2010

Microsoft Excel 2007

Tahap 2

Disediakan Oleh : Hj Wan Hasan Bin Abdullah

Unit Latihan ICT

Universiti Teknologi Malaysia
15/06/2010
 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

ISI KANDUNGAN
1. MEMFORMAT MAKLUMAT ........................................................................................................................ 5

1.1 CUSTOM NUMBER FORMAT ........................................................................................................................5

1.1.1 Mengaplikasi Format .............................................................................................................5
1.1.2 Membuang Format ................................................................................................................7
1.1.3 Menyimpan Sebagai Templat.................................................................................................8
1.1.4 Latihan....................................................................................................................................8
1.2 CONDITIONAL FORMATTING ........................................................................................................................9
1.2.1 Highlight Cells Rules .............................................................................................................10
1.2.2 Top/Bottom Rules .................................................................................................................11
1.2.3 Data Bars ..............................................................................................................................13
1.2.4 Color Scales...........................................................................................................................14
1.2.5 Icon Sets ...............................................................................................................................15
1.2.6 Latihan..................................................................................................................................16

2. PENGISIHAN DAN PENAPISAN DATA(SORTING AND FILTERING) .............................................................. 21

2.1 PENGISIHAN DATA (SORTING) ....................................................................................................................21

2.1.1 Mengaplikasi Pengisihan ......................................................................................................21
2.2 PENAPISAN DATA (FILTERING)....................................................................................................................22
2.2.1 Penapisan Data Asas (Basic Filtering) ..................................................................................22
2.2.2 Penapisan Data Lanjutan (Advanced Filtering) ....................................................................25
2.3 LATIHAN ISIHAN DAN PENAPISAN ................................................................................................................26

3. DATA VALIDATION ................................................................................................................................... 28

3.1 PENETAPAN (SETTING) ..............................................................................................................................28

3.1.1 Any value ..............................................................................................................................28
3.1.2 Whole number ......................................................................................................................28
3.1.3 Decimal .................................................................................................................................28
3.1.4 List ........................................................................................................................................28
3.1.5 Date ......................................................................................................................................28
3.1.6 Time ......................................................................................................................................28
3.1.7 Text length ............................................................................................................................28
3.1.8 Custom..................................................................................................................................28
3.2 MESEJ INPUT (INPUT MESSAGE).................................................................................................................29
3.3 AMARAN RALAT (ERROR ALERT).................................................................................................................29

Pusat Latihan ICT, UTM 1

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

3.4 LATIHAN ................................................................................................................................................30

4. MENGAUDIT FORMULA (FORMULA AUDITING) ....................................................................................... 32

4.1 MENJEJAKI FORMULA (TRACE FORMULA) .....................................................................................................32

4.2 PERKAKASAN AUDIT (TOOLS AUDITING) .......................................................................................................32
4.2.1 Trace Precedents ..................................................................................................................32
4.2.2 Trace Depenedents ...............................................................................................................33
4.2.3 Remove Arrows ....................................................................................................................33
4.2.4 Show Formulas .....................................................................................................................33
4.2.5 Error Checking ......................................................................................................................33
4.2.6 Evaluate Formula .................................................................................................................34
4.2.7 Watch Window .....................................................................................................................34
4.3 LATIHAN ................................................................................................................................................34

5. CUSTOMIZING .......................................................................................................................................... 35

5.1 QUICK ACCESS TOOLBAR (QAT) .................................................................................................................35

6. PELINDUNGANWORKBOOK DAN WORKSHEET......................................................................................... 39

6.1 PELINDUNGANWORKBOOK ........................................................................................................................39

6.2 PELINDUNGANWORKSHEET .......................................................................................................................42
6.3 LATIHAN ................................................................................................................................................42

7. OBJECT LINKING AND EMBEDDING DATA (OLE) ....................................................................................... 43

7.1 OBJECT LINKING ......................................................................................................................................43

7.2 EMBEDDING DATA ...................................................................................................................................45
7.3 LATIHAN ................................................................................................................................................46

8. ASAS STATISTIK ........................................................................................................................................ 47

8.1 FUNCTION LAZIM .....................................................................................................................................47

8.1.1 FREQUENCY ..........................................................................................................................47
8.1.2 AVERAGE ..............................................................................................................................47
8.1.3 COUNT ..................................................................................................................................48
8.1.4 MIN .......................................................................................................................................48
8.1.5 MAX ......................................................................................................................................48
8.1.6 SUM Array ............................................................................................................................49
8.2 SOAL SELIDIK ..........................................................................................................................................49
8.2.1 Penyediaan Data ..................................................................................................................49

2 Pusat Latihan ICT, UTM

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

8.2.2 Lakaran Output ....................................................................................................................49

8.2.3 Penyediaan Formula .............................................................................................................49
8.3 LATIHAN ................................................................................................................................................50

9. PIVOTTABLE ............................................................................................................................................. 53

9.1 PENGERTIAN ...........................................................................................................................................53

9.2 PENGGUNAAN ........................................................................................................................................53
9.3 MEMULAKAN PIVOTTABLE ........................................................................................................................53
9.4 PERKAKASAN PIVOTTABLE (PIVOTTABLE TOOLS)............................................................................................55
9.5 LATIHAN ................................................................................................................................................56

10. BUILT-IN & USER DEFINED FUNCTION AND NAMING ITEMS .................................................................... 60

10.1 BUILT-IN FUNCTION .................................................................................................................................60

10.2 USER DEFINED FUNCTION .........................................................................................................................60
10.3 NAMING ITEMS .......................................................................................................................................61
10.4 LATIHAN ................................................................................................................................................61

11. MACRO .................................................................................................................................................... 62

11.1 RAKAMAN (RECORDING) ...........................................................................................................................62

11.2 PENGGUNAAN ........................................................................................................................................63
11.3 UBAHSUAI (MODIFYING)...........................................................................................................................63
11.4 MEMASUKKAN KAWALAN (INSERT CONTROLS) ..............................................................................................64
11.5 LATIHAN ................................................................................................................................................66

Pusat Latihan ICT, UTM 3

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

4 Pusat Latihan ICT, UTM

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

1. Memformat Maklumat
1.1 Custom Number Format

1.1.1 Mengaplikasi Format

a) Langkah-langkahnya adalah seperti berikut:

Klik tab Data.

Klik anak panah pada group Number.

Klik Custom dari petak Category.

Taipkan format pilihan anda di petak Type.

Pusat Latihan ICT, UTM 5

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

b) Garis panduan penggunaan simbol dalam memformat cell.

Contoh
Simbol Keterangan Format

0 Memformat cell bagi nilai berangka 0

# Memformat cell bagi nilai berangka tanpa #

memaparkan angka sifar di permulaan
nilai
, Memaparkan simbol koma bagi nilai #,##0
berangka atau
0,000
. Memaparkan simbol koma dan noktah bagi #,##0.0
nilai berangka 0 atau
0,000.00
? Pelarasan bagi nilai berangka yang 0.0?
mempunyai titik perpuluhan

c) Garis panduan asas untuk mewarnakan data.

