Appendix 

A 

Responsibilities Matrix Template 
INTEGRATED RESPONSIBILITIES MATRIX 
Item 
Description  Client  PMC  Design  Construction  Contractor(s)  Remarks 
No.  DLF  (Hill Intl.)  Consultants  Supervision 
Hill / 3rd Party 

1 
PROJECT MANAGEMENT 

1.01  Overall Management & Administration 
1.01.01 
Client's Representative  AM/ AP  PE/ AD  AS  PMC will represent the Client, and his interests, as required during all phases planning, 
design and construction. 

1.01.02 
Develop Project Management Plan (PMP)  RW/ AP  PE  PMC will prepare a Project Management Plan (PMP) as a management guideline for the 
Project. This plan, together with PCS guidelines and the Project Specific Procedures, will 
define the operating protocol for the entire Project. The Client will review and approve the 
plan. 

1.01.03 
Develop Project Specific Procedures  RW/ AP  PE  PMC will prepare a Project Specific Procedures, which will serve as a guide for the entire 
Project team. Together with the Project Management Plan and PCS Guidelines, this 
manual will define the operating protocol for the entire program. 

1.01.04 
Project Meetings (Management, Coordination,  PA  AM/ AD  PE/ AD  PE/ AD  PE/ AD  PMC will conduct, chair, and minute all project progress meetings. The 3rd Party (If on 
Progress, Safety, QA/QC, etc.)  board) and Design Consultant will participate when required as instructed by PMC. The 
Client will participate as necessary. Other meetings may be performed by 3rd Party or 
coordinated or monitored by PMC and Client. 

1.02 
Communication Management & Document Control 
1.02.01 
Project Controls Integrated Systems  RW/ AP  PE/ AM  PA  PE  PE  The PMP shall incorporate details on an integrated Project Controls System (PCS). The 
PCS shall utilize the latest available software to monitor project progress and cost. PM will 
develop and implement the system and the Client will approve; 3rd Party and MC to 
participate as directed by PMC. 

1.02.02  The PMP shall incorporate details on an integrated Communication Management System 
Communication Management System  OB  PE/ AM  PA  PA  PE 
(CMS) that will handle all document and contract management functions. The CMS shall 
utilize Aconex software as the platform. The system will be collaborative, where all 
relevant entities are utilizing the system. The procedures for document and contract 
management will be in the Policies and Procedures manual. PMC will develop and 
implement the system and the Client will review and approve. 

1.02.03  PMC will draft General Requirements for the consultant and construction contracts that will 
Establish General Requirements  OB  PE/ RE  PA  PA  PA 
detail the requirements and particulars of the CMS to be utilized by all relevant parties, 
including personnel, software and hardware requirements. The Client will review and 
approve. 

1.02.04  PMC will develop a standardized WBS and coding structure for organization, phasing and 
Work Breakdown Structure (WBS)  OB  PE/ RE  PA  PA  PA 
contract packaging. The program will be organized by the WBS. The Client will review and 
approve. The WBS will be part of the PMP. 

1.02.05  PMC will develop a standardized code of accounts for budgeting and cost reporting. The 
Cost Account Codes  RW/ AP  PE/ RE  PA 
Client will review and approve. 

1.02.06  PMC will develop a document coding structure to be utilized on all documents generated 
Document Coding Structure  OB  PE/ RE  PA  PA  PA 
and received by PMC. This coding structure should be issued as part of the General 
Requirementscontractors, or issued at project kick-off m
consultants eetings. 
1.02.07  PMC will develop and implement a standard filing system for both hard and soft copies of 
Standardized Filing System  OB  PE/ RE  PA  PA  PA 
project documentation (including drawings), based on the WBS. The system will take into 
account security and fire precautions. 

LEGEND  AD-Advise Options  AP-Action/ Approval  CM-Comment Generally  MO-Monitor  PA-Participate  RW-Review  RE-Recommend spec. course of 

AM-Administer  AS-Assist  CO-Coordinate  OB-Observe  PE-Perform  D-Document  action 

INTEGRATED RESPONSIBILITIES MATRIX 
Item  Description  Client  PMC  Design  Construction  Contractor(s)  Remarks 
No.  DLF  (Hill Intl.)  Consultants  Supervision 
Hill / 3rd Party 

1.02.08 
Document Distribution Matrix  OB  PE/ RE  PA  PA  PA  PMC will develop a document distribution matrix outlining the proper distribution path and 
signature requirements for all project documentation. This is for PMC internal use but will 
be shared with the Client, Consultants and Contractor as necessary. 

1.03 
Schedule Development & Control 
1.03.01 
Master Schedule  RW/ AP  PE/ RE/  OB  PE/ AS/ MO/  PE/ AS  PMC will prepare a master schedule for the program taking into account all known pre- 
MO/ CM  CM  design, design, pre-construction, construction, logistics and other consideration activities. 
The schedule will incorporate required utility and municipality interfaces, as well as 
construction phasing and packaging. Major program milestones will also be identified. 
Once approved by the Client, the master schedule will serve as the baseline for which the 
program will be measured, and will be updated as the program progresses. The master 
schedule is included in the monthly progress report submitted to the Client, who will review 
and approve. 

1.03.02 
Master Schedule Updates  OB  PE/ RE/  AS  AS/ MO/ CM  AS  PMC will update the master schedule monthly, incorporating the latest design, 
MO/ CM  procurement, approvals, tendering, project award, and construction information. PMC will 
ensure that updated consultant and contractor schedules are reviewed and incorporated 
into the master schedule. Master schedule updates will be included in the monthly 
progress report submitted to the Client. 

1.03.03 
Progress Variance Reporting  OB  RW/ RE/  PE/ RE  PA  The Hill Intl/3rd Party will review contractor progress, and update on variances via weekly 
MO  and monthly reports. PMC will review and incorporate variances into the bi-weekly and 
monthly progress reports. 

