User  Guide  
Last  Updated:  8  March  2018  

 
   

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Table  of  Contents  
..........................................................................................................................................  1  
Introduction  ......................................................................................................................  5  
E-­‐Invoicing  /  E-­‐Transaction  .........................................................................................................  5  
Financio  Connect  ........................................................................................................................  5  
User  &  Business  Entity  ................................................................................................................  5  
Signing  Up  .........................................................................................................................  6  
Sign  Up  .......................................................................................................................................  6  
The  Subscription  Plans  ................................................................................................................  7  
Forever  Free  ...................................................................................................................................  7  
Premium  .........................................................................................................................................  7  
Forgot  Password  ................................................................................................................  7  
Setting  Up  User  Account  ....................................................................................................  9  
Update  User  Profile  ....................................................................................................................  9  
Change  Password  .....................................................................................................................  11  
Change  UI  Language  .................................................................................................................  11  
Setting  up  Business  Account  ............................................................................................  12  
Setup  Business  Wizard  ..............................................................................................................  12  
Step  1:  Business  Settings  ..............................................................................................................  13  
Step  2:  Currencies  ........................................................................................................................  13  
Step  3:  Tax  ....................................................................................................................................  13  
Step  4:  Payment  Options  ..............................................................................................................  13  
Step  5:  Chart  of  Accounts  .............................................................................................................  14  
Step  6:  Opening  Balances  .............................................................................................................  14  
Step  7:  Business  Profile  ................................................................................................................  14  
Update  Manually  ......................................................................................................................  15  
Business  Settings  ..........................................................................................................................  15  
Business  Profile  ........................................................................................................................  16  
Update  Business  Profile  ................................................................................................................  16  
What  is  Contact  Person?  ..............................................................................................................  18  
What  is  Address?  ..........................................................................................................................  18  
Currencies  ................................................................................................................................  18  
Activate  New  Currency  .................................................................................................................  19  
Payment  Terms   ........................................................................................................................  19  
Add  Payment  Term  .......................................................................................................................  19  
Update  Payment  Term  .................................................................................................................  20  
Deactivate  /  Activate  Payment  Terms  ..........................................................................................  21  
Payment  Methods  ....................................................................................................................  21  
Add  Payment  Method  ..................................................................................................................  21  
Update  Payment  Method  .............................................................................................................  22  
Deactivate  /  Activate  Payment  Method  .......................................................................................  23  
Taxes  (Eg.  GST)  .........................................................................................................................  23  
Activate  GST  .................................................................................................................................  23  
Add  Additional  Tax  Codes  .............................................................................................................  24  

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 Update  Tax  Code  ..........................................................................................................................  25  
Deactivate  /  Activate  Tax  Code  ....................................................................................................  27  
Chart  of  Accounts  .....................................................................................................................  27  
Create  New  Account  .....................................................................................................................  28  
Update  Account  ............................................................................................................................  29  
Deactivate  /  Activate  Account  ......................................................................................................  30  
Create  New  Category  ...................................................................................................................  31  
Update  Category  ..........................................................................................................................  32  
Deactivate  /  Activate  Category  .....................................................................................................  33  
Import  Accounts  /  Categories  ......................................................................................................  34  
Opening  Balances  .....................................................................................................................  36  
Update  Opening  Balances  ............................................................................................................  36  
Contacts  ..........................................................................................................................  38  
Manual  Contacts  ......................................................................................................................  38  
Add  New  Contact  (Person)  ...........................................................................................................  38  
Add  New  Contact  (Business)  ........................................................................................................  40  
Import  Contacts  ............................................................................................................................  42  
Update  Contact  ............................................................................................................................  44  
Deactivate  /  Activate  Contact  ......................................................................................................  45  
Contacts  via  Financio  Connect  ..................................................................................................  46  
Adding  Contact  .............................................................................................................................  46  
Incoming  Contact  Request  ...........................................................................................................  48  
Employees  .......................................................................................................................  48  
Manual  Record  .........................................................................................................................  48  
Add  New  Employee  ......................................................................................................................  48  
Update  Employee  .........................................................................................................................  49  
Deactivate  /  Activate  Employee  ...................................................................................................  50  
Financio  User  ............................................................................................................................  51  
Add  New  Employee  ......................................................................................................................  51  
Incoming  Employee  Request  ........................................................................................................  52  
Products  &  Services  .........................................................................................................  52  
Adding  Product  /  Service  ..........................................................................................................  52  
Non-­‐Inventory  Product  /  Service  ..................................................................................................  52  
Inventory  Product  ........................................................................................................................  54  
Import  Products  /  Services  ........................................................................................................  56  
Update  Product  /  Service  ..........................................................................................................  58  
Deactivate  /  Activate  Product  ...................................................................................................  61  
Adding  Inventory  Adjustment  Entry  ..........................................................................................  61  
Transactions  ....................................................................................................................  62  
Sales  &  Purchases  .....................................................................................................................  62  
Create  Transaction  .......................................................................................................................  63  
Update  Transaction  ......................................................................................................................  70  
Mark  Transaction  as  Approved  ....................................................................................................  71  
Delete  Transaction  .......................................................................................................................  71  
Void  Transaction  ...........................................................................................................................  72  
Print  PDF  .......................................................................................................................................  72  

  Page  3  of  99  

 
 View  Customer  Statement  ...........................................................................................................  74  
Duplicate  /  Copy  Transaction  .......................................................................................................  75  
Add  Internal  Note  to  Transaction  .................................................................................................  77  
Attach  Files  to  Transaction  ...........................................................................................................  78  
Leave  Comment  on  Transaction  ...................................................................................................  79  
Miscellaneous  (Other  Transactions)  ..........................................................................................  80  
New  Transaction  ...........................................................................................................................  80  
Update  Transaction  ......................................................................................................................  84  
Delete  Transaction  .......................................................................................................................  85  
Payment  Voucher  .........................................................................................................................  85  
Taxes  (GST)  ...............................................................................................................................  86  
Mark  Filing  as  Filed  .......................................................................................................................  86  
Download  TAP  (Malaysian  GST)  ...................................................................................................  87  
Add  Payment  ................................................................................................................................  87  
For  Non-­‐Users  ...........................................................................................................................  88  
View  Transaction  ..........................................................................................................................  88  
Export  to  PDF  ................................................................................................................................  88  
Write  Comment  ............................................................................................................................  88  
Attach  Files  ...................................................................................................................................  89  
Financio  Connect  ......................................................................................................................  90  
Update  Transaction  ......................................................................................................................  90  
Accept  Transaction  .......................................................................................................................  91  
Users  ...............................................................................................................................  91  
Invite  User  ................................................................................................................................  92  
Existing  User  on  Financio  ..............................................................................................................  92  
Invite  New  User  ............................................................................................................................  94  
Update  User  .............................................................................................................................  95  
Delete  User  ...............................................................................................................................  96  
Note  ..............................................................................................................................................  96  
Managing  Subscriptions  ..................................................................................................  97  
To  Subscribe  .............................................................................................................................  97  
Cancel  Subscription  ..................................................................................................................  99  
 

   

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Introduction  
Financio  is  a  cloud  based  accounting  software  that  can  be  accessed  anywhere  with  any  devices  
connected  to  the  Internet.  It  is  designed  for  micro  and  small  businesses  in  Asia.  The  user  interface  is  
designed  to  be  simple  and  easy  to  use  as  it  is  targeted  at  non-­‐accountants  such  as  business  owners,  
manager.  

To  enjoy  full  features,  you  will  need  to  subscribe  to  the  premium  version,  to  be  billed  monthly  or  
annually.  Payments  are  accepted  via  debit  or  credit  card  on  prepaid  basis  and  it  is  automatically  
renewed  until  cancelled.  

We  frequently  roll  out  updates  to  Financio,  you  can  expect  updates,  bug  fixes,  compliance  updates  
and  new  features  on  monthly  or  weekly  basis.  Due  to  its  cloud  or  online  nature,  updates  are  
delivered  to  you  in  almost  real  time.    

E-­‐Invoicing  /  E-­‐Transaction  
Financio  allows  you  to  forward  invoices  and  other  transactions  to  your  customers  via  email  without  
having  you  to  print  it  out  or  export  to  PDF.  

All  you  have  to  do  is  provide  your  customer’s  email  address  and  turn  on  “Send  E-­‐Transaction”.  

Financio  Connect  
Financio  Connect  allows  you  to  connect  to  other  businesses  (customers  or  suppliers)  that  are  also  
using  Financio  as  their  primary  accounting  software.  

Transactions  can  be  forwarded  to  the  receiver’s  accounting  system  and  automatically  posted  to  their  
Chart  of  Accounts  upon  their  approval.  

User  &  Business  Entity  

In  Financio,  user  and  business  are  two  totally  different  entities.  As  an  user  you  can  own  /  have  access  
to  multiple  businesses,  similarly  access  can  be  granted  to  multiple  users  within  a  single  business.  

The  same  goes  to  your  contact  list,  you  will  have  to  explicitly  specify  whether  a  particular  contact  is  
“person”  or  “business”.  

   

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Signing  Up  
For  first  time  users,  you  will  need  to  go  thru  the  sign  up  process,  the  system  will  create  an  user  
account  for  you  as  well  as  a  business  account  and  put  you  as  the  Owner  of  that  business.  

More  users  can  be  invited  /  added  to  your  business  in  the  future.  

If  you  own  multiple  businesses,  you  can  also  add  additional  businesses  in  the  future.    

Sign  Up  
1.   Open  Financio  website  at  financio.co    
2.   Click  on  Sign  Up  Free  

 
3.   Fill  in  the  signup  form.  
a.   Promo  Code  
Note:  If  you  have  received  any  promo  code  from  us.  
b.   Business  Info  
i.   Business  Name*  
ii.   Business  Location*  
Note:  The  country  where  you  registered  the  business  entity,  usually  the  
country  where  you  pay  your  taxes.  
c.   User  &  Login  Info  
i.   First  Name  *  
ii.   Mobile  No.  *  
iii.   Email  Address  *  
Note:  Please  enter  a  valid  and  unique  email  address,  one  email  address  can  
only  signup  for  one  user  account.  
iv.   Password  *  
4.   Read  the  Terms  of  Service  &  Privacy  Policy  and  agree  to  it.  
5.   Click  on  Signup.  

 
Note:  You  will  be  automatically  placed  under  30-­‐day  free  trial  of  Premium  subscription,  no  
credit  card  is  required,  if  you  do  not  provide  a  valid  payment  method  within  that  30-­‐day  
window,  your  business  subscription  will  be  automatically  switched  back  to  Forever  Free.  

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 6.   Once  you  are  successfully  signed  up,  you  will  be  prompted  the  below.  If  you  would  like  to  
proceed  with  a  step-­‐by-­‐step  guide  to  setup  your  business,  click  on  Setup  Now.  Dismiss  the  
prompt  otherwise.  

 
The  Subscription  Plans  
Full  details  on  subscription  plan  and  pricing  can  be  found  on  https://financio.co/pricing/.  

Forever  Free  
The  absolutely  free  plan  that  never  expires,  however  almost  everything  comes  with  a  limit  in  Forever  
Free.  To  enjoy  all  the  benefits  and  features,  consider  subscribing  to  Premium.  

Premium  
All  features  unlocked  at  a  competitively  low  monthly  /  annually  rate.  30-­‐day  free  trial  is  available  
upon  signup;  no  credit  card  information  is  required.  