 Hanya 8 warna berikut sahaja yang diterima.

 [Black]
 [Blue]
 [Cyan]
 [Green]
 [Magenta]
 [Red]
 [Yellow]
 [White]

 Contoh format tanpa syarat.

[green]0;[red]0;[black]

 Contoh format bersyarat.

[blue][>=50]#,##0.00; [red][<50]#,##0.00

6 Pusat Latihan ICT, UTM

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

d) Garis panduan penggunaan kod bagi memformat tarikh.

Format bagi Sebagai Contoh Format

1-31 D
01-31 DD
Hari
Sun-Sat DDD
Sunday-Saturday DDDD
1-12 M
01-12 MM
Bulan
Jan-Dec MMM
January-December MMMM
00-99 YY
Tahun
1900-1999 YYYY

e) Garis panduan penggunaan kod untuk memformat data masa.

Format bagi Sebagai Contoh Format

0-23 H
Jam
00-23 HH
0-59 M
Minit
00-59 MM
0-59 M
Saat
00-59 MM
4 AM H AM/PM
4:00 PM H:MM AM/PM
Masa
04:00:00 A HH:MM:SS A/P
04:00:00.00 HH:MM:SS.00
Jumlah Jam 25:00 [H]:MM
Jumlah Minit 61:00 [M]:SS
Jumlah Saat 61.00 [SS].00

1.1.2 Membuang Format

a) Klik anak panah pada group Number dari tab Data.

b) Klik Custom dari petak Category.

c) Klik format yang ingin dibuang dari petak Type.

Pusat Latihan ICT, UTM 7

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

d) Klik butang Delete.

1.1.3 Menyimpan Sebagai Templat

a) Klik butang Microsoft Office dan klik butang Save As.

b) Dari petak Save as type, klik Excel Template.

c) Klik butang Save.

1.1.4 Latihan

Latihan 1:

Seorang guru sekolah meminta bantuan anda untuk menentukan

status bagi setiap subjek samada lulus atau gagal menerusi
penggunaan warna. Warna biru dikhaskan untuk markah lulus
iaitu dari 50 dan keatas. Manakala warna merah dikhaskan untuk
menentukan markah yang gagal iaitu kurang dari 50.

Latihan 2:

Ahmad sering melakukan kesilapan menaip semasa kemasukan

data berangka pada worksheet Excel. Ciptakan satu format
supaya perkataan Salah berwarna merah muncul pada cell yang
berkaitan, sekiranya Ahmad menaipkan maklumat berkategori
abjad.

8 Pusat Latihan ICT, UTM

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

Latihan 3:

Sediakan satu format bagi memaparkan nombor kad pengenalan

dari 12 digit kepada 14 digit. Umpamanya 550518035002 kepada
550518-03-5002.

1.2 Conditional Formatting

Conditional Formatting adalah merupakan salah satu daripada teknik-teknik

untuk menyerlahkan cell-cell dengan warna pilihan berdasarkan kepada
kriteria-kriteria tertentu.

Berikut adalah langkah-langkah penetapannya :-

 Klik tab Home.

 Klik cell yang ingin diaplikasikan dengan conditional formatting.
 Klik icon Conditional Formatting dari group Styles.

Microsoft Excel akan menampilkan beberapa kategori

pilihan seperti berikut :

a) Highlight Cells Rules dengan menyediakan 7 pilihan.

b) Top/Bottom Rules dengan 6 pilihan.
c) Data Bars dengan 6 pilihan.
d) Color Scales dengan 8 pilihan.
e) Icon Sets dengan 17 pilihan.
f) 3 pilihan tambahan.

 New Rule - Menetapkan peraturan baharu.

 Clear Rules - Membatalkan peraturan yang

sedia ada.

 Manage Rules - Menguruskan peraturan.

Pusat Latihan ICT, UTM 9

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

1.2.1 Highlight Cells Rules

Arahan-arahan berikut adalah untuk menyerlahkan cell-cell dengan

warna pilihan yang menepati kriteria-kriteria tertentu :-

a) Greater Than - nilai cell yang didapati lebih besar

daripada yang telah ditetapkan.

b) Less Than - nilai cell yang didapati kurang daripada

nilai yang telah ditetapkan.

c) Between - nilai cell yang didapati berada di dalam

julat nilai yang telah ditetapkan.

d) Equal To - nilai cell yang didapati ada persamaan

dengan nilai yang telah ditetapkan.

e) Text that Contains - nilai cell yang ditemui dari kalangan nilai
yang berkategori text.

f) A Date Occuring - nilai cell yang mengandungi tarikh.

g) Duplicate Values - nilai cell yang ditemui berulang kali.

10 Pusat Latihan ICT, UTM

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

h) More Rules - memaparkan menu tambahan bagi

peraturan Highlight Cells Rules.

1.2.2 Top/Bottom Rules

Pusat Latihan ICT, UTM 11

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

a) Top 10 Items - menyerlahkan 10 item teratas.

b) Top 10 % - menyerlahkan 10 % teratas dari jumlah

cell yang dipilih.

c) Bottom 10 Items - menyerlahkan 10 item dari bawah.

d) Bottom 10 % - menyerlahkan 10 % dari jumlah cell

yang dipilih dari bawah.

e) Above Average - menyerlahkan cell yang didapati

melebihi nilai purata.

f) Below Average - menyerlahkan cell yang didapati di

bawah nilai purata.

g) More Rules - memaparkan menu tambahan bagi

peraturan Top/Bottom Rules.

12 Pusat Latihan ICT, UTM

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

1.2.3 Data Bars

 Kategori Data Bars ini akan menyerlahkan cell mengikut bentuk

bar pilihan warna (terdapat 6 bentuk Data Bars disediakan).

 Data bars pilihan akan terserlah berdasarkan kepada nilaian yang

terdapat pada setiap cell yang berkaitan.

 Pilihan More Rules disediakan untuk pelarasan Data Bars.

Pusat Latihan ICT, UTM 13

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

1.2.4 Color Scales

 Kategori Color Scales ini akan menyerlahkan cell mengikut bentuk

pilihan skala warna (terdapat 8 set skala warna disediakan)

 Skala warna pilihan akan terserlah (susunan warna mengikut

kesesuaian) berdasarkan kepada nilaian yang terdapat pada setiap
cell yang berkaitan.

 Pilihan More Rules disediakan untuk pelarasan Color Scales.

14 Pusat Latihan ICT, UTM

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

1.2.5 Icon Sets

 Kategori Icon Sets ini akan menyerlahkan cell mengikut bentuk

pilihan icon (terdapat 17 bentuk icon disediakan)

 Bentuk icon pilihan akan terserlah (susunan bentuk icon yang

sesuai) berdasarkan kepada nilaian yang terdapat pada setiap cell
yang berkaitan.

 Pilihan More Rules disediakan untuk pelarasan Icon Sets.

Pusat Latihan ICT, UTM 15

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

1.2.6 Latihan

Senarai berikut adalah merupakan keputusan peperiksaan pelajar

untuk dipadankan dengan kaedah Conditional Formatting.