1.03.04 
Revisions to the Baseline Schedule  RW/ AP  PE/ MO  AS/ RE  PA  PMC will update the baseline schedule as necessary every quarter of the program based 
on changes in scope, updated information, etc. The Client will review and approve. 

1.03.05 
Major Milestone Schedule  RW/ AP  PE/ MO  OB  AS/ RE  PA  PMC will extract from the Master Schedule, all major milestones, and produce a major 
milestone report, comparing the current schedule, to the latest program requirements. The 
Client will review and approve. The major milestone schedule is included in the monthly 
progress report submitted to the Client. 

1.03.06 
Procurement (Tender) Schedule  OB  PE/ RE/  PA/ RE  PA/ RE  PMC will extract from the Master Schedule, all procurement activities, and assemble a 
MO  procurement (tender) schedule to keep the Client informed of all pending procurement 
activities. The procurement schedule is included in the monthly progress report submitted 
to the Client. 

1.04 
Budget & Cost Control 
1.04.01 
Budget Preparation / Validation  PE/ RW/ AP  RW/ PA  All budgets are prepared by the Client or an independent cost consultant for the Client. 
Budget estimates that are prepared by an independent cost consultant are reviewed and 
approved by the Client and PMC. 
1.04.02 
Budget Monitoring / Updating & Reconciliation  OB  PE/ RE  PA  PA  All budgets are monitored / reconciled by the PMC. 

1.04.03 
Concept / Definitive Cost Estimates  RW/ AP  AS/ RE/  PE  PA/ RE  The Design Consultant will be responsible for preparing cost estimates throughout each of 
PE  the design submittal stages. They will be responsible for designing within the established 
budget, and reconciling the estimates between the submittals. The Client, or his 
designated cost consultant and PMC will be responsible for reviewing and approving each 
estimate. 

INTEGRATED RESPONSIBILITIES MATRIX 
Item  Description  Client  PMC  Design  Construction  Contractor(s)  Remarks 
No.  DLF  (Hill Intl.)  Consultants  Supervision 
Hill / 3rd Party 

1.04.04 
Cost Management Plan  RW/ AP  PE/ RE  PA  PMC will prepare a cost management plan identifying the procedures and reporting that 
will be used to manage the cost aspects of the program. This plan will be included in the 
PMP and reviewed and for action by the Client. 

1.04.05  Cost Reports (Financial Summary, Payment  OB  PE/ MO/  PA/ RE  PMC will prepare cost reports as outlined in the cost management plan in order to monitor 

Summary, Variation Status, & Cash flow  RE  the financial status of the program, including variances, trending and forecasting. All cost 
Projection)  reports will be updated bi-weekly and monthly depending on the report to the Client. 

1.05 
Contract Management 
1.05.01 
Tender and Contract Award Assistance  MO/ AP  PE/ RE  PA  PMC will perform tendering and recommend award. See Pre-Construction / Construction 
Stage for implementation. 

1.05.02 
Consultant / Contractor Payment Applications  RW/ AP  PE/ RE  PA  PA  PMC will develop and implement processes and procedures for all payment applications. 
Process and Procedures  See Design and Construction Stages for implementation. Client to approve the process. 

1.05.03 
Variation Management Process and  RW/ AP  PE/ RE  PA  PMC will develop and implement processes and procedures for variation management. 
Procedures  See Design and Construction Stages for implementation. 

1.05.04 
Claims Prevention and Management  RW/ AP  PE/ RE  AS  PA  PMC will provide recommendations to the project team with regards to claims avoidance 
strategies. 

1.05.05 
Project Close Out Assistance  OB  PE/ RE/  PA  PA  PA  PMC will manage project close-out. See Construction Stage for implementation. 
AS 
1.06 
Reporting 
1.06.01 
Monthly Progress Report  OB  PE/ CO  PA  PA  PA  PMC will prepare a monthly report to be submitted to the Client, that details project 
progress, issues, schedule, cost, safety and QA/QC. 

1.06.02  Weekly Progress Reports (Dashboard  OB  PE/ CO  PMC will prepare weekly Executive Briefings to be presented to Client Management. 

Reports) 
1.06.03 
Other Reporting As Required  OB  PE/ CO  PMC will prepare other special reports as required by the Client. 
1.07  General Safety & Security 
1.07.01 
Health, Safety & Environmental Management  OB  PE/ CO  PA  PA  PMC will prepare an HSE Management Plan which will form the basis of the Safety 
Plan  Management System which the Client intends to implement on the program. The 
guidelines described in the plan are mandatory for all consultants, third party developers 
and contractors on the site. See Pre-Construction / Construction section for project 
monitoring and reporting. 

1.08 
Quality Assurance & Control 
1.08.01 
Quality Assurance Plan Development and  OB  PE/ CO  PA  PA  PMC will prepare and implement a Quality Assurance Plan for the program. This plan is to 
Implementation  work in conjunction with the Policies and Procedures manual and will address QA/QC 
organization, responsibilities, control of consultant’s quality, control of contractor/sub- 
contractor / supplier quality, QA/QC documentation and quality records, and notification of 
non-conformance. 

INTEGRATED RESPONSIBILITIES MATRIX 
Item  Description  Client  PMC  Design  Construction  Contractor(s)  Remarks 
No.  DLF  (Hill Intl.)  Consultants  Supervision 
Hill / 3rd Party 

1.09 
Third Party Coordination 
1.09.01 
Third Party Coordination  PA  PE  CO  AP  CO  PMC will manage Third Party Coordination within the Project. 

1.10 
Early planning & Program Logistics 
1.10.01 
Project Planning and Packaging  RW/ AP  PE  AS  Using the WBS as a guideline, PMC will develop a phasing and implementation strategy 
for all approved projects. The plan will include bid and procurement packaging scenarios, 
analysis of temporary or interim facilities and infrastructure, other coordination, security 
requirements, staging, site access, etc. This strategy will be developed in conjunction with 
the Client, and updated regularly as part of the Logistics Plan. The Design Consultant may 
assist as required when instructed by PMC. 