Upon  expiry  of  30-­‐day  free  trial,  your  subscription  will  be  switched  to  Forever  Free,  certain  features  
will  be  hidden.  To  avoid  interruption,  you  are  advised  to  subscribe  by  providing  a  valid  payment  card  
information  before  the  expiry  of  free  trial  period.    

Forgot  Password  
1.   Open  Financio  App  at  https://app.financio.co/  

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 2.   Click  on  Forgot  Password  

   
3.   Provide  your  email  address  
4.   Click  on  Request  

 
5.   Wait  for  the  email  with  PIN  in  your  inbox  
Note:  Check  your  SPAM  folder  if  you  are  getting  any  emails.  
6.   Put  in  the  4-­‐digit  PIN  you  have  received  
7.   Choose  your  new  password  

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 8.   Click  on  Reset  

 
9.   Login  with  your  email  address  and  new  password  

Setting  Up  User  Account  

Your  user  account  defines  your  personal  info  on  the  Financio  platform.  

Update  User  Profile  

1.   Click  on  the  dropdown  menu  on  top  right  

 
2.   Click  on  My  Profile  

  Page  9  of  99  

 
 3.   Update  your  information

 
a.   First  Name  *  
b.   Last  Name  *  
c.   Display  Name  *  
Note:  It  defines  how  your  name  will  appear  in  full  in  the  system.  
d.   Email  Address  *  
Note:  Only  valid  unique  email  is  accepted,  duplicate  email  addresses  will  be  rejected.  
e.   Mobile  No.*  
f.   Home  Country  *  
Note:  The  country  where  you  usually  pay  your  taxes.  
4.   To  upload  your  profile  picture  
a.   Drop  file  or  click  the  picture  icon  to  upload  

 
5.   To  add  address  to  your  profile  
a.   Click  on  +  beside  addresses  
b.   Fill  in  address  particulars  
i.   Street  *  
ii.   City  
iii.   Postal  Code  *  
iv.   State  
v.   Country  *  

  Page  10  of  99  

 
  
6.   Click  on  Save  

Change  Password  
1.   Click  on  dropdown  menu  on  top  right  

 
2.   Click  on  Change  Password  

 
3.   Provide  the  passwords  
a.   Current  Password*  
b.   New  Password*  
Note:  Make  sure  your  password  is  at  least  8  characters  long  and  have  at  least  one  
uppercase  character  and  one  symbol.  
4.   Click  Save  
 

Change  UI  Language  

Financio  supports  multilingual  user  interface,  to  change  the  language,  follow  the  following  steps.  
1.   Click  on  drop  down  menu  on  top  right.  

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 2.   Select  Change  Language  

 
3.   Choose  your  desired  UI  language  and  click  Save.  

Setting  up  Business  Account  

You  are  advised  to  review  all  of  the  following  and  make  sure  your  business  is  properly  set  up  on  
Financio  before  you  started  using  it  for  your  day  to  day  operations.  

You  are  always  free  to  come  back  and  update  any  of  it  while  you  are  running  your  business.  

There’re  two  ways  to  set  up  your  business  account:  

•   Setup  Business  Wizard  

•   Update  Manually  

Setup  Business  Wizard  

Right  after  you  signup  /  created  a  new  business,  you  will  be  prompted  to  go  into  the  setup  wizard.  
To  start  the  process,  simply  click  on  Setup  Now.  

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Step  1:  Business  Settings  
You  will  be  asked  to  update  the  Financial  Year  End  and  the  Start  /  Conversion  Date.  

Financial  Year  End:  The  last  month  of  your  financial  year,  leave  it  as  December  if  you  are  unsure.  
Start  Date:  The  date  you  want  to  start  using  Financio  to  track  your  transactions  from.  

Step  2:  Currencies  

By  default,  the  home  currency  of  your  Business  account  will  be  set  the  the  default  currency  of  the  
country.  For  example:  

MYR:  Malaysia  
SGD:  Singapore  
HKD:  Hong  Kong  

You  can,  however,  add  additional  currencies  if  your  business  transacts  in  more  than  one  currencies.  

To  add  new  currencies,  click  on  New,  select  the  currency  and  click  Save.  

 
Step  3:  Tax  
Financio  provides  built-­‐in  support  for  Singapore  and  Malaysia  based  businesses  which  are  GST-­‐
registered.  You  can  activate  it  toggle  to  Yes,  then  fill  in  the  following  information.  

1.   Type:  Select  GST  

2.   Effective  (Start)  Date  
Note:  The  date  that  you  became  GST  registered  entity  and  start  collecting  GST,  this  date  
cannot  be  changed  once  set.  
3.   Filing  Frequency  
Note:  How  frequently  do  you  do  GST  filing  to  the  local  tax  authority?  Common  ones  are  
Quarterly  /  Monthly.  

Step  4:  Payment  Options  

Financio  is  currently  integrated  with  PayPal,  with  the  PayPal  option  turned  on,  it  will  allow  you  to  get  
paid  faster  and  easier.  To  turn  PayPal  option  on,  follow  the  following  steps:  

1.   Click  Connect  to  PayPal  

Note:  If  you  haven’t  gotten  a  PayPal  account,  you  can  follow  the  link  on  the  screen  to  create  
one  before  you  proceed.  
2.   Provide  your  PayPal  login  credentials  in  the  PayPal  screen.  
3.   You  will  be  redirected  back  to  Step  4.  

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Step  5:  Chart  of  Accounts    
The  Chart  of  Accounts  is  a  list  of  accounts  that  records  and  organises  your  business'  transactions.  It  is  
made  up  of  two  areas:  

Accounts:  Record  what  your  business  owns  and  what  it  owes,  also  known  as    Balance  Sheet  
Accounts.  
Categories:  Record  how  much  money  your  business  took  in  and  how  much  money  it  spent,  also  
known  as  Profit  &  Loss  Accounts.  

To  add  a  new  account  /  category,  simply  click  on  Add  New  Account  or  Add  New  Category.  

To  update  any  existing  accounts,  just  click  on  the  Update  button  beside  the  account  /  category.  

Step  6:  Opening  Balances  

If  you  are  moving  away  from  another  accounting  software,  or  you  have  the  closing  /  opening  balance  
of  an  existing  business.  You  will  want  to  put  in  the  opening  balances  based  on  the  system  start  date  
that  you  provided  earlier.  

 
Step  7:  Business  Profile  
This  is  an  important  step  to  provide  some  information  to  the  system  so  that  your  invoice  will  appear  
nicely  with  your  information  on  the  first  page.  

We  recommend  you  to  provide  at  least  the  following:  

1.   Name  
2.   Reg.  No.  (UEN  for  Singapore)  
3.   GST  No.  (If  applicable)  
4.   Phone  No.  
5.   Business  Logo  
6.   A  primary  address  

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Once  you  are  done,  click  Complete  >  

Update  Manually  
Business  Settings  
Business  settings  are  settings  related  to  your  business  account,  such  as  financial  year  and  running  
number  for  the  forms.  

1.   Click  on  Control  Panel  on  left  

 
2.   Select  Business  Settings  

 
3.   General  
a.   Click  on  General.  (Most  probably  you  are  already  on  it)  
b.   Review  the  settings  
i.   Financial  Year  End  *  
Note:  Specify  the  last  month  of  your  financial  year  (usually  December  if  you  
are  unsure),  Financio  doesn’t  support  financial  year  of  more  than  12  months.  

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 ii.   Start  Date  *  
Note:  Specify  the  date  that  you  started  using  Financio  to  track  your  business  
transactions,  leave  it  as  the  first  day  of  your  current  financial  year  if  you  are  
not  sure.  
c.   Click  on  Save  
4.   Form  Numbers  
Note:  This  section  specifies  the  form  prefix  and  the  next  running  number  for  various  
transaction  types,  namely  Quote,  Purchase  Order,  Invoice,  Credit  Note.  
a.   Click  on  Form  Numbers  
b.   Revise  the  settings  
i.   Update  the  prefix  for  each  transaction  type.  
Note:  Alphanumeric  accepted.  
ii.   Update  the  running  number  for  each  transaction  type.  
Note:  Only  numbers  are  accepted.  
c.   Click  on  Save  
5.   Default  Notes  
Note:  Default  note  that  appears  on  various  transaction  forms,  note  can  be  modified  at  forms  
level.  (Also  known  as  memo)  
a.   Click  on  Default  Notes  
b.   Revise  the  settings  
i.   Update  the  default  notes  for  each  of  the  type  
c.   Click  on  Save  
6.   Payment  Options  (PayPal)  
a.   Click  on  Payment  Options.  
b.   Click  on  Connect  with  PayPal.  
c.   Fill  in  your  PayPal  credentials  in  the  PayPal  screen.  
d.   Approve  the  permission.  
 

Business  Profile  
This  section  defines  your  business  information  on  Financio  platform  as  well  as  the  info  that  will  
appear  on  your  invoice  and  other  transactions.  

Update  Business  Profile  

1.   Click  on  Control  Panel  on  the  left  

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 2.   Select  Business  Profile  

 
3.   Update  the  business  info  

 
a.   Name  *  
b.   Reg  No.  
c.   GST  No.  
Note:  This  will  appear  on  your  tax  invoice  if  provided  (if  you  have  GST  activated).  
d.   Email  Address  
Note:  The  email  address  usually  for  general  enquiries.  
e.   Phone  No.  
Note:  The  general  line  for  your  business.  
f.   Website  URL  
4.   Update  business  logo  

 
a.   Click  on  or  drop  file  on  the  image  holder  to  upload  an  image.  

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 5.   To  add  a  contact  person  

 
a.   Click  on  +  button  beside  Contact  Persons  
b.   Choose  a  contact  person  from  the  user  list  
6.   To  add  an  address  

 
a.   Click  on  +  button  beside  Addresses.  
b.   Fill  in  the  details.  
i.   Street  *  (Supports  multiple  lines)  
ii.   City  
iii.   Postal  Code  *  
iv.   State  
v.   Country  *  
7.   Click  on  Save  
 

What  is  Contact  Person?  

Contact  person  of  your  business  can  be  selected  from  the  user  list  of  the  business.  It  is  the  person  
where  other  parties  can  address  to  (or  so-­‐called  Attention)  on  invoices  or  other  forms  when  sending  
transaction  across  using  Financio  Connect.  

What  is  Address?  

Address  define  your  business  address  to  be  displayed  on  invoices  and  other  forms  that  you  issued.  
The  first  address  will  be  displayed  on  invoices  if  you  have  multiple  addresses.  

Addresses  are  also  used  when  other  parties  try  to  issue  invoices  or  other  forms  to  you  via  Financio  
Connect,  the  get  to  choose  which  of  your  addresses  to  bill  to,  this  is  especially  useful  when  you  have  
multiple  offices  /  branches.  

Financio  supports  multiple  addresses  for  each  of  your  businesses.  

Currencies  
When  your  business  is  transacting  in  other  currencies  beside  your  home  currency,  you  can  activate  
other  currencies  used  in  the  system.  

Note:  Activated  currencies  cannot  be  removed  from  the  system,  use  this  feature  with  care.  

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Activate  New  Currency  
1.   Click  on  Control  Panel  on  the  lef  
2.   Select  Currencies  

 
 
3.   Click  on  the  +  button  on  the  bottom  right  

 
4.   Select  the  currency  you  would  like  to  activate.  
5.   Click  on  Save  

Payment  Terms  
Payment  terms  define  when  the  invoice  /  bill  is  due  for  payment.  Some  example  includes  Net  15  
which  specifies  payment  is  due  in  15  days.  

