PEDOMAN PEMILIHAN, PENETAPAN, EVALUASI DAN MENGAKHIRI KONTRAK MANAJERIAL DAN KONTRAK KLINIS PEMERINTAH KABUPATEN JEMBER RUMAH SAKIT DAERAH dr. SOEBANDI JEMBER 2022LAMPIRAN KEPUTUSAN DIREKTUR RSD dr. SOEBANDI JEMBER NOMOR : 800 / 320 /610/2022 TANGGAL : ' September 2022 TENTANG PEMILIHAN, PENETAPAN, EVALUASI DAN MENGAKHIRI KONTRAK MANAJERIAL DAN KONTRAK KLINIS A. KONTRAK MANAJERIAL 1. Pemilihan Kontrak Manajerial Dalam melakukan pemilihan kontrak manajerial, maka rumah sakit melakukan identifikasi terlebih dahulu terhadap kebutuhan pelayanan pasien yang bersifat manajerial yang tidak dapat dipenuhi oleh sumber daya RSD dr. Soebandi Jember. Cakupain kontrak : 1, Pelayanan cleaning service. 2. Pelayanan keamanan. 3, Pelayanan parker. 4. Pelayanan linen. * Metode Penelitian dalam evaluasi/seleksi kontrak : a) Evaluasi Administrasi - Mampu memberikan penjelasan kepihak Rumah Sakit dengan jelas. - Jelas secara administrasi dan hukum. - Rekomendasi yang baik dari pihak terkait. - Sesuai dan patuh pada perundang-undangan yang berlaku. b) Evaluasi Teknis - Mampu memberikan penawaran di sertai dengan teknis yang baik, jelas dan detil. - Mampu menghadirkan tenaga ahli yang berkompeten untuk melakukan penjelasan. - Mampu memberikan demonstrasi dan simulasi. - Mampu memenuhi semua kebutuhan yang diminta oleh Rumah Sakit. - Mampu memberikan proses implementasi yang baik. - Mampu memberikan garansi teknis yang baik. - Mampu memberikan pendampingan pada saat implementasi dan sesudah implementasi. - Adanya call center yang dapat dihubungi bila ada masalah.After sales yang bagus. Menjamin ketersediaan barang habis pakai selama satu tahun kedepan. ¢) Evaluasi Harga Mampu memberikan harga yang bersaing dengan spesifikasi yang sama. Mampu memberikan metode pembayaran atau kerjasama yang menguntungkan. Mampu memberikan reminder bila ada kebijakan pembayaran secara bertahap. Mempunyai internal administrasi yang baik. Mampu memberikan solusi mengenai biaya pajak yang terkait. + Penetapan Kontrak/Pemenang Kontrak : Kontrak manajerial disusun berdasarkan kebutuhan dan upaya meningkatkan mutu pelayanan Rumah Sakit. Pemenang kontrak akan di putuskan oleh manejemen Rumah Sakit. Pengumuman pemenang akan di proses selama 2 Minggu semenjak data vendor sudah terkumpul semua. Bila tidak ada pemenang, pihak Rumah Sakit akan mengadakan proses yang sama dari awal dengan vendor yang berbeda. + Rancangan Kontrak Antara lain meliputi: * Penjelasan pihak terkait. * Syarat-Syarat Umum Kontrak : « Kuantitas. * Harga. © Waktu. * Pelaksanaan kontrak. * Penyelesaian kontrak. + Adendum kontrak. * Pemutusan kontrak. * Hak dan kewajiban-pihak terkait. = Pembayaran, = Pengawasan mutu. = Sengketa. + Syarat-syarat khusus : + Spesifikasi umum. * Spesifikasi khusus. * Gambar gambar.