System Management

User Guide
Information in this document is furnished only under a Customer License Agreement or 
non‐disclosure agreement, and may be used or copied only in accordance with the terms 
of such agreement. The software described in this document is protected by copyright, 
and may not be copied on any medium except as specifically authorized in the license or 
non‐disclosure agreement.

This document is also protected by copyright, and may not be reproduced or transmitted, 
in whole or in part, by any means, including photocopying, facsimile transmission, or 
reduction to any electronic medium or machine‐readable form, without the express 
written consent of Sage Software Inc.

© 2010 Sage Software, Inc. All rights reserved. 

The Sage Software logo and the Sage Software product and service names mentioned 
herein are registered trademarks or trademarks of Sage Software, Inc. or its affiliated 
entities. Adobe and Adobe Reader are registered trademarks of Adobe Systems, 
Incorporate. Pervasive, Pervasive PSQL, Scalable SQL, and the Pervasive Software logo 
are trademarks or registered trademarks of Pervasive Software. Microsoft, the Microsoft 
logo, MS, MS‐DOS, FRx, Microsoft Excel, Windows and Windows NT are trademarks of 
Microsoft Corporation. Crystal Reports is a registered trademark and technology of 
Business Objects, SA. HMIS® is a registered trade and service mark of the NPCA. Other 
product names are trademarks or registered trademarks of their respective owners.
 Contents

Preface
Contents of This Package. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . vii
System Configuration  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  viii
Related Documentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  viii

Chapter 1: Introduction
The Environment  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2
Three‐Tier Architecture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3
Network File Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3
Process Application Server (Optional)  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4
Client Workstation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4
System Integration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5
System Access  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6
Ways the System Permits/Restricts Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6
Setting up Login IDs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7
Setting Up User Access  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7
Menu Item Access. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8
System Processing   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  9
Processing Company . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  9
Processing Queue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  9
Processing Output  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  10
Data Integrity Controls  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  11
Update Conflict . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  11
Record Locking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  11
Process Locking. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  12
Directory Structure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  14
Network File Server (NFS) Directories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  14
Client Workstation Directories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  17

Chapter 2: Configuring the System

About Wizards  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  20
Setup Wizards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  20
Common Elements of Setup Wizards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  23
Setup Dependencies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  25
Setting Up Processing Company Information   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  26
Information Required to Set Up a Company . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  27
How to Complete the Company Setup Wizard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  28
Modifying an Existing Company . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  29
Deleting an Existing Company. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  30
Demonstration Companies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  31
Setting Up Queue Information   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  32
Information Required to Set Up a Queue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  33
How to Complete the Queue Setup Wizard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  33
Modifying an Existing Queue. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  34
Deleting an Existing Queue. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  34
Setting Up Security Group Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  35
Information Required to Set Up a Security Group  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  36
How to Complete the Security Group Setup Wizard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  41

System Managment User Guide i

 Special Buttons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   42
Modifying an Existing Security Group. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   43
Deleting an Existing Security Group  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   43
Setting Up User Information   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Maintaining Standards Among Users  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   45
Selecting a User Type  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   45
Information Required to Set Up the PFWAdmin User  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   45
Information Required to Set Up a User  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   47
Information Required to Set Up a PAS User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   50
How to Complete the User Setup Wizard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   51
Deleting an Existing User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   52
Security Group Reporting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Recovering or Optimizing Data Files   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
Initializing Data Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
Optimizing Notes and Attachments  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Conversion Wizards   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

Chapter 3: Setting Up System Manager

Business Desktop Overview  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Setting up System Manager  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Completing System Setup  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
How to Complete the System Setup Window. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   63
Setting Up Cash Accounts   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
How to Complete the Cash Account Window  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   66
Description of Cash Account Options  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   66
Check Information Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   68
Bank Information Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   69
Setting Up the Chart of Accounts Lookup  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Setting up Countries   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Setting Up the Item Master Lookup   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Setting Up Tax Information   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
Determining How You Want to Calculate Taxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   73
Switching to Automatic Tax Calculation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   74
Completing the Tax Setup Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   75
Defining Tax Levels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   76
Document Processing Options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   76
Determining the Tax Rate Key Default Method . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   77
Completing the Tax Authority Window  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   78
Completing the Tax Rate Window  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   79
Defining Tax Rate Keys. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   79
Taxes Included in Item Price  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   80
Including Settlement Discounts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   80
Tracking Nontaxable Items  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   81
Setting up System Manager Pro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
Defining Company Defaults . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
Completing the Company Defaults Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   83
Adding Company Name and Address  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
Completing the Company Name and Address Window  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   87
Adjusting Maximum Parameters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
Adjusting Numeric Constants  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

ii Sage PFW
Chapter 4: Operating the PAS
Starting a PAS  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  92
PAS Setup Information  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  92
How to Start the PAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  92
How to Reactivate a Stopped PAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  93
Stopping the PAS  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  95
Network Access from a Stopped PAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  95
How to Stop the PAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  95
Changing the PAS Password  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  96

Chapter 5: Managing Queues

Setting Job Processing Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  98
System Administrator Options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  99
User Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  100
Managing Jobs in Queue Manager   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  101
Deleting a Job  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  101
How to Repair a Queue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  102
First Time Report Processing  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  102

Chapter 6: Templates
Designing Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  104
Sample Template Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  105
Creating a Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  107
How to Define Template Properties  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  109
Adding, Modifying, and Deleting Lookups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  111
Populating Fields using Find Historical . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  113
Customizing Help Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  115
Viewing Work in Progress  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  116
Resetting the Shipping Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  116
How to Save a Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  116
Managing Templates  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  118
Assigning Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  118
Removing, Loading, and Unloading Templates  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  119
Using Templates   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  120
Setting a Default Template  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  120

Chapter 7: The Discount Taken Tax Adjustment Feature

Features  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  122
Features, Cautions and Restrictions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  122
Setting Up the Discount Taken Tax Adjustment Feature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  125
Setting Up the General Ledger   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  126
Australian Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  126
Setting Up Accounts Receivable  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  127
Step 1: Application Setup  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  127
Step 2: Tax Authority File Maintenance  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  128
Step 3: Tax Rate File Maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  128
Step 4: Comment File Maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  130
Step 5: Customer File Maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  131
Setting Up Accounts Payable  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  133
Step 1: Tax Setup. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  133

System Managment User Guide iii

 Step 2: Tax Authority File Maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   134
Step 3: Tax Rate File Maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   135
Step 4: Vendor File Maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   137
Daily Processing for Australia  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
Cash Receipt Processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   140
Voucher Payment Processing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   140

Chapter 8: Generating GST Reports

Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
Adjustment Note Report. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   144
Adjustments Notes Due Report. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   147
Business Activity Statement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   148

Appendix A: System Manager Files

System Manager Files  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154
System Configuration Files on the Network File Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   154
System Manager Data Files  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   155

Appendix B: Find Historical Template Properties

Accounts Payable. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   157
Accounts Receivable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   161
General Ledger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   163
Sales Order . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   163
Order Entry Pro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   164
Purchase Order. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   166
Purchasing Pro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   167

Appendix C: Crystal Reports

Crystal Issues   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172

Appendix D: Pervasive and OS Security

Setting Btrieve Mode Security and Users. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   174
Setting Server OS Permissions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   178
Logging into Sage PFW. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   182
OS Permissions for a Sage PFW on Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   182

Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185

iv Sage PFW
 Preface

Introduction
Sage PFW ERP is a suite of software applications that provide accounting, business 
operation, process manufacturing and decision‐making functions for your organization. 

About this user guide

This guide is intended for the individual in your company who is responsible for 
installing, configuring, and maintaining the system for use in your company’s day‐to‐day 
processing. For purposes of this guide, this person is referred to as the System 
Administrator.

This guide also contains directions for procedures that can be implemented by the System 
Designer—the person in your company who has the authority to customize certain 
screens and field behaviors.

Prerequisite knowledge
This user guide is based on the assumption that you have some accounting knowledge. It 
does not attempt to teach accounting, but rather describes how to implement accounting 
practices using Sage PFW applications.

It is also assumed that you have some working knowledge of personal computers 
operating in a network environment, and a familiarity with Windows.

Contents of This Package

Contents list
The Sage PFW package includes the following items:

• CD‐ROMs
Sage PFW program CD, Crystal Decision program CD, FRx program CD, and 
Pervasive PSQL v10 program CD.

System Management User Guide vii

Preface

System Configuration
The recommended system configuration can be found online at http://www.sagepfw.com.

Related Documentation
The following publications provide additional information on using Sage PFW.

Document Description
System Basics This user guide introduces the basic concepts common to
all applications; including forms, features, keyboard com-
mand keys, and common methods for entering data, gen-
erating and printing reports, and viewing online Help and
user guides.
Application User There is a separate user guide for each application, pro-
Guides viding the specific instructions for processing data in that
application.
All user guides are provided online and may be accessed
from the Help menu.
Online Help Each application contains online Help which provides
information on specific windows and fields. The user guides
and online Help are designed to be used in conjunction
with one another. Online help may be accessed by press-
ing F1.
Database This guide contains the data file layouts for the Sage PFW
Reference applications.
Guide

viii Sage PFW

 Chapter 1:
Introduction

Introduction
Chapter 1:
Introduction
This chapter provides an overview of the Sage PFW environment, including the features 
related to the management of system‐level options and configuration.

In this chapter
This chapter contains the following sections:

Topic Page
The Environment 2
System Access 6
System Processing 9
Data Integrity Controls 11
Directory Structure 14

System Management User Guide 1

Chapter 1: Introduction

The Environment

Introduction
This section provides an explanation of the components of the Sage PFW system and how 
they relate within the three‐tiered architecture. 

In this section
This section contains the following topics:

Topic Page
Three‐Tier Architecture 3
Network File Server 3
Process Application Server (Optional) 4
Client Workstation 4
System Integration 5

2 Sage PFW
 Three-Tier Architecture

Three-Tier Architecture

Introduction
Chapter 1:
Components
Sage PFW consists of a three‐tier, client‐server architecture, which includes the following 
components: 

• Network file server

• Client workstation (one or more)

• Optional Process Application Server (PAS) ‐ one or more

Reports, listings, and posting processes can also be run in a more conventional two‐tier 
architecture, where the Process Application Server is not required.

Network File Server

The network file server is the central repository of the Sage PFW program files and global 
resources. The server is accessed by the client workstations and by the Process 
Application Server (PAS). 

Server files
The network file server contains the executable files for each of the applications, as well as 
the data files for your processing companies. Global resources include the blank data files 
used to set up and initialize a new company, as well as other configuration files. The 
network file server may also house the processing queue, used to hold jobs submitted by 
the Sage PFW client workstations, for processing by the Process Application Server.

System Management User Guide 3

Chapter 1: Introduction

Pervasive PSQL files

Also resident on the network file server is Pervasive PSQL, a relational database manager 
with which Sage PFW operates. Sage PFW uses the database manager to organize and 
process your company’s data. The database manager facilitates the handling of complex 
transactions and creation of sophisticated reports. It also gives you the ability to integrate 
information from your accounting database to other applications, such as word 
processing and spreadsheets.

Process Application Server (Optional)

If the PAS is installed, it consists of a system connected to the network server, with access 
to the Sage PFW program files and global resources. A PAS is used exclusively to process 
certain types of jobs submitted by a client workstation, thereby freeing the workstation to 
perform other tasks.

Note: If a PAS is not installed, all processing of reports, listings, and postings occurs 
on the client workstation.

Determining the number of PAS’s

You can have one or more PAS’s for your Sage PFW installation. However, a single PAS 
can service only one queue. 

Since a queue can be defined to accept only certain job types (for example, only posting 
jobs), the associated PAS can then be dedicated to processing only that type of job. The 
types of jobs the PAS processes includes reports and listings, print and posts, and utilities. 

It is not recommended to run a PAS on a client workstation.

PAS dispatcher
In Sage PFW, jobs are initially submitted to a queue, where they are held until the PAS is 
available for processing. A dispatcher queries the queue periodically for pending jobs, 
notifying the PAS of the next job to be serviced.

Client Workstation
Your system can have numerous workstations that enable users to access the global 
program and data files with a Sage PFW interface.

The Sage PFW client workstation consists of a system connected to the network and 
provides the Windows‐based interface to the Sage PFW database. It interacts directly with 
the database on the network file server for simple data access, for example document 
entry such as journal transaction entry. 

For more complex operations, such as running reports or postings, the workstation may 
send a job to a queue, where it is subsequently processed by the PAS or the workstation 
may process these jobs locally. Regardless, if a job is submitted to the queue or processed 
locally, once a job is submitted by the client workstation, the user is ready to proceed 
immediately to another task. 

4 Sage PFW
 System Integration

System Integration
The different Sage PFW applications interface with each other to provide logical data 

Introduction
Chapter 1:
sharing.

Integration examples
Some applications interface automatically upon installation, relying on each other’s data 
to automate processing (for example, Sales Order and Accounts Receivable). For other 
applications you determine if they interface with each other when you set up the system 
(for example, Bank Book and Accounts Receivable or Inventory and Accounts Payable). 

Synchronizing your applications

In order for your Sage PFW applications to integrate properly, you must install every Sage 
PFW application you purchase with the same version. The software will not work 
properly if your registered applications are not synchronized.

System Management User Guide 5

Chapter 1: Introduction

System Access

Security restrictions
Sage PFW allows you to permit and restrict user access to various parts of the system, at 
various levels. 

User definition
In Sage PFW, the term user refers to each workstation or PAS that requires access to the 
Sage PFW network file server. In some cases, a single workstation may represent multiple 
user access, enabling access either as a client workstation or as a PAS.

In this section
This section contains the following topics:

Topic Page
Ways the System Permits/Restricts Access 6
Setting up Login IDs 7
Setting Up User Access 7
Menu Item Access 8

Ways the System Permits/Restricts Access

Security components
System access can be permitted or restricted using the following security components:

• Login and password 
A confidential login name and password allows only an authorized user access to the 
system.

• Security group
The group to which the user is assigned designates which applications, and which 
specific menu items the user is allowed to access (with read, write, or delete access or 
any combination of these). 

• My Tasks tab
Customize the work process flow for each user on the their own, unique My Tasks 
tab. This allows you to determine the menu items that each user needs and organize 
them in the desired order.

• User ID
Certain security elements can be defined on a user‐by‐user basis such as to which 
security groups the user belongs, the type of user, and the companies the user can 
access.

6 Sage PFW
 Setting up Login IDs

• Templates
Custom entry screens can be created and used for specific security groups, globally, 
or by company. This provides field level security which may be different for each 

Introduction
Chapter 1:
group.

Based on a combination of these components, you can appropriately allow or restrict 
access to various parts of the system, user by user, and security group by security group.

Setting up Login IDs

Network login
A network login name must be set up for each user, based on the procedures and 
conventions for the network you are using.

Multiple logins
A separate network login is recommended to access the PAS, although the workstation 
may also be accessed as a Sage PFW user. 

When you subsequently configure each user in Sage PFW, you can differentiate the type 
of user (Sage PFW Client or PAS Client), thereby maintaining separate user configuration 
files for each type of user.

Setting Up User Access

User record
In Sage PFW, you must set up and configure each user that requires access to the Sage 
PFW database on the network file server. The procedure updates appropriate user 
configuration files that specify the type of user (Sage PFW Client or PAS Client) and 
defines a Sage PFW user login name and password, security access, and appropriate 
companies with which the user can process data.

Security groups
Each user must be part of one or more security groups in order to access Sage PFW. You 
can set up multiple security groups to define a level of access appropriate for users 
associated with a particular department or job function. Users can belong to more than 
one group and will have combined access.

System administrator privileges

The system automatically includes the setup and configuration for the System 
Administrator user, enabling special access not available to regular users. However, this 
type of access does not allow access to the actual processing functions within any of the 
different applications.

System Management User Guide 7

Chapter 1: Introduction

If you need to provide admin rights to a fully functional user, you can do so when you are 
setting up a user. The User Setup wizard has an option, Admin Privileges, that can be 
assigned to any user. If a user has these privileges they have full access to the different 
applications plus the ability to use any of the Admin wizards.

System designer user

Each user that is to be allowed designer privileges must be set up with a Designer profile 
by the System Administrator. System Designers will have access to various customization 
options not available to a normal user, such as Template design and Financial Explorer 
query creation.

Menu Item Access

Access by user type

Once a user logs in, they can use the Business Desktop, which consists of folders, one for 
each available application. Inside each folder, the related processes and menu items 
display. When a user is logged into Sage PFW, selection of a menu item provides access to 
an actual processing function, such as Journal Batch Entry.

If a user is logged in as the System Administrator (PFWAdmin), selection of a menu item 
enables the setup of a preferred queue for processing a particular type of job. If access to 
the actual processing function is needed, the System Administrator must login, using a 
client login who has admin privileges. Refer to “Setting Up User Information” on page 44 
for additional information about setting up users with Admin Privileges.

8 Sage PFW
 Processing Company

System Processing

Introduction
Chapter 1:
Introduction
System processing can involve:

• Entering, storing, and processing company data

• Queuing jobs for the PAS to process

• Running reports/listings locally

• Generating printed output on a printer.

In this section
This section contains the following topics:

Topic Page
Processing Company 9
Processing Queue 9
Processing Output 10

Processing Company
Data is processed and stored for a specified company database. If your company 
represents a single business concern, in Sage PFW, you set up and configure one 
processing company database. However, if your company consists of multiple business 
concerns for which you want to process data separately (such as a parent and its 
subsidiaries), you can set up and configure an unlimited number of processing 
companies.

Processing Queue
A queue is the conduit between the Sage PFW workstations and the Process Application 
Server (PAS), for the processing of more complex operations (such as reports and listings, 
postings, and utilities). One or more queues may be configured for a single Sage PFW 
installation on the network file server, where they reside. However, each must have at 
least one dedicated PAS and can be serviced by multiple PAS’s. A queue can be set up to 
accept only selected job types, thereby allowing you to define, for example, one queue to 
accept only report or listing type jobs, and another only posting jobs.

If a PAS is not installed, a queue is not necessary. All complex operations run at the client 
workstation level.

System Management User Guide 9

Chapter 1: Introduction

Preferred queue
The preferred queue (set up by the System Administrator) becomes the default queue 
when designating the routing of a job. However, you can override the default and 
designate the specific queue that is to be used when submitting a job. 

Queue manager
The queue manager is a utility that enables users to view the jobs submitted. All users 
have the ability to not only view, but delete, their own jobs. Users can view the status of 
jobs submitted by other users, although the job cannot be deleted.

The System Administrator has the ability to delete any jobs from any queue. 

Processing Output
When a job is submitted to the queue or run locally, a method of output is selected by the 
user. This allows the user to determine where the output is sent.

If a job is submitted to run locally, the output can be sent directly to a printer or displayed 
on the client workstation. From the viewer, the user can export the output, print the 
output, or close the view.

If a job is submitted to run remotely, the output can be sent directly to a printer or to the 
queue manager. Once in the queue manager, the output can be viewed repeatedly by the 
user, sent to the printer, or emailed as an attachment.

Printing output
To generate printed output such as reports and listings, Sage PFW utilizes printers setup 
in Windows. 

Distribution of output via email

Any job that can be submitted to a queue can also be distributed (via email) to any 
addressee contained in the user email distribution list. The Sage PFW distribution 
function supports any email system that uses MAPI.

When you distribute a report, a PDF format is used. This allows anyone to view an 
attachment if they have Adobe Reader installed. 

If a job is submitted to run locally or being viewed in the Crystal Viewer, it can be 
distributed via email by using the export utility. Additionally, output can be published on 
the Internet by exporting the output to HTML. Refer to the Crystal User Guides for 
additional information on exporting.

10 Sage PFW
 Update Conflict

Data Integrity Controls

Introduction
Chapter 1:
Introduction
Because Sage PFW provides multi‐user capabilities, the following mechanisms are used to 
protect your data and ensure its integrity during processing.

In this section
This section contains the following topics:

Topic Page
Update Conflict 11
Record Locking 11
Process Locking 12

Update Conflict
Update conflict is a mechanism used to protect the integrity of your company data during 
an update. The update conflict mechanism ensures that a record is always viewed with its 
most current data before it can be changed. Multiple users can simultaneously read a 
particular file maintenance record, but are restricted to saving changes to the record on a 
first‐come, first‐serve basis. If an update conflict occurs, the system displays an Error 80, 
notifying the user of the situation.

You can click OK to continue to try the update again. Once the record has been updated 
by the first process, it will be available for additional updates.

Record Locking
Record locking is a mechanism used to protect the integrity of your company data during 
posting, where the program is not protected by process locking, to prevent a record from 
being updated by another activity. For example, in Accounts Receivable, record locking 
prevents a record in the Customer Activity file from being updated simultaneously by 
both the invoice post and the generation of the Aged Receivables report.

If an update conflict occurs, the system puts the subsequent processing activity in a delay 
loop until the record is unlocked, or until the system has exhausted the number of retries 
for accessing the locked record. In the former case, the subsequent activity can continue its 
processing when the record is no longer locked. In the latter case, the system displays an 
error message, notifying the user of the situation and allowing the user to retry or abort 
the processing. 

System Management User Guide 11

Chapter 1: Introduction

Locks on unmonitored jobs

In general, a monitored job is one which updates a database or has interactive prompts. 
The monitored status is preset for each menu item and may be reset by the program 
during processing. 

When a record lock is encountered on a job that is not monitored, the lock must be cleared 
on the workstation or on the PAS by clicking OK or pressing Enter.

Process Locking
Process locking is a mechanism that prohibits more than one user from performing the 
same or conflicting processes simultaneously. For example, in Accounts Payable, process 
locking prevents two users from posting vouchers simultaneously.

If a process lock condition occurs, the PAS returns the subsequent job to the queue 
manager’s inbox with an Access Denied message and terminates that job.

Process locking control of PAS

PASs are defined to constantly poll a queue and serially process jobs found in that queue. 
If one PAS has a job with an activated process lock, a second job may not be able to 
process at the same time on a different PAS. This is controlled by the Process Locking 
(LOCKFILE) file. 

For example, Print and Post Voucher and Debit Memo is locked against Period End Close. 
When one user processes Print and Post Voucher and Debit Memo on one PAS the system 
updates the Process Locking (LOCKFILE) file. When another user attempts to process 
Period End Close on another PAS, the system checks the Process Locking file and the PAS 
then sends a message back to the appropriate client queue manager where the job 
originated and terminates that job. The second job must be resent to the queue.

Process locking table

The following table lists the activities protected by process locking in the General Ledger 
application. Each application’s user guide contains an appendix listing the process 
locking specific for that application.

Each of the listed processes are locked from simultaneous use by multiple users within the 
same company. However, some processes are locked against different processes that 
cannot be run at the same time because one depends on the completion of the other.

General Ledger
Locked Against
Menu Option
Edit List Period Post, Period Close, Year End Edit List, Year
End Post, Year End Close, Gen Auto Transac-
tions, Sub System Transaction Import, Generate
Chart of Accounts, and itself
Period Post Edit List, Period Close, Year End Edit List, Year
End Post, Year End Close, Gen Auto Transac-
tions, Sub System Transaction Import, Generate
Chart of Accounts, and itself

12 Sage PFW
 Process Locking

General Ledger
Locked Against
Menu Option

Introduction
Chapter 1:
Period Close Edit List, Period Post, Year End Edit List, Year End
Post, Year End Close, Gen Auto Transactions,
Sub System Transaction Import, Generate Chart
of Accounts, and itself
Year End Edit List Edit List, Period Post, Period Close Year End Post,
Year End Close, Gen Auto Transactions, Sub Sys-
tem Transaction Import, Generate Chart of
Accounts, and itself
Year End Post Edit List, Period Post, Period Close, Year End Edit
List, Year End Close, Gen Auto Transactions, Sub
System Transaction Import, Generate Chart of
Accounts, and itself
Year End Close Edit List, Period Post, Period Close, Year End Edit
List, Year End Post, Gen Auto Transactions, Sub-
System Transaction Import, Generate Chart of
Accounts, and itself
Generate Auto Edit List, Period Post, Period Close, Year End Edit
Transactions List, Year End Post, Year End Close, Sub System
Transaction Import, Generate Chart of
Accounts, and itself
Sub System Edit List, Period Post, Period Close, Year End Edit
Transaction List, Year End Post, Year End Close, Gen Auto
Import Transactions, Generate Chart of Accounts, and
itself
Generate Chart Edit List, Period Post, Period Close, Year End Edit
of Accounts List, Year End Post, Year End Close, Generate
Auto Transactions, Sub System Transaction
Import, and itself

System Management User Guide 13

Chapter 1: Introduction

Directory Structure

Introduction
The Sage PFW system configuration, as represented by the directories and the files 
contained in each, is described in the following sections.

In this section
This section contains the following topics:

Topic Page
Network File Server (NFS) Directories 14
Client Workstation Directories 17

Network File Server (NFS) Directories

The network file server also contains the program files for Sage PFW client workstations.

\PLATINUM
The \PLATINUM directory is the program directory into which the executable files 
(.EXE) for each Sage PFW application are copied when you install the application with the 
exception of the Purchasing Pro, Order Entry Pro, Inventory Pro, and System Manager 
Pro. These application executable files are located in the \PFW directory. The \Platinum 
directory is created in the root directory, on the drive you specify during installation. 

Important! To ensure that Sage PFW operates successfully:

• the \PLATINUM directory must be located on the root directory, or 

• you can use the SHARE directory using Windows to map the drive

\RESOURCE
The \PLATINUM\RESOURCE directory contains program resource files necessary for 
the operation of Sage PFW. This directory stores *.TLF files, which contain the system 
defined lookup values for each application.

\QUEUE
The \PLATINUM\QUEUE directory contains the queue files that record and track jobs 
submitted to the defined queues for processing by the PAS.

14 Sage PFW
 Network File Server (NFS) Directories

\DATA
The \PLATINUM\DATA directory serves as a perpetual storehouse of pre‐initialized 

Introduction
Chapter 1:
data files and the DDFs for all applications found in Sage PFW. When you initialize an 
application for a processing company using the Company Setup Wizard, these blank, pre‐
initialized data files are copied from this directory to the processing company’s directory.

