0 

     The guide begins by addressing major 
AML & sanction compliance 
requirements. It focuses mainly on KYC 
policies, procedures, entity type wise 
document requirements, workflow, team 
structures etc.  

  KYC GUIDE
 
Prepared by :
 
Nitin Nirgude (767738)
 

TCS ‐ Internal    Prepared by : Nitin Nirgude 
 1 
 

 
 
 
 
KYC Overview & Introduction – .......................................................................................... 2 
KYC purpose & objectives ................................................................................................... 5 
Money Laundering & steps involved .................................................................................. 6 
Impact of money laundering .............................................................................................. 8 
Techniques of money laundering...................................................................................... 10 
AML Red flags .................................................................................................................. 13 
OFAC ‐ .............................................................................................................................. 14 
Embargo & Sanctions ....................................................................................................... 15 
Risk Parameters ............................................................................................................... 16 
Real Life Cases .................................................................................................................. 22 
When do financial institutions need to perform KYC? ...................................................... 23 
Document Sources ........................................................................................................... 24 
General KYC Requirements ............................................................................................... 24 
Money Flow ..................................................................................................................... 26 
Document Sourcing Grid................................................................................................... 27 
Entity types (KYC Perspective) .......................................................................................... 28 
MIFID ‐ ............................................................................................................................. 53 
Client On boarding ‐ ......................................................................................................... 55 
System work‐around ........................................................................................................ 57 
COB work flow ................................................................................................................. 58 
Setups ‐ ............................................................................................................................ 59 
Client Communication – ................................................................................................... 60 
RISK RATING questionnaire .............................................................................................. 62 
Know Your Employee ....................................................................................................... 63 
Conclusion‐ ...................................................................................................................... 63 
 
 

TCS ‐ Internal    Prepared by : Nitin Nirgude 
 2 
 

KYC Overview & Introduction –

 

KYC  introduced  in  80’s  decade  when  drug  trafficking  &  arms  smuggling  troubled  the  world.  Thus 
concerns were raised on the huge profit generated from these activities & threat of laundering the 
illicit  money.  Due  to  massive  safety  &  security  threat  encouraged  governments  to  come  up  with 
regulations.  

 The Bank Secrecy Act was established in 1970 and has become one of the most important tools in the 
fight against money laundering. Since then, numerous other laws have enhanced and amended the 
BSA  to  provide  law  enforcement  and  regulatory  agencies  with  the  most  effective  tools  to  combat 
money  laundering.  An  index  of  anti‐money  laundering  laws  since  1970  with  their  respective 
requirements and goals are listed below in chronological order.

Bank Secrecy Act (1970) –  

 Established requirements for recordkeeping and reporting by private individuals, banks and 
other financial institutions 
 Designed to help identify the source, volume, and movement of currency and other 
monetary instruments transported or transmitted into or out of the United States or 
deposited in financial institutions 
 Required banks to (1) report cash transactions over $10,000 using the Currency Transaction 
Report; (2) properly identify persons conducting transactions; and (3) maintain a paper trail 
by keeping appropriate records of financial transactions.

Money Laundering Control Act (1986) 

 Established money laundering as a federal crime 
 Prohibited structuring transactions to evade CTR filings 
 Introduced civil and criminal forfeiture for BSA violations 
 Directed banks to establish and maintain procedures to ensure and monitor compliance 
with the reporting and recordkeeping requirements of the BSA 

Anti‐Drug Abuse Act of 1988 

 Expanded the definition of financial institution to include businesses such as car dealers and 
real estate closing personnel and required them to file reports on large currency 
transactions 
 Required the verification of identity of purchasers of monetary instruments over $3,000 

FATF ‐ (Financial Action Task Force)  

In response to mounting concern over money laundering, the Financial Action Task Force on Money 
Laundering (FATF) was established by the G‐7 Summit that was held in Paris in 1989.  Recognizing 
the threat posed to the banking system and to financial institutions, the G‐7 Heads of State or 
Government and President of the European Commission convened the Task Force from the G‐7 
member States, the European Commission and eight other countries. 

TCS ‐ Internal    Prepared by : Nitin Nirgude 
 3 
 

FATF Recommendations 

The Task Force was given the responsibility of examining money laundering techniques and trends, 
reviewing the action which had already been taken at a national or international level, and setting 
out the measures that still needed to be taken to combat money laundering.  In April 1990, less than 
one year after its creation, the FATF issued a report containing a set of Forty Recommendations, 
which were intended to provide a comprehensive plan of action needed to fight against money 
laundering.  

In 2001, the development of standards in the fight against terrorist financing was added to the 
mission of the FATF.  In October 2001 the FATF issued the Eight Special Recommendations to deal 
with the issue of terrorist financing.  The continued evolution of money laundering techniques led 
the FATF to revise the FATF standards comprehensively in June 2003.  In October 2004 the FATF 
published a Ninth Special Recommendations, further strengthening the agreed international 
standards for combating money laundering and terrorist financing ‐ the 40+9 Recommendations. 

UNODC on money‐laundering and countering the financing of terrorism

The Law Enforcement, Organized Crime and Anti‐Money‐Laundering Unit of UNODC is responsible 
for carrying out the Global Programme against Money‐Laundering, Proceeds of Crime and the 
Financing of Terrorism, which was established in 1997 in response to the mandate given to UNODC 
through the United Nations Convention against Illicit Traffic in Narcotic Drugs and Psychotropic 
Substances of 1988. The Unit's mandate was strengthened in 1998 by the Political Declaration and 
the measures for countering money‐laundering adopted by the General Assembly at its twentieth 
special session, which broadened the scope of the mandate to cover all serious crime, not just drug‐
related offences.  
 
The broad objective of the Global Programme is to strengthen the ability of Member States to 
implement measures against money‐laundering and the financing of terrorism and to assist them in 
detecting, seizing and confiscating illicit proceeds, as required pursuant to United Nations 
instruments and other globally accepted standards, by providing relevant and appropriate technical 
assistance upon request. 

KYC rules & Regulations became more stringent after the major attack took place in USA.  

TCS ‐ Internal    Prepared by : Nitin Nirgude 
 4 
 

MONEY was the essential element to plan this disaster  

Disasters funded through Money laundering & Terrorist Financing. 

USA Patriot Act – 

The  official  title  of  the  USA  PATRIOT  Act  is  "Uniting  and  Strengthening  America  by  Providing 
Appropriate Tools Required to intercept and Obstruct Terrorism (USA PATRIOT) Act of 2001” 

The purpose of the USA PATRIOT Act is to deter and punish terrorist acts in the United States and 
around  the  world,  to  enhance  law  enforcement  investigatory  tools,  and  other  purposes,  some  of 
which include: 

 To  strengthen  U.S.  measures  to  prevent,  detect  and  prosecute  international  money 
laundering and financing of terrorism; 
 To subject to special scrutiny foreign jurisdictions, foreign financial institutions, and classes of 
international transactions or types of accounts that are susceptible to criminal abuse; 
 To  require  all  appropriate  elements  of  the  financial  services  industry  to  report  potential 
money laundering; 
 To  strengthen  measures  to  prevent  use  of  the  U.S.  financial  system  for  personal  gain  by 
corrupt foreign officials and facilitate repatriation of stolen assets to the citizens of countries 
to whom such assets belong. 

TCS ‐ Internal    Prepared by : Nitin Nirgude 
 5 
 

The Prevention of Money Laundering Act (India)

The Prevention of Money Laundering Act, 2002 (PMLA) forms the core of the legal framework 
put in place by India to combat money laundering. PMLA and the Rules notified there under 
came into force with effect from July 1, 2005. Director, FIU‐IND and Director (Enforcement) have 
been conferred with exclusive and concurrent powers under relevant sections of the Act to 
implement the provisions of the Act.  
 
The PMLA and rules notified thereunder impose obligation on banking companies, financial 
institutions and intermediaries to verify identity of clients, maintain records and furnish 
information to FIU‐IND. PMLA defines money laundering offence and provides for the freezing, 
seizure and confiscation of the proceeds of crime.

Other side of a coin –  
KYC not only mitigates the money laundering & terrorist Financing Risk. It has a wide scope. 

What happened in 2008?  

2008 Recession –  

Subprime crisis – 2008 recession occurred in USA due to fall of real estate.  
Before recession, there was a boom in real estate market. Many people took loan to purchase real 
estate property. Due to stiff competition banks provided loan without proper due diligence & checking 
credit capabilities of the borrowers.  

  Later  prices  of  the  real  estate  started  falling  down  resulted  in  default  in  payment  by 
borrowers.  That’s  the  reason  banks  got  collapsed.  Even  Asset  securitization  was  one  of  the  major 
reasons. (That we will cover in SPV).  

  Thus it is important for Bank & Financial Institutions to perform details background checks on 
their customers.  

KYC purpose & objectives

 

Money laundering is a growing menace & it not only poses serious threat to the stability & integrity 
of the financial system but also to the sovereignty & safety of nation worldwide.  

  The objective of KYC/AML guidelines is to prevent banks from being used by criminal elements 
for  money  laundering  or  terrorist  financing  activities.  KYC  procedures  also  enable  banks  to 
know/understand their customers and their financial dealings better which in turn help them manage 
their risks prudently.    

TCS ‐ Internal    Prepared by : Nitin Nirgude 
 6 
 

 Ensuring that only legitimate and bona fide customers are accepted 
 Ensuring that customers are properly identified and that they understand the risks they may 
pose 
 Verifying the identity of customers using reliable and independent documentation 
 Monitoring customer accounts and transactions to prevent or detect illegal activities 
 Implementing processes to effectively manage the risks posed by customers trying to misuse 
facilities. 

Basically we implement below to complete KYC on any customers. 

Client Identification Program 

Risk Mitigation (money laundering, terrorist financing & any other financial crime.) 

We will discuss above in later part of the document  

Use of Financial Institutions ‐  
Financial Institutions are the best platform for money launderers to launder the money generated by 
the illegal activities. Also, a person or entity does any kind of transaction; it goes through a financial 
institution.  

E.g. – purchase of real estate property. Buyer will deposit cash into real estate developer’s account 
through a bank account. Thus bank will be aware about this transaction.  

So it is a mandate for financial institutions to perform KYC on their clients.  

As we know KYC helps to mitigate money laundering risk, we will understand the money laundering 
concept.  

Money Laundering & steps involved

The goal of a large number of criminal acts is to generate a profit for the individual or group that 
carries out the act. Money laundering is the processing of these criminal proceeds to disguise their 
illegal origin. This process is of critical importance, as it enables the criminal to enjoy these profits 
without jeopardizing their source. 

Illegal  arms  sales,  smuggling,  and  the  activities  of  organized  crime,  including  for  example  drug 
trafficking  and  prostitution  rings,  can  generate  huge  amounts  of  proceeds.  Embezzlement,  insider 
trading, bribery and computer fraud schemes can also produce large profits and create the incentive 
to “legitimize” the ill‐gotten gains through money laundering. 

When a criminal activity generates substantial profits, the individual or group involved must find a 
way  to  control  the  funds  without  attracting  attention  to  the  underlying  activity  or  the  persons 
involved. Criminals do this by disguising the sources, changing the form, or moving the funds to a place 
where they are less likely to attract attention. 

TCS ‐ Internal    Prepared by : Nitin Nirgude 
 7 
 

  Basically, money laundering is a method of converting black money in to white.  

Steps –  

Placement  

It is the initial stage of money laundering, the launderer introduces his illegal profits into the financial 
system. This might be done by breaking up large amounts of cash into less conspicuous smaller sums 
that  are  then  deposited  directly  into  a  bank  account,  or  by  purchasing  a  series  of  monetary 
instruments  (cheque,  money  orders,  etc.)  that  are  then  collected  and  deposited  into  accounts  at 
another location. 