(Sila rujuk workbook ExcelT2.xlsx worksheet 1L. Conditional

Formatting)

Latihan 1 :

Anda dikehendaki mewarnakan setiap markah dengan warna biru

bold sekiranya markah berkenaan melebihi atau bersamaan 50.
Manakala untuk markah yang kurang dari 50, gunakan warna
merah bold.

Penyelesaian :

a) Serlahkan julat C2:I11.

b) Klik icon Conditional Formatting menerusi group Styles dari

tab Home.

c) Klik kategori pertama yang disediakan iaitu Highlight Cells

Rules.

d) Pilih kriteria ketiga yang disediakan iaitu Between untuk

menyelesaikan Latihan 1.

16 Pusat Latihan ICT, UTM

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

e) Taipkan 50 di petak pertama dan 100 di petak kedua.

f) Klik anak panah yang dibulatkan dan pilih Custom Format…

untuk menggayakan mengikut warna pilihan anda sendiri.

g) Klik butang OK.

Pusat Latihan ICT, UTM 17

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

Hasil yang akan anda perolehi adalah seperti ilustrasi di bawah.

h) Ulangi langkah-langkah (a) sehingga (c)

i) Pilih kriteria kedua yang disediakan iaitu Less Than untuk

menentukan warna kedua (merah) dan taipkan 50 di petak
yang disediakan.

(Sila rujuk workbook ExcelT2.xlsx worksheet 1L. Conditional

Formatting).

18 Pusat Latihan ICT, UTM

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

Hasil yang akan anda perolehi adalah seperti berikut :

Latihan 2 :

Berdasarkan kepada senarai keputusan peperiksaan yang sama,

siapkan satu ketentuan conditional formatting untuk memformat
setiap row bagi column PURATA dengan kaedah New Rule > Use
a formula to determine which cells to format. Sediakan satu
formula supaya setiap cell yang mengandungi nilai purata kurang
dari 50 diwarnakan dengan warna merah bold. Sebaliknya
gunakan warna biru bold.

Penyelesaian :

a) Klik tab Home.

b) Klik group Styles.

c) Klik icon Conditional Formatting.

d) Klik butang New Rules… (kotak dialog New Formatting

Rule muncul di skrin).

e) Dari ruangan Select a rule type: pilih Use a formula to

determine which cells to format.

Pusat Latihan ICT, UTM 19

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

f) Dari ruangan Edit the Rule Rescription:, sila taipkan formula

yang sesuai dengan masalah berkaitan di petak Format values
where this formula is true.

Latihan 3 :

Aplikasikan kaedah conditional formatting untuk mewarnakan row

ganjil dengan warna pilihan anda yang pertama dan row genap
dengan warna pilihan anda yang kedua.

Latihan 4 :

Column A telah diisi dengan data berangka dari row 1 sehingga

20. Data tersebut mungkin ada yang berulang. Bagaimanakah
caranya untuk menyerlahkan data yang berulang?

Latihan 5 :

Dengan menggunakan kaedah conditional formatting, warnakan

cell-cell yang tidak berisi dari julat yang anda pilih dengan warna
merah.

20 Pusat Latihan ICT, UTM

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

2. Pengisihan dan Penapisan Data(Sorting and Filtering)

2.1 Pengisihan Data (Sorting)

2.1.1 Mengaplikasi Pengisihan

Arahan isihan boleh dicapai menerusi icon Sort yang boleh didapati
dari group Sort & Filter pada tab Data.

Berikut adalah langkah-langkah untuk mengaplikasikan arahan isihan

(sort).

a) Serlahkan julat data yang ingin diisih.

b) Klik simbol untuk mengisih julat data secara menaik dan

simbol untuk mengisih julat data secara menurun.

c) Klik simbol untuk mengisih data mengikut column-column

tertentu.

Highlight medan yang ingin diisih.

Klik simbol

Pastikan pilihan My data has headers dibuat sekiranya data

anda mempunyai kepala column.

Pusat Latihan ICT, UTM 21

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

Untuk pelarasan Sort by, pilih column isihan menerusi anak

panah di medan Column; bentuk isihan menerusi medan Sort
On dan bentuk susunan menerusi medan Order.

Akhir sekali klik butang OK.

2.2 Penapisan Data (Filtering)

(Sila rujuk workbook ExcelT2.xlsx worksheet 2. Penapisan Data)

NO. AHLI NAMA AHLI JANTINA T. LAHIR GAJI

1 Ibrahim B. Mohd. Othman L 07/10/1966 4,076.54
2 Abdullah B. Hj. Omar L 17/10/1954 3,304.92
3 Abd. Rahman B. Mohamad L 22/07/1958 3,344.08
4 Mohd. Ali B. Rosman L 20/02/1951 3,485.27
5 Husin B. Hassan L 10/01/1952 3,044.69
6 Abd. Rahman B. Abd. Shukur L 15/10/1943 4,251.73
7 Kassim B. Abd. Jalil L 15/08/1943 3,855.99
8 Sarimah bte Yahya P 15/04/1940 3,371.37
9 Sariah Bt. Rosman P 01/11/1955 4,423.67
10 Misnah Bt. Sumadi P 29/11/1954 4,338.83
11 Siti Salamah Bt. Yasin P 01/02/1954 4,876.98
12 Rahmah Bt. Limbat P 10/07/1951 4,253.99
13 Azhar B. Sulaiman L 20/08/1956 3,633.22
14 Sharifah Bt. Sarpan P 01/04/1957 3,048.48
15 Ismail B. Mohd. Jiwa L 14/09/1961 3,411.40
16 Ibrahim B. Mohd. Said L 15/09/1961 3,105.95
17 Abdul Jalil B. Maarof L 16/09/1961 4,449.69
18 Wan Roosely B. Wan Jamil L 17/09/1961 3,737.37
19 Mohd. Nor B. Morad L 18/09/1961 3,885.09
20 Fauziah Bt. Abdul Aziz L 19/09/1961 4,717.99

2.2.1 Penapisan Data Asas (Basic Filtering)

Penapisan data asas boleh diaplikasikan menerusi icon Filter dari

group Sort & Filter dari tab Data. Langkah-langkahnya adalah
sepertimana berikut :-

a) Klik kepala column atau mana-mana cell pada jadual.

b) Klik tab Data => Sort & Filter => icon Filter.

22 Pusat Latihan ICT, UTM

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

Kepala column akan berubah seperti pada ilustrasi di bawah :-

c) Klik anak panah untuk menyenaraikan maklumat yang berkaitan.

d) Klik anak panah untuk dipaparkan maklumat serta arahan-

arahan tambahan yang dikehendaki.

e) Klik arah Text Filters untuk penapisan data yang lebih khusus.

Pusat Latihan ICT, UTM 23

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

Berikut adalah kriteria penapisan data secara khusus :-

Equals
Does Not Equal
Begins With
Ends With
Contains
Does Not Contains
Custom Filter

Bagi pilihan Custom Filter kotak dialog yang disediakan

adalah seperti berikut:-

f) Pilihan juga boleh dibuat menerusi menu drop-down seperti di

bawah :-

24 Pusat Latihan ICT, UTM

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

g) Akhir sekali klik butang OK.

