Problems

3.11. Spring Company is a 15-store chain in the Midwest that sells hot tubs, supplies, and accessories.
Each store has a full-time, salaried manager and an assistant manager. The sales personnel are paid an
hourly wage and a commission based on sales volume.

The company uses electronic cash registers to record each transaction. The salesperson enters his or her
employee number at the beginning of his/her shift. For each sale, the salesperson rings up the order by
scanning the item’s bar code, which then displays the item’s description, unit price, and quantity (each
item must be scanned).

The cash register automatically assigns a consecutive number to each transaction. The cash register prints
a sales receipt that shows the total, any discounts, the sales tax, and the grand total.

The salesperson collects payment from the customer, gives the receipt to the customer, and either directs
the customer to the warehouse to obtain the items purchased or makes arrangements with the shipping
department for delivery. The salesperson is responsible for using the system to determine whether credit
card sales are approved and for approving both credit sales and sales paid by check. Sales returns are
handled in exactly the reverse manner, with the salesperson issuing a return slip when necessary.

At the end of each day, the cash registers print a sequentially ordered list of sales receipts and provide
totals for cash, credit card, and check sales, as well as cash and credit card returns. The assistant manager
reconciles these totals to the cash register tapes, cash in the cash register, the total of the consecutively
numbered sales invoices, and the return slips. The assistant manager prepares a daily reconciled report for
the store manager’s review.

Cash sales, check sales, and credit card sales are reviewed by the manager, who prepares the daily bank
deposit. The manager physically makes the deposit at the bank and files the validated deposit slip. At the
end of the month, the manager performs the bank reconciliation. The cash register tapes, sales invoices,
return slips, and reconciled report are mailed daily to corporate headquarters to be processed with files
from all the other stores. Corporate headquarters returns a weekly Sales and Commission Activity Report
to each store manager for review.

REQUIRED

Please respond to the following questions about Spring Company’s operations:

a. The fourth component of the COSO ERM framework is risk assessment. What risk(s) does Spring
face?

b. Identify control strengths in Spring’s sales/cash receipts system.

1
c. The sixth component of the COSO ERM framework deals with control activities. What control
activities do these strengths fall under?

d. What problems were avoided or risks mitigated by the controls identified in question b?
e. How might Spring improve its system of controls?
Các vấn đề
3.11. Spring Company là chuỗi cửa hàng 15 cửa hàng ở vùng Trung Tây bán bồn tắm nước nóng, vật tư
và phụ kiện. Mỗi cửa hàng có một người quản lý toàn thời gian, được trả lương và một người quản lý trợ
lý. Nhân viên bán hàng được trả lương theo giờ và hoa hồng dựa trên doanh số bán hàng.
Công ty sử dụng máy tính tiền điện tử để ghi lại từng giao dịch. Nhân viên bán hàng nhập số nhân viên
của họ vào lúc bắt đầu thay đổi. Đối với mỗi lần bán hàng, nhân viên bán hàng đổ chuông theo thứ tự
bằng cách quét mã vạch của mặt hàng, sau đó hiển thị mô tả, đơn giá và số lượng của mặt hàng (mỗi mục
phải được quét).
Máy tính tiền tự động gán một số liên tiếp cho mỗi giao dịch. Máy tính tiền in một biên lai bán hàng cho
thấy tổng số, bất kỳ giảm giá, thuế bán hàng, và tổng số lớn.
Nhân viên bán hàng thu tiền thanh toán từ khách hàng, cung cấp biên lai cho khách hàng và hướng khách
hàng đến nhà kho để nhận các mặt hàng đã mua hoặc sắp xếp với bộ phận giao hàng để giao hàng. Nhân
viên bán hàng chịu trách nhiệm về việc sử dụng hệ thống để xác định xem việc bán thẻ tín dụng có được
chấp thuận hay không và để phê duyệt cả doanh số tín dụng và doanh thu được thanh toán bằng séc. Lợi
nhuận bán hàng được xử lý chính xác theo cách ngược lại, với nhân viên bán hàng phát hành phiếu trả lại
khi cần.
Vào cuối mỗi ngày, sổ đăng ký tiền mặt sẽ in ra một danh sách được sắp xếp theo thứ tự các biên nhận
bán hàng và cung cấp tổng số tiền mặt, thẻ tín dụng và séc bán hàng, cũng như tiền mặt và thẻ tín dụng.
Người quản lý trợ lý điều chỉnh các tổng số này với các thanh ghi tiền mặt, tiền mặt trong sổ đăng ký tiền
mặt, tổng số hóa đơn bán hàng liên tiếp và phiếu trả lại. Người quản lý trợ lý chuẩn bị báo cáo được điều
chỉnh hàng ngày để xem xét của người quản lý cửa hàng.
Doanh thu tiền mặt, doanh số bán séc và bán thẻ tín dụng được người quản lý xem xét, người chuẩn bị
tiền gửi ngân hàng hàng ngày. Người quản lý thực hiện gửi tiền tại ngân hàng và gửi chứng từ tiền gửi đã
được xác thực. Vào cuối tháng, người quản lý thực hiện hòa giải ngân hàng. Băng ghi danh tiền mặt, hóa
đơn bán hàng, phiếu trả lại và báo cáo được điều chỉnh được gửi hàng ngày đến trụ sở công ty để được xử
lý với các tệp từ tất cả các cửa hàng khác. Trụ sở công ty trả về Báo cáo hoạt động bán hàng và Ủy ban
hàng tuần cho từng người quản lý cửa hàng để xem xét.
CẦN THIẾT
Vui lòng trả lời các câu hỏi sau đây về hoạt động của Công ty Spring:
a. Thành phần thứ tư của khuôn khổ COSO ERM là đánh giá rủi ro. Spring phải đối mặt với nguy cơ nào?