Layering  

After the funds have entered the financial system, the layering stage takes place. In this phase, the 
launderer engages in a series of conversions or movements of the funds to distance them from their 
source. The funds might be channeled through the purchase and sales of investment instruments, or 
the launderer might simply wire the funds through a series of accounts at various banks across the 
globe. This use of widely scattered accounts for laundering is especially prevalent in those jurisdictions 
that  do  not  co‐operate  in  anti‐money  laundering  investigations.  In  some  instances,  the  launderer 
might  disguise  the  transfers  as  payments  for  goods  or  services,  thus  giving  them  a  legitimate 
appearance. 

Integration  

Having  successfully  processed  his  criminal  profits  through  the  first  two  phases  the  launderer  then 
moves them to the third stage in which the funds re‐enter the legitimate economy. The launderer 
might choose to invest the funds into real estate, luxury assets, or business ventures. 

TCS ‐ Internal    Prepared by : Nitin Nirgude 
 8 
 

Impact of money laundering

Money laundering & terrorist financing can have potentially devastating economic, security & social 
consequences.  

Increased Crime & Corruption –  
Successful  money  laundering  helps  enhance  the  profitable  aspects  of  criminal  activity.  When  a 
country is seen as a heaven for money laundering it will attract people who commit crime. Money 
laundering leads to corruption as well as criminals try to bribe government officials or they can 
generate the black money from corruption & converts into cash. 

Weakening of financial institutions‐  
Money laundering & terrorist financing can harm the soundness of a country’s financial sector. 
Indeed criminal activities have been associated with a number of bank failures around the globe, 
including the failure of a first internet bank, the European bank as well as Riggs bank.  
 
  Below are the impacts on financial institutions  
 Loss of profitable business  
 Liquidity problems through withdrawal of funds 
 Termination of correspondent banking facilities 
 Investigation cost & fines  
 Asset seizures 
 Loan losses 
 Reduced stock value of financial institutions.  
 

TCS ‐ Internal    Prepared by : Nitin Nirgude 
 9 
 

Mistakes in decisions regarding economic policies – 

Due to the large amounts of money involved in the money laundering process, in some emerging 
market countries, these illicit proceeds may impact government budgets, resulting in a loss of 
control of economic policy by governments or policy mistakes due to measurement errors in macro‐
economic statistics arising from money laundering.  

  Money launderers can adversely affect currencies & interest rates as launderers invest funds 
where their schemes are less likely to be detected, rather than where rates of return are higher. 
Volatility in exchange & interest rates due to unanticipated cross‐border transfer of funds can also 
be seen. Money laundering can increase the threat of monetary instability due to the misallocation 
of resources from artificial distortions in asset & commodity prices.  

Economic distortion & instability ‐   

Money launderers are not primarily interested in profit generation from their investments but 
rather in protecting their proceeds & hiding the illegal origin of the funds. Thus they invest in the 
activities that are not necessarily economically beneficial to the country where the funds are 
located.   

  In some countries, entire industries, such as construction & hotels have been financed not 
because of actual demand but because of the short term interest of the money launderers. When 
these industries no longer suits the needs of the money launderers, they abandon them causing a 
collapse of these sectors & immense damage to economies that could ill‐afford these losses.  

Loss of tax  

Money laundering diminishes government tax revenue & therefore indirectly harms honest tax 
payers. It also makes government tax collection more difficult. This loss of revenue generally means 
higher tax rates than would normally be the case.  

Reputation risk for the country  

It diminishes legitimate global opportunities because foreign financial institutions may decide to 
limit their transactions with institutions located in money laundering havens because the necessary 
extra scrutiny will make them more expensive. Once a country’s financial reputation is damaged 
reviving it is very difficult & requires significant resources to rectify a problem that could have been 
prevented with proper AML controls.  

 
 

TCS ‐ Internal    Prepared by : Nitin Nirgude 
 10 
 

Techniques of money laundering

 

Money laundering is an evolving activity, and must be continuously monitored in all its various forms 
in order for measures against it to be timely & effective. Illicit money can move through numerous 
different commercial channels, including checking, saving & brokerage accounts, offshore entities & 
trust, wire transfers, hawalas, securities dealers, banks, money service business & car dealers.   

Electronic transfer of funds  

Electronic funds transfer systems offer money launderers a fast conduit for moving money between 
countries & accounts. Illicit fund transfers are easily hidden among the other millions of legitimate 
transfers that occur each day. Systems like fed wire, swift, & chips move millions of wire transfer 
messages on daily basis.  

Correspondent banking –  

The bank of New York scandal which erupted in august 1999 & exposed money laundering through 
Russian correspondent accounts at BONY was an early instance of laundering abuses through 
correspondent banking. A 305 page report, “Correspondent banking :  A gateway to money 
laundering” issued by united states senate permanent subcommittee on investigations found that 
some large US foreign banks facilitated through carelessness & lax procedures, the movement of 
diverse criminal proceeds into the USA.  

  Correspondent banking is a provision of banking services by one bank to other bank. By 
establishing multiple correspondent relationships globally, banks can undertake international 
financial transactions for themselves & for their customers in jurisdictions where they have no 
physical presence.  

E.g. – SBI does not have presence in USA however it want to provide banking services to the Indian 
people who are residing in USA. Thus SBI will open a correspondent account with BNY Mellon to 
provide banking services to Indian people. Indian people residing in USA are indirect clients for BNY 
thus BNY will not have proper information on them.  

  USA Patriot Act contains several provisions concerning due diligence US financial institutions 
needed to perform for relationship with foreign correspondent banking customers. They include  

Section 312 ‐      

Requires US Financial institutions to conduct enhanced due diligence on foreign banks who 
maintains correspondent accounts.  

Section 312 –  

 Prevents US financial institutions from opening or maintaining correspondent accounts for foreign 
shell banks & requires them to take reasonable steps to ensure that a correspondent account of a 
foreign bank is not being used indirectly to provide banking services to a shell bank.  

TCS ‐ Internal    Prepared by : Nitin Nirgude 
 11 
 

Real life case –  
A  lawsuit  filed  by  Hong  Kong  investor  group  in  2004  accused  the  new  York  branch  of  ABN  AMRO 
allowing  First  Merchant  Bank  of  the  Turkish  Republic  of  Northern  Cyprus  to  defraud  the  group. 
According the law suit ABN AMRO ignored several warnings on six correspondent accounts it opened 
for First Merchant Bank its New York branch in 1998. The lawsuit claimed that ABN AMRO failed to 
conduct proper due diligence on First Merchant & its accounts ignored a number of red flags including  

First Merchant held only an offshore license from northern Cyprus. 

The bank had no physical offices except a small office in Northern Cyprus.  

Its chairman & managing director Hakki Yaman Namli was sought by Italian authorities in connection 
with allegedly laundering $50 million. 

Private banking  

It is an extremely lucrative competitive & worldwide industry & is an important issue when 
discussing the money laundering field. In the early 1990’s private banking received unwanted 
publicity from the scandal surrounding the movement of hundreds of millions of dollars of 
purportedly ill‐gotten money belonging to Raul Salinas, the brother of former Mexican president 
Carlos Salinas. His fortune in large measure was handled by private bankers employed by Citibank in 
Mexico City, New York, London & Geneva.  

Private banking provides highly personalized & confidential products & services to well‐heeled 
clients at fees that are often based on asset under management. Stiff competition among private 
bankers for the high net worth individuals who are their main clientele has given rise to the need for 
tighter government controls worldwide.  

Structuring –  

Designing a transaction to evade triggering or reporting or recordkeeping requirement is called 
structuring. It’s a most common known money laundering method. It’s a crime in many countries & 
must be reported filling a suspicious transaction report.  

Cuckoo Smurfing –  

Form of money laundering linked to alternate remittance systems in which criminal funds are 
transferred through the accounts of unwitting persons who are expecting genuine funds or 
payments from overseas. The cuckoo is a European bird that is a parasite because it lays its eggs in 
the nests of other birds, which hatch them and rear the offspring. The main difference between 
traditional structure & cuckoo smurfing is that in the latter the third parties who hold the bank 
accounts being used are not aware of the fact that illicit money is being deposited into their 
accounts. It requires a work of an insider within a financial institution and is generally a four step 
process.  

1 step – occurs when a customer provides funds to an alternative remitter for transfer to a 
beneficiary generally in another country. 

2 step – involves insider who will provide the transaction details (beneficiary name, bank, account 
number & amount) of the transfer to an associate in the foreign country where the beneficiary of 

TCS ‐ Internal    Prepared by : Nitin Nirgude 
 12 
 

the transfer is located. The associate in the foreign country will have cash that needs to be placed 
into the financial system.  

3 step – the associate in the foreign country will then deposit cash into the bank account of the 
intended beneficiary. The beneficiary will receive the full amount if the transfer & the associate in 
the foreign country will be able to place some of its cash into the financial system.  

4th step – the associate in the foreign country then arranges to get the funds from the alternate 
remitter, using one of the methods by which alternate remitter transfer funds. In this case the 
associate in the foreign country will have laundered the funds & will have legitimate funds to 
replace the criminally derived ones deposited into the beneficiary’s account.  

To combat cuckoo smurfing, FATF recommends that banks have controls in place to identify 
depositors who pay cash into third party accounts. Also banks should monitor for unusual cash 
deposits that are structured or placed in branches other than where the customer’s account is held. 

Insurance companies –  

FATF experts submitted case examples that showed the vulnerabilities of the insurance sector to 
money laundering. Launderers pay insurance premium at lump sum rather than paying in 
installments. Then after some time they will get the insurance policy withdrawn at a discounted 
price. This is how they can convert the black money into white.   

Casinos & other business associated with gambling –  

Casinos are most proficient cash generating business. Money laundering through casinos generally 
occurs in placement stage. Converting the funds to be laundered from cash to checks. A launderer 
can buy chips with cash generated from a crime & then request repayment by check drawn on 
casino’s account. Often rather than requesting repayment by a check in the casino where the chips 
were purchased with cash the gambler says that he will be travelling to another country in which the 
casino chain has an establishment, ask for his credit to be made available there & withdraws it in the 
form of a check in the other jurisdiction. 

Real Estate industry –  

Investing illicit money in real estate is a classic method of laundering dirty money. Laundering may 
be accomplished either by way of buying and selling real estate or by investment in for e.g. – tourist 
or holiday complexes that led an appearance of legality (the integration phase) 

Shell companies –  

Tax evasion and false accounting practices constitute common types of money laundering. Often, 
criminals achieve these objectives through the use of shell companies, holding companies, and 
offshore accounts. A shell company is an incorporated company that possesses no significant assets 
and does not perform any significant operations. To launder money, the shell company purports to 
perform some service that would reasonably require its customers to often pay with cash. Cash 
transactions increase the anonymity of customers and therefore decrease the government’s ability 
to trace the initial recipient of the dirty money. Money launderers commonly select beauty salons 
and plumbing services as shell companies. The launderer then deposits the money with the shell 

TCS ‐ Internal    Prepared by : Nitin Nirgude 
 13 
 

company, which deposits it into its accounts. The company then creates fake invoices and receipts 
to account for the cash. Such transactions create the appearance of propriety and clean money. The 
shell company can then make withdrawals and either return the money to the initial criminal or pass 
the money on to further shell companies before returning it to further cloud who first deposited the 
money. 

