.  

There  are  many  types  of  premium  policies:  Date/Time,  Shift  Differential,  Meal/Break,  
Callback,  Minimum  Shift  Time,  Holiday,  and  Advanced.  When  you  choose  a  Type,  there  are  
options  (on  the  main  tab  and  the  other  tabs)  that  you  should  consider.  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     74  

Date/Time  

• Start  Date  –  The  date  on  which  this  policy  becomes  active.  If  you  don’t  specify  a  
date,  then  the  policy  is  always  active  with  respect  to  start  and  end  dates.  
• End  Date  –  The  date  on  which  this  policy  becomes  inactive.  If  you  don’t  specify  a  
date,  then  the  policy  is  always  active  with  respect  to  start  and  end  dates.  
• Start  Time  –  The  time  at  which  this  policy  becomes  active.  This  is  especially  useful  
for  setting  evening  shift  premiums.  Enter  the  value  in  HH:MM  format.  
• End  Time  –  The  time  at  which  this  policy  becomes  inactive.  
• Include  Partial  Lunches  –  Check  this  box  to  allow  partial  punches  to  match  this  
policy.  For  example,  consider  a  case  where  the  start  time  is  set  to  6:00  PM  and  an  
employee  punches  in  at  10:00  AM  and  then  punches  out  at  7:00  PM.  If  you  don’t  
enable  this  feature  then  the  employee  punch  will  not  match  the  criteria  for  this  
policy  and  employee  will  not  receive  any  premium  time.  However,  if  you  do  enable  
this  feature,  then  partial  punches  may  count  towards  premium  time,  such  that  the  
employee  would  receive  premium  time  from  6:00  PM  to  7:00  PM  only,  or  one  hour  
in  total.  
• Active  After  Daily  (Regular)  Hours  –  The  minimum  amount  of  regular  time  that  an  
employee  must  work  in  a  given  day  before  this  policy  activates.  Enter  the  value  in  
HH:MM  format.  
• Active  After  Weekly  (Regular)  Hours  –  The  minimum  amount  of  regular  time  that  an  
employee  must  work  in  a  given  week  before  this  policy  activates.  Enter  the  value  in  
HH:MM  format.  
• Effective  Days  –  Here  you  will  check  off  the  days  of  the  week  for  which  this  policy  is  
to  be  active.  This  is  especially  useful  for  weekend  premiums.  
 

Shift  Differential  

Shift  differential  policies  enable  you  to  pay  employees  different  rates  depending  on  which  
branch,  department,  job,  job  group,  task  or  task  group  they  work.  

• Selection  Type  –  defines  the  selection  criteria  for  each  field.  Either  "All",  "Only  
Selected",  or  "All  Except  Selected".  If  you  choose  either  "Only  Selected"  or  "All  
Except  Selected"  you  should  also  select  one  or  more  items  in  the  select  boxes  
directly  below.  
Exclude  Default  Branch  –  Check  the  box  to  enable  this  option,  which  set  TimeTrex  to    ignore  
the  Default  Branch  (which  is  set  in      
 
 

  TimeTrex  User  Guide     75  

 • Employee  feature).  For  example,  if  you  want  all  employees  who  work  outside  their  
default  branch  to  receive  this  premium,  you  can  simply  enable  this  option  and  set  
the  selection  type  to  All  Branches.  
 

Meal  Break  

Choosing  this  type  allows  you  to  define  the  maximum  time  that  an  employee  may  work  
without  a  break  before  they  receive  additional  compensation.  

• Active  After  Daily  Hours  –  The  minimum  amount  of  regular  time  that  an  employee  
must  work  in  a  given  day  before  this  policy  activates.  Enter  the  value  in  HH:MM  
format.  
• Maximum  Time  Without  a  Break  –  The  maximum  amount  of  time  that  an  employee  
can  work  without  lunch  or  a  break.  Enter  the  value  in  HH:MM  format.  
• Minimum  Time  Recognized  As  a  Break  –  The  minimum  amount  of  time  that  an  
employee  must  take  for  lunch  or  break  before  it  counts  as  a  lunch  or  break  and  
excludes  the  employee  from  this  policy.  For  example  for  this  policy  to  define  that  if  
an  employee  doesn't  take  at  least  a  30  minute  break  after  working  4  hours,  they  get  
paid  for  one  additional  hour,  you  can  set  this  value  to  30  minutes  so  if  they  only  take  
a  15  minute  break  they  will  still  get  paid  for  one  additional  hour.  Enter  the  value  in  
HH:MM  format.  
 

Callback  

Choosing  this  type  will  mean  that  you  can  compensate  employee  for  callbacks  to  work  
before  the  amount  of  time  you  specify  elapses  between  two  successive  shifts.  

• Minimum  Time  Between  Shifts  –  The  minimum  amount  of  that  must  elapse  between  
shifts.  Enter  the  value  in  HH:MM  format.  
• First  Shift  Must  Be  At  Least  –  The  amount  of  time  that  the  first  shift  must  exceed  
before  this  policy  activates.  Enter  the  value  in  HH:MM  format.  
 

Minimum  Shift  Time  

By  choosing  this  type,  you  can  make  a  simple  policy  of  the  minimum  amount  of  time  that  an  
employee  will  receive  each  shift.  

• Minimum  Shift  Time  –  The  minimum  shift  time  that  an  employee  will  receive.  For  
example,  if  this  value  is  set  to  04:00  (4  hours)  and  the  employee  punches  out  for  one  
 
 

  TimeTrex  User  Guide     76  

 hour,  the  employee  will  receive  three  hours  of  premium  time  to  make  the  total  work  
time  and  premium  time  equal  to  the  value  of  the  minimum  shift  time.  
 

Advanced  

This  type  is  a  combination  of  the  Date/Time  and  Shift  Differential  types.  You  will  see  these  
two  tabs  appear,  and  you  can  set  the  options  on  both  tabs.  

To  add  a  premium  policy:  

1. Click  Policy  in  the  menu  bar,  then  click  Premium  Policies  in  the  icon  bar,  and  then  
right-­‐click  over  the  listing  at  the  bottom  of  the  page  and  select  New  from  the  context  
menu.  
2. An  inset  page  will  appear  which  (initially)  contains  several  tabs:  Premium  Policy,  
Date/Time  Criteria,  and  Audit.  As  you  choose  options  on  the  Premium  Policy  tab,  
other  tabs  may  appear.  Since  this  is  a  new  entry,  you  will  be  unable  to  access  the  
Audit  tab.  
3. Enter  a  Name  for  this  policy.  
4. Type:  There  are  several  options  in  this  drop-­‐down  list:  Date/Time,  Shift  Differential,  
Meal/Break,  Callback,  Minimum  Shift  Time,  Holiday  and  Advanced.  When  you  
choose  an  item,  different  options  will  appear  on  the  Eligibility  and  Holiday  Time  
tabs.  You’ll  find  an  explanation  of  each  of  these  options  above.  After  making  your  
selection,  be  sure  to  consider  which  options  you  may  need  to  configure  on  these  
other  tabs.  
5. Make  your  choices  for  the  other  settings  on  the  Premium  Policy  tab.  You  may  find  
the  explanations  for  each  above.  
6. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 

To  edit  an  existing  premium  policy,  do  the  following:  

1. In  the  listing,  select  the  premium  policy  from  the  listing  and  then  click  the  Edit  icon.    
2. An  inset  page  will  appear  which  (initially)  contains  several  tabs:  Date/Time,  Shift  
Differential,  Meal/Break,  Callback,  Minimum  Shift  Time,  Holiday  and  Advanced.  
3. Edit  the  fields  that  you  want  to  change,  remembering  that  some  of  the  fields  may  be  
mandatory.    
4. For  convenience,  you  may  click  the  drop-­‐down  list  in  the  upper  right  to  edit  another  
existing  premium  policy.  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     77  

 5. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
To  delete  an  existing  premium  policy,  do  the  following:  
1. In  the  listing,  select  the  premium  policy  from  the  listing  and  then  click  the  Delete  
icon.  
2. Click  Yes  to  confirm;  otherwise  click  No  to  cancel.  
 

