Recognising   the   achievements   of 
professionals   who   specialise   in 
construc on   claims  
  www.instituteccp.com 
 

 
ICCP   Industry   Insights 
 
Contract   Documents 
 
 
More  often  than  not,  the  contract  documents  will  form  the  basis  of  any  claim.  If  something 
has  changed,  the  extent  of  the change may only be measured and evaluated by reference to 
the  drawings  and  specification  upon  which  the  Contract  is  based. The claimant’s entitlement 
will  usually  be  spelled  out  in  the  conditions  of contract as will the procedure to be followed in 
the  case  of  a  claim.  If  there  is  a  disagreement  between  the  parties  as  to  design,  quality, 
responsibility,  scope  of  works  or  procedures,  the  contract  is  the  place  to  look  for  guidance 
and   resolution. 
 
The   contract   documents   will   typically   comprise   of   the   following: 
 
1. The   agreement 
2. The   particular   conditions   of   contract 
3. The   general   conditions   of   contract 
4. The   specification 
5. The   drawings 
6. The   bills   of   quantities 
7. Any   other   documents 
 
Most  contracts  will  provide  that  all  the  documents  shall  be  mutually  explanatory,  but  in  the 
case  of  ambiguity  or  discrepancy,  they  are  to  be  read  in  a  stated  order  of  precedence.  The 
list   above   is   fairly   typical   of   an   order   of   precedence. 
 
With  regard  to  the  last  point  ‘Any  other  documents’,  there  is  a  great  temptation  for  those 
whose  job  it  is  to  prepare  the  contract  documents  to  dump  all  sorts  of  documents  into  this 
  

section.  Typically,  these  may  consist  of  correspondence  between  the  parties  between  the 
time  of  tender  and  the  letter  of  acceptance,  minutes  of  meetings  during  the  negotiation 
process,  the  Contractor’s  proposals  for  executing the works, or offers to complete the project 
differently  to  that  of  the  tender  documents,  possibly  through  some  value  engineering 
proposals.  The  potential  for  conflict  between  such  documents  and  the preceding documents 
becomes  high in such a situation and may, according to the order of precedence stated in the 
contract,  not  reflect  the  pre­contract  negotiations  and  a  subsequent  agreement  between  the 
parties.  If we look at a situation whereby the contractor had negotiated a reduction in the time 
for  interim  payments  to  be  made  from  56  to  40  days  and  this  was  recorded  in  meeting 
minutes  included  in  ‘Any  other  documents’,  then  the  56 days in the general conditions would 
still  have  precedence  over  such  an  agreement.  The  possibility  for  error  is  also  increased  if 
important  points  are  ‘hidden’  away  in  the  back  of  the  contract  documents.  Whilst  a  good 
contracts  person  should  be aware of potential hazards, would a busy site engineer ever think 
to  look  through  such  a  section  to  check  whether  a  specification  had  been  changed  and 
recorded   in   a  letter   or   meeting   minutes?   
 
Disputes  often  arise  through  the  interpretation  of  the  contract  and  it  is  true  to  say  that  if  the 
contract  documents  are  poorly  drafted  and  compiled,  the  potential  for  disputes  increases 
tremendously.  For  these  reasons  it  is  infinitely  preferable  to  keep  the  ‘Any  other documents’ 
section  as  small  as  possible  and  to  amend  the  tender  documents  to  take  into  account  any 
changes  that  have  been  negotiated  and  agreed  between  the  parties,  within  the  appropriate 
section  of  the  contract  documents.  This  also  applies  to  tender  queries  and  their  responses, 
which  are  usually  the  result  of  lack  of  clarity,  ambiguity,  or  conflict  between  documents. 
Rather  than  just  including the tender queries and responses as an addendum to the Contract 
as   is   often   the   practice,   the   contract   documents   should   be   amended   to   reflect   the   response.  
 
