5/19/2016 Lockbox Configuration | SCN

    Getting Started Newsletters Store

Hi, Guest Log On Join Us Search the Community

Products Services & Support About SCN Downloads

Lines of Business University Alliances Events & Webinars Innovation Browse

Lockbox Configuration Version 3

created by Gagan Pareek on Sep 23, 2013 8:22 AM, last modified by Gagan Pareek on Apr 13, 2014 8:31 PM

6 Tweet

Lockbox process
 
The predominant way payments are made in US is by checks. Lockboxs help in speedy deposit of funds and
clearance of customer accounts. Lockboxs are special depository accounts set up at a bank to which customer remit
their invoice payments.
 
Banks daily than submit company’s an electronic file listing all deposits and invoices that are paid against.
Company’s than upload these files in SAP and update their balance and clear customers i.e. A/R accounts.
 
Some company’s setup single lockbox whereas others set up lockboxs at different locations thought the
country in order to decrease the time it takes to receive the customer payments.

     Figure 1: Lockbox Process Flow

Lockbox File Formats
 
SAP supports both US lockbox file formats – BAI & BAI2.Each bank has its own standard BAI and BAI2, hence
configuration and testing needs to be done depending on bank file configuration.
Hence if you are not comfortable with bank file format either you can approach them to modify it depending on your
requirement else ABAP can help in writing a preprocessing program and make file fit with SAP standard format.
 
Difference between BAI and BAI2

http://scn.sap.com/docs/DOC­46723 1/14
5/19/2016 Lockbox Configuration | SCN

BAI2 is advised as because it has greater probability of producing automatic matches in the processing and because it
allows one to record deduction information and create proper residual postings.
 
Relationship between EBS and Lockbox
 
Assume on Day 1 company receives Lockbox file from bank and on Day 2 receives EBS file.
 
Day 1 When the bank receives a check from customer with remittance information its sends it in Lockbox file. Lockbox
file when processed will generate below accounting posting
 
          Dr Bank Clearing account ­ incoming
 
     Cr Lockbox Clearing Account
 
 
          Dr Lock box clearing account
 
     Cr Customer account (customer sub ledger)
 
 
Day 2 when the check is cleared in bank, it appears in EBS. EBS when processed produces below accounting entry
 
Dr Bank Main GL
 
          Cr Bank Clearing Account ­ incoming
 
 
 

Lockbox Configuration
 
 
 
House Bank Configuration
 
 
Create House banks
 
 
A. Menu Path: Financial Accounting à General Ledger Accounting à Bank – Related Accounting à Bank
Accounts à Define House Banks
 
 
Transaction Code: FI12
 

http://scn.sap.com/docs/DOC­46723 2/14
5/19/2016 Lockbox Configuration | SCN

Under the house bank create Bank account from FBZP transaction code.
 

 
After creation of House bank and Bank account under company code, it should look like this in FBZP transaction code.

 
Lock Box Configuration
 
A. Path: IMG à Financial Accountingà Bank Accounting à Business Transactions à Payment Transactions à Lock
box àDefine posting parameters
 
T Code: OBAX

http://scn.sap.com/docs/DOC­46723 3/14
5/19/2016 Lockbox Configuration | SCN

 
Select highlighted row and click on change item button.

 
Document Number Length: Field is only applicable for BAI record
A. Num. of doc numbers in type 6: Field is only applicable for BAI record
B. Num. of doc numbers in type 4: Field is only applicable for BAI record
G/L account Postings: Activate this indicator to make postings to your cash account in the G/L for deposits. Activating
this field is recommended
Incoming Customer payments: Activate this indicator to make postings to A/R sub ledger in order to clear customer
accounts and create residual postings. Activating this field is recommended
Insert Bank Details: Applicable for batch input session name that updates bank details of master records for
customers who have either changed bank information or did not have bank information maintained for them
G/L account posting type
1 ­ Creates posting to G/L account for every check in the file     
2 ­ Creates one posting to the G/L account for entire lockbox file
3 ­ Creates one posting to the G/L account for entire batch
 
 
Automatic Posting from lockbox        
 
I. IMG à Financial Accountingà Bank Accounting àBusiness Transactions àPayment Transactionsà Lock boxà
Define posting data
 
OBAY
 

http://scn.sap.com/docs/DOC­46723 4/14
5/19/2016 Lockbox Configuration | SCN
 
Destination: This field should contain the destination code the bank submits to you in your lockbox file
Origin: This field should contain the your lockbox number (bank account) number at the bank
 

 
IMG à Financial Accountingà Bank Accounting àBank Accounts à Define Lockboxes for House bank
 
Click on first option
 

 
Customer Master Data
 
Transaction Code: XD03
Maintain Bank details in customer master data which bank will send in lockbox file

http://scn.sap.com/docs/DOC­46723 5/14
5/19/2016 Lockbox Configuration | SCN

.
 