3.5.8 Exception  Policies  

You  may  configure  exception  policies  to  alert  an  employee  and/or  supervisor  to  specific  
events  such  as  missing  punches,  early  or  late  punches,  or  unscheduled  absences.  Here  are  
the  definitions  for  the  columns  found  in  this  feature:  

Active  –  This  flag  activates  or  deactivates  the  exception.  

Code  –  The  TimeTrex  code  for  the  exception.  

Name  –  The  name  of  the  exception.  

Severity  –  Here  you  may  define  the  severity  level  for  each  type  of  exception.  We  
recommend  that  you  only  use  the  critical  severity  level  for  exceptions  that  must  get  a  
correction  before  processing  payroll.  An  example  would  be  missing  in  or  out  punches,  or  
missing  lunch  punches.  If  you  do  apply  the  critical  setting  to  some  key  policies,  it  can  be  
easier  for  payroll  administrators  to  have  confidence  in  knowing  when  payroll  is  fully  ready  
for  processing.  There  are  four  severity  levels:  Low,  Medium,  High,  and  Critical.  

Grace  –  Grace  periods  on  things  like  In  Late,  and  Out  Early.  For  example,  if  an  employee  is  1  
minute  late,  he  won’t  trigger  the  exception  if  the  Grace  period  is  set  to  10  minutes.  

Watch  Window  –  This  is  the  amount  of  time  that  TimeTrex  will  monitor  this  exception.  For  
example  if  this  setting  for  In  Early  is  set  to  01:00  (1  hour)  and  the  employee  is  1.5  hours  
early,  an  exception  will  not  trigger;  but  if  they  are  only  30  minutes  early  then  the  exception  
will  not  trigger.  

Email  Notification  –  Here  you  may  choose  who  will  receive  an  email  alert  when  each  an    
exception  triggers.  To  receive  these  emails,  these  employees  must  also  enable  email  
notifications  in  their  preferences.  In  order  to  notify  a  supervisor  of  an  exception  for  one  of  
their  subordinates,  both  the  employee  and  supervisor  must  be  belong  to  a  Hierarchy  with  
the  Exception  object  type.  

To  add  a  exception  policy:  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     78  

 1. Click  Policy  in  the  menu  bar,  then  click  Exception  Policies  in  the  icon  bar,  and  then  
right-­‐click  over  the  listing  at  the  bottom  of  the  page  and  select  New  from  the  context  
menu.  
2. An  inset  page  will  appear  which  (initially)  contains  two  tabs:  Exception  Policy,  and  
Audit.  Since  this  is  a  new  entry,  you  will  be  unable  to  access  the  Audit  tab.  
3. Place  checks  in  the  Active  boxes  for  those  exceptions  that  you  want  to  enable.  
4. For  the  exceptions  that  you  enable,  choose  the  Severity  that  you  want  to  apply  to  
each,  and  enter  the  Grace  and  Watch  Window  for  those  exceptions  that  have  these  
attributes.  Also  choose  the  employee  type  that  you  want  to  receive  Email  
Notifications.  
5. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 

To  edit  an  existing  exception  policy,  do  the  following:  

1. In  the  listing,  select  the  premium  policy  from  the  listing  and  then  click  the  Edit  icon.    
2. An  inset  page  will  appear  which  (initially)  contains  two  tabs:  Exception  Policy,  and  
Audit.  
3. Edit  the  fields  that  you  want  to  change,  remembering  that  some  of  the  fields  may  be  
mandatory.    
4. For  convenience,  you  may  click  the  drop-­‐down  list  in  the  upper  right  to  edit  another  
existing  exception  policy.  
5. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
To  delete  an  existing  exception  policy,  do  the  following:  
1. In  the  listing,  select  the  exception  policy  from  the  listing  and  then  click  the  Delete  
icon.  
2. Click  Yes  to  confirm;  otherwise  click  No  to  cancel.  
 

3.5.9 Accrual  Policies  

Accrual  policies  provide  a  mechanism  for  time  to  accrue  or  deposit  into  a  time  bank  so  
employees  can  take  time  off  at  a  later  date.  Commonly  accrual  policies  are  for  banking  time,  
keeping  track  of  sick  time,  or  vacation  time.  Overtime  and  absence  policies  can  also  be  setup  
to  automatically  deposit  or  withdraw  time  from  accrual  policies.  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     79  

There  are  several  types  of  premium  policies:  Standard,  Calendar  Based,  and  Hour  Based.  
When  you  choose  a  Type,  there  are  options  (on  the  main  tab  and  the  other  tabs)  that  you  
should  consider.  

One  option  is  always  to  be  found  on  the  Accrual  Policy  tab:  

Display  Balance  on  Pay  Stub  –  Check  this  box  to  print  the  current  accrual  balance  on  the  
employee  pay  stub.  

Standard  

This  accrual  policy  establishes  a  simple  time  bank  where  hours  can  deposit  or  withdraw.  

Calendar  Based  or  Hour  Based  

Choosing  this  type  is  similar  to  the  standard  accrual  policy,  except  that  time  deposits  into  
the  bank  on  a  regular  interval  (weekly,  monthly,  and  so  on)  to  correspond  with  the  length  of  
service  milestones.  

• Frequency  (for  Calendar  Based  only)  –  Your  choice  here  will  define  how  often  time  
deposits  into  each  employees  accrual  account.  If  you  chose  Annually,  Monthly  or  
Weekly,  a  specific  date  must  also  be  set.  
 

WARNING:    Consider  the  common  case  where  you  choose  Annual  

frequency  and  specify  a  date  of  January  1  and  an  employee  is  hired  on  
January  2nd.  In  such  a  case,  the  employee  will  require  nearly  2  years  full  
employment  to  receive  the  accrual  rate  for  a  1-­‐year  service  milestone  
because  they  will  always  be  one  day  short  of  a  full  year  on  the  date  when  
time  deposits  into  their  accruals.  We  therefore  recommend  that  if  you  use  
the  annual  frequency  that  you  also  check  the  box  for  Employees  Hire  
Date,  so  that  the  time  deposits  on  the  anniversary  date  of  each  employee.  

• After  Minimum  Employed  Days  –  This  is  the  amount  of  time  that  an  employee  must  
hold  employment  before  they  become  eligible  for  this  accrual  policy.  Once  the  
employee  has  sufficient  employment,  TimeTrex  will  start  accruing  time  from  zero  
and  it  will  not  go  back  and  calculate  a  larger  deposit  to  account  for  lost  time  due  to  
the  minimum  employment  time.  
• Milestone  Rollover  Based  On  –  This  is  the  date  from  which  the  length  of  service  
calculates.  This  can  be  either  the  Employee’s  Hire  Date,  or  specific  Day  of  a  
particular  Month.  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     80  

 • Length  of  Service  –  The  amount  of  time  that  an  employee  must  maintain  continuous  
employment,  or  the  amount  of  total  employee  work  time  (total  hours),  after  which  
the  employee  receives  the  accrual  rate  for  this  milestone.  
• Accrual  Rate/Year  –  This  is  the  number  of  hours  the  employee  accrues  in  a  one  year  
period.  For  a  Calendar  Based  type,  TimeTrex  divides  this  total  by  the  Frequency  to  
calculate  the  number  of  hours  that  accrue  per  pay  period,  week,  month  or  year.  
• Accural  Total  Maximum  –  This  sets  the  upper  limit  for  the  balance  that  employees  
are  allowed  to  have  in  their  accrual  account.  Once  an  employee  reaches  this  limit,  
TimeTrex  will  no  longer  accrue  time  until  their  balance  falls  below  this  limit.  This  is  
most  useful  as  a  cap  to  keep  employees  from  accruing  too  much  time  and  motivating  
them  to  take  time  off  before  they  reach  the  cap.  We  recommend  that  you  use  a  
value  at  least  equal  to  or  greater  than  the  Accrual  Rate/Year;  otherwise,  the  
employee  can  never  earn  the  full  accrual  rate.  
• Annual  Maximum  Rollover  –  The  maximum  amount  of  time  that  can  roll  over  into  
the  next  year.  The  adjustment  occurs  on  the  date  for  Milestone  Rollover  Based  On.  
For  example,  if  the  Accrual  Rate/Year  is  set  to  40  hours  and  the  Accrual  Maximum  
Rollover  is  set  to  20  hours,  an  adjustment  entry  will  automatically  be  made  to  
reduce  their  accrual  to  20  hours  when  the  employee  reaches  the  milestone  rollover  
date  with  more  than  20  hours  in  their  accrual.  If  you  want  all  time  that  accrues  to  
rollover  into  the  next  year,  simply  set  this  value  to  something  greater  than  (or  equal  
to)  Accrual  Total  Maximum—since  a  value  of  zero  will  result  in  no  time  being  rolled  
over.  
 