You  can  add  new  or  update  existing  payment  terms,  unused  payment  terms  can  be  deactivated.  

Add  Payment  Term  

1.   Click  on  Control  Panel  on  the  left  
2.   Select  Payment  Terms  

 
3.   Click  on  the  +  button  on  the  bottom  right  

  Page  19  of  99  

 
 4.   Fill  in  the  details  

 
a.   Name  *  
Note:  The  short  name  to  be  displayed  on  invoice,  eg.  Net  15,  EOM.  
b.   Description  
c.   Type  *  
Note:  Whether  you  receive  /  pay  money  on  the  spot  (Cash  Term)  or  by  credit  (Credit  
Term).  
d.   Day  Mode  *  
Note:  Specify  whether  it  is  due  in  number  of  days  (from  invoice  date)  or  due  on  an  
exact  day  of  the  month.  
e.   Day  *  
Note:  Specify  the  number  of  days  or  the  date.  
5.   Click  on  Save  
 

Update  Payment  Term    

1.   Click  on  Control  Panel  on  the  left  
2.   Select  Payment  Terms  

  Page  20  of  99  

 
 3.   View  the  payment  term  you  wanted  to  update  (Click  on  View)    

 
4.   Update  the  details  
a.   Name  *  
Note:  The  short  name  to  be  displayed  on  invoice,  eg.  Net  15,  EOM.  
b.   Description  
c.   Type  *  
Note:  Whether  you  receive  /  pay  money  on  the  spot  (Cash  Term)  or  by  credit  (Credit  
Term).  
d.   Day  Mode  *  
Note:  Specify  whether  it  is  due  in  number  of  days  (from  invoice  date)  or  due  on  an  
exact  day  of  the  month.  
e.   Day  *  
Note:  Specify  the  number  of  days  or  the  date.  
5.   Click  on  Save  

Deactivate  /  Activate  Payment  Terms    

1.   Click  on  Control  Panel  on  the  left  
2.   Select  Payment  Terms  
3.   View  the  payment  term  you  wanted  to  update  (Click  on  View)  
4.   Click  on  the  activate  /  deactivate  icon  on  top  right  

 
 

Payment  Methods  
Payment  methods  define  how  the  invoice  /  bill  /  other  transaction  is  paid.  Some  examples  include  
Cash  on  Delivery,  Bank  Transfer,  Cheque.  

You  can  add  new  or  update  existing  payment  methods,  unused  payment  methods  can  be  
deactivated.  

Add  Payment  Method  

1.   Click  on  Control  Panel  on  the  left  

  Page  21  of  99  

 
 2.   Select  Payment  Methods  

 
3.   Click  on  the  +  button  on  the  bottom  right  

 
4.   Fill  in  the  details  
a.   Name  *  
Note:  The  short  name  to  be  displayed  on  invoice  /  other  transaction,  eg.  Cash,  Bank  
Transfer.  
5.   Click  on  Save  

Update  Payment  Method    

1.   Click  on  Control  Panel  on  the  left  
2.   Select  Payment  Methods  

 
3.   View  the  payment  method  you  wanted  to  update  (By  clicking  on  View)  

 
4.   Update  the  details  
a.   Name  *  
Note:  The  short  name  to  be  displayed  on  invoice  /  other  transaction,  eg.  Cash,  Bank  
Transfer.  
5.   Click  on  Save  

  Page  22  of  99  

 
Deactivate  /  Activate  Payment  Method    
1.   Click  on  Control  Panel  on  the  left  
2.   Select  Payment  Methods  

 
3.   View  the  payment  method  you  wanted  to  update  (Click  on  View)  

 
4.   Click  on  the  activate  /  deactivate  icon  on  top  right  

Taxes  (Eg.  GST)  

Financio  comes  with  tax  support  to  various  countries  where  you  can  add  tax  portion  to  your  
transactions,  as  well  as  recording  tax  filings  and  tax  payments  in  just  a  few  clicks.  

Activate  GST  
You  can  activate  the  build  in  GST  if  you  created  a  business  account  that  is  based  in  supported  
countries.  

1.   Click  on  Control  Panel  on  the  left  

2.   Select  Taxes  

 
3.   Click  on  +  button  on  the  bottom  right  

  Page  23  of  99  

 
 4.   Fill  in  the  details  

 
a.   Type  *:  Select  GST  
b.   Start  Date  *:  Provide  the  date  your  business  become  GST  registered  and  started  
collecting  GST  
Note:  The  start  date  cannot  be  changed  afterwards,  make  sure  you  provided  the  
correct  date.  
c.   Filing  Frequency  *:  Tell  the  system  how  frequently  you  do  tax  filing  to  the  Royal  
Customs,  leave  it  as  Quarterly  if  you  are  unsure  
5.   Click  on  Save  
6.   Wait  for  system  to  reload  and  you  will  see  an  additional  GST  item  on  the  left  menu  

 
Add  Additional  Tax  Codes  
You  are  allowed  to  add  additional  tax  codes  that  fits  your  business  logic,  should  you  require  any.  

1.   Click  on  Control  Panel  on  the  left  

2.   Select  Taxes  

  Page  24  of  99  

 
 3.   Click  on  the  Tax  Codes  button  on  the  tax  item  (Usually  GST)  

 
4.   Click  on  the  +  button  on  the  bottom  right  

 
5.   Fill  in  the  details  

 
a.  Code  *:  The  short  name  for  the  tax  code  
b.  Rate  *  
c.  Description  
d.  Sale  Tax  /  Purchase  Tax  *  
Note:  You  can  only  turn  on  either  one.  
e.   Tax  Claimable  *  
Note:  For  purchase  tax  only.  
6.   Select  the  tax  lines  to  include  the  tax  code.  
Note:  You  can  select  multiple  lines.  
7.   Click  on  Save  
 

Update  Tax  Code  

Only  tax  codes  added  by  you  can  be  updated.  

1.   Click  on  Control  Panel  on  the  left  

  Page  25  of  99  

 
 2.   Select  Taxes  

 
3.   Click  on  the  Tax  Codes  button  on  the  tax  item  

 
4.   View  the  tax  code  you  would  like  to  update  

 
5.   Update  the  details  

 
a.   Code  *  
b.   Description  
c.   Sale  /  Purchase  Tax  *  
Note:  You  can  only  turn  on  either  one.  
d.   Tax  Claimable  *  
Note:  For  purchase  tax  only.  
6.   Update  the  tax  lines  to  include  the  tax  code  

  Page  26  of  99  

 
 7.   Click  on  Save  

Deactivate  /  Activate  Tax  Code  

You  can  always  deactivate  certain  tax  codes,  whether  it  is  built-­‐in  or  custom,  if  you  are  no  longer  
using  them.  

1.   Click  on  Control  Panel  on  the  left  

2.   Select  Taxes  

 
3.   Click  on  the  Tax  Codes  button  on  the  tax  item  

 
4.   View  the  tax  code  you  would  like  to  update  
5.   Click  on  the  activate  /  deactivate  icon  on  the  top  right

 
 

Chart  of  Accounts  

Being  the  core  of  every  accounting  software,  two  major  types  of  accounts  in  chart  of  accounts,  
Balance  Sheet  Accounts  and  Profit  &  Loss  Accounts  are  given  different  names  to  make  it  easier  to  
understand  for  people  without  accounting  knowledge.  

Standard  Name   Name  in  Financio   What  is  it?  

Balance  Sheet  Accounts   Accounts   A  list  of  accounts  for  current  assets  such  as  cash,  
accounts  receivable,  inventory,  fixed  assets,  
intangible  assets,  and  liabilities  such  as  accounts  
payable.  
Profit  &  Loss  Accounts   Categories   A  list  of  categories  for  the  type  of  income  and  
expenses  the  business  is  getting.  It  varies  greatly  
depending  on  the  nature  of  the  business.  It  can  be  

  Page  27  of  99  

 
 very  general  as  “Sales  Income”  or  very  specific  as  
“Mouse  (#Model  No)  Income”.  
 

You  can  always  review  the  list  of  accounts  and  categories  in  the  system  by  going  to  Control  Panel  -­‐>  
Accounts  OR  Categories.  

Create  New  Account  

1.   Go  to  Control  Panel  
2.   Select  Accounts  

 
3.   Click  on  +  button  on  the  bottom  right  

 
4.   Select  the  New  Account  icon  above  it  

  Page  28  of  99  

 
 5.   Fill  in  the  details  

 
a.   Type  *:  Type  of  the  account  
b.   Currency  *  
Note:  Only  Bank  /  Cash  Equivalents  and  Credit  Cards  require  you  to  specify  currency,  
the  rest  of  the  accounts  will  be  defaulted  to  your  home  currency.  
c.   Name  *  
d.   Description  
6.   Click  on  Save  

Update  Account  
1.   Go  to  Control  Panel  
2.   Select  Accounts  

 
3.   View  the  account  you  want  to  update  by  clicking  View  beside  it  

  Page  29  of  99  

 
 4.   Update  the  details  

 
a.   Type  *:  Type  of  the  account  
b.   Currency  *  
Note:  Currency  is  fixed  and  cannot  be  updated.  
c.   Name  *  
d.   Description  
5.   Click  on  Save  
 

Deactivate  /  Activate  Account  

You  can  deactivate  an  account  if  you  no  longer  need  to  use  it.  Activate  it  back  when  you  needed  it  
again.  

1.   Go  to  Control  Panel  

2.   Select  Accounts  

  Page  30  of  99  

 
 3.   View  the  account  by  clicking  View  beside  it  

 
4.   Click  on  the  deactivate  /  activate  icon  on  the  top  right  
5.   Click  on  Save  to  confirm  

Create  New  Category  

1.   Go  to  Control  Panel  
2.   Select  Categories  

 
3.   Click  on  +  button  on  the  bottom  right  

 
4.   Select  the  New  Category  icon  above  it  

  Page  31  of  99  

 
 5.   Fill  in  the  details  

 
a.   Type  *:  Type  of  the  category  
b.   Name  *  
c.   Description  
6.   Click  on  Save  

Update  Category  
1.   Go  to  Control  Panel  
2.   Select  Categories  

 
3.   View  the  category  you  wanted  to  update  by  clicking  View  beside  it  

  Page  32  of  99  

 
 4.   Update  the  details  

 
a.   Type  *:  Type  of  the  category  
b.   Name  *  
c.   Description  
5.   Click  on  Save  

Deactivate  /  Activate  Category    

You  can  deactivate  a  category  if  you  no  longer  need  to  use  it.  Activate  it  back  when  you  needed  it  
again.  

1.   Go  to  Control  Panel  

2.   Select  Categories  

 
3.   View  the  category  by  clicking  View  beside  it  

 
4.   Click  on  the  deactivate  /  activate  icon  on  the  top  right  
5.   Click  on  Save  to  confirm  

  Page  33  of  99  

 
Import  Accounts  /  Categories  
If  you  have  a  long  list  of  accounts  or  categories  to  be  imported  into  the  Chart  of  Accounts,  you  can  
always  provide  the  list  in  an  Excel  file  by  following  our  file  template.  