2
b. Xác định các điểm mạnh kiểm soát trong hệ thống thu tiền mặt / bán hàng của Spring.
c. Hợp phần thứ sáu của khuôn khổ COSO ERM đề cập đến các hoạt động kiểm soát. Những hoạt động
kiểm soát nào làm những thế mạnh này thuộc?
d. Những vấn đề nào được tránh hoặc rủi ro giảm nhẹ bởi các biện pháp kiểm soát được xác định trong
câu hỏi b?
e. Làm thế nào Spring có thể cải thiện hệ thống điều khiển của nó?
BÀI GIẢI
Please respond to the following questions about Spring Water Spa Company’s operations:
(CMA exam adapted)

a. The fourth component of the COSO ERM framework is risk assessment. What risk(s) does
Spring Water face?

Spring Water faces the risk of fraud and employee theft of merchandise and cash. Spring Water
also faces the risk of unintentional employee errors.
Spring Water phải đối mặt với nguy cơ gian lận và trộm cắp nhân viên của hàng hóa và tiền mặt.
Spring Water cũng phải đối mặt với nguy cơ bị lỗi nhân viên không chủ ý.
a. Control strengths in b. Type of c. Problems avoided/Risks mitigated by
Spring Water’s control the controls (Các vấn đề tránh được /
sales/cash receipts (Kiểm activity Rủi ro giảm thiểu bởi các điều khiển)
soát điểm mạnh trong (Loại
biên lai bán hàng / tiền hoạt
mặt của Spring Water) động
kiểm
soát)
Proper -Difficulty in managing and auditing all stores and
1. All 15 stores use the same authorization of in making system changes.
electronic, bar-code based transactions and -Barcodes automatically identifies item
system for recording and activities. (Khó description, unit price, quantity.
controlling sales transactions. khăn trong việc - Ensures mechanical accuracy of all transactions
quản lý và kiểm and recording processes.
(tất cả 15 cửa hàng đều sử
toán tất cả các -Automatic receipt generation helps ensure all
dụng cùng một hệ thống dựa cửa hàng và thay transactions are entered into system.
trên mã vạch điện tử để ghi lại đổi hệ thống.) (-Barcodes tự động xác định mục mô tả, đơn giá,
và kiểm soát các giao dịch số lượng.
bán hàng. Ủy quyền đúng các - Đảm bảo độ chính xác cơ học của tất cả các giao
giao dịch và hoạt động.) dịch và quy trình ghi.
-Tự động tạo biên lai giúp đảm bảo tất cả các giao
dịch được nhập vào hệ thống.)
2. Transactions are sequentially Design and use -Minimizes employee error and theft.
numbered by the cash of documents -Minimizes undetected or lost invoices.
register. (Các giao dịch được and records. -Provides an audit trail for invoices.