AML Red flags

 
1. Minimal,  vague  or  fictitious  information  provided.  An  individual  provides  minimal,  Vague  or 
fictitious information that the bank cannot readily verify. 
2. Lack  of  references  or  identification.  An  individual  attempts  to  open  an  account  Without 
references  or  identification,  gives  sketchy  information,  or  refuses  to  provide  The  information 
needed by the bank. 
3. Non‐local address. The individual does not have a local residential or business Address, and there 
is no apparent legitimate reason for opening an account with the Bank. 
4. Customers  with  multiple  accounts.  A  customer  maintains  multiple  accounts  at  a  Bank  or  at 
different banks for no apparent legitimate reason. The accounts may be in the same names or in 
different  names  with  different  signature  authorities.  Inter‐account  transfers  are  evidence  of 
common control. 
5. Frequent deposits or withdrawals with no apparent business source. The customer frequently 
deposits  or  withdraws  large  amounts  of  currency  with  no  apparent  business  Source,  or  the 
business is of a type not known to generate substantial amounts of Currency. 
6. Multiple  accounts  with  numerous  deposits  under  $10,000.  An  individual  or  group  Opens  a 
number of accounts under one or more names, and makes numerous cash Deposits just under 
10,000, or deposits containing bank checks or traveler’s checks. 
7. Numerous  deposits  under  $10,000  in  a  short  period  of  time.  A  customer  makes  numerous 
deposits under $10,000 in an account in short periods of time, thereby avoiding the requirement 
to file a Currency Transaction Report. This includes deposits made at an automatic teller machine. 
8. Accounts  with  a  high  volume  of  activity  and  low  balances.  Accounts  with  a  high  volume  of 
activity,  which  carry  low  balances  or  are  frequently  overdrawn,  may  be  indicative  of  money 
laundering or check kiting.  
9. Large deposits and balances. A customer makes large deposits and maintains large balances with 
little or no apparent justification. 
10. Deposits  and  immediate  requests  for  wire  transfers  or  cash  shipments.  A  customer  makes 
numerous  deposits  in  an  account  and  almost  immediately  requests  wire  transfers  or  a  cash 
shipment from that account to another account, possibly in another country. These transactions 
are not consistent with the customer’s legitimate business needs. Normally, only a token amount 
remains in the original account.  
11. Numerous  deposits  of  small  incoming  wires  or  monetary  instruments,  followed  by  a  large 
outgoing  wire.  Numerous  small  incoming  wires  and/or  multiple  monetary  instruments  are 
deposited  into  an  account.  The  customer  then  requests  a  large  outgoing  wire  to  another 
institution or country. 
12. Accounts used as a temporary repository for funds. The customer appears to use an account as 
a temporary repository for funds that ultimately will be transferred out of the bank, sometimes 
to foreign‐based accounts. There is little account activity. 
13. Funds deposited into several accounts, transferred to another account, and then transferred 
outside  of  the  U.S...  This  involves  the  deposit  of  funds  into  several  accounts,  which  are  then 

TCS ‐ Internal    Prepared by : Nitin Nirgude 
 14 
 

combined into one account, and ultimately transferred outside the U.S. This activity is usually not 
consistent with the known legitimate business of the customer.  
14. Disbursement  of  certificates  of  deposit  by  multiple  bank  checks.  A  customer  may  Request 
disbursement of the proceeds of a certificate of deposit or other investments in multiple bank 
checks,  each  under  $10,000.  The  customer  can  then  negotiate  these  checks  elsewhere  for 
currency. He/she avoids the currency transaction reporting requirements and severs the paper 
trail.  
15. Early  redemption  of  certificates  of  deposits.  A  customer  may  request  early  redemption  of 
certificates  of  deposit  or  other  investments  within  a  relatively  short  period  of  time  from  the 
purchase date of the certificate of deposit or investment. The customer may be willing to lose 
interest and incur penalties as a result of the early redemption.  
16. Sudden,  unexplained  increase  in  account  activity  or  balance.  There  may  be  a  sudden, 
unexplained increase in account activity, both from cash and from non‐cash items. An account 
may be opened with a nominal balance that subsequently increases rapidly and significantly.  
17. Limited use of services. Frequent large cash deposits are made by a corporate customer, who 
maintains high balances but does not use the bank’s other services. 
18. Inconsistent deposit and withdrawal activity. Retail businesses may deposit numerous checks, 
but there will rarely be withdrawals for daily operations. 
 

OFAC ‐
 
Mission –  
The Office of Foreign Assets Control (OFAC) of the US Department of the Treasury administers and 
enforces economic and trade sanctions based on US foreign policy and national security goals against 
targeted foreign countries and regimes, terrorists, international narcotics traffickers, those engaged 
in  activities  related  to  the  proliferation  of  weapons  of  mass  destruction,  and  other  threats  to  the 
national  security,  foreign  policy  or  economy  of  the  United  States.  OFAC  acts  under  Presidential 
national emergency powers, as well as authority granted by specific legislation, to impose controls on 
transactions  and  freeze  assets  under  US  jurisdiction.  Many  of  the  sanctions  are  based  on  United 
Nations and other international mandates, are multilateral in scope, and involve close cooperation 
with allied governments.  
OFAC sanctioned countries  
 Iran  
 Syria 
 Cuba  
 N. Korea  
 Sudan 

As per OFAC body, these countries are most vulnerable to money laundering  & terrorist  financing 

activities.  Thus  OFAC  has  imposed  all  kind  of  sanctions  on  them.  It  means  no  other  country  or 
entity/individuals  should  deal  with  OFAC  sanctioned  countries.  If  they  deal,  it  will  be  an  OFAC 
violations & OFAC body will take necessary actions.  

Exception – aviation industry – as it can’t stop its flights going in to these countries.  

Risk – as these countries are vulnerable for money laundering & terrorist financing,  

If money is coming from these countries, it might be a black or laundered money.  

TCS ‐ Internal    Prepared by : Nitin Nirgude 
 15 
 

If  money  is  going  to  such  countries,  it  might  be  used  for  terrorist  financing  or  any  other  criminal 
activities. 

  While doing KYC if we get to know that client or associates of client have got links with OFAC 
countries, we need to raise it immediately to AML Compliance & seek their guidance.  

Specially Designated Nationals

It’s  part  of  its  enforcement  efforts,  OFAC  publishes  a  list  of  individuals  and  companies  owned  or 
controlled by, or acting for or on behalf of, targeted countries. It also lists individuals, groups, and 
entities, such as terrorists and narcotics traffickers designated under programs that are not country‐
specific. Collectively, such individuals and companies are called "Specially Designated Nationals" or 
"SDNs." Their assets are blocked and U.S. persons are generally prohibited from dealing with them.  

On the below link we can search the SDNs.  

https://sdnsearch.ofac.treas.gov/Details.aspx?id=1874 

Embargo & Sanctions

Unlike OFAC, Embargo is a specific sanction. A government order that restricts commerce or exchange 
with a specified country. An embargo is usually created as a result of unfavorable political or economic 
circumstances between nations. The restriction looks to isolate the country and create difficulties for 
its governing body, forcing it to act on the underlying issue. The Embargo of 1807 was a series of laws 
passed  by the U.S. Congress  1806–1808, during the  second  term  of President  Thomas Jefferson.[4] 
Britain and France were engaged in a major war; the U.S. wanted to remain neutral and trade with 
both sides, but neither side wanted the other to have the American supplies.[5] The American national‐
interest goal was to use the new laws to avoid war and force that country to respect American rights. 

‐ A strategic embargo prevents the exchange of any military goods with a country. 

A trade embargo will restrict anyone from exporting to the target nation. Because many nations 
rely  on  global  trade,  an  embargo  is  a  powerful  tool  for  influencing  a  nation. 
 
List of countries under embargo 

 Sudan by US since 1997. 
 Mali (by ECOWAS) total embargo in order to force Juntas to give power back and re‐install 
National constitution. Decided on April 2, 2012.[14] 
 China (by EU and US), arms embargo, enacted in response to the Tiananmen Square protests 
of 1989.[15] 
 Iran (by US and US international allies), notably bar nuclear, missile and many military exports 
to Iran and target investments in: oil, gas and petrochemicals, exports of refined petroleum 
products,  banks,  insurance,  financial  institutions,  and  shipping.[16]  Enacted  1979,  increased 
through the following years and reached its tightest point in 2010.[17] 
 North Korea (by UN, USA, EU),[18] luxury goods (and arms), enacted 2006 
 Turkish Republic of Northern Cyprus, (by UN), consumer goods, enacted 1975. 
 Cuba (United States embargo against Cuba), arms, consumer goods, money, enacted 1960 
 European Union arms embargo on the People's Republic of China 
 Japan,  animal  shipments  due  to  lack  of  infrastructure  and  radiation  issue  after  the  2011 
Tohoku earthquake aftermath. 
 Indonesia (by Australia), live cattle because of cruel slaughter methods in Indonesia.[19] 
 Gaza Strip by Israel and Egypt since 2001, under blockade since 2007. 

TCS ‐ Internal    Prepared by : Nitin Nirgude 
 16 
 

 Syria (by EU, US), arms and imports of oil.[20] 
 EU,  US, Australia, Canada  and  Norway  (by  Russia)  since  August  2014, beef,  pork,  fruit  and 
vegetable produce, poultry, fish, cheese, milk and dairy.[21] 

Former trade embargoes 

 Federal Republic of Yugoslavia (by UN) 
 North Vietnam (1964–1975) and later Vietnam (1975–1994), trade embargo by the US [22] 
 Republic of Macedonia (by Greece), complete trade embargo (1994‐1995). 
 Libya  (by  United  Nations),  weapons,  enacted  2011  after  mass  killings  of  Libyan 
protesters/rebels and ended later that year after the overthrow and summary execution of 
Gaddafi. 
 India (by UK), [23] nuclear exports restriction. 
 Pakistan (by UK),[23] nuclear e exports restriction, enacted 2002 
 Serbia by Kosovo's unilaterally declared government, since 2011[24] 
 Embargo Act of 1807 
 Former Yugoslavia Embargo November 21, 1995 Dayton Peace Accord 
 Georgia (by Russia), agricultural products, wine, mineral water, enacted 2006, lifted 2013.[25] 

 
 
 
 
Non‐cooperative countries and territories (NCCTs) 
 
These  are  the  countries  that  do  not  comply  with  anti‐money  laundering  requirements  or  do  not 
cooperate  sufficiently,  according  to  the  FATF.  Between  2000  and  2006,  the  FATF  conducted  the 
process of generating a list on non‐co‐operative countries and territories (NCCTs) 
 
.   The  FATF  closely  monitors  progress  of  these  jurisdictions  and  the  implementation  of  their 
action plans. 
 
Below link prides the list of countries –  
 
http://www.fatf‐gafi.org/topics/high‐riskandnon‐cooperativejurisdictions/ 
 
 

Risk Parameters
 
 Client Risk (Nature of business)  
 Country risk  
 Product Risk  
 Negative Screening   

Client Risk (Nature of business)  
Understanding the nature of business of the client 
  

TCS ‐ Internal    Prepared by : Nitin Nirgude 
 17 
 

 What does the business involve?  
 What is the industry type?  
 How long has the business been in existence? 
 
Client  risk  is  categorized  based  on  the  nature  of  business.  If  business  falls  under  high  risk 
industries, client risk will be high  
 

High Risk Industries  

 
‐ Money Service business/money exchanges ‐  
Money services business is vulnerable to money laundering as transfer of money from one party to 
another or from one country to another country is quite easy. MSBs do not perform enhanced due 
diligence on the person who wants to transfer the money & on the person who receives the money. 
They just asked basic minimal details while doing the transactions. Thus it is categorized as a high risk 
industry.  

‐ Gambling –  
As we have already discussed, gambling business is exposed to money laundering as it is easy to invest 
money there & latter withdraw it by check.  