1.   Go  to  Control  Panel  

2.   Select  Accounts  or  Categories  

 
3.   Click  on  +  button  on  the  bottom  right  

 
4.   Select  the  Import…  icon  above  it  

 
5.   Click  on  the  template  file  link  to  download  the  template  file  

  Page  34  of  99  

 
 6.   (Away  from  Financio)    

 
a.   Open  the  template  file  and  read  the  instructions  on  top  
b.   Put  in  the  accounts  /  categories  you  wanted  to  import  in  the  spreadsheet  
c.   Save  the  file  
7.   Click  on  Select  File  and  upload  the  file  you  have  created  previously  
8.   Click  on  Continue  

 
9.   Review  the  list  of  accounts  /  categories  to  import  
a.   Uncheck  Import  checkbox  if  you  wanted  to  skip  an  item  
b.   Double  check  the  details  
i.   Type  *  
ii.   Name  
iii.   Description  
iv.   Currency  
Note:  It  is  only  applicable  for  accounts  of  type  Bank  /  Cash  Equivalents  or  
Credit  Cards,  the  rest  of  the  accounts  and  categories  will  be  defaulted  to  
home  currency.  

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 10.  Click  on  Import  

 
 

Note  on  Importing  Accounts  /  Categories  

The  following  accounts  /  categories  will  mostly  be  created  by  the  system  automatically;  you  should  
avoid  importing  accounts  /  categories  of  similar  functions.  

1.   Account  Receivables  (All  currencies)  

2.   Account  Payables  (All  currencies)  
3.   Exchange  Gain  /  Loss  
4.   Discount  Given  
5.   Tax  Accounts  /  Categories  
a.   Tax  Control  
b.   Tax  Suspense  
c.   Tax  Expense  
6.   Retained  Earnings  

Opening  Balances  
You  can  specify  the  opening  balance  for  your  accounts  /  categories  when  you  are  bringing  in  your  
existing  business  from  another  accounting  software.  You  are  safe  to  skip  this  part  if  you  are  starting  
a  new  business  where  you  started  tracking  everything  in  Financio  from  the  start.  

You  need  to  specify  the  opening  balances  based  on  the  Start  Date  you  defined  in  Control  Panel  -­‐>  
Business  Settings.  

Note  on  Updating  Opening  Balances  

You  should  avoid  providing  opening  balance  for  Account  Payables  and  Account  Receivables  for  
outstanding  payables  and  receivables.  You  are  advised  to  key  in  manually  all  the  outstandings  in  
Sales  and  Purchases.  

Update  Opening  Balances  

1.   Click  on  Control  Panel  on  the  left  menu  

  Page  36  of  99  

 
 2.   Select  Opening  Balances  

 
3.   Review  the  opening  balances

 
a.   For  accountants  
i.   Use  the  Debit  /  Credit  columns  to  define  the  opening  balances  
b.   For  non-­‐accountants  
i.   Use  the  Balance  column  to  define  the  opening  balances  
c.   Provide  the  exchange  rate  for  the  amount  entered  onto  accounts  /  categories  in  
foreign  currency  
4.   Make  sure  the  debit  and  credit  sides  tally  
5.   Click  on  Save  

   

  Page  37  of  99  

 
Contacts  
This  is  the  place  where  you  will  define  the  list  of  contacts  that  you  do  business  with,  be  it  consumers  
(Person)  or  other  businesses  (Business).  Contacts  that  you  sell  products  /  services  to,  are  called  
Customers  while  those  that  you  buy  products  /  services  from,  are  called  Suppliers.  A  contact  can  be  
your  customer  AND  supplier  at  the  same  time,  there’s  no  need  to  create  separate  contact  request  
for  the  same  party.  

The  following  transactions  can  be  forwarded  to  the  receiving  party  thru  email  in  real-­‐time,  should  
you  provide  their  email  in  their  contact  profile,  and  have  the  option  Send  E-­‐Transaction  turned  on.  

-­‐   Purchase  Orders  

-­‐   Sale  Quotes  
-­‐   Sale  Invoices  
-­‐   Sale  Credit  Notes  
-­‐   Sale  Payments  
-­‐   Sale  Refunds  

Manual  Contacts  
Manual  contacts  are  contacts  that  you  added  to  the  system  manually,  you  are  not  connected  to  
them  on  Financio  like  how  you  can  forward  transactions  over  to  them  via  Financio  Connect.  
However,  you  can  still  forward  transaction  to  them  via  email.  

Add  New  Contact  (Person)  

-­‐   Click  on  Contacts  on  the  left  menu  

 
-­‐   Click  on  +  button  on  the  bottom  right  

  Page  38  of  99  

 
 -­‐   Select  New  Contact  button  right  above  it  

 
-­‐   Click  on  the  Person  tab  on  the  top  

 
-­‐   Fill  in  the  personal  details  

 
o   First  Name  *  
o   Last  Name  
o   Display  Name  *  
Note:  Automatically  populated  from  names  but  you  are  free  to  override.  
o   Email  Address  
Note:  Provide  a  valid  email  address  so  that  you  can  forward  transactions  over  via  
email.  
o   Mobile  No.  
o   Send  E-­‐Transaction:  Turn  on  to  send  e-­‐transaction  via  email,  when  a  valid  email  
address  is  provided  
 
-­‐   Provide  the  addresses  for  the  person  contact  (Optional)    

  Page  39  of  99  

 
 o   Click  on  +  button  beside  Addresses  
o   Fill  in  the  address  details  
§   Street  *  
Note:  Support  multiple  lines.  
§   City  
§   Postal  Code  *  
§   State  
§   Country  *  
-­‐   Provide  other  details  

 
o   Toggle  Customer  and  /  or  Supplier  
o   Default  Currency  
o   Default  Payment  Term  
o   Default  Payment  Method  
o   Note:  An  internal  note  on  the  contact  
-­‐   Click  on  Save  
 

Add  New  Contact  (Business)  

-­‐   Click  on  Contacts  on  the  left  menu  

 
-­‐   Click  on  +  button  on  the  bottom  right  

  Page  40  of  99  

 
 -­‐   Select  New  Contact  button  right  above  it  

 
-­‐   Click  on  the  Business  tab  on  the  top,  you  are  most  probably  already  on  it  

   
-­‐   Fill  in  the  business  details  

 
o   Name  *:  The  business  name  
o   Registration  No  
o   Phone  No.:  The  general  phone  line  of  the  business  
o   Email  Address:  The  general  mailbox  for  the  business  
o   Website  URL  
o   Send  E-­‐Transaction:  Turn  on  to  send  e-­‐transaction  via  email,  when  a  valid  email  
address  is  provided  
o   GST  Registration  No  
Note:  Only  available  when  Malaysian  GST  is  activated.  
-­‐   Provide  the  contact  persons  of  the  business.  (Optional)  
Note:  This  allows  you  to  address  to  a  specific  person  in  the  business  on  the  invoice,  e-­‐
transaction  will  also  be  sent  to  this  person  when  a  contact  person  is  selected  on  the  
transaction.  

   
o   Click  on  +  button  beside  Contact  Persons  
o   Fill  in  the  contact  person  details  

  Page  41  of  99  

 
 §   Email  Address  
§   Mobile  No.  
§   First  Name  *  
§   Last  Name  
§   Display  Name  *  
-­‐   Provide  the  addresses  for  the  business  contact  (Optional)    

 
o   Click  on  +  button  beside  Addresses  
o   Fill  in  the  address  details  
§   Street  *  
Note:  Support  multiple  lines.  
§   City  
§   Postal  Code  *  
§   State  
§   Country  *  
-­‐   Provide  other  details  

 
o   Toggle  Customer  and  /  or  Supplier  
o   Default  Currency  
o   Default  Payment  Term  
o   Default  Payment  Method  
o   Note:  An  internal  note  on  the  contact  
-­‐   Click  on  Save  

Import  Contacts  
You  can  import  multiple  contacts  at  one  shot  by  providing  a  list  of  contacts  in  an  Excel  file  
accordingly  to  the  provided  template  file.  

1.   Go  to  Contacts  

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 2.   Click  on  +  button  on  the  bottom  right  

 
3.   Select  the  Import…  icon  above  it  

 
4.   Click  on  the  template  file  link  to  download  the  template  file  

 
5.   (Away  from  Financio)    

 
a.   Open  the  template  file  and  read  the  instructions  on  top  
b.   Prepare  the  list  of  contacts  you  wanted  to  import  
c.   Save  the  file  
6.   Click  on  Select  File  and  upload  the  file  you  have  created  previously  

  Page  43  of  99  

 
 7.   Click  on  Continue  

 
8.   Review  the  list  of  contacts  to  import  
a.   Uncheck  Import  checkbox  if  you  wanted  to  skip  an  item  
b.   Review  and  update  the  details  
i.   Company  /  First  Name  *  
ii.   Last  Name  (Person  only)  
iii.   Customer  /  Supplier  toggle  
iv.   More  details  by  Clicking  on  More  button  
1.   Contact  info  
2.   Address  
3.   Contact  Person  (Business  Only)  
9.   Click  on  Import  

 
Update  Contact  
1)   Click  on  Contacts  on  the  left  menu  
2)   Locate  the  contact  you  wanted  to  update  by  clicking  on  View  beside  it  

 
3)   Update  the  contact  details  
a)   For  business  
i)   Name  *:  The  business  name  

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 ii)   Registration  No.  
iii)   Phone  No.:  The  general  phone  line  of  the  business  
iv)   Email  Address:  The  general  mailbox  for  the  business  
v)   Website  URL  
vi)   Send  E-­‐Transaction:  Turn  on  to  send  e-­‐transaction  via  email,  when  a  valid  email  address  
is  provided  
vii)   GST  Registration  No  
Note:  Only  available  when  Malaysian  GST  is  activated.  
b)   For  person  
i)   First  Name  *  
ii)   Last  Name  
iii)   Display  Name  *  
Note:  Automatically  populated  from  names  but  you  are  free  to  override.  
iv)   Email  Address  
Note:  Provide  a  valid  email  address  so  that  you  can  forward  transactions  over  via  email.  
v)   Mobile  No.  
vi)   Send  E-­‐Transaction:  Turn  on  to  send  e-­‐transaction  via  email,  when  a  valid  email  address  
is  provided  
4)   Update  the  contact  persons.  (Optional,  Business  Only)  
Note:  This  allows  you  to  address  to  a  specific  person  in  the  business  on  the  invoice,  e-­‐transaction  
will  also  be  sent  to  this  person  when  a  contact  person  is  selected  on  the  transaction.    
5)   Update  the  addresses  for  the  contact  (Optional)  
6)   Update  other  details  
a)   Toggle  Customer  and  /  or  Supplier  
b)   Default  Currency  
c)   Default  Payment  Term  
d)   Default  Payment  Method  
e)   Note:  An  internal  note  on  the  contact  
7)   Click  on  Save  

Deactivate  /  Activate  Contact  

When  you  no  longer  work  with  a  certain  contact,  and  wanted  to  hide  his  record  from  the  list,  you  
can  choose  to  deactivate  the  contact  record  in  the  system.  You  can  always  activate  it  back  if  you  
choose  to  work  with  them  again.  

1.   Go  to  Contacts  
2.   View  the  contact  by  Clicking  View  beside  it  

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 3.   Click  on  the  deactivate  /  activate  icon  on  the  top  right  

 
Contacts  via  Financio  Connect  
With  Financio  Connect,  you  can  connect  to  other  people  /  businesses  that  are  already  on  Financio  
effortlessly,  sending  transactions  over  and  communicating  with  another  party  is  also  a  breeze  

Adding  Contact  
1.   Click  on  Contacts  on  the  left  menu  
2.   Click  on  +  button  on  the  bottom  right  

 
3.   Select  New  Contact  button  above  it  

 
4.   Click  on  either  Business  or  Person  tab  on  top,  depending  on  the  contact  type  you  are  looking  
for  

 
5.   Start  searching  for  the  business  /  people  by  providing  keywords  under  Financio  Connect  
label  
Note:  For  business,  search  by  business  name  or  registration  number.  For  people,  search  by  
their  name  or  full  email  address.  