* Dokumen lain. * Penandatanganan Kontrak Penandatanganan kontrak di Jakukan paling lambat 14 hari kerja. Yang berhak melakukan penandatanganan kontrak medis adalah Direktur Rumah Sakit. + Tabapan dan Penjadwalan Pihak vendor harus mampu memberikan tahapan implementasi dan jadwal yang jelas, dan sudah di setujui oleh pihak Rumah Sakit. Proses pengerjaan harus mulai di proses pada saat penandatanganan kontrak, atau dalam tenggang waktu yang tercantum di dalam kontrak. d) Monitoring/Evaluasi Kontrak Pengawasan pelaksanaan evaluasi kontrak dilakukan oleh Kepala Unit/Instalasi tersebut dan dilaporkan Kepada Direktur Rumah Sakit. Evaluasi atau review kontrak dilakukan untuk menilai apakah kontrak tersebut akan dilakukan perpanjangan atau diakhiri. Dalami mengevaluasi kontrak, terdapat 2 metode dalam pengevaluasiannya : A. Metode Pengawasan - Pengawasan di lakukan swakelola oleh unit terkait mulai dari persiapan, implementasi hingga akhir masa kontrak. Pengawasan administrasi terhadap dokumentasi dan pelaporan kegiatan. Pengawasan realisasi teknis baik terhadap barang habis pakai, peralatan dan tenaga abli. - Pengawasan finansial meliputi pembayaran, efisiensi dan efektifitas. B, Metode Evaluasi Pengawasan terhadap kinerja dan hasil yang di laporkan dan di evaluasi secara berkala: a, Evaluasi dilakukan oleh unit atau dewan pengawas yang terkait minimal 1 bulan sekali. b.Unit terkait atau tim pengawas memberikan hasil evaluasi dan rekomendasi untuk perbaikan dan peningkatan kinerja pihak ketiga.c.Jika dalam pelaksanaan masa kontrak terdapat pelayanan yang tidak sesuai dengan kontrak maka unit terkait atau tim pengawas memberikan rekomendasi kepada Rumah Sakit untuk menegur atau melakukan pemutusan kontrak sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati bersama. e) Mengakhiri Kontrak Hal hal yang perlu di perhatikan oleh pihak Rumah Sakit tentang pengakhiran kontrak. + Kebijakan mengakhiri kontrak di atur oleh Klausul di dalam kontrak yang telah disepakati dua belah pihak. + Evaluasi akhir sebelum berakhirnya masa kontrak harus dislakukan 3 bulan sebelumnya. + Bila akan dilakukan kontrak baru, maka proses sudah selesai di lakukan minimal 2 bulan sebelum kontrak utama habis untuk menjamin _berkesinambungan (kontinuitas) pelayanan Rumah Sakit. * Bila sampai waktu habis kontrak, namun belum ada kontrak baru, maka tertuang di kontrak bahwa pelayanan akan terus di berikan selama 1 bulan atau sesuai kesepakatan bersama dengan besaran biaya yang di sepakati, atau prosentase waktu dan nilai kontrak. - Bila ada sengketa maka dilakukan dengan tahapan yang ada di dalam kontrak. Bila tidak tercantum, maka akan di selesaikan secara kekeluargaan dan bila tidak berhasilakan di tempuh jalur hukum. Selama proses sengketa, untuk menjamin kontinuitas pelayanan, kedua belah pihak tetap harus terus di laksanakan selama 1 bulan. Teliti sistem kontrak yang ditandatangani/apakah telah tepat, dan telah sesuai dengan realisasi pelaksanaannya. Bila ada Klausul pemberian uang muka, pastikan bahwa uang muka yang diberikan kepada penyedia barang/jasa telah sesuai dengan ketentuan. B. KONTRAK KLINIS a) Pemilihan Kontrak Klinis Dalam imelakukan pemilihan kontrak Klinis, maka Rumah Sakit melakukan identifikasi terlebih dahuli terhadap kebutuhan. pelayanan pasien yang bersifat Klinis yang tidak dapat dipenuhi oleh ssumber daya RSD dr. Soebandi Jember.b) Penetapan Kontrak Klinis Kontrak klinis disusun berdasarkan kebutuhan klinis sesuai dengan kebutuban pelayanan pasien. Hal hal yang