\DATA\Default
This directory stores basic default values for a new company. Additional directories may 
be added to reflect different sets of defaults for different industries. When initializing a 
new company, the System Administrator may select one of these defaults.

\PFWADMIN
The \PLATINUM\PFWADMIN directory contains the files for the pre‐defined System 
Administrator user, set up with specific access rights for the System Administrator. These 
files also represent the global resource files needed for user access and processing. This 
directory also contains prior versions of the DDF files, located in separate folders.

\PFWADMIN\DATA
This directory contains default security files. It can be used to restore system security back 
to the new installation status. All security will have to be redefined after copying these 
files to the \PFWADMIN directory.

\PFWCLIEN
The \PLATINUM\PFWCLIEN directory contains the setup programs necessary for 
installation on the Sage PFW client workstations. 

\GLICLIEN
The \PLATINUM\GLICLIEN directory contains the files required to install and run the 
GL Import Utility. 

Note: This directory only exists if you have updated from a prior version of Sage 
PFW. A new installation will not have this directory.

\ACRCLIEN
The \PLATINUM\ACRCLIEN directory contains an .EXE file to be used for the 
installation of Adobe Reader.

System Management User Guide 15

Chapter 1: Introduction

\PFWRES\ MASTER
The \PLATINUM\PFWRES\MASTER directory contains:

• Program resource files necessary for the operation of Sage PFW (for example, menu 
item definitions)

• Online user guides and product publication files (for example, arguide.pdf)

• PDF files for every Sage PFW report. These are used by the User Guides as links to 
sample reports.

\UPDATE
This directory stores the Sage PFW Service Pack Installer. Use this installer to install files 
from service packs downloaded from the web.

\[company]
The \PLATINUM\[company] directory is created when you setup a new processing 
company. The system creates a company directory with the key you assign for the 
company. Your system will have one or more company directories, possibly including 
one or more demonstration companies. The creation of separate directories for each 
company safeguards the integrity of each company’s data.

\[company name]\ATTACH
This directory stores all the attachment files from the Universal Notes and Attachments 
feature. When you add an attachment to a record in Sage PFW, a copy of the attachment 
file is saved on the server in this directory.

\[company name]\ATTACH\ARCHIVE
The Universal Notes and Attachment feature can archive any attachment when the 
attachment is purged. If you choose to archive an attachment, the attached file is moved 
into this directory.

\[username]
The \PLATINUM\[username] directory is created for each user and PAS you set up and 
configure. The directory is named according to the user ID you specify. For example, if the 
user ID is JOHN, then the name of the user directory is \PLATINUM\JOHN.

Because each user or PAS has a unique directory, a unique configuration can be 
established to suit each user or PAS needs. For example, different security information 
can be set up depending on the tasks performed by each user.

16 Sage PFW
 Client Workstation Directories

Client Workstation Directories

The Sage PFW client workstation contains a single directory enabling the access to the 

Introduction
Chapter 1:
database on the network file server and the appropriate interface files.

\PFW
The \PFW directory contains the user interface files for Sage PFW, including the 
<username>.INI file, in which system operation parameters are designated. The directory 
also contains and many of the executable files needed for processing in the manufacturing 
suite of applications.

Caution:  To ensure that Sage PFW operates successfully, the \PFW directory must be 
located on the root directory.

\PFW\BMP
The \PFW\BMP directory contains the bitmaps used by the client workstation.

\PFW\TEMP
This directory contains temporary files for serial/lot files.

\PFW\HELP
This directory stores all of the help files (for example, armaster.chm).

System Management User Guide 17

Chapter 1: Introduction

18 Sage PFW
 Chapter 2:
Configuring the System

Introduction
This chapter provides instructions on using wizards to set up those records that are 

Chapter 2: Configuring
required before users can access or process data in Sage PFW. Setup consists of defining 
the following, as applicable:

the System
• Processing companies

• Queues 

• Security groups

• Users.

In this chapter
This chapter contains the following topics:

Topic Page
About Wizards 20
Setting Up Processing Company Information 26
Setting Up Queue Information 32
Setting Up Security Group Information 35
Setting Up User Information 44
Security Group Reporting 53
Recovering or Optimizing Data Files 54
Initializing Data Files 56
Optimizing Notes and Attachments 57
Conversion Wizards 58

System Management User Guide 19

Chapter 2: Configuring the System

About Wizards

Description
Sage PFW contains wizards that help you set up certain system information in a logical 
step‐by‐step manner. 

A wizard consists of a series of windows which allow you to enter setup information. 
Although the windows vary according to the setup record you are defining, there are 
certain elements that are common for all wizards.

In this section
This section contains the following topics:

Topic Page
Setup Wizards 20
Common Elements of Setup Wizards 23
Setup Dependencies 25

Setup Wizards

When available
A list of the available wizards is displayed on the Admin menu on the Business Desktop. 
The Admin menu is only available if you are logged in as a System Administrator.

Types of wizards
The following wizards are available depending on your installed applications: 

Associated with this

Wizard
Installed Application
Company Setup Any
Queue Setup Any
Security Group Setup Any
User Setup Any
Account Configuration General Ledger
Setup
Form Configuration Setup Accounts Receivable,
Sales Order, Order Entry
Pro
Project Configuration Setup Project Costing
Registration Any
Auto Data Conversion Any
Optimize Data File Any

20 Sage PFW
 Setup Wizards

Associated with this

Wizard
Installed Application
Recover Data File Any
Queue Repair Any
Initialize Data File Any
Optimize Notes and Attach- Any
ments Database
Security Data Conversion Any

Chapter 2: Configuring
Sample menu

the System
In the illustration below, the processing company has General Ledger (Premier Edition), 
Accounts Receivable, and Project Costing installed, so the Account Configuration Setup, 
Form Configuration Setup, and Project Configuration Setup wizards for those 
applications are listed.

Setup order
When initially setting up the system, you should access the wizards in the sequence 
presented in the table, with the exception of Registration and Auto Data Conversion 
which are automatic. The information set up in one wizard is most likely part of the 
information set up with the next wizard. For example, in the User Setup wizard, you 
designate companies, queues, and security groups, as set up in the other wizards. 

For details on the information you set up using the application‐specific wizards, refer to 
the application user guide.

System Management User Guide 21

Chapter 2: Configuring the System

Wizards
Some wizards are specific to certain applications, while others are global. The following 
table discusses each.

Wizard Description
Account Configuration For General Ledger (Premier or Standard Edition)
Setup users, this wizard is used to set up the format of the
account number.
Refer to the General Ledger User Guides for more
information.
Form Configuration For Accounts Receivable and Sales Order users,
Setup this wizard is used to configure invoices, credit
memos, customer statements, and sales orders.
Refer to the Accounts Receivable User Guide for
more information.
Project Configuration For Project Costing users, this wizard is used to
Setup configure project references.
Refer to the Project Costing User Guide for more
information.
Registration For new and upgrading users, this wizard is used to
register installed applications.
Refer to “Registering Sage PFW” on page 40 for
more information.
Auto Data Conversion For customers upgrading from Sage PFW 4.6 or
higher to the current version, this wizard converts
pre-existing data to the current version.
Refer to the Sage PFW Installation Instructions
and Upgrade Guide for additional information.
Optimize Data File This wizard is used to optimize your hard disk’s per-
formance by removing unnecessary records,
reducing the size of a file. This utility also creates a
log file which is used to capture information dis-
played on a message box upon completion of
the optimization process. Refer to “Recovering or
Optimizing Data Files” on page 54 for more infor-
mation.
Recover Data File This wizard rebuilds damaged data files.
Refer to “Recovering or Optimizing Data Files” on
page 54 for more information.
Initialize Data File This wizard initializes any specific data file.
Refer to “Initializing Data Files” on page 56 for
more information.
Queue Repair This wizard repairs damaged PASs and/or queues.
Refer to “How to Repair a Queue” on page 102
for more information.
Optimize Notes and This wizard optimizes notes and attachments or
Attachment Database removes expired notes and attachments.
Refer to “Optimizing Notes and Attachments” on
page 57 for more information.
Security Data This wizard converts user security if the security files
Conversion have been copied from a prior version.
Refer to the Sage PFW Installation Instructions
and Upgrade Guide for more information.

22 Sage PFW
 Common Elements of Setup Wizards

Common Elements of Setup Wizards

When you select a wizard from the Admin menu bar option, the appropriate wizard 
appears.

Sample setup wizard introduction window

The following displays for all wizards, except the Company Setup wizard. 

Chapter 2: Configuring
the System
The Company Setup wizard has an additional option to Create DSNs for existing 
companies.

System Management User Guide 23

Chapter 2: Configuring the System

Wizard setup options

At the start of a setup wizard, you are given a choice of the following options.

Option Description
Initialize a new [setup Creates a new setup
record] record.
Modify an existing [setup Changes an existing
record] setup record.
Remove an existing [setup Deletes an existing setup
record] record.
Create DSNs for all existing Creates DSNs for all exist-
companies [only available in ing companies.
Company Setup wizard]

The option chosen (Initialize, Modify, or Remove) is displayed in the lower left corner of 
each wizard window. Additionally, when changing or deleting an existing setup record, 
the wizard displays a list of the existing setup records, from which you can choose the one 
to change or delete. 

WARNING:  When you are running a wizard, make sure that all users are logged 
out of Sage PFW. If you make changes or delete existing records while the user is 
in Sage PFW, the wizard may not be able to completely update the appropriate 
files.

Standard wizard buttons

Each wizard window contains instructions for providing setup information. Follow the 
instructions and then choose the appropriate command.

To do this... Click...
Exit the wizard. If you haven’t completed the Exit
setup yet by choosing Finish, the system does
not initialize, modify, or delete the specified
setup record.
Back up a step, by returning to the previous Back
wizard window.
Go to the next step, by proceeding to the Next
next wizard window.
Complete the process of initializing, modify- Finish
ing, or deleting the specified setup record.

Wizard keyboard navigation

If you are using a keyboard, the following keys enable you to move the cursor on the 
wizard windows and to make your selections.

To... Use...
Move the cursor through fields and button Tab
commands.
Toggle the selection of a setup option. Space-
bar

24 Sage PFW
 Setup Dependencies

Setup Dependencies
The setup of users is dependent on information defined in the other setup records: 
company, queue, and security groups. 

Therefore, when setting up the system for the first time, carefully prepare and double 
check your company, queue, and security group information before setting up your users. 
This procedure enables you to access user setup records only once, thereby streamlining 
your workload.

Reference

Chapter 2: Configuring
For a listing of configuration files created and maintained by the setup wizards, refer to, 

the System
“Appendix A: System Manager Files” on page 153.

System Management User Guide 25

Chapter 2: Configuring the System

Setting Up Processing Company Information

Introduction
Sage PFW enables you to process your accounting and management information for an 
unlimited number of companies. For example, you can set up separate processing 
companies for a parent company and each of its subsidiaries. You set up a processing 
company to have the system initialize the database files in which that company’s data will 
be stored.

Important! During the 30 day registration period, you have access to 
unpurchased applications for demonstration purposes. Use demonstration 
companies, not real companies to experiment with these unpurchased 
applications so that your real company data is not affected when you uninstall 
unpurchased applications.

DSN Creation
The Customer Insights application and the Advanced Lookup Feature use the Pervasive 
Relational engine for database access. This requires the creation of a DSN for each 
company.

DSNs must be created both for existing companies as well as newly created companies. 
The Company Setup wizard automatically creates a DSN on the server where the 
company data files are located during creation of a new company, modification of an 
existing company, or for all existing companies. 

When you use the Company Setup wizard, one of the following may occur, based on the 
option you select on the first screen of the wizard.

• When you select Initialize a new company, a DSN will be created for the new company. 

• When you select Modify an existing company, either a new DSN is created or the exist‐
ing DSN is overwritten with any new information.

• When you select Remove an existing company and you elect to remove company data 
files, the DSN for that company is deleted. Otherwise, the DSN is not deleted.

• When you select Create DSNs for all existing companies, a DSN is created for each 
company in the PFWAdmin users UTMCFILE file. As the DSN is being created for 
each company, the Company Key and Company Name is displayed to show the user 
the status of the overall creation process.

Pervasive PSQL Admin Rights

You must be a part of the Pervasive_Admin group if you do not have full OS admin rights 
on the machine where Pervasive PSQL server database engine is running. Pervasive PSQL 
requires Administrative‐level rights to: 

• create and configure named databases (DSNs) and tables

• set engine configuration options

• view and set engine monitoring values 

• view certain engine configuration settings

26 Sage PFW
 Information Required to Set Up a Company

• view or modify a table design with Table Designer

To have administrator‐level access to the Pervasive PSQL database engine you must: 

• possess full administrator‐level rights on the machine on which the database engine is 
running. Being a Domain administrator may not be enough because you still may not 
have full permissions on certain local machines. OR

• be a member of the operating system group called Pervasive_Admin.

There is one exception to this rule: 

• To modify a table design with Table Designer, you must have full administrator 

Chapter 2: Configuring
rights on the machine on which the database engine is running even if you are a mem‐
ber of the Pervasive_Admin group. 

the System
Pervasive_Admin option is offered so that you can grant users administrative rights to the 
database engine without granting them administrative rights to the operating system 
where the database engine resides (with one exception noted above).

Storage of company information

Information set up in the Company Setup wizard is maintained in a global configuration 
file. This file is subsequently used by the User Setup wizard to prepare a unique version of 
the configuration file for each user within the corresponding \[username] directory.

In this section
This section contains the following topics:

Topic Page
Information Required to Set Up a Company 27
How to Complete the Company Setup Wizard 28
Modifying an Existing Company 29
Deleting an Existing Company 30
Demonstration Companies 31

Information Required to Set Up a Company

Company key
Identify a unique 6‐character identification for each company. 

The system uses this key to create the directory in which it will initialize the data files. The 
company key must conform to the Windows naming conventions for directories and 
cannot use a dash (‐). The system automatically converts any company key you enter to 
uppercase characters.

Company name
Identify the full name for the processing company as you want it to appear on reports and 
at the bottom of the Business Desktop.

System Management User Guide 27

Chapter 2: Configuring the System

Drive specification
Identify the drive, on the network file server, where the data files should be initialized for 
all applications. This drive must be the same as where Sage PFW program files are 
installed. 

Drive Specifications for the sample companies default to your base Sage PFW drive letter.

Available Users
If you have already setup your users, you can select the users that you want to have access 
to the current company using the company setup wizard. When you give a user access to 
a company you have the option to assign an Effective Date and Expiration Date. If you 
enter these dates, you can limit the amount of time that a user has access to a specific 
company. For example, you can use these dates to allow someone to be temporarily 
assigned to a company to cover vacation or temporary personnel assignment 
requirements.

Note: To select all users using the keyboard, press the hot key <Alt‐L>.

Initializing applications
When you initialize a company, the system copies all of the pre‐initialized data files for 
the selected applications from the \PLATINUM\DATA\DEFAULT directory to the 
company directory you are setting up. This establishes the database for processing your 
data for this company. Typically, this is a one‐time procedure.

If you are initializing a new company, the initialize options are automatically selected 
when the Initialize Applications window displays.

Note: To select all applications, you can use the hot key <Alt‐A>.

Using a Model Company

When initializing a new company or application, you can create them with no default data 
in any of the files or you can select a model company. Model companies may exist or can 
be created. Sage PFW ships with a Default model company which has some basic 
maintenance files already established. By selecting Default, these files are automatically 
copied into the new company directory, replacing the generic blank files.

How to Complete the Company Setup Wizard

You can use the company setup wizard to:

• Set up a new company

• Modify an existing company

• Delete an existing company

• Create DSNs for all existing companies

28 Sage PFW
 Modifying an Existing Company

Before you begin

When you are running a wizard, make sure that all users are logged out of Sage PFW. If 
you make changes or delete existing records while the user is in Sage PFW, the wizard 
may not be able to completely update the appropriate files.

Procedure
Follow these procedures to access the company setup wizard and set up a company:

Step Action

Chapter 2: Configuring
1 Close other Windows applications.

the System
2 From the Business Desktop, choose the Admin menu,
then choose Company Setup.
3 Choose OK to bypass the "Cannot access company..."
message, if it appears.
4 Follow the on-screen wizard instructions.

5 Click Finish. Repeat for any additional companies.

Modifying an Existing Company

You can change the company name, initialize the data files for a newly installed 
application, or adjust the configuration of a previously installed company by changing the 
drive specification or re‐initializing the data files. 

Drive specification
If you adjust the configuration of a previously installed company, consider the following 
consequences.

You can change the drive specification if for some reason you found it necessary to move 
the location of the company data files. Changing the drive specification in the setup 
wizard does not move the data files automatically.

Note: The company data must reside on the same drive as the program files.

If you change the drive specification of the data directory for a previously established 
company, the changes are not immediately recorded for each user. Therefore, any user 
attempting to access and process data in the processing company will receive an error 
message that the company data files cannot be found. To record the drive specification 
change with each user, you must modify each applicable user in the User Setup wizard by 
stepping through each wizard window until you can choose the Finish command. This 
procedure updates the appropriate user configuration file with the changed drive 
specification for the processing company.

System Management User Guide 29

Chapter 2: Configuring the System

Re-initializing files
If you re‐initialize the data files, the procedure clears any and all data from the processing 
company files. Typically you would re‐initialize data files only for a company that had 
been set up for training or testing purposes (for example, for learning about the system 
features and functionality). Generally, once actual data has been entered and processed in 
a company, you would not want to lose the data by re‐initializing the files.

Deleting an Existing Company

Background
Typically, you would want to delete a company only if it has been set up in error, or if the 
company had been setup for training or testing purposes (for example, for learning about 
the system features and functionality).

WARNING: Before you delete an existing company, make sure that all users have 
logged out of that company.

Making the company inaccessible

If you delete an existing company using the company setup wizard, the system removes 
the company information from the global resource file, making the company inaccessible 
to any users.

Option to delete the company data files

In addition to making the company inaccessible, you can also have the system delete the 
company data files from the server by choosing Yes at the following company setup 
wizard prompt. 

If you choose Yes the DSN created for this company will also be deleted. If you choose No, 
the system deletes the company information from the global resource file, but does not 
delete the company data files on the server. 

Note: If you choose to remove an existing company, be aware that the system 
only removes those files that it created. If you created some files of your own 
within that company directory, the wizard will not delete those files. If you wish 
to remove the remaining files and the company directory, you must do it manu‐
ally using Microsoft Explorer.

30 Sage PFW
 Demonstration Companies

Re-establishing access to a deleted company

If you delete a company leaving the company directory and data files intact, you can later 
set it up again using the same company key to re‐establish user access. To keep the data 
files intact when initializing the company, do not initialize the data files.

Demonstration Companies
When you first install Sage PFW, the Company Setup wizard includes pre‐defined sample 
companies containing demonstration data, available for training and testing purposes. 

Chapter 2: Configuring
The demonstration companies include:

the System
Company Company
Purpose
Key Name
CHEM Chemical Demo data based around a chemical manu-
Demo Data facturing company.
FOOD Food Demo Demo data based around a food manufac-
Data turing company.
GLSDEM Demonstration, General Ledger - Standard Edition demo
Inc. data.
PREMGL Demo Golf, Inc. General Ledger - Premier Edition demo data.
PRMCON International Premier Consolidations & Inter-Company
Golf, Inc. demo data.
PRMTRN Premier Premier Currency Translation demo data.
Translation

Installation
During the installation of the server files, you have the option to install CHEM, FOOD, 
GLSDEM, or PREMGL demonstration companies. If you choose to install the Premier 
Consolidations application, the installation automatically installs the PRMCON company 
data. If you choose to install the Premier Translations application, the installation 
automatically installs the PRMTRN company data.

System Management User Guide 31

Chapter 2: Configuring the System

Setting Up Queue Information

Introduction
To enable the system to remotely process a report or listing, the printing of a document 
form, or the running of a posting or a utility, the job must be submitted to a queue, where 
the job waits to be processed by the PAS.

If you didn’t install a PAS, the Queue wizard is not available.

Queue setup is not necessary when processing locally, without a PAS. A hidden queue 
ships with the system for local processing.

Determine the queues you need

You can set up an unlimited number of queues, as long as there is at least one PAS 
dedicated for each queue. A queue can be set up to process all or selected types of jobs. 
For example, if you have multiple PAS’s, you may want to set one queue for submitting 
posting and utility jobs and another queue for the other types (reports and listing, and 
documents). These job types are called ‘service types.’

Where queue information is stored

Information set up in the Queue Setup wizard is maintained in a global configuration file. 
This file is subsequently used by the User Setup wizard to prepare a unique version of the 
configuration file for each user within the corresponding \[username] directory. 

The default queue

As a default, the system includes a pre‐defined queue, called MAIN ‐ Main Processing 
Queue, that is set up as the default for submitting all job types.

In this section
This section contains the following topics:

Topic Page
Information Required to Set Up a Queue 33
How to Complete the Queue Setup Wizard 33
Modifying an Existing Queue 34
Deleting an Existing Queue 34

32 Sage PFW
 Information Required to Set Up a Queue

Information Required to Set Up a Queue

Queue ID
Identify a 4‐character queue ID. This ID is used by the system to create the UTQxxxx.SRQ 
file.

Queue name
Identify a descriptive name for the queue.

Chapter 2: Configuring
the System
Queue service types
Determine which job service types can be submitted to the queue. Your options are all 
types or selected types, where you can then select Listing, Document Print and Post, 
Report, and/or Utility.

Make sure that each of the job service types has been set up with at least one queue. If you 
neglect to set up a particular service type with a queue, jobs of that service type cannot be 
processed by the PAS.

How to Complete the Queue Setup Wizard

You can use the queue setup wizard to:

• Set up a new queue

• Modify an existing queue

• Delete an existing queue

WARNING:  When you are running a wizard, make sure that all users are logged 
out of Sage PFW. If you make changes or delete existing records while the user is 
in Sage PFW, the wizard may not be able to completely update the appropriate 
files.

Procedure
Follow these procedures to access the queue setup wizard and set up a queue:

Step Action

1 Close other Windows applications.

2 From the Business Desktop, choose the Admin menu,

then choose Queue Setup.
3 Follow the on-screen wizard instructions.

System Management User Guide 33

Chapter 2: Configuring the System

Modifying an Existing Queue

What you can modify

Once a queue has been set up, you can change the service types that can be submitted to 
the queue in the future.

Deleting an Existing Queue

Background
Once a queue has been set up, you can delete the queue. Typically, you would want to 
delete a queue only if it had been set up in error. However, if a queue has been used for 
submitting jobs, make sure all jobs have been completed before deleting. 

Active queue warning

If you try to delete a queue with an active job, you will be presented with the following 
prompt.

Click OK and wait until the process is complete to try again.

34 Sage PFW
 Deleting an Existing Queue

Setting Up Security Group Information

Introduction
For the purposes of controlling and restricting the level of access to and in the system, you 
define user security in groups. User security includes setting up the following 
components:

• Login and password

Chapter 2: Configuring
A confidential login and password to allow only an authorized user access to the sys‐
tem.

the System
• Processing company
The one or more processing companies in which the user is allowed to process data.

• Security group
The security groups to which the user is assigned, that designates which applications, 
what job types, and which specific menu options the user is allowed to access. 

• Templates
Templates provide an additional level of security by restricting the fields that display 
on an entry screen or a file maintenance screen.

This section provides information on setting up one or more security groups, for 
assigning to each user in User Setup. The login, password, and processing company 
access is set up for each user in User Setup, described in “Information Required to Set Up 
a User” on page 47.

Determine the security groups you need

You can set up an unlimited number of security groups, based on the access restrictions 
you consider appropriate for the various employees in your company. For example, you 
may want to set up separate security groups for the accountants and bookkeeping staff, 
Accounts Payable department, sales people, data entry clerks (by department), managers 
(by department), and so on.

Storage of security group information

Information set up in the Security Group Setup wizard is maintained in global 
configuration files.

Default security group

As a default, the system includes a pre‐defined security group, called Default group, 
providing access to all applications and service types. In addition, it provides read/write/
delete access to all menu items, except transaction file maintenance items, which are set to 
read only access.

System Management User Guide 35

Chapter 2: Configuring the System

In this section
This section contains the following topics:

Topic Page
Information Required to Set Up a Security Group 36
How to Complete the Security Group Setup Wizard 41
Modifying an Existing Security Group 43
Deleting an Existing Security Group 43

Information Required to Set Up a Security Group

Group ID
Identify an ID for the security group.

Name
Identify a descriptive name for the security group.

Copy from an existing security group

If you’d like to create a new security group based on an existing group, you can select this 
option. This option allows you to use a previously defined security group as the basis to 
create a new one.

36 Sage PFW
 Information Required to Set Up a Security Group

Applications
Identify the applications to which the users assigned to this group will have access.

Chapter 2: Configuring
the System
Access definitions
Identify any specific menu items to which the users assigned to this group will have read, 
write, and/or delete access, or no access.

Note: When you specify Write or Delete access, Read access is automatically 
checked.

The available menu items are listed on the wizard window based on the applications 
designated for this group.

System Management User Guide 37

Chapter 2: Configuring the System

Read/Write/Delete Rights

The following table shows what happens with each type of menu item when you have 
selected different combinations of access.