  Page  46  of  99  

 
 6.   Locate  for  the  business  /  people  by  their  name,  logo  /  profile  picture  and  registration  
number  

 
7.   Provide  other  details  

 
a.   Toggle  Customer  and  /  or  Supplier  
b.   Default  Currency  
c.   Default  Payment  Term  
d.   Default  Payment  Method  
e.   Note:  An  internal  note  on  the  contact.  
8.   Click  on  Save  
9.   A  contact  request  will  be  sent  to  another  party;  you  will  be  notified  when  they  have  
accepted  the  request  

 
Note  on  Adding  Contact  
If  the  people  /  business  you  are  trying  to  connect  with  rejected  your  request,  the  contact  will  be  
automatically  switched  to  become  a  manual  contact  record.  

  Page  47  of  99  

 
Incoming  Contact  Request  
Instead  of  sending  out  contact  requests,  you  might  get  an  incoming  contact  request  from  your  
business  peer  who  is  already  on  Financio.  Once  the  connection  has  been  established,  you  can  start  
doing  business  by  sending  transactions  to  each  other  on  Financio.  

-­‐   Click  on  the  notification  icon  on  top  

 
-­‐   Locate  the  contact  request  notification  and  click  on  it  

 
-­‐   To  accept,  click  on  Accept;  To  reject,  click  on  Reject  

Employees  
Financio  allows  you  to  maintain  a  list  of  employees  in  Financio,  the  employee  record  you  are  adding  
to  the  system  can  be  either  a  manual  record  or  any  existing  Financio  user.  

You  are  able  to  create  Withdrawal  transaction  and  issue  Payment  Voucher  to  any  employee.  

Manual  Record  
Add  New  Employee  
1.   Click  on  Employees  on  the  left  menu  

  Page  48  of  99  

 
 2.   Click  on  +  button  on  the  bottom  right  

 
3.   Provide  employee  details  

 
a.   First  Name  *  
b.   Last  Name  *  
c.   Display  Name  *  
d.   Email  Address  
e.   Mobile  No.  
4.   Provide  other  details  

 
a.   Note:  Internal  note  on  the  employee.  
5.   Click  on  Save  

Update  Employee    
1.   Click  on  Employees  on  the  left  menu  
2.   Click  on  View  button  on  any  employee  record  

  Page  49  of  99  

 
 3.   Update  employee  details  

 
a.   First  Name  *  
b.   Last  Name  *  
c.   Display  Name  *  
d.   Email  Address  
e.   Mobile  No.  
4.   Update  other  details  
a.   Note:  Internal  note  on  the  employee  

 
5.   Click  on  Save  

Deactivate  /  Activate  Employee  

1.   Go  to  Employees  
2.   View  the  employee  by  Clicking  View  beside  it  

 
3.   Click  on  the  deactivate  /  activate  icon  on  the  top  right  

 
4.   Click  on  Save  to  confirm  
 

  Page  50  of  99  

 
Financio  User  
You  can  add  any  existing  Financio  user  as  Employee  in  the  system,  the  user  doesn’t  have  to  be  an  
existing  user  in  your  business,  they  can  be  anyone  with  a  user  account  on  Financio.  

Add  New  Employee    

1.   Click  on  Employees  on  the  left  menu  
2.   Click  on  +  button  on  the  bottom  right  

 
3.   Start  providing  keywords  under  the  Search  label  
Note:  You  can  search  by  the  name  or  full  email  address  of  the  user.    

 
 
4.   Locate  the  right  user  on  the  list  by  clicking  on  the  item  

 
5.   Provide  other  details  
a.   Note:  Internal  note  on  the  employee.  
6.   Click  on  Save  
7.   An  employee  request  will  be  sent  to  the  user;  you  will  be  notified  once  the  user  has  
accepted  the  request  

  Page  51  of  99  

 
Incoming  Employee  Request  
Beside  sending  out  employee  request,  as  a  Financio  user,  you  might  be  getting  incoming  employee  
request.  

1.   Click  on  the  notification  icon  on  top  

 
2.   Locate  the  employee  request  notification  and  click  on  it  

 
3.   To  accept,  click  on  Accept;  To  reject,  click  on  Reject  

Products  &  Services  

By  adding  a  product  /  service  item  in  the  system,  you  will  be  able  to  quickly  populate  the  item  name,  
description  and  unit  price  when  you  are  selling  or  buying  something.  

An  inventory  product  further  allows  you  to  track  the  quantity  on  hand  as  you  buy  or  sell  the  product.  
It  utilises  the  FIFO  (First-­‐In  First-­‐Out)  costing  method,  which  means  the  items  you  bought  in  earlier  
will  be  sold  first.  

Adding  Product  /  Service  

Non-­‐Inventory  Product  /  Service  
-­‐   Click  on  Products  &  Services  on  the  left  menu  

  Page  52  of  99  

 
 -­‐   Click  on  the  +  button  on  the  right  bottom  

 
-­‐   Select  New  Product  /  Service  above  it  

 
-­‐   Provide  the  product  details  

 
o   Code  /  SKU  
o   Name  *  
-­‐   Leave  Inventory  Tracking  off  

  Page  53  of  99  

 
 -­‐   If  you  are  selling  the  product  /  service

 
o   Turn  on  I  sell  this  product  /  service  
o   Provide  selling  info  
§   Description  
§   Unit  Price  *  
Note:  No  currency  has  been  assigned  to  the  price,  the  currency  will  be  
decided  at  the  transaction  level.  
§   Tax  Code:  The  default  tax  code  when  selling  this  product  /  service  
Note:  It  can  always  be  overridden  at  transaction  level.  
§   Income  Category  *:  The  category  for  tracking  the  income  made  in  selling  this  
product  /  service  
-­‐   If  you  are  buying  the  product  /  service  
o   Turn  on  I  buy  this  product  /  service  
o   Provide  buying  info  
§   Description  
§   Unit  Price  *    
Note:  No  currency  has  been  assigned  to  the  price,  the  currency  will  be  
decided  at  the  transaction  level.  
§   Tax  Code:  The  default  tax  code  when  buying  this  product  /  service  
Note:  It  can  always  be  overridden  at  transaction  level.  
§   Expense  Category  *:  The  category  for  tracking  the  expenses  spent  on  buying  
this  product  /  service  

 
-­‐   Click  on  Save  

Inventory  Product    
-­‐   Click  on  Products  &  Services  on  the  left  menu  

  Page  54  of  99  

 
 -­‐   Click  on  the  +  button  on  the  right  bottom  

 
-­‐   Select  New  Product  /  Service  above  it  
-­‐   Provide  the  product  details  
o   Code  /  SKU  
o   Name  *  

 
-­‐   Turn  on  Inventory  tracking  
o   Select  a  current  asset  account  to  track  the  values  of  goods  on  hand  
Note:  By  default,  the  build-­‐in  Inventory  Account  will  be  selected.  
o   Provide  opening  balance  of  the  product  (if  any).  

 
-­‐   Provide  selling  details  
o   Description  
o   Unit  Price  *  
Note:  No  currency  has  been  assigned  to  the  price,  the  currency  will  be  decided  at  the  
transaction  level.  
o   Tax  Code:  The  default  tax  code  when  selling  this  product  
Note:  It  can  always  be  overridden  at  transaction  level.  
o   Income  Category  *:  The  category  for  tracking  the  income  made  in  selling  this  
product  /  service  

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 -­‐   Provide  buying  details.  
o   Description  
o   Unit  Price  *    
Note:  No  currency  has  been  assigned  to  the  price,  the  currency  will  be  decided  at  the  
transaction  level.  
o   Tax  Code:  The  default  tax  code  when  buying  this  product  
Note:  It  can  always  be  overridden  at  transaction  level.  
o   Cost  of  Sales  Account  *:  The  account  for  tracking  the  cost  on  sold  items  
Note:  You  can  use  the  built-­‐in  Cost  of  Sales  account.  

 
-­‐   Click  on  Save  

Import  Products  /  Services  

You  may  import  multiple  products  /  services  to  the  system  by  providing  an  Excel  file  according  to  the  
template  provided.  

-­‐   Click  on  Products  &  Services  on  the  left  menu  
-­‐   Click  on  +  button  on  the  bottom  right  

 
-­‐   Select  Import…  button  above  it  

  Page  56  of  99  

 
 -­‐   Click  on  the  template  file  link  to  download  the  template  file  

 
-­‐   (Away  from  Financio)    

 
o   Open  the  template  file  and  read  the  instructions  on  top  
o   Prepare  the  list  of  products  you  wanted  to  import  
o   Save  the  file  
-­‐   Click  on  Select  File  and  upload  the  file  you  have  created  previously  

  Page  57  of  99  

 
 -­‐   Click  on  Continue  

 
-­‐   Review  the  list  of  products  /  services  to  import  

 
o   Uncheck  Import  checkbox  if  you  wanted  to  skip  an  item  
o   Review  and  update  the  details  
§   SKU  
§   Name  *  
§   Toggles  
•   Selling  
•   Buying  
•   Tracking  (For  Inventory)  
§   More  details  by  clicking  on  More  button  
•   Inventory  tracking  info  
•   Sale  info.  
•   Purchase  info.  
 
-­‐   Click  on  Import  
 

Update  Product  /  Service  

You  can  always  update  an  existing  product  /  service,  whether  it  is  inventory  or  non-­‐inventory,  while  
you  are  already  started  using  Financio.  

-­‐   Click  on  Products  &  Services  on  the  left  

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 -­‐   Click  on  View  beside  the  product  item  you  wanted  to  update  

 
-­‐   Update  the  product  details  

 
o   Code  /  SKU  
o   Name  *  
-­‐   Toggle  Inventory  tracking  
Note:  Once  turned  on  and  saved,  it  cannot  be  turned  off.    

 
o   Select  a  current  asset  account  to  track  the  values  of  goods  on  hand  
Note:  You  can  use  the  build-­‐in  Inventory  Account  for  this.  
-­‐   Toggle  I  sell  this  product  /  service  and  update  selling  details  
Note:  This  cannot  be  turned  off  for  inventory  product.    

 
o   Description  
o   Unit  Price  *  
Note:  No  currency  has  been  assigned  to  the  price,  the  currency  will  be  decided  at  the  
transaction  level.  
o   Tax  Code:  The  default  tax  code  when  selling  this  product  
Note:  It  can  always  be  overridden  at  transaction  level.  

  Page  59  of  99  

 
 o   Income  Category  *:  The  category  for  tracking  the  income  made  in  selling  this  
product  /  service  
-­‐   Toggle  I  buy  this  product  /  service  and  update  buying  details  
Note:  This  cannot  be  turned  off  for  inventory  product.    

 
o   Description  
o   Unit  Price  *    
Note:  No  currency  has  been  assigned  to  the  price,  the  currency  will  be  decided  at  the  
transaction  level.  
o   Tax  Code:  The  default  tax  code  when  buying  this  product  
Note:  It  can  always  be  overridden  at  transaction  level.  
o   For  non-­‐inventory  product  
§   Expense  Category  *:  The  category  for  tracking  the  expenses  spent  on  buying  
this  product  /  service  

 
o   For  inventory  product  
§   Cost  of  Sales  Account  *:  The  account  for  tracking  the  cost  on  sold  items  
Note:  You  can  use  the  built-­‐in  Cost  of  Sales  account.