‐ Cash intensive Business –  

Cash‐intensive  businesses  and  entities  cover  various  industry  sectors.  Most  of  these 
businesses are conducting legitimate business; however, some aspects of these businesses 
may be susceptible to money laundering or terrorist financing. Common examples include, 
but are not limited to, the following: 

 Convenience stores.  
 Restaurants.  
 Retail stores.  
 Liquor stores.  
 Cigarette distributors. 
 Privately owned automated teller machines (ATM).  
 Vending machine operators. 
Parking garages 
 

    Risk Factors  

Some  businesses  and  entities  may  be  misused  by  money  launderers  to  legitimize 
their  illicit  proceeds.  For  example,  a  criminal  may  own  a  cash‐intensive  business, 
such as a restaurant, and use it to launder currency from illicit criminal activities. 
The  restaurant's  currency  deposits  with  its  bank  do  not,  on  the  surface,  appear 
unusual  because  the  business  is  legitimately  a  cash‐generating  entity.  However, 
the volume of currency in a restaurant used to launder money will most likely be 
higher  in  comparison  with  similar  restaurants  in  the  area.  The  nature  of  cash‐

TCS ‐ Internal    Prepared by : Nitin Nirgude 
 18 
 

intensive  businesses  and  the  difficulty  in  identifying  unusual  activity  may  cause 
these businesses to be considered higher risk. 
 
 
 

Risk Mitigation  

When  establishing  and  maintaining  relationships  with  cash‐intensive  businesses,  banks 

should establish policies, procedures, and processes to identify higher‐risk relationships; 
assess AML risks; complete due diligence at account opening and periodically throughout 
the relationship; and include such relationships in appropriate monitoring for unusual or 
suspicious  activity.  At  the  time  of  account  opening,  the  bank  should  have  an 
understanding  of  the  customer's  business  operations;  the  intended  use  of  the  account; 
including anticipated transaction volume, products, and services used; and the geographic 
locations involved in the relationship. 

When  conducting  a  risk  assessment  of  cash‐intensive  businesses,  banks  should 

direct  their  resources  to  those  accounts  that  pose  the  greatest  risk  of  money 
laundering or terrorist financing. The following factors may be used to identify the 
risks: 
 
‐ Defense Equipment –  
The defense industry comprises of government & commercial industry involved in 
research,  development,  production  &  service  of  military  material,  equipment  & 
facilities include –  
 
 Defense Contractors 
 Arms industry 
 Private Military contractors 

Impact – if defense company exports defense equipment to the country where war is going on. They 
can use the weapons & other equipment’s for attack purpose. That the reason it is a high risk industry.  

‐ Gold/Precious metals –  
Gold  &  precious  gem  dealers,  as  the  name  suggests  are  dealers  of  precious  stones  e.g.  – 
diamonds, rubies, gold. The risks of criminals misusing dealers in precious stones & metals are 
due to the fact that precious metals attract money launderers as it has a high actual value & 
can be found in relatively small sizes, thus facilitating its transport purchase & sale in several 
regions  around  the  world.  Precious  metal  also  preserves  its  value  regardless  of  its  form. 
Dealers are often interested in precious metals more than gems as they may be melted to 
change their form while preserving their value.  
   
 
 
‐ Political/religious associations & charities  

TCS ‐ Internal    Prepared by : Nitin Nirgude 
 19 
 

Political & religious Associations & charities are regarded as high risk due to the risk of them 
being used for the purposes of money laundering, terrorist financing or bribery & corruption. 
This includes non‐government organizations & nonprofit/not for profit organizations.  
  The vast majority of charitable activity is undertaken by trustees acting honorably and 
in the best interests of their beneficiaries. However money laundering does exist & it does 
affects charities. The misuse of nonprofit organizations for the financing of terrorism is coming 
to  be  recognized  as  a  crucial  weak  point  in  the  global  struggle  to  stop  such  funding  as  its 
source. Some charities  and  NGOs work internationally crossing  international  boundaries  & 
jurisdictions making any audit trail difficult to follow.  
Methods of using charities by terrorist or criminal organizations may include –  
 
Using money raised by charities to fund terrorist organizations.  
Using charities to smuggle people into countries illegally 
Using residential schools as a military recruitment & training centers 
Base to spread propaganda 
 
 
‐ Travel Agencies –  
Travel agencies are categorized as high risk due to some of the products provided (e.g. FX 
services, prepaid cards) caution should applied where it is identified that a travel agency is 
providing  foreign  exchange  services  as  some  travel  agencies  also  offer  Hawala  banking 
products in addition to their foreign exchange business.   
 
 
 

Country Risk Rating  
 

Country risk is defined under 1 to 4 level  
 Level 1 – Low  
 Level 2 – Medium  
 Level 3 – high  
 Level 4 High (escalate) 

Country risk is defined based on the issues going on in that country.  

Issues could be  

‐ Corruption  
‐ Terrorist activities 
‐ Internal conflicts 
‐ Riots  
‐ Tax evasion 
‐ Political, economic instability  
e.g.  –  Pakistan  –  Due  to  continuous  terrorist  activities  it  has  categorized  as  a  high  risk 
jurisdiction.  

TCS ‐ Internal    Prepared by : Nitin Nirgude 
 20 
 

  
‐  Product Risk Rating –  
Products can be misused for money laundering or terrorist financing or product can facilitate 
anonymity of business relationships or transactions. Generally credit relevant products are 
categorized as high risk.  
 
 
 
‐ Negative Search Screening –  
 
Negative  screening  is  applied  on  all  type  of  entities  &  individuals  who  deal  with  financial 
institutions or who are clients of financial institutions.  
  This is a precautionary measure taken to identify whether client is  involved in any 
negative news or not.  
 
Applications –  
 
 Lexis Nexis (globally accepted) 
 Bridger insight (for OFAC sanctions) 
 World Check (Especially for individuals) 
 Norkom 
 
With the help of above application clients’ needs to be screened against negative news.  
 
To search in Lexis Nexis search, negative string will be provided. It has all negative words thus 
Nexis throws articles that have name given in search criteria & words mentioned in the string.  
KYC analyst need to analyze news the news & decide whether it’s a negative news or 
not. If any kind of negative news found, analyst need to reach out to AML Compliance for 
further guidance & approvals.  
Broad categories of negative news –  
 
 Allegation –  
 Conviction  
 
 
 
 
 

‐ Allegations –  

An  allegation  is  a  formal  claim  against  someone.  It  sparks  an  investigation  that  leads  to 
someone being proven innocent or found guilty. In everyday use, however, an allegation is 
what someone thinks, whether or not there is proof.  

  e.g. – ABC Ltd has filled a court case against XYZ ltd & court case is going on.  

TCS ‐ Internal    Prepared by : Nitin Nirgude 
 21 
 

‐ Convictions ‐  
In law, a conviction is the verdict that results when a court of law finds a defendant guilty of 
a crime 
 
e.g. – XYZ Ltd found guilty as per the verdict given by court.  
 
KYC analyst need to refer both types of news to AML Compliance. KYC team is not supposed 
to take any decision on its own.  
If any negative news is found, Client may be treated as high risk depend on the criticality & 
impact of the negative news.  
 
PEP – (politically exposed person) 
A  politically  exposed  person  (PEP)  is  an  individual  who  is  or  has  been  entrusted  with  a 
prominent  function.  Many  PEPs  hold  positions  that  can  be  abused  for  the  purpose  of 
laundering illicit funds or other predicate offences such as corruption or bribery. 
Situation A – Direct PEP relationship.  
The PEP is a prospective or existing client.  
Escalation  to  regional  head  of  AML  is  required  for  Scenario  A  PEP.  Relationship  must  be 
flagged as PEP client Relationship.  
 
Situation B – UBO PEP relationship.  
The PEP is a UBO of the prospective or existing client.  
Escalation to local AML/Compliance is required for scenario B PEP 
The relationship must be flagged as PEP Client Relationship  
 
Situation C – Any other significant PEP linked to the client. E.g. – legal representative is a PEP.  
Escalation to local AML Compliance is required.  
 
Close associates/relatives of the PEP also considered PEP. e.g.  
PEP will be considered PEP indefinitely, irrespective of the number of years since ceasing to 
exercise his/her PEP function.  
 
Negative screening is performed on all identified parties.  
 
Impact of KYC non Compliance  
 
 Reputational Loss  
 Legal loss/fines  
 Operational loss  
 
Reputational Loss –  
 
If  bank  or  FI  is  not  compliant  to  KYC  it  causes  reputational  loss  for  the  institutions. 
Counterparts may deny doing business with the institutions.  
 
Legal Loss/Fines –  
If bank or FIs got sacked by regulators in any kind of fraudulent activities, regulators will put 
fine on them heavily. Sometimes they may lose license to do the business. 
 
Operational loss –  

TCS ‐ Internal    Prepared by : Nitin Nirgude 
 22 
 

If Institution is found guilty in any negative issue, it may have to perform KYC again on its 
clients  as  ordered  by  Regulators.  It  leads  to  time  cost,  employee  deployment  for  rework, 
system etc. which is quite expensive & affect the business.  

Real Life Cases

 
HSBC money laundering case  
 

HSBC Holdings Plc. agreed to pay a record $1.92 billion in fines to U.S. authorities for allowing itself to 
be used to launder a river of drug money flowing out of Mexico and other banking lapses. 

Mexico's Sinaloa cartel and Colombia's Norte Del Valle cartel between them laundered $881 million 
through HSBC and a Mexican unit, the U.S. Justice Department said on Tuesday. 

In a deferred prosecution agreement with the Justice Department, the bank acknowledged it failed to 
maintain an effective program against money laundering and failed to conduct basic due diligence on 
some of its account holders. 

Despite  the  known  risks  of  doing  business  in  Mexico,  the  bank  put  the  country  in  its  lowest  risk 
category, which excluded $670 billion in transactions from the monitoring systems, according to the 
documents 

Bank officials repeatedly ignored internal warnings that HSBC's monitoring systems were inadequate, 
the Justice Department said. In 2008, for example, the CEO of HSBC Mexico was told that Mexican law 
enforcement had a recording of a Mexican drug lord saying that HSBC Mexico was the place to launder 
money. 

Mexican  traffickers  used  boxes  specifically  designed  to  the  dimensions  of  an  HSBC  Mexico  teller's 
window to deposit cash on a daily basis. 

BNP OFAC Violations –  
 
French bank BNP Paribas BNPP.PA has pleaded guilty to two criminal charges and agreed to pay almost 
$9  billion  to  resolve  accusations  it  violated  U.S.  sanctions  against  Sudan,  Cuba  and  Iran,  a  severe 
punishment aimed at sending a clear message to other financial institutions around the world. 

The guilty plea is the direct consequence of a broader U.S. Justice Department shift in strategy that is 
expected to try to snare more major banks for possible money laundering or sanctions violations. 

In  an  unprecedented  move,  regulators  banned  BNP  for  a  year  from  conducting  certain  U.S.  dollar 
transactions, a critical part of the bank's global business, in addition to the fine which was a record for 
violating American sanctions. 

TCS ‐ Internal    Prepared by : Nitin Nirgude 
 23 
 

 
 

When do financial institutions need to perform KYC?

 
    New Client Adoption  
   Renewals/Remediation 
   Event Driven Review 
              Extension of new products/new business line 
 

‐ New Client Adoption 
For all new clients that are adopted under Bank/FIs system, KYC is required to perform. Unless the 
KYC is complete, client cannot do any financial transactions. It’s a compliance breach if client is trading 
without having proper KYC. 

‐ Renewals/Remediation –  
KYC due diligence is performed on existing clients. Every FI should monitor & refresh KYC docs 
on regular basis.  
 
 
Time frame –  
 Low risk – 3 to 5 year 
 Medium risk – 2 to 3 Year 
 High risk – 6 months to 1 Year 

Time lines may vary from bank to bank.  
 