Read Write Delete

Effect
Access Access Access
Can’t open menu item
Yes File Maintenance
Can view existing records only
System Setup
Can view configuration record only
Document Entry
Can view existing document only
Report/Listings/Utilities/Print and Post Documents
Can run presaved parameters
Financial Explorer
Can execute saved views; no add or delete
view functionality
Yes Yes File Maintenance
Can add new records, edit and save existing
records.
System Setup
Can edit and save configuration record; no
add or delete functionality
Document Entry
Can add new documents, edit and save
existing documents. Can add, insert, delete
line items and notes and attachments.
Report/Listings/Utilities/Print and Post Documents
Can add new presaved parameters;
Can edit/save existing presaved
parameters;
Can run presaved parameters
Financial Explorer
Can execute, edit and save views; no
delete view functionality
Yes Yes File Maintenance
Can view and delete existing records
System Setup
Can edit and saveview configuration record
Document Entry
Can view and delete existing documents.
Changes to line items cannot be saved
Report/Listings/Utilities/Print and Post Documents
Can delete existing presaved parameters;
Can run presaved parameters
Financial Explorer
Can execute and delete views

38 Sage PFW
 Information Required to Set Up a Security Group

Read Write Delete

Effect
Access Access Access
Yes Yes Yes File Maintenance
Can add, modify, delete records
System Setup
Can edit and save configuration record; no
add or delete functionality
Document Entry
Can add, modify, delete documents. Can
add, insert, delete line items.
Report/Listings/Utilities/Print and Post Documents

Chapter 2: Configuring
Can add new presaved parameters;
Can edit/save existing presaved
parameters;

the System
Can delete existing presaved parameters;
Can run presaved parameters
Financial Explorer
Can execute, edit and save, and delete
views

Delete Exceptions
The previous table discussed the effects of setting security on different types of menu 
items. This information is correct with the following exceptions. The following menu 
items do not support Delete functionality, therefore the Delete rights access setting has no 
effect on them.

Application Menu Item Comment

All System Configuration

Menu Items

Accounts Adjust Transaction

Payable

Record Lost or Dam-

aged Check

Select Voucher or Debit Delete rights access setting controls ability

Memo to Post to delete pre-saved parameter.

Transaction One Time

Vendor Address

Accounts Cash Receipts Apply On Delete rights access setting controls ability
Receivable Account to delete pre-saved parameter.

Cash Receipts Entry Delete rights access setting only controls

ability to delete pre-saved parameter.

Bank Book Account Reconciliation Delete rights access setting controls ability
to delete pre-saved parameter.

Customer All Customer Insights Delete not available in this menu item
Insights Views

Formulas Compare Prior with

Present
Formula Approval
Revert to Prior Version
View a Prior Version

System Management User Guide 39

Chapter 2: Configuring the System

Application Menu Item Comment

General Period Post

Ledger or Revaluation Finalize
Premier Year End Close
Ledger Year End Post
Journal Batch Auto
Number
Transaction Type

Inventory Physical County Entry Delete rights access setting controls ability
and Correction to delete pre-saved parameter.

Inventory Pro Material Properties

Physical County Entry Delete rights access setting controls ability
and Correction to delete pre-saved parameter.

Laboratory Comparative Properties Menu item does not save data to data-
Analysis base, just supports ability to print data.

MRP Forecast Entry Forecast cannot be deleted. Ability to edit

the Forecast by inserting, modifying, and
deleting rows is controlled by Write access
rights, since you must save the Forecast
after editing it.

Order Entry Inventory Bill of Lading Does not save data to database, just sup-
Pro ports ability to print data.

Return Receipt Entry Return cannot be deleted. Ability to edit

the Return by inserting and deleting com-
ment lines is controlled by Write access
rights, since you must save the Return after
editing it.

Sales Order Shipment Sales Order cannot be deleted. Ability to

Entry for Documents edit the Sales Order by inserting and delet-
ing comment lines is controlled by Write
access rights, since you must save the Sales
Order Shipment after editing it.

Sales Order Shipment Sales Order cannot be deleted. Ability to

Entry for Invoice edit the Sales Order by inserting and delet-
ing comment lines is controlled by Write
access rights, since you must save the Sales
Order Shipment after editing it.

Production Activate Batch Delete rights access setting controls ability

Cancel Batch to delete pre-saved parameter.
Close Batch
Commit Batch
Hold Batch
Requisition Batch
Uncommit Batch

Project Transaction Type FM Delete not available in this menu item

Costing

Purchase Purchase Order Receipt Purchase Order cannot be deleted. Ability

Order Entry to edit the Purchase Order by inserting and
deleting comment lines is controlled by
Write access rights, since you must save the
Purchase Order Receipt after editing it.

40 Sage PFW
 How to Complete the Security Group Setup Wizard

Application Menu Item Comment

Purchasing Accrued Receipt Entry Accrued Receipt cannot be deleted, and

Pro Accrued Receipt lines cannot be deleted.

Purchase Order Receipt Purchase Order cannot be deleted, and

Entry purchase order lines cannot be deleted.

Return Shipment Entry Return cannot be deleted, and Return lines

cannot be deleted.

Sales Order Sales Order Shipment Sales Order cannot be deleted. Ability to
Entry edit the Sales Order by inserting and delet-

Chapter 2: Configuring
ing comment lines is controlled by Write
access rights, since you must save the Sales

the System
Order Shipment after editing it.

System View Business Insights

Manager

Note: Some Document Entry menu items are processed with a parameter screen 
first, followed by an entry screen displayed, like BB Journal Correction. The 
Delete access rights setting will only control the ability to Delete presaved param‐
eters in these menu options. The Delete access rights setting does not affect the 
ability to delete row entries within these menu items.

How to Complete the Security Group Setup Wizard

You can use the Security Group Setup wizard to:

• Set up a new security group

• Modify an existing security group

• Delete an existing security group

Before you begin

When you are running a wizard, make sure that all users are logged out of Sage PFW. If 
you make changes or delete existing records while the user is in Sage PFW, the wizard 
may not be able to completely update the appropriate files.

System Management User Guide 41

Chapter 2: Configuring the System

Procedure
Follow these procedures to access the Security Group Setup wizard and set up a security 
group:

Step Action

1 Close other Windows applications.

2 From the Business Desktop, choose Admin, then choose Security

Group Setup.
3 Follow the on-screen wizard instructions. When you see the Access
Definitions screen (below), use the special buttons discussed in the
following table to streamline the creation process.

Special Buttons
When setting security at the menu item level, you have several buttons available to make 
this process easier. The following table discusses these buttons.

Button Description Function

Grant Read access to all This button activates Read rights for all
items at current level or lower menu items in the currently selected tree
view by putting a check mark in the Read
checkbox.
Grant Write access to all This button activates Read and Write rights
items at current level or lower for all menu items in the currently selected
tree view by putting a check mark in the
Read and Write checkboxes.
Grant Delete access to all This button activates Read and Delete
items at current level or lower rights for all menu items in the currently
selected tree view by putting a check
mark in the Read and Delete checkboxes.
Deny Read access to all This button removed Read rights for all
items at current level or lower menu items in the currently selected tree
view by putting a check mark in the Read
checkbox. In addition to removing Read
rights, the Write and Delete rights are also
removed.

42 Sage PFW
 Modifying an Existing Security Group

Button Description Function

Deny Write access to all This button removed Write rights for all
items at current level or lower menu items in the currently selected tree
view by putting a check mark in the Write
checkbox.
Deny Delete access to all This button removed Delete rights for all
items at current level or lower menu items in the currently selected tree
view by putting a check mark in the
Delete checkbox.
Expand all items at current This button displays all menu items of the
level or lower currently selected tree view.

Chapter 2: Configuring
the System
Collapse all items at current This button collapses the menu items into
level or lower the folders found on the tree view.

Toggle view This button toggles between the Classic

tab view structure and the Business
Desktop tree view structure. In the Classic
structure, applications are displayed by
tabs, not in a tree view.
Show Selected accessible This button displays only menu items that
menu items only have Read, Write, or Delete rights.

Show all menu items This button displays all application folders,
sub-folders, and menu items, regardless of
the assigned rights.

Modifying an Existing Security Group

Affects of modifying a security group

If you change an existing security group’s defined access, the access for all users assigned 
to that group is changed automatically.

Deleting an Existing Security Group

Required modification to user files

If you delete an existing security group, you need to change the security group for all 
users, in User Setup, to whom this group is assigned.

System Management User Guide 43

Chapter 2: Configuring the System

Setting Up User Information

Introduction
For each user that needs access to Sage PFW, including each PAS you have available to 
process jobs, you must set up a user record. You must also set up a user record for each 
System Designer, assigning designer rights to those users and users that will have Admin 
privileges. The user record specifies the various configuration options for allowing the 
appropriate user access to the system.

Before you begin

Because of the information required for the user setup, you need to have set up the 
applicable processing companies, queues, and security groups. You also need to 
determine how you want passwords to be defined and changed.

Storage of user information

Information set up in the User Setup wizard is maintained in a global configuration file.

Default user
As a default, the system includes a predefined user called PFWAdmin, who has access to 
the wizards for configuring the system. This user also defines the look and requirements 
of the passwording used by all other users.

In this section
This section contains the following topics:

Topic Page
Maintaining Standards Among Users 45
Selecting a User Type 45
Information Required to Set Up a User 47
Information Required to Set Up a PAS User 50
How to Complete the User Setup Wizard 51
Deleting an Existing User 52

44 Sage PFW
 Maintaining Standards Among Users

Maintaining Standards Among Users

Network drive letters

Because company resources are stored globally in Sage PFW, the Administrator should 
ensure that drive letter mappings are consistent among all users of any Sage PFW 
application. For example, if the \PLATINUM directory is located on a network volume 
labeled \CORP\ACCTING:\ and that volume is mapped to Y: for one user, it should be 
mapped to Y: for all users, including PAS users. See your network software 
documentation for information on setting drive letter mappings.

Chapter 2: Configuring
the System
Maintaining system-wide date and time
It is recommended that the Sage PFW client workstations, the Network File Server, and 
each PAS are set to the same date, time and regional settings, if your networking software 
permits. 

Selecting a User Type

Information required by the user setup wizard varies depending upon the user type.

User types
There are two types of users you may set up with the user setup wizard:

• Sage PFW Client 
(Sage PFW client workstation)

• PAS Client
(Process Application Server)

Information Required to Set Up the PFWAdmin User

Username
Identify a username that represents the Sage PFW login for the Admin user. You can 
assign a descriptive name that is more easily remembered by the user. The username is 
case‐sensitive. The default value for the administrator user is Admin.

Password
This field allows you to change the password for the Admin user. The default password is 
MASTER. Remember, this field is case sensitive.

System Management User Guide 45

Chapter 2: Configuring the System

Confirm password
Retyping your password makes sure that you entered it correctly. The field must match 
the Password field.

Pervasive Password
Enter the Pervasive password for the PFWADMIN user that you created in the Pervasive 
Control Center when you enabled the Pervasive Security feature. When you enable the 
Pervasive Security feature, you need to add a Pervasive User Name of PFWADMIN and a 
password in the Pervasive Control Center. After that is complete, you must also enter that 
password in Sage PFW. This provides the Pervasive Security Password to Sage PFW. For 
more information about using Pervasive Security, refer to , “Appendix D: Pervasive and 
OS Security” on page 173.

Note: If the Pervasive Security has been enabled on the company database and a 
valid Pervasive Username and Password are not known, the Advanced Lookup 
Engine (ALE) and Customer Insights (CI) won’t work. They use the Pervasive 
relational engine and need to be able to connect to a secured Pervasive database 
by passing in a valid username and password. 

Exceeding Admin login attempts

When the Admin user exceeds the login attempt number assigned by the System 
Administrator, you must contact Sage Customer Support for an unlock code. This unlock 
code will allow the Admin user to successfully login.

User password configuration

When modifying the Admin user, you are able to configure the password security 
requirements for your company. The Admin user allows you to determine how the 
passwords for all users are defined. You can use the following options:

To... Action
Force users to include alpha charac- Select Require Alpha
ters in their password Character
Force users to include numeric char- Select Require Numeric Character
acters in their password
Force users to include special charac- Select Require Special Character
ters in their passwords. Only the follow-
ing special characters are available:
!”#$%&’()+,-./:;<=>?@{|}~
Require users to create a password of Enter the Minimum Length for the
a specific size passwords. The minimum length is tied
to the value of the requirement
checkboxes. If all are checked, the
minimum length is 3.
Enter 0 to allow any size of password.
The maximum value is 99.

46 Sage PFW
 Information Required to Set Up a User

To... Action
Limit the number of times that a user Enter the number of Login Attempts
can attempt to login to Sage PFW Allowed
before a lockout message displays. If the attempts allowed is unlimited,
enter 999. This is also the default value.
Force users to refresh their password Enter the Number of Days to Expire.
regularly The default number of days is 9999.
If this option is selected, the expiration Select Update Expiration Dates
dates for all users are recalculated
based on Number of days to expire
value currently in Admin.

Chapter 2: Configuring
If this option is not selected the non-
admin users expiration dates are not

the System
updated even if the Number of days
to expire value has been changed in
Admin user.

WARNING: Do not use the name of any Sage PFW subdirectory as a user ID. If you 
do, the existing Sage PFW subdirectory is overwritten and data loss can result.

Information Required to Set Up a User

Type of user
Use the Sage PFW Client as the user type for the all those who actually process in the 
system.

User ID
Identify a unique user ID for the user. This ID can reflect the user’s network login. Also, 
many of the Sage PFW printing and posting programs, allow you to post by User ID.

Note: A User ID can not duplicate a Company Key created in the Company Setup 
Wizard.

You can add additional users with Admin privileges if you need them to be able to 
process in Sage PFW. 

The user ID is used by the system to create a subdirectory, on the network file server, to 
store the users configuration files. 

The system stores the user ID in all upper‐case characters, regardless of your entry. If the 
user being created has access to FRx, enter their network login name in the User ID field.

User name
Identify a username that represents the Sage PFW login for the user. You can assign a 
descriptive name that is more easily remembered by the user. The username is case‐
sensitive.

System Management User Guide 47

Chapter 2: Configuring the System

Password
Identify a login password, if desired or required. The password is case‐sensitive.

Note: A user can change their own password from the login screen.

Confirm password
Retyping the password makes sure that you entered it correctly. This field must match the 
Password field.

Admin Privileges
When you add a user you can determine if they should have Admin Privileges. If you 
create a user that has Admin Privileges, that user:

• Has the Admin group on the tool bar

• Has access to all Admin wizards, except Security Data Conversion and the Auto Data 
Conversion wizards

• Can not change the priority of a menu item.

Profile
Be aware that each regular user is identified as “normal,” rather than as an administrator. 
A “designer” user will have access to the system design options, like creating templates 
and define queries for the Financial Explorer. A “developer” user is only available when 
the Customization Workbench (CWB) application is installed. A developer has specific 
rights and are discussed in the CWB ‐ Developer Utilities User Guide.

Disable Business Desktop Browser Address Bar

This option allows you to control internet access from within the Business Desktop. By 
selecting this button, you deactivate the address bar, Go button, and the Add URL to My 
Tasks button. Additionally, the Create New Task ‐ URL found on the right‐click list is also 
not available. These buttons and address bar are circled below (the printer button is 
always available).

48 Sage PFW
 Information Required to Set Up a User

Login attempts made

This field is updated by the system to track the number of login attempts that the user has 
made without a successful login. Once a user reaches the predefined number of attempts 
established by the Admin user, the following message displays.

Chapter 2: Configuring
When the OK button is selected, the login window closes and the Administrator for Sage 
PFW must reset the login count back to 0 for that user to login again.

the System
Change password at next login
Select this option to force the user to change their login the next time they login.

Note: A user can opt to change their password at any time when they login to 
Sage PFW.

Companies
Identify each company in which the user can process data. Once you’ve selected the 
companies to which a user must have access, you have the option to assign Effective and 
Expiration Dates. This allows you to restrict the length of time that a user has access to a 
particular company.

Groups
Identify the security group or groups to which this user belongs. Each user must belong to 
at least one security group. The group determines the security level for a user.

System Management User Guide 49

Chapter 2: Configuring the System

In addition, you can control security access using effective and expiration dates as needed 
for each user. Users can be assigned effective and expiration dates for each Security Group 
to which they belong. The ability to assign access dates enables your IT department to 
work ahead, setting up new employees before they actually arrive, and simplifies security 
changes to accommodate vacation schedules and contract workers. And, by assigning 
expiration dates to prevent access, you can retain user information for better auditing 
capability.

Information Required to Set Up a PAS User

Type of user
Choose PAS Client as the user type.

Note: It is not recommended to run a PAS on a client workstation. Refer to“Pro‐
cess Application Server (Optional)” on page 4 for additional information about 
setting up a PAS.

User ID
Identify the network login ID you set up for the PAS machine. For example, you might 
enter RPTPAS to denote that only reports will be processed by this PAS.

PAS Name
Identify a more descriptive name for the PAS.

Password
Identify a login password, if desired. The password is case‐sensitive.

Note: Password requirements apply to all user types, including PAS users.

50 Sage PFW
 How to Complete the User Setup Wizard

Confirm password
Retyping the password makes sure that you entered it correctly. This field must match the 
password field.

Queue name
Identify the queue name the PAS should be servicing.

Drive letter

Chapter 2: Configuring
Identify the drive on the network file server where the queue directory is located. This is 

the System
the same drive where the server program files were installed.

Polling interval
Identify the polling interval of the service queue. The interval is based on the number of 
seconds by which the PAS should check the queue for jobs to be processed. The 
recommended polling interval is 5 seconds.

Identify the polling interval of the user queue. The interval is based on the number of 
seconds by which the user private queue should check the PAS for new messages and 
information. The recommended polling interval is 5 seconds.

Caution: When using the User Setup wizard to define a PAS, the recommended 
Polling Interval is 5 seconds, as the PAS and Queue should communicate very 
often. However, the value should not be set to one of the following numbers, as 
they will result in receipt of an Illegal Function Call message, or a message caus‐
ing you to close Windows applications and restart your system:
 44
300
556
812

How to Complete the User Setup Wizard

You can use the user setup wizard to:

• Set up a new user

• Modify an existing user

• Delete an existing user

Before you begin

When you are running a wizard, make sure that all users are logged out of Sage PFW. If 
you make changes or delete existing records while the user is in Sage PFW, the wizard 
may not be able to completely update the appropriate files.

System Management User Guide 51

Chapter 2: Configuring the System

Procedure
Follow these procedures to access the user setup wizard and set up a user:

Step Action

1 Close other Windows applications.

2 From the Business Desktop, choose Admin, then

choose User Setup.
3 Follow the on-screen wizard instructions.

Deleting an Existing User

Background
You can delete an existing user who no longer needs any access to the system.

As an alternative to deleting a user, you may want to set the expiration date for the user’s 
access to all companies or simply uncheck the user’s access to all companies. This will 
leave a historical trail of who the user was while denying future access to the system.

52 Sage PFW
 Deleting an Existing User

Security Group Reporting

Description
Once security group and users are setup, you can print a report that documents the setup 
information. This report is found under the System Manager application folder in the 
Reports folder. This report can not be run by the PFWAdmin user, however, a user with 
Admin Privileges can run the report, based on the security level for the report assigned 
through the Security Group Setup wizard.

Chapter 2: Configuring
the System
Note: You should limit access to this report to only administrators or managers as 
security sensitive information is included on the report.

Order by
This report offers three sorting methods; Security Group, Application or User. Each report 
provides ranges that allow you to restrict the information you want to include on the 
report.

Note: If, in Security Group Setup, Read, Write, and Delete access are set to “none” 
for a menu item, that menu item will not display on the report. Only items that 
have Read, Write, and/or Delete access are included on the report.

When you select the report from the menu, the following screen displays.

Sample report
To view a sample report, select the following button:

System Management User Guide 53

Chapter 2: Configuring the System

Recovering or Optimizing Data Files

Introduction
There are two wizards available for recovering or optimizing data files.

Recover Data File utility ‐ allows you to reclaim all salvageable information from a 
damaged data file by reloading the existing data into a new empty data file. For example, 
you would following a hard disk failure. It is primarily used to fix data files that have 
become corrupted and may contain corrupt records. This option can also be used for 
adding new indexes to existing data files.

Optimize Data File utility ‐ allows you to optimize your hard disk’s performance by 
removing unnecessary records, reducing the size of a file. 

The optimize utility allows you to select one file or all files within an application to be 
rebuilt.

Once an optimize is complete, a message box displays showing the file(s) that were 
converted. 

This utility also creates a log file which is used to capture information displayed on a 
message box upon completion of the optimization process. If you optimize all files in an 
application one log file is created. The log file is created in the company folder and 
contains the following information:

• Whether or not the process was successful

• The start and end time of the Pervasive rebuild process

• The number of successful records processed

• The number of corrupted records rejected (not included in the rebuilt data file)

• The number of indexes rebuilt

Note: Do not cancel the Optimize Data File or the Recover Data File once optimi‐
zation (recovery) is in process, or the data file may be corrupted.

54 Sage PFW
 Deleting an Existing User

Recoverable files
In the Recover Data File wizard and the Optimize Data File wizard, the application’s data 
files are recovered for the current processing company. See Appendix A of each 
application’s user manual for a complete description of each data file.

Note: A backup of the data file to be recovered or optimized should be made 
before performing file recovery. If the file recovery or optimize fails, a person 
with technical proficiency could then attempt further recovery procedures using 
the backup of the damaged data file.

Chapter 2: Configuring
the System
How to run the Recovery or Optimize utility
Follow these steps to recover data files:

Step Action

1 Make sure that no one is currently using the current company.

2 From the Business Desktop, choose Admin, then choose Recover

Data File or Optimize Data File.
3 A list of all of the Sage PFW applications displays. Select the
application for which the data file is to be recovered.
4 A menu appears listing all of the application’s data files. Select the
data file you want to recover.
If you are Optimizing a data file, you can select the All option at the
bottom of the window. This optimizes all of the data files in the
selected application.
5 Click Finish to process the recovery or optimization.
When complete, a screen displays the number of recovered/opti-
mized records and other information.

System Management User Guide 55

Chapter 2: Configuring the System

Initializing Data Files

Description
Once a company has been setup, you may need to initialize a data file. The Initialize Data 
File option lets you selectively initialize one file at a time. If you are setting up a new 
company, you will use the Company Setup wizard to initialize all data files.

Note: A backup of the data file to be initialized should be made before perform‐
ing file initialization.

How to run the initialize utility

Follow these steps to initialize a data file.

Step Action

1 Make sure that no one is currently using the current com-

pany.
2 From the Business Desktop, choose Admin, then choose Ini-
tialize Data File.
3 A list of all of the Sage PFW applications displays. Select the
application for which the data file is to be initialized.
4 A menu appears listing all of the application’s data files.
Select the data file you want to initialize.
5 Click Finish to process the initialization.

56 Sage PFW
 Deleting an Existing User

Optimizing Notes and Attachments

Description
This wizard provides two services. This wizard can compact the Access data files 
associated with the Universal Notes and Attachment feature and/or delete expired notes 
and attachments.

Only notes with expiration dates prior to the current date are deleted, plus the file they are 

Chapter 2: Configuring
stored in is optimized.

the System
How to run the optimize utility
Follow these steps to optimize and/or delete notes and attachments.

Step Action

1 Make sure that no one is currently using the current com-

pany.
2 From the Business Desktop, choose Admin, then choose
Optimize Notes and Attachments Database.
3 Determine if you are going to optimize or delete expired
notes.
4 Click Finish to process.

System Management User Guide 57

Chapter 2: Configuring the System

Conversion Wizards

Description
There are two wizards not discussed in this chapter because they are covered in the Sage
PFW Installation Instructions and Upgrade Guide. Since these conversion wizards are 
essential steps in the upgrade and conversion process they are covered in the Sage PFW
Installation Instructions and Upgrade Guide. They are the Auto Data Conversion and 
Security Data Conversion.

58 Sage PFW
 Chapter 3:
Setting Up System Manager

Introduction
This chapter provides information on how to set up System Manager menu items.

In this chapter
This chapter contains the following topics:

Topic Page
Business Desktop Overview 60
Setting up System Manager 61

Chapter 3: Setting Up
System Manager
Setting up System Manager Pro 82

System Management User Guide 59

Chapter 3: Setting Up System Manager

Business Desktop Overview

Introduction
The Business Desktop allows you to select processing options from a list of folders and 
menu items. It also allows you to define a user‐specific My Tasks tab that can be used to 
streamline daily functions. My Tasks can include Sage PFW menu items, URL links, and 
external shortcuts. Additionally, the Business Desktop provides you access to several 
links on the Sage Software webpages.

Business Desktop list

The following Business Desktop displays the System Manager folder and all the menu 
items found there. These menu items are discussed in this chapter plus the setup required 
for the System Manager Pro.

System Manager Pro

If you have installed any of the process manufacturing applications, there will be two 
System Manager folders in the tree view, System Manager and System Manager Pro. Both 
of these folders are discussed in this chapter.

60 Sage PFW
Setting up System Manager

Introduction
Regardless of the applications you’ve installed, the System Manager folder always 
displays and must be setup. The File Maintenance menu items available to you are:

• Cash Account

• Chart of Accounts Lookup

• Country

• Item Master Lookup

• Tax Authority

• Tax Rate

The System Setup menu items are:

Chapter 3: Setting Up
• System Setup

System Manager
• Tax Setup

You only need to setup the menu items that you anticipate using, the others can be 
removed from view on the desktop by using the Security Group Setup wizard or creating 
a custom My Tasks tab. 

In this section
This section contains the following topics:

Topic Page
Completing System Setup 63
Setting Up the Item Master Lookup 72
Setting up Countries 71
Setting Up Cash Accounts 65
Setting Up Tax Information 73

Summary of Menu Items

The following is a brief description of the System Manager setup menu items:

Menu Item Use

System Setup Established global setting necessary to Sage
PFW.
Cash Account Used to define the available cash accounts
used by Bank Book, Accounts Receivable,
and Accounts Payable.

System Management User Guide 61

Chapter 3: Setting Up System Manager

Menu Item Use

Chart of Accounts Used globally to define general ledger
Lookup account number records if you have not
installed or are not interfaced to General Led-
ger.
Country Used to add, change, or remove country
codes that are used globally.
Item Master Used globally to define item records if you
Lookup have not installed or are not interfaced to
Inventory or Inventory Pro.
Tax Authority Used by Accounts Payable and Purchase
Tax Rate Order to set up taxes.
Tax Setup

There are also several reports and listings, plus access to the Financial Explorer and 
Business Insights and transactional taxing data.