perlu di perhatikan untuk penetapan kontrak Klinis adalah sebagai berikut : * Harus di lakukan proses kredensi yang jelas terhadap pihak penyelenggara. - Surat ijin yang masih sah secara hukum. - Surat syarat administrasi lain yang di atur oleh hukum secara jelas masih berlaku - Posisi, alamat kerja yang terverifikasi, mudah terjangkau dan dapat di andalkan. + Harus memastikan proses pelayanan tidak membebankan pasien. - © Harus mendapatkan kepastian mengenai alur pelayanan yang di sepakati. « Harus mendapatkan kepastian waktu yang disepakati mengenai pelayanan. * Harus mendapatkan kepastian biaya dengan jelas. * Harus memastikan mengenai proses penagihan dan pembayaran, * Mendapatkan rekomendasi dari unit terkait internal Rumah Sakit. * Sudah dirapatkan dan disetujui pihak management Rumah Sakit. * Jika kontrak Klinis berkaitan dengan staf profesional, maka staf tersebut harus memenuhi persyaratan yang ditetapkan Rumah Sakit Daerah dr. Soebandi Jember dan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Proses kontrak klinis staf professional meliputi : a. Proses kredensial. b. Proses rekomendasi. c. Penetapan kontrak. d. Evaluasi kontrak (penilaian kinerja). e. Proses rekredensi, f, Mengakhiri kontrak. ¢) Evaluasi Mutu Kontrak Klinis ia Kontrak klinis yang telah ditetapkan dilakukan evaluasi setiap tahun oleh instalasi atau unit kerja yang terkait. 2. Para pihak tetap menjaga mutu dan kontinuitas pelayanan. 3. Jika dalam pelaksanaan masa kontrak terdapat pelayanan yang tidak sesuai dengan kontrak maka unit terkait memberikanrekomendasi kepada RSD dr. Soebandi Jember untuk menegur atau melakukan pemutusan kontrak sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati bersama. d) Mengakhiri Kontrak Hal hal yang perlu di perhatikan oleh pihak Rumah Sakit tentang pengakhiran kontrak - Kebijakan mengakhiri kontrak di atur oleh klausul di dalam kontrak yang telah di sepakati dua belah pihak. * Evaluasi akhir sebelum berakhirnya masa kontrak harus di lakukan 3 bulan sebelumnya. * Bila akan dilakukan kontrak baru, maka proses sudah selesai dilakukan minimal 2 bulan sebelum kontrak utama habis untuk menjamin berkesinambungan (kontinuitas) pelayanan Rumah Sakit. « Bila sampai waktu habis kontrak, namun belum ada kontrak baru, maka tertuang di kontrak bahwa pelayanan akan terus diberikan selama 1 bulan atau sesuai kesepakatan bersama dengan besaran biaya yang disepakati, atau prosentase waktu dan_nilai kontrak. Bila ada sengketa maka dilakukan dengan tahapan yang ada di dalam kontrak. Bila tidak tercantum, maka akan di selesaikan secara kekeluargaan dan bila tidak berhasil akan di tempuh | jalur hukum, Selama proses sengketa, untuk menjamin kontinuitas pelayanan, kedua belah pihak tetap harus terus di laksanakan selama 1 bulan. | Teliti sistem kontrak yang ditandatangani/apakah telah tepat, | dan telah sesuai dengan realisasi pelaksanaannya. - Bila ada klausul pemberian uang muka, pastikan bahwa | uang muka yang diberikan kepada penyedia barang/jasa telah | sesuai dengan ketentuan. | Pit. Direktur RSD dr. Soebandi Jember Asisten Perekonomian dan Pembangunan Pembina Tingkat I ~ 19660418 200212 1 001