 
‐ Event Driven Review 
Event driven review is required when any event is occurred which demands to refresh KYC in 
between. For e.g. – client got sacked by regulators in any negative news. It is necessary to re‐
review the KYC on such client even if it is within the renewal time frame.  
 
‐ Extension of new products/new business line –  
If client extends business or products, it requires to refresh the KYC.  
 
 
 

TCS ‐ Internal    Prepared by : Nitin Nirgude 
 24 
 

Document Sources
Primary  Secondary 

Registry  Company website 

Regulation  Any other Google sources except wiki

Listing   

Audited annual report   

COI   

any other GOVT  issued document   
Register  of  shareholders,  register 
of  directors,  L.P.  IMA  agreement, 
L.P.  IMA  agreements,  Prospectus, 
Offering  circulars,  Offering  memo 
etc.  
client approval on client letter head  
provided by authorized person 
 
 
 

General KYC Requirements

 
 Name  
 Address (registered & trading)  
 Government issued ID  
 Nature of Business 
 Ownership  
 Directors  
 Source of income (individual) 
 
Once we source the requirements final step is to perform negative screening on all identified parties. 

Generally KYC is performed to implement below two things  

 CIP (client Identification Program) 
 Risk  mitigation  (money  laundering,  terrorist  financing  &  any  other  fraudulent 
activities) 
 

TCS ‐ Internal    Prepared by : Nitin Nirgude 
 25 
 

CIP  Risk Mitigation  
Name   Ownership (money Inflow) 
Address (registered & trading)  Directors (money outflow) 
GOVT ID   Negative screening 
Nature of business   
  Date of birth (individual) 

Will discuss each attribute (why it is required to source & which risk gets covered) 
Name – Customer walks in to banks account to open an account. It is banks responsibility to verify it 
name. Name provided on KYC form should be true & correct  

Risk – If customer provides incorrect name which is not verified properly, in future customer can 
commit fraud & vanish. Accuse will be on someone else who’s name has been used by customer. 

Address – Financial institutions must verify address provided by client.  

Risk – 1 ‐ customer can provide false address & in future commit frauds, money laundering & vanish. 

  2 – Customer could be a shell organization or connected with a shell organization that does not 
have any physical existence. Shell companies are mainly set up to launder money. 

 
 
 
 
 
‐ GOVT issued ID ‐  
It is required for financial institutions to source the GOVT issued ID. As it is an assurance that GOVT 
would have performed necessary checks on the customer.  

‐ Nature of business –  
Financial institutions must know in which business customer is dealing.  
 
Risk – customer can be involved in illegal activities like drug trafficking, narcotics etc.  
Customer  can  be  involved  in  high  risk  business  which  we  have  discussed.  So  for  high  risk 
business FIs needs to apply enhanced due diligence.  
 
 
 

CIP is needed for all customer types.  

‐ Risk Mitigation 
 
Risk Mitigation process is directly connected to money flow.  

TCS ‐ Internal    Prepared by : Nitin Nirgude 
 26 
 

Money Flow
 
While performing review on any entity or individual, we need to understand money flow. 
Required parties are identified based on the money flow logic.  
 
 Money inflow  
 Money outflow  

Money inflow – this is to understand from where money is coming. It is required to mitigate the risk 
of money laundering. FIs must check the source of money coming to the customer.  

Risk – Customer can input black, laundered money into the financial market through FI’s.  
 

Money outflow – this is to understand where money is getting invested. Money came in the business 
will be used by entities to run the operations.  

Risk – money can be provided to terrorist financing or any other fraudulent activities.  
 

e.g. 1 – Rakesh walk in to a banks office to open saving account. Bank will ask Rakesh to fill up KYC 
form.  

Bank will verify his CIP details as well as source of income to make sure that he is putting legal, white 
money into the bank. 

e.g. 2 – ABL Ltd walks into a CITI banks office to open trading account. CITI bank will verify ABC ltd.’s 
CIP details as well as “Money inflow & outflow” to mitigate the risk of Money Laundering & Terrorist 
Financing or any other fraudulent activities.  

We need to understand how entity receives money to run its operations.  

Let’s take an example of TCS. 

So from where TCS receives the money to run the operations? 

                 SHAREHOLDERS (MONEY INFLOW) 

MONEY RECEIVED FROM SHAERHOLDERS, IS USED TO RUN THE OPERATOINS 

SO WHO ARE THE PEOPLE WHO RUN THE OPERATION & TAKES THE MAJOR COMPANY DECISIONS?  

          DIRECTORS (MONEY OUTFLOW) 

TCS ‐ Internal    Prepared by : Nitin Nirgude 
 27 
 

Profit generated routs back to the shareholders which we already convert in inflow  

   

That’s the reason we source ownership & directors while performing KYC.  

For individuals we need to his/her source of income to mitigate the risk.  

We can work on any type of entity & identify the relevant parties (directors, shareholders etc.) by 
applying money flow logic.  

Always check who puts the money into business & who manage it. Then we can work on any type of 
entity & CIP is constant across all types.  

We will move on to Entity types from KYC perspective. Generally we know there are different legal 
entities differentiated by their legal forms. E.g. ‐ LLC, L.P., Ltd company, PLC, LLP etc. however entities 
are differentiated in different way in KYC. 

Document Sourcing Grid

 

Regulated Entity Listed Entity Private entity Govt Entity Funds

Name Name Name Name Name
Address Address
Address (registered Operating Address (registered &
(registered & (registered &
& trading) address trading)
trading) trading)
Nature of Nature of Nature of
Nature of Business Nature of Business
Business Business Business
Govt Issued ID Govt Issued ID Govt Issued ID _ Govt Issued ID
Regulation proof listing Proof Ownership _ Investment manager
Negative Negative & Directors of IM (if
Directors Directors
screening screening applicable)
Anti-money laundering
Negative
Negative screening service provider (if
Screening
applicable)
CIS Questionnaire (if
applicable)
Negative screening
 

SPV Trust Foundation

Name Name Name
Address (registered & trading) Address (registered & trading) Operating address
Nature of Business Nature of Business Nature of Business

TCS ‐ Internal    Prepared by : Nitin Nirgude 
 28 
 

Govt Issued ID - Founder name

Originator Grantor Source of funds of foundation
Arranger Trustee directors/counselors
Portfolio manager Protector (if applicable) Statute (proof of existence)
Directors Beneficiary
Negative screening Negative screening Negative screening
 

Limited Partnership
Name
Address (registered & trading)
Nature of Business
_
General Partner
Limited Partners
Negative screening
 

‐ As per the above grid, CIP requirements (highlighted) are same across all entity types.  
‐ Generally document validity is 1 Year.  
‐ Few docs are issued one time e.g. COI, prospectus, articles & memorandum of associations, 
agreements & deeds. In such cases review the available document & get a confirmation from 
client on the validity. 
‐ Confirmation  from  client  should  be  provided  by  company  secretary,  directors,  CEO/CFO, 
Legal Counsel or any authorized person.  
 

Entity types (KYC Perspective)

 

 Regulated Entity  
 Listed Entity  
 Sub of listed  
 Private  
 Government  
 Funds  
 SPV 
 Trust  
 Foundation  
 Association 
 Limited Partnership 
 Individual 
 
 

TCS ‐ Internal    Prepared by : Nitin Nirgude 
 29 
 

1 – Regulated entity –  
   
Regulator –  
 
Regulator is a GOVT body which regulates the financial market. As we know money laundering 
happens through financial institutions we are concerned about financial regulation.  
 
Two primary task performed by regulator –  
A – Protect investors’ rights  
B ‐ Combat with money laundering & other financial crimes  
 

Any entity which provides financial services can be regulated. Entity which is into financial business 
can’t be regulated.  

E.g. – if you are working on State bank of India, you can go & check for its regulation as it’s a bank (CIP 
> nature of business.  

If you are working on TCS, you should not check as in CIP > nature of business you got to know TCS is 
an IT & BPS consultancy firm. 

Regulators perform AML checks, ownership checks & directors’ check while regulating any entity. Thus 
we do not have to worry about money flow (ownership, directors). If you found entity is regulated, ‐  

Procedure‐ 
‐ Complete CIP. 
‐ Attach regulation proof. (as per the domicile of the entity) 
‐ Perform screening on entity. 

Before considering regulation we need to make sure is the regulator in approved regulator list.  

Every bank has a list of approved & non approved regulation list.  

We can always rely on approved regulator. We have a comfort of regulation thus we don’t need to 
identify ownership & directors. 

Unapproved Regulator –  
Regulator is considered as approved or non‐approved based on the country’s situation. If there are 
frequent issues are going on like, corruption, tax evasion, terrorist attacks, internal conflict means 
regulator is not strong enough to combat with such issues. Thus we cannot rely on the regulation. We 
still need money flow details.  

e.g.  –  Afghanistan,  Pakistan  –  due  to  the  continuous  terrorist  activities,  regulator  of  these  both 
countries  is  in  non‐approved  list.  Means  if  we  are  working  on  an  entity  which  regulated  on  these 
countries still we need to 

 Identify money flow as we cannot trust on regulator.   

TCS ‐ Internal    Prepared by : Nitin Nirgude 
 30 
 

2 – Listed entity  

It means entity that floats its shares in to the stock market. Entity can float different types of securities 
in stock market.  

e.g. – equity, derivatives, bonds, commodities etc.  

Below conditions to be satisfied to consider entity as listed  

‐ Primary stock exchange (where entity is domiciled) 
‐ It should be listed for equity stock.  
‐ Approved stock exchange. 
 
 
Equity share holders features –  
 

 Equity holders are the owners of the company. 
 They have voting rights 
 They can make & bend the major company decisions. 

So from KYC standpoint we are concerned about equity share holders.  

  Approved Stock Exchange –  
Likewise regulator, every bank has a list of approved or non‐approved stock exchanges. The reason of 
this bifurcation is same as regulators.  

Procedure‐ 
‐ Complete CIP. 
‐ Attach listing proof. (as per the domicile of the entity) 
‐ Perform screening on entity. 

Subsidiary of a listed company ‐ 

To become a major shareholder in any entity, 25% or more stakes is required for low risk 

& for high risk threshold is 10 % 

Major shareholder ‐ 

TCS ‐ Internal    Prepared by : Nitin Nirgude 
 31 
 

 Can make & bend the decisions 

 Can manipulate things in the organization 

 can enforce directors 

That’s the reason we are concerned about major shareholders. We don’t have concerns about 

 Minor shareholders & we do not require their information mandatorily 

3‐ SUB of listed‐ 

Below conditions to be satisfied 

 Should be owned by a single entity more that 75 % (so possibility of any other entity owning 
more than 25% is nil 

 Both owner & entity should be from low risk jurisdiction. 

 Listing criteria’s should be met. (i.e. primary listing, ordinary shares) 

If this is the scenario then we can tag our entity as a sub of listed. 

Procedure‐ 

 CIP 

 Owner/entity relation along with % (more than 75 % should be met) 

 Listing proof of owner 

 Negative screening on entity & owner. 

TCS ‐ Internal    Prepared by : Nitin Nirgude 
 32 
 

4‐ Private Entity ‐ 

When entity is not Listed, regulated or sub of listed it falls under private entity category. 

Private entity means risk is more from the KYC stand point compare to listed, regulated or sub of 

Listed as we do not have any comfort on money flow 

So we need to identify Money inflow & outflow here. 

Money inflow ‐ Shareholders 

Money Outflow ‐ Directors 

As we know ownership threshold for Low risk entity is 25 % & for high risk it is 10 %. 

Means we need to identify all owners who all holding more than 25% till ultimate beneficiary level. 

E.g. 