1.10.02 
Logistics Requirements Plan  RW/ AP  RW/ AD  AS/ CO  PE  Based on the program planning and packaging strategy, Contractor will develop a layout 
plan that highlights all logistics activities on site, as well as the current plot handover dates 
from the 3rd party developers. This plan will be updated monthly and issued to the PMC, 
Client and necessary Authorities as required. 

1.10.03 
Logistics Guidelines  RW/ AP  RW/ AD  PMC will develop a set of logistics guidelines applicable to all contractors. The intent of the 
document is to regulate and coordinate the construction process for the program. 
Contractor will submit for PMC’s review and update the guidelines as necessary. 

1.10.04 
Traffic Management Plan  OB  RW/ AD  PE  Contractor will develop a plan showing the traffic flow, both temporary and permanent, on 
the project site. Contractor updates this plan weekly. 

1.10.05 
Situation on Site  OB  RW/ AD  RW/ AD  PE  Contractor will develop a plan showing the current situation on site as it relates to all 
construction contracts. This plan is updated on a weekly basis. 
2  PRE DESIGN & DESIGN STAGE 

2.01  Prequalification / Selection & Contract Award 
2.01.01 
Prequalification of Design Consultant  RW/ AP  PE  PMC will develop a Design Consultant Prequalification strategy and list to submit the 
Client for review and action. 

2.01.02 
Request for Proposal (Form of  RW/ CM/  PE  PMC will prepare the request for proposal for Client review/comment, approval and 
Agreement/Instruction to Bidders)  AP  issuance. 

2.01.03 
Design Consultant Evaluation - Technical  RW/ AP  PE/ RE  PMC will perform a Technical evaluation of the pre-qualified consultants and submit 
technical evaluation reports to the Client for review and action. 

2.01.04 
Design Consultant Evaluation - Financial  AP  PE/ RE  All financial evaluations are performed by the Client. PMC will assist if requested. 

2.01.05 
Final Recommendation  RW/ AP  PE/ RE  The Client will make final recommendation of successful consultant(s) after commercial 
and technical evaluations are analyzed. 

2.01.06  General Conditions of Contract  RW/ AP  PE/ RE  PMC will issue draft general conditions of contract to be reviewed by the Client and 

incorporated into the design consultant contract. 

2.01.07 
Contract Negotiations  PE/ AP  AS  The Client will negotiate terms and conditions with the bidder(s). PMC will assist if 
requested. 

INTEGRATED RESPONSIBILITIES MATRIX 
Item  Description  Client  PMC  Design  Construction  Contractor(s)  Remarks 
No.  DLF  (Hill Intl.)  Consultants  Supervision 
Hill / 3rd Party 

2.01.08 
Notice of Award (LOI / LOA)  MO  PE  The PMC will issue a LOI or LOA on behalf of Client to the successful Design Consultant 
pending outcome of negotiations. 

2.01.09 
Notice to Proceed (Letter of Commencement)  MO  PE  After issuance of the LOI / LOA, the PMC, on behalf of Client will issue a letter of 
commencement to the Design Consultant authorizing him to proceed with the design. 

2.01.10 
Contract Documents  RE/ AP  PE  PE  AS  After issuance of the LOI the PMC will prepare final contract documents which will be 
executed by the Design Consultant and the Client. 

2.01.11 
Insurance Certificates  MO  RW/ AD  PE  PMC will review the insurance certificates submitted by the Design Consultant advise the 
Client regarding contractual compliance. 

2.02 
Design Management and Supervision 
2.02.01 
Communication Procedures  OB  PE/ MO  PMC will develop communication procedures between the Design Consultant and all 
relevant parties. PMC will monitor the communication process. 

2.02.02 
Project Meetin
oordination, 
gs (Kickoff,Workshop, etc.)  PA  AM  PA  PA  PA  PMC will conduct, chair, and minute all project meetings. The Client will participate as 
necessary. 

2.02.03 
Consultant Progress Payments  RW/ AP  RW/ PE/  PE  The Design Consultant prepares and submits progress payments to PMC for review and 
RE  verification. PMC will prepare the Payment Certificate, and submit to the Client for action 
and payment. 

2.02.04  Design Submittal Schedule  OB  RW  PE  Consultant will submit acceptable design submittal schedule to PMC for evaluation and 

acceptance. PMC will incorporate into the Master Schedule. 

2.02.05  Design Schedule Updates  RW/ AP  RW/ RE  PE  The Design Consultant will submit acceptable design schedule updates once a month to 

PMC for evaluation, acceptance and recommendation to the Client. 

2.02.06 
Design Development  RW/ AP  RW/ MO  PE  PMC will monitor the design development process, and along with the Client, review the 
submittals. The Client will action and approve. 

2.02.07 
Design Variations  AP  RW/ RE  PE  During the design process, PMC will review all documents for changes in scope. PMC will 
review and advise the Client when changes occur. The Client will have approval for any 
changes. 

2.02.08 
Design Coordination  OB  RW/ MO  PE  PA  PMC will monitor the Design Consultant and review the design submittals to ensure that 
the documents are coordinated. 

2.02.09 
Design Consultant Progress  OB  MO/ AD  PE  PMC will monitor the Design Consultants progress and inform of remedial actions if 
necessary. 

2.02.10 
Design Consultant Duties  OB  MO/ AP  PMC will monitor the Design Consultant's activities in relation to the duties outlined in the 
agreement, and advise if any obligations are not being met. 

2.02.11 
Statutory Authority Approval Process  OB  MO  PE  PMC will monitor the Design Consultant's activities regarding obtaining statutory 
approvals. 

2.02.12  Value Engineering  RW/ AP  PE/ CO/  PA  PMC will coordinate and manage value engineering exercises in conjunction with the 

RE  Design Consultant(s), and ensure that preferred options are recommended with a view to 
time, cost, maintenance, and operational benefits. The Client has approval over all VE 
recommendations. 