Note: Information regarding Business Insights can be found in the Business 
Insights User Guide found on the help menu.

How to set up System Manager

You set up System Manager by completing applicable system configuration and file 
maintenance windows. The windows are accessed as follows:

Step Action

1 From the System Manager folder found on the Business Desk-

top, choose the name of the system configuration or file main-
tenance menu item you want to set up. The window for the
menu item appears.
2 Fill in all the appropriate fields in the window.

3 Save the record.

Need more information? Press F1.

62 Sage PFW
 How to Complete the System Setup Window

Completing System Setup

Description
The System Setup is used by all applications and only needs to be setup one time. 

In this section
This section contains the following topics:

Topic Page
How to Complete the System Setup Window 63

How to Complete the System Setup Window

Chapter 3: Setting Up
When you select System Setup from the business desktop, the following window appears:

System Manager
Default User ID for Posting
This option allows you to determine if a default user id displays when reporting and 
posting in the sub‐modules or if the user id should be blank. If you choose to use this 
option, each time this field is available, the current user’s id displays. You can always 
change or remove the default user id.

The User ID is a tool used to restrict information being reported or posted.

System Management User Guide 63

Chapter 3: Setting Up System Manager

Procedure
To complete the System Setup window, do the following:

Step Action
1 Select System Setup from the SM folder on the business
desktop. The System Setup window appears.
2 Complete the information on the System Setup win-
dow.
3 Select Save.
Need more information? Press F1.

64 Sage PFW
 How to Complete the System Setup Window

Setting Up Cash Accounts

Introduction
Completion of this menu item is required and one cash account must be set up prior to 
entering vendor classes. The Cash Account file is used by both the Accounts Payable and 
the Bank Book applications.

Since the cash accounts are used by more than one application, the setup is done in the 
System Manager folder found on the Business Desktop.

The Cash Account menu item allows you to define all the cash accounts that you want 
Accounts Payable and Bank Book to process and that are defined in the General Ledger. 
You must define at least one cash account.

You must set up your cash account in order for you to:

• Create vendor classes

• Print Accounts Payable checks

Chapter 3: Setting Up
• Enter handwritten checks in Account Payable

System Manager
• Enter transactions in Bank Book

• Perform a Bank Book reconciliation

• Review the current cash position

• Process cash receipts and writeoff balances

• Void posted receipts.

In this section
This section contains the following topics:

Topic Page
How to Complete the Cash Account Window 66
Description of Cash Account Options 66
Check Information Tab 68
Bank Information Tab 69

System Management User Guide 65

Chapter 3: Setting Up System Manager

How to Complete the Cash Account Window

When you select Cash Account from the Business Desktop, the following window 
appears:

Default Cash Account key

A default cash account key can be linked to a vendor and/or customer class so that a 
particular cash account is always associated with a class of vendors/customers.

Procedure
To complete the Cash Account window, do the following:

Step Action

1 Select Cash Account from the System Manager folder on the

Business Desktop. The Cash Account window appears.
2 Complete the information on three tabs.

3 Select Save.

4 Repeat Steps 1-3 for each cash account key you need.
Need more information? Press F1.

Description of Cash Account Options

Account Type
You must select one of the available account types.

66 Sage PFW
 Description of Cash Account Options

Date and amount last reconciled

When you are initially setting up your Bank Book application, you can enter the last date 
and amount you reconciled to your bank statement for this account. Once you begin 
processing in Bank Book, the system automatically updates the date and amount each 
time a reconciliation is performed and posted.

Note: If you are using Multi‐Currency Manager, all amounts are entered in the 
currency in which the cash account is held.

Date and amount last distributed to General Ledger

When you are initially setting up your Bank Book application, you can enter the last date 
and amount you distributed or posted from Bank Book to the General Ledger for this 
account. When you begin processing in Bank Book, the system automatically updates the 
date and amount each time a distribution to the General Ledger is posted in Bank Book.

WARNING: When Bank Book begins updating the last reconciliation and last dis‐
tribution dates and amounts, they are maintained by the system. Do not attempt 

Chapter 3: Setting Up
to alter this information. 

System Manager
Cash held in home currency
If Multi‐Currency Manager is installed, you can indicate if the cash account is held in your 
home currency by placing a check mark in the Cash Held in Home Currency checkbox. If 
the cash account is held in a natural currency, do not select this option.

Currency key
If you have installed Multi‐Currency Manager and the cash account is held in natural 
currency, you can identify the key for the currency in which this cash account is held. 
Bank Book uses this currency key to reference the applicable exchange rate when: 

• Converting transaction amounts of another currency to the same currency as the cash 
account, for reconciliation to the bank statement

• Calculating and posting to the General Ledger any buy/sell rate conversion discrep‐
ancies between natural account transactions and the home equivalent.

• Calculating and posting to the GL any gain/loss amounts based on the amount last 
reconciled.

Note: Currency keys are defined in the Multi‐Currency Manager application.

System Management User Guide 67

Chapter 3: Setting Up System Manager

Offset account number for rate type difference

If your buy and sell exchange rates for the currency in which this account is held are 
different, Bank Book automatically calculates and posts adjusting entries in the General 
Ledger to compensate for the difference between the two rates.

The cash account is debited or credited in the General Ledger with the amount of the 
difference, and the offset account defined in this field is posted with the offset transaction.

As an example of a buy/sell rate difference situation, suppose that 30,000 units of a natural 
currency converted to $200 U.S. dollars (home currency) at the buy rate, and the same 
30,000 units converted to $193 at the sell rate. The difference is a $7 amount ($200 minus 
$193).

The following diagram illustrates the $7 amount posted to the cash account to compensate 
for the difference between the buy and sell rate. The $7 offset transaction for the difference 
adjustment is posted to the offset account defined in Cash Account. 

General Ledger Cash Account

(Home equivalent)

200 Natural cash account

Natural cash account
transaction converted at buy 193 transaction converted at
rate sell rate

Automatic adjusting entry 7

for difference

General Ledger Offset Account for

Rate Type Difference

7 Automatic offset entry for

difference adjustment

Bank NSF defaults

For each cash account you can add default values that are used when Void Cash Receipts 
are entered. The default distribution type, expense account, and fee amount that you enter 
here are used by AR ‐ Void Posted Receipt. At that point you can accept the defaults or 
override them. If Bank Book is installed, any bank fees that are posted via the Void Posted 
Receipts menu item are automatically posted to the BB ‐ Transaction Journal Entry file 
(BBTRAN).

Check Information Tab

Check Number Mask and Next Check Number

You can define unique company name, check numbers, and masks for each cash account 
in your chart of accounts. These numbers and masks are used whenever checks are 
printed. For complete details about numbering and masks, refer to the Accounts Payable 
User Guide.

68 Sage PFW
 Bank Information Tab

Bank Information Tab

All information found on the this tab is strictly informational only with the exception of 
the Routing Number. The Routing Number is a required field for both Checking and 
Savings account types.

All the information on this tab prints on the Cash Account Listing.

Chapter 3: Setting Up
System Manager

System Management User Guide 69

Chapter 3: Setting Up System Manager

Setting Up the Chart of Accounts Lookup

Introduction
If you are not interfaced to General Ledger, the Chart of Accounts Lookup menu item 
allows you to create basic records containing an account number and account description. 
These records can then be accessed and selected from the lookups for Account Number 
fields in Sage PFW applications.

LOCHART file
In General Ledger, chart of account records are maintained in the NLCHART file. The 
Chart of Accounts Lookup records are held in a file named LOCHART. 

The system accesses LOCHART when the interface to General Ledger is not activated. 
Therefore, regardless of whether you installed General Ledger, disabling the interface in a 
specific application instructs the system to access—for that application only—the lookup 
chart records maintained through the Chart of Accounts Lookup menu item.

Procedure
To complete the Chart of Accounts Lookup window, do the following:

Step Action

1 Select Chart of Accounts Lookup from the System Manager

folder on the Business Desktop. The Chart of Accounts
Lookup window appears.
2 Complete the information on the tab.

3 Select Save.

4 Repeat Steps 1-3 for each account key you need.

Need more information? Press F1.

70 Sage PFW
 Bank Information Tab

Setting up Countries

Introduction
The Country file allows you to setup and change abbreviations for all countries around 
the world. The country key and descriptions you setup here are used by all other Sage 
PFW applications.

Country file
When Sage PFW is installed, a basic country file is installed. This file has most countries 
already entered. You can always make changes to existing countries, remove countries, 
and add new ones.

Completing the Country Window

In this window you can define, edit or remove countries.

Chapter 3: Setting Up
When Country file maintenance is selected from the Business Desktop, the following 

System Manager
window appears.

Procedure
To complete the Country window, do the following:

Step Action

1 Select Country file maintenance from the System Manager

folder on the Business Desktop. The Country window
appears.
2 Complete the information on the tab.

3 Select Save.

4 Repeat Steps 1-3 for each country you need.

Need more information? Press F1.

System Management User Guide 71

Chapter 3: Setting Up System Manager

Setting Up the Item Master Lookup

Introduction
If you are not interfaced to Inventory, the Item Master Lookup menu item allows you to 
create basic records containing item information. These records can then be accessed and 
selected from the lookups for Item Key fields in Sage PFW applications.

LOINMAST file
In Inventory, item master records are maintained in the INMAST file. The Item Master 
Lookup records are held in a file named LOINMAST.

The system accesses LOINMAST when the interface to Inventory is not activated. 
Therefore, regardless of whether you installed Inventory, disabling the interface in a 
specific application instructs the system to access—for that application only—the item 
records maintained through the Item Master Lookup menu item.

Procedure
To complete the Item Master Lookup window, do the following:

Step Action

1 Select Item Master Lookup from the System Manager folder

on the Business Desktop. The Item Master Lookup window
appears.
2 Complete the information on the tab.

3 Select Save.

4 Repeat Steps 1-3 for each item key you need.

Need more information? Press F1.

72 Sage PFW
 Determining How You Want to Calculate Taxes

Setting Up Tax Information

Introduction
In Accounts Payable and Purchase Order, you have two options for entering taxes:

• You can manually enter taxes as line items. 

• You can have the system automatically calculate taxes on a line by line basis when 
you enter a tax rate key for each inventory and non‐inventory line item.

Note: If you do not install Accounts Payable, the tax‐related menu items in Sys‐
tem Manager are not displayed.

In this section
This section contains the following topics:

Chapter 3: Setting Up
System Manager
Topic Page
Determining How You Want to Calculate Taxes 73
Switching to Automatic Tax Calculation 74
Completing the Tax Setup Window 75
Defining Tax Levels 76
Document Processing Options 76
Determining the Tax Rate Key Default Method 77
Completing the Tax Authority Window 78
Completing the Tax Rate Window 79
Defining Tax Rate Keys 79
Taxes Included in Item Price 80
Including Settlement Discounts 80
Tracking Nontaxable Items 81

Determining How You Want to Calculate Taxes

Manual tax entry

If you enter taxes manually:   

• Taxes are entered as tax line items. You can either enter the total tax on one line using 
one tax rate key, or you can enter a tax line item for each item on an individual basis.

• Taxes can be calculated by the system using a tax rate key you enter if you select the 
option to calculate the sales tax based on document total.

System Management User Guide 73

Chapter 3: Setting Up System Manager

Automatic tax calculation

If you choose to use the automatic tax calculation feature:

• Taxes are calculated when the voucher, debit memo, additional cost voucher, pur‐
chase order, or purchase order receipt is entered.

• Taxes are calculated on a line by line basis for inventory and non‐inventory line items 
based on options set up for each vendor in Accounts Payable, item location in Inven‐
tory, and in System Manager. 

• There is no tax line item. 

• You can select to include tax in the price of items.

Switching to Automatic Tax Calculation

Updating tax information on unposted vouchers and purchase orders

When you switch to the new automatic tax calculation feature, tax line items on unposted 
vouchers and purchase orders are converted to inventory line items when you preload the 
documents using the Find Historical Information feature. Therefore, after you switch to 
automatic tax calculation, you must do the following (in the order given) to preserve tax 
information: 

Step Action
For every unposted purchase order:
1 Open the unposted purchase order.

2 Delete the tax-related inventory line items, which

are easily identified because there will be no
item key.
3 Enter the tax information using the new auto-
matic tax calculation method.
4 Save the purchase order.
For every unposted voucher:
5 Open the unposted voucher.

6 Delete the tax-related inventory line items.

7 Enter the tax information using the new auto-

matic tax calculation method.
8 Save the voucher.

Access to existing tax history

If you choose to use the automatic tax calculation feature in Accounts Payable and 
Purchase Order, you have access to history data for tax line items from previously posted 
vouchers and purchase orders using the Accounts Payable Tax Report. 

74 Sage PFW
 Completing the Tax Setup Window

Completing the Tax Setup Window

Completion of the Tax Setup menu item is required if you have installed Accounts 
Payable. 

In this window, do the following:

• Define up to four tax levels

• Enter transaction information on an application by application basis

When Tax Setup is selected from the Business Desktop, the Tax Setup window appears.

Chapter 3: Setting Up
System Manager
Tabs
The following table is a description of the two tabs on the Tax Setup window:

Tab Used to...

Tax Levels Assign a name to each tax level that you want to use.
The names entered here appear as the titles for the
four tax levels in the Tax Rate menu item.
AP Taxes Indicate how you want taxes to be calculated for
Accounts Payable and Purchase Order transactions.

Procedure
To complete the Tax Setup window, do the following:

Step Action

1 Select Tax Setup from the Business Desktop. The

Tax Setup window appears.
2 Complete the Tax Levels and AP Taxes tabs.

3 Select Save.
Need more information? Press F1.

System Management User Guide 75

Chapter 3: Setting Up System Manager

Defining Tax Levels

Tax Level tab

You can define up to four different levels of taxes. The names of the tax levels you define 
in the Tax Setup menu item are represented on tabs in the Tax Rate menu item where you 
can define an unlimited number of tax rates for each level.    

For example, if you purchase goods in all fifty states of the United States, you might 
define your first level as “State.” You will define a separate table for each state’s tax rate in 
the Tax Rate window. During voucher entry, you can specify the appropriate state’s tax 
table to be used for goods purchased in that state. Tax rates are calculated on a line by line 
basis; thus, you can enter a different tax rate for each line item.

As another example, if your business were in a particular province in Canada which 
charged a provincial tax in addition to the national GST, you might define your first level 
as National and the second level as Provincial. Then, you can enter the Tax Authority Key 
of GST as the first level authority, and QBPR (for Quebec province) to the second.

Reducing tax levels

If you want to reduce the number of tax levels you set up after you have already 
processed transactions, modify each tax rate key by deleting the levels that you will no 
longer be using and then delete the tax rates. If you do not delete the tax levels on a tax 
rate key basis, existing data and tax rates may not be calculated correctly.

Document Processing Options

AP Taxes tab

Use Automatic Tax Calculation Feature option

If you choose the option to use the automatic tax calculation feature taxes are 
automatically calculated on a line by line basis for inventory and non‐inventory line items 
based on options set up for each vendor in Accounts Payable, item location in Inventory, 
and in System Manager. Taxes are shown on a Tax sheet on the Line Items tab in 
document entry. Tax line types are not available in document entry.

If you choose not to use the automatic tax calculation feature, taxes are entered manually 
as tax line items and the Tax sheet is not available for entry.

If you want to include taxes in the unit price of items, such as in the case of value‐added 
taxes (VATs) or Goods and Services taxes (GSTs) you would want to use this feature.

Default Actual Tax from Calculated Tax option

If you choose to use the automatic tax calculation feature, this option allows you to 
automatically have the system fill in the system calculated tax amount as the actual tax 
amount, which you can then override.

If you plan to use the Tax Included in Price option when you set up tax rate keys, the 
system calculated amount defaults automatically regardless of whether you select this tax 
default option. 

76 Sage PFW
 Determining the Tax Rate Key Default Method

Tax verification method

If you choose to use the automatic tax calculation feature, this option allows you to have 
the system compare the total calculated taxes to the total tax amount you enter and notify 
you if the difference exceeds a tolerance percentage level you define. You can choose to 
have the system display a warning message or an error message if any difference is found. 
If you choose No Warning or Error, no tax verification is performed and therefore you do 
not need to set a tolerance level. 

Tax verification tolerance percentage

If you choose a tax verification method of Warning Message on Difference or Error 
Message on Difference, you can specify a tolerance percentage from 0‐100, using whole 
numbers only.

Determining the Tax Rate Key Default Method

The Tax Rate Key Default Method field allows you to specify whether the system should 
automatically fill in a default tax rate key during document entry and if so, whether that 

Chapter 3: Setting Up
tax rate key should be obtained from the vendor record or the location record for the 

System Manager
inventory item, if Accounts Payable is interfaced to Inventory. If Accounts Payable is not 
interfaced to Inventory, the default is Do Not Default.

Note: If you are using Inventory, and your company uses value added taxes that 
are included in the unit price of inventory items, you can define a tax rate (that 
should default from vendor) that enables the system to separate the tax amount 
from the tax‐included item price.

If your tax rate keys will be set up to include the tax in the price of the items, do not 
choose the Do Not Default option.

From the Vendor record

In System Manager, you define the account to which taxes are to be posted for each level 
in each tax table in the Tax Rate menu item. In the Vendor menu item, you can link a 
vendor class key and a tax rate key to automatically default for a particular vendor during 
document entry.

From the Item Location record

If you are using Inventory, you can link a default tax rate account to a particular item in 
the Item Location menu item. Then, when you enter the line item in document entry, the 
system automatically defaults the item’s tax rate account, instead of the vendor’s default 
account.

System Management User Guide 77

Chapter 3: Setting Up System Manager

Completing the Tax Authority Window

Completion of the Tax Authority window is required. It allows you to define a key for 
each tax authority to whom taxes should be reported in Accounts Payable and Purchase 
Order. 

Comparing tax key records in Accounts Receivable

If you are using Accounts Receivable, the lookup window in the Tax Authority Key field 
provides a list of the tax authority keys set up in Accounts Receivable. This enables you to 
set up tax authority records in Accounts Payable that match the ones set up in Accounts 
Receivable. Since both applications retain records of the same tax authority keys, you can 
include taxes paid out for each authority in Accounts Payable along with those received 
through Accounts Receivable when running the Tax report.

Make sure the same tax authority keys are defined in both Accounts Receivable and 
System Manager.

If you have not installed Accounts Receivable, the lookup contains tax authority keys 
defined in the Tax Authority menu item in System Manager.

78 Sage PFW
 Completing the Tax Rate Window

Completing the Tax Rate Window

Completion of the Tax Rate window is required. It allows you to create a record for each 
tax table by which taxes will be calculated in Accounts Payable and Purchase Order. 
Taxes are calculated based upon the tax rate key entered during voucher, additional cost 
voucher, debit memo, purchase order entry and purchase order receipt entry. Tax tables 
allow you to specify which tax authority key should be used and define simple straight 
percentage tax rates, like the Canadian GST.

Chapter 3: Setting Up
System Manager
Procedure
To complete the Tax Rate window, do the following:

Step Action

1 Select Tax Rate from the System Manager folder in the Busi-
ness Desktop. The Tax Rate window appears.
2 Complete the Tax Rate tab and the tax level tab for each
level you defined in the Tax Setup menu item.
3 Select Save.

4 Repeat Steps 1-3 for each tax rate key you need.
Need more information? Press F1.

Defining Tax Rate Keys

Relationship to Accounts Receivable

It is helpful to develop an Accounts Payable tax rate key convention that correlates to the 
Accounts Receivable tax rate keys. The Tax reports can provide a comparison of the tax 
activity between a given tax rate key in Accounts Payable and a tax rate key in Accounts 
Receivable but only if both applications are using the same tax rate key designations.

System Management User Guide 79

Chapter 3: Setting Up System Manager

Taxes Included in Item Price

If you choose to use the automatic tax calculation feature, you can choose to include taxes 
such as value‐added taxes (VATs) or the Canadian Goods and Services Tax (GST) in the 
unit pricing of line items.

Procedure
To include taxes in the unit price, do the following:

Step Action

1 In the Vendor Class window in Accounts Payable, define a ven-

dor class key specifically for vendors who charge the VAT.
2 In the Tax Rate window in System Manager, set up a tax rate
record, specifying the appropriate tax authority key (for exam-
ple, GST for Canadian Goods and Services Tax) in the Tax Author-
ity field and percent value of the value-added tax in the Tax Rate
field.
Need more information? Press F1.

When vouchers are posted, the system subtracts the amount of the tax from the unit cost, 
and posts the tax amount to the GL account specified for the appropriate level as defined 
in the Tax Rate menu item.

Including Settlement Discounts

This option is used when the taxable amount of an item should be reduced by the offered 
terms discount before taxes are calculated. This option cannot be used in conjunction with 
the price included in tax option.

Settlement discounts (predetermined percentage discounts) are assumed taken during 
voucher, additional cost voucher, debit memo, purchase order entry, and purchase order 
receipt entry. Any tax to be calculated is based on the extended line amount. Settlement 
discounts are applied to the document total or a specific line item depending on whether 
you are using automatic tax calculation.   

This option is used mainly in the United Kingdom for value‐added taxes (VATS). 

Procedure
To set up settlement discounts do the following:

Step Action

1 When you define a tax rate key in the Tax Rate window,
select Include Settlement Discount.
2 When you define a terms key in the Terms window in
Accounts Payable, specify the discount percentage in the
Percentage field.
Need more information? Press F1.

80 Sage PFW
 Tracking Nontaxable Items

When entering a voucher, additional cost voucher, debit memo or purchase order for a 
vendor set up to allow settlement discounts, the system defaults the appropriate tax rate 
and terms, and then automatically reduces the entered line item extension by the discount 
percentage before applying the tax rate.

Note: During line item entry, if you enter a tax rate key that includes the settle‐
ment discount, the default discount comes from the discount entered for the 
terms key associated with the vendor. If you enter a discount in document entry 
the system still uses the discount from the terms key.   

Tracking Nontaxable Items

Track for Tax Reporting Purposes option

The Track for Tax Reporting Purposes option allows you to track nontaxable sales totals 
and include them in the Tax report.

Chapter 3: Setting Up
System Manager

System Management User Guide 81

Chapter 3: Setting Up System Manager

Setting up System Manager Pro

Introduction
This section discusses processes relating to setting up System Manager Pro. The options 
discussed in this section are accessed using the System Manager Pro folder found on the 
Business Desktop. It is only available if you have installed any of the process 
manufacturing applications.

In this section
This section contains the following topics:

Topic Page
Defining Company Defaults 83
Adding Company Name and Address 87
Adjusting Maximum Parameters 88
Adjusting Numeric Constants 90

82 Sage PFW
 Completing the Company Defaults Window

Defining Company Defaults

Introduction
The Company Defaults menu item allows you to select parameters that define the current 
processing companyʹs measurement systems and other variable characteristics. The 
information you enter in Company Defaults allows calculations to be performed and 
display data in ways consistent with how your company does business.

Completing the Company Defaults Window

The Company Defaults window consists of two tabs where you define, among other 
values, decimal places, lot tracking parameters, and system wide options.

Company Defaults I tab

Selecting the Company Defaults from the System Setup folder opens the Company 

Chapter 3: Setting Up
Defaults window with the first page displayed as shown below. General field descriptions 

System Manager
follow. For detailed information about completing the fields, refer to online help (F1).

Decimal Places

In the following fields you specify the number of decimal places to be included in certain 
values that are used for computations and reports through out the process manufacturing 
applications. 

It is well to remember that, while up to nine decimal places are supported, report columns 
only permit fifteen numeric characters, including commas and decimal points.

Note: You can specify decimal places for each installed application in the individ‐
ual Application Setup menu items found in each application. These decimal spec‐
ification would override the defaults set up here.

System Management User Guide 83

Chapter 3: Setting Up System Manager

Lot Tracking
Completing these fields establishes default parameters for lot tracking. If you do not use 
lot tracking, you can ignore these fields.

Required Indicates whether lot number, bin number, or SSCC are to be

Lot Fields required when assigning lots.
You can require the fields separately or in varying combina-
tions.
Primary Lot Specify which of three lot-related fields is the field to use as
Field your primary lot field.
In those instances in the Production or Order Entry Pro applica-
tion where a Select Lots screen displays, the field you choose
here will be the
primary criteria.
Shipping Although entered here as text, the Shipping
Container Container Type is a single digit number contained in each
Type inventory item's EAN/UCC Serial Ship
Container Code.
The entry you make in this field will be used in all SSCC inven-
tory items except for raw materials, containers, and finished
goods. However, the type will also be used as a default value
for all raw materials, containers, and finished goods when the
Shipping Container Type was not defined
SSCC Specify the format of the Serial Ship Container Code. The
Format options are:
• EAN/UCC, which comply with EAN/UCC conventions;
• Serial Number, which use serial numbers based on the Next
SSCC Number field.
(If you select Serial Number, you will exclude application
identifier, shipping container type, UPC supplier ID, and
check digit from the SSCC.)
Next SSCC This option allows you to set the next serial number to be used
Number on a bar code label.
Maximum Enter the maximum number of SSCCs that can be created for
Lot an inventory item at one time. Thus the system can warn you if
Records... SSCC assignment options try to split a particular item into too
many SSCC records.

84 Sage PFW
 Completing the Company Defaults Window

Company Defaults II tab

The Company Defaults II tab appears as shown below. General field descriptions follow. 
For detailed information about completing the fields, refer to online help (F1).

Chapter 3: Setting Up
Field Descriptions

System Manager
This window contains the following fields to be completed:

Type of Formula Options:

Revision History Summary - formula date and time and revision reason
Tracking Detail - same as summary with a copy of the formula
before the revision
None -
Preferred Weight- Options:
to-Volume Con- Density
version Method Specific Gravity
Bulking Factor

WARNING: Once you have selected a conversion method and pro-

cessed data, avoid changing to another conversion method. Such a
change could corrupt your data files.