A is owned by B 

B is owned by c 

C is owned by D 

D is owned by E (E is regulated) 

We will stop ownership here. As E is regulated. 

Where to stop the ownership…  

 If owner is listed 

 If owner is regulated 

 If owner is GOVT (GOVT can’t have ownership) 

 If owner is individual (need his/her source of income) 

TCS ‐ Internal    Prepared by : Nitin Nirgude 
 33 
 

For drilling down the ownership, we need to apply threshold criteria as per the risk level.   

E.g. 2 ‐ 

A is owned by B, C, D, E 30, 26, 26, 18 % respectively. A is a low risk entity 

‐ E is holding below threshold. We can ignore. 

‐ For others check the regulation, listing (if non‐financial business, directly jump on listing.) 

‐ Consider B is regulated. C & D not regulated not listed. 

‐ B's ownership we don’t need as it’s regulated.   

‐ As C & D both are major shareholders (not listed, regulated) & we do not have any comfort to 

Mitigate the money inflow risk 

  We need to identify ownership of C & D. 

  Thus whoever owns more than the threshold, we need to further identify the ownership if 
that owner is not listed, regulated, GOVT or individual. 

Procedure ‐ 

 CIP 

 Owners (above threshold) 

 Directors 

 Screening on entity, owners & directors. 

If we find negative news on any party, we need to reach out to AML for further guidance. 

Sample ownership structure chart 

TCS ‐ Internal    Prepared by : Nitin Nirgude 
 34 
 

UBO (Ultimate Beneficial Owner) –  

“Beneficial owner” refers to the natural person(s) who ultimately owns or controls a customer 
and/or the person on whose behalf a transaction is being conducted. It also incorporates those 
persons who exercise ultimate effective control over a legal person or arrangement. (FATF definition) 

UBOs as per entity types –  

Private entities/corporations ‐ Share holders  

Trust – Beneficiaries’  

Limited Partnerships – General partners/Limited partners  

  

Source of wealth –  

Source of Wealth In order to evaluate the source of a client’s (or beneficial owner’s) wealth, the bank 
should gather information relevant to the manner in which the wealth was obtained. For example, 
the information collected by the bank will differ depending on whether the wealth was acquired 

TCS ‐ Internal    Prepared by : Nitin Nirgude 
 35 
 

through ownership of a business, employment or professional practice, inheritance, investments or 
otherwise. 

 Account Information ■ Purpose for Account ■ Expected Account Size ■ Expected Account Activity 
Occupation Nature of Client’s (or Beneficial Owner’s) Business Role/Relationship of Powers of 
Attorney or Authorized Third Parties 

e.g. –  

 Sale of interest in the company 

 Property sales 

 Gifts 

 Sale of shares 

 Maturing investments or encashment sales 

 Saving from employment income 

Bearer Shares –  

An equity security that is wholly owned by whoever holds the physical stock certificate. 

 The issuing firm neither registers the owner of the stock, nor does it track transfers of ownership.  

The company disperses dividends to bearer shares when a physical coupon is presented to the firm. 

Thus bearer shares are prone to risk. 

Work‐around  

If we found that entity has issued a bearer shares, we need to get below confirmations ‐  

 Shares should be kept in safe & client should notify bank immediately whenever there are 
any changes in the ownership.  

 If bearer shares are with custodian, we need to know the name of custodian also they need 
to notify bank if there are any changes in the ownership.  

 If bearer shares are traded on a recognized stock exchange, then we do not have to get 
above confirmations. 

5‐ Government entity – 

TCS ‐ Internal    Prepared by : Nitin Nirgude 
 36 
 

If government is dealing with a bank, entity categorization will be under government 

e.g. – state government, central or local government. 

            Government agencies 

            Central banks 

    Features – 

 Risk is low from KYC stand point 

 GOVT can’t have ownership 

 not concerned about money inflow 

 only need to check party related to money outflow 

 not registered, regulated, listed 

Procedure 

 Source company website proof stating nature of the government 

E.g. central banks –regulate the banking industry 
 
 Source legal representative/directors 

 Source operating address 

 Negative screening on directors & entity itself 

PEP – most of the legal representatives will be PEP however we do not have to bother. If we get only 
PEP hit as per negative screening search still we can proceed without AML approval or sales 
acknowledgement 

Supranational entities – 

Likewise government, such entities are also treated as government entity & KYC procedure is same 

We just need to prove it’s a supranational entity. 

Supranational entity is created by multiple countries. They are the members. E.g. World bank, World 
trade organization, International monetary fund. 

KYC requirements are same like government entities. 

6‐ Funds – 

TCS ‐ Internal    Prepared by : Nitin Nirgude 
 37 
 

Fund is a pool of money received from investors. It is also known as collective investment scheme. 
Some investors invest in fund rather than directly invest in to the stock market. Risk is lower than 
direct investment in stock market as funds are managed by asset management companies 
(investment manager) who are expert in investments. 

Fund structure – 

General types of funds – 

 Mutual fund 

 Hedge funds 

 Pension funds 

 SICAV 

 UCITS 

 Personal Investment Company/Family office/fund 

 
Mutual Funds – 

An open‐ended fund operated by an investment company which raises money from 
shareholders and invests in a group of assets, in accordance with a stated set of objectives. 

 Fund issues units to the investors 

 Units are offered to public 

TCS ‐ Internal    Prepared by : Nitin Nirgude 
 38 
 

 Mostly regulated as fund deal with common public money as well 

 High trading volumes as most of the mutual funds are listed. 

 Minimum subscription value is low 

 Mutual fund managers are paid fees regardless of their funds’ performance 

Hedge funds – 

A hedge fund is an alternative investment vehicle available only to sophisticated investors, such as 
institutions and individuals with significant assets. 

Like mutual funds, hedge funds are pools of underlying securities. Also like mutual funds, they can 
invest in many types of securities—but there are a number of differences between these two 
investment vehicles. 

   Due to the nature of these fund, their member investors generally have significant personal 
wealth and are considered sophisticated enough to not require the same level of regulatory 
protection accorded to small investors by law in mutual funds. 

   

Features – 

 Closed ended 

 Low trading volume 

 Offered to institutional investors & HNI’s 

 Minimum subscription value is very high (in millions) 

 typically use long‐short strategies 

 Hedge fund managers, receive a percentage of the returns they earn for investors, 

 generally not regulated 

TCS ‐ Internal    Prepared by : Nitin Nirgude 
 39 
 

Pension funds – 

Pooled‐contributions from pension plans set up by employers, unions, or other 
Organizations to provide for the employees' or members' retirement benefits. 
Pension fund holders can enjoy the benefits after retirement. Retirement plans, funds set up for 
social welfare, death, accident plans also included in such category. 
 
SICAV – 
 
It is an open ended fund set up in Luxemburg. It is similar to mutual funds. In Luxembourg it is called 
as SICAV. 
 
UCITS (Undertaking of collective investments scheme in marketable securities) 
It is an open ended fund set up in European Union. It is similar to mutual funds. In European Union it 
is called as UCITS. 
 
 
Personal Investment Company/Family office/fund ‐ 
  Fund created by few people or family. Family or set of few investors come together 
contribute money. Appoint investment manager to manage the money & generate returns for the 
investors. 
It has very less number of investors. It is operated privately thus regulatory supervision is not 
required as fund is not dealing with common public's money. Investors are rich & sophisticated. 
   
   
Fund Structures ‐ 
 
1‐ Master‐ Feeder 
  A structure commonly used by hedge funds to pool investment capital raised by U.S. 
investors ‐ both taxable and tax‐exempt ‐ and overseas investors into one central vehicle 
called the master fund, with separate investment vehicles or feeders created for each 
investor group. Investors invest in the feeder funds, which in turn invest their assets in the 
master fund. The master fund makes all the portfolio investments and conducts trading 
activity, while management and performance fees are payable at the feeder‐funds level. 
Feeder funds do not directly invest in the financial market. 
Master & feeders are separately registered funds only for common purpose they come 
together & form such structure. 
 
Advantages ‐ 
 
 Reduce competition 
 Economies of scale 
 operational efficiency 
 Tax benefits to investors 

TCS ‐ Internal    Prepared by : Nitin Nirgude 
 40 
 

 
  Master fund is typically set up in offshore jurisdictions (generally in tax havens like Cayman 
Island). Feeders will be from onshore & offshore location. 
 
       

 
 
 

 
 
Umbrella‐sub fund ‐ 
 
An umbrella fund is an investment fund containing several distinct sub‐funds which in effect 
are traded as individual investment funds in a different market or country. It is an 
investment fund that Invests in other funds rather than in direct investments. Umbrella fund 
was originally developed in the European investment management industry. An umbrella 
fund is sometimes known as a fund of funds. The umbrella fund structure makes. 

TCS ‐ Internal    Prepared by : Nitin Nirgude 
 41 
 

Sub funds are created by umbrella fund. Sub funds are part of umbrella funds thus they do 
not have separate legal existence. 
  
Advantages ‐ 
  ‐ It is cheaper for depositors to move from one sub‐fund to another. 
  ‐ Assets & liabilities of each sub fund is separated from each other thus it reduces the risk at 
    umbrella fund level 
  ‐ Investors can invest in the fund as per their convenience. E.g. If investors want their money 
to     get Invested only 
     In equity they can go for a sub fund set up only for equity investment. 
 
Documentation ‐ 
 
 Generally we require Prospectus of the fund to source required parties & complete KYC. 
 We can also rely on annual report or IMA based on the fund type 
 In master‐feeder structure, master fund generally does not have prospectus. Information of 
master fund is mentioned in the feeder’s prospectus. 
 We can consider regulation, address, and registration proof of umbrella fund for its sub 
funds as sub funds do not have separate legal existence. 
 Listing cannot be taken as it is not an equity listing. Investors do not have any decision 
making or voting rights 
 Fund is not a legal form, it can be set up as a L.P, trust or corporate.  
 
 
 
Fund types (KYC Perspective) 
 
– Mutual/hedge/pension fund issued to public (units are offered to vast number of investors) 
– Corporate/GOVT pension fund (units are offered to specific people) 
– Personal Investment Company/Family office (units are offered to very less investors) 
 
1 ‐ Mutual/hedge/pension fund issued to public 
 
  Step 1 – 
Check fund regulation 
(As fund is a financial institution & in this type units are offered to vast number of investors, it can be 
regulated.) 
  ‐ If regulated by approved regulator– attach the regulation proof, complete CIP (as we have a 
comfort of regulation so no need to worry about money flow. Treat it as a regulated entity. Run 
screening.  
                    Stop 
 
  Step 2 ‐ 
  If fund is not regulated 

TCS ‐ Internal    Prepared by : Nitin Nirgude 
 42 
 

We need prospectus to get below parties 
 Identify Investment Manager. Party naming could be different. It can be called as portfolio 
manager, Investment adviser, Sub investment manager etc. we need to make sure who is taking the 
investment decisions. This we get in investment objectives, investment strategies. 
 As IM is a whole & sole of a fund, we identify IM. Money flow risk lies with IM. 
 Check regulation of IM 
 
If IM is regulated 
Attach the regulation proof, complete CIP (as we have a comfort of regulation so no need to worry 
about money flow.) 
                  Stop 
 
If IM is not regulated 
– Need to identify ownership & directors of IM (as we are concerned about IM's money flow 
because he is the whole & sole of the fund) 
+ 
– Anti‐money laundering service provider (IM is not regulated so we are concerned about 
money inflow in the fund. AML SP does KYC checks on investors & responsible to comply with AML 
rules & regulations. 
                 If AML SP is regulated ‐ (risk is mitigated) 
– Attach the regulation proof of AML SP 
– attach ownership & directors of IM 
– complete CIP 
– run screening on all identified parties 
 
                  Stop 
   
  If AML SP is not regulated ‐ 
  AML SP does the KYC checks on investors however it is not regulated means money inflow 
risk is not yet mitigated. Thus we need to get Collective Investment Scheme questionnaire filled from 
client. 
 