2.2.2 Penapisan Data Lanjutan (Advanced Filtering)

Berikut adalah perkara-perkara yang perlu ditetapkan sebelum proses

penapisan data lanjutan dilaksanakan:

Penetapan database.

Penetapan kriteria julat.

Berikut adalah langkah-langkah untuk menyenaraikan kesemua ahli-

ahli wanita (JANTINA = P).

(Sila rujuk workbook ExcelT2.xlsx worksheet 2. Penapisan Data)

Langkah-langkah untuk menyediakan kriteria tersebut.

o Klik cell F2 kemudian taipkan JANTINA.

o Klik cell F3 kemudian taipkan huruf P.

o Dari tab Data, pilih arahan Advanced menerusi group Sort &
Filter.

Pusat Latihan ICT, UTM 25

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

o Klik butang pilihan Copy to another location.

o Klik petak List range kemudian drag and drop julat database.

o Klik petak Criteria range kemudian taipkan $F$2:$F$3.

o Klik petak Copy to kemudian klik cell F5.

2.3 Latihan Isihan dan Penapisan

a) Susunkan maklumat tersebut dengan kedudukan GAJI tertinggi terletak

di row yang teratas dan GAJI terendah terletak di row yang terkebawah.

Untuk soalan-soalan (b) sehingga (n), Sila rujuk workbook ExcelT2.xlsx

worksheet 2.3 Penapisan Data.

b) Isihkan maklumat mengikut JANTINA (descending) dan NAMA AHLI

(ascending).

26 Pusat Latihan ICT, UTM

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

c) Senaraikan maklumat lengkap ahli-ahli mengikut NAMA AHLI, JANTINA

dan T. LAHIR yang dahului dengan nama-nama wanita.

d) Berdasarkan kepada database yang sama, paparkan maklumat lengkap

nama-nama ahli yang bermula dengan nama awalan Ibrahim. Maklumat
output yang dikehendaki adalah seperti berikut.

e) Senaraikan nama-nama ahli yang menggunakan nama awalan Abdul atau

Abd. atau Mohd..

f) Senaraikan ahli-ahli yang menggunakan nama Abdul dan Abd. dan

Mohd. sebagai sebahagian dari nama penuh mereka.

g) Senaraikan ahli-ahli yang dilahirkan pada bulan 10.

h) Salinkan senarai ahli mengikut NO. AHLI dan NAMA AHLI yang
menggunakan singkatan Bt. pada NAMA AHLI.

i) Senaraikan nama-nama ahli yang berusia lebih dari 50 tahun.

j) Senaraikan nama-nama ahli yang menerima bayaran gaji lebih dari gaji
purata (berdasarkan kepada staf yang disenaraikan).

k) Senaraikan ahli yang menerima gaji yang paling tinggi.

l) Senaraikan ahli yang menerima gaji yang paling rendah.

m) Senaraikan ahi yang paling muda.

n) Senaraikan ahi yang paling berusia.

Pusat Latihan ICT, UTM 27

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

3. Data Validation

Data Validation adalah satu kemudahan yang terdapat dalam Microsoft Office Excel
2007 bertujuan untuk pengesahan kemasukan data berdasarkan kepada kriteria
tertentu.

Kriteria-kriteria tersebuat adalah seperti berikut :-

3.1 Penetapan (setting)

3.1.1 Any value

Membatalkan fungsi data validation.

3.1.2 Whole number

Menetapkan nilai yang berangka bulat dan menepati julat.

3.1.3 Decimal

Menetapkan hanya menerima nilai berangka atau nilai perpuluhan dan

menepati julat.

3.1.4 List

Membina satu senarai drop-down berdasarkan kepada sumber-sumber

yang dibekalkan.

3.1.5 Date

Menetapkan hanya nilai tarikh mengikut julat yang dikehendaki.

3.1.6 Time

Menetapkan hanya nilai masa mengikut julat yang dikehendaki.

3.1.7 Text length

Hanya menerima bilangan aksara (kepanjangan) text berdasarkan

kepada julat tertentu.

3.1.8 Custom

Olahan pengguna menerusi formula atau fungsi tertentu.

28 Pusat Latihan ICT, UTM

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

3.2 Mesej Input (Input Message)

Berfungsi memaparkan mesej setelah cell yang telah ditetapkan kemudahan

data validation diklik. Mesej input ini tidak akan berfungsi sekiranya petak
Show input message when cell is selected diaktifkan.

Langkah-langkah penetapan mesej input adalah seperti berikut :

a) Aktifkan kotak Show input message when cell is selected.

b) Taipkan judul di petak Title:.

c) Taipkan mesej input di petak Input message:.

3.3 Amaran Ralat (Error Alert)

Berfungsi memaparkan amaran ralat sekiranya data yang ditaip tidak menepati
kriteria yang telah ditetapkan. Amaran ini tidak akan berkesan sekiranya petak
Show error alert after invalid data is entered diaktifkan.

Pusat Latihan ICT, UTM 29

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

Langkah-langkah penetapan bagi penampilan ralat adalah seperti berikut :

a) Aktifkan kotak Show error alert after invalid data is entered.

b) Pilih gaya penampilan ralat samada Stop, Warning atau Information

dari petak Style:.

c) Taipkan judul di petak Title:.

d) Taipkan mesej penampilan ralat di petak Error message:.

3.4 Latihan

Latihan 1 :

Anda diminta untuk menyediakan satu worksheet yang dimuatkan kepala-

kepala column seperti Nama, Umur dan Jantina masing-masing
dimuatkan pada column A, B dan C pada row 1. Untuk row 2 sehingga row
11, anda diminta untuk membuat pengesahan kemasukan data berdasarkan
kepada kriteria-kriteria berikut:

Column Nama tidak boleh menerima lebih daripada 30 aksara,

Column Umur hanya boleh dimuatkan dengan angka diantara 30

dan 40 dan

30 Pusat Latihan ICT, UTM

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

Column Jantina hanya boleh menerima huruf L atau P sahaja.

(Sila rujuk workbook ExcelT2.xlsx worksheet 3L1. Data Validation).

Latihan 2 :

Anda diminta untuk menyediakan 2 senarai drop-down masing-masing

ditempatkan pada cell-cell B1 dan D1. Sekiranya cell B2 diklik, cell tersebut
akan menyenaraikan nama-nama negeri menerusi senarai drop-down untuk
dipilih. Setelah pilihan dibuat, cell D2 akan diisi secara automatik dengan
nama-nama bandar yang mewakili negeri dari cell B2.

(Sila rujuk workbook ExcelT2.xlsx worksheet 3L2. Data Validation).

Latihan 3 :

Row 1 sehingga 10 bagi column A perlu diisi dengan data yang unik (tidak
serupa). Siapkan satu kaedah data validation bagi memenuhi kriteria
tersebut. Paparkan mesej ralat Maklumat ini sudah wujud sekiranya data
yang ditaipkan sudah wujud pada column tersebut.