Numbering Options:
System English – U.S. gallons, pounds/ounces
Imperial – British gallons, pounds/ounces
Metric – liters, kilograms/grams

Note: You can set up any of these systems as Alternate Units of Mea-
sure in the Inventory -Pro application.

Report Parameter Select to have report parameters print at the end of a

Recap report or listing.
Home Currency If the processing company uses a home currency other
Symbol than $, enter that here. Use the following tables to deter-
mine your entries.

Text Definition
Fr Francs
DM Deutsche marks

System Management User Guide 85

Chapter 3: Setting Up System Manager

Text Definition
$ U.S. dollar, Mexican dol-
lar, Canadian dollar
ASCII Definition
<Alt> +
0163 £ Pound
0165 ¥ Yen
0128 Euro

86 Sage PFW
 Completing the Company Name and Address Window

Adding Company Name and Address

Introduction
The Company Name and Address menu item allows you to define the processing 
company information. This information is primarily informational, but may print on 
reports or listings.

Completing the Company Name and Address Window

This menu item has one tab where you enter the name, address, and telephone numbers 
appearing on the documents that print. Using Company Name & Address you can enter: 

• Company name

• Address information

• Information telephone number

Chapter 3: Setting Up
System Manager
• Emergency telephone number.

When you select this menu item from the folder, the following screen appears.

System Management User Guide 87

Chapter 3: Setting Up System Manager

Adjusting Maximum Parameters

Introduction
If you find that the default settings for any of the line item screens do not fit your 
companyʹs needs, you can modify them to accommodate your requirements using the 
Maximum Parameters windows.

WARNING: Theoretically, up to 99 formula line items can be maintained, as well 
as up to 99 Q/C tests and bill‐of‐material items. However, increasing these values 
to their maximum will degrade workstation performance, consume additional 
resources, and require additional memory. You might want to adjust these values 
to just a little over what you actually require.

Maximum Parameters window

When you select the Maximum Parameters menu item from the System Manager Pro 
folder, the following window opens.

Parameters
You can adjust the following values on the Maximum Parameters window:

Formula Size in Sets the number of individual item,

Lines instruction, and labor line items that your formulas
may contain.
Intermediate Sets the number of intermediate levels that your
Material Depth formulas may contain, the maximum is 20.
Quality Control Sets the number of individual quality control tests
Tests per that your formulas may contain. The largest num-
Formula ber you can add is 99.
Quality Control Sets the number of individual quality control tests
Tests per IV Item that may be attached to your raw material items.

88 Sage PFW
 Completing the Company Name and Address Window

BOM Items IV Sets the number of bill-of-material lines that your

Items finished goods and containers may have
attached to them.
Occup. Expo- Sets the maximum number of occupational expo-
sure Limits/ sure limits and note lines, which you may attach
Notes... to your raw
materials.

Chapter 3: Setting Up
System Manager

System Management User Guide 89

Chapter 3: Setting Up System Manager

Adjusting Numeric Constants

Introduction
The Numeric Constant menu item allows you to adjust many of the default values, which 
are used to perform calculations when you size a formula.

WARNING: It is not recommended that you alter any of the values in the Numeric 
Constants window. Altering these values will affect how formulas are sized in the 
Formulas, Production, Laboratory, and Costing applications. Alter these values 
AT YOUR OWN RISK. 

Numeric Constants window

When you select the Numeric Constants menu item from the System Manager Pro folder, 
the following window opens. The fields on this screen are self‐explanatory.

Modifying these values

If you are certain that you need to alter one of these values, first talk to your chemist or 
other qualified individual as to the effect on your formulas that any changes will cause.

90 Sage PFW
 Chapter 4:
Operating the PAS

Introduction
This chapter provides the instructions for starting and operating the Process Application 
Server (PAS).

In this chapter
This chapter contains the following topics:

Topic Page
Starting a PAS 92
Stopping the PAS 95

Chapter 4: Operating
the PAS

System Management User Guide 91

Chapter 4: Operating the PAS

Starting a PAS

Background
Jobs submitted to a queue can be processed only if the associated PAS has been started 
and is operating. Additionally, you must ensure that non‐Sage PFW related system or 
network messages are not received by the PAS, since these messages may suspend the 
operation of the PAS.

In this section
This section contains the following topics:

Topic Page
PAS Setup Information 92
How to Start the PAS 92
How to Reactivate a Stopped PAS 93

PAS Setup Information

A PAS is started based on the information you defined for the PAS Client user in the User 
Setup wizard. The PAS Client setup information includes the following:

• The drive letter on the network file server specifying where the queue is located

• The queue ID

• The time interval by which the PAS should poll the queue for jobs to process.

Note: It is not recommended to run a PAS on a client workstation.

For complete instructions on setting up a PAS, refer to “Information Required to Set Up a 
PAS User” on page 50.

How to Start the PAS

Requirements
Once the PAS setup is complete on a workstation, an icon should be added to the 
Windows desktop. 

Choose the icon and login to start the PAS. Once the PAS has been properly started, it can 
process jobs submitted to a queue. 

92 Sage PFW
 How to Reactivate a Stopped PAS

Procedure
Follow these steps to start a PAS:

Step Action
1 Choose the PAS icon from the Windows desktop.
2 In the PAS Name field, enter name of the PAS you want to start.
3 In the Password field, enter the password for the PAS Name you
entered.
Click OK to start the PAS.
Once started, a task is added to the Windows task bar, Process
Application Server.
4 Repeat steps 1-3 to start additional PASs on a workstation or
server.

Sample PAS message screen

Once you have successfully started the PAS, the Process Application Server screen 
displays, similar to the following figure.

Chapter 4: Operating
the PAS
How to Reactivate a Stopped PAS
When a PAS is shut down, for example due to a network time‐out, power loss, or other 
unexpected event, you must reinitialize the active PAS file.

Background
When a PAS is started, the UTQACTIV.SRQ file in the \PLATINUM\QUEUE directory is 
updated to show the PAS is active under the login ID. If the PAS shuts down 
unexpectedly, that file is not updated to show a logout condition and the system assumes 
the PAS login ID is still active. 

System Management User Guide 93

Chapter 4: Operating the PAS

Procedure
Do the following to reactivate the PAS:

Step Action
1 Make sure all users are logged off of the server, PAS, and
individual workstations.
2 Login to Sage PFW as the Administrator.
3 Select the Queue Repair wizard.
4 Select Repair Active PAS file
5 Click Next and Finish.

94 Sage PFW
 Network Access from a Stopped PAS

Stopping the PAS

Background
If the PAS is not needed for processing for a period of time, such as on the weekends, the 
PAS can be stopped and the system used for other purposes. When you attempt to stop a 
PAS, the system checks if a job is in process and stops the PAS only when the job is ended 
(by the job being completed or canceled). A message displays informing you of this 
situation.

Before you begin

Before stopping any PAS, the system administrator should open the queue manager and 
review the list of waiting jobs. The administrator should wait for all the jobs to finish or 
should ask the job originators to put their jobs on hold with the Pause Job command.

In this section
This section contains the following topics:

Topic Page
Network Access from a Stopped PAS 95
How to Stop the PAS 95

Chapter 4: Operating
Network Access from a Stopped PAS

the PAS
Access caution
A stopped PAS should not be left unattended unless you secure the network or system 
access. Another user should not be able to use the network while the system is still logged 
in as the PAS. 

Securing system access

You can secure the network or system access by logging the PAS off the network. The 
system can then be used locally, or if network access is desired, the user must log in with 
their own network login name.

How to Stop the PAS

Procedure
To stop a PAS, choose the Exit button.

System Management User Guide 95

Chapter 4: Operating the PAS

Changing the PAS Password

User Setup wizard

You can change the PAS password using the User Setup wizard. Refer to  “Chapter 2: 
Configuring the System” on page 19.

96 Sage PFW
 Chapter 5:
Managing Queues

Introduction
This chapter provides instructions for managing queues.

In this chapter
This chapter contains the following topics:

Topic Page
Setting Job Processing Options 98
Managing Jobs in Queue Manager 101

Chapter 5: Managing
Queues

System Management User Guide 97

Chapter 5: Managing Queues

Setting Job Processing Options

Introduction
Any time a user attempts to process a job remotely (report, listing, print and post, or 
utility), the user must send the job to the appropriate queue. 

Default queue
For ease in routing the job, the system provides a default queue on the Routing window. If 
a job should regularly be submitted to a different queue, a user can select a different 
default queue for each pre‐saved parameter, or the queue can be changed every time the 
job is submitted. Regardless, the System Administrator manages the default queue for 
each menu item.

Scheduling a job
Any remote job can be scheduled to run on a particular day, at a specific time. If date and 
time are not selected, the job is submitted to the queue and processed by the PAS based on 
the priority and time submitted.

Automatic Process scheduling

Any remote job can also be scheduled to run automatically on a daily, weekly, or monthly 
schedule. The job reoccurs based on the selected day and time and the automatic process 
schedule. A job must be submitted to the queue the first time it is processed, then the job 
will reoccur based on the chosen schedule.

Directing results
The user must also determine where the results will be sent. When running remotely or 
locally, the results can printed or you can email the output in .PDF format. Once the 
printer option is selected, the user can choose the desired printer and the number of 
copies to be printed.

98 Sage PFW
 System Administrator Options

If the job is submitted remotely and you choose to send the results to the queue manager, 
the output displays in the Inbox. From the queue manager, the user can print or email the 
output in .PDF format.

Job priority
At the time the job is submitted to the queue, the job is assigned a priority, which 
determines the order of importance (along with the date and time of submission) that the 
PAS will use to determine which job—of the potentially many jobs in the queue—should 
be processed next. Although the system can handle a priority range from 0 (highest 
priority) to 32767 (lowest priority), in a business setting, a priority range is more 
traditionally and manageably defined as 1 though 10.

In this section
This section contains the following topics:

Topic Page
System Administrator Options 99
User Options 100

System Administrator Options

Default queue and priority

As the System Administrator, you can set the default queue and priority for a job. Once 
set, the default queue displays on the routing tab in the Parameters/Routing/Distribution 
window, for a job processed with the corresponding menu item. The priority is 
automatically assigned, as set by you, when the parameters for the job are processed.

The setting of the default queue and priority is performed from the Business Desktop, for 
each applicable menu item. To do so, you must be logged in as the System Administrator.

Procedure

Chapter 5: Managing
To set the default queue and job priority, follow these steps.

Queues
Step Action

1 Login to Sage PFW as Admin.

2 From the Business Desktop, open the menu item for which
you want to set the default queue and priority. This opens
the properties dialog box for the menu item, enabling you
to set the job options.

System Management User Guide 99

Chapter 5: Managing Queues

Step Action

3 In the Preferred Queue field, select the desired queue from

the drop-down list box
4 In the Priority field, type the priority. For example, to assign
first priority, type 1.
5 Choose OK.

6 Repeat Steps 1-5 for each menu item for which you want to
set the default queue and priority.
Need more information? Press F1.

User Options

Local or remote processing

The user may have the option to submit their job to a queue (remotely) or to run it locally. 
Regardless, the results can be sent directly to the printer or displayed on the screen/queue 
manager.

Default queue
When running remotely, the individual user also has the option of setting the default 
queue when defining the routing for a job on the Routing tab. This process does override 
any default queue set by the System Administrator as discussed in the instructions 
provided. However, only the System Administrator can set the job priority.

Scheduling
When running a job remotely, each user can also set a date and time when the report will 
begin processing. These determine when the job will be available for processing by the 
PAS. If the Set Schedule option is not selected, jobs are processed sequentially based on 
their priority and submission dates and times.

100 Sage PFW

 Deleting a Job

Managing Jobs in Queue Manager

Introduction
The queue manager is available to all users to enable them to track the status of their own 
and other user jobs. If necessary, an individual user can delete or cancel his or her own 
job. The user cannot delete or cancel another user’s job. 

Reference
For details on using the queue manager, refer to the System Basics User Guide.

Deleting a Job

Deletion by user
 If necessary, an individual user can delete or cancel his or her own job. The user cannot 
delete or cancel another user’s job. 

Deletion by system administrator

Because a job may inappropriately “hang” within a queue, permanently unable to 
complete its processing successfully, the System Administrator has the ability to delete 
any user’s job. 

The deletion of a user job should be done by the System Administrator only in rare and 
unusual circumstances. Typically, you may need to delete a job that was initialized in 
error.

Procedure
If it becomes necessary for the System Administrator to delete another user’s job, follow 
these steps.

Chapter 5: Managing
Step Action

Queues
From the Business Desktop, you can either select
the Load Queue Manager button or choose
View, then choose Queue Manager.
2 On the Outbox tab, select the queue from
which you want to delete a job.
3 On the Job List tab, select the job you want to
delete and choose Delete.
Need more information? Press F1.

System Management User Guide 101

Chapter 5: Managing Queues

How to Repair a Queue

You may need to refresh a queue if:

• A PAS is shut down while a job is being processed, for example due to a network 
time‐out, power loss, or other unexpected event

• A client workstation shuts down while processing a locally submitted job

• An error occurs on a client workstation while processing a locally submitted job.

Note: Queue Repair allows multiple users or queues to be repaired with SHIFT or 
CTRL key selection.

Background
When a PAS is started, the UTQACTIV.SRQ file in the \PLATINUM\QUEUE directory is 
updated to show the PAS is active under the login ID. If the PAS shuts down 
unexpectedly, that file is not updated to show a logout condition and the system assumes 
the PAS login ID is still active. 

Procedure
Do the following to reactivate the PAS:

Step Action
1 Make sure all users are logged off of the server,
PAS, and individual workstations.
2 Login to Sage PFW as the Administrator.

3 Select the Queue Repair wizard.

4 Select the repair option that applies.

5 Select the user queue(s) and/or public queues to

be repaired.
6 Click Next and Finish.

First Time Report Processing

The first time that the Business Desktop is opened and jobs are processed through the 
Queue, the Queue Manager is not being refreshed (meaning nothing is showing in either 
the outbox or the inbox). 

The solution is to close Sage PFW and reopen. From this point forward, the Queue is 
refreshed properly.

Note: This only occurs the first time Sage PFW is opened. For example, install 
Sage PFW, login as Admin, setup companies, users, groups etc. When you login 
as a different user and begin processing reports the Queue Manager is not 
refreshed. By closing Sage PFW and logging in as a user, report processing 
refreshes the queue.

102 Sage PFW

 Chapter 6:
Templates

Introduction
This chapter provides instructions on performing designer tasks for certain areas of the 
system.

• Designing Templates

• Managing Templates

• Using Templates

An overview of templates and an example of a sample template begins the chapter, and 
the detailed instructions for designing, managing and using templates follows the 
example.

In this chapter
This chapter contains the following sections:

Topic Page
Designing Templates 104
Managing Templates 118
Using Templates 120

Chapter 6: Templates

System Management User Guide 103

Chapter 6: Templates

Designing Templates

Introduction
The Template Properties and Template Manager features allow you to define multiple 
views of many of the Sage PFW windows, as well as to define object properties and 
behaviors. The templates are then available as selectable items from the File—Select 
Template option of the corresponding window.

Templates can be created in entry menu items, like Invoice Entry, and file maintenance 
menu items, like Customer file maintenance. By designing templates, you can;

• Enhance user security by adding field level security

• Control work flow by restricting entry to fields specific to your business

• Ease the data entry process by limiting the number of tabs and fields that a user must 
visit

• Create screens that are specific to your business.

What templates can do

When you define templates, you can:

• Change the text caption of tabs and fields.

• Define certain field behaviors, such as making a field invisible (it will not appear), 
restricting the field to numeric values, preventing or requiring user entry, setting min‐
imum and maximum ranges, creating a custom Help message, or specifying on which 
Line Item sheet the field should appear.

• Change the Lookup window display of textbox fields.

• Define which fields are loaded when using the Find Historical feature

• Assign a template globally to all users, to certain companies, or to specific security 
groups.

• Establish default values, in select entry screens.

Note: The shipping configuration for a field cannot be overridden to be less

restrictive when designing a template. For example, if a field ships as required
the Require Entry option will not be available.

104 Sage PFW

 Sample Template Design

In this section
This section contains the following topics:

Topic Page
Creating a Template 107
How to Define Template Properties 109
Adding, Modifying, and Deleting Lookups 111
Customizing Help Text 115
Viewing Work in Progress 116
Resetting the Shipping Configuration 116
How to Save a Template 116

Sample Template Design

The following sets of windows illustrate a simple template view designed to streamline 
entry of vouchers for supplies. In each set, the template view that has been designed is 
shown on top (or further to the right) of a window that contains the corresponding 
window in shipping configuration default.

Sample 1
Many of the fields have been defined as invisible, and the remaining fields (most with 
caption changes) move up the entry grid.

Fields defined as invisible are filled in with defaults, and posted to the database in the 
usual manner.

Chapter 6: Templates

System Management User Guide 105

Chapter 6: Templates

Sample 2
The tab name has been changed to reflect the visible fields. Accrual and recur fields are 
invisible, and captions have been edited.

If the tab names are designed with long descriptions, the user may have to scroll or use 
the Alt+[tab number] to access the tabs that do not fit on the window.

Sample 3
The Conversion, Tax, and Account columns have been removed, and the Amount field 
has been defined visible, but the user cannot enter information into the field. This would 
assume the prices of the supplies is maintained in Inventory, and the entry user should 
not have access to change the amount.

106 Sage PFW

 Creating a Template

Sample 4
Tab captions can be changed to reflect the definition and use of the fields they contain.

Sample 5
You can easily establish default values. For example, in this company, every time a 
vendor is added to the vendor file the check comment should be 02. By adding a default 
value of 02 in the template, every new record now defaults with an 02 Check Comment 
key.

Creating a Template

Setting designer rights

Chapter 6: Templates

To design and assign templates, the System Administrator must use User Setup to set the 
user up as a user with Designer privileges. When you log on and select one of the menu 
items that is currently shipped with template options, the Template Properties option 
becomes available from within the menu item that you want to customize, on the Window 
menu. When you select Template Properties, the customization screen appears.

System Management User Guide 107

Chapter 6: Templates

Selecting the menu item

To define templates for a menu item, you must first open the desired menu item. Most file 
maintenance, system configuration, and document entry menu items allow template 
definition. The document entry menu items that allow template definition are:

Application Template Enabled Menu Item

Accounts Payable Voucher Entry
Additional Cost Voucher Entry
Debit Memo Entry
Accounts Invoice Entry
Receivable After the Fact Invoice Entry
Credit Memo Entry
Bank Book Journal Entry
Journal Correction
Formula Formula Entry
General Ledger Journal Batch Entry
Order Entry Pro Return Entry
Return Receipts Entry
Sales Order Entry
Sales Order Shipment Entry for
Documents
Sales Order Shipment Entry for
Invoice
Project Costing Budget Transaction Entry
Budget Transaction Correction
Profit Transaction Entry
Transaction Entry
Transaction Correction
Purchase Order Purchase Order Entry
Purchase Order Receipts Entry
Purchasing Pro Accrued Receipts Entry
Purchase Order Entry
Purchase Order Receipts Entry
Return Entry
Return Shipment Entry
Sales Order Sales Order Entry
Sales Order Shipment Entry
Inventory Transaction Entry
Transaction Correction

Procedure
The basic steps to creating a template (explained in detail in following sections) are:

Step Action

1 Login as a user with Designer rights.

2 Display the menu item for which you want to create a tem-
plate.
3 Open the Template Properties window by selecting Template
Properties from the Window menu.

108 Sage PFW

 How to Define Template Properties

Step Action

4 Define the template properties and save the template in Tem-

plate Manager, assigning it globally, or to specific companies
or security groups.
Note: The menu item will continue to be visible throughout the
design session, which concludes once you exit the menu
item.
Need more information? Press F1.

How to Define Template Properties

Template Properties window

The Template Properties window contains a scrollable upper area that displays the object 
types and captions specific to the opened menu item.

The properties area displays the properties of the field highlighted in the scrollable area.

Scrollable area

Properties area

Captions that are tokens

Some field captions related to taxes and project costing are tokens that cause the system to 
display user‐defined values. For these fields, the token appears in the Original Caption 
column and the user‐defined value appears in the Caption column of the Template 
Properties window.
Chapter 6: Templates

Captions on Line Items tabs

If you change the caption of a column on a Line Items tab, the caption may not be 
displayed unless you resize the column.

System Management User Guide 109

Chapter 6: Templates

Customization options
The following chart lists the available customization options on the Template Properties 
screen:

If you want to... Highlight the tab or field and then...

Modify the names of Type in the new caption in the Caption
tabs or fields field on the General tab.
Make the tab or field visi- Check or uncheck the Visible checkbox,
ble/invisible as applicable, on the General tab.
Prevent user entry Check the Prevent User Entry checkbox
on the General tab.
Require entry Check the Require Entry checkbox on the
General tab.
Allow numeric entries Check the Numeric Only checkbox on
only the General tab.
Override the minimum/ Enter the minimum and/or maximum
maximum value for a value on the Range tab.
field
Create custom Help Type in the Help text on the Help tab.
Move a field to a differ- Check the applicable sheet checkbox on
ent sheet the Sheets tab.
Add, modify, or delete a Click the Lookup Definition button in the
lookup Lookup Definition field and complete the
Lookup Selector window.
Define a default value Enter the default value on the General
for a field tab.
Select or remove a field Check or uncheck the Populate option
from a Find Historical on the General tab.
transaction

How to customize an object

Using the Template Properties window, follow these steps to customize an object:

Step Action

1 Highlight the desired object in the scrollable area.

2 Using the available tabs and options in the properties area of

the window, define the desired properties of the object.
Note: Not all options are available to all object types. For
example, the Range tab (applicable to numeric fields) is not
applicable when you are working on a “tab” object, so it
appears disabled.
Need more information? Press F1.

110 Sage PFW

 Adding, Modifying, and Deleting Lookups

Adding, Modifying, and Deleting Lookups

Using the Lookup Definition field on the Template Properties window, you can add, 
modify, or delete lookups for certain fields in menu items that allow template definition. 
The Lookup Definition field is only enabled on the following types of fields:

• Field lookups (foreign key fields)
These are fields that already have a lookup, require field validation to a predefined 
table, and can display a description associated with the field.

• Textbox fields
These are entry fields that have no field validation, may or may not be masked, and 
may or may not already have a lookup.

• Date fields
There are two types of date fields, those that use a calendar lookup and those that use 
a user defined date file (INPDATES or NLPDATES). 

Check boxes, table lookups, and include lists do not allow the addition, modification, or 
deletion of lookups.

Refer to the System Basics User Guide for definitions of the types of lookups.

Guidelines for field lookups (foreign key fields)

The following are some important guidelines when customizing field lookups on foreign 
key fields:

• Do not delete the lookup definition

• The new lookup definition must use the same primary table as the original lookup 
definition

• The new lookup definition should use the same primary table order by keypath as the 
original lookup definition

• The first column in the new lookup definition should be the same as the first column 
in the original lookup definition

Guidelines for date field lookups

Regardless of the type of date field, the lookup can be customized to reflect either a 
calender type lookup or a user defined date file (NLPDATES).

Chapter 6: Templates

System Management User Guide 111

Chapter 6: Templates

Select Lookup Definition window

When you click the Lookup Definition button in the Lookup Definition field, the 
following window appears:

How to add or modify a lookup

To add or modify a lookup in a field, do the following:

Step Action

1 In the Template Properties window, highlight the field to

which you want to add or modify a lookup.
2 In the Lookup Definition field, use the Lookup Definition but-
ton to select and enter the lookup definition.
3 In the Select Lookup Definition window, select the applica-
tion name and lookup definition. Click the View button to dis-
play the lookup then click the Cancel toolbar button. Click
Ok.
Note: If you have installed Customization Workbench and are
a user with developer rights, the lookup is displayed with the
Design Lookup button to provide you easy access to creat-
ing and modifying custom lookups. Refer to the Customiza-
tion Workbench Developer Utilities User Guide for information.
4 In the Template Properties window, click Apply.

How to delete a lookup

To delete a lookup from a field, do the following:

Step Action

1 In the Template Properties window, highlight the field from

which you want to delete a lookup.
2 In the Lookup Definition field, delete the lookup definition.

3 In the Template Properties window, click Apply.

112 Sage PFW

 Populating Fields using Find Historical

Multiple languages
If you use multiple languages, you must make the lookup customizations separately in 
each language.

Populating Fields using Find Historical

Templates allow you to choose which fields are populated by the Find Historical feature. 
This provides control over the population of fields in Find Historical. You can choose 
which fields are populated when using the Find Historical feature in any menu item that 
supports templates.

Find Historical
The Find Historical feature is available in many document entry screens allowing you to 
create a new document based on data from an historical document. The feature is only 
available in document entry screens like Voucher Entry or Invoice Entry.

The following menu items support the Find Historical feature and templates:

• Accounts Payable ‐ Voucher Entry

• Accounts Payable ‐ Additional Cost Voucher Entry

• Accounts Payable ‐ Debit Memo Entry

• Accounts Receivable ‐ Invoice Entry

• Accounts Receivable ‐ Credit Memo Entry

• General Ledger ‐ Journal Batch Entry

• Sales Order ‐ Sales Order Entry

• Order Entry Pro ‐ Sales Order Entry

• Order Entry Pro ‐ Return Entry

• Purchase Order ‐ Purchase Order Entry

• Purchasing Pro ‐ Purchase Order Entry

• Purchasing Pro ‐ Return Entry

Chapter 6: Templates

System Management User Guide 113

Chapter 6: Templates

Usage
Two fields that control Find Historical population exist on the General template tab; Find 
Historical Populate and From. The Populate checkbox allows you to select or unselect the 
population of the selected field during a Find Historical operation. If the Populate 
checkbox is unchecked, the field is not be populated from the historical document, and the 
From drop down box is be disabled. If the Populate checkbox is checked, the field is 
populated from the field name defined in the From drop down box during a Find 
Historical operation.