 
-­‐   Click  on  Save  
 

Note  on  Update  Product  /  Service  

1.   Inventory  tracking  cannot  be  turned  off  once  it  has  been  turned  on.  
2.   Updating  inventory  account,  income  category,  expense  category,  cost  of  sales  account  do  
not  affect  all  previously  created  transactions  with  the  product.  

  Page  60  of  99  

 
  

Deactivate  /  Activate  Product  

A  product  can  be  deactivated  when  it  is  no  longer  available  for  purchasing  or  selling.  It  can  always  be  
reactivated  back  at  any  time.  

-­‐   Click  on  Products  &  Services  

-­‐   Click  on  View  beside  the  product  

 
-­‐   Click  on  the  deactivate  /  activate  button  on  the  top  right  

 
-­‐   Click  on  OK  to  confirm  
 

Adding  Inventory  Adjustment  Entry  

For  inventory  product,  you  can  add  an  adjustment  entry  to  the  inventory  for  various  reasons  such  as  
stock  loss,  opening  balance  and  etc.  

-­‐   Click  on  Products  &  Services  

-­‐   Click  on  the  dropdown  arrow  beside  View  button  and  select  Transactions  on  the  inventory    
product  you  wanted  to  adjust  

 
-­‐   Click  on  the  +  button  on  the  right  bottom  

  Page  61  of  99  

 
 -­‐   Provide  the  adjustment  details  

 
o   Date  *:  Date  for  the  adjustment  to  take  place  
o   Adjustment  Account  *:  The  account  to  record  the  difference  in  value  
Note:  Inventory  Adjustment  account  is  selected  by  default.  
o   Mode  *:  Select  whether  you  want  to  Increase  Stock  or  Decrease  Stock  
o   Quantity  *  
Note:  Supports  up  to  4  decimal  points.  
o   Unit  Cost  *:  The  cost  for  each  1.0000  unit  (Increase  Stock  only)  
o   Note  
-­‐   Click  on  Save  

Transactions  
Transactions  in  Financio  are  being  grouped  into  3  types:  Sales,  Purchases,  Miscellaneous  (Others)  
and  Taxes.  

Sales  &  Purchases  

There’s  5  types  of  sale  transactions  you  can  add  to  the  system.  

Type   Description  
Quote  (Quotation)   The  sale  form  allows  a  prospective  buyer  to  see  what  the  costs  be  
like  before  actually  buying  it.  Quotes  are  not  posted  to  your  Chart  of  
Accounts  because  no  actual  monetary  transaction  took  place.  
Invoice  /  Tax  Invoice   The  actual  invoice  billed  to  the  customer  for  buying  products  /  
services  from  you.  
Credit  Note  (CN)   Adjustment  made  to  invoice(s),  reducing  the  amount  payable  by  
your  customer.  
Payment  (Official  Receipt)   The  payment  for  invoice(s).  
Refund   Refund  for  excessive  credits  in  Credit  Note  or  Payment.  
 
There’s  currently  3  types  of  purchase  transactions  you  can  add  to  the  system.  

Type   Description  

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 Purchase  Order  (PO)   A  form  issued  by  buyer  to  seller,  indicating  the  products  &  services  
the  buyer  would  like  to  buy.  PO  are  not  posted  to  your  Chart  of  
Accounts  because  no  actual  monetary  transaction  took  place.  
Bill   Invoice  received  from  your  vendor  /  supplier  when  you  are  buying  
something  from  them.  
Payment   Payment  for  bill(s).  
 

Create  Transaction  
Quote  
-­‐   Click  on  Sales  

 
-­‐   Click  on  +  button  on  the  bottom  right  

 
-­‐   Select  Quote  button  above  it  

 
-­‐   Provide  the  details  
o   Customer  *  
o   Attention:  The  person  you  wish  to  address  to  in  the  organisation  
o   Select  Address  (or  update  manually  below)  
o   Date  *  
o   Expiry  Date:  Specify  an  expiry  date  on  the  quote  
o   Quote  No.  *:  Auto  generated  form  no.  that  can  be  overridden  
o   Reference  
Note:  Eg.  PO  /  SO  number  or  etc.  
o   Currency  *  
o   Exchange  Rate  *  
Note:  Rate  is  retrieved  from  our  partner  on  daily  basis,  required  when  foreign  
currency  is  selected.    
o   Toggle  Amounts  Exclusive  /  Inclusive  of  Tax  
o   Items  *  

  Page  63  of  99  

 
 §   Select  a  predefined  Product  for  repeated  sale  or  Account  /  Category  for  
once  off  transaction  *  
§   Name  *  
§   Description  
§   Quantity  *  
Note:  Supports  up  to  4  decimal  points.  
§   Unit  Price  *  
§   Discount  
Note:  Support  value  (eg.  50)  or  percentage  (eg.  2%).  
§   Tax  Code  
o   Summary  
-­‐   Attach  files  

 
-­‐   Save  

 
o   Click  Save  as  Draft  for  further  revision  
o   Click  Save  &  Approve  to  post  the  transaction  to  Chart  of  Accounts  and  share  with  
the  receiving  party  via  E-­‐Transaction  or  Financio  Connect  (Where  applicable)  

Invoice  
-­‐   Click  on  Sales  
-­‐   Click  on  +  button  on  the  bottom  right  
-­‐   Select  Invoice  button  above  it  

 
-­‐   Provide  the  details  
o   Customer  *  
o   Attention:  The  person  you  wish  to  address  to  in  the  organisation  

  Page  64  of  99  

 
 o   Select  Address  (or  update  manually  below)  
o   Payment  Term  *  
o   Date  *  
o   Due  Date  *  
Note:  Automatically  populated  based  on  the  payment  term  selected.  
o   Invoice  No.  *:  Auto  generated  form  number  that  can  be  overridden.  
o   Reference  
Note:  Eg.  PO  /  SO  /  Quote  number  or  etc.  
o   Currency  *  
o   Exchange  Rate  *  
Note:  Rate  is  retrieved  from  our  partner  on  daily  basis,  required  when  foreign  
currency  is  selected.    
o   Toggle  Amounts  Exclusive  /  Inclusive  of  Tax.  
o   Items  *  
§   Select  a  predefined  Product  for  repeated  sale  or  Account  /  Category  for  
once  off  transaction  *  
§   Name  *  
§   Description  
§   Quantity  *  
Note:  Supports  up  to  4  decimal  points.  
§   Unit  Price  *  
§   Discount  
Note:  Support  value  (eg.  50)  or  percentage  (eg.  2%).  
§   Tax  Code  
o   Summary  
-­‐   Attach  files  

 
-­‐   Save  

 
o   Click  Save  as  Draft  for  further  revision  
o   Click  Save  &  Approve  to  post  the  transaction  to  Chart  of  Accounts  and  share  with  
the  receiving  party  via  E-­‐Transaction  or  Financio  Connect  (Where  applicable)  

Credit  Note  
-­‐   Click  on  Sales  
-­‐   Click  on  +  button  on  the  bottom  right  

  Page  65  of  99  

 
 -­‐   Select  Credit  Note  button  above  it  

 
-­‐   Provide  the  details  
o   Customer  *  
o   Attention:  The  person  you  wish  to  address  to  in  the  organisation  
o   Select  Address  (or  update  manually  below)  
o   Date  *  
o   Credit  Note  No.  *:  Auto  generated  form  number  that  can  be  overridden.  
o   Reference  
Note:  Eg.  PO  /  SO  /  Quote  number  or  etc.  
o   Currency  *  
o   Exchange  Rate  *  
Note:  Rate  is  retrieved  from  our  partner  on  daily  basis,  required  when  foreign  
currency  is  selected.    
o   Toggle  Amounts  Exclusive  /  Inclusive  of  Tax  
o   Items  *  
§   Select  a  predefined  Product  for  repeated  sale  or  Account  /  Category  for  
once  off  transaction  *  
§   Name  *  
§   Description  
§   Quantity  *  
Note:  Supports  up  to  4  decimal  points.  
§   Unit  Price  *  
§   Discount  
Note:  Support  value  (eg.  50)  or  percentage  (eg.  2%).  
§   Tax  Code  
o   Invoices  

 
§   Select  the  invoices  you  wish  the  credit  to  (To  reduce  the  value  of  the  
invoices)  and  the  credit  amount  
§   You  can  have  excessive  credits  in  the  credit  note,  which  can  be  refunded  
back  to  the  customer  
o   Summary  
-­‐   Attach  files  

  Page  66  of  99  

 
 -­‐   Save  

 
o   Click  Save  as  Draft  for  further  revision  
o   Click  Save  &  Approve  to  post  the  transaction  to  Chart  of  Accounts  and  share  with  
the  receiving  party  via  E-­‐Transaction  or  Financio  Connect  (Where  applicable)  

Payment  
-­‐   Click  on  Sales  
-­‐   Click  on  +  button  on  the  bottom  right  
-­‐   Select  Payment  button  above  it  
-­‐   Provide  the  details  
o   Customer  *    
o   Attention:  The  person  you  wish  to  address  to  in  the  organisation  
o   Date  *  
o   Reference  
Note:  Eg.  PO  /  SO  /  Quote  number  or  etc.  
o   Currency  *  
o   Exchange  Rate  *  
Note:  Rate  is  retrieved  from  our  partner  on  daily  basis,  required  when  foreign  
currency  is  selected.    
o   Payment  Lines  
§   Payment  Method  *  
§   Deposit  To  *:  The  account  to  deposit  into  
§   Amount  *  
o   Invoices  

 
§   Select  the  invoices  you  wish  to  credit  the  payment  to  (To  reduce  the  
outstanding  of  the  invoices)  and  the  payment  amount  
§   You  can  have  excessive  credits  in  the  payment,  which  can  be  refunded  back  
to  the  customer  
o   Summary  
-­‐   Attach  files  

  Page  67  of  99  

 
 -­‐   Save  

 
o   Click  Save  as  Draft  for  further  revision  
o   Click  Save  &  Approve  to  post  the  transaction  to  Chart  of  Accounts  and  share  with  
the  receiving  party  via  E-­‐Transaction  or  Financio  Connect  (Where  applicable)  

Refund  
-­‐   Click  on  Sales  
-­‐   Click  on  +  button  on  the  bottom  right  
-­‐   Select  Refund  button  above  it  

 
-­‐   Provide  the  details  
o   Customer  *    
o   Attention:  The  person  you  wish  to  address  to  in  the  organisation  
o   Date  *  
o   Reference  
Note:  Eg.  PO  /  SO  /  Quote  number  or  etc.  
o   Currency  *  
o   Exchange  Rate  *  
Note:  Rate  is  retrieved  from  our  partner  on  daily  basis,  required  when  foreign  
currency  is  selected.    
o   Refund  Lines  
§   Payment  Method  *  
§   Pay  From  *:  The  account  to  refund  from  
§   Amount  *    
o   Credit  Notes  
§   Select  the  credit  note  you  wish  the  refund  the  excessive  credit  and  the  
refund  amount  
o   Payments  
§   Select  the  payment  you  wish  the  refund  the  excessive  credit  and  the  refund  
amount  
o   Summary  

  Page  68  of  99  

 
 -­‐   Attach  files  

 
-­‐   Save  

 
o   Click  Save  as  Draft  for  further  revision  
o   Click  Save  &  Approve  to  post  the  transaction  to  Chart  of  Accounts  and  share  with  
the  receiving  party  via  E-­‐Transaction  or  Financio  Connect  (Where  applicable)  

Purchase  Order  
-­‐   Click  on  Purchases  

 
-­‐   Click  on  +  button  on  the  bottom  right  
-­‐   Select  Purchase  Order  button  above  it  

 
-­‐   Provide  the  details  
o   Supplier  *  
o   Attention:  The  person  you  wish  to  address  to  in  the  organisation  
o   Select  Address  (or  update  manually  below)  
o   Date  *  
o   Delivery  Date:  Specify  a  date  for  delivery  
o   Quote  No.  *:  Auto  generated  form  no.  that  can  be  overridden  
o   Reference  
o   Currency  *  
o   Exchange  Rate  *  
Note:  Rate  is  retrieved  from  our  partner  on  daily  basis,  required  when  foreign  
currency  is  selected.    