LEGEND  AD-Advise Options  AP-Action/ Approval  CM-Comment Generally  MO-Monitor  PA-Participate  RW-Review  RE-Recommend spec. course of 

AM-Administer  AS-Assist  CO-Coordinate  OB-Observe  PE-Perform  D-Document  action 

INTEGRATED RESPONSIBILITIES MATRIX 
Item  Description  Client  PMC  Design  Construction  Contractor(s)  Remarks 
No.  DLF  (Hill Intl.)  Consultants  Supervision 
Hill / 3rd Party 

2.02.13 
Constructability Review  OB  PE/ CO  PA  AS*  PMC will coordinate and manage constructability and bid-ability exercises in conjunction 
with the Design Consultant(s) to ensure that the intended design is complete and 
constructible in the most effective way possible, with particular attention made to 
minimizing changes and claims during construction. 
* During later construction phases 

2.02.14  Finalize Contract Bid Packages  RW/ AP  PE/ RE  AS  AS*  PMC, with the assistance of the consultant, will develop the final bid packaging for the 

projects. This packaging will be approved by the Client. 
* During later construction phases 

3  PRE CONSTRUCTION & CONSTRUCTION STAGE 

3.01  Contractors Prequalification 
3.01.01 
Prequalification Strategy and Management  RW/ AP  PE/ RE  AS  AS*  PMC will develop a construction contractor prequalification strategy and management plan 
to submit to the Client for review and approval. The design consultant will assist if required 
when instructed by PMC. 
* During later construction phases 

3.01.02 
Invitation to pre-qualify, preparation of evaluation  RW/ AP  PE/ RE  AS  AS*  PMC will prepare the prequalification document, invitation to prequalify, and evaluation 
report, and recommendation of contractor /  report with a recommendation of contractor's / nominated subcontractors to prequalify, 
nominated subcontractors.  and submit to the Client for review and approval. The design consultant will assist if 
required when instructed by PMC.* During later construction phases 

3.02  Contract Tendering 
3.02.01 
Bidding / Contract Strategy and Management  RW/ AP  PE/ RE  AS  AS*  PMC will develop a bidding strategy and management plan to submit to the Client for 
review and approval. 
* During later construction phases 

3.02.02 
Tender Documents (including Drawings,  RW/ CM/ AP  RW/ CM/  PE  AS*  The Design Consultant prepares the tender documents which are sent to PMC and the 
Specifications, BOQ, Addenda if required, General  RE  Client for review and comment. Final tender documents are forwarded to the Client for 
Conditions, Particular Conditions, Instructions to  approval and issuance. 
Tenderers, and Other Relevant Documents)  * During later construction phases 

3.02.03 
Long Lead Procurement Item Strategy  RW/ AP  PE/ RE  AS  AS*  PMC, in conjunction with the Design Consultant, will develop a list of potential long lead 
purchase for the project. PMC will then develop a procurement strategy to submit to the 
Client for review and approval. 
* During later construction phases 

3.02.04 
Nominated Subcontractors & Suppliers for  RW/ AP  PE/ RE  AS  AS  AS  If required, PMC prepares a list of pre-qualified subcontractors / and or Suppliers for 
Provisional Sum (PS) items  Provisional Sum items. These subcontractors / suppliers are then recommended to the 
Client for action. The Contractor (if on board), Design Consultant and3rd Party (if on 
board) will support as required when instructed by PMC. 

3.02.05 
Municipality/ Authority Approval to Proceed with  AM  AS/ MO  PE  The Design Consultant will obtain Municipality / Authority reviews and approvals as 
Construction  necessary for proceeding with construction. This process will be administered and 
monitored by PMC. The Client will assist as necessary. 

INTEGRATED RESPONSIBILITIES MATRIX 
Item  Description  Client  PMC  Design  Construction  Contractor(s)  Remarks 
No.  DLF  (Hill Intl.)  Consultants  Supervision 
Hill / 3rd Party 

3.02.06 
Request for Proposal (Form of  RW/ CM/ AP  PE  AS  AS  PMC will prepare the request for proposal for Client review/comment, approval and 
Agreement/Instruction to Bidders)  issuance. 
3.02.07 
Pre-Bid Conferences  OB  PE  PA  PA  PA  The Client will administer pre-bid conferences with the assistance of PMC. The Design 
Consultant and 3rd Party may participate (if available) when instructed by PMC. 

3.02.08 
Tender Queries  OB  PE  RW/ CM/ PE  PE  Tender queries will be submitted to the PMC and distributed to Design Consultant for 
review and comment. Responses are transmitted back to the tenderers. 

3.02.09 
Tender Evaluation - Technical  RW/ AP  PE  PE  Both PMC and the Design Consultant perform Technical evaluations of the tenders and 
submit technical evaluation reports to the Client for review and approval. 

3.02.10 
Tender Evaluation - Commercial  RW/ AP  PE/ RE  All commercial evaluations are performed by PMC. 

3.02.11 
Final Recommendation  RW/ AP  PE/ RE  The PMC will make final recommendation of successful tenderers to Client after 
commercial and technical evaluations are analyzed. 

3.03 
Contract Procurement 
3.03.01 
Contract Negotiations  RW/ AP  PE/ RE  The Client will negotiate terms and conditions with the bidder(s). PMC will assist if 
requested. 

3.03.02 
Notice of Award (LOI / LOA)  RW/ AP  PE/ RE  The Client will issue a LOI or LOA to the successful bidder pending outcome of 
negotiations. 

3.03.03 
Notice to Proceed (Letter of Commencement)  AP  PE  AS  After issuance of the LOI / LOA, the Client will issue a letter of commencement to the 
Contractor authorizing him to proceed. The 3rd Party will assist as required. 

3.03.04 
Contract Documents  OB  PE  PE  After issuance of the LOI the PMC will prepare final contract documents which will be 
executed by the Contractor and the Client. 