The From drop down box contains a list of field names from the Platinum Data Dictionary 
(PDD). If the currently selected field resides on any Header tab, the From name displays 
from the historical header table. If the currently selected field resides on a Line Items tab, 
the From name displays from the historical line item table.

Find Historical Template Properties are not available on certain fields due to system 
requirements. For a complete list of fields, refer to  “Appendix B: Find Historical Template 
Properties” on page 157.

114 Sage PFW

 Customizing Help Text

Customizing Help Text

How to add custom help text

Using the Template Properties window, follow these steps to add custom help text to a field:

Step Action

1 Highlight the desired field.

2 Choose the Help tab, and type your custom help text in the
area provided.

3 Click Save to save the new help text. If the template in

design has not been saved, you will initially be prompted to
provide a name and save it through the Template Manager.
4 Repeat steps 1-3 for additional fields on the same template.
Need more information? Press F1.

Access to custom and shipped help

When a user accesses Help on that field while using the template, the text message you 
typed will appear in a special Template Help popup window, shown below. The shipping 
help is available by clicking Help On This Field from the Template Help window.

Chapter 6: Templates

System Management User Guide 115

Chapter 6: Templates

Viewing Work in Progress

How to view design work in progress

You can use the Apply button at any time to instantly view how your template will 
appear on the window. If the portion of the window is visible under the Template 
Properties window, you can view the changes immediately. Otherwise, Close the 
properties window and select the tab or area of the window you want to review. Both 
template screens remain active and you will not loose your current design until you exit 
the menu item. You can close and reopen (through Window—Template Properties) the 
template screens as many times as required during a design session.

Resetting the Shipping Configuration

How to reset shipping configuration

You can also reset any object to its original shipping configuration by pressing the Reset 
button (for the highlighted object) or the Reset All button to return all objects to their 
original configuration.

Hint: During a first design session, you can save a template of the original shipping 
configuration. This allows you to recall it (by loading) at any time, or assign it as you 
would any other template.

How to Save a Template

Once you have completed the setup of a template, it must be saved. Saving is done in the 
Template Manager.

Determining where to save the template

When you save a template, the system stores it in one of three file locations, depending on 
to whom the template will be available.

If the template is Use this

And used with...
used by... location...
all users any company Global
all users a single com- Company
pany
a single security any company Security Group
group

116 Sage PFW

 How to Save a Template

Procedure
To save a template, do the following:

Step Action

1 Access Template Manager by clicking Manage on the Tem-

plate Properties window.

2 Select the desired Security Group, Company, or choose the

Global tab to have the template available to all users.
3 If you are on the Global tab, go to Step 6.

4 If you are on the Company tab, select the appropriate com-

pany from the Companies box and go to Step 6.
5 If you are on the Security Group tab, select the appropriate
security group and go to Step 6.
6 Type a unique name for the template in the Template Name
field and click Save.
Need more information? Press F1.

Chapter 6: Templates

System Management User Guide 117

Chapter 6: Templates

Managing Templates

Introduction
Once templates have been saved, the Template Manager is used to change assignments, 
move, load, unload or review your templates.

In this section
This section contains the following topics:

Topic Page
Assigning Templates 118
Removing, Loading, and Unloading Templates 119

Assigning Templates
The Template Manager window allows you to assign a template as available to one or 
more security groups, to one or more processing companies, or globally (available to all 
Sage PFW client users).

Assigning to a security group

To assign a template to a Security Group:

Step Action

1 From the Security Group tab, highlight the desired security

group: it will appear in the Security Group field.
2 Type the name of a saved template in the Template Name
field and click Save.
Need more information? Press F1.

You can add multiple templates to a security group, or remove a template by highlighting 
it and clicking Remove.

Assigning to a company
To assign a template to a Company:

Step Action

1 From the Company tab, highlight the desired company.

2 Type the name of a saved template in the Template Name

field and click Save.
Need more information? Press F1.

 You can add multiple templates to a company, or remove a template by highlighting it 
and clicking Remove.

118 Sage PFW

 Removing, Loading, and Unloading Templates

Assigning globally
To assign a template globally:

Step Action

1 From the Global tab, type the name of the template in the
Template Name field.
2 Click Save.
Need more information? Press F1.

You can add multiple templates, or remove a template by highlighting it and clicking 
Remove.

Removing, Loading, and Unloading Templates

Remove button
You can remove a saved template by highlighting the template and clicking the Remove 
button.

Load button
You can review saved templates by highlighting a template (from any tab) and clicking 
the Load button. This will load the highlighted template into the open menu item for 
viewing.

Unload button
Clicking Unload returns the menu item to the original shipping configuration. It is 
recommended that you use this feature before beginning to customize a new template. 
You can, however, load any of your saved templates to serve as a base for designing a 
new one.

Chapter 6: Templates

System Management User Guide 119

Chapter 6: Templates

Using Templates

Introduction
Users can select an assigned template from the Security Group, Company, or Global tab 
list, select that template as the default view for a window, and perform regular entry as 
documented in the application user guide.

Setting a Default Template

Select Template window

Once the templates are assigned by the Designer, they appear as selections in the Select 
Template window accessed by selecting File—Select Template.

Procedure
To set a default template, select an available template by highlighting it and clicking Set as 
Default. The next time you access that menu item, the specified template is displayed.

120 Sage PFW

 Chapter 7:

Chapter 7: The Discount

Taken Tax Adjustment
The Discount Taken Tax Adjustment Feature

Introduction
This chapter describes the changes made to accommodate Goods and Services Taxing 
(GST) requirements in Australia. Also discussed are the steps necessary to facilitate tax 
calculation and reporting. The flexible design allows Sage PFW to address similar 
processing requirements in other tax jurisdictions and is not specific to Australian 
requirements.

Topic Page
Features 122
Setting Up the Discount Taken Tax Adjustment Feature 125
Setting Up the General Ledger 126
Setting Up Accounts Receivable 127
Setting Up Accounts Payable 133
Daily Processing for Australia 139

System Management User Guide 121

Chapter 7: The Discount Taken Tax Adjustment Feature

Features

Introduction
The Discount Taken Tax Adjustment (DTTA) feature provides GST tax calculation and the 
adjustment of the tax amount paid or collected when a payment discount is taken. For 
example, in Accounts Receivable if an invoice is entered with a GST tax key assigned to 
any line item(s), when payment is received from the customer, an early pay discount may 
be taken. If the discount is taken, the tax is recalculated throughout the system.

Why might an adjustment be calculated?

• All or part of a sale or purchase is canceled.

• The price for a sale or purchase is altered (such as where a volume discount or early 
payment discount is exercised).

• A sale becomes taxable or a purchase becomes creditable.

• A sale stops being taxable or a purchase stops being creditable.

• The purpose of the purchase changes.

• A bad debt occurs or failure to pay a debt arises.

The tax calculation adjustment may be on any tax level and each levelʹs adjustment will 
operate independent of other tax levels. In this document, one tax level is used for 
example purposes. However, the tax feature is designed to handle up to four tax levels, 
with varying configurations.

In order to facilitate tax adjustments, the DTTA feature must be implemented and 
processed as described in the following chapters.

Note: The changes will not effect tax calculations in North America or the Settle‐
ment Discount feature for users in the United Kingdom.

Features, Cautions and Restrictions

System Calculated Tax Option

When setting up the AP Tax Setup file, the Use Automatic Tax Calculation Feature must 
be selected. Manual tax lines are not supported with the DTTA feature.

Upper Tax Limits

The DTTA feature is designed to work independently of the upper tax limit feature found 
in AR. While one tax rate can calculate and track DTTA, a separate tax rate must be 
defined for upper limit calculations. They cannot be used simultaneously on one tax rate 
key.

122 Sage PFW

 Features, Cautions and Restrictions

Additionally, a mixture of DTTA tax rates and upper limit tax keys, on one invoice, is not 
supported. To calculate DTTA and upper limit taxes, a separate invoice must be entered 

Chapter 7: The Discount

Taken Tax Adjustment
for each type of tax.

Pre-Payments and Quick Payments

Quick payments or pre‐payments should not be entered during document entry when 
using the DTTA feature. 

Accounts Receivable

Cash receipts must be entered in Cash Receipts Entry, not Invoice Entry or Sales Order 
Entry. 

Refer to“Cash Receipt Processing” on page 140 for detailed description.

Accounts Payable

Checks should be entered in Handwritten Check Entry or user selected in Voucher 
Payment Entry. Do not enter handwritten checks in Voucher Entry or Purchase Order 
Entry.

Additionally, if checks are qualified by the system for payment through the Print and Post 
Voucher Payment option (without being selected manually), the total amount of discount 
taken and tax adjustment may be understated. 

See “Voucher Payment Processing” on page 140 for detailed description.

Cash Basis Accounting

In Accounts Payable, the cash basis accounting is not designed to function with the DTTA 
feature. Only accrual basis is available.

Tax on Document Total

Tax Included in Price and Tax on Total are mutually exclusive. In Australia, the Tax 
Included in Price must be used, therefore the Tax on Total should not be used. 

Note: If an invoice exceeds $1000 and the Tax Included in Price option for a tax 
rate is not selected, the Tax on Total feature will work correctly. Any invoice less 
than $1000 must include tax in the price of the line item.

How Does Tax on Total Work?

When entering a document and the Tax on Total option is selected, the first tax key 
overwrites every other tax key to match the first tax key. So, if multiple lines have 
different tax keys, pressing Tax on Total resets all line item tax keys to be the same as the 
first tax key. 

System Management User Guide 123

Chapter 7: The Discount Taken Tax Adjustment Feature

The Australian Business Number

Sage PFW doesnʹt support businesses without an Australian Business Number (ABN). 

According to the Australian Tax Office (ATO), for those businesses without an ABN, 
48.5% of payments made to that business may be withheld. This amounts to the top tax 
rate plus the Medicare levy. To avoid this your ABN must be quoted on all transaction 
records. It is also needed on tax invoices so you can claim and collect the GST.

On-Account Entries
The DTTA feature does not work with on‐account entries. An early discount amount can 
not be found when entering an on‐account entry.

Reporting
Three reports are available to handle ATO requirements: Business Activity Statement, 
Adjustment Notes Due Report, and the Adjustment Note Report.

If you need assistance

For information specifically relating to Australian Tax information, contact the Australian 
Tax Office or visit their web site: www.ATO.GOV.AU.

124 Sage PFW

 Features, Cautions and Restrictions

Setting Up the Discount Taken Tax Adjustment

Chapter 7: The Discount

Feature

Taken Tax Adjustment

Introduction
Before you begin to use the Discount Taken Tax Adjustment feature, there are several 
general setup tasks. Each of the setup procedures is presented in the recommended order. 
The order in which the files are set up is important from both a processing and a time‐
saving standpoint. The data fields in many of the files require the entry of information 
contained in related files. By setting up the base files first, you can use the lookup window 
to recall the required information when setting up subsequent files.

Application Task Business Desktop

General Led- 1) Define new account numbers Chart of Accounts
ger
Accounts 1) Establish desired levels of taxes and Application Setup
Receivable turn on DTTA feature.
2) Define tax authorities for reporting Tax Authority file
3) Create tax rate keys Tax Rate file
4) Add your company’s ABN as a com- Comment file
ment. This will print on invoices.
5) Add your ABN (entered as a com- Customer file
ment in step 4) and default tax rate
key to each customer record.
Accounts 1) Establish desired levels of taxes and Tax Setup
Payable/Sys- turn on the DTTA feature.
tem Man- 2) Enter your ABN number. Tax Setup
ager 3) Define tax authorities for reporting Tax Authority file
4) Create tax rate keys Tax Rate file
5) Add your ABN to each vendor Vendor file
record.

System Management User Guide 125

Chapter 7: The Discount Taken Tax Adjustment Feature

Setting Up the General Ledger

Australian Setup
GL account numbers are required so the tax collected or paid can be accumulated. A 
second GL account for adjustments is required for each tax authority. For each tax 
accumulation account defined, a second account is required to record the adjustment 
amount. 

The Australian Tax Office suggests the following names for the accounts:

• GST Payable Control Account ‐ this accumulates the taxes calculated on sales (liability 
account).

• GST Payable Adjustment Control Account ‐ this accumulates the taxes reversed from 
credit memos and adjustments when payment discounts are taken (liability account). 

• Input Tax Credit Control Account ‐ this accumulates the taxes calculated on pur‐
chases (Asset account).

• Input Tax Credit Adjustment Control Account ‐ this accumulates the taxes reversed 
on debit memos or prompt payment discounts taken (Asset account). 

Additional GL accounts may be required depending on the accounting practices of your 
firm. 

126 Sage PFW

 Step 1: Application Setup

Setting Up Accounts Receivable

Chapter 7: The Discount

Taken Tax Adjustment
Introduction
Before using the DTTA feature, the following must be setup in Accounts Receivable.

Step 1: Application Setup

Setup
The Application Setup window is where you enter:

• Company information

• Transaction information

• Tax levels

• Form options

To turn on the DTTA feature, choose the Application Setup, Tax Level tab. Establish the 
levels of taxes required by entering a tax level name into the desired levels. If a tax level 
name is left blank, that level will not be available when setting up tax rates.

Australian Setup

Tax Levels Tab

Define Tax Level 1 as GST. This text will print on invoices and is required by the 
Australian Tax Office (ATO). Additional tax levels can optionally be activated.

Select the Adjust Tax When Discount Taken option to active this feature.

System Management User Guide 127

Chapter 7: The Discount Taken Tax Adjustment Feature

Step 2: Tax Authority File Maintenance

Setup
In Accounts Receivable file maintenance, define a tax authority for each tax jurisdiction to 
which your firm will remit taxes. The Tax Authority window allows you to define the 
necessary authorities.

To report taxes paid and taxes received correctly, this authority file must be identical to 
Accounts Payable.

Since both applications can retain records of the same tax authority keys, you can include 
taxes paid out for each authority in Accounts Payable along with those received through 
Accounts Receivable.

Australian Setup
Create authority keys for each tax jurisdiction, and one for the Australian Tax Office 
(ATO).

Step 3: Tax Rate File Maintenance

Setup
The Tax Rate window contains a record for each tax rate by which taxes will be calculated. 
Taxes are calculated based upon the tax rate key entered during invoice entry.

Tax tables allow you to specify which tax authority key should be used, and define:

• Simple straight percentage tax rates

• Tax structures in which tax structures are based on tax brackets

• Tax adjustment keys.

Important! It is the Tax Authority Key that triggers the system to calculate the 
tax. 

Australian Setup
Several tax keys must be defined to meet the requirements of the Australian Tax Office 
(ATO).

The following table lists the initial description for the tax types used in AR as specified by 
the ATO. These keys relate to the form numbers of the Business Activity Statement (BAS).

128 Sage PFW

 Step 3: Tax Rate File Maintenance

Important! It is the first 3 characters of the Tax Description that sorts the data on 
the BAS.

Chapter 7: The Discount

Taken Tax Adjustment
Begin Description with For
Adjustment rate must be Total sales & income & other
defined as G01 supplies
No adjustment rate Export (GST-Free supplies)
necessary as G02
G03 Other GST-Free Supplies
G04 Input taxed sales & income&
other supplies
G07 Adjustments

Adjustment Tax Rate

You must define a tax key that posts adjustments to the GST Payable account. By 
assigning the General Ledger account number for the GST Payable Adjustment Control 
Account, you determine the account to which adjustments post. The description of this tax 
key must begin with G07 (Adjustments) to be accurately reported on the Business Activity 
Statement (BAS). You must define at least two G07 tax keys. These G07 tax keys are as 
follows:

• Create one G07 tax key with the Tax Included in Price box checked. This tax key can 
be used for Credit Memos which are not barred from the Tax‐inclusive option. This 
adjustment tax rate must not be tied to a G01 tax rate key.

• Create anther G07 tax key with the Tax Included in Price box un‐checked. This tax key 
is used when calculating an adjustment. Do not check the Tax Included in Price box 
when setting up the Tax Adjustment key even if the original tax record is Tax 
Included in Price.

Note: Do not enter an adjustment key on the adjustment records.

System Management User Guide 129

Chapter 7: The Discount Taken Tax Adjustment Feature

Additional Tax Rates

The additional tax keys, listed above, must be defined. One of these tax keys must be 
assigned to all line items on the Invoice and Sales Order Entry screens. The GST Payable 
Control Account number should be assigned to these keys. The description of these 
records must begin with a valid three character code to be reported accurately on the 
Business Activity Statement (BAS). For example, G01 ‐ Total Sales, Income, and Other Supplies 
might be the description for the G01 Tax Rate key.

When setting up the G01 tax key, make sure to enter the adjusting tax key of the 
appropriate GST Payable Adjustment Control Account (G07‐ the Tax Included in Price 
option un‐checked). This is the link between these two tax rates and, if filled in with a 
valid G07 tax rate, will properly trigger the posting routines. 

Note: The Tax Included in Price field must be checked for all tax rates. However, 
an additional tax rate can be created for invoices that exceed $1000 where the Tax 
Included in Price field is left unchecked. For invoices that exceed $1000, the GST 
may be broken out or included in the price. 

Enter one or more tax keys to record any special tax requirements or GST Free items that 
may be sold or purchased.

Step 4: Comment File Maintenance

Setup
Use the Comment file maintenance to define comments that can be printed on invoices 
and statements until forms are pre‐printed with this information.

Comment keys can be linked to default for a particular customer during invoice entry—or 
be printed on statements—by entering a valid key in the Comment Key for Invoice and 
Comment Key for Statement fields in the Customer window or in the Comment Key field 
in the Ship To window.

130 Sage PFW

 Step 5: Customer File Maintenance

Australian Setup

Chapter 7: The Discount

Taken Tax Adjustment
A comment must be set up to meet the requirements set forth by the ATO for identifying a 
Tax Invoice and printing of your ABN number on an invoice. The comment must contain:

Tax Invoice: ABN followed by your (the company issuing the invoice) ABN number on the 
comment line 1 

And

T indicates Taxable Supply on comment line 2.

This comment key will be attached to all customer records. This facilitates the printing of 
required information on invoices.

Note: The next time you order pre‐printed forms, this information could be 
printed in any location on the form you wish. If you choose to do this, be sure to 
clear out the original comment key.

Step 5: Customer File Maintenance

Setup
The Customer window allows you to set up a record of information about each customer 
for whom you will be processing transactions.

System Management User Guide 131

Chapter 7: The Discount Taken Tax Adjustment Feature

Australian Setup
The following changes must be made to each customer record. 

1. Each customer record must have the same Comment Key for Invoice. This is the com‐
ment key that you created in Step 4. This allows the system to print the seller’s ABN 
number on the invoice and the text Tax Invoice
2. A default GST tax key should be assigned for each customer. This default will be used 
when entering an invoice, sales order, or credit memo.
Or
If you’ve elected to default the tax key from inventory, enter the correct tax key for 
each inventory item.

Note: The ATO guidelines specify either the customer address or customer ABN 
must print on each Tax Invoice. If you wish to print the customer ABN, go to tab 3 
‐ Process Information. Add the Customerʹs ABN to the Customer Tax ID field. 
Make sure to check the Print Customer Country and Tax ID on Invoice checkbox.

If you elect to print the Customer Tax ID on the invoice, you must preface the number 
with ABN to identify the number per ATO requirements. When the number prints on the 
invoice form it is already be prefaced by the term VAT No: used by another feature.

132 Sage PFW

 Step 1: Tax Setup

Setting Up Accounts Payable

Chapter 7: The Discount

Taken Tax Adjustment
Introduction
The tax definitions used in Accounts Payable and Purchase Order are defined in System 
Manager. The setup of the taxes in System Manager must be identical to the keys 
established in Accounts Receivable.

Step 1: Tax Setup

Setup
To turn on the DTTA feature, you must choose the Tax Setup option, Tax Levels. Establish 
the levels of taxes required by entering a tax level name into the desired levels. If a tax 
level name is left blank, that level will not be available when setting up tax rates.

Choose the Adjust Tax when Discount Taken checkbox to turn on the DTTA feature.

Australian Setup

Tax Level Tab

Define Tax Level 1 as GST, this will print on Purchase Orders and is required by the 
Australian Tax Office (ATO). Additional tax levels can optionally be activated.

System Management User Guide 133

Chapter 7: The Discount Taken Tax Adjustment Feature

AP Taxes Tab

On the AP Taxes tab, select the appropriate options for how your firm will process taxes. 
Enter your ABN as the Resale Certificate Number. This number will print on purchase 
orders. 

Important! The Use Automatic Tax Calculation Feature must be selected, 
manual tax lines are not supported with the DTTA feature.

Step 2: Tax Authority File Maintenance

Setup
The Tax Authority window allows you to define a tax authority for each tax jurisdiction to 
which your firm will remit taxes. To report taxes paid and taxes received correctly, this 
authority file must be identical to Accounts Receivable. 

Since both applications can retain records of the same tax authority keys, you can include 
taxes paid out for each authority in Accounts Payable along with those received through 
Accounts Receivable when running the Tax report.

134 Sage PFW

 Step 3: Tax Rate File Maintenance

Australian Setup

Chapter 7: The Discount

Taken Tax Adjustment
Create authority codes for each tax jurisdiction, and one for the Australian Tax Office 
(ATO).

Step 3: Tax Rate File Maintenance

Setup
The Tax Rate window allows you to create a record for each tax rate by which taxes will 
be calculated in Accounts Payable and Purchase Order. Taxes are calculated based upon 
the tax rate key entered during voucher, additional cost voucher, debit memo, and 
purchase order entry. Tax tables allow you to specify which tax authority key should be 
used and define simple straight percentage tax rates.

Australian Setup
Several tax keys must be defined to meet the requirements of the Australian Tax Office 
(ATO). 

The following table lists the initial descriptions for the tax types, used in AP, specified by 
the ATO. These keys relate to the form numbers of the Business Activity Statement (BAS).

Important! It is the first 3 characters of the Tax Description that sorts the data on 
the BAS.

Begin Description with For

Adjustment Rate must be defined:
G10 Capital acquisitions
G11 Other acquisitions
No Adjustment rate necessary:
G13 Acquisitions for making input taxed
sales & income & other supplies
G14 Acquisitions with no GST in price
G18 Adjustments

System Management User Guide 135

Chapter 7: The Discount Taken Tax Adjustment Feature

Enter one or more tax keys to record other taxable and non‐taxable transactions using the 
prefixes in the descriptions listed below. 

Adjustment Tax Rate Key

You must define a tax key that posts adjustments to the GST amount. The description 
prefix for this tax key must be G18 (Adjustments) to be accurately reported on the 
Business Activity Statement (BAS). Use the Input Tax Credit Adjustment Control Account 
number. You must define at least two G18 tax keys. These G18 tax keys are as follows:

• Create one G18 tax key with the Tax Included in Price box checked. This tax key can 
be used for Debit Memos which are not barred from the Tax‐inclusive option. This 
adjustment tax rate must not be tied to a G10 or G11 tax rate keys.

• Create anther G18 tax key with the Tax Included in Price box un‐checked. This tax key 
is used when calculating an adjustment. Do not check the Tax Included in Price box 
when setting up the Tax Adjustment key even if the original tax record is Tax 
Included in Price.

Note: Do not enter an adjustment key on the adjustment records.

136 Sage PFW

 Step 4: Vendor File Maintenance

Additional Tax Keys

Chapter 7: The Discount

Taken Tax Adjustment
Additional tax keys, like those in the prior table, must be defined. The GST Input Tax 
Credit Control Account number should be assigned to these keys. One of these tax keys 
must be assigned to all line items on the Voucher and Purchase Order Entry screens. The 
description of these records must begin with G10 (Capital Acquisitions) or G11 (Other 
acquisitions) to be reported accurately on the Business Activity Statement (BAS). Any 
other text to identify the key may be entered after the prefix. 

When setting up the G10 (Capital Acquisitions)/G11 (Other acquisitions) tax key, make 
sure to enter the adjusting tax key of the appropriate GST Payable Adjustment Control 
Account (G18). This is the link between these two tax rates and, if filled in with a valid 
G18 tax rate, will properly trigger the posting routines. 

Enter one or more tax keys to record any special tax requirements or GST Free items that 
your firm may sell or purchase.

Step 4: Vendor File Maintenance

Setup
The Vendor window contains a record of information about each vendor for whom 
transactions (vouchers, debit memos, and checks) are processed.

Australian Setup
The following change must be made to each vendor record.

If you’ve elected to default the GST tax key from the vendor, enter the correct key for each 
vendor.

Or

System Management User Guide 137

Chapter 7: The Discount Taken Tax Adjustment Feature

If you’ve elected to default the GST tax key from the inventory, enter the correct tax key 
for each inventory item.

Note: One time vendors must be added as vendors. The ATO requires keeping 
accounting information for 5 years. Since one‐time vendors are purged at period 
end, one‐time vendors may not be used and must be added as vendors.

138 Sage PFW

 Step 4: Vendor File Maintenance

Daily Processing for Australia

Chapter 7: The Discount

Taken Tax Adjustment
Daily Entry Process
In the various transaction entry options; purchase orders in PO, vouchers in AP, sales 
orders in SO or invoices in AR, the appropriate tax key must be entered for each line item. 
There will be no changes in the processing of any vouchers, invoices, sales orders, or 
purchase orders outside of the topics below. For general questions not covered in this 
document, refer to the appropriate User Guide.

Note: If one line item must use a different tax rate, break that line item into multi‐
ple line items, each with their own tax key. For example; if a purchase is partly 
taxable, partly used in making input taxed supplies, break out the items and 
assign different tax keys to the various portions.

Non-Taxable Freight
The non‐taxable freight field is not designed to work with the DTTA feature. Everything 
entered on an invoice, voucher, sales order, or purchase order must carry a tax key.

Note: You may want to design a template removing the non‐taxable freight field 
from the document entry screens. This may prevent users from entering a value in 
this field.

One-Time Vendors
One‐time vendors must be added as vendors. The ATO requires keeping accounting 
information for 5 years. Since one‐time vendors are purged at period end, one‐time 
vendors may not be used and must be added as vendors.