  Page  69  of  99  

 
 o   Toggle  Amounts  Exclusive  /  Inclusive  of  Tax  
o   Items  *  
§   Select  a  predefined  Product  for  repeated  purchase  or  Account  /  Category  
for  once  off  transaction  *  
§   Name  *  
§   Description  
§   Quantity  *  
Note:  Supports  up  to  4  decimal  points.  
§   Unit  Price  *  
§   Discount  
Note:  Support  value  (eg.  50)  or  percentage  (eg.  2%).  
§   Tax  Code  
o   Summary  
-­‐   Attach  files  

 
-­‐   Save  

 
o   Click  Save  as  Draft  for  further  revision  
o   Click  Save  &  Approve  to  post  the  transaction  to  Chart  of  Accounts  and  share  with  
the  receiving  party  via  E-­‐Transaction  or  Financio  Connect  (Where  applicable)  
 

Update  Transaction  
Transactions  can  be  updated  as  long  as  it  is  not  voided.  

-­‐   View  the  transaction  

 
-­‐   Review  and  update  the  details  of  the  transaction  
-­‐   Click  on  Save  

  Page  70  of  99  

 
Note  
A  notification  will  be  sent  to  another  party  (the  customer  /  supplier)  if  the  transaction  is  shared  via  
Financio  Connect.  

An  email  will  be  sent  to  another  party  (the  customer  /  supplier)  if  the  transaction  is  shared  via  E-­‐
Transaction.  

Mark  Transaction  as  Approved  

A  draft  transaction  needed  to  be  mark  as  Approved  so  that  it  will  be  posted  to  the  Chart  of  Accounts  
as  well  as  shared  with  the  customer  /  supplier.  

-­‐   View  the  transaction  

 
-­‐   Click  on  the  Mark  as…  flag  icon  on  the  top  right  

 
-­‐   Select  Approved  

 
 

Delete  Transaction  
A  transaction  can  only  be  deleted  while  it  is  still  in  draft  /  pending  review.  

-­‐   View  the  transaction

  Page  71  of  99  

 
 -­‐   Click  on  the  red  Delete  button  on  the  top  right  

 
-­‐   Click  on  OK  to  confirm  
 

Void  Transaction  
A  transaction  that  has  been  approved  /  accepted  can  no  longer  be  deleted  and  can  only  be  voided.  

-­‐   View  the  transaction

 
 
-­‐   Click  on  the  red  Void  button  on  the  top  right.    

 
-­‐   Click  on  OK  to  confirm  
 

Note  
A  notification  will  be  sent  to  another  party  (the  customer  /  supplier)  if  the  transaction  is  shared  via  
Financio  Connect.  

An  email  will  be  sent  to  another  party  (the  customer  /  supplier)  if  the  transaction  is  shared  via  E-­‐
Transaction.  

Print  PDF  
Printing  Transaction  PDF  
You  can  always  use  Financio  to  generate  a  PDF  version  of  the  transaction  and  print  it  out.  

-­‐   View  the  transaction  

  Page  72  of  99  

 
  
-­‐   Click  on  the  top  right  Print  button  

 
-­‐   A  new  window  /  tab  will  open  with  the  PDF  loaded  

 
Printing  Delivery  Note  PDF  
Delivery  note  PDF  is  available  with  invoice  created.  

-­‐   View  the  transaction  

 
-­‐   Click  on  the  top  right  Print  button  

 
-­‐   Select  Delivery  Note  from  the  drop  down  

  Page  73  of  99  

 
  
-­‐   A  new  window  /  tab  will  open  with  the  PDF  loaded  
 

View  Customer  Statement  

Customer  statement  allows  you  to  have  a  summary  of  a  customer’s  transaction  and  payments  over  a  
period  in  a  single  document.  

-­‐   Click  on  Sales  on  the  left  menu  

 
-­‐   Click  on  View  Statement  button  on  the  bottom  right  

 
-­‐   Select  the  Customer  

 
-­‐   Select  the  Start  Date  and  the  End  Date  

  Page  74  of  99  

 
 -­‐   Review  the  Note  to  be  added  to  the  Customer  Statement  

 
-­‐   Click  on  View  

 
 

Duplicate  /  Copy  Transaction  

You  can  duplicate  a  sale  quote,  invoice  or  credit  note  when  you  are  having  a  similar  transaction.  

From  sale  listing  

-­‐   Locate  the  transaction  you  wanted  to  copy

 
-­‐   Click  on  the  dropdown  arrow  beside  View  

  Page  75  of  99  

 
 -­‐   Select  Duplicate  

 
-­‐   Review  the  transaction  details  and  save  
 

From  transaction  page  

-­‐   View  the  transaction  
-­‐   Click  on  Duplicate  button  on  the  top  right  

 
-­‐   Review  the  transaction  details  and  save  

 
 

Quote  can  also  be  copied  to  a  new  invoice.  

From  sale  listing  

-­‐   Locate  the  quote  you  wanted  to  copy

 
-­‐   Click  on  the  dropdown  arrow  beside  View  

  Page  76  of  99  

 
 -­‐   Select  Copy  to  Invoice  

 
-­‐   Review  the  transaction  details  and  save  

From  transaction  page  

-­‐   View  the  transaction  

 
-­‐   Click  on  Copy  to  Invoice  button  on  the  top  right  

 
-­‐   Review  the  transaction  details  and  save  
 

Add  Internal  Note  to  Transaction  

You  can  add  multiple  internal  notes  to  your  transactions,  internal  notes  are  only  shared  internally  
among  users  of  your  business  and  not  for  3rd  parties.  

-­‐   View  the  transaction  

-­‐   Scroll  to  the  bottom  Internal  Notes  section  

  Page  77  of  99  

 
  
-­‐   Type  in  a  short  note  

 
-­‐   Click  Send  

 
Attach  Files  to  Transaction  
You  can  attach  multiple  files  to  your  transactions,  you  can  always  choose  to  share  with  the  receiving  
party  if  the  transaction  is  forwarded  via  E-­‐Transaction  or  Financio  Connect.  

-­‐   View  the  transaction  

-­‐   Scroll  to  the  Files  section  

 
-­‐   Click  on  the  placeholder  and  select  files  or  drop  files  on  it  

  Page  78  of  99  

 
 -­‐   Wait  for  the  uploading  to  complete  

 
-­‐   If  you  wish  to  share  the  files  with  another  party  

 
o   Toggle  on  the  share  button  on  the  top  left  of  the  file  
-­‐   Click  Save  Files  

 
Note  
Make  sure  changes  made  to  the  transaction  is  saved  before  clicking  Save  Files.  

Leave  Comment  on  Transaction  

If  your  transaction  is  shared  with  the  receiving  party  via  E-­‐Transaction  or  Financio  Connect,  you  can  
leave  a  comment  to  them  in  real  time.  

-­‐   View  the  transaction  

-­‐   Scroll  to  the  Messages  section  

  Page  79  of  99  

 
 -­‐   Write  a  message  

 
-­‐   Click  on  Send  
 

Miscellaneous  (Other  Transactions)  

There’s  4  types  of  transactions  that  falls  under  Miscellaneous,  transactions  not  classified  as  sale  or  
purchase  can  be  tracked  in  here.  When  everything  fails  to  track  your  transaction,  there’s  always  a  
Journal  you  can  use  to  record  your  transaction.  

Type   Description  
Deposit   Miscellaneous  money  coming  in  that  usually  doesn’t  have  an  invoice  
with  it.  
Withdrawal   Money  going  out  that  usually  doesn’t  come  with  a  bill,  payroll  
expenses  can  be  tracked  using  Withdrawal.  Payment  Voucher  can  
be  generated  from  Withdrawal  transaction.  
Transfer   Transfer  of  funds  between  two  accounts  within  your  business.  
Journal   The  journal  entry  to  track  your  transaction  when  no  other  
transaction  type  can  track  your  transaction  effectively.  
 

New  Transaction  
Deposit  /  Withdrawal  
-­‐   Click  on  Transactions  

 
-­‐   Click  on  +  button  on  the  bottom  right  

  Page  80  of  99  

 
 -­‐   Select  Deposit  /  Withdrawal  button  above  it  

 
-­‐   Provide  the  details  
o   Payment  From  /  To  *:  The  payment  from  /  to  the  contact  or  employee  
o   Deposit  To  /  From  *  
o   Payment  Method  *  
o   Reference  
o   Date  *  
o   Currency  *  
o   Exchange  Rate  *  
Note:  Rate  is  retrieved  from  our  partner  on  daily  basis,  required  when  foreign  
currency  is  selected.    
o   Item  Lines  *  
§   Select  Account  /  Category.  *  
§   Description  *  
§   Amount  *  
§   Tax  Code  
o   Summary  
-­‐   Attach  files  

 
-­‐   Save  

 
o   Click  Save  as  Draft  for  further  revision  
o   Click  Save  &  Approve  to  post  the  transaction  to  Chart  of  Accounts  and  share  with  
the  receiving  party  via  E-­‐Transaction  or  Financio  Connect  (Where  applicable)  
 

Transfer  
-­‐   Click  on  Transactions  on  the  left  menu  
-­‐   Click  on  +  button  on  the  bottom  right  

  Page  81  of  99  

 
 -­‐   Select  Transfer  above  it  

 
-­‐   Provide  the  details  
o   From  Account  *:  Transfer  money  from  
o   To  Account  *:  Transfer  money  to  
o   Amount  *:  In  the  designated  currency  
o   Date  *  
o   Reference  
o   Currency  (Foreign)  *  
Note:  If  transfer  between  different  currency,  choose  the  foreign  currency.    
o   Exchange  Rate  *  
Note:  Rate  is  retrieved  from  our  partner  on  daily  basis,  required  when  foreign  
currency  is  selected.    
o   Summary  
-­‐   Attach  files  

 
-­‐   Save  

 
o   Click  Save  as  Draft  for  further  revision  
o   Click  Save  &  Approve  to  post  the  transaction  to  Chart  of  Accounts  and  share  with  
the  receiving  party  via  E-­‐Transaction  or  Financio  Connect  (where  applicable)  
 

Note  

You  can  transfer  between  accounts  of  different  currencies  but  one  of  it  has  to  be  in  home  currency.  

  Page  82  of  99  

 
Journal    
-­‐   Click  on  Transactions  on  the  left  menu  
-­‐   Click  on  +  button  on  the  bottom  right  

 
-­‐   Select  Journal  above  it.  