3.03.05 
Advance Payment Guarantee  RW/ AP  RW/ RE/  PE  PMC will review the advance payment guarantee submitted by the Contractor and advise 
MO  the Client regarding contractual compliance, as well as monitor the advance payment 
payout and recovery during the progress payment process. The Client is responsible for 
approving Contractor advance payment bonds. 

3.03.06 
Performance Bond Guarantees  RW/ AP  RW/ RE/  PE  PMC will review the performance bond guarantee submitted by the Contractor and advise 
MO  the Client regarding contractual compliance, as well as monitor the bond status during 
construction. The Client is responsible for approving Contractor performance bond 
guarantee. 

3.03.07 
Insurance Certificates  RW/ AP  RW/ RE/  PE  PMC will review the insurance certificates submitted by the Contractor and advise the 
MO  Client regarding contractual compliance, as well as monitor the status during construction. 
The Client is responsible for approving the Contractor's insurance certificates. 

3.04 
Construction Management and Supervision 
3.04.01 
Communication Procedures  OB  PE/ MO  PA  PA  PA  PMC will develop communication procedures between the Contractor and all relevant 
parties. 

3.04.02 
Project Meetings (Kickoff, Coordination,  OB  AM/ PE  PA  PA/ PE  PA/ PE  PMC will conduct, chair, and minute all kickoff, coordination and safety meetings. The 
Safety)  Contractor, 3rd Party and Design Consultant will participate when required as instructed 
by PMC. The Client will participate as necessary. 
INTEGRATED RESPONSIBILITIES MATRIX 
Item  Description  Client  PMC  Design  Construction  Contractor(s)  Remarks 
No.  DLF  (Hill Intl.)  Consultants  Supervision 
Hill / 3rd Party 

3.04.03 
Project Meetings (Progress, QA / QC)  OB  AM/ PE  PA  AM/ PE  PA  PMC will conduct, chair, and minute all project progress and QA/QC meetings. The 
Contractor and 3rd Party will participate. The Design Consultant will participate when 
required as instructed by PMC. The Client will participate as deemed necessary. 

3.04.04 
Contractor Mobilization Plan / Organization  OB  RW/ AP  RW/ CM  PE  The PMC will review and comment on the contractor's mobilization plan including 
and Staffing (Engineering, Supervision, and  organization and staffing and return comments to the Contractor. 
Support Functions) 
3.04.05 
3rd Party Mobilization Plan / Organization and  OB  RW/ AP  RW/ CM/ RE  PMC will review and approve the 3rd Party mobilization plan, including organization and 
Staffing (Engineering, Supervision, and  staffing. 
Support Functions) 
3.04.06 
Permits and Approvals  MO/ AS  MO  CO/ AS  AS  PE  Design Consultant will only coordinate with government agencies and utilities for design 
related issues relating to permits. The Primary responsibility for obtaining approvals and 
construction permits rests with the Contractor, including coordinating with all agencies / 
utilities. The PMC, 3rd Party and Client will assist as necessary. 

3.04.07 
Verify and Coordinate Long Lead Purchase  OB  RW/ AD  AS  RW/ CM  PE  The Hill supervision team will review and comment to PMC on all contractor submitted 
Items  Long Lead Purchase Items. PMC will review these items in comparison with the 
procurement strategy and return the comments to the Contractor. The Design Consultant 
will support as required when instructed by PMC. 

3.04.08 
Site Logistics Coordination  RW/ CM  AP/ MO  MO/ AS/ RE/  AS  PMC will advise the Contractor of the current logistics plan developed and inform of any 
OB  updates as they occur. The Hill supervision team/PMC will ensure that the contractor 
adheres to the plan. 

3.04.09 
Contractor HSE Program and Plan  RW/ CM  RW/ AP/  RW/ AD/ MO  PE  The Contractor will submit his health, safety and environmental plans to the PMC for 
MO  review and comment. PMC will review for compliance and approve. Hill supervision team 
will monitor for daily compliance. PMC will have general oversight. 

3.04.10 
Construction Safety Inspections, Audits and  OB  PE/ RW  PE/ MO/ RW  PE  Worksite safety is the sole responsibility of the contractor. 3rd Party, PMC and Client 
Reporting  safety personnel will make periodic scheduled and unscheduled inspections to verify 
compliance with site safety standards. Hill supervision team is responsible for monitoring 
the project safety compliance and resolving safety issues identified on the project with the 
contractor. The PMC is responsible for collecting all safety data from the contractor. PMC 
will compile, analyze and report to the Client on a monthly basis. 

3.04.11 
Security Plan  RW  MO/ AP  RW/ MO/ RE  PE  The contractor is responsible for preparing and administering a security plan that will 
ensure a secure site. The PMC will monitor and advise the contractor's management of 
security matters. PMC will also review and approve the security plan. 

3.04.12 
Contractor Quality Control Program and Plan  RW/ CM  RW/ AP  RW/ MO/ RE  PE  The Contractor will submit his quality control plan to the PMC for review and comment. 
PMC will review for compliance and approve. The 3rd Party will monitor for daily 
compliance. PMC will have general oversight. 

3.04.13 
Subcontractors & Suppliers  RW/ AP  RW/ RE  AS  RW/ CM  PE  Hill supervision team will review and comment to PMC on all contractor submitted 
subcontractors and suppliers. PMC will review and recommend to the Client. The Design 
Consultant will support as required when instructed by PMC. 

3.04.14 
Contractor Progress Payments  RW/ AP  RW/ PE  RW/ AD  PE  The Contractor prepares and submits progress payments to the PMC. PMC forwards it to 
Hill supervision team/3rd Party for review and verification. The 3rd Party then returns the 
verified payment
for verification and final Pay Certificate Prepa which it turn is ent for approval a
request to PMC
ration,  bmitted to the  nd payment. 