To  add  a  premium  policy:  

1. Click  Policy  in  the  menu  bar,  then  click  Premium  Policies  in  the  icon  bar,  and  then  
right-­‐click  over  the  listing  at  the  bottom  of  the  page  and  select  New  from  the  context  
menu.  
2. An  inset  page  will  appear  which  (initially)  contains  several  tabs:  Premium  Policy,  
Date/Time  Criteria,  and  Audit.  As  you  choose  options  on  the  Premium  Policy  tab,  
other  tabs  may  appear.  Since  this  is  a  new  entry,  you  will  be  unable  to  access  the  
Audit  tab.  
3. Enter  a  Name  for  this  policy.  
4. Type:  There  are  several  options  in  this  drop-­‐down  list:  Date/Time,  Shift  Differential,    
Meal/Break,  Callback,  Minimum  Shift  Time,  Holiday  and  Advanced.  When  you  
choose  an  item,  different  options  will  appear  on  the  Eligibility  and  Holiday  Time  
tabs.  You’ll  find  an  explanation  of  each  of  these  options  above.  After  making  your  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     81  

 selection,  be  sure  to  consider  which  options  you  may  need  to  configure  on  these  
other  tabs.  
5. Make  your  choices  for  the  other  settings  on  the  Premium  Policy  tab.  You  may  find  
the  explanations  for  each  above.  
6. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 

To  edit  an  existing  premium  policy,  do  the  following:  

1. In  the  listing,  select  the  premium  policy  from  the  listing  and  then  click  the  Edit  icon.    
2. An  inset  page  will  appear  which  (initially)  contains  several  tabs:  Date/Time,  Shift  
Differential,  Meal/Break,  Callback,  Minimum  Shift  Time,  Holiday  and  Advanced.  
3. Edit  the  fields  that  you  want  to  change,  remembering  that  some  of  the  fields  may  be  
mandatory.    
4. For  convenience,  you  may  click  the  drop-­‐down  list  in  the  upper  right  to  edit  another  
existing  premium  policy.  
5. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
To  delete  an  existing  premium  policy,  do  the  following:  
1. In  the  listing,  select  the  premium  policy  from  the  listing  and  then  click  the  Delete  
icon.  
2. Click  Yes  to  confirm;  otherwise  click  No  to  cancel.  
 

3.5.10 Absence  Policies  

Absence  policies  offer  a  method  of  tracking  either  paid  or  unpaid  time  that  employees  are  
absent  from  work.  Typical  absences  may  include  personal  time  off  (PTO),  vacation,  holidays,  
sick  time  and  jury  duty.  Here  are  the  definitions  for  the  settings  on  the  Absence  Policy  tab:  

Type  –  The  type  specifies  if  the  absence  time  is  considered  Paid,  Unpaid,  or  in  the  case  of  
salaried  employees  Docked  from  their  salary  or  paid  above  or  in  addition  to  their  salary.  

Rate  –  the  rate  used  to  calculate  the  employees  paid  or  docked  wage.  

Wage  Group  –  specifies  the  wage  group  to  use  when  calculating  the  absence  rate  for  each  
employee  to  which  this  policy  applies,  or  a  rate  completely  separate  from  the  default  rate  
for  an  employee.  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     82  

Pay  Stub  Account  –  This  is  where  you  set  the  account  for  the  pay  stub  to  cover  any  hours  
that  match  this  absence  policy.  We  recommend  that  you  use  a  different  pay  stub  account  
for  each  absence  policy  that  uses  a  different  rate  of  pay.  

Accrual  Policy  –  You  can  choose  an  accrual  policy  that  governs  the  depositing  of  absence  
hours.  This  is  primarily  useful  for  time  banks.  Absent  time  can  both  pay  out  and  deposit  to  
an  accrual  policy  at  the  same  time.  If  you  wish  to  only  deposit  absence  hours  to  an  accrual  
policy,  simply  set  the  Rate  to  0,  which  will  cause  TimeTrex  to  cancel  the  pay  out  of  any  
absence  time  that  matches  this  criteria.  

Accrual  Rate  –  the  rate  in  which  absence  hours  will  deposit  to  the  accrual  policy.  To  bank  
time  at  double  time  (instead  of  paying  it  out),  you  would  set  Accrual  Rate  to  2.00  and  set  
Rate  to  0.00.  

 
 
To  add  an  absence  policy:  
1. Click  Policy  in  the  menu  bar,  then  click  Absence  Policies  in  the  icon  bar,  and  then  
right-­‐click  over  the  listing  at  the  bottom  of  the  page  and  select  New  from  the  context  
menu.  
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  two  tabs:  Absence  Policy  and  Audit.  Since  
this  is  a  new  entry,  you  will  be  unable  to  access  the  Audit  tab.  
3. Enter  a  Name  for  this  policy.  
4. From  the  drop-­‐down  list,  choose  a  Type.    
5. Also  make  selections  for  Wage  Group,  Pay  Stub  Account,  and  an  Accrual  Policy.  
6. Enter  an  Accrual  Rate.  
7. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 

To  edit  an  existing  absence  policy,  do  the  following:  

1. In  the  listing,  select  the  absence  policy  from  the  listing  and  then  click  the  Edit  icon.    
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  two  tabs:  Absence  Policy  and  Audit.    
3. Edit  the  fields  that  you  want  to  change,  remembering  that  some  of  the  fields  may  be  
mandatory.    
4. For  convenience,  you  may  click  the  drop-­‐down  list  in  the  upper  right  to  edit  another  
existing  absence  policy.  
5. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
To  delete  an  existing  absence  policy,  do  the  following:  
 
 

  TimeTrex  User  Guide     83  

 1. In  the  listing,  select  the  absence  policy  from  the  listing  and  then  click  the  Delete  
icon.  
2. Click  Yes  to  confirm;  otherwise  click  No  to  cancel.  
 

3.5.11 Holiday  Policies  

You  can  setup  holidays  to  support  non-­‐working  time  or  payroll  benefits,  and  to  
automatically  record  holiday  time  for  employees  after  considering  specific  criteria  such  as  
the  number  of  days  in  employment  with  the  company  prior  to  the  holiday.  With  regular  
holiday  policies,  as  we  outline  here,  you  can  manually  setup  holidays  each  year.  If  you  prefer  
more  automation,  you  may  setup  Recurring  Holidays,  and  then  return  to  this  feature  to  
select  from  the  Recurring  Holidays  drop-­‐down  list.  TimeTrex  allows  you  to  enter  these  
holidays  just  once  and  it  will  automatically  apply  them  each  year.    

There  are  three  types  of  holiday:  Standard,  Advanced:  Fixed,  and  Advanced:  Average.  
When  you  choose  a  Type,  there  are  options  (on  the  main  tab  and  the  other  tabs)  that  you  
should  consider.  

Standard  

• Default  Schedule  Status  –  specifies  if  an  employee  will,  by  default,  have  their  time  
count  as  absent  or  working  for  the  holiday.  
• Recurring  Holidays  –  defines  the  recurring  holidays  that  apply  to  this  policy.  The  
holidays  in  this  drop-­‐down  list  are  setup  in  Recurring  Holidays.  
• Minimum  Employed  Days  –  is  the  minimum  number  of  days  that  an  employee  must  
be  employed  before  they  are  eligible  for  the  holiday  time  under  this  policy.  
• Holiday  Time  –  is  the  amount  of  time,  in  hours  and  minutes,  that  the  employee  will  
receive  as  holiday  time.  
 