Questions included in CIS questionnaire ‐ 
Having CIS questionnaire filled by client, we take a confirmation from client that they are following 
all AML rules & regulations. If tomorrow fund or any investor of the fund got sacked in any 
fraudulent activity, bank will not be in accused as we have proper confirmations taken from client. 
 
 

TCS ‐ Internal    Prepared by : Nitin Nirgude 
 43 
 

          CIS Questionnaire 

1 – Do you have a written policies & procedures in place regarding anti‐money laundering & know 
your client practices? Y/N 

  a – does the policy reflect the regular process to obtain information about customers that 
relate to money laundering risk, including name, address, & type of business? Y/N 

  b – All are investors screened for PEP, terrorist & blocked person status against international 
sanctions list?  Y/N 

  c – Does the policy reflect a regular process to identify categories of suspicious activity? Y/N 

  d – Does the policy reflect a regular process to notify appropriate govt/supervisory 
authorities regarding suspicious activity? Y/N 

  e – Does the policy reflect an AML training program designed to deliver information to your 
employees who would reasonably be expected to encounter potentially suspicious activity? Y/N 

  f – Does your institution have a designated AML compliance officer? Y/N 

Name & contact details of the responsible AML officer.................................... 

2 – Do you follow the AML policies as laid out in local legislation/regulation? Y/N 

3 – Do you have record keeping requirements for a minimum of 5 years from the cessation of the 
relationship with an investor? Y/N 

4 – Please provide the details on the approximate number of investors (If there are less than 10 
investors please provide the exact number of investors). Note – In‐case of master feeder structure, 
investors are the investors in the feeder funds. 

TCS ‐ Internal    Prepared by : Nitin Nirgude 
 44 
 

5 – Please confirm whether one or more investors owns/controls directly and/or indirectly 25% or 
more of the investment & if yes provide below details. 

  A – Natural person’s full name, date of birth & nationality & source of income. 

  B – Legal entities full name & registered address and for any natural person who directly or 
indirectly, owns/controls 25% or more of the CIS (through the legal entity) full name, date of birth & 
nationality. 
6 – Please specify the type of investors. E.g. Trust, corporations, HNIs etc. 
 
 
                    Final Stop 
 

2 ‐ Corporate/GOVT pension fund (units are offered to specific people) 
 
Pension fund created by corporate for its employees or government for government employees. 
 
 
Features ‐ 
 
 Units are not offered to public 
 only employees can invest 
 as no public offering so issuance of prospectus is not necessary 
 audited annual report is the primary document 
 money inflow is known as amount will be deducted from salary 
 It cannot be regulated as no public offering. 
 
 
Procedure ‐ 
 
– Prove it’s a GOVT or corporate pension fund. Govt funds are generally created by law. 
– Identify IM 
 
IM can be a third party asset management company or internal board of directors or investment 
committee. 
 
If IM is an internal board or Investment Committee, we just need to screen them against negative 
news. 
 
 
– If it’s a Third party Asset management company, check for regulation 
 
If regulated, attach necessary documents 
 

TCS ‐ Internal    Prepared by : Nitin Nirgude 
 45 
 

                    Stop 
 
If not regulated, 
 
Get the ownership & directors of IM 
 
Complete CIP & negative screening 
 
AML SP is not required as money source is known. 
 
                       Final Stop 
 
3 ‐ Personal Investment Company/Family office (units are offered to very less investors) 
   
 
 
 
 
Documents ‐ 
 
 
Primary document is Investment Management Agreement or L.P. Agreement if fund is set up as a Limited 
Partnership. 
 
If we do not get required information in this documents we need to reach out sales/client to get the 
information. 
 
In public domains generally we do not find much information as these are privately operating funds. 
 
Procedure 
 
– Complete CIP 
– Funds are not regulated so identify IM 
 
If IM is regulated, attach the regulation proof of IM, establish relation between IM & Fund 
Perform screening on identified parties 
 
                    Stop 
 
If IM is not regulated (means risk is not mitigated) 
 
– Identify ownership & directors of IM 
+ 
– Investors owning more than 25 % for low risk & 10 % for high risk along with their further 
source of income. 

TCS ‐ Internal    Prepared by : Nitin Nirgude 
 46 
 

 
Note – As these are privately operating funds created by investors & investor base is very limited, 
AML SP is not involved. Thus to mitigate the money inflow risk (if IM is not regulated) we need the 
details of investors. 
 
                    Final Stop 
 
 
 7 ‐ SPV (Special Purpose Vehicle) 

Features 

– used to isolate risk 

– single defined purpose 

– limited life 

Types ‐ 

 Securitization SPV 

 Capital raising vehicle 

 Financial engineering (SPV is abused to hide fraudulent activities) Enron fall 

 Financial  intermediary vehicles 

Securitization SPV. 

Generally SPVs are formed for securitization purpose. If we come across an SPV set up for other than 
securitization, we need to apply money flow logic to complete the due‐diligence.  

 Future Cash flows of loans are transferred to SPV by banks/financial institutions in order to 
create liquidity or to raise finance. 

 Almost any type of loan can be securitized. 

TCS ‐ Internal    Prepared by : Nitin Nirgude 
 47 
 

 It’s a cheaper way to raise finance. Banks/FI's will receive present value of a future cash flow 
for selling the loans. 

 To finance the purchase of loan books SPV will issue notes in to the market & raise money. 
Thus future cash flow of loan will not be paid to banks/FI's (as they already have sold) rather 
it will be paid to investors. 

 Notes are also mortgage backed or asset backed securities. 

 If borrower makes a default in paying loan installments, investors will have to bear loss.    

 Notes will be issued by arranger in to the open market. Notes can be floated in to stock 
exchange. 

Credit Rating ‐ 
Different series of notes are issued by SPV. Notes are rated by credit rating agencies. Based on the 
risk involved in the loans, credit rating is given. 

E.g. – notes are backed by credit card loans are risky as chances of default on credit card payment is 
high compare to real estate. 

Parties to be identified 

 originators (money inflow) 

 Arranger (money outflow) 

 Portfolio manager (manages the loan portfolios) 

 Directors (connected to money outflow) 

once parties are identified, check their regulation. If regulated stop it there if not regulated to cover 
the risk, source further ownership of parties connected to inflow & controllers/directors of parties 
connected to outflow. 

2008 Recession ‐ 

One of the major reason of 2008 recession was Securitization of loan books. 

TCS ‐ Internal    Prepared by : Nitin Nirgude 
 48 
 

There was a boom in real estate market of USA. Many people bought loan from banks to purchase 
real estate property. Banks gave loan without checking credit ability of the investors & without 
proper due diligence as there was a stiff competition among the banks. 

  Later prices started falling. Thus borrowers could not pay the loan installments to banks. As 
banks had securitized the assets & risk was at investor’s side. They had to face losses. 

   

Structure ‐ 

Swap counter party – (For your Information) 

Sets out the particular risks the swap counter party will take on and the fee it will receive 

TCS ‐ Internal    Prepared by : Nitin Nirgude 
 49 
 

Fluctuations in interest or currency exchange rates may therefore mean the SPV: 

Pays more interest on the securities than it receives from the receivables. 

Pays amounts due on the securities in a relatively more expensive currency than that in which it 
receives the proceeds from the receivables. 

To manage these risks, the SPV enters into one or more derivative contracts with a swap counter 
party, such as an interest rate and/or currency swap agreement. 

Lehman Brothers was the swap counter party for many securitizations SP

TCS ‐ Internal    Prepared by : Nitin Nirgude 
 

8 ‐ Trust – 
Family trust 
A fiduciary relationship in which one party, known as a trustor/grantor/settlor, gives another party, 
the trustee, the right to hold title to property or assets for the benefit of a third party, the 
beneficiary. 
  It’s a legal arrangement. Trust act on behalf of trustee. If the trust is set up, it is easy to 
transfer a property to beneficiaries without much legal constrain. 

Parties involved – 
1. Settlor/grantor/trustor (Money Inflow) 

2. Trustee (money outflow) 

3. Protector (if applicable) 

4. Beneficiary (they get benefits, so they can rout money in illegal sources) 

  In case of corporation, profit routs back to shareholders which we already cover in money 
inflow. 

Once we identify the above parties, we need following. 

Grantor will be individual. As he is giving the property to the trust (money inflow) we need to 
identify source of income of grantor. 

Trustee – if it is an entity, check for regulation, if not regulated identify its directors (money 
outflow) 

       If trustee is individual, screen him against negative news. 

Beneficiary – we need beneficiary holding more than 25 % for low risk & 10 % for high risk. 

Protector - Grantor appoints protector if trust is in offshore location. Protector will supervise the 
activities of trustee. 

Beneficiaries will be individuals. We just need to screen them against negative news. 

Other than family trust – 

Like Educational trust, charitable trust, unit trust. 

Identify grantor, trustee 

50 
 
 

Check their regulation if applicable & accordingly check for further requirements based on money 
inflow & outflow. 

Beneficiary details you may not require, as beneficiaries will be many & they do not get the benefits 
in cash, 

For e.g. educational trust in which benefits are given to students. We do not have to get the 
information about students. They are not prone to any risk. We just need to prove that students are 
the beneficiaries. 

Documents – Trust deed will be the primary document 

Trustee address can be considered for trust as trusts are not registered. 

9 ‐ Foundation – 

A foundation (also a charitable foundation) is a legal categorization of nonprofit organizations that 
will typically either donate funds and support to other organizations, or provide the source of 
funding for its own charitable purposes. It also includes bank foundation set up by banks as the part 
of their CSR activities 

Requirements – 

 Who is a founder? 
 Source of funds of the foundation 
 Counselors (decision makers) 
 Purpose & objectives 
 Statute (proof of existence) 

 We can grab the information from audited annual report of the foundation 

10 ‐ Association – 

An organized body of people who have an interest, activity, or purpose in common 

E.g. trade associations, 

‐ Association is created by members 

‐ They pay membership fees (money inflow) 

51 
 
 

‐ Controllers/decision makers are appointed to run the association (money outflow) 

11- Limited Partnership

Limited partnerships are formed by two or more people, with at least one person acting as the 
general partner who has management authority and personal liability, and at least one person in the 
role of limited partner who is a passive investor with no management authority. All partners – both 
general and limited – must enter into limited partnership by either oral or written agreement. 

Features  

‐Limited partners are the investors in the partnership (money inflow)  

‐General Partner manage the partnership (money outflow) 

‐ Profit generated routs back to the limited partners  

‐ General partner receives management fee  

‐ Limited partnership agreement is a primary document  

‐ If Fund is set up as an L.P. we need to apply funds KYC guidelines. 

Procedure ‐  

‐ Complete CIP  

‐ Identify General partners & limited partners (limited partners holding more than 25& in low & 10 % 
in high risk) 

‐ Check for regulation of the both parties  

‐ If regulated, we do not require further docs  

‐ If limited partners are not regulated, identify further ownership as per the ownership criteria  

‐ If general partner is not regulated, identify its controllers/directors  

 
52 
 
 

Individual -

Requirements‐ 

 Name 
 Address (current & permanent) 
 Date of birth 
 GOVT issued ID 
 Source of income
 

Difference between low RISK & high risk entities
Low risk High Risk
Standard due dillegince Enhanced due dilligence
ownership threshold 25% ownership threshold 10 %

Screen parties against negative news with  Screen parties against negative news with 
atleast one tool atleast one tool

generally Idcopies of directors & owners not  ID copies of owners & directors require 
required unless there is a negative news even if there is no negative news
renewal after every 5 yrs renewal after every 1 yr

MIFID ‐

Markets in financial instruments directive

MIFID is enacted by European Union on 1st Nov. 2007. The objective is to protect
investor’s right & harmonize European financial market. From KYC standpoint, it is more related
to protection of investors.

