Roles and Responsibilities Matrix for Sponsored Research 

 
Submitting proposals, executing and managing awards, and the conduct of research at NDSU involve many different people and offices. While there 
may be variations depending on department, college, or the particular proposal, the following matrix outlines who has primary responsibility for 
each activity. 
 
PI  Dean/  SPA  GCA  Res Dev  Bus Dev 
  Chair 

Identifying Funding Opportunities             
Search for opportunities/identify collaborators  X        X   
Provide guidance on opportunities    X  X    X   
Limited Submissions  X        X   
             
Proposal Preparation             
Write proposal narrative  X           
Identify subawardees/contractors and request appropriate documentation  X           
Develop budget and budget justification and identify cost sharing requirements  X           
Approve cost sharing requests  X  X  X       
Provide guidance/training on proposal preparation    X  X    X   
Assist with large, interdisciplinary proposals          X   
Complete proposal transmittal form and route for approvals  X           
             
Proposal Review, Approval and Submission             
Confirm that proposal meets sponsor requirements (page limits, margins, font, etc.)  X           
Review proposal before sending to Sponsored Programs  X  X         
Review budget for compliance with appropriate  guidelines  X  X  X       
Provide authorized signature      X       
Proposals required to be submitted with authorized official credentials (Assist, FastLane, Grants.Gov etc.)      X       
Proposals required to be mailed, hand‐delivered, or emailed directly to the sponsor (only after SPA review 
and signature)  X           
             
Advanced Spending (formerly pre‐award spending)             
Request advanced spending account  X           
Consider appropriateness and approve advanced spending    X  X       
Establish and monitor advanced spending        X     
             
Award Acceptance (e.g. grant, purchase order, contract, etc.) and Set Up             
Complete compliance forms (IRB, IACUC, IBC, COI etc.)  X           
Confirm all applicable compliance forms have been completed as  appropriate  X    X       
Accept sponsor notification of an award      X       
Review terms and conditions  X    X      X 
Review and approve programmatic terms  X           
Negotiate and approve terms and conditions with sponsor      X      X 
Confirm compliance requirements (IRB, IACUC, etc.) have been  met  X    X       
Establish award in Peoplesoft and notify PI of project number and ensure cost sharing is documented (if        X     
applicable) 
  PI  Dean/  SPA  GCA  Res Dev  Bus Dev 
Chair 

Issuance of Subawards             
Prepare, negotiate, and execute subawards            X 
Oversee programmatic aspects of subaward  X           
Prepare and monitor contracts/vendor purchase  orders  X           
Review and approve subaward invoices  X      X     
Subrecipient monitoring  X    X  X     
             
Conducting and Managing the Project             
Initiate purchases on the project  X           
Initiate prior approvals for project changes (PI, scope, time extensions, effort, etc.)  X           
Review and approve prior approval project changes and forward to sponsor, if  necessary      X       
Initiate rebudget requests  X           
Review and approve rebudget requests and forward to sponsor, if  necessary      X  X     
             
Program Income             
Identify program income  X      X     
Set up program income account        X     
Invoice, receive, and deposit and monitor program income  X      X     
             
Personnel and Effort Certification             
Initiate hiring and appointment process  X           
Confirm accuracy of effort certification  reports  X           
Maintain effort certification reporting system and resolve problems and follow up on outstanding         X     
certifications 
             
Invoicing and Financial Reporting and Compliance             
Review financial reports and oversee expenditures  X      X     
Prepare and submit invoices or financial reports        X     
Receive and deposit payment from sponsors        X     
Monitor collections of overdue payments        X     
             
Progress Reports             
Prepare progress reports and submit reports that do not require institutional approval  X           
Submit reports that require institutional approval      X       
             
Project Closeout             
Ensure all expenditures/revenue have posted to  account  X      X     
Ensure all financial reports have been submitted to  sponsor        X     
Ensure all technical reports have been submitted to  sponsor  X           
Ensure invention, patent, etc. reports have been submitted to the  sponsor        X     
Close project account in Peoplesoft        X     
Maintain official project documents  X      X