NOTE:  You  can  assign  multiple  recurring  holidays  by  holding  the  CTRL  or  
SHIFT  keys  while  you  click  on  each  recurring  holiday  in  the  list.  

Advanced:  Fixed  

• Default  Schedule  Status  –  is  the  same  as  for  the  Standard  type.  
• Recurring  Holidays  –  is  the  same  as  for  the  Standard  type.  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     84  

 • Minimum  Employed  Days  –  is  the  same  as  for  the  Standard  type.  
• Employee  Must  Work  At  Least  –  with  this  setting  (on  the  Eligibility  tab),  you  specify  
the  number  of  Calendar  Days,  Scheduled  Days,  or  Holiday  Week  Days  that  the  
employee  must  work  before  and  after  the  holiday.  Calendar  Days  includes  weekends  
and  holidays,  Scheduled  Days  only  includes  the  days  that  the  employee  was  actually  
scheduled  to  work,  and  Holiday  Week  Days  includes  only  the  week  days  that  the  
holiday  occurs  on  (if  the  holiday  occurs,  for  example,  on  a  Monday,  then  the  
employee  will  need  to  work  at  least  X  of  the  last  Y  Monday's).  
• Holiday  Time  –  is  the  same  as  for  the  Standard  type.  
 

NOTE:  At  any  time,  supervisors  can  manually  enter  holiday  time  for  
individual  employees—whether  the  day  is  a  holiday  or  not.  

Advanced:  Average  

• Minimum  Employed  Days  –  is  the  same  as  for  the  Standard  type.  
• Recurring  Holidays  –  is  the  same  as  for  the  Standard  type.  
• Employee  Must  Work  At  Least  –  is  the  same  as  for  the  Advanced:  Fixed  type.  
• Days  to  Average  Time  Over  –  defines  the  number  of  calendar  days  (including  
weekends  and  non-­‐scheduled  days)  that  feed  into  the  calculation  of  employee  
average  work  time.  Check  the  Worked  Days  Only  box  to  restrict  the  days  that  feed  
into  the  calculation  to  days  the  employee  actually  works.  
• Minimum  Time  –  the  minimum  amount  of  time  that  the  employee  will  receive  on  a  
holiday  for  which  they  are  eligible.  
• Maximum  Time  –  the  maximum  amount  of  time  that  the  employee  will  receive  on  a  
holiday  for  which  they  are  eligible.  
• Always  Apply  Over  Time  Policy  –  enables  holiday  Overtime  Policies  on  holidays,  
even  if  the  employee  isn't  eligible  for  the  holiday  from  other  criteria  (such  as  
minimum  employed  days  or  minimum  days  worked  before  or  after  the  holiday).  
• Include  Over  Time  in  Average  –  check  this  box  to  include  over  time  in  the  average  
work  time  calculation  for  the  employee.  
• Include  Paid  Absence  Time  in  Average  –  check  this  box  to  include  any  paid  absence  
time  in  the  average  work  time  calculation  for  the  employee.  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     85  

 • Rounding  Policy  –  is  the  policy  that  is  used  to  round  the  holiday  time  after  the  
employee's  average  worked  time  is  calculated.  
• Absence  Policy  –  is  the  policy  that  you  choose  to  apply  in  recording  holiday  time.  We  
recommend  that  you  create  an  absence  policy  specifically  for  holiday  time  whenever  
possible.  
 

To  add  a  holiday  policy:  

1. Click  Policy  in  the  menu  bar,  then  click  Holiday  Policies  in  the  icon  bar,  and  then  
right-­‐click  over  the  listing  at  the  bottom  of  the  page  and  select  New  from  the  context  
menu.  
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  several  tabs:  Holiday  Policy,  Eligibility,  
Holiday  Time,  Holiday,  and  Audit.  Since  this  is  a  new  entry,  you  will  be  unable  to  
access  the  Audit  tab.  
3. Enter  a  Name  for  this  policy.  
4. Type:  There  are  several  options  in  this  drop-­‐down  list:  Standard,  Advanced:  Fixed,  
and  Advanced:  Average.  When  you  choose  an  item,  different  options  will  appear  on  
the  Eligibility  and  Holiday  Time  tabs.  You’ll  find  an  explanation  of  each  of  these  
options  above.  After  making  your  selection,  be  sure  to  consider  which  options  you  
may  need  to  configure  on  these  other  tabs.  
5. Choose  your  Recurring  Holidays.  The  holidays  in  this  drop-­‐down  list  are  setup  in  
Recurring  Holidays.  In  the  drop-­‐box,  move  items  into  the  Selected  Items  column.  If  
you  don’t  make  selections  here,  then  be  sure  to  specify  a  holiday  in  the  Holiday  tab.  
6. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 

To  edit  an  existing  holiday  policy,  do  the  following:  

1. In  the  listing,  select  the  holiday  policy  from  the  listing  and  then  click  the  Edit  icon.    
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  several  tabs:  Holiday  Policy,  Eligibility,  
Holiday  Time,  Holiday,  and  Audit.  
3. Edit  the  fields  that  you  want  to  change,  remembering  that  some  of  the  fields  may  be  
mandatory.    
4. For  convenience,  you  may  click  the  drop-­‐down  list  in  the  upper  right  to  edit  another  
existing  holiday  policy.  
5. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 

 
 

  TimeTrex  User  Guide     86  

To  delete  an  existing  holiday  policy,  do  the  following:  
1. In  the  listing,  select  the  holiday  policy  from  the  listing  and  then  click  the  Delete  icon.  
2. Click  Yes  to  confirm;  otherwise  click  No  to  cancel.  
 

3.5.12 Recurring  Holidays  

Unlike  regular  holidays,  recurring  holidays  repeat  annually.  TimeTrex  allows  you  to  enter  
these  holidays  just  once  and  it  will  automatically  apply  them  each  year.  The  holidays  that  
you  setup  here  feed  the  Recurring  Holiday  drop  down  list  that  is  found  when  you  create  a  
Holiday  Policies.    

There  are  three  types  of  recurring  holiday,  Static,  Dynamic  –  Week  Interval,  and  Dynamic  –  
Pivot  Day.  When  you  choose  a  Type,  there  are  options  (on  the  main  tab  and  the  other  tabs)  
that  you  should  consider.    

Static  –  this  type  is  for  a  single  holiday  for  a  particular  day  of  the  month.  

Dynamic  –  Week  Interval  –  with  this  type,  you  specify  which  day  of  a  specific  week  week  for  
a  particular  month.  For  example,  you  might  specify  a  Thanksgiving  holiday  as  the  4th  
Thursday  in  January.    

Dynamic  –  Pivot  Day  –  with  this  type,  you  specify  a  day  of  the  week  that  comes  before  or  a  
specific  day  of  a  particular  month.  For  example,  you  might  configure  the  holiday  to  occur  on  
the  Friday  that  occurs  before  the  8th  day  of  May.    

To  add  a  recurring  holiday  policy:  

1. Click  Policy  in  the  menu  bar,  then  click  Recurring  Holidays  in  the  icon  bar,  and  then  
right-­‐click  over  the  listing  at  the  bottom  of  the  page  and  select  New  from  the  context  
menu.  
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  two  tabs:  Recurring  Holiday  and  Audit.  
Since  this  is  a  new  entry,  you  will  be  unable  to  access  the  Audit  tab.  
3. Enter  a  Name  for  this  policy.  
4. Special  Day:  The  Good  Friday  and  Easter  Holiday  holidays  are  different  each  year  
according  to  a  known  pattern  that  is  kept  in  TimeTrex.  If  you  are  configuring  for  
either  of  these,  choose  a  Special  Day  from  the  first  drop-­‐down  list.  Then,  make  a  
choice  for  Always  On  Weekday.    Then  click  the  Save  icon  to  commit  your  changes.  
5. Type:  There  are  three  choices  value  for  Active  After.  
6. Enter  a  Rate  in  XX.XXXX  format.  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     87  

 7. Make  choices  from  the  drop-­‐down  lists  for  Wage  Group,  Pay  Stub  Account,  and  
Deposit  to  Accrual  Policy.  
8. Enter  a  Accrual  Rate  in  XX.XXXX  format.  
9. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 

To  edit  an  existing  recurring  holiday  policy,  do  the  following:  

1. In  the  listing,  select  the  recurring  holiday  policy  from  the  listing  and  then  click  the  
Edit  icon.    
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  two  tabs:  Overtime  Policy  and  Audit.    
3. Edit  the  fields  that  you  want  to  change,  remembering  that  some  of  the  fields  may  be  
mandatory.    
4. For  convenience,  you  may  click  the  drop-­‐down  list  in  the  upper  right  to  edit  another  
existing  recurring  holiday  policy.  
5. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
To  delete  an  existing  recurring  holiday  policy,  do  the  following:  
6. In  the  listing,  select  the  recurring  holiday  policy  from  the  listing  and  then  click  the  
Delete  icon.  
7. Click  Yes  to  confirm;  otherwise  click  No  to  cancel.  
 