The  best  time  to  complete  and  sign  the  contract  is  as  soon  as  possible  after  the  agreement 
has  been  made.  If  this  is  not  done,  the  people  involved  in  the  negotiations  will  often  be 
replaced  by  the  people  responsible  for  the  construction  and  administration  of  the  project, 
memories  will  grow  dim  and  worse,  a  situation  could  arise  on  site  which  would  make  the 
inclusion,  or  not,  of  a  particular  item  of  negotiation  extremely  important,  a  situation  which 

2 
 
  

could  encourage  people  to  acquire  a  selective  memory  of  the  pre­contract  negotiations.  In 
any  case,  the  people  on  site  need  to  have  a  set  of  documents  to  tell  them  what  they  are 
supposed  to  be  building  and  how  they  are  supposed  to  build  it.  Whilst  there  should  be 
pressure  to  produce  the  contract  documents  for  completion  and  signature  as  soon  as 
possible,  it  should  always  be  remembered  that  rushing  this  very  important  task  and 
producing   a  poor   set   of   contract   documents   could   have   drastic   consequences   later   on.  
 
It  is  essential  that  each  of  the  parties  and  the  person  responsible  for  administering  the 
contract  on  behalf  of  the  Employer,  have  a  full  set  of  contract  documents  for  reference.  A 
good  contract  administration  system  would  ensure  that  a  controlled  set  of  the  contract 
documents  is  kept  on  site  and  each  individual  page  or  sheet  of  the  documents  is  clearly 
marked  to  show  that  it  is  a  contract  document.  This  last  requirement  is  useful to ensure that 
when  sections  of  the  documents  are  copied  at  a  later  date  when  revised  drawings  and 
specifications  have  been  issued,  these  is  no  confusion  with  regard  to  each  document’s 
status.  
 
If  there   are  documents  included  within  the  ‘Any  other  documents’  section,  then  it  is  a  good 
idea  to  annotate  the  controlled  copy  of  the  contract  documents  to  draw  attention  to  the fact. 
For  example,  a  specification  clause  could  be  annotated  to  refer  to  a  tender  query  and 
response  within  the  contract  documents  that  includes  a  change  or  clarification  to  the 
particular  specification  item.  Better  still,  the  query  and  response  could  be  photocopied  and 
pasted  into the specification at the appropriate place. This will ensure that all of the team who 
need  to  refer  to  the contract documents will be aware of the true meaning of the contract and 
mistakes   and   wasted   effort   will   be   eliminated. 
 
It  should  go  without  saying  that  a  person  responsible  for  dealing  with  claims  should  have 
accurate  information  available  as  to  the  provisions  of  the  contract  because  this  will  be  the 
very  basis  of  almost  all  claims.  Anyone  dealing  with  contractual  matters  will  inevitably  deal 
with  the  conditions  of  contract  on  a  regular  basis.  It  is  therefore  good  practice  to  prepare  a 
document  that  consolidates  the  particular  conditions  and  the  general  conditions  of  contract. 
This  should  consist  of  a  copy  of  the  general  conditions  of  contract  to  which  the  particular 

3 
 
  

conditions  of  contract  have  been  incorporated  on  a  clause­by­clause  basis,  either 
electronically  or  manually.  This  will  ensure  that  no  misinterpretations  will  occur  through 
someone  forgetting to check if the particular conditions have amended a clause, which needs 
to   be   referred   to   or   relied   upon. 
 
Finally,  the  people  responsible  for  administering  the  contract  and  anyone  involved  in 
contractual letters and claims will often have cause to quote from the contract conditions or to 
reproduce  clauses  for  one  reason  or  another.  If  a  soft copy of the contract is available, then 
this  task  becomes  quite  easy  and  provided  that  the  particular  conditions  of  contract  have 
been  incorporated,  this  will  prove  to  be  a  useful  document  throughout  the  life  of  the  project, 
particularly,  if  it  becomes  necessary  to  prepare  or  to respond to claims. If an editable copy is 
not  available,  it  is  a  good  idea,  each  time  you need to quote a clause, to first type the clause 
into   a  separate   document   and   thereby   gradually   build   up   a  library   of   clauses   for   later   use. 
 
This   paper   was   provided   by   ICCP   Executive   Officer,   Andy   Hewitt.  
 
If   you   have   a  paper   or   article   to   be   considered   for   inclusion   in   the   ICCP   blog,   please   do   let   us 
know   via  h
  [email protected] .  
 
Find  out  more  about  becoming  an  Associate,  Member,  Fellow  or  Corporate  Member  of  the 
  ww.instituteccp.com . 
ICCP   at  w

4