INTEGRATED RESPONSIBILITIES MATRIX 
Item  Description  Client  PMC  Design  Construction  Contractor(s)  Remarks 
No.  DLF  (Hill Intl.)  Consultants  Supervision 
Hill / 3rd Party 

3.04.15 
Design Consultant /3rd Party Progress  RW/ AP  RW/ RE  PE  RW/ AD/ CM  PMC will evaluate Design Consultant and 3rd Party progress payments during the 
Payments During Construction  construction phase, prepare the payment certificate, and submit to the Client for approval 
and payment. 

3.04.16 
Contractor Initiated Design Change  RW/ AP  RW/ RE  RW/ PE  RW/ AD/ CM  PE  If a change in design is initiated by the Contractor, the Design Consultant will evaluate and 
provide comments / recommendation to the PMC. PMC will then evaluate the change with 
respect to impact to the budget and schedule. PMC will then forward this evaluation with 
recommendation to the Client. The 3rd Party will support as required when instructed by 
PMC. 

3.04.17 
Client / Consultant Initiated Design Change  RW/ AP  RW/ RE  PE/ RE  AS/ RE  RW/ AD  If a change in design is initiated by the Client or Design Consultant, PMC will evaluate 
potential impacts to budget and program and then forward this evaluation with 
recommendation to the Client. The 3rd Party and Contractor will support as required when 
instructed by PMC. 

3.04.18 
Cost management of Provisional sums  RW/ AP  PE/ RE  AS  AS/ RE  RW/ AD  The 3rd Party, Contractor and Design Consultant will support PMC when requested and 
as instructed. The support of Design Consultant will be limited to items related to design 
issues. 

3.04.19 
Project Cost Management and Control  RW/ AP  PE/ RE  AS  AS/ RE  RW/ AD  The 3rd Party, Contractor and Design Consultant will support PMC when requested and 
as instructed. The support of Design Consultant will be limited to items related to design 
issues. 

3.04.20 
Contractor’s Cost and Resource Loaded  RW/ AP  RW/ RE  PE  The PMC will review for acceptance and recommendation for approval to the Client. 
Master Schedule 
3.04.21 
Contractor's Monthly Schedule Updates  RW/ RE  PE  The Contractor will submit schedule updates to PMC for evaluation and acceptance. 

3.04.22 
Contractor's Progress  OB  RW/ MO/  PE/ AD  The PMC will monitor and verify contractor progress through review and approval of daily, 
RE  weekly and monthly progress reports. The progress updates will then be included in the bi- 
weekly and monthly progress reports. Progress variance from the baseline is hi-lighted for 
explanation and action. 

3.04.23 
Contractor's Recovery Schedule  RW/ AP  RW/ RE  PE  In the event that the contractor experiences slippage in his schedule, he will be required to 
submit a recovery schedule. The Contractor will submit the schedule to PMC for review 
and recommendation to the Client. Once the recovery schedule is approved, PMC will 
incorporate into the master schedule. 

3.04.24 
Contractor Daily Reports  RW  RW  RW/ AD  PE  The contractor prepares and submits daily reports to the PMC for review and comment. 
The PMC also keeps a daily inspection report for comparison. 

3.04.25 
Contractor's Weekly Report  RW  RW/ AD  RW/ OB  PE  The contractor prepares and submits weekly reports to the Hill supervision team for review 
and comment. This report is summarized by the Hill for inclusion in the Engineer's Weekly 
Report. 
3.04.26 
PMC Weekly/Monthly Report  RW/ CM  PE  The PMC prepares this Weekly/Monthly report based on the Contractor's Weekly and 
Monthly Reports. PMC also transmits this report to the Client for review and comment. 

3.04.27 
Contractor's Monthly Report  RW/ AP  RW/ CM  PE  The contractor prepares and submits monthly progress reports to the PMC for review and 
comment. The report will be used in preparing the PMC Monthly Progress Report. 

3.04.28 
Request for Information (RFI)  RW/ AP  CO/ MO/  AS  RW/ AD  PE  The PMC will review and respond to RFI's submitted by the Contractor. The Design 
RE  Consultant will support if required when instructed by PMC. Client's review and approval 
are required for items of cost and time. 

INTEGRATED RESPONSIBILITIES MATRIX 
Item  Description  Client  PMC  Design  Construction  Contractor(s)  Remarks 
No.  DLF  (Hill Intl.)  Consultants  Supervision 
Hill / 3rd Party 

3.04.29 
Shop Drawings  OB  CO/ MO/  AS  RW/ AP  PE  The contractor prepares and submits shop drawings via PMC to the 3rd Party for review 
RE  and approval. The Design Consultant will support as required when instructed by PMC. 
PMC will monitor and recommend on items of cost and time for Client action. 

3.04.30 
Material Submittals (Requiring Client Approval)  RW/ AP  AS/ CO  AS/ RE  RW/ RE  PE  The contractor prepares and submits material submittal via PMC to the Hill supervision 
team/3rd Party for review and recommendation for approval. PMC transmits this 
recommendation to the Client for approval. The Design Consultant will support as required 
when instructed by PMC. PMC will coordinate. 

3.04.31 
Material Submittals (Not Requiring Client Approval)  OB  OB/ CO  AS  RW/ AP  PE  The contractor prepares and submits material submittal via PMC to the Hill supervision 
team/3rd Party for review and approval. The Design Consultant will support as required 
when instructed by PMC. PMC will coordinate. 

3.04.32 
Contractor Proposed Material Substitutions / Value  RW/ AP  RW/ RE  AS/ RE  RW/ RE  PE/ AD  The contractor prepares and submits material substitution / value engineering request to 
Engineering Items  the PMC for review and comment. PMC will seek Design Consultant and 3rd Party 
recommendations and comments prior to preparing overall recommendation to the Client 
for approval/ Action. 

3.04.33 
Method Statements  OB  RW/ CO  RW/ CM  PE  The contractor prepares and submits method statements to the Hill supervision/3rd Party 
via PMC for review. The 3rd Party will submit the recommended method statement to 
PMC for final approval. 