Debit or Credit Memo Entry

When entering debit\credit memos, the user must enter the correct tax key. Whether to 
use the general tax key or the adjustment key must be determined at entry time. 

Australian Usage
Either the general tax or the adjustment tax key is correct depending on the date of the 
transaction the memo is being applied to. If the original transaction is in the current tax 
period, the note may be applied to the general tax key. If, however the original transaction 
is in a prior tax period the adjustment tax key must be used. 

Note: Do not select the Tax on Total option for an invoice that tracks GST taxes. 
Remember, you can turn this feature off in Application Setup.

System Management User Guide 139

Chapter 7: The Discount Taken Tax Adjustment Feature

Cash Receipt Processing

When a payment is entered in Cash Receipts Entry and a prompt payment discount is 
taken, the tax amount needs to be adjusted.

For example; if an invoice worth $1000 with a tax value of $100 having a 2%10 Net 30 
term, is selected for payment and the discount taken amount is 22.00, the following 
occurs:.

Net Invoice $1000.00 Manually entered

Amount Invoice total
10% tax 100.00 System calculated tax
Invoice Total $1100.00

Payment $1078.00
received
2% Discount 22.00 Manually entered
Taken
Total receipt $1100.00
New tax rate 1078/11 A 2.00 adjustment to
after discount =98.00 tax amount.

When the receipts are posted, adjustments to the Tax and the Tax Adjustment accounts 
reflect the discount taken tax adjustment. This only occurs for invoices where the line 
items are assigned a tax key with an adjustment key. These entries are assigned the GL 
account number from the adjustment tax record.

A record will also be added to the Transaction Tax Detail History file (LOTAXLN) in 
System Manager from which the BAS is calculated. The AR Tax file is also updated.

Voucher Payment Processing

When a payment is entered in Voucher Payment Entry or Handwritten Check Entry and a 
prompt payment discount is taken, the discount amount available will be understated. 
Sage PFW calculates the discount amount based on the following formula:
(Total Voucher ‐ Tax)*terms =Discount Available

For example; if an voucher worth $1000 with a tax value of $100 and a 2% 10 Net 30 term 
is to be paid, the system calculated discount is ((1100 ‐ 100) * .02)=20.00.

Based on ATO ruling, the discount available should include tax, using the following 
formula 1100*.02=22.00. If you choose to override the system calculated discount, Sage 
PFW will automatically calculate a tax adjustment based on the amount of the payment. 
See the following table for an example.

Net Voucher $1000.00 Manually entered

Amount voucher total
10% tax 100.00 System calculated tax
Voucher Total $1100.00

Quick Payment $1078.00

2% Discount 22.00 Manual override -
Taken system calculated at
20.00.

140 Sage PFW

 Voucher Payment Processing

Total payment $1100.00

Chapter 7: The Discount

Taken Tax Adjustment
New tax rate 1078/11 A 2.00 adjustment to tax
after discount =98.00 amount.

When the payments are posted, adjustments to the Tax and the Tax Adjustment accounts 
reflect the discount taken tax adjustment. This only occurs for vouchers where the line 
items are assigned a tax key with an adjustment key. These entries will be assigned the GL 
account number from the adjustment tax record.

A record will also be added to the Transaction Tax Detail History file (LOTAXLN) in 
System Manager. 

WARNING: If the Print and Post Voucher Payment option is used to qualify 
vouchers to be paid, the discount taken will be understated. It is recommended 
that all vouchers be manually selected for payment.

System Management User Guide 141

Chapter 7: The Discount Taken Tax Adjustment Feature

142 Sage PFW

 Chapter 8:
Generating GST Reports

Introduction
This chapter presents an overall description of each report.

Chapter 8: Generating
For instructions on generating reports and listings, refer to the System Basics User Guide.

GST Reports
Topic Page
Reports 144

System Management User Guide 143

Chapter 8: Generating GST Reports

Reports

Available reports
To accommodate this feature, Sage PFW offers the following predefined Crystal reports 
and one new form:

• Adjustment Note Report

• Adjustment Notes Due Report

• Business Activity Statement

All of these reports are located on the System Manager ‐ Reports folder in Sage PFW.

Adjustment Note Report

Adjustment notes are issued by suppliers to a business when the amount of consideration 
for taxable supplies changes. The recipient needs an adjustment note to claim more input 
tax credits than previously claimed.

As part of the New Tax System you will be required to keep and issue tax invoices and 
adjustment notes for your GST transactions. These are documents that you must keep, in 
English, for five years. 

You will want to make two copies, one to send to your customer and one for your records.

WARNING: Run Adjustment Notes before performing an AR Period End Close. 
Information necessary to create the adjustment notes reside in the Current Trans‐
action (ARTRAN) file.

Order by
The Adjustment Note report is sequenced by document number.

144 Sage PFW

 Adjustment Note Report

Adjustment Note Report window

The Adjustment Note Report window ‐ parameters tabs appear as follows:

Chapter 8: Generating
GST Reports
Customer Key Range
Choose a customer key or range of customers to create an Adjustment Note for a 
particular customer or for the defined range of customers. If left blank, the default range is 
[First] to [Last].

Document Number
To create an Adjustment Note for a particular invoice, select a document number from the 
zoom window. Be sure to only select transactions with a P(Payment), D(Discount) or 
A(Adjustment) type. If you leave the field blank, all adjustment notes print, based on the 
customer key and tax period date ranges.

Note: Do not select I(Invoice) because this is the original entry and not associated 
with an adjustment record. 

System Management User Guide 145

Chapter 8: Generating GST Reports

Reason for Adjustment Override

When printing an Adjustment Note, you can enter a reason for the adjustment. However, 
if you leave this field blank, the system default, “Discount for prompt payment”, prints on 
the Adjustment Note.

Note: All Adjustment Notes in a batch will have the same description.

Tax Period Range

Enter the desired tax period range to get all adjustment notes for a particular period. To 
selectively print a document, leave this range blank (this defaults to [First] to [Last]) and 
select the desired document number.

Sample Report
The following is a sample report.

146 Sage PFW

 Adjustments Notes Due Report

Adjustments Notes Due Report

The Adjustment Notes Due Report is a summary of the Adjustment Notes that should be 
issued during a particular tax period. You may choose to run this report prior to creating 
Adjustment Notes as a check list.

Adjustment Notes Due Report window

The Adjustment Notes Due report window ‐ parameters tab appears as follows:

Chapter 8: Generating
GST Reports
Tax Period Range
Enter the desired tax period range to get all adjustment notes for a particular period. To 
print all adjustment notes, leave this range blank (this defaults to [First] to [Last]).

System Management User Guide 147

Chapter 8: Generating GST Reports

Sample Report
The following is a sample report.

Business Activity Statement

A Business Activity Statement (BAS) is a single form you fill in and return to the ATO to 
report your obligations and entitlements. Sage PFW calculates the portion of the report 
relating to GST only (other sections of the report must be calculated manually). The BAS 
report created by Sage PFW is NOT intended to be sent to the ATO. 

148 Sage PFW

 Business Activity Statement

Refer to the following table for suggested steps when creating and submitting the BAS.

Step Action

1 In Sage PFW, generate the BAS report, making

sure to enter the correct tax period date range
and optional private use estimate.
Note: This amount is not stored anywhere in the
company database. You should retain a copy of
this report as a reference to the amount you
declared.
2 Manually transfer the calculated data from the

Chapter 8: Generating
BAS report created by Sage PFW onto the pre-
printed tax forms.

GST Reports
3 Submit these manually completed forms to the
ATO.

Order by
The BAS report can be sequenced by the tax rate key.

Business Activity Statement window

The BAS report window ‐ parameter tabs appear as follows:

System Management User Guide 149

Chapter 8: Generating GST Reports

Tax Period Ranges

It is important to carefully select the desired tax period. This assures that the correct 
information is reported on the BAS. If the range is incorrectly entered, the information on 
the BAS report is invalid.

G15 - Estimate of Private Use

Enter, if any, the expense amount that relates to planned private use. The original expense 
posts to G10/G11. The amount entered in this field is included in the calculations of this 
report. 

Note: This amount is not stored anywhere in the company database. You should 
retain a copy of this report as a reference to the amount you declared.

150 Sage PFW

 Business Activity Statement

Sample Report
The following is a sample report.

Chapter 8: Generating
GST Reports

System Management User Guide 151

Chapter 8: Generating GST Reports

152 Sage PFW

 Appendix A:

Appendix A: System
Manager Files
System Manager Files

Introduction
This appendix provides:

• A list of configuration files created and maintained by the setup wizards. These files 
are stored on the network file server

• A list and description of data files.

In this chapter
This chapter contains the following topics:

Topic Page
System Manager Files 154
System Manager Data Files 155

System Management User Guide 153

System Manager Files

System Configuration Files on the Network File Server

Introduction
This section contains a list of configuration files created and maintained by the setup 
wizards and users with designer rights. These files are stored on the network file server.

File Description Directory

USERS.ADM Contains each user initialized on the system, includ- \PFWADMIN
Users ing the username and password, and other user
setup options.
UTGD.ADM Contains the ID and name for each security group \PFWADMIN
Group initialized
UTGXR.ADM Contains the level of access for each security \PFWADMIN
Group Access group initialized.
UTMC Contains the current processing company for a \[username]
Current Processing Sage PFW Client or PAS Client type user.
Co
UTMCFILE Contains the setup information for each processing \PFWADMIN
Processing Company company, as a global resource.

Contains the setup information for each processing \[username]

company to which the user has access.
UTQACTIV Contains the blank record for holding queue active \DATA
information, as a global resource.
UTQACTIV.SRQ Contains the records of users logged into each \QUEUE
active queue.
UTQDEF.SRQ Contains the ID and name for each queue initial- \QUEUE
Queue Definition ized.
UTQMSG Contains the job status messages for the private \[username]
Queue Message queue.
UTQSL.SRQ Contains the service types each queue is config- \QUEUE
Queue Service Types ured to accept.
UTQxxxx.SRQ Created for each queue initialized (where xxxx is \QUEUE
Queue xxxx the ID assigned to the queue).
UTTASKS Stores customized My Tasks tab by user. \[username]
xxTMPLAT.SRF Contains the application-specific template infor- \PFWRES\
mation for entry templates created by users with MASTER
designer rights.

154 Sage PFW

 System Manager Data Files

System Manager Data Files

Appendix A: System
Manager Files
Introduction
This section provides important additional information about the data files created or 
accessed in System Manager during various Sage PFW processing options.

List
The following table lists the data files that comprise the System Manager database: 

File Name Definition Contents

BBACCT Cash Account Stores all user defined cash accounts used
by Accounts Payable and Bank Book.
LOCHART Chart of Accounts Lookup Records containing an account number
and description representing general ledger
accounts.
LOCNTRY Country Stores all country names and their associ-
ated keys. Used by all Sage PFW applica-
tions, but not currently used by process
manufacturing applications.
LOINMAST Item Master Lookup Records containing an item key, description,
unit price and unit cost representing inven-
tory items.
LOONE Accounts Payable and A record of the tax levels and options the
Purchase Order Tax Setup system uses for tax calculations in Accounts
Information Payable and Purchase Order. Determines
whether User ID defaults when posting docu-
ments.
LOTAX Accounts Payable and Records of the tax tables defined in the Tax
Purchase Order Tax Rate Rate menu item.
Information
LOTAXATH Accounts Payable and Records of the tax authority keys the system
Purchase Order Tax Author- uses for tax calculations in Accounts Pay-
ity Information able and Purchase Order.
LOTAXLN Accounts Payable and Records of posted tax information.
Purchase Order Posted Tax
Information.
SCONE System Manager Pro A record of basic defaults that are used by
setup information the process manufacturing applications.

System Management User Guide 155

156 Sage PFW
 Appendix B:
Find Historical Template Properties

The Find Historical Template Properties may not be enabled on certain fields due to 
system requirements. This appendix lists the fields where the Find Historical properties 
cannot be edited.

Accounts Payable

Voucher Entry

Tab Field Comment

Voucher Voucher Number Find Historical never populates this field as it could
cause duplicate Voucher Numbers.

Voucher Status There is no matching field in APHDRH.

Assigns default status based on option found in
Voucher Process Setup.

Invoice Date This field automatically defaults.

Receipt and Age This field automatically defaults.

Date

Due Date This field automatically defaults.

Discount This field automatically defaults.

Discount Date This field automatically defaults.

Nontaxable There is no matching field in APHDRH.

Freight Amount Non taxable Freight from historical document
comes in as line item.

Document Total Manually entered.

Project Cost Total Manually entered.

Misc Accrue Status There is no matching field in APHDRH.

Manual Check Number Not loaded from the historical document.

Check
Check Date Not loaded from the historical document.

Check Amount Not loaded from the historical document.

Discount Taken Not loaded from the historical document.

System Management User Guide 157

 Tab Field Comment

Vendor Vendor Name There is no matching field in APHDRH.

Field is populated based on the Vendor Key.

Address Line 1 There is no matching field in APHDRH.

Field is populated based on the Vendor Key.

Address Line 2 There is no matching field in APHDRH.

Field is populated based on the Vendor Key.

Address Line 3 There is no matching field in APHDRH.

Field is populated based on the Vendor Key.

City There is no matching field in APHDRH.

Field is populated based on the Vendor Key.

State There is no matching field in APHDRH.

Field is populated based on the Vendor Key.

Zip Code There is no matching field in APHDRH.

Field is populated based on the Vendor Key.

Country There is no matching field in APHDRH.

Field is populated based on the Vendor Key.

Attention There is no matching field in APHDRH.

Field is populated based on the Vendor Key.

Line Items Extension Field is calculated by a Formula

Additional Cost Voucher Entry

Tab Field Comment

Voucher Voucher Number Find Historical never populates this field as it could
cause duplicate Voucher Number.

Apply To Voucher Defined by system.

Number

Voucher Status There is no matching field in APHDRH.

Assigns default status based on option found in
Voucher Process Setup.

Invoice Date This field automatically defaults.

Receipt and Age This field automatically defaults.

Date

Due Date This field automatically defaults.

Discount This field automatically defaults.

Discount Date This field automatically defaults.

Nontaxable There is no matching field in APHDRH.

Freight Amount Non-taxable Freight from historical document
comes in as line item.

Document Total Manually entered.

Project Cost Total Manually entered.

158 Sage PFW

 Accounts Payable

Tab Field Comment

Misc Accrue Status There is no matching field in APHDRH.

Single Voucher per Find Historical value is overridden by foreign key link
Check from Vendor Key unless Vendor Key is also loaded
from Find Historical.

Manual Check Number Not loaded from the historical document.

Check
Check Date Not loaded from the historical document.

Check Amount Not loaded from the historical document.

Historical Template
Appendix B: Find
Discount Taken Not loaded from the historical document.

Vendor Vendor Name There is no matching field in APHDRH.

Field is populated based on the Vendor Key.

Address Line 1 There is no matching field in APHDRH.

Field is populated based on the Vendor Key.

Address Line 2 There is no matching field in APHDRH.

Field is populated based on the Vendor Key.

Address Line 3 There is no matching field in APHDRH.

Field is populated based on the Vendor Key.

City There is no matching field in APHDRH.

Field is populated based on the Vendor Key.

State There is no matching field in APHDRH.

Field is populated based on the Vendor Key.

Zip Code There is no matching field in APHDRH.

Field is populated based on the Vendor Key.

Country There is no matching field in APHDRH.

Field is populated based on the Vendor Key.

Attention There is no matching field in APHDRH.

Field is populated based on the Vendor Key.

Line Items Item Key Field is disabled, must be populated from Find His-
torical

Cnv Field is disabled, must be populated from Find His-

torical

Location Field is disabled, must be populated from Find His-

torical

Amount Not available to turn Find Historical on for this field,

based on the purpose of this menu item.

Extension Field is calculated by a Formula

Line Items - Retention Amount can't be loaded.

Project
Qty Amount can't be loaded.

Amount Amount can't be loaded.

Line Items - Tax Amt Amount can't be loaded.

Tax
Actual Tax Level 1 Amount can't be loaded.

System Management User Guide 159

 Tab Field Comment

Line Items - Actual Tax Level 2 Amount can't be loaded.

Tax
Actual Tax Level 3 Amount can't be loaded.

Actual Tax Level 4 Amount can't be loaded.

Calc Amt Amount can't be loaded.

Calc'd Tax Level 1 Amount can't be loaded.

Calc'd Tax Level 2 Amount can't be loaded.

Calc'd Tax Level 3 Amount can't be loaded.

Calc'd Tax Level 4 Amount can't be loaded.

Taxable Amount Amount can't be loaded.

Debit Memo Entry

Tab Field Comment

Debit Memo Debit Memo Find Historical never populates this field as it could
Number cause duplicate Voucher Number.

Apply On Account Always blank - user maintained.

Debit Memo Status There is no matching field in APHDRH.

Assigns default status based on option found in
Voucher Process Setup.

Debit Memo Date This field automatically defaults.

Receipt and Age This field automatically defaults.

Date

Nontaxable Freight There is no matching field in APHDRH.

Amount Non-taxable Freight from historical document
comes in as line item.

Document Total Manually entered.

Project Cost Total Manually entered.

160 Sage PFW

 Accounts Receivable

Tab Field Comment

Vendor Vendor Name There is no matching field in APHDRH.

Field is populated based on the Vendor Key.

Address Line 1 There is no matching field in APHDRH.

Field is populated based on the Vendor Key.

Address Line 2 There is no matching field in APHDRH.

Field is populated based on the Vendor Key.

Address Line 3 There is no matching field in APHDRH.

Field is populated based on the Vendor Key.

Historical Template
Appendix B: Find
City There is no matching field in APHDRH.
Field is populated based on the Vendor Key.

State There is no matching field in APHDRH.

Field is populated based on the Vendor Key.

Zip Code There is no matching field in APHDRH.

Field is populated based on the Vendor Key.

Vendor Country There is no matching field in APHDRH.

Field is populated based on the Vendor Key.

Attention There is no matching field in APHDRH.

Field is populated based on the Vendor Key.

Line Items - Extension Field is calculated by a Formula

Line Items

Accounts Receivable

Invoice Entry

Tab Field Comment

Invoice Transaction Find Historical never populates this field as it could

Number cause duplicate Invoice Number.

Invoice Status There is no matching field in ARHDRH. Assigned by

system, can be overridden by user.

Invoice Date Defaults to today can be overridden by user.

Age Date Defaults to today can be overridden by user.

Request Date Defaults to today can be overridden by user.

Ship Date Defaults to today can be overridden by user.

Nontaxable Freight Non taxable Freight from historical document

Amount comes in as line item.

Document Total Manually entered.

System Management User Guide 161

 Tab Field Comment

Payment Receipt Number Amount can't be loaded for security reasons.

Receipt Amount Amount can't be loaded for security reasons.

Credit Card Type Amount can't be loaded for security reasons.

Credit Card Num- Amount can't be loaded for security reasons.

ber

Expiration Date Amount can't be loaded for security reasons.

Cardholder Name Amount can't be loaded for security reasons.

Credit Card Autho- Amount can't be loaded for security reasons.

rization Code

Credit Card Phone Amount can't be loaded for security reasons.

Number

Credit Memo Entry

Tab Field Comment

Credit Memo Transaction Number Find Historical never populates this field as it could
cause duplicate Invoice Number.

Apply On Account Find Historical preloads an invoice, not a credit

memo, therefore the Apply On Account flag from
the invoice would always be blank.

Credit Memo Status This field not be populated via Find Historical,
Assigned by system, can be overridden by user.

Credit Memo Date Defaults to today. This field should not be populated
via Find Historical, user should set appropriately

Age Date Defaults to today can be overridden by user.

Request Date Defaults to today can be overridden by user.

Ship Date Defaults to today can be overridden by user.

Nontaxable Freight Non taxable Freight from historical document

Amount comes in as line item.

Document Total Manually entered.

Payment Credit Card Not loaded from historical document, as may

Authorization Code require a new authorization code.

162 Sage PFW

 General Ledger

General Ledger

Journal Batch Entry

Tab Field Comment

Batch Journal Batch Find Historical never populates this field as it could
Header Number cause duplicate batches. The Journal Batch Num-
ber is already loaded during Find Historical into an
invisible field

Historical Template
Appendix B: Find
Journal Batch Entry Defaults to today can be overridden by user.
Date

Process Status No match historical table field.

Batch Total Manually entered.

Regenerate Method Manually entered if necessary.

Source Application System assigned, may be overridden.

Source Company System assigned, may be overridden.

Key

Lines Natural Debit System assigned, may be overridden.

Debit System assigned, may be overridden.

Natural Credit System assigned, may be overridden.

Credit System assigned, may be overridden.

Home Amt System assigned, may be overridden.

Sales Order

Sales Order Entry

Tab Field Comment

Order Sales Order Number Find Historical never populates this field as it could
cause duplicate Sales Order Number.

Sales Order Status This field should not be populated via Find Histori-
cal, Assigned by system, can be overridden by
user.

Order Date Defaults to today can be overridden by user.

Request Date Defaults to today can be overridden by user.

Cancel Date System assigned, can be overridden by user.

Misc Number of Times This field starts from zero for each new order.
Backordered

System Management User Guide 163

 Tab Field Comment

Payment Receipt Number Amount can't be loaded for security reasons.

Receipt Date Amount can't be loaded for security reasons.

Receipt Amount Amount can't be loaded for security reasons.

Credit Card Type Amount can't be loaded for security reasons.

Credit Card Number Amount can't be loaded for security reasons.

Expiration Date Amount can't be loaded for security reasons.

Cardholder Name Amount can't be loaded for security reasons.

Credit Card Authori- Amount can't be loaded for security reasons.

zation Code

Credit Card Phone Amount can't be loaded for security reasons.

Number

Shipment Select to Ship Field not always visible, user defined.

Remaining Quantity

Ship Date Field not always visible, user defined.

Invoice Number Field not always visible, user defined.

Override

Invoice Date Field not always visible, user defined.

Age Date Field not always visible, user defined.

Line Items - Request Date Manually entered.

Defaults
Ship Date Manually entered.

Order Entry Pro

Sales Order Entry

Tab Field Comment

Order Sales Order Number Find Historical never populates this field as it could
cause duplicate Sales Order Number.

Sales Order Status This field should not be populated via Find Histori-
cal, Assigned by system, can be overridden by
user.

Order Date Defaults to today can be overridden by user.

Hold Order Value can't be loaded for security reasons.

Hold Reason Value can't be loaded for security reasons.

Requested Delivery Defaults to today can be overridden by user.

Date

Cancel Date System assigned, can be overridden by user.

164 Sage PFW

 Order Entry Pro

Tab Field Comment

Taxable/Non-tax- Amount can't be loaded for security reasons.

able Freight
Amount

Calculate Tax on Value can't be loaded for security reasons.

Total

Misc Scheduled Ship Manually entered.

Date

Number of Times This field starts from zero for each new order.

Historical Template
Appendix B: Find
Backordered

Payment Receipt Number Amount can't be loaded for security reasons.

Receipt Date Amount can't be loaded for security reasons.

Receipt Amount Amount can't be loaded for security reasons.

Credit Card Type Amount can't be loaded for security reasons.

Credit Card Num- Amount can't be loaded for security reasons.

ber

Expiration Date Amount can't be loaded for security reasons.

Cardholder Name Amount can't be loaded for security reasons.

Credit Card Authori- Amount can't be loaded for security reasons.

zation Code

Credit Card Phone Amount can't be loaded for security reasons.

Number

Shipment Select to Ship Field not always visible - user defined.

Remaining Quantity

Ship Date Field not always visible - user defined.

Invoice Number Field not always visible - user defined.

Override

Invoice Date Field not always visible - user defined.

Age Date Field not always visible - user defined.

Line Items - Request Date Manually entered.

Defaults
Ship Date Manually entered.

Return Entry

Tab Field Comment

Return Hold Order Value can't be loaded for security reasons.

Hold Reason Value can't be loaded for security reasons.

Calculate Tax on Value can't be loaded for security reasons.

Total

System Management User Guide 165

Purchase Order

Purchase Order Entry

Tab Field Comment

Purchase Purchase Order Find Historical never populates this field as it could
Number cause duplicate Purchase Order Number.

Purchase Order Sta- Not loaded from historical document, Assigned by

tus system, can be overridden by user.

Order Date Defaults to today can be overridden by user.

Requested Delivery Defaults to today can be overridden by user.

Date

Cancel Date System assigned, can be overridden by user.

Prepayment Check Number Number can't be loaded for security reasons.

Check Date Date can't be loaded for security reasons.

Check Amount Amount can't be loaded for security reasons.

Receipt Select for Receipt Can't be loaded for security reasons.

Posting

Vendor Invoice Number can't be loaded for security reasons.

Number

Invoice Date Date can't be loaded for security reasons.

Receipt and Age Date can't be loaded for security reasons.

Date

Due Date Date can't be loaded for security reasons.

Discount Date Date can't be loaded for security reasons.

Ticket Number Number can't be loaded for security reasons.

Address Vendor Name Only enabled for One Time Vendor. Field is popu-
lated based on the Vendor Key.

Address Line 1 Only enabled for One Time Vendor. Field is popu-
lated based on the Vendor Key.

Address Line 2 Only enabled for One Time Vendor. Field is popu-
lated based on the Vendor Key.

Address Line 3 Only enabled for One Time Vendor. Field is popu-
lated based on the Vendor Key.

City Only enabled for One Time Vendor. Field is popu-

lated based on the Vendor Key.

166 Sage PFW

 Purchasing Pro

Tab Field Comment

Address State Only enabled for One Time Vendor. Field is popu-
lated based on the Vendor Key.

Zip Code Only enabled for One Time Vendor. Field is popu-
lated based on the Vendor Key.

Country Only enabled for One Time Vendor. Field is popu-

lated based on the Vendor Key.

Attention Only enabled for One Time Vendor. Field is popu-

lated based on the Vendor Key.