Latihan 4 :

Anda dikehendaki menyediakan worksheet yang boleh mengesahkan

kemasukan data.

 Row pertama adalah untuk kepala column iaitu NAMA dan UMUR yang
masing-masing ditempatkan pada cell A1 dan B1.

 Row 2 sehingga 11 adalah ruangan untuk kemasukan data.

 Mesej pop-up Sila Masukkan Nama akan muncul di skrin sekiranya

cell A1 sehingga A11 diklik. Mesej pop-up Sila Masukkan Umur pula
akan muncul di skrin sekirannya cell B1 sehingga B11 diklik.

 Kemasukan data yang salah akan menyebabkan mesej pop-up ralat

muncul di skrin.

 Kriteria penerimaan bagi NAMA adalah tidak boleh melebihi 30 aksara

panjang dan kriteria penerimaan bagi UMUR adalah diantara 15-20.

 Sila tentukan sendiri mesej-mesej ralat yang berkaitan.

(Sila rujuk workbook ExcelT2.xlsx worksheet 3L4. Data Validation).

Pusat Latihan ICT, UTM 31

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

4. Mengaudit Formula (Formula Auditing)

4.1 Menjejaki Formula (Trace Formula)

Sesetengah ralat formula yang terjadi di worksheet amat sukar untuk dijejaki
puncanya. Ianya mungkin berpunca dari cell yang dirujuk secara langsung atau
disebaliknya.

4.2 Perkakasan Audit (Tools Auditing)

Gambarajah di bawah menunjukkan beberapa tools yang disediakan Excel yang

boleh membantu kita didalam mencari punca bagi menyelesaikan masalah ini.

Sekumpulan butang-butang arahan bagi formula auditing boleh dicapai dari

group Formula Auditing menerusi tab Formulas.

Butang-butang arahan tersebut adalah seperti berikut :-

4.2.1 Trace Precedents

Gambarajah di atas menunjukkan cell yang aktif merujuk 2 cell iaitu C3 dan D2.

Memaparkan garisan beranak panah menghala ke cell yang aktif iaitu

C2. Rujukan yang paling hampir kepada C2 disebut sebagai direct

32 Pusat Latihan ICT, UTM

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

precedents. Manakala garisan beranak panah menghala ke direct

precedents disebut sebagai Indirect precedents. Hal ini akan terjadi
apabila butang Trace Precedents diulang klik.

4.2.2 Trace Depenedents

Gambarajah di atas menunjukkan cell yang aktif dirujuk oleh C2.

Memaparkan garisan beranak panah menghala keluar dari cell yang

aktif menuju ke cell yang merujuk. Rujukan yang paling hampir
kepada cell yang aktif disebut sebagai direct dependents. Indirect
precedents akan wujud sekiranya direct dependents bukan cell yang
merujuk. Hal ini boleh terjadi apabila butang Trace Depenedents
diulang klik sekiranya Indirect precedents masih wujud.

4.2.3 Remove Arrows

Butang ini digunakan untuk menghilangkan garisan beranak panah

yang tedapat di worksheet setelah butang Trace Precedents atau
Trace Dependents diklik.

4.2.4 Show Formulas

Butang ini digunakan untuk memaparkan formula yang terdapat pada

cell-cell yang mengandungi formula.

4.2.5 Error Checking

Sekiranya anak panah pada butang ini diklik, 3 butang arahan akan
muncul menerusi menu drop-down iaitu Error Checking – semakan

Pusat Latihan ICT, UTM 33

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

ralat, Trace Error – mengesan punca ralat dan Circular References

– memaparkan cell yang menimbulkan punca masalah.

4.2.6 Evaluate Formula

Dengan mengklik butang ini, Excel akan memaparkan kotak dialog

Evaluate Formula yang menilai bahagian-bahagian formula yang
terdapat pada cell yang aktif.

4.2.7 Watch Window

Butang ini digunakan untuk menampilkan tetingkap Watch Window

yang memaparkan maklumat workbook, sheet, lokasi cell, nama julat,
nilai semasa dan formula pada mana-mana cell yang ditambah pada
senarai watch.

4.3 Latihan

a) Apakah yang anda faham tentang Trace Precedents.

b) Bagaimanakah cara untuk melihat Trace Dependents?

34 Pusat Latihan ICT, UTM

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

5. Customizing
5.1 Quick Access Toolbar (QAT)

Secara default, Quick Access Toolbar ini hanya menyediakan 3 icon arahan
iaitu Save, Undo dan Redo.

Toolbar tersebut boleh ditambah dengan arahan-arahan lain menerusi anak

panah Customize Quick Access Toolbar yang terdapat di hujung toolbar
tersebut.

Klik anak panah tersebut untuk mendapatkan beberapa kemudahan lain.

Antaranya adalah New, Open, E-mail, Quick Print, Print Preview,
Spelling, Sort Ascending, Sort Descending, More Commands, Show
Below the ribbon dan Minimize the ribbon.

Untuk menambah arahan ke Quick Access Toolbar, klik pada arahan yang
dikehendaki dari Customize Quick Access Toolbar. Sebagai contoh, klik
butang arahan Print Preview. Arahan tersebut akan ditambah secara
automatik ke Quick Access Toolbar.

Pusat Latihan ICT, UTM 35

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

Arahan-arahan lain yang tidak terdapat pada menu Customize Quick

Access Toolbar juga boleh ditambah menerusi butang More Commands.

Klik butang tersebut dan kotak dialog seperti gambarajah berikut akan
muncul di skrin.

36 Pusat Latihan ICT, UTM

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

Pilih jenis-jenis arahan dari ruangan Choose commands from menerusi anak
panah seperti ditunjukkan di bawah.

Klik pada arahan yang dipilih kemudian klik butang Add supaya arahan
tersebut disalin ke ruangan yang tersedia di sebelah kanan.

Klik butang OK.

Pusat Latihan ICT, UTM 37

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

Klik butang Show Below the Ribbon untuk menempatkan Quick Access
Toolbar di bawah ribbon (gambarajah kiri) dan Klik butang Show Above the
Ribbon untuk menempatkan Quick Access Toolbar di atas ribbon
(gambarajah kanan)

Klik Minimize the Ribbon untuk memaparkan cuma nama-nama tab sahaja.
Manakala nama-nama group tidak akan kelihatan.

38 Pusat Latihan ICT, UTM

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

6. PelindunganWorkbook dan Worksheet

6.1 PelindunganWorkbook

Workbook boleh dilindungi menerusi langkah-langkah berikut :

 Klik Protect Workbook dari group Changes menerusi tab Review.

Terdapat 2 pilihan utama untuk melindungi workbook :

a) Restrict Editing

Protect Structure and Windows

Mengelakkan daripada berlakunya perubahan struktur yang

tidak diingini pada workbook seperti memindahkan, membuang
dan menambah.

 Klik petak Structure dan atau Windows di ruangan

Protect workbook for untuk pelindungan Strukture dan
atau Windows.

 Taipkan password di petak Password yang disediakan.