 
 

  TimeTrex  User  Guide     88  

  

   

 
 

  TimeTrex  User  Guide     89  

3.6 Invoicing  
TimeTrex  contains  a  robust  set  of  invoice  features.  You  can  manage  clients,  client  contacts,  
payment  methods,  invoices,  and  view  transaction  reports.  We  explain  how  to  use  each  of  
these  features  in  this  section.    

3.6.1 Clients  
To  invoice  clients,  you  first  need  to  setup  client  entities  and  client  contacts.  To  manage  
client  entities,  follow  the  steps  below.  

To  add  a  client:  

1. Click  Invoice  in  the  menu  bar,  then  click  Clients  in  the  icon  bar,  and  then  right-­‐click  
over  the  listing  at  the  bottom  of  the  page  and  select  New  from  the  context  menu.  
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  many  tabs,  but  only  one  you  can  access:  
Client.  
3. If  this  is  your  first  client,  you  will  enter  it  in  the  Root  group.  Later,  you  may  decide  to  
group  clients.  
4. Enter  a  Client  Name.  
5. From  the  drop-­‐down  list,  choose  a  Sales  Contact  and  Support  Contact  (from  your  
company).    
6. Also  make  selections  for  Website,  Note,  and  Tags.  
7. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 

To  edit  an  existing  client,  do  the  following:  

1. Click  Invoice  in  the  menu  bar,  then  click  Clients  in  the  icon  bar,  and  then  right-­‐click  
over  the  listing  at  the  bottom  of  the  page  and  select  Edit  from  the  context  menu  (or  
click  the  Edit  in  the  icon  bar.  
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  many  tabs:  Client,  Client  Contacts,  
Payment  Methods,  Invoices,  Transactions,  Attachments,  and  Audit.  Many  of  these  
tabs  contain  information  that  is  also  accessible  from  the  Invoice  icon  bar.  
3. On  each  of  the  tabs,  edit  the  fields  that  you  want  to  change,  remembering  that  some  
of  the  fields  may  be  mandatory.    
4. For  convenience,  you  may  click  the  drop-­‐down  list  in  the  upper  right  to  edit  another  
existing  clients.  
5. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
 
 

  TimeTrex  User  Guide     90  

To  delete  an  existing  client,  do  the  following:  

1. In  the  listing,  select  the  absence  policy  from  the  listing  and  then  click  the  Delete  
icon.  
2. Click  Yes  to  confirm;  otherwise  click  No  to  cancel.  

3.6.2 Client  Contacts  

Once  you  create  a  Clients,  you  may  setup  client  contacts.  Contacts  are  individual  persons  
that  work  at  the  client—and  typically  have  a  role  in  paying  invoices.  To  manage  client  
contacts,  follow  the  steps  below.  

To  add  a  client  contact:  

1. Click  Invoice  in  the  menu  bar,  then  click  Client  Contacts  in  the  icon  bar,  and  then  
right-­‐click  over  the  listing  at  the  bottom  of  the  page  and  select  New  from  the  context  
menu.  
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  several  tabs:  Contact  Information,  Policy,  
Portal,  Attachments,  and  Audit.  Since  this  is  the  first  edit,  the  Audit  tab  will  be  
inaccessible.  
3. Choose  the  contact  Type,  such  as  Billing  or  Technical.    
4. Check  the  box  if  this  is  to  be  the  default  (primary)  contact,  and  optionally  change  the  
Currency.  
5. Enter  a  First  Name,  Last  Name,  Address  and  other  contact  details.  
6. Optionally,  move  to  the  Policy  tab  and  configure  the  Tax  Policy  drop-­‐downs.  
7. Optionally,  move  to  the  Attachments  tab.  Click  the  New  button  if  you  would  like  to  
upload  any  documents.  Provide  a  Name  and  Revision  number,  and  then  click  the  
Choose  File  button  to  locate  the  file  on  the  local  disk  of  your  computer.  If  relevant,  
make  entries  for  the  other  fields  in  this  tab.  
8. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 

To  edit  a  client  contact,  do  the  following:  

1. Click  Invoice  in  the  menu  bar,  then  click  Clients  in  the  icon  bar,  and  then  right-­‐click  
over  the  listing  at  the  bottom  of  the  page  and  select  Edit  from  the  context  menu  (or  
click  the  Edit  in  the  icon  bar.  
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  several  tabs:  Contact  Information,  Policy,  
Portal,  Attachments,  and  Audit.      

 
 

  TimeTrex  User  Guide     91  

 3. On  each  of  the  tabs,  edit  the  fields  that  you  want  to  change,  remembering  that  some  
of  the  fields  may  be  mandatory.    
4. For  convenience,  you  may  click  the  drop-­‐down  list  in  the  upper  right  to  edit  another  
client  contact.  
5. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
To  delete  a  client  contact,  do  the  following:  

1. In  the  listing,  select  the  client  contact  from  the  listing  and  then  click  the  Delete  icon.  
2. Click  Yes  to  confirm;  otherwise  click  No  to  cancel.  

3.6.3 Invoices  
Once  you  have  at  least  one  Clients,  the  time  will  come  when  you  need  to  bill  them.  In  
TimeTrex,  you  do  this  by  sending  an  invoice.  To  prepare  an  invoice,  you  will  need  to  setup  
the  client  and  at  least  one  Client  Contacts.  You  will  also  need  to  setup  Products  in  advance.  
To  create  and  manage  invoices,  follow  the  steps  below.  

To  add  a  invoice:  
1. Click  Invoice  in  the  menu  bar,  then  click  Invoices  in  the  icon  bar,  and  then  right-­‐click  
over  the  listing  at  the  bottom  of  the  page  and  select  New  from  the  context  menu.  
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  several  tabs:  Invoice,  Client  Contacts,  
Payment  Methods,  Transactions,  and  Audit.  Since  this  is  the  first  edit,  the  Audit  tab  
will  be  inaccessible.  
3. On  the  Invoice  tab,  choose  the  Client  for  this  invoice.  This  will  pre-­‐populate  the  
contact  drop-­‐down  listings.    
4. If  applicable,  when  you  are  first  creating  this  invoice,  choose  an  option  other  than  
Open  in  the  Status  drop-­‐down  listing.  
5. Make  choices  from  the  Billing  Contact,  Shipping  Contact,  and  Other  Contact  drop-­‐
down  listings.  
6. If  necessary,  change  the  Currency,  and  optionally  enter  the  client  PO  Number.  
7. Choose  dates  for  Invoice  Date  and  Order  Date.    
8. Choose  the  date  for  Payment  Required—the  date  by  which  you  expect  payment,  
and  optionally  enter  a  value  for  Shipped  Date.  
9. Make  a  selection  for  the  internal  Sales  Rep,  optionally  enter  a  Tracking  number,  and  
choose  the  correction  option  for  Shipping  Policy  (if  applicable).  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     92  