3.04.34 
Architectural Mockups  RW/ AP  RW/ AD  AS/ RW  RW/ RE  PE  The contractor prepares and submits architectural mockup to the PMC for review and 
comment. PMC will seek Design Consultant and 3rd Party's recommendations and 
comments prior to submitting an overall recommendation to the Client for approval/ Action. 

3.04.35 
Inspection of Contractor's Work for Conformance  OB  OB/ CO  PE/ AP  CO  The 3rd Party will inspect the contractor's work for conformance with the plans and 
specifications and to determine whether or not the design intent was met. PMC will 
coordinate. 

3.04.36 
Material Testing for Conformance  OB  OB/ CO  PE/ RW/ AP  PE/ CO  The 3rd Party will review and approve material tests from the contractor's testing 
laboratory. PMC will coordinate. 

3.04.37 
QA / QC Reports  OB  RW/ CM  PE  Hill supervision team will prepare QA/QC reports outlining inspection / material test 
results, NCR status, contractor's mis-performance, failures, breakdowns, and rectification 
works performe
eport will be submitted to P MC for revie w and comment. 
d (if any). This

3.04.38 
Contractor Request for Variation (PV)  RW/ AP  RW/ RE/  AS/ RE  RW/ RE/ CM  PE  The Contractor submits a request for variation. PMC will seek Design Consultants and 3rd 
CO  Party's recommendations and comments prior to submitting an overall recommendation to 
the Client for approval/ Action. PMC's recommendation shall include time and cost impact. 

3.04.39 
Variation Order  RW/ AP  RE/ CO  AS/ RE  RW/ RE  AS  When there is variation to the Contractor's scope of work and once commercial terms are 
agreed by the contractor on the variation, PMC prepares a Variation Order for Client 
action. PMC will coordinate. 

3.04.40 
Notice of Claim  OB  RW/ CO/  AS/ RE  AS/ RE  PE/ AD  The Contractor submits a notice of claim; the PMC will acknowledge receipt, evaluate and 
RE  advise the Client. The PMC will follow up with the Contractor if necessary. 

3.04.41 
Contractor Claim / EOT  RW/ AP  RW/ RE/  AS/ RE  AS/ RE  PE/ AD  The Contractor submits a claim; the PMC will evaluate the merit and entitlement for cost 
CO  and/or time, and prepare the necessary documentation to submit recommendation to the 
Client for action. The Design Consultant and 3rd Party will support as required when 
instructed by PMC. PMC will action the progress towards resolution and keep Client 
advised of the status. 

LEGEND  AD-Advise Options  AP-Action/ Approval  CM-Comment Generally  MO-Monitor  PA-Participate  RW-Review  RE-Recommend spec. course of 

AM-Administer  AS-Assist  CO-Coordinate  OB-Observe  PE-Perform  D-Document  action 

Page 72 of 75 

INTEGRATED RESPONSIBILITIES MATRIX 
Item  Description  Client  PMC  Design  Construction  Contractor(s)  Remarks 
No.  DLF  (Hill Intl.)  Consultants  Supervision 
Hill / 3rd Party 

3.04.42 
Quantity Surveying  AP  RW/ RE/  RW/ CM/ RE  Cost Consultant will perform re-measuring and pricing works (where applicable) for all 
CO  pertinent contracts. PMC will review and coordinate this process, and make 
recommendation to the Client for action. 

3.05  Project Closeout 

3.05.01  Final Inspection / Re-inspection  RW/ OB/ AP  RW/ CO/  AS/ AD  PE/ AP  CO  The Contractor, will coordinate and initiate preliminary and final inspections / testing 

RE  (including re-inspections) for taking over and final acceptance. The 3rd Party will perform 
the inspections and approve the works as required. This will be reviewed and coordinated 
by PMC and observed by the Client. The Design Consultant will support if necessary with 
regards to acceptance of materials and finishes, when directed by PMC. Final approval 
rests with the Client. 

3.05.02  Punch (Defects) List  RW/ OB/ AP  RW/ CO/  AS/ AD  RW/ AP  PE/ CO  The Contractor will prepare defect (snagging) lists based on final / re-inspection of the 

RE  project. Hill/3rd Party will review and approve the list with conditions if necessary, and will 
follow up with contractor(s) to ensure timely action of the items. PMC will review and 
coordinate the process, and the Client will observe. The Design Consultant will support if 
necessary with regards to acceptance of materials and finishes, when directed by PMC. 
Final approval rests with the Client. 
Labels) 

3.05.03  Record Documentation for Close Out (As Built  AP  RW/ RE/  AS/ AD  RW/ RE  PE 

Dwgs, Shop Dwgs, Field Engineering Submittals,  CO 
Contract Specifications, Product Data, Sample and 
Mockups, Operation and Maintenance Data, Post 
Operating and Maintenance Instructions, 
Equipment Data plates, and Permanent Product 
 The Contractor is responsible for preparing all required record submitting Party via the PM PMC will review ion  e Client for final acceptance. PMC will monitor this process. The Design 
documentation and  to the 3rd C for verification. the documentat and submit to th Consultant will assist if required when directed by PMC. 

3.05.04  Project Operation and Maintenance Strategy  AP  RW/ RE/  AS/ AD  RW/ RE  PE  The Contractor is responsible for preparing an Operation and Maintenance strategy to 

CO  ensure a seamless handover from Contractor(s) to Operator(s) on taking over of the 
project. PMC will seek Design Consultants and/or 3rd Party's recommendations and 
comments prior to submitting to the Client/Operator for approval. 

3.05.05  Warranty and Guarantees  AP/ MO  RW/ RE  AS/ AD  RW/ RE  PE  Hill supervision team will review all required warranties and guarantees submitted by the 

contractor via the PMC for compliance. PMC will advise the Client of his rights under such 
warranties and guarantees, including limitation periods. The Design Consultant will assist 
as necessary when instructed by PMC. Client to approve final Liberty. 