Pusat Latihan ICT, UTM 39

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

 Klik butang OK.

 Ulangi menaip password di petak Reenter password to

proceed untuk tujuan pengesahan.

 Klik butang OK.

Langkah-langkah berikut adalah untuk membatalkan ketetapan

pelindungan workbook :

 Klik Protect Workbook dari group Changes menerusi tab

Review.

 Klik butang Protect Structure and Windows dari ruangan

Restrict Editing.

40 Pusat Latihan ICT, UTM

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

 Taipkan password yang telah ditetapkan.

 Klik butang OK.

b) Restrict Permission

Unrestricted Access

Membenarkan sesiapa membaca dan meminda dokumen.

Restricted Access

Menyenaraikan pengguna dan kebenaran.

Manage Credentials

Menguruskan pentauliahan Information Rights Management (IRM).

Pusat Latihan ICT, UTM 41

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

6.2 PelindunganWorksheet

Worksheet boleh dilindungi menerusi langkah-langkah berikut :-

 Klik Protect Worksheet menerusi group Changes dari tab Preview.

 Pilih mana-mana keperluan aktiviti yang berkaitan dari petak Allow all
users of this worksheet to:.

 Taipkan password di petak Password to unprotect sheet: kemudian klik

butang OK.

6.3 Latihan

a) Siapkan satu kaedah supaya Sheet1 dilindungi (tanpa password) dari

kemasukan data kecuali column A dari row 1 sehingga 10.

b) Kaedah apakah yang perlu digunakan untuk melindungi worksheet dari

dibuang, ditambah dan dipindahkan kedudukannya?

c) Laksanakan satu kaedah pelindungan pada Sheet2. Bagaimanapun cell-

cell pada worksheet tersebut masih boleh diformatkan seperti biasa. Apakah
yang perlu anda lakukan untuk menjayakan pelindungan tersebut?

42 Pusat Latihan ICT, UTM

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

7. Object Linking and Embedding Data (OLE)

OLE adalah merupakan salah satu teknik kemasukan data dari satu program ke satu
program yang lain.

 Linking bermaksud melakukan pautan (memegang nilai yang semasa).

 Embedding bermaksud menetapkan maklumat seperti copy dan paste.

7.1 Object Linking

Berikut adalah satu contoh Object Linking – menyalin maklumat dari program
Microsoft Office Excel 2007 kepada Microsoft Office Word 2007.

 Dari worksheet Microsoft Excel, serlahkan julat A1:C3 kemudian laksanakan

arahan Copy dari tab Home.

 Buka dokumen Microsoft Word, klik Paste special dari group Clipboard
menerusi tab Home.

Pusat Latihan ICT, UTM 43

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

 Pastikan butang pilihan Pasti link diklik.

 Pilih Microsoft Office Excel Worksheet Object dari petak As.

 Klik butang OK.

Maklumat pada gambarajah di bawah adalah hasil pautan dari Microsoft

Excel menerusi kaedah OLE.

Masuk semula ke worksheet Excel kemudian taipkan nilai pada C1 dan C2.
Maklumat yang terdapat pada Microsoft Word juga turut berubah.

44 Pusat Latihan ICT, UTM

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

7.2 Embedding Data

Berikut adalah satu contoh Object Linking – menyalin maklumat dari Microsoft
Excel ke Microsoft Word.

 Dari worksheet Excel, serlahkan julat A1:C3 kemudian laksanakan arahan

Copy dari tab Home.

 Buka dokumen Microsoft Word, klik Paste special yang boleh dicapai dari
group Clipboard menerusi tab Home.

 Klik butang pilihan Paste untuk memilih Embedding Data.

Pusat Latihan ICT, UTM 45

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

 Klik butang OK.

Kaedah embedding data ini adalah hampir sama dengan kaedah copy dan
paste biasa. Sekiranya nilai C1 dan C2 ditaip, tidak ada sebarang
perubahan yang akan berlaku pada dokumen Word.

7.3 Latihan

a) Anda dikehendaki menyalin marklumat dari Sheet1!A1:B5 ke Microsoft

Word. Kaedah manakah yang lebih sesuai untuk diaplikasikan supaya
perubahan maklumat yang dibuat pada Sheet1!A1:B5 akan turut berlaku
perubahan pada maklumat yang baharu disalin ke Microsoft Word.

46 Pusat Latihan ICT, UTM

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

8. Asas Statistik
8.1 Function Lazim

8.1.1 FREQUENCY

Mendapatkan bilangan kekerapan yang ditemui dari susunan data

mengikut susunan nombor yang dikehendaki.

=FREQUENCY(susunan data, rentetan nombor carian)

Contoh :

Function di atas digunakan untuk mencari bilangan kekerapan bagi

angka 0-1 dan 2-2 dari susunan data (julat) D1:D6.

8.1.2 AVERAGE

Mencari nilai purata bagi sesuatu julat atau susunan data.

=AVERAGE(susunan data)

Pusat Latihan ICT, UTM 47

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

8.1.3 COUNT

Mengira bilangan cell yang mengandungi nilaian berangka.

=COUNT(susunan data)

8.1.4 MIN

Mencari nailai terendah.

=MIN(susunan data)

8.1.5 MAX

Mencari nailai tertinggi.

=MAX(susunan data)

48 Pusat Latihan ICT, UTM

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

8.1.6 SUM Array

Mencari jumlah bagi kombinasi variable dari row dan column.

{=SUM((susunan data1=nilai1)*(susunan data2=nilai2))}.

Formula tersebut hendaklah dimasukkan menerusi kaedah CSE (Ctrl +

Shift + Enter).

(Sila rujuk workbook ExcelT2.xlsx worksheet 8.1.6a SUM Array)

8.2 Soal Selidik

8.2.1 Penyediaan Data

Tentukan data yang sesuai.

8.2.2 Lakaran Output

Tentukan lakaran output yang sesuai dengan input.

8.2.3 Penyediaan Formula

a) Sum.

b) Score.

c) Frequency.

d) Mean (purata).

Pusat Latihan ICT, UTM 49

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

8.3 Latihan

a) Cari nilai minima yang lebih besar dari angka 0 dari julat A1:C3.

b) Wujudkan satu fail data soal-selidik anda sendiri dengan berkepala

columnnya terdiri dari AGAMA, BANGSA dan JANTINA. Gunakan kod-kod
data seperti berikut:-

i. AGAMA

I untuk Islam.

B untuk Buddha.

K untuk Kristian.

H untuk Hindu.

L untuk Lain-lain.

ii. BANGSA

M untuk Melayu.

C untuk Cina.

I untuk India.

L untuk Lain-lain.

iii. JANTINA

L untuk Lelaki.

P untuk Perempuan.

50 Pusat Latihan ICT, UTM

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

Sila penuhi medan-medan jadual di bawah dengan formula SUM array.

(Sila rujuk workbook ExcelT2.xlsx worksheet 8.3Lb SUM Array)

c) Seorang penceramah telah menerima borang soal-selidik dari 15 orang

peserta kursus yang dikendalikannya. Beliau berhasrat untuk memproses
borang tersebut dengan mengguna kemudahan Microsoft Excel 2007.
Memandangkan beliau kurang arif dengan penggunaan Microsoft Excel
2007, beliau telah meminta jasa baik anda untuk membantunya didalam
memproses soal-selidik tersebut.