 10. Next,  move  to  the  Product  section.  Here  you  will  choose  a  product  from  the  drop-­‐
down  listing,  which  is  driven  by  the  products  that  have  been  setup  in  the  Products  
feature.  After  choosing  from  the  list,  a  corresponding  Description  will  appear.  You  
will  need  to  enter  a  value  for  QTY,  which  is  the  quantity  of  this  particular  product  for  
which  you  are  invoicing  the  client.    
11. Click  the  +  button  if  you  need  to  add  another  product  to  this  invoice,  and  then  follow  
the  instruction  in  the  previous  step.  
12. At  the  bottom  of  the  Invoice  tab,  you  can  enter  a  private  note  that  won’t  be  seen  by  
the  client.  Any  entry  in  the  Note  (public)  is  for  the  client  to  see.  
13. Check  the  box  for  Email  Invoice  To  Contact(s)  if  you  want  an  email  message  to  be  
sent  to  the  contacts  that  contains  the  invoice.  
14. For  convenience,  you  may  click  on  the  Client  Contacts  tab  to  see  all  of  the  contacts  
for  this  client.  Reviewing  this  list  may  help  you  choose  the  appropriate  contact  on  
the  first  tab  (Invoice).  You  may  also  view  the  various  methods  of  payment  on  the  
Payment  Methods  tab.  
15. On  the  Transactions  tab,  you’ll  find  individual  line  items  on  the  invoice.  This  tab  is  
simply  another  means  to  view  the  line  items  of  an  invoice—particularly  debits  and  
credits.  
16. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
To  edit  an  invoice,  do  the  following:  

1. Click  Invoice  in  the  menu  bar,  then  click  Invoices  in  the  icon  bar,  and  then  right-­‐click  
over  the  listing  at  the  bottom  of  the  page  and  select  Edit  from  the  context  menu  (or  
click  the  Edit  in  the  icon  bar.  
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  several  tabs:  Invoice,  Client  Contacts,  
Payment  Methods,  Transactions,  and  Audit.      
3. On  each  of  the  tabs,  edit  the  fields  that  you  want  to  change,  remembering  that  some  
of  the  fields  may  be  mandatory.    
4. For  convenience,  you  may  click  the  drop-­‐down  list  in  the  upper  right  to  edit  another  
invoice.  
5. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
To  delete  an  invoice,  do  the  following:  

1. In  the  listing,  select  the  invoice  from  the  listing  and  then  click  the  Delete  icon.  
2. Click  Yes  to  confirm;  otherwise  click  No  to  cancel.  

 
 
 

  TimeTrex  User  Guide     93  

  

3.6.4 Transactions  
In  the  Transactions  feature,  you  can  view  a  large  listing  of  transactions  (line  items)  from  
many  different  invoices  at  a  time.  For  example,  you  might  want  to  use  the  search  functions  
to  view  only  those  transactions  that  affect  a  specific  product—such  as  the  clients  that  
purchased  a  telephone.  

3.6.5 Payment  Methods  

You  may  add  one  or  more  payment  methods  for  a  client.  These  are  payment  methods  that  
the  client  pre-­‐authorizes  in  order  to  pay  for  Invoices.  This  is  commonly  done  with  clients  
who  make  recurring  or  multiple  purchases.  There  are  two  types  of  payment  methods:  credit  
card  and  bank  transfer.  To  create  and  manage  payment  methods,  follow  the  steps  below.  

To  add  a  payment  method:  

1. Click  Invoice  in  the  menu  bar,  then  click  Payment  Methods  in  the  icon  bar,  and  then  
right-­‐click  over  the  listing  at  the  bottom  of  the  page  and  select  New  from  the  context  
menu.  
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  several  tabs:  Payment  Method,  
Attachments,  and  Audit.  Since  this  is  the  first  edit,  the  Audit  tab  will  be  inaccessible.  
3. On  the  Payment  Method  tab,  choose  the  Client  that  is  authorizing  this  payment  
method.    
4. Leave  the  Status  as  enabled,  unless  there  is  some  special  reason  for  setting  it  as  
temporarily  disabled.  You  may,  of  course,  return  to  change  this  setting  later.  
5. Choose  the  payment  method  Type:  either  Credit  Card  or  Bank  Transfer.  If  you  
choose  bank  transfer,  the  fields  below  will  change  accordingly.  
6. If  you  choose  Credit  Card  for  the  Type,  then  also  choose  a  Credit  Card  Type,  and  
enter  all  of  the  credit  card  information.    
7. If  you  choose  Bank  Transfer  for  the  Type,  then  also  choose  a  Bank  Type,  and  enter  
all  of  the  bank  information.    
8. Check  the  Default  box,  if  this  is  to  be  the  primary  choice  of  payment.  This  will  cause  
this  payment  method  to  appear  first  in  the  drop-­‐down  in  the  Invoice  feature.  
9. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
To  edit  a  payment  method,  do  the  following:  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     94  

 1. Click  Invoice  in  the  menu  bar,  then  click  Invoices  in  the  icon  bar,  and  then  right-­‐click  
over  the  listing  at  the  bottom  of  the  page  and  select  Edit  from  the  context  menu  (or  
click  the  Edit  in  the  icon  bar.  
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  several  tabs:  Payment  Method,  
Attachments,  and  Audit.      
3. On  each  of  the  tabs,  edit  the  fields  that  you  want  to  change,  remembering  that  some  
of  the  fields  may  be  mandatory.    
4. For  convenience,  you  may  click  the  drop-­‐down  list  in  the  upper  right  to  edit  another  
payment  method.  
5. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
To  delete  a  payment  method,  do  the  following:  

1. In  the  listing,  select  the  payment  method  from  the  listing  and  then  click  the  Delete  
icon.  
2. Click  Yes  to  confirm;  otherwise  click  No  to  cancel.  

3.6.6 Products  
Before  you  can  invoice  clients,  you  need  to  prepare  products  that  will  appear  on  the  invoice.  
If  appropriate  for  your  business,  you  may  choose  to  set  a  product  type  to  Service.  You  can  
also  group  products  into  Product  Groups.  After  creating  products,  you  can  then  choose  
products  when  you  are  editing  an  Invoices.  There,  you  will  specify  the  quantity  of  product  
for  which  you  are  billing  the  Clients.  To  create  and  manage  products,  follow  the  steps  
below.  

To  add  a  product:  
1. Click  Invoice  in  the  menu  bar,  then  click  Products  in  the  icon  bar,  and  then  right-­‐click  
over  the  listing  at  the  bottom  of  the  page  and  select  New  from  the  context  menu.  
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  several  tabs:  Product,  Pricing,  Shipping,  
and  Audit.  Since  this  is  the  first  edit,  the  Audit  tab  will  be  inaccessible.  
3. On  the  Product  tab,  start  by  choosing  the  Type.    
4. Choose  the  Product  Groups  with  which  you  want  to  associate  this  product.  
5. You  must  enter  a  Part  Number  and  a  Name  for  the  product.  
6. Optionally,  enter  a  Description,  and  then  check  the  Lock  Description  box  if  you  want  
to  prevent  any  edits  to  this  description  on  the  invoice.  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     95  

 7. Optionally,  enter  a  UPC  code  number  and  the  Current  Stock  (number  of  product  
items  you  have  in  company  possession).  
8. Make  choices  for  Include  Tax  Policy  and  Exclude  Tax  Policy,  and  add  any  search  
Tags.  
9. Move  on  to  the  Pricing  tab.  There,  you  can  enter  the  Unit  Cost  and  other  product  
constraints.  If  you  want  to  restrict  the  amount  of  product  that  a  client  can  purchase,  
then  specify  the  Minimum  Quantity  and  Maximum  Quantity.  Check  the  box  for  Lock  
Price  if  you  want  to  prevent  price  changes  on  the  invoice.  If  you  want  to  have  
variable  pricing,  choose  Bracket  or  Progressive  from  the  Price  Type  drop-­‐down  
listing;  enter  the  Quantity  and  Unit  Price  and  then  click  the  +  button  to  add  another  
price  level.  
10. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
To  edit  a  product:  

1. Click  Invoice  in  the  menu  bar,  then  click  Invoices  in  the  icon  bar,  and  then  right-­‐click  
over  the  listing  at  the  bottom  of  the  page  and  select  Edit  from  the  context  menu  (or  click  
the  Edit  in  the  icon  bar.  
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  several  tabs:  Product,  Pricing,  Shipping,  
and  Audit.      
3. On  each  of  the  tabs,  edit  the  fields  that  you  want  to  change,  remembering  that  some  
of  the  fields  may  be  mandatory.    
4. For  convenience,  you  may  click  the  drop-­‐down  list  in  the  upper  right  to  edit  another  
product.  
5. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
To  delete  a  product,  do  the  following:  

1. In  the  listing,  select  the  product  from  the  listing  and  then  click  the  Delete  icon.  
2. Click  Yes  to  confirm;  otherwise  click  No  to  cancel.  

