Attachment 1

Contract Review Process Flowchart

New External Contract 

Start

Department Head 
reviews contract 
terms & edits as 
necessary 

Contract Designate 
provides Contract 
Administrator the 
contract for legal 
review  

Contract 
Yes Administrator  No
request edits 

Contract Designate 
provides External  Contract Designate 
Contract terms 
Party with contract  starts the contract 
agreed on
and terms  review process
negotiated 

Contract Designate 
starts the contract 
review process Contract Designate 
completes Contract 
Review Form (Stage 
1 & 2), prints & 
routes to Contract 
Administrator to 
begin Stage 3: 
Approvals

Final approval is 
granted

Contract Designate 
sends the partially 
signed contract to 
the External Party 
for their signature

Contract Designate 
uploads fully signed 
contract to the 
departmental 
shared drive

Page 9 of 13 
 
 New Contract using Mohawk Template

Contract Designate 
logs onto 
SharePoint

Contract 
Designate finds 
Contract Designate 
appropriate 
consults with 
template (if  No
Yes Contract 
available), by 
Administrator
consulting the 
provided chart

Contract 
Contract Designate  Administrator 
reviews the  provides guidance 
template  for the appropriate 
template

Customization 
Yes No
required

Contract Designate 
Revise & Consult  fills in the blanks & 
Contract  gives contract to 
Administrator External Party

Contract Designate 
provides External  External Party 
Yes No
Party with contract  requires changes
and terms  Contract Designate  Mohawk 
negotiated  completes Contract  Authorized Signing 
Review Form (Stage  Officer and External 
1 & 2), and print &  Party sign the 
routes to Contract  contract 

Contract terms  Administrator to 
agreed on begin Stage 3: 
Approvals
Final approval is 
granted

Contract Designate 
starts the contract 
Contract Designate 
review process
sends the partially 
signed contract to 
the External Party 
for their signature
Contract Designate 
completes Contract  Contract Designate  Contract Designate 
Review Form (Stage  sends the partially  uploads fully signed 
1 & 2), prints &  Final approval is 
signed contract to  contract to the 
routes to Contract  granted
the External Party  departmental 
Administrator to  for their signature shared drive
begin Stage 3: 
Approvals

Page 10 of 13 
 
 Existing Contracts
Amendment Renewal

Contract Designate  Contract Designate 
completes the  completes the 
Contract Review  Contract Review 
Form (Stage 1 & 2) Form (Stage 1 & 2)

Contract Designate  Contract Designate 
provides Contract  provides Contract 
Administrator with  Administrator with 
the Contract Review  the Contract Review 
Form, Original  Form and most 
contract and other  recent contract
existing 
Amendments

Contract  Contract 
Administrator  Administrator 
begins Stage 3:  begins Stage 3: 
Approvals Approvals

Final approval is  Final approval is 
granted granted

Contract Designate  Contract Designate 
sends the partially  sends the partially 
signed Contract to  signed contract to 
the External Party  the External Party 
for their signature for their signature

Contract Designate  Contract Designate 
uploads fully signed  uploads fully signed 
contract to the  contract to the 
departmental  departmental 
shared drive shared drive

Page 11 of 13