3
 đánh số liên tiếp bằng máy (Thiết kế và sử (-Giảm thiểu lỗi của nhân viên và trộm cắp.
tính tiền.) dụng tài liệu và -Kích hoạt hóa đơn không bị phát hiện hoặc bị
hồ sơ.) mất.
-Cung cấp một đường mòn kiểm toán cho hóa
đơn.)
3. The cash receipts, checks, Independent -Reduces the risk of theft or fraud and employee
credit cards, sales returns, and check. error.
cash register tapes are (Kiểm tra độc (-Giảm nguy cơ trộm cắp hoặc gian lận và lỗi của
lập.) nhân viên.)
reconciled.( Biên nhận tiền
mặt, séc, thẻ tín dụng, lợi
nhuận bán hàng và băng ghi
danh tiền mặt được điều
chỉnh.)

4. The bank deposit is prepared Segregation of -Reduces the risk of theft or fraud and employee
and deposited by the manager. duties.( Sự phân error.
(Tiền gửi ngân hàng được chia nhiệm vụ.) (-Giảm nguy cơ trộm cắp hoặc gian lận và lỗi của
nhân viên.)
chuẩn bị và gửi bởi người
quản lý)

5. Segregating the sale of goods Segregation of -Customers not having access to goods reduces
duties. (Sự phân shoplifting, customer/clerk collusion, and other
from the delivery of goods.
chia nhiệm vụ) theft.
(Tách biệt việc bán hàng hoá (-Khách hàng không có quyền truy cập vào hàng
từ việc giao hàng.) hóa làm giảm ăn cắp, khách hàng / thông đồng thư
ký, và trộm cắp khác.)

e. How might Spring Water improve its system of controls?

• The bank reconciliation should be performed by someone other than the manager who makes the
deposits.

• Sales people should never be allowed to authorize credit sales. At Spring Water, the sales person
authorizes credit purchases and approves payments made by check. They also approve sales returns.
This lack of separation of duties facilitates fraud. In addition, since the sales person is paid a commission
based on sales without taking into account returns and collections, they have incentive to approve all
credit sales and accept all payments made by check without checking whether a customer is credit worthy
and/or whether the have sufficient funds available to cover their check. They can also talk customers into
buying more than they need and then returning the items not needed.

4
• Warehouse personnel should have electronic read-only access to daily sales orders to control and
facilitate customer order pick-up and/or delivery.

• Warehouse personnel should scan-in the bar codes of all sales-return merchandise. The manager
or assistant manager should reconcile a sales return report from the warehouse to the sales return report
from the cash registers on the sales floor.
e. Làm thế nào có thể Spring Water cải thiện hệ thống kiểm soát của nó?

• Việc hòa giải ngân hàng nên được thực hiện bởi một người không phải là người quản lý gửi tiền.

• Nhân viên bán hàng không bao giờ được phép ủy quyền bán hàng tín dụng. Tại Spring Water, nhân viên
bán hàng ủy quyền mua tín dụng và phê duyệt các khoản thanh toán được thực hiện bằng séc. Họ cũng
phê duyệt lợi nhuận bán hàng. Điều này thiếu sự tách biệt của nhiệm vụ tạo điều kiện gian lận. Ngoài ra,
vì nhân viên bán hàng được trả hoa hồng dựa trên doanh số bán hàng mà không tính đến thu nhập và bộ
sưu tập, họ có động cơ để chấp nhận tất cả các khoản tín dụng và chấp nhận tất cả các khoản thanh toán
bằng séc mà không kiểm tra xem khách hàng có được tín dụng hay không và có đủ tiền để trang trải chi
phiếu của họ. Họ cũng có thể nói chuyện với khách hàng về việc mua nhiều hơn số tiền họ cần và sau đó
trả lại các mặt hàng không cần thiết.

• Nhân viên nhà kho phải có quyền truy cập chỉ đọc điện tử vào các đơn đặt hàng bán hàng ngày để kiểm
soát và tạo thuận lợi cho việc nhận và / hoặc giao hàng của khách hàng.

• Nhân viên nhà kho nên quét mã vạch của tất cả hàng hóa bán hàng trả lại. Người quản lý hoặc người
quản lý trợ lý phải điều chỉnh báo cáo trả lại doanh thu từ nhà kho cho báo cáo doanh thu từ sổ đăng ký
tiền mặt trên sàn bán hàng.