3.6.7 District  
To  help  with  the  setup  of  Tax  Policy  and  Shipping  Policy,  we  recommend  that  you  setup  
geographic  areas.  Typically,  tax  and  shipping  rates  depend  on  geographic  region,  and  
TimeTrex  provides  an  Area  feature,  in  which  you  may  specify  a  district.  To  populate  the  
District  drop-­‐down  for  an  Area  feature,  you  make  entries  in  District.    

 
 

  TimeTrex  User  Guide     96  

  
To  add  a  district:  
1. Click  Invoice  in  the  menu  bar,  then  click  District  in  the  Policies  section  of  the  icon  
bar,  and  then  right-­‐click  over  the  listing  at  the  bottom  of  the  page  and  select  New  
from  the  context  menu.  
2. An  inset  page  will  appear  which  only  one  tab,  District.  
3. Enter  a  Name  for  the  area,  such  as  “Vancouver  Metropolitan”.    
4. Choose  the  Country  and  then  the  Province  /  State  to  which  the  area  belongs.    
5. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
To  edit  a  district:  

1. Click  Invoice  in  the  menu  bar,  then  click  District  in  the  Policies  section  of  icon  bar,  
and  then  right-­‐click  over  the  listing  at  the  bottom  of  the  page  and  select  Edit  from  the  
context  menu  (or  click  the  Edit  in  the  icon  bar.  
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  only  one  tab,  District.      
3. Edit  the  fields  that  you  want  to  change,  remembering  that  some  of  the  fields  may  be  
mandatory.    
4. For  convenience,  you  may  click  the  drop-­‐down  list  in  the  upper  right  to  edit  another  
district.  
5. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
To  delete  a  district,  do  the  following:  

1. In  the  listing,  select  the  district  from  the  listing  and  then  click  the  Delete  icon.  
2. Click  Yes  to  confirm;  otherwise  click  No  to  cancel.  

3.6.8 Client  Groups  

You  may  group  Clients  into  classifications  that  are  sensible  for  your  company.  Examples  
might  be  Industrial  or  Textiles.  Below,  we  explain  how  manage  client  groups.  

To  add  a  client  group,  do  the  following:  

1. Click  Attendance  in  the  menu  bar,  then  click  Client  in  the  Groups  section  of  the  icon  
bar,  and  then  right-­‐click  over  the  listing  at  the  bottom  of  the  page  and  select  New  
from  the  context  menu.  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     97  

 2. An  inset  page  will  appear  which  contains  only  one  tab,  Job  Group.    
3. If  this  is  your  first  group  entry,  you  will  only  be  able  to  choose  Root  from  the  Parent  
drop  down.  Later,  as  you  add  client  groups,  you  can  choose  to  have  one  group  to  be  
the  Parent  for  another.  You  can  continue  to  add  and  nest  these  groups  beneath  one  
another  to  reflect  your  classification  preferences.  
4. Enter  the  Name  of  the  group.  
5. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 

To  edit  a  client  group,  do  the  following:  

1. In  the  listing,  select  the  group  from  the  listing  and  then  click  the  Edit  icon.    
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  only  one  tab,  Product  Group.  
3. For  convenience,  you  may  click  the  drop-­‐down  list  in  the  upper  right  to  edit  another  
group.  
4. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
To  delete  a  client  group,  do  the  following:  
1. In  the  listing,  select  the  group  from  the  listing  and  then  click  the  Delete  icon.  
2. Click  Yes  to  confirm;  otherwise  click  No  to  cancel.  
3. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 

3.6.9 Product  Groups  

You  may  group  Products  into  classifications  that  are  sensible  for  your  company.  Examples  
might  be  IT  Consulting  (Service)  or  Ceramics.  Below,  we  explain  how  manage  client  groups.  

To  add  a  product  group,  do  the  following:  

1. Click  Attendance  in  the  menu  bar,  then  click  Product  in  the  Groups  section  of  the  
icon  bar,  and  then  right-­‐click  over  the  listing  at  the  bottom  of  the  page  and  select  
New  from  the  context  menu.  
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  only  one  tab,  Product  Group.    
3. If  this  is  your  first  group  entry,  you  will  only  be  able  to  choose  Root  from  the  Parent  
drop  down.  Later,  as  you  add  client  groups,  you  can  choose  to  have  one  group  to  be  
the  Parent  for  another.  You  can  continue  to  add  and  nest  these  groups  beneath  one  
another  to  reflect  your  classification  preferences.  
4. Enter  the  Name  of  the  group.  
5. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
 

  TimeTrex  User  Guide     98  

  

To  edit  a  product  group,  do  the  following:  

1. In  the  listing,  select  the  group  from  the  listing  and  then  click  the  Edit  icon.    
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  only  one  tab,  Product  Group.  
3. For  convenience,  you  may  click  the  drop-­‐down  list  in  the  upper  right  to  edit  another  
group.  
4. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
To  delete  a  product  group,  do  the  following:  
1. In  the  listing,  select  the  group  from  the  listing  and  then  click  the  Delete  icon.  
2. Click  Yes  to  confirm;  otherwise  click  No  to  cancel.  
3. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  

3.6.10 Tax  Policy    

GST  and  PST  taxes  must  link  to  a  product,  and  will  appear  (if  applicable)  as  a  line  item  on  the  
invoice  itself.  You  can  choose  tax  policies  for  Products,  but  only  if  you  configure  the  policies  
in  the  Tax  feature  in  advance.  Tax  rates—like  shipping  rates—depend  on  geographic  region,  
so  we  recommend  that  you  refer  to  the  Area  section.    
 
To  add  a  tax  policy:  
1. Click  Invoice  in  the  menu  bar,  then  click  Tax  in  the  Policies  section  of  the  icon  bar,  
and  then  right-­‐click  over  the  listing  at  the  bottom  of  the  page  and  select  New  from  
the  context  menu.  
2. An  inset  page  will  appear  which  only  one  tab,  Tax.  
3. Enter  a  Code  and  a  Name  for  the  policy.    
4. Enter  the  Tax  Number,  the  Percent.  
5. Check  the  box  for  Display  Number  on  Invoice,  if  this  is  your  preference.  
6. If  you  have  setup  your  Area  policies,  then  make  your  selections  for  Include  Area    
7. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
To  edit  a  tax  policy:  

1. Click  Invoice  in  the  menu  bar,  then  click  Tax  in  the  Policies  section  of  icon  bar,  and  
then  right-­‐click  over  the  listing  at  the  bottom  of  the  page  and  select  Edit  from  the  
context  menu  (or  click  the  Edit  in  the  icon  bar.  
 
 

  TimeTrex  User  Guide     99  

 2. An  inset  page  will  appear  which  contains  only  one  tab,  Tax.      
3. Edit  the  fields  that  you  want  to  change,  remembering  that  some  of  the  fields  may  be  
mandatory.    
4. For  convenience,  you  may  click  the  drop-­‐down  list  in  the  upper  right  to  edit  another  
tax  policy.  
5. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
To  delete  a  tax  policy,  do  the  following:  

1. In  the  listing,  select  the  tax  policy  from  the  listing  and  then  click  the  Delete  icon.  
2. Click  Yes  to  confirm;  otherwise  click  No  to  cancel.  

3.6.11 Shipping  Policy  

You  may  establish  a  shipping  policy  to  configure  automatic  calculation  of  shipping  rates  to  
given  areas.  Types  other  than  UPS  and  Fedex  are  pre-­‐calculated,  but  the  UPS  and  FedEx  
types  actually  communicate  with  the  carrier  companies  to  obtain  real-­‐time  shipping  rates  
based  on  the  size  and/or  weight  of  the  items  that  will  be  shipping.  The  Price  field  is  actually  
the  price  per  unit  of  weight.  