Berikut disertakan maklumat yang berkaitan :-

i. Borang soal-selidik.

Pusat Latihan ICT, UTM 51

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

ii. Transformasi data dari borang soal-selidik ke worksheet Excel.

iii. Bentuk output yang diperlukan.

(Sila rujuk workbook ExcelT2.xlsx worksheet 8.3Lc Asas Statistik)

52 Pusat Latihan ICT, UTM

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

9. PivotTable
9.1 Pengertian

 Pivot bererti berputar atau berpusing.

 Memaparkan data mengikut sudut dan perspektif berbeza.
 Menguruskan data dan memaparkan informasi dengan lebih bermakna.
 Mengubah maklumat dari row kepada column atau disebaliknya.

9.2 Penggunaan

 Menyediakan kemudahan untuk membina carta.

 Membantu didalam membuat ketetapan (decision making) segera.
 Berkemampuan menganalisis data yang berkapasiti besar.
 Merangka stategi untuk meningkatkan produktiviti.

9.3 Memulakan PivotTable

Maklumat berikut akan digunakan sebagai data PivotTable :

(Sila rujuk workbook ExcelT2.xlsx worksheet 9. PivotTable)

Pusat Latihan ICT, UTM 53

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

 Serlahkan julat A1:E17.

 Klik tab Insert.

 Klik icon PivotTable dari group Tables.

a) Klik butang OK.

b) Klik kotak Jurujual dan Jualan dari ruangan Choose fields to add to
report.

54 Pusat Latihan ICT, UTM

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

Kelihatan kedua-dua medan (Row Labels yang mewakili Jurujual dan

Sum of Jualan asalnya dari Jualan) telah disusun secara automatik pada
PivotTable Field List masing-masing di petak Row Labels dan Values.
Sekali gus memaparkan ringkasan maklumat jurujual dan jumlah jualan.

9.4 Perkakasan PivotTable (PivotTable Tools)

PivotTable Tools akan wujud setelah PivotTable dibina. Dengan kewujudan

tersebut, 2 tab tambahan untuk PivotTable iaitu Options dan Design muncul
pada ribbon.

a. Tab Options mengandungi 8 kumpulan.

 PivotTable – nama PivotTable, PivotTable Options.

 Active Field – nama medan yang aktif dan penetapan medan.

 Group – penetapan dan pemansuhan group.

 Sort – pengisihan.

 Data – pemilihan data baharu.

 Actions – memindahkan / membatalkan PivotTable.

Pusat Latihan ICT, UTM 55

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

 Tools – bina carta pivot / penetapan formula.

 Show/Hide – memaparkan / menghilangkan paparan senarai

medan, butang, kepala PivotTable.

b. Tab Design mengandungi 3 kumpulan.

 Layout – Pilihan untuk jumlah, sub-jumlah,

rangka laporan dan penambahan row
untuk setiap group.

 PivotTable Style Options – kepala row, column serta garisan

mendatar dan menegak.

 PivotTable Styles – rupabentuk rangka dengan warna.

9.5 Latihan

Masalah 1 :

Anda dikehendaki menyelesaikan satu masalah yang berhubung dengan

keputusan peperiksaan bagi 2 orang pelajar Sekolah Rendah Kebangsaan
Taman Sri Pulai, Alina dan Zamani. Maklumat peperiksaan bagi pelajar-
pelajar tersebut adalah seperti berikut :

Bil Nama Pelajar Subjek Markah

1 Alina Bahasa Melayu 70
2 Alina English 80
3 Alina Mathematic 75
4 Alina Science 60
5 Alina Geografi 90
6 Alina Sejarah 85
7 Alina Lukisan 89
8 Zamani Bahasa Melayu 65
9 Zamani English 75
10 Zamani Mathematic 60
11 Zamani Science 60
12 Zamani Geografi 70
13 Zamani Sejarah 68
14 Zamani Lukisan 90

(Sila rujuk workbook ExcelT2.xlsx worksheet 8M1. PivotTable)

56 Pusat Latihan ICT, UTM

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

Berdasarkan kepada maklumat di atas, siapkan satu PivotTable untuk

menyelesaikan masalah berikut :

a) Siapakah yang memungut markah yang tertinggi bagi keseluruhan

subjek?

b) Jadikan subjek Bahasa Melayu, English, Mathematic dan Science

sebagai Kumpulan A. Manakala subjek Geografi, Sejarah dan
Lukisan sebagai Kumpulan B. Siapakah yang memperolehi jumlah
markah tertinggi bagi Kumpulan A?

Tip-tip penyelesaian :

Dari PivotTable yang telah dibina, serlahkan subjek-subjek untuk

dijadikan kumpulan tertentu.

Klik kanan pada serlahan tersebut kemudian pilih arahan Group.

Namakan group tersebut dengan nama Kumpulan A atau B.

c) Tempatkan sub-jumlah di bahagian atas untuk setiap pelajar.

Tip-tip penyelesaian :

Klik pivottable dan pilih tab Design.

Klik Subtotals pada group Layout.

d) Jadikan font bagi semua subjek berubah kepada bentuk condong (italic).

e) Bina PivotChart dengan menggunakan maklumat yang sedia ada.

Heret subjek dari petak Axis Field ke petak Legend Field.

Pusat Latihan ICT, UTM 57

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

Masalah 2 :

JURUJUAL BUAH²AN BIL JUALAN HASIL JUALAN

Jamal Durian 365 1,825.00
Jamal Langsat 1,008 4,536.00
Jamal Nenas 717 2,151.00
Sofiah Durian 1,005 5,025.00
Sofiah Langsat 339 1,525.50
Sofiah Nenas 1,288 3,864.00
Aminah Durian 350 1,750.00
Aminah Langsat 517 2,326.50
Aminah Nenas 1,321 3,963.00

(Sila rujuk workbook ExcelT2.xlsx worksheet 8M2. PivotTable)

Berpandukan kepada jadual di atas, selesaikan masalah berikut dengan

menggunakan kemudahan PivotTables :

Wujudkan satu medan Harga@ (Harga seunit)

Siapkan satu laporan ringkas hasil jualan buah-buahan mengikut

nama BIL JUALAN, HASIL JUALAN dan Harga@.

Berikut adalah hasil bagi Masalah 2 yang sepatutnya anda perolehi.