MIFID is applicable to any entity or individual who trades in Europe.

 
53 
 
 

E.g. State bank of India booking trades with Citi bank in London. Citi bank is required to
categorize state bank of India under MIFID.

Under MIFID, protection is given to the clients based on their level of knowledge in financial
markets.

‐ Retail clients 

Afforded the most regulatory protection. Retail Clients are clients that do not belong to the
Professional Client or Eligible Counterparty categories. E.g. Individuals

‐ Professional clients 

Considered to be more experienced, knowledgeable

and sophisticated and able to assess their own risk and are afforded fewer

Regulatory protections. It consist, large undertakings, other financial institutions, funds etc.

‐ Eligible Counter‐parties (‘ECP’)

Investment firms, credit institutions,

insurance companies, UCITS and their management companies, other regulated

financial institutions and in certain cases, other undertakings. MiFID provides a

‘light-touch’ regulatory regime when investment firms bring about or enter into

transactions with ECPs.

 
54 
 
 

Client On boarding ‐

Generally it comprise two teams

– COB client service team

– COB KYC team

COB Client service team ‐ 

Co‐ordinate requests between sales/credit/Legal/back office to facilitate & priorities front office 

COB Team – (KYC team) 

Consist of New Client Adoption & renewal/remediation team. Perform KYC review on new as well as 
existing clients 

Type of account requests 

– Product extension 

– new trading account (new fund under existing fund manager) 

– New party (brand new relationship. 

KYC review –  

‐ KYC analyst will pick up the entity to be reviewed.  

 Renewal/Remediation – 

 Bank system will have previous data updated. Analyst will search the documents from 
internal repositories as well in external sources. If documents are insufficient, sales/clients 
will be reached. Once all docs are grabbed, analyst will match the data with systems & 
wherever require, systems will be updated.  

NCA –  

Analyst will grab the documentation & according to the documents systems will be updated.  

 
55 
 
 

‐ Case can be moved in to different logical buckets – 

A‐ Pending with sales/client (including chaser) 

B‐ Pending for audit (internal) 

C‐ Pending with account closure team to close the account 

D‐ Pending with AML compliance  

E‐ Pending with onshore for query 

F‐ Pending tech issue (while data modification in system) 

G‐ Pending initiation 

H‐ Insufficient documents – to be escalated to business 

I‐ Pending with credit officer (for credit relevant products) 

J‐ On hold – internal clarification 

K‐ Pending for audit – onshore 

L‐ KYC complete 

M‐ Review in progress 

‐ Every case should be audited by internal auditor in order to maintain quality.  

AML Team –  

AML team is a core team of a bank to fight with money laundering & other issues. It is responsible to 
protect Bank & FI to protect from these issues. Each bank has got a AML Team.  

‐ Formulating AML/KYC policies  
‐ Imparting AML/KYC trainings  
‐ Provide decision/approvals on negative news 
‐ Resolution of queries  
‐ Incorporate the changes in the policies as per the changes in rules & regulations  

 
56 
 
 

System work‐around 
 

NCA –  

‐ Generally in NCA, COB team receive KYC request on regular basis via email.  
‐ Sales or sales assistance team will reach out to NCA KYC team to complete the KYC of a new 
client. 
‐ As client want to trade, limited TAT will be given thus KYC needs to be completed at 
priority. 

KYC analyst updates the banks KYC related system as per the documentation.  

General Fields to be updated for new client from KYC stand point.  
 Name, address (name includes other name, trading name as well) 
 Nature of business along with industry code 
 GOVT issued ID 
 Type of entity (listed, regulated, private etc.) 
 PEP, Negative screening details. 
 Products details 
 Sales/business managers’ details  
 Review dates (as per the low, medium & high risk time frames) 

Remediation/Event driven/Product extension –  

Here systems are already updated while doing NCA. KYC analyst needs to source the documents 
matches the data systems & wherever required, update the above specified details. 

Generally pipeline of cases is specified. Details includes ,  

 Name of the client (entity or individual)  
 Unique internal party ID  
 Domicile & incorporation 
 Booking location  
 Sales/business manager details  

Booking location –  

It is a location where client book the trades with a bank or FI. It could be different from domicile or 
incorporation location.  

e.g. – SBI (India) booking trades with CITI bank USA New York branch.  

 
57 
 
 

Domicile & incorporation – India  

Booking location – USA (New York)  

KYC rules may slightly differ as per the booking location. Policies & procedures are formed as per the 
booking locations.  

COB work flow

 
58 
 
 

Setups ‐
 Principle setup 

 Agent setup 

 
59 
 
 

Principle setup ‐ 

Client trades with a bank for its own account. 

E.g. Black rock asset management opens trading account with an investment bank for its own. 

      Direct relationship with a bank 

Agent setup 

Client trades with a bank on behalf of others 

E.g.  Black rock asset management opens trading account with an investment bank for its funds. 
Trading decision maker will be black rock. 

       Indirect relationship with a bank 

Agent ‐ Black rock asset management 

Sub account – black rock funds 

In such relationship, as agent is a trading decision maker & if agent is regulated by a recognized 
regulator, we will complete KYC on agent only. That is applicable for all its underlying funds. So 
separate KYC is not required on funds. 

Layman terms  

You have a saving & current account in a bank. Both accounts are managed by you. You are the decision 
maker  &  moving  money in  to the  accounts. Thus  bank will  perform KYC on  you only. They will not 
perform two separate KYC for saving & current account. 

Client Communication –
Client Communication is very essential in KYC process. As we need to reach out to client/sales to get 
the required KYC documents. We need to grab the documents from clients with ease  & without 
getting  any  escalations  or  bad  remarks.  If  client  is  unhappy  or  responding  in  harsh  due  to  any 
mistakes from KYC team end, it can impact the banks business.  

  Points to be taken care –  

 Request all documents at one shot we cannot reach them again & again  
 Wherever  required,  put  conditions  stating  we  may  require  documents  in  future  or  some 
documents are dependent on each other. questionnaire,  

 
60 
 
 

o E.g. – in case of funds, you do not have AML SP information & reaching out to client. 
As you know if AML SP is not regulated you will require CIS questionnaire also. Thus 
we should mention this condition in email in order to grab everything at one shot.  
 If  case  is  very  complex,  or  requirements  are  huge,  first  call  the  client/sales,  make  them 
understand what exactly is required then mark it in mail & send.  
 Whenever we receive the documents from them, always acknowledge.  
 While  starting  a  review  on  any  KYC  case,  make  sure  we  exhaust  all  resources,  i.e.  banks 
internal document repositories as well as external sources.  
 In case of funds, SPVs, trust, even if we have old prospectus, trust deed, offering circular, make 
sure we need review the documents, put all findings on an email & get the confirmation from 
client on an old document. 
 Make sure we receive required documents from clients as for many KYC requirements, sales 
is not authorized to confirm. We need client confirmation given by authorized person.  
 Chaser policy – follow chaser policy properly. We need to make sure we are not missing out 
on anything.  
o E.g. – we receive t=documents from client today, however we miss to track it after 
some days we review the case & found out that still documents are required from 
client. In such scenario if we go back client may come back harshly.  
 
Standard document request format – 
 
1. Identify and Record - Full name - of all Legal Representatives
- A Recent document providing the list of Legal Representative (Board of Directors) such
as Register of Directors, Certificate of Incumbency, Commercial/Business registry
extract.
Note: If the Board of Directors of the Client is another legal entity, we need the Board of
Directors of that legal entity, we need to keep tracing back all the Board of Directors of
the client until we reach the Board of Directors who is Individuals.

2. Ownership structure chart

- A recent document to confirm the complete ownership structure details like Share
Registry Extract, Commercial/Business Registry extract, Register of Shareholders or
recent Audited Annual report or any valid legal documentation providing the complete
ownership details of the entity authorized by the company secretary, Legal counsel, CEO,
CFO, 3rd party auditor/lawyer. Kindly provide the ownership structure till UBO level.

3. Verify ID of all UBOs with 10% (High risk level) and above with a
Government issued photo evidence of ID or equivalent means of verification
- Passport / Driving license

4. Recent Unconsolidated Audited Financial Statements for Mifid categorization

Note: We will not be able to accept documents provided in foreign language.

(1) This is not a definite list and further information might be requested depending on
any findings concluded from any internal searches.
 

 
 
61 
 
 

RISK RATING questionnaire

 

1 – Is the entity registered or domiciled in a high risk jurisdiction? 

2‐ Is the entity involved in a high risk business? 

3 – Is a UBO of the entity a national of a high risk jurisdiction? 

4 – If a natural person facing bank as a direct client – is he a PEP (Determined from Negative media 
screening) 

5 – Is a UBO of the entity PEP? 

6 – Is legal reps (controlling person) of the entity a PEP (determined from Negative media screening?) 

7 – Is ownership of the entity held in bearer form?? (Not applicable if the bearer shares are traded 
on a recognized stock exchange) 

8 – Is there any negative information found on entity, its directors or owners? 

9 – If Bank is facing a Fund does an investors owns greater than 25% of the investment (directly or 
indirectly) in the Fund? 

10 – Is the entity a private Investment Vehicle i.e. private investment company, foundation or trust 
set up for/on behalf of a high net worth individual/family? 

12 – Have you come across any other reason for escalation to AML compliance?   

 
62 
 
 

Know Your Employee

 

Institutions and businesses have learned at great expense that an insider can pose the same money 
laundering threat as a customer. It has become clear in the AML field that having equal programs to 
know your customer and to know your employee are essential. A Know Your Employee (KYE) 
program means that the institution has a program in place that allows it to understand an 
employee’s background, conflicts of interest and susceptibility to money laundering complicity. 
Policies, procedures, internal controls, job descriptions, code of conduct/ethics, levels of authority, 
compliance with personnel laws and regulations, accountability, monitoring, dual control, and other 
deterrents should be firmly in place. Background screening of prospective and current employees, 
especially for criminal history, is essential to keeping out unwanted employees and identifying those 
to be removed. The Federal Deposit Insurance Corporation (FDIC), a U.S. regulator, has provided 
guidance on employee screening in its paper “Pre‐Employment Background Screening: Guidance on 
Developing an Effective Pre‐Employment Background Screening Process,” issued in June 2005. 

Conclusion‐
 

Under the "Know Your Customer" requirements, people who refuse to "identify" themselves when 
requested will be precluded from conducting business using contemporary methods of commerce. 
And  those  who  agree  to  the  identification  requirements  will  have  their  financial  transactions 
monitored.  

  KYC is not just about name, address verification. Non Compliance of KYC may lead to money 
laundering, terrorist financing. Thus every Financial Institutions should have a robust policies, 
procedures & systems to comply with KYC/AML norms.

 
63 
 
 

References ‐  

http://www.unodc.org/unodc/money‐laundering/ 

http://www.fincen.gov/news_room/aml_history.html 

http://www.fatf‐gafi.org/pages/aboutus/ 

http://www.ffiec.gov/bsa_aml_infobase/documents/red_flags/deposit_acct.pdf  

http://www.fincen.gov/statutes_regs/patriot/ 

http://www.acams.org/wp‐content/uploads/2014/12/Ultimate‐Beneficial‐Ownership‐_South‐
Africa‐Chapter‐Event‐2‐3‐11_.pdf 

http://fiuindia.gov.in/pmla2002.htm 

ACAMS Study Guide 5th Edition.  

 
64