3.6.12 Area  
Typically,  tax  and  shipping  rates  depend  on  geographic  region.  To  help  with  the  setup  of  Tax  
Policy  and  Shipping  Policy,  we  recommend  that  you  setup  geographic  areas.    
 
To  add  an  area:  
1. Click  Invoice  in  the  menu  bar,  then  click  Area  in  the  Policies  section  of  the  icon  bar,  
and  then  right-­‐click  over  the  listing  at  the  bottom  of  the  page  and  select  New  from  
the  context  menu.  
2. An  inset  page  will  appear  which  only  one  tab,  Area.  
3. Enter  a  Name  for  the  area,  such  as  “BC”.    
4. Choose  the  Country  and  then  the  Province  /  State  to  which  the  area  belongs.    
5. If  you  have  setup  any  District,  choose  one  from  the  District  drop-­‐down  listing.  
6. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
To  edit  an  area:  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     100  

 1. Click  Invoice  in  the  menu  bar,  then  click  Area  in  the  Policies  section  of  icon  bar,  and  
then  right-­‐click  over  the  listing  at  the  bottom  of  the  page  and  select  Edit  from  the  
context  menu  (or  click  the  Edit  in  the  icon  bar.  
2. An  inset  page  will  appear  which  contains  only  one  tab,  Area.      
3. Edit  the  fields  that  you  want  to  change,  remembering  that  some  of  the  fields  may  be  
mandatory.    
4. For  convenience,  you  may  click  the  drop-­‐down  list  in  the  upper  right  to  edit  another  
area.  
5. Click  the  Save  icon  to  commit  your  changes;  click  the  Cancel  icon  to  discard.  
 
To  delete  an  area,  do  the  following:  

1. In  the  listing,  select  the  area  from  the  listing  and  then  click  the  Delete  icon.  
2. Click  Yes  to  confirm;  otherwise  click  No  to  cancel.  

 
 
   

 
 

  TimeTrex  User  Guide     101  

3.7 Reports  
TimeTrex  also  provides  an  extensive  array  of  reports  that  correspond  to  the  major  features  
of  the  system:  

• Employee  Reports   • Job  Tracking  Reports    

• Timesheet  Reports   • Invoice  Reports  
• Payroll  Reports   • Tax  Reports  

We  explain  how  to  create  a  report  by  using  one  report  as  an  example,  the  Employee  
Information  report:  

1. Navigate  to  Report  >  Employee  Reports  >  Employee  Information.  

2. Choose  a  Template.  
3. Expand  the  Display  Columns  drop-­‐down  option  and  then  choose  which  columns  you  
want  to  display  on  the  report.  
4. Optionally,  expand  the  Sort  By  drop-­‐down  option  and  apply  sorting  to  the  columns.  
5. Click  the  Save  icon.  
6. Give  a  Name  to  the  report.    
7. Optionally,  check  the  Default  box  if  you  want  this  to  be  the  default  report.  
8. Optionally,  enter  a  Description  for  the  report.  
9. Click  the  Save  icon  again.  

The  procedure  is  similar  for  creating  and  saving  the  other  types  of  reports.  

3.7.2 Report  Scheduling  

You  may  schedule  a  report  to  execute  with  regularity,  over  a  specific  duration  and  with  a  
precise  frequency.  Optionally,  you  may  send  the  report  to  your  home  email  address  and  
other  email  addresses.  
To  schedule  a  report,  do  the  following:  
1. Navigate  to  Report  >  Saved.  
2. Locate  and  click  on  the  report  in  the  listing,  then  click  the  Edit  icon.  
3. Click  the  Schedule  tab,  and  then  click  the  New  button.  
4. Enter  a  Name  and  Description  for  the  report  schedule.  
5. Choose  a  Priority,  which  sets  the  priority  of  this  report  schedule  relative  to  other  
report  schedules.  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     102  

 6. Specify  the  duration  for  the  report  schedule  by  choosing  a  Start  Date  and  End  Date.  
7. Specify  the  time  at  which  the  report  will  run  by  choosing  the  Minute,  Hour,  Day  of  
Month,  and  Month;  or  choose  the  Day  of  the  Week.  
8. Optionally,  check  the  Send  Report  to  Home  Email  box.  In  the  Send  Report  to  Other  
Email  field,  enter  any  additional  email  addresses  to  which  you  want  to  send  the  
report  (separate  each  address  by  a  comma).  
9. Click  the  Save  icon.  
 
 
 

 
 

  TimeTrex  User  Guide     103  

  

3.8 MyAccount  
There  are  a  number  of  personal  features  in  TimeTrex,  found  in  the  My  Account  section  of  
the  application.  Here  we  will  cover  some  of  those  features.  

3.8.1 Requests  
An  employee  can  submit  requests  to  their  supervisor.  There  are  several  request  types:    

• Missed  Punch   • Absence,  including  vacation  

• Punch  Adjustment   • Schedule  Adjustments    

To  submit  a  request,  do  the  following:  

1. Navigate  to  MyAccount  >  Requests.  

2. Choose  a  Date.  This  date  should  be  the  date  of  the  event  to  which  the  request  
corresponds.  For  an  absence/vacation,  this  would  be  the  date  of  the  first  
absence/vacation  day.  
3. Click  the  Send  button.  

3.8.2 Messages  
In  the  Messages  feature,  an  employee  can  correspond  with  other  employees  and  their  
supervisor  by  sending  and  receiving  messages.  These  are  simple  messages—not  requests.  

To  send  a  message,  do  the  following:  

1. Navigate  to  MyAccount  >  Messages.  

2. Choose  the  Employee  to  whom  you  will  send  the  message.      
3. Enter  text  for  the  Subject  and  a  Body  of  the  message.  
4. Click  the  Send  button.  

If  any  messages  have  been  sent  to  an  employee,  they  will  appear  in  the  Messages  listing.  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     104  

3.8.3 Documents  
Each  employee  has  a  personal  document  repository,  in  which  s/he  may  upload  personal  
documents,  store  system  documents,  and  track  revisions  to  documents.  Examples  of  key  
documents  are  a  company-­‐wide  policy  guide,  employee  handbook,  or  a  benefit  plan  guide.  

To  store  a  document,  do  the  following:  

1. Navigate  to  MyAccount  >  Documents.  

2. Enter  a  Name  and  a  Revision  for  the  document.  
3. Click  the  Choose  File  button,  locate  the  file  on  your  computer,  and  click  the  Open  
button.  
4. Optionally,  choose  the  Group  into  which  you  want  to  place  the  document.  
5. Check  the  Template  box  if  you  want  to  flag  this  document  as  a  template  for  other  
documents.  
6. Check  the  Private  box  if  you  want  this  document  to  be  visible  only  to  you.  
7. Optionally,  enter  a  Description  and  any  search  Tags.  
8. Click  the  Save  button  to  store  the  document.  

3.8.4 Requests/Timesheets  
Any  supervisor  may  view  listings  of  all  requests  and  timesheets  that  are  require  
authorization  by  that  supervisor.    

To  view  pending  requests,  navigate  to  MyAccount  >  Requests.  

To  view  pending  timesheets,  navigate  to  MyAccount  >  Timesheets.  
For  requests,  the  supervisor  must  manually  perform  the  necessary  action.  So,  for  example,  if  
an  employee  requests  two  weeks  off  for  vacation,  the  supervisor  must  first  enter  the  
necessary  information  into  the  schedule,  and  only  after  that  is  complete  may  the  supervisor  
authorize  the  request.  A  supervisor  may  also  decline  a  request,  or  decline  to  act  (Pass)  on  
the  request.  Declining  to  act  on  a  request  causes  a  move  to  the  next  request,  and  leaves  the  
previous  request  for  later  action.  

 
 

  TimeTrex  User  Guide     105  

  

 
 
 
 
 
 

[END  OF  USER  GUIDE]  

 

 
 

  TimeTrex  User  Guide     106