58 Pusat Latihan ICT, UTM

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

Masalah 3 :

SYARIKAT BUAH-BUAHAN SEGAR KAMPUNG LAUT

JURUJUAL TARIKH JENIS BUAH-BUAHAH HASIL JUALAN

Esah 12/02/2010 Pisang RM 6,075.00
Selamah 13/02/2010 Jambu Batu RM 3,760.00
Esah 14/04/2010 Pisang RM 3,243.00
Esah 15/04/2010 Cempedak RM 2,694.00
Esah 16/04/2010 Pisang RM 3,477.00
Selamah 16/04/2010 Pisang RM 4,796.00
Yusoff 16/04/2010 Cempedak RM 4,479.00
Esah 17/04/2010 Pisang RM 4,329.00
Selamah 17/04/2010 Jambu Batu RM 6,049.00
Yusoff 17/04/2010 Pisang RM 3,021.00
Esah 18/04/2010 Cempedak RM 5,304.00
Selamah 18/04/2010 Pisang RM 4,672.00
Yusoff 12/05/2010 Cempedak RM 4,103.00
Yusoff 13/05/2010 Pisang RM 4,489.00

(Sila rujuk workbook ExcelT2.xlsx worksheet 9M3. PivotTable)

Senarai di atas menunjukkan catatan jualan buah-buahan yang disusun

mengikut tarikh jualan. Memandangkan senarai tersebut susah untuk
dianalisiskan, pihak pengurusan syarikat tersebut minta anda sediakan 2
laporan ringkas seperti berikut :-

a) Mengikut JURUJUAL(row), TARIKH(row), JENIS BUAH-BUAHAN

(column) dan HASIL JUALAN (column).

b) Seperti (a), cuma maklumat tarikh diubah kepada maklumat bulan.

Pusat Latihan ICT, UTM 59

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

10. Built-in & User Defined Function and Naming Items

10.1 Built-in Function

Function yang dibekalkan bersama Microsoft Excel 2007 seperti SUM,

COUNT, MIN, MAX, AVERAGE dan banyak lagi.

Boleh diperolehi dari icon function group Function Library menerusi tab
Formulas.

10.2 User Defined Function

Menyediakan Function ciptaan sendiri.

Akan dimasukkan ke Excel sama seperti macro.
Macro memulakan skrip dengan SUB diikuti nama skrip.
UDF memulakan skrip dengan perkataan FUNCTION diikuti nama skrip.
Tidak disenaraikan bersama-sama dengan macro lain tetapi disenaraikan
bersama-nama function Excel yang lain.
Boleh diperolehi dari icon function dari group Function Library menerusi
tab Formulas kemudian pilih dibawah kategori User Defined.

Contoh penyedian skrip UDF bagi pengiraan hasil kuasa 2.

 Klik kombinasi butang Alt + F11 untuk memasuki ruangan editor VBA.
 Dari icon Insert Module, pilih Module.
 Pada tetingkap kanan (bagi menempatkan skrip) taipkan skrip seperti
berikut :

Function Kuasa2(Sel As Integer)

Kuasa2 = Sel ^ 2
End Function

60 Pusat Latihan ICT, UTM

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

 Klik kombinasi butang Alt + F11 untuk kembali semula ke ruangan

worksheet.
 Klik cell A1 kemudian taip =kuasa2(B2).
 Pada cell B2, taip nilai 10.
 Cell A1 akan memaparkan nilai 100.

10.3 Naming Items

Memberi nama pembolehubah

10.4 Latihan

Ciptakan satu rutin Function asas untuk mengira jumlah nilai yang
terdapat pada julat yang ditetapkan. (Sila rujuk workbook ExcelT2.xlsx
worksheet 10. UDF)

Siapkan satu skrip Function untuk mengeluarkan hasil darab bagi 2 nilai
atau rujukan nilai.

Pusat Latihan ICT, UTM 61

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

11. Macro
11.1 Rakaman (Recording)

a) Klik butang Office.

b) Klik butang Excel Option.

c) Klik kotak.

d) Klik butang OK.

e) Klik tab Developer.

f) Klik butang dari group Code untuk memulakan

rakaman macro.

g) Taipkan nama macro iaitu warna_merah di petak Macro name:.

h) Tekan butang OK.

62 Pusat Latihan ICT, UTM

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

i) Lakukan aktiviti biasa pada worksheet.

j) Klik butang untuk menamatkan proses rakaman

macro.

Dengan rakaman tersebut, satu skrip macro telah disiapkan. Skrip

tersebut, boleh dicapai menerusi icon arahan Visual Basic yang terdapat
di group Code dari tab Developer.

11.2 Penggunaan

a) Klik icon Macros dari group Code menerusi tab Developer. (Kotak
dialog Macro muncul di skrin)

b) Pilih nama macro yang disenaraikan menerusi ruangan Macro name:.

c) Klik butang Run. (Macro berkenaan akan segera dilaksanakan).

11.3 Ubahsuai (Modifying)

a) Klik icon Macros dari group Code menerusi tab Developer. (Kotak
dialog Macro muncul di skrin)

b) Pilih nama macro yang disenaraikan menerusi ruangan Macro name:.

c) Klik butang Edit. (Excel akan membuka macro editor seperti di ilustrasi di
bawah).

Pusat Latihan ICT, UTM 63

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

d) Lakukan apa-apa perubahan yang anda fikirkan perlu.

e) Klik simbol excel seperti ditunjukkan dalam bulatan pada ilustrasi di atas.

11.4 Memasukkan Kawalan (Insert Controls)

Kemudahan untuk digunakan bersama skrip macro.

Berikut adalah langkah-langkah untuk memasukkan kawalan ke worksheet.

 Klik tab Developer.

 Klik icon Insert dari group Controls.

64 Pusat Latihan ICT, UTM

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

Langkah-langkah untuk memasukkan butang pada worksheet untuk

dipadankan dengan skrip macro.

a) Klik tab Developer.

b) Klik icon Insert dari group Controls.

c) Klik icon butang (muncul cross-hair cursor).

d) Klik dan heret cross-hair cursor mengikut saiz yang dikehendaki. (Ilustrasi
seperti di bawah muncul di skrin).

e) Klik nama macro yang telah dirakamkan iaitu warna_merah di ruangan

Macro name:.

f) Klik butang OK.

g) Klik kanan pada butang kawalan (Button 1) yang baharu sahaja

diwujudkan untuk meminda labelnya.

Pusat Latihan ICT, UTM 65

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

h) Klik arahan Edit Text.

i) Serlahkan Button 1 kemudian tukarkan kepada Warna Merah.

Butang kawalan tersebut sudah siap untuk penggunaan.

Langkah-langkah untuk menggunakan butang kawalan Warna Merah.

a) Serlahkan cell yang ingin diwarnakan dengan warna merah.

b) Klik butang kawalan Warna Merah.

11.5 Latihan

a) Laksanakan proses rakaman macro untuk menukarkan warna font pada

cell yang dipilih kepada warna kesukaan anda.

b) Anda dikehendaki memuatkan tarikh semasa pada cell A1 bagi setiap

worksheet baharu yang diwujudkan. Anda juga dikehendaki memuatkan
satu jadual seperti mana gambarajah berikut. Buatkan satu rakaman
macro untuk tujuan tersebut.

66 Pusat Latihan ICT, UTM

 Microsoft Excel 2007 – Tahap 2

SELAMAT MAJU JAYA

DAN BERTEMU LAGI DI KELAS

MICROSOFT EXCEL 2007

TAHAP 3

Pusat Latihan ICT, UTM 67