3.05.06  Tenant Occupancy Coordination  PE  MO/ AS  AS  The Client will be responsible for the tenant occupancy schedule, coordination of tenant 

movements, and advisories to the tenants. PMC will monitor the schedule and the Hill/3rd 
Party will assist as necessary. 

3.05.07  Substantial Completion / Taking Over Certification  RW/ AP  RW/ PE/  RW/ AD/ AP  PE/ AP  After final inspection, the Contractor will request certification of substantial completion for 

RE/ CO  the entire work package or portion thereof. The contractor must provide all documentation 
required in the contract specifications. The3rd Party will verify for compliance and advise 
PMC. PMC will prepare a Certificate of Taking Over to be approved and signed by the 
Client, Contractor and Hill/3rd Party. PMC will coordinate. 

LEGEND  AD-Advise Options  AP-Action/ Approval  CM-Comment Generally  MO-Monitor  PA-Participate  RW-Review  RE-Recommend spec. course of 

AM-Administer  AS-Assist  CO-Coordinate  OB-Observe  PE-Perform  D-Document  action 

INTEGRATED RESPONSIBILITIES MATRIX 
Item  Description  Client  PMC  Design  Construction  Contractor(s)  Remarks 
No.  DLF  (Hill Intl.)  Consultants  Supervision 
Hill / 3rd Party 

3.05.08 
Building Completion Certificate / Certificate of  AS/ OB/ AP  AS/ CO/  RW/ AP/ PE/ RE  PE  Hill/ 3rd Party must certify that all work both interior and exterior, including works provided 
Occupancy  RE  by specialty inspection agencies, are completed satisfactorily and on file with the 
municipality (or its designee). Any deferred items must be completed and file with the 
same. Hill/3rd Party will request a final inspection from the Municipality (or its designee) on 
the project, and upon successful completion of the final inspection, the 3rd Party will apply 
for a Certificate of Occupancy; when crawled will be reviewed by PMC and recommended 
to Client. 

3.05.09 
Handing Over Spare Parts / Surplus Materials  RW/ AP  RW/ CO/  RW/ RE  PE  The Hill supervision team will verify that all required spare parts and surplus materials are 
RE  turned over to the Client upon completion of works. The Hill supervision team will perform 
quality control as necessary. PMC will review and coordinate the process and recommend 
to Client. 

3.05.10 
Startup Testing, pre-commissioning and  OB/ AP  CO/ RE  RW/ AP  PE/ CO  The Contractor will coordinate the monitoring of startup testing, pre-commissioning, and 
commissioning  commissioning, including the preparation, recording and completion of tests certificates, 
with the 3rd Party. The 3rd Party will review and approve these activities for compliance. 
PMC will coordinate and recommend to Client. 

3.05.11 
Defects Liability Procedure  RW/ AP  RW/ RE  AS  PE/ RW/ RE  PE  PMC will develop, with assistance from the 3rd Party and Design Consultant if necessary, 
suitable procedures for the identification, notification, and rectification of identified defects 
during the Defects Liability period and for the final inspection at the end of that period, 
taking into account the need to avoid disturbance to normal operations. The Client will 
review and approve these procedures. 
3.05.12 
Maintenance Work During Defects Liability Period  OB/ AP/ PE  RW/ RE  RW/ AD/ MO  PE  Hill Intl supervision team will supervise and monitor the maintenance work during the 
defects liability period. PMC will review and recommend to Client. Maintenance will be 
executed by the Client/ Operator with no involvement from the PMC, 3rd Party or 
Contractor. 

3.05.13 
Rectification Work During Defects Liability Period  OB/ AP  RW/ RE  RW/ AD/ MO  PE  The 3rd Party/Hill Intl. will supervise and monitor the remedy of defects during the defects 
liability period. PMC will review and recommend to Client. 

3.05.14 
Monthly Inspection Reports (Defects Period)  OB/ AP  RW/ RE/  PE  During the Defects Liability period, the Hill supervision team will prepare monthly 
MO  inspection reports which shall include identification of failures and breakdowns, 
rectification works executed, and outstanding issues requiring rectification. PMC will 
review and monitor these reports and recommend to Client. 

3.05.15 
Maintenance & Warranty Survey  OB/ AP  RW/ RE  PE  The Hill supervision team will survey the works and equipment upon completion of the 
maintenance and warrantee period and advise of remedial actions required. PMC will 
review and advise the Client of all remedial actions required prior to issuance of the Final 
Acceptance Certificate. Hill supervision team will supervise any required remedial work. 
Client will approve final survey. 

3.05.16 
Final Acceptance Certificate  RW/ AP  RW/ PE/  RW/ AD/ RE  PE/ AD  After final inspection, the contractor will request certification of final acceptance for the 
CO  entire work package. The contractor must provide all documentation required in the 
contract specifications. Hill Intl. / 3rd Party will verify for compliance and advice PMC. 
PMC will prepare a Certificate of Final Acceptance to be approved and signed by the 
Client, Contractor and 3rd Party. PMC will coordinate. 

3.05.17 
Contractor's Final Payment Certificate for Retention  AP  RW/ PE/  PE  PE  The Contractor prepares and submits a request for final retention release to the 3rd Party 
Release  RE  review and verification. Hill supervision team will verified payment request to PMC for 
verification and final Pay Certificate Preparation, which in turn is submitted to the Client for 
approval and payment. 

INTEGRATED RESPONSIBILITIES MATRIX 
Item  Description  Client  PMC  Design  Construction  Contractor(s)  Remarks 
No.  DLF  (Hill Intl.)  Consultants  Supervision 
Hill / 3rd Party 

3.05.18 
Final Close Out Report  AP  RW/ PE/  PE/ AD  The 3rd Party will prepare and submit a Project Close Out Report that is comprehensive, 
RE  well organized and accurate. The report will include records of all elements of the project 
close out as specified in the contract documents. PMC will review this report and the 
Client will approve. 

Note: For any discrepancies, The Contract Scope of Works supersedes this Responsibility Matrix.