Customer Invoice Posting
 
Post one 600 amount customer invoice. Invoice will display in open state.
 
T code FB70

 
Open the invoice
Transaction code: FB03

http://scn.sap.com/docs/DOC­46723 6/14
5/19/2016 Lockbox Configuration | SCN

T code: FBL5N (Customer Report)
 
Below report shows customer item and it’s not cleared.
 

 
Lockbox file processing
SAP  gives  option  of  using  one  of  the  two  standard  algorithms  for  lockbox  processing.  A  common
misrepresentation is that one can create own algorithm which is not correct. We can only use the pen delivered by
SAP.  Program  RFEBLB00  is  the  processing  program.  Documentation  can  be  viewed  for  this  program  from  SE38
transaction code. This program contains lot many user exits whether one can add any additional business logic.
Two algorithms that are used are 001 and 003. If file contains checks that cannot be applied against specific
invoice but for which customer account is known, SAP posts them on the customer account without reference to any
specific invoice. Using algorithm 003, SAP distributes the check across open invoices, beginning at the oldest invoice
and working its way forward until the check amount is fully distributed.
 
 
 
File Import:
 
A. Menu Path: SAP Easy Access à Accounting àFinancial Accounting àBanks  à Lockbox à FLB2 Import.
 
Transaction Code: FLB2
 
Save the lockbox file attached with this document and modify the document number in file with open customer invoice.
 

http://scn.sap.com/docs/DOC­46723 7/14
5/19/2016 Lockbox Configuration | SCN

Click on green execute button.

 
Click on back button.

 
Transaction Code: FLB1
Enter Lockbox details and click on execute button
 

http://scn.sap.com/docs/DOC­46723 8/14
5/19/2016 Lockbox Configuration | SCN

 
Select the one which contains data in file. For example if file contains 1123456 is second session name will be
1123456. Right click on 1123456 and select Process Checks options.
 

 
Right click on Session name and click on Process option.

 
Vendor Document Clearing Report
 
Again view customer invoice it will be displayed as cleared from the payment received and posted via lockbox
 

http://scn.sap.com/docs/DOC­46723 9/14
5/19/2016 Lockbox Configuration | SCN

 
Notes
 
1)   If you get below message, modify the following in file. Unique key for each lockbox file is its header record i.e.
Destination, Origin name, Date and time. Modify the seconds’ part and rerun the file.

 
1)   Sap file generation
 
            Use Test Lockbox Generation Programs RFEBLBT2 to generate BA12 format and RFEBLBT3 for IDOC format.
These programs will generate customer open items and a lockbox file for processing.  Utilize program RFEBKA96 to
delete loaded test data
 
 
2)   Sample File Understanding
100MANGDESTINMANGORIGIN130903123557
20000000000000000000000
56660011123557130903MANGDESTINMANGORIGIN
666600200000600000110003900345205865100000002
466600360191800000023   00000000600000000000
766600411235571309030010000060000
8666005112355713090300010000060000
9000000
 
File content explanation with help of differnet Color Codes
 
100000002 =Check Number
666 = Batch ID
1800000023 = FI customer Invoice
123557130903 = Date & time in Header (i.e. first record) and Time & Date in below records.
600000 = Check/Invoice Amount depending on Row
110003900345205865 = Customer Master Record Bank details.
 
3)   Sample file of BAI2 program can also be generated from SAP directly on execution of programs
 
Same can be downloaded and uploaded with just modification of document number else copy from below
location
 
100MANGDESTINMANGORIGIN130903123557
20000000000000000000000
56660011123557130903MANGDESTINMANGORIGIN
666600200000600000110003900345205865100000002
466600360191800000023   00000000600000000000
766600411235571309030010000060000
8666005112355713090300010000060000

http://scn.sap.com/docs/DOC­46723 10/14