 
-­‐   Provide  the  detail  

 
o   Date  *  
o   Reference    
o   Currency  *    

  Page  83  of  99  

 
 o   Exchange  Rate  *  
Note:  Rate  is  retrieved  from  our  partner  on  daily  basis,  required  when  foreign  
currency  is  selected.    
o   Lines  *  
§   Account  *  
§   Description  
§   Debit  /  Credit  (Either  one,  in  selected  currency)  
§   Tax  Code    
o   Summary  
-­‐   Attach  files.  
-­‐   Save  

 
o   Click  Save  as  Draft  for  further  revision  
o   Click  Save  &  Approve  to  post  the  transaction  to  Chart  of  Accounts  and  share  with  
the  receiving  party  via  E-­‐Transaction  or  Financio  Connect  (Where  applicable)  
 

Update  Transaction  
-­‐   View  the  transaction  

 
-­‐   Review  and  update  the  details  of  the  transaction  

 
-­‐   Click  on  Save  

  Page  84  of  99  

 
Delete  Transaction  
-­‐   View  the  transaction  

 
-­‐   Click  on  the  red  Delete  button  on  the  top  right  

 
-­‐   Click  on  OK  to  confirm  

 
 

Payment  Voucher  
Payment  voucher  PDF  is  available  for  Withdrawal  record.  

-­‐   View  the  transaction  

 
-­‐   Click  on  the  top  right  Print  button  

  Page  85  of  99  

 
 -­‐   A  new  window  /  tab  will  open  with  the  PDF  loaded  

 
 

Taxes  (GST)  
There’s  2  types  of  tax  transactions:  Filing  record,  it  is  automatically  generated  by  the  system  
whenever  you  created  any  transactions  with  tax  of  a  certain  period;  Payment  record,  indicates  the  
payment  you  made  /  received  from  your  tax  agency,  the  amount  should  be  the  same  as  filing’s  when  
you  are  making  /  receiving  payment  in  full.  

Mark  Filing  as  Filed  

You  can  mark  a  filing  record  as  Filed  once  the  filing  period  is  over  (ie.  After  the  last  day  of  the  filing  
period).  Once  marked  as  Filed,  you  can  proceed  to  download  TAP  file  for  Kastam  submission  and  
prepare  for  tax  payment.  

-­‐   Click  on  GST  on  the  left  menu  

 
-­‐   View  the  filing  record  

 
-­‐   Click  on  the  Mark  as…  flag  button  on  the  top  right  
-­‐   Select  Filed  

  Page  86  of  99  

 
Download  TAP  (Malaysian  GST)  
You  will  be  able  to  download  the  TAP  to  ease  your  submission  process  once  the  filing  period  is  
concluded  (Marked  as  Filed).  

-­‐   Click  on  Taxes  on  the  left  menu  

-­‐   View  the  filing  record  
-­‐   Click  on  the  Download  TAP  File  button  on  the  top  right  

Add  Payment  
You  will  add  a  payment  record  when  you  are  paying  tax  collected  to  your  tax  agency  or  when  you  are  
receiving  money  for  tax  claimed.  

-­‐   Click  on  the  +  (Add  Tax  Payment)  button  on  the  bottom  right  

 
-­‐   Provide  the  payment  details  

 
o  Payment  Method  *  
o  Payment  Account  *  
o  Date  *  
o  Reference  
o  Amount  *:  Positive  for  tax  payments,  negative  for  tax  claims  
o  Tax  Filings  *  
§   Review  the  selected  filing  periods  and  amount  
§   Positive  for  tax  payments,  negative  for  tax  claims  
o   Memo  
-­‐   Save  

 
o   Click  Save  as  Draft  for  further  revision  
o   Click  Save  &  Approve  to  post  the  transaction  to  Chart  of  Accounts  
 
 

  Page  87  of  99  

 
For  Non-­‐Users  
This  section  is  for  non  Financio  users,  they  have  very  limited  access  to  Financio  whenever  a  
transaction  is  sent  to  them  via  email.  This  is  what  they  can  do:  

-­‐   View  the  transaction  

-­‐   Export  transaction  to  PDF  
-­‐   Write  comments  on  transaction  
-­‐   Attach  files  to  transaction  

View  Transaction  
To  view  the  transaction,  simply  click  on  the  View  Online  link  you  received  via  email.  

 
Export  to  PDF  
-­‐   View  the  transaction  

 
-­‐   Click  on  the  Print  button  on  the  top  right  

 
 

Write  Comment  
-­‐   View  the  transaction  

  Page  88  of  99  

 
 -­‐   Scroll  to  Messages  section  

 
-­‐   Write  a  message  and  click  Send  

 
 

Attach  Files  
-­‐   View  the  transaction  
-­‐   Scroll  to  the  Files  section  

 
-­‐   Click  on  the  placeholder  and  select  files  or  drop  files  on  it  
-­‐   Wait  for  the  uploading  to  complete

  Page  89  of  99  

 
 -­‐   Click  Save  Files  

 
 

Financio  Connect  
When  receiving  a  transaction  from  another  party  using  Financio,  you  should  review  it,  update  the  
item  product  /  category  or  account,  attach  files  (internally  or  shared  with  the  sender)  or  leave  
message  to  the  sender,  and  finally,  you  can  either  void  it  or  accept  it.  

Accepting  a  transaction  will  trigger  a  notification  to  the  sender,  notifying  that  you  have  agreed  to  
what  has  been  send  over.  

Update  Transaction  
-­‐   Review  the  transaction  

 
-­‐   Update  the  item  lines  

  Page  90  of  99  

 
 o   Item  *:  Select  an  appropriate  product  /  account  or  category  
o   Tax  Code:  Select  an  appropriate  tax  code  for  the  line  
-­‐   Click  on  Save  
 

Accept  Transaction  
-­‐   View  the  transaction  

 
-­‐   Click  on  the  Mark  as…  button  on  the  top  right  

 
-­‐   Select  Accepted  

 
 

Users  
Financio  is  a  multiple  user  multiple  business  system,  which  means  one  user  can  have  access  to  
multiple  businesses,  while  one  business  can  have  multiple  users  granted  different  level  of  access  to  
the  business  data.  

The  user  who  created  the  business  will  be  the  owner  of  the  business  account,  who  is  also  granted  
admin  access  to  the  business  account.  The  owner  cannot  be  switched  away  from  Admin.  

There’s  3  type  of  user  available  in  the  system.  

  Page  91  of  99  

 
 Type   Description  
User   User  with  custom  defined  permissions,  user  cannot  have  access  to  Control  
Panel.  
Superuser   Superuser  has  access  to  all  modules  &  home  widgets,  including  access  to  
Control  Panel,  but  not  able  to  manage  users  in  the  business.  
Admin   Admin  has  full  access  to  the  system,  including  all  modules,  home  widgets,  
Control  Panel  and  ability  to  manage  users.  
 

For  normal  user,  you  will  have  to  specify  their  permissions  to  each  module  explicitly,  and  the  
permission  comes  in  4  levels.  

Level   Description  
None   No  access  to  the  module.  
View  Only   User  is  able  to  view  all  data  available  in  the  module,  but  not  
modifying  it.  
View  +  Update  /  Delete   User  can  view  and  update  (including  delete)  all  data  in  the  module.  
View  +  Update    +  Approve   User  can  view,  update,  delete  data  in  the  module  as  well  as  
approving  transaction.  
 

Invite  User  
You  can  invite  a  user  and  give  them  access  to  your  business  account,  whether  they  are  already  on  
Financio  or  not.  

To  invite  existing  Financio,  you  will  have  to  search  for  the  user  by  their  name  or  full  email  address.  
To  invite  a  new  user  to  Financio  as  well  as  granting  access  to  the  business  account,  you  will  need  to  
provide  their  email  address  and  name.  

Existing  User  on  Financio  

-­‐   Click  on  Control  Panel  on  the  left  menu  

 
-­‐   Select  Users  

  Page  92  of  99  

 
 -­‐   Click  on  the  +  button  on  the  bottom  right  to  invite  people  

 
-­‐   Start  typing  keywords  (name,  full  email  address)  in  Search  People  field  
-­‐   Select  the  matching  user  

 
-­‐   Update  the  Type  
-­‐   Review  and  update  the  permission  settings  (User  only)    

 
-­‐   Click  on  Invite  

  Page  93  of  99  

 
 -­‐   Wait  for  the  user  to  accept  

Invite  New  User  

-­‐   Click  on  Control  Panel  on  the  left  menu  
-­‐   Select  Users  

 
-­‐   Click  on  the  +  button  on  the  bottom  right  to  invite  people  

 
-­‐   Provide  the  details  

 
o   Email  Address  *  
o   First  Name  *  
o   Last  Name  *  
-­‐   Update  the  Type  

  Page  94  of  99  

 
 -­‐   Review  and  update  the  permission  settings  (User  only)  

 
-­‐   Click  on  Invite  

 
-­‐   Wait  for  the  user  to  receive  email,  accept  by  clicking  on  the  link  in  the  email  and  create  their  
user  account  

Update  User  
You  can  update  a  user’s  type  and  the  permission  granted  to  the  user.  However,  you  are  not  allowed  
to  change  the  type  if  the  user  is  the  owner  of  the  business  account.  

-­‐   Click  on  Control  Panel  

-­‐   Select  Users  
-­‐   Locate  the  user  you  would  like  to  edit  the  permission  settings  
-­‐   Click  on  View  

  Page  95  of  99  

 
 -­‐   Update  the  Type  

 
-­‐   Review  and  update  the  permission  settings  (User  only)  
-­‐   Click  on  Save  
 

Delete  User  
You  can  always  remove  a  user  from  your  business  as  long  as  it  is  not  the  owner  of  the  business.  
Removed  user  will  lose  access  to  the  business  immediately.  

-­‐   Click  on  Control  Panel  on  the  left  menu  

-­‐   Select  Users  
-­‐   Locate  the  user  you  would  like  to  remove  

 
-­‐   Click  on  the  arrow  beside  View  

 
-­‐   Select  Delete  

 
-­‐   Click  on  OK  to  confirm  

Note  
Deleting  user  here  doesn’t  remove  the  user  account  from  Financio,  only  user  access  to  the  business  
is  removed,  the  user  still  has  the  ability  to  login,  access  or  create  other  businesses.  

  Page  96  of  99  

 
Managing  Subscriptions  
You  can  manage  the  subscription  for  your  business  in  Subscription  Centre,  such  as  reviewing  the  
plan,  expiry  date,  subscribe  to  premium  and  view  the  transactions  related  to  your  subscription.  

Premium  subscription  will  be  switched  to  forever  free  plan  on  expiry  date  if  the  renewal  mode  is  off  
(meaning  no  active  payment  card  info  is  captured).  You  can  always  subscribe  by  providing  a  valid  
payment  information,  payment  will  be  processed  immediately  if  you  are  not  in  premium  mode.  

To  Subscribe  
-­‐   Click  on  Control  Panel  

 
-­‐   Select  Subscription  Centre  

 
-­‐   Click  on  the  Subscribe  button  on  the  top  right  

 
-­‐   Select  Premium  

  Page  97  of  99  

 
 -­‐   Choose  a  billing  cycle:  Monthly  or  Annually  
Note:  Annually  gives  you  2  months  subscription  for  free.  

   
-­‐   Provide  the  payment  information  

 
o   Card  Number  *  
o   Expiration  Date  *  
o   CVV  *  
-­‐   Review  the  amount  and  the  first  payment  date  
-­‐   Click  Subscribe  

  Page  98  of  99  

 
 -­‐   Make  sure  the  Renewal  is  now  On  

 
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