Historical Template
Appendix B: Find
Ship To Name Not available, user maintained.

Address Line 1 Not available, user maintained.

Address Line 2 Not available, user maintained.

Address Line 3 Not available, user maintained.

City Not available, user maintained.

State Not available, user maintained.

Zip Code Not available, user maintained.

Country Not available, user maintained.

Attention Not available, user maintained.

Line Items - Extension Field is calculated by a formula.

Line Items

Line Items - Request Date Not loaded, user defined.

Defaults

Line Items - Taxable Amount Field is calculated by formula.

Tax
Line Net Not available.

Purchasing Pro

Purchase Order Entry

Tab Field Comment

Header Ship To Key System assigned, can be manually overridden.

Drop Shipment Order Not available, user maintained.

Customer Key System assigned, can be manually overridden.

System Management User Guide 167

 Tab Field Comment

Purchase Purchase Order Find Historical never populates this field as it could
Number cause duplicate Purchase Order Number.

Purchase Order Sta- Not loaded from historical document, Assigned by

tus system, can be overridden by user.

Order Date Defaults to today can be overridden by user.

Requested Delivery Defaults to today can be overridden by user.

Date

Purchase Cancel Date System assigned, can be overridden by user.

Prepayment Check Number Can't be loaded for security reasons.

Check Date Can't be loaded for security reasons.

Check Amount Can't be loaded for security reasons.

Receipt Select for Receipt Can't be loaded for security reasons.

Posting

Vendor Invoice Num- Can't be loaded for security reasons.

ber

Invoice Date Can't be loaded for security reasons.

Receipt and Age Can't be loaded for security reasons.

Date

Due Date Can't be loaded for security reasons.

Discount Date Can't be loaded for security reasons.

Ticket Number Can't be loaded for security reasons.

168 Sage PFW

 Purchasing Pro

Tab Field Comment

Address Vendor Name Only enabled for One Time Vendor. Field is popu-
lated based on the Vendor Key.

Address Line 1 Only enabled for One Time Vendor. Field is popu-
lated based on the Vendor Key.

Address Line 2 Only enabled for One Time Vendor. Field is popu-
lated based on the Vendor Key.

Address Line 3 Only enabled for One Time Vendor. Field is popu-
lated based on the Vendor Key.

Historical Template
Appendix B: Find
City Only enabled for One Time Vendor. Field is popu-
lated based on the Vendor Key.

State Only enabled for One Time Vendor. Field is popu-

lated based on the Vendor Key.

Zip Code Only enabled for One Time Vendor. Field is popu-
lated based on the Vendor Key.

Country Only enabled for One Time Vendor. Field is popu-

lated based on the Vendor Key.

Attention Only enabled for One Time Vendor. Field is popu-

lated based on the Vendor Key.

Ship To Name Not available, user maintained.

Address Line 1 Not available, user maintained.

Address Line 2 Not available, user maintained.

Address Line 3 Not available, user maintained.

City Not available, user maintained.

State Not available, user maintained.

Zip Code Not available, user maintained.

Address Country Not available, user maintained.

Attention Not available, user maintained.

Line Items - Extension Field is calculated by a formula.

Line Items

Line Items - Request Date Not loaded from historical document

Defaults

Line Items - Taxable System maintained.

Tax
Line Net System maintained.

System Management User Guide 169

 Return Entry

Tab Field Comment

Return Return Number Find Historical never populates this field as it could
cause duplicate Return Number.

Return Status Not loaded from historical document, Assigned by

system, can be overridden by user.

Apply On Account The Apply On Account flag from the invoice

would always be blank.

Apply To Voucher Not loaded from historical document

Number

Return Date Defaults to today can be overridden by user.

Receipt and Age Defaults to today can be overridden by user.

Date

Address Vendor Name Only enabled for One Time Vendor. Field is popu-
lated based on the Vendor Key.

Address Line 1 Only enabled for One Time Vendor. Field is popu-
lated based on the Vendor Key.

Address Line 2 Only enabled for One Time Vendor. Field is popu-
lated based on the Vendor Key.

Address Line 3 Only enabled for One Time Vendor. Field is popu-
lated based on the Vendor Key.

City Only enabled for One Time Vendor. Field is popu-

lated based on the Vendor Key.

State Only enabled for One Time Vendor. Field is popu-

lated based on the Vendor Key.

Zip Code Only enabled for One Time Vendor. Field is popu-
lated based on the Vendor Key.

Country Only enabled for One Time Vendor. Field is popu-

lated based on the Vendor Key.

Attention Only enabled for One Time Vendor. Field is popu-

lated based on the Vendor Key.

Line Items - Extension Field is calculated by a formula.

Line Items
Request Date Not be loaded from historical document, manu-
ally entered.

Taxable Amount Field is calculated by a formula.

170 Sage PFW

 Appendix C:
Crystal Reports

Description
This appendix describes the use of the custom reports by company feature found in both 
suites of products.

Appendix C: Crystal
Reports

System Managment User Guide 171

Crystal Issues

Creating Custom Reports by Company

You can customize existing Crystal reports and restrict these new custom reports to a 
specific company or companies. To do this, you must add the new report file (*.RPT) to a 
\CUSTOM directory in a company’s directory. When that report is run from the Business 
Desktop in Sage PFW, the system looks first in the \\Platinum\Company 
name\CUSTOM directory for the correct *.RPT file. If it is found, that is the report format 
used to generate the report. 

If the*.RPT file is not found in the company’s custom directory, Sage PFW then checks the 
\\PLATINUM\PFWRES\MASTER\CUSTOM directory. If it is found, that is the report 
format used to generate the report.

Finally, if the *.RPT file is not found in the \PFWRES\MASTER\CUSTOM directory, the 
report in the \PFWRES\MASTER directory is used to run the report.

172 Sage PFW

 Appendix D:
Pervasive and OS Security

Introduction
This appendix provides information for the successful configuration of Pervasive v10 
security and Windows 2003 Server operating system security for Sage PFW v2010. This 
must be done by a user that has Administrative rights on the Server.

The purpose of setting up Pervasive and OS security for Sage PFW is to provide an 
environment where the Sage PFW programs, resource files and data files are accessible 
through Sage PFW but can not be deleted (accidentally or intentionally) outside of Sage 
PFW.

Pervasive Security
Pervasive v10 security can be set up in one of 3 modes:

• Classic mode (OS authentication and authorization)

• Mixed mode (OS authentication, DB authorization)

• Database mode (DB authentication and authorization)

Prior to Pervasive version 8.5, security was effectively the same as Classic mode. Users 
were set up to log into a workstation and/or network server and this login information 

Appendix D: Pervasive
was used by Pervasive to verify that the user had rights to the database server. In 

and OS Security
Pervasive version 8.5 and later, in order to ensure the integrity of the Sage PFW database, 
Btrieve security must be set to Database mode so that access to the Pervasive tables is only 
permitted for valid Pervasive users.

Operating System (OS) Security

To properly protect the Sage PFW program files, resource files and data files certain OS 
permissions must be granted or denied. The basic intent is to prevent the deletion of any 
Sage PFW file unless intentionally performed by an Administrator, or the owner of the 
file.

Setting Up Sage PFW with Pervasive and OS Security

The basic steps will be:

1. Install Pervasive v10

2. Install Sage PFW

3. Set Btrieve Security to Database mode

4. Set Server OS permissions

System Management User Guide 173

Setting Btrieve Mode Security and Users

Procedure
The following table discusses the steps necessary for setting Btrieve mode security and 
users. The steps discussed below begin after Pervasive v10 and Sage PFW v2010 are 
installed. You can refer to“Chapter 2: Installation” on page 19 for instructions on 
installing Pervasive v10 and Sage PFW v2010.

Steps Action

1 Before beginning, make sure you know the name and password
for your Pervasive Administrator. In order to properly use Database
mode security, you must create users for your Sage PFW
companies.

2 Launch the Pervasive PSQL v10 Control Center (PCC).

3 Under Databases, right-click on DEFAULTDB and select Properties.

4 In the Directories section, change the Dictionary Location to the

DATA sub-directory under the directory in which you installed the
Sage PFW server (example: C:\PLATINUM\DATA).

5 In the Directories section, under Data Directories, add an entry for

the Sage PFW server path (example: C:\PLATINUM).

174 Sage PFW

 Setting Btrieve Mode Security and Users

Steps Action

6 In the Security section, click on the Btrieve Security tab and select
Database (DB authentication and authorization).

7 In the Security section, click on the Database Security tab and

check the Enable Security checkbox. Enter the Master Password
and Confirm Password.

Appendix D: Pervasive
and OS Security
8 Click the Apply button, then the OK button.

9 Expand DEFAULTDB, right-click on Users and select New User.

System Management User Guide 175

 Steps Action

10 Enter the Name and password (leave the Group blank) and select
Finish.

It is recommended that you enter the name PFWADMIN. The pass-

word you enter here will also be enter in PFW in step 18.

11 Right-click on the user you just created and select Properties.

12 In the Permissions section check the following checkboxes and

click OK:
• Create Table
• Select
• Update
• Insert
• Delete

13 Repeat steps 10-12 for each user. If all users are going to have the
same permissions, permissions can be granted to the default PUB-
LIC group instead of each user individually. Each user inherits the
permissions of the PUBLIC group.

176 Sage PFW

 Setting Btrieve Mode Security and Users

Steps Action

14 Set the flags for Client Credentials so the user name and password
are saved.
• Under Engines, right-click on the server and Login
• Under Engines, right-click on the server and select
Properties
• Under Access, check Prompt for Client Credentials
• Under Access, check Allow Client-stored Credentials

15 SQL statements can also be used to create users, groups and

Appendix D: Pervasive
assign permissions. You can use the SQL Editor of the Pervasive

and OS Security
Control Center. Here are some of the examples of the SQL state-
ments:
• to create a new group called PFWGroup, use CREATE GROUP
PFWGroup
• to create a new user called Larry with password as 'pw', use
GRANT LOGIN TO Larry pw
• to create a new user called Larry with password as 'pw', use
GRANT LOGIN TO Larry:pw in GROUP PFWGroup
• to grant Create Table permission to the PFWGroup, use GRANT
CREATETAB TO PFWGroup
• to grant Create Table permission to the user Larry, use GRANT
CREATETAB TO Larry
• to grant other permissions like Select, Update, Insert and
Delete to the group PFWGroup to all tables, use GRANT SELECT
ON * TO PFWGroup, GRANT UPDATE ON * TO PFWGroup,
GRANT INSERT ON * TO PFWGroup, and GRANT DELETE ON * TO
PFWGroup
• to grant Select access to the user Larry to all tables, use
GRANT SELECT ON * TO Larry

16 Login to Sage PFW as the administrator (Admin).

System Management User Guide 177

 Steps Action

17 Open the User Setup wizard for the PFWAdmin user.

18 Enter the Pervasive password that you entered in step 10 into the
Pervasive Password field. Finish your change to the User Setup wiz-
ard.

Setting Server OS Permissions

In order to allow the proper access to certain files and folders, OS permissions must be 
allowed and denied on the Database Server as applicable. Sage PFW Users must be able to 
read files in the Sage PFW server folder and all sub‐folders. Sage PFW Users do not need 
to be able to delete files other than those they have created. These would include temp 
files, report files and other files that are created by the user while running Sage PFW. The 
User is considered the Owner of these files and will therefore be able to delete them.

The easiest way to manage permissions for the OS is to create a user group and then add 
users to that group. Then you can set/deny permissions for the Group instead of having to 
set/deny them for each individual user.

Example
We will assume that you have created a group called “PFWUsers” and have created and 
added each Sage PFW user to that group. Also, you must have already set up Btrieve 
Security to Database mode.

Steps Action

1 In Windows Explorer, right-click on the \Platinum server path and

select Properties.

2 Click on the Security tab and highlight the group

“PFWUsers”.

178 Sage PFW

 Setting Server OS Permissions

Steps Action

3 Click the Advanced button to access special permissions.

4 If there is not an existing Permission entry for the group “PFWUsers”,

perform the following steps:
• Click the Add button.
• If prompted for a Network login, cancel.
• In the 'Enter the object name' box type the server name \
group name (YourServerNameHere\Users).
• Click the Check Names button, then the OK button (once
you have a valid Servername\Groupname)

5 Highlight the PFWUsers entry and click on the Advanced button.

Appendix D: Pervasive
and OS Security

System Management User Guide 179

 Steps Action

6 If there is an existing Permission entry for the group “PFWUsers”,

highlight it and click the Edit button.

7 Check the Allow checkboxes for the following Permissions:

• Traverse Folder / Execute File
• List Folder / Read Data
• Read Attributes
• Read Extended Attributes
• Create Files / Write Data
• Create Folders / Append Data
• Read Permissions

8 Check the Deny checkbox for the following Permission:

• Delete Subfolders and Files

180 Sage PFW

 Setting Server OS Permissions

Steps Action

9 Click Apply then OK to apply the permissions.

10 Click OK to close the Properties of the Platinum server path.

Additional Security Information

There are a few files that Sage PFW users will specifically need the Write permission 
allowed. These files are all located in the base Sage PFW server folder.

• UTGBKRTM.EXE

• LOCKS.BIN

• LOCKNAME.DFL

• LOCKS.PAS

• LOCKNAME.PAS

In addition, Sage PFW users should have full permission to the ??NOTE.MDB and 
??ATTACH.MDB files in the company folder.

These file permissions can be set using the same steps outlined above for setting the Sage 
PFW server folder permissions. To set the Write permissions for these files, highlight each 
file in Windows Explorer and check the Allow checkbox for the following permissions:

• Create Files / Write Data

• Create Folders / Append Data

Appendix D: Pervasive
• Write Attributes

and OS Security
• Write Extended Attributes

Note that the other permissions granted to the PFWUsers group for the Platinum folder 
have been inherited by UTGBKRTM.EXE.

System Management User Guide 181

Logging into Sage PFW
After having set up Pervasive Database Mode Security you will need to login to the 
Pervasive database and store the User name and password on each machine running Sage 
PFW. This information will be prompted for and saved when either starting Sage PFW or 
running the Sage PFW Client Setup program. Follow these steps on each client machine 
that will be running Sage PFW.

Steps Action

1 Start Sage PFW. You will see the Pervasive Login Dialog Box:

2 Enter a valid Pervasive User name and Password. This is not your
Sage PFW Username and Password.

3 Check the Save User name and Password checkbox and click
OK.

4 Login to Sage PFW.

5 You may get the Pervasive Login Dialog Box a few more times.
In each case enter the same valid Pervasive User name and
Password from step 3 and check the Save User name and Pass-
word checkbox.

6 After Sage PFW is completely loaded, exit Sage PFW and then
restart Sage PFW. This will prevent any further prompt for the Per-
vasive User name and Password and all future logins to Sage
PFW will be normal.

OS Security Only
If only OS security is used, you can protect most of the Sage PFW programs and resource 
files from possible deletion. However, your Company data files are still at risk since delete 
permissions are required in the Company folder for temp files, provisional files, sort files 
etc.

OS Permissions for a Sage PFW on Windows

A user does not need delete rights to most of the /PFW folders. They will need Delete 
rights to the following folders:

[PLATINUM]\[COMPANY]

[PLATINUM]\[USER]

[PLATINUM]\QUEUE

182 Sage PFW

 OS Permissions for a Sage PFW on Windows

The easiest way to accomplish this is to disallow Delete rights to the [PLATINUM] root 
folder and then Add Delete rights to the folders listed above.

If you want to restrict access rights to the Sage PFW client folder because it just contains 
program files, keep in mind that there are a few non‐program files in this folder that users 
should have Write access. The PFW.INI and <user>.ini are examples. In addition, a user 
must have full rights to his/her own user folder under \Platinum also.

How to Disallow Deleting Files found in the Platinum Directory

From within the \PLATINUM folder:

1. Right‐click on the [PLATINUM] root folder

2. Select Properties, Security Tab, Add button

3. Input a valid network user name ([email protected]), Check Names to verify

4. Advanced button, Edit... button

5. Check Deny column for ʹDelete Subfolders and Filesʹ and ʹDeleteʹ

6. OK button, Apply button, Yes button to Security Warning about deny permissions

Following the same steps as above, you must add ʹDelete Subfolders and Filesʹ and 
ʹDeleteʹ permissions for these specific /PFW folders:

QUEUE

[USER]

[COMPANY]

Appendix D: Pervasive
and OS Security
Further OS Security Only Permissions
You may further restrict userʹs permissions to other folders and files. Here are some 
examples:

• Restrict Users from reading/deleting other Userʹs files by denying permissions to the 
other Userʹs folders.

• Restrict Users that donʹt have access to some of the Sage PFW modules by denying 
permissions to company data files for modules to which they donʹt have access.

• Restrict Users from reading/deleting company data files for companies which they 
donʹt have Sage PFW access to by denying permissions for those company folders.

System Management User Guide 183

184 Sage PFW
 Index

Symbols overview, 4
Comment window, 63
Company
[company] deleting, 30
directory overview, 16 for a PFW type user setup, 49
[username] initializing, 27
directory overview, 16 modifying, 29
step‐by‐step setup instructions, 29
company
A default settings, 83
Company Setup wizard
Access definition step‐by‐step instructions, 29
for a user security group setup, 37 Configuration files
Account Configuration wizard, 22 setting up, overview, 19
Accounts Payable summary of, 153
setting up taxes, 73 Confirm password, 46
Accounts Receivable conversion
taxes, 78, 79 weight‐to‐volume, 85
ACRCLIEN Conversion Wizards, 58
directory overview, 15 Creating Custom Reports by Company, 172
Admin Privilege, 48 Crystal Issues, 172
Applications Customizing entry screens
for a security group setup, 37 See Templates
Auto Data Conversion wizard, 22
Automatic tax calculation, 74, 76
D

B DATA
directory overview, 15
Bank statement Data files
reconciling, 67 for a processing company setup, 28
Broadcast messages re‐initializing, 30
when starting a PAS, 92 Data integrity controls
Business Desktop process locking, 12
defined, 8 record locking, 11
System Manager update conflict, 11

Index
Business Desktop, 60 decimal places
Buy/sell rate, 67, 68 settings for, 83
Default queue
setting for job processing, 98
setup, step‐by‐step, 99
C defaults
company, 83
Cash accounts Delete
buy/sell rate differences, 68 existing company, 30
CD‐ROMs existing queue, 34
included in package, vii existing security groups, 43
Client workstation existing user, 52
directory structure, 17 user job from queue, 101
interfacing to the database, 4 Demonstration companies

System Management User Guide 185

E-N

list of companies included, 31 J
Designer user type
defined, 48
Designing templates Job
See  Templates deleting from a queue, 101
Disable Business Desktop Browser Address Bar, 48 Job priority
Dispatcher setup, step‐by‐step, 99
for polling a queue, 4 who can setup, 100
Document entry windows Job processing
creating template views of, 104 options for default queue and priority, 98
customizing views with templates, 104 Job types
Documentation processed by the PAS, 4
summary, viii See also  Service types
Drive
for a PAS type user setup, 51
DSN Creation, 26 K

Keyboard navigation
E in a wizard, 24

Exceeding Admin login attempts, 46
Exchange rates, 67 L

LOINMAST
F file description and use, 71, 72
Lookups, 111
File maintenance windows lot tracking
customizing views with templates, 104 setting default parameters, 84
Form Configuration wizard, 22

M
G
maximum parameters
General Ledger setting, 88
setting up for posting, 67 Menu
Goods and Services Tax, 76, 79, 80 overview, 8
Group setting properties for items, 99
for a PFW type user setup, 49 Modify
Group ID existing company, 29
for a security group setup, 36 existing queue, 34
GST, 76, 79, 80 existing security group, 43
Monitored jobs, 12
Multi‐Currency Manager
cash account currency key, 67
H
cash held in, 67
entering amounts, 67
Help
creating custom help in Template Properties, 115
Home currency, 67 N

Natural currency, 67
I
Network file server
directory structure, 14
Item Master lookup overview, 3
overview and use of, 71, 72 Network login

186 Sage PFW

 O-S

overview, 7 modifying, 29
Non‐taxable items, 81 overview, 9
numbering systems Project Configuration wizard, 22
setting, 85 Properties
numeric constants setting for menu items, 99
setting, 90 Purchase Order
setting up taxes, 73

O
Q
Options
for a PFW type user setup, 48 QUEUE
directory overview, 14
Queue
P deleting, 34
deleting jobs by the System Administrator, 10, 101
managing jobs by the System Administrator, 101
PAS modifying, 34
message screen, 93 overview, 9
overview, 4 preferred, 10
reactivating, 93 relationship to a PAS, 9
setup information, 92 setting a default for job processing, 98
stopping, 95 setting job priority, 99
Password setup, 32
for a PFW type user setup, 46, 48, 51 step‐by‐step setup instructions, 33
Password Confirmation, 48 Queue ID
Pervasive for a queue setup, 33
resident on network file server, 4 Queue name
Pervasive Admin Rights, 26 for a PAS type user setup, 51
Pervasive Password, 46 Queue Setup wizard
PFW step‐by‐step instructions, 33
directory overview, 17
PFWADMIN

Index
directory overview, 15
R
PFWCLIEN
directory overview, 15
PFWRES Reconciling accounts
directory overview, 16 using the bank statement, 67
PLATINUM Record locking
directory overview, 14 overview, 11
Polling interval unmonitored jobs, 12
for a PAS type user setup, 51 Registration wizard, 22
Populating fields using Find Historical, 113
Printer
overview, 10 S
Printer ID
for a printer setup, 34
Priority Security
setting for job processing, 99 components of, 6
Process Application Server default, 35
See  PAS deleting, 43
Process locking modifying, 43
overview, 12 overview, 6
Processing company Security group
deleting, 30 deleting, 43
initializing, 27 modifying, 43
Security Group Setup wizard

System Management User Guide 187

T-U

step‐by‐step instructions, 42 manual tax entry, 73
Security groups nontaxable items, 81
overview, 6 setting up, 73
Security Reporting, 53 tax rate key default, 77
Service types tolerance percentage, 77
for a queue setup, 33 tracking, 81
Settlement discounts, 80 Template Manager
Setup overview, 118
about wizards, 20 Template Properties window
processing company, 26 illustrated, 109
queue, 32 Templates
user, 25, 44 adding custom field help, 115
user security group, 35 adding lookups, 111
SSCC format, 84 assigning designer rights for access, 107
Startup method assigning to security group, company, or globally,
for a PAS type user setup, 51 118
Storage of company information, 27 basic steps to create, 108
System Administrator cannot override shipping configuration, 104
overview, 7 captions, 109
System configuration closing and reopening while designing, 116
recommended requirements, viii customizing a field or object, 110
System configuration windows deleting lookups, 111
customizing views with templates, 104 how custom help is viewed by user, 115
System Designer illustrated example, 105
overview, 8 menu item remaining open while designing, 109
System Manager modifying lookups, 111
setting up, 62 overview, 104
system manager setup properties window, illustrated, 109
company defaults, 83 restoring shipping default configuration, 116
saving, 116
setting default for user, 120
T table of template enabled entry items, 108
using saved templates, 120
viewing work in progress, 116
Tax authorities Type of User
setting up, 78 for a PAS type user setup, 50
Tax Authority window, 78 for a PFW type user setup, 47
Tax levels
defining, 76
Tax Rate window, 79
U
Tax rates
defaulting from item location, 77
defaulting from vendor, 77 Update conflict
defining, 79 overview, 11
Tax Setup window, 75 User
Tax sheet, 76 deleting, 52
Taxes selecting templates, 120
actual, 76 setup, 44
as line items, 73 step‐by‐step setup instructions, 52
automatic tax calculation, 74, 76 User configuration files
calculated, 76 setting up, overview, 19
calculating, 73, 79 summary of, 153
comparing, 77 User ID
defining tax levels, 76 for a PAS type user setup, 50
defining tax rates, 79 for a PFW type user setup, 47
included in price, 76, 77, 80 User login
including settlement discounts, 80 overview, 7

188 Sage PFW

 V-W

system administrator overview, 7
User password configuration, 46
User setup
unique configuration file, 27
User Setup wizard
step‐by‐step instructions, 52
User types
overview, 7
Username
for a PAS type user setup, 50
for a PFW type user setup, 45, 47
USERS.ADM
file description, 154
UTGD.SRF
file description, 154
UTGXR.SRF
file description, 154
UTMC
file description, 154
UTMCFILE
file description, 154
UTQDEF.SRQ
file description, 154
UTQMSG
file description, 154
UTQSL.SRQ
file description, 154
UTQxxxx.SRQ
file description, 154

Index
Value‐added taxes, 76, 80
VAT, 76, 80

weight‐to‐volume conversion, 85
Wizards
Account Configuration wizard, 22
Auto Data Conversion wizard, 22
changing or deleting, overview, 24
commands, 24
common elements, 23
Company Setup wizard, 29
Form Configuration wizard, 22
keyboard navigation, 24
overview, setting up user configuration files, 20
Queue Setup wizard, 33
Registration, 22
Security Group Setup wizard, 42
suggested setup order, 21
User Setup wizard, 52

System Management User Guide 189

W-W

190 Sage PFW

 Chapter 1

Sage PFW Product Registration Form

Company Information

Company Name:________________________________________________________________________

Address Line 1: _________________________________________________________________________

Address Line 2:__________________________________________________________________________

City: _____________________________________ State/Province: _____________________________

Country: ____________________________________ Postal Code/Zip: _____________________________

Contact Name: __________________________________ Phone: __________________________________

Contact email: ____________________________________ Contact fax: ____________________________

Sage Reseller

Name: _________________________________________________________________________________

City: _______________________________________________ State/Province:

_______________________

Phone: _________________________________________________________________________________

Important: Registration, support, updates, and access to the application will not be granted unless your
software is registered within 30 days after installation.

Initialization Code: _________________________ Site Identification Number: _______________________

UNLOCK CODE: ________________________________________________________________________

FAX Transmittal # of pages:

To: Sage Software Registration Department At: (949)-753-0374